Cartilla Contralor Estudiantil 2014

2014
MANUAL DEL CONTRALOR

ESTUDIANTIL DEL GUAVIARE
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL
GUAVIARE
07/03/2014
MANUAL DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL DEL GUAVIARE 2014
Jaime Londoño Flórez

CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO GUAVIARE
Carmenza Liz Lasso

SECRETARIA DE EDUCACIÓN
Contenidos, Diseño y Edición:
Carmen Leonor Cubillos Rojas

Contralora Auxiliar de Control Fiscal
Nohemilce Quintero Cetina

Profesional Universitario
San José del Guaviare, Marzo de 2014
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 1

CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
EJERCICIO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL .......................................................................................... 4
¿QUIÉN ES EL CONTRALOR ESTUDIANTIL? ..................................................................................... 4
SUS FUNCIONES SON:..................................................................................................................... 5
PRINCIPIOS ÉTICOS DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL EN LA GESTIÓN ESCOLAR .............................. 6
SUS DERECHOS SON: ...................................................................................................................... 7
¿CÓMO ES EL DESEMPEÑO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL EN LA GESTIÓN ESCOLAR? ............... 8
¿CÓMO SE ELIGE EL CONTRALOR ESTUDIANTIL? ........................................................................... 9
¿CUÁL ES EL PERIODO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL?: ............................................................. 10
¿INCENTIVOS PARA PARTICIPAR? ................................................................................................. 10
¿SANCIONES? ................................................................................................................................ 11
¿SE PIERDE LA CALIDAD DE CONTRALOR ESTUDIANTIL? ............................................................ 11
¿CUANDO HAY SUSTITUCIÓN DEL CARGO DE CONTRALOR ESTUDIANTIL?.................................. 12
CUALES SON LOS COMPROMISOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS FRENTE AL EJERCICIO DEL
CONTRALOR ESTUDIANTIL. ........................................................................................................... 12
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA ELEGIR CONTRALOR ESTUDIANTIL Y
CRONOGRAMA DE TRABAJO ............................................................................................................. 14
MARCO NORMATIVO ........................................................................................................................ 16
CONOCIMIENTO BÁSICO ................................................................................................................... 18
¿QUÉ ES EL CONTROL FISCAL? ...................................................................................................... 18
LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE................................................................... 18
¿QUÉ ES EL GOBIERNO ESCOLAR?................................................................................................ 20
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)..................................................................................... 21
¿CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LA CONTRALORIA ESTUDIANTIL? ................. 23

INTRODUCCIÓN
La Contraloría Departamental del Guaviare, cumpliendo con el Plan

Estratégico 2012-2015 “Fortalecimiento Estratégico del control y
vigilancia a la inversión de los recursos públicos”, ha diseñado la
cartilla, con el fin de fortalecer el ejercicio que desarrollarán los
Contralores Estudiantiles del Guaviare, de acuerdo a las funciones
establecidas mediante Ordenanza No. 11 de 2010, expedida por Asamblea
Departamental del Guaviare donde establece la figura de Contralor
Estudiantil en las instituciones Educativas del Departamento del
Guaviare.
La cartilla le permite al Contralor Estudiantil, como a los docentes de las

áreas de Sociales y Democracia, quienes vienen apoyando este proceso,
conocer las funciones, quiénes pueden aspirar, los principios éticos del
Contralor Estudiantil, sus derechos, así como el desempeño que deben
ejercer en la gestión escolar, los compromisos de las Instituciones
Educativas frente al ejercicio del Contralor Estudiantil. Así mismo
encontrará conocimientos básicos como ¿Qué es el Control Fiscal? y
manejo sobre los Fondos de Servicios Educativos. En el presente manual
encontrarán los formatos que le permitirá al Contralor Estudiantil
desarrollar sus actividades con mayor celeridad.
El propósito de la Contraloría Departamental del Guaviare, es fortalecer la

labor de los Contralores Estudiantiles, a través de procesos formativos en
niños y jóvenes, para garantizar un mejor control Social en el
Departamento del Guaviare.

EJERCICIO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL
¿QUIÉN ES EL CONTRALOR ESTUDIANTIL?
Es el estudiante de grado noveno o

décimo, elegido a través del voto por los
demás estudiantes para que ejerza las
funciones de vigilante de los recursos
públicos de su institución educativa con el
apoyo de la Contraloría Departamental del
Guaviare, además infunde en los demás
integrantes de la comunidad educativa el
respeto por lo público.
La figura del contralor estudiantil se

articulará al proceso del gobierno escolar,
es decir, al trabajo adelantado por el
Personero Estudiantil y otros
representantes de la comunidad
educativa, para garantizar coherencia e
integralidad en el ejercicio directivo sobre
el manejo del presupuesto y la utilización
de los bienes.

