*20201130001354*

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Radicado No. 20201130001354
23-09-2020

CIRCULAR

JCA

Ipiales.

PARA: Coordinadores Regionales y auxiliares atención al usuario

ASUNTO: Indicaciones para autorización y asignación de citas

Cordial Saludo.

Teniendo en cuenta que desde el primero de octubre de 2019 se implementó el programa

de asignación de citas en línea para consulta externa, de la manera más respetuosa me
permito recordarles algunas indicaciones que anteriormente se habían dado, esto con el fin
de evitar que se continúen presentando inconvenientes al momento de la asignación de la
cita por parte de una institución prestadora de servicios de salud:

1. En la observación NO DEBE ir el diagnóstico del paciente.

2. Cuando es consulta de control, en observación se debe escribir el nombre del

especialista tratante, esto con el fin de dar continuidad al tratamiento, además se
debe tener en cuenta el tiempo del próximo control para asignación de la cita.

3. No se debe autorizar consultas para pediatría a ningún adulto luego de 15 días de

nacido, siempre y cuando este no haya estado hospitalizado. En caso de ser para
un recién nacido se debe indicar a la madre o padre de familia que debe afiliar al
menor, esto teniendo en cuenta que las instituciones no van a agendar citas por
pediatría a los adultos si no tienen la información del menor.

4. Con el fin de garantizar la atención a los NEONATOS, cuando estos son citados a
consulta de control con laboratorio a los 3 días de egreso de la institución
hospitalaria se DEBE autorizar a nombre de la mamá y especificar en observación
control recién nacido de 3 días, y a la vez se debe educar a la madre en la
importancia de registrar y afiliar al RN lo más pronto posible, ya que las siguientes
autorizaciones se generarán a nombre del menor.

5. Abstenerse de enviar a los usuarios a solicitar citas de consulta directamente a las

instituciones que han implementado el módulo de asignación de citas en línea o
enviar solicitudes por correo electrónico.

Carrera 1 norte 4 - 56 Avenida Panamericana Tel: (092) 773 87 25 - 773 87 26 - 773 29 74 - 725 61 37
Ipiales (Nariño) E-Mail: calidad@mallamaseps.com.co - Página Web: www.mallamaseps.com.co NIT: 837.000.084-5
Línea gratuita: 018000 913 701
 6. Leer detenidamente la orden médica con el fin de evitar autorizar de manera
incorrecta los servicios solicitados.

7. Para generar cita de atención por obstetricia de primera vez se debe tener en cuenta
que la usuaria debe contar con todos sus exámenes e informar que debe llevarlos a
la cita programada, de lo contrario la usuaria no será atendida.

8. Solicitar al usuario dos números de teléfono celular que conteste ya que a estos les
llegara el mensaje de texto y se los llamara para confirmar la cita, esto con el fin de
evitar el incremento de usuarios inasistentes y quienes manifiestan que no fueron
informados y acuden sin los requisitos completos para acceder a la atención.

9. No emitir autorizaciones de consulta de primera vez o de control sin que previamente

el usuario cuente con resultados de ayudas diagnosticas.

10. Cuando se requiera una cita prioritaria por que el medico tratante a así lo determina
en la observación se debe escribir Prioritario

11. Las instituciones prestadoras de salud ya pueden imprimir a través del programa las
autorizaciones

12. Tener presente los servicios contratados en cada una de las IPS, ya que se encontró
que se esta remitiendo a los usuarios a instituciones donde no hay servicios
contratados.

Además de lo anterior me permito informar, que todos los días se debe ingresar al modulo
control de citas y tecnologías y se debe recordar al usuario la fecha en que se le ha sido
asignada la cita y el nombre de la institución, es importante que se le recuerde al usuario
que uno de sus deberes es cancelar oportunamente sus citas. Así miso se estará evaluado
su gestión mediante el reporte de inasistentes que realicen cada uno de los prestadores.

Finalmente me permito recordar que es importante reflejar una buena imagen de nuestra
institución, por lo tanto, se debe realizar una autorización con calidad, contestar
cortésmente las líneas telefónicas, responder oportunamente los mensajes WhatsApp que
se envíen a los teléfonos corporativos y dar respuesta efectiva a los correos electrónicos.

Atentamente,

GUILLEMO LOPEZ LOPEZ

Coordinador de Calidad Red de Servicios
Proyecto: Juliana Moran Garreta, Auxiliar de Calidad Red de Servicios

Carrera 1 norte 4 - 56 Avenida Panamericana Tel: (092) 773 87 25 - 773 87 26 - 773 29 74 - 725 61 37
Ipiales (Nariño) E-Mail: calidad@mallamaseps.com.co - Página Web: www.mallamaseps.com.co NIT: 837.000.084-5
Línea gratuita: 018000 913 701