Curso de Excel Avanzado

Excel Avanzado
con ejercicios prácticos

Contenido
1. Opciones del programa Microsoft Excel............................................................................................ 5
1.1 Personalizar cinta de opciones de Excel ...................................................................................... 5
1.2 Listas personalizadas en Excel ..................................................................................................... 7
2. Opciones de formato e introducción de datos en Excel ................................................................... 9
2.1 Formato personalizado de celdas en Excel ................................................................................. 9
2.2 Formato condicional en Excel .................................................................................................... 11
Ejercicio 1. Formato condicional ..................................................................................................... 12
Ejercicio 2. Formato Condicional ..................................................................................................... 13
2.3 Validación de datos en Excel ..................................................................................................... 14
2.4 Proteger celdas en Excel ............................................................................................................ 15
Ejercicio 3. Validación de datos y protección de celdas ................................................................. 17
Ejercicio 4. Validación de datos y protección de celdas ................................................................. 18
3. Uso de tablas en Excel ..................................................................................................................... 19
3.1 Dar formato como tabla en Excel .............................................................................................. 19
3.2 Ordenar y filtrar en tablas de Excel ........................................................................................... 20
3.3 Columnas calculadas y Fila de totales en las tablas de Excel .................................................... 22
3.3.1 Fila de totales en las tablas de Excel .................................................................................. 22
3.3.2 Columnas calculadas en las tablas de Excel ....................................................................... 22
3.3.3 Referencias estructuradas con las tablas de Excel ............................................................. 23
4. Referencias a celdas en Excel .......................................................................................................... 24
4.1 Referencias relativas, mixtas y absolutas en Excel ................................................................... 24
Ejercicio 5. Referencias Mixtas ........................................................................................................ 25
Ejercicio 6. Referencias Mixtas ........................................................................................................ 26
4.2 Administrador de nombres en Excel ......................................................................................... 27
4.3 Trabajar con varias hojas en Excel ............................................................................................. 28
4.3.1 Agrupar hojas en Excel ....................................................................................................... 28
4.3.2 Fórmulas con referencias de varias hojas en Excel ............................................................ 28
4.3.3 Fórmulas con referencias 3D .............................................................................................. 28
Ejercicio 7. Referencias 3D............................................................................................................... 29
5. Gráficos en Excel .............................................................................................................................. 30
5.1 Análisis de Gráficos en Excel ...................................................................................................... 30
5.1.1 Herramientas de Gráficos en Excel..................................................................................... 30
5.1.2 Análisis de Gráficos ............................................................................................................. 31
Ejercicio 8. Gráficos y líneas de tendencia ...................................................................................... 33
1
6. Fórmulas en Excel ............................................................................................................................ 34
6.1 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones Lógicas SI - Y - O..................................................... 34
6.1.1 LA FUNCIÓN SI .................................................................................................................... 34
6.1.2 FUNCIONES Y, O .................................................................................................................. 35
6.1.3 SI ANIDADOS ....................................................................................................................... 35
Ejercicio 9. Funciones Lógicas SI - Y - O ........................................................................................... 37
6.2 Funciones Avanzadas en Excel. Función BUSCARV – BUSCARH ............................................... 38
6.2.1 FUNCIÓN BUSCARV............................................................................................................. 38
6.2.2 FUNCIÓN BUSCARH ............................................................................................................ 39
Ejercicio 10. Función BUSCARV........................................................................................................ 40
6.3 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones SUMAR y CONTAR con condiciones ...................... 41
6.3.1 FUNCIÓN CONTAR.SI .......................................................................................................... 41
6.3.2 FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO ....................................................................................... 41
6.3.3 FUNCIÓN CONTAR.BLANCO................................................................................................ 42
6.3.4 FUNCIÓN CONTARA ............................................................................................................ 42
6.3.5 FUNCIÓN SUMAR.SI ............................................................................................................ 42
6.3.6 FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO ........................................................................................ 42
6.3.7 FUNCIÓN PROMEDIO.SI ...................................................................................................... 43
6.3.8 FUNCIÓN SUMAPRODUCTO ............................................................................................... 43
Ejercicio 11. Funciones SUMAR.SI - CONTAR.SI .............................................................................. 44
6.4 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de Texto ................................................................. 45
6.4.1 FUNCIÓN CONCATENAR ..................................................................................................... 45
6.4.2 FUNCIÓN IZQUIERDA .......................................................................................................... 45
6.4.3 FUNCIÓN DERECHA............................................................................................................. 45
6.4.4 FUNCIÓN EXTRAE................................................................................................................ 45
6.4.5 FUNCIÓN ENCONTRAR........................................................................................................ 46
6.4.6 FUNCIÓN HALLAR ............................................................................................................... 46
6.4.7 FUNCIÓN LARGO ................................................................................................................. 46
6.4.8 FUNCIÓN MAYUSC .............................................................................................................. 47
6.4.9 FUNCIÓN MINUSC............................................................................................................... 47
6.4.10 FUNCIÓN ESPACIOS .......................................................................................................... 47
6.4.11 FUNCIÓN LIMPIAR ............................................................................................................ 47
Ejercicio 12. Funciones de Texto ..................................................................................................... 49
6.5 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de Fecha y hora ..................................................... 50
6.5.1 FUNCIÓN AHORA ................................................................................................................ 50
2
6.5.2 FUNCIÓN HOY ..................................................................................................................... 50
6.5.3 FUNCIÓN AÑO..................................................................................................................... 50
6.5.4 FUNCIÓN MES ..................................................................................................................... 50
6.5.5 FUNCIÓN DIA ...................................................................................................................... 50
6.5.6 FUNCIONES HORA, MINUTO, SEGUNDO ............................................................................ 51
6.5.7 FUNCIÓN DIASEM ............................................................................................................... 51
6.5.8 FUNCIÓN SIFECHA............................................................................................................... 51
6.6 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de Bases de Datos ................................................. 52
6.6.1 FUNCIÓN BDSUMA ............................................................................................................. 52
Ejercicio 13. Funciones de Bases de Datos ...................................................................................... 54
6.7 Auditoría de fórmulas en Excel .................................................................................................. 55
6.7.1 Mostrar Fórmulas ............................................................................................................... 55
6.7.2 Rastrear precedentes ......................................................................................................... 55
6.7.3 Rastrear dependientes ....................................................................................................... 56
6.7.4 Comprobación de errores ................................................................................................... 56
6.7.5 Evaluar Fórmula .................................................................................................................. 57
6.7.6 Auditoría de Fórmulas en Excel: Errores comunes ............................................................ 57
7. Bases de datos en Excel ................................................................................................................... 59
7.1 Obtener datos externos en Excel .............................................................................................. 59
7.1.1 Importación de datos XML ................................................................................................. 59
7.1.2 Obtener datos externos desde un archivo de texto .......................................................... 60
7.2 Bases de datos en Excel. Ordenar y Filtrar ................................................................................ 63
7.2.1 Ordenar los registros de una base de datos ...................................................................... 63
7.2.2 Filtrado de registros. ........................................................................................................... 64
7.3 Bases de datos en Excel. Filtros Avanzados .............................................................................. 66
7.4 Bases de datos en Excel. Cálculo de Subtotales ........................................................................ 67
Ejercicio 14. Cálculo de Subtotales .................................................................................................. 69
7.5 Tablas dinámicas en Excel.......................................................................................................... 70
7.5.1 Configuración de los campos .............................................................................................. 71
7.5.2 Filtrar los datos en las tablas dinámicas ............................................................................. 72
7.5.3 Herramientas de tabla dinámica ........................................................................................ 73
Ejercicio 15. Tablas dinámicas ......................................................................................................... 75
Ejercicio 16. Tablas dinámicas ......................................................................................................... 82
7.6 Bases de datos en Excel. Combinar correspondencia en Word................................................ 83
7.6.1 Asistente para combinar correspondencia en Word ......................................................... 83
3
8. Herramientas de datos en Excel ...................................................................................................... 91
8.1 Buscar Objetivo en Excel............................................................................................................ 91
Ejercicio 17. Buscar Objetivo ........................................................................................................... 93
8.2 Herramienta Solver en Excel...................................................................................................... 94
8.2.1 Ejercicio herramienta Solver .............................................................................................. 94
Ejercicio 18. Solver ........................................................................................................................... 98
9. Herramientas del programador en Excel......................................................................................... 99
9.1 Grabar macros en Excel ............................................................................................................. 99
9.1.1 Grabar macros en Excel .................................................................................................... 100
9.1.2 Usar referencias relativas ................................................................................................. 102
9.1.3 Ejecutar la macro .............................................................................................................. 102
Ejercicio 19. Macros ....................................................................................................................... 104
9.2 Formularios en Excel ................................................................................................................ 105
9.2.1 Formulario de datos.......................................................................................................... 105
9.2.2 Controles de formularios en Excel.................................................................................... 106
Ejercicio 20. Formularios ............................................................................................................... 108
4
Excel Avanzado con ejercicios prácticos
1. Opciones del programa Microsoft Excel

