Análisis y discusión de resultados

Objetivo específico N°1:

En este objetivo se consiguió describir el actual funcionamiento de los sistemas de inventario
y facturación de la empresa en estudio.
Para poder llevar a cabo este objetivo, se analizaron las respuestas obtenidas de la
entrevista semi-estructurada realizada al dueño.
Este análisis fue estructurado en cuanto a los puntos más relevantes de la entrevista
realizada.

1. Características principales de la Empresa

Portiper es una Pyme de carácter familiar desempeñada en el rubro de Ferretería ubicada en

la Región Metropolitana, en Avenida Santa Rosa 1520, Santiago. Esta empresa se dedica a
la venta por menor de pernos, productos ferreteros, automotrices, niples, etc. Destacando
por su experiencia adquirida en más de 40 años sobre la ubicación de pernos de difícil
ubicación. Por último ellos trabajan todo tipo de pernos (zincados, automotriz, inoxidables) y
la atención es para todo tipo de público.

2. Sistemas de control y gestión

Su sistema contable se encuentra en funcionamiento desde los años 90 el cual posee un

sistema de inventario con codificación por simbología especial para cada tipo de producto, y
detalla el precio al que se compró, la cantidad disponible y el precio de venta fijado por los
dueños. Además de un sistema de facturación el cual imprimía las antiguas facturas
timbradas por el SII. Al verse obligados a actualizar su sistema de facturación por uno online,
el sistema contable continuo funcionando solo como sistema de inventario. Hoy en día, no
han podido adecuarse a un sistema contable moderno, por lo que su portal antiguo de
facturas suele ser la base para el sistema Online.
Donde se crea una imagen de factura en el programa, este se traspasa por un impreso que
tiene los datos del cliente, los productos que lleva, sus cantidades y el precio con IVA, para
posteriormente, ser traspasado al sistema online lo cual aumenta los tiempos de demora en
los procesos y a veces, obliga a enviar la factura por mail a clientes que no cuentan con el
tiempo suficiente para esperar.
 3. Tiempo de demora en realizar una factura por cliente

Al ser una Pyme de venta al detalle el tiempo se prolonga en relación a la cantidad de

productos distintos que se solicitan. El SII les obliga a detallar ítem por ítem por lo tanto una
persona que lleva un perno con su golilla y su tuerca, se transformara en una factura de 3
ítem. Cada ítem en el sistema se demora alrededor de 30 segundos y la validación al SII
puede tardar un minuto, por lo tanto el proceso puede tardar bastantes minutos.
Otro problema al que se enfrentan es al valor de lo solicitado donde facturas de cantidades
grandes puede ser de un solo ítem y facturas de cantidades mínima de dinero pueden
contener 30 ítem. Para evitar la espera del cliente han tenido que idear formas de restar
tiempo, como la opción de enviar dicha factura por correo electrónico. Además con las
personas que compran con mucha frecuencia en pocas cantidades de dinero, se le da la
opción de guías de despacho (que tienen menos tiempo de realización) y que se transforman
en una sola factura al final del mes.

Conclusión
A través de los datos recopilados, podemos concluir que la empresa Portiper E.I.R.L. es una
pyme con operaciones simples, con un sistema de gestión antiguo el cual aún se encuentra
en funcionamiento solo como módulo de inventario. Mientras que su módulo de facturación
se utiliza solo como referencia para generar documentos en el sistema de facturación online.
Dentro de su sistema existe un problema de tiempo y formas que utilizan para realizar una
factura, puesto que, de un sistema debe pasar a escritura manual para ser ingresado al otro
sistema. Los sistemas de control y gestión no debiesen necesitar procedimientos manuales
para llevar a cabo sus procesos. Este debería ser de manera simple y directa desde sus
módulos.
Este problema se ve reflejado en la antigüedad de ambos sistemas, siendo el sistema de
inventario muy antiguo y el de facturación algo más actualizada, lo que no permite una
conexión automática entre ellos.
Portiper, necesita de un sistema que le permita realizar ventas facturadas de manera casi
inmediata, con menos procesos y en el menor tiempo posible. En donde sus módulos de
inventario y facturación trabajen de manera simultánea y ordenada, permitiéndole además a
la empresa poder acceder a información razonable para tomar decisiones. Dicho sistema
debiera ser simple, de uso sencillo y accesible económicamente.
 Análisis y discusión de resultados

Objetivo nº2: En este objetivo se consiguió investigar las características de los módulos de
inventario y facturación de los diferentes sistemas de informaciones que ofrece el mercado.

Para poder llevar a cabo este objetivo, se analizaron las respuestas obtenidas de la
entrevista semi-estructurada realizada a las empresas que comercializan los sistemas
contables.

