CÓDIGO DE ÉTICA PARA PROVEEDORES.

Última Actualización: Octubre 2020.

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Índice

1. Objetivo.
2. Glosario.
3. Alcance.
4. Compromisos.
5. Reglas de integridad.
6. Conductas que vulneran las reglas de integridad.
7. Incumplimientos del presente código.
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1. Objetivo.

El presente Código tiene como objetivo transmitir a los proveedores que se registren en el
portal de proveedores desarrollado por ______________________, incluyendo su
personal y colaboradores, reglas de integridad para entablar una relación de buena fe y de
respeto de los compromisos comerciales y contractuales que se acuerden.

También tiene como objetivo dotar de un marco de confianza y respeto, durante todo el
proceso de adquisición de los bienes o servicios, debiendo realizar las áreas de intervengan
en el proceso de compra sus mejores esfuerzos para cubrir dichos requerimientos, velando
en todo momento por la aplicación adecuada de los recursos, así como bajo los principios
de: objetividad, honestidad, integridad y responsabilidad.

A través de este catálogo de reglas de integridad, así como del señalamiento de aquellas
conductas que las vulneran, se mantendrá sana y positiva la relación entre clientes y
proveedores, fundamentada en comportamientos éticos y honestos.

2. Glosario.

Para Efectos de este Código se entiende por:

Código: Se refiere al “Código de Ética para Proveedores”.

Compras: Es el departamento que se encarga del proceso de gestión de las compras y de la
administración de los proveedores.
Cotizaciones: Documento formal donde se establecen las condiciones comerciales y/o
contractuales del bien y/o servicio requerido (ej. Descripción del bien o servicio, precio,
unidad de medida, descuento, tipo de pago, tiempo de entrega, etc.)
Lineamientos: Pasos, reglas, objetivos que se establecen con el fin de organizar, regular y
lograr el desarrollo de algo.
Orden de Compra: O.C. Es el documento oficial generado en SAP, donde se especifica una
relación contractual con un proveedor y donde se especifica el detalle de la compra.
Portal de Proveedores: Se refiere al portal de proveedores desarrollado por _________
_________________________ y que podrá ser utilizado por los USUARIOS DEL PORTAL DE
PROVEEDORES para la administración de sus proveedores.
Proveedor: Se denominan proveedores a aquellas personas físicas o morales y organismos
encargados de suministrar un bien o servicio.
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Usuarios del Portal de Proveedores: Persona física o moral que hace uso del Portal de
Proveedores de ___________________________ para la administración de sus
proveedores.

3. Alcance.

Aplica a cualquier proveedor de bienes o servicios, incluidos cualquiera de las personas que
dependan directa o indirectamente de éste; así como a todos los colaboradores de los
Usuarios del Portal de Proveedores que participan directa o indirectamente en el proceso
de compra.

4. Compromisos.

Los proveedores, al ofrecer sus bienes o prestar sus servicios a los usuarios del portal de
proveedores, deberán adherirse al compromiso constante de mantener los más altos
niveles de calidad y atención.

Los proveedores reconocen que participan en la labor de mantener a los usuarios del portal
de proveedores dentro de las mejores del país.

La atención y calidad que los proveedores brinden dentro de las instalaciones de los
usuarios del Portal de Proveedores debe reflejar la misma atención y calidad que los
usuarios del portal de proveedores ofrecen.

Los Usuarios del Portal de Proveedores, así como sus colaboradores, están comprometidos
con sus proveedores para crear las condiciones adecuadas y necesarias para el correcto
desarrollo de los servicios y la mejor calidad de los productos que ofrecen.

Estamos convencidos que una relación en la que tanto el proveedor, sus dependientes
directos e indirectos, y los Usuarios del Portal de Proveedores mantengan la buena fe y el
respeto a los compromisos adquiridos, dará como resultado que una vez entregados los
bienes o prestados los servicios, las partes sean libres para decidir el futuro de la relación
que tienen.

