I.

INFORMACIÓN GENERAL

Tipo : Guía de laboratorio

Capítulo : Editor de Consultas (Avanzado)
Duración : 0.30 hc / 0.40 ha

II. OBJETIVO

Manipular datos a través de las opciones del editor de consultas de Power BI Desktop.

III. REQUISITOS

Los siguientes elementos de software son necesarios para la realización del laboratorio:

• Última versión de Power BI Desktop.

• Conexión a Internet.

IV. EJECUCIÓN DEL LABORATORIO

Ejercicio 2.4: Crear Parámetros y Funciones en Power BI para combinar archivos desde
una carpeta

El caso consiste en la forma más común en la que se utiliza las Funciones. Se combinarán
tres (3) archivos que tenemos dentro de una carpeta. Cada archivo es un csv sencillo con
datos mensuales e intentaremos adjuntar o consolidar todo en una única tabla.

La complejidad se presenta debido a que antes de combinar los archivos se debe trasponer
las columnas de los países a las filas con sus respectivos valores, y además reemplazar el
símbolo $ por vacío.

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 Conectar a la carpeta

1. Abrir Power BI Desktop

2. En la cinta de opciones clic en Obtener datos y selecciona la opción “Carpeta”. Clic e

Aceptar.

3. Seleccionar la carpeta Monthly Sales Data. Ruta donde se encuentra los tres archivos a
mesclar.

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 4. Después de hacer clic en Aceptar, una nueva ventana aparecerá mostrando una vista
previa de los archivos dentro de la carpeta. En lugar de hacer clic en “Combinar”, clic
en la opción Transformar.

5. Este paso nos llevará al Power Query Editor.

6. En esta parte es donde normalmente hacemos clic en el botón Combinar archivos, pero
en este caso vamos a hacerlo completamente manual para comprender lo que sucede
cuando hacemos clic en ese botón y la forma en la cual se logra usando únicamente
funciones y parámetros. Además de efectuar algunos pasos previos antes de combinar
los archivos.

7. Escoge un archivo de muestra. Los datos dentro de cada uno de nuestros archivos se
visualizarán de la siguiente manera:

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 8. Esto requiere un conjunto de transformaciones, pero en lugar de definir las
transformaciones en cada uno de los archivos, podemos crear un Sample file y luego
crear una función desde ese archivo de muestra que luego puede ser aplicado en cada
uno de los archivos dentro de nuestra carpeta.

9. En la consulta Monthly Sales Data clic en uno de los archivos Binary de la columna
Content y usarlo como un archivo de muestra.

10. Clic derecho y seleccionar la opción “Agregar como una consulta nueva”.

11. El resultado de esa operación será una nueva consulta representando uno de los
archivos .csv con un único Binario:

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 12. Luego renombrar la consulta como Sample File Binary.

Crear el parámetro

13. Hasta el momento tenemos 2 consultas. Una es una consulta que contiene los archivos
dentro de una carpeta y la otra es únicamente un binario de uno de los archivos csv en
la carpeta.

14. El siguiente paso es crear un Parámetro. De la cinta de opciones Inicio, hacemos clic en
Administrar Parámetros y agregamos un nuevo Parámetro como se muestra a
continuación:

15. El nuevo parámetro escribir en nombre: Sample File Parameter y en las opciones valor
predeterminado y valor actual seleccionar la consulta “Sample File Binary”. Con lo cual
se está cargando el archivo binario de ejemplo al parámetro Sample File Parameter.

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 Crear una Función

16. Con nuestro parámetro creado, el siguiente paso es crear la función Configurada o
Definida por el usuario. Comenzaremos creando una referencia sobre el archivo Sample
File Binary:

17. Se creará una copia referenciada del archivo binario.

18. Y en la consulta que acabamos de crear, cambiaremos la fórmula en la barra de

fórmulas:

= #»Sample File Binary»

Por

= #”Sample File Parameter”

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 19. Al presionar enter, Power Query mostrara automáticamente los datos del archivo csv
binario cargados en el parámetro “Sample File Parameter”

20. Luego insertar un paso después del paso Origen para promover las cabeceras. Clic en
la esquina izquierda del conjunto de datos, del cual se despegará una lista de opciones
y seleccionar la opción “Usa la primera fila como encabezados”.

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 21. Antes de cambiar los tipos de datos de las columnas de regiones se deberá retirar el
símbolo “$” de todas las columnas. Marcar todas las columnas de región, clic derecho
y seleccionar “Reemplazar los valores”

22. Luego reemplazar el símbolo “$” por vacío. Se insertará un paso después de
Encabezados promovidos.

23. Eliminar el paso tipo cambiado. Entonces seleccionar las columnas de países, clic
derecho y seleccionar “Cambiar Tipo” y luego “Número decimal”.