1.1 Personalizar cinta de opciones de Excel
La cinta de opciones en Excel es un conjunto de barras de herramientas que
encontramos en la parte superior de la pantalla y que nos permiten acceder de
manera rápida y bastante intuitiva a todos los comandos del programa.
Podemos personalizarla desde las opciones del programa. Accedemos a las

opciones en Excel desde el menú archivo (botón office si trabajamos con Office
2007).
Podremos agregar nuevas fichas a la cinta de opciones o nuevos grupos de

opciones en cualquier ficha. A estos grupos personalizados le podemos añadir los
comandos que deseemos.
5
Al mismo tiempo también podemos activar o desactivar las fichas a nuestro gusto.
Por otro lado, desde las opciones de Excel también podemos personalizar la barra
de herramientas de acceso rápido situada normalmente en la parte superior de la
cinta de opciones.
6
1.2 Listas personalizadas en Excel
Excel usa las listas personalizadas para ordenar o rellenar los datos en el orden
predefinido. Excel ya dispone de algunas listas personalizadas como los días de la
semana o los meses del año. Pero es posible añadir otras listas si se desea.
Accedemos a las opciones del programa desde el botón de office si trabajamos
con office 2007 o desde el menú archivo desde el resto de versiones.
En Excel 2007 encontramos la opción para personalizar las listas entre las
opciones más frecuentes. En el resto de versiones podemos encontrar esta opción
entre las opciones avanzadas:
7
Accedemos a la ventana para añadir o modificar las listas personalizadas:
Podemos usar estas listas personalizadas para rellenar datos en las tablas o para
ordenar los datos existentes.
8
2. Opciones de formato e introducción de
datos en Excel
2.1 Formato personalizado de celdas en Excel
Con el formato personalizado en Excel podemos definir la apariencia que
deseemos para los valores mostrados en una celda.
Encontramos esta opción en la Sección Número del cuadro de diálogo Formato
de Celda (pulsamos sobre la celda con el botón derecho para acceder a esta
ventana)
Los formatos personalizados pueden tener cuatro códigos que nos permitirán
definir la apariencia para los números positivos, negativos o para cuando el valor
sea Cero o un texto. La estructura del formato personalizado es la siguiente:
<POSITIVOS>;<NEGATIVOS>;<CERO>;<TEXTO>
En el caso de que indiquemos un único código, este se aplicará a todos los
números.
Los códigos estarán formados por una combinación de los siguientes caracteres:
• # : representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
• ? : deja el espacio para los caracteres especificados
• 0 : despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato.
9
• , : Muestra una coma decimal
• % : Muestra el símbolo de porcentaje
• . : separador de miles
• E+ e+ E- e- : notación científica
• + – / () : $ : se muestra este carácter
• carácter : Muestra el carácter especificado
• *carácter : repite el carácter hasta llenar el ancho de la columna.
• _ :deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter
• “texto” : muestra el texto que hay dentro de las comillas
• @ : representa un texto
• [color] : especifica el color de la fuente. Puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
• [COLOR n] : muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n
es un número entre 0 y 56.
• dd mm aa: representa día, mes y año en número. Si usamos el código
aaaa veremos el año con 4 cifras. Con mmm veremos los tres primeros
caracteres del mes y con mmmm mostrará el mes completo. De la misma
forma para el día.
• h mm ss: representa hora, minuto y segundos con dos dígitos.
Ejemplos:
10
2.2 Formato condicional en Excel
Aplicaremos el formato condicional en Excel cuando queramos resaltar las
celdas cuyos datos cumplan una determinada condición. Para ello deberemos
definir la regla que deben cumplir los datos y el formato (propiedad del texto o de
la celda) que queremos visualizar cuando se cumpla la condición. De esta manera
podremos revisar e identificar la información de forma visual.
Para aplicar el formato condicional:
1. Selecciona las celdas a las cuales deseas aplicarlo.
2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en Formato condicional.
Aparecerán los distintos estilos disponibles.
• Desde Resaltar reglas de celdas puedes definir la condición que deben cumplir
los datos y el formato de celda a visualizar.
• Desde la opción Reglas superiores e inferiores se puede aplicar formato a
celdas cuyos valores sean los superiores o inferiores o que estén por encima o
debajo del promedio
• Las barras de datos pueden ayudarte a detectar las cifras mayores y menores.
• Las escalas de color te ayudan a comprender la distribución y la variación de
los datos.
• Utiliza un conjunto de iconos para presentar datos en tres a cinco categorías
que se distinguen por un valor de umbral.
También podemos crear nuevas reglas, editarlas, borrarlas y que nos las muestre
con el administrador de reglas de formato condicional.
11
Ejercicio 1. Formato condicional
En el instituto donde trabajamos han realizado unas pruebas escolares para
diferentes deportes. Aquí están los resultados.
• Calcular la media entre resistencia y fuerza, y los promedios mínimos y

máximos.
• La valoración de si valen o no para el baloncesto depende de si la media entre
fuerza y resistencia es superior a 7.
• Establecer como formado condicional que las edades superiores a 16 años se
marquen en verde y las inferiores a 15 años en rojo. Las edades 15 y 16 en
amarillo.
• Establecer como formato que las alturas inferiores a 175 cm se marquen en
rojo, entre 175 cm y 180 cm en naranja, entre 180 cm y 190 cm en amarillo y
superiores a 190 cm en verde.
• Establecer como formato que la velocidad que supere los 5,5 min/km se
marque en rojo, las inferiores en verde
• Establecer para la fuerza y la resistencia el criterio de que si es inferior a 5 sea
en rojo, 5 a 8 en verde y 9 y 10 en verde oscuro.
• Para la media de fuerza y resistencia las superiores a 7 se marcarán en verde,
las inferiores en rojo.
• Establecer para la valoración en verde los que valen y en rojo los que no
valen.
• Ordenar la tabla por orden alfabético
12
Ejercicio 2. Formato Condicional
• Calcular la media entre resistencia y fuerza, y los promedios mínimos y

máximos.
• La valoración para el fútbol se establece de que si supera la media total de
todos irán al primer equipo, si es inferior a la media general irán al filial.
• Establecer como formato condicional que se marquen en verde las 10 edades
más altas.
• Establecer como formato condicional que se marquen en el color que quieras
las alturas que superen la media de altura.
• Establecer que se marquen en rojo toda velocidad que sea inferior al promedio
de velocidades de todos.
• Establecer para la fuerza y resistencia que se marquen en el color que tu
quieras aquellas casillas más altas del 20% de rango de datos. Es decir, se
marcarán el 20% de las casillas más altas.
• Establece para el talento natural que se marque en el color que tu quieras las
casillas más bajas del rango del 15%. Es decir, se marcarán el 15% de las
casillas más bajas.
• Para la media de atributos establece que se marque en verde si superan la
media general.
• Establecer para la valoración en un color que quieras el jugador que va al
primer equipo y en otro color el jugador que va al filial.
• Ordena la tabla por la media de atributos.
13
2.3 Validación de datos en Excel
Validación de datos en Excel: La función de esta característica es validar el
contenido de una celda, es decir, indicar si es válido el dato introducido en la
celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si fuera necesario.
Para aplicar una validación a una celda:
1. Seleccionamos la celda que queremos validar.
2. Accedemos a la ficha Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece el cuadro de diálogo Validación de datos.
En la sección Criterio de validación indicaremos la condición que tiene que

cumplir el dato para que sea considerado válido.
Dentro de Permitir podemos encontrar las opciones: Cualquier valor, Número
entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada.
Elegiremos, por tanto, el tipo de dato que se va a introducir en la celda. Si el
usuario intenta escribir un dato de otro tipo, se producirá un error.
En el desplegable Datos elegiremos la condición que debe cumplir el dato.
Desde la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se
muestre al acceder a la celda. La finalidad de este mensaje es informar de qué
tipos de datos son considerados válidos.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que
queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor
incorrecto.
14
2.4 Proteger celdas en Excel
Para proteger todas las celdas de una hoja de cálculo de Excel:
• Haz clic en la ficha Revisar y luego en Proteger hoja.
• A continuación, deja marcadas las opciones predeterminadas, escribe una
contraseña si lo deseas, y haz clic en Aceptar.
• Las celdas de la hoja ahora estarán protegidas. Cuando se intente modificar el

contenido de alguna de las celdas protegidas, Excel informará que no es
posible alterar el contenido de dichas celdas.
Para quitar la protección de todas las celdas de una hoja, haz clic en la
ficha Revisar y luego en Desproteger hoja.
Para proteger celdas determinadas por el usuario accede a la ficha Revisar y
luego Permitir editar rangos (Permitir que los usuarios modifiquen rangos).
Desde el cuadro de diálogo que aparece a continuación, pulsa el botón Nuevo y
selecciona los rangos de celdas que van a poder ser modificados tras proteger la
hoja.
Posteriormente protege la hoja entera utilizando el método comentado

anteriormente. Todas las celdas de la hoja estarán protegidas a excepción de los
rangos seleccionados.
15
También se pueden proteger celdas determinadas por el usuario siguiendo estos
pasos:
• Selecciona las celdas que NO deseas que estén protegidas.
• Haz clic con el botón secundario del ratón sobre ellas y luego haz clic en
Formato de celdas….
• Entra en la ficha Proteger y quita la marca de la opción Bloqueada. A
continuación, haz clic en Aceptar.
• Posteriormente protege la hoja entera utilizando el método comentado
anteriormente. Toda la hoja quedará protegida a excepción de estas celdas.
16
Ejercicio 3. Validación de datos y protección de
celdas
Se desea rellenar una tabla como la siguiente en Excel:
Con la opción de protección de celdas limitaremos la cantidad de datos que se

pueden añadir a sólo 10 filas.
Tendremos en cuenta los siguientes criterios para la validación de datos:
• La persona no tiene que tener menos de 18 años.
• En la columna Sexo sólo se podrán escribir las letras H o M.
• La persona tiene que medir, al menos, 150 cm.
• El peso tiene que estar entre 40 y 90 kg.
• En la columna del grupo sanguíneo sólo podrá introducirse un valor de esta
lista: A, B, AB y O.
17
Ejercicio 4. Validación de datos y protección de
celdas
Realiza una Hoja de Cálculo similar a la de la figura para la introducción de la

temperatura, la cantidad de lluvias y la humedad medias para cada uno de los días
de la semana.
Especifica los siguientes criterios de validación:
• La temperatura deberá ser un valor decimal entre -40ºC y 50 ºC
• La cantidad de lluvias será un valor entero superior o igual a 0.
• La humedad relativa será un valor decimal entre 0% y 100%.
Protege la hoja de tal forma que sólo se puedan introducir datos en las columnas
relativas a la temperatura, lluvias y humedad de los días de la semana.
18
3. Uso de tablas en Excel
3.1 Dar formato como tabla en Excel
Dar formato como tabla a un rango de celdas en Excel facilita la administración y
diseño de la misma. Además, permite el análisis de los datos que la componen.
Para utilizar esta opción, seleccionamos los datos y accedemos a la cinta de
opciones Inicio / Dar formato como tabla
Elegimos el estilo de tabla deseado. Y posteriormente, confirmamos la selección

de celdas que conformarán la tabla y especificamos si la tabla tiene encabezados.
Al crearse la tabla aparece una nueva ficha en la cinta de opciones que contiene
algunas herramientas para trabajar con la tabla:
Entre otras opciones:

