Excel Avanzado PDF

Gerencie.com. Manual de Excel Avanzado.
ISBN 978-958-44-9371-2
Contenido
Introducción ......................................................................................................................... 16
Introducción sobre algunos aspectos básicos de Excel ........................................................ 17
Botón de Office /Archivo de Excel .................................................................................... 17
Opciones de Excel ............................................................................................................. 17
Barras de tareas en Excel.................................................................................................. 21
Predeterminar libro al iniciar Excel................................................................................. 22
Predeterminar carpeta o directorio donde se han de guardar los libros ........................ 23
Predeterminar autor del libro .......................................................................................... 24
Predeterminar el número de hojas de un libro ................................................................ 25
Predeterminar fuente y tamaño de la fuente .................................................................. 26
Principales teclas de función ............................................................................................ 27
Permitir que varios usuarios trabajen en un mismo libro de Excel.................................. 29
Insertar comentarios en una celda ................................................................................... 31
Crear una firma digital ...................................................................................................... 33
Crear una firma digital en Excel 2007 ........................................................................... 34
Crear una firma digital en Excel 2010 ........................................................................... 36
Zoom en Excel ................................................................................................................... 37
Ingresar datos en varias hojas al mismo tiempo ............................................................. 39
Listas personalizadas en Excel .......................................................................................... 39
Cálculos y operaciones básicas en Excel............................................................................... 41
Operadores en Excel ......................................................................................................... 41
Sumar, restar, dividir y multiplicar ................................................................................... 42
Aproximar o redondear valores enteros .......................................................................... 44
Aproximar o redondear valores con decimales ............................................................... 45
Replicar cálculos con copiar y pegar................................................................................. 46
Rellenar celdas con datos en serie ................................................................................... 47
ISBN 978-958-44-9371-2
Opciones de pegado especial ........................................................................................... 48

Referencias absolutas y referencias relativas .................................................................. 49
Referencia Relativa ....................................................................................................... 49
Referencia Absoluta...................................................................................................... 50
Referencia Mixta........................................................................................................... 52
Incorporar ruta de la hoja o el libro en las fórmulas de Excel .......................................... 53
Operaciones con fechas y horas ....................................................................................... 54
Restar fechas ................................................................................................................ 54
Obtener la edad en años .............................................................................................. 57
Fechas fijas en Excel ..................................................................................................... 58
Fecha futura en Excel ................................................................................................... 59
Día de la semana en Excel según la fecha .................................................................... 59
Determinar en Excel cuántos domingos hay en un rango de fechas ........................... 60
Sumar o restar horas en Excel ...................................................................................... 61
Mostrar en Excel la hora en que un empleado ingresa a la empresa .......................... 62
Separar fechas y horas.................................................................................................. 63
Restar horas .................................................................................................................. 63
Personalizar nuestro libro de trabajo ................................................................................... 64
Agregar opciones a la barra de herramientas .................................................................. 64
Eliminar barras y encabezados ......................................................................................... 65
Ver y trabajar en dos libros al tiempo .............................................................................. 68
Ver y trabajar simultáneamente en varias hojas del mismo libro .................................. 68
Inmovilizar ventanas o paneles ........................................................................................ 70
Darle color a las pestañas de las hojas ............................................................................. 72
Cambiar el color de las líneas de división de las celdas ................................................... 73
Dar formato a la información ............................................................................................... 73
Celdas................................................................................................................................ 74
Números ........................................................................................................................... 75
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Fuentes ............................................................................................................................. 76
Bordes y diseño de celda .................................................................................................. 77
Alineación ......................................................................................................................... 79
Filas ................................................................................................................................... 80
Columna ............................................................................................................................ 81
Hoja ................................................................................................................................... 82
Combinar Celdas ............................................................................................................... 83
Inicio -> General -> Número -> ............................................................................................. 83
Formato condicional ............................................................................................................. 84
Resaltar valores duplicados .............................................................................................. 85
Indicadores de semáforos ................................................................................................ 87
Asignar varias reglas de formato a una misma celda ....................................................... 88
Sombrear celdas que estén vacías ................................................................................... 91
Sombrear filas según valor seleccionado de una lista ...................................................... 92
Impresión de documentos en Excel ..................................................................................... 94
Establecer un área de impresión ...................................................................................... 94
Configurar pagina ............................................................................................................. 96
............................................................................................................................... 96
Ocultar datos para imprimir ........................................................................................... 104
Gráficos ............................................................................................................................... 105
Creación de gráficos ....................................................................................................... 105
Hacer un gráfico en una ventana nueva......................................................................... 110
Cambiar tipo de gráfico .................................................................................................. 111
Agregar titulo al gráfico .................................................................................................. 112
Diseño -> Título del gráfico ................................................................................................. 112
Diseño -> Título del eje ....................................................................................................... 113
Propiedades del gráfico .................................................................................................. 114
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Herramientas de gráficos -> presentación ......................................................................... 114

Gráficos con rangos dinámicos ....................................................................................... 116
Aceptar ............................................................................................................................... 117
Proteger información ......................................................................................................... 122
Proteger libro.................................................................................................................. 122
Proteger hoja .................................................................................................................. 122
Ocultar fórmulas ............................................................................................................. 124
Bloquear celdas con fórmulas ........................................................................................ 125
Proteger una hoja en Excel de forma “Express” ............................................................ 126
Trabajar con nombres en Excel .......................................................................................... 128
Asignar nombre a un rango ............................................................................................ 129
Definir nombres con rangos dinámicos .......................................................................... 129
Editar y eliminar nombres de rangos ............................................................................. 131
Asignar nombres existente a un rango de celdas........................................................... 132
Validación de datos ............................................................................................................ 133
Validad un valor .............................................................................................................. 133
Mensajes de error en la validación de datos.................................................................. 135
Mensaje de entrada en la validación de datos............................................................... 136
Impedir el ingreso de datos duplicados o repetidos ...................................................... 137
Limitar longitud de datos a ingresar............................................................................... 139
Listas desplegables ......................................................................................................... 139
Listas desplegables dependientes .................................................................................. 141
Listas desplegables con rangos dinámicos ..................................................................... 146
Funciones en Excel.............................................................................................................. 148
Funciones financieras ..................................................................................................... 150
Función PAGO ............................................................................................................. 150
Función TASA .............................................................................................................. 151
Función NPER.............................................................................................................. 153
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Función PAGOPRIN ..................................................................................................... 156

Función PAGO.INT.ENTRE ........................................................................................... 158
Función PAGO.PRINC.ENTRE ...................................................................................... 159
Función TIR ................................................................................................................. 161
Función VF .................................................................................................................. 162
Función VF.PLAN......................................................................................................... 162
Funciones de fecha y hora .............................................................................................. 163
Función HORA ............................................................................................................. 163
Función AÑO ............................................................................................................... 164
Función DÍA................................................................................................................. 165
Función HOY ............................................................................................................... 165
Función DIAS360 ......................................................................................................... 166
Funciones matemáticas .................................................................................................. 167
Función CONTAR......................................................................................................... 167
Función CONTARA ...................................................................................................... 168
Función CONTAR.SI ..................................................................................................... 169
Función CONTAR.SI.CONJUNTO................................................................................ 170
Función SUMA ............................................................................................................ 171
Función SUMAR.SI ...................................................................................................... 172
Función SUMAR.SI.CONJUNTO ................................................................................... 173
Funciones de redondeo numérico.................................................................................. 175
Función ENTERO ......................................................................................................... 175
Función MULTIPLO.SUPERIOR .................................................................................... 176
Función REDONDEA.IMPAR ........................................................................................ 176
Función REDONDEAR .................................................................................................. 177
Función REDONDEAR.MAS ......................................................................................... 178
Función REDONDEAR.MENOS .................................................................................... 178
Función RESIDUO ........................................................................................................ 179
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Función TRUNCAR....................................................................................................... 179

Función ALEATORIO .................................................................................................... 180
Función ALEATORIO.ENTRE ........................................................................................ 181
Función K.ESIMO.MAYOR ........................................................................................... 181
Función K.ESIMO.MENOR ........................................................................................... 182
Función TRANSPONER ................................................................................................ 183
Funciones de base de datos ........................................................................................... 184
Función BDPRODUCTO ............................................................................................... 184
Función BDSUMA........................................................................................................ 185
Función BDCONTAR .................................................................................................... 187
Función BDCONTARA.................................................................................................. 187
Función BDMAX .......................................................................................................... 188
Función BDMIN ........................................................................................................... 189
Función BDPROMEDIO ............................................................................................... 190
Funciones lógicas ............................................................................................................ 191
Función O .................................................................................................................... 191
Función Y .................................................................................................................... 194
Función SI.................................................................................................................... 195
Función ESERROR ....................................................................................................... 198
Funciones de texto ......................................................................................................... 199
Función CONCATENAR................................................................................................ 199
Función ESPACIOS....................................................................................................... 200
Función EXTRAE .......................................................................................................... 201
Función DERECHA ....................................................................................................... 202
Función IZQUIERDA .................................................................................................... 202
Funciones de búsqueda y referencia .............................................................................. 203
Función BUSCAR ......................................................................................................... 203
Función BUSCARV ....................................................................................................... 205
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Función BUSCARH ....................................................................................................... 206

Función COINCIDIR ..................................................................................................... 206
Función INDICE ........................................................................................................... 208
Función INDIRECTO .................................................................................................... 209
Función DESREF .......................................................................................................... 210
Funciones matriciales ..................................................................................................... 212
Función SUMAPRODUCTO.......................................................................................... 212
Otras formulas matriciales ......................................................................................... 214
Anidación de funciones .................................................................................................. 215
Funciones INDICE Y COINCIDIR anidadas ................................................................... 216
Buscar a la izquierda del valor referencia .................................................................. 217
Funciones BUSCARV y COINCIDIR anidadas ............................................................... 218
Funciones PRODUCTO y BUSCARV ............................................................................. 219
Funciones BUSCARV, BUSCARH y SUMAPRODUCTO ................................................. 219
Funciones ESERROR y BUSCARV ................................................................................. 221
Mensajes de error más frecuentes y como evitarlos o solucionarlos ............................ 222
#¿Nombre? ................................................................................................................. 222
#¡VALOR! .................................................................................................................... 223
#¡DIV/0! ...................................................................................................................... 224
#¡ref! ........................................................................................................................... 224
##### .......................................................................................................................... 225
Auditoria de formulas ..................................................................................................... 226
Comprobación de errores........................................................................................... 226
Rastrear precedentes ................................................................................................. 227
Rastrear dependientes ............................................................................................... 229
Mostrar fórmulas ........................................................................................................ 230
Evaluar fórmula .......................................................................................................... 230
Ventana inspección .................................................................................................... 232
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Operaciones con datos Excel 2010 ..................................................................................... 233

Consolidar Datos............................................................................................................. 233
Agrupar y Esquema......................................................................................................... 237
Manejo de Subtotales..................................................................................................... 244
Plantillas en Excel ........................................................................................................... 249
Tablas de datos ............................................................................................................... 251
Crear una tabla ........................................................................................................... 253
Modificar la estructura de una tabla .......................................................................... 255
Estilo de una tabla ...................................................................................................... 257
Ordenar una tabla de datos........................................................................................ 258
Filtros en tablas .......................................................................................................... 259
Funciones de base de datos ....................................................................................... 261
Crear un resumen de datos ........................................................................................ 263
Tablas con rangos dinámicos en Excel ....................................................................... 265
Tablas dinámicas............................................................................................................. 265
Crear tabla dinámica................................................................................................... 267
Filtros de tabla dinámica ............................................................................................ 270
Operaciones en tablas dinámicas ............................................................................... 273
Tablas dinámicas con rangos dinámicos .................................................................... 276
Gráficos con tablas dinámicas .................................................................................... 278
Segmentación de datos .............................................................................................. 280
En lazar y consolidar hojas ............................................................................................. 283
Análisis de sensibilidad ................................................................................................... 287
Escenarios ................................................................................................................... 288
Buscar objetivo ........................................................................................................... 297
Solver .......................................................................................................................... 301
Operaciones con datos Excel 2007 ..................................................................................... 307
Consolidar datos ............................................................................................................. 308
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Agrupar y esquema......................................................................................................... 310

Manejo de subtotales ..................................................................................................... 315
Plantillas en Excel ........................................................................................................... 319
Tablas de datos ............................................................................................................... 322
Crear una tabla ........................................................................................................... 322
Ordenar una tabla ...................................................................................................... 325
Filtros en tabla ............................................................................................................ 327
Crear tabla dinámica................................................................................................... 335
Operaciones en tablas dinámicas ............................................................................... 341
Tablas dinámicas con rangos dinámicos .................................................................... 343
Gráficos con tablas dinámicas .................................................................................... 346
En lazar y consolidar hojas ............................................................................................. 347
Buscar objetivo ........................................................................................................... 351
Escenarios ................................................................................................................... 353
Solver .......................................................................................................................... 358
Programación en Excel ....................................................................................................... 361
Visualizar la pestaña “Programador” ............................................................................. 361
Abrir el editor de Visual Basic ......................................................................................... 363
Crear una macro ............................................................................................................. 365
Ejecutar una macro......................................................................................................... 366
Asignar una macro a un botón ....................................................................................... 368
Configurar la seguridad de las macros ........................................................................... 370
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Trucos y tips ........................................................................................................................ 372

Desplazarse rápidamente a la última celda de una base de datos ................................ 372
Introducir fechas aleatorias ............................................................................................ 373
Seleccionar rangos que no están contiguos ................................................................... 373
Seleccionar celdas vacías dentro de un rango de datos................................................. 374
Incluir saltos de línea en una celda o fila........................................................................ 375
Completar automáticamente el número de dígito requeridos en una celda ................ 376
Alternar el color de las filas en Excel .............................................................................. 377
Evitar el famoso error #¡DIV/0! en Excel ........................................................................ 379
Dividir contenido de una celda o columna en Excel ....................................................... 380
Separar valores negativos y positivos ............................................................................ 383
Sumar valores de una fecha específica .......................................................................... 384
Sumar valores dentro de un rango de fechas en Excel .................................................. 385
Sumar en Excel sólo determinados conceptos ............................................................... 385
Encontrar la ruta donde está guardado el libro ............................................................. 386
Promediar sin considerar ceros o celdas vacías ............................................................. 387
Promedios condicionados en Excel ................................................................................ 387
Escribiendo los nombres de personas con estilo ........................................................... 388
Encontrar el mejor o peor alumno de la clase ............................................................... 389
Pasar datos de una columna a una fila en Excel ............................................................ 389
Unir textos de varias celdas en una sola celda en Excel ................................................. 390
Encontrar el valor que más se repite en un rango de datos en Excel ............................ 391
Sumar la misma celda de múltiples hojas en Excel ........................................................ 392
Ordenar datos automáticamente ................................................................................... 393
Buscar contenido en varias hojas de Excel ..................................................................... 394
Extraer el último digito del Nit o DNI en Excel .............................................................. 395
Agregar dígitos o caracteres a celdas en Excel ............................................................... 396
Controlar redondeo de cifras en Excel ........................................................................... 397
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Determinar en Excel cuantas ventas hizo cada empleado ............................................. 398

Comisiones por ventas condicionadas ........................................................................... 399
Permitir referencias circulares en Excel ......................................................................... 400
Contar cuántas veces se repite un valor en Excel .......................................................... 401
¿Qué posición ocupa un valor en una base de datos en Excel? ..................................... 402
Copiar contenido de celdas adyacentes en Excel........................................................... 403
Insertar o eliminar celdas rápidamente en Excel ........................................................... 403
Dividir o multiplicar diferentes valores en Excel por un único número ......................... 404
Eliminar vínculos no deseados o huérfanos ................................................................... 404
Justar texto automáticamente en la celda ..................................................................... 405
Mostrar hojas ocultas en Excel ....................................................................................... 406
Eliminar filas vacías en Excel........................................................................................... 407
Contar el número de valores que hay dentro de dos valores ........................................ 408
Eliminar registros duplicados en una tabla .................................................................... 408
¿Cuántos permisos se le concedieron a un trabajador en el último año? ..................... 409
Determinar cuánto tiempo laboró un empleado en el día ............................................ 410
Ir a la última celda con datos .......................................................................................... 410
Identificar qué elementos o valores ingresan o salen de una base de datos en Excel .. 411
Encontrar el valor más alto o más bajo de una cotización en Excel .............................. 413
Personalizar redondeo de valores ................................................................................. 414
Generar número aleatorio según la cantidad de valores en un rango de datos ........... 414
Traer el último valor ingresado en una columna ........................................................... 415
Encontrar cual es la última fila con datos....................................................................... 416
Cuántos valores superan el valor promedio................................................................... 417
Función BUSCARV para buscar información en tres o más tablas ................................ 418
Funciones que cambiaron de nombre en Excel 2010 .................................................... 419
Excel 2013 ........................................................................................................................... 421
Novedades Excel 2013 .................................................................................................... 421
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Inicio Rápido ............................................................................................................... 422

Análisis Rápido ............................................................................................................ 422
Relleno Rápido ............................................................................................................ 425
Gráficos recomendados.............................................................................................. 427
Nuevas características de los Gráficos ....................................................................... 431
Tablas Dinámicas recomendadas ............................................................................... 433
Guardar y compartir el Libro en redes sociales .......................................................... 435
Proteger libro.................................................................................................................. 437
Marcar como final ...................................................................................................... 438
Cifrar con contraseña ................................................................................................. 439
Proteger hoja actual ................................................................................................... 439
Proteger estructura del libro ...................................................................................... 441
Agregar una firma Digital............................................................................................ 442
Personalizar nuestro libro de trabajo ............................................................................. 447
Agregar opciones a la barra de herramientas ............................................................ 447
Crear Pestaña de opciones personalizada.................................................................. 450
Acceso rápido a cualquier Herramienta ..................................................................... 456
Opciones de visualización ........................................................................................... 458
Ver y trabajar simultáneamente en varias hojas del mismo libro ............................ 467
Ver y trabajar en dos libros al tiempo ........................................................................ 470
Herramientas de datos ................................................................................................... 473
Consolidar Datos......................................................................................................... 473
Agrupar y Esquema..................................................................................................... 481
Subtotales ................................................................................................................... 484
Plantillas Excel ............................................................................................................ 488
Tabla de datos ................................................................................................................ 492
Crear Tabla de Datos (Dar formato como tabla) ........................................................ 493
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Ordenar una tabla de datos........................................................................................ 500
Filtros en tablas .......................................................................................................... 500
Filtros .............................................................................................................................. 509
Filtro Sencillo .............................................................................................................. 509
Filtro Avanzado ........................................................................................................... 511
Introducción ............................................................................................................... 516
Lógica de las Tablas Dinámicas ................................................................................... 519
Tabla Dinámica a partir de Tabla de datos ................................................................. 526
Tablas Dinámicas recomendadas por Excel................................................................ 529
Tabla Dinámica con datos Externos............................................................................ 531
Opciones de configuración de Tablas Dinámicas ....................................................... 534
Actualizar Datos de Tabla Dinámica ........................................................................... 536
Ampliar Origen de datos ............................................................................................. 539
Adicionar niveles a la Tabla Dinámica ........................................................................ 544
Totales y Subtotales en Tabla Dinámica ..................................................................... 551
Diseño de Informe de Tabla Dinámica ....................................................................... 556
Operaciones en campo de Valor de la Tabla Dinámica .............................................. 559
Campos calculados sobre Tablas Dinámicas .............................................................. 562
Segmentación de datos en Tabla Dinámica ............................................................... 564
Gráfico Dinámico ........................................................................................................ 568
Escenarios ................................................................................................................... 572
Buscar Objetivo........................................................................................................... 579
Solver .......................................................................................................................... 582
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Índice hojas libros y hojas de trabajo en Excel ................................................................... 588

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................... 592
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Introducción
Excel tiene una infinidad de herramientas y recursos que permiten automatizar la mayor
parte de las tareas que realizamos con datos, permitiendo ahorrar muchas horas de
trabajo y evitándonos cometer errores. Adicionalmente, al automatizar tareas hace que
el riesgo de cometer errores sea mínimo cuando no nulo, haciendo más eficiente y eficaz
el desarrollo de una tarea determinada.
La mayoría de las personas utilizan sólo una mínima parte de las utilidades de Excel, y ello
se debe principalmente a que se desconoce lo que Excel es capaz de hacer, y al
descubrirlo, simplemente se queda maravillado ante la potencia de esta aplicación.
En ocasiones podemos saber la existencia de la función y comprendemos su sintaxis pero

desconocemos la aplicación que en la vida práctica puede tener, lo que en cierta forma la
hace inútil.
Encontrar datos, llamarlos, organizarlos, filtrarlos, hacer operaciones avanzadas y

complejas, graficar, es muy sencillo si dominamos las diferentes funciones y las
combinaciones que se pueden hacer entre ellas.
Seguramente se habrá encontrado con algunas funciones que hacen dudar de su utilidad,
pero desconoce que combinadas con una o más funciones, hacen tareas que en principio
parecían imposibles. Es precisamente eso lo que queremos evidenciar en esta guía.
Este manual no pretende ser la solución definitiva, pero sí ofrecer los conocimientos
necesarios sobre las principales herramientas que ofrece Excel; sobre aquellas funciones
muchas veces desconocidas pero que potencian enormemente la capacidad de trabajo de
cualquier persona.
En el desarrollo del manual se utilizan ejemplos, ejercicios y casos prácticos, no sólo para
que el lector pueda comprender los conceptos y pueda utilizar las herramientas, sino para
que pueda evidenciar con toda claridad la potencialidad de cada una de las herramientas
expuestas.
Esta guía ha sido desarrollada tanto para Excel 2007 como para Excel 2011. Hay temas que
están basados en Excel 2007, y otros por su importancia o complejidad, están
desarrollados tanto para la versión 2007 como para la versión 2010.
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Introducción sobre algunos aspectos básicos de

Excel
Hay algunos temas básicos sobre Excel que consideramos oportuno abordar aunque no
respondan a la calidad de Avanzado de que trata este manual, puesto que hay personas
que necesitan de un recuento de ciertos aspectos básicos de Excel que esperan encontrar
en cualquier producto.
Botón de Office /Archivo de Excel

En el desarrollo del manual vamos a utilizar mucho el botón Office de Excel, y cuando nos
referimos a él, nos estamos refiriendo al ícono de Excel que nos permite acceder a las
opciones de configuración, y que está representado por la siguiente figura:
En Excel 2011 tenemos en cambio la pestaña Archivo, que se caracteriza por ser de color
verde:
Opciones de Excel
En Excel 2007 encontraremos las opciones en Botón Office -> Opciones:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y allí nos aparece la siguiente captura de pantalla:
ISBN 978-958-44-9371-2
Allí podemos hacer un sinnúmero de configuraciones y personalizaciones de Excel, algunas

de las cuales se desarrollan en este manual.
En Excel 2010 las opciones de Excel las encontramos en Archivo -> Opciones:
ISBN 978-958-44-9371-2
Donde encontraremos casi el mismo cuadro de diálogo de Excel 2007:
ISBN 978-958-44-9371-2
Barras de tareas en Excel

Excel tiene unas barras de tarea en la parte superior donde están ubicadas las principales
funciones o comandos disponibles, los cuales se encuentran organizados por “categorías”.
En Excel 2007 tenemos:
En Excel 2010:
Estas barras se pueden personalizar en parte desde Botón Office/Archivo -> Opciones ->
Personalización.
ISBN 978-958-44-9371-2
Las dos versiones ofrecen las mismas pestañas: Inicio, Insertar, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Programador.
La diferencia está en que Excel 2007 tiene su famoso Botón Office y Excel 2010 la pestaña
Archivo de color verde.
Predeterminar libro al iniciar Excel

Cuando se trabaja en tareas repetitivas, seguramente siempre que abrimos Excel seria de
utilidad que se abriera el libro en el que generalmente trabajamos, pues ello evitaría tener
que navegar por diferentes rutas hasta encontrar el archivo en el que se va a trabajar.
Para ello, vamos el botón Office/Archivo de Excel.
Allí nos ubicamos en la parte inferior del cuadro de diálogo en “Opciones de Excel”, luego
seleccionamos “Avanzadas” ye en la parte inferior ubicamos la opción “Al inicio, abrir
todos los archivos en:”
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Allí escribimos la ruta de la carpeta donde se encuentra el archivo que queremos

predeterminar, lo que significa que primero debemos crear una carpeta y en ella incluir el
archivo de Excel que se ha de abrir cada vez que se inicie Excel. Esa carpeta debe contener
únicamente un archivo.
Predeterminar carpeta o directorio donde se han de guardar los

libros
Como la idea es automatizar el mayor número de tareas posibles en Excel, puede resultar
de utilidad predeterminar la carpeta o directorio donde se han de guardar los libros que
creamos; de esta forma nos evita que cada vez que creemos un libro, tengamos que elegir
la carpeta y navegar por un mar de carpetas y subcarpetas para llegar hasta donde
queremos ubicar nuestro libro de trabajo.
Para lograrlo, vamos al botón Office/Archivo de Excel, luego a “Opciones de Excel”,

“Guardar” y “Ubicación de archivo predeterminada”.
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Allí ubicamos la ruta de la carpeta o directorio en la que se guardaran nuestros libros por
defecto.
Predeterminar autor del libro

En Excel podemos cambiar y predeterminar el autor de los libros. Cuando se instala Excel
se le asigna un usuario o autor, y si no se asigna, generalmente aparece como Windows,
así cada vez que se crea un nuevo libro, este es el autor que Excel asigna.
Para cambiarlo, vamos al botón Office/Archivo de Excel, luego Opciones de Excel y en

“Más frecuentes” ubicamos la opción “Nombre de usuario:”
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Allí colocamos el usuario de nuestro gusto y damos clic en aceptar. Es todo, ya tenemos
personalizado y predeterminado nuestro autor.
Predeterminar el número de hojas de un libro

Cuando se crea un nuevo libro en Excel por defecto tendrá 3 horas (Hoja1, Hoja2, Hoja3),
pero seguramente necesitemos menos o más hojas, lo cual se puede determinar en las
opciones de Excel.
Vamos al botón Office/Archivo de Excel, Opciones de Excel -> Más frecuentes -> incluir
este número de hojas, y allí hacemos los cambios respectivos:
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Damos clic en aceptar, y cada vez que creemos un libro este tendrá las hojas que le
hayamos indicado.
Predeterminar fuente y tamaño de la fuente

Es posible que la fuente o el tamaño de la fuente que trae Excel por defecto no sean de
nuestro agrado, y es tedioso tener que cambiarla cada vez que se crea un libro o una
nueva hoja, pues ello supone tener que seleccionar todo el rango y hacer los cambios
respectivos. Mucho trabajo para hacer. Mejor hacer las personalizaciones respectivas
para predeterminarlas.
Como siempre, vamos al botón Office/Archivo de Excel, Opciones de Excel -> Más
frecuentes:
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Allí cambiamos los valores que se ajusten a nuestras preferencias y damos clic en aceptar
en la parte inferior de la ventana o cuadro de diálogo.
Principales teclas de función

Las teclas que nos servirán para usar los atajos rápidos, son básicamente:
Control
Alt
Mayús
Shift
Flechas cursores
Enter
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También el teclado alfabético.
Atajos de teclado
Con la combinación de estas teclas es posible crear atajos rápidos sobre celdas, filas,
columnas o incluso toda la hoja.
Ctrl + c = copiar
Ctrl + v = pegar
Ctrl + r = cerrar documento
Ctrl + u = nuevo documento
Ctrl + i = ir a
Ctrl + p = imprimir
Ctrl + a = abrir documento
Ctrl + g = guardar como
Ctrl + l = buscar y remplazar
Ctrl + x = cortar
Ctrl + q = crear tabla
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Ctrl + e = seleccionar todo
Ctrl + s = subrayar contenido
Ctrl + k = convertir a cursiva
Ctrl + n = convertir a negrita
Ctrl + z = deshacer cambios
Ctrl + y = rehacer cambios
Con la tecla shift + las teclas cursoras, se pueden seleccionar las celdas requeridas.
La tecla ALT nos muestra los atajos cortos del panel de tareas, así como sus subpaneles.
Permitir que varios usuarios trabajen en un mismo libro de Excel

Excel permite que varios usuarios compartan, trabajen o modifiquen un mismo libro, lo
cual es de gran utilidad cuando se trabaja en equipo, en red.
Cuando se tiene una red de computadores, es posible que todos trabajen en un solo libro
ubicado en el servidor, sin que ello pueda causar conflictos serios. Todos los cambios se
guardarán en el archivo originario.
Esta utilidad puede ser necesaria cuando en un libro de Excel se deben ingresar o
manipular datos por parte de diferentes personas. Por ejemplo, habrá una persona que
se encargue de los datos de cartera, otro de los inventarios, otra de las compras, etc.,
información que se compila en un solo libro o archivo. Es mucho más sencillo que hacer
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trabajos individuales y luego unirlos, combinarlos, consolidarlos o resumirlos

manualmente.
Para habilitar esta opción, basta con ir a la pestaña “Revisión” en Excel 2007 y 2010, y
activar la casilla “Compartir libro”. Allí se debe marcar la opción “Permitir la modificación
por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros”:
En la sub pestaña “Uso avanzado” se marcan algunas opciones importantes para evitar
posibles conflictos. Las opciones marcadas por defecto, generalmente son suficientes,
aunque en algunos casos quizás sea necesario cambiarlas.
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Insertar comentarios en una celda

Algunos usuarios se preguntan cómo obtener el siguiente cuadro de texto al seleccionar
una celda:
Estos se llaman comentarios y para colocarlos se da clic con el botón derecho del mouse
en la celda en que nos interesa colocar el comentario:
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Se escribe el mensaje de nuestro interés y cada vez que el usuario selecciona la celda, sale
el mensaje indicado.
Se puede hacer que el mensaje siempre esté visible, esto es que no sea necesario
seleccionar la celda para que se muestre. Para ello, una vez se ha insertado o creado el
comentario se da clic con el botón derecho sobre la celda que contiene el comentario:
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Y se marca “Mostar y ocultar comentarios”.
Crear una firma digital

La firma digital tiene gran importancia respecto a la seguridad de Excel.
Seguramente usted habrá notado que al abrir un archivo que incluye macros, aparece una
advertencia de seguridad que le indica el riesgo de activar y ejecutar marcos en un libro,
puesto que algunas macros no son más que virus. Esta advertencia se puede eliminar si se
cuenta con una firma digital.
Igualmente, la firma digital permite autenticar el origen del libro, autenticar la

información, en la medida que da certeza sobre su creador, puesto que la firma digital es
como si fuera una firma autógrafa, que permite determinar quién creó el archivo e ingresó
la información.
En resumen se puede decir que la firma digital permite afirmar y asegurar que:
1. La persona que firma es quien dice ser.
2. El contenido no se ha cambiado y manipulado desde que se firmó digitalmente.
3. Es una prueba del origen del contenido firmado.

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Crear una firma digital en Excel 2007

Para crear una firma digital en Excel 2007 vamos al botón Office/Archivo de Excel y
elegimos la opción “Preparar” y “Agregar una firma digital”:
Seguidamente nos sale el siguiente cuadro de diálogo:
Luego tendrá este otro cuadro de diálogo:
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Allí elegimos el tipo de firma digital que queremos agregar.
Como se observa, se pueden obtener dos tipos de firmas digitales. Una que vende
Microsoft o sus colaboradores o distribuidores, y la que crea cada persona en su equipo
personal.
La mejor firma digital es la que se compra a Microsoft u otras empresa autorizadas,

puesto que ella permitirá que terceros usuarios con los que compartamos nuestros
archivos puedan verificar la autenticidad de nuestra información, lo que no sucede con la
firma digital creada por el propio usuario, que sólo sirve para que el mismo usuario pueda
verificar la autenticidad de sus propios archivos en su propio computador.
Cuando se elige la primera opción, Excel dirige al usuario al sitio Web que informa sobre la
adquisición de la firma digital.
Cuando se elige la segunda opción se muestra el siguiente cuadro de diálogo en el que se

pide la información necesaria para crear la firma digital:
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Damos clic en Crear y ya tenemos nuestra firma digital propia.
Crear una firma digital en Excel 2010

En Excel 2010 la firma de digital se crea siguiendo los siguientes pasos.
Ingrese a: Archivo -> Información -> Proteger libro -> Agregar una firma digital:
Allí tendrá el siguiente cuadro de diálogo:
Al dar clic en “Catálogo de soluciones…” será llevado a un sitio Web que ofrece
información sobre la compra de firmas digitales.
Al darle aceptar probablemente le saldrá el siguiente cuadro de diálogo:
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En este caso se da clic sobre la opción Sí (tilde), para que el archivo sea compatible con
firmas digitales y éstas se puedan agregar.
En adelante será el mismo proceso que en Excel 2007.
Zoom en Excel
En Excel es normal encontrar libros de trabajos con tablas y datos en extremo pequeños
que dificultan leerlos y consultarlos, y nada mejor para solucionar este inconveniente que
utilizar una especie de zoom en Excel que permite incrementar el tamaño de la hoja.
Para ello presionamos la tecla ctrl o control, y mientas la mantenemos presionada le

damos vueltas a la ruedita del mouse y veremos cómo aumenta o disminuye el tamaño de
la hoja según el sentido en que le demos vuelta a la ruedita.
Otra forma es incrementar el tamaño de la celda activa mediante código en la hoja que se
quiere activar el zoom.
Para lograrlo haremos uso del siguiente código:
Option Explicit
Public zoom As String
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If zoom <> “” Then
Range(zoom).Font.Size = 12
End If
zoom = Target.Address(False, False)
Target.Font.Size = 20
End Sub
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Este código se debe insertar en el código de la hoja, en Visual Basic, pero no en el editor
de Visual Basic como tal, sino que se hace clic derecho en el nombre de la hoja, en la
pestaña donde está el nombre de la hoja. Si la hoja se llama Hoja1, sobre ese nombre se
da clic derecho, y elige la opción “Ver código”. En la ventana que se abre se pega el
código, se guarda el archivo y ya debe funcionar:
Este procedimiento debe hacerse en cada hoja que se quiera tener con este efecto.
La parte del código resaltada con negrilla, es donde se fija el tamaño del texto de la celda
activa. En este caso está definido el 20. Las celdas inactivas tienen un tamaño predefinido
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de 12 y al cambiar a celda activa, cambia a un tamaño de 20, valores que se puede

cambiar a gusto de cada quien.
Con esto, cada que cambie de celda, la fila que contiene la nueva celda activa se ampliará
según el tamaño de la fuente definido en el código de arriba haciendo visible incluso el
texto más pequeño posible.
Ingresar datos en varias hojas al mismo tiempo

Cuando se elaboran formatos, por ejemplo, algunos datos se repiten en todas las hojas
del libro, como es el Nit, Razón social, Etc. Hay una forma de ingresar los datos una sola
vez y que se muestren en varias hojas permitiendo ahorrar mucho tiempo.
El truco es sencillo. Se mantiene presionada la tecla ctrl (control) y se da clic sobre las
pestañas de las diferentes hojas. Observará que el color de las pestañas aclara un poco.
Seguidamente lo que escriba en una hoja aparecerá en toda las hojas seleccionadas.
Listas personalizadas en Excel

Excel tiene una serie de listas personalizadas que agilizan ciertas operaciones como
rellenar cedas con los datos que componen la lista personalizada.
Por ejemplo si se escribe en una celda la palabra Lunes y se arrastra la celda hacia abajo,
se copiarán de forma automática los demás días de la semana.
Estas son listas predeterminadas de Excel, pero podemos hacer nuestras propias listas,
como por ejemplo una que contenga las sucursales de la empresa en las diferentes
ciudades del país.
Para ello vamos a Opciones de Excel -> Más frecuentes:
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Allí seleccionamos "Modificar listas personalizadas” y tendremos el siguiente cuadro de

diálogo:
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Damos clic en “NUEVA LISTA” en parte inferior podemos seleccionar los componentes de
nuestra lista desde un rango de celdas o escribirlas manualmente.
Una vez creada nuestra lisa personalizada, si escribimos en una celda el primer término de
la lista y arrastramos hacia abajo, el resto de términos se copiarán automáticamente.
Cálculos y operaciones básicas en Excel

Si bien este manual está clasificado como avanzado, hemos decidido hacer un pequeño
recuento sobre las operaciones básicas que normalmente se realizan en Excel con el fin de
suministrar información básica para quienes apenas se inician en el manejo de Excel. Para
iniciar el manejo de cualquier aplicación, hay que tener dominio de lo básico, y es lo que
pretendemos con este capítulo.
Operadores en Excel
Para facilitar el trabajo en Excel, es importante tener claro los principales operadores que
se pueden utilizar en Excel. A continuación traemos una tabla con los operadores y sus
respectivos símbolos:
Símbolo del operador Operación que realiza
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+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponencial
& Unión
= Comparación igual a
> Comparación mayor a
< Comparación menor a
Importante resaltar que en Excel siempre que se va a realizar una operación se debe
iniciar con el signo =. Por ejemplo, si queremos multiplicar 50 x 20 en Excel sería de la
siguiente forma: =50*20
Sumar, restar, dividir y multiplicar

Están son las operaciones más básicas que se pueden realizar en Excel. Es casi como
manejar una calculadora, sólo que en Excel resulta más fácil utilizar operaciones anidadas
por la simplicidad en la utilización de los paréntesis.
En Excel se pueden hacer operaciones con números o con celdas o referencias a celdas.
Por ejemplo podemos dividir =500/10 o =A1/B1.
Es mejor hacer operaciones con referencia a celdas, puesto que Excel tomará los valores
que están en la celda que le hemos señalado, de modo que si queremos cambiar algún
dato, basta modificar el contenido de la celda sin necesidad de modificar nuestra fórmula.
La fórmula será siempre fija.
Vamos a suponer los siguientes valores:
Queremos sumar los valores que están en las celdas A1, B1 , C1 Y D1. Podemos hacerlo de
dos formas:
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=A1+B1+C1+D1 o podemos hacerlo =SUMA(A1:D1)
Sumemos ahora primeros tres valores y restemos el último. La fórmula será:
=A1+B1+C1-D1 o =SUMA(A1:C1)-D1
Vamos complicar un poco más las operaciones. Vamos a dividir la multiplicación de los dos
primeros valores y el resultado lo dividamos en el resultado de sumar los últimos dos
valores:
Aquí hemos utilizado una nueva forma de multiplicar. En lugar de utilizar A1*B1 hemos
utilizado PRODUCTO(A1:B1).
Un poco más complejo. Sumamos el primero y segundo valor, el resultado lo

multiplicamos por el tercero y este resultado lo dividimos por el último.
Como se puede observar, a Excel hay que indicarle con paréntesis el orden en que debe
desarrollar las operaciones que le indicamos, y para hacer el asunto más sencillo, Excel
marca con colores diferentes tanto la argumentos como los paréntesis que los agrupan.
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En la imagen vemos que la primera operación que se ha de hacer es la suma, marcada con
color azul y encerrada en un paréntesis. La segunda operación es multiplicar el resultado
de la suma por el valor que hay en C1, que se encuentra resaltada con color verde y está
encerrada por un paréntesis que también incluye la primera operación, es decir la suma,
para que a ese resultado se aplique la tercera operación que es la división, que se
encuentra resaltado en color fucsia.
Aproximar o redondear valores enteros

Algunos datos requieren ser redondeados o aproximados a la unidad, decena, centena o
millar más cercano, o siempre hacia arriba, o hacia abajo.
Por ejemplo, al dividir 8.400 entre 6 nos da 1.400. Ese valor lo podemos aproximar a
1.500, a 1.000 o 2.000, etc.
La función para ello es REDONDEAR
Si queremos que esa cifra (1.400) sea aproximada a la unidad de mil más cercana
utilizamos la siguiente fórmula:
=REDONDEAR(8400/6;-3)
Si queremos que el resultado siempre sea aproximado hacia arriba, utilizaremos la

siguiente fórmula:
=REDONDEAR.MAS(8400/6;-3)
Y por el contrario, si queremos que el valor siempre sea redondeado hacia abajo
utilizamos:
=REDONDEAR.MENOS (8400/6;-3)
El argumento que determina el nivel de redondeo o aproximación es el último de la

fórmula, en nuestro caso -3, de modo que si necesitamos aproximar a una cifra menor,
disminuiremos ese valor.
Por ejemplo el número 185. Para aproximarlo a 200 o a 100 la fórmula será la siguiente:
=REDONDEAR(185;-2)
Si queremos que la aproximación se realice a la decena más cercana, esto es a 190 0 180,
la fórmula será:
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=REDONDEAR(185;-1)
Como se puede observar de la secuencia, si se desea aproximar a la decena más cercana,

el argumento final será -1, si es a 100 el argumento será -2, si es a 1.000 el argumento será
-3 y si es a 10.000 el argumento será -4 y así sucesivamente.
Aproximar o redondear valores con decimales

Supongamos que hacemos un cálculo que nos da como resultado 3.3333 y queremos
aproximarlo o redondearlo a 3.
Una opción es definir el formato de número de tal forma que no muestre decimales, o
disminuir decimales hasta desaparecerlos con las opciones generales de número:
Si bien esto a la vista puede ser una solución, no lo es desde el punto de vista interno de
Excel, que seguirá considerando el valor 3.3333 ya que sólo ha ocultado los decimales,
pero los sigue teniendo en cuenta.
Para desaparecer los decimales, habrá que hacer uso de la función ENTERO que se
encarga de extraer el número entero de una celda, sin considerar decimales.
Por ejemplo, si hacemos la división =1.000/3 el resultado será 333.3333…
Si hacemos la división de la forma =ENTERO(1000/3) nos dará 333 exactos, y ya Excel no

tendrá más en cuenta los decimales.
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Aquí se puede observar que al realizar la operación inversa, cuando se ha utilizado la

función ENTERO el resultado ya no es 1.000 sino 999, debido a que en efecto Excel
consideró únicamente el valor entero.
Si hay una fórmula que nos arroja un resultado con decimales que no queremos,
incorporamos en ella la función ENTERO:
Como se observa, la función entero siempre se ha de colocar al principio de la fórmula,

pues es la que se encargará de extraer el valor entero del resultado traído por el resto de
fórmulas.
Replicar cálculos con copiar y pegar

Los cálculos que se hacen en una determinada celda se pueden replicar a otras celdas
utilizando la opción copiar y pegar.
Para ello hay dos formas de hacerlo. Simplemente seleccionar las celdas que contienen
los datos que deseamos copiar, copiar y pegar donde lo necesitemos, o seleccionamos las
celdas y arrastramos hacia abajo o hacia la derecha.
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Para replicar cálculos, fórmulas o datos arrastrándolos, se coloca el puntero del mouse en
la parte inferior derecha de la celda o del rango de celdas hasta que el puntero se
transforme en una cruz de color negro resaltado, luego arrastramos hacia la derecha o
hacia la izquierda según se requiera.
Este sistema de copiado tiene la característica que mueve los rangos de los datos, en la
misma forma y condición en que son copiados.
Para solucionar este problema se debe trabajar con referencias absolutas, tema que más
adelante se aborda.
Rellenar celdas con datos en serie

Excel permite rellenar rangos de celdas con datos en serie. Para ello basta llenar las dos
primeras celdas y Excel interpretará la serie y rellenará el resto al arrastrar los datos con el
mouse.
Supongamos que en la columna A necesitamos colocar los meses del año. Únicamente
debemos rellenar el primer dato de la serie, esto es Enero. Seguidamente seleccionamos
la celda, colocamos el cursor en la esquina inferior derecha del rango seleccionado y a lo
que el cursor cambie a una cruz resaltada, arrastrar hasta donde sea necesario.
Tendremos algo así:
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Al dar clic en el recuadro salen las diferentes opciones de rellenado en serio según
nuestras necesidades:
Opciones de pegado especial

Excel ofrece varias opciones para pegar datos y valores en Excel, lo que facilita la terea de
gestionar datos e información.
La típica opción de copiar y pegar pasa la información exactamente igual a la del sitio de
origen, conservando fórmulas, formatos, vínculos, etc.
En algunos casos requerimos pasar sólo algunos formatos, o elementos de la información

copiada, para lo cual recurrimos al pegado especial donde marcaremos las opciones de
pegado según nuestros requerimientos.
Vamos a la pestaña Inicio -> Pegar -> Pegado especial:
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Allí elegimos entre pegar todo el contenido, únicamente los valores, o las fórmulas, etc.
Referencias absolutas y referencias relativas

Al trabajar en Excel y hacer uso de fórmulas y funciones es seguro que coloquemos
referencias a celdas o conjunto de celdas que puede no ser la misma celda donde
tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar (celda o conjunto de celdas), a una ubicación de
valores. Por ejemplo, cuando en una fórmula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos
refiriendo a que sume el contenido que se encuentra de A1 y el contenido de B1; se está
haciendo referencia a la ubicación de los datos dentro de la hoja de cálculo.
Hay 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.
Referencia Relativa
Las referencias de filas y columnas cambian si se copia o arrastra la función o fórmula en
otra celda, lo que quiere decir que se adapta a su nueva posición porque las referencias
las hace con respecto a la distancia entre la función y las celdas que forman parte de la
función. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
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Si se copia la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila
hacia abajo, la fórmula cambiará de =A1+2 por: =B2+2. Lo que cambia es la referencia a la
celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de
fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2.
Referencia Absoluta
Las referencias absolutas en filas o columnas no cambian si se copia o arrastra la fórmula a
otra celda, pues las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Ejemplo:
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Al copiar la fórmula en B2, la referencia a A1 se mantiene fija como se observa en la

siguiente imagen:
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y

una fila hacia abajo, delante de la columna y delante de la fila se encuentra un signo $
entonces no variará la función y en B3 pondrá =$A$1+2 .
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Referencia Mixta
Es posible hacer una combinación de las dos posibles referencias, es decir, que las filas
sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Al copiar la celda A2 en B3 , como existe un signo $ delante de la columna A aunque se

copie una columna más a la derecha ésta no cambia, pero al no tener el signo $ delante de
la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será
=$A2+2 .
Ahora cambiemos a una fila con $ y una columna sin referencia absoluta.
ISBN 978-958-44-9371-2
Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila, aunque se
copie una fila hacia abajo ésta no cambia, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna más a la derecha, la columna cambia por B en vez de A
y el resultado será =B$1+2. Como se observa, la fila se ha mantenido fija más no la
columna.
Incorporar ruta de la hoja o el libro en las fórmulas de Excel

Cuando se hacen operaciones en Excel en la fórmula se debe indicar la ubicación del rango
donde se encuentran los datos.
Si los datos están en la misma hoja no hace falta colocar el nombre de la hoja o la ruta del
libro.
Supongamos que queremos sumar el rango A1:A20 de la Hoja1 del Libro1. Si la suma la
hacemos en la misma Hoja1, la fórmula será =SUMA(A1:A20)
Peri si la suma la hacemos en la Hoja2 hay que indicarle a Excel en la fórmula que el rango
a sumar se encuentra en la hoja1:
=SUMA(Hoja1!A1:A20)
Ahora, si el rango a sumar se encuentra en otro libro (Libro2, por ejemplo), habrá que
agregar la ruta del segundo libro:
ISBN 978-958-44-9371-2
=SUMA([Libro2.xlsx]Hoja1!$A$1:$A$20)
Si el Libro2 está en otra carpeta diferente a la carpeta que contiene el libro donde está la
fórmula de la suma, se incorpora la ruta completa del libro que contiene los datos a
sumar:
=SUMA('C:\Users\Windows\Desktop\[Libro2.xlsx]Hoja1'!$A$1:$A$10)
Como se observa, a la derecha de la fórmula está el rango de celdas a sumar, precedido

del nombre de la hoja, que a su vez está precedida por el nombre del libro, a su vez
precedido por la ruta completa de la ubicación del archivo.
Operaciones con fechas y horas

En Excel se pueden hacer múltiples operaciones con fechas. La más simple, por ejemplo,
es la resta de fechas para terminar edades de cartera, plazos de vencimiento, edad de
personas, etc.
Restar fechas
Restar fechas en Excel es un proceso más o menos complicado dependiendo de cómo se
quiere mostrar el resultado de la resta.
La forma más sencilla de restar fechas, es una simple resta de celdas: A1-B1.
Para restar celdas se necesita que las celdas que contienen las fechas, estén en formato
fecha. Para ello ubíquese sobre las celdas respectivas, de clic derecho con el ratón, y en el
menú contextual que aparece, elija “Formato de celdas”:
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Y luego fecha:
ISBN 978-958-44-9371-2
Si utilizamos una simple resta, Excel nos devuelve el resultado en días. Supongamos que
en A1 tenemos 25/08/2001 y en B1 tenemos 20/04/2001. Al hacer la resta A2-B2
tendremos como resultado 127 días. En este caso para que el resultado nos dé en número
de días, la celda que contiene la fórmula debe tener formato número o cuanto menos
general. Si la celda que contiene la resta de fechas tiene formato fecha, el resultado será
incorrecto.
Si queremos que el resultado de la resta nos dé meses o años, utilizaremos la función

SIFECHA, cuya sintaxis es la siguiente:
=SIFECHA(Fecha-mas-antigua,Fecha-mas-reciente,"intervalo")
El primer criterio es la fecha más antigua, el segundo criterio es la fecha más reciente y el
intervalo corresponde al día, mes o año, según se requiera.
ISBN 978-958-44-9371-2
Supongamos que en la celda A1 tenemos 10/01/2010 y en la celda B1 tenemos

26/09/2011. Si queremos que el resultado de la resta nos dé en meses, la fórmula será:
=SIFECHA(A1;B1;"M")
Si queremos que el resultado nos dé en años, la fórmula será:
=SIFECHA(A1;B1;"Y")
Si queremos el resultado en días, la fórmula será:
=SIFECHA(A1;B1;"D")
Hasta aquí lo más fácil.
Ahora si queremos que el resultado nos dé en años, meses y días, el asunto se complica
más. Supongamos que necesitamos un resultado algo así como 5 años, 2 meses y 25 días.
Para ello utilizaremos la siguiente fórmula:
=TEXTO(AÑO(A1-B1)-1900;"#") & " años, " & TEXTO(MES(A1-B1)-1;"#") & " meses, y " &
TEXTO(DIA(A1-B1);"#") & " días"
Naturalmente que habrá que ajustar las referencias según las celdas que contienen las
fechas a restar; en este caso hemos supuesto que las fechas están en A1 y B1.
Obtener la edad en años