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 24. Renombrar la consulta Sample File Binary (2) por “Transform Sample File”

25. Ahora clic derecho en la consulta “Transform Sample File” y seleccionamos la opción
Crear función

26. Esta acción desplegará otra ventana donde podemos definir el nombre de la función:
Transform File Function

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 27. Clic en Aceptar y se visualizara de la siguiente manera:

28. Regresar a la consulta Transform Sample File y comenzar a hacer las transformaciones.
Únicamente necesitamos hacer 3 Transformaciones.

Reemplazar los valores

29. Observar como en la primera columna Month de la consulta Transform Sample File,
tenemos varios valores vacíos. En este caso debemos reemplazar los valores vacíos por
valores en null haciendo clic derecho en la columna, seleccionamos la opción
Reemplazar los valores e ingresamos los valores a continuación:

30. Luego para rellenar los null clic sobre la columna Month y seleccionaremos Rellenar y
Abajo

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 31. Finalmente se visualizará de la siguiente forma:

Anular dinamización

32. Vemos que las regiones están a través de todas las columnas y necesitamos colocarlos
todos en una sola columna llamada “Region”. Esto nos indica que debemos anular la
dinamización a las columnas.

33. Seleccionar las dos primeras columnas de a consulta “Transform Sample File” a las que
no queremos quitar la dinamización (Month y Product Name) y clic derecho sobre ellas
y seleccionar la opción Anulación de dinamización de otras columnas.

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 34. Después de realizar todos los pasos anteriores, terminamos con una tabla de 4
columnas, pero necesitamos cambiar los nombres de las columnas de Attribute a
Region y de Values a Amount:

Organizar todo en carpetas / grupos

35. Crear un grupo, clic derecho en el panel Consultas carpeta Transform File Function [3]
y seleccionar la opción “Nuevo grupo” y empezar a mover consultas y funciones de un
grupo a otro; tal como se muestra en la figura:

Aplicar la función a los demás archivos

36. Lo último que debemos hacer ahora es aplicar esta función a todos los archivos dentro
de la consulta Monthly Sales Data.

37. En la consulta Monthly Sales Data clic en la cinta de opciones “Agregar columna” y
seleccionar la opción Invocar función personalizada

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 38. En la funcion personalizada colocar como nuevo nombre de columna “Transform File
Function” y seleccionar en Consulta de funcion “Transform File Function”. En Sample
File Parameter seleccionar la columna que almacena los archivos binarios (Content)

39. Se agregará una columna comprimida con la información de los datos de los tres
archivos csv referenciados.

40. Deberá eliminar todas las columnas con excepción de las columnas Transform File
Function y nombre. Clic en la cinta de opciones Inicio “Administrar columnas” y
seleccionar “Elegir columnas”.

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 41. Quedando de la siguiente manera:

42. En la columna Transform File Function clic en el botón Expandir seleccionar todas las
columnas dentro de la tabla. Desmarcar usar el nombre de columna original como
prefijo.

43. Luego de configurar los tipos de datos para cada columna expandida.

= Table.TransformColumnTypes(#"Se expandió Transform File Function",{{"Month",

type text}, {"Product Name", type text}, {"Region", type text}, {"Amount", type
number}})

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 44. Validar que toda la información estaba combinada en la tabla. Clic sobre la columna
Nombre y visualizara los tres archivos csv.

45. Para obtener el nro. de Mes, seleccionar de la cinta de opciones Transformar y clic en
opción Extraer para “texto antes del delimitador”.

46. Escribir el delimitador “-“

47. La columna Name se actualizará. Ahora renombrar como “Nro. Mes” y cambiar tipo de
dato a “Entero”. Al finalizar se visualizará de la siguiente manera:

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 48. Deshabilitar la carga de la tabla “Transform Sample File” que contiene todas las
transformaciones efectuadas sobre el archivo csv de ejemplo (Archivo March)

49. Cerrar y aplicar

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 50. Aplicar formato a las columnas de la tabla:

Crear un reporte

51. Grafico 1: En visualizaciones seleccionar un gráfico coroplético. En ubicación colocar el

campo región y en herramientas de información seleccionar el campo Amount.

52. Gráfico 2: En visualizaciones seleccionar un gráfico de barras apiladas. En eje colocar el

campo Product Name, en leyenda seleccionar el campo Month y en Valores seleccionar
campo Amount.

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 53. Finalmente, el grafico se visualizará de la siguiente manera:

54. Guardar como Laboratorio 2.4 - Crear Parámetros y Funciones en Power BI para
combinar archivos desde una carpeta

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