• Definir el nombre de la tabla
• Quitar registros (filas) duplicados en la tabla
• Crear una tabla dinámica a partir de la tabla
• Convertir de nuevo la tabla en rango
• Cambiar el estilo de la tabla
• Definir opciones específicas de estilo de la tabla:
o Destacar la fila de encabezado o totales
o Destacar la primera o última fila
o Fila o columnas con bandas
19
3.2 Ordenar y filtrar en tablas de Excel
Al dar formato a los datos como tabla en Excel, la fila de encabezado de la misma
nos permitirá ordenar y filtrar los datos.
Como se observa en la imagen, tendremos la opción de ordenar de menor a

mayor o viceversa. Además, también podremos ordenar por color.
En cuanto al filtrado, podemos seleccionar los datos que queremos visualizar del
listado que tenemos en la parte inferior de este menú. También podemos definir
un filtro con condiciones o mostrar los datos superiores o inferiores.
Si tenemos un campo de tipo fecha, tendremos algunas opciones de filtrado
especiales. Tal y como se observa en la siguiente imagen podremos filtrar por día,
mes, trimestre o año.
20
Los campos de tipo texto también disponen de unas opciones de filtrado

específicas.
21
3.3 Columnas calculadas y Fila de totales en las
tablas de Excel
3.3.1 Fila de totales en las tablas de Excel
Si agregamos la fila de totales, Excel nos permitirá elegir entre una lista de
funciones para mostrar.
Excel utilizará la función SUBTOTALES para realizar este cálculo, pasando por
alto los valores filtrados en la tabla.
3.3.2 Columnas calculadas en las tablas de Excel

Al escribir una fórmula en una de las columnas de la tabla, la fórmula se aplicará a
todas las celdas de dicha columna.
22
3.3.3 Referencias estructuradas con las tablas de Excel
Cuando en una fórmula vamos a hacer referencia a una columna de una tabla de
Excel, dicha referencia seguirá la siguiente estructura:
Nombre_Tabla[Nombre_Columna]
Para un rango de varias columnas adyacentes:
Nombre_Tabla[[Nombre_Primera_Columna]:[Nombre_Última_Columna]]
Para la celda totales de una columna:
Nombre_Tabla[[#Totales];[Nombre_Columna]]
Para el encabezado de una columna:
Nombre_Tabla[[#Encabezados];[Nombre_Columna]]
Columna, incluyendo encabezado y totales:
Nombre_Tabla[[#Todo];[Nombre_Columna]]
23
4. Referencias a celdas en Excel
4.1 Referencias relativas, mixtas y absolutas en
Excel
Referencia relativa a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que
la contiene y pegarla en otra ubicación, se ajusta automáticamente para hacer
referencia a otra celda. Son del tipo A1.
Por ejemplo, si escribimos la operación = A1*5 en la celda B1 y copiamos la
celda hacia abajo, las fórmulas que se obtienen se ajustan tal y como podemos
ver en la siguiente imagen:
Referencia absoluta a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que
la contiene y pegarla en otra ubicación, no se ajusta, sino que hace referencia
siempre a la misma celda.
Para que una referencia a una celda sea absoluta, se deben introducir los
símbolos del dólar $ antes de la letra y antes del número de una referencia
relativa, del tipo A1. Es decir, la referencia absoluta a la celda A1, sería: $A$1
Así, al copiar y pegar, siempre mantendremos la referencia a la misma celda:
Referencia mixta a una celda: es aquella referencia que, al copiar la celda que la
contiene y pegarla en otra ubicación, ajusta sólo la letra o sólo el número de la
referencia.
Si queremos que la letra siempre se quede fija, debemos colocarle delante el
símbolo del dólar $. Si queremos que el número se quede fijo, debemos
colocarlo delante del número.
Podemos cambiar rápidamente el tipo de referencia con la tecla F4. Colocamos el
cursor del teclado dentro de la fórmula sobre la referencia que deseamos cambiar
y pulsamos la tecla. Cada vez que pulsemos la tecla cambiaremos entre los
distintos tipos de referencias.
24
Ejercicio 5. Referencias Mixtas
Solucionaremos el siguiente ejercicio con una sola fórmula que copiaremos en
todas las celdas de la tabla. Para ello será necesario usar correctamente las
referencias a las celdas.
A partir de la tabla mostrada, calcular el precio de cada tipo de cable para los
metros especificados.
25
Ejercicio 6. Referencias Mixtas
Una fábrica y envasadora de aceite de oliva dispone de varios tipos de cilindros
para almacenar el aceite.
En la siguiente tabla se muestran las medidas de dichos cilindros.
A partir de esta tabla calcular el volumen en litros para cada tipo de cilindro. Tened
presente las siguientes fórmulas:
Volumen = PI * altura * radio^2
1 cm3 = 0,001 litros
26
4.2 Administrador de nombres en Excel
En Excel todas las celdas tienen un nombre que viene determinado por la columna
y la fila. Así la celda A1 será la celda que está situada en la columna A y la fila 1.
Sin embargo, podemos definir otro nombre para las celdas. Encontramos los
comandos para realizar esta acción en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones.
Seleccionamos la celda o el rango de celdas al que le queremos definir un nombre

y pulsamos la opción Asignar nombre.
Desde esta ventana podemos definir el nombre que queramos para la celda s o
rango de celdas, así como el ámbito de uso del mismo.
A partir de este momento, podremos usar el nombre especificado para hacer
referencia a esta celda o rango de celdas. Este nombre definido es una referencia
absoluta a la/s celda/s.
Desde la opción Administrador de nombres también podremos definir nuevos
nombres, modificar los existentes o eliminarlos.
27
4.3 Trabajar con varias hojas en Excel
4.3.1 Agrupar hojas en Excel
1. Nos situamos en la primera hoja que queramos agrupar en la barra de
selección de hojas.
2. Pulsamos la tecla CTRL y, manteniéndola presionada, seleccionamos el resto
de fichas de hojas que deseemos.
Al agrupar las hojas, lo que escribamos en la hoja activa, ya sea datos o fórmulas,
lo veremos reflejado en todas las hojas agrupadas.
Podemos desagrupar las hojas pulsando el botón derecho del ratón sobre las
fichas de hojas y clicando la opción “desagrupar hojas”.
4.3.2 Fórmulas con referencias de varias hojas en Excel

Para hacer referencia a celdas que estén situadas en otras hojas, simpleme nte
añadimos antes de la referencia a la celda o rango el nombre de la hoja seguido
de un signo de exclamación cerrada (!). Por ejemplo Hoja1!A1.
Si la hoja tuviese un nombre asignado que tuviese espacios habría que escribirlo
entre comillas simples ('). Por ejemplo, 'Datos Hoja 1'!A1.
De esta manera podremos realizar fórmulas con datos que se encuentren en hojas
distintas.
4.3.3 Fórmulas con referencias 3D

Se trata de una referencia a la misma celda o rango de celdas en varias hojas.
Una referencia 3D es muy útil cuando trabajamos con varias hojas de cálculo que
siguen el mismo patrón y las celdas de cada hoja de cálculo contienen el mismo
tipo de datos.
Un ejemplo de referencia 3D podría ser el siguiente:
Hoja1:Hoja4!A1
Así estaríamos haciendo referencia a las celdas A1 de la Hoja1, la Hoja4 y todas
las Hojas que estuvieran ubicadas entre estas.
28
Ejercicio 7. Referencias 3D
Realiza este ejercicio sobre cómo trabajar con hojas y referencias 3D siguiendo
estos pasos:
1. Crea un libro de Excel con 5 hojas.
2. Renombra las hojas con los nombres Trim 1, Trim 2, Trim 3, Trim 4 y
Resumen Anual.
3. A continuación, agrupa las 5 Hojas.
4. Crea la siguiente tabla incluyendo las fórmulas para calcular los totales, pero
sin añadir los datos de accidentes laborales y enfermedades profesionales
que se encuentran en la segunda columna.
• Seguidamente desagrupa las hojas y rellena los datos para las hojas Trim 1,
Trim 2, Trim 3 y Trim 4 (pueden ser inventados)
• Realiza el cálculo de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales
Anual en la Hoja 'Resumen Anual'. Utiliza para ello referencias 3D.
29
5. Gráficos en Excel
5.1 Análisis de Gráficos en Excel
Para insertar Gráficos en Excel accedemos a la ficha Insertar de la cinta de
opciones.
Para crear un gráfico basta con 1) seleccionar los datos que deseamos colocar en
el gráfico y 2) seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos desde la cinta de
opciones.
5.1.1 Herramientas de Gráficos en Excel

Al seleccionar el gráfico creado, Excel abre en la cinta de opciones dos fichas
(tres en anteriores versiones) que comprenden las funciones específicas para
edición y formato de un gráfico.
En la ficha Diseño encontramos los siguientes grupos de opciones:

• Diseños de gráfico: diseño rápido y añadir elementos de gráfico (ejes, títulos,
etiquetas, tabla,…)
• Estilo de diseño: Formato del gráfico.
30
• Datos: Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar datos.
• Tipo de gráfico: Cambiar tipo de gráfico.
• Ubicación del gráfico: Mover gráfico.
Desde la ficha Formato podremos cambiar el estilo de las formas y el texto que
componen el gráfico.
5.1.2 Análisis de Gráficos

En la opción Añadir elementos de gráfico encontramos algunas herramientas de
análisis disponibles para los gráficos.
Barras de error: Nos permite expresar errores en forma de porcentaje, desviación
estándar o error típico.
Si accedemos a la opción "Más opciones de las barras de error..." podremos
personalizar dichas barras especificando, entre otras cosas, la cuantía de error.
Líneas de tendencia: esta herramienta de análisis nos permitirá estudiar los

datos representados gráficamente e incluso pronosticar datos futuros. Podemos
especificar el tipo de tendencia o regresión: lineal, exponencial, logarítmica, ... Si
accedemos a "Más opciones de línea de tendencia..." podremos personalizar el
formato de la línea de tendencia. Entre otras cosas, podremos mostrar en el
gráfico la ecuación de la línea y el valor R cuadrado.
Debemos tener en cuenta que una línea de tendencia es más confiable cuando
su valor R cuadrado es 1 o cercano a 1
31
32
Ejercicio 8. Gráficos y líneas de tendencia
A partir de la tabla mostrada en la imagen crear un gráfico de dispersión.
• Añadir barras de error verticales a los puntos representados con un porcentaje