5. Reglas de integridad.

A continuación, se enlistan aquellas reglas de integridad que servirán para la creación de

una relación de confianza y calidad del servicio.
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a. Cumplimiento de compromisos contractuales y comerciales.

Uno de los puntos más importante de este Código es el cumplimiento a los compromisos
que los Usuarios del Portal de Proveedores y los proveedores han adquirido, lo que plasma
el respeto a la relación que tienen con motivo de la celebración del contrato, orden de
compra, etc., que suscriban de mutuo acuerdo.

Los instrumentos que se suscriban entre los proveedores y los Usuarios del Portal de
Proveedores, representan la confianza que se han depositado por la seriedad y
profesionalismo que ambos han ofertado.

Los Usuarios del Portal de Proveedores ofrecen a los proveedores y sus dependientes
directos e indirectos una relación honesta y transparente, buscando fomentar el correcto
desarrollo de cada uno de ellos; por lo que confía en que los proveedores y el personal
directo o indirecto de éstos actuarán con totalidad honestidad, respeto, responsabilidad y
rectitud en el cumplimiento de sus obligaciones.

Asimismo, de los proveedores se espera que, al vincularse con los Usuarios del Portal de
Proveedores, protejan la imagen y el buen nombre de cada institución, privilegiando la
comunicación y buscando soluciones a las inquietudes que se pudieran presentar,
respetando los compromisos contractuales y comerciales, demostrando su calidad y
profesionalismo. El cumplimiento de los compromisos contractuales y comerciales será
fundamental para que la relación rinda frutos para las partes.

b. Legalidad.

La legalidad es el conocimiento, convencimiento y cumplimiento que los proveedores y sus

dependientes directos o indirectos deben tener sobre la importancia del apego al marco
normativo aplicable en la realización de sus actividades.

Los proveedores y dependientes directos e indirectos deben de cumplir con la

reglamentación interna de los Usuarios del Portal de Proveedores, según corresponda, así
como aquella normativa que les resulte aplicable.

Por lo anterior, pedimos a los proveedores y sus dependientes directos o indirectos a

solicitar las disposiciones a los Usuarios del Portal de Proveedores, cuando comiencen a
tener operaciones, así como a conocer el aviso de privacidad de _________________
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________, mismo se puede consultar en _____________________ así mismo podrán

consultar el aviso de privacidad de los usuarios del Portal de Proveedores en sus páginas oficiales
de internet o podrán solicitarlo directamente al usuario.

c. Calidad y limpieza.

Las instalaciones en las que los proveedores ofertan sus servicios y/o entregan bienes, son
reflejo de la imagen de Los Usuarios del Portal de Proveedores, por lo que sin importar los
bienes o servicios que ofrecen deben, en todo momento, procurar la máxima calidad,
seguridad y limpieza en ellos.

En el caso específico de aquellos proveedores que ofrecen alimentos y bebidas, se espera

un especial compromiso con la calidad, preparación e higiene de los mismos.

Por otro lado, es importante mencionar que ____________________________ y los

Usuarios del Portal de Proveedores invitan a los proveedores a cuidar la imagen personal
que proyectan sus dependientes directos e indirectos, misma que debe ser higiénica y
adecuada según el giro de cada uno.

d. Empleo digno.

_____________________________ y los Usuarios del Portal de Proveedores, reconocen la

dignidad de la persona, por lo que invita a los proveedores a emplear a su personal con
criterios de equidad y no discriminación, apegados siempre al cuidado de los derechos
humanos, los derechos laborales y seguridad de cada uno de ellos.

Estamos convencidos que el cumplimiento a las leyes del trabajo de nuestro país, la
remuneración justa y adecuada, así como la no contratación de menores de edad sin la
debida observación de las disposiciones aplicables, no propiciando la discriminación, y
disminuyendo los riesgos laborales, permitirá contar con un clima organizacional basado en
la integridad y el respeto, además de un ambiente sano y productivo para todos.

e. Confidencialidad.