Para obtener la edad de una persona en años, en una celda se coloca la fecha de
nacimiento y en la otra la fecha actual (=HOY), y luego se aplica la función DIAS360.
Si en A1 tenemos la fecha de nacimiento y en A2 la fecha actual la formula sería:
=(DIAS360(A1;A2)/360)
Esta fórmula nos dará el año y la fracción de año, pero cuando se trata de edades, por lo
general sólo se dan años cumplidos; es decir que si la fórmula arroja 30.89 años, habría
que mostrar sólo 30 que son los años cumplidos.
Para ello agregamos la función ENTERO quedando la fórmula de la siguiente manera:
=ENTERO(DIAS360(A1;A2)/360)
El mismo resultado se tiene al utilizar la función REDONDEAR.MENOS:
ISBN 978-958-44-9371-2
=REDONDEAR.MENOS((DIAS360(A1;A2)/360);-1)
Fechas fijas en Excel

En algunas ocasiones podemos necesitar que Excel siempre nos muestre una fecha fija o
un día de la semana fijo; por ejemplo que siempre nos muestre el día lunes o martes.
Para mostrar el día actual, utilizamos la formula =HOY() O =AHORA(); de esta forma
siempre que abramos un archivo de Excel la fecha se actualizará automáticamente al día
en que se abre el archivo.
Pero es posible que no se necesite mostrar el día actual sino un día determinado de la
semana. Así por ejemplo, si estamos en el día viernes o sábado o jueves, queremos que
en Excel siempre se muestre el día lunes; utilizaremos para ello una variación de la
formula =HOY():
=SI(DIASEM(HOY())=2;HOY();HOY()-DIASEM(HOY()-2))
Si queremos que se muestre siempre el día domingo, la formula será:
Para mostrar siempre el día martes la formula será:
Para mostrar siempre el día miércoles:
El día jueves:
Para mostrar siempre el día viernes:
Y para mostrar siempre el día domingo:
Si observamos detenidamente cada una de las fórmulas, el único valor que cambia es el
digito negativo y positivo; el resto de la estructura de la fórmula permanece invariable.
ISBN 978-958-44-9371-2
Así, al domingo le corresponde el 1, al lunes el 2, al martes el 3, miércoles el 4, al jueves el

5, al viernes el 6 y al sábado el 7.
No debemos olvidar que la celda donde incluiremos la fórmula debe tener formato fecha;
para ello damos clic derecho sobre la respectiva celda y el menú que aparece damos clic
en la opción “Formato de celdas” y luego elegimos “Fecha” donde seleccionaremos la
forma en que quiere presentar la fecha.
Fecha futura en Excel

En Excel se utiliza la función AHORA para colocar la fecha presente, pero en algunos
proyectos es posible que se necesite colocar una fecha futura, algo realmente sencillo de
hacer.
Esto se logra con la función AHORA, pero sumándole 1, es decir que la formula quedará
=AHORA()+1
Para que la fórmula funcione correctamente, asegúrese que la celda donde la incluye
tenga el formato fecha, para lo cual de clic con el botón derecho del mouse y seleccione
“Formato de celda”, y luego “Fecha”.
A esta fórmula se le puede sumar medio día, día y medio o los días que se quiera.
Podemos por ejemplo colocar =AHORA()+2,5
Igual podemos hacer pada determinar la fecha del día antes o varios días antes. En
realidad estas fórmulas sólo están limitadas por la imaginación y las necesidades el
usuario.
Día de la semana en Excel según la fecha

Excel permite hacer muchas cosas, entre ellas, determinar qué día de la semana le
corresponde a una fecha determinada.
Supongamos que nos dan la fecha 15 de septiembre de 1983, y queremos saber qué día
de la semana era en esa fecha.
Conseguir un calendario de ese tiempo no es nada fácil, así que lo mejor es abrir Excel,
escribir la fecha en la celda A1 y en cualquier otra cela colocar la siguiente fórmula:
=SI(DIASEM(B1)=1;"Domingo";SI(DIASEM(B1)=2;"Lunes";SI(DIASEM(B1)=3;"Martes";SI(
ISBN 978-958-44-9371-2
DIASEM(B1)=4;"Miercoles";SI(DIASEM(B1)=5;"Jueves";SI(DIASEM(B1)=6;"Viernes";"Sab
ado"))))))
La celda en la que se coloque la fecha, debe tener el formato fecha.
Recuerde que en este caso, la fórmula de ejemplo supone que la fecha está escrita en la
celda A1, así que deberá ajustar la fórmula o la celda de la fecha, según sus necesidades.
Esta fórmula puede tener utilidad en algo más serio como por ejemplo en las liquidaciones
de nómina, para determinar días dominicales, por ejemplo.
Determinar en Excel cuántos domingos hay en un rango de fechas

Con Excel podemos determinar cuántos domingos hay en un rango de fechas, ya sea de un
mes o de un año.
Saber cuántos domingos hay en el segundo semestre de 2011, por ejemplo, supone la
necesidad de tomar un calendario y contar cada domingo, lo que sin duda no es muy
práctico.
Lo mejor es dejar que Excel nos cuente y nos diga cuántos domingos hay en un
determinado rango de fechas, y para ello utilizamos la siguiente fórmula:
=ENTERO((A1-DIASEM(A1)-B1+8)/7)
En A1 se coloca la fecha mayor, por ejemplo el 30 de septiembre de 2011. En B1 se coloca

la fecha menor, por ejemplo 01 de octubre de 2011, y en C1 o en cualquier otra celda, se
coloca la formula y el resultado será 9, puesto que entre agosto y septiembre hay nueve
domingos. [Si nos equivocamos y en la celda donde tiene que ir la fecha mayor colocamos
la menor, no hay problema, puesto si bien el resultado será un número negativo, de todas
formas corresponderá al número de domingos existentes en dicho rango de fechas].
Si queremos determinar otro día diferente, por ejemplo el lunes, a DIASEM(A1) restamos
1 [DIASEM(A1-1)], de modo que la formula quedará así:
=ENTERO((A1-DIASEM(A1-1)-B1+8)/7)
Para el lunes se coloca -1, para el martes -2, para el miércoles -3 para el sábado -4, para el
viernes -5 y para el sábado -6, de modo que para saber cuántos sábados hay en un
bimestre tendríamos la siguiente fórmula:
=ENTERO((A1-DIASEM(A1-6)-B1+8)/7)
ISBN 978-958-44-9371-2
Para el domingo se coloca la primera fórmula, sin restarle ningún valor.
Sumar o restar horas en Excel

Para tareas en Excel como controlar el horario de los trabajadores, es preciso sumar y
restar horas, proceso que requiere de cierta personalización para que funcione
perfectamente.
Sumar y restar horas no es tan sencillo como sumar y restar la celda A1 con la B1, como se
haría con cualquier otra operación aritmética.
Para que la suma o resta de horas en Excel funcione correctamente, tendremos que dar
un formato de hora personalizado a las celdas involucradas en la operación.
Supongamos que queremos saber cuántas horas ha laborado un empleado que ingresó a
las 8 horas y 15 minutos de la mañana y salió a las 12 y 45 minutos del medio día.
En la celda A1 colocamos la hora de ingreso, en la celda B1 colocamos la hora de salida, y

en la celda C1 colocaremos el número de horas trabajadas, es decir, que allí colocamos la
siguiente fórmula: =B1-A1.
Pero antes, a las tres celdas hay que darles un formato personalizado conocido como
[h]:mm:ss
ISBN 978-958-44-9371-2
Con ello, el resultado de la resta o suma se mostrará en número de horas, minutos y

segundos, que en el ejemplo supuesto aquí será 4:30:00 horas.
Mostrar en Excel la hora en que un empleado ingresa a la empresa

Excel también nos sirve para llevar el control de la hora en que ingresa o sale un
trabajador de la empresa, control que se puede llevar fácilmente con una fórmula que nos
permite hacer el trabajo.
Vamos a suponer que en la columna A ingresamos el nombre de los empleados de la

empresa y en la columna B queremos tener la hora de entrada o salida, según sea nuestra
necesidad.
Lo primero que debemos hacer es darle formato de hora a la columna B, que es la

columna en la que necesitamos fijar la hora de entrada o salida del empleado. Para ello,
seleccionamos la columna, damos clic con el botón derecho del mouse, y elegimos
“Formato de celdas” y allí elegimos el formato de hora que más nos guste.
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Ahora, en la columna B pegamos la siguiente fórmula:
=SI(A1="";"";SI(C1="";AHORA();C1))
Esta fórmula nos dará un error llamado “Referencia circular”, por lo tanto debemos
habilitar el cálculo iterativo para solucionarlo.
Una vez habilitado el cálculo iterativo, la fórmula funcionará correctamente, y sólo bastará
escribir el nombre del trabajador para que de forma automática aparezca la hora en la
que se digitó el nombre.
No sobra aclarar que la hora que Excel tomará, es la hora en que se digita el nombre del
trabajador en la celda, luego, si se pretende introducir los datos en una hora diferente a la
que el trabajador ingresó, no servirá esta fórmula y será necesario digitar manualmente la
hora.
Separar fechas y horas

Cuando en una celda se utiliza la función AHORA, tenemos la fecha y la hora juntas
(03/10/2011 10:28).
Seguramente llegue a ser necesario separar la fecha y la hora.
Para lograrlo debemos recurrir a dos columnas auxiliares; una para la fecha y una para la
hora.
Supongamos que en la columna B queremos colocar la fecha. Para ello utilizamos la

función ENTERO: =ENTERO(A2)
Extraemos ahora la hora en la columna C utilizando la función RESIDUO: =RESIDUO(A2;1)
Naturalmente que la columna B debe tener formato de fecha y la C formato de hora.
Restar horas
Restar horas en Excel no siempre es tan simple como aplicar la fórmula =B1-B2, puesto
que el resultado sería incorrecto si las horas corresponden a fechas diferentes.
Cuando se trata de restar horas de un mismo día, se escribe la hora en la columna A y la

hora de salida en la columna B y luego se aplica la fórmula =B1-B2 (Hora de entrada
menos hora de salida).
ISBN 978-958-44-9371-2
Pero si la hora de entrada es del lunes y de salida es del martes, el resultado puede no ser
correcto.
Por ejemplo si se ingresa a las 10 de la noche y se sale a las 6 de la mañana del siguiente
día, solo han transcurrido 8 horas pero Excel indicará 10 horas, así que hay que retocar un
poco la fórmula inicial para dejarla en esto:
= B2-A2+SI(A2> B2;1)
Otra forma de resolver este problema es utilizar la función RESIDUO:
=RESIDUO(B1-A1;1)
Para que funcione correctamente el formato de la hora debe ser “formato militar”, esto es
de 24 horas: 18:55:40, etc.
Personalizar nuestro libro de trabajo

Excel permite personalizar tanto el aspecto como las opciones que se han de mostrar en
nuestro libro de trabajo.
A continuación exponemos las más comunes y quizás las más utilizadas.
Agregar opciones a la barra de herramientas

Excel permite agregar opciones a la barra de tarea, lo cual es de gran utilidad si utilizamos
con recurrencia ciertas funcionalidades de Excel que no se encentran por defecto en las
barras principales que se muestran de forma predeterminada.
Excel 2007 trae una barra de herramientas llamada de acceso rápido que permite ser
personalizada con toda facilidad.
Para agregar opciones en esta barra o para eliminarlas, vamos al Botón inicio luego a
opciones de Excel y allí elegimos “Personalizar”:
ISBN 978-958-44-9371-2
En la lista de opciones de la izquierda seleccionamos las opciones que deseamos agregar y

damos clic en “Agregar”. Las opciones agregadas aparecen en la columna de la derecha.
Para eliminar opciones de la barra hacemos el proceso contrario, es decir que
seleccionamos las opciones a eliminar de la columna de la derecha y damos clic en
“Quitar”.
Esta opción permite en cierta forma reemplazar la opción que traía Excel 2003 y
anteriores para crear nuevas barras de tareas en las cuales asignar comandos
personalizados. En Excel 2007 está la barra ya creada y sólo hay que personalizarla con las
opciones que necesitemos.
Eliminar barras y encabezados

En algunas tareas seguramente nos interese quitar barras y encabezados e incluso líneas
de división de manera tal que nuestra hoja se vea de la siguiente manera:
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Cómo se observa, no hay pestañas de hojas, ni barras de de desplazamiento laterales ni

horizontales ni hay línea de división.
Esto se logra desmarcando estas opciones en Opciones de Excel –>Avanzadas:
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Estos cambios aplican para el libro y las hojas que sean seleccionadas.
Por último, damos clic con el botón derecho del mouse sobre la barra de tareas y damos
clic en la opción “Minimizar la cinta de opciones”
Con esto ya hemos desaparecido casi todas las opciones de Excel dejando una sola
pantalla uniforme.
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Ver y trabajar en dos libros al tiempo

En ocasiones necesitamos trabajar con dos libros al tiempo, y cambiar de ventana cada
vez que necesitamos es una tarea tediosa que podemos evitar. Una solución es cambiar
rápidamente con la combinación de teclas ALT+TAB pero hasta ese sencillo paso lo
podemos evitar en Excel.
Simplemente vamos a barra de herramientas y seleccionamos la ficha “Vista” –> “Ver en

paralelo” y tendremos algo así:
Desde allí los dos libros siempre estarán visibles y podemos hacer modificaciones en los
dos sin tener que salir sin ninguno de ellos.
Ver y trabajar simultáneamente en varias hojas del mismo libro

Tener información en diferentes hojas y tener que cambiar de una a otra hoja para ver
una información o para modificarla, puede consumirnos mucho tiempo, y como el
objetivo de Excel es automatizar al máximo nuestras tareas para ahorrar tiempo, haremos
que varias hojas de Excel sean visibles y editables un la misma ventana para que no haya
necesidad de pasar de una a otra.
Supongamos que tenemos un libro con tres hojas y queremos que las tres se vean de la
siguiente forma:
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Hemos dividido la pantalla en tres partes y cada parte muestra una de las hojas de nuestro
libro.
Para lograrlo, abrimos nuestro libro y nos posicionamos en la pestaña “Vista” de la barra
de tareas y damos clic en la opción “Crear nueva ventana”
Creamos tantas ventanas como hojas necesitemos organizar.
Una vez creadas las ventanas damos clic en la opción “Organizar todo” y nos sale el
siguiente cuadro de diálogo:
ISBN 978-958-44-9371-2
Marcamos los valores respectivos y ya tenemos en una sola pantalla las diferentes hojas
de trabajo.
Inmovilizar ventanas o paneles

Seguramente en algunos casos necesitará tener la ventana de trabajo de su libro de la
siguiente forma:
Como se puede observar, el encabezado de la fila y el encabezado de la columna, son

siempre visibles, de modo que aunque avancemos filas hacia abajo o columnas hacia la
derecha, los títulos de estas siempre estarán visibles pudiendo en todo momento saber
con exactitud a qué corresponde cada valor.
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En la captura de pantalla tenemos un listado de cuentas y sus saldos en cada mes.

Podemos buscar cualquier cuenta y siempre podemos saber a qué mes pertenece, o
podemos buscar un saldo determinado y siempre sabremos a que cuenta corresponde.
Esto se logra inmovilizando paneles en las opciones de ventana que se encuentra en la

pestaña “Vista”:
Para inmovilizar una fila o una columna, o las dos al tiempo, nos ubicamos debajo de la fila
que queremos inmovilizar y/o a la derecha de la columna que queremos inmovilizar, y
cliqueamos en la opción “Inmovilizar paneles”, y nos saldrá el siguiente cuadro de diálogo
que muestra tres posibles inmovilizaciones que se pueden dar:
Por ejemplo, si quiere que tanto la columna A como la fila estén siempre fijas, nos
ubicamos en la celda B2:
ISBN 978-958-44-9371-2
Como se observa, la Celda B2 está debajo de la fila 1 que queremos inmovilizar y está en la
columna B que está inmediatamente a la derecha de la columna A que deseamos
inmovilizar.
Como puede observar en la imagen, aunque la celda activa es la G50, al lado tenemos la
columna A y encima la fila 1, cuando normalmente al lado estaría la columna F y encima la
fila 49.
Darle color a las pestañas de las hojas

Para ubicar con mayor facilidad las hojas de un libro además de darles nombres se les
puede dar un color diferente a cada una:
Para ello damos clic con el botón derecho del mouse, elegimos Color de etiqueta, y
seleccionamos el color deseado.
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Cambiar el color de las líneas de división de las celdas

El color de las líneas que dividen las celdas de Excel, también llamadas cuadriculas, se
pueden colorear a gusto del usuario.
Para ello, vaya al Botón inicio -> Opciones de Excel - >Avanzadas:
En Mostrar opciones para esta hoja, defina el color de la cuadrícula.
Dar formato a la información
En Excel es posible darle una presentación al contenido de celdas, columnas, filas y

gráficas, además de contenido de autoformas. Se puede dar formato rápido desde el
panel de herramientas o pestaña Inicio.
ISBN 978-958-44-9371-2
Celdas
A las celdas se les pueden aplicar distintos formatos, tales como el aumento de tamaño,
cambio de color de fuente, fondo y bordes, pero ello se verá en un apartado diferente;
centrémonos en el tamaño, que es posible cambiarlo desde la parte superior de cada
columna y la parte izquierda de las filas, solo basta colocar el cursor en la línea divisoria
hasta que cambie su forma de cruz reslatada y arrastrar.
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Números
Los números pueden ser alterados de acuerdo a su número de decimales, y el separador
de miles:
Seleccionamos Inicio -> General -> Número
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Y se mostrará una ventana de diálogo donde escogemos número, y le asignamos los

valores deseados.
Desde ese mismo panel se pueden manipular los bordes, fuentes y alineación de las
celdas.
Fuentes
Como se dijo en el paso anterior, las fuentes pueden editarse desde el cuadro de diálogo
Formato de Celdas pero también podemos hacerlo desde:
Solo basta seleccionar la fuente y el fondo con el icono de bote pintura, Negrita, Cursiva y
subrayado.
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Desde el cuadro Formato de celdas escogemos Fuente, de este modo podemos darle un
formato de manera más amigable y entendible pero más lento.
Bordes y diseño de celda

Podemos elegir el tipo de bordes para las celdas; estos se verán al imprimir el documento,
no así si no tuviera bordes. Se pueden aplicar distintos tipos de bordes.
Vamos a Inicio -> General -> Número y escogemos bordes.
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Pueden aplicarse bordes rápidos desde el icono los bordes pueden aplicarse a una
o más celdas.
Ejemplo:
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Alineación
A la hora de crear un nuevo documento y añadir contenido podemos ver que por defecto
Excel 2007 alinea los números a la derecha y las letras a la izquierda.
Pero se puede decidir si alineamos a la derecha, izquierda o centro. Vamos a Inicio ->
General -> Número y escogemos alineación.
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Se puede alinear el texto de manera vertical y horizontal así como la orientación.
Así como se puede usar la herramienta Alineación del menú Inicio.
Filas
Para dar formato a una fila completa, se siguen los anteriores pasos para editar celdas,
pero en este caso para seleccionar toda la fila basta colocar el cursor sobre el número de
la fila deseada y dar clic sobre ella.
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Columna
Las columnas también son editables, pero para seleccionarlas es necesario colocar el
cursor sobre la letra de la columna y dar clic allí.
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El resultado de ambos ejemplos es algo así:
Hoja
De la misma forma se puede dar formato a toda la hoja de Excel; utilizando el comando
Ctrl+E se selecciona todo, o desde el icono superior izquierdo de la hoja de cálculo.
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Combinar Celdas
Es posible que en ocasiones se requiera una celda que tenga un texto centrado y además
su contenido este centrado respecto a otro número mayor de celdas; para esto existe la
opción combinar celdas.
Se puede acceder desde:
Inicio -> General -> Número -> Alineación.
Marcando Combinar celdas.
De otra forma podemos seleccionar las celdas a combinar y desde:
ISBN 978-958-44-9371-2
Escogemos Combinar celdas.
Y se mostrarán las opciones disponibles.
Formato condicional
Mediante la utilización del formato condicional Excel nos permite detectar visualmente el
cambio de la información que nos interesa y nos permite desarrollar otro tipo de tareas
que en el desarrollo del manual se irá indicando.
El formato condicional hace referencia al formato que se le da a los datos, celdas o rangos
de celda según las condiciones que hayamos indicado.
La opción de formato condicional la encontramos en Inicio -> Formato condicional y

encontramos las siguientes opciones:
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Resaltar valores duplicados

Cuando revisamos nuestra información, en algún momento podemos necesitar que Excel
nos marque o resalte aquellos valores duplicados, tarea que se hace utilizando formato
condicional.
En la primera opción del formato condicional (Resaltar reglas de celdas), una de las más
utilizadas, encontramos las siguientes opciones a configurar:
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Para aplicar los formatos allí definidos, seleccionamos el rango de celdas a las que le
daremos el formato condicional y elegimos la condición y el formato que se ha de dar
cuando se cumpla la condición.
En este caso elegimos la opción Duplicar valores… tendremos el siguiente cuadro de

diálogo:
Lo que se le ha dicho a Excel es que la celda que tanga valores duplicados tenga el texto de
color rojo.
Por ejemplo si ese formato se lo aplicamos al rango A1:A10, al incluir valores duplicados
en ese rango tendremos lo siguiente:
Esto nos permite visualizar la situación de los datos en Excel. Por ejemplo nos sirve para
alertarnos sobre vencimientos de plazos, sobre el sobre paso de un límite. Al mostrarse las
alertas de forma visual identificamos con facilidad la situación que nos interesa para
proceder en consecuencia.
Mediante formato condicional se pueden resaltar aspectos como los mejores rangos, los
peores, los mejores porcentajes, etc.
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Indicadores de semáforos
Los indicadores de semáforos permiten resaltar valores que estén dentro de un rango
definido por el usuario. Según la condición o el rango, se tendrá un color verde, amarillo o
rojo.
Para aplicar este formato, seleccionamos el rango de datos a dar formato, vamos Inicio ->
Formato condicional -> Nueva regla:
Allí marcamos la primera opción, luego en estilo de formato elegimos Conjunto de Iconos,
y definimos las reglas o condiciones para insertar el semáforo.
En este caso hemos definido un semáforo para alertar según el monto de la deuda de un
cliente y el resultado será el siguiente:
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En el archivo de Excel que acompaña este manual hay un ejemplo de aplicación que
servirá de estudio.
Asignar varias reglas de formato a una misma celda

En algunos casos es necesario asignar a una misma celda o aun mismo rango de datos,
varias reglas de formato, de modo que según el valor contenido en la celda, se mostrará
uno u otro formato.
Es el caso típico del vencimiento de cartera, donde se fijan diferentes rangos de

vencimiento, y para identificarlos en Excel, es preciso marcarlos con colores.
ISBN 978-958-44-9371-2
En este caso, por lo general la utilización del semáforo se queda corto, puesto que este
sólo permite tres condiciones o rangos, lo que nos obliga a utilizar otro método de
formato condicional.
Seleccionamos el rango de datos de nuestro interés, vamos a Inicio -> Formato

condicional -> Nueva regla -> Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan:
Allí elegimos Mayor que, y asignamos el valor del rango, en este caso 90 precedido por el
signo igual y elegimos el formato que se ha de aplicar.
En este ejemplo le estamos diciendo a Excel que si el vencimiento es superior a 90 días,

resalte la celda con un color rojo y texto blanco. Le damos aceptar.
Para los otros rangos de días de mora hay que crear más reglas de formato sobre el mismo
rango de celdas, puesto que una misma celda puede contener valores entre múltiples
rango.
Para ello vamos a Inicio -> Formato condicional -> Administrar reglas:
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Allí agregamos tantas reglas como rangos necesitemos. Para ello damos clic en Nueva
regla, en la parte superior izquierda del cuadro de diálogo.
Como se observa en la captura de pantalla, las 4 reglas creadas tienen el mismo rango:
$D$2: $D$41, por lo que las 4 reglas se aplicarán sobre el rango y se aplicará una u otra
dependiendo del valor de cada celda.
El resultado será aproximadamente el siguiente:
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Sombrear celdas que estén vacías

Una forma de alertarnos que hay una celda o rango de celdas en las que no se han
introducidos los valores correspondientes, es mantenerlas sombreadas mientras estén
vacías.
Para ello vamos a Inicio -> Formato condicional -> Nueva regla:
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Allí colocamos la fórmula =ESBLANCO($A$17:$C$21), ajustando el rango correspondiente.
Ello hará que las celdas estén sombreadas mientras se encuentren vacías, lo que nos
servirá de recordatorio que hay un dato o datos que faltan por ingresar.
Sombrear filas según valor seleccionado de una lista

Cuando se tiene una tabla de datos y de esa tabla se selecciona uno de sus valores desde
una lista desplegable en otra celda, puede ser útil resaltar la fila de la tabla de datos para
ubicarla mejor.
Supongamos la siguiente tabla:
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Como se observa, según el empleado que se seleccione de la lista desplegable, así mismo
se colorea la fila de la tabla de datos donde está dicho empleado. Una forma excelente de
seguirle la pista.
Esto se logra con una sencilla regla de de formato condicional donde se coloca la siguiente
fórmula:
=$A2=$G$3
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Previamente, por supuesto, hemos seleccionado toda la tabla a la que se le aplicará este
formato.
Lo que esta fórmula hace es decir a Excel que cuando la fila A2 sea igual a la celda G3, que
le aplique el formato definido. Obsérvese que $G$3 tiene una referencia absoluta, y ya
que la celda fija con la cual se comparará el rango en el que deseamos colorear el registro
seleccionado.
Impresión de documentos en Excel

A la hora de querer imprimir un Documento en Excel 2007 es posible hacerlo de diversas
maneras, de modo que se ajuste al formato de página disponible o área de impresión.
Establecer un área de impresión

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.
Desde el menú vista se visualizará de esta forma:
Vista -> Vistas de libro -> Diseño de página
También es posible visualizar este diseño desde la parte inferior de nuestra área de
trabajo:
De este modo nos mostrará los márgenes, tamaño de hoja, alineación de la hoja etc.
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Dando clic en el icono izquierdo de la pantalla podemos ver el área que deseamos
imprimir delimitada por un área azul; esa es el área que se va a imprimir.
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Ahora podemos cambiar la configuración de la página.
Configurar pagina
Acedemos por el Botón Office
Imprimir -> vista preliminar
Nos saldrá una imagen parecida a esta:
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Como podemos ver, nos manda a un nuevo menú llamado Vista preliminar, una vez ahí
damos en Configurar página.
Se abrirá un cuadro de diálogo.
Página
En el cuadro de diálogo abierto nos aparecerá el siguiente contenido.
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Desde ahí podemos alinear la hoja, cambiar tamaño de papel y ajustar la escala, así como
la calidad de la impresión.
Márgenes
En la pestaña márgenes, se asigna el espaciado necesario para la hoja así como su

centrado; las medidas están dadas en cm.
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Encabezado y pie de página
Para agregar un encabezado o pie de página solo hay que introducir la opción deseada y la
forma en que se agregarán.
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Hoja
Desde esta pestaña se configura el área de impresión, como líneas de división, el color, si
se imprimirán encabezados y el orden de las páginas.
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Vista preliminar
Antes de proceder a imprimir es importante observar una vista preliminar para tener una
idea aproximada de cómo se ve el área de impresión y hacer los cambios y ajustes
necesarios:
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Imprimir
Una vez nuestra hoja esté lista para ser impresa, es aconsejable guardarla, y después,
seguir los siguientes pasos:
Botón Office.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna opción de

impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de
copias deseadas.
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Puedes imprimir la hoja directamente haciendo clic en la opción Impresión Rápida que se
encuentra en el desplegable Imprimir del Botón Office.
Clic en Aceptar y listo.
Ocultar datos para imprimir

Hay diferentes formas de ocultar datos para imprimir, pero expondremos sólo una, la que
creemos más sencilla ya que no requiere de códigos ni de configuraciones complejas.
Haremos uso del formato condicional.
Lo que se trata es que en pantalla veamos los datos pero al imprimir el documento esos
datos no se vean, de modo que mediante un formato condicional le daremos al texto de
las celdas a ocultar el mismo color que tiene el fondo de la celda. Un texto negro sobre
una celda negra no se ve.
Seleccionamos las celdas que contienen datos o valores que no deseamos imprimir.
Vamos a Inicio -> Formato condicional y elegimos Nueva regla -> Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato:
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Le hemos dicho a Excel que si en la celda F1 está el texto Oculta (O cualquier otro que se
le ocurra al usuario), aplique el formato allí definido. Esta celda de referencia
naturalmente que debe estar por fuera del área de impresión.
Con ello, cada vez que vayamos a imprimir, en la celda F1 (o en la que usted elija y que
esté por fuera del área de impresión), se escribe la palabra Ocultar para desaparecer el
texto y una vez imprima se borra el contenido de la celda para que el contenido sea visible
nuevamente.
Aquí se ha utilizado una palabra, pero puede ser un número. En tal caso la fórmula del
formato condicional sería =$F$1=1
Gráficos
Una de las herramientas más útiles en Excel es la posibilidad de crear gráficas basadas en
los datos introducidos; para esto existen varios tipos de gráficas que se adaptan a nuestras
necesidades.
Cuando se crea un gráfico o gráfica en Excel, tenemos dos opciones:
- Gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de
gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Creación de gráficos
Para crear un gráfico es muy recomendable definir el rango de celdas que generarán dicho
gráfico.
Vamos a ir a la pestaña Insertar -> gráficos y ahí observaremos este submenú
Escogemos el gráfico de la lista o damos clic en todos los tipos de gráficos para que nos
salga el cuadro de diálogo.
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ISBN 978-958-44-9371-2
En este cuadro de diálogo podemos ver todos los tipos de gráficas disponibles,
seleccionamos uno y damos en Aceptar.
Entonces nos mostrará la gráfica creada.
Desde el nuevo menú diseño podemos modificar los colores o simplemente dando clic
derecho y Formato del área de gráfico.
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El cual nos abrirá una ventana de edición del gráfico.
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Desde la pestaña Formato es posible asignar formas avanzadas a las gráficas generadas
por nuestros datos.
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Hacer un gráfico en una ventana nueva

Cuando hemos creado un gráfico en Excel podemos moverlo a una Hoja de gráfico, de
este modo solo aparecerá el gráfico en una hoja aparte llamada Gráfico_número.
Seleccionamos el gráfico y damos clic en Mover gráfico, aparecerá el cuadro de diálogo.
Al dar clic en Aceptar el gráfico se habrá movido a la hoja nueva.
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Cambiar tipo de gráfico

Una vez creado el gráfico podemos cambiar el tipo en Diseño -> cambiar tipo de gráfico.
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Agregar titulo al gráfico

Para agregar títulos al gráfico tanto principal como en los ejes del mismo, será necesario
seleccionar el gráfico a agregar título e ir á:
Diseño -> Título del gráfico y seleccionar la opción que deseamos.
Se presentará entonces el título editable en la gráfica.
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Para agregar títulos a los ejes
Diseño -> Título del eje y seleccionar la opción que deseamos.
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Seleccionamos Título de eje vertical u horizontal. Y agregamos el nombre de los ejes.
Nota: Se pueden aplicar estilos a los títulos del eje, clicleando en más opciones
Propiedades del gráfico

Otras posibilidades para un gráfico son la capacidad de cambiar su tamaño, su posición los
ejes a mostrar y las opciones de fondo.
Estas características están disponibles desde:
Herramientas de gráficos -> presentación
Por ejemplo, se puede decidir los ejes a mostrar o si se quiere incluir una cuadrícula de
fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto se encuentra en la sección Ejes:
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se
mostrarán en el gráfico:
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De todas formas, es importante recordar que se puede seleccionar las etiquetas dentro
del gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.
Desde esta sección también se puede configurar la Leyenda del gráfico.
Finalmente las opciones de la sección Fondo que permiten modificar el modo en el que se
integrará el gráfico en la hoja de cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos
tridimensionales disponibles.
Excel ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así que
después de un par de pruebas con cada una de estas opciones se puede entender
perfectamente sus comportamientos y resultados.
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Gráficos con rangos dinámicos

En Excel es posible crear gráficos con contenido dinámico, una de las utilidades es que al
agregar datos a una tabla ya existente el gráfico se actualiza por si solo sin necesidad de
generarlo de nuevo; igual si se eliminan datos, el gráfico se actualizará automáticamente.
Tomemos un ejemplo:
Mes Venta
Enero 350
Febrero 200
Marzo 400
Los colocamos en la celda A1
Y generamos un gráfico del más sencillo.
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Columna1
1,2
1
0,8
0,6 Columna1
0,4
0,2
0
Al agregar un cuarto dato, por ejemplo el mes de abril la gráfica no se actualiza, ¿cómo
hacer entonces?
Primero vamos a seleccionar nuestros datos en Excel y los convertiremos en tabla.
Seleccionamos los datos Insertar->tabla
Aceptar, y se creará la tabla
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Vamos a Formulas -> asignar nombre a un rango
Con esto asignaremos un nombre a la tabla, por ejemplo “Ventas” le dejamos el ámbito
libro para que esté disponible en todo el libro y le dejamos la referencia a la tabla.
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Una vez realizado esto, vamos a ir a nuestro gráfico y daremos clic derecho en el nombre
de la serie, escogemos Seleccionar datos y se desplegará un cuadro de diálogo.
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En ese cuadro en la parte de Rango de datos del gráfico.
Aparece lo siguiente ='Hoja1'!$A$1:$B$4 como podemos ver; esta clave hace referencia a
la hoja 1, celda A1 hasta B4 que es el área de nuestra tabla.
Remplazaremos esos valores por Ventas que es el nombre de nuestra tabla o mejor dicho
Rango dinámico, quedando de la siguiente forma ='Hoja1'!Ventas. Como pueden
observar, se cambiaron las referencias a las celdas (Rango Ventas) por el nombre de la
tabla.
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Después de darle Aceptar, podemos ir a nuestra tabla y agregar el mes de abril con un
valor de ventas y automáticamente se creará la gráfica para abril.
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Proteger información
En algunos casos es necesaria la protección de los datos que se encuentran en nuestro
libro de trabajo, ya sea para que terceros no autorizados no tengan acceso a ellos o para
impedir que por error se modifiquen datos y fórmulas que inutilicen nuestra aplicación.
Proteger libro
Para proteger nuestro libro vamos Inicio -> Revisar -> Proteger libro:
Allí marcamos las opciones deseadas y colocamos la contraseña aunque no es obligatorio.
Es importante anotar que la simple protección del libro no impide la modificación de los
datos, ya que sólo se protege la estructura o ventanas del libro más no las celdas de cada
hoja que son las que contienen los datos.
Para proteger los datos como tal hay que proteger las hojas del libro.
Proteger hoja
Para proteger una hoja de Excel damos clic con el botón derecho del mouse sobre la
pestaña que contiene el nombre de la hoja:
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Elegimos la opción “Proteger hoja”:
Marcamos las diferentes opciones y utilidades que necesitamos bloquear, y asignamos la

contraseña.
Hay que proteger cada una de las hojas del libro, ya que esta opción aplica para cada hoja
individual.
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Ocultar fórmulas
En Excel es posible ocultar las fórmulas para que el usuario no las visualice, algo que se
suele hacer para proteger de alguna forma la propiedad intelectual de quien desarrolla
complejas formulaciones.
Cuando nos ubicamos en una celda activa visualizamos la fórmula que contiene de la
siguiente forma:
Lo que haremos será ocultar dicha fórmula de manera tal que al posicionarnos sobre la
celda que la contiene no se muestre nada.
Para ocultar las fórmulas, seleccionamos las celdas que nos interesan, damos clic con el
botón derecho del mouse:
Allí elegimos la opción Formato de celdas:
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Allí nos ubicamos en la pestaña “Proteger” y marcamos la opción Oculta.
Seguidamente hay que proteger la hoja respectiva. Si no se protege la hoja las fórmulas
seguirán visibles.
Bloquear celdas con fórmulas

La celdas que contienen fórmulas por lo general deberían estar bloqueadas para impedir
que por error se borre una fórmula que inutilice la aplicación.
Para ello damos clic derecho sobre la celda que deseamos bloquear, elegimos Formato de
celdas:
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Nos ubicamos en la pestaña Proteger y macamos la opción Bloqueada. Seguidamente

protegemos la hoja pues de lo contrario la celda no se bloqueará.
Al bloquear una celda con fórmulas no se impide que la fórmula haga su trabajo. Sólo
impide que el usuario borre su contenido o lo sobrescriba.
Proteger una hoja en Excel de forma “Express”

Utilizando macros se puede proteger una hoja de un libro de Excel rápidamente, sin tener
que definir opciones ni contraseñas. Al seleccionar la hoja esta se protege
automáticamente.
Esto lo hacemos mediante código pero no en el editor de Visual Basic como tal, sino en el
código específico de cada hoja, de manera que la macro actuará únicamente en la hoja a
la que se ha agregado.
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Para ello damos clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que
deseamos proteger, y en el menú que se despliegue, dar clic en la opción “Ver código”
como se muestra en la siguiente imagen:
En ese caso deseamos proteger la hoja 1 que hemos marcado con el color rojo.
Seguidamente se abre el editor de Visual Basic y copiamos el siguiente código:
Private Sub Worksheet_Activate()
ActiveSheet.Protect
End Sub
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Es todo lo que tenemos que hacer.
Para desproteger la hoja, nuevamente damos clic con el botón derecho sobre la pestaña
de la hoja y elegimos la opción desproteger hoja.
Cuando se desprotege la hoja no es necesario protegerla nuevamente. Esta se protege

automáticamente cuando salimos de ella, de modo que al volverla a seleccionar la
encontraremos protegida. Es decir que si salimos de la hoja 1 e ingresamos a la hoja 2,
cuando regresemos a la hoja 1 estará protegida de nuevo.
Recordemos que este código protegerá únicamente la hoja 1. Si queremos proteger la

hoja 2, debemos repetir el procedimiento. Es decir que este código se agrega a cada una
de las hojas que se quieran proteger.
Trabajar con nombres en Excel

Hacer operaciones en Excel utilizando nombres de rangos y no rangos de celda
incrementa las posibilidades de Excel y sobre todo, hace que los procesos sean más
sencillos.
Por ejemplo se pueden sumar los datos que hay en la columna A desde la fila 1 hasta la
100, en cuyo caso el rango sería A1:A100 y la fórmula para sumar sería =SUMA(A1:A100).
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Pero también podemos asignarle un nombre al rango A1:A100, por ejemplo Cartera y
luego sumar utilizando la fórmula =SUMAR(Cartera) con lo que sumamos todos los valores
que hay en ese rango previamente definido.
Asignar nombre a un rango

En primer lugar seleccionamos el rango de datos al que le asignaremos el nombre.
Seguidamente nos dirigimos a Inicio -> Fórmula -> Asignar nombre a un rango:
A nuestro rango A2:A12 de la Hoja1 le asignamos el nombre Cartera.
Con ello podemos hacer multitud de operaciones sólo llamando el nombre de dicho
rango.
Se puede asignar un nombre a un mismo rango de celdas. O dicho de otra forma, un

mismo rango de celdas puede compartir diferentes nombres. Cada nombre de un rango
debe tener un nombre único.
Definir nombres con rangos dinámicos

Definir un nombre con rangos dinámicos permite que el rango se ajuste en la medida en
que se agregan o eliminan datos del rango original.
Supongamos la siguiente situación:
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El rango es A2:B4
¿Qué sucede si en la fila 5 se agrega un nuevo empleado?
Sencillamente ese nuevo empleado queda por fuera del rango definido, ya que el rango
siempre será A2:B4, y para cobijar el nuevo empleado habrá que modificar manualmente
el rango, lo cual supone un tiempo adicional innecesario en la medida en que se puede
hacer que Excel adapte automáticamente el rango según la cantidad de datos existentes,
y eso se logra con rangos dinámicos.
Para crear rango dinámico se ingresa a Inicio -> Fórmulas -> Asignar nombre a un rango
Cómo se observa en la imagen, para crear el rango dinámico se hace uso de la función
DESREF.
Si queremos un rango dinámico infinito hacia abajo y hacia la derecha, esto es que se
pueda agregar tantas filas como columnas, la fórmula a introducir será:
=DESREF($A$1;0;0;CONTARA($A:$A);CONTARA($1:$1))
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Con ello le estamos diciendo a Excel que defina el rango considerando todas las celdas con
valores que estén por debajo de la celda A1 y desde la columna A hacia la derecha.
Pero seguramente necesitamos un rango dinámico limitado, como por ejemplo que
ocupe únicamente la columna A desde la fila 2. En ese caso la fórmula será:
=DESREF($A$1;1;0;CONTARA($A:$A))
Para la columna B la fórmula será:
=DESREF(B$2;1;0;CONTARA($B:$B))
Si queremos un rango dinámico que ocupe las columnas E y F, que vaya de la fila 12 a la
100, la fórmula será:
=DESREF($E$12;0;0; CONTARA($E1:$E$100 ); 2)
Editar y eliminar nombres de rangos

Si necesitamos editar o eliminar nombres de rangos vamos a Inicio -> Fórmulas ->
Administrar rangos:
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Allí se muestra la lista completa de nombres de rangos que hay en un libro de trabajo.
Desde allí se puede editar cada una de ellos, se pueden eliminar o crear nuevos nombres
de rango.
Asignar nombres existente a un rango de celdas

Si necesitamos asignar a un rango de celdas un nombre ya existente, basta con pegarlo, y
para ello seleccionamos el rango de nuestro interés y presionamos la tecla de función F3 y
nos sale el siguiente recuadro:
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Allí está el listado de nombres de rangos definidos. Sólo se marca el de nuestro interés y
se pega.
Validación de datos
La Validación de datos permite que Excel realice las verificaciones que defina el usuario y
según el resultado puede emitir una alerta, mensaje de error o informativo.
Por ejemplo es el caso de una discoteca que no puede permitir el ingreso de menores de
edad. Hacer el cálculo mental según la fecha de nacimiento para determinar si tiene la
edad permitida o no, toma tiempo, así que Excel se encargará de ello y nos advertirá de
forma automática que esa persona no tiene la edad indicada para ingresar con sólo
suministrar la fecha de nacimiento.
Validad un valor
Cualquier valor se puede validad para que Excel emita un mensaje o alerta en caso de que
sea inválido según los criterios asignados:
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En la imagen anterior se pueden ver las diferentes opciones de validación, incluida la

personalizada mediante fórmula, donde el usuario puede desplegar su imaginación sin
límite.
Para llegar allí, vamos a Inicio -> Validación de datos.
Supongamos que se están digitando facturas en Excel y queremos asegurarnos que sólo se
ingresen facturas con fecha del 2011, así evitamos que por error se introduzcan facturas
de un periodo anterior, o que siendo del 2011 por error de digitación se coloque un
periodo diferente.
Para ello seleccionamos el rango de datos a validar, elegimos Fecha, Permitir “entre” e
introducimos la Fecha inicial y la final:
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Damos clic en Aceptar.
Al ingresar un dato que no corresponde a la validación, Excel nos mostrará el siguiente

cuadro de diálogo:
Mensajes de error en la validación de datos

Cuando se fija una regla de validación y el usuario ingresa un dato o valor inválido, Excel
muestra un mensaje de error pero dicho mensaje es general, y en algunos casos resulta
útil personalizar ese mensaje de error para dar instrucciones a quien esté ingresando los
datos.
Por ejemplo en el título anterior creamos una regla de validación para impedir que se
ingresen facturas con fechas diferentes a las definidas.
Podemos personalizar el mensaje de error para aclararle al usuario el por qué su dato es
rechazado como inválido.
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Este mensaje lo definimos en donde definimos la regla de validación:
Allí podemos definir un título para el mensaje e incluso el nivel de la advertencia.
Al introducir un valor inválido Excel nos mostrará lo siguiente:
Muy útil esta opción para ir guiando al usuario en el proceso de ingreso de la información.
Mensaje de entrada en la validación de datos

La Validación de datos impide consumar errores; los mensajes de error aclaran y pueden
dar instrucciones al usuario, pero podemos ir un poco más allá. Podemos evitar que el
usuario cometa el error en la medida en que antes de introducir los datos se dan
instrucciones al usuario, pudiendo hacer que este sea más efectivo.
En las opciones de Validación de datos está la pestaña que permite configurar el mensaje
de entrada, esto es el mensaje que se mostrará al activar una celda:
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Al posicionarnos en cualquier celda tendremos el siguiente mensaje:
Impedir el ingreso de datos duplicados o repetidos

En algunas bases de datos se requieren valores únicos, como el Nit de una empresa o la
cédula de un empleado, valores que no se pueden repetir, y podemos configurar a Excel
para que nos impida ingresar valores ya existentes en la base de datos o rango de celdas
en la que estamos trabajando, y así evitamos cometer algún tipo de error.
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En algunos casos basta con resaltar los valores repetidos en un rango de datos, pero en
esta oportunidad la idea es impedir que se presenten datos repetidos en nuestro rango de
datos.
Para ello haremos uso de la Validación de datos y utilizaremos una pequeña fórmula que
haga el trabajo.
Supongamos que queremos impedir que en el rango A2:A1000 se ingreses valores

repetidos.
Nos ubicamos en la celda A2, vamos a Inicio -> Validación de datos -> Validación de
datos:
En Permitir Personalizada y en fórmula escribimos la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI($A3:$A$2;A2)<2
Damos clic en Aceptar.
Ahora, seleccionamos la celda A2 a la que le hemos asignado esta validación y la

arrastramos hasta la celda A1000 para copiar la regla de validación.
Nótese que se debe hacer uso de las referencias absoluta y mixta.
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En el archivo de Excel que acompaña esta guía hay un ejemplo del funcionamiento de esta
validación.
Limitar longitud de datos a ingresar

La Validación de datos permite limitar el número de datos que se deben o pueden
ingresar en una celda determinada.
Para ello seleccionamos el rango de celda a las que deseamos imponer límites, luego
vamos a Inicio -> Validación de datos:
Como se observa, podemos exigir el ingreso de un mínimo número de datos o caracteres o

un máximo.
Listas desplegables
Excel permite desplegar listas para de ella elegir una opción, como País, Provincia, Ciudad,
Mes, etc.:
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Para ello utilizaremos la validación de datos.
En primer lugar en una columna auxiliar se crea el listado de datos que se quiere mostrar
en la lista desplegable. Luego le asignamos un nombre a ese rango de datos. En nuestro
ejemplo le hemos llamado Meses a rango de datos que contienen los 12 meses del año.
Nos ubicamos en la celda que contendrá la lista desplegable, vamos Inicio -> Datos ->
Validación de datos:
El Criterio de validación a elegir es Lista como se muestra en la imagen.
En Origen de datos a listar se coloca el nombre que le hemos asignado a nuestro listado,
en este caso Meses precedido por el signo =.
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El Origen de datos puede ser también el rango de las celdas que contienen los datos a
listar:
En este caso los meses del año se encuentran en la columna I desde la fila 3 a la 14.
Por simplicidad se recomienda siempre trabajar con nombres de rango.
Listas desplegables dependientes

Excel permite hacer listas desplegables dependientes, de manera tal que una lista
depende de la otra, o una lista muestra la información según el contenido de otra de la
que depende.
Muchos hemos visto que cuando se elige un departamento o país, al lado hay otra lista
para elegir una ciudad de ese departamento o país. En Excel esto se llaman listas
dependientes, ya que la lista de ciudades depende del departamento o país seleccionado
en la celda adyacente.
Para lograr esto hay que recurrir a validación de datos y a los nombres de rangos.
Hay que definir un nombre de rango para los departamentos o países, y un nombre de
rango para cada lista de ciudades de cada departamento o país.
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En nuestro ejemplo trabajaremos con tres listas principales relacionadas con los turnos
que tiene una empresa, y tres listas secundarias dependientes que contienen los listados
de empleados por turno o jornada:
Al rango de jornadas le asignamos el nombre de “Jornadas” y creamos la lista desplegable

con dicho nombre de rango:
Y desde validación de datos creamos una lista para desplegar las jornadas:
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Como nuestra lista es corta, en lugar de utilizar el nombre de rangos también se pueden
escribirlo directamente los componentes de la lista separados por punto y coma:
Ahora asignaros los nombres a los rangos que contienen los e mpleados de cada jornada:
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El nombre del rango de cada lista dependiente debe ser exactamente igual a su concepto
correspondiente en la lista principal. Recordemos que la lista principal tiene tres
elementos o conceptos: Diurna, Nocturna y Dominical, de modo que cada rango de
empleados bebe llamarse igual: Diurna, Nocturna y dominical.
Ya creada la lista principal en validación de datos:
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Procedemos a crear la lista dependiente en la celda contigua.
En nuestro ejemplo en la celda B3 colocamos la lista desplegable para elegir el empleado

según la jornada que se elija en la celda A3. Para ello en Validación de datos, en Criterios
de validación elegimos la opción Lista, y en el Origen de datos colocamos la fórmula
=INDIRECTO($A$3). De esta forma vinculamos la lista con el valor que haya en E2, el cual
se toma de una lista que creamos en el anterior paso.
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Como resultado tendremos lo siguiente:
En el archivo de Excel adjunto a este manual está el ejemplo que hemos trabajado aquí.
Reiteramos que los nombres de los rangos de las listas secundarias, deben corresponder
exactamente a los nombres de la lista desplegable principal. Importante anotar que un
nombre de rango no puede estar compuesto por dos palabras separadas. Si el nombre
requiere dos palabras estas deben estar unidas por un guión bajo: Jornada_Diruna, etc., y
así debe llamarse el concepto de la lista principal.
Listas desplegables con rangos dinámicos

Las listas desplegables vistas hasta ahora, se han realizado con un número fijo de datos;
12 meses, 5 años, etc., lo cual supone una seria limitación puesto que si agregamos un
dato a esa lista, este quedará por fuera de la lista, o si eliminamos un dato, la lista
mostrará un campo vació poco estético.
Esta limitación se resuelve utilizando listas desplegables con rangos dinámicos, es decir
que el número de datos mostrados en la lista pueda incrementarse o disminuirse
haciendo que el rango que los contiene cambie continuamente.
Para ello trabajamos con nombres con rangos dinámicos, lo que quiere decir que el rango
se adaptará automáticamente a la cantidad de datos que haya.
Por ejemplo supongamos un listado de empleados, el cual puede aumentar o disminuir

cada mes según los empleados que salen o ingresan.
En nuestro caso la lista de empleados estará en la columna G desde la fila 21 (G21), lista a
la que le asignaremos un nombre de rango el cual será dinámico.
Para ello vamos a Inicio -> Fórmulas -> Asignar nombre a un rango:
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Le colocamos el nombre Empleados y la fórmula:

=DESREF($G$20;1;0;CONTARA($G$1:$G$65536)), que automáticamente tomará el
nombre de la hoja donde está el rango de los datos.
Ahora nos ubicamos en la celda en la que queremos crear nuestra lista desplegable de
empleados, vamos a Inicio -> Datos -> Validación de datos y creamos una lista con el
nombre del rango dinámico que hemos creado:
Con esto ya tenemos una lista desplegable que se ajustará automáticamente según la
cantidad de datos que existan.
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Funciones en Excel
Excel ofrece un importante número de funciones para multitud de tareas. Abordaremos
únicamente las que consideramos de mayor utilidad para trabajar con datos relacionados
con contabilidad, finanzas y temas afines.
En Excel las funciones se encuentran en la pestaña Fórmulas -> Insertar función:
Esta captura de pantalla corresponde a Excel 2007 y la siguiente a Excel 2010:
Al dar clic en Insertar función tenemos el siguiente cuadro de diálogo:
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Allí podemos buscar funciones o elegir por categorías, según nuestras preferencias o
habilidades.
Cuando se escribe en una celda de Excel el signo =, al escribir la primera letra aparece un
listado de funciones para que el usuario elija:
Esta solución es más inmediata que la primera, principalmente cuanto sabemos qué
funciones necesitamos.
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Funciones financieras
Las funciones financieras, como su nombre lo indica, se encarga de calcular indicadores
financieros, de hacer operaciones financieras de distinta índole.
Estas funciones son las más sencillas de utilizar puesto que la ayuda ofrecida Excel es muy
intuitiva.
Cuando se selecciona una de estas funciones desde Insertar función en la pestaña

Fórmulas, aparece un cuadro de diálogo como el siguiente:
Allí Excel pide los datos necesarios para completar los argumentos que la función requiere
para hacer los cálculos requeridos.
Función PAGO
La función Pago presente en Excel 2007 y Excel 2010 calcula el pago de un préstamo
basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. La sintaxis de esta
función tiene 5 argumentos. El argumento Tasa es el tipo de interés del préstamo; NPER
corresponde al número total de pagos del préstamo; va es el valor actual del préstamo o
valor inicial; vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de
efectuar el último pago; tipo es un numero 0 o 1 que indica cuando vencen los pagos, es
decir puede ser un pago vencido o anticipado. Ahora vamos a ver un ejemplo:
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A través de la función pago vamos a calcular una serie de pagos uniformes que se hacen
sucesivamente durante determinados periodos de un préstamo. Por ejemplo acá tenemos
que vamos a otorgar 1000 unidades monetarias en préstamo, y la van a regresar en una
serie de 4 pagos, 4 periodos a una tasa del 10%. Gráficamente lo podemos ver abajo a la
derecha donde en el periodo 0, vamos a entregar 1000 unidades monetarias, lo indicamos
como negativo, porque está saliendo de nuestro bolsillo. Estas 1000 unidades monetarias
las vamos a retornar en este caso en una serie de 4 pagos iguales durante 4 períodos a
una tasa constante del 10%.
Ahora vamos a hacer el llamado a la función PAGO.
Entonces Excel me dice que el valor de los pagos o de las cuotas periódicas van a ser de
$315,47.
Función TASA
Siguiendo las funciones financieras en Excel tenemos la función llamada tasa, esta fórmula
nos sirve para calcular la tasa de interés que se está pagando por un préstamo
ISBN 978-958-44-9371-2
considerando lo que viene siendo la cantidad de periodos que están contratados, de que
monto fue el préstamo que se obtuvo y cuanto es lo que se está pagando por cada uno de
esos periodos.
La formula es muy sencilla, la veremos a continuación:
Ahora vamos a ver un ejemplo donde se aplica la función TASA:
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NOTA: El 0 del final de la fórmula, quiere decir que el pago de cada uno de los periodos es
al final.
Ahora observamos que para este préstamo de 40.000 unidades, a 36 periodos y pagando
en cada uno de esos periodos 1.569,31 la tasa de interés es del 2%. Así es como funciona
la fórmula tasa.
Función NPER
La función NPER tiene la misma sintaxis en Excel 2007 y en Excel 2010, esta función
devuelve el número de periodos de una inversión basándose en los pagos periódicos
constantes y en la tasa de interés constante. La sintaxis de esta función tiene 5
argumentos, 3 obligatorios y 2 opcionales.
SINTAXIS: = NPER (tasa; pago; va; [vf]; [tipo]).
Tasa: La tasa de interés por periodo.
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Pago: Es el pago efectuado en cada periodo; debe permanecer constante durante la vida
de la anualidad.
Va: Es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el
último pago.
Tipo: El numero 0 o 1 e indica cuando vencen los pagos.
Veamos el ejemplo práctico de esta función en Excel:
A través de este ejemplo vamos a explicar el uso correcto de la función NPER que nos
permite calcular el número de periodos de una inversión.
Observamos una tasa del 1,5 %, unos pagos frecuentes de 100 unidades monetarias, un
valor actual de una inversión de 1000 unidades monetarias, acá no tenemos valor futuro y
el tipo le hemos indicado como tipo 0 lo cual quiere decir que el interés se va a pagar al
vencimiento.
La representación gráfica esta abajo a mano derecha, tenemos el valor actual con la flecha
que indica hacia abajo que representa las 1000 unidades monetarias, hacia abajo porque
lo que estamos indicando es que estamos otorgando en préstamo la cantidad de 1000
unidades monetarias, luego vamos a recibir periódicamente hasta un periodo n que es el
que vamos a calcular, unos pagos iguales de 100 unidades monetarias, por lo tanto en
este ejemplo lo que vamos a encontrar es cuantos pagos de 100 unidades monetarias a
una tasa del 1.5% me hacen rendir 1000 unidades monetarias actuales, esto lo vamos a
obtener a través de la función NPER.
Ahora vamos a ver la fórmula aplicada:
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Podemos ver que Excel me dice con 10.91 periodos de los cuales yo voy a recibir 100
unidades monetarias voy a estar rindiendo 1000 unidades monetarias actuales al 1,5%.
Función PAGOINT
Esta función nos permite saber qué cantidad del pago que estamos realizando
corresponde a intereses.
SINTAXIS: =PAGOINT (tasa; período; nper; va; vf; tipo).
Tasa: Tasa de interés por periodo (puede ser del tipo anual, trimestral o mensual).
Periodo: Periodo para el que se desea calcular el interés. Este debe estar entre 1 el
número de periodos totales, NPER.
Nper: Número total de periodos de pago en una anualidad.
Va: Valor actual o la suma total de una serie de pagos futuros. Es decir, el valor total
solicitado.
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Vf: Valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último
pago. Si Vf se omite, se toma como cero.
Tipo: Vale cero para pago al final del periodo o uno para pagos al inicio del periodo. Si se
omite se toma como cero.
Ejemplo.
En el ejemplo vamos a calcular el interés que se va a pagar por un crédito de 18 millones

con un plazo de 3 años y lo que queremos hacer inicialmente es calcular el interés que se
pagara en el primer mes.
Nos da el siguiente resultado:
NOTA: Como el valor final lo omitimos por defecto queda igual a 0.
El resultado es el valor del interés que se pagaría por ese crédito en el mes numero uno.
Función PAGOPRIN
Calcula el capital (principal) incluido en el pago de una cuota determinada de un préstamo
(calculado con el método francés con cuota constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
ISBN 978-958-44-9371-2
= PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo).
Tasa: es la tasa de interés del préstamo (o la inversión). Debe tener la misma unidad de
tiempo que NPER.
Periodo: es el Nº de periodo (o Nº de cuota) del que se averigua el capital (principal) que

contiene.
NPER: es el plazo en el que se debe cancelar o amortizar por completo el préstamo. El

argumento NPER también se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harán para
cancelar el préstamo.
Va: es el valor actual o valor del préstamo (o la inversión).
Vf: es un valor futuro pendiente de pago en caso que no se pague todo el préstamo al
final.
Tipo: se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o “0” si son al final. Si se omite la
función deja “0”.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo.
ISBN 978-958-44-9371-2
Función PAGO.INT.ENTRE
La función PAGO.INT.ENTRE calcula cual es la parte de intereses comprendidos en una
serie de cuotas determinadas de un préstamo (calculado con el método francés con cuota
constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGO.INT.ENTRE(tasa;nper;va;inicial;final;tipo).
Tasa: es la tasa de interés aplicable al préstamo (o la inversión). Debe expresarse en un

período de tiempo similar al que esté expresado nper.

argumento nper también se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harán para
Va: es el valor actual o valor del préstamo o la inversión.
Inicial: es la primera cuota o período a considerar.
Final: es la última cuota o período a considerar.
Tipo: se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o “0” si son al final. Si se omite la
función considera “0”
ISBN 978-958-44-9371-2
Ejemplo.
Función PAGO.PRINC.ENTRE
La función PAGO.PRINC.ENTRE calcula cual es la parte de capital (principal) comprendido
en una serie de cuotas determinadas de un préstamo (calculado con el método francés
con cuota constante que incluye capital e intereses).
SINTAXIS:
= PAGO.PRINC.ENTRE (tasa;nper;va;inicial;final;tipo).
Tasa: es la tasa de interés aplicable al préstamo (o la inversión). Debe expresarse en un

periodo de tiempo similar al que esté expresado NPER.

argumento NPER también se interpreta como el total de pagos o cuotas que se harán para
Va: es el valor actual del préstamo o la inversión.
Inicial: es la primera cuota o período a considerar.
ISBN 978-958-44-9371-2
Final: es la última cuota o período a considerar.
Tipo: Se indica 1 si los pagos son al comienzo del periodo o “0” si son al final. Si se omite la
función considera “0”.
Ejemplo.
Función VALOR ACTUAL (VA)
La función VA calcula el valor actual de una serie de pagos de importe similar.
SINTAXIS:
= VA(tasa;nper;pago).
Tasa: es la tasa de interés con la que se descontarán los pagos.
NPER: es el total de pagos o cuotas existentes.
Pago: es el importe del o los pagos (se asumen pagos similares).
Ejemplo.
Un empresario analiza la concesión de un negocio cuya duración está indicada en la celda

E19 y cuyas ganancias anuales se indican en la celda E17. La tasa de interés del dinero es la
de la celda E18. En la celda G19 desea calcular el valor actual del negocio.
A continuación se presenta la solución.
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Función TIR
La función TIR calcula la rentabilidad o "Tasa Interna de Retorno" de una serie de cobros y
pagos.
SINTAXIS:
=TIR(valores;[estimar]).
Valores: representan los cobros y pagos (flujos de fondos).
Estimar: esta función calcula por "iteración" por lo que se puede definir una tasa con la
cual comenzar la iteración. Es opcional, si se omite la función comienza a iterar desde 0%.
Ejemplo.
Un inversor evalúa un negocio. En el rango E17:E21 está la inversión necesaria, los

beneficios esperados y el valor de venta de la inversión. En la celda G18 desea averiguar la
Tasa Interna de Retorno del negocio. A continuación se presenta la solución.
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Función VF
Calcula el valor futuro de una serie de pagos de importe similar.
SINTAXIS:
= VF(tasa;nper;pago).
Tasa: es la tasa de interés con la que se capitalizarán los pagos.
NPER: es el total de pagos o cuotas a realizar.
Pago: es el importe del o los pagos (se asumen pagos similares).
Ejemplo:
Un inversor desea incrementar su riqueza. En la celda E19 se expresa el plazo de su

inversión y en la celda E17 está el monto que podría invertir anualmente. La celda E18
tiene la tasa de interés que ganaría. En la celda G18 desea calcular el dinero que tendrá al
final de su inversión. A continuación se presenta la
solución.
Función VF.PLAN
La función VF.PLAN calcula el valor futuro de un capital inicial invertido a una tasa de
interés variable.
SINTAXIS:
ISBN 978-958-44-9371-2
= VF.PLAN (capital; plan serie de tasas).
Capital: es el monto inicial de la inversión.
Plan serie de tasas: son las tasas de interés variables a las cuales se capitalizará el capital.
Ejemplo.
Un inversor desea realizar una inversión a tasa variable. En la celda E17 se expresa el
monto de la inversión y en el rango E18:E21 están las rentabilidades anuales aseguradas
por contrato. En la celda G18 desea conocer el valor de su inversión al final del contrato. A
continuación se presenta la solución.
Funciones de fecha y hora

Función HORA
La función HORA devuelve un número que representa la hora de un valor hora
determinado.
SINTAXIS:
= HORA (num de serie).
Num de serie: es un valor que contiene una hora o un número que representa una fecha.
También puede ser una función que devuelva estos valores.
Ejemplo.
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En este ejemplo se tiene un valor hora en la celda G18. En la celda E18 se extrae el valor
correspondiente a dicha hora. A continuación se presenta la solución.
Función AÑO
Devuelve el año de una celda que contiene una fecha.
SINTAXIS:
= AÑO (num de serie).
Num de serie: es un valor o celda de tipo fecha.
Ejemplo.
En el rango F18:F21 se extrae el año correspondiente para las celdas del rango E18:E21.
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Función DÍA
Devuelve el número de día de una celda que contiene una fecha.
SINTAXIS:
= DIA(num de serie).
Num de serie: es un valor o celda de tipo fecha o una función que devuelva una fecha.
Ejemplo.
En el rango F18:F21 se extrae el número de día correspondiente para las fechas del rango
E18:E21. A continuación se presenta la solución.
Función HOY
Devuelve la fecha actual, según el reloj interno controlado por tu computador.
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SINTAXIS:
= HOY ().
Ejemplo.
Función DIAS360
Devuelve la cantidad de días existentes entre dos fechas, basándose en un año de 360 días
(considera meses de 30 días).
SINTAXIS:
=DIAS360(fecha inicial; fecha final; [método]).
Fecha inicial y fecha final: son valores de tipo fecha o una función que devuelva una
fecha.
Método: es un valor lógico que indica el método de cálculo. Si éste es FALSO u omitido se
considera para fecha inicial 30. Si el día de fecha final es 31 y el día de fecha inicial es
anterior al 30 el día de fecha final se convierte a 1 del mes próximo, de otra manera el día
de fecha final es 30 del mismo mes.
Si consideración es VERDADERO: si el día de fecha inicial y fecha final es 31 se convierte en

30.
Ejemplo.
En el rango D18:E21 se tiene una serie de fechas Iniciales y Finales. En el rango F18:F21 se
desea calcular la cantidad de días existentes entre las mismas (considerando meses de 30
días). A continuación se presenta la solución.
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Funciones matemáticas
Función CONTAR
Devuelve la cantidad de valores numéricos en celdas y/o rangos.
SINTAXIS:
=CONTAR (ref1; ref2;...).
Ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones que devuelvan valores
numéricos.
Ejemplo.
Un gerente examina las cantidades de ventas de sus empleados en el rango D18:E25. En la

celda H18 desea obtener la cantidad de vendedores que concretaron ventas. A
continuación se presenta la solución.
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Esta función cuenta las celdas que contienen datos numéricos únicamente. Si en el rango
definido hay una celda vacía o con texto, no las tiene en cuenta.
Función CONTARA
La función CONTARA cuenta los valores que hay en un determinado rango de datos. Esta
función tiene en cuenta tanto los valores numéricos como los de texto, pero no tiene en
cuenta las celdas vacías.
En este supuesto, en el rango A2:A20 cuenta todas las celdas excepto la A8 que está vacía
y el resultado será 8 que corresponde a 7 persona y la celda que contiene 0.
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Función CONTAR.SI
Cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado. Cuenta cuántos valores
hay según la condición dada.
SINTAXIS:
= CONTAR.SI (rango; criterio)
Rango: es el rango que será evaluado.
Criterio: es la condición que identificará las celdas a contar en el rango evaluado.
Ejemplo.
Tenemos las ventas realizadas en los diferentes meses del año y queremos conocer las
ventas que superaron los 10 millones de pesos:
La fórmula utilizada:
=CONTAR.SI(B2:B13;">10000000")
Esta fórmula cuenta las ventas que cumplen con el criterio definido en la función, es decir
los valores que superan los 10 millones de pesos.
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Función CONTAR.SI.CONJUNTO
Permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Se
diferencia de la función CONTAR.SI en que esta sólo permite un criterio en tano
CONTAR.SI.CONJUNTO permite varios criterios.
SINTAXIS:
= CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2).
Rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir.
Criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1.
NOTA: Esta función permite evaluar hasta 127 criterios.
Ejemplo.
En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se

desea calcular las visitas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la
zona indicada en la celda K6. A continuación se presenta la solución.
Si tenemos las ventas realizadas en diferentes meses podríamos querer saber las ventas
que están dentro de un rango de valores, por ejemplo:
ISBN 978-958-44-9371-2
La fórmula que se ha utilizado es:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B13;">5000000";B2:B13;"<10000000")
Función SUMA
La función SUMA permite sumar valores.
SINTAXIS:
= SUMA (número1, número2...).
Número1; número2...: son valores indicados directamente en la función o referencias a

celdas.
Ejemplo.
En el rango D18:F21 se tiene una descripción de productos, con sus Kilogramos y el

importe pagado por cada uno de ellos. En la celda H18 se desea obtener la suma de los
importes pagados. A continuación se presenta la solución.
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Función SUMAR.SI
La función SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio determinado.
Esta función suma dependiendo de si se cumple una condición. Es una suma condicionada.
SINTAXIS:
=SUMAR.SI (rango; criterio; [rango suma]).
Rango: es el rango que será evaluado.
Criterio: es la condición que identificará las celdas en el rango evaluado.
[Rango suma]: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo especificado
en el rango de criterio. Es opcional.
Ejemplo.
Supongamos que tenemos una lista de vendedores a los que se les paga por comisión y
queremos saber el monto de comisiones pagados a los trabajadores que vendieron más
de 1.000.000 y necesitamos en primer lugar identificar cuáles son los valores que superan
el 1.000.000 en ventas, valores que se encuentran en el rango B1:B10, y luego sumar las
comisiones que le corresponden a esos valores, valores que se encuentran en el rango
C2:C10.
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La fórmula utilizada: =SUMAR.SI(B2:B10;">1000000";C2:C10)
Función SUMAR.SI.CONJUNTO
La función SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o varios
criterios determinados.
SINTAXIS:
=SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma, rango_criterios1, criterio1, rango_criterios2,

criterio2).
Rango_suma: es el rango que contiene los números a sumar.
Nota: Esta función permite evaluar hasta 127 criterios.
Ejemplo:
En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se

desea calcular las ventas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para
la zona indicada en la celda K6. A continuación se presenta la solución.
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Vamos a suponer que necesitamos sumar las ventas que realizó un empleado en un día
determinado. En este caso se deben cumplir dos criterios: fecha y nombre del empleado.
Necesitamos saber cuánto sumaron las ventas que realizó Pedro el día 07 de octubre de
2011:
La fórmula que se ha utilizado es:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D13;B2:B13;"="&FECHA(2011;9;7);C2:C13;"Pedro")
Esta fórmula le está diciendo a Excel que sume los valores que se encuentren en el rango
D2:D13 si cumple con los siguientes criterios:
 Que pertenezca a la fecha 15 de agosto de 2011: ;”=”&FECHA(2011;8;15) que se

encuentra en el rango B2:B13 [B2:B13;"="&FECHA(2011;8;15]
 Que se llame Pedro, que está en el rango C2:C13 [C2:C13;"Pedro"]
ISBN 978-958-44-9371-2
Como se observa, cada criterio que se debe cumplir, va antecedido del rango donde se
encuentra.
Lo primero que se coloca en la fórmula es el rango que se ha de sumar. Seguidamente

cada criterio con su respectivo rango.
Excel sumará los valores del rango indicado sólo si se cumple con todos los criterios
señalados.
Funciones de redondeo numérico

Excel ofrece una variedad de funciones para redondear números y valores. Recordemos
que para que Excel tomo como referencia los valores redondeados o aproximados, debe
hacerse con fórmulas, puesto que si el redondeo o aproximación se hace eliminando
decimales desde la barra de tarea, el redondeo sólo será “de vista” y no será tenido en
cuenta por Excel al hacer los cálculos que incluyan ese número redondeado.
Las funciones en orden alfabético son las siguientes:
Función ENTERO
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
Ejemplo.
Esta función puede ser reemplazada por la función REDONDEAR.MENOS en la medida en

que siempre aproxima hacia abajo, sólo que la primera ofrece más posibilidades de
configuración.
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Función MULTIPLO.SUPERIOR
Redondea un número al próximo múltiplo del argumento cifra_significativa, hacia arriba.
Ejemplo.
Función MULTIPLO.INFERIOR
Redondea un número al próximo múltiplo del argumento cifra_significativa, hacia abajo.
Ejemplo.
Función REDONDEA.IMPAR
Redondea un número hasta el próximo entero impar.
Ejemplo.
ISBN 978-958-44-9371-2
Función REDONDEA.PAR
Devuelve un número redondeado hasta el número entero par más próximo.
Ejemplo.
Función REDONDEAR
Redondea un número al número de decimales especificado.
Ejemplo.
ISBN 978-958-44-9371-2
Más detalles sobre esta función en Aproximar o redondear valores.
Función REDONDEAR.MAS
Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.
Ejemplo.
Función REDONDEAR.MENOS
Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.
Ejemplo.
ISBN 978-958-44-9371-2
Función RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene
el mismo signo que núm_divisor. Núm_divisor es el número por el cual desea dividir el
argumento número.
Ejemplo.
Función TRUNCAR
Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número. Esta
función tiene un argumento opcional que permite determinar el número de decimales a
dejar además de la parte entera del número.
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Ejemplo.
Función ALEATORIO
La función ALEATORIO devuelve una expresión numérica entre 0 y 1 dependiendo del
azar.
SINTAXIS:
ALEATORIO ()
A esta función no se le proporcionan argumentos.
Ejemplo.
En el presente ejemplo se insertó la función en la celda D18. A continuación se presenta la

solución.
ISBN 978-958-44-9371-2
Función ALEATORIO.ENTRE
Esta función genera una serie de números aleatorios no únicos entre dos números
definidos.
Por ejemplo si queremos una serie de números aleatorios entre 1 y 100 la función será:
=ALEATORIO.ENTRE(1;100)
Si queremos un rango amplio de números aleatorios simplemente arrastramos la celda

que contiene la fórmula ya sea hace abajo o hacia la derecha.
Función K.ESIMO.MAYOR
La función K.ESIMO.MAYOR devuelve el mayor valor de una serie de valores,
especificando su jerarquía en ella.
SINTAXIS:
= K.ESIMO.MAYOR(matriz; k).
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Matriz: es un rango que contiene valores numéricos.
K: es un número que indica que se devuelva el primero, segundo, tercero o enésimo valor
más alto.
Ejemplo.
En el rango D18:D25 se examinan los valores de orden de una matriz. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus valores de mayor a menor, sin alterar el orden de los registros
originales. Dicho orden se establece en el rango E18:E25. A continuación se presenta la
solución.
Función K.ESIMO.MENOR
La función K.ESIMO.MENOR devuelve el menor valor de una serie de valores,
especificando su jerarquía en ella.
SINTAXIS:
= K.ESIMO.MENOR(matriz; k).
Matriz: es un rango que contiene valores numéricos.
K: es un número que indica que se devuelva el primero, segundo, tercero o enésimo valor
más bajo.
Ejemplo.
ISBN 978-958-44-9371-2
En el rango D18:D25 se examinan los valores de orden de una matriz. En el rango F18:F25
se desea ordenar sus valores de menor a mayor, sin alterar el orden de los registros
originales. Dicho orden se establece en el rango E18:E25. A continuación se presenta la
solución.
Función TRANSPONER
La función TRANSPONER devuelve el valor de un rango de forma transpuesta (convierte
filas en columnas o viceversa).
SINTAXIS:
=TRANSPONER (matriz).
Matriz: es la referencia a un rango con más de una fila y columna, puede contener
distintos tipos de datos.
Ejemplo.
Supongamos que tiene una serie de datos en el rango A2:A11 y quiere colocarlos en el fila
1.
ISBN 978-958-44-9371-2
Para ello se ubica en la celda donde se colocará el primer número de la columna, por
ejemplo B1 y selecciona tantas celdas como valores tenga en la columna, que según el
ejemplo sería B1:K1.
Manteniendo el rango seleccionado, en la barra de formulas escribe

=TRANSPONER(A2:A11) y luego presiona de forma simultánea las teclas
CTRL+SHIFT+ENTER, esto debido a que se trata de una formula matricial. Si omite
presionar de forma simultánea estas tres teclas, la función no servirá de nada.
Como se observa, la fórmula ha quedado encerrada entre corchetes debido a que se trata
de una fórmula matricial.
{=TRANSPONER(A2:A11)}
Funciones de base de datos

Las funciones de base de datos permiten hacer cálculos y operaciones con los datos
contenidos en una tabla o base de datos. Estas funciones son de gran importancia puesto
que ayudan a generar datos, informes y análisis.
Función BDPRODUCTO
La función BDPRODUCTO devuelve el producto de valores en una columna o campo de
una base de datos según una condición.
SINTAXIS:
= BDPRODUCTO (base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos.
ISBN 978-958-44-9371-2
Nombre de campo: es el título de la celda que encabeza la columna en la cual se calcula el

producto. También puede ser un número de orden de la columna, contando de izquierda
a derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van multiplicar.
Ejemplo.
Un gerente analiza datos de sucursales en el rango A1:D8. Desea calcular el producto de

cantidad de ventas mayores o iguales a lo indicado en la celda G3. A continuación se
presenta la solución.
Función BDSUMA
La función BDSUMA devuelve la suma de los valores de una columna de una base de
datos, según un criterio.
SINTAXIS:
= BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se suman los valores.
También puede ser un número de orden de la columna, contando de izquierda a derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores que se van a sumar.
Ejemplo.
ISBN 978-958-44-9371-2
Supongamos un listado de empleados con los productos vendidos y sus respectivos

precios de venta. Necesitamos saber cuántos productos ha vendido un determinado
empleado:
La fórmula utilizada: =BDSUMA(A1:D8;C1;G1:G2)
Se toma la base completa de datos incluyendo encabezados o títulos de columna (A1:D8);

se define el encabezado de columna que nos interesa (C1), en este caso cantidad, y
definimos el rango de criterios de nuestro interés, esto es el nombre de empleado debajo
del título de la columna que lo contiene (G1:G2. G1 contiene el campo y G2 el nombre del
empleado)
Si quisiéramos determinar la suma de más empleados, simplemente lo agregamos a

nuestro rango:
Cómo se observa, el último rango ha pasado de G1:G2 a G1:G3.
ISBN 978-958-44-9371-2
Función BDCONTAR
La función BDCONTAR devuelve la cantidad de valores numéricos en una columna o
campo de una base de datos según una condición. Al igual que la función CONTAR, sólo
considera las celda que contienen números, más no las celdas con texto o vacías.
SINTAXIS:
= BDCONTAR(base de datos; nombre de campo; criterios).
Base de datos: Es el rango donde se ubica la base de datos.
Nombre de campo: es el título de la celda que encabeza la columna en la cual se cuentan

números. También puede ser un número de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: es un rango que indica cuales son los valores que se van a contar.
Ejemplo.
Se necesita saber cuántas ventas mayores a 200 unidades se han realizado según la
siguiente base de datos:
Fórmula utilizada: =BDCONTAR(A1:D8;C1;G1:G2)
A1:D8 corresponde a la base de datos que nos interesa. C1 es el título del campo
referencia. G1:G2 el rango donde están los criterios a considerar.
Función BDCONTARA
La función BDCONTARA devuelve la cantidad de celdas no vacías en una columna de una
base de datos, según una condición. Esta función, similar a la función CONTARA, considera
las celdas que contengan tanto texto como número, excepto las celdas vacías.
ISBN 978-958-44-9371-2
SINTAXIS:
= BDCONTARA(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se cuentran celdas no

vacías. También puede ser un número de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los registros que se van a contar.
Ejemplo.
Se requiere saber cuántas ventas realizó un determinado empleado, es decir, cuántas

veces un empleado X aparece en el rango de datos definido:
Función utilizada: =BDCONTARA(A1:D8;C1;G1:G2)
Muy similar a la función BDCONTAR; tiene la misma estructura.
Función BDMAX
La función BDMAX devuelve el máximo valor de una columna de una base de datos, según
un criterio.
SINTAXIS:
= BDMAX(base de datos; nombre de campo; criterios).
ISBN 978-958-44-9371-2
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el máximo

valor. También puede ser un número de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el máximo.
Ejemplo.
Se requiere saber cuál fue la mayor venta realizada por determinado empleado según la
siguiente base de datos:
Fórmula utilizada: =BDMAX(A1:E8;E1;G1:G2)
El primer argumento corresponde al rango de la base de datos (A1:E8). El segundo

argumento corresponde al título de la columna que contiene los valores a evaluar (E1). El
tercer argumento corresponde al criterio a evaluar, esto es al empleado del que se quiere
conocer su mayor venta (G1:G2).
Función BDMIN
La función BDMIN devuelve el mínimo valor de una columna de una base de datos, según
un criterio.
SINTAXIS:
= BDMIN(base de datos; nombre de campo; criterios).
Nombre de campo: es la celda que encabeza la columna de la cual se extrae el mínimo

valor. También puede ser un número de orden de la columna, contando de izquierda a
derecha.
ISBN 978-958-44-9371-2
Criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para extraer el mínimo.
Ejemplo.
Se requiere conocer cuál fue la venta más baja realizada por un determinado empleado
según la base de datos siguiente:
Fórmula utilizada: =BDMIN(A1:E8;E1;G1:G2)
El primer argumento corresponde al rango de la base de datos (A1:E8). El segundo

argumento corresponde al título de la columna que contiene los valores a evaluar (E1). El
tercer argumento corresponde al criterio a evaluar, esto es al empleado del que se quiere
conocer su menor venta (G1:G2).
Función BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o
base de datos que cumple las condiciones especificadas.
SINTAXIS:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de
datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y
las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de cada
columna.
Nombre_de_campo: indica qué columna se utiliza en la función. Escriba el rótulo de la

columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las
comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2
para la segunda y así sucesivamente.
ISBN 978-958-44-9371-2
Criterios : es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar
cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de
columna y al menos una celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda
especificar una condición de columna.
Ejemplo:
Se requiere determinar el promedio de ventas realizada por un determinado empleado

según la siguiente base de datos:
Fórmula utilizada: =BDPROMEDIO(A1:E8;E1;G1:G2)
A1:E8 es el rango de nuestra base de datos. E1 es el título de la columna que se va a

promediar. G1:G2 donde está el empleado que nos interesa. Recordemos que el nombre
del empleado o empleados (criterio), siempre debe estar debajo del título que encabeza la
columna donde están los criterios (empleados).
Funciones lógicas
Función O
La función O tiene la misma sintaxis en Excel 2007 o Excel 2010, y se utiliza para devolver
el valor verdadero o falso cuando hace algunas pruebas lógicas, devolverá verdadero si
alguno de los argumentos es verdadero por lo menos uno, o devolverá falso si todos los
argumentos son falsos.
La sintaxis de esta función tiene uno o puede tener hasta 255 valores donde el valor lógico
1 es obligatorio, los otros valores pueden ser opcionales.
SINTAXIS: = O (valor_lógico1; [valor lógico2] ;………).
Veamos el ejemplo de la aplicación de esta función en Excel:
ISBN 978-958-44-9371-2
Tenemos arriba a la izquierda 4 valores lógicos de verdadero – falso – verdadero – falso,

que vamos a utilizar para explicar la función O, ingresamos en la función cada uno de los
valores.
Posteriormente al ejecutar la función O, observamos que el valor de la función nos da

verdadero ya que hay uno o más valores verdaderos. Ahora vamos a hacer una prueba
con valores numéricos poniéndolos todos falsos.
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Vemos que los 4 valores son falsos, por lo tanto el resultado final será falso.
Para comprender mejor la utilidad de esta función supongamos un ejemplo. A un

empleado se le paga una comisión del 2% si vende sus productos al precio 1 que es más
elevado que el precio 2. Si vende al precio 2 la comisión será del 1%, pero además, una u
otra comisión aplica siempre que la venta sea superior a un determinado valor:
Fórmula utilizada: =SI(O(A2>9000000;B2=1);E2;E3)
En este caso hemos combinado o anidado la función O con la función SI, de manera que si
una de las dos condiciones se cumple, se aplicará el porcentaje correcto.
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Función Y
La función Y evalúa una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas
devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO.
SINTAXIS:
=Y(valor lógico1; [valor lógico2];...).
Valor lógico1; [valor lógico2]: pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en
las cuales se obtenga como resultado un valor lógico tipo VERDADERO o FALSO.
Ejemplo.
En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva
edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la
celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el
rango F18:F25. Veamos la solución:
La función Y tienen una mayor utilidad si la combinamos con la función SI, puesto que se
puede imponer una condición que se ha de cumplir.
Por ejemplo, supongamos que la empresa paga a sus vendedores una comisión del 2% si
realizan una venta superior a determinado monto y la colocan al precio dos que es más
alto que el precio 1:
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En este caso se deben cumplir dos condiciones para que opera la comisión del 2%: Que la
venta sea superior a 9 millones y que se haga al precio 2. Si una de las condiciones no se
cumple, la comisión será del 1%:
=SI(Y(A2>9000000;B2=1);E2;E3)
Función SI
La función SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condición
indicada. Es la típica función condicional.
SINTAXIS:
=SI(prueba lógica; [valor si verdadero]; [valor si falso]).
Prueba lógica: es una comparación entre dos celdas usando operadores lógicos. Recuerda
que los operadores lógicos son: = (igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o
igual), <=(menor o igual).
[Valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es

verdadera.
[Valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es falsa.
Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la función SI
devuelve directamente VERDADERO o FALSO.
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Ejemplo.
Un profesor está analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el

rango F18:F25 desea que según la calificación mínima necesaria de la celda H18, aparezca
un mensaje indicando si el alumno aprobó o no. Dichos mensajes están en las celdas J18 y
J21. A continuación se presenta la solución.
Al igual que las funciones O e Y, la función SI es más interesante si la anidamos con otras,
así que plantearemos un supuesto donde se pueda anidar junto con la función Y y la
función O.
Supongamos que la empresa remunera al trabajador con una comisión según el valor de
sus ventas y según el precio con que coloque los productos. Supongamos que la empresa
maneja 2 precios para sus productos, y el vendedor por supuesto tratará de colocar el
producto al precio más alto, siendo remunerado también por ello.
Veamos las condiciones:
 Si el trabajador vende más de 10.000.000 al mes y coloca los productos con el

precio 2, la comisión será del 10%.
 Si el trabajador vende más de 10.000.000 al mes y coloca los productos con el

precio 1, la comisión será del 4%.
 Si el trabajador vende menos de 10.000.000 pero coloca los productos al precio 2,

la comisión será del 2%.
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 Si el trabajador vende menos de 10.000.00 pero coloca los productos al precio 1,

la comisión será del 1%.
 Si el trabajador no hace nada de lo anterior, la comisión será del 0%.
En los primero dos puntos, existen dos condiciones y las dos se deben cumplir para tener
derecho a la comisión allí fijada. Si una de las condiciones no se cumple, no hay lugar a la
comisión señalada. Por ello utilizamos la función lógica Y, que le indica a Excel que las dos
condiciones se deben cumplir. Que la venta sea mayor a… y que el precio de venta sea…
Los puntos 3 y 4, también contienen dos condiciones, pero con que se cumpla una de ellas
dará lugar a la comisión pactada. La idea es que el empleado venda más de 10.000.000 al
mes, pero si no lo hace y coloca los productos a un precio mayor, se le dará una comisión
determinada. Allí se utiliza la función lógica O, que le dice a Excel que aplique la comisión
si una de las dos condiciones se cumple.
El punto 5 nos dice que si no se da ninguno de los supuestos planteados, es decir que el
trabajador no cumplió con ninguno de sus objetivos, no tendrá derecho a comisión alguna
y el resultado será 0.
La fórmula para recoger lo anterior será la siguiente:
=SI(Y(A2>10000000;B2=2);"10%";SI(Y(A2>10000000;B2=1);"4%";SI(O(A2>10000000;B2=2);
"2%";SI(O(A2>10000000;B2=1);"1%";0))))
Aquí hemos supuesto que las ventas están en la celda A2 y el precio al que se colocaron en
la celda B2.
Con esta fórmula en una celda se hacen todos los cálculos necesarios y se obtiene el valor
deseado.
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Función ESERROR
La función ESERROR es una función lógica que evalúa si en una celda hay error o si una
fórmula genera error. Si hay error, da verdadero, si no hay error dará falso:
En el ejemplo se está dividendo la columna A entre la columna B, y cuando la división es

correcta se reporta FALSO porque no hay error, y cuando la división es incorrecta puesto
que estamos dividendo entre un cero, el resultado es VERDADERO, puesto que es verdad
que hay un error, que es lo que evalúa esta función.
Esta fórmula hace una comprobación, lo que la hace perfecta para trabajar con funciones
condicionadas, ya que se condiciona un cálculo a que haya o no haya error.
Aquí es donde entra la función SI, que establece las condiciones que se ha de cumplir para
hacer un cálculo u otro.
A un empleado se le entrega una cantidad de materiales (B2) y entrega una x cantidad de

bienes (C2), y para determinar el costo de cada unidad entregada por el trabajador, hay
que dividir B2 entre la columna C.
Como evidentemente en la columna C hay valores en ceros, en la columna D tendremos el

famoso error #¡DIV/0!, como se puede observar en la imagen de arriba.
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Este error detiene el cálculo allí y no se pueden hacer más operaciones, por tango hay
que forzar a Excel para que continúe a pesar del error.
Por ello la fórmula =SI(ESERROR(B6/C6);"Pasar informe";B6/C6)
Le estamos diciendo a Excel que si hay error en la operación B6/C6 nos escriba un texto
en la celda, y si no hay error, que realice la operación indicada.
En lugar de indicarle a Excel que escriba un texto en la celda si hay error, le podemos
indicar una operación alternativa utilizando otro rango de celdas; por ejemplo:
Por ello la fórmula =SI(ESERROR(B6/C6); F2*0,20;B6/C6)
Esto nos permitirá trabajar sin problemas con celdas que nos den error, o con algunas
funciones o cálculos que generan un error, en la medida en que se le puede decir a Excel:
¿Eso me da error? No importa, continuemos adelante con esto y aquello.
Funciones de texto
Las funciones de texto permiten hacer algunas operaciones con celdas que tienen valores
de texto que en determinadas situaciones pueden resultar útiles.
Función CONCATENAR
La función CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas.
SINTAXIS:
=CONCATENAR (texto1; texto2;...).
Texto1, texto2,...: son hasta 30 valores o referencias a celdas que se desean unir.
Ejemplo.
En ocasiones, en algún trabajo que desarrollamos en Excel, necesitamos unir los textos de
varias celdas en una sola celda, lo cual podemos hacer fácilmente con Excel.
Supongamos que nos entregan un listado de personas en el que cada celda figura un
nombre o apellido, luego tendríamos algo así:
A1 José, B1 Fernando, C1 Cuesta y D1 Rojas.
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Tenemos cuatro celdas con textos pero necesitamos que el nombre completo de las
personas nos quede en una única celda, en este caso, en E1.
Hacerlo manualmente implicaría tener que copiar y pegar el contenido de cada celda, lo
cual resulta muy poco práctico.
Afortunadamente, Excel cuenta con la función “CONCATENAR” que lo que hace es

precisamente unir en una celda los contenidos de las celdas que se le indique.
En este caso en la celda E1 colocaremos la siguiente fórmula:
=CONCATENAR(A1;B1;C1;D1)
El resultado será:
JoséFernandoCuestaRojas.
Este resultado no nos sirve de mucho, por lo que tendremos que agregarle un espacio
entre los nombres, y para ello entre cada celda referenciada agregamos dos comillas ( ” ”)
lo cual en Excel significa vacío, es decir un espacio en blanco.
La formula quedará de la siguiente forma:
=CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1; " ";D1)
El resultado que obtendremos será:
José Fernando Cuesta Rojas
Función ESPACIOS
La función ESPACIOS elimina los espacios en blanco iniciales y finales de una cadena de
caracteres.
SINTAXIS:
=ESPACIOS (texto).
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Texto: es una cadena de texto en la que se eliminan los espacios en blanco al inicio y al
final.
Ejemplo.
Cuando se importan datos a Excel, como los generados por algunos programas de
contabilidad, quedan espacios al final o al inicio de de la palabra, frase o número, espacio
que impide posteriormente hacer validaciones.
Estos espacios se pueden eliminar manualmente, pero ese no es el objetivo de Excel. En su

lugar podemos recurrir a una columna adicional donde utilizaremos la función ESPACIOS
para eliminar esos espacios sobrantes.
Si los datos están en la columna A en la B se puede colocar: =ESPACIOS(A2)
Se arrastra la fórmula hacia abajo hasta completar el rango requerido.
Como la columna B dependerá de la A, la columna A se puede ocultar, o la columna B se

puede seleccionar y pegar sobre sí mismo pero haciendo uso de la opción pegado
especial y seleccionando sólo valores. En este caso la columna A se puede eliminar pues la
columna B ya no dependerá de ella.
Función EXTRAE
La función EXTRAE devuelve una cantidad de caracteres específicos de una cadena de
texto.
SINTAXIS:
=EXTRAE (texto; posición inicial; núm de caracteres).
Texto: es una referencia a una celda, una función que devuelva una cadena de caracteres
o un texto entre comillas al cual se le extrae una cantidad de caracteres indicados por núm
de caracteres.
Posición inicial: es un número que indica la posición donde comienza la subcadena a

extraer.
Num de caracteres: es un valor que indica la cantidad de caracteres que se extraen a

partir de posición inicial.
Ejemplo.
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Tenemos en una celda el Nit 891005224-9 y queremos extraer su dígito de verificación.
Si contamos los caracteres que tiene este Nit nos dará 11 contando el guión que separa el
dígito de verificación.
Como nos interesa sacar el dígito de verificación, ese será nuestro punto de partida, y
como sólo necesitamos un valor, el dígito de verificación, el último argumento será 1:
=EXTRAE(A2;11;1)
Texto: A2
Posición inicial 11
Número de caracteres a extraer: 1
Esta función aplica tanto para valores numéricos como de texto.
Función DERECHA
Devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de
caracteres que el usuario específica.
SINTAXIS:
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Es otra forma de extraer el dígito de verificación del Nit o los últimos valores e un número
o dato.
Supongamos otra vez que en la celda A11 tenemos el Nit 891005224-9 y queremos
extraer su dígito de verificación.
La fórmula será:
=DERECHA(A11;1)
Función IZQUIERDA
Devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número de
caracteres que especifique el usuario.
SINTAXIS:
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
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Devuelve o extrae del comienzo de un texto o valor el número de caracteres que le

indicamos.
Por ejemplo, continuando con el Nit 891005224-9 que tenemos en la celda A11, para
extraer su primer número tenemos:
=IZQUIERDA(A11;1)
Si queremos los primeros tres números la fórmula será:
=IZQUIERDA(A11;3)
Funciones de búsqueda y referencia

De las funciones más importantes tenemos las de búsqueda y referencia, que como su
nombre lo indica, nos permite encontrar datos y ubicarnos en las referencias a la que
pertenecen.
Encontrar datos dentro de una gran base de datos no es tarea fácil, y menos si se han de
cumplir algunos criterios.
Función BUSCAR
La función BUSCAR nos permite buscar información en un rango de datos o matriz de
datos, ya sea de forma vectorial o de forma vectorial o matricial.
Veamos un ejemplo de cómo buscar información de forma vectorial.
En primer lugar veamos cuál es la sintaxis de esta función:
BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; vector_resultado)
Supongamos un listado de empleados que son remunerados mediante el pago de

comisiones según el precio de venta con que coloquen los productos:
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La fórmula utilizado es: =BUSCAR(K3;$N$3:$N$5;$O$3:$O$5)
En este caso se busca cada uno de los valores ubicados en la columna K, donde están los
precios con que cada empleado colocó su producto. Ese valor se busca en dos columnas
diferentes: N3:N5 Y O3:O5, rangos donde están los precios y sus respectivas comisiones.
Veamos ahora la función BUSCAR en su forma matricial.
Para empezar conozcamos cuál es la sintaxis de esta función:
BUSCAR(valor_buscado; matriz)
Con la misma tabla de empleados vamos a suponer que se les remunera con una comisión
según el monto de las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado:
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La fórmula utilizada =BUSCAR(B3;$E$3:$G$7)
Se busca el valor de la columna C dentro del rango que le corresponde en la matriz E3:G7:
Función BUSCARV
La función BUSCARV que en Excel 2007 Y en Excel 2010 se llama CONSULTAV (Excepto en
el servipack 1), nos permite buscar valores en una base de datos y nos devuelve el valor
asociado al encontrado.
En este caso, Excel no nos busca directamente el valor buscado sino el que se ha asociado
a él.
Supongamos la siguiente nómina:
Tenemos un listado de empleados con los respectivos conceptos de nómina y necesitamos

saber cuánto ha devengado un determinado trabajador por concepto de comisiones.
Hacemos uso de la función BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(G3;A2:E17;5;0) (Valor a buscar; Rango a buscar;Indicador de columnas)
En G3 está el nombre del empleado del que queremos averiguar sus comisiones. En el
rango A2:E17 está toda nuestra base de datos donde Excel debe buscar. El número 5
indica la posición donde se encuentra el concepto que nos interesa traer respecto al
nombre del empleado o celda referencia.
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Nótese que el concepto COMISIONES está en la columna E, que es la número 5 respecto a

la columna A que contiene el nombre del empleado. Si el valor a traer fuera el de las horas
extras, colocaríamos 4, puesto que están 4 columnas a la derecha de valor referencia de
búsqueda.
Función BUSCARH
La función BUSCARH (en Excel 2010 CONSULTAH, Excepto en el servipack 1) es similar a la
función BUSCARV, con la diferencia que BUSCARH busca valores que se encuentran debajo
del valor referencia y no a la derecha del valor referencia en BUSCARV.
Supongamos las siguientes cuentas contables con sus respectivos saldos:
Como se observa, estos datos están por filas, y los resultados asociados a la referencia de
búsqueda están por debajo de esta.
Por ejemplo, si se quiere determinar cuál es el saldo de la cuenta 1435, que está en la fila
de abajo, la fórmula es:
=BUSCARH(H2;A1:F2;2;0)
El valor referencia (la cuenta contable) está en la celda H2. La base de datos está en el
rango A1:F2, y la posición del valor a traer está en la fila 2 con respecto al valor referencia
que está en la fila 1.
La función BUSCARH, como se observa en la gráfica, busca valores de forma horizontal, no

vertical como la función BUSCARV.
Importante recordar que la función BUSCARH en Excel 2010 toma el nombre de