SUS FUNCIONES SON:
Propiciar acciones concretas y permanentes, de control social a la gestión de las instituciones

educativas.
Promover la rendición de cuentas en las Instituciones educativas.
Velar por el correcto funcionamiento de las inversiones que se realicen mediante los fondos de
servicios educativos.
Ejercer el control social a los proceso de contratación que realice la institución educativa.
Canalizar las inquietudes que tenga la comunidad educativa sobre deficiencias o irregularidades
en la ejecución del presupuesto el manejo de los bienes de las Instituciones Educativas.
Formular recomendaciones o acciones de mejoramiento al Rector y al Consejo Directivo sobre el

manejo del presupuesto y la utilización de los bienes.
Poner en conocimiento del organismo de control competente, las denuncias que tengan merito,
con el fin de que se apliquen los procedimientos de investigación que resulten procedentes.
Comunicar a la comunidad educativa, los resultados de la gestión realizada durante el periodo.
Conocer el Proyecto Educativo Institucional (PEI), el plan de mejoramiento, el presupuesto y el

plan de compras de la Institución Educativa.
Velar por la conservación, preservación y protección del medio ambiente.

PRINCIPIOS ÉTICOS DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL EN LA GESTIÓN ESCOLAR
La gestión pública
es democrática y
participativa.
Todos los
ciudadanos y
sujetos de control
son iguales frente
al ejercicio de la
Los resultados del
Los Bienes función
ejercicio del
Públicos son fiscalizadora.
control son
sagrados
públicos.
PRINCIPIOS
ÉTICOS

SUS DERECHOS SON:
Recibir un trato digno y respetuoso de todos los miembros de la

comunidad.
Obtener oportunamente, y luego de concertación de espacios, la fuente de

información documental requerida para la aplicación del procedimiento
dispuesto por la contraloría Departamental del Guaviare.
Tener la oportunidad para entrega de trabajos escolares, presentación de
actividades o pruebas, cuando con ocasión de asistencia a eventos
presenciales o virtuales, programados por la contraloría departamental,
deba ausentarse de sus actividades.
Conocer oportunamente invitaciones, notificaciones y demás asuntos
relacionados con su instrucción personal para el desempeño como
contralor.
Presentar sus ideas u opiniones con respeto, coherencia y concordancia; en

espacios e instrumentos señalados por la contraloría y/o autoridades
educativas.
Obtener de instancia escolar competente, el reconocimiento del servicio

social obligatorio, previa verificación de cumplimiento total de su deber
como contralor estudiantil.
Aplicación del debido proceso y conducto regular, en todos los sucesos

relacionados con su vinculación académica a la institución educativa.
Obtener los permisos requeridos para atender las citaciones de autoridad

competente, en el ejercicio de su perfil de contralor estudiantil.
Posesionarse en las, condiciones y términos que fije la contraloría

Departamental del Guaviare.

¿CÓMO ES EL DESEMPEÑO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL EN LA GESTIÓN

ESCOLAR?
En el contexto de la gestión escolar, la
figura del Contralor Estudiantil aporta
nuevas formas y mecanismos de
participación de la comunidad
educativa, permitiendo el
fortalecimiento de la democracia, el
ejercicio de la ciudadanía, la responsabilidad social, la formación de una cultura
política y cívica en los jóvenes para el control social, en la perspectiva de proyectar
la vida escolar hacia la vida ciudadana, en ese sentido las responsabilidades del
contralor estudiantil deben inscribirse dentro del marco de la gestión escolar
determinada por 4 áreas de gestión:
GESTIÓN DIRECTIVA: El Contralor Estudiantil velará por que las Instancias
Educativas estén dando a la Institución una orientación basada en la definición de
una Misión y una Visión, frente a las cuales se formulen todos los proyectos
Institucionales.
GESTIÓN ACADÉMICA: El Contralor Estudiantil participará en la gestión de
acciones y estrategias pedagógicas con el apoyo y asesoría de un docente
acompañante en la veeduría de la gestión educativa para el cumplimiento de la
misión formativa, principios, metas institucionales, desarrollo de acciones y sus

resultados.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: El Contralor Estudiantil velará porque
los recursos y bienes de la Institución Educativa se utilicen de manera eficiente,
transparente y eficaz para optimizar la gestión educativa para el cumplimiento de
la Misión formativa, principios, metas institucionales, desarrollo de acciones y sus
resultados.
GESTIÓN DE LA COMUNIDAD: El Contralor Estudiantil propenderá por el
desarrollo sostenible de la comunidad educativa, con un sentido de
responsabilidad ciudadana y promover la rendición de cuentas.
¿CÓMO SE ELIGE EL CONTRALOR ESTUDIANTIL?
El Contralor Estudiantil será

elegido democráticamente por
estudiantes en cada Institución
Educativa; podrán aspirar a ser
Contralores Escolares, los alumnos
y alumnas de educación media
básica del grado 9º y 100 de las
Instituciones Educativas Oficiales,
que se inscriban oportunamente
según procedimiento definido
De la elección realizada, se levantará un acta donde conste quienes se presentaron

a la elección, número de votos obtenidos, declarar la elección de Contralor y quien
lo sigue en votos. Dicha acta debe enviarse a la Contraloría Departamental del
Guaviare y Secretaría de Educación. El acta de elección debe ser firmada por el

Rector de la Institución y el Representante de la Asociación de Padres de Familia. El