Todos los proveedores de los Usuarios del Portal de Proveedores, así como sus
dependientes directos e indirectos, están obligados a guardar sigilo respecto de la
información confidencial que conocen con motivo del desarrollo de las actividades
derivadas del cumplimiento del contrato, así como aquella que se genere o le sea revelada
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de manera verbal o en documentos escritos, de conformidad con lo establecido en la Ley

Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, el Reglamento
del citado ordenamiento legal y demás normativa aplicable. Asimismo, deberá proteger los
datos personales que obtenga, procurando la privacidad de sus clientes, al usar o difundir
esa información con fines distintos a los que fueron recabados, sin el consentimiento de los
titulares de los mismos, en términos de lo previsto en la legislación ya referida.

Se deben tomar precauciones especiales cuando se transmita información vía correo

electrónico, Internet u otros medios de comunicación.

f. Cuidado de las instalaciones.

Toda vez que la salud y la seguridad de la persona son elementos indispensables en toda
organización, los Usuarios del Portal de Proveedores asumen el compromiso de proteger la
integridad de la comunidad, por lo tanto, exhorta a los proveedores y a sus dependientes
directos o indirectos a mantener en buenas condiciones los bienes y servicios que prestan,
con el fin de prevenir accidentes, enfermedades, incendios o situaciones de riesgo para
cualquier miembro de la comunidad.

Los proveedores deben transmitir a sus dependientes directos o indirectos que participen
en la prestación del servicio o en la entrega de los bienes, la necesidad de cuidar los bienes
e instalaciones de los Usuarios del Portal de Proveedores.

g. Medio ambiente.

Los Usuarios del Portal de Proveedores están comprometidos con la sustentabilidad por lo
cual ha ido incorporando los principios de respeto y preservación del medio ambiente en
todas sus actividades.

Invitamos a los proveedores a sumarse a este esfuerzo para preservar el medio ambiente
por medio de acciones que permitan el uso racional y el manejo eficiente de sus recursos e
insumos que utilizan, especialmente la energía eléctrica, agua, productos para embazar los
alimentos, etc.; cumpliendo en todo momento las disposiciones normativas Federales,
Estatales y Municipales, que en esta materia se establezca.

h. Comunicación constante.
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Para construir una relación sólida es fundamental la comunicación constante entre los
proveedores y los Usuarios del Portal de Proveedores. La comunicación permite aclarar
dudas, solicitar apoyo, subsanar requerimientos y, en general, otorga la posibilidad de
intercambiar todo tipo de ideas y necesidades que se pudieran presentar durante el proceso
de proveedor-cliente.

La información y comunicación que los proveedores y dependientes directos o indirectos

entablen con los Usuarios del Portal de Proveedores deberá ser respetuosa y cortés con
todas las personas y cada uno de los diferentes públicos con los que se relacionen.

i. Atención al cliente.

Los Usuarios del Portal de Proveedores promueven entre todos sus miembros el
comportamiento apropiado, basado en el respeto, la cortesía y la buena educación, de
acuerdo a las normas éticas y la filosofía de la institución, considerando siempre en primer
lugar la dignidad y centralidad de la persona.

Por lo anterior, los proveedores deben procurar que los dependientes directos o indirectos
que laboren con ellos se desarrollen de manera ética, respetando a sus clientes, con
excelente actitud de servicio y profesionalismo. De igual manera deben procurar que sus
empleados no incurran en actos de violencia o discriminación.

Por ello es necesario que todo colaborador de los Usuarios del Portal de Proveedores que
participe en la solicitud, cotización, colocación de órdenes de compra, pago y entrega-
recepción de los bienes y servicios que se adquieran se conduzcan de conformidad con los
siguientes lineamientos:

➢ Todo personal responsable de la gestión del proceso de compras, así como aquellos
colaboradores que participen en dicho proceso, deberán observar en su conducta el
no incurrir en favoritismos, privilegiando siempre las necesidades e intereses de la
institución, de igual manera deberán respetar todos los procedimientos y políticas
de compras que hayan sido establecidos en la normatividad vigente de los Usuarios
del Portal de Proveedores.
➢ Toda compra deberá ser efectuada una vez que haya sido contratada, según sea el
caso, y tenga las autorizaciones pertinentes, por parte del personal que cuente con
las atribuciones para ello.
➢ Rechazar invitaciones personales de los Proveedores, así como cualquier regalo.
➢ Ningún colaborador de los Usuarios del Portal de Proveedores, que esté relacionado
con algún proceso de compra y venta de bienes o servicios debe reunirse con el
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proveedor fuera de las instalaciones del Usuario del Portal de Proveedores para
llevar a cabo transacción alguna.
➢ Los responsables de compras de los Usuarios del Portal de Proveedores, deben
realizar las acciones necesarias con el proveedor en aspectos relacionados al uso de
los materiales y su proceso de producción, garantizando la adquisición de elementos
de la más alta calidad y que sean acordes con la calidad requerida por la institución.
➢ En caso de presentarse algún conflicto de interés de parte de alguno de los
colaboradores de los Usuarios del Portal de Proveedores, deberá manifestarlo y
solicitar que el asunto sea atendido por alguien más.
➢ No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con los
colaboradores que laboren con los Usuarios del Portal de Proveedores.
➢ Evitar al máximo las regularizaciones de compras.
➢ Todos colaboradores de los Usuarios del Portal de Proveedores, en especial aquellos
que se encuentren en el área de Compras deberán ser éticos, profesionales y
transparentes; toda vez que las buenas prácticas y la observancia de la normativa
interna y externa de forma que se prevengan y eviten conflictos, negligencias e
incluso comisión de delitos.
Asimismo, todo proveedor y personas que dependan de él directa o indirectamente, que
participe en el proceso de solicitud, cotización, colocación de órdenes de compra, pago y
entrega-recepción de los bienes y servicios que le sean solicitados por los Usuarios del
Portal de Proveedores deberá conducirse de conformidad con los siguientes lineamientos:

➢ Cumplir de manera integral y cabalidad con el presente Código durante todo el

tiempo que dure la relación contractual o comercial.
➢ Es deber, responsabilidad y compromiso del proveedor conocer y cumplir la
normativa interna y externa que se relacione con las operaciones que desarrollen.
➢ Evitar cualquier actividad que pueda dar lugar a prácticas ilegales, de competencia
desleal o dañar la reputación de los Usuarios del Portal de Proveedores y de
cualquiera de sus colaboradores o miembro de la Comunidad.
➢ Colaborar con las investigaciones y auditorías que se practiquen a los Usuarios del
Portal de Proveedores, debiendo proporcionar proactivamente toda la información
íntegra y veraz relacionada que se relacione con la operación y/o hecho que esté
siendo auditado o inspeccionado.
➢ Colaborar en la implementación de las medidas de control recomendadas por ______
_____________________ en caso de que sea relevante para asegurar la cadena de
suministro.
➢ Asegurarse de que sus proveedores y contratistas cuenten a su vez con sus propias
políticas que respeten los principios contenidos en este Código.

6. Conductas que vulneran las reglas de integridad.

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_____________________________ y los Usuarios del Portal de Proveedores protegen a los

miembros de su comunidad por medio de los diferentes reglamentos y normas de conducta
para garantizar el trato digno e igualitario para todos, en el que prevalezca el respeto y la
dignidad de la persona.

Con el objetivo de proteger a la Comunidad, a continuación, se enlistan algunas conductas

o actitudes contrarias a nuestros valores, principios y reglamentación interna:

a. Acoso y discriminación.

Para ___________________________ y los Usuarios de su Portal de Proveedores es

fundamental reconocer la dignidad humana y respetar la individualidad, así como la
diversidad de los miembros de la comunidad, que incluye a personal administrativo,
personal de mantenimiento y en general a toda persona que se encuentre dentro o fuera
de sus instalaciones.

No se admite ningún tipo de discriminación a persona alguna por razones de sexo, género,
estado civil, edad, nacionalidad, religión, preferencias políticas, condición física o socio-
económica o discapacidad. Dentro de las instalaciones de los Usuarios del Portal de
Proveedores se promueven los principios de respeto, igualdad, inclusión y equidad.

