Manual de Excel

AUTOMATIZACIÓN DE BASES DE DATOS EN EXCEL INTERMEDIO
Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo
AUTOMATIZACIÓN DE BASES DE DATOS EN EXCEL

INTERMEDIO
CURSO SEIEM
ING. LOURDES CERA MERCADO
MARZO 2024
Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 1

Índice
Introducción a Excel ............................................................................................................................................. 6
Ventana de Excel............................................................................................................................................ 6
Personalizar la cinta de opciones en Office ........................................................................................................ 7
Bases de datos en Excel ...................................................................................................................................... 8
¿Por qué es esencial saber crear una base de datos en Excel? .................................................................... 8
Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel ............................................................................ 8
Ventajas de las bases de datos en Excel ................................................................................................... 8
Desventajas de las bases de datos en Excel.............................................................................................. 9
Elementos de las bases de datos en Excel .................................................................................................... 9
Pasos para crear una base de datos en Excel ............................................................................................. 10
1. Crear Documento en Excel ................................................................................................................. 10
2. Agrega fórmulas para que funcione.......................................................................................................... 13
3. Añade un botón para guardar datos ......................................................................................................... 17
4. Programa tu botón para que guarde la información.................................................................................... 22
5. Prueba tu base de datos ......................................................................................................................... 28
Ejemplo de una base de datos en Excel ........................................................................................................... 30
Funciones utilizadas en las bases de datos ..................................................................................................... 31
Contar.si.conjunto ...................................................................................................................................... 31
Ejemplo de la función contar.si.conjunto........................................................................................................... 31
Contar valores con más de una condición ........................................................................................................ 32
Sumar.si.conjunto ....................................................................................................................................... 32
Promedio.si.conjunto ................................................................................................................................. 33
Ejemplo de la función promedio.si.conjunto .......................................................................................... 34
Max.si.conjunto. ......................................................................................................................................... 35
Sintaxis de la Función MAX.SI.CONJUNTO en Excel .................................................................................... 35
Ejemplo de la función MAX.SI.CONJUNTO .................................................................................................. 36
Min.si.conjunto. .......................................................................................................................................... 37
Sintaxis de la Función MIN.SI.CONJUNTO en Excel ..................................................................................... 37
Ejemplo de la función MIN.SI.CONJUNTO ................................................................................................... 37
Funciones Lógicas. .......................................................................................................................................... 39
Función Si.................................................................................................................................................... 39
Sintaxis de la función si .................................................................................................................................. 39
Ejemplo de la función si .......................................................................................................................... 39

Utilizar una función como prueba lógica ........................................................................................................... 40

Función si anidada. ..................................................................................................................................... 40
Función si.conjunto. ................................................................................................................................... 42
Sintaxis de la Función SI.CONJUNTO en Excel ............................................................................................ 42
Función si.error. ............................................................................................................................................ 45
Características de la función SI.ERROR ...................................................................................................... 46
Función O. .................................................................................................................................................... 46
Sintaxis de la función o............................................................................................................................... 46
Ejemplos de la función O ............................................................................................................................ 47
Funciones como argumento de la función O ................................................................................................. 48
Función Y. .................................................................................................................................................... 48
Sintaxis de la función Y .............................................................................................................................. 48
Ejemplos de la función Y ............................................................................................................................ 49
Argumentos de la función Y ........................................................................................................................ 50
Gráficas ........................................................................................................................................................... 51
Gráficos incrustados ................................................................................................................................... 51
Gráficos en una hoja ................................................................................................................................... 51
Elementos principales de las gráficas ..................................................................................................... 51
Crea una gráfica en Excel ............................................................................................................................ 53
Modificar un Gráfico ................................................................................................................................... 57
Cambiar Tipo de Gráfico............................................................................................................................. 57
Cambiar Filas y Columnas .......................................................................................................................... 58
Cambiar el Título de un Gráfico ................................................................................................................... 58
Cambiar la Leyenda de un Gráfico............................................................................................................... 58
Gráficos de comparación ............................................................................................................................ 59
Creación – Ejemplo .................................................................................................................................... 59
Gráficos de columnas ................................................................................................................................. 62
Datos para el gráfico de columnas ................................................................................................................... 62
Crear el gráfico de columnas .......................................................................................................................... 63
Gráfico de columnas con más de una serie ............................................................................................ 63
Gráfico de columnas apiladas ......................................................................................................................... 65
Gráfico de columnas 100% apiladas ....................................................................................................... 65
Desventajas de un gráfico de columnas ................................................................................................. 66
¿Cuándo utilizar un gráfico de barras? ............................................................................................................. 67

Grafico de barras ........................................................................................................................................ 68

Ventajas y desventajas de los gráficos de barras .............................................................................................. 68
Ventajas ................................................................................................................................................... 68
Desventajas .............................................................................................................................................. 68
Tipos de gráficas de Barras ..................................................................................................................... 68
Gráfico combinados. ................................................................................................................................... 68
Ventajas y desventajas del gráfico de líneas .......................................................................................... 69
Gráfico de líneas ......................................................................................................................................... 69
Tipos de gráfico de líneas ........................................................................................................................... 69
Líneas ...................................................................................................................................................... 69
Gráfico combinados .................................................................................................................................... 72
Crear gráficos combinados en Excel ....................................................................................................... 72
Gráfico de Porcentaje en Excel ................................................................................................................... 78
Empezar con Datos ................................................................................................................................... 78
Creación de un Gráfico de Barras Apiladas .................................................................................................. 78
Añadir Total Artículos ................................................................................................................................. 78
Encontrar Porcentajes ................................................................................................................................ 79
Cambiar Etiquetas a Porcentaje .................................................................................................................. 80
¿Qué es una gráfica circular? ......................................................................................................................... 81
¿Cuándo utilizar un gráfico circular? ................................................................................................................ 81
Ventajas y desventajas de la gráfica circular .......................................................................................... 81
Tipos de gráfico circular ................................................................................................................................. 82
Circular ..................................................................................................................................................... 82
Circular 3D ................................................................................................................................................ 83
Gráfico circular con subgráfico circular ......................................................................................................... 83
Gráfico circular con subgráfico de barras ..................................................................................................... 83
Elementos de una gráfica circular .................................................................................................................... 84
Cómo hacer una gráfica circular ...................................................................................................................... 85
Gráfico con subgraficos .............................................................................................................................. 85
Crear un gráfico circular con subgráfico ................................................................................................. 85
Personalizar el subgráfico circular ................................................................................................................... 86
Minigráficos................................................................................................................................................... 87
Tipos de minigráficos en Excel ................................................................................................................ 87
Cómo crear un minigráfico ..................................................................................................................... 88

Cambiar el tipo de minigráfico................................................................................................................ 89

Editar un minigráfico ...................................................................................................................................... 89
Borrar un mini gráfico ..................................................................................................................................... 90
Crear un gráfico de mapa con tipos de datos ............................................................................................. 91
Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................... 95

Introducción a Excel
Excel 2016 para Windows tiene todas las funcionalidades y características a las que está acostumbrado, con algunas
características y mejoras añadidas. A continuación, le mostramos algunas de las principales funciones nuevas y
mejoradas para Excel 2016. Algunas de estas características solo están disponibles para los suscriptores de Office 365.
Si desea asegurarse de que siempre tendrá las mejores y más recientes características de Office, regístrese para recibir
una suscripción de Office 365.
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos.
También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La
clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o
fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y
filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales.
Ventana de Excel

Personalizar la cinta de opciones en Office

Puede personalizar la cinta de
opciones para organizar las
fichas y comandos en el orden
en que desea oculta o mostrar
la cinta de opciones y ocultar
los comandos que usa con
menos frecuencia.
Lo que no se puede personalizar: no se puede reducir el tamaño de la cinta de opciones o el tamaño del texto o los
iconos de la cinta de opciones. La única manera de hacerlo consiste en cambiar la resolución de pantalla que desea
cambiar el tamaño de todo el contenido de la página.
Al personalizar la cinta de opciones: las personalizaciones sólo se aplican al programa de Office que está trabajando en
el momento. Por ejemplo, si personaliza la cinta de opciones en Word, dichos cambios no estarán visibles en Excel. Si
desea personalizaciones similares en las otras aplicaciones de Office, debe abrir cada una de las aplicaciones para
realizar los mismos cambios.

Bases de datos en Excel

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está
almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre
personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una
tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Contar con una base de datos en la empresa es crucial en la era digital. Proporciona una herramienta poderosa para la
toma de decisiones, optimización de operaciones y personalización de estrategias, impulsando la eficiencia y
competitividad. Sin embargo, al implementarla, es esencial garantizar la seguridad de la información y asegurarse de que
se mantenga actualizada, protegiendo así el valioso activo que representan los datos.
¿Por qué es esencial saber crear una base de datos en Excel?

Saber cómo hacer una base de datos en Excel es crucial para cualquiera que forme parte de un equipo de trabajo y
busque automatizar la carga y el análisis de datos. Desarrollar habilidades en analítica y estudio de datos es vital para
descubrir nuevas oportunidades laborales y optimizar el rendimiento en el trabajo. Una base de datos bien estructurada
en Excel permite una visualización más clara de conjuntos de datos, facilitando su administración y análisis.
Una empresa sin una base de datos tendrá muchos problemas para tener a su disposición la información de sus clientes.
Si tienes una base de datos puedes:
• Acceder a la información rápidamente. Esto mejorará la productividad del área de atención al cliente, ya que
los empleados tardarán menos tiempo al ingresar datos o buscar clientes.
• Ingresar un número ilimitado de información. A diferencia de almacenar información física, en una base de
datos (al ser un programa de ordenador) puedes almacenar toda la información sin requerir espacio extra.
• Varios usuarios pueden acceder a la misma información. Existen muchos programas que guardan la
información en la nube, por lo que varias personas pueden revisar la información al mismo tiempo desde
cualquier lugar. Esto es muy importante cuando tienes más de un empleado en el área de atención al cliente.
• Es fácil darle mantenimiento. Los programas de bases de datos tienen opciones fáciles para depurar la
información, agregar datos o eliminar información repetida.
• La información está estructurada. Todos los datos que ingreses tendrán la misma estructura, por lo que no
habrá dificultad al tratar de encontrar la información.
En esencia, las bases de datos son importantes para una empresa, ya que son el lugar donde puedes almacenar toda la
información que quieras y usarla de manera dinámica y sencilla.
Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel

Muchas empresas consideran Microsoft Excel como una de las alternativas para crear bases de datos. Pero ¿qué tan
buena idea es?
Ventajas de las bases de datos en Excel
• Facilidad de uso: Excel es una herramienta intuitiva que la mayoría de las personas ya conoce, lo que facilita
su adopción y aprendizaje.
• Flexibilidad: Permite la personalización de la base de datos según las necesidades específicas del usuario.
• Integración con otras herramientas de Microsoft: Excel se integra fácilmente con otros programas de
Microsoft, como Word y PowerPoint, lo que facilita la transferencia y presentación de datos.
• Funciones avanzadas: Excel ofrece una amplia gama de fórmulas y funciones que permiten realizar análisis
complejos.
• Costo: Muchas empresas ya cuentan con licencias de Microsoft Office, lo que significa que no hay costos
adicionales para usar Excel como herramienta de base de datos.
Desventajas de las bases de datos en Excel
• Limitaciones en la cantidad de datos: Excel tiene un límite en el número de filas y columnas, lo que puede ser
restrictivo para bases de datos muy grandes.
• No es una base de datos relacional: A diferencia de sistemas de bases de datos dedicados, Excel no es
relacional, lo que puede complicar la gestión de datos interconectados.
• Seguridad: Excel no ofrece las mismas características de seguridad que las soluciones de bases de datos
dedicadas, lo que puede ser un riesgo si se manejan datos sensibles.
• Riesgo de corrupción: Los archivos de Excel pueden corromperse, especialmente si son muy grandes o si se
utilizan en redes.
• Dependencia de una sola persona: A menudo, las bases de datos en Excel son creadas y gestionadas por
una sola persona, lo que puede ser problemático si esa persona deja la empresa o no está disponible.
Elementos de las bases de datos en Excel

Las bases de datos en Excel, aunque no son bases de datos tradicionales, están estructuradas de manera que permiten
una organización y análisis eficiente de los datos. Para comprender mejor cómo funcionan, es esencial familiarizarse con
sus componentes clave. A continuación, exploraremos los elementos fundamentales de las bases de datos en Excel.
• Celdas: Son las unidades básicas de información en Excel. Cada celda puede contener un dato, ya sea un
número, texto, fecha, entre otros.
• Columnas y Filas: Las columnas (verticales) y las filas (horizontales) forman la estructura de la hoja de Excel.
En el contexto de una base de datos, las columnas suelen representar las variables o atributos, mientras que las
filas representan registros individuales.
• Tablas: Una tabla en Excel es un conjunto de datos relacionados que se almacenan en filas y columnas. Las
tablas facilitan la organización, el filtrado y la segmentación de los datos.
• Campos: Son las columnas individuales dentro de una tabla. Cada campo representa un tipo específico de dato,
como «Nombre», «Apellido» o «Dirección».
• Registros: Son las filas individuales dentro de una tabla. Cada registro es una entrada única que contiene datos
específicos para cada campo.
• Fórmulas y Funciones: Permiten realizar cálculos y análisis en los datos. Las fórmulas son expresiones que
realizan operaciones en los valores de las celdas, mientras que las funciones son procedimientos predefinidos
que realizan cálculos específicos.
• Gráficos: Excel permite la creación de gráficos a partir de los datos de la base de datos, facilitando la
visualización y el análisis de tendencias y patrones.
• Filtros: Son herramientas que permiten segmentar y visualizar subconjuntos específicos de datos basados en
criterios definidos.
• Validación de datos: Es una característica que restringe el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden
ingresar en una celda. Esto es útil para mantener la integridad de la base de datos.
• Macros: Son secuencias de comandos o instrucciones que automatizan tareas repetitivas. Las macros pueden
ser esenciales para gestionar bases de datos grandes o realizar operaciones complejas.

Pasos para crear una base de datos en Excel
1. Crear Documento en Excel
Crea un archivo de Excel y guárdalo como «Libro de Excel habilitado para macros».
Asegúrate de tener dos hojas en tu libro, una llamada «REGISTRO» y la otra llamada «DATOS».
En la hoja «REGISTRO» llena los datos que recolectarás de tus clientes. Nosotros elegimos nombre, edad,
correo electrónico, teléfono, domicilio y medio de contacto preferido. Además de la información que decidas
agregar en tu base de datos, inserta una celda para el «Código».
También puedes notar que le dimos un nombre a la hoja y agregamos una leyenda recordando al usuario que
debe llenar todos los datos del cliente.

Si quieres puedes darle un formato a tu base de datos.
Ahora ve a la hoja «DATOS».
Copia en columnas diferentes los datos que recolectarás de los clientes.

Marca de algún color la fila debajo de estos datos. Esto es para recordar que nadie escriba allí y asegurarnos
de que la fórmula que usaremos funcione correctamente.
Selecciona la fila a la que le pusiste color, ve al menú «Vista», haz clic en «Inmovilizar» y elige la opción de
«Inmovilizar paneles».

Es importante organizar la información de manera estructurada, utilizando una fila para cada registro o entrada en la base
de datos y una columna para cada campo. Además, es recomendable utilizar formato de tabla en Excel, lo que agregará
funcionalidades adicionales a la base de datos, como el ajuste automático de columnas y la capacidad de ordenar y filtrar
los datos de manera más eficiente.
2. Agrega fórmulas para que funcione

En la hoja «REGISTRO» selecciona la celda donde irá el Código de registro.
Allí introducirás la siguiente fórmula:
=contar(Datos!A5:A10000)+1

(En nuestro caso el código empieza con A5, porque es la celda de la columna «Código» que pusimos de color
negro. En tu caso puede ser otra celda, por ejemplo A7).
Donde pusiste el código ahora aparecerá un «1». Vuelve a seleccionar la celda, da un clic derecho y busca la
opción «Formato de celdas».

Te saldrá una ventana; asegúrate de estar en la pestaña «Número» y elige la opción que dice
«Personalizada».
Donde dice «Tipo», escribe: \A\0000 y da clic en «Aceptar».

Después, en la hoja «DATOS» selecciona todas las celdas que están debajo de «Código»(sin contar la celda
negra).
Sigue el mismo proceso para cambiar el formato de celdas.

3. Añade un botón para guardar datos

Ahora crearás unos botones para facilitar todo el proceso.
Ve a «Archivo» y luego a «Opciones».
Te saldrá la siguiente ventana.

Elige la pestaña «Personalizar cinta de opciones».
Y selecciona «Desarrollador». No olvides hacer clic en «Aceptar».

Podrás ver una nueva pestaña en tu Excel.
Ahora, mientras estás en la hoja «REGISTRO», ve a la pestaña «Desarrollador», elige la opción «Insertar» y
luego «Insertar botón». Después dibuja donde quieres que esté tu botón.

En la ventana que saldrá después de que dibujes el botón, haz clic en «Aceptar».

Tendrás tu primer botón. Para cambiar el texto haz clic derecho en «Modificar texto». Te recomendamos que
el botón ahora diga «Guardar».

4. Programa tu botón para que guarde la información

En la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Macros» y luego en «Grabar macro».
En la ventana guarda la macro con el nombre «GUARDAR» y da clic en «Aceptar».

Es importante que todos los siguientes pasos los hagas sin ningún cambio.
Ve a la hoja «DATOS», selecciona toda la fila que se encuentra debajo de las celdas de color negro y realiza
las siguientes acciones:


Luego regresa a «REGISTRO». Selecciona la celda del «Código» y en tu teclado haz clic en «CTRL+C».

Luego en la hoja «DATOS» usa «CTRL+V» en la columna de «Código».
Repite este paso con todos los datos a llenar del registro. Cuando hayas terminado, regresa a la hoja
«REGISTRO» y, de una en una, selecciona cada celda de los datos (nombre, correo, etc.) y ve presionando
«Delete» en cada una (a excepción de «Código»).

Cuando hayas terminado haz clic en «Guardar documento».
Luego en la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Detener grabación».

Ahora da clic derecho en el botón «GUARDAR» que tú creaste y elige la opción «Asignar macro».
Elige la opción «GUARDAR» que creaste y acepta.
5. Prueba tu base de datos

¡Lograste crear una base de datos en Excel! Es momento de que la pruebes. Llena el formulario con
información.
Luego haz clic en el botón «GUARDAR». Verás cómo los datos que pusiste desaparecieron.
Ve a la hoja «Registros», allí encontrarás la información.

Ahora, podrás llenar los datos de cada uno de tus clientes.
Ejemplo de una base de datos en Excel
Esta es la base de datos de una empresa hipotética llamada Manilla Nogal, la cual se dedica a vender
madera para muebles en varios países. Enseguida puedes ver su formulario donde ingresa los datos de
contacto de sus clientes.

Luego, en la hoja de Datos está el código, nombre, correo electrónico, edad, ciudad y medio de contacto de
todos sus clientes.
Funciones utilizadas en las bases de datos

Contar.si.conjunto
Nos permite contar los elementos de un rango que cumplen con los criterios definidos. Esta función nos permite
especificar hasta 127 criterios.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás opcionales.
• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio1.

• Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el Rango_criterios2.
A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten hasta 127 rangos y
criterios a evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango especificado debe tener la misma
cantidad de filas (o columnas) que los anteriores.
Ejemplo de la función contar.si.conjunto
Para ejemplificar el uso de la función CONTAR.SI.CONJUNTO haremos un ejemplo muy sencillo. Tengo una
lista de personas (hombres y mujeres) que están en un rango de edad entre los 15 y los 25 años de edad.
La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el número total de hombres y haré dicha cuenta con la
función CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")
El resultado de esta fórmula lo puedes observar en la celda F1 de la siguiente imagen:

Contar valores con más de una condición
El verdadero potencial de la función CONTAR.SI.CONJUNTO es cuando necesitamos especificar más de un

criterio en nuestra cuenta. Por ejemplo, si en la lista anterior necesito contar los hombres mayores de 18 años
puedo utilizar la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre", C2:C16, ">18")
Sumar.si.conjunto
• Es similar a SUMAR SI, pero permite incluir diferentes condiciones para obtener un solo resultado.
• Características: A diferencia de SUMAR SI, en este caso el rango_suma es obligatorio y va al principio.
El primer rango y criterio también son obligatorios, pero puede tener hasta 126 pares de rangos/criterios
extra opcionales. Los rangos extra no pueden superar el tamaño del primer rango.
• Sintáxis:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterio1, [rango_criterios2; criterio2]; …)
• Argumentos:
rango_suma = Rango que contiene los valores a sumar
rango_criterios1 = Rango donde se evalúa el criterio1
criterio1 = Condición que se evalúa en el rango_criterios1

rango_criterios2, criterio2… = Pares extra de rangos y criterios
La función de Excel SUMAR SI CONJUNTO nos permite sumar datos en Excel que cumplan con 2 o más
condiciones. En el siguiente ejemplo queremos sumar los sueldos de las personas que son mayores de 30 años
y son analistas. Para esto nuestra primera condición será que la persona tenga más de 30 años y su rango
será la columna “Edad”. Nuestra segunda condición será que la persona sea analista y su rango será la columna
“Cargo”. Junto con esto, nuestro rango_suma seguirá siendo la columna sueldos:
Los elementos que contiene nuestra función son:
• rango_suma = F3:F7 (Columna “Sueldo”)

• rango_criterios1 = D3:D7 (Columna “Edad”)
• criterio1 = “>30” (Ser mayor de 30)
• rango_criterios2 = E3:E7 (Columna “Cargo”)
• criterio2 = Analista (Ser analista)
Es decir, nuestra función corresponde a:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(F3:F7; D3:D7;”>30”; E3:E7; “Analista”)
El resultado que obtenemos es $1.600.000, ya que solo Magdalena Tapia cumple ambas condiciones, por lo
que la función solo nos entrega su sueldo:
Promedio.si.conjunto
Nos devuelve el promedio de un rango de celdas que cumplan con las condiciones definidas. Esta función
nos permitirá incluir hasta 127 criterios distintos para las celdas que deseamos considerar.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN PROMEDIO.SI.CONJUNTO
La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO tienen 3 argumentos obligatorios y a partir de ellos los demás serán
opcionales.

• Rango_promedio (obligatorio): Las celdas que contienen los valores de los que
obtendremos el promedio.
• Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que contiene los valores que serán
evaluados con la condición determinada.
• Criterio1 (obligatorio): El criterio con el que serán evaluadas las celdas del Rango_criterios1.
• Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas con los valores que serán
evaluados por el Criterio2.
• Criterio2 (opcional): El criterio con el que se evaluará el Rango_criterios2.
A partir de Rango_criterios2 y Criterio2 los argumentos serán opcionales y podremos hasta 127 parejas de
rangos y criterios para decidir las celdas que serán consideradas en el cálculo de promedio.
Ejemplo de la función promedio.si.conjunto
A continuación mostraré un ejemplo muy sencillo de la función PROMEDIO.SI.CONUNTO. Tengo un rango

de celdas en la columna B que contienen el número de Artículos que han entrado al almacén en fechas
específicas.

Adicionalmente en la columna C se encuentra el color de dichos artículos. Ahora quiero obtener el promedio
de artículos que son de color rojo y para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(B2:B11, C2:C11, "Rojo")

Max.si.conjunto.
Es una función estadística que devuelve el valor máximo entre celdas especificado por un determinado
conjunto de condiciones o criterios.
Esta función está disponible a partir de Excel 2019 o usuarios de Office 365.
Sintaxis de la Función MAX.SI.CONJUNTO en Excel

=MAX.SI.CONJUNTO(rango_max;rango_criterios1;criterios1;[rango_criterios2;criterios2];…)
• rango_max (obligatorio): El rango real de celdas en las que se determinará el máximo.

• rango_criterios1 (obligatorio): Es el conjunto de celdas que se evaluarán con los criterios.
• criterios1 (obligatorio): Son los criterios en forma de número, expresión o texto que determinan
qué celdas se evaluarán como máximo.
• rango_criterios2,criterios2 (opcional): Rangos adicionales y sus criterios asociados.
Puede introducir hasta 126 pares de rango/criterios.
El tamaño y la forma de los argumentos rango_max y rango_criteriosN deben ser iguales; de lo contrario,
estas funciones devuelven el error #VALOR!.

Ejemplo de la función MAX.SI.CONJUNTO

En este supuesto vamos a utilizar la función MAX.SI.CONJUNTO en un caso en el que únicamente
necesitamos el cumplimiento de un criterio, aunque esta función permite evaluar el cumplimiento de múltiples
criterios.
En este ejercicio queremos saber el último kilometraje de una serie de vehículos a partir de un registro diario
de kilómetros.
Las matrículas de la que deseamos conocer el último kilometraje son las que se encuentran en las celdas de
color verde.
Para saber el último kilometraje debemos obtener el valor máximo de la columna de KM que cumplan el
criterio de la matricula buscada.

La fórmula utilizada es la que podemos ver en la celda G. Para cada una de las matrículas utilizamos la
función MAX.SI.CONJUNTO, aplicado al rango de los Km, siendo el rango que debe cumplir el criterio el
rango correspondiente a las matrículas. El criterio es la matrícula buscada.
Min.si.conjunto.
Es una función estadística que devuelve el valor mínimo entre celdas especificado por un determinado
conjunto de condiciones o criterios.
Sintaxis de la Función MIN.SI.CONJUNTO en Excel

=MIN.SI.CONJUNTO(rango_min;rango_criterios1;criterios1;[rango_criterios2;criterios2];…)
rango_min (obligatorio): El rango real de celdas en las que se determinará el mínimo.
• rango_criterios1 (obligatorio): Es el conjunto de celdas que se evaluarán con los criterios.

• criterios1 (obligatorio): Son los criterios en forma de número, expresión o texto que determinan
qué celdas se evaluarán como mínimo.
• rango_criterios2,criterios2 (opcional): Rangos adicionales y sus criterios asociados.
Puede introducir hasta 126 pares de rango/criterios.
El tamaño y la forma de los argumentos rango_min y rango_criteriosN deben ser iguales; de lo contrario,
estas funciones devuelven el error #VALOR!.
Ejemplo de la función MIN.SI.CONJUNTO

Partimos de una relación de productos con diferentes colores, tamaños y precios.
Nosotros queremos seleccionar un color y tamaño y que nos devuelva el precio del producto más económico
que cumpla esos criterios de color y tamaño.
Los criterios elegidos los indicamos en los recuadros azules y en este caso son color «Negro» y talla «L«. En
la relación de la parte izquierda hay varios productos que cumplen con esos criterios. Hay 3 productos que
nos ofrecen con ese color y tamaño. Deseamos comprar el de menor precio.
Para ello incluiremos en la celda de color naranja una fórmula que me devuelva el valor mínimo de unos
datos que cumplan determinados criterios. Por tanto, utilizaremos la función MIN.SI.CONJUNTO.
La fórmula utilizada es MIN.SI.CONJUNTO(C5:C18;A:A18;F4;B5:B18;G4). La solución que nos devuelve es

8,99€ que es el precio más reducido de todos los productos que cumplen con los dos criterios que le hemos
indicado.

Funciones Lógicas.
Función Si.
Es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o
verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba
lógica.
Sintaxis de la función si
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar valores a devolver de
acuerdo al resultado de la función.
• Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el resultado
es VERDADERO o FALSO.
• Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de
la Prueba_lógica sea VERDADERO.
• Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es
FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también puede ser una
función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números, referencias a
otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplo de la función si
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones
correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la
calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a
60. La función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
Utilizar una función como prueba lógica
Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI siempre y
cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función
es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso
de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la
columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.
=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")
Función si anidada.
El problema anterior lo resolvimos fácilmente con la función SI porque el resultado final serían solamente dos
acciones, pero ahora imagina que necesitamos desplegar la leyenda “Tercera edad” cuando la persona tenga
65 años o más. Esto nos deja el problema con las siguientes reglas:
• Menor a 18 años: “Menor de edad”

• Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de edad”
• Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad”
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá resolver por sí sola este problema, por lo que
necesitamos recurrir a la función SI anidada la cual nos permitirá resolver cualquier situación en las que
necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos acciones.
La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la función SI anidada. Observa que la clave es que, en
lugar de ejecutar una segunda acción, la primera función SI incluye una segunda función SI de manera que
entre ambas funciones puedan ejecutar un máximo de tres acciones.

La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados
a probar así como las acciones que podemos ejecutar. Para nuestro ejemplo, la función SI anidada que
resolverá adecuadamente el problema será la siguiente:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", SI(A2 < 65, "Mayor de edad", "Tercera edad"))
Pon especial atención al tercer argumento de la primera función SI, que en lugar de ser una acción, se ha
convertido en otra función SI que a su vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras dos acciones.
Un error muy común en la creación de una fórmula que utilice la función SI anidada es intentar utilizar la primera
función SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionará un error. La primera función SI deberá “renunciar” a una
de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar otra función SI.
Excel hará el análisis de la fórmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con la primera función SI, se
evaluará si la edad es menor a 18, en caso de que dicha condición se cumpla, se mostrará la leyenda “Menor
de edad” y todo terminará ahí. Por el contrario, si la primera condición no se cumple, querrá decir que la edad
es mayor o igual a 18 y se ejecutará la segunda función SI.
En la segunda prueba lógica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se imprimirá la
leyenda “Mayor de edad”, pero si la prueba lógica es falsa, querrá decir que la edad es mayor o igual a 65 y por
lo tanto se imprimirá la etiqueta “Tercera edad”. Observa el resultado de aplicar esta fórmula sobre nuestros
datos de ejemplo.

Función si.conjunto.
Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera
condición VERDADERA.
SI.CONJUNTO puede sustituir a varias instrucciones SI anidadas y es más fácil de leer con varias
condiciones.
Sintaxis de la Función SI.CONJUNTO en Excel

=SI.CONJUNTO(prueba_lógica1;valor_si_verdadero1;[prueba_lógica2;valor_si_verdadero2];…)
• prueba_lógica1 (obligatorio): Se refiere a la condición que se evaluará.

• valor_si_verdadero1 (obligatorio): Es el valor que devolverá si la prueba lógica es
VERDADERA.
• prueba_lógica2,valor_si_verdadero2 (opcional): Condiciones y valores que devuelve si resultan
verdaderas.
La función SI.CONJUNTO le permite probar hasta 127 condiciones diferentes. Si no se encuentran

condiciones de VERDADERO, esta función devuelve el error #N/A.

Ejemplo de la función SI.CONJUNTO

En este supuesto vamos a utilizar la función SI.CONJUNTO en un caso en que queremos establecer la
Calificación de una serie de alumnos. Tenemos las notas de los alumnos y un cuadro de equivalencias de las
notas y sus correspondientes calificaciones.
Antiguamente la forma más habitual de realizarlo era anidando varias funciones condicionales (Función SI).
Anidando varias condicionales se aumentaba la complejidad de la fórmula utilizada y era fácil equivocarse.
Con la función SI.CONJUNTO se evita tener que anidar funciones SI y es más fácil de entender y revisar la
fórmula.
Nos situamos en la celda en la que deseamos que aparezca la primera calificación (C2) y utilizamos la
fórmula de la siguiente forma.

Empezamos evaluando si la nota (celda B3) es superior o igual que 9. Si es VERDADERO devolverá lo que le
indiquemos en el segundo argumento de la función (lo referenciamos a la celda F5 o podemos escribir
«Sobresaliente»).
Si esa condición es falsa, como es el caso, seguimos evaluando. Si la nota es igual o superior a 7 queremos
que devuelva la calificación de «Notable». En este caso sigue siendo FALSO.

Si la nota en B3 es igual o superior a 5 queremos que devuelva la calificación de «Aprobado». En este caso
sigue siendo FALSO.
Por último, si la nota en B3 es igual o superior a 0 queremos que devuelva la calificación de «Suspenso»,
como ocurre en este caso.
Una vez, dejamos las referencias a la columna F como valores absolutos, podemos arrastrar la fórmula hacia
abajo, obteniendo las calificaciones de todos los alumnos.
Función si.error.
Es una herramienta de Excel que permite a los usuarios evitar los mensajes de error que aparecen cuando se
introduce una fórmula incorrecta o incompleta en una celda.
Imagina que estás trabajando en una hoja de cálculo compleja y te das cuenta de que una celda muestra un
mensaje de error. Es posible que hayas cometido una equivocación al escribir la fórmula o que falten algunos
valores necesarios para realizar el cálculo.
Esta función evalúa una expresión o fórmula y, en caso de que ocurra algo inesperado, muestra un mensaje de
texto personalizado o un valor alternativo del mensaje de error original, lo que facilita la comprensión de los
datos y evita confusiones innecesarias. Si no hay error, devuelve el resultado de la fórmula.
Con la función SI.ERROR se manejan errores comunes como #DIV/0!, #N/A, #VALOR!, #REF!, #¡Num!
#¿NOMBRE? o #¡NULO!
#DIV/0!: este error aparece cuando intentas dividir un número por cero en una fórmula o porque la celda está
vacía.
Por ejemplo, si tienes la fórmula “=A1/B1” y la celda B1 tiene un valor de cero.
#N/A: este error surge cuando una fórmula busca un valor dentro de la hoja de cálculo, pero no logra encontrarlo.
Por ejemplo, si tienes la fórmula “=BUSCARV(A1; B:C; 2; FALSO)” y el valor de la celda A1 no se encuentra en
la columna B.
#VALOR!: este error se presenta cuando intentas introducir un valor que no es válido en una fórmula.
Por ejemplo, si tienes la fórmula “=A1+B1” y la celda A1 contiene el texto “Hola”
#REF!: este error se da cuando una fórmula hace referencia a una celda que ha sido eliminada o cuyo contenido
ha sido modificado; es decir, la celda no es válida.
Por ejemplo, tienes la fórmula “=A1+B1” y eliminas la celda B1.

#¡Num!: este es un error que se muestra cuando una fórmula de Excel incluye argumentos no válidos, en lugar
de numéricos.
Por ejemplo, si tienes una fórmula “=SUMA(A1;C1; D1)” y la celda D1 contiene un texto en lugar de un número.
#¿NOMBRE?: este error aparece cuando Excel no reconoce un nombre utilizado en la fórmula o función debido
a una errata.
Por ejemplo, si intentas utilizar una función que no está en la versión de Excel que estás usando.
#¡NULO!: este error se produce cuando se utiliza un operador de rango incorrecto en una fórmula o cuando se
usa un operador de intersección entre dos rangos que en realidad no se intersectan. En una hoja de cálculo,
una intersección se refiere al punto donde se cruzan los datos de dos o más rangos.
Por ejemplo, en la fórmula “=CELDA(“dirección”,(A1:A5 C1:C3))” los rangos A1:A5 y C1:C3 no forman una
intersección; por lo tanto, se devuelve el error.
Características de la función SI.ERROR
La función SI.ERROR en Excel cuenta con algunas características, las cuales son:
Su sintaxis es sencilla y fácil de entender.
Consta de dos argumentos: el primero es la fórmula que quieres evaluar y el segundo es el valor que se muestra
en caso de que la fórmula genere un error. En ese orden, si tienes una fórmula que debe sumar una serie de
números y algunos de ellos están en blanco con la función SI.ERROR mostrará un mensaje preestablecido en
lugar del error.
Solo maneja errores específicos y no todos los que surgen en una fórmula.
Por lo tanto, se recomienda usar otras herramientas de Excel como la de auditoría de fórmulas para detectar y
solucionar errores de mayor complejidad.
Función O.
Es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los valores
VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como
argumentos.
Sintaxis de la función o
La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es
VERDADERO.

• Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.

• Valor_lógico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a evaluar
con opcionales hasta un máximo de 255.
La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lógicas sean
falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función O será VERDADERO.
Ejemplos de la función O
Para comprobar el comportamiento de la función O haremos un ejemplo sencillo con la siguiente fórmula:
=O(1=2, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)
Si analizas con detenimiento cada una de las expresiones verás que todas son falsas y por lo tanto la función
O devolverá el valor FALSO. Observa el resultado:
Como mencioné anteriormente, la función O devolverá un valor VERDADERO si al menos una de las
expresiones lógicas es verdadera. En nuestro ejemplo modificaré solamente la primera expresión para que sea
1=1 de manera que tenga la siguiente fórmula:
=O(1=1, 3>4, 5<>5, 7<=6, 8>=9)
Esto deberá ser suficiente para que la función O devuelva un valor VERDADERO:

Funciones como argumento de la función O
Podemos utilizar funciones como argumentos de la función O siempre y cuando devuelvan VERDADERO o
FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el
tipo de dato de las celdas B1 y B2.
Ya que la celda B1 es un número la función ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado la celda
B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la función ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO.
En consecuencia la función O también regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiaré los valores de las
celdas B1 y B2 de manera que tanto la función ESNUMERO como la función ESTEXTO devuelvan FALSO.
No olvides que la función O en Excel siempre devolverá VERDADERO excepto cuando TODAS las
expresiones lógicas evaluadas sean falsas.
Función Y.
es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son
verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la
función también sea FALSO.
Sintaxis de la función Y
Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:

• Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.

• Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.
La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son
verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado FALSO.
Ejemplos de la función Y
Observa la siguiente fórmula y te darás cuenta de que todas las expresiones son verdaderas:
=Y(5=5, 1<3, 8>6)
Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el valor VERDADERO.
Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 7<>7. Observa cómo será suficiente para que la
función Y devuelva el valor FALSO:

Argumentos de la función Y
Cada un de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como en los ejemplos anteriores
pero también puede ser una función de Excel que devuelva un valor FALSO o VERDADERO.
Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la función ES.PAR y la función
ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos si es par o impar respectivamente.
Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la función
Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento de la función
ES.IMPAR con el número 6 (en lugar de 5), causará que la función Y nos devuelva el valor FALSO.
Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lógicas sean verdaderas, la
función Y en Excel será una excelente opción para hacerlo.

Gráficas
Gráficos incrustados
Por defecto se nos crea el gráfico incrustado en la propia hoja de cálculo, pero por medio del botón Mover
gráfico de la pestaña Diseño podemos situarlo en su propia hoja independiente (que se insertará en la posición
anterior a la hoja actual).
Los gráficos incrustados se guardan como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado; utilizaremos este
tipo de gráficos cuando queramos mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.
Gráficos en una hoja
Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro, que tiene su propio nombre de hoja; utilizaremos una
hoja de gráficos cuando deseemos ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de
la hoja de cálculo, o bien cuando necesitemos dejar espacio libre en la pantalla mientras trabajamos en la hoja
de cálculo.
Elementos principales de las gráficas
Un gráfico compone de:

1. Título del gráfico: Nombre que le podemos dar al gráfico.
2. Leyenda: Interpretación de los datos a partir de la distribución de las series y categorías en el tipo de
gráfico.
3. Tipo de gráfico: Cada una de las representaciones gráficas que podemos elegir (Columnas, sectores,
etc.).

4. Líneas de cuadrícula: Líneas como guías que podemos configurar al fondo para poder apreciar mejor los
datos.
5. Ejes: Vertical (Y) y horizontal (X) sobre los que se crea el gráfico a partir de los datos.
6. Área de gráfico: Todo lo que comprende el gráfico, desde títulos, líneas, ejes, etc.
7. Títulos de ejes: Nombres descriptivos que podemos poner para cada uno de los ejes.
8. Etiquetas de datos: Se puede añadir a cada expresión gráfica el valor del dato que representa en las
series y categorías de datos.
9. Series y categorías de datos: Son los datos de la hoja de cálculo que conforman el gráfico. A partir de los
cuales se crea y representan visualmente con el nombre de eje y la leyenda.
Gráfico de barras y sus elementos

Crea una gráfica en Excel
Lo primero que tienes que hacer es preparar en un Excel los datos a partir de los que luego vas a querer hacer
tu gráfica. Una vez los tengas, pulsa en la opción Insertar que tienes en la barra de herramientas para acceder
a las opciones en las que puedes elegir diferentes elementos para introducir en tu tabla.
En la sección Insertar verás una categoría llamada Gráficos, en la que encontrarás diferentes tipos de
gráficos que puedes añadir a tu tabla. El primer paso, por lo tanto, es pensar el tipo de gráfico que vas a querer
utilizar.

Una vez te decidas por un tipo de gráfico, pulsa sobre su icono y elige el que más te convenza de entre las
varias opciones que vas a encontrar en cada tipo. Y no te preocupes porque el tipo de gráfico lo vas a poder
cambiar cuando quieras.
Cuando pulses en un tipo de gráfico, te aparecerá un cuadro en grande dentro de tu Excel. El cuadro en un
principio estará en blanco porque aún tienes que meter los datos. Para ello, pulsa sobre el botón Seleccionar
datos que te aparecerá en la categoría de Diseño de la barra de herramientas, la cual se te habrá abierto
automáticamente al insertar el cuadro para el gráfico.

Te aparecerá un cuadro llamado Seleccionar origen de los datos, en el que vas a poder ir introduciendo los
datos que quieres mostrar en el cuadro. Para empezar, debes pulsar sobre Rango de datos del gráfico,
concretamente sobre la flecha hacia arriba que aparece en su derecha.
Cuando elijas la opción Rango de gráficos del gráfico, el menú se minimizará y volverás a tu hoja de Excel. En
ella, ahora debes seleccionar los datos que quieres utilizar en el gráfico y pulsar Enter para confirmar la
selección. Al seleccionarlos verás que quedan dentro de un rectángulo de color verde, y que en el código de
las celdas aparecerá escrito de forma automática en el cuadro Seleccionar origen de datos que tendrás
superpuesto.
Una vez seleccionados los datos, tu gráfica se generará automáticamente. Ahora, seguirás teniendo el
cuadro Seleccionar origen de datos que te permitirá configurar la leyenda como lo que aparezca en el eje
horizontal de categorías, donde podrás pulsar Editar para seleccionar de nuevo en tu Excel las palabras que
quieras que aparezcan. También podrás cambiar la leyenda de las series o líneas del gráfico.
Cuando cierras el cuadro de Seleccionar origen de datos vuelves al Excel, en el que ya tienes tu cuadro creado.
Aun así, cuando pulsas sobre él, en la parte derecha te salen otras opciones para editarlo, incluyendo una
brocha con la que puedes cambiar su estilo y el color de las diferentes líneas que aparezcan en él.

Y ya está, una vez lo tengas todo a tu gusto habrás completado tu primer gráfico básico en Excel. El proceso
que te hemos descrito es prácticamente el mismo para los diferentes tipos de gráficos, aunque irá aumentando
en complejidad en el momento en el que decidas hacerlos partiendo de otros datos más avanzados.
Una vez que se haya insertado un gráfico en una hoja, se pueden realizar varios cambios en él. Es posible
cambiar el tipo de gráfico, cambiar filas y columnas, cambiar el título, y cambiar la leyenda de un gráfico.
Modificar un Gráfico
Una vez que se ha colocado un gráfico en la hoja de cálculo, se puede continuar haciéndole cambios.
1. Hacer clic en el gráfico para seleccionarlo.

2. Hacer clic en el ícono Más.
3. Seleccionar Editar gráfico.
Aparece el panel Editor de gráficos. Aquí es donde se puede hacer cambios al gráfico.
Cambiar Tipo de Gráfico

Los diferentes tipos de gráficos son mejores para presentar diferentes tipos de información. Por ejemplo, un
gráfico de columnas es excelente para comparar valores de diferentes elementos, pero no para ilustrar
tendencias o relaciones. Si se encuentra que un gráfico que se ha creado no es el más adecuado para los
datos, se puede cambiar a un tipo de gráfico diferente.
1. Hacer clic en la flecha de la lista Tipo de gráfico.

2. Seleccionar el tipo de gráfico que se desea.

El tipo de gráfico se cambia.
Cambiar Filas y Columnas

Se pueden cambiar las filas y columnas de datos en un gráfico para que aparezcan en posiciones opuestas.
1. Hacer clic en la
casilla Cambiar
filas/columnas.
Los datos en las filas y
columnas de la hoja de
cálculo se voltean.
Cambiar el Título de un
Gráfico
El título del gráfico a menudo
aparece encima del gráfico y
se utiliza para describir los
datos que se presentan. Es
posible agregar un título de
gráfico completamente nuevo o simplemente cambiar el texto de uno existente.
1. Hacer clic en la pestaña Personalizar.

2. Hacer clic en la sección Títulos de los ejes y.
3. Hacer clic en el campo Texto del título.
4. Introducir un título de gráfico.
Cambiar la Leyenda de un Gráfico

También se puede cambiar la leyenda de un gráfico.
1. Hacer clic en la pestaña Personalizar en el panel Editor de gráficos.

2. Hacer clic en la sección Leyenda.
3. Especificar las opciones de leyenda.

Gráficos de comparación
Es un tipo de gráfico que permite comparar dos variables que juntas completan un valor total para mejorar el
rendimiento, por ejemplo:
§ n Costo Total = Costo Fijo + Costo Variable .
§ Unidades Vendidas = Unidades Vendidas On line + Unidades Vendidas en Tienda
Creación – Ejemplo
Imaginemos que necesitamos analizar y disminuir el costo total de funcionamiento de la compañía, nada mejor
que un gráfico para ayudarnos a entender el escenario, los datos se muestran a continuación:
Para crear el gráfico vamos a calcular en otra tabla, el porcentaje que representa el costo fijo y el costo variable
para el total de los costos de funcionamiento.

§ Costo Fijo (%): Costo Fijo dividido Costo Total y se ajusta el formato de la celda con porcentaje.
§ Costo Variable (%): Costo Variable Dividido Costo Total.
§ Costo Total: Costo Fijo (%) + Costo Variable (%).
Luego, vamos a insertar un gráfico de barra apilada en 2D:
1)Seleccionamos la celda B9 y nos dirigimos a la pestaña Insertar, grupo Gráficos, Insertar gráfico de barras y
elegimos Barra Apilada.
Ahora, damos clic derecho sobre alguna barra del gráfico y elegimos la opción Seleccionar Datos:

y así modificamos la serie de datos ( Seleccionar las Serie 1 y Presionar el botón Modificar).
y ajustamos la serie …
Adicionalmente, agregamos una nueva serie y la configuramos de la siguiente manera y presionamos

Aceptar:

Obteniendo el siguiente resultado en el gráfico:
Gráficos de columnas
Es uno de los gráficos más utilizados ya que nos permite representar fácilmente la cantidad de veces que
ocurre un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical cuya altura está determinada por el
valor que representa.
Entre mayor sea un valor, la columna del gráfico será mas alta. De esta manera podemos decir que
un gráfico de columnas en Excel nos permite visualizar las diferencias entre las magnitudes de los datos
que están siendo representados.
Datos para el gráfico de columnas
El primer paso para la creación de un gráfico de columnas es organizar los datos de manera adecuada en
nuestra hoja de Excel. La primera regla importante es no dejar filas o columnas en blanco entre los datos.
La segunda regla que deben seguir los datos será que la etiqueta colocada como título de columna se
interpretará como el nombre de la serie (en el ejemplo la etiqueta “Producto 1”). Todos los datos que estén
por debajo de dicha etiqueta estarán identificados con el mismo color dentro del gráfico.
El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses del año) serán las etiquetas del eje horizontal
del gráfico. Esto quedará claro en un instante cuando insertemos el gráfico de columnas en nuestra hoja.

Crear el gráfico de columnas
Para crear el gráfico de columnas será suficiente con seleccionar cualquier valor de la tabla de datos e ir a la
ficha Insertar y pulsar el botón Columna para seleccionar el gráfico correspondiente:
Excel detectará automáticamente los

datos del rango y creará un gráfico de
columnas como el siguiente:
Observa que el título de la columna se

convirtió en el nombre que identifica a
la serie y fue colocado a la derecha del
gráfico (“Producto 1”). Así mismo los
nombres de cada mes fueron colocados a lo largo del eje horizontal.
Gráfico de columnas con más de una serie
Ahora observa lo que sucede si agregamos

otra columna a los datos. Como lo he
mencionado previamente, cada columna
será identificada con un color diferente
dentro del gráfico y lo comprobamos a
continuación.

Puedes observar el título de cada columna en los datos como parte de la leyenda que está a la derecha del
gráfico y cada una de ellas siendo diferenciada por un color diferente.
Diferentes tipos de gráficos de columnas por su forma

Podemos categorizar los diferentes tipos de gráficos de columnas en Excel de acuerdo a la forma que tendrá
la columna. Las gráficas que he mostrado hasta ahora son del tipo 2-D.
• Columna en 2-D: Cada columna será un rectángulo en dos dimensiones.
• Columna en 3-D: Cada columna será un rectángulo en tres dimensiones, es decir, se
agregará un efecto de profundidad a cada columna.
• Cilíndrico: Cada columna será un cilindro.
• Cónico: Cada columna será un cono.
• Pirámide: Cada columna será una pirámide.
Todas estas opciones forman parte del menú de opciones del botón Columna y de acuerdo a la opción elegida
será la forma que tendrá cada columna dentro del gráfico. Por ejemplo, para la misma tabla de datos de los
ejemplos anteriores he creado un gráfico de columnas cónico:

Aunque Excel nos permite tener diferentes formas

para nuestras columnas, te sugiero utilizar siempre las
columnas en 2-D ya que son las formas que nos
permiten tener una visión clara de nuestros datos y
poder interpretar adecuadamente la información.
Gráfico de columnas apiladas
Otra variante que existe de un gráfico de columnas

en Excel son las columnas apiladas. Lo que esto
significa es que Excel colocará una columna arriba de
la otra. Esta opción la encontramos en el mismo menú
de opciones del botón Columna.
Al seleccionar este tipo de gráfico obtendremos el siguiente resultado:
Observa que Excel ha colocado una columna por

arriba de la otra y la altura de ambas columnas es la
suma de ambos valores. Esta variante puede ser útil
en ocasiones cuando deseamos contrastar
fuertemente el valor de una serie respecto a la otra.
Por ejemplo, es evidente que, para el mes de Abril,
las ventas del Producto 1 fueron mayores que las del
Producto 2.
Gráfico de columnas 100% apiladas
En el ejemplo anterior teníamos una columna sobre

la otra y la escala vertical era la suma de ambas
columnas. Podemos modificar dicha escala y hacer
que sean porcentajes en lugar de valores.
Para hacerlo podemos crear un gráfico de columnas 100% apiladas que es también una opción dentro del
menú del botón Columna. Con este tipo de gráfico haremos que cada mes tenga siempre el 100% y
representaremos gráficamente el porcentaje que corresponde a cada serie.

En este tipo de gráfico de

columnas no podemos ver el
monto de las ventas de cada
mes, pero podemos comparar
gráficamente los porcentajes
de cada una de las series a
través del tiempo.
Desventajas de un
gráfico de columnas
Una desventaja de
los gráficos de columnas es
que su compresión puede
complicarse en caso de tener
demasiados conjuntos de
datos a la vez. Observa el
siguiente gráfico de columnas:

La compresión de este gráfico es muy complicada por la cantidad de columnas que contiene. Como regla
general, te recomiendo no utilizar un gráfico de columnas si tienes más de tres series de datos ya que con
más datos en el gráfico se complicará considerablemente su interpretación.
es un gráfico que muestra por medio de barras, la comparación de diferentes valores. Permite resumir en
categorías los resultados de la suma de los valores correspondientes a cada categoría. Cada barra tiene un
ancho idéntico y su altura se mide por la variable del valor total.
Un gráfico de barras solo puede mostrarse con barras horizontales que muestran su longitud a lo largo de las
filas de las celdas de Excel.
Hay varios tipos, de acuerdo a la clasificación de los datos a mostrar, así como el tipo de análisis requerido.
Pueden ser en 2D o en 3D. Y muestran la media de los datos.
¿Cuándo utilizar un gráfico de barras?

Si los datos que vas a analizar no son continuos o no tienen un único valor asociado, puedes usar un gráfico
de barras. Ten en cuenta que puedes utilizarlo exitosamente si además tus datos tienen las siguientes
características:
1. Son valores diferentes de dos o más categorías que necesites comparar.

2. Son partes de un conjunto de datos que debes analizar.

3. Son varios conjuntos de datos con similitudes, de los cuales debes hallar su relación.
Grafico de barras
Ventajas y desventajas de los gráficos de barras
Usar un gráfico de barras adecuadamente, puede ser muy funcional si se usa adecuadamente, ante las
circunstancias correctas. Aquí te indicamos cuáles son las ventajas y desventajas de usarlo en tus análisis
estadísticos:
Ventajas
Una de las ventajas de trabajar con gráficos de barras, es que es muy fácil de crear y representar tus datos
visualmente. Esto te permite tener un panorama general de las comparaciones que necesitas realizar. Muy útil
y dinámico para ti y para tu equipo de trabajo en los análisis de valores.
Desventajas
La única desventaja de usar un gráfico de barras, es que si los datos a evaluar presentan una variable continúa,
no va a poder usarse. En este caso, se debe usar otro tipo de gráfico, tal como uno de líneas.
Tipos de gráficas de Barras
Hay varios tipos de gráficas de barras. Te explicamos brevemente cada una, para que puedas elegir la que se
adapte más a tus necesidades:
Gráfico de barras agrupadas

En el gráfico de barras agrupadas, puedes combinar dos variables. Los gráficos de barras agrupadas ayudan
a resumir los datos por grupos de casos. Es bastante útil cuando quieres conformar agrupaciones de
características similares y aún así ver cada variable gráficada.
Gráfico de barras apiladas

El tipo de gráfico de barras apiladas es bastante útil cuando tengas más de una serie de datos para una misma
categoría. Aunque aparezcan en la misma fila, se diferencian los valores con otro color.
Gráfica de barras 100% apiladas

El gráfico de barras 100% apiladas tiene como diferencia que en la barra horizontal maneja porcentajes que
van máximo hasta el 100% y se representan con colores para cada categoría.
Gráficos de barras 3D agrupadas:

Los gráficos en 3D agrupados, aunque cumplen la misma función de comparar datos entre categorías, tienen
una diferencia y es que se ven más como rectángulos, lo que permite trabajar con profundidad. La gráfica de la
curva de frecuencia de los datos ya no se muestra.
Puedes usar este tipo de gráfico si cuentas con categorías que manejen rangos de datos, si la organización de
las escalas es concreta, y para nombres de categorías que no estén en un orden especial.
Gráfico combinados.

Es una representación gráfica de los cambios que muestran los valores de datos en un periodo de tiempo
definido, por medio de la unión de puntos en líneas rectas establecidas.
Cada línea representa un conjunto que se compara con otra. Y para reconocer cada grupo fácilmente, se
establece un color por línea, en una misma gráfica.
Si lo que necesitas es encontrar la tendencia de tus líneas de producción o de tus actividades, un gráfico de
líneas es lo que necesitas para poder comparar y ver en una sola gráfica, la secuencia obtenida en un lapso de
tiempo.
¿Cuándo utilizar un gráfico de líneas?

Puedes utilizar un gráfico de líneas en alguno de los siguientes casos:
✓ Si estás analizando la tendencia de tus registros de producción.
✓ Si vas a representar el valor secuencial de grupos de datos para mostrar la comparativa en una línea de
tiempo.
✓ Cuando quieras mostrar los pequeños cambios de un grupo de datos en un lapso de tiempo.
Ya que hay varios tipos de gráficos, es importante que evalúes cuál es el mejor para tu necesidad.
Ventajas y desventajas del gráfico de líneas
Para que puedas usar tu gráfico de líneas adecuadamente, te dejamos las ventajas y desventajas de usar
este tipo de representación estadística:
Ventajas
La ventaja principal de usar un gráfico de líneas es que es bastante claro. Los cambios grandes y pequeños,
pueden verse fácilmente.
Además de que es muy fácil de realizar, así como de interpretar.
Desventajas
No utilices un gráfico de líneas para mostrar las partes de un todo, ni para ilustrar porcentajes. Los valores
deben ser definidos y mostrar la cantidad lograda en una secuencia de fechas reales establecidas.
Gráfico de líneas
Tipos de gráfico de líneas
Hay varios tipos de gráficos de líneas para tu uso, de acuerdo a la situación que te aplique.
Elige el que consideres más adecuado. Recuerda que puedes usar varios tipos en un mismo reporte según lo
veas necesario.
Líneas
En el gráfico de líneas básico, solo debes establecer los valores para cada punto de la gráfica. Por ejemplo,
en el caso de que estés representando una comparativa de las ventas obtenidas el mes de septiembre del
2022, respecto a las ventas obtenidas el mes de septiembre en el año 2021, asegúrate de asignar un color
distintivo para cada año, de tal forma que en tu gráfico pueda contemplarse muy bien aunque las líneas se
crucen en varios puntos.
Así tendríamos:
En este caso, la gráfica se mostraría así:

Líneas apiladas
En el gráfico de líneas apiladas, los puntos de cada valor se definen clara y articuladamente, haciendo más
notorias las comparativas de datos estadísticos.
De este modo, usando el ejemplo anterior, tu gráfico de líneas apiladas se vería así:
Lineas 100% apiladas

El gráfico de líneas 100% apiladas, muestra cada tendencia en una capa distinta. Es bastante llamativo
visualmente y logra mostrar la relación de los datos para evaluar suavemente el movimiento y crecimiento
conjunto.

Gráfico combinados
Hay ocasiones en las que necesitamos combinar dos tipos de gráficos en uno solo para enfatizar las similitudes
o diferencias entre las series de datos mostradas. Los gráficos combinados en Excel nos permitirán conseguir
ese efecto visual que nos facilitará la comprensión de la información.
En resumen, un gráfico combinado es un gráfico que combina dos tipos de gráficos diferentes en uno solo. La
siguiente imagen muestra un ejemplo de un gráfico combinado.
Este gráfico es la combinación de un gráfico de columnas y un gráfico de línea de Excel y en esta ocasión te
mostraré todos los pasos necesarios para crear este tipo de gráfico.
Crear gráficos combinados en Excel
Supongamos que la siguiente tabla es la información de Ventas vs. Ganancias de una empresa durante todo
un año y queremos crear un gráfico combinado que nos permita visualizar el comportamiento de las ganancias
respecto a las ventas.
Para iniciar, seleccionaré alguna celda del rango de datos y de inmediato iré a la
ficha Insertar > Gráficos > Columna y seleccionaré la opción Columna agrupada.

Se insertará un gráfico que

mostrará las columnas para
cada una de las series de
datos y podrás identificarlas
fácilmente por su color y la
leyenda desplegada al lado
derecho del gráfico.
Ahora debes decidir la serie que permanecerá con columnas y la serie que será convertida en una línea. Para
nuestro ejemplo, convertiremos la serie que representa la columna Ganancia y que está representada en este
momento por las columnas de color rojo.
Así que, haré clic derecho sobre cualquiera de las columnas de color rojo y seleccionaré la opción Cambiar tipo
de gráfico de series tal como se muestra en la siguiente imagen.

De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico y deberás elegir el tipo de gráfico para
representar la serie de datos recién elegida. La siguiente imagen muestra el momento en que elijo el gráfico
de Línea con marcadores.
Al hacer clic en el botón Aceptar, se hará el

cambio en el tipo de gráfico y tendremos
nuestro gráfico combinado como se muestra
en la siguiente imagen.

OTRO MÉTODO PARA CREAR GRÁFICOS COMBINADOS

Hay ocasiones en las que no podemos distinguir adecuadamente alguna de las series dentro del gráfico y nos
vemos obligados a seguir algunos pasos diferentes para crear nuestro gráfico combinado.
Por ejemplo, considera la siguiente tabla de datos que representa las unidades en inventario de cada mes para
un producto y en otra columna las unidades defectuosas que se han encontrado.
Quiero que el gráfico combinado tenga las unidades en inventario representadas por columnas y las unidades
defectuosas como una línea. Sin embargo, al dar el primer paso y crear el gráfico de columnas agrupadas es
casi imposible distinguir la serie Defectos en color rojo.
Si tienes problemas para hacer clic derecho sobre alguna de las series para cambiar el tipo de gráfico, entonces
puedes hacer lo siguiente. Selecciona el gráfico y ve a la ficha Herramientas de gráfico > Presentación y dentro
del grupo Selección actual encontrarás una lista desplegable donde deberás elegir la serie de datos que deseas
seleccionar.

Una vez hecha la selección, debes ir a la ficha Herramientas de gráfico > Diseño y dentro de
grupo Tipo deberás hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.
Se mostrará el mismo cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico de la sección anterior y podré elegir el gráfico
de líneas para mi serie de datos. El resultado lo puedes ver en la siguiente imagen.
Aunque hemos podido crear el gráfico combinado en Excel, es imposible ver las variaciones en el gráfico de
línea porque las cantidades son mucho menores que las representadas por el gráfico de columnas. La solución
a este problema la encontraremos en la siguiente sección.
EJE SECUNDARIO EN GRÁFICOS COMBINADOS

Cuando la escala de una serie de datos es mucho menor que la otra, podemos pedir a Excel que agregue un
eje secundario al gráfico que nos permita visualizar correctamente alguna de las series.
Tomando como ejemplo nuestro gráfico anterior, puedes hacer clic derecho sobre la serie de datos y elegir la
opción Dar formato a serie de datos. Si tienes dificultad en hacer clic derecho sobre la serie de datos, puedes
ir a la ficha Herramientas de gráficos > Presentación, hacer la selección desde la lista desplegable y pulsar el
botón Aplicar formato a la selección.

Cualquiera de las dos opciones anteriores mostrará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos y deberás
asegurarte de elegir la sección Opciones de serie en el panel izquierdo y posteriormente seleccionar la
opción Eje secundario.
Al cerrar el cuadro de diálogo podrás observar que el gráfico de línea se puede distinguir claramente dentro de
nuestro gráfico combinado y además se mostrará el eje secundario a la derecha del gráfico.
De esta manera hemos creado un gráfico combinado en Excel que utiliza un eje secundario para desplegar
adecuadamente la escala de una de las series de datos.

Gráfico de Porcentaje en Excel
El objetivo de este tutorial es mostrar cómo hacer un gráfico de porcentaje basado en diferentes conjuntos de
datos.
Empezar con Datos
Creación de un Gráfico de Barras Apiladas
1. Resalte los datos

2. Haga clic en Insertar
3. Seleccionar Gráficos
4. Haga clic en Gráfico de Columnas Apiladas
Añadir Total Artículos
Crea una fórmula SUMA para cada uno de los elementos para entender el total de cada uno.

Encontrar Porcentajes
Duplique la tabla y cree un porcentaje del total de artículos para cada uno utilizando la siguiente fórmula
(Nota: utilice $ para bloquear la referencia de la columna antes de copiar + pegar la fórmula en toda la tabla).
Cada porcentaje total por artículo debe ser igual a 100%.
Añadir Etiquetas de Datos en el Gráfico
1. Haga clic en Gráfico

2. Seleccione el signo +
3. Marque Etiquetas de datos

Cambiar Etiquetas a Porcentaje
Haga clic en cada etiqueta de datos individual y vincúlela al porcentaje de la tabla realizada.
Gráfico Porcentual Final en Excel
El gráfico final muestra la variación porcentual de cada una de las partidas por trimestre.

¿Qué es una gráfica circular?

Una gráfica circular es la representación de porcentajes y/o categorías, en un círculo. Muy similar a una
torta o pastel. Es bastante conocida por ilustrar las proporciones de los datos tabulados.
¿Cuándo utilizar un gráfico circular?

Aunque el gráfico circular es bastante común y conocido, no puede ser usado siempre. Hay muchos tipos de
gráficos adicionales que pueden ser usados de acuerdo al tipo de análisis de los datos que debas mostrar.
Puedes trabajar con un gráfico circular si la información con la que estás tratando presenta las siguientes
características:
• Cuando trates con datos porcentuales.

• Si las categorías son menores o iguales a 6 o 7 tipos de clasificaciones.
• En caso de querer resaltar la categoría predominante de un conjunto de datos.
• Solo si los datos no deben mostrar una progresión en el tiempo y no son parte de una secuencia.
• En el caso de querer mostrar rápidamente la proporción de los datos relacionados.
• Para ilustrar las diferencias entre áreas de sectores, tales como en posiciones o longitudes.
Ventajas y desventajas de la gráfica circular
Para que el uso de la gráfica circular sea funcional, ten en cuenta las ventajas y desventajas de usarla.
Ventajas
Algunas de las ventajas de la gráfica circular son:
• Proporciona una excelente representación visual de las partes o categorías de un conjunto de datos.
• Refleja las cantidades proporcionales de cada fracción.
• Es bastante útil cuando tratas con pocas categorías de grupos de datos.

• Es excelente si quieres ampliar el rango visual de los datos representados en colores.
• Muestra visualmente las partes predominantes.
Desventajas
Las desventajas al trabajar con una gráfica circular son:
• No sirve para mostrar datos en secuencia.

• Es inútil si quieres mostrar los cambios de los datos cronológicamente.
• Tampoco puede ser usado si las categorías que estás manejando, son superiores a las mínimas
requeridas.
• Si los valores comparados no presentan diferencias notorias, no podrás visualizarlas claramente en
un gráfico circular.
Ten en cuenta también, que hay varias formas de trabajar con un gráfico circular.
Tipos de gráfico circular

No todos los datos que quieres representar, se ven bien con el mismo tipo de gráfico circular. Aquí te
enseñamos los diferentes tipos, para que elijas el que mejor se adapte a tu tabulación de los datos:
Circular
Puedes usar un gráfico circular para mostrar la relación de sus partes con respecto a su totalidad, ya que su
forma de torta, puede hacer visibles las tajadas individuales.
Recuerda que debes usar pocas categorías para que sea visualmente claro. Recuerda que también puede
ser semicircular (al trabajar con el conteo de votos, por ejemplo), o irregular (cómo en encuestas).

Circular 3D
Los gráficos en 3D son muy populares, ya que son visualmente más atractivos por su dinamismo. También
puedes crear un gráfico circular 3D para que tus gráficos simples de pequeñas categorías, tengan un toque
único. Este formato hará más visual la forma del gráfico con sus respectivas rebanadas.
Gráfico circular con subgráfico circular

Aunque anteriormente te hemos mostrado cómo es que un gráfico circular debe ser usado en pocas
categorías, un gráfico circular con subgráfico circular, puede ayudarte a ilustrar aquellas subcategorías que
quedarían perdidas en tu torta.
Tiene como objetivo, crear un efecto de zoom o visión aumentada, en las categorías más pequeñas. Sirve
como un desglose de categorías.
Gráfico circular con subgráfico de barras
En el caso anterior en que requieras unir dos tipos de evaluación de la información para desglosar categorías
inferiores, puedes usar un gráfico circular con subgráfico de barras para darle un sentido completo a tus
análisis. Es una alternativa de impacto en tus informes, ya que permite complementar y anexar, información
relacionada a los grupos de datos que estás mostrando.

Anillos
Si la comparación de los valores que quieres lograr, es sobre longitudes, un gráfico de anillos es ideal. El
centro vacío te será muy útil para poner información adicional que te sirva para ampliar los datos evaluados.
Para que el tipo de gráfica circular que elijas esté completo, debes asegurarte de que estén dispuestas todas
sus partes.
Elementos de una gráfica circular

Tu gráfica circular cuenta con varios elementos indispensables para la buena interpretación de los datos a
representar. Cada elemento debe ser incluido para su presentación:
1. Título: Describe brevemente el tipo de información que vas a presentar y la población a la que está
dirigida.
2. Cuerpo: Es la parte principal donde se encuentran todos los datos que vas a mostrar. Es decir, la
gráfica en sí misma.
3. Categorías: Es la descripción por colores de las etiquetas, en las que se divide tu gráfica circular.
Usualmente se lleva a cabo en un recuadro inferior. Comparten un rasgo o característica que las
diferencia individualmente.
4. Medidas: Son los valores porcentuales que lleva cada categoría o tajada de la gráfica. Muestra la
frecuencia de cada parte y está puesta como una etiqueta.
5. Año: Siempre debes añadir el año en el que se tomó la muestra de los datos presentados o, el año
en el que se publicó el estudio. Usualmente se establece en la parte inferior de las categorías.
6. Fuente: Aquí debes exponer la reseña de las fuentes donde obtuviste la información del análisis. Es
decir, las referencias que usaste para el estudio.
De este modo, tu presentación queda completa. Ahora puedes empezar a hacer tu gráfica circular.
Cómo hacer una gráfica circular

Crear una gráfica circular en Excel es bastante fácil. Solo debes seguir los siguientes pasos:
• Paso 1: Selecciona los datos que vas a representar, en tu hoja de cálculo.

• Paso 2: Ve a Insertar > Gráficos y selecciona el tipo de gráfico circular de tu preferencia: Gráfico
circular, Gráfico circular 3D, Anillo o Más gráficos circulares para otros tipos de gráficos
circulares.
• Paso 3: Ajusta todos los toques finales, de color, estilo, fuentes, etc. Usando tu barra de herramientas
de Excel. Si requieres mostrar, ocultar o dar formato a los títulos de eje y etiquetas de tu gráfico, ve
a Elementos.
Gráfico con subgraficos
Crear un gráfico circular con subgráfico
La creación de este tipo de gráfico es muy sencilla. Solamente selecciona la tabla de datos tal como lo hacemos
para crear cualquier tipo de gráfico.
En la ficha Insertar, dentro del grupo Gráficos, pulsa el botón Circular y selecciona la opción Gráfico circular
con subgráfico circular.

Personalizar el subgráfico circular
Excel nos permite personalizar el subgráfico de manera que podamos indicar el número de elementos
mostrados en él. En el ejemplo anterior, el subgráfico mostraba 4 elementos, pero puedo configurarlo para que
muestre 3 elementos.
Para hacer esta configuración haz clic derecho sobre el gráfico y selecciona la opción Dar formato a series de
datos y en la sección Opciones de serie observarás una opción llamada Segundo trazado contiene últimos:
Modifica el número de valores mostrados y el subgráfico se adaptará a la nueva configuración:
También podemos hacer el ajuste del subgráfico por porcentaje, es decir, indicar que el subgráfico contenga
aquellos elementos que estén por debajo del porcentaje indicado. Por ejemplo, para que el subgráfico muestre
aquellos valores que tienen menos del 10% debemos seleccionar la opción Valor del porcentaje y en la parte
inferior especificar el porcentaje requerido:

Excel ajustará el gráfico circular de manera que todos aquellos sectores que tienen un valor menor al 10%
formarán parte del subgráfico.
Minigráficos
Es importante saber que, a diferencia de los gráficos de Excel, los minigráficos solo pueden representar una
serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten crear los minigráficos se encuentran en la ficha
Insertar y dentro del grupo Minigráficos.
Tipos de minigráficos en Excel
Existen tres tipos diferentes de minigráficos en Excel y son los siguientes:
• Línea: Similar a un gráfico de línea

• Columna: Similar al gráfico de columnas.
• Ganancia o pérdida: Este tipo de minigráfico no tiene parecido con ningún gráfico de Excel
ya que solo representa dos tipos de valores: ganancias o pérdidas. Un cambio positivo en los
datos será representado como ganancia mientras que un cambio negativo como pérdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigráficos en el mismo orden en que
fueron mencionados:

Cómo crear un minigráfico
Para crear un minigráfico debemos seleccionar primero los datos que serán graficados. Es importante
seleccionar solamente los datos, sin títulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a la ficha Insertar y
dentro del grupo Minigráficos pulsar el botón correspondiente al tipo de minigráfico que deseamos crear lo
cual mostrará el cuadro de diálogo Crear grupo de Minigráfico.
Dentro del cuadro de diálogo debemos seleccionar el rango de celdas donde serán colocados los minigráficos
y pulsar el botón Aceptar. Cada minigráfico quedará vinculado a los datos y si existe alguna modificación, el
minigráfico será actualizado automáticamente.
Si al momento de crear los minigráficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel creará
un grupo de minigráficos. Una manera rápida de saber si los minigráficos están agrupados es
seleccionando uno de ellos y Excel colocará un borde y un color de fondo especial sobre todos los
minigráficos del mismo grupo.
Una ventaja de tener los minigráficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier cambio en el
estilo será aplicado de manera automática a todo el grupo. Sin embargo, si quieres desagrupar

los minigráficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando Herramientas para
minigráfico > Diseño > Agrupar > Desagrupar.
Cambiar el tipo de minigráfico
Si después de crear los minigráficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario eliminarlos y
volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer seleccionando el grupo de
minigráficos y en Herramientas para minigráfico, dentro del grupo Tipo, elegir el nuevo tipo.
Editar un minigráfico
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigráficos es cambiar su estilo, es decir, los
colores utilizados en el minigráfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente desde Herramientas
para minigráfico > Estilo.
Además de poder elegir un nuevo estilo, también podemos mostrar puntos específicos dentro del minigráfico
como los siguientes:
• Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.

• Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.

• Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
• Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
• Último punto: Resalta el último punto de la serie.
• Marcadores: Sólo disponible para los minigráficos de línea que coloca marcadores para
todos los puntos de la serie.
Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a través de las cajas de selección ubicadas en la
ficha Herramientas para minigráfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edición de un minigráfico es la modificación de su tamaño.

La manera de aumentar o disminuir el tamaño de un minigráfico es modificando el ancho o el alto de la celda
a la que pertenece ya que el minigráfico se ajustará para ocupar la totalidad de la celda. Por otro lado, ya que
es posible colocar un minigráfico dentro de celdas combinadas, podemos aumentar el tamaño de un
minigráfico combinando varias celdas evitando así la modificación del ancho o alto de celdas individuales.
Borrar un mini gráfico
Un minigráfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es necesario
seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigráfico y pulsar el botón Borrar.
El botón Borrar nos permite eliminar solo el minigráfico seleccionado, que es la opción predeterminada, o
también podemos borrar todo el grupo de minigráficos. Estas mismas opciones de borrado las encontramos al
hacer clic derecho sobre un minigráfico y seleccionando la opción de menú Minigráficos.

¿De qué forma se hace un gráfico de personas en Excel?

El procedimiento para la creación de un gráfico de personas en Excel es bastante similar al procedimiento
que realizamos para la creación de un gráfico básico, la única diferencia es que no lo encontraremos en el
grupo ‘Gráficos’ de la pestaña ‘Insertar’ si no que lo encontraremos en el grupo ‘Complementos’ de la
misma pestaña. Si se trata de la primera vez que usamos este complemento, Excel nos solicitará permisos
para la instalación, sobretodo si se trata de una versión que no lo trae por defecto.
Una vez instalado iniciamos nuestra base de datos, tal como lo haríamos para crear un gráfico de columnas,
no importan si estos datos no están asociados a alguna tabla o formula, luego hacemos clic en la pestaña
‘Insertar’ y luego nos vamos al grupo ‘Complementos’, allí veremos un botón con forma de persona o
muñeco, al hacer clic allí nos mostrará un gráfico predeterminado que nada tiene que ver con nuestra base de
datos.
Para conectar el gráfico con nuestros datos, debemos hacer clic en el área blanca del gráfico que vemos
en pantalla para tener acceso al botón ‘Datos’, hacemos clic y le colocamos un nombre, luego lo que resta
hacer es seleccionar los datos haciendo clic en el primero y arrastrando el mouse hasta el último dato,
finalmente hacemos clic en ‘Crear’.
¿Cómo modificar el tipo, el tema y la forma de este gráfico?
Generalmente cuando creamos un gráfico de personas, este viene con pequeñas siluetas de personas a color,
pero estos no son los únicos disponibles, también los podemos personalizar haciendo clic en el botón
‘Herramientas’ que vemos justo al lado del botón ‘Datos’ del gráfico, allí podremos dar un toque personal a
nuestro gráfico, en ‘Tipo’ podemos cambiar el tipo de gráfico dependiendo de lo que queramos representar, en
‘Tema’ podemos cambiar los colores y en ‘Forma’ podemos cambiar la silueta por el dibujo que nos llame
más la atención.
Crear un gráfico de mapa con tipos de datos

1. Los gráficos de mapas se han vuelto aún más fáciles con los tipos de datos geography. Solo tiene que
introducir una lista de valores geográficos, como país, estado, condado, ciudad, código postal, y así
sucesivamente, seleccione la lista y vaya a la pestaña Datos > Tipos de datos > Geography. Excel
convertirá automáticamente los datos en un tipo de datos geográfico e incluirá propiedades relevantes
para los datos que puede mostrar en un gráfico de mapa. En el siguiente ejemplo, hemos convertido
una lista de países en tipos de datos geográficos y, a continuación, hemos seleccionado los ingresos
fiscales (%) del control Agregar columna para usarlo en nuestro mapa.

2. Ahora es el momento de crear un gráfico de mapa, por lo que seleccione cualquier celda dentro del
rango de datos y, a continuación, vaya a la pestaña Insertar > gráficos >Mapas> maparelleno.

3. Si la vista previa tiene un buen aspecto, presione Aceptar. Dependiendo de los datos, Excel insertará
un mapa de valores o categorías.
Sugerencia: Si los datos están configurados como una tabla Excel y, acontinuación, agrega un país a la lista,
Excel los actualizará automáticamente como un tipo de datos geográfico y actualizará el gráfico de mapa
vinculado. De forma similar, si quita un país, Excel también lo quitará del gráfico.
Dar formato al gráfico de mapa
Una vez creado el gráfico de mapas, puede ajustar fácilmente su diseño. Solo tiene que hacer clic en el mapa
y, a continuación, elegir entre las pestañas Diseño de gráfico o Formato de la cinta de opciones. También
puede hacer doble clic en el gráfico para iniciar el Panel de tareas Formato de objeto,que aparecerá en el lado
derecho de la ventana Excel objeto. Esto también mostrará las opciones de serie específicas del gráfico de
mapa (vea a continuación).
Notas:
§ Hay varias opciones de serie específicas del gráfico de mapas,pero no son compatibles con
dispositivos Android o Excel Mobile. Si necesita algunas de las opciones de la serie de mapas, puede
crear el gráfico en Excel para Windows o Mac y verlo en un dispositivo Android o Excel Mobile.

§ Proyecciones de mapa: cambie el estilo de proyección del mapa. De forma predeterminada, Excel
mostrará el estilo más eficiente.
§ Área de mapa: cambie el nivel de zoom del mapa, que va desde una vista de estado o provincia, hasta
la vista del mundo.
§ Etiquetas de mapa: mostrar nombres geográficos para sus países o regiones. Elija mostrar los nombres
en función del ajuste o mostrar todas las etiquetas.

Referencias Bibliográficas
JM Formación y Asesoría (2016), Microsoft Excel 2016 Jornada Nivel Básico, Recuperado de:
https://www.ehu.eus/documents/2632144/7314196/MANUAL+-EXCEL2016-BASICO.pdf/c7752693-
6d50-0ede-00b0-277a0ab63a6c?t=1511870888000
Microsoft Learning y la editorial John Wiley & Sons, Inc. Microsoft y Wiley (2016), Microsoft Official
Academic Course (MOAC) de Microsoft Office 2016, Recuperado de:
https://www.onslow.k12.nc.us/site/handlers/filedownload.ashx?moduleinstanceid=109819&dataid=
109144&FileName=EXCEL%2016%20Textbook%20-%20Espanol.pdf
Ortiz Moisés (2024), Bases de Datos en Excel, Recuperado de: https://exceltotal.com/base-de-datos-en-

excel/
Pickelny Marcelo & Tarrachano Eugenia(2016), Excel 2016 Manual Completo, Recuperado de:
http://www.mxmedia.com.ar/capacitacion/teoria/Excel%202016%20-%20Completo.pdf

Manual de Excel

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Excel

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

AUTOMATIZACIÓN DE BASES DE DATOS EN EXCEL INTERMEDIO

Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo

AUTOMATIZACIÓN DE BASES DE DATOS EN EXCEL

ING. LOURDES CERA MERCADO

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 1

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 2

Utilizar una función como prueba lógica ........................................................................................................... 40

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 3

Grafico de barras ........................................................................................................................................ 68

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 4

Cambiar el tipo de minigráfico................................................................................................................ 89

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 5

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 6

Personalizar la cinta de opciones en Office

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 7

Bases de datos en Excel

¿Por qué es esencial saber crear una base de datos en Excel?

Ventajas y desventajas de crear bases de datos en Excel

Ventajas de las bases de datos en Excel

Desventajas de las bases de datos en Excel

Elementos de las bases de datos en Excel

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 9

Pasos para crear una base de datos en Excel

1. Crear Documento en Excel

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 10

Si quieres puedes darle un formato a tu base de datos.

Ahora ve a la hoja «DATOS».

Copia en columnas diferentes los datos que recolectarás de los clientes.

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 11

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 12

2. Agrega fórmulas para que funcione

Allí introducirás la siguiente fórmula:

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 13

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 14

Donde dice «Tipo», escribe: \A\0000 y da clic en «Aceptar».

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 15

Sigue el mismo proceso para cambiar el formato de celdas.

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 16

3. Añade un botón para guardar datos

Ve a «Archivo» y luego a «Opciones».

Te saldrá la siguiente ventana.

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 17

Elige la pestaña «Personalizar cinta de opciones».

Y selecciona «Desarrollador». No olvides hacer clic en «Aceptar».

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 18

Podrás ver una nueva pestaña en tu Excel.

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 19

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 20

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 21

4. Programa tu botón para que guarde la información

En la ventana guarda la macro con el nombre «GUARDAR» y da clic en «Aceptar».

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 22

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 23

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 24

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 25

Luego en la hoja «DATOS» usa «CTRL+V» en la columna de «Código».

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 26

Cuando hayas terminado haz clic en «Guardar documento».

Luego en la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Detener grabación».

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 27

Elige la opción «GUARDAR» que creaste y acepta.

5. Prueba tu base de datos

Elaboro: Ing. Lourdes Cera Mercado CECATI 115 28

Ve a la hoja «Registros», allí encontrarás la información.