de error del 10%.
• Crear una línea de tendencia lineal extrapolando dos periodos y mostrando la
ecuación y el valor R-Cuadrado en el gráfico
33
6. Fórmulas en Excel
6.1 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones
Lógicas SI - Y - O
6.1.1 LA FUNCIÓN SI
La función SI es una función lógica que comprueba si se cumple una condición y
devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como
FALSO.
Podemos hacer uso de ella mediante la opción de insertar función y usar el cuadro
de diálogo Argumentos de función.
Sin embargo, ahora queremos ampliar el uso de esta función y, para ello, vamos
a escribir directamente la función en la celda donde queremos que aparezca el
resultado. Debemos de tener en cuenta su estructura, dando especial atención a
cada uno de los símbolos utilizados.
La estructura es la siguiente:
=SI( Prueba_lógica ; Valor_verdadero ; Valor_falso )
• La prueba lógica es la condición que queremos evaluar.
• El valor si verdadero es el valor que aparecerá como resultado si se cumple
la condición
• El valor si falso es el valor que aparecerá si no se cumple.
Para la prueba lógica usamos los símbolos de comparación:
• > mayor que
• < menor que
• >= mayor o igual que
• <= menor o igual que
• <> distinto de
Así si deseamos evaluar si la nota de un alumno situada en la celda A1 está
aprobada (es mayor o igual a 5) escribiríamos lo siguiente en la celda donde
queremos que aparezca el resultado:
=SI( A1>=5 ; "Apto" ; "No Apto" )
El resultado será la palabra "Apto" si se cumple la condición y "No apto" si no se
cumple.
Importante: Cabe notar que al escribir estas palabras en la fórmula se han
utilizado comillas. Estas son necesarias siempre que utilicemos texto dentro de
una fórmula.
Podemos ampliar el uso de esta función teniendo en cuenta que podemos incluir
como argumento de la función SI otras funciones.
34
6.1.2 FUNCIONES Y, O
Estas funciones permiten evaluar varias condiciones a la vez y son ideales para
utilizar en el primer argumento de la función SI.
A ambas funciones le podemos pasar varias pruebas lógicas como argumentos
separados por ";" (punto y coma).
Y( prueba_lógica1 ; prueba_lógica2 ; prueba_lógica3 ; ...)
O( prueba_lógica1 ; prueba_lógica2 ; prueba_lógica3 ; ...)
• La función Y devuelve como resultado VERDADERO si todos los
argumentos son VERDADEROS
• La función O devuelve como resultado VERDADERO si alguno de los
argumentos es VERDADERO
Veamos algunos ejemplos de uso de estas funciones junto con la función SI:
=SI( Y( A1>=7 ; A<9 ) ; "Notable" ; "otro" )
según este ejemplo si la celda A1 tiene un valor mayor o igual a 7 Y menor a 9
aparecerá como resultado la palabra "notable".
=SI( O( A1>=5 ; B1>=5 ) ; "Apto" ; "No apto" )
según este ejemplo si en la celda A1 O en la celda B1 aparece un valor superior o
igual a 5 el resultado será la palabra "Apto". Con que ocurra en alguno de los
casos se evalúa como VERDADERO
=SI( Y( A1>=5 ; B1>=5 ) ; "Apto" ; "No apto" )
según este ejemplo si en la celda A1 Y en la celda B1 aparece un valor superior o
igual a 5 el resultado será la palabra "Apto". Debe ocurrir en los dos casos para
ser evaluado como VERDADERO
6.1.3 SI ANIDADOS
En los argumentos Valor_verdadero y Valor_falso de la función SI también
podemos incluir cualquier función. Hasta incluso podemos incluir la función SI.
Esta idea es la que nos lleva a utilizar SI anidados, es decir un SI dentro de otro.
La estructura sería la siguiente:
=SI( Prueba_lógica1 ; Valor_Verdadero ; SI( Prueba_lógica2; Valor_Verdadero;
Valor_falso ))
En este caso hemos anidado un si dentro de otro, pero podríamos continuar con la
idea y anidar tantos como necesitáramos.
Al utilizar esta estructura podemos evaluar distintas situaciones en una misma
fórmula obteniendo el resultado apropiado para cada situación.
Por ejemplo, podríamos evaluar la nota de un alumno, pero no quedarnos sólo con
las situaciones de "aprobado" y "suspendido", sino evaluar los casos para "bien",
"notable", "sobresaliente", ...
Observa el siguiente ejercicio práctico:
35
En este ejercicio para calcular las comisiones recibidas por cada uno de los
trabajadores se ha utilizado la función SI anidada.
=SI( C2>=2000 ;500; SI( C2>=1000 ; 200 ; 0 ))
Primero evalúa si las ventas>=2000

si se cumple se le asignan 500€,
si no se cumple se evalúa si ventas>=1000
si se cumple se le asignan 200€
si no cumple ninguna de las condiciones la comisión es 0
Se puede combinar los SI anidados con las funciones Y, O.

En este caso la estructura genérica quedará de la siguiente manera:
=SI( Y( Prueba_lógica1 ; Prueba_lógica2 ) ; Valor_Verdadero ; SI(

Y( Prueba_lógica3 ; Prueba_lógica4 ) ; Valor_Verdadero ; Valor_falso ))
36
Ejercicio 9. Funciones Lógicas SI - Y - O
Con base en los datos de la siguiente tabla, completa las columnas
1. Cantidad a entregar al cónyuge:

• Si el individuo tiene cónyuge e hijos, al cónyuge le corresponde la mitad de la
herencia
• Si el individuo tiene cónyuge sin hijos, al cónyuge le corresponde toda la
herencia
• Si el individuo no tiene cónyuge, la cantidad es cero
2. Cantidad a entregar a cada hijo:

• Si el individuo tiene cónyuge e hijos, a cada hijo le corresponde la mitad de la
herencia dividida entre el número de hijos.
• Si el individuo no tiene cónyuge y tiene hijos, a cada hijo le corresponde la
herencia dividida entre el número de hijos.
• Si el individuo no tiene hijos, la cantidad es cero
37
6.2 Funciones Avanzadas en Excel. Función
BUSCARV – BUSCARH
6.2.1 FUNCIÓN BUSCARV
Esta función busca un valor específico en la primera columna de una tabla y
devuelve, de la misma fila, un valor de otra columna de dicha tabla.
Su estructura es la siguiente:
BUSCARV( valor_buscado ; matriz_buscar_en ;indicador_columnas ;
ordenado )
• Valor_buscado: Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla
• Matriz_buscar_en: Una tabla de dos o más columnas de datos.
• Indicador_columnas: Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual
debe devolverse el valor coincidente.
• OrdenadoValorlógicoqueespecificasiBUSCARVvaabuscarunacoincidenciaexac
tao
o Si el valor es VERDADERO: si no localiza ninguna coincidencia
exacta, devolverá el siguiente valor. Para ello los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en deben estar ordenados
ascendentemente.
o Si es FALSO: BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta.
Ejemplo de uso de esta función: Imaginemos las siguientes tablas:
38
Descarga el archivo con este ejercicio: videoclub
En la tabla principal para conocer el título, género y precio de la película podemos
usar la función BUSCARV. Se tratará de buscar el código en la tabla inferior y que
nos devuelva el valor deseado.
Para el Título:
BUSCARV( A9 ; A23:D36 ; 2 ; FALSO )
Para el género:
Para el Precio:
6.2.2 FUNCIÓN BUSCARH

Esta función busca un valor específico en la primera fila de una tabla y devuelve,
en la misma columna, un valor de otra fila de dicha tabla. Es decir, el
comportamiento es similar que BUSCARV pero trabajando con listados en sentido
horizontal.
Su estructura es la siguiente:
BUSCARH( valor_buscado ; matriz_buscar_en ;indicador_filas ; ordenado )
39
Ejercicio 10. Función BUSCARV
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo de Excel: México
Crea la siguiente tabla con los datos de los estados de la Región Geográfica del
Norte.
Muestra el Estado, Capital y Superficie del Estado usando la función BUSCARV.

Si deseas practicar más con la función BUSCARV puedes descargar el siguiente
archivo: BUSCARV FUNCIONES.
40
6.3 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones
SUMAR y CONTAR con condiciones
6.3.1 FUNCIÓN CONTAR.SI
La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que
cumplen un criterio especificado por el usuario.
La sintaxis de la función CONTAR.SI es:
CONTAR.SI( rango ; criterio)
• rango El rango de celdas que se van a contar.
• criterios Condición que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4, "manzanas" o
"32".
El criterio debe ir entre comillas si no es un número o una referencia a celda.
NOTA: En los criterios se puede utilizar los caracteres comodín — signo de
interrogación (?) y asterisco (*) —. El signo de interrogación corresponde a un solo
carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres.
Por ejemplo, imagina que queremos contar la cantidad de comedias que hay en el
siguiente listado.
La función quedaría de la siguiente forma:

= CONTAR.SI( C25:C38 ; "Comedia" )
6.3.2 FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO

Función muy similar a la anterior. Sin embargo, permite establecer varios criterios.
Sintaxis de la función:
41
CONTAR.SI.CONJUNTO( rango_criterio1; Criterio1 ; rango_criterio2; Criterio2;...)
6.3.3 FUNCIÓN CONTAR.BLANCO

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.
CONTAR.BLANCO(rango)
6.3.4 FUNCIÓN CONTARA

Cuenta el número de celdas no vacías de un rango. A diferencia de esta función,
CONTAR cuenta el número de celdas que contengan valores numéricos.
CONTARA(rango)
6.3.5 FUNCIÓN SUMAR.SI

La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores de un rango de celdas que
cumple los criterios que se especifican.
La sintaxis de la función SUMAR.SI:
SUMAR.SI( rango ; Criterio ; rango_suma)
• rango El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios
especificados.
• criterios Condición que determina las celdas que se van a sumar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32",
"manzanas".
• rango_suma Las celdas que deseamos sumar si se cumple el criterio. Si se
omite el argumento rango_suma, Excel suma las celdas que están
especificadas en el argumento rango.
Siguiendo con la tabla anterior como ejemplo, imaginemos que queremos sumar el
precio de las películas infantiles. La función quedaría de la siguiente forma:
=SUMAR.SI( C25:C38 ; "infantil" ; D25:D28 )
6.3.6 FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO

Función muy similar a la anterior. Sin embargo, permite establecer varios criterios.
SUMAR.SI.CONJUNTO( rango_suma ; rango_criterio1; Criterio1 ; rango_criterio2;
Criterio2;...)
42
6.3.7 FUNCIÓN PROMEDIO.SI
Función que calcula el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen un
determinado criterio. La manera de trabajar de esta función es muy similar a la
función SUMAR.SI.
Sintaxis de la función PROMEDIO.SI:
SUMAR.SI( rango ; Criterio ; rango_suma)
6.3.8 FUNCIÓN SUMAPRODUCTO