Bajo ninguna circunstancia se permitirán las relaciones de intimidación o abuso de

autoridad; asimismo, están prohibidas todas las formas de acoso a personas que se
encuentren dentro o fuera de las instalaciones de los Usuarios del Portal de Proveedores

b. Conducta inapropiada.

____________________________, los Usuarios del Portal de Proveedores y los Proveedores

están obligados a tratar a los miembros de la comunidad de manera respetuosa y cordial.
Se debe respetar en todo momento lo dispuesto en la normativa interna que resulte
aplicable.

Los proveedores deben en todo momento promover que exista un ambiente sano y
productivo, por lo que está prohibida cualquier conducta ofensiva o agresiva.

c. Publicidad e imagen.
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Los Proveedores, en sus relaciones con los Usuarios del Portal de Proveedores son
responsables de no mostrar en su publicidad anuncios con contenido sexual, con bebidas
alcohólicas, tabaco, drogas, contenido político y en general aquellos que vayan en contra
de la moral, las buenas costumbres y los principios y valores de nuestra institución.

d. Prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo.

__________________________ y los Usuarios del Portal de Proveedores, promueven,

en todo momento, el cumplimiento de las disposiciones de prevención de lavado de dinero
y financiamiento al terrorismo, por lo que los recursos empleados por los proveedores
deben tener una procedencia lícita.

e. Anticorrupción.

La corrupción es el abuso de un poder otorgado para obtener una ganancia privada. Ésta
puede adoptar muchas formas, incluyendo el soborno (solicitar, ofrecer o aceptar recursos
en efectivo o en especie), conflicto de intereses, fraude, blanqueo de dinero, desfalco,
ocultación y obstrucción a la justicia y tráfico de influencias.

El compromiso adquirido por los proveedores con motivo de la relación contractual o

comercial que mantienen con los Usuarios del Portal de Proveedores, incluyen actuar
conforme a principios y valores éticos en sus relaciones con otros proveedores,
colaboradores y comunidad en general, rechazando cualquier tipo de negociaciones o
convenios (a título personal o institucional) que impliquen actos de soborno o corrupción.

Cualquier conducta ilícita o carente de ética, deberá ser reportada a la brevedad a su jefe(a)
inmediato y al responsable del área de compras. Para el caso en que se llegue a conocer
que alguna conducta ilícita o carente de ética realizada por colaboradores o proveedores
relacionados con la operación de los Usuarios del Portal de Proveedores y que en su
oportunidad haya sido del conocimiento de algún colaborador de la misma, y no hubiese
sido reportada, se le imputará a este último una conducta de encubrimiento, quedando a
disposición del área de Capital Humano , así como de las autoridades civiles o penales
correspondientes.

También se podrán recibir denuncias de forma anónima y a través de los medios

establecidos de cualquier forma o manifestación de soborno, procediendo _____________
___________________________ y los Usuarios del Portal de Proveedores a realizar las
investigaciones que resulten pertinentes.
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7. Incumplimientos del presente código.

El incumplimiento de este Código puede repercutir negativamente en la relación con ______

_____________________ y los Usuarios del Portal de Proveedores. Estas pueden ir desde
una llamada de atención, hasta la descalificación proveedor o bien hacerse acreedor a la
rescisión de la relación contractual; sin perjuicio de otras acciones legales o administrativas
que fueran aplicables.

LEÍDO EL PRESENTE CÓDIGO ME DOY POR ENTERADO DE SU CONTENIDO Y ALCANCE,

COMPROMETIÉNDOME A RESPETARLO, A HACERLO DEL CONOCIMIENTO DE MIS DEPENDIENTES
DIRECTOS E INDIRECTO, Y NOS SOMETEMOS A SU APLICACIÓN EN (Municipio o alcaldía)
______________, (Estado) ________________________ A LOS _______________.

_________________________________________
(Nombres de Apoderado y/o representante)
Cargo:________________________________
Sociedad:______________________________