COMUNICACIÓN PARA LOS NEGOCIOS
“El Acta”
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
ALUMNO
Chingay Yaipén, Joel.
DOCENTE
Coello Vázquez Dustin, Jonatan Gianmarco.
Chiclayo 07 de Febrero, 2023.
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................2
II. FUDAMENTO TEÓRICO............................................................................................3
III. IMPORTANCIA............................................................................................................4
IV. CARACTERISTICAS...................................................................................................5
PARTES DEL ACTA....................................................................................................6
TIPOS DE ACTA..........................................................................................................7
EJEMPLOS DE ACTA...............................................................................................10
V. CONCLUSIONES........................................................................................................12
VI. BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................13
I. INTRODUCCIÓN
El acta, como documento legal y oficial, ha sido una herramienta esencial para el
registro y conservación de acontecimientos importantes a lo largo de la historia. Desde
tiempos remotos, las actas han sido utilizadas por gobiernos, organizaciones y entidades
para dejar constancia de eventos, decisiones y acuerdos que han influido en el desarrollo
de la sociedad.
Sin embargo, mucho más que un simple registro, el acta se ha convertido en una pieza
clave en la construcción de la memoria colectiva y la preservación de la información. A
través del tiempo, las características y formatos de las actas han evolucionado,
adaptándose a las necesidades de cada época y a los avances tecnológicos, pero siempre
manteniendo su valor documental y legal.
En este trabajo de investigación, exploraremos en profundidad el concepto del acta,
desde su definición y funciones hasta su importancia en el ámbito gubernamental, social
y empresarial. Además, analizaremos la estructura típica de un acta, los elementos que
la conforman y los requisitos formales que debe cumplir para garantizar su validez y
autenticidad.
Finalmente, la recopilación de información de fuentes confiables brindara un panorama
completo y riguroso sobre el tema del acta como documento, teniendo en cuenta tanto
su dimensión histórica como su relevancia en la actualidad.
II. FUDAMENTO TEÓRICO
El acta es un documento legal que registra de manera detallada los hechos, acuerdos,
decisiones y cualquier otras circunstancias relevantes que se producen durante una
reunión, asamblea, evento, conferencia o cualquier otra situación en la que se requiera
llevar un registro formal de lo acontecido. A continuación, se tomará en cuenta algunos
autores que hablaron sobre “El Acta”:
Peter Charles Hoffer (1990), publicó el libro "Past Imperfect: Facts, Fictions, Fraud -
American History from Bancroft and Parkman to Ambrose, Bellesiles, Ellis, and
Goodwin". Hoffer examina cómo las actas y la documentación histórica pueden ser
manipuladas o interpretadas de manera selectiva para respaldar ciertas narrativas.
Renato Treves - En su libro "El Acta como instrumento jurídico", publicado en 2001,
analiza el concepto y la importancia del acta como instrumento de prueba y su valor
legal.
Gonzalo Quintero Olivares - En su libro "El Acta administrativa y su revisión
jurisdiccional", publicado en 2007, se analiza el acta desde la perspectiva del derecho
administrativo, examinando su función y los criterios para su revisión por la vía
jurisdiccional.
Keith M. Stanglin (2010), en la revista "The Reformed Theological Review", publicó el
artículo "Fundamentals of Academic Practice in Australasia". Stanglin aborda cómo las
actas pueden ser usadas como fuentes primarias confiables en el campo de la historia y
la investigación.
José Ramón Chaves García - En su artículo "El Acta notarial: origen y caracteres",
publicado en 2010, examina el origen histórico y los diferentes aspectos del acta
notarial, su rigurosidad formal y su papel probatorio.
Éric Sautedé (2016), en el libro "Armar el archivo. Historia de un oficio" presenta una
visión más contemporánea del tratamiento y conservación de las actas, abordando
aspectos teóricos y prácticos sobre los archivos y los documentos.
Guillermo Cabanellas - En su obra "Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual", que
cuenta con varias ediciones actualizadas desde 1948 hasta la fecha, se encuentra una
amplia definición y explicación del concepto de acta, incluyendo sus diferentes tipos y
su validez jurídica.
III. IMPORTANCIA
El acta es un documento de vital importancia en distintos ámbitos, ya sea jurídico,
empresarial, educativo, entre otros. Algunas de las razones por las que el tema del acta
es relevante son las siguientes:
1. Legalidad: El acta es un documento legalmente válido que registra de forma oficial y
formal los hechos, decisiones o acuerdos ocurridos durante una reunión, asamblea,
sesión o cualquier otro tipo de evento. Esto garantiza la autenticidad de la información y
brinda seguridad jurídica a todas las partes involucradas.
2. Registro de eventos o sucesos: El acta permite tener un registro exacto y detallado
de lo ocurrido en una reunión, asamblea u otro tipo de evento. Esto puede ser útil para
futuras consultas, resolución de conflictos, seguimiento de acuerdos o toma de
decisiones basadas en la información contenida en el acta.
3. Prueba documental: El acta puede ser utilizado como prueba documental en caso de
disputas legales. Al contar con la firma de todos los participantes, se convierte en un
documento oficial que respalda los hechos ocurridos durante el evento.