Función que devuelve la suma de los productos de los rangos de celdas o
matrices que le pasamos como argumento.
Sintaxis de la función SUMAPRODUCTO:
SUMAPRODUCTO( matriz1 ; matriz2 ;...)
Ejemplo:
43
Ejercicio 11. Funciones SUMAR.SI - CONTAR.SI
Descarga el archivo Empresa. Encontrarás una base de datos con los salarios de
los empleados de una empresa. A partir de esta base de datos, realiza los
cálculos que se detallan a continuación:
• Número total de empleados
• Número de Auxiliares administrativos
• Suma total de todos los totales percibidos
• Contar los totales percibidos que superan los 1.200 €
• Contar el número de jefes de cualquier tipo
• Suma de los totales percibidos por los jefes de oficina
• Promedio de las comisiones cobradas por empleados de Valencia
• Número de empleados que perciben alguna comisión
• Número de empleados de Madrid con más de 10 años de antigüedad
• Máximo total percibido por una mujer de Valencia
• Mínimo de años trabajados por un Aux. Administrativo de Madrid
• Número de empleados que cobran más que el salario medio
Si deseas practicar más el uso de estas funciones puedes descargar el siguiente
archivo: Contar.SI Sumar.SI
44
6.4 Funciones Avanzadas en Excel. Funciones de
Texto
Repasemos en esta lección algunas funciones para trabajar con cadenas de texto.
6.4.1 FUNCIÓN CONCATENAR

Esta función une dos o más cadenas de texto en una sola.
CONCATENAR(Texto1; Texto2;...)
Ejemplo:
CONCATENAR("Te";"Formas";".com")
Resultado: "TeFormas.com"
6.4.2 FUNCIÓN IZQUIERDA

Función que devuelve un número especificado de caracteres del principio de una
cadena de texto.
IZQUIERDA(Texto; Núm_de_caracteres)
Ejemplo:
IZQUIERDA("TeFormas.com";2)
Resultado: "Te"
6.4.3 FUNCIÓN DERECHA

Esta función devuelve un número especificado de caracteres del final de una
cadena de texto.
DERECHA(Texto; Núm_de_caracteres)
Ejemplo:
DERECHA("TeFormas.com";3)
Resultado: "com"
6.4.4 FUNCIÓN EXTRAE

Devuelve un número especificado de caracteres del centro de una cadena de texto
desde una posición especificada.
EXTRAE(Texto; Posición_inicial; Núm_de_caracteres)
45
Ejemplo:
EXTRAE("TeFormas.com";3;6)
Resultado: "Formas"
6.4.5 FUNCIÓN ENCONTRAR

Esta función devuelve la posición de una cadena de texto dentro de otra.
Diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
ENCONTRAR(Texto_buscado; Dentro_del_texto; Núm_inicial)
Ejemplo:
ENCONTRAR("Formas";"TeFormas.com";1)
Resultado: 3
En este caso ENCONTRAR("formas";"TeFormas.com";1) no devolvería ningún
resultado
6.4.6 FUNCIÓN HALLAR

Función que devuelve la posición de una cadena de texto dentro de otra. NO
diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
HALLAR(Texto_buscado; Dentro_del_texto; Núm_inicial)
Ejemplo:
HALLAR("Formas";"TeFormas.com";1)
Resultado: 3
En este caso HALLAR("formas";"TeFormas.com";1) devolvería el mismo resultado
6.4.7 FUNCIÓN LARGO

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
LARGO(Texto)
Ejemplo:
LARGO("TeFormas.com")
Resultado: 12
46
6.4.8 FUNCIÓN MAYUSC
Función que convierte una cadena de texto en mayúsculas
MAYUSC(Texto)
Ejemplo:
MAYUSC("TeFormas.com")
Resultado: "TEFORMAS.COM"
6.4.9 FUNCIÓN MINUSC

Función que convierte una cadena de texto en minúsculas
MINUSC(Texto)
Ejemplo:
MINUSC("TeFormas.com")
Resultado: "teformas.com”
6.4.10 FUNCIÓN ESPACIOS

Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre
palabras.
ESPACIOS(Texto)
Ejemplo:
ESPACIOS(" Te Formas.com ")
Resultado: "Te Formas.com"
6.4.11 FUNCIÓN LIMPIAR

Elimina caracteres que no se pueden imprimir.
LIMPIAR(Texto)
Ejemplo:
LIMPIAR("
47
TeFormas
.com
")
Resultado: "Te Formas.com"
48
Ejercicio 12. Funciones de Texto
Disponemos de una tabla con un listado de películas en DVD.
Queremos colocar una referencia a cada DVD. Dicha referencia contendrá

información sobre el título, director, género y año de estreno de la película.
Utilizar las funciones de texto estudiadas para obtener dicha referencia tal y como
se muestra en la imagen.
49
Fecha y hora
Repasemos en esta lección algunas funciones para trabajar con datos de tipo
fecha y hora.
6.5.1 FUNCIÓN AHORA

Esta función devuelve la fecha y horas actuales. No necesita argumentos
AHORA()
6.5.2 FUNCIÓN HOY

Esta función devuelve la fecha actual. No necesita argumentos
HOY()
6.5.3 FUNCIÓN AÑO

Función que indica el año de una fecha que le pasamos como argumento.
AÑO(Fecha)
Ejemplo:
AÑO("07/11/2019")
Resultado: 2019
6.5.4 FUNCIÓN MES

Función que indica el mes de una fecha que le pasamos como argumento.
MES(Fecha)
Ejemplo:
MES("07/11/2019")
Resultado: 11
6.5.5 FUNCIÓN DIA

Función que indica el día de una fecha que le pasamos como argumento.
DIA(Fecha)
50
Ejemplo:
DIA("07/11/2019")
Resultado: 7
6.5.6 FUNCIONES HORA, MINUTO, SEGUNDO

Estas funciones devuelven la hora, el minuto o el segundo de una hora
determinada. Trabajan de la misma manera que las funciones anteriores.
6.5.7 FUNCIÓN DIASEM

Devuelve un número del 1 al 7 que identifica el día de la semana.
DIASEM(Fecha; Tipo)
Donde el argumento Tipo puede ser:
• el valor 1: para que la función devuelva 1 para domingo a 7 para sábado
• el valor 2: para que la función devuelva 1 para lunes a 7 para domingo
• el valor 3: para que la función devuelva 0 para lunes a 6 para domingo
Ejemplo:
DIASEM("07/11/2019";2)
Resultado: 4 (jueves)
6.5.8 FUNCIÓN SIFECHA

Calcula la diferencia entre dos fechas.
SIFECHA(Fecha_inicio;Fecha_fin; Tipo)
Donde el argumento Tipo puede ser:
• el valor "y": para que la función devuelva el número de años entre las dos
fechas
• el valor "m": para que la función devuelva el número de meses entre las dos
fechas
• el valor "d": para que la función devuelva el número de días entre las dos
fechas
Ejemplo:
SIFECHA("07/11/2018";"07/11/2019";"d")
Resultado: 365
51
Bases de Datos
Existen en Excel una serie de funciones que nos permiten trabajar fácilmente con
Bases de datos.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que consideramos una base de
datos en Excel a cualquier tabla que presente un listado de elementos o registros.
En la primera fila de esta tabla encontraremos el nombre de cada uno de los
campos o columnas.
Como todas las funciones de Bases de Datos trabajan de la misma manera,
explicamos el funcionamiento de BDSUMA.
6.6.1 FUNCIÓN BDSUMA

Esta función suma los números de una columna (campo) de las filas (registros) de
una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
Argumentos de la función:
• Base_de_datos: El rango de celdas que compone la lista o base de datos.
• Nombre_de_campo: Indica qué columna queremos sumar. Escribiremos el
rótulo o nombre de la columna entre comillas o un número que indique la
posición de la columna en la lista.
• Criterios: Es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas.
Ejemplo:
Imagina que queremos sumar el precio de las películas infantiles que hay en el
siguiente listado.
52
La función quedaría de la siguiente forma:
=BDSUMA( A24:D38 ; 4 ; F24:F25 )

=BDSUMA( A24:D38 ; "Precio" ; F24:F25 )
53
Ejercicio 13. Funciones de Bases de Datos
Descarga el archivo Empresa. Encontrarás una base de datos con los salarios de
los empleados de una empresa. A partir de esta base de datos, realiza los
cálculos que se detallan a continuación:
• Número total de empleados
• Número de Auxiliares administrativos
• Suma total de todos los totales percibidos
• Contar los totales percibidos que superan los 1.200 €
• Contar el número de jefes de cualquier tipo
• Suma de los totales percibidos por los jefes de oficina
• Promedio de las comisiones cobradas por empleados de Valencia
• Número de empleados que perciben alguna comisión
• Número de empleados de Madrid con más de 10 años de antigüedad
• Máximo total percibido por una mujer de Valencia
• Mínimo de años trabajados por un Aux. Administrativo de Madrid
• Número de empleados que cobran más que el salario medio
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6.7 Auditoría de fórmulas en Excel
En Excel encontramos una serie de herramientas que nos permiten comprobar el
funcionamiento de las fórmulas que hayamos utilizado en una hoja de cálculo.
Dichas herramientas se encuentran en el grupo de opciones "Auditoría de
fórmulas" de la ficha Fórmulas en la cinta de opciones.
6.7.1 Mostrar Fórmulas

Esta opción nos permite ver las fórmulas utilizadas en lugar de mostrar los
resultados de las mismas.
6.7.2 Rastrear precedentes

Con esta opción podemos mostrar las celdas a las que se hace referencia en una
fórmula.
55
6.7.3 Rastrear dependientes
Con esta opción podemos mostrar las celdas que contienen fórmulas que
dependen de una determinada celda.
6.7.4 Comprobación de errores

Nos permitirá recorrer los errores que aparecen en las celdas de una hoja de
cálculo. Podremos obtener ayuda sobre dicho error e incluso mostrar los paso s de
cálculo.
56
6.7.5 Evaluar Fórmula
Con esta herramienta podremos evaluar cada una de las operaciones que forman
parte de nuestra fórmula. De esta forma se facilitará la búsqueda y reso lución de
errores en las fórmulas.
6.7.6 Auditoría de Fórmulas en Excel: Errores comunes