Contralor Estudiantil debe elegirse el mismo día de las elecciones para Personero
Estudiantil.
¿CUÁL ES EL PERIODO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL?:
Quien sea elegido Contralor Estudiantil ejercerá su cargo durante todo el año
lectivo y hasta que se elija el nuevo contralor y podrá ser reelegido por un año
más.
¿INCENTIVOS PARA PARTICIPAR?
El ejercicio del cargo de Contralor Estudiantil, equivaldrá a las horas de prestación
de servicio social estudiantil obligatorio. Para hacerse acreedor de este incentivo
deberá ejercer sus funciones durante todo el periodo para el cual fue elegido.
DE IGUAL FORMA LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE AL CONTRALOR

ESTUDIANTIL LE OFRECE:
EXPERIENCIA EN LA PROMOCIÓN DEL

ACOMPAÑAMIENTO EN EL PROCESO
CONTROL SOCIAL
NUEVA CULTURA DEL CONTROL SOBRE

ORIENTACIÓN YCAPACITACIÓN
LOS BIENES PUBLICOS

PARA LOGRAR UNA

EFECTIVA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA EN LA
I. E….
CON UNA MIRADA EL

INDEPENDIENTE QUE
NECESITA EL APOYO CONTRALOR QUE PROMOVERÁ EL
DOCENTE Y ESTUDIANTIL CONTROL SOCIAL…
ADMINISTRATIVO…
…UN ALIADO
PILOSO QUE PUEDE

GENERAR ALERTAS
TEMPRANAS QUE EVITEN
UN PROCEDER
INADECUADO…
¿SANCIONES?
Sin perjuicio de la acción de defensa y en relación a su condición de estudiante, al
contralor estudiantil le serán aplicables las normas establecidas en el manual de
convivencia de su institución educativa.
¿SE PIERDE LA CALIDAD DE CONTRALOR ESTUDIANTIL?
Se pierde la calidad de Contralor Estudiantil por incumplimiento reiterado de los
deberes establecidos en este reglamento. Para lo cual el delegado de la Contraloría
Departamental del Guaviare, el delegado del Secretaria de Educación para el
proyecto del Contralor Estudiantil, junto con el rector de la Institución Educativa y el
representante de la Asociación de padres de familia, levantarán acta donde se
declare la destitución como Contralor Estudiantil, en la cual deben hacer parte las

evidencias que demuestren el incumplimiento de los deberes como Contralor
Estudiantil. Si no ha transcurrido más del 50% del periodo del Contralor Estudiantil
se convocará a una nueva elección, la cual debe hacerse dentro de las tres (3)
semanas siguientes a la declaratoria en firme de la destitución. Si ha transcurrido
más del 50% se procederá a la sustitución.
¿CUANDO HAY SUSTITUCIÓN DEL CARGO DE CONTRALOR ESTUDIANTIL?.
El Contralor Estudiantil destituido por la causa expuesta, será sustituido por quien en
la jornada de elección haya ocupado el segundo lugar, previa aceptación de este.
Este procedimiento se agota en el orden de preferencia según votantes, hasta llegar
al estudiante que lo acepte.
CUALES SON LOS COMPROMISOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

FRENTE AL EJERCICIO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL.
a. Propiciar las condiciones y los escenarios para que el contralor estudiantil
pueda realizar sus funciones y garantizar una gestión exitosa.
b. Garantizar al Contralor Estudiantil el cumplimiento del "Principio del Interés
Superior" del joven, la vigencia de sus derechos fundamentales por encima
de cualquier otra consideración o fin, su desarrollo integral, su vida segura
y digna.
c. Legitimar la participación del Contralor Estudiantil en los procesos de la
gestión educativa, autoevaluación institucional, ejecución del Plan de
Mejoramiento y actualización del PEI.
d. El proceso de elección e institucionalización de la figura del Contralor
Estudiantil tendrá una intencionalidad pedagógica y formativa para el

ejercicio del control social de la gestión educativa y para la construcción de
ciudadanía.
e. Realizar acta del proceso de elección del Contralor Estudiantil, en la cual
conste quienes se postularon, número de votos obtenidos por candidato, sus
propuestas de trabajo y enviarla a la Contraloría Departamental del
Guaviare y a la Secretaría de Educación.
f. Brindarle orientación pedagógica, apoyo y acompañamiento al joven, a
través de un docente del área de ciencias sociales, quien facilitará el
ejercicio de sus funciones como Contralor Estudiantil para la ejecución de
un plan de trabajo.
g. Fomentar la figura del Contralor Estudiantil en la comunidad educativa,
orientando y sistematizando un ejercicio pedagógico de sensibilización,
divulgación y comprensión de las funciones, a través de jornadas
pedagógicas en donde participen los estamentos del Gobierno Escolar.
h. Diseñar e implementar estrategias pedagógicas de comunicación, haciendo
énfasis en la importancia del Contralor Estudiantil para el aprendizaje de la
participación democrática y la formación ciudadana en los integrantes de
la comunidad educativa.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA ELEGIR CONTRALOR

ESTUDIANTIL Y CRONOGRAMA DE TRABAJO
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

