NIVEL BÁSICO-INTERMEDIO

Módulo 1: Generalidades y definiciones básicas de Excel

 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Índice
MÓDULO 1: GENERALIDADES Y DEFINICIONES BÁSICAS DE EXCEL ......................... 1
Objetivos ............................................................................................................................. 1
Contenido ............................................................................................................................ 1
¿Qué es Excel? .................................................................................................................. 1
¿Qué es una hoja de cálculo? ............................................................................................ 2
Manejo de archivos ............................................................................................................. 2
La pestaña ARCHIVO ......................................................................................................... 3
Información ...................................................................................................................... 3
Abrir ................................................................................................................................. 3
Guardar ........................................................................................................................... 4
Exportar ........................................................................................................................... 5
Opciones ......................................................................................................................... 6
Interfaz de Excel ................................................................................................................. 6
La Cinta de Opciones ......................................................................................................... 7
Grupos ............................................................................................................................. 7
La barra de Accesos ....................................................................................................... 8
Organización de la Cinta de Opciones ........................................................................... 8
Estructura de la Hoja de Cálculo ........................................................................................ 9
Columnas ........................................................................................................................ 9
Filas ................................................................................................................................. 9
Celdas ........................................................................................................................... 10
Rango ............................................................................................................................ 10
La celda activa .................................................................................................................. 11
Referencia de una celda ................................................................................................... 11
Formato de Celda (Introducción) ...................................................................................... 12
Borrado de celdas ............................................................................................................. 12
Edición de Celdas (Introducción)...................................................................................... 13
Manejo del entorno ........................................................................................................... 13
Columnas ...................................................................................................................... 13
Filas ................................................................................................................................. 2

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

MÓDULO 1: GENERALIDADES Y DEFINICIONES BÁSICAS

DE EXCEL
Objetivos
 Conocer las generalidades de MS Excel 2016.
 Aprender los conceptos básicos de la hoja electrónica.

Contenido
 ¿Qué es Excel?
 ¿Qué es una hoja de cálculo?
 Manejo de archivos
 La pestaña de Archivo
 Interfaz de Excel
 La Cinta de opciones
 Estructura de la Hoja de Cálculo
 La celda activa
 Referencia de celdas
 Formato de celdas (Introducción)
 Borrado de celdas
 Edición de celdas (Introducción)
 Manejo del entorno
Cuando pensamos en nuestro mundo moderno nos damos cuenta de cuánto dependemos
de la tecnología. Las cosas que antes se hacían de manera manual van siendo reemplaza-
das por aplicaciones: El correo, los escritos, los cálculos…
La información fluye con rapidez tanto por quien la emite como por quien la recibe. Es por
eso que necesitamos resultados con prontitud. El realizar cálculos lo estamos dejando a las
aplicaciones, una de ellas es Excel.

¿Qué es Excel?
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que per-
mite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples su-
mas hasta cálculos complejos.
Tiene tres útiles funcionalidades:
1. Hoja de cálculo
2. Generador de gráficas
3. Bases de datos
Aunque originalmente fue pensado para computadoras
de escritorio, ya se conocen versiones para dispositivos móviles, que no sólo usan Win-
dows, sino otros sistemas operativos como Android e iOS.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 1
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Su historia se remonta desde mediados década de 1990, cuando otros programas compe-
tían por el mercado de las hojas electrónicas. Su evolución fue paulatina hasta la aplicación
que conocemos hoy en día como parte de MS Office.

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una Hoja de Cálculo es una aplicación informática que permite la manipulación de datos
numéricos o alfanuméricos dispuestos en tablas, para la operación sobre cálculos simples
y/o complejos.
La estructura es la de una matriz compuesta por filas y columnas que conforman una cua-
drícula de celdas.
Hasta hoy, Excel es sólo una de varias versiones de hojas de cálculo que ha habido en la
historia de la computación.
Las hojas de cálculo electrónicas se remontan a finales de la década de 1970, encontrando
su auge a mediados de la década de 1990. Aunque sus inicios formales fueron a partir de
los años ’80.

Manejo de archivos
Cada hoja de cálculo maneja un conjunto de información, la cual debe ser administrada por
el programa Excel y a su vez por el sistema operativo. Es por eso que estas se guardan
como archivos dentro de la unidad de almacenamiento.