4. Transparencia y confianza: El acta brinda transparencia y confianza a todas las
partes involucradas en un proceso o evento. Al ser un documento oficial y detallado,
evita malentendidos, conflictos y mantiene informadas a todas las personas que
formaron parte del mismo.
5. Cumplimiento normativo: En muchos casos, las leyes, reglamentos o estatutos
exigen la elaboración y conservación de actas para ciertos eventos, como asambleas de
accionistas, juntas directivas, reuniones de trabajo, entre otros. Cumplir con estos
requerimientos es fundamental para evitar sanciones legales y garantizar el
cumplimiento de los procedimientos establecidos.
6. Archivo histórico: Las actas también cumplen una función de archivo histórico, ya
que registran la evolución y desarrollo de una organización, institución o comunidad a
lo largo del tiempo. Pueden ser consultadas en el futuro para obtener información
relevante sobre eventos pasados, decisiones adoptadas, proyectos realizados, entre otros
aspectos importantes.
IV. CARACTERISTICAS
Para la realización de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización.
Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un horizonte de libertad para
ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores más comunes que son: el exceso
de detalles o la omisión de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran para
constancias o reclamos. Sin embargo, se toman en cuenta lo siguiente puntos:
Fidelidad: Narrar los hechos tal como se presentaron.
Objetividad: Presentar hechos y opiniones expresadas.
Exactitud: Utilizar el vocabulario preciso para significar, exactamente, aquello que
sucedió o que se trató en la reunión, sin la posibilidad de diversas interpretaciones.
Concisión: Escribir sólo aquella información básica y necesaria.
Claridad: Redactarlas de tal modo que su mensaje se entienda fácilmente. no
olvidemos que las actas deben estas disponibles para todas las personas que tengan
interés en ellas.
Sencillez: Utilizar un lenguaje elegante pero sencillo, sin exceso de adornos.
Corrección: Como el acta es un documento escrito al cual tienen acceso distintos
lectores, debe ser elaborada con mucha corrección gramatical, ortográfica, de
puntuación, etc., con el fin de respaldar la seriedad académica de la organización.
Organización: Los hechos deben agruparse de acuerdo con los rasgos que los
identifiquen. Para ello pueden usarse de una facultad puede tener diferentes
subtítulos: asuntos profesorales, asuntos estudiantiles, asuntos de personal
administrativo, etc.
PARTES DEL ACTA
1. Número de acta: ´´Es la primera parte importante del acta, por ejemplo: Acta N.º
01-2024
2. Título: El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el
conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así:
Acta de la sesión del 20 de mayo de 2012, o también Acta de la sesión de
27.05.2012.
3. Introducción: La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende:
lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de
los que asisten y de los que actúan de presidente y de secretario, si los que concurren
son muchos, sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el
padrón respectivo.
4. Texto: Éstas deben contener solamente la siguiente información; los asuntos
tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los
acuerdos adoptados. Además, cuando lo solicitaban, deben contener las constancias
que los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión Y
nada más, Concreto y preciso.
5. Cierre de Acta: Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la
sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto.
6. Firmas de los que aceptan el acta: Según lo determinen las normas de cada
institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes
no solo por el presidente y el secretario.
TIPOS DE ACTA
Actas Administrativas: son aquellas que se realizan dentro del ámbito de una
organización empresa existen tres tipos:
1. Actas de hechos: Es un reporte o relatoría, por lo que deben remitirse a la
autoridad superior de la empresa, donde dará su opinión sobre el asunto y
solicitará las instrucciones para actuar en consecuencia.
2. Actas Administrativas: Son diligencias de comparecencia del presunto
responsable con los correspondientes testigos de cargo y descargo en presencia
de la representación sindical.
3. Actas de abandono de empleo: Esta se redacta para informar sobre la renuncia
de un empleado su abandono sin aviso previo de su puesto de trabajo.
Actas Notariales: Son una declaración puesta por escrito y de manera voluntaria
validada a través de un juramento o afirmación que realiza la persona o las personas que
la hacen firmada antes por un notario autorizado existen ocho tipos:
1. Actas de presencia: El notario comprueba la realidad sobre un terreno y se
afirma que lo que se está viendo se corresponde con una fotografía adjunta.
2. Actas de remisión por correo: Acreditan documentos enviados por correo, así
como también los datos sobre su entrega.
3. Actas de notificación y requerimiento: El notario transmite a alguien la
manifestación de otra persona, mediante la que se lo emplaza a determinada
conducta.
4. Actas de exhibición de cosas o documentos: Son parecidos a las actas de
presencia, donde el notario describe y certifica que la persona posee cierto
objeto en su poder, como un carro, muebles, etc.
5. Actas de referencias o de manifestaciones: El notario sólo recoge los hechos
que una persona le narra. Estas actas son eficaces como pruebas que acrediten la
fecha en que se hizo la declaración.
6. Actas de notoriedad: El notario recopila una serie de evidencias que ayudan a
declarar un hecho sobre el cual pueden legitimar situaciones jurídicas
determinadas.