CONSULARH.
Función COINCIDIR
Excel en cualquiera de sus versiones nos ofrece la función COINCIDIR, que puede
resultarnos útil en algunas oportunidades, y que tiene un gran potencial al utilizarla en
combinación con otras funciones.
ISBN 978-958-44-9371-2
Trataremos de explicar de la forma más elemental de qué se trata esta función, y para que
nos sirve.
La descripción que la ayuda de Excel nos da respecto a esta función dice:
La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a

continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango.
Lo que hace esta función es determinar la posición de un valor dentro de una base de
datos.
Supongamos por ejemplo que tenemos un listado de 1000 empleados, los cuales al ser
calificados se les asigna una puntuación. Si luego llega un empleado y quiere saber en qué
línea está para luego revisar sus datos, con conocer el puntaje que la función nos indicará
en que puesto ha quedado.
Ejemplo:
Si necesitamos conocer en qué puesto o fila está el empleado que obtuvo 57 puntos,
colocaremos la siguiente fórmula en cualquier parte:
=COINCIDIR(57;B2:B17;0)
57 es el puntaje referencia. B2:B17 es el rango que contiene los datos:
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La formula nos dirá que este trabajador está en el puesto 6 dentro de la base de datos.
Importante aclarar que esta fórmula no nos dice el ranking, sino su lugar dentro de la base
de datos, lo cual es útil cuando no se tiene una base de datos organizada u ordenada que
permite hacer una búsqueda amigable. Exactamente como el ejemplo, donde el listado no
tiene ningún orden y es necesario revisar uno a uno manualmente.
Función INDICE
La función índice en Excel, poco conocida pero de mucha ayuda en algunos casos, aunque
por sí sola no luce muy útil, pero combinada con otras permite automatizar un importante
número de tareas en Excel.
La función INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un

rango de datos o base de datos.
Para ello debemos indicarle a Excel el número de la columna y el número de la fila, y Excel
traerá el valor que se encuentra en la intersección de las dos.
Supongamos la siguiente base de datos:
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Tenemos una base de datos entre los rangos A1 y C9 (A1:C9).
Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la base
de datos. La fórmula sería:
=INDICE(A1:C9;7;2)
El resultado debe ser 12.764.376 que corresponde a Altamirano García Enrique Alí,
puesto que ese valor se encuentra en la intersección de la fila 7 de la base de datos con la
columna 2 (B) de la base de datos.
Nótese que no hablamos de la columna A, B, C, etc., sino del número de la columna que
conforman la base de datos. Es nuestro ejemplo nuestra base de datos está conformada
por 2 columnas, y no importa en qué columnas de Excel se encuentre la base de datos.
Igual sucede con las filas, pues no se cuentan las filas de la hoja de Excel, sino las filas que
componen la base de datos.
La primera parte de la fórmula indica el rango donde está la base de datos. El primer
criterio corresponde al número de la fila y el segundo criterio corresponde al número de la
columna. El escribir la fórmula Excel le irá indicando los valores a introducir.
Función INDIRECTO
La función INDIRECTO de Excel es tan potente como difícil de comprender, así que
trataremos de exponerla en su forma más elemental para esbozar una idea de su
potencial.
La función INDIRECTO llama la referencia de una celda que a su vez tiene otra referencia.
Ejemplo. Supongamos que en A2:A9 tenemos una serie de valores y necesitamos sumar
únicamente desde la celda A2 hasta la A5.
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En una celda diferente, por ejemplo D2, indicamos la referencia hasta la que queremos
sumar (B5); ahora utilizando la función INDIRECTO tendríamos:
=SUMA(B2:INDIRECTO(D2))
Le estamos diciendo a Excel que sume desde la celda A80 hasta la celda que hemos
indicado en B2.
Por supuesto podríamos haber sumado de la siguiente forma =SUMA(B2:B5), pero en

algunos casos más complejos (como lo veremos más adelante), esta forma simplificada de
suma no servirá y necesitaremos obligatoriamente utilizar una referencia que contiene
otra referencia, por lo que es importante entender por lo menos el concepto más
elemental que encierra la función INDIRECTO: utiliza una referencia final indirectamente
(en el ejemplo la referencia final es B5, pero no la utilizamos directamente sino que lo
hicimos por medio de la referencia D2– una referencia que nos remite a otra referencia).
Función DESREF
Esta función devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas
de una celda o un rango de celdas. La sintaxis de esta función tiene 5 argumentos, 3
obligatorios y 2 opcionales.
SINTAXIS: = DESREF (ref; filas; columnas; [alto]; [ancho]).
Ref: Obligatorio. Es la referencia en la que se desea basar la desviación.
Filas: Obligatorio. Es el numero de filas, de arriba hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda.
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Columnas: Obligatorio. Es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se

desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado.
Alto: Opcional. El alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
El alto debe ser un número positivo.
Ancho: Opcional. El ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la referencia
devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo.
Ref es el punto de partida. Es la celda referencia desde donde empezamos el

desplazamiento por filas y columnas según indiquemos en los otros argumentos de la
función.
Por ejemplo: =DESREF(A1;3;2). Le estamos diciendo a Excel que tomando como base la
celda A1 se desplace 3 filas abajo y dos columnas a la derecha:
Como se observa, el resultado traído es el 15, que corresponde a la segunda columna a la

derecha de la A1 y a la tercera fila por debajo de A1.
A la anterior fórmula no le agregamos los dos últimos criterios (alto y ancho), ya que estos
argumentos se utilizan generalmente cuando la función DESREF se utiliza en combinación
con otras fórmulas.
Vemos cómo queda combinada con la función suma:
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Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde allí avance 2 filas abajo y una
columna a la derecha, posicionándose así en la celda B2, marcada en rojo en la imagen;
luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que están dese B2
hasta 3 filas fila más abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que no es otra
cosa que indicarle a Excel que sume el rango B2:B6. Si le diéramos a la función un ancho
de 2, nos sumaría el rango B2:C6.
Funciones matriciales
Las funciones matriciales permiten hacer operaciones con datos que ocupan varias celdas
o con rangos extensos de datos. Se pueden hacer operaciones no sólo entre celdas sino
entre rangos de celdas, ampliando las capacidades de Excel.
Se denominan funciones matriciales puesto que con ellas se pueden hacer cálculos dentro
de una matriz que de otra forma serían poco menos que imposibles.
Función SUMAPRODUCTO
SUMAPRODUCTO es la función matricial por excelencia, que puede ser ejecutada sin
mayor nivel de complejidad.
La función SUMAPRODUCTO permite sumar varios componentes de una matriz

previamente identificados y multiplicados, o dicho de otra forma, permite multiplicar
rangos de una base de datos y luego sumar su resultado según los criterios asignados.
En su manera sencilla, esta función se puede aplicar de la siguiente manera.
ISBN 978-958-44-9371-2
Supongamos que necesitamos averiguar cuáles fueron las ventas de un producto X en un

mes determinado conociendo el precio de los productos y el número de productos
vendidos.
Tenemos la siguiente tabla o base de datos en el rango A1:D13:
Se trata de una lista de tres productos vendidos en el primer trimestre.
Necesitamos ahora saber cuánto sumaron las ventas de uno de esos productos en un mes
cualquiera del primer trimestre. Supongamos el producto B en el mes de Febrero
=SUMAPRODUCTO((A2:A13="B")*(B2:B13="Febrero")*(C2:C13)*(D2:D13))
La formula hace lo siguiente:
 Busca los productos B que hay en el rengo A2:A13
 Busca el mes de Febrero que hay en el rango B2:B13
 Toma los valores coincidentes o correspondientes a los criterios 1 y 2, busca su

valor correspondiente o asociado en el rango C2:C3 (valor del producto), y luego lo
multiplica por los valores correspondientes a los rangos D2:D13 (cantidades
vendidas) y suma los resultados, que para el ejemplo será 1,036,500.
En lugar de escribir en la fórmula los criterios producto y mes, podemos llamarlos desde
una celda. Suponiendo que el criterio producto esté en la celda F3 y el criterio mes esté en
la celda G3, la formula quedaría de la siguiente forma:
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=SUMAPRODUCTO((A2:A13=F3)*(B2:B13=G3)*(C2:C13)*(D2:D13))
Otras formulas matriciales

Existen otras funciones que se pueden utilizar en su forma matricial presionando la tecla
Enter junto con las teclas Shift y Ctrl, acción que envuelve la fórmula en unas llaves: {}
Para convertir una función común y corriente a su forma matricial, una vez se definen los
criterios y argumentos, como se ha mencionado el párrafo de arriba, se presionan
simultáneamente las teclas shift y ctrl.
Función SUMA en su forma matricial

La función suma se puede utilizar en su forma matricial para ahorrar algunos pasos en el
cálculo de ciertos datos.
Necesitamos averiguar el total de ventas considerando unas unidades vendidas y unos

precios de venta.
Ese dato lo podemos calcular de varias formas, como por ejemplo, creando una columna
adicional para calcular la venta de cada producto y luego sumar los datos de cada
producto, pero ello requiere por lo menos dos pasos, y con la función SUMA en su forma
matricial, lo hacemos en un solo paso.
La fórmula utilizada: {=SUMA((B2:B8)*(C2:C8))}
Lo que se ha hecho es tratar las columnas de unidades y precio como una matriz y
multiplicar sus rangos entre sí y luego sumarlos.
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Función BUSCARV en su forma matricial

La función BUSCARV tiene una interesante forma matricial que nos permite buscar valores
con dos criterios, algo que en su forma “normal” no es posible.
Supongamos la siguiente tabla de datos:
Necesitamos saber el código de un producto determinado según el grado de humedad

requerido.
Nótese que hay que buscar dos referencias: Nombre del producto y grado de humedad.
Para ello se utiliza la siguiente fórmula:
=BUSCARV(G2; SI(A$3:A$11=G1; B$3:D$11);3)
Luego de introducirla se presiona Enter + Shift + Ctrl
Anidación de funciones
Algunas de las funciones mencionadas en este manual, abordadas de forma individual no
lucen muy útiles, razón por la cual la anidaremos con otras para tratar de transmitir un
bosquejo de lo que se puede lograr en Excel.
Por ejemplo, veremos cómo una función puede ser el argumento de otra, logrando hacer
con ello cálculos y operaciones en principio impensables.
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Funciones INDICE Y COINCIDIR anidadas

Las funciones INDICE Y COINCIDIR anidadas o combinadas pueden ser muy útiles para
buscar valores dentro de una base de datos.
Tenemos una lista de empleados con sus respectivas ventas en los diferentes días de la
semana.
Supongamos que en un momento dado necesitamos averiguar cuáles fueron las ventas de
un empleado X en un día Y.
Cuando la base de datos es pequeña como la de nuestro supuesto, no hace falta ninguna
formulación compleja para encontrar el valor de nuestro interés, puesto que a “puro ojo”
se puede hallar, pero es distinto cuando tenemos miles empleados y los días del mes, por
ejemplo.
Recordemos que la función INDICE devuelve el valor que se encuentra en celda de un

rango dado por el usuario, celda que se encuentra en la intersección de la fila y la
columnas dadas por el usuario. En nuestro ejemplo la intersección de la fila donde está el
empleado con la columna donde están las ventas.
La sintaxis de esta función es:
INDICE(Rango;Fila;Columna)
El rango donde están los datos a extraer es $B$2:G$7. La fila la traemos con la función
COINCIDIR, lo mismo que la columna.
Recordemos que la función COINCIDIR devuelve la posición o referencia de un de un

valor determinado. De esta forma determinados la fila y la columna que necesita la
función INDICE.
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El argumento fila se determina de la siguiente manera:
=COINCIDIR($B$10;$A$2:$A$7;0) y da como resultado 6.
El argumente columna se determina así:
=COINCIDIR($C$10;$B$1:$G$1;0) y da como resultado 4
Así completamos la estructura de la función INDICE:
=INDICE($B$2:G$7;6;4)
Cuando se descompone la función no luce tan complicada. Es como ingeniería inversa.

Una buena forma de improvisar para resolver situaciones particulares.
Buscar a la izquierda del valor referencia

La función BUSCARV permite encontrar el valor asociado al valor referencia que se
encuentre a la derecha de segundo, más no un valor que se encuentre a la izquierda.
Supongamos la siguiente base de datos:
Nos piden averiguar a qué empleado pertenece la comisión pagada por valor de 236.671.
Como vemos, el valor referencia es el que está en la celda E1 y el valor asociado que
queremos encontrar está en la columna A, a la izquierda del valor referencia, de modo
que no es posible utilizar la función BUSCARV.
Esto lo solucionamos con la combinación de las funciones INDICE y COINCIDIR; una

muestra más de lo que estas dos funciones pueden hacer juntas:
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=INDICE(A2:A10;COINCIDIR(E2;C2:C10;0))
Funciones BUSCARV y COINCIDIR anidadas

La función BUSCARV (CONSULTAV en Excel 2010), en principio sólo permite buscar un
valor, pero anidada con la función COINCIDIR permite buscar con dos valores o
condiciones.
Vamos a suponer la siguiente tabla de datos con productos y precios de venta según las
cantidades compradas por el cliente:
Aquí la función BUSCARV trabaja con dos valores. Debe buscar el producto elegido por el
usuario según las unidades solicitadas por el cliente, para lo cual se ha utilizado la
siguiente fórmula:
=BUSCARV(H3;A3:F7;COINCIDIR(I3;B2:F2)+1;0)
Recordemos que la sintaxis de la función BUSCARV es: (Valor a buscar; Rango a

buscar;Indicador de columnas)
En nuestro ejemplo el valor a buscar esta en H3, el rango a buscar es A3:F7.

=BUSCARV(H3;A3:F7;… Falta el indicador de columnas que será determinado por la
función COINCIDIR.
La función COINCIDIR determina la posición de un valor dado dentro de un rango de

datos, es decir que se requiere que el usuario defina el valor del cual se pretende ubicar su
posición. Es por ello que con esta función anidada el usuario puede definir dos valores a
buscar: 1 que requiere la función BUSCARV y otro que requiere la función COINCIDIR.
COINCIDIR(I3;B2:F2) contiene en I3 la cantidad de productos vendidos que se encuentra

en el encabezado de la tabla: B2:F2, y como esta función empieza en la columna B y no en
la A donde comienza la función BUSCARV, es preciso sumarle 1 al final para compensar
esa diferencia y así el valor devuelto sea el correcto.
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Funciones PRODUCTO y BUSCARV

Hay formas de simplificar aun las tareas más sencillas en Excel como es el caso de la
aplicación de una típica tabla de descuentos.
Supongamos los siguientes datos:
Tenemos unas ventas a las que se les aplica un descuento según el plazo que el cliente ha
elegido pagar.
Esto podríamos solucionarlo con una complicada función anidad condicional, pero se
puede hacer de forma mucha más sencilla si combinamos la función PRODUCTO
(Multiplicación) con la función BUSCARV.
=PRODUCTO(B3;BUSCARV(C3;$G$3:$H$7;2;0))
El valor de la venta está en B3, que es el valor a multiplicar. El valor por el que se ha de
multiplicar está en la tabla G3:G7 (Porcentajes de descuentos según concepto), y se
determina según el valor que haya en la columna C (Forma de pago).
Funciones BUSCARV, BUSCARH y SUMAPRODUCTO

Vamos a suponer un caso en el que se pueden anidar las funciones Buscarv, Buscarh y la
función matricial Sumaproducto.
Se trata de una nómina donde se paga una bonificación según la antigüedad del
trabajador en la empresa, y contiene sueldo básico que se toma de una tabla de sueldos
según el departamento al que pertenece el empleado, además de tomar las comisiones y
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horas extras de otra tabla de liquidación las que se sumarán al sueldo básico para el
cálculo de la bonificación.
Tenemos luego la siguiente tabla:
En principio, para calcular la bonificación se utiliza la siguiente fórmula:
=SUMAPRODUCTO((($C$10:$C$15)=C5)*BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0)*BUSCARH(E5;$
C$1:$G$2;2;1))
$C$10:$C$15=C5 corresponde al rango de los departamentos y sus sueldos. C5

corresponde al departamento que ha de buscar dentro de ese rango para extraer el
sueldo que corresponde al departamento al que pertenece el empleado.
BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0) es la fórmula que traerá el suelo según departamento.
BUSCARH(E5;$C$1:$G$2;2;1) es la fórmula que busca el porcentaje de bonificación según

la antigüedad que figura en E5.
Y por último la función SUMAPRODUCTO que se encarga de hacer el cálculo matricial:

Sueldos por porcentajes de bonificación; el primero extraído por la función Buscarv y el
segundo extraído por la función buscarh.
Pero resulta que la anterior fórmula sólo extrae el sueldo básico, faltando los conceptos
de horas extras y comisiones que están en otra tabla, de suerte que es necesario mejorar
la fórmula para incluir esos conceptos en la base para el cálculo de la bonificación que es
nuestro objetivo.
Las horas extras se extraen con la fórmula BUSCARV(A5;I2:M17;4;0) debido a que se

encuentran en una fila.
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Las comisiones se extraen con la fórmula BUSCARV(A5;I2:M17;5;0)
Estas fórmulas debemos incorporarlas a la fórmula que extrae el sueldo básico, quedando
así:
(BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0)+BUSCARV(A5;I2:M17;4;0)+BUSCARV(A5;I2:M17;5;0))
Y la fórmula completa queda así:
=SUMAPRODUCTO((($C$10:$C$15)=C5)*(BUSCARV(C5;$C$10:$D$15;2;0)+BUSCARV(A5;I2:
M17;4;0)+BUSCARV(A5;I2:M17;5;0))*BUSCARH(E5;$C$1:$G$2;2;1))
Sin duda que con columnas auxiliares estas fórmulas se pueden hacer más cortas en la
medida en que los cálculos se pueden fraccionar; sólo hemos querido complicarla para
resaltar lo que se puede hacer con la anidación de de funciones.
En el archivo de Excel que acompaña este manual está el ejemplo completamente

funcional.
Funciones ESERROR y BUSCARV

Utilizaremos estas dos funciones anidadas para buscar valores en más de una tabla o
rango de datos.
Por regla general la función BUSCARV se utiliza para buscar datos en una matriz o rango
determinado, pero también es posible utilizar para buscar valores que pueden estar en
rangos diferentes, en tablas diferentes.
Veamos la siguiente situación:
Tenemos dos tablas. Una contiene los empleados que trabajan en jornada diurna y otra
contiene los empleados que trabajan en la jornada nocturna.
Supongamos que necesitamos averiguar el sueldo de un empleado cualquiera, que puede

estar en una u otra tabla. Necesariamente tendremos que buscar en las dos tablas.
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Para ello haremos uso de la función ESERROR en su forma condición junto con la función
BUSCARV anidada:
=SI(ESERROR(BUSCARV(B3;E2:F7;2;0));BUSCARV(B3;H2:I7;2;0);BUSCARV(B3;E2:F7;2;0))
Se le ha dicho a Excel si hay un error al buscar en el rango E2:F7, que busque en el rango
H2:F7, y que si no hay error, que vuelva a buscar en el rango E2:F7.
Se podrían seguir anidando funciones para buscar en tres o más tablas; las posibilidades
son muchas.
Consulte cómo hacer algo similar con la función SI.
Mensajes de error más frecuentes y como

evitarlos o solucionarlos
#¿Nombre?
Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
Cómo evitarlo o solucionarlo.
- Se ha utilizado un nombre que no existe.
Asegúrese de que el nombre existe. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación,

haga clic en Definir. Si el nombre no aparece en la lista, agréguelo mediante el comando
Definir.
- Error al escribir el nombre.
Compruebe la ortografía. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas, presione F3, elija

el nombre que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Se ha utilizado un rótulo en una fórmula sin que esté permitido el uso de rótulos.
Permita el uso de rótulos. En el menú Herramientas, elija Opciones y, a continuación,

haga clic en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar
rótulos en las fórmulas.
- Se ha cometido un error al escribir el nombre de una función.
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Corrija el error ortográfico. Inserte el nombre correcto de la función en la fórmula

haciendo clic en Función en el menú Insertar.
- Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas (Excel tratará de
interpretar la entrada como un nombre, aunque se haya querido escribir como texto).
Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente fórmula
inserta la porción de texto “El importe total es” en el valor de la celda B50:
=”El importe total es “&B50.
- Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango.
Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas en la fórmula utilizan dos
puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10).
- La referencia a otra hoja no está entre comillas simples.
Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el
nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un
espacio, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ‘ ).
#¡VALOR!
Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.
Se ha escrito texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico, como VERDADERO

O FALSO.
Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegúrese de que la fórmula
o la función es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a
las que hace referencia contienen valores válidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un
número y la celda A6 contiene el texto “No disponible”, la fórmula =A5+A6 devolverá el
error #¡VALOR!.
- Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único

valor, no un rango de valores.
- Cambie el rango para que sólo tenga un valor.
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- Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la
fórmula.
#¡DIV/0!
Se produce cuando se divide un número por cero (0).
- Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo,
=5/0.
Cambie el divisor por un número que no sea cero.
- Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene
un cero como divisor.
Nota. Si el operando es una celda en blanco, Excel interpreta el blanco como cero.
- Cambie la referencia de celda a otra celda.
- Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.
- Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiará
el resultado de la fórmula por #N/A de #¡DIV/0! para indicar que el valor del divisor no
está disponible.
- Evite que se muestre el valor de error, utilizando la función de hoja de cálculo SI. Por
ejemplo, si la fórmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice
=SI(B5=0;”";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vacía.
- Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en

blanco.
#¡ref!
Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
- Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado
celdas movidas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas.
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Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer
inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas.
- Se ha utilizado un vínculo a un programa que no está en funcionamiento.
Inicie el programa.
- Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinámico de datos (DDE), como

“sistema”, que no está disponible.
Asegúrese de que está utilizando el tema DDE correcto.
- Se ha ejecutado una macro que introduce una función que devuelve #¡REF!.
Compruebe si un argumento de la función hace referencia a una celda o rango de celdas

no válido. Por ejemplo, si la macro introduce una función que hace referencia a una celda
situada sobre la función y la celda que contiene la función está en la fila 1, se devolverá
#¡REF! debido a que no existen celdas sobre la fila 1.
#####
Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.
El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.
- Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el menú

Formato, haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.
- Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en

Celdas en el menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de
verificación Reducir hasta ajustar.
- Aplicar un formato de número diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato

de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya
el número de decimales después del separador decimal.
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Auditoria de formulas
La auditoría de fórmulas es una herramienta que ofrece la posibilidad de hacer
seguimiento a las fórmulas implementadas en una hoja de trabajo con la finalidad de
detectar el origen de un error o incluso para comprobar el funcionamiento de algún
cálculo en especial.
Esta herramienta se encuentra en la ficha Fórmulas y tiene el siguiente aspecto en Excel

2007:
Y en Excel 2010:
Allí podemos observar las diferentes opciones que se pueden utilizar para auditar o
rastrear nuestras fórmulas.
Comprobación de errores
La comprobación errores hace que Excel nos muestra un cuadro de diálogo en el que nos
muestra la fórmula y el posible error que contiene.
Por ejemplo para un error #N/A de la función SUMAPRODUCTO:
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Si tenemos el error #¡DIV/0! Excel nos dice:
Y así con cada tipo de error que se nos presente.
Prácticamente Excel nos llevará de la mano en la identificación y posible solución del error
que nos surge.
Rastrear precedentes
Nos permite rastrear las celdas o rangos de celdas que alimentan nuestra fórmula:
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En este ejemplo tenemos la función Buscarv y Excel nos señala con una fecha las celdas
que están alimentando o afectan nuestra fórmula, y nos enmarca también el rango de
datos completos que hacer parte de la fórmula.
Este es un caso de una fórmula mucho más compleja. Aquí resulta de gran utilidad que
Excel nos marque todas las celdas que están afectando nuestra fórmula, lo que puede ser
útil para comprenderla, replantearla o complementarla.
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Rastrear dependientes
Esta opción nos permite marcar las celdas que nuestra fórmula está afectando o
alimentando.
Con ella identificamos qué celdas o fórmulas serán afectadas por la que estamos
revisando:
En este caso, para rastrear las celdas o fórmulas dependientes no hace falta que la celda
activa contenga una fórmula. Con que tenga cualquier tipo de datos que otra celda está
utilizando, es suficiente para marcarnos el camino.
En el ejemplo de la gráfica vemos que la celda activa es utilizada por las celdas D5 y F5
para realizar sus cálculos.
Podemos seguir marcando dependientes hasta completar todo un mapa de nuestra hoja
de trabajo:
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Mostrar fórmulas
Esta opción hace que Excel muestre toda la fórmula de la hoja de trabajo. Hace visible las
fórmulas de todas las celdas que las contengan:
Esto nos permite tener un panorama global de las funciones que estamos utilizando, algo
que en ocasiones puede tener utilidad cuando nos perdemos en tantas formula extensas y
complejas.
Evaluar fórmula
Excel presenta un cuadro de diálogo en donde hace una especie de evaluación de cada
una de las partes de la fórmula y presenta algunos comentarios que puede en algún
momento ser de utilidad.
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Si damos clic en Paso a paso para entrar tenemos algo así:
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Allí nos muestra la fórmula que contiene su celda precedente que también podemos
evaluar.
Ventana inspección
Nos permite agregar a una ventana siempre visible una o varias fórmulas para
inspeccionar, de manera tal que en la medida que ingresamos datos o hacemos cambios a
la hoja de trabajo, automáticamente se visualizan los efectos que esos cambios tienen en
los resultados que calculan las fórmulas inspeccionadas.
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Si se cambia algún valor que afecta el resultado de la fórmula, este cambia en tiempo real,
lo que nos permite evaluar los efectos que tienen los cambios que se van presentando en
la medida en que vamos trabajando.
Si en alguna de las fórmulas inspeccionadas aparece un error por cuenta de las

modificaciones que hemos hecho en la hoja de trabajo, el error salta automáticamente en
la ventana de inspección:
Esta opción de de gran utilidad porque nos alerta visualmente de los errores en que
hayamos incurrido, error que han dado al traste con nuestras complicadas fórmulas.
Operaciones con datos Excel 2010

Excel se diseño básicamente para trabajar con datos, con muchos datos. Para gestionarlos
de la forma más eficiente y precisa.
A continuación se exponen las herramientas y funciones más importantes que permiten al

usuario trabajar con datos complejos y llegar a soluciones prácticas, ágiles y de gran
utilidad para el análisis de datos.
Este capítulo por ser quizás el más importante ha sido desarrollado en Excel 2010, la
versión más avanzada de Excel. A continuación desarrollamos el mismo tema pero para
Excel 2007.
Consolidar Datos
Muchas veces y dependiendo de la actividad que desarrollemos, nos encontraremos con

que tenemos muchos archivos con la misma estructura en la información, por ejemplo
ventas por mes o inventario por año o el detalle de las cuentas del PUC, entre otros.
Comúnmente, esta información se debe consolidar a manera de hacer los análisis
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respectivos y para ello, en MS Excel® existe un comando que puede realizar dicha
operación de manera eficiente, hacemos referencia en este caso al comando Consolidar.
Veamos a continuación una breve descripción de cómo emplear este útil comando para
consolidar datos de varios libros en uno solo.
El comando Consolidar lo hallamos en la Cinta de opciones dentro de la ficha Datos en la

sección Herramientas de datos:
Ahora veamos de qué manera aplicar el comando mediante un ejercicio.
Supongamos que tenemos las ventas de tres asesores de vehículos y la suma del total de
las ventas se calculan a partir de los datos de tres hojas diferentes. Es en esta parte donde
entra la utilidad del comando Consolidar pues mediante el mismo, vamos a obtener los
totales de la suma de las ventas de todos los asesores en una sola hoja.
Contamos con las siguientes hojas:
 VentasWilli
 VentasOscar
 VentasLuis
Debemos contar con una nueva hoja de Excel y la llamaremos VentasTotal para hacer el
procedimiento y preferiblemente debe tener el mismo encabezado que las demás hojas
El primer paso que debemos realizar es posicionarnos en la celda a partir de donde

queremos que se consoliden los datos en la hoja VentasTotal para este caso
seleccionamos la celda B2 ya que es donde inicia el rango que vamos a tomar en cuenta
en las demás hojas, lo vemos mediante la siguiente imagen:
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En seguida vamos a la Cinta de opciones y en la ficha Datos, sección Herramientas de

datos seleccionamos el comando Consolidar en donde aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
Explicamos algunos detalles que debemos conocer de las opciones disponibles en el

cuadro de diálogo:
Por defecto en Función dentro de la lista desplegable aparece la función Suma para este
caso se deja tal cual ya que se está buscando una sumatoria total de ventas realizadas por
los tres asesores; no obstante adicionalmente disponemos de 10 funciones más con las
que podemos trabajar.
En el Campo Referencia es a partir de donde vamos a seleccionar el rango celdas de los

otros libros que deseamos consolidar.
En Todas las referencias vamos a visualizar la totalidad de las referencias vayamos

agregando al libro.
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El Botón Agregar permite agregar una referencia y el botón Eliminar permite suprimir una
referencia seleccionada.
En Usar rótulos: Aparecen dos casillas de verificación en este cuadro de diálogo,

indicativos de la inclusión de rótulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que
se pueden dar los dos casos de manera simultánea. Al marcar estas casillas estamos
informando al programa que no deseamos que los datos incluidos en la fila superior y/o
en la columna izquierda se tengan en consideración a la hora de realizar las operaciones
correspondientes.
En Crear vínculos con los datos de origen: Es importante activar esta casilla si queremos
que los datos originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si
en las hojas que contienen los datos de origen se realiza algún tipo de modificación, la
hoja resumen actualizará los datos consolidados en la medida que sea necesario. También
esta opción crea en la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de
cada uno de los datos consolidados, es decir, de dónde proviene ese dato de resumen en
concreto, lo que permite hacerles un seguimiento y tal vez entender mejor el resultado.
Una vez revisados estos puntos procedemos a realizar la consolidación de los totales. Con
el cuadro de diálogo abierto en el campo Referencia vamos a seleccionar el rango de las
celdas que deseamos consolidar de la primera hoja VentasWilli a partir de la celda B2
hasta la celda G4 tal como se ve en la imagen anexa:
Luego seleccionamos el botón Agregar dentro del cuadro de diálogo, y vamos a repetir
exactamente pero haciendo referencia a las dos hojas restantes VentasOscar y VentasLuis
quedando el campo Todas las referencias tal como lo mostrado en la siguiente imagen:
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Las casillas Fila Superior, Columna izquierda no la vamos a seleccionar para la

consolidación de estos valores.
Por último hacemos clic en el botón Aceptar y los resultados se consolidarán de manera
exitosa en la hoja VentasTotal.
También se puede utilizar este comando con información contenida en otros archivos.
El comando Consolidar es de suma utilidad ya que si tenemos un gran número de hojas y

libros y queremos consolidarlos todos en uno solo el mismo nos ofrece la posibilidad de
hacer esta operación.
Agrupar y Esquema
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor
trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en
un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera
fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.
Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma
que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede
contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de
la hoja de cálculo.
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Los símbolos característicos para contraer o expandir los niveles de un esquema son el
más (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte
superior izquierda de la hoja de cálculo.
Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
 Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.
Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles; por
ejemplo queremos ver las ventas realizadas por la matriz principal además de sus
sucursales.
 Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén
juntas. Es decir que no se debe mezclar información.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel:
1. Manual
2. Automática
Observemos primero la Manual:
Para el ejercicio contamos con la información de ventas de una inmobiliaria por tipo de
inmueble, Zona y cada uno de los meses de un año:
Ahora bien, como el objetivo es reflejar los conceptos más importantes o de mayor
trascendencia de la información, es mejor para el análisis de los datos, contar con las
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cifras con corte Trimestral; así que el primer paso es insertar una columna al lado derecho
del cierre de cada trimestre y sobre esta nueva columna hacer la suma de las ventas de los
inmuebles de los tres meses correspondientes a cada trimestre; por último también
calcularemos el resultado total del Año a partir de los subtotales que calculamos para
cada trimestre. El resultado es el siguiente:
Muy bien, una vez hecho éste paso, vamos a realizar el esquema de forma manual. La idea
es agrupar los meses para cada trimestre para que solo se visualice los subtotales de cada
trimestre. Para ello, nos ubicamos en el encabezado de las columnas de los tres primeros
meses del año (en el ejemplo, las columnas C, D y E) y las seleccionamos, luego de la Cinta
de opciones dentro de la ficha Datos en la sección Esquema ubicamos la herramienta
Agrupar; con esto veremos unas barra especial en la parte superior de la hoja con un signo
menos (-) al final de la barra; si damos clic a este signo menos (-) se contraerán las
columnas que seleccionamos con los tres primero meses del año a modo de Agrupación
quedando visible solo la columna con el total del trimestre que calculamos en el paso
anterior. Este paso lo repetiremos con los otros tres trimestres restantes. El resultado es
el siguiente:
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Cuando se presente el signo Mas (+) en la barra especial de agrupamiento significa que
hay columnas agrupadas a la izquierda; al dar clic a este signo Mas (+) se visualizan las
columnas que estaban agrupadas y el signo cambia a Menos (-). También observemos que
al lado izquierdo de la hoja en paralelo con las barras especiales de agrupación, aparecen
dos números, 1 y 2:
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Estos indican los niveles de agrupación que tengamos en la hoja, donde el 1 corresponde a
los totales trimestrales y el 2 a los valores por mes; dando clic en cada uno de ellos se
activan o desactivan (visualizan o se ocultan) las columnas dependiendo del nivel.
Este ordenamiento por niveles indica que podemos hacer más agrupaciones de la
información (en caso de que los datos así lo permitan) y tener los datos cada vez más
agrupados. Así que vamos a hacer una agrupación más, para que los totales de cada
trimestre queden agrupados dentro de la columna Total Año. Para lograr esto,
seleccionaremos todas las columnas que están a la izquierda de la columna Total Año y
realizamos el mismo procedimiento anterior. El resultado es el siguiente:
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Observemos que ahora el número de niveles es de 3, donde el 1 corresponde al Total Año,

el Nivel 2 corresponde a los Totales de cada trimestre y el Nivel 3 corresponde a los
valores Mensuales.
El mismo trabajo lo podemos realizar sobre las filas, totalizando las ventas por Tipo de
Inmueble y luego el Total de todos los inmuebles. El resultado es el siguiente:
Muy bien, esta es la forma Manual de trabajar Agrupación y esquema, sin embargo la
mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automáticamente el esquema:
 Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
 Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos

obligados a definir el esquema manualmente.
En nuestro ejercicio, las columnas que tienen los subtotales por trimestre y las filas que
tienen los subtotales por Inmueble cumplen los requisitos, de modo que podemos
trabajar sobre el ejercicio; así que partiendo de la siguiente estructura de la información
realizaremos el Autoesquema:
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Nos ubicamos en cualquier parte de la tabla y luego de la Cinta de opciones dentro de la

ficha Datos en la sección Esquema ubicamos la herramienta Agrupar y desplegamos las
opciones dando Clic en la flecha pequeña que se encuentra en la parte inferior del botón y
de la lista que se despliega seleccionamos la opción Autoesquema:
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Como vemos, Excel identificó el esquema que establecimos en el informe y agrupo los
datos de acuerdo a este esquema; el trabajo que realizamos manualmente y uno a uno en
todas las agrupaciones que necesitamos, Excel las realizó con un solo Clic.
Manejo de Subtotales
En el ejercicio anterior, para utilizar la herramienta de agrupación y esquema, fue
necesario insertar filas para tener los Subtotales de cada tipo de Inmueble, sin embargo
Excel puede calcular automáticamente estos valores de subtotales y de totales generales;
además cuando se insertan subtotales automáticos, Excel también esquematiza la lista
para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal tal y como lo
realizamos en el ejercicio anterior.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales
se desea calcular, lo cual en nuestro ejercicio corresponde a la tabla de datos inicial a la
que no le habíamos insertado las filas de los subtotales, es decir:
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Para que Excel inserte los subtotales, primero seleccionamos las celdas que contienen los
datos, en nuestro caso seleccionamos toda la tabla y luego de la Cinta de opciones dentro
de la ficha Datos en la sección Esquema damos Clic a la herramienta Subtotal:
Se abre la siguiente ventana de opciones:
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Para cambio en: En este campo Excel carga los rótulos de las columnas de la tabla de
datos que seleccionamos, así que debemos elegir la columna en la que vamos a basar los
subtotales y de acuerdo como tenemos la información lo haremos por cada Tipo de
Inmueble.
Usar función: Es para seleccionar el cálculo de resumen que vamos a realizar; contamos
con las siguientes operaciones: Suma, Cuenta, Promedio, Máximo, Mínimo, Producto,
Contar Números, Desvest, Desvestp, Var y Varp.
Agregar subtotal a: Excel carga los rótulos de las columnas de la tabla de datos que
seleccionamos, así que debemos elegir las columnas en la que vamos a aplicar los
subtotales.
Reemplazar subtotales actuales: Esta casilla de verificación la utilizamos para indicar que
en caso que ya tengamos subtotales en nuestra tabla, los reemplace por el nuevo cálculo
que vamos a realizar.
Salto de página entre grupos: Esta casilla de verificación la utilizamos en caso que
deseemos organizar la hoja de datos con saltos de página (opción en la vista de impresión)
Resumen debajo de los datos: Esta casilla de verificación se utiliza en caso que también
deseemos ver el total general de todos los datos.
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Y bien, para nuestro ejercicio, le indicaremos a Excel que necesitamos ver Subtotales de
Suma a cada tipo de Inmueble y el total general para todos los meses:
Y el resultado es el siguiente:
Como vemos, Excel agregó las filas para incluir los Subtotales por cada Tipo de Inmueble,
el total general y para cada uno de los meses tal y como se lo indicamos.
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Podemos incluir más Subtotales en caso de necesitar otras operaciones; por ejemplo si
queremos ver también los Subtotales por promedio, realizamos el mismo procedimiento
anterior pero seleccionamos la operación Promedio de la opción Usar función y
desmarcamos la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales:
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Vemos cómo Excel insertó otras 4 filas más para los Subtotales con cálculo de Promedio y
también vemos un nivel más en el Esquema de la hoja.
Plantillas en Excel
Una plantilla Excel es un documento pre formateado para su uso desarrollado en una hoja
de cálculo de Excel. Las plantillas organizan el contenido y cálculos del documento,
permitiendo que se puedan personalizar y guardar.
Una plantilla Excel agiliza el trabajo de reproducción de documentos similares o idénticos;

son utilizadas para llevar un control detallado de presupuestos, gastos, comisiones sobre
ventas, Flujos de caja, inventarios, provisiones, etc. permitiendo obtener resúmenes de
información desde diferentes puntos de interés. Una plantilla Excel puede contener
fórmulas, macros, gráficos, cabeceras, etc.
Así que dependiendo de la necesidad que tengamos para la administración de

información, podemos recurrir a las plantillas que ya están predefinidas en Excel o en caso
de requerir un trabajo más específico podemos crear nuestras propias plantillas.
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Abriendo una plantilla predeterminada en Excel: vamos a suponer que deseamos hacer
un seguimiento mensual a nuestros ingresos y gastos con el objetivo de revisar donde
debemos hacer esfuerzos en disminuir gastos o si debemos aumentar los ingresos. Claro
que podemos partir desde cero en una hoja de cálculo de Excel, sin embargo este tipo de
necesidades ya están preestablecidos desde las Plantillas.
Podemos partir de un archivo de Excel y damos clic en Archivo, luego, de la lista que se
despliega seleccionamos la opción Nuevo y es aquí donde encontraremos cantidad de
Plantillas ordenadas por categorías o también tenemos la posibilidad de buscar más
Plantillas alojadas en Office.com. Para nuestro ejemplo, vamos a abrir una plantilla de
presupuestos domésticos:
Crear una Plantilla: En caso que utilicemos con frecuencia un mismo diseño en estructura
de información en una hoja de cálculo de Excel, podemos definir esta hoja como una
plantilla.
Para el ejemplo, tomaremos la hoja de Ventas_Inmobiliarias del tema anterior y la

guardaremos como Plantilla suponiendo que utilizaremos para el siguiente año el mismo
diseño de la hoja con los Esquemas y Subtotales que ya realizamos. Primero borraremos
los datos de la tabla de ventas inmobiliarias pero no modificaremos las Columnas y Filas
en las que se realizan los cálculos por trimestre y por tipo de inmueble para que cuando
utilicemos la plantilla con la información del siguiente año, los cálculos se realicen
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automáticamente. Luego nos vamos por Archivo y damos Guardar Como. En la ventana
de diálogo que aparece asignamos el nombre a la Plantilla y luego en la opción Tipo,
seleccionamos la opción Plantilla de Excel (*xltx) y por último Guardar.
La plantilla se coloca automáticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estará

disponible cuando se requiera usarla para crear un nuevo libro:
Tablas de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
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demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos; de
hecho también se denominan listas de base de datos.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
 Ordenar la los registros.

 Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
 Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
 Crear un resumen de los datos.
 Aplicar formatos a todos los datos.
Para realizar los ejercicios con los que trabajaremos el tema de Tabla de Datos,
utilizaremos una base de datos de las ventas de una Inmobiliaria con el siguiente detalle:
 Referencia
 Fecha Venta
 Tipo
 Operación
 Provincia
 Superficie (M2)
 Precio Venta
 Vendedor
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Crear una tabla
Para crear una tabla nos ubicamos en cualquier celda que contiene los datos y de la Ficha
Inicio, Grupo Estilos, seleccionamos la herramienta Dar formato como tabla.
También se puede hacer desde la Ficha Insertar, grupo Tablas y opción Tabla:
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Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora y si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificación la lista tiene encabezados. Por último Clic en Aceptar
y el resultado es el siguiente:
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Modificar la estructura de una tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla de la nueva Ficha Diseño de

Herramientas de tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla
contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo
podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.
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Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Si necesitamos insertar o eliminar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla,
podemos hacerlo desde el botón Insertar y/o Eliminar, en la pestaña de Inicio:
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Supr. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces
seleccionamos la opción Convertir en rango de la ficha Diseño (de la tabla de datos) grupo
Herramientas:
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Estilo de una tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que
las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial
en la primera o última columna.
Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le
podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda
de la hoja de cálculo.
Para el ejemplo vamos a cambiar el estilo de la tabla para que tenga un color anaranjado y
resaltaremos la primera y última columna:
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Ordenar una tabla de datos
Para ordenar los datos de una tabla, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla,
vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se
despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación
La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se
ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul, sino que afecta a las
que han sido coloreadas de forma explícita, para destacarlas por algún motivo.
También podemos ordenar los datos de la Tabla a través de los botones de ordenamiento
situados en la pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar:
Al estar los datos delimitados dentro de una Tabla, la ordenación siempre se realizará
sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
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Filtros en tablas
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a los encabezados
de las columnas; por ejemplo, al dar clic al botón de la columna Provincia aparece la
siguiente lista:
Por ejemplo, si sólo marcamos Barcelona, Excel filtrará todos los registros que tengan
Barcelona como Provincia y las demás filas se ocultarán:
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Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter
interrogación (?) para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el
asterisco (*) para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
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Por ejemplo, vamos a hacer un filtro de texto indicándole a Excel que filtre la tabla con las
filas que contengan en la columna Provincia las letras “arra”, para que solo nos muestre
los registros de la provincia Tarragona:
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo),
reaparecerán todos los registros de la lista.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir
aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo tenemos una columna Precio Venta y queremos saber cuánto ha sido el valor
total de las ventas de Pedro; no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos
los vendedores, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos
BDSUMA la cual incluye la condición de filtrado que en este caso sería que la suma
vendedor sea igual a “Pedro”.
Todas las funciones de base de datos tienen la misma estructura:
FUNCION(datos; campo; criterios).
FUNCION: Es el nombre de la función y podemos utilizar las siguientes:
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Función Descripción
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX Obtiene el valor máximo
BDMIN Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre unamuestra de valores
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar sobre todos losvalores de un campo
Datos: Corresponde a la base de datos que para nuestro ejercicio es toda la tabla de datos
que tenemos incluyendo (necesariamente) los encabezados de las columnas.
Campo: En este parámetro indicamos el encabezado de la columna que contiene los datos
sobre los cuales se va a realizar la operación de la función; en nuestro ejemplo
seleccionamos Precio Venta (Celda G1 de nuestro archivo) ya que es sobre esta columna
donde se encuentran los precios de venta de todos los inmuebles.
Criterios: en este parámetro indicamos el campo encabezado criterio y el valor que vamos
a utilizar para que la función realice la operación solo a los criterios que le indiquemos;
para nuestro ejemplo seleccionaremos el campo Vendedor y el valor “Pedro” ya que
deseamos saber las ventas solo de Pedro. Para manejar este criterio, lo más
recomendable es organizar una pequeña estructura que puede ser al final de la tabla
donde organicemos este criterio:
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El resultado es el siguiente:
Si deseamos conocer las ventas de otro vendedor por ejemplo de Luisa, simplemente
cambiamos el nombre de Pedro por el de Luisa y la fórmula se calcula automáticamente:
Como vemos, Luisa tiene más ventas que Pedro.
El mismo procedimiento anterior se sigue si se quiere aplicar cual quiera de las otras
funciones de base de datos.
Crear un resumen de datos

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda
cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla,
en la pestaña Diseño:
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Al seleccionar la celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las
funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna:
Muy bien, ahora realicemos un ejercicio en donde tengamos un Subtotal de Suma de

todas las ventas, la Superficie Máxima y el conteo de todos los registros. El resultado es el
siguiente:
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Se puede mejorar el resumen y los subtotales de la tabla utilizando los esquemas que ya
vimos, o las tablas dinámicas, que veremos en el tema siguiente.
Tablas con rangos dinámicos en Excel

En Excel no hace falta crear un rango dinámico para una tabla, puesto que Excel los crea
de forma automática.
Cuando se crea una tabla en Excel desde Insertar -> Insertar tabla, Excel crea
automáticamente un nombre de rango el cual es dinámico por predeterminación.
Es por ello que al agregar un nuevo registro (fila) a la tabla, ese se incorpora
automáticamente a la tabla, o cuando se elimina un registro, la tabla se ajusta
automáticamente a su nuevo rango de datos reducido.
Tablas dinámicas
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc.
Las tablas dinámicas permiten tomar decisiones fundamentadas sobre datos críticos de
una organización.
Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes
de datos. Utiliza una tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y
responder a preguntas no anticipadas sobre los datos.
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Una tabla dinámica está especialmente diseñada para los siguientes casos:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas

para el usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los
datos de origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
Es recomendable utilizar una tabla dinámica cuando desees comparar totales

relacionados, sobre todo si se tiene una lista larga de números para sumar y se desea
realizar comparaciones distintas con cada número.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de los datos que ya tenemos del
ejercicio anterior de Ventas Inmobiliaria de la tabla de Datos.
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Crear tabla dinámica
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada Vendedor según las Fechas de venta, la Provincia y la Superficie. Para ello
vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico
dinámico).
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Aparece el cuadro de diálogo de Creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos

indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicar la tabla dinámica.
Excel trata de identificar automáticamente el rango donde se encuentran los datos que
queremos trabajar con una tabla dinámica y especifica este rango en el campo tabla o
rango; en caso de que debamos modificar el rango que Excel identificó simplemente
damos clic en el botón de Elección de rango y seleccionamos el que deseemos.
En cualquier caso, el rango que seleccionemos debe incluir los encabezados de las
columnas.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra
fuente diferente a Excel mediante la opción Utilice una fuente de datos externa.
Luego debemos elegir la ubicación de la tabla dinámica que puede ser en una Nueva hoja
de cálculo o en una Hoja de cálculo existente; para nuestro ejercicio vamos a dejar el
informe de Tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo. Por último damos clic en Aceptar
y el resultado es el siguiente:
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Muy bien, ahora solo debemos configurar la forma como deseamos que se vean los datos;
la idea es hacer un informe en el que veamos las ventas por cada Vendedor y cada Tipo y
que también se pueda ver este informe en cada Provincia y Operación.
Así que el informe debe estar organizado de manera tal que en las filas estén los
vendedores, en las columnas el Tipo de Inmueble y en los Valores esté el Precio de Venta;
por último habilitamos el informe para que se pueda ver esta información de acuerdo a la
Provincia y a la Operación para lo cual arrastraremos las columnas Provincia y Operación
al campo Filtro de Informe.
Con estas instrucciones, lo único que debemos hacer es arrastrar los campos de Columnas
hacia las áreas del informe de Tabla Dinámica:
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Filtros de tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así
visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea
sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su

parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Así por ejemplo, si
deseamos ver el informe solo de los vendedores Jesús, Luisa y Pedro, desplegamos el filtro
del campo Vendedor y dejamos seleccionado solo estos vendedores:
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Vemos que en el informe de tabla Dinámica solo están las ventas para los vendedores
Jesús, Luisa y Pedro.
De la misma manera podemos filtrar aún más el informe por ejemplo que solo se muestre
los datos de la operación Venta en Barcelona y Tarragona:
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Este es el resultado:
Por último, es importante tener en cuenta que también se cuenta con las opciones de
Ordenar y de realizar filtros por Texto y por color en el listado de opciones que están
disponibles en los campos.
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Operaciones en tablas dinámicas
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o
el mínimo, el promedio, etc. Para de aplicar cualquiera de las operaciones disponibles, nos
ubicamos en el campo de valores de la tabla dinámica y desplegamos la lista de opciones
donde encontraremos una opción que dice Configuración de campo de valor…
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Y en el nuevo cuadro de diálogo que aparece, nos da la opción de configurar el cálculo

realizado a los valores:
Sumar
Como ya dijimos, por defecto al crear la tabla los datos están en operación de Suma, sin
embargo, para aplicar la operación Suma en caso de que hayamos realizado otra
operación en los datos simplemente seleccionamos del cuadro de diálogo Configuración
de campo de valor el tipo de cálculo Suma:
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Contar
Para realizar la operación Contar a los datos del informe de la Tabla Dinámica realizamos
el mismo procedimiento anterior y simplemente seleccionamos como operación de
cálculo la operación Cuenta:
Promedio
Para realizar la operación Promedio a los datos del informe de la Tabla Dinámica
realizamos el mismo procedimiento anterior y simplemente seleccionamos como
operación de cálculo la operación Promedio:
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Tablas dinámicas con rangos dinámicos

El uso de las tablas dinámicas para analizar datos se ha vuelto una herramienta
imprescindible para todo aquel que necesita analizar datos de una manera eficiente y
rápida. El inconveniente se da cuando queremos que nuestro rango sea dinámico, es
decir, que no tengamos que elegir un rango diferente cada insertemos datos.
Para hacer esto vamos a utilizas Nombres, pero no le vamos a dar un nombre a un rango,
le daremos un nombre a una fórmula (Excel considera a las fórmulas como si fueran
rangos) dicha fórmula será el anidamiento entre las funciones DESREF Y CONTARA.
La sintaxis de DESREF es la siguiente:
DESREF(referencia;filas;columnas;alto;ancho)
 Referencia: la celda en el ángulo superior izquierdo de la tabla base (A1 en nuestro

ejemplo)
 Filas: Para este caso es 0
 Columnas: Para este caso es 0
 Alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base
 Ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base
Estos dos últimos parámetros los anidaremos con la función CONTARA para que DEREF se
transforme en dinámica quedando:
=DESREF(‘Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinám’!$A$1;0;0;CONTARA(‘Ventas_Inmobiliaria

Tabla Dinám’!$A:$A);CONTARA(‘Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinám’!$1:$1))
Muy bien, ahora vamos a definir un nombre a nuestro rango, para ello en la pestaña de
Fórmulas elegimos Asignar nombre a un rango, Definir nombre.
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En la nueva ventana de diálogo que aparece, debemos asignar un nombre a la referencia y

para nuestro caso le pondremos Tabla_Dinamica_Ventas y en el campo de Hace
referencia a copiamos la fórmula que acabamos de ver:
Para cuando ya tenemos definido nuestro nombre, sólo falta especificarlo como rango al
momento de crear una tabla dinámica:
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Así cada vez que insertemos datos a nuestra base de datos, la tabla dinámica reconocerá
todo el contenido sin necesidad de especificar de nuevo el rango. Sólo hay que darle
actualizar y listo.
Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico
dinámico de la pestaña Opciones:
Seleccionamos el tipo de gráfico más adecuado para nuestros datos que en este caso es el
de Columna:
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Y con esto se inserta el gráfico en la hoja donde tenemos nuestro informe de Tabla
Dinámica el cual también tiene la opción de filtrar el gráfico de acuerdo a los criterios que
deseemos aplicar a los campos que incluimos en la tabla Dinámica:
Observemos los diferentes gráficos que se muestra al aplicar el filtro sobre el campo
Provincia del gráfico:
Barcelona: Girona:
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Lleida: Tarragona:
Y así mismo podemos aplicar el filtro a cualquier campo que tenemos configurado en
nuestro informe de tabla dinámica.
Segmentación de datos
Hay otra funcionalidad que nos facilita el análisis de los datos contenido en la tabla y el
gráfico dinámico, se trata de la segmentación de datos.
La segmentación de datos es una nueva forma visual de filtrar la información una tabla
dinámica en Excel 2010.
Al insertar una segmentación de datos, se usarán botones nuevos para filtrar mejor los
datos y mostrar sólo lo que necesita. Indica además el estado en que se encuentra el filtro,
lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe con una
tabla dinámica.
Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar
rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se
aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver
cuáles son los filtros que se aplican a los datos. En cambio, en la segmentación de datos,
se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentación de datos para
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que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fácilmente en otras tablas
dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de cubo.
Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes elementos
1. Encabezado de segmentación de datos que indica la categoría seleccionada