Este análisis fue estructurado en función de las respuestas de cada una de las empresas
que fueron entrevistadas Softland, Flexwin y Kame one, según un específico concepto de la
entrevista.

1. Trabajo en conjunto de ambos módulos

“Softland”, a través de su sistema online, permite el funcionamiento de ambos sistemas de
manera conjunta de modo que toda la información se refleja de manera uniforme en
cualquier parte del sistema.
En “Flexwin”, el módulo de inventario trabaja totalmente integrado con el módulo de
facturación, rebajando automáticamente de las ventas generadas, un detallado control de
existencias con sus respectivos costos.

En “Kame one”, tanto el sistema de facturación como el de inventario se pueden integrar de

forma modular en una misma plataforma, contando con información ordenada y actualizada
sin necesidad de realizar traspasos manuales, una venta de productos más rápida e intuitiva
y un registro reflejado automáticamente en ambos módulos.
2. Módulo de inventario
La empresa “Softland”, cuenta con diversos módulos para manejar el inventario como
ingreso de nuevo inventario, un sistema de control de bodegas, Informes para la toma de
inventarios (ya sea general o por bodegas), apoyo en el stock que permite saber el nivel de
inventario actual, generando avisos en cuanto sea necesario comprar y finalmente una lista
de precios sobre el cual generar ofertas y promociones con fecha de vigencia.
 La empresa “Flexwin” permite ingresar directamente las solicitudes de mercaderías desde los
diferentes locales y analizar todas sus solicitudes y recibos de inventario por separado o de
manera general. Comparar el stock real con el informado por el sistema, mediante un
informe de análisis de inventarios, determinando las diferencias producidas en cada artículo
y generar ajustes correspondientes de manera inmediata. Conexión a impresoras para emitir
códigos de barra y una opción para calcular automáticamente del valor de los artículos
nacionales e importados.

La empresa “Kame one” nos ofreció su sistema de gestión de inventarios que funciona desde
la nube, lo que permite administrar el inventario online desde cualquier lugar y en cualquier
dispositivo con conexión a Internet, con posibilidades de integrarse con un ERP (software de
planificación empresarial) lo que permite conectar las distintas áreas de la empresa. Un
seguimiento constante de artículos, considerando las entradas y salidas de cada uno, la
sucursal o bodega en que se encuentran y su cantidad. Su sistema es adaptable a múltiples
tecnologías (pistolas de escaneo, impresoras, dispositivos móviles, etc.).

3. Módulo de facturación
La empresa “Softland” factura de diversas formas las cuales incluyen, entre ellas, la
modalidad en línea y un control del estado de dichas facturas en todo momento. Además,
genera sus documentos de manera física y electrónica.

“Flexwin” permite el envío automático de los documentos al S.I.I. Además, la generación de

dichos documentos en formato PDF para enviarlos vía e-mail a clientes, lo que reduce el
consumo de papel y los costos que implican su impresión. Considera también resúmenes de
libro de ventas y libro de compra para que los documentos se vean reflejados directamente
desde el S.I.I.

“Kame one” permite emitir documentos tributarios electrónicos (DTE) como boletas y
facturas, entre otros. Puede ser integrado con el sistema de inventario y punto de venta
(POS) para la emisión inmediata de boletas y facturas electrónicas. Crea todo tipo de
documentos tributarios electrónicos a los usuarios certificados y administrarlos en la nube.

4. Información de los módulos en la contabilidad

 En “Softland” todas las operaciones que realiza la empresa dentro de los módulos de su
sistema se puede generar informes, como Libro Diario, Libro Mayor, Balances, Libros de
Compra y Venta, entre otros.

“Flexwin” permite recibir todas la centralizaciones de los libros auxiliares generadas por el
modulo, manteniendo la información contable al día, evitando la digitación manual de las
centralizaciones, lo que ahorrará al usuario el trabajo de revisión al impedirse, así, las
descuadraturas entre los auxiliares y sus respectivos mayores contables

En “Kame one” la conexión entre ambos sistemas genera un efecto de sinergia en la

productividad de la empresa, agilizando los procesos de contabilidad y facilitando su
organización.

5. Adquisición e instalación del sistema

“Softland” cuenta con tres modalidades ajustadas a las necesidades de los clientes:
Compra
El cliente adquiere el derecho del sistema y lo que necesita a través de un contrato. Su
proceso de instalación es básico completando el sistema con los datos de la empresa y
generando nuevamente su plan de cuentas.
Cloud
Acceso vía internet a todos los módulos necesarios sin instalación alguna, con pago
mensual.
Rental
Se adquieren las licencias de los productos y pueden ser renovadas una vez expiren. Su
instalación requiere de menos datos.