#¡DIV/0!: Se ha dividido entre cero
#¿NOMBRE? : Este error aparece normalmente cuando nos equivocamos al
escribir el nombre de alguna función o nombre de rango. También puede aparecer
al escribir texto sin comillas.
Ejemplos:
=BUSCA(A1;B1:D5;3;0)
=BUSCARV(PEPE;B1:D5;3;0)
#¡VALOR! : Este error suele aparecer cuando pasamos como argumento de
alguna función un tipo de dato incorrecto.
Ejemplos:
=SUMA(5;"Te";"Formas")
=5+"TeFormas"
#N/A: El valor que estamos intentando buscar no existe. Es el típico error de
funciones como BUSCARV.
57
#¡NULO!: Hemos utilizado incorrectamente un rango en una función.
Ejemplo:
=SUMA(A1 A5)
#¡REF!: Este error aparece cuando en una fórmula hacemos referencia a una
celda que ya no existe, normalmente por haber sido eliminada.
#¡NUM!: Excel no puede mostrar un resultado que supera sus límites de cálculo
Ejemplo:
=1000^1000
58
7. Bases de datos en Excel
7.1 Obtener datos externos en Excel
En muchas ocasiones deseamos importar a Excel datos de una fuente externa,
como una base de datos que manejemos en otro programa. Esto nos permitirá
tratar y analizar esa información en una hoja de cálculo.
Excel dispone de una herramienta para obtener datos externos en la ficha Datos
de la cinta de opciones.
Desde aquí podremos importar datos directamente desde el archivo de origen o

conectarse al sistema gestor de bases de datos.
Por otro lado, también podemos lanzar el asistente para consultas de Microsoft
Power Query que nos permitirá seleccionar los datos que queremos importar,
hacer modificaciones, filtrarlos y ordenarlos.
En otra lección nos centraremos en esta herramienta. Sin embargo, en esta
explicación hablaremos de dos casos concretos:
7.1.1 Importación de datos XML

Los archivos XML son una forma de almacenar datos para que otros programas
puedan leerlos fácilmente. Por tanto, es un estándar que se suele utilizar bastante
para importar y exportar datos.
Accedemos a la ficha Programador de la cinta de opciones. Si no se visualiza
dicha ficha, deberemos acudir a las opciones de 1.1 Personalizar cinta de
opciones de Excel. Pulsaremos en la opción Importar datos XML y buscamos el
archivo. Finalmente, nos preguntará el lugar donde queremos situar los datos:
59
7.1.2 Obtener datos externos desde un archivo de texto

Algo bastante habitual es que, al exportar información desde cualquier programa,
este genere un archivo de texto con los datos separados por comas, puntos y
comas, espacios en blanco o algo similar.
Excel nos permite importar archivos de texto de este estilo. Acudimos a la opción
Obtener y transformar datos Desde el texto/CSV
Nos aparecerá una ventana con las opciones para obtener los datos desde el
archivo de texto. Además, nos ofrece la posibilidad de transformar dichos datos
desde el Editor de Power Query.
60
La importación es mucho más sencilla si los datos están delimitados,

especificaremos el separador o separadores utilizados. Pero en caso de que los
campos estuvieran alineados en columnas podremos especificar el ancho de los
campos.
De esta manera hemos importado los datos a nuestra hoja de datos. Pero, al
mismo tiempo, se habrá establecido una conexión con el archivo donde se
encuentran los datos almacenados. Podemos visualizar los datos de la conexión
61
desde la ficha Datos entre las opciones de Consultas y conexiones. Al mismo
tiempo, si pulsamos en la opción "Actualizar todo" podemos ver reflejado cualquier
cambio que se efectúe en el archivo de texto original.
Para trabajar con estos archivos de texto o archivos XML en Excel, también
podemos acceder al menú archivo, opción Abrir y buscar el fichero. En el caso de
los archivos de tipo texto, nos aparecerá un asistente que nos permitirá importar
los datos.
62
7.2 Bases de datos en Excel. Ordenar y Filtrar
Comentaremos a continuación algunas herramientas de las que disponemos en
Excel para trabajar con listas o bases de datos.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que consideramos una base de
datos en Excel a cualquier tabla que presente un listado de elementos o registros.
En la primera fila de esta tabla encontraremos el nombre de cada uno de los
campos o columnas.
Por ejemplo:
En Excel disponemos de una ficha en la cinta de opciones con todas las

herramientas para trabajar con las bases de datos, la ficha Datos.
Comentemos las opciones del grupo Ordenar y filtrar.
7.2.1 Ordenar los registros de una base de datos

Para ordenar los registros de una base de datos tenemos dos opciones:
• Nos colocamos sobre la columna o campo por el que queremos ordenar la
tabla y pulsamos en el botón orden ascendente o en la opción orden
descendente dependiendo del orden deseado.
• Si deseamos ordenar por varios campos debemos acceder a la opción

Ordenar de la ficha de opciones Datos. Nos aparecerá un cuadro de diálogo
donde podremos definir distintos niveles de ordenación y elegir un criterio de
ordenación para cada nivel. Podremos ordenar por el valor de la celda o por
color. Al mismo tiempo, si pulsamos sobre el botón Opciones… podremos
ordenar la tabla de izquierda a derecha.
63
7.2.2 Filtrado de registros.

Filtrar los registros o filas de una tabla implica mostrar únicamente las filas
deseadas, las que cumplan una determinada condición. Para filtrar los datos
pulsamos en el icono Filtro de la ficha de opciones Datos.
64
En cada uno de los encabezados de las columnas aparecerá una flecha que nos
permite acceder a un menú asociado a cada una de las columnas. Desde este
menú podremos ordenar los datos y filtrarlos. Podemos filtrar los
datos seleccionando aquellos que deseamos visualizar o eligiendo entre los
distintos filtros (diferentes dependiendo del tipo de datos de la columna) que nos
permiten definir condiciones más complejas.
A este respecto caben destacar las condiciones que podemos poner para filtrar
por un campo de tipo fecha:
65
7.3 Bases de datos en Excel. Filtros Avanzados
Entre las opciones "Ordenar y filtrar" de la ficha Datos en la cinta de opciones,
tenemos una herramienta que nos permite realizar filtros avanzados.
Estos filtros funcionan con "Rango de criterios". Se trata de una tabla que incluirá
los encabezados de las columnas por las que queremos filtrar y las condiciones de
filtrado.
Ejemplo:
Al utilizar la herramienta de filtros avanzados nos aparecerá esta ventana:
En ella especificamos dónde se encuentra la lista y el rango de criterios. Además,

podemos copiar el resultado del filtrado a otro lugar, por ejemplo, a una hoja de
cálculo distinta a la que se encuentra la lista.
66
7.4 Bases de datos en Excel. Cálculo de Subtotales
Otra opción interesante para las bases de datos en Excel es el cálculo de
subtotales. Esta opción nos permite agrupar los datos de la tabla por un campo y
definir subtotales para cada uno de los elementos de ese campo.
Accedemos al cuadro de diálogo Subtotales desde el icono de la ficha datos en la
cinta de opciones.
Importante: Antes de acceder a este cuadro de diálogo debemos ordenar la tabla

por el campo que deseamos agrupar los datos.
En este cuadro de diálogo elegimos el campo por el que queremos agrupar (Para
cada cambio en...) y el cálculo que deseamos realizar indicando la Función y los
campos a los que se va a agregar un subtotal.
El resultado final con las opciones elegidas en la imagen sería el siguiente:
67
Como se puede observar se agrupan los datos por sexo y se calcula la suma de
las cuotas pagadas para cada sexo.
Además, a la izquierda de la hoja de cálculo coloca controles adic ionales que son
útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos.
68
Ejercicio 14. Cálculo de Subtotales
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo realiza los siguientes
Cálculos de subtotales
• Cantidad de personas por departamento.
• Cantidad de personas por delegación.
• Suma y promedio de sueldo por departamento.
• Sueldo más alto por cargo.
69
7.5 Tablas dinámicas en Excel
Por último, haremos una breve introducción al uso de las tablas dinámicas. Esta
opción la encontramos en la ficha Insertar de la cinta de opciones.
Una tabla dinámica nos permite resumir los datos de la tabla y organizarlos de
tal manera que sea más sencillo su estudio. Cuando pulsamos en la opción
indicada nos aparece una nueva hoja de cálculo y distintas opciones para trabajar
con las tablas dinámicas. Entre estas opciones observaremos un panel en la
parte derecha de la ventana.
70
Elegiremos los campos que se desean agregar al informe. Y podremos definir la
tabla dinámica indicando qué campos van a aparecer como rótulos de columnas,
rótulos de fila y valores.
Por ejemplo:
Con lo que el resultado sería:
Esta tabla se puede modificar cambiando los campos elegidos o su posición como
rótulo de fila, columna o valores.
7.5.1 Configuración de los campos

Por otro lado, el campo Valor es configurable. Podemos especificar el tipo de
cálculo que deseamos usar para resumir los datos.
71
Los campos de etiquetas también se pueden configurar para especificar los

subtotales y cambiar el diseño de los mismos.
7.5.2 Filtrar los datos en las tablas dinámicas

Además, se pueden filtrar los datos desde la propia tabla.
72
Como se observa en la imagen se podrá filtrar desde las etiquetas de fila y de

columna. Se pueden especificar filtros de etiqueta y también filtros de valor (filtros
para el campo de valor).
También podemos arrastrar un campo al área "Filtros". Podremos usar este campo
para filtrar los resultados del informe de tabla dinámica.
A partir de la versión Excel 2010, existe un nuevo elemento que también nos
permite realizar filtrados de manera sencilla. Se trata de la "Segmentación de
datos". Encontraremos esta herramienta en la ficha opciones de las herramientas
de tabla dinámica.
Otro elemento que también nos permitirá filtrar por un campo de tipo fecha es la
"Escala de tiempo", disponible en la misma ficha de la cinta de opciones.
7.5.3 Herramientas de tabla dinámica

