Con el presente caso práctico vamos a poner en funcionamiento y en orden todos los

conocimientos adquiridos durante el curso. Nos servirá para entender la utilidad de las
recomendaciones del PMBOK del PMI

FASE DE INICIO DEL PROYECTO

Nuestra empresa, Proyectos Ejemplares S.A., acaba de ganar un concurso público licitado por
el Ayuntamiento local para la instalación de la primera piscina municipal que ha tenido nuestro
pueblo.

El pliego de condiciones económicas fijaba un presupuesto máximo de 100.000 € y daba

libertad al proponente para detallar, en el pliego de condiciones técnicas, cómo se iba a
desarrollar el proyecto de construcción y puesta en marcha de la piscina.

Sabíamos que la competencia presentaría propuestas de construcción a precios francamente

bajos dadas las circunstancias de mercado. Nuestra empresa decidió atacar agresivamente
esta propuesta mediante un enfoque innovador basado en la instalación de una piscina
prefabricada (https://www.youtube.com/watch?v=Oqqi9g6vGL8) que consta de 4 paquetes de
trabajo generales:

1. Excavación
2. Preparación del terreno
3. Colocación y nivelación
4. Relleno del espacio que queda vacío entre el hueco del terreno y el vaso de poliéster y
colocación de brocales

Y cuyo coste de instalación es mucho más económico, habiéndonos permitido presentar un

presupuesto de 50.000 € que nos ha dado la victoria sin comprometer nuestro márgenes de
beneficios estándar del 10%.

Estamos a principio de año. El alcalde y el jefe de la mesa de compras nos han llamado para
negociar y cerrar el contrato en una última fase. Fase de negociación legalmente prevista en el
pliego de condiciones y que puede suponer incluso una reducción adicional del presupuesto, lo
cual esperamos todos dada la situación económica del Ayuntamiento. Sabemos que para el
Alcalde se trata de un proyecto estrella durante su legislatura.

A la reunión asistirá también el nuevo arquitecto municipal, recién incorporado al puesto. Este
técnico del Ayuntamiento ha sido trasladado de otras funciones que le gustaban más y está
manifiestamente incómodo con las nuevas tareas asignadas.

Benigno Lacort
En resumen y a la vista del escenario, damos por hecho que nos van a pedir una reducción del
5% del presupuesto (lo cual podría considerarse legal por la nueva ley de austeridad
recientemente aprobada por el Pleno)

Habíamos previsto inicialmente, antes de hacer una planificación detallada, que en función de
nuestra experiencia el plazo de instalación y puesta en marcha sería inferior a un mes con
nuestros plazos estándar y considerando un equipo de relleno (maquinaria y personal) de tipo
medio. Intuimos que el Ayuntamiento querrá inaugurar la piscina este verano, luego
tendremos también que tener en cuenta este factor, porque si se retrasa la negociación y
luego nos piden acortar al máximo la obra, tendríamos que contratar un equipo de relleno con
técnicos especializados que costaría más que lo inicialmente presupuestado en nuestra
propuesta. Y esto se podría convertir en un elemento crítico si encima nos recortan el importe
adjudicado.

Por nuestra parte, todo el trabajo se hará con personal propio menos las tareas finales de
relleno del espacio vacío entre el hueco y el molde de poliéster, tarea que encargaremos a un
proveedor externo con la maquinaria apropiada

En estos momentos nos preocupan dos cosas:

• Cómo controlar al arquitecto municipal para evitar que bombardee el proyecto

• Cómo reducir los tiempos para entregar a inicios del verano (lo cual, a su vez, implica
una atención especial a la subcontratación que hagamos para el relleno)

En principio tenemos la fortuna que dentro de nuestro equipo de directores de proyectos está
José Ramón del Pemei, compañero de carrera del arquitecto municipal y gran amigo suyo, a
quien vamos a nombrar Director de este proyecto y quien nos debe hacer una valoración de
cómo tratar a esta persona en particular.

Por otra parte, vemos que el riesgo de que todo salga mal si la subcontrata encargada del
relleno falla es muy alto, por lo que debemos prever desde ahora mismo unas reservas de
contingencia (reservas por el riesgo identificado de fallo de la subcontrata) por valor de 2.800
€ para adquirir, en caso necesario, el equipo de altas prestaciones. Adicionalmente, y en virtud
de nuestra experiencia como empresa en situaciones similares, estimamos una reserva de
gestión (provisión para riesgos inesperados) de 3.200 €.

A la reunión asistirá nuestro Director General de Proyectos Ejemplares S.A. quien, junto con el
Alcalde, son los únicos con autoridad para firmar el proyecto de ejecución definitivo y, por
tanto, los únicos autorizados a firmar conjuntamente el acta de Constitución del Proyecto.

Para la ejecución se autoriza al Director del Proyecto a firmar operaciones (adquisiciones,

contrataciones, etc.) de hasta 10.000 €. Para operaciones superiores se requiere la firma
conjunta con el Director General.

Benigno Lacort
Para nuestro Director, la posibilidad de erosionar nuestro margen tras la negociación con el
Ayuntamiento le resulta una idea que le invitaría muy seriamente a desestimar el proyecto.
Está dispuesto a aceptar la reducción del 5%, pero considerará entonces como riesgo grave
cualquier indicio de que los costes internos se nos disparan o bien de que la reducción sea
superior al 5% por diferentes motivos-

Por favor, con estos datos y considerando que nos hemos entrevistado con los responsables
del Ayuntamiento y que se han confirmado nuestras sospechas de exigencia de reducción de
tiempo y presupuesto, con una reducción del 5% en el importe de la adjudicación y fijándonos
el 16 de junio como fecha en de inauguración de la piscina prevista por el Alcalde, elabore el
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO con todos sus elementos de forma muy sucinta.

Igualmente, IDENTIFIQUE Y CLASIFIQUE LOS INTERESADOS POR SU INTERÉS EN EL PROYECTO

Benigno Lacort