El diagrama anterior muestra la pantalla inicial de Excel, la cual nos permite tres funciones:
1. Abrir los archivos recientemente trabajados.
2. Buscar archivos dentro de las unidades de almacenamiento.
3. Crear un archivo Nuevo (En blanco o a partir de una plantilla)
En la siguiente sección de este documento se detallan otros aspectos sobre este tema.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 2
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

La pestaña ARCHIVO
Excel tiene una sección que se encarga del Manejo de los Archivos y que consta de dife-
rentes apartados: Información, Abrir, Guardar, Exportar, Opciones, entre otras.

Información

Esta ventana se conforma de dos columnas: En la izquierda tiene un conjunto de botones

que le permiten algunas acciones con el documento. En la derecha le brinda los detalles
del archivo abierto actualmente.
Los datos en la columna derecha toman importancia al momento de ubicar las fechas de
creación, modificación o impresión de la hoja de cálculo e incluso saber quién fue el autor
del documento.

Abrir
Excel le brinda diferentes ubicaciones en las cuales buscar el archivo que desea abrir y le
brinda la facilidad de ubicar los recientemente abiertos.
El diagrama de la página siguiente le muestra la ventana de esta opción. Como verá, por
omisión se ubica en Recientes para que pueda elegir alguno de los archivos abiertos con
anterioridad.
Si dispone de conexión a Internet, puede buscar dentro de la ubicación OneDrive, que son
los documentos disponibles desde la nube; estos archivos son almacenados en los servi-
dores de Microsoft.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 3
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Si el archivo con el que desea trabajar no aparece en la lista de Recientes, pero está dentro
de la computadora actual puede buscarlo con la opción Este PC. Al hacer clic se abrirá una
ventana de exploración de directorios para que navegue por las unidades de almacena-
miento.
Si su búsqueda va más allá de la computadora local puede ampliar sus rangos al presionar
el botón Examinar. Este le permite buscar dentro de las unidades locales e incluso en ubi-
caciones de red.

Guardar

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 4
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Luego de trabajar con Excel, necesitará almacenar el archivo para futuras referencias; o
bien, continuar su labor posteriormente.
Para ello, el programa le facilita la opción de Guardar. Al igual que ocurre con la opción de
Abrir, usted puede seleccionar la ubicación donde archivará el documento. Puede elegir
entre OneDrive (La ubicación de archivos en la nube de Microsoft), Este PC para seleccio-
nar las unidades de almacenamiento locales o Examinar para ubicaciones, ya sean locales
al PC o sitios de red externos.
A la vez que elige la ubicación, también le asigna un nombre al archivo y el tipo del mismo.
Por omisión se guarda como un documento con extensión *.xlsx (Hoja de cálculo de Excel),
aunque le permite el almacenamiento en otros formatos compatibles.

Exportar

En alguna ocasión necesitará guardar su trabajo en otro formato que no sean archivos
*.xlsx. Para tal efecto, la aplicación le permite trasladar el formato actual del documento
hacia otro.
Uno de los formatos más usados en la actualidad es el Portable Document File (*.pdf) por
su tamaño y además en la mayoría de los casos son archivos de “sólo lectura”, lo que evita
su alteración.
Asimismo, puede exportar en formato *.xls para ser usado en versiones de Excel 2003 o
anteriores.
Tiene además otros formatos de archivos: *.ods (Para Open Office, compatible con Corel)
*.xlsm (Archivos de Excel con Macros) *.csv (Archivos planos con separación de comas) y
otros más.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 5
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Opciones

La ventana de Opciones permite al usuario personalizar las características de Excel. Estas

preferencias pueden ser aplicadas al libro actual con el que se trabaja; es decir; si abre una
ventana nueva de Excel, las selecciones no estarán disponibles. Sin embargo, algunas de
ellas afectan en entorno global; lo que significa que, aunque cierre Excel, los cambios pre-
valecerán.