Estas herramientas de tabla dinámica aparecen cuando pulsamos sobre la propia
tabla. Encontramos entre estas herramientas todas las opciones para modificar el
diseño de la tabla dinámica.
73
Por otra parte, podríamos realizar un gráfico a partir de la tabla dinámica. Aunque
podríamos realizarlo de la misma manera que cualquier otro gráfico, se creará
un gráfico dinámico con opciones muy similares a las tablas dinámicas.
74
Ejercicio 15. Tablas dinámicas
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo Tablas dinámicas
Facturas, realiza los siguientes informes de tablas dinámicas:
1. Número de facturas realizadas por provincia y tipo de pago y su coste total.
2. Las cinco facturas con un coste total más bajo. Mostrad el tipo de producto
vendido.
3. Mostrar por provincia en qué años se han vendido más de 50 unidades por un
total inferior a 1000€.
4. Ventas totales y cantidades pedidas del producto por provincia y año. Puedes
crear una segmentación de datos para hacer por años.
75
5. ¿Cuál ha sido las ventas más altas de cada comercial por provincia y año?
Puedes crear una segmentación de datos para filtrar por años. Crea también
un gráfico dinámico.
6. Importe total y número de facturas para cada uno de los productos. Agrupar
por cantidad de productos pedidos en la factura.
76
7. ¿Cuál es el promedio de venta por cada provincia y trimestre? Destacar con

formato condicional los valores por encima y debajo el promedio. Al mismo
tiempo destacar los 5 valores más altos y más bajos.
8. ¿Cuál es el porcentaje de venta por cada comercial y provincia?
77
9. Diferencia de las ventas (campos total y cantidad) de cada año con respecto
al año anterior. Agrupado por provincias
78
10. Porcentajes de ventas de cada producto por comunidad autónoma. Agrupar
los datos de Castellón, Valencia y Alicante.
11. Mostrar las facturas del primer trimestre del 2008 de cada comercia l
agrupadas por Tipo de Pago. Clasificar las facturas de menor a mayor.
Puedes usar una escala de tiempo para realizar el filtrado.
12. Evolución del IVA por trimestre. (IVA al 10%)
79
13. Mostrar el total, IVA y cantidad descontada de las facturas 100 al 109.
14. Realiza la siguiente tabla dinámica para mostrar las ventas de productos por
provincia. Deberás añadir un elemento calculado para añadir la Comunidad
Valenciana (a partir de los datos de Valencia, Castellón y Alicante).
15. Crea la siguiente tabla dinámica para mostrar las ventas y comisiones de
cada comercial por el tipo de producto vendido. Crea dos elementos
calculados para obtener las comisiones (son el 8% de las ventas).
80
81
Ejercicio 16. Tablas dinámicas
A partir de la base de datos que encontrarás en este archivo: "Empresa" , realiza
los siguientes informes de tablas dinámicas:
• Porcentaje de hombres y mujeres por Ciudad.
• Porcentaje de hombres y mujeres por Categoría Profesional.
• Contratados en Barcelona en el 2010.
• Los tres trabajadores con mayor salario de cada ciudad.
• La ciudad con más trabajadores que sean jefes.
• El máximo cobrado por cada categoría profesional en cada ciudad.
• Porcentaje de comisiones recibidas por trabajadores de Valencia y Barcelona
con respecto a los de Madrid.
• Porcentaje de salarios por sexo y ciudad.
• Diferencia de salario de cada nivel salarial con respecto al nivel 1 (mostrar el
resultado por ciudad y sexo)
• Calcula y muestra el plus por antigüedad. Los trabajadores que están más de
10 años en la empresa cobran 10 € por año trabajado.
• Muestra el total percibido por categoría y ciudad. Crea un elemento calculado
para agrupar a los administrativos.
82
7.6 Bases de datos en Excel. Combinar
correspondencia en Word
La idea de combinar correspondencia es poder combinar los datos de una tabla
o base de datos con un documento en Word. De esta manera podemos generar
documentos con los datos de cada uno de los elementos de la tabla.
Word tiene disponible un asistente que nos guiará paso a paso con la combinación
de correspondencia. Tenemos acceso a dicho asistente desde el icono "Iniciar
combinación de correspondencia" desde la cinta de opciones "Correspondencia".
Cuando pulsamos en esta opción nos aparece un papel en el lado derecho de la

pantalla que nos permitirá mediante 6 pasos realizar la combinación de
correspondencia.
7.6.1 Asistente para combinar correspondencia en Word

Paso 1: Seleccionar el tipo de documento
83
Podemos escribir cartas (podemos usar esta opción para cualquier tipo de
documento), mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas de direcciones o
un sólo documento con una lista de direcciones
Paso 2: Seleccionar el documento inicial
84
Paso 3: Seleccionar los destinatarios
Debemos seleccionar la lista o tabla donde están los datos con los que que remos
combinar nuestro documento. Podemos utilizar una lista existente (por ejemplo,
una tabla escrita en Excel) o escribir la lista en este momento.
Ejemplo de tabla en Excel:
La tabla debe tener encabezados. Esos nombres que aparecen en el encabezado

serán utilizados posteriormente.
Una vez hemos seleccionado los destinatarios podemos editar la lista. Esta
ventana nos permitirá ordenar, filtrar o buscar los destinatarios entre otras cosas.
85
Paso 4: Escribir la carta o documento
86
Este es el paso más importante. Debemos escribir el documento e indicar en qué
sitios deben aparecer datos combinados de nuestra tabla de elementos.
Para ello, colocaremos el cursor en el lugar del documento que necesitamos que
aparezca alguno de estos elementos, pulsaremos en la opción "Más elementos..."
del panel derecho y elegiremos el elemento a insertar.
El documento nos quedará de esta manera. En los lugares que debe aparecer
algún dato combinado nos aparecerá el nombre del campo (el encabezado que
indicamos en nuestra tabla de datos)
87
También podemos insertar los elementos combinados desde el botón "insertar

campo combinado" de la cinta de opciones Combinar.
88
Paso 5: Vista previa de las cartas
En este paso se nos permite ver cómo van a quedar las cartas con los datos
combinados. Podemos cambiar de destinatario para ver cómo quedaran en cada
uno de los casos.
También podemos realizar esta acción desde el grupo de opciones "Vista previa
de resultados" de la cinta de opciones Combinar.
89
Paso 6: Completar la combinación
Por último, podemos imprimir los resultados o editar las cartas individuales para
guardar un archivo con el resultado de la combinación de corresponden cia.
90
8. Herramientas de datos en Excel
8.1 Buscar Objetivo en Excel
La herramienta buscar objetivo en Excel permite encontrar el resultado deseado
en una fórmula ajustando una de las variables usadas en dicha fórmula. Es decir,
tenemos claro el resultado que queremos conseguir y queremos conocer cual es el
valor de entrada necesario para alcanzar dicho objetivo.
Quedará un poco más claro con un ejemplo. Imaginemos el siguiente caso
sencillo:
En este caso el total de ventas se calculan con esta fórmula:

=CANTIDAD*(PRECIO-GASTOS*PRECIO)
Imaginad que queremos tener un objetivo de ventas de 10.000€ y para ello
podemos modificar el precio de venta. Podemos encontrar el resultado deseado
con la herramienta "buscar objetivo".
Encontramos esta herramienta en la ficha DATOS de la cinta de opciones, dentro
de las herramientas de datos "Herramientas de hipótesis"
91
La herramienta buscar objetivo nos solicita tres datos:

• Definir la celda: será la celda que contiene la fórmula a la que vamos a fijarle
un objetivo.
• Con el valor: el objetivo deseado.
• Para cambiar la celda: variable en la fórmula que se va a ajustar para
alcanzar el objetivo.
92
Ejercicio 17. Buscar Objetivo
Dada la esta tabla en Excel:
Realiza los siguientes cálculos:

Total Ventas: Ventas * Precio Venta.
Total Compras: Compras * Precio Compra.
Total Salarios: Trabajadores * Salario.
Beneficios: Total Ventas - (Total Compras + Total Salarios)
Utiliza la opción Buscar Objetivo para calcular unos beneficios de 450.000,
cambiando:
• Salario
• Cantidad de Venta
• Precio Venta
93
8.2 Herramienta Solver en Excel
En primer lugar, tendremos que cargar este complemento de Excel puesto que,
por defecto, la herramienta solver no está disponible en el programa.
Accedemos a las opciones del programa y al apartado complementos:
Desde la parte inferior de este apartado accedemos a la administración de

"Complementos de Excel" y activamos la herramienta Solver.
Esta herramienta de análisis de Excel permite calcular el valor óptimo de una
fórmula (celda objetivo) que depende de diversas variables. Al mismo tiempo
especificaremos una serie de restricciones o limitaciones que han de cumplirse.
Planteamos un ejercicio simple para explicar el funcionamiento de la herramienta.
8.2.1 Ejercicio herramienta Solver

Cierta empresa desea conocer cuántos televisores y equipos de sonido debe
fabricar para maximizar su productividad. A continuación, se muestra un cuadro
resumen de productos frente a horas de fabricación en cada departamento
productivo. De igual manera las horas totales disponibles en cada departamento.
94
La celda con la función objetivo (la llamaremos OBJETIVO) se calculará con la

fórmula:
OBJETIVO = Num_televisores * Precio_televisor + Num_equipos_sonido *
Precio_equipos_sonido
OBJETIVO = E9*E3 + E10*E4
La celda de horas de ensamble se calculará a partir del número de televisores y
equipos de sonido y las horas dedicadas en este departamento para cada televisor
y equipo de sonido.
Horas ensamble = Num_televisores * Ensamble_Televisor + Num_equipos_sonido
* Ensamble_equipos_sonido
Horas ensamble =E9*C3 + E10*C4
Una fórmula similar para las horas de acabado:
Horas acabado= Num_televisores * Acabado_Televisor + Num_equipos_sonido *
Acabado_equipos_sonido
Horas ensamble = E9*D3 + E10*D4
Ya tenemos todas las fórmulas necesarias. Por otro lado, para alcanzar nuestro
objetivo tenemos las siguientes restricciones:
1. Los televisores y equipos a fabricar tendrán que ser mayores que cero
2. Las horas de ensamble de televisores y equipos de sonido no podrán ser
mayores que las disponibles; al igual para el departamento de acabado.
3. El número televisores y equipos de sonido a fabricar tendrá que ser un
número entero.
Especificaremos estas restricciones en la herramienta Solver. Accedemos a dicha
herramienta desde la ficha Datos (debe haber aparecido después de haber
activado el complemento).
95
En primer lugar, establecemos la celda objetivo (en nuestro caso E12) y las celdas
variables (en nuestro caso E9:E10, es decir, el número de televisores y equipos de
sonido fabricados). Además, nuestro objetivo es conseguir el máximo de
productividad.
Y agregamos las restricciones que se nos han planteado tal y como se puede
observar en la imagen.
Finalmente, sólo tendremos que elegir el método de resolución (en nuestro caso
Simplex LP, puesto que se trata de un problema lineal) y pulsar el botón Resolver.
96
97
Ejercicio 18. Solver
Cada empleado en una empresa trabaja cinco días consecutivos y dispone de dos
días de descanso. Se desea confeccionar un horario adecuado, de manera que la
empresa cuente con personal suficiente en cada momento, minimizando los costos
salariales.
Las celdas en blanco deben ser calculadas:

• Total de empleados por horario: Suma la columna de empleados
• Total de empleados por horario diario: Suma el producto de la columna de
empleados por la columna del día que corresponda
• Salario semanal: Total de empleados por Sueldo diario del empleado
Especificaciones del problema
• El objetivo es minimizar el costo de la plantilla.
• La columna empleados muestra el número de empleados en cada horario.
• El número de empleados debe ser mayor o igual a 0.
• El número de empleados debe ser un número entero.
• El número de empleados que trabajan cada día debe ser mayor o igual a la
demanda.
Utiliza la herramienta Solver para llegar a la solución óptima de este problema
98
9. Herramientas del programador en Excel
9.1 Grabar macros en Excel
Antes de explicar cómo grabar macros en Excel, añadiremos una ficha a la cinta
de opciones que nos permitirá trabajar con macros y formularios. Se trata de la
ficha Programador.
Si usamos la versión de Excel 2007 podemos añadir dicha ficha desde las
opciones del programa \ Más frecuentes
Si se trata de una versión más actual añadiremos la ficha desde las opciones del
programa \ Personalizar cinta de opciones.
99
Ahora ya tendremos disponible la ficha Programador. En ella encontramos un

grupo de opciones para poder trabajar con las macros.
Pero, ¿qué es una macro? Se trata de un conjunto de instrucciones que pueden

ser ejecutadas de manera secuencial por el usuario. Es decir, si hay tareas que
debemos realizar repetidamente, podemos grabar una macro para automatizarlas.
Las macros se programan mediante Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por eso
Excel cuenta con un editor de Visual Basic que permite crear nuevas macros y
modificar las existentes. Para usar dicho editor debemos tener nociones de
programación. Sin embargo, Excel también nos permite crear macros de una
manera mucho más sencilla.
9.1.1 Grabar macros en Excel

Mediante la opción Grabar Macros podemos crear una macro guardando las
acciones que realizamos con el programa. Al pulsar sobre esta opción nos
aparecerá la siguiente ventana:
100
Desde aquí especificaremos:

• El nombre de la macro.
• Método abreviado: Podemos asignar un atajo de teclado a la macro para
poderla ejecutar fácilmente.
• Dónde vamos a guardar la macro.
• Descripción. Aunque no es obligatorio, es recomendable describir el propósito
de la macro que vamos a crear.
Al aceptar Excel empezará a grabar todas las acciones que realicemos con el
programa. Cuando hayamos realizado todas las tareas que queremos guardar en
la macro, pulsamos la opción Detener grabación.
Para ejecutar la macro que acabamos de grabar podremos:

• Pulsar el atajo de teclado que seleccionamos anteriormente.
• Acceder a la opción Macros desde la ficha Programador de la cinta de
opciones.
101
9.1.2 Usar referencias relativas

Por defecto todas las referencias a celdas que usemos al grabar la macro serán
referencias absolutas. Es decir, si seleccionamos una celda determinada al grabar
una macro, se seleccionará esa misma celda cada vez que ejecutemos la macro.
Si activamos la opción usar referencias relativas cambiará este
comportamiento. Lo explicamos mejor con un ejemplo.
Imaginemos que al iniciar la grabación tenemos seleccionada la celda A1. En
nuestra macro grabamos las siguientes acciones:
• Seleccionar la celda B2 (una celda abajo a la derecha de A1)
• Escribir el texto "Teformas"
Si no tenemos pulsado el botón usar referencias relativas, cada vez que
ejecutemos la macro se seleccionará la celda B2 y escribirá el texto "Teformas".
Si pulsamos la opción usar referencias relativas el comportamiento de la macro
será distinto cada vez que la ejecutemos. Dependerá de la celda que tenemos
seleccionada en el momento de ejecutar la macro. Por ejemplo, si tenemos
seleccionada la celda C3 y ejecutamos la macro, esta seleccionará la celda D4
(una celda abajo a la derecha de C3) y allí escribirá la palabra "Teformas".
Esto es lo que implica que se grabe la macro guardando referencias relativas en
lugar de referencias absolutas.
9.1.3 Ejecutar la macro

Ya hemos comentado anteriormente dos opciones para ejecutar la macro:
• Pulsar el atajo de teclado que seleccionamos anteriormente.
• Acceder a la opción Macros desde la ficha Programador de la cinta de
opciones.
102
También podemos agregar la macro a la barra de herramientas de acceso rápido o
a la cinta de opciones. Esto último sólo está disponible en las versiones
posteriores a Excel 2007.
Podéis revisar la lección 1.1 Personalizar cinta de opciones de Excel de este curso
para recordar cómo personalizar la cinta de opciones y la barra de herramientas
de acceso rápido.
103
Ejercicio 19. Macros
En una tienda disponen de esta plantilla para realizar las facturas:
Y de esta factura se necesitan copiar algunos datos para rellenar la siguiente

tabla:
Puesto que esta tarea se realiza repetidamente, cread una macro que lo haga de
manera automática.
Dicha macro debe:
• Insertar una fila en la parte superior de la tabla.
• Copiar los datos de la factura a la tabla: Fecha, Cliente, NIF e Importe.
• Borrar los datos de la factura
104
9.2 Formularios en Excel
Los formularios en Excel nos permiten añadir datos a nuestra hoja de cálculo de
manera fácil y organizada. De esta manera se minimizan los errores a la hora de
introducir los datos.
Los formularios tienen una estructura y diseño que nos recuerda a los formularios
impresos en papel. Están compuestos por controles, objetos que permiten la
introducción o edición de datos por parte del usuario.
9.2.1 Formulario de datos

Se trata de un formulario que permite acceder, buscar, editar y añadir datos en
una base de datos.
Aunque podríamos crear este formulario, Excel dispone de esta herramienta. Sin
embargo, hay que buscarla entre los comandos ocultos. Podemos añadir la opción
a la barra de herramientas de acceso rápido o, si tenemos Excel 2010 o posterior,
a la cinta de opciones. Para más detalles podéis repasar la lección 1.1
Personalizar cinta de opciones de Excel.
Para añadir la opción a la barra de herramientas de acceso rápido:
Buscamos y añadimos el comando Formulario
105
Esta es la herramienta formulario:
Como se puede observar en la imagen, es una herramienta que nos permite

acceder a los datos de la lista y facilita la edición, búsqueda e inserción de
registros.
9.2.2 Controles de formularios en Excel

En cualquier hoja de cálculo de Excel podemos añadir controles de formulario,
objetos que permiten la introducción o edición de datos por parte del usuario.
Encontramos estos controles en la ficha programador:
106
Los controles de formulario son más fáciles de configurar que los controles
ActiveX. Una vez dibujados en nuestra hoja de cálculo, accedemos al formato del
control desde la opción Propiedades en la cinta de opciones Programador (grupo
de opciones Controles) o pulsando con el botón derecho sobre el control.
107
Ejercicio 20. Formularios
Crear un formulario como se muestra en la imagen para rellenar la tabla.
Asociar una macro al botón añadir de tal forma que se inserte una fila en la tabla.
108

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con ejercicios prácticos

1. Opciones del programa Microsoft Excel

Podemos personalizarla desde las opciones del programa. Accedemos a las

Podremos agregar nuevas fichas a la cinta de opciones o nuevos grupos de

Accedemos a la ventana para añadir o modificar las listas personalizadas:

• Calcular la media entre resistencia y fuerza, y los promedios mínimos y

• Calcular la media entre resistencia y fuerza, y los promedios mínimos y

En la sección Criterio de validación indicaremos la condición que tiene que

• Las celdas de la hoja ahora estarán protegidas. Cuando se intente modificar el

Posteriormente protege la hoja entera utilizando el método comentado

Con la opción de protección de celdas limitaremos la cantidad de datos que se

Realiza una Hoja de Cálculo similar a la de la figura para la introducción de la

Elegimos el estilo de tabla deseado. Y posteriormente, confirmamos la selección

Entre otras opciones:

Como se observa en la imagen, tendremos la opción de ordenar de menor a

Los campos de tipo texto también disponen de unas opciones de filtrado

3.3.2 Columnas calculadas en las tablas de Excel

Seleccionamos la celda o el rango de celdas al que le queremos definir un nombre

4.3.2 Fórmulas con referencias de varias hojas en Excel

4.3.3 Fórmulas con referencias 3D

5.1.1 Herramientas de Gráficos en Excel

En la ficha Diseño encontramos los siguientes grupos de opciones:

5.1.2 Análisis de Gráficos

Líneas de tendencia: esta herramienta de análisis nos permitirá estudiar los

• Añadir barras de error verticales a los puntos representados con un porcentaje

Primero evalúa si las ventas>=2000

Se puede combinar los SI anidados con las funciones Y, O.

=SI( Y( Prueba_lógica1 ; Prueba_lógica2 ) ; Valor_Verdadero ; SI(

1. Cantidad a entregar al cónyuge:

2. Cantidad a entregar a cada hijo:

6.2.2 FUNCIÓN BUSCARH

Muestra el Estado, Capital y Superficie del Estado usando la función BUSCARV.

La función quedaría de la siguiente forma:

6.3.2 FUNCIÓN CONTAR.SI.CONJUNTO

6.3.3 FUNCIÓN CONTAR.BLANCO

6.3.4 FUNCIÓN CONTARA

6.3.5 FUNCIÓN SUMAR.SI

=SUMAR.SI( C25:C38 ; "infantil" ; D25:D28 )

6.3.6 FUNCIÓN SUMAR.SI.CONJUNTO

6.3.8 FUNCIÓN SUMAPRODUCTO

6.4.1 FUNCIÓN CONCATENAR

6.4.2 FUNCIÓN IZQUIERDA

6.4.3 FUNCIÓN DERECHA

6.4.4 FUNCIÓN EXTRAE

6.4.5 FUNCIÓN ENCONTRAR

6.4.6 FUNCIÓN HALLAR

6.4.7 FUNCIÓN LARGO

6.4.9 FUNCIÓN MINUSC

6.4.10 FUNCIÓN ESPACIOS

6.4.11 FUNCIÓN LIMPIAR

Queremos colocar una referencia a cada DVD. Dicha referencia contendrá

6.5.1 FUNCIÓN AHORA

6.5.2 FUNCIÓN HOY

6.5.3 FUNCIÓN AÑO

6.5.4 FUNCIÓN MES

6.5.5 FUNCIÓN DIA

6.5.6 FUNCIONES HORA, MINUTO, SEGUNDO

6.5.7 FUNCIÓN DIASEM

6.5.8 FUNCIÓN SIFECHA

6.6.1 FUNCIÓN BDSUMA

=BDSUMA( A24:D38 ; 4 ; F24:F25 )

Descarga el archivo con este ejercicio: videoclub

6.7.1 Mostrar Fórmulas