2. Botón de filtrado no activo que indica que el elemento no está incluido en el filtro
3. Botón de filtrado activo que indica que el elemento está incluido en el filtro
4. Botón Borrar filtro para quitar el filtro.
Para utilizar la funcionalidad de segmentación de datos nos ubicamos primero en alguna

de las celdas de la tabla dinámica y en la nueva barra de herramientas de la tabla dinámica
que se activa, seleccionamos del menú Opciones Insertar segmentación de datos:
Con esto se activa una nueva ventana de diálogo donde se muestran todos los campos del
rango de la tabla dinámica; luego seleccionamos los campos que deseamos utilizar como
segmentación de datos y para nuestro ejemplo podemos utilizar los campos Operación y
Provincia.
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Con esto ya podemos interactuar con los nuevos cuadros de segmentación de datos y
simplemente debemos seleccionar cualquiera de las opciones de los cuadros para filtrar
tanto la tabla como el gráfico dinámico, por ejemplo, veamos el resultado del gráfico y de
la tabla dinámica al seleccionar la Provincia Girona y la Operación Alquiler en los
respectivos cuadros de segmentación:
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En lazar y consolidar hojas
Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar
de los conceptos enlazar y consolidar hojas.
Enlazar hojas de trabajo
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para

combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:
 El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

 El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente

nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma
hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
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Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias

externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja
externa a la que está la fórmula.
Para nuestro ejemplo, vamos a utilizar las hojas que contienen los datos de ventas de
vehículos que realizaron Willi, Oscar y Luis (con las que vimos cómo utilizar la
funcionalidad de Consolidar al principio de este documento)
En la hoja de trabajo Enlazar_Hojas vamos a totalizar las ventas de cada vendedor, para lo
cual haremos una función sencilla de Suma de los datos que están en cada una de las
hojas de los vendedores:
La hoja de trabajo Enlazar_Hojas será la hoja dependiente y las hojas de trabajo

VentasWilli, VentasOscar y VentasLuis serán las hojas fuente.
Muy bien, ahora empecemos. Nos ubicaremos en la celda B2 de la hoja Enlazar_Hojas

para realizar el cálculo de las ventas totales de Willi de los vehículos de la línea Sandero y
digitaremos la función SUMA:
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Ahora le indicaremos el rango donde se encuentran los datos que deseamos sumar, los
cuales se encuentran en la hoja VentasWilli en el rango B2:G2:
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Y para finalizar presionamos Enter:
Si arrastramos la fórmula hacia abajo, Excel calculará el total de ventas de los vehículos de
la línea Aveo y Optra de Willi:
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Ahora vamos a realizar este mismo procedimiento para los otros dos vendedores y el
resultado es el siguiente:
De esta manera, los valores de suma que calculamos en la hoja de trabajo Enlazar_Hojas
ya quedaron relacionados o enlazados con las hojas de VentasWilli, VentasOscar y
VentasLuis de manera que al cambiar algún valor en estas hojas, automáticamente se
modifican los cálculos realizados en la hoja Enlazar_Hojas
Análisis de sensibilidad
Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de predicción de resultados o
presupuestos según van cambiando ciertas variables. En ingles existe el término "what if"
para describir este tipo de análisis y en Excel están clasificadas como herramientas de
análisis de sensibilidad.
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Las herramientas de análisis de sensibilidad te permitirán crear un modelo y, utilizando

este como base, realizar cambios a datos claves y verificar como afectan estos cambios al
modelo.
Excel nos presenta, básicamente, tres herramientas que podemos ubicar dentro de este
grupo:
 Escenarios
 Buscar Objetivo
 Solver
Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir

automáticamente en la hoja de cálculo. Se pueden utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de cálculo, ante variaciones en los valores de una o más
celdas.
Vamos a ver la aplicación de esta funcionalidad a partir de un pequeño modelo de estado

de resultado de una empresa donde tenemos las ventas trimestrales de un producto y sus
ingresos, Costos y Gastos asociados a la comercialización y operación de la empresa:
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Los resultados que se obtengan, están en función principalmente de las variables
 Precio del Producto

 Costo del Producto
 Comisiones por Ventas
 Unidades Vendidas
De manera tal que si aumenta el precio del producto, la utilidad aumenta o si sube el
Costo del Producto el Margen disminuye. También se pueden hacer análisis más
específicos como identificar qué porcentaje de comisión por ventas puedo aumentar
esperando que se incrementen las ventas y por tanto no se afecte el margen.
Bien, ahora vamos a utilizar la herramienta de Administrador de escenarios para

comprender mejor de que se trata y sus beneficios.
Lo primero es identificar las variables independientes o constantes, que en nuestro caso

son las listadas anteriormente, es decir, Precio del Producto, Costo del Producto,
Comisiones por Ventas y Unidades Vendidas. Así que vamos a seleccionar las celdas que
contienes los valores para dichas variables como punto de partida:
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La selección corresponde a los rangos D4:D6 y D9:G9
Ahora nos vamos al menú de Datos, grupo Herramientas de Datos, opción Análisis y si,
con lo cual se despliega las tres herramientas de análisis de sensibilidad y para esta
primera parte seleccionaremos Administrador de escenarios:
Con esto se abre un cuadro de diálogo donde vamos a Administrar los escenarios que
creemos; inicialmente nos informa que no hay ningún escenario definido, así que vamos a
agregar uno nuevo desde el botón Agregar:
ISBN 978-958-44-9371-2
Nuevamente se abre otra ventana de diálogo donde vamos a configurar el escenario que
vamos a agregar; así que primeramente asignamos el nombre del escenario y para este
ejemplo le colocaremos el nombre Original para referenciarlo como el escenario original.
Luego se debe indicar las celdas donde se encuentran los datos de las variables
independientes, las cuales ya teníamos seleccionadas antes de abrir la configuración del
análisis por escenarios, así que este campo ya está listo; en caso de que se nos haya
olvidado alguna variable, simplemente le damos clic al botón de selección de este campo.
También podemos agregar comentarios para que identifiquemos mejor el escenario que
estamos configurando. Por último, tenemos dos opciones en cuento a la Protección, Evitar
cambios para evitar que puedan cambiarse o eliminarse los escenarios de una hoja
protegida y la otra opción es Ocultar para ocultar los escenarios de una hoja protegida:
ISBN 978-958-44-9371-2
Luego de dar Aceptar, aparecerá la información que hay en las celdas que elegimos:
Por último damos Aceptar y con esto queda listo nuestro Escenario Original y nuevamente
volvemos al cuadro de diálogo de Administrador de escenarios donde veremos el primer
escenario que acabamos de crear con sus características:
ISBN 978-958-44-9371-2
Ahora supongamos que deseamos ver cómo serían los resultados del margen neto en el
escenario de que el Precio del producto sea de $47,000 para lo cual vamos a agregar un
nuevo escenario. Damos al botón Agregar y en el nuevo cuadro de diálogo damos el
Nombre del escenario como Aumento_Ingreso, en el campo Celdas cambiantes solo
seleccionamos la celda en la que está el valor de la variable Precio del Producto (celda D4)
Y luego en la nueva ventana de diálogo para el Valor del escenario colocamos 47000:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y ahora veamos en la ventana de administrador de escenarios el que acabamos de

agregar:
Ahora para ver el funcionamiento de los escenarios, desde la ventana del Administrador
de escenarios seleccionamos este último escenario que agregamos y le damos al botón
Mostrar; al hacer esto, los datos en la hoja donde tenemos el estado de resultados
cambiaran:
Ahora volvamos a ver los resultados con el escenario Original, así que lo seleccionamos
desde el Administrador de escenarios y damos nuevamente Mostrar:
ISBN 978-958-44-9371-2
Como podemos ver, el Margen Neto en este escenario es menor que en el escenario
anterior en función del aumento del Precio del Producto
Ahora veamos un escenario donde veamos el Margen Neto como cambia al modificar 3
variables. Supongamos que se está revisando una propuesta para aumentar la comisión
de ventas a un 4% pero si el Precio del Producto aumenta en 1000 pesos y el Costo de
Producción baja 500 pesos.
Así que realizamos el mismo procedimiento anterior, donde damos Agregar desde el
Administrador de escenarios, asignamos el nombre Aumento_Comision y las celdas
cambiantes seleccionamos los valores de los campos Precio de Producto, Costo de
Producto y Comisión por venta, es decir celdas D4;D5;D6. Por último damos Aceptar para
ingresar los valores que vamos a probar en este nuevo escenario:
ISBN 978-958-44-9371-2
 Para la celda D4 (Precio del Producto) asignamos el valor 46000

 Para la celda D5 (Costo del Producto) asignamos el valor 33000
 Para la celda D6 (Comisión de Venta) asignamos el valor 4%
Ahora probemos los resultados de este nuevo escenario:
ISBN 978-958-44-9371-2
Como se puede observar, en este escenario el Margen Neto aumenta respecto al

escenario Original, lo cual indica que es posible hacer un aumento de la comisión de
venta, siempre y cuando se aumente el precio de venta en 1000 pesos y se disminuya el
costo en 500 pesos.
Cuando vayamos a dejar de utilizar el análisis de escenario, debemos estar muy claros del
último escenario que probamos, ya que con esos datos queda configurado el archivo.
Buscar objetivo
Esta herramienta funciona como una "regla de tres" en Excel, es decir te permite calcular
que valor debe tomar una celda para poder alcanzar un valor determinado en otra (que
está vinculada por medio de una fórmula a la primera). Es decir, podrás ajustar el valor de
una celda para obtener un resultado específico en otra. Ejemplo: Cuánto deben ser las
ventas del producto para alcanzar un Margen Neto del 21%.
Continuando con nuestro ejemplo, supongamos que se esperaba tener un Margen Neto
en el primer trimestre del 21%, para lograrlo, queremos saber cuántas unidades se
debieron vender. Así que para saber esto, nos ubicamos en el Margen Neto del Trimestre
1 y luego nos ubicamos en el menú Datos, grupo Herramientas de datos, opción Análisis y
si y seleccionamos la opción Buscar objetivo:
ISBN 978-958-44-9371-2
Con esto se abre el cuadro de diálogo de Buscar objetivo con los siguientes parámetros
para configurar:
Definir celda: en este campo queda definida la celda del valor que tenemos como
referencia para cambiar y que deseamos dar un valor específico; en este caso es el valor
Margen Neto que seleccionamos previamente (celda D20)
Con el valor: en este campo ingresamos el valor que queremos dar a la celda; en este caso
será de 21%
Para cambiar la celda: asignamos la referencia de la celda que va a cambiar hasta lograr el
objetivo. Debe ser una de las celdas que son insumo para el cálculo del Margen Neto que
para nuestro caso es el de unidades vendidas (celda D9):
Al dar Aceptar, Excel realiza el cálculo para determinar cuál es el valor que debe tener en
Unidades Vendidas para lograr un Margen Neto de 21% y nos informa en caso de
encontrar una solución:
ISBN 978-958-44-9371-2
Como vemos, para haber alcanzado un Margen Neto de 21%, el número de unidades que
se debieron vender era de 3,367.
También podemos averiguar cómo alcanzar un Margen Neto del 21% en función del
Precio del producto, o el Costo del Producto o de la Comisión de las ventas, veamos:
 Precio del Producto para alcanzar un margen neto de 21%:
Vemos que para alcanzar un margen neto de 21%, en función del Precio de Venta y
manteniendo las demás variables iguales, este debe aumentar pasando de $45,000 a
$45,942.04
 Costo del Producto para alcanzar un margen neto de 21%:
ISBN 978-958-44-9371-2
Para alcanzar un margen neto de 21% en función del Costo del Producto y
manteniendo las demás variables iguales, este debe disminuir pasando de $33,500 a
$32,781.85
 Comisión por ventas para alcanzar un margen neto de 21%:
ISBN 978-958-44-9371-2
Para alcanzar un margen neto de 21% en función del porcentaje de Comisión por Ventas y
manteniendo las demás variables iguales, esta debe disminuir pasando de 3.6% a 2%
Solver
El Solver es la herramienta principal del análisis de sensibilidad, esta herramienta optimiza

los modelos sujetos a restricciones, como los modelos de programación lineal y no lineal,
la cual permite obtener las soluciones óptimas para un modelo determinado.
Esta herramienta tiene un gran nivel de complejidad, pero en este instructivo veremos
sólo la parte básica de resolución de algunos problemas de programación lineal.
Generalmente, es necesario activar esta herramienta, para ello abrimos el cuadro de

diálogo de Opciones de Excel (Archivo y luego Opciones de Excel), luego seleccionamos
complementos y del menú que aparece a la derecha en la parte inferior seleccionamos la
opción Complementos de Excel y por último Clic en Ir:
ISBN 978-958-44-9371-2
En el nuevo cuadro de diálogo, aparecen los complementos que podemos disponer en

Excel y encontraremos al final Solver, el cual marcaremos y luego Aceptar:
ISBN 978-958-44-9371-2
Con esto ya queda habilitado Excel para que podamos hacer uso de esta herramienta la
cual encontraremos en el menú Datos, grupo de Análisis:
Al abrir el Solver, nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Establecer objetivo: es la celda que contiene el valor que se deseamos optimizar

(maximizar, minimizar o llevar a un valor determinado). Necesariamente, esta celda debe
contener una fórmula de cálculo.
Para: Hasta dónde deseamos llevar la celda objetivo, al máximo, al mínimo o a un valor
determinado; en este último caso debes ingresar el valor en el cuadro.
ISBN 978-958-44-9371-2
Cambiando las celdas de variables: Especifica las celdas que pueden ajustarse hasta que
se satisfagan las restricciones y se alcance el objetivo del problema. Estas celdas deben
estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo
Sujeto a las restricciones: Este cuadro muestra las restricciones que vayamos agregando
al modelo.
Botón Agregar: Permite colocar una nueva restricción al modelo. Al presionar este botón
se despliega el siguiente cuadro:
Referencia de la celda: En este cuadro se debe colocar el rango de celdas sujetas a

restricción
Al lado derecho de este campo está la lista con las operaciones lógicas de comparación o
de relación entre el cuadro de la izquierda y el de la derecha.
Restricción: Se refiere a un número, una referencia de celda o de rango, o una fórmula

que limitan los datos del cuadro de la izquierda.
Botón Aceptar: Utiliza este botón para finalizar la entrada de restricciones y cerrar el
cuadro de diálogo.
Botón Agregar: Utiliza este botón para insertar una nueva restricción sin cerrar el cuadro
de diálogo.
Continuando con los parámetros del cuadro de diálogo de Solver tenemos:
Cambiar: Permite modificar las restricciones del problema
Eliminar: Podemos usar este botón para eliminar una restricción
Restablecer todo: Permite eliminar toda la configuración que hayamos realizado al

modelo.
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Cargar/Guardar: Nos permite cargar o seleccionar el rango que contenga un modelo ya

guardado.
Cuadro de selección Método de Resolución: Nos permite seleccionar tres métodos de

resolución de problemas según sus características de linealidad
Opciones: Controla las características avanzadas del proceso de solución para los
diferentes métodos de resolución como establecer límites a la velocidad de la solución
(tiempo, iteraciones, precisión, tolerancia), tipo de modelo (lineal o no lineal) y definir
otros parámetros. Cada opción tiene una configuración predeterminada adecuada a la
mayoría de los problemas.
Muy bien, ahora vamos a poner a funcionar esta poderosa herramienta. Vamos a utilizar
la hoja con nombre Solver donde encontraremos una lista de 6 empresas con los precios
de sus acciones. Vamos a suponer que tenemos $6.000.000 de pesos y deseamos probar
en el mercado de acciones pero no sabemos en cuales y por cuanta cantidad invertir el
valor que tenemos entre las 6 empresas:
En la columna A tenemos los nombres de las empresas; en la columna B tenemos el valor

de la acción de cada empresa. En la columna C tenemos la cantidad de acciones a comprar
que por ahora están en blanco porque es en lo que nos vamos a ayudar con Solver. La
columna D está el valor de las acciones que se adquieran de cada empresa y corresponde
a la operación de multiplicar el Valor de la acción por la cantidad de acciones que se
adquieran. Finalmente en la celda D9 tenemos la sumatoria de la columna Total.
SOLVER se maneja con datos, funciones y restricciones. Estas últimas le detallan ciertos
aspectos a tener en cuenta a la hora de evaluar el problema; así que vamos a definir las
restricciones necesarias para establecer la mejor forma de invertir los $3.000.000 de
pesos que disponemos; y esta es precisamente la primera restricción: la compra de
acciones no podrá superar los $6.000.000.
ISBN 978-958-44-9371-2
Analicemos ahora el tipo de producto: ¿puedo comprar media acción ó 3/4 de ella? No,
para nada, solo me será factible hacerme con 1, 2, 100, 1000 o las que sean,
encontrándonos así con la segunda restricción: números enteros al definir la cantidad de
acciones.
Otras restricciones están en función de la cantidad de acciones que se vayan a adquirir de

algunas de las empresas así:
 Para la empresa Challenger el mínimo de acciones a comprar debe ser de 25

 Para la empresa Mayer el mínimo de acciones a comprar debe ser de 45
 Para la empresa Cobresal el máximo de acciones no puede superar las 1000.
Ahora vamos a abrir Solver desde el menú Datos grupo Análisis. Primero definimos la
celda objetivo que para nuestro ejemplo es la D9 y luego como requerimos que el valor de
la celda objetivo sea de $6.000.000 en el campo Para seleccionamos la opción valor de y
en el cuadro asignamos el valor 6000000. En el campo Cambiando las celdas variables
asignamos el rango de Cantidad que se encuentra en las celdas C2 a C7. Solo falta definir
las restricciones que en este caso es que las celdas de Cantidad sean números enteros así
como los valores máximos y mínimos de la cantidad de acciones que se puede adquirir de
algunas empresas. La configuración es la siguiente:
ISBN 978-958-44-9371-2
Los demás parámetros los dejamos como están y solo queda dar al botón Resolver y en
caso de que Excel encuentre la solución de acuerdo a las restricciones indicadas, nos
mostrará el resultado:
Como se puede observar, ya tenemos la cantidad de acciones que debemos adquirir para
cada empresa según las restricciones en cantidad de acciones y del monto total que
vamos a invertir
En caso de necesitar ingresar o ajustar alguna restricción damos la opción Restaurar

valores originales para volver a ingresar a Solver y modificar los parámetros.
Nota. Este capítulo está acompañado de videos sobre el trabajo en pantalla realizado en el
desarrollo de los temas aquí tratados. Los videos los encuentra en el archivo e Word
llamada “Índice de videos” que se encuentra en la carpeta que contiene este material.
Operaciones con datos Excel 2007

Este capítulo aborda los mismo temas anterior pero utilizando Excel 2007, aun de masiva
utilización por parte de los usuarios.
Las operaciones que se pueden realizar con datos en Excel la hemos privilegiado
desarrollándolas específicamente para cada una de las versiones debido a la gran
ISBN 978-958-44-9371-2
importancia que tienen, y aunque los cambios de una versión a otra no son
representativos, sí hace más amable el desarrollo de la temática par quien está
acostumbra a una versión u otra.
Consolidar datos
La consolidación de datos se hace necesaria cuando trabajamos con hojas enlazadas entre
las que existe algún tipo de relación de dependencia.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser que en
un archivo tengamos cuatro hojas con los nombres “2007”, “2008”, “2009” y “2010” en
donde tenemos datos de control por departamento y municipio de las embarazadas
atendidas en cada año, para conocer el total que se atendieron en cada año en una sola
hoja, creamos una hoja nueva que le llamaremos “ConsolidadoMun” y las hojas fuentes
serían las hojas de cada año.
Nos ubicaremos en la hoja “ConsolidadoMun” (en donde se desea crear el consolidado),

selecciones la ficha Datos, luego en el grupo Herramientas de datos, y haga clic en
Consolidar.
Nos aparece el cuadro de diálogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos
escoger:
ISBN 978-958-44-9371-2
- La Función: a utilizar
- En Referencia: vamos seleccionando las celdas de la hoja fuentes “2007”.
- Seleccionamos las celdas B3:C347 de la hoja “2007”.
- Pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias.
- Repetimos los tres últimos pasos para seleccionar las celdas de las hojas de los años
“2008 a 2010”.
- finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula.
Si marcamos la casilla “Crear vínculos con los datos de origen”, los datos de las hojas
fuente se incluirán en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor
en el origen, ese cambio quedará automáticamente reflejado en la hoja consolidado.
El resultado es el siguiente.
ISBN 978-958-44-9371-2
Agrupar y esquema
La herramienta Agrupar y Esquema permite ocultar o mostrar filas según los subtotales
que aparecen en la hoja de cálculo.
- Los datos apropiados para crear un esquema debe tener una jerarquía o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las embarazadas atendidas en
los años 2007, 2008, 2009 y 2010 de todos los departamentos y municipios de Guatemala,
en una sola hoja. Entonces con esta información podemos crear un esquema.
- Algo que tenemos que tomar en cuenta es que en una hoja solo se puede incluir un
esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los
datos a otra hoja.
Existen dos formas de crear un esquema Manual y Automática.
ISBN 978-958-44-9371-2
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que
tarda poco tiempo que haciéndolo manualmente.
Los requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automáticamente el esquema son:
- Las filas de subtotales deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B358, C358, D358, E58 y B369, C369,
D369, E369 y la columna F está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B370, C370, D370 y E70 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada municipio (filas) y se ha calculado los subtotales
de cada año (columnas).
ISBN 978-958-44-9371-2
Para Crear el Esquema nos situamos sobre una celda en la que tenemos los datos y
seleccionamos la opción “Autoesquema” del menú Agrupar que se encuentra en la
pestaña “Datos”.
Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como lo podemos ver a
continuación:
ISBN 978-958-44-9371-2
En la imagen podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las filas
y otra línea sobre las columnas de la tabla.
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos
niveles tiene el esquema.
ISBN 978-958-44-9371-2
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo

- y la tabla con los datos por año.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente

- Por municipios
- y el total de Guatemala.
Para comprimir clic en el signo menos - y expandir en +.
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Manejo de subtotales
Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una
lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se
puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero debe ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales desea calcular. Después puede calcular los subtotales de cualquier columna
que contenga números.
Subtotales: se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio,
mediante la función SUBTOTALES. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen
para cada columna.
Totales generales: Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle
y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de
resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle
de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Asegúrese de que cada columna tenga un rótulo en la primera fila, que contenga datos
similares en cada columna y que el rango no tenga filas ni columnas en blanco.
Como se muestra en la siguiente imagen:
ISBN 978-958-44-9371-2
Seleccione una celda del rango, en el grupo “Esquema” de la ficha Datos, haga clic en
“Subtotal”.
Presentara una ventana en el que seleccionaremos lo siguiente de acuerdo al ejemplo que

tenemos:
ISBN 978-958-44-9371-2
Para cada cambio en:
“DEPARTAMENTO”
Usar función:
“Suma”
Agregar subtotales a:
AÑO2007
AÑO2008
AÑO2009
AÑO2010
ISBN 978-958-44-9371-2
Veremos que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al 3 del
lado derecho de nuestra hoja, esto es porque ha agrupado la información de nuestro
archivo en 3 niveles, la número 1, que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número
2 es por departamento y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos.
Subtotal no solamente nos permite trabajar con sumas. Hay 11 funciones distintas que se
pueden calcular. Es justamente en el parámetro “Número de función” donde indicamos
qué operación necesitamos que realice con las cifras.
Sin embargo la elección del número de función es ligeramente distinto si trabajamos con
filtros a si trabajamos con celdas ocultas.
ISBN 978-958-44-9371-2
Si queremos que el subtotal INCLUYA las filas ocultas (pero no las filtradas),
seleccionaremos los números de función del 1 a 9. Funciona perfecto cuando usamos
filtros.
Sin embargo, si trabajamos con filas ocultas y NO queremos que se incluya en los cálculos,
deberemos utilizar los números de funciones del 101 al 111.
Plantillas en Excel
La plantilla es un libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se
pueden crear plantillas para libros y hojas de cálculo.
La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt.
La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja.xlt.
Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarización, puede guardar un libro como una
plantilla que puede usar para crear otros libros.
En Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato, y un archivo de
plantilla habilitada para macros (.xltm) (macro: acción o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual
Basic para Aplicaciones).
Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las
múltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.
Crear una plantilla
Abra el libro que desee usar como plantilla.
Haga clic en el botón de Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
ISBN 978-958-44-9371-2
En el cuadro Guardar como, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de Excel
habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estén disponibles en la
plantilla.
Haga clic en Guardar.
La plantilla se coloca automáticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estará

disponible cuando desee usarla para crear un nuevo libro.
Usar una plantilla para crear un nuevo libro
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
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En Plantillas, siga uno de estos procedimientos:
Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, haga clic en En blanco y reciente
y después, en Plantillas utilizadas recientemente, haga doble clic en la plantilla que desee
usar.
Para basar el libro en una plantilla instalada, haga clic en Plantillas instaladas y después,
en Plantillas instaladas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en una plantilla que haya creado, haga clic en Mis plantillas y después,
en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
Para basar el libro en otro libro, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente y,
después, haga doble clic en el libro que desee usar.
Sugerencia: cuando esté conectado a Internet, también puede tener acceso a las plantillas
que están disponibles en Office Online. En Microsoft Office Online, haga clic en una
categoría de plantillas y después, en esa categoría, haga doble clic en la plantilla que
ISBN 978-958-44-9371-2
desee descargar. Si la plantilla que desea descargar ha sido suministrada por un miembro
de la Comunidad de Microsoft Office Online, deberá hacer clic en Acepto para aceptar las
Condiciones de uso del contrato de licencia para plantillas de la Comunidad y poder
descargar dicha plantilla.
Tablas de datos
Anteriormente las tablas se llamaban “lista”, los datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la información que haya fuera de la tabla.
Crear una tabla

Ubicarse en la hoja de cálculo en donde se desea crear la tabla, seleccione el rango de
celdas que se incluye en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.
Seleccione la ficha Insertar, luego en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Método abreviado de teclado También puede presionar estas opciones:
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CTRL+Q
CTRL+T.
Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla,
active la casilla de verificación “La tabla tiene encabezados”.
Al darle “Aceptar” el resultado será como la siguiente imagen:

Si no desea mostrar los encabezados de tabla, puede desactivarlos después, en
“Herramientas de tabla” luego ir a “diseño” y desactivar “Fila de encabezado”.
Si deseamos cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos.

Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así
que sólo podremos aumentar y disminuir filas.
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Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.
Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Pero si lo que necesitamos es insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla,
podemos hacerlo desde el botón Insertar, en la pestaña de Inicio. También desde el Menú
contextual de la tabla.
Al igual si necesitamos eliminar, filas o columnas.
Si ya no necesitamos la tabla y deseamos eliminarla completamente, seleccionamos toda

la tabla y pulsamos SUPR.
O si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,

entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla y hacemos clic en “Convertir en
rango”.
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Estilo de una tabla
Seleccione la ficha “Inicio”, grupo “Estilos”, haga clic “Dar formato como tabla”.
Seleccionar el estilo que desea, entre Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla
que desea usar y automáticamente queda seleccionado.
Otra opción es en la ficha “Herramientas de tabla”
Ordenar una tabla

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a
menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas.
También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o
por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos.
Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada
vez que lo abra para una tabla de Excel.
Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que

la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
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En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
Seleccione una celda de la tabla, para que cuando seleccione “Orden personalizado”
seleccione automáticamente toda la tabla.
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Luego en el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a

continuación, en “Orden personalizado”.
En el cuadro de diálogo “Agregar nivel” hacer Clic, Ordenar por, seleccionar

“DEPARTAMENTO”, los siguientes filtros quedan como en la imagen, luego hacemos clic
nuevamente en “Agregar nivel” para que nos aparezca Luego por y seleccionamos
“MUNICIPIO”
Por último Clic en “Aceptar”, el resultado será la siguiente imagen:
Se ordena por DEPARTAMENTO y por MUNICIPIO, sin perder relación con los datos de
cada año, una forma de saber si una tabla ya fue ordenado, en botón de filtrado veremos
lo siguiente:
Lo que indica que dichas columnas se tomaron como criterio para la ordenación de la
tabla.
Filtros en tabla
Para filtrar una tabla, se utilizan los filtros que se crean automáticamente en el momento
que creamos la tabla.
ISBN 978-958-44-9371-2
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (condiciones que
se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una
consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar
los datos, puede copiar, buscar, modificar, representar mediante gráficos e imprimir.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa
que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de
datos.
Con los filtros puede crear tres tipos de filtrados:
Filtro de texto
Filtro de número y
Filtrar por Color (se activa siempre que el texto tenga un formato de color o de relleno).
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de
columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no
por ambos.
Algo que tiene que tomar en cuenta para obtener los mejores resultados, no mezcle
formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma
columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de
filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es
ISBN 978-958-44-9371-2
el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene

más valores almacenados como número y unos cuantos como texto, el comando de filtro
que se muestra es Filtros de número.

En ocasiones al trabajar con nuestros listados, bases de datos o Tablas en Excel, no son
suficientemente potentes las “funciones normales” de Excel, por ejemplo necesitamos
una suma condicionada a varios de los campos de nuestro origen de datos. Normalmente
con la función SI, o con la suma condicionada SUMAR.SI podíamos concluir nuestros
análisis, de una forma elaborada.
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Pero existen algunas funciones de bases de datos (así categorizadas por Excel en el listado
de funciones), que aunque pocas, reproducen especialmente diseñadas para Bases de
datos de Excel las funciones más básicas (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.); las
diferenciamos por que estas funciones de bases de datos comienzan con “BD”
(BDCONTAR, BDSUMA, etc.).
Ejemplo de la función BDCONTAR
Esta función cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna
(campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
En la siguiente tabla necesitáramos contar cuantos pagos a recibido “VIVIAN DEL ROSARIO
CAMBARA” que sean mayores o igual a 501.00
Lógicamente sabemos que debemos aplicar la función =BDCONTAR (base de datos,

campo, criterios) que en nuestro ejemplo sería:
=BDCONTARA($A$1:$E$64,4,$G$1:$K$2)
ISBN 978-958-44-9371-2
Es decir, contara “NOMBRE” de los registros (MONTO) que cumplen la condición dada, es
decir, que se '>=501
En el primer argumento seleccionamos el rango de celdas “$A$1:$E$64” de nuestra Tabla,

por tanto, incluimos la cabecera de los títulos.
En el segundo argumento de la función indicamos qué campo deseamos que nos cuente
en este caso contara ”NOMBRE” o escribimos el numero de la columna en donde se
encuentra “NOMBRE” que es “4”, acumulando aquellos registros que cumplan las
condiciones del tercer argumento.
Por último el tercer argumento, el más importante, ya que sin éste, tendríamos una
función SUMA normal. Dos condiciones en la misma línea o fila de la hoja de cálculo
equivale a exigir el cumplimiento simultáneo (es decir al Y), sin embargo el hecho que se
encuentren en distintas líneas nos permite un cumplimiento alternativo, esto es, que se
cumpla una condición o bien la otra (es decir el O).
La función quedaría de la siguiente forma: =BDCONTARA($A$1:$E$64,4,$G$1:$K$2),

dándonos el resultado de “4”.
En la imagen se aprecia el resultado de las siguientes funciones aplicándolo a la misma

Tabla:
Función BDCONTAR
=BDCONTAR($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
ISBN 978-958-44-9371-2
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en la columna (campo)
“MONTO”, considerando únicamente las filas que cumplan la condición.
Función BDMAX
=BDMAX($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo) “MONTO”,
considerando únicamente las filas que cumplan la condición '>=501.
Función BDMIN
=BDMIN($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo) “MONTO”,
considerando únicamente las filas que cumplan la condición '>=501.
Función BDPROMEDIO
=BDPROMEDIO($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo)
“MONTO”, considerando únicamente las filas que cumplan la condición '>=501.
Función BDSUMA
=BDSUMA($A$1:$E$64,5,$G$1:$K$2)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo)
“MONTO”, considerando únicamente las filas que cumplan la condición '>=501.

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista nos estamos refiriendo a
Seguimos usando la tabla que utilizamos en el ejemplo de las funciones de base de datos,
pero para poderlo utilizar es importante convertirlo en RANGO NORMAL, por lo que
seleccionamos: Datos, Herramientas, “Convertir en rango”
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El resultado será el siguiente, quedará el formato pero ya no como tabla y se desactivaran

los filtros.
Luego lo ordenamos por CTA. CONTABLE, ya que estaremos agregando los subtotales
automáticamente
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Debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y acceder al menú Datos,
Subtotales... nos aparece el cuadro de diálogo Subtotales como vemos en la imagen.
En Para cada cambio en: indicamos el campo de agrupación, en nuestro caso queremos
obtener totales por “CTA. CONTABLE.
En Usar función: indicamos el tipo de total a obtener (si queremos la suma de valores, el
promedio, etc...), en este caso elegimos Suma (para obtener el total por CTA. CONTABLE),
y marcamos “MONTO”.
La casilla de verificación, Reemplazar subtotales actuales sirve para que reemplace los
subtotales que hubiera por los nuevos subtotales calculados.
También podemos elegir que se realice un Salto de página entre grupo.
Marcamos Resumen debajo de los datos para que nos muestre el resumen debajo de cada
grupo.
Y este es el resultado obtenido tras realizar el resumen, Se han creado niveles de esquema
que permiten comprimir o expandir los distintos niveles.
Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de
bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.
Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con
gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información
relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.
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Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación:
Sumarización: Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos
atributos.
Rotación: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en

cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos estén contenidos en la
base de datos.
Una de las herramientas utilizadas para realizar tablas dinámicas es Microsoft Excel, que
permite realizar este proceso de manera sencilla.

Para crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, debe conectarse a un
origen de datos y especificar la ubicación del informe.
Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de inserción dentro de una
tabla de Excel, y que el rango de celdas tenga encabezado de columna.
Luego seleccione el tipo de informe que se generará mediante uno de los siguientes
procedimientos:
Para crear un informe de tabla dinámica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic
en Tabla dinámica y, a continuación, en “Tabla dinámica”
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, en la ficha Insertar, en el

grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Gráfico dinámico.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
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Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:
- Seleccione la tabla que desea analizar
Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de la tabla, en nuestro caso nuestra
tabla se llama “ControlDePagos” como lo vemos en el cuadro Tabla o rango.
Si seleccionó una celda en un rango de celdas o si el punto de inserción estaba en una tabla
antes de que se iniciara el asistente, Excel muestra el rango de celdas o la referencia del
nombre de tabla en el cuadro Tabla o rango.
Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el rango
en la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo.
Considere la posibilidad de usar una referencia de nombre de tabla en lugar de un rango

de celdas, ya que las filas agregadas a una tabla se incluyen automáticamente en el
informe de tabla dinámica cuando actualiza los datos.
Nota: Si el rango se encuentra en otra hoja de cálculo en el mismo libro o en otro, escriba
el nombre del libro y de la hoja de cálculo con la siguiente sintaxis:
([nombrelibro]nombrehoja!rango).
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
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Ahora simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar
correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo arrastramos el campo:
Tras realizar los pasos anteriores en la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
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Filtros de tabla dinámica
El filtrado de datos es una forma rápida y sencilla de buscar un subconjunto de datos y

trabajar con él en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su

parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable
En el informe de tabla o de gráfico dinámicos, haga clic en la flecha del área de Filtro de
Tabla Dinámica, en columnas (campo de serie) o del área de filas (campo de categoría).
Filtrar es muy útil en las tablas dinámicas ya que permite filtrar los resultados y así
visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea
sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
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Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "V", escriba V o, para filtrar
texto que tenga el nombre "VIVIAN" en cualquier lugar del texto, escriba VIVIAN.
Si solo deseamos filtrar un nombre, antes debemos de hacer clic en (Todas), para que se
desmarque todo y luego tecleamos la letra “V” y automáticamente nos presentara la
siguiente imagen:
Para cerrar este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar
sin conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar, pero en nuestro caso le daremos
Aceptar.
El resultado será como la siguiente imagen:
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Presentándonos los pagos efectuados a “VIVIAN DEL ROSARIO CAMBARA”
Operaciones en tablas dinámicas

Las funciones de resumen se utilizan en subtotales automáticos y tablas dinámicas, en las
tablas dinámicas, están disponibles las siguientes funciones de resumen para todos los
tipos de datos de origen (lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla
dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de
Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica) salvo para
OLAP (tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas
e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan
jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas).
Las funciones que se pueden utilizar en las Tablas Dinámicas son las siguientes:
FUNSION DESCRIPCION
Suma La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para datos numéricos.
Contar El número de los valores de datos. La función de resumen Contar funciona del
mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTARA. Contar es la función
predeterminada para datos no numéricos.
Promedio El promedio de los valores.
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Máx El valor máximo.

Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
Contar
números El número de valores de datos que son números. La función de resumen Contar
núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.
DesvEst Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la muestra es un
subconjunto de toda la población.
DesvEstP Un cálculo de la desviación estándar de una población, donde la población son

todos los datos que van a resumirse.
Var Un cálculo de la varianza de una población, donde la muestra es un subconjunto

de toda la población.
Varp La varianza de una población, donde la población son todos los datos que van a
resumirse.
Sumar, Contar y Promedio
Los datos del área Valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de
Tabla o gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos utilizan la función
SUMA, y los valores de texto la función CONTAR. No obstante, podemos cambiar la
función de resumen. De manera opcional, también se puede crear un cálculo
personalizado.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar
y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la opción Resumir datos por... y nos aparece un
cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen:
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En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Recuento, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Más Opciones.

Los RANGOS VARIABLES, es cuando trabajamos con TABLA, ya que podemos agregar o
quitar elementos de la tabla origen de datos (tabla base) sin necesidad de actualizar la
referencia al rango de forma manual, o sea que se hace en forma automática. Pero si
utilizamos un listado para hacer nuestra Tabla Dinámica es necesario realizar los
siguientes pasos:
Vamos a utilizar los datos de la tabla del ejemplo anterior, pero antes lo convertiremos en
rango, ya que si lo dejamos como tabla, estaría de más que insertemos la fórmula ya que
la tabla se actualiza automáticamente, no así un rango de datos.
Vamos a utilizas NOMBRES, pero no le vamos a dar un nombre a un rango, le daremos un

nombre a una fórmula (Excel considera a las fórmulas como si fueran rangos) dicha
fórmula será el ANIDAMIENTO entre las funciones DESREF Y CONTARA
Donde los argumentos serán:
ref: la celda en el ángulo superior izquierdo de la lista A1, según nuestro ejemplo.
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filas: para este caso es 0
columnas: para este caso es 0
alto: la cantidad de filas en nuestra tabla base, utilizaremos la fórmula

CONTARA(TabDin3.4!$A:$A)
ancho: la cantidad de columnas en nuestra tabla base, utilizaremos la fórmula

CONTARA(TabDin3.4!$1:$1)
Esta fórmula se anidara con CONTARA para que DEREF se transforme en dinámica
quedando así:
=DESREF(TabDin3.4!$A$1,0,0,CONTARA(TabDin3.4!$A:$A),CONTARA(TabDin3.4!$1:$1))
Nota: “TabDin3.4” es el nombre de la hoja en donde se encuentran nuestros datos.
Ya tenemos la fórmula paso a seguir es definir el nombre de la fórmula, por lo que

realizaremos los siguientes pasos:
- Formulas, Administrador de nombres
Seleccionamos “Nuevo…”
- Definimos un nombre, este caso será “DatosTB”.
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- En la opción se refiere a:
- insertamos la formula =DESREF(3.4!$A$1,0,0,CONTARA(3.41!A:A),10)
En este momento ya estamos en condiciones de agregar datos a la base original. Así cada
vez que insertemos datos a la tabla dinámica reconocerá todo el contenido sin necesidad
de especificar de nuevo el rango.
Para comprobar lo realizado, agregamos datos en la fila 65
Sólo hay que darle actualizar y listo.
Como podemos ver en la imagen ya se agrego
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Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic en el botón Gráfico
dinámico de la pestaña Opciones.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos
convenga más según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos
escoger el gráfico que más nos convenga.
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En lazar y consolidar hojas

CONSOLIDAR HOJAS DE TRABAJO:
Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar

datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Tal y como se explica en
el punto 1.1 de este tutorial. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de
cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de
modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica.
En este punto vamos a ver como se consolida con fórmulas:
En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para
los datos de consolidación.
Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada
hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En
cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si los datos que se vamos a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de
cálculo
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Se escribe la fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada
hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo
denominadas 2007 (en la celda C4), 2008 (en la celda D4), 2009 (en la celda E4) y 2010 (en
la celda F4), en la celda C4 de la hoja de cálculo maestra, tendremos que escribir lo
siguiente:
=SUMA('2007'!C4,'2008'!D4,'2009'!E4,'2010'!F4)
Para especificar una referencia de celda como '2007'!C4 en una fórmula sin escribir,
escriba la fórmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta
de la hoja de cálculo y a continuación, haga clic en la celda origen, escribe la coma(,)
luego selecciona la siguiente hasta llegar a la hoja 2010.
Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de
cálculo
Escriba una fórmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de
nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde
Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra tendría que
escribir lo siguiente:
Fórmula para consolidar en el mismo archivo:

=SUMA('2007:2010'!C4)
Enlazar hojas de trabajo:
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para

combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:
- El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
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Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias

externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja
externa a la que está la fórmula.
Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).
- Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la

fórmula.
- Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto
de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas
necesarias.
Para nuestro ejemplo seguiremos utilizando nuestros datos de la “consolidación con

fórmula”, pero en este caso necesitamos un archivo con las hojas de los años 2007 al
2010, y lo llamaremos “Emb2007 a 2010.xlsx”
Fórmula para consolidar con datos de origen de otro archivo:

De esta forma vemos la fórmula, cuando el archivo origen está abierto
=SUMA('[Emb2007 a 2010.xlsx]2007:2010'!C4)
De esta forma vemos la fórmula cuando el archivo origen está cerrado

=SUMA('C:\Users\...\1 OperaconesConDatos\[Emb2007 a 2010.xlsx]2007:2010'!C4)
Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si cambiamos
el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar como... las
referencias también se cambiarían.
Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas fuente
podemos hacerlo accediendo a la pestaña “Datos” y haciendo clic en el botón “Editar
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vínculos” Nos aparece el cuadro de diálogo “Modificar vínculos” donde podemos hacer
modificaciones sobre los vínculos.
Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos.

Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vínculo seleccionado.
Abrir origen: Abre el libro del vínculo seleccionado, si estuviera cerrado.
Romper vínculo: Quita los vínculos de las fórmulas externas, y los datos en las celdas
quedan con los valores de la última actualización.
Comprobar estado: Comprueba el estado del origen.

Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando
que tenemos enlaces externos.
El análisis de sensibilidad, como se expuso en el capítulo dedicado a Excel 2010, permite
utilizar a Excel para determinar el comportamiento que puede tener un proyecto o
presupuesto si se modifican algunas de las variables que lo componen.
Por ejemplo, cuando se hace un estudio de mercado y un presupuesto sobre la producción

y venta de un producto, qué tan sensible es ante el cambio de los precios de la materia
prima, o de la mano de obra. Permite determinar cómo se comportaría o reaccionaría el
proyecto ante cualquier cambio que se le introduzca.
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Buscar objetivo
Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis Y si. Con Solver, podemos buscar el valor óptimo para una fórmula de una celda,
denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver trabaja con el grupo de celdas
que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo.
Si sabe qué resultado desea obtener de una fórmula, pero no está seguro de qué valor de
entrada necesita la fórmula para obtener ese resultado, use la característica Buscar
objetivo. Por ejemplo, imaginémonos que vamos a pedir un préstamo de dinero. “Saber
cuánto dinero se desea, cuánto tiempo se va a saldar el préstamo y cuánto podemos
pagar cada mes”. Bueno para eso se usa Buscar objetivo para determinar qué tipo de
interés deberá conseguir para cumplir con el objetivo del préstamo.
La característica de Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable.
En nuestro ejemplo vamos a calcular en cuanto tiempo(?) se dobla un capital de

Q 1,500.00, trabajando en capitalización compuesta al 5% anual.
En nuestro ejemplo ya tenemos un cálculo a 1 año y nos da un capital final de Q. 1,575.00,

pero nosotros necesitamos doblar el capital, es decir que el capital final sea 3,000 y saber
en cuantos años se estaría llegando a esa cantidad.
Bueno para eso seguiremos los siguientes pasos:
Accediendo a la pestaña “Datos” y haciendo clic en “Análisis Y si” luego en “Buscar

objetivo…”.
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Ya hemos calculado nuestro ejemplo a 1 año, dándonos un capital final de 1,575.00

(Formulas: =B2*(1+B4)^B3)
Al dar clic en “Buscar objetivo…” y nos presentara la siguiente ventana en donde Vamos a
tener que poner tres argumentos:
Definir la celda: Es la celda objetivo, es donde va la fórmula
Con el valor: Escribimos 3000, que es el monto a donde queremos que llegue nuestro
capital.
Para cambiar la celda: Anotamos, que es lo que queremos despejar en nuestro caso, son
los años, por lo que seleccionamos la celda “B3”.
Vemos que ha encontrado una solución, como lo vemos en la imagen, le damos “Aceptar”
y con eso ya tenemos el resultado de 14.2066968 años que necesitamos para poder
doblar el capital.
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Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma
automática en las celdas de una hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos
de valores en una hoja de cálculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos
escenarios para ver los diferentes resultados.
Para cada escenario, se debe de especificar las celdas a cambiar y los valores que se van a
usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia
para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes.
Los escenarios multi-hipótesis: permiten efectuar análisis de sensibilidad de múltiples

variables de entrada, frente a múltiples variables de salida. Vamos a realizar un caso con 5
variables de entrada y 2 variables de salida. Generaremos tres escenarios posibles:
pesimista, medio y optimista. También veremos análisis de sensibilidad utilizando tablas
tipo I (una variable de entrada) y tablas tipo II (dos variables de entrada).
En la Hoja(Escenario) efectuamos el Análisis de Sensibilidad de la cuenta de resultados de

una empresa que efectúa previsiones para los próximos años: 2012, 2013, 2014, 2015 y
2016.
En la columna B disponemos de cinco celdas amarillas que serán las variables de entrada.
Representan los incrementos porcentuales acumulados de la facturación, los ingresos de
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anticipos, los gastos de personal y alquileres. Pretendemos estudiar dos variables de

salida: la TIR y el VAN calculado al 6%.
La fórmula de la TIR =TIR(C22:H22)
La fórmula de el VAN =VNA(6%,D22:H22)+C22
La “Facturación” (fila 7) se prevé para el año 2012 que será de Q.150.000.00,

incrementándose para los próximos años en un porcentaje que viene expresado por la
celda amarilla (B7) que es el 5% cada año, en dicha celda es sobre la que efectuaremos el
análisis de sensibilidad. Es nuestra variable de entrada. La celda E7 podemos ver el
incremento hasta la celda H7. Su expresión es la siguiente: =D7*(1+$B$7)
Los “Atípicos” (fila 8) parten de un importe inicial de Q. 30,000.00 y se reducen cada año
un 3%.por lo que en la celda E8 ingresamos la siguiente fórmula:
=D8*(1+$B$8)
En la fila 6, 10 y 15 utilizaremos la función SUBTOTALES con la suma.
Definimos tres posibles escenarios:
1. Escenario optimista
2. Escenario medio
3. Escenario pesimista
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Para cada escenario definimos el valor que tendrían las variables de entrada. Esto se
puede ver en el cuadro de las filas 27 a 30, que se estarán ingresando manualmente en la
ventana de “Valores de Escenario”.
Por tanto, disponemos de 5 celdas amarillas (variables de entrada) y dos celdas verdes
(variables de salida). El modelo esta creado de tal forma que las variables de entrada y las
de salida están vinculadas por fórmulas. Esto quiere decir que si cambiamos manualmente
el valor de alguna o varias de las celdas amarillas el valor calculado en las celdas verdes
cambia automáticamente.
Para lanzar la herramienta de Escenarios elegimos: “Datos”, “Análisis Y si”, clic en

“Administrador de escenarios”.
Clic en “Agregar…”
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Como nombre de escenario escribimos “Optimista”. Donde dice “Celdas cambiantes” se

deben poner las celdas amarillas, que al estar separadas seleccionamos $B$7: $B$8 luego
presionamos la tecla “ctrl” y seleccionamos las celdas $B$11: $B$13.
Hacemos clic en “Aceptar” y nos aparecerá la ventana de “Valores del escenario” en la

que ingresaremos los datos que se encuentran en la celda de la D28 a la H28 que
corresponden al Escenario Optimo, seguidamente le damos “Aceptar”
Nos vuelve a presentar la ventana de Administrador de escenario, y le damos en

“Agregar” para ingresar El Escenario “Medio”, lo mismo estaríamos haciendo para el
escenario “Pesimista”
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Al terminar de ingresar los tres escenarios, hacemos clic en el botón “Resumen”,

seguidamente veremos la ventana “Resumen de escenario”, en “Celdas de resultado”
hacemos clic y seleccionamos las celdas D24 y D25, como lo vemos en la imagen.
Por último le hacemos clic en el botón “Aceptar” y automáticamente nos creara una hoja
nueva con el nombre de “Resumen de escenario” en la que veremos la siguiente imagen:
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Ya como sugerencia lo ideal es personalizar el escenario para que en lugar de ver el

nombre de las celdas cambiante y de resultado, cambiar los nombres de las celdas por sus
conceptos: Facturación, Atípicos,.... es copiar los nombres que correspondan para saber y
poder ver los nombres, pero para ello duplicamos la hoja y poder hacer los cambios en la
nueva hoja, quedando de la siguiente forma:
Solver
Instalación de Solver:
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Seleccionar el botón del Office, Opciones de Excel, Complementos, luego seleccionamos

Ir…
Y marcar “Solver”, como lo vemos en la imagen, al hacer clic en “Aceptar” iniciara la

instalación.
Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de una celda, denominada
celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver trabaja con el grupo de celdas que estén
relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta
los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas celdas ajustables,
para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden
aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y
las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la
celda objetivo.
La fórmula comienza siempre en la celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver funciona
en un grupo de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de
la celda objetivo.
Para nuestro ejemplo utilizaremos el mismo ejemplo de Buscar Objetivo, aplicado a