Interfaz de Excel

Cinta de
Barra de Opciones
Acceso
rápido

Área de
Trabajo
Pestaña Barra de
de Hojas Estado

La interfaz es el medio por el cual el usuario se comunica con la computadora. De esta

manera la máquina realiza las labores solicitadas por la persona que la opera.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 6
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

La ventana tiene cinco partes: La barra de accesos, Pestaña de hojas, Barra de estado,
Cinta de opciones y Área de trabajo.
Barra de accesos: Situada en la esquina superior izquierda. Tiene un grupo de botones,
los cuales pueden ser personalizados por el usuario.
Pestaña de hojas: En la esquina inferior izquierda se muestra el grupo de hojas que con-
forman el libro de trabajo. Este concepto permite tener las hojas que sean necesarias de
manera que pueda seccionar la información u organizarla.
Barra de estado: En la esquina inferior derecha se sitúan algunos botones que permiten
establecer el modo de vista de Excel. Además, encuentra un botón deslizante para aumen-
tar o disminuir la vista del Área de Trabajo.
Cinta de opciones: Grupo de botones en la parte superior de la pantalla, los cuales ejecu-
tan las tareas propias de Excel.
Área de trabajo: Espacio de la pantalla en donde se introduce la información, se realizan
los cálculos, insertan gráficos y otras labores.

La Cinta de Opciones

Se sitúa en la parte superior de la ventana. Está constituida por Grupos los cuales a su vez
se organizan en Pestañas.

En ella se encuentran las herramientas necesarias para trabajar con Excel. Es completa-
mente personalizable, lo que significa que pueden agregarse más Pestañas o eliminar las
que no desee. De la misma manera puede suceder con los botones dentro de la cinta.

Grupos

Herramientas
del Grupo

Identificador
del Grupo

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 7
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Los botones de la Cinta de Opciones se asocian entre si formando Grupos. Estos grupos
comúnmente reúnen tareas similares o conexas, las cuales se asocian con un Identificador
de Grupo.
De igual manera los Grupos se organizan en Pestañas dentro de la Cinta de Opciones. Las
Pestañas al igual que los Grupos, tienen tareas coincidentes o relacionadas entre sí.

La barra de Accesos

Excel permite una sección con ac-

cesos directos a las tareas de uso
frecuente. Esta es la Barra de Ac-
cesos, situada comúnmente en la
parte superior izquierda, sobre la
Cinta de Opciones.
Esta barra es personalizable, de
manera que puede cambiarse su
ubicación o los botones incluidos
en ella.

Organización de la Cinta de Opciones

Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,
Cinta de Inicio Estilos, Celdas, Modificar

Opciones
Tablas, Ilustraciones, Complementos,
Insertar Gráficos, Minigráficos, Filtros, Vínculos,
Texto, Símbolos

Temas, Configurar página, Ajustar área de

Diseño de página impresión, Opciones de Hoja, Organizar

Biblioteca de funciones, Nombres definidos,

Fórmulas Auditoría de fórmulas, Cálculo

Obtener datos externos, Obtener y

Datos transformar, Conexiones, Ordenar y filtrar,
Herramientas de datos, Previsión, Esquema

Revisión, Datos, Idioma, Comentarios,

Revisar Cambios

Vistas de Libro, Mostrar, Zoom, Ventana,

Vista Macros

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 8
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Estructura de la Hoja de Cálculo

El Área de trabajo de Excel está conformado por una rejilla en la que se operan las tareas
que debe ejecutar la aplicación. Está conformada por Columnas, Filas, Celdas y Rangos.

Columnas

16,000 columnas (A ̴ XFD)

Sección vertical de la Hoja de cálculo. Están identificadas con letras en la parte superior
que inician en la A y concluyen en la XFD. Es decir, se usa una letra por cada carácter del
alfabeto inglés y cuando este concluye, Excel realiza una serie de combinaciones de letras
que se extienden a lo largo de 16,000 columnas.

Filas

1,048,576 Filas

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 9
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Sección horizontal de la Hoja de cálculo. Están identificadas con números en la parte iz-
quierda, los cuales van desde el 1 hasta el 1048576.

Celdas

16,777,216,000 Celdas

Intersección entre una Fila y una Columna. Las Celdas se identifican como una coordenada
formada por la letra (o letras) de la columna y el número de la fila. La hoja de cálculo está
constituida por 16,777,216,000 celdas.