Preparar motivación, Equipo de trabajo Última semana de enero
sensibilización y Interdisciplinario
comunicación del
programa
Rector, Equipo Directivo y Primera semana de febrero
Docente del Área de
Realizar la motivación,
Ciencias Sociales
sensibilización y
comunicación del
programa.
Realizar convocatoria Rector, Equipo Directivo y Primera semana de febrero
Docente del Área de
Ciencias Sociales.
Realizar la inscripción de Rector, Equipo Directivo y A partir de la segunda
candidatos con sus Docente del Área de semana de febrero
propuestas Ciencias Sociales
Realizar campañas para Rector, Equipo Directivo y A partir de la inscripción
la elección Docente del Área de hasta un día antes de la
Ciencias Sociales Elección
Realizar la elección del Rector, Equipo Directivo, Segundo jueves del mes de
Contralor Estudiantil Docente del Área de Marzo, día de la
Ciencias Sociales, Consejo Democracia escolar
de Padres y Consejo
Estudiantil
Posesionar al Contralor Contralor Departamental del Mes de marzo de cada año.
estudiantil Guaviare
Realizar inducción y Contraloría Departamental Última semana de marzo
sensibilización del Guaviare
Formular Plan de Trabajo de Contralor Estudiantil Tercer lunes de mayo
acuerdo a lo contemplado
en este Manual
Revisión del plan de trabajo Equipo de trabajo Segundo lunes de Junio
Interdisciplinario
Ejecutar el Plan de trabajo Contralores Estudiantiles Desde la primera semana de
de acuerdo de acuerdo a lo julio hasta que termine la
contemplado en este Manual primera semana de octubre
Realizar monitoreo y Equipo de trabajo Desde la primera semana de

seguimiento Interdisciplinario julio hasta que termine la

primera semana de octubre.
Preparar pre informe Contralores Estudiantiles Segunda semana de octubre
Presentar pre informe al Contralores Estudiantiles Tercera semana de octubre
Equipo Interdisciplinario
Revisar pre informes Equipo de trabajo Cuarta semana de octubre
interdisciplinario
Presentar pre informe al Contralores Estudiantiles Primera semana de
Consejo Directivo noviembre
Responder pre informe Consejo Directivo Segunda semana de
noviembre
Analizar respuesta de pre Contralores Estudiantiles y Tercera semana de
informe y producir informe Contraloría Departamental noviembre
definitivo del Guaviare
Comunicar el informe Contralores Estudiantiles Cuarta semana de
definitivo noviembre o antes de
terminar el año escolar.
Formular e incluir acciones Consejo Directivo Dos primeras semanas de
de mejora sobre el informe diciembre, el cual debe ser
definitivo en el Plan de presentando a la Contraloría
Mejoramiento Institucional Departamental del Guaviare
Realizar seguimiento a las Contralores Estudiantiles con Desde el inicio año escolar
acciones de mejora el acompañamiento de la hasta el último día de
Contraloría Departamental febrero
del Guaviare
Empalme con el nuevo Contralor Estudiantil Saliente Siguiente semana de la
contralor con el Entrante posesión del nuevo contralor
Entregar acta de acta Contralor Estudiantil Ultimo día de marzo.
empalme al Rector quien
debe remitir una copia a la
Contraloría Departamental
Certificación del servicio Contralor Departamental del Una vez culmine el periodo
social obligatorio. Guaviare del Contralor Estudiantil.
NOTA: Los Contralores Estudiantiles tomarán como insumo para el ejercicio de sus
funciones, el informe definitivo de la vigencia anterior y las acciones de mejora
incluidas en el Plan de Mejoramiento Institucional en caso de que exista.

MARCO NORMATIVO
 CONSTITUCIÓN NACIONAL ART. 45: "El adolescente tiene derecho a la
protección y a la formación integral, el Estado y la sociedad garantizan la
participación activa de los jóvenes en los organismos públicos y privados que
tengan a cargo la protección, educación y progreso de la juventud". Lo anterior
ha dado origen a diferentes mecanismos de participación, donde los jóvenes
pueden incidir en decisiones importantes buscando un beneficio colectivo como
lo son: El Gobierno Escolar, el Personero, Concejo Estudiantil, entre otros
espacios de participación.
 LEY 375 DE 1997. LEY DE LA JUVENTUD. Artículo 5° El Estado, la sociedad
civil y los propios jóvenes crearán, condiciones para que la juventud asuma el
proceso de su formación integral en todas sus dimensiones. Esta formación se
desarrollará en las modalidades de educación formal, no formal, e informal y en
su participación en la vida económica, cultural, ambiental, política y social del
país.
 LEY 115 DEL 8 DE FEBRERO DE 1994: Por la cual se expide la Ley General de
Educación.
o Artículo 6°. Comunidad educativa. De acuerdo con el artículo 68 de la
Constitución Política, la comunidad educativa participará en la dirección
de los establecimientos educativos; la comunidad educativa está
conformada por estudiantes o educandos, educadores, padres acudientes
de los estudiantes, egresados, directivos docentes y administradores
escolares. Todos ellos, según su competencia, participarán en el diseño,

ejecución y evaluación del Proyecto Educativo Institucional y en la buena
marcha del respectivo establecimiento educativo.
o Artículo 182°. Fondo de Servicios Docentes. En los establecimientos
educativos estatales habrá un fondo de Servicios Docentes para atender
los gastos distintos a salarios y prestaciones. El Consejo Directivo del
establecimiento educativo administrará los recursos de estos fondos. El
Rector o Director será el ordenador del gasto que apruebe el Consejo
Directivo y responderá fiscalmente por el adecuado uso de los fondos."
LA LEY 850 DE 2003 reglamenta el ejercicio de las Veedurías Ciudadanas; orienta
sobre la naturaleza de la participación ciudadana en el control fiscal, como
mecanismo para vigilar el uso de los bienes y recursos públicos.
ORDENANZA 11 DE 2010 Mediante la cual se institucionaliza la Figura de
Contralor Estudiantil en las Instituciones Educativas del Departamento del Guaviare.
LA LEY 42 DE 1993. Desarrolla las responsabilidades asignadas a las Contralorías
de los diferentes niveles para ejercer el control fiscal.
LA LEY 1474 DE 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.