En Flexwin la instalación de nuestro sistema es online y cuenta con un soporte técnico en

línea en caso de cualquier duda de la instalación.

Kame one al ser un servicio Cloud (Web) sólo necesitas ingresar por tu navegador favorito
(Chrome, Firefox, Internet Explorer) y nada más, sin instalar nada.
6. Costo del sistema
 En “Softland” los precios del sistema varían según la modalidad que requiera el cliente,
existe la modalidad de compra, cloud y rental.
El precio del sistema va desde los $18.500 mensuales (Cloud), aproximadamente $47.000
mensuales (Rental) y $700.000 la compra del sistema.
En “Flexwin” el costo de adquisición de este sistema es de $42.000.- mensuales

En “Kame one”, La aplicación tiene un costo de $608.000 aproximadamente y su mantención

es de $42.000.- mensual.

Softland
Flexwin Kame one
Compra Rental Cloud
Valor sistema 700.000 47.000 18.500 42.000 608.000
mantención y soporte incluida incluida incluida incluida 42.000
mensual x único y mantención
único mensual mensual
periodo de pago usuario mensual
Periodo 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año
tasa de interés anual 0,08 0,08 0,08 0,08 0,08
tasa de interés mensual 0,0064340 0,0064340 0,0064340 0,0064340 0,0064340
cantidad de usuarios 3 3 3 3 3
2
no aplica no aplica no aplica no aplica
total por usuarios 30.027
70 58 6 52 1
Valor futuro a 1 año 0.000 4.393 90.081 2.223 .130.223

Para analizar la mejor opción de sistema contable en materia económica utilizamos el

siguiente cuadro donde llevamos el costo de cada sistema a un año y con una tasa de
interés de un 8% anual.

Como se puede apreciar, cada una de estas empresas varían sus pagos entre pago único y
pagos mensuales. En el caso de los pagos únicos como la Compra de Softland y la compra
de kame one, no generan interés. Mientras que en cada una de las demás se debio convertir
la tasa anual a mensual y llevar el valor del pago a un año generando intereses. A través de
este resultado podemos apreciar que Flexwin es la opción más económica. Sin embargo, en
cuanto a las necesidades de la empresa descritas anteriormente en el objetivo uno, el
sistema más recomendado a adquirir es Softland.
Conclusión:
Tras las respuestas podemos concluir que las entidades nos ofrecen sistemas completos en
cuanto a módulos de inventario y facturación. A través de un cuadro comparativo de las
empresas comercializadoras investigadas podemos determinar que en materia de inventario
la opción que ofrece “Softland” es mejor, ya que posee mayor control sobre el inventario de
la bodega enfocado en un local respectivamente, mientras que “Flexwin” está más enfocado
en empresas que tengas más locales y “Kame One” necesita la integración de un ERP para
funcionar de mejor manera.
En cuanto al módulo de facturación “Flexwin” posee la opción más conveniente debido a que
envía los documentos directamente al SII, mientras que “Softland” aunque no esta tan
alejada a esta entidad, es un poco más demoroso al enviarla al SII.
En cuanto al trabajo en conjunto de ambos módulos, la mejor opción es la que entrega
“Sofland”, debido a que esta refleja toda la información de manera uniforme en todo el
sistema.
En temas de costos de sistemas, “Softland” posee los precios más accesibles para la Pyme
en estudio, además de poseer 3 modalidades distintas de utilizar su sistema.
Finalmente, con todo lo mencionado anteriormente la empresa comercializadora que posee
la mejor opción para la Pyme en estudio es “Softland”.

Análisis y discusión de resultados

Objetivo nº3:
En este objetivo se consiguió presentar a la empresa una propuesta de nuevo sistema
contable enfocado en los módulos de inventario y facturación.
Para poder llevar a cabo este objetivo, se analizaron los puntos presentados a la empresa a
través del informe con la propuesta del nuevo sistema contable.
Este análisis fue estructurado en función de nuestra consideración de porque la empresa
comercializadora seleccionada es la mejor opción de nuevo sistema contable

Luego de un análisis de diferentes sistemas realizado en el objetivo número dos, elegimos a

la empresa Softland como la empresa cuyo sistema de gestión recomendaremos para la
entidad en estudio. Softland ofrece un sistema de gestión a través de tres modalidades
diferentes, cloud, rentado y compra directa del sistema. Cada una con sus propias ventajas y
desventajas apreciables. A partir del siguiente cuadro daremos a conocer las diferencias
economicas y determinaremos la mejor opción de modalidad para la Pyme. Este cuadro se
explicara paso a paso como es que el nuevo sistema de gestión puede mejorar la
comunicación entre los módulos de inventario y facturación.