7. Actas de protocolización: Son aquellas que además de legitimar el hecho de
manera escrita, también incluye evidencias como imagen, un objeto o cualquier
apoyo, de forma tal que se evite el extravío y se pruebe su existencia o posesión
en la fecha declarada.
8. Actas de depósito: En este tipo de actas, una persona deposita un objeto o
documento ante un notario de forma tal que se fijen condiciones de restitución.
Por otro lado, también tenemos algunos ejemplos de diferentes actas que se utilizan para
registrar eventos, acuerdos, decisiones o hechos importantes en diferentes ámbitos.
Algunos de los tipos de actas más comunes son:
Acta de nacimiento: Documento que registra el nacimiento de una persona,
incluyendo información como el nombre, fecha y lugar de nacimiento, así como los
nombres de los padres.
Acta de matrimonio: Documento que certifica el matrimonio legalmente válido entre
dos personas, incluyendo información sobre los contrayentes, testigos y lugar de
celebración.
Acta de defunción: Documento que registra el fallecimiento de una persona,
incluyendo información como el nombre, fecha y lugar de defunción, así como la
causa de la muerte.
Acta de divorcio: Documento que certifica la disolución legal de un matrimonio,
incluyendo información sobre los cónyuges, motivo de divorcio y condiciones
acordadas.
Acta de asamblea: Documento que recoge los acuerdos y decisiones tomados
durante una reunión o asamblea, ya sea de una empresa, organización o comunidad.
Acta de reunión: Documento que registra los temas tratados, acuerdos alcanzados y
otras decisiones tomadas durante una reunión de cualquier tipo.
Acta de constitución: Documento que establece los términos y condiciones de
creación y funcionamiento de una organización o empresa.
Acta de entrega-recepción: Documento que registra el traspaso y la recepción de
bienes, documentos o responsabilidades entre dos partes.
Acta de audiencia: Documento que registra los acontecimientos y declaraciones
realizadas durante una audiencia o juicio legal.
Acta de acuerdo: Documento que establece y registra los términos y condiciones de
un acuerdo entre dos partes, como contratos o convenios.
Acta Policial: Supone el punto de partida para el desarrollo de una investigación, ya
que informa cómo, cuándo y dónde sucedió el acontecimiento y de qué manera
intervino el personal de la fuerza de seguridad.
Estos son solo algunos ejemplos de los distintos tipos de actas que existen, y pueden
variar según el país, la legislación o la situación específica en la que se utilice.
EJEMPLOS DE ACTA
V. CONCLUSIONES
A lo largo de la investigación, hemos desentrañado los múltiples roles que
desempeña el acta: desde su función inicial como testigo oficial de eventos
relevantes hasta su papel actual como herramienta esencial en la administración
gubernamental, empresarial y legal. Además, la función del acta como instrumento
legal y administrativo no puede subestimarse. Es el guardián de derechos, un
testimonio que respalda la toma de decisiones judiciales y gubernamentales. Su
importancia en la garantía de la transparencia, la rendición de cuentas y la
preservación de la verdad histórica resalta su papel fundamental en la estructura de
nuestras sociedades.
Las actas deben redactarse de manera imparcial y objetiva, evitando sesgos o
interpretaciones personales. Deben reflejar fielmente lo ocurrido y considerar las
opiniones divergentes, si las hubiera.
En última instancia, este trabajo busca resaltar que el acta, lejos de ser un mero
trámite burocrático, es un documento que trasciende el papel y la tinta. Es un lazo
tangible entre el pasado y el presente, un testigo fiel que continúa desempeñando un
papel esencial en la construcción y preservación de nuestras narrativas colectivas. A
medida que avanzamos hacia un futuro cada vez más digital, es crucial reconocer y
salvaguardar la importancia del acta como un elemento insustituible en la
documentación y legitimación de nuestra historia.
VI. BIBLIOGRAFIA
Zablud, Peter (2005), Wikipedia, La enciclopedia libre, “Acta (documento)”.
Recuperado de: https://es.wikipedia.org/wiki/Acta_(documento)#Bibliograf
%C3%ADa
Paula Álvarez (2008), Articulo “El Acta Aprobada”. Recuperado de:
https://cvc.cervantes.es/foros/leer_asunto1.asp?vcodigo=4974
Lizbeth Ortiz (2019), Video “El Acta, Estructura y Funciones”. Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=Ab3gYuoJP0M
Ministerio de Educación (2020), Manual de aprendizaje “Conocemos y
comprendemos cómo es un Acta”. Recuperado de:
https://resources.aprendoencasa.pe/red/aec/regular/2021/5e9b2aba-ae03-
4a2e-8ad6-714b41bb4089/Exp4-secundaria-3y4-exploramos-
Act09Conocemoselactadecompromiso.pdf
Universidad de Granada (2022), Articulo “Acta de Reunión”. Recuperado de:
https://institucional.ugr.es/areas/coordinacion-y-proyectos/proyectos/
homogeneizacion/documentos-administrativos/repositorio/constancia/
reunion