Rango

Un Rango es un conjunto de Celdas. Los Rangos se identifican con las celdas separadas
por dos puntos. Por ejemplo, A1:C3.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 10
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

La celda activa
La información que se ingresa a Excel se hace principalmente a través de las Celdas. A la
celda que tiene el cursor se le conoce como Celda Activa.
En la celda activa se pueden introducir tres tipos de datos:
Texto: Es un conjunto de caracteres que Excel no interpreta como cantidades con las cua-
les puede realizar cálculos. Por ejemplo, “Factura”, “Compras 2019”, “001”, etcétera.
Número: Dentro de esta categoría están los números propiamente dichos, los porcentajes
y las fechas.
Fórmulas: Es una expresión que indica la operación que se debe efectuar en esa celda.
Por ejemplo, =4+E3, =SUMA (A2:B4), etcétera.

Referencia de una celda

Toda celda de la hoja posee
un nombre, una Referencia,
que la distingue de las de-
más. Es un símbolo com-
puesto de las letras corres-
pondientes a la columna a la
que pertenece y unos núme-
ros coincidentes con los de
su fila: C5, AA8, BC234 …
Las referencias normales se
llaman Relativas, porque en
operaciones de copiado o
rellenado de rangos el pro-
grama supone que, al mover
unas celdas, también se han
de mover las referencias
contenidas en las fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al
copiarla o arrastrarla a la celda N10, su fórmula se verá también arrastrada a A7*34. Los
datos sufrirán el mismo movimiento que la celda que los contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga, escribi-
remos referencias Absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $.
Hay tres modalidades:
o Tipo $M$5: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
o Tipo $M5: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
o Tipo M$5: se alterará la columna y permanecerá la fila.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 11
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Formato de Celda (Introducción)

Llamaremos Formato de celda o rango
de celdas al conjunto de opciones que
constituyen su forma de presentación en
pantalla y que no afectan a su conte-
nido.
Si pulsa con el botón derecho del ratón
y elige Formato de celdas en el menú
contextual que se obtiene o con la com-
binación de teclas CTRL+1 tendrá la
ventana mostrada a la izquierda.
En temas posteriores se abordará con
más detalle el aspecto de los formatos.

Borrado de celdas
Cuando se borran celdas se deben tener en cuenta dos conceptos importantes: Borrar
celdas y Borrar contenidos.
En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa
solicita información sobre cuáles serán esas celdas que reemplazan a las eliminadas.

En el segundo caso, sólo se elimina la información ingresada en la celda. Es decir, no hay

“movimientos” de celdas dentro de la hoja de cálculo.
Tenga en cuenta que en ambos casos puede afectar otros sectores dentro de la hoja de
cálculo o el libro, que hagan referencia a la celda que está borrando.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 12
Kdsa.edu@gmail.com
 MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio

Edición de Celdas (Introducción)

Para cambiar el contenido de una celda debe seleccionarla previamente (convertirla en la
celda activa), luego tiene tres opciones:

 Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo es-

crito.
 Pulsar sobre la línea de entrada para activarla y corregir lo escrito.
 Efectuar un doble clic sobre la celda activa.
Mas adelante se hará un desarrollo más amplio del tema.

Manejo del entorno

Columnas

Para Insertar Columnas, seleccione el Para Ampliar Columnas, coloque el pun-

sitio donde desea la inserción. Señale el
encabezado de la columna, dé clic dere-
cho y en el menú contextual seleccione la
opción Insertar.
tero en la división derecha de la columna
que se va a ampliar. El puntero debe cam-
biar a modo Dimensionar Columna (Doble
saeta este-oeste). Arrastre el ratón hasta
la dimensión deseada.

Bosques de Altamira. Casa N° 746

Página 13
Kdsa.edu@gmail.com

Filas
Para Insertar Filas, seleccione el sitio
donde desea la inserción. Señale el enca-
bezado de la fila, dé clic derecho y en el
menú contextual seleccione la opción In-
sertar.
Página 2
MICROSOFT EXCEL 2016
Nivel Básico-Intermedio
Para Ampliar Filas, coloque el puntero en
la división inferior de la fila que se va a
ampliar. El puntero debe cambiar a modo
Dimensionar Fila (Doble saeta norte-sur).
Arrastre el ratón hasta la dimensión
deseada.
Bosques de Altamira. Casa N° 746
Kdsa.edu@gmail.com