Solver:
Accediendo a la pestaña “Datos”, “Análisis” luego clic en “Solver”, y nos presentara la

siguiente ventana en donde vamos a tener que poner tres argumentos:
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Celda objetivo: Es la celda objetivo, es donde va la fórmula “B5”
Valor de celda objetivo: Marcamos “Valores de” y escribimos 3000, que es el monto a
donde queremos que llegue nuestro capital.
Cambiando las celdas: Anotamos, que es lo que queremos despejar en nuestro caso, son
los años, por lo que seleccionamos la celda “B3”.
Al igual que Buscar Objetivo ha encontrado una solución, como lo vemos en la imagen, le
damos “Aceptar” y con eso ya tenemos el resultado de 14.2066968 años que necesitamos
para poder doblar el capital.
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Programación en Excel
Excel mediante Visual Basic permite programar rutinas que potencializan sus capacidades
en la medida en que permite automatizar un sin número de tareas mediante funciones
personalizadas o macros.
No vamos a enseñar a programar pues esto no es el objetivo del manual. Simplemente

trataremos de ubicar al lector en este ambiente par que lo conozca, lo explore y evalúe los
beneficios que puede significar incursionar en este campo.
Visualizar la pestaña “Programador”

Por defecto Excel no muestra en su barra de tarea la ficha o estaña Programador, útil
cuando se maneja programación en Visual Basic, como macros y funciones personalizadas.
Excel 2007
Botón Office -> Opciones -> Más frecuentes -> Mostrar ficha de programación en la cinta
de opciones:
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En Excel 2010:
Archivo -> Opciones -> Personalizar cintas de opciones:
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Allí se marca la opción Programador
Con esto tendremos:
Excel 2007:
Excel 2010:
Abrir el editor de Visual Basic

La programación en Excel se hace en Visual Basic, herramienta a la que se llega
presionando las teclas Alt +F11 o en la ficha o pestaña Programador -> Visual Basic:
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Al dar clic en el ícono de Visual Basic tendremos la siguiente pantalla:
Se da clic en Insertar -> Módulo y tendremos esta otra pantalla:
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Es allí donde se programa, donde se introducen las líneas de código necesarias para crear
nuestras propias funciones o nuestras macros.
Crear una macro

Una macro se puede crear de forma automática en la medida en que se ejecuta el
grabador de macros, el cual va gravando lo que hacemos en Excel para después replicarlo,
o mediante código limpio y directo, lo que es mucho más complejo y requiere un alto nivel
de programación
Para gravar una macro, en la ficha o pestaña programador hay una opción para ello:
Al dar clic sobre ella tendremos el siguiente cuadro de diálogo:
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Allí asignamos el nombre de la macro, el método de teclado abreviado para ejecutarla, el

ámbito de aplicación (este libro, nuevo libro, u otro libro abierto), y una descripción para
explicar de qué va la macro.
Al dar clic en Aceptar la macro se empieza a generar y va gravando todo lo que el usuario
haga en Excel. Aparece en la barra de tareas una nueva opción para detener la grabación
de la macro:
En este manual encontrará algunas macros que realizan algunas tareas importantes que
puede estudiar para iniciarse en este mundo, que es otro mundo muy exigente debido a
las características de la programación.
Ejecutar una macro

Una vez hayamos creado nuestras macros, para utilizarlas vamos a la pestaña
programador y elegimos la opción Macros y obtendremos el siguiente cuadro de diálogo:
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Allí aparecerá un listado con todas las macros creadas, desde donde podemos ejecutarla,
modificarlas o eliminarlas.
También se puede ejecutar una macro con una combinación de teclas si se la hemos
asignado cuando se ha utilizado el grabador de macros:
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Asignar una macro a un botón

Para hacer más expedita nuestras tareas cotidianas qué mejor que colocar un botón en el
lugar más asequible de nuestra hoja de trabajo para ejecutar la macro que necesitemos
para esa tarea específica.
Para ello, en la pestaña programador damos clic en Insertar:
Allí elegimos la primera opción, esto es, Botón (Control de formulario) y tendremos el
siguiente cuadro de diálogo al activar cualquier celda:
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Automáticamente aparece la opción para asignar una macro. Seleccionamos la que

deseamos asignar al botón y Aceptamos. Tendremos algo así:
Para cambiar el nombre del botón, damos clic con el botón derecho del mouse y
tendremos esto:
Modificamos el texto y listo.
Desde allí también se le puede dar formato al botón. Para ello se elige la opción Formato
de control…
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Con ello personalizamos nuestro botón a nuestro gusto.
Configurar la seguridad de las macros

Cuando se abre un libro que contenga macros, por lo general estas son bloqueadas por
Excel y se muestra el siguiente mensaje en Excel 2010:
Al dar clic en “Habilitar contenido” se habilitan las macros y se pueden ejecutar sin
problemas.
En Excel 2007 el mansaje es el siguiente:
Al dar clic en “Opciones” se tiene el siguiente cuadro de diálogo:
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Desde allí se pueden habilitar las macros para que puedan ser ejecutadas en el libro que
las contiene.
Estas medidas de seguridad se deben a que la macros representa un potencial riesgo ya

que algunas pueden contener virus, de allí que se recomienda no copiar y pegar cualquier
macro de Internet, puesto que algunas pueden no ser seguras.
Este nivel de seguridad se puede configurar desde la pestaña Programador -> Seguridad
de macros -> centro de confianza:
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Aquí se pueden marcar las diferentes opciones de seguridad disponibles.
Trucos y tips
En Excel existe una infinidad de trucos y tips que a pesar de ser puntuales y cortos en un
momento dado pueden ser de gran utilidad, así que abordaremos algunos de ellos.
Desplazarse rápidamente a la última celda de una base de datos

Para desplazarnos a la última celda de un rango o a la primera celda de n rango o base de
datos, podemos hacerlo utilizando métodos abreviados de teclado.
 Última celda abajo: ctrl + flecha abajo
 Primera celda arriba: ctrl + flecha arriba
 Ultima celda a la derecha: ctrl + flecha derecha
 Primera celda a la izquierda: ctrl + flecha izquierda
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Introducir fechas aleatorias

Bien sabemos que con la función ALEATORIO.ENTRE podemos generar números aleatorios
en un rango determinado de celdas, y lo mismo se puede hacer con fechas.
Por supuesto que no se puede utilizar la función ALEATORIO.ENTRE directamente con la

fechas límites o topes, puesto que no funciona.
Lo que haremos será escribir en alguna celda la fecha inferior y la superior; luego le damos
formato general a la celda. Con ello, la fecha queda convertida en números que luego
Excel interpretará como fechas.
Por ejemplo, en E1 escribimos 01/01/2011 y en F1 escribimos 31/12/2012
Al darle a las celdas anteriores un formato general tendremos en E1 40544 y en F1

41255 que son los números equivalentes a las fechas dadas.
Seguidamente nos ubicamos en cualquier celda y escribimos =ALEATORIO.ENTRE

(40544;41255). Eso nos generará un número aleatorio. Luego arrastramos la celda hasta
cubrir todo el rengo en que deseamos insertar fechas aleatorias y luego lo seleccionamos
y le damos formato a las celdas como fecha. Y ya tenemos nuestras fechas aleatorias en
Excel.
Seleccionar rangos que no están contiguos

Generalmente cuando seleccionamos un rango de celdas todas están juntas, pero en
algunos casos necesitamos seleccionar datos que se encuentran en diferentes columnas
que no están contiguas, por ejemplo.
Es caso de la siguiente base de dados:
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Necesitamos seleccionar las columnas A y D, y por supuesto no seleccionar las columnas B

y C.
Para lograrlo seleccionamos el primer rango (Columna A) y mientras presionamos la tecla

control (ctrl) seleccionamos el otro rango, o los otros rangos.
Seleccionar celdas vacías dentro de un rango de datos

Supongamos que se tiene el rango A1:F100, en el cual hay una serie de celdas vacías que
necesitamos seleccionar.
Una forma de hacerlo es seleccionar una a una manteniendo presionada la tecla ctrl, pero
si el rango de datos es muy amplio esta tarea puede resultar casi imposible de realizar.
Excel incorpora una forma de hacerlo fácilmente.
Presione la tecla F5 para abrir el siguiente cuadro de diálogo:
Damos clic en la opción “Especial” y tendremos este otro cuadro de diálogo:
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Allí marcamos la opción “Celdas en blanco”, le damos Aceptar y con eso seleccionamos
las celdas vacías que están en nuestro rango de interés.
Incluir saltos de línea en una celda o fila
En Word cuando necesitamos agregar un salto de línea simplemente pulsamos la tecla

Enter, pero ello no funciona en Excel, ya que con la tecla Enter se avanza a la siguiente
celda.
Para logar insertar un salto de línea en una celda o fila de Excel, al terminar de escribir la
primera línea presionamos simultáneamente las teclas Alt y Enter.
Claro que la mejor forma de agregar texto libremente en Excel es insertando cuadros de
texto.
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Completar automáticamente el número de dígito requeridos en una

celda
En un capitulo anterior explicábamos como limitar el número de caracteres que se pueden
ingresar en una celda. Supongamos ahora que necesitamos ingresar un dato que no tiene
el número máximo requerido por lo que completaremos con ceros a la izquierda.
Puede ser el caso de una tabla con el número de teléfono de los empleados y le hemos
dicho a Excel que se deben ingresar 10 caracteres, que son los que tiene un número
celular. El problema es que se ingresa un teléfono fijo que tienen menos caracteres, no se
cumple con este requisito que puede ser indispensable para posteriormente validar algún
tipo de información.
Para hacer que Excel complete los 10 dígitos con ceros a la izquierda, seleccionamos el
rango de celdas de nuestro interés´ damos clic con el botón derecho del mouse y en
Formato de celdas elegimos Número:
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Seleccionamos la opción Personalizada y en Tipo colocamos 10 ceros que es el largo de

datos que hemos definido para esas celdas.
Así, al escribir el teléfono 26674521 Excel automáticamente lo pasará a 0002674521,

completando así los 10 dígitos o caracteres requeridos.
Alternar el color de las filas en Excel
Cuando se tiene una base de datos con muchos datos, y si el alto de las filas es pequeño,
para hacer una mejor lectura de la información puede resultar útil que las filas alternen
colore, de modo que una fila de un color y la siguiente de otro, como se puede observar
en la siguiente tabla:
Esto se puede hacer utilizando formato condicional.
En Excel 2007, selección la tabla o rango de datos en los que desea alternar el color de las
filas y vaya a Formato condicional -> Resaltar reglas de celdas -> Más reglas:
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En el cuadro que aparece llamado “Nueva regla de formato”, seleccione la última opción
llamada “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar la fórmula” y pegue la
siguiente fórmula:
=SI(RESIDUO(FILA();2)=0;VERDADERO;FALSO)
Luego elige el color que se ha de aplicar a esta nueva regla tal como aparece en la
siguiente captura de pantalla:
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Le damos Aceptar y ya tendremos una bonita tabla que nos facilita la lectura.
Evitar el famoso error #¡DIV/0! en Excel

#¡DIV/0! es uno de los errores más comunes que suele generar Excel al utilizar funciones o
fórmulas, error que puede ser obviado el reemplazarlo por un cero o dejar la celda vacía.
Por ejemplo si dividimos un valor entre cero, se genera este error, lo cual solucionamos
con la función ESERROR:
=SI(ESERROR(A1/B1);"";A1/B1)
En esta fórmula se supone que B1 contiene un cero.
Si en lugar de una celda vacía queremos un cero la fórmula será:
=SI(ESERROR(A1/B1);0;A1/B1)
Esta función opera para cualquier otra fórmula o combinación de fórmulas que generen
este tipo de error.
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Dividir contenido de una celda o columna en Excel

Supongamos que en una columna tenemos los nombres y apellidos de los empleados de la
empresa, todos contenidos en una única celda, y que necesitamos que cada nombre y
apellido quede en una celda diferente.
Vamos a suponer que en la celda A1 tenemos el nombre Florentino Viveros Vidal. Ahora
necesitamos que en la Celda A1 quede Florentino, en la B1 Viveros y en la C1 Vidal; lo que
antes estaba en una sola celda ahora debe estar en tres celdas; una palabra por celda.
Esto implica tener que dividir la columna tantas veces como palabras individuales tenga la
celda. Si el texto de la celda está conformado por 5 palabras, es necesario dividir esa celda
en 5 columnas.
Si en la misma columna una celda tiene 5 palabras y otra tiene 4 o menos, la celda se
debe dividir por el número máximo de palabras.
Para ello seleccionamos la columna que contiene los datos a dividir, luego buscamos la
opción “Texto en columnas”, opción que encontramos en la barra de herramientas de
“Datos” [Office 2007].
Al activar la herramienta de Texto en columnas, se abre una serie de cuadros de diálogos

en los que se piden algunos datos para que Excel proceda a dividir la columna;
dependiendo de los datos que tengamos así mismo se deben marcar las opciones.
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Damos clic en Siguiente y tendremos la siguiente pantalla:
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Al dar clic en Siguiente tendremos:
Siguiendo el anterior procedimiento tendremos cuatro columnas en las que se ubicarán el

primer nombre, el segundo nombre, el primer apellido y el segundo apellido.
Separar valores negativos y positivos

Cuando en una base de datos existen tanto valores negativos como positivos, se puede
presentar la necesidad de separarlos.
Supongamos que tenemos una serie de datos en la columna A desde la fila 2 hasta la 20,
es decir, dese A2:A20.
Para separar los valores positivos y negativos, necesitaremos de dos columnas adicionales
o auxiliares, una para colocar los valores positivos y otra para colocar los valores
negativos, así que las fórmulas las colocaremos en las columnas B y C.
Para separar los valores, utilizaremos la función SUMAR.SI condicionada, y la condición

será que el valor buscado en el rango señalado sea negativo o positivo, o mayor o menor a
cualquier otro valor, por lo que son muchas las variantes que se pueden utilizar
dependiendo de las necesidades del usuario.
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En este caso vamos a suponer que los valores a separar están ubicados en la columna A
desde la fila 2 hasta la fila 20 [A1:A20].
Para extraer los números negativos en la columna B se utiliza la siguiente fórmula:
=SI(SUMAR.SI($A$2:$A$10000;A2)<0;A2;"")
Para extraer los valores positivos en la columna C la fórmula es la siguiente:
=SI(SUMAR.SI($A$2:$A$10000;A2)>0;A2;"")
Estas fórmulas se colocan en las celdas B2 y C2 y se arrastran hasta copiar el rango

requerido.
Observemos que las referencias son absolutas, por eso se encierran entre signos $, de
esta forma le decimos a Excel que el rango a buscar o revisar será siempre el mismo no
importa en qué celda se ubique la fórmula.
Sumar valores de una fecha específica

Supongamos que necesitamos conocer la sumatoria de las facturas vendidas el día 19 de
agosto de 2011. Si tenemos esos datos en Excel, es muy fácil extraer las facturas de esa
fecha y sumarlas.
Vamos a suponer que en la columna A tenemos la fecha de la factura y en la columna B

tenemos el valor de cada factura, y que los datos se extienden por 1000 fila, esto es el
rango A1:B1000.
Bien, todo lo que hay que haces es utilizar una fórmula condicional, y como se trata de
hallar una sumatoria, pues la fórmula a utilizar no es otra que SUMAR.SI
=SUMAR.SI(A1:A1000;"="&FECHA(2011;8;19);B1:B1000)
Esta fórmula le está diciendo a Excel que tome los valores que hay en el rango B1:B1000 y
los sume sólo si la fecha corresponde al 19 de agosto de 2011 (2011;8;19), fecha que se
encuentra en el rango A1:A1000.
La fecha de la factura y su valor pueden estar en cualquier columna. Basta ajustar el rango
en la fórmula para determinar esos valores.
Para determinar la sumatoria de una fecha diferente, basta ajustar los valores,
considerando que la estructura de la fórmula es año/mes/día. En todo caso, al dar clic
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sobre la fórmula, al irse posicionado en cada variable de la fórmula Excel le irá indicando
el dato a ingresar.
Sumar valores dentro de un rango de fechas en Excel

En el anterior documento explicamos cómo sumar valores de una fecha específica; en esta
oportunidad explicaremos como sumar valores que se encentran en un rango de fechas,
es decir entre una fecha y otra.
Supongamos que necesitamos averiguar cuando suman las facturas emitidas entre el 10
de julio de 2011 y el 22 de agosto de 2011. Podríamos utilizar un filtro, pero tal vez sea
más cómoda una sencilla fórmula.
Al igual que en el supuesto del documento anterior, supongamos que la fecha de las
facturas están en la columna A desde la fila 1 hasta la 1.000 y que el valor de la facturas
está en la columna B desde la fila 1 hasta la 1.000.
Como se trata de una suma condicionada a un rango de fechas, utilizamos la fórmula

SUMAR.SI de la siguiente forma de acuerdo a nuestro supuesto:
=SUMAR.SI(A1:A500;">="&FECHA(2011;7;10);B1:B1000)-
SUMAR.SI(A1:A500;">"&FECHA(2011;8;22);B1:B1000)
Esta fórmula está compuesta por dos partes. La primera parte suma los valores iguales o
superiores a una fecha (la inferior). La segunda parte suma los valores superiores a otra
fecha (la superior). La sumatoria de la segunda parte se resta a la sumatoria de la primera
parte.
Explicación: Si tengo un rango de 1 a 100 y quiero saber cuánto hay de 15 a 30, una de las
soluciones es sumar lo que hay entre 15 y 100 y luego restar lo que hay entre 31 y 100. De
esta forma me queda únicamente lo que hay entre 15 y 30. Es exactamente lo que hace la
fórmula de arriba.
No sobra aclarar que en la primera parte de la fórmula se indica la fecha límite inferior y
en la segunda la fecha límite superior.
Sumar en Excel sólo determinados conceptos

Puede suceder que nos entreguen un archivo de Excel con centenares de conceptos y sus
respectivos valores, y que además no están ordenados de forma consecutiva, puesto que
se han ingresado según la fecha de realización de cada hecho.
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Ponernos en la tarea de organizar y agrupar cada concepto con su respectivo valor para
después totalizar, es una tarea demasiado tediosa como para hacerla manualmente, así
que recurriremos a una sencilla pero efectiva fórmula de Excel para que nos haga el
trabajo.
Supongamos que los conceptos se encuentran en la columna A, desde la fila 5 hasta la

1000, y los valores de cada concepto en la columna B, desde la final 5 hasta la 1000.
Ahora nos ubicamos en la celda donde queremos sumar la totalidad de los valores
correspondientes a cualquiera de los conceptos, y escribimos la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI(A5:A1000;”Retención”;B5:B1000)
La estructura de la fórmula es la siguiente:
(Rango a evaluar o buscar; Criterio a evaluar; Rango a sumar)
En este caso, los conceptos se encuentran el rango A5:A1000. El criterio es “Retención”, es

decir, dentro del rango A5:A1000, buscaremos las celdas que contengan “Retención”. El
rango a sumar es el rango donde están los valores, que en este caso es la columna B desde
la fila 5 hasta la fila 1000.
Luego, lo que Excel hará es buscar todas las celdas que contengan el término Retención y
sumar los valores que le correspondan a cada concepto, de esta forma podemos sumar
todos los valores que correspondan a retención, así sean miles y estén en completo
desorden.
Encontrar la ruta donde está guardado el libro

Para determinar la ruta completa donde se encuentra el archivo o libro activo,
simplemente se coloca en cualquier celda la siguiente fórmula:
=CELDA("filename")
Esto nos dará la ruta completa a la carpeta que contiene el archivo, como por ejemplo:
C:\Users\Windows\Documents\Mis trabajos\[Ejemplos y pruebas.xlsx]Hoja1
Como se puede observar, esta fórmula indica no sólo el nombre del libro sino la hoja
activa donde se ha colocado la fórmula.
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Promediar sin considerar ceros o celdas vacías

Cuando se promedia un rango de valores en Excel, el promedio se determina
considerando todos las celdas, así están tengan un valor de cero o estén vacías, lo cual se
puede evitar con una sencilla fórmula.
=SUMA(A2:A11)/CONTAR.SI(A2:A11;">0")
Se suma el rango donde están los datos, incluyendo celdas vacías y con ceros, las cuales
no afectan el resultado final de la suma. Luego se divide únicamente por el número de
celdas que contienen valores superiores a cero; de allí que se utiliza la función CONTAR.SI.
El excluir las celdas vacías o con ceros naturalmente el promedio será más alto, debido a
que se divide por un número menor.
Promedios condicionados en Excel

Vamos a suponer que tenemos una serie de valores entre los cuales hay valores negativos
y positivos, que bien pueden ser los saldos de una cuenta, de un cliente, o de cualquier
otro tercero.
De esos valores necesitamos sacar un promedio pero únicamente teniendo en cuenta los
valores positivos, por ejemplo.
Para hacerlo manualmente, deberíamos primero separar todos los valores positivos y
negativos, para luego sumarlos y dividir el resultado por el número de valores positivos, lo
cual no sería una tarea cómoda sobre todo si se trata de un gran número de valores.
Para esto, utilizaremos dos funciones a saber:
SUMAR.SI y CONTAR.SI
Veamos:
Supongamos el rango A1:A10, en los cuales existen los siguientes valores:
30, -2, 10, -12, 15, -8, 20, -5, -10, 25; es decir que en la celda A1 tendremos 30, en la A2
tendremos -2, en la celda A3 tendremos 10, etc.
Debemos extraer los valores positivos y sumarlos. Vemos que tenemos 5 valores positivos
(30, 10, 15, 20, 25) que sumados dan un total de 100, luego el promedio será de 20
(100/5).
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Hacerlo manualmente ha sido relativamente sencillo porque sólo tenemos un rango de 10

números…
Pero utilizando nuestra fórmula el resultado será inmediato.
Fórmula:
=SUMAR.SI(A1:A10;">0")/CONTAR.SI(A1:A10;">0")
Esta fórmula la colocamos en la celda en la que necesitemos el resultado.
Lo que hace la primera parte de la fórmula, es decir, la función SUMAR.SI, es sumar los
valores mayores a cero que se encuentran en el rango A1:A10.
La segunda parte de la fórmula [la que divide], lo que hace es contar el número de celdas
o número de valores que son mayores a cero, para lo cual se utiliza la función CONTAR.SI.
Nótese que las dos funciones deben buscar el cumplimiento de una condición, cual es la
que los números a sumar deben ser mayores a cero, condición que se puede cambiar por
cualquier otra, de suerte que son múltiples las situaciones que se pueden resolver con
estas funciones.
Escribiendo los nombres de personas con estilo

Cuando se digitan nombres y apellidos, estéticamente quedan muy bien cuanto tanto los
nombres como los apellidos se escriben con mayúscula inicial, pero a veces debemos
trabajar con bases de dados donde los nombres están escritos en mayúscula o minúscula
sostenida.
Hay una función en Excel que hace la conversión de forma muy sencilla, al convertir la
primera letra de cada palabra en mayúscula.
Se trata de la función NOMPROPIO
Si el nombre a transformar está en la celda A1 la fórmula será =NOMPROPIO(A1)
Original Más bonito

pedro pablo pérez Pedro Pablo Pérez
Si hay más nombres a transformar se arrastra la fórmula hasta rellenar todo el rango de
datos necesarios.
Por supuesto que esta solución requiere una columna adicional en la que se incorporan
los nombres mejorados estéticamente.
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Una vez realizada la transformación se puede ocultar la columna con los datos originales,
o se puede copiar la columna nueva y hacer un pegado especial para pegar sólo valores y
luego eliminar la columna con los datos originales.
Encontrar el mejor o peor alumno de la clase

Cuando se es docente seguramente será útil utilizar a Excel para encontrar al estudiante
con mejores notas o peores notas, lo cual se puede hacer de forma sencilla con la
utilización de la función BUSCARV (o su equivalente) combinada con la función MAX o
MIN.
Supongamos que en la columna A están los nombres de los alumnos y en la columna B sus
notas.
En este caso hay que determinar cuál es la nota máxima o mínima y hallar el nombre que
le corresponde.
A priori diríamos que con la función BUSCARV haríamos el trabajo, lo cual no es posible
debido a que el valor a buscar se encuentra a la izquierda del valor referencia, ya que las
notas están en la columna B y los nombres en la columna A.
Para ello utilizaremos con conjunto la función INDICE e COINCIDIR, junto con la función
MAX o MIN según necesitemos la máxima nota la mínima.
La fórmula completa será:
=INDICE(A2:A41;COINCIDIR(MAX(B2:B41);B2:B41;0))
Nota: Hemos supuesto que los datos están desde la fila 2 a la 41. Habrá que ajustar los
rangos según los datos.
El problema con esta fórmula, es que si hay varios estudiantes con la misma nota, Excel
devuelve el primer resultado que encuentre en su barrido da arriba hacia abajo.
Pasar datos de una columna a una fila en Excel

Supongamos que tenemos una serie de datos en la columna A y queremos pasarlos a una
fila.
Como siempre, hacer estas tareas manualmente resulta tedioso, así que Excel ofrece una
solución muy sencilla.
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Seleccione la columna en la que tiene los valores, cópiela y ubíquese en la fila en la que
quiere colocar esos valores; luego vaya a Pegado especial y elija “Transponer”. Sus datos
en la columna ahora estarán en una fila. Los datos se han intercambiado.
Igual puede hacer para pasar los datos de una fila a una columna.
En este caso no puede utilizar el botón derecho del ratón para pegar, y tampoco las teclas
CTRL+V; deberá hacerlo mediante la opción Inicio -> Pegar ->Transponer:
Otra forma de hacerlo es utilizando la función TRANSPONER:
Supongamos que tiene una serie de datos en el rango A2:A20 y quiere colocarlos en el fila
1.
Para ello se ubica en la celda donde se colocará el primer número de la columna, por
ejemplo B1 y selecciona tantas celdas como valores tenga en la columna, que según el
ejemplo sería B1:V1.
Manteniendo el rango seleccionado, en la barra de fórmulas escribe

=TRANSPONER(A1:A20) y luego presiona de forma simultánea las teclas
CTRL+SHIFT+ENTER; esto debido a que se trata de una fórmula matricial. Si omite
presionar de forma simultánea estas tres teclas, la función no servirá de nada.
Unir textos de varias celdas en una sola celda en Excel

En ocasiones se requieres unir los textos de varias celdas en una sola celda, lo cual
podemos hacer fácilmente con Excel.
Supongamos que nos entregan un listado de personas en el que cada celda figura un
nombre o apellido, luego tendríamos algo así:
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A1 José, B1 Fernando, C1 Cuesta y D1 Rojas.
Tenemos cuatro celdas con textos pero necesitamos que el nombre completo de las
personas nos quede en una única celda, en este caso, en E1.
Hacerlo manualmente implicaría tener que copiar y pegar el contenido de cada celda, lo
cual resulta muy poco práctico.
Afortunadamente, Excel cuenta con la función “CONCATENAR” que lo que hace es

precisamente unir en una celda los contenidos de las celdas que se le indique.
En este caso en la celda E1 colocaremos la siguiente fórmula:
=CONCATENAR(A1;B1;C1;D1)
El resultado será:
JoséFernandoCuestaRojas.
Este resultado no nos sirve de mucho ya que las palabras están juntas, lo que hace
necesario agregar un espacio entre los nombres, y para ello entre cada celda referenciada
agregamos ” ” lo cual en Excel significa vacío, es decir un espacio en blanco.
La fórmula quedará de la siguiente forma:
=CONCATENAR(A1;" ";B1;" ";C1; " ";D1)
El resultado que obtendremos será:
José Fernando Cuesta Rojas
Encontrar el valor que más se repite en un rango de datos en Excel

Excel nos permite encontrar dentro de un rango de valores, el número que más se repite.
En ocasiones podemos tener una enorme lista de datos y necesitamos saber cuál de todos
es el que más se repite, como por ejemplo de una lista de empleados, cuales son los
empleados que ingresaron en la misma fecha, o que cumplen años en la misma fecha, o
cual de todos los clientes es el que obtenido mayor descuento, etc.
En estadística existe una función denominada MODA que corresponde al valor que más se
repite en una distribución o rango de datos.
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En Excel también existe la función MODA que nos permite calcular ese dato, valor o
número que más se repite en un rango.
En la celda donde queremos insertar el resultado [Supongamos la B1], colocamos la

siguiente fórmula:
=MODA(A1:A500)
Hemos supuesto un rango de datos en la columna A, desde la celda 1 hasta la 500.
Con esto hemos identificado cual es el valor que más se repite, pero nos falta saber
cuántas veces se repite.
La función MODA nos muestra cual es el valor que más se repite, pero no nos dice cuantas
veces se repite.
Para saber cuántas veces se repite un número o valor, utilizamos la función CONTAR.SI
Luego en otra celda, supongamos la C1, colocaremos la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(A1:A500;B1))
Nótese que estamos utilizando el mismo rango que utilizamos para calcular la moda
[obviamente]. Recordemos que B1 es la celda en la que se encuentra el resultado de la
MODA, es decir, allí se encuentra el valor más repetido, por tanto, lo que hace la función
CONTAR.SI es contar cuantas veces se repite el número existente en B1 dentro del rango
A1:A500.
Una forma de saber directamente cuántas veces se repite el número más repetido en un
rango es utilizar la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(A1:A500;MODA(A1:A10))
Aquí hemos anidado dos funciones, el problema es que esta fórmula nos calcula cuantas
veces se repite el número más repetido, pero no nos muestra cual es ese número, por lo
que necesariamente se requiere realizar los dos pasos ya definidos.
Sumar la misma celda de múltiples hojas en Excel

Supongamos que llevamos en Excel el costeo de nuestros productos y tenemos un libro
con 100 hojas.
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Seguramente si la estructura de costos por cada producto es similar, tendremos que

determinado valor en cada hoja ocupa la misma celda.
Supongamos también que el valor de la mano de obra directa está en la celda B5 en cada
una de las 100 hojas, así que si queremos determinar el cargo total por mano de obra
directa, debemos sumar 100 celdas en 100 hojas.
Si sumamos de la forma que todos conocemos en Excel, sería más que difícil, puesto que
tendríamos algo así:
=Hoja1!B5+Hoja2!B5+Hoja3!B5…+Hoja!100B5
Nos resultaría demasiado tedioso sumar cada una de las hojas, corriendo el riesgo además
de cometer un error y dejar una hoja sin sumar, alterando toda la información.
La solución es muy sencilla, ya que basta con sumar la primera hoja y la última, y Excel
sumará el contenido de las intermedias no importa cuántas sean estas.
La fórmula nos quedaría así:
=SUMA(Hoja1:Hoja100!A1)
Si su hoja no se llama Hoja1, simplemente se remplaza por el nombre de su hoja.
Ordenar datos automáticamente

Excel ofrece la posibilidad de ordenar datos o valores mediante la opción “Datos”-
“Ordenar”, con el inconveniente que cada vez que se modifiquen los datos, hay que
seleccionar el rango a ordenar, ir a la barra de herramientas de datos y pulsar ordenar.
Si bien esta es una solución, no es la mejor, puesto que cuando se trata de valores y
rangos cambiantes, resulta una tarea muy repetitiva que se puede automatizar para
ahorrar tiempo.
Excel ofrece una función que permite ordenar los valores de forma automática, de suerte
que sólo basta con escribir los nuevos valores, que Excel inmediatamente procede a
realizar la actualización de los datos ordenados.
Para ello necesitaremos una columna auxiliar, esto es una segunda columna donde se
colocarán los datos ordenados.
ISBN 978-958-44-9371-2
Por ejemplo, en la columna A tenemos los valores que se encuentran desordenados, y en

la columna B, los datos ordenados de forma automática por Excel.
Ahora, en la celda de la columna B donde inicia el listado de valores, colocamos la

siguiente fórmula:
=K.ESIMO.MENOR($A$5:$A$25;FILA()-4)
En la primera parte de la fórmula le estamos diciendo a Excel que revise los datos que
tenga en la columna A desde la fila 5 hasta la fila 25, o hasta donde tengamos valores. En
la segunda parte, le estamos diciendo que tanto la revisión como la ordenación de datos,
inicia después de la fila 4, esto es la fila 5. Si los valores iniciaran en la fila 10, por ejemplo,
tendremos que colocar -9.
Luego arrastramos la fórmula hasta donde tengamos valores, que en este caso es la fila
25.
Ahora, cada vez que modifiquemos los valores de la columna A, automáticamente se

ordenaran en la columna B.
Buscar contenido en varias hojas de Excel

Excel, de forma predeterminada permite buscar contenidos dentro de la hoja activa,
dentro de la hoja en que se está trabajando. Pero, ¿Qué pasa si necesitamos buscar un
texto que se puede encontrar en cualquiera de las muchas hojas de un libro?
Pues bien, lo que han que hacer es editar las opciones de búsqueda de Excel.
En Office seleccione “Inicio” y en la parte derecha de pantalla de clic en “Buscar y

seleccionar”:
En la lista de opciones que se muestren, seleccione la primera, esto es “Buscar”. Una vez
allí de clic en “Opciones” y donde dice “Dentro de” seleccione Libro.
ISBN 978-958-44-9371-2
Con esto es suficiente para que cuando realice una búsqueda en Excel, la búsqueda sea
realizada en todo el libro sin importar cuantas hojas tenga.
Extraer el último digito del Nit o DNI en Excel

Supongamos que en una columna tenemos un listado de Nit y queremos sacar el último
dígito de cada Nit en una columna aparte. Sin son pocos lo podemos hacer manualmente,
pero si son muchos, no será fácil y sobre todo se corre el riesgo de equivocarnos.
Para hacerlo de la forma sencilla utilizaremos una función de Excel llamada DERECHA
Esta fórmula nos extrae el ultimo digito de un número o la última letra de una celda, o las
dos últimas, o las tres últimas, etc.
Supongamos que en la celda A2 tenemos el Nit 891.145.237-5. Par extraer el último dígito,
en este caso el dígito de verificación, la fórmula en la celda B2 será la siguiente:
=DERECHA(A2;1)
Si queremos extraer los dos últimos dígitos, la fórmula será:
=DERECHA(A2;2)
Hasta aquí muy sencillo, ¿pero qué pasa si queremos extraer el último dígito del Nit sin el
dígito de verificación?
En este caso la función DERECHA no nos sirve por sí sola, sino que debemos utilizar una
función adicional y es la función IZQUIERDA.
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En primer lugar utilizamos la función DERECHA para extraer los últimos tres dígitos que
corresponden al digito de verificación, la raya media y el último digito del Nit. La fórmula
siguiendo el mismo ejemplo será:
=DERECHA(A2;3)
Luego en la celda B2 tendremos “7-5”
Ahora, en otra columna, en la celda C2 utilizaremos la función IZQUIERDA para extraer el

primer digito de la celda B2 que corresponde al último digito del Nit sin incluir el dígito de
verificación. La fórmula será:
=IZQUIERDA(B2;1)
El resultado será 7, que corresponde al último dígito del Nit sin dígito de verificación.
Agregar dígitos o caracteres a celdas en Excel

En el TIP anterior explicábamos como extraer dígitos en Excel; en esta oportunidad
trataremos como agregar una determinada cantidad de dígitos o caracteres a una celda de
Excel de forma automatizada.
Esta posibilidad es muy útil cuando necesitamos agregar a una base de datos uno o varios
ceros, o algún dígito o código de verificación.
Para ello haremos uso de la función CONCATENAR.
La función concatenar, además de unir el texto de dos o más celdas, nos permite agregar
texto o caracteres a una celda específica desde la misma fórmula.
En este caso, partimos de la celda que contiene el valor inicial, y en una segunda celda
colocamos la función que contiene y agregara el texto requerido.
Por ejemplo supongamos que en la celda A2 tenemos el valor 152356 y queremos

agregarle dos ceros en la parte derecha.
En la celda B2 o donde necesitemos colocar el nuevo valor, escribimos la siguiente

fórmula:
=CONCATENAR(A2;”00″)
Nótese que el texto o valor que se agrega, está entre comillas. Si queremos agregar el
nuevo valor al inicio de la celda, la formula será:
ISBN 978-958-44-9371-2
=CONCATENAR(“00″;A2)
Ahora, es posible que tengamos diferente cantidad de dígitos en la celdas y necesitemos

que todas las celdas tengan un determinado número de dígitos, de modo que a unas
celdas habrá que agregar un dígito, a otras dos, etc.
Supongamos que necesitamos que todas las celdas tengan 5 dígitos, y algunas tienen 3,
otras 4 y algunas 5.
Para solucionar esto, haremos uso de tres funciones diferentes: LARGO, CONCATENAR y la
función SI.
=SI(LARGO(A2)=3;CONCATENAR(A2;”00″);SI(LARGO(A2)=4;CONCATENAR(A2;”0″);A2))
En este caso hemos supuesto la necesidad de agregar uno o dos ceros hasta completar 5
dígitos en cada celda.
En el ejemplo, la función LARGO se ocupa de contar el número de dígitos que contiene la

celda; la función SI se encarga de condicionar el contenido de la celda y la función
CONCATENAR se encarga de unir o agregar los textos si la condición evaluada por la
función SI se cumple.
Controlar redondeo de cifras en Excel

Excel nos permite redondear o aproximar valores al entero más cercano, incluso la
decena, centena o millar más cercano.
Para ello basta colocar =REDONDEAR(A1;-1).
Pero hay casos en que necesitamos tener un control de la forma en que Excel redondea o
aproxima los valores.
Por defecto, Excel redondea o aproxima al valor superior si el resultado real es igual o
superior a la mitad; si el resultado es 0,5 aproxima a 1, si el valor es 0,4 aproxima a 0, si el
valor es 0,6 aproxima 1.
Supongamos ahora que si el valor es 0,4 necesitamos que aproxime a 1 y no a 0. En este

caso la función redondear normal de Excel no servirá de nada, puesto que va contra los
principios de Excel y universales sobre la aproximación de valores.
Para solucionar esto, tendremos que forzar o condicionar la función REDONDEAR, de

modo que nos permita moldearla a nuestras necesidades.
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La siguiente fórmula nos permite condicionar la aproximación de valores, de tal forma que
si el resultado es igual o inferior a 0,6, se aproximará al entero inferior, de lo contrario lo
aproximará al entero superior.
=SI((A1-ENTERO(A1))<= 0,6;REDONDEAR.MENOS(A1;0);REDONDEAR.MAS(A1;0))
Así, si tenemos 5,6 él se aproximará a 5. Si tenemos 124,5 se aproximará a 124. Si el valor

es 1.567,8 se aproximará a 1.568.
Esto nos da una idea de cómo manipular los resultados en Excel según nuestras
necesidades. Es cuestión de experimentar, de probar.
Determinar en Excel cuantas ventas hizo cada empleado

En Excel es relativamente fácil determinar de forma automática cuantas ventas ha hecho
un empleado determinado en un mes, quincena o semana, según corresponda.
Supongamos que hay 5 empleados y en el mes se realizaron 500 ventas. Luego

necesitamos saber cuántas ventas hizo cada uno de los empleados.
Vamos a suponer que en la columna A tenemos las ventas y en la columna B el nombre de

los empleados.
En cada celda de la columna A tendremos la palabra “Venta” y en la B el empleado

correspondiente. Se puede utilizar una columna auxiliar para especificar o detallar cada
venta. Por ejemplo, en la columna A simplemente colocamos la palabra Venta, en
columna B la descripción de esa venta y en la columna C el nombre del empleado.
Bien, ahora para saber cuántas ventas hizo cada empleado, en la celda en la que quiera
obtener el resultado, colocamos la siguiente fórmula:
=SUMAPRODUCTO(--($A$1:$A$20="Venta");--($C$1:$C$20="Pedro"))
Esta fórmula nos dirá cuantas ventas hizo Pedro.
Lo que hace la fórmula, es comparar cuantas veces coincide la palabra Venta con cada uno
de los empleados.
En esta fórmula se ha utilizado el punto y coma; verifique que en su computador sea igual
o de lo contrario cambie el punto y coma por coma solamente.
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Esta fórmula se puede adaptar para infinidad de situaciones como para determinar
devoluciones, ventas a crédito, de contado, compras, en fin, depende de la creatividad de
cada quien.
Comisiones por ventas condicionadas

Algunas empresas acostumbran remunerar a sus empleados mediante la figura de
comisiones, comisiones que se pagan según sea el nivel de ventas, premiando de esta
forma a los mejores vendedores.
Excel permite hacer los cálculos y sumatorias de las comisiones de forma sencilla, así que
hemos preparado un ejemplo sencillo de cómo hacerlo.
En el ejemplo se han supuesto tres rangos: 0% para ventas inferiores a $500.000. 5% para
ventas entre $500.000 y $1.000.000 y 10% para ventas superiores a $1.000.000.
La fórmula que se utiliza en la columna C es la siguiente:
=SI(B5<500000;B5*0;SI(B5<=1000000;B5*0,05;SI(B5>1000000;B5*0,1)))+SI(B5=MAX($B$5
:$B$16);MAX($B$5:$B$16)*0,05;0)
Adicionalmente se ha supuesto que al mejor vendedor del mes se le paga una comisión
adicional del 5% como premio por su buen desempeño.
Para encontrar al empleado que devenga más en comisiones que merece el 5% se utiliza
la siguiente fórmula:
=INDICE(A5:A16;COINCIDIR(G10;B5:B16;0))
En G10 está el mayor valor vendido extraído con la función MAX.
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El ejemplo está diseñado para que todo se calcule automáticamente, desde las comisiones
hasta el mejor empleado según el nivel de ventas, de modo que todo lo que hay que hacer
es digitar el monto de las ventas de cada uno.
La aplicación extrae automáticamente el nombre del empleado que más ha vendido, pero
ese valor es sólo informativo, puesto que la comisión adicional que le corresponde por ser
el mejor vendedor, es calculada automáticamente con el resto de comisiones, así que no
se requiere para nada, excepto para conocer el nombre del mejor vendedor.
En el libro de Excel Anexo a esta guía hay un ejemplo claro.
Permitir referencias circulares en Excel

Uno de los errores que nos encontramos en Excel es el de la referencia circular. Esto
sucede por ejemplo cuando se pretende tomar como argumento la misma celda que
contiene la fórmula.
Para que Excel permita trabajar con referencias circulares, es preciso hacer un pequeño
cambio en la configuración de sus opciones.
Lo que se requiere hacer es activar la opción “Habilitar calculo iteractivo”:
ISBN 978-958-44-9371-2
Esta opción se debe utilizar sólo si en realidad se requiere de una fórmula con referencia
circular, lo cual es poco común y sólo es necesario en casos avanzados. Si no se requiere la
referencia circular y se activa esta opción, el resultado será equivocado.
Contar cuántas veces se repite un valor en Excel

En algunas tareas en Excel resulta útil contar las veces que un determinado valor se repite
en un rango.
Supongamos que tenemos en la columna A desde la fila 1 hasta la 500 el precio de varios
productos y queremos saber cuántas veces se repite un determinado precio.
Para determinarlo haremos uso de dos funciones de Excel llamadas SUMAPRODUCTO y

CONTAR.SI.
La fórmula completa quedaría así:
ISBN 978-958-44-9371-2
=SUMAPRODUCTO(1/CONTAR.SI(A1:A500;A1:A500))
Con esta fórmula determinamos las veces que se repite un valor determinado. Si
queremos saber cuál es ese valor que más se repite, utilizamos la función MODA.
¿Qué posición ocupa un valor en una base de datos en Excel?

En algunos casos necesitamos saber qué posición o ranking ocupa un valor en una base de
datos que se encuentra o no desordenada.
Supongamos que tenemos 50 centros de costos que han sido evaluados según su
rendimiento, lo que da como resultado una determinada puntuación para cada centro de
costos.
Ahora necesitamos saber que puesto ocupó el centro de costos con código 015 dentro del
total de centros de costos.
Una alternativa es ordenarlos según el puntaje de menor a mayor, y luego contar

manualmente el puesto ocupado, o numerarlos utilizando una columna auxiliar, pero esta
alternativa requiere de por lo menos dos procesos, así que debemos buscar una solución
más expedita.
Para identificar de forma sencilla que puesto ocupa un determinado valor dentro de un
rango de datos, utilizamos la función JERARQUIA.
Supongamos un rango de valores desde la celda A1:A50. Para determinar qué posición o
ranking ocupa cada valor dentro del total, colocaremos en la celda B1 la siguiente fórmula:
=JERARQUIA(A1;$A$1:$A$50;1)
Luego arrastramos la fórmula hasta la celda B50.
Expliquemos un poco la fórmula:
A1 es el valor al que queremos determinar su posición o ranking.
$A$1:$A$50 es el rango donde se encuentran todos los datos.
1 nos indica que el orden es ascendente. Si queremos determinar el ranking de forma

descendente, colocamos 0 (cero).
En resumen, la fórmula lo que dice es: tome el valor de A1 y determine su ranking que
ocupa dentro del rango $A$1:$A$50
ISBN 978-958-44-9371-2
Nótese que hemos incluido en la columna A una referencia absoluta para que al arrastrar
la fórmula hacia abajo se conserve el rango a evaluar completo, invariable.
Copiar contenido de celdas adyacentes en Excel

Cuando trabajamos en Excel seguramente advertimos que regularmente necesitamos
copiar el contenido existente en celdas contiguas, básicamente de la superior e izquierda,
contenido que se puede replicar muy fácilmente.
Si queremos copiar en una celda el contenido de la celda inmediatamente superior, basta

con presionar las teclas ctrl y J.
Si queremos copiar el contenido de la celda ubicada a la izquierda, será suficiente con

presionar las teclas ctrl y D.
Si las celdas contiguas están vacías, es una forma también de borrar el contenido de una
celda activa, puesto que al presionar la combinación de teclas anterior se replica lo que
contienen la celdas contiguas, que en este caso es nada, por tanto se borra el contenido
de la celda activa.
Insertar o eliminar celdas rápidamente en Excel
Cuando trabajamos con bases de datos en Excel constantemente necesitamos insertar o

eliminar una celda, tarea que Excel nos permite hacer rápidamente.
Excel ofrece un método abreviado casi para cada tarea posible, método que consiste en
presionar simultáneamente una combinación de teclas determinada.
Si se quiere eliminar una celda determinada, nos posicionamos en la celda que

necesitamos eliminar y presionamos simultáneamente las teclas Ctrl y – (Control y tecla
menos -de resta-).
Si lo que necesitamos es insertar una celda, nos posicionamos en la celda junto a la cual
necesitamos insertarla y presionamos simultáneamente las teclas Ctrl y +.
Al presionar estas teclas nos aparece una ventanita con las diferentes opciones
disponibles sobre qué hacer con las celdas afectadas por esta acción:
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Lo mismo se puede hacer con el botón derecho del mouse pero ello requiere un poco de
tiempo más, y cuando la tarea es muy repetitiva, el tiempo ahorrado es considerable.
Dividir o multiplicar diferentes valores en Excel por un único número

Supongamos que tenemos múltiples valores en Excel y queremos dividirlos, multiplicarlos,
sumarlos o restarlos con un único número.
A manera de ejemplo, supongamos que tenemos los siguientes valores: 10, 20, 30, 40, 50,
60, 70, 80, 90 y 100…. Resulta que necesitamos dividir cada uno de esos números entre 5.
Una solución muy sencilla es utilizar una referencia absoluta, de manera tal que todos los
valores de un rango se dividan o multipliquen por el valor de una misma celda.
Supongamos que tenemos valores en la columna A desde la fila 1 hasta la 1.000, y

queremos dividir cada uno de esos valores entre 5, valor que colocaremos en la fila B2.
En columna en la que deseamos colocar el resultado de la división colocamos la siguiente

fórmula:
=A2/$B$2
Colocamos esa fórmula en la primera celda y luego simplemente arrastramos hacia abajo
para copiar la fórmula a todas las celdas, y como la fórmula contiene un rango absoluto
($B$2), siempre se dividirá por valor contenido en la celda B2.
Eliminar vínculos no deseados o huérfanos

Un libro de Excel puede ser vinculado a otro libro para tomar datos, creando un vínculo o
enlace que se puede eliminar porque ya no se necesita o porque ha quedado huérfano.
Para ello vaya a Datos -> Editar vínculos
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Allí aparece un listado de los vínculos que tiene el libro, y desde allí se pueden editar o
eliminar.
Justar texto automáticamente en la celda

Cuando escribimos textos largos en una celda, este pasa a la siguiente columna quedando
de la siguiente forma:
Esto hace que el texto ocupe celdas de otras columnas.
Se puede hacer que el texto se ajuste de forma automática a la celda de tal quedando así:
Para ello se da clic sobre la celda o rango de celdas con el botón derecho del mouse, y se
elige Formato de celdas:
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En alineación se marca la opción “Ajustar texto”.
Mostrar hojas ocultas en Excel

Cuando nos envían un archivo en Excel o cuando lo descargamos de Internet, con
frecuencia encontramos que tienen hojas ocultas, y si queremos descubrirlas para ver qué
hay en ellas, la forma más rápida de hacerlo es utilizando una pequeña macro que hace el
trabajo.
Para ello vaya a la pestaña Programador -> Visual Basic –> Insertar módulo y pegue el
siguiente código:
Sub Mostrar_Hojas()
Application.ScreenUpdating = False
For Each N In Sheets
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N.Visible = True
Next N
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
Al ejecutar esta macro se mostrarán todas las hojas ocultas que tenga el libro.
Si el libro se encuentra protegido con alguna contraseña, la macro no funcionará, por lo

que deberá como primera medida desproteger el libro.
Para ejecutar la macro presionamos las teclas Alt + F8 y seleccionamos la macro a

ejecutar.
Eliminar filas vacías en Excel

Cuando en un rango o base de datos hay filas vacías puede ser necesario eliminarlas y una
forma de eliminarlas es utilizando una macro.
Para vaya Programador -> Visual Basic – Insertar módulo y pegue el siguiente código:
Sub eliminarfilavacia()
For fila = 1 To 6000
If Cells(fila, 4).Value = "" Then
Rows(fila).Delete
End If
Next fila
End Sub
En For fila = 1 To 6000 se define el rango en que se han de buscar las celdas vacías a
eliminar. Habrá necesidad de adaptarlo a nuestras necesidades.
Para ejecutar la macro presionamos las teclas Alt + F8 y seleccionamos la macro a

ejecutar.
ISBN 978-958-44-9371-2
Contar el número de valores que hay dentro de dos valores

Supongamos que necesitamos conocer cuántos estudiantes de 500 tienen notas entre 3.5
y 5.0.
Utilizamos la función CONTAR.SI de la siguiente forma:
=CONTAR.SI(A1:A500;">=3,5")-CONTAR.SI(A1:A500;">5")
Lo que Excel hace es contar cuantos valores son mayores o iguales que 3.5 y cuántos
valores son mayores a 5, luego a los mayores o iguales a 3.5 resta los mayores a 5, puesto
que los mayores a 5 ya están contados dentro de los que son mayores o iguales a 3.5.
Eliminar registros duplicados en una tabla

Excel identifica registros duplicados en una base de datos y permite eliminarlos
rápidamente.
Selección la tabla que contiene los datos duplicados:
Luego en “Herramientas de tabla” ubica la opción “Quitar duplicados”:
ISBN 978-958-44-9371-2
Le da Aceptar y si hay registros duplicados serán eliminados, que en el caso del ejemplo
será el empleado 1, y en ese caso Excel eliminará el último registro.
Para que Excel interprete como duplicado un registro, todos los campos de la tabla deben
ser duplicados. En este caso tenemos 4 columnas con los datos Empleado, Ventas,
Comisiones y Total. Las 4 columnas deben tener los mismos valores para que Excel los
identifique como duplicados y los elimine con esta herramienta.
¿Cuántos permisos se le concedieron a un trabajador en el último año?