Softland
Compra Rental Cloud

Valor sistema 700.000 47.000 18.500

mantención y soporte incluida incluida incluida
periodo de pago único mensual mensual x usuario
Periodo 1 año 1 año 1 año

tasa de interés anual 0,0800000 0,0800000 0,0800000

tasa de interés mensual 0,0064340 0,0064340 0,0064340

cantidad de usuarios 3 3 3

total por usuarios no aplica no aplica 230.027

Valor futuro a 1 año 700.000 584.393 690.081

Valor del Sistema actual de la
empresa 550.000 550.000 550.000

diferencia de gasto 150.000 34.393 140.081

La primera parte del cuadro nos muestra las tres modalidades de la empresa Softland en su
sistema de gestión, donde después de llevar a valor anual el sistema de gestión podemos
observar que la modalidad rental es la más económica de las tres. Siendo la modalidad
cloud, la menos conveniente por el hecho de que debe considerar además del costo de
contratar tres usuarios para el sistema. Además de asumir el riesgo de que en caso de una
caída repentina de servicios inalámbricos o de problemas de energía, la empresa no podría
continuar sus operaciones momentáneamente, aplazando más sus procesos de facturación.
La opción de compra es mucho más ventajosa que la anterior, sin embargo, es menos
accesible puesto que su desembolso es demasiado alto y de pago inmediato.
Posteriormente, se decidió de igual manera comparar las tres modalidades con el
desembolso del sistema actual de la Pyme. Actualmente la Pyme gasta $550.000 pesos en
sus sistemas al año. De dicha comparación rescatamos que a pesar de tener las tres
modalidades un valor más alto que el sistema actual, la modalidad rental, solo supera el
sistema actual por $34.393 pesos anuales.

De manera siguiente, analizamos la posible solución de esta modalidad a la problemática de

la Pyme, mediante un cuadro, valorizamos las horas hombres que demora el personal
encargado de la facturación en trabajar actualmente y cuanto demoraría con el nuevo
sistema

450.00 450.00 450.00

sueldo encargado facturación 0 0 0
4
horas hombre 0 40 40
2.62 2.62 2.62
valor horas hombre 5 5 5
tiempo demora en 1 factura critica 10 min 10 min 10 min
costo por minuto 43,75 43,75 43,75
costo por 1 factura 437,5 437,5 437,5
tiempo demora nuevo sistema 3 min 3min 3 min
costo por minuto 43,75 43,75 43,75
costo por 1 factura 131,25 131,25 131,25
ahorro en Horas hombre 306,25 306,25 306,25

Facturas al año 4.000 4.000 4.000

Costo anual por facturación antigua 1.750.000 1.750.000 1.750.000

costo anual por nueva facturación 525.000 525.000 525.000

ahorro anual por facturación nueva 1.225.000 1.225.000 1.225.000

La persona encargada de la facturación trabaja 40 horas semanales y tiene un sueldo de

$450.000 pesos, lo que indica que la hora hombre esta valorizada en $2.625 pesos. Otro
antecedente importante, es que actualmente la Pyme demora en realizar una factura de una
cantidad de productos considerables 10 minutos lo cual se ve valorizado en $438 pesos
aproximadamente. Mientras que el nuevo sistema, realiza el mismo tipo de factura en 3
minutos, lo que nos da un ahorro de $306 pesos de horas hombre por factura. Si a esto le
consideramos que la Pyme factura 4.000 documentos al año, obtendremos un ahorro anual
de $1.225.000 pesos que corresponden a tiempos de trabajo.

Conclusión:

Tras las respuestas podemos concluir que la empresa comercializadora Softland es la ideal
para la empresa Portiper EIRL, debido a su forma de trabajar de ambos modelos (inventario
y facturación) tanto de manera separada como en conjunto. Lo que mejoraría los procesos
de facturación de la empresa en estudio, reduciendo el tiempo de traspaso de información
manual. Consideramos también, que el sistema es de un precio más accesible para la
empresa en estudio en las 3 modalidades que ofrece Softland, las cuales son convenientes
para trabajar sin perjuicio de estancar sus actividades comerciales en caso de problemas de
conexión inalámbrica y que en este caso, la mejor opción que nosotros recomendamos para
la empresa es la modalidad Rental, debido a que esta modalidad es la que menos diferencia
de desembolso tiene, es decir, la Pyme solo debería asumir $34.393 pesos más que antes.
No obstante, este sistema permite a la empresa solucionar su problema de comunicación
entre módulos y además, le permite ahorrar $1.225.000 pesos al año, valorizadas en horas
hombre del encargado de la facturación.