CONOCIMIENTO BÁSICO
¿QUÉ ES EL CONTROL FISCAL?
El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la
administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del
Estado en todos sus órdenes y niveles. Este será ejercido en forma posterior y
selectiva por la Contraloría General de la República, las contralorías
departamentales y municipales.
¿Qué significa posterior?
La vigilancia de las actividades, operaciones y procedimientos ejecutados por los

sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.
¿Qué significa selectivo?
La elección mediante un procedimiento técnico, de una muestra representativa de

recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el
universo respectivo en el desarrollo del control fiscal.
LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE
Es un Ente de Control Fiscal, encargado de la vigilancia de la gestión fiscal del

Departamento del Guaviare, sus municipios, Entes Descentralizados, Empresas De
Servicios Públicos del Orden Departamental y Municipal los departamentos e
Instituciones Educativas, se ejercerá en forma posterior y selectiva.

La Asamblea Departamental del

Guaviare mediante la Ordenanza
No. 010 del 18 de noviembre de
1993, expide el Estatuto Básico y
Estructura orgánica de la
Contraloría Departamental del
Guaviare. La Contraloría inicio a
desarrollar su actividad misional
en noviembre de 1993
MISIÓN
La Contraloría General del Departamento del Guaviare,

ejercerá el control fiscal a las Entidades Públicas y
particulares que administren recursos públicos del
orden departamental y municipal; con integridad,
transparencia y efectividad; fomentando la
participación ciudadana en el ejercicio del control
social, el buen manejo de los recursos y la protección
ambiental; con un recurso humano competente y
dispuesto, aplicando la modernización de los procesos
tecnológicos y el mejoramiento continuo; para generar
un mayor bienestar a la comunidad Guaviarense.

VISIÓN
La Contraloría General del Departamento del

Guaviare en el año 2015, se consolidará como un
órgano de control fiscal con impacto real en contra
de cualquier ejercicio de corrupción y se posicionará
líder a nivel nacional por su efectividad en el control
fiscal, con fundamento en la formación preventiva, la
participación ciudadana y la divulgación pública de
sus resultados.
¿QUÉ ES EL GOBIERNO ESCOLAR?
Cada establecimiento educativo del Estado tendrá un Gobierno Escolar conformado
por el Rector, el Consejo Directivo y el Consejo Académico. Los voceros de los
estamentos constitutivos de la comunidad educativa, podrán presentar sugerencias
para la toma de decisiones de carácter financiero, administrativo y técnico
pedagógico. Tanto en las instituciones educativas públicas como privadas, la
comunidad educativa debe ser informada para permitir una participación seria y
responsable en la dirección de las mismas.

FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)
¿QUÉ ES EL FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO?
Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los establecimientos
educativos, creadas como un mecanismo de gestión presupuestal y ejecución de
recursos para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos
de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.
¿PARA QUE SIRVEN?
Para facilitar la gestión y operación administrativa de los establecimientos
educativos, la protección de los derechos de los niños y de los jóvenes, conseguir
eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo y economía en el uso de
los recursos públicos.
¿QUIEN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRARLO?
El Rector o Director Rural en coordinación con el Consejo Directivo del
establecimiento educativo estatal.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR ADMINISTRAR EL FSE?
Se entienden por administrar el FSE todas aquellas acciones de "presupuesto,
recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y
rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo
dispuesto por el Consejo Directivo.

¿CÓMO SE DEBEN ADMINISTRAR Y EJECUTAR LOS RECURSOS DE LOS FSE?:
El Rector o Director Rural, en coordinación con el Consejo Directivo, tomando como
base las necesidades de la comunidad educativa consagradas en la planeación
financiera institucional, deben administrar y ejecutar los recursos de los FSE con
apego a la Constitución Nacional y normatividad vigente.

¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LA

CONTRALORIA ESTUDIANTIL?
PRIMERA ETAPA: PLANEACIÓN.
Para ejercer la Contraloría Estudiantil, el Contralor deberá inicialmente elaborar el
plan de trabajo. Recuerde que el plazo para presentarlo es el tercer lunes del mes
de mayo.
SEGUNDA ETAPA: EJECUCIÓN
En esta etapa de acuerdo al plan de trabajo suscrito y aprobado se procede
desarrollar las actividades plasmadas para cumplir los objetivos y funciones propias
del ejercicio como Contralor Estudiantil.
TERCERA ETAPA: INFORME
De acuerdo a los resultados obtenidos en la etapa de ejecución, concluya sobre la
evaluación realizada. Recuerde que el plazo para entregar el informe final es la
tercera semana de noviembre o antes de terminar el año escolar
Para desarrollar las tres etapas debe utilizar las herramientas, instrumentos y
formatos suministrados por la Contraloría Departamental del Guaviare en proceso
de inducción. Cualquier duda en relación al desarrollo de gestión como contralor
estudiantil puede consultar a través del correo electrónico:
contralorestudiantil@contraloriaguaviare.gov.co, teléfono fijo 5840987 o dirigirse a
las instalaciones de la Contraloría ubicada en la calle 12 No.22 – 83, Barrio La
Esperanza – San José del Guaviare.


Matriz de Evaluación General Contratación REFPT: AC/E -2PTCCCSE01
MODALIDAD: Contratación Directa (_),Mínima Cuantía – Menor Cuantía (_)
CONTRATISTA: CÉDULA/NIT:
N° CONTRATO:
OBJETO:
PLAZO:
VALOR $
ACTA DE INICIO: FECHA SUSCRIPCIÓN:
ACTA DE TERMINACIÓN: ACTA DE LIQUIDACIÓN:
NOMBRE Y APELLIDOS DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL:
OBSERVACIONES:
CLASE DE CONTRATO: (C1) Prestación de Servicios; (C2) Consultoría; (C3) Adquisición o Venta de Inmuebles; (C4) Obra Pública; (C5)
Suministro o CV; (C6) Concesión; (C7) Comodato; (C8) Arrendamiento; (C9) Seguro; (C10) Convenio Inter.; (C11) Otros Dec. 777/92
NORMATIVIDAD APLICABLE:
CUMPLIMIENTO DE PRINCIPIOS: SI NO
Principio De Transparencia (Par 1 Art 2 y Num. 4 Art 2 Ley 1150/07)
Principio De Economía (Num. 6, 7 Y 12 Art 25 Ley 80/93)
Principio De Igualdad Y Democratización (Lit. C Num. 4 Art 2 Ley 1150/07)
Principio De Responsabilidad (Num. 1 Art 26 Ley 80/93)
1 Manual De Contratación
2 Plan de Adquisiciones
A. PLANEACIÓN - ETAPA PRECONTRACTUAL SI NO
3 Estudios Previos: Descripción de la necesidad _, Objeto, especificaciones _, Valor _, CDP _, Justificación _,
4 Divulgación y Publicidad Secop:
5 Propuesta u Oferta Adjudicación con oferta única:
Selección objetiva (Art 5 Ley 1150/07 (Capacidad financiera y jurídica, experiencia, organización, oferta más favorable, menor
6
precio (Adquisición de Bienes y Servicios de características uniformes)
Número:
7 CDP Fecha:
Valor: $

Rubro :
Suscripción del Contrato –Minuta. Para la MC no es necesaria la minuta y el contrato celebrado está representado por la
8
comunicación de aceptación junto con la oferta Art 94 Ley 1474/11
7.1. Certificados Cámara de Comercio: Matrícula Mercantil _,
7.2. Certificado de Antecedentes Fiscales:
7.3. Certificado de Antecedentes Disciplinarios:

Anexos de
9 7.4. Certificado Judicial:
Ley
7.5. Formato único de Hoja de vida y Decl Jur de Bienes
7.6. Afiliación y Pago Aportes SGSS:
7.7. Certificados DIAN: RUT_,
B. ETAPA CONTRACTUAL SI NO
Número:
Fecha:
RP artículo 25 numeral 6 y Artículo 71 de
10
la Ley 80/93
Valor: $
Rubro :
11 GARANTÍAS (Art.5.1.1°y s, Art 7° Ley 1150/07
Póliza Acorde con las Cláusulas Contractuales: artículo 7 de la ley 1150 de 2007, y ley 80 de 1993.
Prórrogas Garantía:
Aprobación Pólizas y/o Garantías:
12 INTERVENTORÍA / SUPERVISIÓN
Notificación Supervisor o Interventor: Secretario de Despacho (_) Otro (_) Cuál:
Certificación del Interventor:
C. ETAPA POST CONTRACTUAL SI NO
13 Informe de Actividades:
14 Entrega de objeto contratado a satisfacción dentro del término contractual:
15 Liquidación:
16 Veeduría Ciudadana (Art. 66 Ley 80/93; Ley 850/03; Art. 40, 87, 88; Núm. 5 Art 95, 103 y 270 CPC); Art. 51 ley 190/95


Nombre del contralor estudiantil
Institución Educativa
1. Todo Contralor Estudiantil debe recibir información sobre su Institución Educativa

(I.E.) para ejercer adecuadamente su labor. En este sentido, el acceso que usted
tuvo a la información contable, administrativa y general de su I.E. fue:
Evidencie esta situación al momento de solicitar la contabilidad u otro tipo de

información: ¿Alguien le niega la información?
Libre
Condicionado
Restringido
2. Si tuvo acceso condicionado o restringido a la información de su I.E. quién

originó esta situación:
Rector
Secretario(a)
Docente
Empleado
Otros Esta pregunta es obligatoria.
______________________

3. En caso de haberle sido restringido el acceso a la información de su I.E., usted

presentó:
Una reclamación verbal
Una reclamación escrita
Un derecho de petición
Otros:_________________________________
4. ¿Su I.E. tiene una misión, una visión y unos valores para la gestión institucional?
Busque ésta información en el Proyecto Educativo Institucional - PEI
Si
No
5. ¿El Proyecto Educativo Institucional de su I.E. está actualizado?
Marque la opción "Si" si la última actualización fue hace un año o menos. Marque
la opción "No" si la última actualización fue hace más de un año.
Si
No
6. ¿Las metas propuestas en el Proyecto Educativo Institucional de su I.E. se han

cumplido?
Marque la opción "Si" cuando al menos el 60% de las metas se hayan cumplido,
de lo contrario marque "No"
Si
No

7. ¿La comunidad educativa de su I.E. conoce el Proyecto Educativo Institucional?
Haga una pequeña encuesta. Marque la opción "Si" cuando al menos el 50% de la
comunidad educativa lo conozca, de lo contrario marque "No"
Si
No
8. ¿En su I.E. existe un Proyecto Educativo Ambiental?
El P.E.A. es un plan de la I.E. con el que se busca concientizar a los estudiantes

sobre el cuidado del medio ambiente.
Si
No
9. ¿En su I.E. existe un Plan de Estudios?
El plan de estudios es el esquema estructurado de las áreas obligatorias y

fundamentales y de áreas optativas con sus respectivas asignaturas que forman
parte del currículo de los establecimientos educativos.
Si
No
10. ¿Las metas propuestas en el Plan de Estudios de su I.E. se han cumplido? *
Marque "Si" cuando al menos el 60% de las metas se han cumplido, de lo contrario
marque "No".
Si
No

11. ¿En su I.E. existe un Manual de Convivencia?
El Manual de convivencia escolar es el conjunto de principios, deberes y derechos

que rigen a una institución educativa.
Si
No
12. ¿El Manual de Convivencia de su I.E. contiene los derechos y deberes de todos
los integrantes de la comunidad educativa?
Busque en el Manual de Convivencia el apartado de Derechos y Deberes y verifique

si están incluidos: Rector, Directivos, Docentes, Estudiantes, Padres de Familia y
Trabajadores de la institución.
Si
No
13. ¿Las normas contenidas en el Manual de Convivencia son acordes con la

misión y la visión de su institución educativa?
Marque "Si" cuando al menos el 60% de las normas del Manual de Convivencia
sean acordes con la misión y visión de la I.E., de lo contrario marque "No"
Si
No
14. ¿El Manual de Convivencia es conocido por la comunidad educativa?
Verifique esto por medio de una pequeña encuesta. Marque "Si" cuando al menos
el 50% de la comunidad educativa lo conoce, de lo contrario marque "No"
Si
No

15. ¿En su I.E. existe un Plan de Mejoramiento Educativo?
El Plan de Mejoramiento Educativo es un instrumento de planificación estratégica

que le permite al establecimiento educacional organizar de manera sistémica e
integrada los objetivos, metas y acciones para el mejoramiento de sus resultados
educativos.
Si
No
16. ¿El rector ha realizado seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento

Educativo de su I.E.?
Para responder esta pregunta hable con el rector, pero además verifique la
respuesta obtenida de parte de él.
Si
No
17. ¿Dentro de la planta física de su I.E. existe alguna obra inconclusa? Si es así,
brevemente describa cuál:
Observe bien su I.E., en ocasiones hay salones en obra negra, sin puertas, sin
electricidad, etc.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

18. Marque cuáles de los siguientes componentes del gobierno escolar existen y
funcionan adecuadamente en su I.E.
En el caso de que alguno de los siguientes existan pero no estén cumpliendo su

función (consultar en funciones de los miembros del gobierno escolar) no lo marque.
Consejo Directivo
Consejo Académico
Rector
Comité de Convivencia
Asociación de Padres de Familia
Consejo Estudiantil
Personero Estudiantil
19. ¿En su I.E. existe en Plan Operativo Anual?
Es una herramienta de planificación anual que contiene el conjunto de proyectos

que se ejecutarán durante el año escolar. Además cada proyecto contiene metas,
productos e impactos esperados.
Si
No
20. De existir un Plan Operativo Anual y luego de haberlo revisado:
Lea atentamente el Plan y haga un pequeño análisis
Todas las actividades planeadas han sido realizadas

No todas las actividades planeadas han sido realizadas pero sí la mayoría
Gran parte de las actividades planeadas no han sido realizadas
21. Conozca las particularidades del Fondo de Servicios Educativos (FOSES) de su

I.E.
Hay un presupuesto anual (con gastos en ingresos)
Hay un plan de compras
Hay un flujo de caja
Hay estados financieros suscritos por contador público con tarjeta profesional
22. ¿Su I.E. presentó declaraciones de retención en la fuente en el último mes?
Revise los informes contables de su I.E.
Si
No
23. ¿Su I.E. presentó informes a la Secretaría de Educación del Guaviare en el

último año?
Si
No
24. ¿Durante el último semestre se realizaron actividades en pro del bienestar de la

comunidad educativa?

Si se presentó este tipo de actividades escriba cuáles:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
25. ¿Cuál es el estado de las instalaciones locativas de su I.E.?
Bueno Regular Malo
Sillas
Escritorios
Baños
Aulas
Laboratorios
Espacios deportivos
Espacios comunes

FORMATO PLAN DE TRABAJO

PLAN DE TRABAJO
Nombre del contralor estudiantil
Institución Educativa
Fecha de Presentación
ACTIVIDAD PRODUCTO CRONOGRAMA DE

EJECUCIÓN
Revisión de 1 contratos 1 matriz diligenciada
de la vigencia 2013,
aplicando la Matriz de
Evaluación General
Contratación
Revisión de 1 contratos 1 matriz diligenciada
de la vigencia 2014,
aplicando la Matriz de
Evaluación General
Contratación
Recolección de
Información.
Preparar pre informe Contralores Estudiantiles Segunda semana de octubre

Presentar pre informe al Contralores Estudiantiles Tercera semana de octubre
Equipo Interdisciplinario

Presentar pre informe al Contralores Estudiantiles Primera semana de

Consejo Directivo noviembre
Analizar respuesta de pre Contralores Estudiantiles y Tercera semana de

informe y producir informe Contraloría Departamental noviembre
definitivo del Guaviare
Comunicar el informe Contralores Estudiantiles Cuarta semana de
definitivo noviembre o antes de
terminar el año escolar.
Realizar seguimiento a las Contralores Estudiantiles con Desde el inicio año escolar
acciones de mejora el acompañamiento de la hasta el último día de
Contraloría Departamental febrero
del Guaviare
Empalme con el nuevo Contralor Estudiantil Saliente Siguiente semana de la
contralor con el Entrante posesión del nuevo contralor
Entregar acta de acta Contralor Estudiantil Ultimo día de marzo.
empalme al Rector quien
debe remitir una copia a la
Contraloría Departamental
FIRMA CONTRALOR ESTUDIANTIL.

Cartilla Contralor Estudiantil 2014

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Cartilla Contralor Estudiantil 2014

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

2014

MANUAL DEL CONTRALOR

Jaime Londoño Flórez

Carmenza Liz Lasso

Contenidos, Diseño y Edición:

Carmen Leonor Cubillos Rojas

Nohemilce Quintero Cetina

San José del Guaviare, Marzo de 2014

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 1

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 2

La Contraloría Departamental del Guaviare, cumpliendo con el Plan

La cartilla le permite al Contralor Estudiantil, como a los docentes de las

El propósito de la Contraloría Departamental del Guaviare, es fortalecer la

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 3

EJERCICIO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL

¿QUIÉN ES EL CONTRALOR ESTUDIANTIL?

Es el estudiante de grado noveno o

La figura del contralor estudiantil se

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 4

SUS FUNCIONES SON:

Propiciar acciones concretas y permanentes, de control social a la gestión de las instituciones

Promover la rendición de cuentas en las Instituciones educativas.

Formular recomendaciones o acciones de mejoramiento al Rector y al Consejo Directivo sobre el

Comunicar a la comunidad educativa, los resultados de la gestión realizada durante el periodo.

Conocer el Proyecto Educativo Institucional (PEI), el plan de mejoramiento, el presupuesto y el

Velar por la conservación, preservación y protección del medio ambiente.

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 5

PRINCIPIOS ÉTICOS DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL EN LA GESTIÓN ESCOLAR

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 6

SUS DERECHOS SON:

Recibir un trato digno y respetuoso de todos los miembros de la

Obtener oportunamente, y luego de concertación de espacios, la fuente de

Presentar sus ideas u opiniones con respeto, coherencia y concordancia; en

Obtener de instancia escolar competente, el reconocimiento del servicio

Aplicación del debido proceso y conducto regular, en todos los sucesos

Obtener los permisos requeridos para atender las citaciones de autoridad

Posesionarse en las, condiciones y términos que fije la contraloría

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 7

¿CÓMO ES EL DESEMPEÑO DEL CONTRALOR ESTUDIANTIL EN LA GESTIÓN

En el contexto de la gestión escolar, la

figura del Contralor Estudiantil aporta

nuevas formas y mecanismos de

ejercicio de la ciudadanía, la responsabilidad social, la formación de una cultura

política y cívica en los jóvenes para el control social, en la perspectiva de proyectar

contralor estudiantil deben inscribirse dentro del marco de la gestión escolar

determinada por 4 áreas de gestión:

GESTIÓN DIRECTIVA: El Contralor Estudiantil velará por que las Instancias

Educativas estén dando a la Institución una orientación basada en la definición de

GESTIÓN ACADÉMICA: El Contralor Estudiantil participará en la gestión de

acciones y estrategias pedagógicas con el apoyo y asesoría de un docente

acompañante en la veeduría de la gestión educativa para el cumplimiento de la

misión formativa, principios, metas institucionales, desarrollo de acciones y sus

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAVIARE Página 8

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: El Contralor Estudiantil velará porque

los recursos y bienes de la Institución Educativa se utilicen de manera eficiente,

transparente y eficaz para optimizar la gestión educativa para el cumplimiento de

la Misión formativa, principios, metas institucionales, desarrollo de acciones y sus

GESTIÓN DE LA COMUNIDAD: El Contralor Estudiantil propenderá por el

desarrollo sostenible de la comunidad educativa, con un sentido de

responsabilidad ciudadana y promover la rendición de cuentas.

¿CÓMO SE ELIGE EL CONTRALOR ESTUDIANTIL?

El Contralor Estudiantil será

De la elección realizada, se levantará un acta donde conste quienes se presentaron