Supongamos que en la columna A tenemos las fechas en que el trabajador no laboró y en
la columna B los conceptos por los que el trabajador no laboró (Permisos, Incapacidades,
Faltas al trabajo, etc.).
Si queremos saber cuántos días en el último año estuvo de permiso ese trabajador
haremos uso de una la función SUMA en su forma matricial:
=SUMA(((HOY()-A2:A100)<=360)*(B2:B100="Permiso"))
Hay que ajustar el rango de datos y el concepto a buscar.
Al ser una fórmula matricial cando se presione Enter se deben presionar simultáneamente
las teclas Shift y Ctrl con lo cual se encierra la anterior fórmula en corchetes quedando así:
{=SUMA(((HOY()-A2:A100)<=360)*(B2:B100="Permiso"))]
ISBN 978-958-44-9371-2
Determinar cuánto tiempo laboró un empleado en el día

Para determinar cuánto tiempo laboró un empleado en el día hay que restar las horas de
descanso de este como el almuerzo y si es el caso, los refrigerios de media jornada.
Para ello se arma una tabla como la siguiente:
Entrada Salida Refrigerio Mañana Almuerzo Refrigerio tarde Tiempo trabajado

08:00:00 18:00:00 00:15:00 02:00:00 00:15:00 07:30:00
La fórmula será la siguiente:
=( B2-A2+SI(A2> B2;1))-C2-D2-E2
Lo que se ha hecho es restar el tiempo que el empleado dedicó a los refrigerios y al

almuerzo.
La primera parte de la fórmula =B2-A2+SI(A2> B2;1)) calcula el tiempo transcurrido entre

la hora de entrada y la hora de salida, y a ese resultado se restan los conceptos
pertinentes, que hemos supuesto están en las celdas C2, D2 y E2.
Como se puede observar, todas celdas tienen formato hora de 24 horas.
Ir a la última celda con datos

Para ir a la última celda con datos, esto es a la última celda de la última fila con datos
presionamos la tecla F5 para tener el siguiente cuadro de diálogo:
Damos clic en la opción “Especial” para tener este otro cuadro de diálogo:
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Allí marcamos la opción “Última celda”, demos clic en Aceptar y listo.
Identificar qué elementos o valores ingresan o salen de una base de

datos en Excel
En una base de datos de Excel que se modifica constantemente, salen unos valores e
ingresas otros y seguramente en algún momento necesitamos saber cuáles son los valores
que ingresaron y cuáles los que salieron.
Puede ser el caso del encargado de la gestión de la nómina de la empresa que tiene por
ejemplo 1.000 trabajadores, y todos los meses salen unos y entran otros, y será muy útil
conocer el nombre tanto de los trabajadores que ingresan como los que salen.
Vamos a sugerir una forma de hacerlo en Excel.
En primera medida se trata de una comparación de datos, puesto que el listado de

empleados del mes de agosto por ejemplo, se compara con el listado de empelados de
septiembre, para des esta forma poder identificar cuáles empleados estaban en agosto y
ahora no están en septiembre, o cuales están en septiembre que no estaban en agosto.
En consecuencia, en una columna (A por ejemplo) listamos todos los empleados del mes
de agosto y en otra columna (B puede ser) listamos los empleados del mes de septiembre.
ISBN 978-958-44-9371-2
Ahora creamos dos columnas auxiliares. En una se extraen los empleados que estaban en
agosto pero que no aparecen en septiembre, esto es, los empleados retirados de la
empresa. En la otra columna se extraen los empleados que aparecen en septiembre pero
no en agosto, es decir, los empleados nuevos.
Vamos a suponer que en la columna C listamos los empleados que no están en agosto
pero si en septiembre (los nuevos), y en la columna D los empleados que están en agosto
pero no están en septiembre (los retirados).
A B C D
Listado agosto Listado septiembre Los que ingresaron Los que salieron
Eduardo Sarmiento Eduardo Sarmiento
Álvaro Cabrera Marco Aurelio Daza Marco Aurelio Daza Álvaro Cabrera
Catalina Vega Rojas Pedro Alberto Arias Catalina Vega Rojas
Pedro Alberto Arias Juan Medina Ortiz Juan Medina Ortiz
Rosa Mejía Carlos Peña Carlos Peña Rosa Mejía
Omar Bustos Jessica Murcia Oñate Jessica Murcia Oñate Omar Bustos
Carlos Alvarado Carlos Alvarado
Mireya Cifuentes Prado Alirio Valenzuela Alirio Valenzuela Mireya Cifuentes Prado
¿Cómo se ha logrado esto?
Haciendo uso de la función CONTAR.SI condicionada.
En la columna C tenemos la siguiente fórmula:
=SI(CONTAR.SI($A$2:$A$998;B2)=0;B2;"")
En la columna D tenemos la siguiente fórmula:
=SI(CONTAR.SI($B$2:$B$998;A2)=0;A2;"")
Lo que hace la función CONTAR.SI es contar si hay valores de una columna que se repitan
en la otra, y si el resultado es cero, coloca el valor que hay en la celda donde está el
criterio a buscar y comparar.
Por ejemplo. En el caso de la columna C le decimos a Excel que cuente cuántas veces el
valor de la celda B2 aparece en la columna A, si el resultado es cero, entonces coloque el
valor de la celda B2 (CONTAR.SI($A$2:$A$998;B2); si el valor es diferente de cero, es decir,
hay coincidencias entonces deje la celda vacía, de ahí las comillas al final.
Cuando Excel toma el valor de la celda B2, lo compara con la columna A y el resultado es
cero, quiere decir que en B hay valores que no están en A, y ello significa que se empleado
ISBN 978-958-44-9371-2
es nuevo. Si al hacer la comparación el resultado es diferente de cero, significa que el

valor de B2 también está en A y por consiguiente el empleado continúa en la empresa.
Nota. La fórmula de arriba se coloca en fila 2, y para copiarla al resto de filas, se arrastra
tantas filas como empleados haya en el listado.
Encontrar el valor más alto o más bajo de una cotización en Excel

Supongamos que tenemos una lista de productos cotizados donde cada producto tiene
más de una cotización y necesitamos conocer cuál es el valor más alto o más bajo que se
nos ha cotizado.
En este caso, como un mismo producto tiene varios resultados (varios precios según el
número de cotizaciones recibidas), no es posible utilizar la función BUSCARV, así que
habrá que utilizar una función matricial para lograr el objetivo.
Vamos a suponer el siguiente ejemplo:
Producto # Cotización Valor cotizado

Producto 1 1456 1,200
Producto 2 2389 1,500
Producto 3 6896 2,000
Producto 1 5467 1,250
Producto 2 1302 1,540
Producto 3 9875 1,980
Producto 1 7124 1,150
Producto 2 2613 1,620
Producto 3 3591 2,090
Necesitamos encontrar para cada producto la cotización más alta y por supuesto
utilizaremos la función MAX.
Nos apoyaremos en una celda auxiliar donde colocaremos el nombre del producto que
nos interesa, la cual colocaremos como referencia en nuestra fórmula, y en nuestro
ejemplo será la celda E4.
Nuestra fórmula matricial:
=MAX((A3:A11=E4)*(C3:C11))
Como se trata de una fórmula matricial, el escribir la fórmula, simultáneamente se han de

presionar las teclas Ctrl, Shift y Enter, quedando la fórmula de la siguiente forma:
ISBN 978-958-44-9371-2
{=MAX((A3:A11=E4)*(C3:C11))}
Lo que hace la función MAX es determinar el mayor valor entre dos o más números, y en
este caso los valores son dados por el rango A3:A11 según la celda E4, que a su vez
determinan su correspondiente en la columna C3:C11, donde se encuentras los valores de
las cotizaciones.
Personalizar redondeo de valores

Para la aproximación o redondeo de valores tenemos las funciones REDODEAR
REDONDEAR.MAS y REDODEAR.MENOS entre otra.
Sin embargo, puede ser el caso que estas tres funciones no sean suficientes para hacer lo
que necesitamos.
Supongamos que tenemos un valor que cuando sea exactamente la mitad de una unidad
(0.5) se aproxime hacia abajo, cuando sea menos de la mitad de una unidad (0.49, etc.),
aproxima hacia abajo y cuando sea más de la mitad de una unidad (0.51..), aproxime
hacia arriba.
La solución la tenemos con esta fórmula anidada:
=SI(A1-ENTERO(A1)<=0,5;REDONDEAR.MENOS(A1;0);REDONDEAR.MAS(A1;0))
Como primera medida le extraemos el valor entero para dejar únicamente el decimal y así
compararlo respecto a la unidad. Si el valor decimal resultante es igual o menor a 0.5,
redondea hacia abajo, y si es lo contrario, esto es el decimal resultante es mayor a 0.5,
redondea hacia arriba.
Esta fórmula se puede adaptar para los distintos requerimientos posibles.
El resultado de ello es que si escribimos 12.5 el resultado será 12. Si escribimos 12.6 el
resultado será 13 y si escribimos 12.4 el resultado será 12.
Generar número aleatorio según la cantidad de valores en un rango

de datos
Supongamos que en la columna A están los nombres de 100 personas y necesitamos
generar un número aleatorio entre 1 y 100, o entre el número de personas que haya en la
columna A.
Se hace uso de la función ALEATORIO.ENTRE y la función CONTARA:
ISBN 978-958-44-9371-2
=ALEATORIO.ENTRE(1;CONTARA(A1:A100))
La función CONTARA determina el número superior con base al número de celdas con
datos dentro del rango fijado.
Esta fórmula es útil para generar números aleatorios en las rifas que se hacen escogiendo
una persona al azar dentro de un listado de nombres.
Traer el último valor ingresado en una columna

Supongamos que en una columna cualquiera tenemos una serie de valores como los
abonos en cuenta, pagos a un proveedor, etc., y necesitamos en una celda aparte, traer
ese último valor ingresado.
Para lograrlo no hace falta utilizar macros como a veces se recomienda; basta una
combinación de funciones para logarlo en tiempo real, de forma automática.
Las funciones utilizadas son: INDICE, BUSCAR y FILA.
Para encontrar el último valor de la columna C tenemos:
=INDICE(C:C;BUSCAR(2;1/(C1:C100<>"");FILA(C1:C100)))
ISBN 978-958-44-9371-2
Utilizamos la función INDICE que tiene la siguiente sintaxis:
=INDICE(rango:fila;columna)
El rango es la columna C (C:C)
La fila es determinada por =BUSCAR(2;1/(C1:C100<>"");FILA(C1:C100))
Y la columna no es necesaria puesto que el rango está en una sola columna.
Encontrar cual es la última fila con datos

En algunas operaciones y cálculos se hace necesario encontrar en qué fila está el último
valor ingresado en una base de datos, veamos cómo puede lograrse.
Supongamos que en la columna B necesitamos ubicar la última fila que contiene datos.
Utilizamos la siguiente fórmula:
=BUSCAR(2;1/(A1:a100<>"");FILA(A1:A100))
Se utiliza la función BUSCAR en su forma matricial que tiene la siguiente sintaxis:
BUSCAR(valor buscado; matriz a buscar)
El valor buscado está dado por (2;1/(A1:a100<>"")
Y la matriz está dada por FILA(A1:A100)), que es la columna de la que requeríos

determinar la última fila en la que se ingreso un dato.
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Cómo se observa, las celdas vacías o en blanco no afectan el cálculo que nos interesa.
Cuántos valores superan el valor promedio

Supongamos que tenemos un listado de trabajadores o estudiantes y necesitamos saber
cuántos de ellos tienen una edad superior al promedio.
Tenemos la siguiente tabla de datos:
ISBN 978-958-44-9371-2
Se ha utilizado la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(B2:B17;">"&PROMEDIO(B2:B17))
La fórmula le ordena a Excel que cuente los valores que hay en el rango B2:B17 que son
mayores (“>”) al promedio del rango B2:B17.
Si queremos contar cuántos están por debajo del promedio, cambiamos la fórmula a:
=CONTAR.SI(B2:B17;"<"&PROMEDIO(B2:B17))
Si queremos sumar los valores que superan el promedio, cambiamos a la función SUMA.SI:
=SUMA.SI(B2:B17;">"&PROMEDIO(B2:B17))
Función BUSCARV para buscar información en tres o más tablas

Aquí veíamos cómo utilizar la función BUSCARV para buscar información en dos tablas
diferentes; aquí veremos cómo hacerlo con tres tablas diferentes o más utilizando la
función condicional o lógica SI.
Supongamos el siguiente escenario:
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Aquí tenemos tres tablas con los trabajadores que laboran la jornada diurna, la nocturna y
la del fin de semana.
Hay que buscar un valor de uno de un empleado X que puede estar en cualquiera de las
tablas utilizando la función BUSCARV:
=SI(A3="Diurna";BUSCARV(B3;Turno_dia;2;0);SI(A3="Nocturna";BUSCARV(B3;Turno_noch
e;2;0);BUSCARV(B3;Turno_domingo;2;0)))
Para mayor simplicidad no se ha trabajado con referencia a celdas sino con nombres que
fueron asignados a cada una de las tablas.
Nos valemos de la celda auxiliar A3 que contiene los criterios de cada una de las tablas, y
anidamos las funciones SI y BUSCARV de tal forma que se le indique a Excel que:
Si el valor que hay en A3 es igual a Día, busque en la tabla Turno_día.
Si el valor que ha en A3 es igual a Noche, busque en la tabla Turno_noche.
Si la celda A3 no es igual ni a Día ni a Noche, busque en la tabla Turno_domingo.
Se pueden seguir anidando funciones hasta lograr buscar en muchas tablas. Es cuestión de
creatividad.
Consulte cómo hacer algo similar con las funciones ESERROR y BUSCARV.
Funciones que cambiaron de nombre en Excel 2010

Algunas funciones de Excel 2007 y versiones anteriores cambiaron de nombre en Excel
2010. A continuación exponemos algunas de la funciones que cambiaron su nombre:
Excel 2007 y anteriores Excel 2010

BUSCARH CONSULTAH
BUSCARV CONSULTAV
CARACTER CAR
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CONVERTIR CONVERT
COVAR COVAR*, COVARIANZA.M
CUARTIL CUARTIL*, CUARTIL.INC
DESVEST DESVEST*, DESVEST.M
DESVESTP DESVESTP*, DESVEST.P
DIAS360 DÍAS360
DISTR.BINOM DISTR.BINOM*, DISTR.BINOM.N
DISTR.CHI DISTR.CHI*, DISTR.CHICUAD
DISTR.EXP DISTR.EXP*, DISTR.EXP.N
DISTR.F DISTR.F*, DISTR.F.N
DISTR.F.INV DISTR.F.INV*, INV.F
DISTR.LOG.INV DISTR.LOG.INV*, INV.LOGNORM
DISTR.LOG.NORM DISTR.LOG.NORM*, DISTR.LOGNORM
DISTR.NORM DISTR.NORM*, DISTR.NORM.N
DISTR.NORM.ESTAND DISTR.NORM.ESTAND*, DISTR.NORM.ESTAND.N
DISTR.NORM.ESTAND.INV DISTR.NORM.ESTAND.INV*, INV.NORM.ESTAND
DISTR.NORM.INV DISTR.NORM.INV*, INV.NORM
DISTR.T DISTR.T*, DISTR.T.N
DISTR.T.INV DISTR.T.INV*, INV.T
ESPACIOS RECORTAR
EXTRAE MED
FECHANUMERO VALFECHA
HORANUMERO VALHORA
INTERVALO.CONFIANZA INTERVALO.CONFIANZA*, INTERVALO.CONFIANZA.NORM
JERARQUIA JERARQUIA*, JERARQUIA.EQV
LETRA.DE.TEST.EQV.A.BONO LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO
MODA MODO*, MODA.UNO
NEGBINOMDIST NEGBINOMDIST*, NEGBINOM.DIST
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NOD ND
NSHORA TIEMPO
PERCENTIL PERCENTIL*, PERCENTIL.INC
POISSON POISSON*, POISSON.DIST
PRUEBA.CHI PRUEBA.CHI*, PRUEBA.CHICUAD
PRUEBA.CHI.INV PRUEBA.CHI.INV*, INV.CHICUAD
PRUEBA.F PRUEBA.F*, PRUEBA.F.N
PRUEBA.T PRUEBA.T*, PRUEBA.T.N
PRUEBA.Z PRUEBA.Z*, PRUEBA.Z.N
RAIZ RCUAD
RESIDUO RESTO
SI.ERROR SIERROR
VAR VAR*, VAR.S
VARP VARP*,VAR.P
Excel 2013
Excel 2013 se ha popularizado y son muchos los usuarios que lo utilizan, y considerando lo
cambios importantes nos trae Excel 2013 decidimos actualizar el manual para cubrir las
versiones más utilizadas.
En Excel 2013 sólo hemos abordado los temas correspondientes al nivel medio - avanzado,
por cuanto lo básico de Excel ya está cubierto por las versiones anteriores, y es cuestión
de intuición para advertir los cambios, por lo que decidimos no redundar en lo sencillo.
Novedades Excel 2013

A continuación se repasarán las novedades introducidas en la versión Excel 2013 respecto
a la versión de Excel 2010:
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Inicio Rápido
Al momento de iniciar Excel 2013, para facilitar la creación de trabajos desde cero, Excel
dispone de una forma más intuitiva, cientos de plantillas configuradas con esquemas
básicos para cubrir necesidades de trabajos. Para complementar las necesidades básicas al
momento de iniciar Excel 2013, también se presenta el listado de los últimos libros de
trabajo para acceder de una manera más ágil a estos:
Análisis Rápido
A partir de la versión 2013 de Excel, se cuenta con una herramienta adicional que agiliza
las tareas de análisis para casos en los que se requiere ser muy oportunos, se trata del
Análisis Rápido, la cual es una herramienta que luego de seleccionar un rango con datos,
es posible obtener operaciones de Totales, Gráficos, crear Tablas Dinámicas y
Minigráficos.
Una vez seleccionado el rango de datos que se requiera graficar, se activa el botón de
Análisis Rápido en la esquina inferior derecha del rango seleccionado y al dar clic sobre
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dicho botón, se despliegan todas las opciones para análisis ya mencionadas. Solo basta
con situar el cursor del Mouse sobre cualquier opción para visualizar el resultado
Formato: para aplicar variados estilos de formatos a las celdas seleccionadas
Gráficos: para insertar gráficos generados a partir de los datos seleccionados.
Totales: Para calcular distintos totales a cada columna:
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Tablas: Convierte el rango seleccionado en una tabla:
Minigráficos: Presenta los minigráficos a partir de los datos seleccionado:
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Relleno Rápido
Excel 2013 reconoce patrones de información para facilitar el ingreso de los datos que se
encuentran en un esquema de tabla o base de datos. Se comprende mejor con el
siguiente ejemplo con la siguiente información:
El objetivo es separar el Nombre y el Apellido en las columnas B y C respectivamente lo

cual se puede lograr con funciones de Texto o con la herramienta de Texto en columnas
pero en este caso se presenta en acción el Relleno rápido y para ello, lo primero es
ingresar el primer nombre en la celda B4:
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Ahora continuamos con la segunda persona, Pedro:
Observemos que a medida que se digita el nombre, aparece un listado el cual Excel
presenta como una propuesta de acuerdo a la columna contigua y a la final anterior. Si
estamos de acuerdo con la propuesta de Excel solo basta con dar Enter y se rellena para
todas las personas en la celda respectiva:
También se cuenta con el botón de opciones de Relleno Rápido:
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Ahora para la columna Apellido, primero la celda C4 y luego la C5 para desplegar el

Relleno Rápido:
Gráficos recomendados
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Excel nos da una ayuda extra en caso de que no tengamos muy claro que tipo de gráfico
utilizar. Se trata de la herramienta Gráficos recomendados la cual encontramos en la
Pestaña INSERTAR en el grupo de herramientas Gráficos:
Al dar clic sobre esta herramienta, Excel despliega una ventana donde se puede
seleccionar de varias opciones recomendadas, el gráfico que más nos agrade o sea de
mejor entendimiento:
Vemos que en este caso nos presenta las siguientes opciones:
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Columna Agrupada
Líneas
Columna Apilada
Área Apilada:
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Columna 100% Apilada:
Para este ejemplo voy a seleccionar el gráfico de Líneas y damos Clic en Aceptar:
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Nuevas características de los Gráficos
Para hacer más eficiente el trabajo de configuración de todas las opciones de los gráficos,
Excel 2013 presenta nuevas opciones para personalizar y adaptar los gráficos a nuestras
necesidades como por ejemplo la posibilidad de acceder rápidamente a los Elementos de
gráfico:
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Pre visualizar distintos Estilos de gráficos:
Filtrar los elementos del gráfico:
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Tablas Dinámicas recomendadas
Esta funcionalidad ya se explicó en el capítulo de Tablas Dinámicas pero vale la pena

repasarlo una vez más.
Excel 2013 tiene la posibilidad de recomendar esquemas de Tablas Dinámicas según la

información que indiquemos. Para observar las recomendaciones de Excel nos ubicamos
en la Pestaña INSERTAR (ni siquiera es necesario seleccionar el rango de datos) luego en el
grupo de herramientas Tablas se observa el ícono de Tablas dinámicas con un signo de
interrogación:
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Aparece la siguiente ventana de Tablas Dinámicas recomendadas:
Excel lo que hace es preestablecer esquemas de Tabla dinámica a partir del rango de
datos, de manera que toma todas las columnas y define una muestra de tablas Dinámicas
partiendo de las columnas en las que se puede realizar operaciones. En el panel izquierdo
se encuentran todas las tablas dinámicas que Excel logra crear como por ejemplo Precio
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Operación por Ciudad, o la sumatoria de las Superficies por Ciudad. Se puede dar un clic
en cualquier de estas tablas y se observa en el panel de la derecha una imagen más
grande de la tabla dinámica. Así que solo basta con seleccionar la tabla que más se adecue
y clic en Aceptar:
Guardar y compartir el Libro en redes sociales
Excel 2013 es probablemente el inicio más sólido para aplicar la característica de “en la
nube” a nuestros libros de trabajo, lo que deriva en las ventajas ya bien conocidas de
contar con la información en la nube y a disposición de nuestros círculos de trabajo y
grupos de amistad.
OneDrive: Podemos subir el archivo a nuestro espacio OneDrive con la posibilidad de

trabajar desde otro dispositivo más tarde o habilitar su acceso en redes sociales:
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Compartir: o también se cuenta con la posibilidad de compartirlo directamente:
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Proteger libro
Una de las herramientas de seguridad que se tiene a disposición en Excel tiene que ver
con la protección del libro de trabajo, y es que es cada vez más prioritaria la necesidad de
aplicar esquemas de protección a los trabajos que se realizan en Excel, ya sea para evitar
que se realicen cambios, perder información o desconfigurar una plantilla.
Para utilizar las opciones de Protección de Excel, basta con ingresar a la ficha Archivo
desde el libro y por defecto, se despliegan las opciones del apartado Información donde se
observa en la primera posición, la opción Proteger Libro:
Al desplegar las herramientas de esta opción Proteger libro, se encuentra lo siguiente:
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Marcar como final
Con esta herramienta, se establece que sobre el libro de trabajo ya no se podrán aplicar
más cambios y por tanto, quedará como solo lectura. Al seleccionar esta opción, se
presenta el siguiente cuadro de mensaje para aprobar la marcación de versión final del
libro de trabajo:
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Cifrar con contraseña
Si se aplica esta herramienta, al intentar de abrir el libro se pedirá el ingreso de una

contraseña y en caso de no ser correcta, no se podrá abrir el libro. Al seleccionar esta
opción, Excel pedirá que se ingrese la contraseña:
Luego de dar Aceptar, será necesario ingresar nuevamente la contraseña para asegurar
que se ingresó la contraseña correctamente.
Proteger hoja actual
Puede que no sea necesario restringir el acceso al Libro, es decir, se puede dar el caso que
sea necesario que una persona pueda ingresar al Libro de trabajo pero que en
determinada hoja, no pueda realizar cambios. Con la aplicación de esta opción, se puede
Proteger la hoja actual, es decir, la hoja desde donde ingresamos a esta ficha Archivo. Al
ingresar a esta herramienta, Excel pedirá q se ingrese la contraseña para proteger la hoja
actual:
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Además se presentan las acciones que se pueden habilitar o inhabilitar para la interacción
con la hoja que se va a proteger. Luego de dar Aceptar, será necesario ingresar
nuevamente la contraseña para asegurar que se escribió correctamente.
También es posible aplicar la protección de la Hoja desde la ficha REVISAR en el grupo de

herramientas cambios:
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Proteger estructura del libro
Esta opción es similar a la anterior pero con una orientación a proteger la estructura del
libro como la cantidad de hojas. Al utilizar esta herramienta y tal como las anteriores,
Excel pedirá el ingreso de una contraseña (opcional) y luego de dar Aceptar será necesario
ingresarla nuevamente:
También es posible ingresar a esta opción desde la Ficha REVISAR:
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Agregar una firma Digital
Una firma digital al igual que una firma que se ingresa manualmente en un documento
físico, se utiliza para establecer la autenticidad de la información; la característica es
precisamente como su nombre lo indica, que se trata de una firma digital, pues se aplica al
archivo de Excel para ofrecer una garantía de autenticidad y validez del documento digital.
Una de las aplicaciones donde más se utiliza la Firma Digital es por ejemplo en facturas.
Este sello de autenticidad se encuentra cifrado en información digital y por tanto, se

requiere de un Certificado de firma que apruebe la identidad de la información. Estos
Certificados pueden ser emitidos por una entidad emisora de Certificados (algo así como
un notario); este es también uno de los servicios ofrecidos por Microsoft. También
podemos crear nuestro propio ID. Digital de certificados y para lograrlo, lo primero por
supuesto es ingresar a esta opción de Agregar una firma digital desde la ficha ARCHIVO,
opción Proteger libro:
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Aparece la siguiente ventana:
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Tipo de compromiso (Opciones de selección): Información sobre la acción por Firmar el

archivo:
Razón para firmar este documento (texto libre): establecer una razón por la cual se realizó
la firma del archivo:
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Detalles: Para incluir información de contacto sobre el firmante
Para finalizar, en la parte inferior de la ventana se encuentra la opción de Firmar como y

damos en el botón Cambiar:
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Este es el Certificado con el cual se está firmando el Libro y también es posible ver las
propiedades de dicho Certificado.
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Personalizar nuestro libro de trabajo
Agregar opciones a la barra de herramientas
La barra de herramientas de Excel 2013, también llamada Ribbon, se encuentra agrupada

por Pestañas o Fichas y por defecto se presentan las siguientes Fichas:
En cada una de estas Fichas se encuentran las herramientas de mayor uso de Excel pero
no todas, es por eso que vamos a ver a continuación como adicionar otras Fichas e
incluso, como diseñar una Ficha de herramientas personalizada.
Insertar Fichas: es necesario ingresar a las Opciones de Excel desde la Ficha Archivo:
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En la ventana que se abre, seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones:
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Y en este apartado se encuentran dos columnas, en la primera se encuentran todos los

comandos o herramientas que se pueden usar en Excel y en la segunda están las mismas
herramientas pero agrupadas por Fichas o Pestañas. En esta segunda columna se
encuentra al final de lista las Pestañas o Fichas inactivas y que por tanto, sus herramientas
no se pueden utilizar a primera vista. Para este ejemplo, el vamos a activar la Ficha
POWERPIVOT, la cual es un complemento muy utilizado para el procesamiento de grandes
volúmenes de datos:
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Clic en Aceptar y ahora en la barra Ribbon se puede observar la nueva Ficha llamada
POWERPIVOT con todas sus herramientas:
Crear Pestaña de opciones personalizada
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Como ya se mencionó, cada una de las Pestañas de opciones ya tiene configurado por
defecto sus herramientas; ahora vamos a ver cómo crear una Pestaña con las
herramientas que queramos. Nuevamente desde la Pestaña ARCHIVO, abrir las Opciones
de Excel y en la opción Personalizar cinta de opciones, dar clic en el botón Nueva pestaña:
Al dar clic en este botón aparece en el grupo de Pestañas una nueva pestaña, la cual es
necesario seleccionar para cambiar su nombre:
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Clic en Aceptar luego de asignar el nuevo nombre y ahora regresamos nuevamente a la

ventana de las Pestañas donde se puede iniciar por agrupar las distintas herramientas que
se requieran. Para el ejercicio se creará un grupo de Formato. Lo primero es seleccionar
esta primera agrupación y luego dar clic en el botón Cambiar nombre:
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Se asigna el nombre y se puede seleccionar uno de los íconos disponibles:
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Clic en Aceptar para volver a la ventana de opciones para ingresar las herramientas
deseadas; para ello, de la primera columna seleccionar la herramienta y luego clic en el
botón Agregar:
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Y así podemos adicionar más herramientas a este grupo Formato de la Pestaña

Gerencie.com:
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Luego de realizar este mismo procedimiento para insertar todas las herramientas
deseadas, solo basta dar clic en el botón Aceptar y ahora se verá en la barra Ribbon la
nueva Pestaña que se acaba de crear:
Acceso rápido a cualquier Herramienta
Podemos aprovechar la Barra de Acceso rápido de Excel para adicionar en esta, cualquier
herramienta que deseemos por ejemplo las que más utilicemos. Por ejemplo el pegado
especial. Para ello nos ubicamos nuevamente en las Opciones de Excel esta vez en el
apartado Barra de herramientas de acceso rápido:
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Podemos filtrar los comandos por los más utilizados o por cada una de las Fichas de la
barra de Herramienta, luego seleccionamos la herramienta y finalmente damos en el
botón Agregar. Otra forma es desde la barra de herramienta, nos ubicamos sobre la
herramienta que deseamos agregar a la Barra de acceso rápido y luego damos Clic
derecho y seleccionamos la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido:
Y así podemos ir agregando los comandos que más utilizamos y tenerlos a un solo clic.
Esta es mi barra de herramientas de acceso rápido:
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Opciones de visualización
Líneas de Cuadrícula: Si necesitamos que no se vean las líneas de las celdas, podemos
aplicarle un formato para que el color de estas líneas sea el mismo que el del fondo de las
celdas, es decir blanco que es el color por defecto tienen estas. Otra opción es deshabilitar
la visualización de estas líneas. En las opciones Avanzadas de Excel es posible realizar esta
configuración:
Otra forma es desde la ficha Vista:
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La hoja queda entonces de la siguiente manera:
Encabezados y Barra de Desplazamiento: también podemos ocultar los encabezados de

las columnas (las Letras que identifican cada columna) y el número de cada fila así como
también las barras de desplazamiento horizontal y vertical:
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Otra forma es desde la ficha VISTA:
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Hojas: Podemos configurar tanto la opción para que se vean las fichas de las hojas, así
como la cantidad de hojas que por defecto deseamos que tengamos cada que vayamos a
abrir un libro nuevo. Para la visualización vamos nuevamente a las Opciones de Excel en el
apartado de Avanzadas:
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Una vez ocultas las hojas, nos podemos desplazar entre ellas con la combinación de teclas
Ctrl + AvPág para ir hacia las hojas que están a la derecha o Ctrl + RePag para ir hacia la
izquierda
Para definir la cantidad de hojas que deseamos se tengan al crear un libro nos ubicamos
en las opciones de Excel en el apartado de General:
Una configuración adicional que se puede realzar en la Hoja es directamente en la pestaña

para aplicar cualquier color con lo cual puede ser útil para hacer posiblemente una
identificación visual rápida de la información contenida en la hoja. Para lograr esto, solo
basta con dar clic derecho sobre la pestaña de la hoja, seleccionar la opción Color y
finalmente el color deseado:
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Aumentar el área de visibilidad de las celdas: Podemos contar con una cantidad adicional
de espacio para ver las celdas de nuestro libro. Por defecto, la barra de herramientas
(Ribbon) está totalmente desplegada (dependiendo de la Ficha que tengamos activa):
Observemos que la cantidad de filas en la imagen anterior es de 30. Podemos minimizar la

barra de herramientas para que solo quede visible el título de cada Ficha, lo que nos dará
más espacio para ver las celdas de la hoja quedando de la siguiente forma:
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Observemos ahora que la cantidad de filas es de 35
Para lograr estos hay tres formas:
 Combinación de teclas Ctrl + F1

 Doble Clic en el título de cualquier Ficha
 Al final de la derecha de la barra de herramientas hay una pestaña para
lograrlo.
Fuente por defecto: Podemos configurar Excel para que el formato de la fuente sea el
deseado por nosotros. En las Opciones de Excel (Archivo, Opciones), nos ubicamos en el
apartado de General y allí podemos configurar el Tipo de letra y el tamaño:
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Modificar el comportamiento al presionar la tecla Enter: Por defecto, cuando estamos

trabajando en cualquier celda y oprimimos la tecla Enter, la celda activa pasa a ser la
inmediatamente debajo. Podemos configurar este desplazamiento para que sea en
cualquier otra dirección o incluso para que no se desplace la celda activa al presionar la
tecla Enter. Para configurar esto, vamos nuevamente a Opciones de Excel y en el apartado
Avanzadas:
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Separadores de Decimal y de Miles: Probablemente les ha pasado que cuando se

descargan un archivo Excel con cifras que tienen separadores de decimales y de unidades
de Miles (por ejemplo la evolución del precio del dólar del último año), los datos quedan
en formato de Texto. Esto se debe a que dependiendo de la fuente de donde se
descarguen los datos, tengan configurado que el separador de decimales es coma (,) pero
en sus computadores la configuración para los decimales es punto (.). Esta configuración
la podemos modificar para que el separador de decimales sea la adecuada (dependiendo
de la situación). Nuevamente en Opciones de Excel en el apartado de Avanzadas podemos
realizar esta modificación:
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Por defecto, está marcada la opción Usar separadores del sistema, esto significa que
aplique la misma configuración regional con que esta el computador. Al desmarcar esta
opción podemos indicar que separador necesitamos que se aplique en cifras Decimales y
en cifras de Miles.
Ver y trabajar simultáneamente en varias hojas del mismo libro
Entre las opciones de visualización que hay disponibles desde Excel, se encuentra la
posibilidad de trabajar a la par o en otras palabras, en primer plano con varias hojas del
mismo libro. Esto es muy útil por ejemplo en archivos de modelos financieros donde se
tiene en una hoja todos los parámetros de configuración del modelo y en las demás hojas
los resultados según los escenarios.
Para utilizar esta funcionalidad, desde la Pestaña VISTA en el grupo de herramientas

Ventana se encuentra la opción Nueva ventana:
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Como lo dice la descripción, se abre una copia del libro lo cual nos permite trabajar en
distintas hojas al mismo tiempo:
Se abre efectivamente una copia del libro y se puede identificar esta copia en el título de
la ventana que al final del nombre aparece el número 2. En la celda A1 se ingresa la
palabra Gerencie y al volver al libro “Original”, se refleja el mismo texto:
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Para hacer más efectivo el trabajo simultáneo en varias hojas, lo mejor es organizar ambos
libros (original y copia) para verlos en paralelo. Para lograrlo, en la misma Pestaña VISTA
se debe seleccionar la opción Organizar todo:
Al dar clic en esta opción, se debe indicar en qué tipo de esquema queremos ver ambos
libros:
Antes de dar Aceptar, dejar marcada la opción Ventanas del libro activo; esto para que nos
tenga en cuenta otros libros abiertos que no sean copia del libro original.
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Y al dar Aceptar, se verán ambos libros de la siguiente forma:
De esta manera, se puede trabajar en el libro del lado izquierdo de la imagen en la Hoja1
como se puede observar, y en el libro del lado derecho en la Hoja2.
Ver y trabajar en dos libros al tiempo
La funcionalidad anterior para ver y trabajar simultáneamente en varias hojas del mismo
Libro, puede ser adaptada para ver y trabajar en dos o más libros al mismo tiempo; para
ello, nuevamente desde la Pestaña VISTA, dar clic en la opción Organizar todo:
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Y en la ventana que aparece donde se indica la forma como queremos que se organicen
los libros de trabajo que tengamos abiertos, solo debemos desmarcar la opción Ventanas
del libro activo:
Clic en Aceptar para ver el siguiente resultado:
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De esta manera se tiene en la parte izquierda el Libro Manual General Excel Gerencie.com
y en el lado derecho el otro libro que se tiene abierto.
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Herramientas de datos
Consolidar Datos
A medida que se adquiere experiencia en el uso de Excel, nos damos cuenta de la gran
cantidad de información que podemos operar en esta herramienta y llegamos al punto de
querer saber cómo podemos optimizar el manejo de toda esta información sobre todo
para los casos en los que ya sea por orden o porque es la mejor manera, distribuimos la
información en varias hojas y luego se requiere totalizar; este escenario sucede mucho
para archivos donde se tiene en cada hoja por ejemplo la información por meses, o por
sedes o por empresas y luego en una hoja “Total” se requiere totalizar la información de
todas las hojas (sedes, meses, empresas). Es en estos casos cuando la herramienta
Consolida Datos es de gran utilidad.
Para los ejemplos que se desarrollarán a continuación y como parte de este manual, se
deja a su disposición el archivo Excel “limpio”, es decir, el archivo con el cual puedes
realizar los mismos pasos que se desarrollarán para cada tema y puedas practicar.
Ejercicio 1: Consolidar Datos
Se tiene la información de Activos, Pasivos y Patrimonio de tres empresas cada una en una
Hoja de Excel y una hoja para totalizar estas tres empresas:
ISBN 978-958-44-9371-2
Los datos de cada empresa son los siguientes:
ISBN 978-958-44-9371-2
Empresa 2:
ISBN 978-958-44-9371-2
Empresa 3:
ISBN 978-958-44-9371-2
El primer paso que debemos realizar es posicionarnos en la celda a partir de donde

queremos que se consoliden los datos en la hoja Total, para este Ejercicio seleccionamos
la celda B5 ya que es donde inicia el rango que vamos a tomar en cuenta en las demás
hojas. Luego en la pestaña Datos, sección Herramientas de datos, seleccionar el comando
Consolidar:
ISBN 978-958-44-9371-2
Con la opción Función podemos seleccionar la operación que queremos realizar a los
datos que se van a consolidar.
Referencia es a partir de donde vamos a seleccionar el rango celdas de los otros libros que
deseamos consolidar.
En Todas las referencias vamos a visualizar la totalidad de las referencias vayamos

agregando al libro.
El Botón Agregar permite agregar una referencia y el botón Eliminar permite suprimir una
referencia seleccionada.
En Usar rótulos en, aparecen dos casillas de verificación, indicativos de la inclusión de

rótulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que se pueden dar los dos casos
de manera simultánea. Al marcar estas casillas estamos informando a Excel de que no
deseamos que los datos incluidos en la fila superior y/o en la columna izquierda se tengan
en consideración al momento de realizar las operaciones correspondientes.
Crear vínculos con los datos de origen: Es importante activar esta casilla si queremos que
los datos originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si en las
hojas que contienen los datos de origen se realiza algún tipo de modificación, la hoja
resumen actualizará los datos consolidados en la medida que sea necesario. También esta
ISBN 978-958-44-9371-2
opción crea en la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de cada
uno de los datos consolidados, es decir, de dónde proviene ese dato de resumen en
concreto.
Para realizar la consolidación de los totales, con el cuadro de dialogo abierto en el campo
Referencia, seleccionar el rango de las celdas que se requiere consolidar de la primera
hoja Empresa 1 a partir de la celda B5 hasta la celda G7:
Clic en el botón Agregar dentro del cuadro de dialogo, y repetir esta acción para las otras
dos empresas quedando en el campo Todas las referencias:
Las casillas Fila Superior, Columna izquierda no la vamos a seleccionar para la

consolidación de estos valores.
Por último, clic en el botón Aceptar y los resultados se consolidarán de manera exitosa en
la hoja Total:
ISBN 978-958-44-9371-2
Adicionalmente se ve la Agrupación de los datos para poder ver en detalle, a que empresa
corresponde cada dato:
ISBN 978-958-44-9371-2
Agrupar y Esquema
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor
trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en
un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera
fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.
Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma
que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede
contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de
la hoja de cálculo.
Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+)
y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior
izquierda de la hoja de cálculo.
Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
 Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un

esquema. Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una
estructura por niveles, por ejemplo, la jerarquía de un PUC.
ISBN 978-958-44-9371-2
 Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban
agruparse estén juntas. Es decir que no se debe mezclar información.
 Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
 Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos,
nunca entremezclados.

Ejercicio 2: Agrupar y Autoesquema: Para este ejercicio, se cuenta con una estructura muy
básica del Balance General de una empresa con los datos de los 12 meses del año:
Como se puede observar en la imagen superior, as columnas que tienen los subtotales por
trimestre y las filas que tienen los subtotales por concepto de Balance, cumplen los
requisitos.
Para aplicar el Autoesquema, nos ubicamos en cualquier parte de la tabla y luego en la

pestaña DATOS en la sección Esquema ubicamos la herramienta Agrupar y desplegamos
las opciones dando Clic en la flecha pequeña que se encuentra en la parte inferior del
botón y de la lista que se despliega seleccionamos la opción Autoesquema:
ISBN 978-958-44-9371-2
Como se puede observar, Excel identificó el Esquema que establecimos en trimestres y

Tipo de cuenta en el informe y agrupó los datos de acuerdo a este esquema. De esta
manera, si solo se requiere ver los datos por trimestre, se pueden Agrupar por medio de
los botones menos (-) que se encuentran en la parte superior de los encabezados de
columnas o en el número 1 que se encuentra en la esquina superior izquierda de la hoja:
Y el resultado:
De igual manera se puede Agrupar por Tipo de cuenta dando clic en el número 1 que
también se encuentra en la esquina superior izquierda para las Filas:
ISBN 978-958-44-9371-2
Para volver a visualizar todos los datos, solo basta con dar clic en el número 2 o si se
quiere ven un trimestre o un tipo de cuenta en particular, se deben desplegar desde los
signos más (+) que se encuentran en los encabezados de Fila y de Columnas:
Subtotales
Los subtotales permiten contar con una operación agrupada de datos de un gran total, así
por ejemplo, en el ejercicio anterior teníamos Subtotales para cada tipo de Cuenta en el
balance, Total Activos, Total Pasivos y Total Patrimonio. Una de forma de lograr esta
agrupación es simplemente insertando una fila antes de cada nuevo tipo de cuenta y
aplicar la función SUMA a las filas respectivas, sin embargo, puede ser un gran trabajo
manual si se trata de todas las cuentas del PUC. Excel cuenta con una herramienta para
lograr este mismo resultado de una manera sencilla.
Ejercicio 3: Subtotales: Crear Subtotales a la siguientes información:
ISBN 978-958-44-9371-2
Es necesario contar con un Total Activos, Total Pasivos y Total Patrimonio. Para lograrlo,
primero es necesario seleccionar toda la tabla con los datos, luego en la Pestaña DATOS
en el grupo de herramientas Esquema dar clic en Subtotal:
Se abre la siguiente ventana para configurar los Subtotales:
ISBN 978-958-44-9371-2
Para cambio en: En este campo Excel carga los rótulos de las columnas de la tabla de
datos que seleccionamos, así que debemos elegir la columna en la que vamos a basar los
subtotales y de acuerdo como tenemos la información lo haremos por cada tipo de cuenta
del Balance.
 Usar función: Es para seleccionar el cálculo de resumen que vamos a realizar;

contamos con las siguientes operaciones: Suma, Cuenta, Promedio, Máximo,
Mínimo, Producto, Contar Números, Desvest, Desvestp, Var y Varp.
 Agregar subtotal a: Excel carga los rótulos de las columnas de la tabla de datos que
seleccionamos, así que debemos elegir las columnas en la que vamos a aplicar los
subtotales que para este Ejercicio son todos los meses.
 Reemplazar subtotales actuales: En esta casilla de verificación, la utilizamos para

indicar que en caso de que ya tengamos subtotales en nuestra tabla, los reemplace
por el nuevo cálculo que vamos a realizar.
 Salto de página entre grupos: Esta casilla de verificación, la utilizamos en caso de

que deseemos organizar la hoja de datos con saltos de página (opción en la vista
de impresión)
 Resumen debajo de los datos: Esta casilla de verificación se utiliza en caso de que
también deseemos ver el total general de todos los datos.
Para este ejercicio, le indicaremos a Excel que necesitamos ver Subtotales de Suma
a cada tipo de cuenta del Balance para todos los meses:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y el resultado en la hoja de Excel es el siguiente:
Se puede observar que además de insertar los Subtotales para cada tipo de cuenta del
Balance, también aparece el Esquema para Agrupar por Filas. Podemos incluir más
Subtotales en caso de necesitar otras operaciones, por ejemplo si queremos ver también
los Subtotales por Promedio, realizamos el mismo procedimiento anterior pero
seleccionamos la operación Promedio de la opción Usar función y desmarcamos la casilla
de verificación Reemplazar subtotales actuales:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y el resultado:
Plantillas Excel
Una plantilla Excel es un documento preformateado para su uso; desarrollado en una hoja
de cálculo de Excel. Las plantillas organizan el contenido y cálculos del documento,
permitiendo que se puedan personalizar y guardar.
Una plantilla Excel agiliza el trabajo de reproducción de documentos similares o idénticos,

son utilizadas para llevar un control detallado de presupuestos, gastos, comisiones sobre
ventas, Flujos de caja, inventarios, provisiones, etc. permitiendo obtener resúmenes de
ISBN 978-958-44-9371-2
información desde diferentes puntos de interés. Una plantilla Excel puede contener
fórmulas, macros, gráficos, cabeceras, etc.
Así que dependiendo de la necesidad que tengamos para la administración de

información, podemos recurrir a las plantillas que ya están predefinidas en Excel o en caso
de requerir un trabajo más específico podemos crear nuestras propias plantillas.
Abriendo una plantilla predeterminada en Excel: vamos a suponer que deseamos hacer
un seguimiento mensual a nuestros ingresos y gastos con el objetivo de revisar donde
debemos hacer esfuerzos en disminuir gastos o si debemos aumentar los ingresos. Claro
que podemos partir desde cero en una hoja de cálculo de Excel, sin embargo este tipo de
formato ya están preestablecidos desde las Plantillas; para ello, clic en Archivo, luego de la
lista que se despliega seleccionamos la opción Nuevo y es aquí donde encontraremos
cantidad de Plantillas ordenadas por categorías o también tenemos la posibilidad de
buscar más Plantillas alojadas en Office.com. Para este ejemplo, vamos a abrir una
plantilla de presupuestos domésticos:
ISBN 978-958-44-9371-2
Al seleccionarla se presenta una vista preliminar de la Plantilla y si estamos de acuerdo,

clic en Crear
ISBN 978-958-44-9371-2
Y aquí la tenemos:
ISBN 978-958-44-9371-2
Tabla de datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la

primera fila contiene los encabezados de las columnas, y las demás filas contienen los
datos o registros. Es como una base de datos, de hecho también se denominan listas de
base de datos.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
 Ordenar la los registros.

 Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
 Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
 Crear un resumen de los datos.
 Aplicar formatos a todos los datos.
Para realizar los Ejercicios de este capítulo Tabla de Datos, utilizaremos una base de datos
con contiene la información ficticia de la cartera de clientes de un vendedor:
ISBN 978-958-44-9371-2
Crear Tabla de Datos (Dar formato como tabla)
Para aplicar formato de tabla de datos a la información primero nos ubicamos en

cualquier celda que contiene los datos y de la Pestaña INICIO, grupo Estilos, seleccionamos
la herramienta Dar formato como tabla.
ISBN 978-958-44-9371-2
También se puede hacer desde la Pestaña INSERTAR, grupo Tablas y opción Tabla:
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
ISBN 978-958-44-9371-2
Clic en Aceptar y el resultado es el siguiente:
En la imagen anterior se puede observar que al seleccionar cualquier celda de la tabla de

datos, se activa en la barra de herramientas Ribbon una nueva Pestaña llamada
HERRAMIENTAS DE TABLA y pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla de esta
nueva Pestaña, podemos seleccionar un nuevo rango de datos.
ISBN 978-958-44-9371-2
De esta manera, podemos seleccionar el rango de celdas que necesitamos haga parte de
la Tabla:
También es posible modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o

encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.
ISBN 978-958-44-9371-2
Cuando se requiera añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos,
sólo hace falta pulsar la tecla TAB (tabulador) desde la última celda y aparecerá una fila
nueva.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si

deseamos eliminar el diseño de la tabla, pero conservando los datos en la hoja, entonces
seleccionamos la opción Convertir en rango de la Pestaña Diseño (de la tabla de datos)
grupo Herramientas:
ISBN 978-958-44-9371-2
Otra de las opciones generales es la de cambiar el nombre de la Tabla lo cual es muy útil
sobre todo para la aplicación de Funciones de bases de datos. Para asignar un nombre
personalizado a la Tabla, en la Pestaña DISEÑO de las HERRAMIENTAS DE TABLA en el
grupo Propiedades se encuentra la opción Nombre de la tabla:
Le asignaré el nombre Cartera:
Estilo de una tabla
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
ISBN 978-958-44-9371-2
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, por

ejemplo, para que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un
resaltado especial en la primera o última columna. Las bandas y resaltados dependerán
del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente
y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
Para el ejemplo vamos a cambiar el estilo de la tabla para que tenga un color anaranjado y
resaltaremos la primera y última columna:
ISBN 978-958-44-9371-2
Ordenar una tabla de datos
Para ordenar los datos de una tabla, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla,
vemos que contienen una pequeña flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se
despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación
También podemos ordenar los datos de la Tabla a través de los botones de ordenamiento
situados en la pestaña Datos, grupo Ordenar y filtrar
Al estar los datos delimitados dentro de una Tabla, la ordenación siempre se realizará
sobre la toda tabla.
Filtros en tablas
ISBN 978-958-44-9371-2
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla,
seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a los encabezados
de las columnas; por ejemplo, al dar clic al botón de la columna Ciudad se presenta la
siguiente lista de Filtro:
Si sólo marcamos Barcelona, Excel filtrará todos los registros que tengan Barcelona como
Ciudad y los demás registros se ocultarán:
ISBN 978-958-44-9371-2
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero
añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir
aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo tenemos una columna Ingreso y queremos saber cuánto es el Ingreso Total
de los clientes de la ciudad Barcelona; no podemos utilizar la función suma porque
sumaría todas Ciudades, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de
datos BDSUMA la cual incluye la condición de filtrado que en este caso sería que la suma
Ciudad sea igual a “Barcelona”
Todas las funciones de base de datos tienen la misma estructura:
FUNCION(datos; campo; criterios).
ISBN 978-958-44-9371-2
FUNCION: Es el nombre de la función y podemos utilizar las siguientes:
Función Descripción
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un número
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX Obtiene el valor máximo
BDMIN Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre unamuestra de valores
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar sobre todos losvalores de un campo
Datos: Corresponde a la base de datos que para nuestro ejercicio es toda la tabla de datos
“Cartera” que tenemos incluyendo (necesariamente) los encabezados de las columnas.
Campo: En este parámetro indicamos el encabezado de la columna que contiene los datos
sobre los cuales se va a realizar la operación de la función; para este ejercicio
seleccionamos Ingresos (Celda G4).
Criterios: en este parámetro indicamos el campo encabezado criterio y el valor que vamos
a utilizar para que la función realice la operación solo a los criterios que le indiquemos;
para nuestro ejemplo seleccionaremos el campo Ciudad y el valor “Barcelona” ya que
deseamos saber los Ingresos de solo Barcelona.
Para la aplicación de esta función, se cuenta con un esquema al lado de la tabla:
Se ingresa primero el nombre de la función:
ISBN 978-958-44-9371-2
Luego seleccionar toda la Tabla “Cartera”:
Luego el nombre del Campo que se encuentra en la celda G4 (Ingresos) y finalmente el

criterio que tenemos en la celda contigua:
ISBN 978-958-44-9371-2
Si se necesita conocer los Ingresos de otra Ciudad por ejemplo de Girona, simplemente
cambiamos el nombre y la fórmula se calcula automáticamente:
ISBN 978-958-44-9371-2
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a
Para agregar los subtotales debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la Tabla y
marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño:
Al seleccionar la celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las
funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna:
ISBN 978-958-44-9371-2
Muy bien, ahora realicemos un ejercicio en donde tengamos un Subtotal de Suma de

todos los Ingresos, el Promedio de Edades y la Fecha Máxima. El resultado es el siguiente:
ISBN 978-958-44-9371-2
ISBN 978-958-44-9371-2
Filtros
Una de las herramientas más utilizadas al momento de trabajar con bases de datos en
Excel es el Filtro. Tal y como es el fin de un filtro, el objetivo es obtener de una masa de
datos solo los que necesitemos.
Filtro Sencillo
Para las operaciones de Filtros que vamos a realizar en este capítulo contamos con una
base de datos ficticia con registros de Cédulas por Género, Edad, País y un Estado:
Se requiere dejar visible solo los registros de Colombia, para lo cual es necesario entonces
utilizar la herramienta Filtro la cual sirve para dejar visible solo la información que
necesitamos de una base de datos según los valores que necesitemos.
ISBN 978-958-44-9371-2
Para aplicar el Filtro, primero seleccionamos la fila de encabezado de cada columna que
contiene información, luego nos ubicamos en la Pestaña INICIO, en el grupo de
herramientas Ordenar y filtrar donde se encuentra la herramienta Filtro:
Se observa que toda la fila seleccionada tiene un botón al lado derecho el cual al
desplegarlo, presenta la lista de todos los registros únicos que hay en la base de datos:
Solo hace falta dejar marcado la opción requerida, en este caso Colombia:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y el resultado:
Filtro Avanzado
Esta es una variante del Filtro sencillo para los casos en que necesitemos filtrar por más de
un criterio.
ISBN 978-958-44-9371-2
Realicemos un filtro sencillo donde obtengamos solo los registros cuyo género sea
Femenino.
Ahora realicemos el mismo procedimiento pero esta vez para filtrar de la columna País, los
registros asociados a Venezuela:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y el resultado es:
Si se tratara de una base de datos más robusta puede que no sea tan efectivo aplicar filtro
por filtro, en vez de eso, Excel nos brinda la herramienta Filtro Avanzado con el cual
podemos establecer todos los criterios que necesitemos en un rango de la hoja y luego
indicamos dicho rango como el rango de criterios, veamos:
Para lograrlo, se requiere de un rango auxiliar que contenga los criterios a aplicar para
obtener los registros con Género Femenino y país Venezuela, y también los registros de
género Masculino y País Venezuela:
ISBN 978-958-44-9371-2
Ahora seleccionamos todo el rango de la base de datos y luego en la Pestaña DATOS en el

grupo de herramientas Ordenar y filtrar encontramos la opción avanzadas:
Con esto se abre la ventana de Filtro avanzado y en la opción Rango criterio, se debe
indicar el rango de celdas donde se cuentan con los criterios de los registros que
necesitamos:
Clic en Aceptar y el resultado:
ISBN 978-958-44-9371-2
ISBN 978-958-44-9371-2
Tablas dinámicas
Introducción
¿Cuantas veces nos hemos encontrado con un archivo de Excel en el que se almacena gran
cantidad de registros con varias columnas de datos y organizado en filas? Seguro es de las
situaciones más comunes y sobre todo cuando debemos analizar dicha información y de
eso se trata precisamente la aplicación de las Tablas Dinámicas, aprovechar todos esos
datos para convertirlos en información.
Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes
de datos. Utiliza una tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y
responder a preguntas no anticipadas sobre los datos. Una tabla dinámica está
especialmente diseñada para los siguientes casos:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas

para el usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
Son precisamente estas acciones las que vamos a aprender a desarrollar y como
introducción tomemos el siguiente archivo de Excel donde se han registrado 1500 las
operaciones de Venta y Alquiler de bienes inmuebles por parte de una agencia:
ISBN 978-958-44-9371-2
En total tenemos 1500 registros de datos, así que vamos a aplicar todos estos datos en
una tabla dinámica para obtener cifras más concretas de estos registros. Pasos:
Paso 1: Seleccionar todo el rango
Paso 2: Pestaña INSERTAR, grupo de herramientas Tabla, Tabla Dinámica:
ISBN 978-958-44-9371-2
Seleccione los datos que desea analizar:
 Seleccionar una tabla o rango: opción para indicar en que Rango, Hoja o
Libro de Excel se encuentran los datos para modelar la tabla dinámica
 Utilice una fuente de datos externa: opción para conectar a una fuente
de datos externa como una página Web o bases de datos SQL y Access.
Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica: Son opciones para que de
acuerdo a nuestra necesidad, definamos en donde vamos a trabajar la Tabla Dinámica
 Nueva hoja de cálculo

 Hoja de cálculo existente (y en cual ubicación)
Elije si quieres analizar varias tablas: Esta opción es para trabajar con tablas que se
encuentran relacionadas como si se tratara de una base de datos.
Paso 3: Clic en Aceptar donde nos aparece una nueva hoja con el espacio para configurar
la Tabla Dinámica:
Arrastremos el campo Vendedor del panel izquierdo superior al cuadrante de Filas de la

parte izquierda inferior y el campo Precio Operación al cuadrante Σ Valores:
ISBN 978-958-44-9371-2
De esta manera pudimos obtener la sumatoria de las ventas de cada vendedor de una
manera sencilla con el uso de las Tablas Dinámicas.
Lógica de las Tablas Dinámicas
Para facilitar el entendimiento de la aplicación de las tablas dinámicas, observemos un

poco la lógica detrás de esta herramienta partiendo de la misma base de datos:
Se trata de 1.500 registros de operaciones de Alquiler y Venta de inmuebles con la

respectiva fecha, Ciudad, Valor de la operación y el Vendedor. Ahora imaginémonos que a
nosotros como administradores de esta información nos piden los resultados de las ventas
de cada vendedor. Olvidémonos por un momento del archivo, e imaginemos como
podemos entregar la información solicitada; la primera idea que se nos puede venir es
algo como una lista de cada uno de los vendedores y al lado el valor de las ventas:
Vendedor Valor Ventas
Camilo $$$$
Carlos $$$$
Esteban $$$$
ISBN 978-958-44-9371-2
Johana $$$$
Luisa $$$$
Marcela $$$$
Es una Tabla sencilla donde tenemos organizado en FILAS a cada uno de los vendedores y
en la columna seguida se encuentran los VALORES de las ventas de cada uno:
Este es precisamente el esquema que vamos a tener a disposición en la configuración de

Áreas de la Tabla Dinámica. Vamos a crear la tabla dinámica con los registros que tenemos
en la hoja registros con los siguientes pasos:
Paso 1: Seleccionar todo el rango
Paso 2: Ficha Insertar, grupo de herramientas Tabla, Tabla Dinámica:
ISBN 978-958-44-9371-2
Paso 3: Clic en aceptar donde nos aparece una nueva hoja con el espacio para configurar
la Tabla Dinámica:
En la nueva hoja aparece en el lado derecho el panel de Campos de tabla dinámica donde
tenemos:
1. En la parte superior de este Panel se encuentran listados todos los encabezados de

las columnas del rango que seleccionamos en la hoja registros; a estos
encabezados se les llama Campos:
ISBN 978-958-44-9371-2
2. En la parte inferior del panel de Campos de Tabla Dinámica se encuentran las

“Áreas” que representan la estructura de una Tabla Dinámica. Por el momento
solo nos vamos a concentrar en las Áreas FILAS y Σ VALORES:
ISBN 978-958-44-9371-2
Bien ahora retomemos es esquema que nos imaginamos inicialmente para el informe en
el que solicitan las ventas de cada vendedor según los registros:
Vendedor Valor Ventas
Camilo $$$$
Carlos $$$$
Esteban $$$$
Johana $$$$
Luisa $$$$
ISBN 978-958-44-9371-2
Marcela $$$$
Ahora apliquemos la lógica de este esquema al diseño de Áreas del Panel de Campos de la
tabla Dinámica:
Según este diagrama, en el ÁREA FILAS del Panel de Campos de la Tabla Dinámica
quedarán listados en FILAS cada uno de los vendedores y en el ÁREA VALORES aparecerá
el VALOR VENTAS de cada vendedor. Para que esto suceda, nada más sencillo que
simplemente arrastrar los Campos Vendedor y Precio Operación de la parte superior del
panel hasta las áreas respectivas:
ISBN 978-958-44-9371-2
Y el resultado en la hoja es el siguiente:
De esta manera Excel construye la tabla dinámica a partir del rango de registros haciendo
un recorrido por toda la columna “Vendedor” y tomando los valores de la columna “Precio
Operación” realizando una suma interna para cada vendedor y cuando termina de
recorrer todo el rango presenta los resultados en la tabla Dinámica.
ISBN 978-958-44-9371-2
De esta manera podemos obtener el valor de las ventas por Ciudad, por Operación, por
Tipo de Inmueble, por Superficie y hasta por fecha tan solo con arrastrar cualquiera de
estos campos al Área FILAS; por eso es que se llama Tabla Dinámica.
Tabla Dinámica a partir de Tabla de datos
Esta herramienta de Tabla de datos que ya se explicó, consiste en configurar un rango de

celdas como si se tratara de una Tabla habilitando de opciones especiales como
Autorrelleno de fórmulas, Formatos automáticos, etc. lo primero es convertir el rango de
celdas en una Tabla y para ello es necesario seleccionar el rango de celdas, luego en la
Pestaña INSERTAR del grupo de herramientas Tablas, seleccionar la opción Tabla:
ISBN 978-958-44-9371-2
De esta manera se activa una ventana pequeña para aceptar el rango definido como el
rango a convertir en Tabla:
El resultado es que ahora todo el rango definido, se encuentra en esquema de Tabla:
ISBN 978-958-44-9371-2
Ahora es posible crear la Tabla Dinámica a partir de esta Tabla y para desde la Pestaña
DISEÑO se encuentra la Herramienta Resumir con tabla dinámica
Con esto se abre el asistente para Crear tabla dinámica y una ventaja es que no es
necesario configurar ninguna opción, simplemente dar clic en Aceptar. Luego de unos
segundos aparecerá una nueva Hoja con el espacio donde quedará la tabla Dinámica y a
la derecha se encuentran los CAMPOS y el esquema de ÁREAS para crearla. Ahora
pasemos a presentar las ventas por Tipo de Operación, y para ello es necesario arrastrar el
CAMPO Operación al ÁREA FILAS y el CAMPO Precio Operación al ÁREA Σ VALORES
ISBN 978-958-44-9371-2
Tablas Dinámicas recomendadas por Excel
Excel tiene la posibilidad de recomendar esquemas de Tablas Dinámicas según la

información que indiquemos. Para observar las recomendaciones de Excel nos ubicamos
en la Pestaña INSERTAR (ni siquiera es necesario seleccionar el rango de datos) luego en el
grupo de herramientas Tablas se observa el ícono de Tablas dinámicas con un signo de
interrogación:
ISBN 978-958-44-9371-2
Aparece la siguiente ventana de Tablas Dinámicas recomendadas:
Excel lo que hace es preestablecer esquemas de Tabla dinámica a partir del rango de
datos, de manera que toma todas las columnas y define una muestra de tablas Dinámicas
partiendo de las columnas en las que se puede realizar operaciones. En el panel izquierdo
se encuentran todas las tablas dinámicas que Excel logra crear como por ejemplo Precio
Operación por Ciudad, o la sumatoria de las Superficies por Ciudad. Se puede dar un clic
en cualquier de estas tablas y se observa en el panel de la derecha una imagen más
grande de la tabla dinámica. Así que solo basta con seleccionar la tabla que más se adecue
y clic en Aceptar:
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Tabla Dinámica con datos Externos
A la hora de realizar tablas dinámicas lo más común (no por práctica) es construirlas a
partir de otra hoja u otro libro de Excel donde se tengan los datos para trabajar; sin
embargo, uno de los grandes potenciales es utilizarlas para obtener información y generar
conocimiento a partir de grandes volúmenes de datos los cuales se encuentran en Bases
de datos administradas por ejemplo desde SQL o Access.
Para realiza la conexión desde Excel a una base de datos SQL Server (la cual se encuentra
alojada en un servidor externo, es decir, en otro “computador”), es necesario tener los
datos de autenticación (nombre del servidor, usuario y contraseña); para este ejercicio
supondremos que ya se cuenta con dicha conexión.
Para iniciar, es necesario abrir el asistente para creación de Tablas Dinámicas (Ficha
INICIO, grupo de Herramientas Tabla, Tabla dinámica) y luego dar clic en el botón Elegir
conexión:
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Con esto se abre la ventana de “Conexiones existentes” la cual muestra todas las
conexiones a fuentes de datos externos que hayamos configurado previamente:
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En este caso voy a seleccionar la tabla con nombre PUC y damos siguiente para ver una
última ventana donde debemos guardar la conexión para que cuando volvamos a
necesitar de esta tabla no sea necesario configurar todos estos pasos de nuevo:
Damos clic en Finalizar y ahora podemos modelar nuestra tabla dinámica en la hoja de
Excel:
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Opciones de configuración de Tablas Dinámicas
Para abrir las opciones de la tabla dinámica simplemente damos Clic derecho sobre
cualquier celda que haga parte de la tabla y casi al final esta Opciones con lo cual se abre
la ventana de opciones:
Esta ventana se encuentra organizada por varias pestañas pero lo primero es que se
cuenta con la posibilidad de asignar un nombre a esta tabla dinámica. En el grupo Formato
se puede activar el resultado que se quiere ver para valores erróneos y para celdas vacías
dejando espacio en blanco y valor 0 respectivamente. Para terminar con esta primera
pestaña de Diseño y formato, se puede desactivar la casilla de Autoajustar anchos de
columnas al actualizar:
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Puede parecer que esta última opción no sea valiosa pero si lo será cuando el nombre de
un campo sea demasiado grande lo que ocasiona es que el ancho de la columna donde
tengamos este campo también será muy grande y por tanto puede que no sean visibles
los valores, por esto es recomendable desactivar esta opción y de esta manera podemos
dejar el ancho de la columna a nuestro a gusto.
En la pestaña Datos se encuentran las opciones para Actualizar los cálculos al abrir el
archivo lo cual es muy recomendable:
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Actualizar Datos de Tabla Dinámica
Una de las acciones más utilizadas al momento de trabajar con Tablas Dinámicas es sin
duda Actualizar. Esta acción debe utilizarse si se quiere que los resultados obtenidos en la
Tabla Dinámica sean correctos en la medida que se modifiquen registros en el rango de
Origen de datos. Luego de realizar una Tabla Dinámica con la base de datos de
Operaciones inmobiliarias se tiene el siguiente resultado:
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Obsérvese que el valor de las ventas de Bogotá es de $90.584.420.594 pero si desde la

base de datos se modifica el primer registro de Precio Operación que corresponde a la
ciudad de Bogotá por valor de cero:
El resultado es el mismo que teníamos antes de modificar el registro de ventas, es decir,

$90.584.420.594:
¿Pero, no debería cambiar?, la respuesta es sí debería, pero no lo hace debido a que en

caso de que tengamos una gran cantidad de registros, el consumo de memoria que
requeriría Excel sería demasiado para estar actualizando permanentemente la
información.
Así que debemos realizar la actualización de la tabla dinámica lo cual realizaremos de

manera manual, es algo muy sencillo, solo hace falta ubicarse en cualquier parte de la
Tabla Dinámica, clic derecho y seleccionar la opción Actualizar:
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Otra opción es desde la Ficha ANALIZAR de las HERRAMIENTAS DE TALBA DINÁMICA y se

encuentra el ícono Actualizar:
Ahora el resultado de Bogotá se ajusta acorde a los datos modificados:
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Puede parecer un poco operativo y manual el hecho de tener que estar dando clic derecho
y luego la opción Actualizar para que la Tabla Dinámica se encuentre “al Día”, así que otra
forma de lograr el mismo resultado es programando la actualización de los datos de la
tabla. Para ello, desde a la ficha ANALIZAR, grupo de herramientas Datos es necesario
desplegar las opciones de Cambiar origen de datos para dar clic en Propiedades de
Conexión:
Con esto se abre la ventana donde se encuentran las propiedades técnicas del origen de
datos a los que se conecta la Tabla dinámica. En la primera ficha Uso, la opción de Control
de actualizaciones es donde se debe marcar Actualizar cada X minutos (donde X puede ser
1):
Ampliar Origen de datos
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Una base de datos está en permanente actualización, es decir, se incluyen nuevos

registros y en estos casos, debemos aplicar otras configuraciones para que la Tabla
Dinámica incluya los nuevos registros en los resultados presentados.
Partiendo de una tabla dinámica que presenta las Operaciones de ventas de los inmuebles
por ciudad:
Y luego se añade un nuevo registro a la base de datos:
Sin embargo, los resultados en la Tabla Dinámica donde debería reflejarse un cambio para
Bogotá permanecen iguales; el valor es el mismo, y esto ocurre debido a que el origen de
los datos permanece fijo, es decir que solo llega hasta el registro 1.500 que se encuentra
en la Fila 1501.
Para observar cual es el rango que está utilizando al Tabla Dinámica desde la ficha
ANALIZAR en el grupo de herramientas Datos, seleccionar la opción Cambiar origen de
datos:
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Se presenta una ventana indicando el rango que está utilizando la Tabla dinámica como
origen de los datos:
Como se puede ver en la imagen superior, el rango de los datos se encuentra en la hoja
Registros en el rango de celdas A1:I1501, es decir que los nuevos registros que se ingresen
a partir de la fila 1.502 no se tendrán en cuenta para la tabla dinámica puesto que el rango
de origen de datos llega hasta la fila 1.501.
Para solucionar esto pues solo hace falta aumentar dicho rango pero la recomendación
entonces sería no dejarlo hasta la fila 1.502 sino hasta un número de fila mayor, puede ser
hasta la 2.000 o 3.000 según veamos el nivel de actualización de la base de datos y de esta
manera no hace falta estar ajustando manualmente este rango cada que se ingrese un
nuevo registro:
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Clic en Aceptar y solo hace falta Actualizar la Tabla Dinámica para que refresque los
valores:
Y ahora los resultados si se ajustaron:
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Puede que con ampliar el rango del origen de datos a un número de Fila mayor se
solucione el inconveniente pero será algo temporal ya que en algún momento puede
pasar que la cantidad de registros en la Base de datos supere el número de filas definido
en el rango definido para el Origen de datos. Para no tener que estar ajustando
manualmente el rango, se puede automatizar el tamaño del rango definiéndolo como una
Tabla de datos:
Ahora al ingresar un nuevo registro en la Tabla, este será parte de la Tabla que sirve de
origen de datos para la Tabla dinámica, así que con solo dar Actualizar en la Tabla
dinámica será suficiente, es decir, ya no hace falta hacer ajustar el rango de origen de
datos:
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Adicionar niveles a la Tabla Dinámica
Hasta este punto hemos desarrollado varias características de las Tablas dinámicas sobre
todo en lo que se refiere a al origen de los datos y algunas opciones básicas. Todo esto
aplicado a una Tabla dinámica sencilla compuesta por un listado de Ciudades, o
Vendedores con su respectivo registro de operaciones de venta:
Esta tabla dinámica solo muestra los resultados de las ventas por Ciudad, pero se puede
ampliar un poco más este resultado aprovechando toda la información de cada registro,
por ejemplo, es posible modelar la tabla para que además de que se presenten los datos
por Ciudad, se pueda ver DENTRO de cada Ciudad como son los resultados de Venta y
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Alquiler, es decir, adicionar un Nivel más de detalle a los resultados. Para lograr esto,
vamos a utilizar el esquema de Áreas de Tabla dinámica:
En el Área FILAS, se tiene el campo Ciudad pero es posible adicionar más campos y según
el orden en el que queden listados en esta área, es como se reflejaran los niveles y
subniveles en la tabla Dinámica. Vamos a adicionar el CAMPO Operación al ÁREA FILAS
debajo del campo Ciudad que ya hay allí:
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Y el resultado en la tabla dinámica será:
Ahora se puede observar que de cada Ciudad, se despliegan cada una de las operaciones
(Venta y Alquiler) con el respectivo valor de Ventas de cada nivel. Si se agrega otro campo
el resultado se continuará reflejando en la Tabla en el mismo orden en que queden
listados en el área FILAS:
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Otra forma de presentar esta misma información es aprovechando las columnas a la

derecha para incluir en estas los datos de alguno de los niveles que tenemos en las filas.
Y esto es posible ya que una de las áreas del esquema de la Tabla dinámica es
precisamente COLUMNAS:
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Al ubicar alguno de los campos en esta área COLUMNAS, lo que haremos es “mover” los
datos de este campo de FILAS a COLUMNAS, por ejemplo, si ubicamos el campo Ciudad al
área COLUMNAS, tendríamos entonces los datos distribuidos en tantas columnas como
Ciudades tengamos en la base de datos:
De igual manera, los valores también se distribuyen entre todas las columnas; veamos el
resultado al realizar esta acción:
Es posible continuar adicionando elementos a la tabla dinámica y esta vez se trata de

utilizar el último elemento del esquema de tabla dinámica que tenemos a disposición; se
trata de los FILTROS (no son los filtros que se pueden realizar a cada campo). Esta área
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Filtro sirve para facilitar la revisión de los datos de la tabla dinámica cuando en esta se
deben considerar varios campos.
En la imagen superior, se observan los resultados de las ventas agrupados en Filas por tipo
de operación (Alquiler y Venta) y en cada una de estas operaciones el tipo de inmueble;
luego se organizaron por Ciudades en las columnas. Supongamos que se necesita observar
estos resultados pero para cada uno de los Vendedores así que adicionemos este campo
en el área de FILAS y el resultado será:
El resultado es válido sin embargo el problema es que para observar todos los resultados
el tamaño de la tabla es demasiado grande en Filas de la hoja de Excel. Si se intenta mover
el campo de Vendedor para el área COLUMNAS…:
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Igual situación en la que el tamaño de la tabla es demasiado grande en este caso son
demasiadas columnas. Así que no importa donde se ubique un nuevo campo, la estructura
de la tabla no será suficiente en FILAS y COLUMNAS para obtener un resultado adecuado.
Así que en estos casos es donde se debe utilizar los FILTROS que es la última Área que
queda disponible en el esquema de la Tabla dinámica:
Es puede ubicar el campo Vendedor a esta área FILTRO y el resultado de la Tabla dinámica
es el siguiente:
Vemos entonces que aparece en una fila encima de la tabla el campo FILTRO desde el cual
es posible seleccionar a uno o varios de los vendedores:
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Totales y Subtotales en Tabla Dinámica
Veamos cómo están distribuidos los Totales y Subtotales tanto en Filas como en Columnas
para cada uno de los campos
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Es posible modificar esta configuración desde la ficha DISEÑO en el primer grupo de

herramientas:
Opciones en Subtotales
No mostrar subtotales:
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Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo:
Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo:
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La última opción de Incluir los elementos filtrados en los totales sirve para que en caso de
tener filtros en los campos, los valores que no se visualicen se tengan en cuenta en el
cálculo de los totales.
Opciones en Totales
Desactivado para filas y columnas
Obsérvese que en este caso ya no se visualizan los Totales en el tabla dinámica
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2.2 Activado para filas y columnas: esta es la vista por defecto que se genera al crear la
tabla dinámica:
2.3 Activado solo para filas: con esta vista se desaparece el total de las columnas
2.4 Activado solo para columnas: Con esta vista se desactiva el total de las filas quedando
solo el de las columnas
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Diseño de Informe de Tabla Dinámica
La última opción que nos queda de personalización de la tabla dinámica consiste en

organizar el Diseño de la estructura de la tabla como tal; por su puesto la elección de
alguna de las siguientes opciones es al gusto y la necesidad de cada quien, sin embargo, la
configuración por defecto que presenta Excel es aceptable para la mayoría de los casos.
Para ver las alternativas que se disponen desde Excel para cambiar la estructura de la
tabla nos dirigimos a la ficha DISEÑO y en segundo grupo de herramientas de la barra
Ribbon se encuentran dos botones, Diseño de informe y Filas en blanco:
Diseño de informe:
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Está compuesto por 5 opciones de las cuales las tres primeras vamos a observar en
funcionamiento ya que son las que realizan un cambio más significativo en la tabla:
Mostrar en forma compacta es la vista estándar que se genera al crear una tabla
dinámica.
Mostrar en forma de esquema:
Se puede observar como cada uno de los tipos de inmueble ya no quedan debajo en la
misma columna donde inicia la tabla sino a la derecha
Mostrar en formato tabular:
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Cambia un poco respecto a la vista anterior sobre todo en la ubicación de los Subtotales
La siguiente opción es para Insertar filas en blanco:
Tiene dos opciones sencillas, Insertar y Quitar línea en blanco después de cada elemento.
Al seleccionar la primera opción el resultado es el siguiente:
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Finalmente es posible hacer un ajuste en el Estilo de tabla para un mejor resultado visual:
Operaciones en campo de Valor de la Tabla Dinámica
Las tablas dinámicas tienen una configuración por defecto las cuales se van asignando a
medida que se construye; una de estas configuraciones se trata de la operación
matemática de SUMA que se realiza al campo de los valores que es finalmente el valor
agregado de las tablas dinámicas para obtener resultados agrupados:
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Obsérvese que tanto en la Tabla dinámica como en el CAMPO en el esquema de Áreas

dice Suma de Precio Operación, sin embargo, es posible cambiar esta operación por
cualquiera de las que presenta Excel. Una forma es dar clic derecho sobre cualquiera de
los valores de la Tabla dinámica y seleccionar la opción Configuración de campo de valor:
Con esto se abre la siguiente ventana:
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Tenemos en la pestaña Resumir valores por, los distintos tipos de cálculo que se puede
realizar para resumir los datos y donde esta seleccionado la Suma por defecto; vamos a
seleccionar la operación Promedio:
También se cuenta con la posibilidad de cambiar el Nombre que dice “Suma de Precio
Operación” por uno más apropiado
Clic en Aceptar y el resultado en la Tabla dinámica es el siguiente:
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Campos calculados sobre Tablas Dinámicas
A los campos de Valor de las tablas dinámicas se puede realizar varias operaciones
además de las SUMA que ya se realiza por defecto la primera vez que se diseña la tabla
dinámica; en general se pueden realizar las siguientes operaciones:
 Cuenta
 Maximo
 Minimo
 Desvest
 Desvestp
 Var
 Varp
 Recuento distinto
También es posible aplicar nuevas operaciones que se denominan Campos calculados,

como por ejemplo realizar el cálculo de porcentajes en las columnas de la derecha de la
Tabla dinámica y para logarlo basta con dar clic derecho sobre alguno de los subtotales
que ya se generaron y seleccionar la opción Mostrar valores como:
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Se presentan todas las opciones de cálculo que se pueden realizar a partir de los registros
de los que se alimenta la tabla dinámica. Para este ejercicio vamos a aplicar la opción %
del total de filas principales:
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Se puede ver que las ventas de la operación Alquiler representan menos del 1% en cada
ciudad mientras que el resto está en la operación Ventas.
Segmentación de datos en Tabla Dinámica
La segmentación de datos es una nueva forma visual de filtrar la información una tabla
dinámica en Excel 2010.
Al insertar una segmentación de datos, se usarán botones nuevos para filtrar mejor los
datos y mostrar sólo lo que necesita. Indica además el estado en que se encuentra el filtro,
lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra exactamente en un informe con una
tabla dinámica.
Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes elementos
1. Encabezado de segmentación de datos que indica la categoría seleccionada

2. Botón de filtrado no activo que indica que el elemento no está incluido en el
filtro
3. Botón de filtrado activo que indica que el elemento está incluido en el filtro
4. Botón Borrar filtro para quitar el filtro.
Para utilizar la funcionalidad de segmentación de datos nos ubicamos primero en alguna

de las celdas de la tabla dinámica y en la ficha ANALIZAR en el grupo de herramientas
Filtrar se encuentra la opción para Insertar Segmentación de datos:
ISBN 978-958-44-9371-2
En la cual se presentan todos los campos de la tabla dinámica. Para este ejercicio vamos a
utilizar los campos Operación y Vendedor:
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Clic en Aceptar y se puede observar que en la hoja de Excel aparecen dos elementos a
modo de cuadros:
Estos dos cuadros son totalmente “libres” por decirlo de alguna manera, es decir que se
pueden ubicar en cualquier parte de la hoja. Como ahora se cuenta con estos dos cuadros
de Operación y Vendedor, no hay problema para eliminar estos dos campos del esquema
de la tabla dinámica:
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Y la tabla dinámica queda de la siguiente manera:
Sería mejor ubicar los cuadros de segmentación alrededor de la tabla:
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Ahora, con solo dar clic en cualquiera de los botones de filtrado, los valores en la tabla
dinámica se actualizan, por ejemplo, al seleccionar en Operación Venta y en Vendedor
Esteban, el resultado es el siguiente:
Y de esta manera es posible realizar selecciones a la información de la tabla mucho más

fácil.
Gráfico Dinámico
Los gráficos dinámicos sirven bastante para complementar el análisis de los datos pues
como sabemos, es mucho más fácil sacar conclusiones sobre los datos a partir de la
información visual. Partiendo de la siguiente Tabla dinámica que presenta la Suma de
Precio de Operación por Vendedor y Ciudad, podemos generar el Gráfico Dinámico:
Desde la ficha ANALIZAR de HERRAMIENTAS DE TABLA DINAMICA, en el grupo

Herramientas se encuentra la opción Gráfico dinámico:
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Al dar clic en esta opción aparece la siguiente ventana:
En esta ventana se presentan los distintos tipos de gráficos donde solo es cuestión de
seleccionar alguno de estos y dar Aceptar:
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Uno de los usos frecuentes de Excel es crear modelos de predicción de resultados o

presupuestos según van cambiando ciertas variables. En ingles existe el término "what if"
para describir este tipo de análisis; en Excel están clasificadas como herramientas de
Análisis de hipótesis las cuales se encuentran en la Pestaña DATOS, Herramientas de
datos:
Las herramientas de análisis de hipótesis permiten crear un modelo y, utilizando este

como base, realizar cambios a datos claves y verificar como afectan estos cambios los
resultados del modelo. En el presente capítulo se desarrollarán tres herramientas de
análisis de hipótesis:
 Escenarios
 Buscar Objetivo
 Solver
Para la aplicación de estas tres herramientas, se partirá del siguiente modelo de

Amortización crediticio:
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En la primera tabla se cuenta con los datos básicos del modelo, Valor a prestar, Tasa
(Efectiva Mensual) y Plazo en Años (los cuales se convierten automáticamente a meses en
la celda C8). Con estos datos es que se puede calcular los datos que se encuentra en la
parte inferior de esta tabla, es decir, el cálculo del valor de la cuota mensual a pagar así
como el valor informativo del total de los intereses a pagar en todo el plazo.
En la segunda tabla se presenta la información del resumen anual de la amortización del

crédito, Valor pagado por cuotas anualmente, valor pagado por intereses cada año y el
saldo pendiente al final del año.
Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir

automáticamente en la hoja de cálculo. Se pueden utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de cálculo, ante variaciones en los valores de una o más
celdas.
Como se mencionó en la explicación de la tabla del modelo de amortización, las variables

Valor a prestar, Tasa (Efectiva Mensual) y Plazo en Años son las que determinan los
valores que se calculan en el modelo y por tanto, serán estas las variables independientes
o constantes:
En este caso se trata de un modelo de Amortización para un crédito de 30 Millones a un

plazo de 5 años y una tasa de 0.84% Efectiva Mensual; con estos datos, el valor de la cuota
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es de $638,593 pero en este tipo de modelos, lo más común es que se tengan varias
opciones para ofrecer al cliente y para este ejercicio se cuenta con las siguientes opciones:
 Escenario 1: Tasa de 0.8% a 4 años

 Escenario 2: Tasa de 0.9% a 6 Años
 Escenario 3: Tasa de 0.95% a 7 años
Para conocer el valor de la cuota mensual a pagar en cada uno de estos Escenarios es
necesario ingresarlos en la tabla del modelo:
Escenario 1:
Escenario 2:
Escenario 3:
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Para obtener cada Escenario, se requiere modificar cada vez los valores para las
constantes Tasa y Plazo lo cual puede ser una operativa un tanto ineficiente pero con el
uso de la herramienta Administrador de escenarios se puede optimizar esta labor. En la
Ficha DATOS, grupo Herramientas de Datos opción Análisis de hipótesis, con lo cual se
despliega las tres herramientas y para esta primera parte se debe seleccionar
Administrador de escenarios:
Con esto se abre un cuadro de dialogo donde vamos a Administrar los escenarios que
creemos; inicialmente nos informa que no hay ningún escenario definido, así que vamos a
agregar uno nuevo desde el botón Agregar:
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Nuevamente se abre otra ventana de diálogo donde se debe configurar el escenario a

agregar. Lo primero es asignar el nombre del escenario y para este ejemplo se puede
asignar el nombre Original para referenciarlo como el escenario original. Luego se debe
indicar las celdas donde se encuentran los datos de las variables independientes que en
este ejemplo se trata del campo Tasa y Plazo, celdas C6 y C7 respectivamente. También es
posible agregar comentarios para identificar mejor el escenario que se está configurando.
Por último, se tienen dos opciones en cuanto a la Protección, Evitar cambios para evitar
que puedan cambiarse o eliminarse los escenarios de una hoja protegida y la otra opción
es Ocultar para ocultar los escenarios de una hoja protegida:
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Luego de dar Aceptar se presenta una nueva ventana donde se debe indicar los valores
para las celdas cambiantes y que por defecto presenta lo valores que contiene cada celda
actualmente:
Clic en Aceptar y ahora pasamos a la ventana de Administrador de Escenario donde esta

vez aparece el Escenario Original que se acaba de crear:
Ahora pasamos a Agregar un nuevo escenario esta vez con los siguientes datos en las
celdas cambiantes.
Escenario 1: Tasa de 0.8% a 4 años
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Clic en aceptar para asignar respectivos de este escenario:
Y de nuevo Aceptar para volver a la ventana de administrador de Escenarios donde ya se

cuenta con dos escenarios:
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Se repite este proceso para los otros dos escenarios restantes y queda de la siguiente
manera el Administrador de escenarios:
Ahora para ver los resultados de la tabla de amortización, solo basta con seleccionar
cualquiera de los Escenarios y luego clic en el botón Mostrar:
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Probando con el Escenario 3:
De esta manera es mucho más fácil observar los resultados del Modelo de amortización
para cada escenario propuesto.
Buscar Objetivo
Esta herramienta funciona como una "regla de tres" en Excel, es decir te permite calcular
que valor debe tomar una celda para poder alcanzar un valor determinado en otra (que
está vinculada por medio de una fórmula a la primera). Es decir, podrás ajustar el valor de
una celda para obtener un resultado específico en otra. Continuando con la tabla de
amortización de crédito, se observa que en el Escenario Original el valor de la cuota es de
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$638,593; una de las consultas más comunes que se originan en este tipo de situaciones
es que se puede hacer si mi capacidad de pago para la cuota es de $600,000?. Una opción
sería modificar la Tasa de interés pero para cumplir con una cuota de $600,000, cuanto
debería ser la tasa de interés?
Para responder esta pregunta se puede utilizar la herramienta Buscar Objetivo que se
encuentra en la Pestaña DATOS, grupo de herramientas de datos, Análisis de hipótesis:
Con esto se abre el cuadro de diálogo de Buscar objetivo con los siguientes parámetros
para configurar:
Definir celda: en este campo se debe definir la celda del valor que tenemos como
referencia para cambiar y que deseamos dar un valor específico; en este caso es el valor
de Cuota (mensual) que se encuentra en la celda C9:
Con el valor: en este campo se debe ingresar el valor que queremos dar a la celda definida
en el paso anterior; en este caso será de 600000:
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Para cambiar la celda: asignamos la referencia de la celda que va a cambiar hasta lograr el
objetivo. Debe ser una de las celdas que son insumo para el cálculo del valor de la cuota y
que de acuerdo a la consulta planteada, cuál debería ser la tasa de interés (Celda C6) para
asegurar una cuota de $600,000?
Al dar Aceptar, Excel realiza el cálculo para determinar cuál es el valor que debe tener en
la Tasa de interés para obtener una cuota de $600,000 y nos informa en caso de encontrar
una solución:
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Como se puede observar, para lograr una cuota de $600,000, la tasa de interés debería ser
0.62% manteniendo las demás variables (valor a prestar y Plazo en años) iguales.
Solver
El Solver es la herramienta principal del análisis de sensibilidad, esta herramienta optimiza

los modelos sujetos a restricciones, como los modelos de programación lineal y no lineal,
la cual permite obtener las soluciones óptimas para un modelo determinado.
Generalmente, es necesario activar esta herramienta, para ello abrimos el cuadro de

dialogo de Opciones de Excel (Archivo y luego Opciones de Excel), luego seleccionamos
complementos y del menú que aparece a la derecha en la parte inferior seleccionamos la
opción Complementos de Excel y por último Clic en Ir:
En el nuevo cuadro de diálogo, aparecen los complementos que podemos disponer en

Excel y encontraremos al final Solver, el cual marcaremos y luego Aceptar:
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Con esto ya queda habilitado Excel para que podamos hacer uso de esta herramienta la
cual se encuentra en la Pestaña DATOS, grupo de Análisis:
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Establecer objetivo: es la celda que contiene el valor que se deseamos optimizar

(maximizar, minimizar o llevar a un valor determinado). Necesariamente, esta celda debe
contener una fórmula de cálculo.
Para: Hasta dónde deseamos llevar la celda objetivo, al máximo, al mínimo o a un valor
determinado.
Cambiando las celdas de variables: Especifica las celdas que deben ajustarse hasta que se
satisfagan las restricciones y se alcance el objetivo del problema. Estas celdas deben estar
directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo.
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Sujeto a las restricciones: Este cuadro muestra las restricciones que se van ingresando al
modelo.
Botón Agregar: Permite colocar una nueva restricción al modelo. Al presionar este botón
se despliega el siguiente cuadro:
Referencia de la celda: En este cuadro se debe colocar el rango de celdas sujetas a

restricción
Al lado derecho de este campo está la lista con las operaciones lógicas de comparación o
de relación entre el cuadro de la izquierda y el de la derecha.
Restricción: Se refiere a un número, una referencia de celda o de rango, o una fórmula

que limitan los datos del cuadro de la izquierda.
Botón Aceptar: Utiliza este botón para finalizar la entrada de restricciones y cerrar el
cuadro de diálogo.
Botón Agregar: Utiliza este botón para insertar una nueva restricción sin cerrar el cuadro
de diálogo.
Continuando con los parámetros del cuadro de diálogo de Solver tenemos:
Cambiar: Permite modificar las restricciones del problema
Eliminar: Podemos usar este botón para eliminar una restricción
Restablecer todo: Permite eliminar toda la configuración que hayamos realizado al

modelo.
Cargar/Guardar: Nos permite cargar o seleccionar el rango que contenga un modelo ya

guardado.
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Cuadro de selección Método de Resolución: Nos permite seleccionar tres métodos de

resolución de problemas según sus características de linealidad
Opciones: Controla las características avanzadas del proceso de solución para los
diferentes métodos de resolución como establecer límites a la velocidad de la solución
(tiempo, iteraciones, precisión, tolerancia), tipo de modelo (lineal o no lineal) y definir
otros parámetros. Cada opción tiene una configuración predeterminada adecuada a la
mayoría de los problemas
Para la aplicación de SOLVER, retomemos el ejercicio solucionado con la herramienta

Buscar Objetivo donde se buscaba la Tasa de interés que garantizara una cuota de
$600,000 pero sin modificar las variables Valor a prestar y Plazo; en caso de que se quiera
lograr una cuota de $500,000 pero modificando precisamente las variables Valor a prestar
y plazo, la herramienta Buscar objetivo no funciona, pues ésta solo sirve para resolver
ecuaciones de una incógnita y para el ejemplo planteado, se deben resolver dos
Incógnitas, Valor a prestar y plazo. Es en estos casos donde toma valor el Solver.
Objetivo: Asegurar un valor de cuota por $500,000
Restricciones:
 Valor a prestar: El cliente necesita mínimo $15 millones

 Plazo: Para este caso el plazo no puede exceder los 4 años
La configuración de esta información queda de la siguiente manera:
ISBN 978-958-44-9371-2
Clic en Resolver y se presenta la siguiente ventana:
ISBN 978-958-44-9371-2
Efectivamente se encontró una solución para el Objetivo de valor cuota por $500,000 y
sujeto a las restricciones dadas, en este caso, se puede conceder un crédito por
$19,684,249 y un plazo de 4 años.
En esta nueva ventana de resultado de Solver es posible guardar como un nuevo

Escenario y utilizarlo tal cual se explicó anteriormente en el capítulo de Escenarios.
Índice hojas libros y hojas de trabajo en Excel

Libro 1: Fórmulas y funciones
Hojas de trabajo:
Contar
Contara
Funciones Contar.si
matemáticas Contar.si.conjunto
Sumar.si
Sumar.si.conjunto
Funciones de Redondear
redondeo numérico Transponer
ISBN 978-958-44-9371-2
Bdproducto
Bdsuma
Funciones de base de Bdcontar
datos Bdmax
Bdmin
Bdpromedio
Función O
Funcón Y
Funciones lógicas
Funcion SI
Eserror
Buscar
Buscarv
Funciones de búsqueda Buscarh
y referencia Coincidir
Indirecto
Desref
Sumaproducto
Funciones matriciales Suma matricial
Buscarv matricial
Índice + Coincidir
Buscar a la
izquierda
Funciones anidadas Buscarv + Coincidir
Producto + Buscarv
Buscarv + Buscarh
Error + Buscarv
Libro 2. Análisis de Datos Excel 2010
VentasTotal_Consolidar
Operaciones con Datos:
VentasWilli
Consolidar Datos
VentasOscar
ISBN 978-958-44-9371-2
VentasLuis
Ventas_Inmobiliarias AgrupyEsqu
Operaciones con Datos:
Ventas_Inmobiliarias Subtotales
Agrupar y Esquema
Ventas_Inmobiliarias Plantilla
Tabla de datos Ventas_Inmobiliaria Tabla Datos
Tablas dinámicas Ventas_Inmobiliaria Tabla Dinám
Enlazar y Consolidar
Hojas Enlazar_Hojas
ANÁLISIS DE Escenarios y Buscar Objetivo

SENSIBILIDAD Solver
Libro 3. Análisis de Datos Excel 2007
Consolidar datos
Operaciones
Agrupar y esquema
con datos
Manejo de subtotales
Crear una tabla

Tablas de datos Funciones de base de datos

Tablas
dinámicas
Enlazar y Consolidar con formula

consolidar datos Enlazar
ISBN 978-958-44-9371-2
Buscar objetivo
Análisis y
Escenarios
sensibilidad
Solver
Libro 4. Ejemplos y ejercicios
Índice de hojas
Ocultar datos para imprimir
Semáforos
Evitar valores duplicados
Listas desplegables
Listas desplegables dependientes
Rangos dinámicos
Separar valores negativos y positivos
Sumar conceptos
Promediar sin 0
Ordenar datos automáticamente
Extraer dígito del Nit
Comisiones en ventas
Tiempo laborado
Buscar en tres tablas
Datos que ingresan o salen
Encontrar cotización más alta
Libro 5. Control de clientes
Hoja control de clientes

Clientes individuales
AGRADECIMIENTOS
Gerencie.com agradece a las personas que colaboraron en la realización de este manual.
 Oscar Alonso Ospina Ospinoza
 Agustín García Tzunun
ISBN 978-958-44-9371-2
 José Vega
BIBLIOGRAFÍA
Referencias y fuentes bibliográficas consultadas:
 Ayuda aplicativos Microsoft Excel 2007 y 2010.
 Sitio Web oficial de Microsoft Office. Disponible desde internet en: <
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/>
 Sitio Web Todoexpertos.com Disponible desde internet en: <

http://www.todoexpertos.com/>
ISBN 978-958-44-9371-2

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Gerencie.com. Manual de Excel Avanzado.

Opciones de pegado especial ........................................................................................... 48

Herramientas de gráficos -> presentación ......................................................................... 114

Función PAGOPRIN ..................................................................................................... 156

Función TRUNCAR....................................................................................................... 179

Función BUSCARH ....................................................................................................... 206

Operaciones con datos Excel 2010 ..................................................................................... 233

Agrupar y esquema......................................................................................................... 310

Trucos y tips ........................................................................................................................ 372

Determinar en Excel cuantas ventas hizo cada empleado ............................................. 398

Inicio Rápido ............................................................................................................... 422

Estilo de una tabla ...................................................................................................... 498

Índice hojas libros y hojas de trabajo en Excel ................................................................... 588

En ocasiones podemos saber la existencia de la función y comprendemos su sintaxis pero

Encontrar datos, llamarlos, organizarlos, filtrarlos, hacer operaciones avanzadas y

Introducción sobre algunos aspectos básicos de

Botón de Office /Archivo de Excel

Y allí nos aparece la siguiente captura de pantalla:

Allí podemos hacer un sinnúmero de configuraciones y personalizaciones de Excel, algunas

Donde encontraremos casi el mismo cuadro de diálogo de Excel 2007:

Barras de tareas en Excel

En Excel 2007 tenemos:

Predeterminar libro al iniciar Excel

Para ello, vamos el botón Office/Archivo de Excel.

Allí escribimos la ruta de la carpeta donde se encuentra el archivo que queremos

Predeterminar carpeta o directorio donde se han de guardar los

Para lograrlo, vamos al botón Office/Archivo de Excel, luego a “Opciones de Excel”,

Predeterminar autor del libro

Para cambiarlo, vamos al botón Office/Archivo de Excel, luego Opciones de Excel y en

Predeterminar el número de hojas de un libro

Predeterminar fuente y tamaño de la fuente

Principales teclas de función

También el teclado alfabético.

Ctrl + r = cerrar documento

Ctrl + u = nuevo documento

Ctrl + a = abrir documento

Ctrl + g = guardar como

Ctrl + l = buscar y remplazar

Ctrl + q = crear tabla

Ctrl + e = seleccionar todo

Ctrl + s = subrayar contenido

Ctrl + k = convertir a cursiva

Ctrl + n = convertir a negrita

Ctrl + z = deshacer cambios

Ctrl + y = rehacer cambios

Permitir que varios usuarios trabajen en un mismo libro de Excel

trabajos individuales y luego unirlos, combinarlos, consolidarlos o resumirlos

Insertar comentarios en una celda

Y se marca “Mostar y ocultar comentarios”.

Crear una firma digital

Igualmente, la firma digital permite autenticar el origen del libro, autenticar la

1. La persona que firma es quien dice ser.

2. El contenido no se ha cambiado y manipulado desde que se firmó digitalmente.

3. Es una prueba del origen del contenido firmado.

Crear una firma digital en Excel 2007

Seguidamente nos sale el siguiente cuadro de diálogo:

Luego tendrá este otro cuadro de diálogo:

Allí elegimos el tipo de firma digital que queremos agregar.

La mejor firma digital es la que se compra a Microsoft u otras empresa autorizadas,

Cuando se elige la segunda opción se muestra el siguiente cuadro de diálogo en el que se

Damos clic en Crear y ya tenemos nuestra firma digital propia.

Crear una firma digital en Excel 2010

Allí tendrá el siguiente cuadro de diálogo: