CP - 08 - 2021.herramientas de Costos y Presupuestos

CARTILLA PRÁCTICA
HERRAMIENTAS DE
COSTOS Y PRESUPUESTOS
APLICADAS A UNA ENTIDAD
Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

patriciamendezuts@gmail.com
PAUTA

NOTA DEL EDITOR
EQUIPO EDITORIAL
Área de Generación de Contenidos
Actualícese
Los presupuestos constituyen una herramienta de gestión concebida como un plan Actualícese
financiero, el cual desempeña un papel fundamental al programar a futuro la activi- actualicese.com
dad de la empresa o el desarrollo de un nuevo proyecto.
Ejercicio de la revisoría fiscal:
Esta herramienta financiera y de gestión permite visualizar el funciona- responsabilidades, papeles de trabajo
y dictámenes
miento futuro de las organizaciones, de modo que se pueda garantizar la Editora actualicese.com LTDA.
liquidez y el mantenimiento del capital de trabajo. ISBN: 978-958-5190-13-9
Entre las ventajas de elaborar un presupuesto tenemos que permite:
Dirección editorial:
• Conocer las fuentes de los ingresos. María Cecilia Zuluaga C.
• Conocer en qué se gasta o invierten los recursos. Subdirección:
• Tomar decisiones financieras. Sandra Milena Acosta A.
• No incurrir en endeudamiento innecesario. Coordinación:

Cristhian Andrés Rojas Zapata
• Organizarse.
Editor:
Por su parte, el conocimiento de los costos en una empresa es fundamen- Sandra Milena Acosta A.
tal en la medida en que permite implementar los sistemas de gestión, los Corrección de estilo:
cuales contribuyen a tomar decisiones respecto a la optimización de los Jorge Harbey Medina C.
resultados obtenidos de la operación de la empresa. Diseño y diagramación:
Yulieth Campo Quintana
Mediante los costos, se logra determinar el margen de utilidad de la em-
SUGERENCIAS Y/O COMENTARIOS
presa y, por ende, se conocen los resultados reales de la operación de
la entidad. En ese sentido, los costos se convierten en una herramienta Las sugerencias y/o comentarios a
esta publicación pueden ser enviados
indispensable para evaluar la organización como un todo. a contenidos@actualicese.com o
comunicados al Centro de Excelencia
Por último, se debe destacar que el uso y el análisis adecuados de la in- en el Servicio –CES–. Esta publicación
formación financiera permiten tomar decisiones asertivas y contribuyen hace parte de las suscripciones de
a trazar el derrotero que las organizaciones deben seguir para la genera- Actualícese.
ción de valor económico, entendiéndose esto como la consecución máxi- Ninguna parte de esta publicación,
ma de valor para los diferentes grupos de interés. incluido el diseño de cubierta, puede ser
reproducida, almacenada o transmitida
Por todo esto hemos desarrollado esta cartilla, en la que abordamos los as- de manera alguna ni por ningún medio,
ya sea electrónico, químico, mecánico,
pectos prácticos en la elaboración del presupuesto, detallando cada una de óptico, de grabación o de fotocopia sin
sus etapas y pasos fundamentales, así como la planeación de las ventas y la el previo permiso escrito del editor.
evaluación del punto de equilibrio, el análisis de los costos como factor fun- Esta publicación fue elaborada
damental en el presupuesto y la implementación de indicadores financieros. en Santiago de Cali, Colombia,
en julio de 2021.
En la presente publicación se exponen conceptos, fórmulas financieras y
herramientas estadísticas, entre otros elementos, que contribuirán en la
gestión organizacional.
Es de resaltar que se incluyen diferentes herramientas en formato Excel aplica-
bles a una entidad o al manejo personal de las finanzas, a las cuales el usuario
podrá acceder con tan solo un clic. Entre estas herramientas destacamos:
• Lista de chequeo de las etapas requeridas en el proceso presupuestal.
• Liquidador de presupuesto de copropiedad o edificio residencial.
• Modelo para proyectar y controlar el presupuesto personal del contador.
• Plantilla del estado de costos de producción y ventas.

ACTUALÍCESE // agosto de 2021 3
HERRAMIENTAS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS APLICADAS A UNA ENTIDAD
CONTENIDO
1 GENERALIDADES
DE LOS PRESUPUESTOS................................. 7
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS............................................7
Según el área.............................................................................................. 8
Según el sector de aplicación................................................................ 8
RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO..... 9

Según su flexibilidad...................................................................................7
Según el tiempo......................................................................................... 8 VENTAJAS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO.................................... 9
2 ASPECTOS PRÁCTICOS EN LA
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ..........10
ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO......................... 10
1. Ajustar el organigrama.........................................................................12
2. Reunir la información del período actual......................................12
3. Trazar los objetivos para el período siguiente...............................12
1. Preiniciación.......................................................................................... 10 4. Identificar las fuentes de ingreso.....................................................12
2. Elaboración............................................................................................ 11 5. Identificar los usos del dinero...........................................................13
3. Ejecución................................................................................................ 11 6. Contrastar el presupuesto actual con el del período
4. Control presupuestal........................................................................... 11 anterior..................................................................................................13
5. Evaluación.............................................................................................. 11
PROBLEMAS PRODUCTIVOS AL REALIZAR
PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO.................................... 12 UN PRESUPUESTO................................................................................. 13
3
ANÁLISIS SECTORIAL: ASPECTOS Regulación fiscal.......................................................................................15
DE LA EVALUACIÓN DEL ENTORNO Condiciones técnicas y tecnológicas.................................................15
DE LA ENTIDAD .............................................15 Oferta y demanda.................................................................................... 16
Situación económica...............................................................................15 Canales de producción, distribución y entrega de
productos o servicios............................................................................. 16
4 PLANEACIÓN DE LAS VENTAS .................... 17

PAUTAS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS...............17
5 COSTOS COMO FACTOR
FUNDAMENTAL EN EL PRESUPUESTO ......23
COSTOS DIRECTOS............................................................................... 24
Pronósticos................................................................................................ 18
COSTOS INDIRECTOS........................................................................... 24
Estacionalidad de los productos.......................................................... 18
Clasificación de los CIF.......................................................................... 24
Flexibilidades de pago............................................................................ 19
Distribución de los CIF en los Estándares Internacionales........... 25
Precio de los productos......................................................................... 19
PRESUPUESTOS DE PRODUCCIÓN.................................................... 26
Zonas y canales de distribución........................................................... 19
TÉCNICAS DE MEDICIÓN DEL COSTO ACEPTADAS POR LAS
Promoción y publicidad ........................................................................ 19 NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA........................................ 27
EVALUACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO....................................... 19 Sistemas y bases de costos................................................................... 27

Métodos de costeo................................................................................. 27
Conceptos relacionados........................................................................ 19
Caso práctico del método de los minoristas................................... 29
Procedimiento de cálculo..................................................................... 19
Caso práctico del costeo estándar.....................................................30
Interpretación de los resultados..........................................................20
ESTRATEGIAS EMPRESARIALES PARA REDUCIR COSTOS.............. 35
PUNTO DE EQUILIBRIO CUANDO HAY MULTIPLICIDAD
Programas de mantenimiento a activos fijos................................... 35
DE PRODUCTOS..................................................................................... 21
Práctica del justo a tiempo.................................................................... 36
Procedimiento de cálculo......................................................................21 Sustitución de materias primas e insumos....................................... 36
Interpretación de los resultados.......................................................... 22 Evaluación de la carga por costos fijos.............................................. 36

4 ACTUALÍCESE // agosto de 2021
CONTENIDO
6 MONITOREO PERMANENTE PARA EL

CONTROL PRESUPUESTAL .........................37
DIAGNÓSTICO FINANCIERO................................................................ 37
Planeación financiera............................................................................. 42
INDICADORES FINANCIEROS..............................................................46
Indicadores de liquidez.......................................................................... 47
Papel de la información financiera en este diagnóstico...............38
Indicadores de actividad........................................................................ 47
Métodos para la ejecución de un diagnóstico financiero............38
Técnicas utilizadas en la realización de un diagnóstico Indicadores de endeudamiento........................................................... 47
financiero...................................................................................................38 Evaluación de la gestión y el cumplimiento..................................... 47
Análisis vertical.......................................................................................... 39
Análisis horizontal....................................................................................40 REQUERIMIENTOS DE CONTROL INTERNO..................................... 50
7 PRESUPUESTOS EN TIEMPOS
DE COVID-19 ................................................ 54
Etapa 1. Preiniciación.............................................................................. 54
Etapa 3. Ejecución................................................................................... 55
Etapa 4. Control y evaluación presupuestal..................................... 55
Etapa 2. Elaboración............................................................................... 54 Etapa 5. Evaluación final......................................................................... 55
8 PRESUPUESTO PERSONAL ..........................56

VENTAJAS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO PERSONAL............. 56
Organización............................................................................................. 57
PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO PERSONAL............... 57

Conocer las fuentes de ingresos......................................................... 56 Lista de ingresos....................................................................................... 57
Conocer en qué se gasta o invierte el dinero.................................. 56 Lista de gastos.......................................................................................... 57
Guía para la toma de decisiones financieras.................................... 56 Amortizar el pago de impuestos.......................................................... 57
Conocer el riesgo de endeudamiento............................................... 57 Realizar ajustes al presupuesto............................................................ 57
9 PRESUPUESTO EN LAS
COPROPIEDADES ........................................ 58
RESPONSABILIDAD FRENTE A LA ELABORACIÓN DEL
Egresos y reservas....................................................................................60
Fondo de imprevistos............................................................................. 61
EXPENSAS COMUNES NECESARIAS, OBLIGATORIAS Y

EXTRAORDINARIAS................................................................................ 61
PRESUPUESTO........................................................................................ 58
Aspectos normativos.............................................................................. 59 Expensas comunes necesarias............................................................ 61
Expensas comunes obligatorias.......................................................... 61
COMPONENTES DEL PRESUPUESTO................................................. 59 Expensas comunes extraordinarias..................................................... 62
Ingresos...................................................................................................... 59 ERRORES COMUNES AL REALIZAR UN PRESUPUESTO.................. 63
ANEXO 1 ANEXO 2
LIQUIDADOR DE PRESUPUESTO DE MODELO PARA PROYECTAR Y CONTROLAR
COPROPIEDAD O EDIFICIO RESIDENCIAL ...........65 EL PRESUPUESTO PERSONAL DEL CONTADOR ..70
¿Para qué sirve? ....................................................................................... 65 ¿Para qué sirve? ....................................................................................... 70
¿Qué incluye y cómo funciona?..........................................................66 ¿Qué incluye y cómo funciona? .........................................................71

HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS
RESPUESTAS Kárdex por el método del promedio ponderado:

caso práctico en Excel.............................................................................28
¿Quién debe elaborar el presupuesto de mi negocio?..................... 9
Simulador de estado de situación financiera

¿Cuáles son las principales variables que debo considerar (análisis comparativo)............................................................................... 39
en la elaboración de un presupuesto?.................................................13
Estado de resultados con enfoque de gastos por

¿Cuál es la diferencia entre la medición de inventarios en naturaleza o función................................................................................ 39
el costeo estándar y la medición de inventarios bajo el
método de los minoristas?.....................................................................28
Análisis vertical y horizontal aplicados a la interpretación
de información financiera....................................................................... 39
Además de las cuotas de administración, ¿qué otro tipo
de ingresos se podrían considerar dentro del presupuesto
de una copropiedad?............................................................................... 62 Indicadores financieros de liquidez......................................................46
Sabemos que solo en el marco de una asamblea es posible Indicadores financieros de actividad y rentabilidad.........................46
cambiar el presupuesto y aprobarlo. ¿El administrador puede
cambiar rubros y trasladarlos, o para ello tiene que
consultar? ¿El rubro de imprevistos es de dominio del Indicadores financieros de endeudamiento......................................46
administrador o este tiene que demandar su uso?..........................64
Indicadores financieros de mercado...................................................46
MODELOS Y FORMATOS
Modelo para proyectar y controlar el presupuesto
Lista de chequeo de las etapas requeridas en el proceso personal del contador.............................................................................. 57
presupuestal .............................................................................................. 10
Contabilidad en propiedades horizontales......................................... 61
Plantilla del estado de costos de producción y ventas....................17
Simulador del punto de equilibrio en Excel CONFERENCIA

– herramienta de análisis financiero ...................................................20
Elaboración del presupuesto de costos y gastos en una
Hoja de costos en Excel.......................................................................... 23 microempresa.............................................................................................13

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1 GENERALIDADES
DE LOS PRESUPUESTOS
Los presupuestos permiten analizar el presente y el futuro de las organizaciones par-
tiendo de pronósticos construidos con los datos históricos de las empresas. Los presu-
puestos contribuyen a que la gerencia y todos los colaboradores organicen su gestión
fijándose las mismas metas y coordinando el desarrollo de los procesos en torno a la
generación de valor.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

El presupuesto es una formulación anticipada de los ingresos, costos y la producción de las empresas, por ello
constituye la base de la planeación de una organización. Es un punto de partida en la estimación de indicado-
res, los cuales permiten que la dirección y los socios de una entidad evalúen desempeños y tomen decisiones
acordes a la situación en los respectivos departamentos o áreas de una entidad. Dependiendo del tipo de em-
presa y de las decisiones ejecutadas por parte de la dirección, los presupuestos se clasifican según su flexibili-
dad, área, tiempo y sector de aplicación.
SEGÚN SU FLEXIBILIDAD ante propuestas diferentes por parte de los colaborado-

res, este presupuesto con facilidad puede ser objeto de
La flexibilidad está relacionada con la disposición de la modificaciones y ajustes. Esto permite a los directivos
gerencia para realizar modificaciones a las cifras y a los tomar decisiones con mayor autonomía, pero a su vez el
planes contenidos en el presupuesto. Bajo este criterio, bajo control puede generar altos riesgos para la entidad.
los presupuestos se clasifican en rígidos y flexibles.
Para la elaboración y ejecución de los distintos presu-
Presupuestos rígidos o estáticos: se construyen con el puestos durante la pandemia, las entidades deberán
propósito de que, en la práctica y respecto a lo acordado tener en cuenta cada vez más la importancia de este
en el papel, lo planeado no varíe significativamente al mo- tipo de presupuestos.
mento de su ejecución; por ende, no pueden modificarse
fácilmente cuando hay requerimientos por parte de los
colaboradores de la entidad. Para evaluar la solicitud de
un ajuste se requiere de una reunión de directivos en don-
de se determine su factibilidad después de un proceso de
DEPENDIENDO DEL TIPO DE
planeación y estudio exhaustivo. EMPRESA Y DE LAS DECISIONES
EJECUTADAS POR PARTE DE LA
Presupuestos flexibles o variables: este tipo de presu- DIRECCIÓN, LOS PRESUPUESTOS
puestos permiten que se realicen ajustes a lo largo del
proceso o desarrollo del objeto social de la organización. SE CLASIFICAN SEGÚN SU
Es un presupuesto que puede ser usado en tiempos de FLEXIBILIDAD, ÁREA, TIEMPO Y
crisis debido a los constantes cambios en el mercado; por SECTOR DE APLICACIÓN
ejemplo, los surgidos con ocasión de la pandemia del
COVID-19. Ante la consecución de proyectos nuevos o

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SEGÚN EL TIEMPO
Los presupuestos, de acuerdo con el tiempo que toma prepararlos para ser ejecutados, se pueden dividir en tres
tipos: a largo, mediano y corto plazo.
Presupuestos a largo plazo:
Son ejecutados durante Presupuestos a mediano plazo:

períodos y por lo general
se diseñan en un plazo Presupuestos a corto plazo:
Se preparan para
de cinco años.
desarrollarse en
períodos de entre uno
Se preparan para ser
y tres años.
llevados a cabo en un
período de un año o
menos.
SEGÚN EL ÁREA Presupuestos del área de servicios: incluyen todos

los recursos destinados a los departamentos encarga-
Los presupuestos también pueden clasificarse de dos de los servicios disponibles para los trabajadores
acuerdo con el área que los prepare y ejecute. En ese como parqueadero, restaurante, salón social, servicio
sentido, tenemos los siguientes: médico y psicológico, entre otros. Es decir, se refieren
a aquellos gastos asociados con el mejoramiento del
Presupuestos del área de ventas: analizan los cargos clima laboral y la estabilidad de los empleados.
asociados a las áreas de ventas, distribución y servicio
al cliente. Este presupuesto define los ingresos opera- SEGÚN EL SECTOR DE APLICACIÓN
cionales que obtendrá la entidad y para sus cálculos se
podrán usar estudios pronósticos cualitativos o cuan- De acuerdo con su sector de aplicación, los presupues-
titativos; estos últimos basados en datos históricos. tos pueden clasificarse en públicos y privados.
Estos presupuestos definen gran parte de las activida- Presupuestos públicos: son realizados para programas
des de la compañía, por ello deben ser elaborados de del sector público o entidades del sector solidario que
forma rigurosa. tienen el fin de prestar servicios de educación y salud,
o cubrir las necesidades puntuales de una población.
Presupuestos de producción: en estos presupues-
tos se evalúan los materiales, el recurso humano, los Presupuestos privados: son realizados por empresas
costos indirectos de fabricación y todos los recursos del sector privado con el fin de generar utilidades que
asociados a la producción que se estiman en el presu- posteriormente se espera distribuir entre los socios.
puesto de ventas.
Presupuestos de áreas de apoyo: se tienen en cuenta

todos los cargos y recursos asociados a las actividades
de apoyo al área de producción, como las realizadas
por las áreas de tecnología, bodega, almacén, mante- LOS PRESUPUESTOS DEL ÁREA
nimiento, entre otras, y dependerá de los valores deta- DE VENTAS DEFINEN GRAN
llados en el presupuesto de producción PARTE DE LAS ACTIVIDADES DE
Presupuestos de administración: abarcan todos los LA COMPAÑÍA, POR ELLO DEBEN
recursos y cargos asociados al área administrativa y SER ELABORADOS DE FORMA
dependerán de la capacidad que la dirección requiere RIGUROSA
para el adecuado funcionamiento de la entidad. Por lo
general incluyen los cargos de recursos humanos, con-
tabilidad, gerencia, tesorería, recepción, entre otros.

GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOST1
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RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DEL

PRESUPUESTO
Sobre la dirección de la entidad recae la responsabi- En ese sentido, el desarrollo del presupuesto debe iniciar
lidad de hacer seguimiento a los presupuestos; esto desde la gerencia, la cual debe saber integrar a las dife-
no quiere decir que deban ser elaborados únicamente rentes áreas de la empresa para valorar la dinámica or-
bajo su criterio puesto que, como se mencionó ante- ganizacional y proyectar las expectativas de crecimiento
riormente, existen muchos tipos de presupuestos. Por o mejora. Deben involucrarse las áreas de ventas, costos,
tanto, se recomienda que la dirección tenga en cuenta el equipo encargado de la gestión donde está incluido el
la opinión de otros colaboradores inmersos en los pro- personal financiero y contable, además de otras depen-
cesos operativos de la entidad para así alcanzar el fin diendo de las características de cada entidad.
de elaborar correctamente el documento.
La participación de las diferentes áreas en la construc-
ción del presupuesto es importante, dado que al poseer
Muchos directivos contratan consultores o asesores
el conocimiento sobre el funcionamiento del negocio
externos para proyectar sus presupuestos, no obstan-
son ellas quienes pueden aterrizar a la realidad las ex-
te, si la gerencia no involucra en el proceso a los cola-
pectativas y las proyecciones financieras de la gerencia.
boradores de la entidad, la medida podría no resultar
tan beneficiosa. Dejar esa labor en manos de alguien La recomendación es que al elaborar el presupuesto se
externo a la organización puede conllevar a estima- analicen los procesos de las diferentes áreas (produc-
ciones imprecisas, dado el limitado conocimiento del ción, logística, tecnología, ventas, contabilidad, etc.),
negocio que puede tener el personal externo; además se tenga en cuenta la opinión de los colaboradores y,
de reflejar el desinterés de las directivas por hacer par- posteriormente, se socialice el documento para que to-
tícipes de las metas a los diferentes colaboradores. dos estén alineados con el logro de las metas.
VENTAJAS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

La generación de presupuestos trae innumerables • Hacer posible evidenciar los proyectos de una en-
ventajas para la entidad, entre las que se encuentran: tidad. Por ejemplo, cada líder, a través del presu-
puesto, conocería de antemano las expectativas de
• Brindar apoyo para determinar las fuentes de fi- inversión sobre su área.
nanciación a las cuales recurrirá la entidad al mo-
mento de desarrollar los proyectos. • Contribuir a controlar el desarrollo de las activida-
des de la entidad al permitir analizar lo ejecutado
• Dar un lineamiento para los tiempos de ejecución en relación con lo planificado.
de las metas a corto, mediano y largo plazo.
• Identificar la viabilidad de los proyectos en lista de

espera para ser desarrollados con el fin de compa-
rarlos y seleccionar el que mejor se ajuste a las posi-
bilidades, necesidades y riesgos que desee asumir
la entidad.
• Ayudar a prever los gastos y costos que se asumirán

en el desarrollo de un proyecto, así la entidad podrá
¿Quién debe elaborar el presupuesto de mi negocio?
aprovechar algunos beneficios ofrecidos por parte
de terceros, tales como descuentos, garantías, etc. Ingresa aquí
• Facilitar las evaluaciones progresivas del cumpli-

miento de los indicadores, el consumo de mate-
riales, las metas diarias de ventas y otros procesos
asociados al seguimiento periódico de la ejecución
del presupuesto.

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2
ASPECTOS PRÁCTICOS
EN LA ELABORACIÓN
DEL PRESUPUESTO
Conocidas las generalidades sobre esta materia, a continuación abordamos las etapas
incluidas en el proceso presupuestal y los pasos a seguir para su elaboración.
ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL

PRESUPUESTO
El proceso presupuestal en una entidad no debe limi- En conclusión, esta fase inicial está enfocada en plan-
tarse a un solo momento del año. El potencial con el tear y delimitar las expectativas de la organización y
que cuenta esta herramienta solo se puede alcanzar las posibilidades con las que cuenta para su cumpli-
si se tienen en cuenta todas las etapas involucradas: miento, de este modo el resultado de la fase en cues-
preiniciación, elaboración, ejecución, control presu- tión será un mapa de expectativas y límites para la
puestal y evaluación. A continuación, explicamos en elaboración del presupuesto.
qué consiste cada una de ellas.
1. PREINICIACIÓN
En esta etapa, que antecede a la elaboración del pre-
supuesto, se incluyen herramientas de evaluación y
gestión de recolección de información para lograr co-
nocimiento de la marcha de la empresa y del estado
de la operación durante el período inmediatamente
anterior. Esto con el fin de analizar las estrategias y
opciones de crecimiento buscando cumplir con los Lista de chequeo de las etapas requeridas en el
objetivos generales y específicos definidos por la ge- proceso presupuestal
rencia o por el máximo órgano directivo. En esta eta- Con ese formato en Excel podrás hacer un
pa es fundamental: seguimiento a las etapas que estás llevando a cabo en
el proceso presupuestal.
• El nombramiento de un líder de presupuesto, que Si aún no conoces cuáles son las etapas que se deben
será el encargado de programar y dirigir las reu- tener en cuenta, este formato te servirá de guía para
establecer un proceso para este fin.
niones y el comité necesario para armonizar las ex-
pectativas del nuevo período con la realidad de la Ingresa aquí
empresa para lograr una convergencia con su mi-
sión, visión y objetivos.
• Definir las fuentes de información a las que tiene

acceso la empresa.
• Evaluar cuáles son las expectativas de la gerencia.

ASPECTOS PRÁCTICOS EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Volver al contenido
2. ELABORACIÓN cuál es su interrelación e importancia dentro de la

operación y el cumplimiento del presupuesto. Lo an-
Con base en los planes aprobados por la gerencia para terior con el propósito de cumplir con las expectativas
cada nivel funcional de la empresa, se procede con la gerenciales de la organización.
etapa donde los conceptos adquieren una dimensión
monetaria en la organización. Algunas de las activida- Una de las metodologías para hacer seguimiento al
des que pueden realizarse son las siguientes: presupuesto durante su ejecución es utilizar la interfaz
del software contable implementada en la empresa, co-
• Crear un cronograma de actividades en torno a la
múnmente denominada “presupuestos o planeación”,
elaboración del presupuesto en el que se definan
de modo que se obtenga una comparación simultánea
las fechas de las reuniones para evaluar la infor-
al momento de la causación de los diferentes registros
mación financiera de la entidad. Esta información
contables. En todo caso, si la empresa no cuenta con
puede incluir informes de gestión, informes de
un aplicativo especializado para esto, es posible reali-
comportamiento de períodos pasados, indicadores
zar su seguimiento en libros de Excel.
del sector económico al que pertenece la entidad,
dictamen del revisor fiscal (en caso de que apli-
que), entre otros documentos. 4. CONTROL PRESUPUESTAL
• Luego del análisis de esta información se debe ex- Para la ejecución de un adecuado control sobre el pre-
traer una relación de todo el acumulado en cuanto supuesto primero se debe establecer la realización de
a datos de la entidad, trazar las expectativas del informes parciales por áreas, de modo que el equipo
período, identificar las fuentes de ingreso y asignar presupuestal o financiero sea el responsable de la con-
los costos y gastos asociados a cada departamento. solidación de la información. En esta etapa deben co-
El área de ventas, por ejemplo, debe tener en cuenta el tejarse los resultados de la operación empresarial con
volumen previsto para el período a presupuestar, de los datos presupuestados con el fin de identificar posi-
modo tal que pueda determinar si se presenta un au- bles falencias que afecten la ejecución del presupuesto
mento en los niveles de ventas en función del número o lo desvíen, y lograr un ajuste oportuno.
de unidades o precios.
Es importante tener en cuenta que cuando el proceso
La compañía se encuentra interconectada entre sus di- de contraste se aplique a proyectos de construcción u
ferentes áreas, por tanto, a partir de la definición del otros similares, este se debe evaluar dentro de los in-
programa y las políticas de ventas ese presupuesto formes parciales y el avance de las obras, así se podrá
se traslada al departamento de producción para que estimar realmente el cumplimiento de las metas y re-
estimen los requerimientos relacionados con la canti- querimientos presupuestados.
dad de materia prima y la disposición de la capacidad
operativa en lo referente a la maquinaria y personal 5. EVALUACIÓN
necesario para ejecutar la operación. Como puede ob-
servarse, la elaboración del presupuesto es una tarea Cuando culmina el período presupuestado se realiza
conjunta, involucra a todas las áreas de la empresa. un análisis de los informes periódicos y se emite un
informe final en el cual se revelan los resultados de la
Otro de los departamentos responsables es el de merca- compañía y se evalúa el cumplimiento de las variables
deo, el cual puede definir las técnicas y estrategias que presupuestadas y las gestiones organizacionales fija-
se deben adoptar en términos del tiempo y los recursos das para la optimización de los resultados.
disponibles para poner a disposición del público las la-
bores necesarias que impactarán el mercado y lograrán Es conveniente que en este informe final se realice una
los niveles de ventas esperados o proyectados, los cua- comparación de los indicadores del año presente res-
les podrán determinarse a través de pronósticos. pecto a los de los años anteriores con el fin de com-
prender cuáles metas se cumplieron y cuáles, por el
3. EJECUCIÓN contrario, requieren mayor trabajo en el futuro.
La tercera etapa se relaciona directamente con la pues- En esta etapa, entonces, se deben conocer las fallas que
ta en marcha de los planes. El líder de presupuestos impidieron el cumplimiento del presupuesto, a par-
tiene la labor fundamental de integrar a las diferentes tir de las cuales se construyen alternativas de mejora
áreas en la consecución de las metas trazadas comu- para asegurar el efectivo alcance de las expectativas
nicando a cada uno de los niveles de la organización en los próximos períodos.

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PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

Conociendo las etapas relacionadas con el proceso presupuestal en la organización, examinaremos ahora los
pasos necesarios para la elaboración y proyección del presupuesto descrito en la etapa número dos:
1. AJUSTAR EL ORGANIGRAMA En las empresas que no llevan contabilidad o tienen

información desactualizada, se puede recurrir a al-
El primer paso corresponde a la definición de los roles gunos soportes como el registro de ventas por medio
y responsabilidades que tendrá cada empleado fren- de la facturación, los extractos bancarios, los recibos
te a la construcción del presupuesto de su respectiva de servicios públicos y todos aquellos insumos útiles
área. Con esto se pueden definir: para definir los niveles de ingresos, costos y gastos.
• Las fuentes de información para la construcción Con toda esa información se determinan efectivamen-
del presupuesto. te los niveles de ingresos y los requerimientos que han
sido necesarios para la producción de los mismos bajo
• Las áreas que se examinarán al culminar el período el propósito de definir el comportamiento de la empre-
presupuestado para determinar dónde se presen- sa durante los últimos períodos y señalar la tendencia.
tan falencias.
3. TRAZAR LOS OBJETIVOS PARA EL
Con esto se logra implementar el presupuesto como PERÍODO SIGUIENTE
una herramienta integradora para cuya confección se
reconoce la incidencia de todas las áreas y personas de Una vez reunida la información y determinado el
la empresa. comportamiento de períodos anteriores, la empresa y
los departamentos financiero, de gestión y adminis-
En las empresas pequeñas no se debe estructurar un tración deben precisar las expectativas frente al perío-
organigrama complejo, es suficiente con asignar res- do a presupuestar. Es decir, con base en la información
ponsables y líneas de mando para las áreas fundamen- previa y las tendencias se define cómo se espera pro-
tales como las de recaudo (clientes, cartera, cuentas yectar la operación de la empresa.
por cobrar, tesorería) y pagos (proveedores, cuentas
por pagar y acreedores en general). Algunos de los cuestionamientos útiles en este punto son:
¿se espera mantener el nivel de ingresos?, ¿la empresa
pretende aumentar el nivel de ingresos?, ¿se cuenta con la
2. REUNIR LA INFORMACIÓN DEL capacidad para asumir los requerimientos de un aumento
PERÍODO ACTUAL de ingresos?, ¿durante los últimos períodos la empresa ha
cumplido con las expectativas presupuestadas?
Aquí es necesario que se comience por agrupar toda
la información financiera de la empresa. Para esto se Las expectativas se deben ajustar a la realidad del sec-
deben tener a disposición del equipo encargado de tor en el cual se desempeña la empresa, a su capacidad
elaborar el presupuesto los siguientes elementos: operativa, a las condiciones del mercado, a las proyec-
ciones macroeconómicas, entre otros factores.
• Estados financieros de los últimos períodos.
4. IDENTIFICAR LAS FUENTES DE
• Informes de gestión. INGRESO
• Informes de auditoría interna (solo en caso de ser
necesario). Con la información recolectada la empresa identifica
las fuentes de ingreso; por ejemplo, la venta de pro-
• Índices históricos de ventas. ductos y/o servicios, comisiones, honorarios, partici-
paciones en los mercados de capitales, entre otras.
• Recurso humano, tecnológico y económico.
Para lograr el objetivo de considerar el total de par-
• Capacidad de producción.
tidas generadoras de ingresos y proyectarlas al pe-
• Indicadores económicos. ríodo siguiente, siempre se debe estimar la realidad
de los períodos anteriores y las expectativas de los
• En general, todo lo que provea información para la futuros; así será posible ajustarlas a una proyección
planeación estratégica de los siguientes períodos. altamente probable.

ASPECTOS PRÁCTICOS EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
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5. IDENTIFICAR LOS USOS DEL DINERO

Con el concepto de “usos” se hace referencia a los cos-
tos y gastos del negocio. Es importante clasificarlos
adecuadamente en fijos y variables, directos e indirec-
tos, y operacionales y no operacionales. Todas estas ca-
tegorizaciones son útiles para identificar las opciones
de optimización del uso de los recursos y el aumento
de las utilidades. ¿Cuáles son las principales variables que debo considerar
en la elaboración de un presupuesto?
Los usos proyectados se deben ajustar a las expecta-
tivas y las decisiones sobre estos se reflejan directa- Ingresa aquí
mente en las utilidades de la entidad. Así, por ejem-
plo, una de las mejores opciones para incrementar las
ganancias de una empresa es la disminución de costos
y gastos por medio del cambio de proveedores y la
sustitución de materias primas, entre otras decisiones.
Elaboración del presupuesto de costos y gastos en
6. CONTRASTAR EL PRESUPUESTO una microempresa
ACTUAL CON EL DEL PERÍODO La planeación financiera es una de las más útiles
ANTERIOR herramientas que toda persona vinculada a la
organización debe manejar. De ahí que sea fundamental
conocer cada uno de los elementos para facilitar su
Sobre los estados e informes financieros del período ac- entendimiento.
tual se realiza un contraste con el período anterior a fin
de evaluar la gestión de la compañía. El informe del cum- Ingresa aquí
plimiento presupuestal es un insumo importante para la
elaboración del nuevo presupuesto, puesto que permite
entender las dinámicas de la compañía, principalmente
en lo relacionado con el alcance de las expectativas, un
ítem de especial cuidado al momento de presupuestar.
PROBLEMAS PRODUCTIVOS AL REALIZAR UN

PRESUPUESTO
Para realizar una adecuada planeación del presupues- a opciones límite como la inyección de capital en ex-
to es necesario analizar el presente y futuro de la orga- ceso, los recortes de personal u otras situaciones que,
nización en torno a sus procesos productivo y finan- en lugar de representar soluciones, pueden conllevar a
ciero. Para ello es preciso estudiar las situaciones que que el negocio no continúe. Así mismo cabe anotar que
puedan restringir el avance de las actividades de la esta evaluación inicial debe realizarse en el presupues-
empresa como, por ejemplo, la escasez de un recurso to y ser parte de la investigación primaria del negocio.
o la falla en un proceso.
Algunos de los tipos de problemas productivos por
En la evaluación inicial de las actividades de la empre- atender al momento de realizar un presupuesto son
sa se requiere identificar cuáles son los recursos esca- los siguientes:
sos y de qué manera estos pueden afectar el proceso
productivo con el fin de realizar los ajustes necesarios Información errada
y ubicar la forma para aumentar o mejorar el recurso.
Como la información es la fuente de los presupuestos,
Desatender esta evaluación inicial puede generar nu- si no está libre de sesgo o error difícilmente podrá ser
merosas pérdidas para la empresa, debiendo recurrirse útil para la evaluación inicial de la empresa. Por tan-

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to, se deben establecer políticas y parámetros para la Por lo anterior, se recomienda que el levantamiento
recolección de datos y la verificación de fuentes, sean de información histórica se realice con base en datos
estas externas o internas, relacionadas con el mercado, de empresas que desarrollen un objeto social similar.
la operación de la organización o la organización en
general. Recurso con restricciones o cuello de botella
Límites externos Entre las líneas de producción existen recursos (por lo

general máquinas o procesos) que suelen tardar más
Partiendo de la premisa de que las empresas ejecutan que otros. Esto disminuye la capacidad productiva de
su actividad en un contexto social, político y económi- la empresa, puesto que los cuellos de botella definen
co, y, por tanto, son susceptibles a diferentes afectacio- el nivel de producción posible. Por tanto, medir la ca-
nes desde el exterior, deben atender las externalidades pacidad de las máquinas y la productividad de cada
que puedan impactar su continuidad; por ejemplo, las proceso es fundamental para el presupuesto.
políticas arancelarias, tributarias o legales y eventos
de pandemia.
Dado que los requerimientos, sanciones y multas es-

tán sujetos a lo establecido en el país donde se encuen-
tra domiciliada la empresa, en el desarrollo del presu-
puesto se deben contemplar los costos y gastos que
debe asumir la compañía por operar en aquel territo-
rio, además de considerar la adquisición de pólizas y LA MAYORÍA DE LOS
seguros para sopesar cualquier infortunio que pueda EMPRENDEDORES ENFRENTA
presentarse.
DIFICULTADES AL CONSEGUIR
Este punto de los límites externos quedó en evidencia INFORMACIÓN PARA
con la llegada de la pandemia del COVID-19 a Colom- MATERIALIZAR SU IDEA DE
bia, para la cual pocas entidades se mostraron prepa-
NEGOCIO, SIN EMBARGO, NO
radas.
SE DEBE EMPEZAR CON LA
Escasez de información EJECUCIÓN DEL OBJETO SOCIAL
SIN ANTES OBTENER TODO LO
La mayoría de los emprendedores enfrenta dificulta-
des al conseguir información para materializar su idea NECESARIO PARA ELABORAR EL
de negocio, sin embargo, no se debe empezar con la PRESUPUESTO
ejecución del objeto social sin antes obtener todo lo
necesario para elaborar el presupuesto, ya que las de-
cisiones de inversión y financiación, fundamentales
para saber cómo operar, se toman después de revisar
una serie de indicadores y variables que precisan ad-
quirir antes información sobre el nivel de producción,
las políticas de cartera y el trato con los proveedores,
entre otros asuntos.

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3
ANÁLISIS SECTORIAL:
ASPECTOS DE LA EVALUACIÓN
DEL ENTORNO DE LA ENTIDAD
Con el fin de revisar diferentes situaciones que serán relevantes para plantear sus obje-
tivos y realizar su planeación financiera, a continuación se abordan aspectos necesarios
que deben evaluarse para la construcción del presupuesto.
C
uando se desea realizar el análisis financiero de • Expectativas del sector financiero frente a inversio-
una entidad deben atenderse todas las situa- nes y financiación.
ciones que permitan identificar su valor para
• Comportamiento de las importaciones y exportaciones.
los inversionistas, es decir, cuánto estarían dispuestos
a pagar ellos u otros usuarios de la información para • Incidencia del contrabando, narcotráfico y proble-
adquirir parte de la empresa. máticas similares (en caso de que existieran) en la
operación del sector.
Para cumplir con este análisis es relevante identificar
características del sector e, inicialmente, realizar un REGULACIÓN FISCAL
análisis externo (análisis del entorno o evaluación ex-
terna), en el cual se evidencien las variaciones, tenden- Se refiere a la dinámica de los aranceles e impuestos
cias y demás situaciones que impactan directa o indi- y a las perspectivas de cambio en ellos. Así, por ejem-
rectamente a la entidad y se originan por diferentes plo, para el caso de Colombia en los últimos años se
elementos del contexto. Algunos de los aspectos por han presentado diferentes reformas tributarias que
atenderse al realizar un análisis externo del sector al han impactado los pronósticos de diferentes sectores
que pertenece una entidad son los siguientes: económicos. Dado que la carga fiscal en el país varía
según el sector económico en el cual sea agrupada la
SITUACIÓN ECONÓMICA entidad, atender estos lineamientos se hace de vital
importancia en la planeación financiera.
En primera medida, y para evaluar la situación econó-
mica de la empresa, deben tenerse presentes aspectos CONDICIONES TÉCNICAS Y
de carácter nacional e internacional que inciden en su TECNOLÓGICAS
operación, como:
• Variables e indicadores económicos que afecten al sec- Se deben tener en cuenta las condiciones técnicas y
tor, por ejemplo la variación del salario, inflación, tasa tecnológicas relacionadas con el sector, de manera que
de cambio, producto interno bruto, índice de precios al puedan incidir o no en aspectos como:
consumidor, precios de diferentes divisas, entre otras. • Vida útil, valor residual y deterioro de las propie-
• Variaciones en los precios de las materias primas dades, planta y equipo.
requeridas por la entidad para la producción o pres-
• Obsolescencia o vencimiento del inventario.
tación de sus servicios.
• Variaciones en los precios de los productos termina- • Preferencias de los clientes frente a unos u otros
dos y comercializados por otras entidades pertene- productos.
cientes al mismo sector.
• Adquisición de repuestos, piezas o demás elemen-
• Tratados y convenios comerciales entre países. tos que agreguen valor al activo.

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OFERTA Y DEMANDA • Si existen o existirán productos sustitutos que pue-

dan reemplazar al que ofrece la entidad.
A la hora de determinar los niveles de producción de
una entidad, un elemento importante a evaluar es el CANALES DE PRODUCCIÓN,
comportamiento de la oferta y demanda en el sector, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE
de esto depende que los pronósticos de producción y
ventas se diseñen efectivamente. Ante esto la entidad PRODUCTOS O SERVICIOS
debe atender, entre otras situaciones, las siguientes:
Las políticas públicas, infraestructura y decisiones de
• Quiénes son sus principales competidores. Con base conglomerados empresariales pueden ser determi-
en ello, identificar los bienes y servicios ofertados, nantes en sectores específicos. Por ejemplo, una pla-
así como la participación de estos en el mercado taforma de servicios de transmisión de series y pelí-
(una de las fuentes para obtener este tipo de datos culas en línea no se verá tan afectada por los cambios
es el portal de información empresarial –PIE–, dis- y riesgos asociados a la distribución de sus productos
puesto por la Superintendencia de Sociedades en su como una empresa dedicada a la comercialización de
página web oficial, de la cual se puede descargar in- pescado. Esto debido a que para la última algún blo-
formación financiera por sector y empresa). queo de vías, incremento en el valor de peajes, paro de
proveedores u otras situaciones pueden generar im-
• Si existen acuerdos entre dos o más partes que limiten pactos significativos en su operación.
la libre competencia en el mercado, así mismo, iden-
tificar si existen indicios de oligopolio o monopolio. Entonces, atendiendo a lo anterior, es importante es-
tudiar los factores externos que impactan la cadena de
• Revisar o realizar encuestas a los clientes potenciales abastecimiento, producción, distribución y entrega fi-
que forman parte del mercado objetivo del sector, nal de los servicios y/o productos ofertados por la en-
de manera que se pueda identificar cuáles son sus tidad, como la operabilidad del transporte y las vías,
expectativas frente a los productos, qué necesidades la flexibilidad de los tiempos de entrega, la duración
tienen frente al mercado, cuáles son sus hábitos de de los desplazamientos, la capacidad del proveedor, la
consumo, preferencias, costumbres y cultura. instalación de peajes, entre muchos otros.

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4 PLANEACIÓN
DE LAS VENTAS
Las ventas constituyen la principal fuente de ingresos de cualquier empresa, de su eficiente
planeación depende que las demás áreas de la entidad logren cumplir sus objetivos.
PAUTAS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

DE VENTAS
En la elaboración del presupuesto de cualquier em-
presa la proyección de las ventas es la fase de mayor
importancia. De ella se desprenden todas las decisio-
nes que deben tomar los demás departamentos para
cumplir con los requerimientos estipulados en el pre-
supuesto. Algunas de las principales decisiones en las
que influye la proyección de las ventas son:
• Nivel de producción.
• Capacidades técnicas y operativas.
• Inversiones en activos fijos. Plantilla del estado de costos de producción y ventas

Compartimos esta plantilla en Excel para preparar el
• Presupuesto de publicidad y promoción. estado de costos de producción y ventas.
Con esta podrás tener un soporte del detalle de todos
• Fuerza de ventas. los registros que permiten hallar el costo total de
producción y venta que irá en el estado de resultados.
El presupuesto de ventas refleja la cantidad de uni-
Ingresa aquí
dades que se espera enajenar por cada producto de la
empresa junto con su precio proyectado. Dichos datos
son estimados a partir de un estudio de los objetivos,
la estrategia y el entorno que enfrentará la organiza-
ción, así como un riguroso cálculo de pronósticos.
Para construir un presupuesto objetivo que permita

alcanzar las metas establecidas por la organización es
necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

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PRONÓSTICOS la manera como la compañía reaccionará tanto a las

épocas cuando las ventas aumenten y se requiera de
Para la elaboración de los objetivos, en especial los re- un mayor nivel de producción, fuerza de ventas y
lacionados al presupuesto de ventas, el cual predice publicidad, como a los momentos cuando las ven-
los ingresos operacionales de la entidad, se pueden tas disminuyan y sea necesario diseñar estrategias
realizar pronósticos cualitativos y cuantitativos: financieras.
• Pronósticos cualitativos: son estudios que usual- El índice de estacionalidad se calcula teniendo en
mente no precisan en datos numéricos, sino en cuenta una serie de tiempo mensual, bimestral, tri-
información como tendencias, opiniones, cambios mestral, cuatrimestral, semestral o anual. La entidad
tecnológicos e intereses de los clientes del nego- deberá brindar información acerca de las ventas de
cio. Son realizados por mercadólogos, pueden acuerdo con la serie de tiempo del análisis; suponien-
definir cuáles productos son más demandados, do que sea trimestral, deberá existir un soporte de la
qué estrategias son adecuadas para las ventas y la información trimestral de al menos tres años.
elaboración de productos o servicios y, eventual-
mente, podrán ser traducidos en hipótesis cuanti- Una vez se tenga la información de las ventas de determi-
tativas. Sin embargo, es recomendable que estos nado producto, se deberá realizar un promedio de cada
estudios se combinen con los cuantitativos. Entre trimestre en los años de los cuales se tenga información.
los estudios más comunes se encuentra el método
Delphi, las encuestas de opinión e investigaciones Ventas producto A
de mercado. Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
I Il Ill IV
• Pronósticos cuantitativos: estos pronósticos usan 2018 4.785 5.415 5.874 4.554
información cuantitativa histórica donde se iden- 2019 5.419 7.841 8.514 8.463
tifiquen ciertos patrones. Con esta información se
realizan una serie de fórmulas matemáticas que 2020 4.585 8.148 5.145 8.181
dan por resultado proyecciones de ventas. De es- Promedio 4.930 7.135 6.511 7.066
tas proyecciones se desprenderán los demás presu-
puestos de las áreas. Una vez se calculen los promedios trimestrales se rea-
liza un promedio de los cuatro y se calcula el denomi-
Es importante señalar que la elección de determinado nado promedio trimestral. Estos dos valores permiti-
tipo de pronóstico dependerá de las necesidades de la rán hallar el índice de estacionalidad:
entidad, de la confiabilidad que la dirección deposite
en los datos, del mercado y de los ciclos de vida de Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre
los productos. Estos pronósticos pueden agruparse en I Il Ill IV
modelos causales o asociativos, donde se encuentra Promedio 4.930 7.135 6.511 7.066
el de incorporación de variables y la regresión lineal, Promedio
o los modelos de series de tiempo; algunos de estos 6.410
trimestral
últimos son el índice de estacionalidad, el método de
Índice de
suavización exponencial y los promedios móviles. estaciona- 0,77 1,11 1,02 1,10
lidad
ESTACIONALIDAD DE LOS PRODUCTOS
Una forma de comprobar el cálculo del índice de es-
Los productos no se venden con la misma intensidad tacionalidad es sumar el total de los índices, el cual
durante todos los meses; dependiendo de la época del deberá arrojar como resultado el número equivalen-
año puede aumentar o disminuir el nivel de ventas de te a los períodos de tiempo analizados; en este caso a
la empresa, dado que algunos productos se consumen cuatro (4) períodos.
solo en ciertas temporadas. Influyen festividades, cos-
tumbres y otros eventos particulares. Cuando el índice de estacionalidad es menor a uno
(1), se interpreta que dicho trimestre está por debajo
Aunque hay empresas a las cuales la estacionalidad del promedio de las ventas. Por su parte, cuando el
las afecta más que a otras, siempre se debe tener en índice es mayor a uno (1) quiere decir que las ventas
cuenta este aspecto para incluir en el presupuesto fueron mayores al promedio.

PLANEACIÓN DE LAS VENTAS
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FLEXIBILIDADES DE PAGO ZONAS Y CANALES DE DISTRIBUCIÓN

Las políticas de recaudo que defina la empresa al ofer- En el presupuesto de ventas deben considerarse las es-
tar sus productos influyen en el nivel de ventas que trategias de expansión en cuanto a las zonas y los ca-
espera alcanzar. Al ofrecer un plazo más amplio los nales en los cuales la empresa distribuye sus produc-
clientes tendrán mayor facilidad para adquirir los pro- tos. Las zonas se refieren a los territorios en los que la
ductos. Así, al construir el presupuesto de ventas, debe entidad hace presencia con sus productos; entretanto
analizarse este aspecto para asegurar que el plazo a de- los canales son los medios a través de los cuales esos
finir no termine afectando a la organización. Sin embar- productos llegan al consumidor final. Estas decisiones
go, en este punto pueden realizarse algunos análisis del deben quedar reflejadas en la construcción del presu-
costo de oportunidad que representa para la empresa puesto para que se tomen las medidas correspondien-
dejar de percibir sus ingresos a tiempo y, dependiendo tes en cuanto a producción y logística, las cuales de-
de estos análisis, realizar descuentos por pronto pago. berían estar alineadas a las estrategias recomendadas
por mercadeo.
PRECIO DE LOS PRODUCTOS
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
Para calcular el precio estimado de venta es necesario
que la entidad fije límites entre los cuales puedan mo- Las estrategias de mercadeo sobre publicidad y pro-
verse sus precios. Fijando un precio mínimo la empresa moción inciden en las ventas; por tanto, la entidad
conoce hasta qué punto es posible disminuir sus pre- debe partir de las actividades presupuestadas para
cios sin generar pérdidas ni afectar la rentabilidad espe- analizar cómo afectarán el nivel de ventas esperado.
rada. Así mismo, al fijar un precio máximo, la empresa
sabe que si excede su valor podría perder clientes.
EVALUACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

Una empresa siempre decide iniciar actividades con la dad de producto, por lo que varían dependiendo
intención de obtener un nivel de rentabilidad que justi- del nivel de producción. Entretanto, los costos fijos
fique la inversión realizada por los socios para ponerla –CF– son aquellas erogaciones constantes que no
en marcha. Para ello es necesario que el nivel de ventas dependen del volumen de producción.
permita, por una parte, cubrir los costos en los cuales
se ha incurrido para salir al mercado a ofrecer los pro- • Margen de contribución –MC–: es la diferencia
ductos y, por otra, obtener un excedente para distribuir entre el precio variable unitario –PVU– y el costo
entre los socios. variable unitario –CVU–. Esta diferencia es la can-
tidad en la que contribuye cada unidad de produc-
El análisis del punto de equilibrio refleja esta informa- to vendida para cubrir los costos fijos y empezar a
ción al permitir calcular, en pesos o en unidades, el ni- generar utilidades. Se calcula así: precio de venta
vel de ventas al que debe llegar la empresa para cubrir unitario menos costo variable unitario.
sus costos. A partir de ese nivel es posible empezar
a realizar proyecciones para conocer la cantidad de • Razón del margen de contribución –RMC–: indi-
ventas requeridas para lograr el objetivo de alcanzar ca por cada $100 en ventas cuántos pesos tiene la
determinado margen de rentabilidad. empresa para cubrir sus costos fijos y empezar a ge-
nerar utilidades. Es decir, es el porcentaje que repre-
Al momento de elaborar el presupuesto es clave con- senta el margen de contribución dentro del precio
tar con la información siguiente. variable unitario del producto, así: margen de con-
tribución dividido entre precio variable unitario.
CONCEPTOS RELACIONADOS
PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO
En el análisis del punto de equilibrio se involucran algu-
nos conceptos que es necesario conocer para su cálculo: El análisis del punto de equilibrio permite conocer el
nivel de ventas, tanto en pesos como en cantidad, re-
• Costos fijos y variables: los costos variables son querido para igualar el ingreso con el costo en cada
los que pueden asignarse directamente a cada uni- producto. Las fórmulas son las siguientes:

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• El punto de equilibrio en cantidades –PEQ–: cos- gue a este nivel de ventas su utilidad será de $0, como
tos fijos divididos entre el margen de contribución. se puede comprobar a continuación:
• El punto de equilibrio en pesos –PE$–: costos fijos

Ventas totales ($300 x 10 unidades) $3.000
divididos entre la razón del margen de contribución.
Menos: costos variables ($100 x 10 unidades) $1.000
Veamos un ejemplo a partir de los siguientes datos: Margen de contribución $2.000
Menos: costos fijos totales $2.000
Ventas totales ($300 x 10 unidades) $3.000
Utilidad $0
Menos: costos variables
$1.000
($100 x 10 unidades)
INTERPRETACIÓN DE LOS
Margen de contribución $2.000
RESULTADOS
Para llegar al punto de equilibrio se deben seguir los
El análisis del punto de equilibrio le permite a la empre-
siguientes pasos:
sa realizar proyecciones conociendo la relación costo-vo-
1. Calcular el margen de contribución lumen-utilidad de sus productos, dado que el margen de
contribución de estos sugiere la estrategia a seguir:
MC = PVU - CVU • Entre más alta sea la razón del margen de contri-
MC = $300 - $100 bución, menor será el volumen de ventas que deba
MC = $200 realizar la empresa para cubrir sus costos y empe-
zar a generar utilidades.
• A su vez, los productos con un margen de contri-
El margen de contribución indica que por cada unidad
bución menor deberían tener una rotación más alta
vendida la empresa tiene $200 para cubrir sus costos
que permita cubrir los costos fijos y alcanzar una
fijos y empezar a generar utilidades.
utilidad.
2. Calcular la razón del margen de contribución
Llevado a cabo el análisis del punto de equilibrio, la
empresa puede tomar decisiones respecto al precio y
RMC = MC / PVU los costos de sus productos:
RMC = $200 / $300
• Puede realizar simulaciones para determinar has-
RMC = 0,66
ta qué punto es factible disminuir el precio de sus
productos sin generar pérdidas o, por el contrario,
La razón del margen de contribución indica que por si debe aumentar el precio de estos para lograr cu-
cada $100 en ventas la empresa tiene $66 para cubrir brir sus costos fijos.
sus costos fijos y generar utilidades. • Al mismo tiempo puede determinar si es necesario
revisar sus costos fijos, en caso de que el margen de
3. Cálculo del punto de equilibrio en cantidades
contribución no sea suficiente para cubrirlos.
PEQ = CF / MCU
PEQ = $2.000 / $200
PEQ = 10 unidades
Simulador del punto de equilibrio en Excel

4. Cálculo del punto de equilibrio en pesos – herramienta de análisis financiero
Con este archivo de Excel se pueden realizar diferentes
PE$ = CF / RMC simulaciones para hallar el punto de equilibrio cuando
PE$ = $2.000 / 0,66 se tienen diferentes productos.
PE$ = $3.000 Solo se requiere ingresar la información solicitada,
analizar los resultados y revisar los comentarios
alojados al final de la herramienta.
Para este ejemplo el punto de equilibrio es de diez uni-
dades o $3.000, indicando que cuando la empresa lle- Ingresa aquí

PLANEACIÓN DE LAS VENTAS
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PUNTO DE EQUILIBRIO CUANDO HAY

MULTIPLICIDAD DE PRODUCTOS
En la medida en que aumenta la cantidad de produc- unitario). Para este ejemplo el margen de contribución
tos ofrecidos por una empresa, son más los factores unitario es de $6, $3 y $7 para los productos “X”, “Y” y
que deben considerarse para tomar decisiones opor- “Z” respectivamente (ver columna “B”).
tunas en cuanto a las ventas y la producción, debido
a que estas elecciones están directamente relacionadas 3. Calcular el promedio ponderado de los MCU. Se
con la rentabilidad y la forma como cada uno de esos conoce al multiplicar el porcentaje de participación
productos aporta a la utilidad de la organización. de ventas de cada producto por su MCU. Esta me-
dida es más exacta que un promedio simple por-
En líneas anteriores explicamos los pasos que debe que tiene en cuenta el grado de importancia de
surtir una entidad para calcular el punto de equilibrio cada uno de los datos, en este caso su participación
con base en un solo producto y las posibles decisiones en las ventas totales. Para el ejemplo, el promedio
que se derivarían de esta medida. Ahora estudiaremos ponderado es de $4,53 (ver columna “C”).
las variables involucradas en el análisis cuando se tra-
ta de dos o más productos (también llamada “mezcla 4. Por último, el punto de equilibrio se determina di-
de productos”). vidiendo los costos fijos entre el promedio ponde-
rado del margen de contribución:
PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO
PEQ= Costos fijos
A continuación exponemos un ejercicio práctico bajo PEQ =
el supuesto de una empresa que vende tres artículos Promedio ponderado del MC
con el fin de abordar la explicación de cada uno de los
pasos necesarios para calcular el punto de equilibrio
en una mezcla de productos. PEQ= $ 3.000
PEQ = = 662 unidades
4,53
Los datos son los siguientes:
Número de Precio Costo

Productos unidades de venta variable
vendidas unitario unitario
X 250 $10 $4
Y 400 $5 $2
Z 100 $20 $13
Total 750 EN LA MEDIDA EN QUE AUMENTA
LA CANTIDAD DE PRODUCTOS
Costos fijos: $3.000.
OFRECIDOS POR UNA EMPRESA,
Para llegar al punto de equilibrio se deben seguir los SON MÁS LOS FACTORES QUE
siguientes pasos: DEBEN CONSIDERARSE PARA
1. Calcular el porcentaje de participación en ventas. TOMAR DECISIONES OPORTUNAS
Para ello se debe dividir el número de unidades EN CUANTO A VENTAS Y
vendidas de cada producto entre el total de unida- PRODUCCIÓN
des vendidas. En este ejemplo los porcentajes de
los productos “X”, “Y” y “Z” son 33 %, 53 % y 13 %
respectivamente (ver columna “A”).
2. Calcular el margen de contribución unitario –MCU–

de cada producto (recordemos que es igual a la diferen-
cia entre el precio de venta unitario y el costo variable

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El número de unidades que debería vender la empresa por cada uno de sus productos se calcula multiplicando
la cantidad que arroja el cálculo del punto de equilibrio (662 unidades) por el porcentaje de participación en
ventas de cada producto (ver columna “D”):
(A) (B) (C) (D)

Punto de equilibrio por
Porcentaje de Margen de contribución Promedio ponderado
Productos producto en cantidades
participación en ventas (PVU - CVU) del MC (A x B)
(PEQ x A)
X 33 % $6,00 $2,00 221
Y 53 % $3,00 $1,60 353
Z 13 % $7,00 $0,93 88
Total 100 % $16,00 $4,53 662
Los datos arrojan que la cantidad de equilibrio para esta empresa es de 662 unidades, específicamente 221
unidades del producto “X”, 353 unidades del producto “Y” y 88 unidades del producto “Z”, como se puede
comprobar en la tabla.
INTERPRETACIÓN DE LOS Ventas “X” ($10 x 221 unidades) $2.206

RESULTADOS
Ventas “Y” ($5 x 353 unidades) $1.765
Como se expuso, por lo general una entidad estará más
Ventas “Z” ($20 x 88 unidades) $1.765
inclinada a invertir recursos en aquellos productos que
le generan una mayor rentabilidad. Esta rentabilidad Total ventas $5.735
no solo se determina a partir del margen de contribu-
ción asociado a cada producto, el volumen de ventas
también juega un papel fundamental. En el ejemplo se Costo variable “X” ($4 x 221 unidades) $ 882
puede observar que el producto con mayor contribu-
ción a la utilidad es el “Y”, por tener una mayor partici- Costo variable “Y” ($2 x 353 unidades) $ 706
pación en ventas pese a ser el de menor MCU. Costo variable “Z” ($13 x 88 unidades) $1.147
Menos: costo variable total $2.735
LA RENTABILIDAD NO SOLO
SE DETERMINA A PARTIR DEL Margen de contribución $3.000
MARGEN DE CONTRIBUCIÓN
ASOCIADO A CADA PRODUCTO, Menos: costos fijos $3.000
EL VOLUMEN DE VENTAS
TAMBIÉN ES FUNDAMENTAL
Utilidad $ 0

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5
COSTOS COMO FACTOR
FUNDAMENTAL
EN EL PRESUPUESTO
Los costos se encuentran representados en todas las erogaciones en las cuales debe incurrir
una empresa a fin de poner en el mercado y a disposición de los clientes el bien o servicio que
produce o comercializa.
P
or medio de los costos se logra determinar el El área administrativa o de apoyo, y el área de comer-
margen de utilidad de la organización. Esto per- cialización, por su relación indirecta con el proceso
mite conocer los resultados reales de la misma y productivo de la empresa, no constituyen erogaciones
convierte a los costos en una herramienta para evaluar conceptualizadas como costos, sino que deben estimar-
la entidad como un todo debido a que en su estima- se y reconocerse como gastos. Es decir que los costos y
ción interviene cada una de las áreas necesarias para gastos se separan al final de la cadena de producción.
el funcionamiento de la empresa, tanto administrati-
Ahora bien, no puede perderse de vista que el costo de
vas o de apoyo como operativas y de comercialización.
un producto lo determinan tres componentes:
• Área administrativa o de apoyo: en esta área la em-
• Materia prima: constituida por todos los materia-
presa desarrolla todas las actividades de apoyo o
les e insumos físicos necesarios para llevar a cabo la
soporte para el progreso de las de producción y co-
producción de un bien o la prestación de un servicio.
mercialización, tales como compra de materias pri-
mas, contratación, manejo administrativo de nómi- • Mano de obra: son todas las erogaciones en las que
na, seguros, sistematización, contabilidad, gestión tiene que incurrir la organización para contratar al
financiera, gerencia, entre otras. personal relacionado directamente con el área de pro-
ducción, es decir, quienes se encargan de la transfor-
• Área de producción: en el área de producción, tam-
mación de la materia prima en producto terminado.
bién denominada área de generación del bien o ser-
vicio, se encuentran agrupadas todas las activida- • Carga de fabricación: se compone de todas las eroga-
des de administración de la producción, tales como ciones que no hacen parte de la materia prima ni de
planeación, programación y control de producción, la mano de obra, pero que constituyen salidas econó-
control de calidad, mantenimiento, diseño y todas micas para la empresa y se encuentran directamente
las demás directamente relacionadas con la elabo- asociadas al proceso de fabricación. Algunas son la
ración del bien o la prestación del servicio. depreciación de la maquinaria y los edificios, el agua
y la energía consumida por el uso de tal maquinaria y
En las empresas comerciales el área de producción
el pago del alquiler y los seguros relacionados con la
es el departamento de compra de los productos o
mercancía y/o el proceso de producción.
servicios que se venden.
• Área de comercialización: aquí se realizan las activi-
dades relacionadas con el proceso de distribución de
la mercancía, entre las cuales se pueden señalar tareas
como la de la distribución física de los productos, su
almacenamiento, el despacho de pedidos y todas las Hoja de costos en Excel
vinculadas al proceso de ventas y distribución. Con este formato tendrás una guía de los aspectos más
importantes que deben destacarse en una hoja de costos.
Aunque cada una de las áreas interviene de forma di-
recta o indirecta en la producción del bien o servicio, La hoja de costos se utiliza para resumir el valor de los
es importante indicar que los costos se constituyen costos directos e indirectos atribuidos a cada orden de
trabajo y como soporte contable para el departamento
exclusivamente por lo realizado en el área de produc- de producción y de almacén.
ción debido a que guarda relación directa con el pro-
ceso de fabricación del bien o servicio. Ingresa aquí

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Diferencia entre costo y gasto según el

COSTOS DIRECTOS
Estándar para Pymes Se componen por todas las erogaciones en las que
debe incurrir la empresa para la producción del bien o
Costo: es el valor de los recursos entregados (o servicio, y se pueden relacionar e identificar directa y
que se deben entregar) a un tercero en contra- fácilmente en el mismo bien o servicio. Una caracterís-
prestación por haber adquirido un producto o tica importante de los costos directos es que deben ser
recibido un servicio. de fácil asignación a los productos sin requerir algún
método de distribución o asignación.
El párrafo 13.5 del Estándar para Pymes define
el costo de los inventarios como todos los valo-
Ejemplo: en una empresa dedicada a la producción y
res desembolsados en su adquisición, transfor-
comercialización de bolsos se deben reconocer costos di-
mación y demás procesos relacionados; costos
en los que se ha incurrido para darle a dichos rectos tales como el cuero o material sintético usado, las
inventarios su condición y ubicación actuales. cremalleras, los broches de seguridad, los broches de gra-
Es decir, es el valor equivalente del efectivo u duación de tamaño y la tela del forro interno, entre otros.
otros recursos entregados para adquirir el in-
ventario, transformarlo, transportarlo, etc.
COSTOS INDIRECTOS
Gasto: su definición está claramente establecida
en el párrafo 2.23(b) del Estándar para Pymes. Los costos indirectos de fabricación –CIF– son el tercer
Según esta norma, los gastos son decremen- elemento del costo de un producto o servicio junto a la
tos en los beneficios económicos producidos a materia prima –MPD– y la mano de obra –MOD–. Los
lo largo del período sobre el cual se informa, a CIF corresponden a todas aquellas erogaciones en las
modo de salidas o disminuciones, del valor de cuales debe incurrir una entidad para la producción
los activos, o bien por la generación o aumento de sus mercancías, cuya particularidad está en que no
de los pasivos que da como resultado bajas en el
pueden asignarse de manera exacta a una sola unidad
patrimonio distintas de las relacionadas con las
de producto; por tanto, tal asignación debe hacerse
distribuciones realizadas a los inversores.
mediante el uso de inductores.
Adicionalmente, el párrafo 5.2(a) establece que
los gastos se reconocen en el período en el cual se Algunos ejemplos de CIF son los servicios públicos,
incurre en ellos, de acuerdo con el modelo de la implementos de aseo y cafetería del área de produc-
acumulación o devengo. ción, canon de arrendamiento de la planta o de la ma-
quinaria utilizada en el proceso de producción, gastos
Una definición concisa de costo y gasto sería: el de nómina de algunos empleados como el supervisor
costo es el valor de los recursos entregados (o por o el jefe de producción y algunos materiales que no
entregar) a un tercero a cambio de un producto pueden asignarse fácilmente al producto, como es el
o servicio, mientras que el gasto es un costo que caso del hilo utilizado en una fábrica textil.
afecta el estado de resultados.
CLASIFICACIÓN DE LOS CIF
Por ejemplo, si una entidad compra una máqui-
na por valor de $100.000.000, se diría que el cos- Los CIF, de acuerdo con su comportamiento, pueden
to de esta es de $100.000.000, y se reconocerán ser fijos o variables:
en el estado de situación financiera. Posterior-
mente, a la máquina se le asignará una vida útil, • CIF fijos: no se ven afectados por los cambios en el ni-
por ejemplo 20 años. Con estas dos variables la vel de producción. Algunos son el arrendamiento del
entidad puede calcular el gasto, el cual es el va- espacio donde opera la planta, el salario del supervi-
lor del costo de la máquina que afecta a cada sor de esta planta y el impuesto predial del inmueble.
uno de los períodos.
• CIF variables: dependen del nivel de producción.
La entidad puede afirmar que el costo de su má- Entre otros, se pueden identificar como CIF variables
quina es de $100.000.000 y el gasto anual deriva- a los materiales indirectos, los servicios públicos y la
do del uso de esta es de $5.000.000, el cual es el depreciación de la maquinaria y el equipo de produc-
valor que afecta los resultados en cada período. ción (cuando se utiliza un método de depreciación
basado en unidades o en horas de producción).

COSTOS COMO FACTOR FUNDAMENTAL EN EL PRESUPUESTO
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DISTRIBUCIÓN DE LOS CIF EN LOS Sobre esa información la entidad evalúa la tasa de dis-
ESTÁNDARES INTERNACIONALES tribución de los CIF fijos y se da cuenta de que está por
debajo de la capacidad normal:
Ahora bien, en cuanto a los requerimientos de las Nor-
mas de Información Financiera, el párrafo 13.9 del Es- Tasa de los CIF fijos en la capacidad normal de
$200
tándar para Pymes señala que: producción ($10.000/50)
Tasa de los CIF fijos en la capacidad real del
• Los CIF fijos deben distribuirse entre los costos de $333
período ($10.000/30)
transformación sobre la base de la capacidad nor-
mal de los medios de producción. No obstante, y siguiendo el requerimiento de la nor-
ma, la entidad debe reconocer los CIF fijos sobre la
• Los CIF variables deben distribuirse sobre la base capacidad normal y llevar la diferencia a una cuenta
del nivel real de producción. del estado de resultados:
CIF fijos
CIF fijos sobre la capacidad normal
$6.000
La norma señala que al final de cada período la entidad (30 unidades x $200)
debe evaluar cuáles son los CIF fijos que realmente ha
ejecutado y distribuirlos sobre la base de su capacidad El registro contable sería el siguiente:
normal o sobre la capacidad real de producción, siem-
Cuenta Débito Crédito
pre que esta se aproxime a la capacidad normal.
CIF fijos $6.000
La capacidad normal de los medios de producción Gasto – Desperdicio de costos indirectos $4.000
es el nivel o el número de unidades que es capaz de CIF aplicados $10.000
producir la entidad durante un período determina-
do utilizando eficientemente sus recursos, es decir, Capacidad real por encima de la normal
sin incurrir en niveles importantes de desperdicio o
en períodos prolongados de cierre por circunstancias Por el contrario, si la producción hubiese excedido los
extraordinarias. Para calcularla se requiere observar niveles normales, el costo que se reconocería a cada
la experiencia de varios períodos y el tiempo que la producto debería habérsele disminuido para no sobre-
entidad dedica a mantenimientos, cambios de turno o valorar el reconocido a cada unidad de producto; es
cualquier otro retraso que se presente frecuentemente. decir, este último costo se debería haber distribuido
sobre la capacidad real y no sobre la normal.
El uso de esta capacidad normal lleva a que existan
variaciones respecto a la capacidad real obtenida por Haciendo uso del mismo ejemplo supongamos que el
la entidad al final del mes. En ese sentido pueden dar- nivel de producción es de 80 unidades:
se dos situaciones:
CIF fijos $10.000
Capacidad real por debajo de la normal
Capacidad normal de producción en unidades 50
El estándar señala específicamente que la entidad no Capacidad real de producción en unidades 80
debe incrementar el costo indirecto fijo distribuido a
cada unidad como consecuencia de una producción El análisis de la tasa que se asigna por unidad se reali-
por debajo de su capacidad. za a continuación:
En su lugar requiere que la entidad asigne los CIF fi- Tasa de los CIF fijos en la capacidad normal de
jos a cada producto bajo la tasa obtenida utilizando $200
producción ($10.000/50 unidades)
la capacidad normal y reconozca la diferencia en los Tasa de los CIF fijos en la capacidad real del perío-
resultados del período. Por ejemplo, imaginemos una $125
do ($10.000/80 unidades)
entidad a partir de los siguientes datos:
La entidad debe asignar los CIF fijos sobre la capaci-
CIF fijos $10.000 dad real de producción, en este caso 80 unidades, por
Capacidad normal de producción en unidades 50 lo cual el costo unitario de cada producto disminuiría.
Para proceder con este cálculo, la compañía realiza el
Capacidad real de producción en unidades 30 siguiente registro:

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CIF variables
Los costos indirectos de fabricación variables deben dis-
CIF fijos $10.000 tribuirse sobre la capacidad real de producción porque
CIF aplicados $10.000
dependen directamente del nivel de producción; en esa
medida no requieren de un análisis sobre el mismo.
PRESUPUESTOS DE PRODUCCIÓN
El párrafo 13.9 del Estándar para Pymes requiere que Esto significa que por cada unidad producida la enti-
la entidad tenga claro cuál es su nivel normal de pro- dad cargará al costo del inventario $463 por concepto
ducción con el fin de que aplique de manera adecua- de depreciación de la máquina.
da esta instrucción: “Una entidad distribuirá los cos-
La producción durante el año fue la siguiente:
tos indirectos fijos de producción entre los costos de
transformación sobre la base de la capacidad normal Depreciación cargada Depreciación
de los medios de producción (…)”. Mes Órdenes
a inventario anual
El requerimiento expuesto busca que el valor por el 1 280 $129.630 $129.630
cual se miden los inventarios no se presente sobreva- 2 320 $148.148 $277.778
lorado a causa de la distribución excesiva de costos 3 360 $166.667 $444.444
indirectos de fabricación. Los presupuestos de pro- 4 400 $185.185 $629.630
ducción son muy importantes en la distribución de los 5 440 $203.704 $833.333
costos indirectos de fabricación, puesto que establecen 6 480 $222.222 $1.055.556
los niveles normales de producción. 7 440 $203.704 $1.259.259
Ejemplo 8 400 $185.185 $1.444.444
9 280 $129.630 $1.574.074
Una entidad adquirió una máquina especial para fa- 10 240 $111.111 $1.685.185
bricar uno de sus productos. El costo de la máquina 11 520 $240.741 $1.925.926
es de $20.000.000, su vida útil de ocho años y, como la 12 520 $240.741 $2.166.667
compañía no espera obtener un valor significativo por
13 4.680 $2.166.667 $2.166.667
su disposición, su valor residual es cero.
Así las cosas, la depreciación anual de la máquina es Al momento de contabilizar la depreciación de la má-
de $2.500.000 y la depreciación mensual de $208.333. quina, la entidad realiza los siguientes registros conta-
La entidad ha decidido depreciar la máquina por el bles (códigos de cuenta sugeridos, depreciación anual):
modelo de línea recta, pues no es posible establecer Cuenta Débito Crédito
una depreciación basada estrictamente en unidades
de producción para este caso. 1592 – Depreciación máquina $2.500.000
7 – Costos de producción $2.500.000
La entidad estima que la producción normal será de
450 unidades mensuales (5.400 unidades anuales),
De acuerdo con las unidades producidas, la entidad
aunque prevé que en algunos meses la producción
aplica estos costos al inventario. Al final del año ha
será menor y en otros mayor debido a la demanda del
producto. Ahora, la entidad ha decidido evaluar el ni- aplicado costos por $2.166.667, así:
vel de producción de manera anual, si bien la depre- Cuenta Débito Crédito
ciación se contabilizará mensualmente.
14 – Inventario terminado $2.166.667
De acuerdo con los datos anteriores, la entidad pro- 798 – Aplicación de costos $2.166.667
cede a calcular la tasa predeterminada para aplicar el
costo de depreciación a los inventarios. Esta tasa se
Dado que la producción estuvo por debajo de lo nor-
calcula así:
mal, la cuenta de costos de producción presenta un
saldo por $333.333. El mismo párrafo 13.9 del Están-
Depreciación mensual $208.333
dar para Pymes establece que “los costos indirectos no
Unidades por fabricar 450 distribuidos se reconocerán como gastos del período
Tasa predeterminada 462,96 en que han sido incurridos”. De forma que la entidad

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debe cerrar el saldo de la cuenta de costos de produc- Cada entidad debe evaluar y estructurar su modelo
ción contra un gasto, así: contable con el propósito de cumplir con este impor-
tante requerimiento normativo, el cual busca que los in-
ventarios fabricados solo carguen con el costo necesario
55 – Costos de producción no dis- $333.333 para su producción y no se vean incrementados a causa
tribuidos
de la ineficiencia, baja producción o cualquier otro fac-
798 – Aplicación de costos $333.333 tor que afecte la distribución de los costos indirectos.
TÉCNICAS DE MEDICIÓN DEL COSTO

ACEPTADAS POR LAS NORMAS DE
INFORMACIÓN FINANCIERA
Los inventarios son los activos de una entidad para Costeo estándar
vender en el curso normal de los negocios; están en
proceso de fabricación para su venta posterior o en for- El costeo estándar es una técnica de medición de costos
ma de materiales para su consumo durante el proceso basada en lo que “deberían ser” los costos si los recursos
de producción. La importancia de su reconocimiento de la entidad se emplearan de manera eficiente. En este
y medición radica en que influyen directamente en el proceso se realizan estudios técnicos para determinar:
margen de utilidad obtenida por la entidad, margen • Las cantidades y precios de los materiales requeri-
sobre el cual se distribuyen dividendos a los socios. dos para producir cada unidad de producto, con-
siderando las disminuciones y los desperdicios
La sección 13 del Estándar para Pymes, que aplica normales.
para entidades pertenecientes al grupo 2 y la NIC 2
• Los tiempos y movimientos de todo el proceso
del Estándar Pleno, contiene los lineamientos que de- productivo, con el propósito de establecer el cos-
ben observarse para la medición de los inventarios. to de la mano de obra necesaria para fabricar una
unidad del producto, así como el costo de la uti-
SISTEMAS Y BASES DE COSTOS lización de la maquinaria y el equipo de produc-
ción, entre otros factores.
El sistema de costeo determina la forma como se acu-
mulan los costos de producción en los que incurre la En esta técnica la entidad debe registrar los costos se-
entidad para la fabricación de sus productos. En ese gún las tarifas estándar y al final del período registrar
sentido, el sistema puede ser: también las desviaciones en cantidad y precio respec-
to a los costos reales de producción.
• Por órdenes de producción o pedidos.
• Por departamentos o procesos. El párrafo 13.16 del Estándar para Pymes permite
utilizar esta técnica de medición para los inventarios,
Las bases de costeo señalan el momento en el cual el siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
costo es incorporado al producto, de modo que pue- • Que el resultado se aproxime al costo que se obten-
den ser “históricas”, cuando acumulan el costo después dría de haberse realizado el cálculo observando la
de ser ejecutado por la entidad, o “predeterminadas”, misma sección 13. Esto quiere decir que la entidad
cuando los costos se acumulan antes de que se realicen, debe comparar su costo estándar con su costo real y
basándose en mediciones practicadas por expertos. determinar si las diferencias resultan materiales. De
ahí que esta técnica no pueda aplicarse en empresas
MÉTODOS DE COSTEO con importantes niveles de desperdicio o ineficiencia.
• Que se calculen las tarifas estándar sobre los niveles

Las Normas de Información Financiera especifican al-
normales de materias primas, suministros, mano de
gunos requerimientos para aceptar ciertos métodos de
obra, eficiencia y utilización de la capacidad.
costeo; en consecuencia, otros quedarían por fuera de
este análisis en razón a sus características. A continua- Recordemos que existe el requerimiento puntual de
ción, profundizamos en ambos casos: excluir los importes anormales de desperdicio de ma-

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teriales, mano de obra u otros de los costos de produc- Costeo integral

ción (párrafo 13.13 “a”), que son los que precisamente
busca evidenciar el sistema de costeo estándar. El costeo integral basa su metodología en la idea central
de que todas las erogaciones que realiza una empresa
Adicionalmente, la entidad debe revisar con regulari- son necesarias para la fabricación de sus productos,
dad los costos estándar y cambiarlos, actualizando las desde los materiales y mano de obra utilizados directa-
tarifas estándar en caso de ser necesario. mente hasta los gastos administrativos efectuados con
la intención de contribuir a la producción.
Método de los minoristas
Esta metodología no es aceptada por los Estándares In-
El método de los minoristas es utilizado por entida- ternacionales. En la norma hay lugar a varios requeri-
des que realizan grandes cantidades de ventas al por mientos, los cuales especifican que no podrán capitali-
menor, por lo que manejan un inventario con un alto zarse como costos de los inventarios los pagos realizados
nivel de rotación. Este tipo de negocios mantienen por conceptos distintos a aquellos necesarios para darle
mercancías de distintos proveedores, las cuales se ad- su condición y ubicación actuales a esos inventarios.
quieren a diferentes precios y por ello se les dificulta
saber el costo exacto de cada una. La técnica de los En ese sentido, pagos por conceptos administrativos
minoristas permite que el costo pueda ser asignado como papelería, nómina administrativa, servicios pú-
estableciendo un porcentaje de margen bruto sobre el blicos administrativos, publicidad, entre muchos otros
precio de venta en cada categoría de producto. que se incluirían en el costo de los productos queda-
rían excluidos bajo Estándares Internacionales.
El Estándar para Pymes permite la utilización de esta
técnica siempre que el resultado de hacerlo no sea sus- Este método, aunque proporciona información útil para
tancialmente diferente respecto del costo real del pro- la toma de decisiones estratégicas y gerenciales en la
ducto, al igual que con el costeo estándar. entidad, no puede incluirse en sus estados financieros.
Costos estimados
Esta técnica de medición se basa no en los costos his-

tóricos sino en la estimación de los costos de acuerdo
con la experiencia de la entidad. A diferencia del cos-
teo estándar, no considera la eficiencia de lo que debe-
¿Cuál es la diferencia entre la medición de inventarios en
rían ser los costos, sino que los estima con base en la
el costeo estándar y la medición de inventarios bajo el
método de los minoristas? trayectoria de la compañía.
Ingresa aquí Este método difícilmente puede ser utilizado bajo Es-
tándares Internacionales si las diferencias entre los
costos históricos y estimados de la entidad son muy
grandes, puesto que no tiene en cuenta la capacidad
normal de producción.
Identificación específica
Kárdex por el método del promedio ponderado: caso
Las instrucciones contenidas en los párrafos 13.17 y
práctico en Excel
13.18 del Estándar para Pymes sugieren que para va-
Mediante el método del promedio ponderado, el costo lorar ciertos inventarios resulta más conveniente uti-
de venta unitario de un producto se determina como
el costo promedio de las mercancías en existencia. lizar el método de identificación específica. En dichos
párrafos se lee:
En este formato compartimos un caso práctico
desarrollado en Excel sobre la elaboración del kárdex 13.17 Una entidad medirá el costo de los inventarios
por el método del promedio ponderado.
de partidas que no son habitualmente intercambiables
Ingresa aquí y de los bienes y servicios producidos y segregados para
proyectos específicos, utilizando identificación específica
de sus costos individuales.

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13.18 Una entidad medirá el costo de los inventarios, estos, debido a que se mantienen grandes cantidades
distintos de los tratados en el párrafo 13.17, utilizando de mercancías, determinar exactamente cuál es el cos-
los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) to de cada unidad resulta casi imposible.
o costo promedio ponderado. Una entidad utilizará la
misma fórmula de costo para todos los inventarios que En este tipo de negocios el precio de venta se suele
tengan una naturaleza y uso similares. Para los inven- determinar adicionando un porcentaje de utilidad al
tarios con una naturaleza o uso diferente puede estar precio de compra y es usual que los porcentajes de uti-
justificada la utilización de fórmulas de costo distintas. lidad varíen dependiendo del tipo de mercancía.
El método última entrada primera salida (LIFO) no está
permitido en esta NIIF. Así, por ejemplo, supongamos que el Supermercado
Maya ha establecido el método retail como técnica de
En vista de lo anterior, cuando una entidad en su medición del costo de sus inventarios y para ese efecto
producción de bienes utilice inventarios de materias ha dividido su operación en tres tipos de productos:
primas que no sean habitualmente intercambiables, 01 – Aseo, 02 – Granos y 03 – Perecederos.
es decir, que hayan sido adquiridas solo para ser uti-
lizadas en la fabricación de un bien con ciertas ca- Cada línea de productos tiene asignado un margen de
racterísticas solicitadas por un cliente en particular, contribución sobre el costo, así:
dichas materias primas y el producto final en que se
utilicen serían valuadas mediante el método de iden- Margen de Margen de
tificación específica. Línea contribución contribución (sobre
(sobre el costo) el precio de venta)
Caso práctico 01 – Aseo 50 % 33,33 %
02 – Granos 30 % 23,08 %
Supongamos que una empresa fabrica botes de lujo
y en sus instalaciones tiene capacidad para producir 03 – Perecederos 60 % 37,5 %
solo tres botes al mismo tiempo. En una ocasión, para
la elaboración de uno de los tres botes, se tuvieron que Durante el primer período de operaciones, el super-
comprar materiales especiales con el objetivo de darle mercado realizó las siguientes compras:
ciertos lujos y acabados exclusivos a una unidad soli-
Línea Monto de las compras
citada por uno de los clientes.
01 – Aseo $23.000.000
En este caso los materiales básicos utilizados para la 02 – Granos $48.000.000
fabricación de los tres botes (puntillas, vidrios, cuer-
03 – Perecederos $65.000.000
das, etc.), los cuales cumplen con ser intercambiables,
serían valuados con los métodos mencionados en el Las ventas realizadas durante el período, por su par-
párrafo 13.18 (con el método del promedio ponderado te, son:
o el método FIFO). Pero los materiales especiales que
solo se utilizarán en la fabricación del tercer bote (y Línea Monto de las ventas
que por tanto no serían intercambiables) serían valua-
01 – Aseo $28.000.000
dos con el método de identificación específica.
02 – Granos $55.000.000
De igual forma, cuando haya finalizado la fabricación 03 – Perecederos $72.000.000
de los tres botes, el valor del inventario final para el
caso del tercer bote se obtendrá mediante el método Con estos datos los registros contables de las compras
de identificación específica. y ventas serían:
CASO PRÁCTICO DEL MÉTODO DE LOS Compras:

MINORISTAS Cuenta Débito Crédito
El método de los minoristas es recomendado para ne- 143501 – Inventarios aseo $23.000.000
gocios en los que la rotación de mercancías sea alta y 143502 – Inventarios granos $48.000.000
en los cuales sea prácticamente imposible determinar
143503 – Inventarios perecederos $65.000.000
el costo exacto de cada una de las unidades vendidas.
Un ejemplo de lo anterior son los supermercados: en 11 – Bancos $136.000.000

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Para determinar el costo de ventas, la entidad debe tomar el valor de las ventas y restarle el margen de contri-
bución, así:
Valor de las Margen de contribución sobre Margen de contribución

Línea Costo
ventas el precio de venta (%) sobre el precio de venta ($)
01 – Aseo $28.000.000 33,33 % $9.333.333 $18.666.667
02 – Granos $55.000.000 23,08 % $12.692.308 $42.307.692
03 – Perecederos $72.000.000 37,5 % $27.000.000 $45.000.000
De acuerdo con lo descrito, la entidad debe reconocer las ventas y el costo de las ventas de la siguiente forma:

413501 – Ingreso venta de productos de aseo $28.000.000
413502 – Ingreso venta de granos $55.000.000
413503 – Ingreso venta de perecederos $72.000.000
11 – Caja $155.000.000
143501 – Inventarios aseo $18.666.667
143502 – Inventarios granos $42.307.692
143503 – Inventarios perecederos $45.000.000
613501 – Costo de ventas aseo $18.666.667
613502 – Costo de ventas granos $42.307.692
613503 – Costo de ventas perecederos $45.000.000
A la fecha de cierre el valor de los inventarios que se reportará en los estados financieros es el siguiente:
Línea Compras Costo de mercancía vendida Saldo de inventarios

01 – Aseo $23.000.000 $18.666.667 $4.333.333
02 – Granos $48.000.000 $42.307.692 $5.692.308
03 – Perecederos $65.000.000 $45.000.000 $20.000.000
La entidad, además, debe elaborar un conteo físico de las mercancías en existencia para asegurarse de la fia-
bilidad de los saldos a reportar en los estados financieros. Si encuentra faltantes, debe ajustar las cantidades
reportadas en sus bases de datos de inventarios y, en consecuencia, también ajustar los saldos en libros de las
cuentas de inventarios.
Cualquier diferencia por faltantes debe ser reportada como gasto en el estado de resultados. En ningún caso
puede tratarse como costo de mercancía vendida.
CASO PRÁCTICO DEL COSTEO ESTÁNDAR

Las entidades toman decisiones apoyándose en la información que poseen, de manera que cuanto más exacta
sea, será de mayor utilidad. El costo de un producto permite evaluar el desempeño financiero de la entidad
durante un período, señalando la rentabilidad que ha logrado obtener la gerencia con los recursos que le han
encargado. Por lo mismo, el sistema de costos es de gran relevancia y debe elegirse de acuerdo con las necesi-
dades de información de cada organización.
Para las entidades que fabrican un gran volumen de productos y requieren información detallada, el costeo es-
tándar facilita la evaluación de la eficiencia con la cual se han utilizado los recursos. En este análisis señalamos
los siete pasos necesarios para la contabilización de los tres elementos del costo, utilizando el sistema de costos
estándar. Veamos:

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1. Tarjeta de costos estándar • Variación de precio: compara el precio real con el

precio estándar multiplicado por la cantidad real
En esta tarjeta se registran las cantidades –Qs– y los de consumo:
precios estándar –Ps– de cada uno los elementos del
costo (MPD, MOD y CIF fijos y variables) necesarios - Si esta variación resulta positiva, es desfavorable
para fabricar una unidad de producto; de acuerdo con para la entidad, porque pagó más por adquirir los
las mediciones realizadas por la entidad, puede usarse materiales y este proceder deberá reconocerse como
un diseño similar al siguiente: un débito, aumentando el costo de los inventarios.
Recursos Qs Ps Cs (Qs * Ps) - Si la variación es negativa, es favorable para la

entidad, debido a que obtuvo los materiales por
MPD – V 6 $8,10 $48,60
un precio inferior al presupuestado; esta decisión
MOD – V 3 $6,25 $18,75 se reconoce como un crédito, disminuyendo el
CIF – V (*) 3 $6,25 $18,75 costo de los inventarios. Aquí la fórmula:
CIF – F (*) 3 $3,75 $11,25
Vp = (Pr - Ps) x Qr de consumo
Total $97,35
• Variación de consumo: compara la cantidad real
(*) Los CIF fijos y variables deben calcularse utilizan- con la cantidad estándar multiplicada por el precio
do la tasa presupuestada de CIF de la entidad. Para estándar:
ello es preciso establecer un nivel de producción que
tenga en cuenta la capacidad normal de la entidad - Si esta variación resulta positiva, es desfavorable
(puede determinarse en horas de MOD, horas máqui- para la entidad, puesto que consumió una can-
na, unidades de producción, entre otros parámetros). tidad mayor a la presupuestada y, por tanto, se
En este ejemplo se usaron los siguientes datos: registra como un débito, aumentando el costo de
• CIF variables: $300.000. los inventarios.
• CIF fijos: $500.000. - Si la variación resulta negativa, es favorable para
• 80.000 horas de MOD. la entidad, ya que su consumo estuvo por debajo
del presupuestado. Se registra como un crédito,
2. Registro de compra de materiales disminuyendo el costo de los inventarios. La fór-
mula se muestra a continuación:
Las compras en el sistema de costos estándar deben
registrarse según sus precios reales –Pr– y cantidades Vq = (Qr - Qs) x Ps
reales –Qr–, no utilizando las tarifas estándar. Estas
últimas solo serán útiles al momento de contabilizar Una vez evaluadas las variaciones de precio y consu-
los consumos. El registro contable se muestra a con- mo, el inventario de producto en proceso se registra
tinuación: utilizando las tarifas estándar y el inventario de MPD
empleando las tarifas reales. Las diferencias se llevan
a las cuentas de las variaciones como crédito o débito,
dependiendo de la evaluación realizada. Un ejemplo
Inventario de MPD Pr x Qr del registro se muestra a continuación:
Proveedores Pr x Qr
3. Registro de consumo de materiales Inventario de producto en proceso
Qs x Ps
– MPD
Cuando la entidad consume materiales para iniciar
Vp (**) xxx
el proceso de producción debe realizar el traslado co-
rrespondiente del inventario de MPD al inventario de Vq (**) xxx
productos en proceso. Inventario MPD Qr x Pr
En ese momento aparecerán las variaciones de canti- (**) Las variaciones de precio y cantidad se registrarán
dades –Vq– y las variaciones de precios –Vp– por las en el débito o crédito dependiendo de si son desfavo-
desviaciones de las tarifas estándar. La evaluación rables o favorables para la entidad, como se explicó
debe realizarse como se muestra a continuación: anteriormente.

PAUTA

PAUTA

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4. Registro del consumo de mano de obra Cuenta Débito Crédito

directa –MOD–
Inventario de producto en proceso –
Ts x Hs
MOD
El segundo elemento del costo corresponde a la MOD.
Este elemento debe cargarse al costo del producto uti- Vp xxx
lizando la tarifa del costo estándar unitario, calculada Vq xxx
previamente con base en los salarios, prestaciones y Cuentas por pagar – Salarios, presta-
demás pagos laborales que deba realizar la entidad; Tr x Hr
ciones sociales, entre otras
así como con base en los tiempos de los movimientos
y procesos realizados durante la producción. De esta • Se registra en la cuenta de inventarios de produc-
manera, en el registro del consumo de la MOD apare- tos en proceso el costo de la MOD medida a las ta-
cen las variaciones de precio y cantidad, al igual que rifas estándar (Ts x Cs).
en el registro de la MPD (ver puntos 2 y 3).
• Las variaciones de precio y cantidad serán débito
Las variaciones se evalúan de la siguiente forma: o crédito dependiendo de la evaluación realizada.
Esta es una cuenta auxiliar del inventario.
• Variación de precio: compara la tarifa real –Tr– de • El crédito se lleva a la cuenta de salarios por pagar
la MOD con la tarifa estándar –Ts– y el valor re- y a otras de nómina, utilizando las tarifas reales
sultante se multiplica por las horas reales –Hr– de que reflejen la obligación de la entidad frente a los
consumo. Se debe tener en cuenta que: empleados (Tr x Hr).
- Si la variación es positiva, es desfavorable para la 5. Registro de los CIF estándar

entidad porque pagó más de lo previsto. En este
caso debe aumentarse el valor de los inventarios, Respecto al manejo de los CIF, debe puntualizarse que
contabilizando la variación como un débito. estos se clasifican en variables y fijos, dependiendo de
si cambian o no con el nivel de producción, así:
- Si la variación es negativa, es favorable para la
entidad porque pagó menos de lo que tenía pre- Costos fijos
visto, por lo que debe contabilizar la variación
El comportamiento del costo fijo unitario es inversa-
como un crédito que disminuye el costo de los
mente proporcional al de la producción, es decir, el
inventarios. La fórmula es la siguiente:
costo que debe asumir una unidad de producto será
menor en la medida en que existan más unidades de
Vp = (Tr - Ts) x Hr de consumo
producción; mientras que, si la producción es menor,
• Variación de cantidad: compara en número de ho- el costo asumido por unidad aumenta. Por otra parte,
el costo fijo total, independientemente de los cambios
ras reales –Hr– de la MOD con su número de horas
en los niveles de producción, permanecerá constante.
estándar –Hs–. El valor resultante se multiplica por
Veamos el siguiente ejemplo:
la tarifa estándar –Ts– de la MOD. Tengamos en
cuenta que: El costo de arrendamiento de una bodega es de
$1.000.000. Al primer mes de producción la empresa fa-
- Si la variación es positiva, es desfavorable para la
brica 100 unidades del producto “A” y al segundo mes
entidad porque se utilizaron más horas de las pre- fabrica 200 unidades. A pesar de que el costo total del
vistas para fabricar los productos, por lo que la enti- arrendamiento siempre será de $1.000.000, en el mes 1
dad debe contabilizar la variación como un débito. a cada unidad le corresponde asumir $10.000 del costo
($1.000.000 / 100 = $10.000); mientras que en el mes 2
- Si la variación es negativa, es favorable para la a cada unidad le corresponde un costo de $5.000 por el
entidad, por lo cual la misma debe contabilizar la aumento de la producción ($1.000.000 / 200 = $5.000).
variación como un crédito, disminuyendo el cos-
to de los inventarios. La fórmula es la siguiente: Costos variables
Vq = (Hr - Hs) x Ts Siempre que el producto conserve sus condiciones de

fábrica, el costo asumido por unidad será estático y el
En el registro del consumo de mano de obra directa, costo variable total será directamente proporcional a
como se mencionó anteriormente, se reflejan las des- la cantidad de producción; es decir, a producción ma-
viaciones respecto de la tarifa estándar definida: yor el costo variable total será mayor y viceversa.

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Un ejemplo es el consumo de materia prima. Digamos En el registro contable de los CIF se reflejan las va-
que para preparar una torta según la receta de la pastele- riaciones siguiendo la metodología ya explicada para
ría se requieren 520 gramos de harina. Esta cantidad de los otros elementos (MOD y MPD), como se muestra
harina siempre será la misma para cada torta, mientras a continuación:
que a medida que la producción de tortas incremente el
costo total de la harina evidentemente aumentará. Cuenta Débito Crédito
CIF aplicados Hs x Ts
Por este motivo la entidad debe presupuestar, con
base en su comportamiento y la capacidad normal de Vp (*) xxx
producción, los CIF fijos totales (a) y la tasa de CIF Vq (*) xxx
fijos variable (b). V vol. (*) xxx
Una vez tenga los datos reales, la entidad puede evaluar Control CIF Hr x Tr
las variaciones respecto al estándar. La diferencia res-
pecto a los otros dos elementos del costo (MPD y MOD) 6. Cruce de las variaciones contra el costo
es que en este elemento (CIF) se tienen tres variaciones, de venta
a saber: de precio, cantidad y volumen. Veamos:
Cuando se registra el consumo de cada uno de los
• Variación de precio: compara el valor de los CIF elementos del costo y se llevan las variaciones a una
reales con el de los CIF presupuestados en horas cuenta del inventario, al final del período estas varia-
reales con el fin de conocer cuál fue la cantidad en ciones deben cancelarse contra la cuenta del costo de
pesos que se gastó por encima de lo previsto: venta. De esta manera reflejan la eficiencia de la utili-
zación de los recursos en la determinación del desem-
Vp = CIF reales - (a + b (Hr)) peño financiero de la entidad.
• Variación de eficiencia: compara las horas reales con 7. Traslado de producto en proceso a producto
las horas presupuestadas para conocer cómo el tiempo terminado
que toma la fabricación del producto afecta su costo.
Por último, mencionamos que la entidad debe trasladar
Vq = (Hr - Hs) x b
el producto terminado de la cuenta de inventario de pro-
• Variación del volumen: mide la forma como el vo- ductos en proceso una vez esté listo para la venta. Recor-
lumen de producción real afecta el costo del pro- demos que cuando se registró en el inventario de pro-
ducto, comparando los CIF presupuestados en ho- ductos en proceso este debió valorarse usando las tarifas
ras estándar con los CIF aplicados. estándar, a la vez que las variaciones debieron llevarse al
costo de venta. De ahí que cuando se traslade a producto
V vol. = (a + b (Hs)) - CIF aplicados terminado se utilicen las mismas tarifas estándar.
ESTRATEGIAS EMPRESARIALES PARA REDUCIR

COSTOS
Las empresas que pretendan la maximización de los so salir de los innecesarios sin que esto signifique su
beneficios generados por la operación deben enfocar- eliminación indiscriminada.
se en dos elementos: el ingreso y el costo de produc-
ción de los bienes vendidos y/o servicios prestados, PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO A
teniendo en cuenta que la dirección económica de una ACTIVOS FIJOS
empresa siempre está directamente asociada con ellos.
Si bien los programas de mantenimiento en un primer
Para iniciar la implementación de estrategias para momento son percibidos por la organización como un
reducir costos se debe saber primero que el costo mayor gasto que afecta directamente las utilidades, es
de producción tiene dos características opuestas. La importante entender que dichos programas constitu-
primera, para producir bienes es necesario gastar, es yen una alternativa que puede evitar el deterioro de la
decir, generar un costo; la segunda, los costos deben maquinaria, reparaciones costosas o el detenimiento
ser mantenidos tan bajos como sea posible y es preci- del proceso productivo.

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Los programas de mantenimiento dependen directa- EVALUACIÓN DE LA CARGA POR

mente de la actividad de la empresa y los activos fijos re- COSTOS FIJOS
queridos para la ejecución de la operación, por lo tanto,
es vital evaluar los impactos derivados de que la orga- Dado que un costo fijo es una erogación en la que debe
nización adquiera un programa fijo de mantenimiento. incurrir la empresa de manera recurrente, indepen-
dientemente del nivel de operación, es muy importan-
PRÁCTICA DEL JUSTO A TIEMPO te en la estructura financiera de cualquier entidad.
El “justo a tiempo” de inventarios es una alternativa En ese sentido, la empresa debe mantener una ava-
de gestión empresarial. Consiste en mantener una re- luación constante de los costos fijos que debe asumir
lación oportuna con los proveedores y una adecuada el valor de las pólizas, el arrendamiento, los servicios
programación de la producción en la que predomi- públicos, entre otros gastos. Entre las alternativas por
ne el conocimiento sobre su duración y la demanda. estimar se encuentran el mantener control sobre el
Busca principalmente eliminar los costos de alma- gasto en servicios públicos y considerar el valor de
cenamiento de los inventarios, pues su propósito es las pólizas comparando diferentes compañías a fin
que la compañía adquiera solo el material necesario de obtener los seguros más favorables. En cuanto al
para mantener el flujo de producción y la demanda arrendamiento es importante determinar si la empre-
de los clientes satisfecha. En síntesis, con la estrategia sa está en condiciones de asumir una carga por ese
del justo a tiempo se pretende eliminar de los costos concepto que no afecte su rendimiento y evaluar si
el de bodega, deterioro de materia prima, seguros y existen alternativas menos costosas teniendo en cuen-
todos los riesgos a los que se exponen los inventarios ta factores como la comodidad del acceso para los
almacenados. clientes, proveedores y empleados, y la adecuación
de la estructura física del edificio según las necesida-
SUSTITUCIÓN DE MATERIAS PRIMAS E des de la compañía.
INSUMOS
Para las industrias es importante que en su área de
fábricas y principalmente en el nivel encargado de las
compras se maneje un sistema de cotización abierto y
competitivo en el cual se tenga a disposición de la em-
presa una amplia gama de proveedores, los cuales pre-
senten diferentes propuestas de productos para que la
entidad tenga la oportunidad de cotejar y seleccionar
las más convenientes. Se deben evaluar características
de las propuestas como el precio de los productos, su
calidad, el reconocimiento del proveedor, la garantía y Disminuir el tamaño del personal de la compañía
ante todo la legalidad. como alternativa para reducir costos constituye una
estrategia contraproducente, puesto que puede
afectar la calidad del producto y/o servicio ofertado.
Los diferentes momentos económicos, tanto del país Además, impacta el nivel de productividad si se tiene
como del sector comercial, deben ser tenidos en cuen- en cuenta que al reducir personal se fuerza de manera
inadecuada a quienes permanecen vinculados.
ta para determinar estrategias de sustitución de mate-
rias primas e insumos. Por ejemplo, para los períodos
cuando se presenta una importante devaluación del
peso frente al dólar, las empresas que importan mate-
rias primas o insumos deben evaluar alternativas de
producción nacional con el objetivo de evitar asumir
los efectos económicos de la devaluación que afecta-
rían directamente la rentabilidad de la organización.

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6
MONITOREO PERMANENTE
PARA EL CONTROL
PRESUPUESTAL
En la era de la información, y en mercados tan competitivos como los de hoy, se requie-
ren estrategias y planes de acción enfocados en el cumplimiento del objetivo misional
de la compañía, los cuales deben diseñarse desde un conocimiento profundo de cada
entidad en particular.
E
l presupuesto es la herramienta para materializar general de las situaciones que enfrenta la entidad, así
estos planes y estrategias, para su elaboración re- como de sus fortalezas y debilidades frente a la ejecu-
sulta fundamental realizar un estudio de todas ción del objeto misional.
las áreas de gestión de la empresa mediante la cons-
trucción de un diagnóstico financiero que brinde una Adicionalmente, la organización puede apoyarse en
base sólida a partir de la cual proceder con la cons- indicadores financieros para definir los planes de ac-
trucción del documento. ción y monitorear el cumplimiento de las metas tra-
zadas, aspectos que se consolidan satisfactoriamente
En el diagnóstico financiero se deben tener en cuenta cuando se desarrollan dentro de un sistema de control
tanto elementos externos como internos a la entidad; interno. A estas tres herramientas, diagnóstico, indica-
estos últimos se explicarán en esta sección. Todos esos dores y sistema de control interno, nos referiremos en
factores le permiten a la administración una visión las próximas líneas.
DIAGNÓSTICO FINANCIERO
La realización de diagnósticos financieros adquiere mayor importancia si se tiene en cuenta que la identifica-
ción de falencias en la organización puede hacer las veces de alarma para evaluar impactos futuros y tomar los
correctivos pertinentes en el momento oportuno. Ese tipo de actividades permiten a las empresas identificar sus
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Cuando se disponga a realizar un diagnóstico financiero, el preparador de la información deberá buscar res-
puestas a diferentes inquietudes, entre ellas:
1. ¿Se cuenta con la cantidad y calidad de activos necesarios para cumplir con los objetivos financieros?
2. ¿La entidad está utilizando eficientemente sus activos?
3. ¿Cuál es el margen de utilidad de la compañía y qué elementos están incidiendo sobre este dato?
4. ¿La organización está creando o destruyendo valor?
5. ¿Se están utilizando eficientemente los recursos?
6. ¿La entidad cuenta con una óptima capacidad de planta y la está explotando adecuadamente?

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PAPEL DE LA INFORMACIÓN financiamiento sino también por las razones que han
FINANCIERA EN ESTE DIAGNÓSTICO llevado a la entidad a incurrir en este tipo de costos.
La información extraída de la gestión financiera con- Análisis de tendencias o de series de tiempo: evalúa
trolada a través de la contabilidad es un insumo de las mediciones realizadas a lo largo de un tiempo de-
suma importancia en las empresas, pues este sistema terminado sobre elementos como los resultados his-
además de completo es fiable y facilita la toma de de- tóricos de la empresa, el cumplimiento de las metas
cisiones para la proyección comercial. trazadas y el resultado obtenido de los indicadores.
Existen varias razones por las cuales la información TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA

financiera no es suficiente al momento de realizar un REALIZACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO
diagnóstico financiero; entre ellas sobresale el hecho FINANCIERO
de que la contabilidad actualmente no contempla el
valor temporal del dinero –las operaciones solo pue- Aunque cada preparador puede inclinarse por una u
den ser representadas en unidades monetarias–, por otra metodología para la realización de este tipo de estu-
tanto se omite información cualitativa de suma impor- dios empresariales de acuerdo con su experiencia, el tipo
tancia como el clima organizacional, la resistencia al de organización y las necesidades proyectadas, algunas
cambio o las estructuras de poder en la empresa. de las técnicas más recurrentemente utilizadas son:
Adicionalmente, la información financiera presentada • Análisis horizontal de estados financieros com-
en los informes contables puede estar sesgada por las parativos: se comparan los rubros de cada cuenta
decisiones no estandarizadas del contador a la hora de los estados financieros en diferentes períodos de
de definir aspectos bajo su responsabilidad y buen cri- tiempo.
terio profesional, y en ocasiones por la posibilidad de
que la entidad autorice prácticas deshonestas como la • Análisis horizontal con base en un año: el año
“doble contabilidad” o la “cosmética contable”. base deberá compararse con los demás para faci-
litar el esclarecimiento de series de tendencia me-
En todo caso, como se indicó líneas atrás, la informa- diante un número índice.
ción financiera es una base fundamental para cual-
quier proceso de evaluación y, por tanto, constituye • Análisis vertical o análisis sin estructurar: toma
un insumo clave en la realización del diagnóstico fi- como referencia la composición de los diferentes
nanciero de la empresa. rubros de los estados financieros, los cuales al fi-
nal deberán arrojar una sumatoria de 100. Se puede
MÉTODOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN analizar la variación porcentual que cada rubro ha
DIAGNÓSTICO FINANCIERO tenido a lo largo del tiempo; por ejemplo, la cuenta
de propiedades planta y equipo de una entidad en
Para evaluar los estados financieros de una empresa el año 2019 pudo representar el 60 % del valor de
los métodos más conocidos son: los activos no corrientes, mientras que en el 2020
su importancia relativa fue del 15 % en cuanto a los
Medición directa: estrategia en la que se comparan activos no corrientes.
las cifras contables y los valores del mercado. Para tal
fin pueden obtenerse datos como el capital de trabajo • Análisis de índices o razones financieras: el uso
neto y el rendimiento del patrimonio. de este análisis dependerá del usuario de la infor-
mación que lo requiere, dado que, por ejemplo, un
Medición indirecta: indaga por información implícita inversionista estará más interesado en analizar los
en las fuentes básicas. El indicador de estructura del ca- márgenes de rentabilidad de la entidad que en los
pital es un ejemplo, ya que permite observar en manos márgenes de rotación.
de quién está realmente el control de la organización.
• Análisis del flujo de fondos: permitirá tomar deci-
Reconstrucción de operaciones comerciales: indaga siones acerca de los cobros y pagos que la empresa
por el marco contextual que antecede a una variación deberá reconocer. A partir de dicho análisis se pue-
significativa de la estructura financiera. En el caso de de recopilar información acerca de patrones en los
un aumento considerable de las cuentas por pagar, el ingresos y gastos, lo cual deberá ser reflejo de una
preparador deberá indagar no solo por las fuentes de gestión eficaz.

MONITOREO PERMANENTE PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL
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Por ejemplo, supongamos que para calcular el porcen-

taje de participación que tienen las propiedades, plan-
ta y equipo de la empresa ABC se realiza la siguiente
Simulador de estado de situación financiera
ecuación, teniendo en cuenta que dicha partida arroja
(análisis comparativo) un resultado de $2.400.000, y el total de activo de la
entidad es de $5.534.204.
Compartimos un modelo de estado de situación
financiera comparativo que incluye las partidas más
relevantes y utilizadas por una empresa del grupo 1 o 2. Porcentaje de participación = 2.400.000 x 100
Porcentaje de participación = x 100
Incluye fórmulas relacionadas con el análisis financiero 5.534.204
horizontal y vertical que se pueden usar para revisar las
cifras incluidas en dicho modelo.
Ingresa aquí De esto se puede precisar que la partida de propieda-

des, planta y equipo presenta el 43 % de participación
en los activos de la entidad ABC.
Estado de resultados con enfoque de gastos por
naturaleza o función Análisis vertical del estado de situación
De acuerdo con la sección 5 del Estándar para Pymes y la financiera
NIC 1, el estado de resultado integral se podrá presentar
con un enfoque de gastos por naturaleza o función. De la revisión de las partidas del estado de situación fi-
Compartimos un ejemplo que te permitirá identificar nanciera bajo la herramienta de análisis vertical se pue-
las diferencias entre estos dos tipos de presentación. den determinar diferentes situaciones. A propósito, cabe
Ingresa aquí anotar que se tendrá que evaluar la actividad de la enti-
dad para justificar un mayor o menor porcentaje en cier-
tas partidas, así como las cifras que presente el sector al
Análisis vertical y horizontal aplicados a la que pertenezca. Sin embargo, ejemplos de algunas de las
interpretación de información financiera
conclusiones a las cuales se pueden llegar a través de este
Este formato en Excel analiza los activos expuestos en un análisis son el determinar:
estado de situación financiera y los componentes de un
estado de resultado integral. • Cuáles son las fuentes de recursos financieros de
Para crear este formato se han tomado como referencia la entidad.
los análisis vertical y horizontal.
Utiliza este formato para adecuarlo a tus casos particulares. • Si tiene sus activos concentrados en activos co-
Ingresa aquí rrientes o no corrientes.
• Si de su pasivo se percibe que tendrá que despren-
derse de recursos económicos en un plazo menor o
ANÁLISIS VERTICAL mayor a un año (pasivo corriente y no corriente).
El análisis de estados financieros porcentuales con base • Con relación al patrimonio, en cuáles partidas está
cien, más conocido como análisis estructural o vertical, concentrado su capital (reservas, otras participa-
es utilizado para evaluar la estructura interna de los es- ciones, ganancias acumuladas, etc.).
tados financieros a fin de determinar la participación
porcentual de cada partida sobre un total o subgrupo. Análisis vertical del estado de resultado integral
El análisis vertical hace parte de las herramientas o ins-
trumentos de la administración financiera, y permite De la revisión de las cuentas del estado de resultado
verificar la situación financiera y los resultados de una integral se pueden identificar diferentes situaciones
entidad en un período determinado, es decir, no realiza relacionadas con la comparación de cifras respecto a
una comparación de las cifras año a año. los ingresos, por ejemplo: cuáles son los gastos más re-
presentativos para la entidad, la relación en porcentaje
Para realizar un análisis vertical, lo primero que debe que tiene su costo de ventas respecto a su ingreso de
identificarse es el porcentaje de participación de cada actividades ordinarias, qué tan comprometida está la
partida en un total o subtotal. Para esto se requiere entidad con relación a sus gastos de financiación e im-
aplicar la siguiente ecuación: puestos, entre otras situaciones que se pueden evaluar.
Valor de cada partida x 100 En seguida presentamos un ejemplo de la aplicación del

x 100
Total del elemento al que pertenece la partida análisis vertical con relación al activo de dos entidades.

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Caso: análisis vertical del activo Adicionalmente, se puede observar que en la entidad
XYZ, además de esta partida, las cuentas por cobrar co-
Se realiza un análisis vertical del activo correspon- rrientes y los inventarios cuentan con una mayor partici-
diente a 2020 de las empresas ABC y XYZ pertenecien- pación en el activo, equivalentes al 16 % y 28 % respecti-
tes al sector retail. Por tanto, aborda como referencia el vamente; situación diferente a la que presenta la entidad
total de activos con el fin de obtener la participación ABC, en la cual dichas partidas representan el 3 % y
porcentual de cada partida o cuenta (las cifras de la 13 % del total de sus activos. Dicho esto, si se evaluaran
tabla están expresadas en millones de pesos). Veamos: las entidades en términos de liquidez, esto colocaría en
una mejor posición a la entidad XYZ ante una eventuali-
Empresa Empresa dad en la que requiera disponer de su activo, pues ABC
Cuenta % %
ABC XYZ tiene una mayor concentración en activo no corriente.
Efectivo y equivalentes 140.000 4 94.400 3
Cuentas por cobrar ANÁLISIS HORIZONTAL
107.000 3 452.000 16
corrientes
En este punto nos referiremos nuevamente a la compa-
Inventarios 500.000 13 782.012 28
rabilidad, extendiendo un poco más el concepto a fin de
Activos por impuestos 500 0 2.506 0 comprender la importancia del análisis horizontal como
Otros activos financie- herramienta para comparar los importes de un período a
300 0 9.738 0
ros corrientes otro. Por su parte, la NIC 1 y las secciones 3 a 8 del Están-
Otros activos no finan- dar para Pymes, que tratan sobre presentación de estados
200 0 37.195 1
cieros corrientes financieros, indican que, por lo general, salvo casos espe-
Activos corrientes cificados en otro estándar o sección, las empresas deberán
748.000 1.377.851 revelar su información de forma comparativa con respec-
totales
Propiedades, planta y to al período anterior y para todos los importes incluidos
2.400.000 62 799.407 29 en los estados financieros del período corriente.
equipo
Propiedad de inversión 29.801 1 99.842 4
De igual forma, la compañía podría presentar su in-
Activos intangibles dis- formación descriptiva y narrativa, consignada en sus
9.925 0 7.310 0
tintos de la plusvalía notas y revelaciones a los estados financieros, si consi-
Activos biológicos no dera que dicha metodología de presentación será rele-
2.000 0 1.000 0
corrientes vante para entender los estados financieros del perío-
Inversiones contabili- do corriente sobre el cual se informa.
zadas por el método de 463.012 12 450.000 16
participación La obligatoriedad de presentar información metodo-
Inversiones en subsdia- lógicamente comparativa implica la revelación de al
rias, negocios conjuntos 120.000 3 1.643 0 menos dos estados de situación financiera, y dos de
y asociadas cada uno de los demás estados financieros a presentar
Cuentas por cobrar no y sus notas relacionadas.
64.356 2 291 0
corrientes
Cuentas por cobrar También debe tenerse presente que cuando una enti-
10.000 0 9.000 0 dad que aplique el Estándar Pleno implemente una
partes relacionadas
Activos por impuestos política de forma retroactiva, o realice una reexpresión
17.109 0 11.701 0 o reclasificación retroactiva de alguna de las partidas
diferidos
de sus estados financieros, deberá presentar como mí-
Activos por impuestos
18.000 0 1.000 0 nimo tres estados de situación financiera (uno al cierre
no corrientes
del período corriente, otro al cierre del período ante-
Total de activos no
corrientes
3.134.204 1.381.194 rior –igual que al comienzo del período corriente– y
el tercero, al principio del primer período comparati-
Total de activos 3.882.204 100 2.759.045 100
vo), dos de cada uno de los demás estados y las notas
respectivas. Si aplica el Estándar para Pymes, no se
De las cifras expuestas se puede afirmar que en las dos
requiere presentar el estado de situación financiera al
entidades la partida más representativa de los activos
inicio del primer período comparativo.
son las propiedades, planta y equipo que para 2020
representa un 62 % en la entidad ABC y un 29 % en
Así, en los casos en que la empresa deba modificar
XYZ. Sin embargo, en ABC dicha partida ocupa una
la presentación o clasificación de una partida, debe-
porción mucho mayor del activo.

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rá reclasificar los importes comparativos revelando Cuentas del activo

la naturaleza de la reclasificación, el importe de cada
una de las partidas o grupos de partidas reclasifica- Variación del efectivo
das y la razón que dio origen a dicha reclasificación. • Dependen del aumento o la disminución de las
Sin embargo, puede ocurrir que la reclasificación de cuentas del activo, pasivo y patrimonio, y de las
los importes comparativos sea impracticable, y en ese cuentas nominales que tenga como contrapartida
caso la empresa deberá revelar la razón por la cual no la cuenta de efectivo.
se realiza y la naturaleza de los ajustes que tendrían
que haberse efectuado si los estados hubieran sido re- Variación de las cuentas por cobrar
clasificados.
• Variaciones positivas o negativas de las ventas a
Ahora bien, el análisis horizontal como herramienta crédito, en unidades y/o en pesos.
del análisis financiero se reconoce por ser un estudio • Reforma en la política y procedimiento del crédito
dinámico que se ocupa de evaluar el cambio de cada (términos y normas del crédito).
uno de los elementos de los estados financieros de un
período a otro, por lo cual requiere fundamentalmente • Cambio en la política y procedimiento de cobranzas.
de información financiera de los períodos a evaluar.
En el desarrollo de un análisis horizontal se deben te- Variación del inventario
ner en cuenta las siguientes etapas: • Incremento o disminución de la cantidad vendida,
dependiendo de la demanda agregada del merca-
Cálculo de las variaciones absolutas y relativas do y de la capacidad de enfrentar a la competencia.
de cada partida
• Aumento o reducción de la cantidad de producción.
La variación absoluta surge de la diferencia entre las
• Variación del costo de producción (materiales di-
cifras monetarias de los dos períodos y se refleja en
rectos, mano de obra directa y costos indirectos de
pesos ($); mientras que la variación relativa es el cam-
fabricación).
bio porcentual que presenta una cuenta de un período
a otro, se calcula dividiendo la variación absoluta en-
• Alza o baja del precio de la materia prima debido
tre el valor de la cuenta del primer período.
a cambios de proveedores, modificación de las po-
Nombre de la Variación Variación líticas de importación, modificación de la tasa de
20x1 20x2 interés, variación del índice de inflación, de la tasa
cuenta absoluta relativa
de cambio, etc.
Inventarios $800 $820 $20 3%
Propiedades, Variación del activo fijo
$5.000 $3.500 $(1.500) -30 %
planta y equipo
• Ampliación o reducción de la capacidad instalada.
Selección de las partidas que presentan cambios sig- • Pérdida, desgaste, agotamiento, obsolescencia,
nificativos amortización y dada de baja de activos fijos.
Esta selección se realiza de acuerdo con un examen Cuentas del pasivo
conjunto de las variaciones absoluta y relativa para
evitar el análisis de cuentas con altas variaciones rela- Variación del pasivo corriente
tivas, pero bajas variaciones absolutas; en otras pala-
bras, no se justifica analizar rubros financieros que no • Modificación de la política de créditos por parte de
tienen un peso representativo dentro de la estructura los proveedores de recursos.
económica o financiera de la empresa.
• Variación de la capacidad de endeudamiento a cor-
to plazo.
Identificar y analizar las causas de las
variaciones • Aumento o disminución de la liquidez de la em-
presa.
Las razones por las cuales una cuenta particular pre-
• Reestructuración de la política para el manejo del
senta variaciones pueden ser muchas, dependiendo
capital de trabajo.
del contexto y actividad ejecutada por la compañía;
sin embargo, hay algunas que, por ser habituales o co- • Cambio de la política de financiación a corto plazo.
munes, pueden destacarse:

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Variación del pasivo laboral PLANEACIÓN FINANCIERA

• Variación del personal de planta.
La planeación financiera es una herramienta que orien-
• Reformas en la legislación laboral. ta a los directivos de las empresas hacia el logro de
• Nuevas negociaciones colectivas de trabajo. objetivos, permitiéndoles visualizar un futuro próspe-
ro con base en datos bien soportados y/o fundamen-
Cuentas de ingresos, costos y gastos tados; esta permite tomar decisiones anticipadas que
facilitan la solución de problemáticas, como también
Las cuentas del estado de resultados varían de un pe- optimizar recursos frente a diversas situaciones. Ade-
ríodo al otro dependiendo de factores externos e in- más, es una herramienta de control y comparación de
ternos que afectan los resultados de la entidad. A con- movimientos económicos pasados.
tinuación, mencionamos algunos de los motivos que
pueden generar variaciones: Para realizar una planeación financiera las empresas
deben tener:
• Las variaciones positivas en los ingresos operacio-
nales se pueden presentar por el crecimiento en las 1. Objetivos claros, y con base en ellos recolectar los
ventas, la reducción de descuentos y beneficios a
datos necesarios para la proyección y planeación.
clientes, por un incremento en los precios de los
productos o servicios, un incremento en el volu- 2. Se debe hacer un seguimiento al proyecto, contro-
men de la producción vendida, entre otros.
lando y velando por que cada punto planteado se
• Las variaciones negativas en los ingresos opera- cumpla a cabalidad.
cionales se pueden dar por la disminución en las
ventas, el incremento de descuentos para los clien- 3. Las metas deben ser reales, aterrizadas y específi-
tes, la reducción en los precios de los productos o cas para evitar un desenfoque del plan estratégico.
servicios, por una disminución del volumen de la
producción vendida, entre otros. 4. En el proceso es probable encontrarse con la nece-
sidad de ajustes y modificaciones; para ello, el per-
• Las variaciones en el costo de venta pueden tener
lugar por incrementos o disminuciones en los costos sonal debe estar capacitado para la adaptabilidad y
de mano de obra directa, de materiales u otros costos respeto que exigen los cambios, obviamente, siem-
asociados a la producción o prestación del servicio. pre y cuando no afecte su integridad.
• Las variaciones en la utilidad bruta dependen de las Normalmente el departamento financiero de una em-
variaciones mencionadas en los anteriores puntos. presa realiza diversos procesos, cálculos, estudios e
• Las variaciones en los gastos de operación pueden investigaciones para determinar cuáles consecuencias
surgir por incrementos o disminuciones en los gas- positivas o negativas podría traer dicha planeación;
tos de administración, de ventas y operativos. esto les permitirá realizar un plan óptimo a las necesi-
dades y proyecciones.
• La utilidad de la operación fluctúa dependiendo de
las variaciones mencionadas en los anteriores puntos. De acuerdo con lo anterior, se deduce que realmente
• Las variaciones en los gastos financieros se pueden no existe una metodología ideal para la planeación
presentar porque la entidad cambia de banco, de con- financiera de todas las empresas; es decir, estas son
diciones en los préstamos (generalmente cambios de diferentes, tienen diversas maneras de operar, ne-
tasa), porque adquiere financiación, porque salda sus cesidades, objetivos y proyectos; por tanto, cada
créditos antes de tiempo, entre otros motivos. empresa determina qué es lo más efectivo, o qué se
• Las variaciones en la utilidad antes de impuestos puede ajustar al presupuesto interno, necesidades o
dependen de los cambios mencionados en los pun- proyecciones.
tos anteriores.
Las empresas, al proceder con su planeación, deberán
• Los gastos por impuestos varían, dependiendo de tener en cuenta (después de haber evaluado la rela-
que las tarifas sobre las que se liquidan dichos im- ción costo-beneficio) que el método cuanto más rigu-
puestos sean menores o mayores, así como de las roso sea, requerirá más información y curiosidad, lo
exenciones, deducciones y descuentos tributarios. cual podrá complicar la evaluación, además de verse
en la obligación de estudiar si los datos expuestos son
• La variación en la utilidad neta depende de los mo- reales, pues, de lo contrario, la planeación estará basa-
tivos mencionados en los anteriores puntos. da en datos falsos que muestran resultados inciertos.

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Análisis de la estructura de capital Decisiones que pueden apoyar el negocio en marcha

Lo primero que se debe precisar es que una empresa Al momento de tomar decisiones de apalancamiento, di-
puede apalancarse a través de deuda, aportes de los ferentes teorías se inclinan a que es mejor obtener financia-
socios o de capital propio, y que la relación existente ción a través de obligaciones con terceros, como entidades
entre estas variables será la estructura de capital de la financieras, y por último obtener apalancamiento a través
empresa. Además, se podría afirmar que el éxito se ob- del capital de los socios. En realidad, la mejor opción se
tiene con más seguridad en una empresa que evalúe
encuentra al evaluar diferentes indicadores y variaciones
diferentes posibilidades en las cuales entren a jugar
que permitan comparar las opciones y el nivel de riesgo
estas formas de apalancamiento.
para decidir cuál es la más conveniente; por lo general,
El término estructura óptima, en finanzas, comprende tomar financiación a largo plazo siempre resulta bien.
la relación estrecha existente entre los costos y bene-
ficios que puedan ser producto de diferentes formas Respecto a la financiación a través de socios, se conjuga
de apalancamiento. Uno de los puntos que tienen en un nivel de riesgo para ambas partes, ya que el inver-
cuenta los asesores financieros para medir dicha rela- sionista debe conocer las decisiones del administrador
ción son las ventajas tributarias que pueda adquirir un para evaluar si estas, a futuro, le pueden generar ga-
empresario al tomar decisiones financieras y sus deci- nancias o pérdidas a la organización. Como se mencio-
siones respecto al apalancamiento que desea obtener. nó en anteriores párrafos, el riesgo de agencia puede
afectar a que el retorno esperado por el inversionista
Los siguientes son algunos de los aspectos por evaluar sea menor a la expectativa inicial. El conocimiento del
a la hora de buscar una estructura óptima de capital: inversionista sobre el negocio le permitirá disminuir su
nivel de riesgo en las decisiones de inversión.
• Los costos de financiamiento pueden ser elevados
como consecuencia de que la empresa descuida su
En realidad, una estructura óptima de capital se encuentra
buen nombre ante el sector financiero; en caso de
cuando los inversionistas obtienen una oferta de valor sig-
que la empresa no cumpla con la hipótesis de nego-
nificativa, es decir, que la utilidad por acción –UPA– sea
cio en marcha o tenga un mal hábito de pago, pue-
mayor, y cuando se aprovecha el apalancamiento finan-
de acarrearse altas tasas de interés y condiciones
desfavorables o, en el peor de los casos, cerrarse las ciero sin superar los niveles de riesgo de mercado, pero
puertas en el sector financiero. también hay que aclarar que todo esto varía de acuerdo
con las condiciones económicas del país y el sector donde
• Tener una buena capacidad de pago y un buen há- se encuentre ubicada la empresa. Para finalizar, no está de
bito de pago oportuno será clave a la hora de soli- más decir que apoyar la evaluación de decisiones a través
citar algún crédito, no solo por obtener el crédito de diferentes indicadores financieros permite tomar una
en sí, sino porque se pueden obtener propuestas de decisión más acertada en todos los casos.
diferentes entidades financieras y aprovechar las
mejores tasas y beneficios. A continuación, exponemos el uso de los indicadores
• Las opciones de compra de cartera siempre son un en la evaluación financiera a corto y largo plazo.
buen aliado para mejorar el flujo de efectivo de la
organización; para aprovechar esto se hace necesa- Análisis financiero a corto plazo
rio evaluar la tasa, el plazo y las condiciones adi-
cionales que incluye esta nueva financiación. El capital de trabajo se define como los dineros o acti-
vos circulantes o corrientes de una empresa para ejer-
• La empresa debe buscar que en los contratos que rea- cer su actividad comercial, industrial o de servicios.
lice con terceros no se le restrinjan diferentes opera- La administración del capital de trabajo es la búsque-
ciones. Sujetar la actividad a las cláusulas impuestas
da intrínseca de optimizar y aprovechar eficientemen-
por proveedores o aliados puede ocasionar que se
te dichos recursos esenciales para la entidad, la cual,
pierda la oportunidad de aprovechar otros negocios.
básicamente, se logra con políticas y análisis financie-
• La teoría de la agencia y el problema del riesgo mo- ro a corto plazo que permita minimizar los riesgos de
ral es algo que se debe atender con mucho cuidado, iliquidez y, asimismo, aumentar la solvencia.
pues el nivel de autonomía del administrador en la
empresa puede poner en riesgo la oferta de valor La administración del capital de trabajo en una empre-
que espera recibir el inversionista. Se han presenta- sa hace posible para la entidad pagar puntualmente sus
do casos donde las malas decisiones de la adminis- obligaciones evitando sobrecostos o reportes negativos
tración, sea por errores o fraude, han ocasionado ante los proveedores; provee la solvencia necesaria
casos de quiebra o sanciones. para el funcionamiento de la empresa (materia prima,

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mano de obra, etc.), evita el retraso en actividades de La administración de cuentas por cobrar debe imple-
producción que viene acompañada de otros costos, pre- mentar un procedimiento o política de crédito; con
para a la entidad ante posibles temporadas de escasez, esta se busca medir la fortaleza financiera y comercial
entre otros factores. En conclusión, la administración de un posible deudor, permitiendo así tomar mejores
del capital de trabajo conlleva equilibrio de lo que se decisiones al momento de aprobar un crédito.
tiene con respecto a lo que se debe y, además, ayuda en
el desarrollo empresarial a largo plazo. Ahora, ¿cómo se controlan las cuentas por cobrar? Así
como en la administración del efectivo, la auditoría in-
Nota: cuanto más activos circulantes posea una entidad,
terna podría ser la mejor opción, dado que el auditor,
menos probabilidades de riesgos de iliquidez presenta.
por medio de procedimientos de inspección y vigilan-
En relación con lo anterior se debe tener en cuenta cia, y con base en las políticas, podría calificar dicho
cómo se mantiene el capital de trabajo de una mane- control o área.
ra positiva o cuáles fuentes se utilizan para obtenerlo. La administración de inventarios busca financiera-
Primero, la manera más acertada de obtener solvencia mente controlar, vigilar y optimizar las inversiones
es el aumento de productividad comercial; en otras pa- en este departamento, tratando de disminuir costos y
labras, es el incremento de las ventas, ya que propicia
reducir riesgos de fraude o error, y a su vez la reduc-
toda clase de beneficios para la empresa. Segundo, es
ción de tiempos entre la entrada y la salida de dichos
la capitalización que se da mediante la emisión de ac-
inventarios. Es necesario decir que esta tarea no solo
ciones y la capitalización de utilidades para el beneficio
depende del departamento de finanzas, es un trabajo
de la entidad; también se podría hacer uso de la finan-
en conjunto con el área de producción y de mercadeo,
ciación con entidades bancarias o proveedores para ob-
tener recursos para el funcionamiento de la entidad; y, lo cual hace más compleja la tarea de controlar este
por último, se puede considerar la combinación de los proceso, pero con políticas y manuales de procesos se
tres puntos anteriores. podría manejar de una manera eficiente.
Ahora, en el tema expuesto se encuentran varios sub- ¿Cómo se controla la administración de inventarios?
temas que exigen atención. Es necesario recalcar que en estos casos la auditoría
interna es la mejor opción; el auditor, conociendo las
1. Administración del efectivo.
actividades y las políticas, fácilmente puede identi-
2. Administración de cuentas por cobrar. ficar los riesgos y recomendar mejoras al proceso o
3. Administración de inventarios. planes de contingencia frente a la posibilidad de he-
cho negativo.
La administración del efectivo es una de las tareas más
importantes de la administración del capital de traba- Análisis de la situación financiera a largo plazo
jo y, básicamente, está compuesta por el disponible de
una empresa; busca el uso adecuado de éste, optimi- Este análisis puede resultar atractivo para los empre-
zándolo para la obtención de recursos indispensables sarios, posibles accionistas o inversionistas. Se requie-
para ejecutar la actividad mercantil o industrial. re llegar al estudio financiero que permita planeación
a largo plazo, sin descuidar la inmediatez, ya que este
Ahora, ¿cómo se controla la administración de efecti- estudio puede verse afectado por situaciones desfavo-
vo? En primera instancia, con la auditoría interna, la rables y progresivas reflejadas en las partidas circu-
cual se encargará de sacar muestreos para calificar los
lantes o corrientes.
procedimientos y políticas de la empresa y, de acuerdo
con ello, el auditor evaluará, calificará y, de ser necesa- Para iniciar dicho estudio debemos tener claros dos
rio, realizará recomendaciones a la entidad. hechos: primero, cuáles son las fuentes de capital; y
segundo, la inversión en el activo. El capital puede
La administración de cuentas por cobrar, por su parte, es
resultar de diversas fuentes, tales como préstamos,
el manejo que se le da a las ventas a crédito, sea de pro-
ductos o servicios, maximizando el rendimiento de la in- ahorros, etc., y a su vez se puede invertir de dife-
versión u obteniendo un retorno satisfactorio que agregue rentes maneras, lo que resuelve las dos inquietudes
rentabilidad a la entidad. Se hace referencia al incremen- mencionadas.
to de rentabilidad de las cuentas por cobrar mediante la
rotación acelerada de la cartera, disminuyendo créditos y Las fórmulas que pueden ayudar a resolver con más
reduciendo gastos operativos de este departamento. precisión el tema propuesto son:

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1. Razón del propietario o razón de los accionistas: 4. Razón del activo fijo frente al pasivo a largo pla-
refleja el porcentaje invertido en el total de los acti- zo: su aplicación se da por medio de una división
vos capitalizado por los socios. Su fórmula consiste compuesta por el activo fijo sobre el pasivo a largo
en dividir el capital por el total del activo neto. plazo. Mide la capacidad de la entidad para cubrir
las deudas no corrientes mediante su activo fijo. En
otras palabras, determina el porcentaje de pasivo a
Capital largo plazo respaldado con el activo fijo.
x 100
Total del activo neto
Activo fijo
x 100
Pasivo a largo plazo
1.130.500
x 100 = 74,6 %
1.515.600
432.100
x 100 = 288,1 %
150.000
Este resultado indica que el 75 % del capital perte-
nece a los accionistas y el restante pertenece a los
acreedores. El pasivo a largo plazo se encuentra respaldado en
un 288,1 % mediante el activo fijo.
2. Razón del capital frente al activo fijo: establece cuál
parte del capital neto de trabajo es abastecido por los Evaluación del crecimiento del negocio
accionistas, o si se utilizan saldos de los acreedores
La mejoría de una empresa está directamente ligada al
para financiar parte del activo fijo. Su fórmula se apli-
crecimiento de las ventas o de los ingresos generados.
ca dividiendo el capital entre el activo fijo. Se debe
El razonamiento más aconsejable es trabajar sobre el
tener en cuenta que como activo fijo la entidad podrá concepto de planeación estratégica a la inversa. Es de-
ubicar en el estado financiero la partida de propieda- cir, lo que se debe buscar es el cálculo de la rentabili-
des, planta y equipo y propiedades de inversión, y dad generada desde el punto de vista del patrimonio
será potestad de la empresa utilizar las dos partidas o o de los aportes realizados por los socios.
solo una en la relación de este indicador.
Desde la recomendación de José Arbey Maldonado,
experto financiero, la rentabilidad de una empresa
Capital debe estar alrededor del 10 % como porcentaje míni-
x 100
Activo fijo mo. Según lo anterior, si se tiene, por ejemplo el pa-
trimonio que incluye el capital aportado más las re-
servas legales, sumado con las reservas estatutarias,
600.000 adicionando las utilidades que no han sido distribui-
x 100 = 13,8 %
4.342.100 das, y dichos conceptos patrimoniales son iguales a
$500.000.000, para que la empresa se encuentre en la
rentabilidad mínima óptima se debe obtener una uti-
Para este caso, el 14 % aproximadamente del capital lidad neta de $50.000.000 después de impuestos y de
neto de trabajo es suministrado por los accionistas. todas las erogaciones pertinentes, a fin de llevar a su
valor neto el resultado de la operación de la empresa.
3. Razón del activo corriente frente pasivo: mide la A partir de la utilidad neta se debe ejecutar un ejercicio
capacidad de la entidad para cubrir la exigibilidad retrospectivo a fin de construir los resultados de la em-
inmediata de sus pasivos mediante sus activos co- presa. En otras palabras, si la compañía tiene unos ingre-
rrientes. Se aplica dividiendo el activo circulante sos determinados, se deben limitar todas las erogaciones
sobre el pasivo total. a fin de obtener la utilidad neta esperada, la cual no debe
ser inferior al 10 % del patrimonio de la compañía.
Activo corriente
x 100 Por todo lo anterior, el nivel de crecimiento de ventas
Pasivo total no es la variable determinante para visualizar el esta-
do de la organización y su viabilidad como negocio,
sino que se deben calcular las ganancias reales de la
560.000 inversión ejecutada en la empresa, resultado que se
x 100 = 136,2 %
411.200 obtiene por medio de la rentabilidad: a través de esta
puede evaluarse el crecimiento de una entidad.

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Indicadores de diagnóstico financiero

INDICADORES
FINANCIEROS
Los indicadores permiten evidenciar la situación de la em-
presa detallando información específica de forma cualita-
tiva o cuantitativa. En esta ocasión expondremos las de-
finiciones de los tres tipos de indicadores de diagnóstico Existen diferentes indicadores financieros que per-
financiero más usados por la administración financiera. miten evaluar en detalle la situación de la empresa.
El beneficio de utilizarlos radica en que sirven para
interpretar los resultados de la compañía y hacen po-
sible construir comparaciones con resultados de otros
Indicadores de actividad períodos, de otras empresas y del sector en general.
A través de estos se mide la eficien- A continuación, abordaremos los indicadores más co-
cia de la empresa en la administra-
ción y recuperación de sus recur-
nocidos en la administración financiera:
sos. Algunos de los resultados a los
que accedemos gracias a estos in-
dicadores son: el tiempo que tarda
la empresa en recaudar su cartera,
cada cuánto vende su inventario y
si logra apalancamiento a través de Indicadores financieros de liquidez
la mercancía comprada a proveedo-
res, entre otros. Este liquidador incluye indicadores de liquidez que le
permitirán evaluar la estructura financiera de la entidad
y la relación de los activos con las obligaciones
financieras a corto plazo. Para utilizarlo usted deberá
incluir información del estado de situación financiera.
Ingresa aquí
Indicadores de liquidez
Miden la capacidad que tiene la em-

presa para cumplir sus obligaciones Indicadores financieros de actividad y rentabilidad
a corto plazo. Entre estos indicado-
res se encuentra la liquidez corrien- Este liquidador es una herramienta práctica, incluye
te, la cual mide qué parte del activo indicadores financieros de actividad y rentabilidad que
corriente de la empresa cubre su pa- permiten evaluar y comparar las cifras de la empresa
sivo corriente, y el capital de trabajo en detalle. Para utilizarlo usted deberá extraer la
en ella disponible, que muestra los información del estado de situación financiera y del
recursos inmediatos con los cuales estado de resultados integral.
cuenta para desarrollar su actividad.
Ingresa aquí
Indicadores financieros de endeudamiento

Este liquidador incluye indicadores de endeudamiento
que le permitirán evaluar la situación de la entidad con
Indicadores de endeudamiento
relación a sus obligaciones financieras a corto y largo
Los indicadores de endeudamien- plazo. Para utilizarlo usted deberá incluir información del
to sirven para que las empresas estado de situación financiera y del estado de resultados.
puedan medir el compromiso que
tienen sus activos y su patrimonio Ingresa aquí
respecto a los pasivos que poseen,
además de alertar a la administra-
ción en caso de que los niveles de
endeudamiento superen los topes Indicadores financieros de mercado
establecidos por el mercado. Los indicadores de mercado nos pueden indicar las
perspectivas que se tienen a futuro de una entidad y si
su valoración para inversionistas es positiva o negativa.
En este liquidador en Excel compartimos algunos

indicadores financieros de mercado y sus respectivos
simuladores.
Ingresa aquí

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INDICADORES DE LIQUIDEZ Mide el tiempo que tarda la empresa en recaudar el

dinero que le adeudan terceros.
La liquidez evalúa la capacidad que tiene la empre-
sa para saldar los pasivos adquiridos a corto plazo, Proveedores x 360 días
es decir, la solvencia con la que cuenta para pagar sus Rotación de proveedores =
deudas. Algunos indicadores de liquidez son: Compras
Activo corriente Mide el tiempo que tarda la empresa en pagar el dine-

Liquidez corriente =
Pasivo corriente ro que adeuda a terceros.
Cuanto mayor sea este índice, mayor capacidad tiene INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO
la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo.
Los indicadores de endeudamiento le permiten a la
empresa aprovechar el apalancamiento financiero para
Activo corriente - Inventarios
Prueba ácida = cumplir con sus objetivos sin necesidad de disminuir
Pasivo corriente el volumen de los activos bajo su control. Los resulta-
dos reflejados en estos indicadores alertan a la empresa
Refleja la capacidad que tiene la empresa para cance- para que no exceda el nivel de riesgo establecido por el
lar sus obligaciones a corto plazo sin tener en cuenta mercado. Algunos de estos indicadores son:
la venta de su inventario.
Activo
Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente Endeudamiento total =
Pasivo
Indica los recursos con los que cuenta la empresa para
desarrollar sus actividades. Presenta la proporción del pasivo frente al activo que
posee la empresa.
INDICADORES DE ACTIVIDAD
Activo
Los indicadores de actividad son útiles para medir el Leverage =
tiempo que tardan diferentes cuentas para convertirse Patrimonio
en efectivo.
Permite evaluar qué tan comprometido está el patri-
Un ejemplo para simplificar esta definición y com-
monio de la empresa respecto al pasivo que posee.
prender la importancia de la información generada en
este indicador sería la evaluación de inventarios. Es
más favorable que el tiempo de permanencia en los Cubrimiento Ebit (utilidad antes de impuestos e intereses)
anaqueles de la empresa sea reducida para esta clase de intereses =
Gasto financiero
de activos, por cuanto su venta representa entrada de
efectivo. Se debe tener en cuenta que los indicadores
Denominado también “razón de cargos de interés”,
varían según la actividad de la empresa y que, por lo
este indicador permite medir la capacidad que tiene la
tanto, deben compararse con períodos anteriores y
empresa para pagar sus intereses.
con el sector al que pertenece la entidad. Algunos in-
dicadores de actividad son los siguientes:
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y EL
Inventario x 360 días CUMPLIMIENTO
Rotación de inventarios =
Costo de ventas
Presentado el panorama general sobre el diagnóstico
financiero como la primera herramienta (a priori) para
Mide el tiempo que el inventario tarda en convertirse el monitoreo de la ejecución del presupuesto, en la se-
en efectivo, es decir, en venderse. gunda fase –que se empieza a ejecutar una vez el pre-
supuesto haya sido diseñado y se requiera verificar su
Clientes x 360 días efectivo cumplimiento– se encuentran los indicadores
Rotación de cartera = de desempeño y la importancia del diseño de un siste-
Ventas
ma de control interno.

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Indicadores de desempeño • Estudiar los manuales de proceso, funciones y ta-

reas de los cargos relacionados con el informe de
Existen muchos tipos de indicadores de los cuales se gestión a presentar.
puede valer la organización para realizar sus informes
de gestión. Sin embargo, se recomienda que para ini- • Medir la disponibilidad de los recursos y la proacti-
ciar el proceso de evaluación a través de indicadores vidad de la dirección ante las necesidades de clien-
de desempeño el encargado de este proceso previa- tes y proveedores.
mente realice un diagnóstico general de la empresa, • Revisar si las funciones que realizan los empleados
como lo mencionamos líneas atrás. están alineadas con las disposiciones del contrato
de trabajo.
Entre los aspectos más relevantes para tener en cuenta
antes de iniciar el proceso de evaluación del desempe- Una vez conocidas estas situaciones se puede desarro-
ño de una organización se encuentran los siguientes: llar la evaluación de la organización a través de indica-
dores de desempeño. Estos indicadores son herramien-
• Conocer el objeto social de la empresa. tas que permiten presentar información cuantitativa y
cualitativa de la empresa respecto a sus resultados y
• Identificar su misión y visión. posibilitan evaluar si se logran o no los objetivos estra-
tégicos propuestos en su proceso de planeación.
• Conocer los objetivos y metas de la organización.
Existen algunos indicadores que aplican para diferen-
• Identificar la oferta de valor que quiere entregarse tes tipos de empresa, pero en ocasiones se requiere,
al cliente, sea a través del producto o a través del para una evaluación más acertada, que cada organiza-
servicio prestado. ción determine sus propios indicadores. Para cumplir
dicho objetivo es necesario conocer con precisión el
• Determinar la calidad del clima organizacional y la producto, servicio o bien que ofrece la empresa y los
influencia de este en la satisfacción del empleado. procesos asociados para lograr los resultados.
A continuación, veremos algunos tipos de indicado-
• Conocer las herramientas con las que cuentan los res que se pueden utilizar para medir el desempeño
empleados para ejecutar los planes de acción pro- y unos ejemplos que pueden aplicarse con facilidad a
puestos por la administración. diferentes tipos de organización.
Indicadores de eficacia
Estos indicadores miden el cumplimiento de las metas de la organización. Se pueden generar conociendo la
meta a la que se quiere llegar y el resultado por obtener, y se construyen relacionando los dos conceptos ante-
riores. Algunos modelos serían:
Cumplimiento = Resultado obtenido

x 100
de meta Resultado programado o meta
Cumplimiento = Tiempo de ejecución

x 100
de tiempo Tiempo programado
Utilización = Utilización del recurso planeado para el proceso x 100

del recurso Recurso planeado para el proceso
Ejemplo:
Una empresa de servicio al cliente requiere saber si la asesora de servicio cumple con una meta de atención
de 30 llamadas por turno. Luego de una evaluación de su rendimiento, la empresa se entera de que en el día
alcanza a atender 25 llamadas. Si se quisiera elaborar un indicador para su ejercicio tendríamos lo siguiente:
Cumplimiento de meta recepción de llamadas call center Asesora 1 = (25/30) x 100 = 83 %
De tal resultado puede deducirse que la asesora cumplió con un 83 % de su meta establecida y, por ende, la
entidad debe evaluar cómo mejorar su proceso para que llegue a un 100 % de cumplimiento.

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Indicadores de calidad
% de horas = Horas invertidas en producción x 100
La calidad está asociada a la oferta de valor entregada producidas Horas programadas
al cliente y, por ende, a innumerables variables cuali-
tativas que permiten evaluar su satisfacción. Entre es-
tas variables se encuentran la competitividad, el buen Producción = Volumen de producción x 100
servicio, la oferta oportuna de productos, entre otras. operativa Insumos
Algunos modelos serían:
Ejemplo:
Unidades = Unidades defectuosas x 100 Una empresa tiene la meta de que la máquina de mez-
defectuosas Unidades producidas
clado produzca ocho horas al día. El 10 de junio de
2020 la producción fue de tres horas debido a una falla
técnica, por lo que el jefe del área requiere saber de
Devoluciones = Total unidades devueltas x 100 cuánto fue el porcentaje de producción del día.
de clientes Total unidades vendidas
Horas de producción de la máquina de mezclado =
(3/8) x 100 = 38 %
Insatisfacción = Llamadas recibidas por queja x 100
de clientes Llamadas recibidas Así, debido a la falla técnica que hubo en la máquina
de mezclado, esta solo produjo un 38 % de lo que se
tenía presupuestado.
Ejemplo:
Luego de ver estos ejemplos se puede concluir que
En una empresa de comidas a domicilio cada dos ho-
los indicadores de desempeño permiten visualizar y
ras se entregan 30 pedidos, de los cuales se devuelven
comparar los resultados de la organización de una
tres. La empresa requiere saber el porcentaje de devo-
forma más dinámica, y a su vez sirven para imple-
lución que arroja el indicador.
mentar mejoras significativas en toda la gestión ad-
Devoluciones de clientes que hicieron pedidos entre ministrativa.
las 7:00 p.m. y las 9:00 p.m. = (3 / 30) x 100 = 10 %
Podría afirmarse que la empresa cuenta con un por-

centaje de devolución del 10 % y para realizar mejoras
debe evaluar otros períodos de tiempo, compararlos
y medir la capacidad del personal encargado, ya que
las devoluciones podrían deberse a los tiempos de
entrega, a que los clientes realizan más pedidos en
determinadas horas pico y otras variables adiciona- LA CALIDAD ESTÁ ASOCIADA A LA
les, las cuales pueden generar que este indicador in- OFERTA DE VALOR ENTREGADA
cremente o disminuya AL CLIENTE Y, POR ENDE, A
Indicadores de eficiencia y productividad
INNUMERABLES VARIABLES
CUALITATIVAS QUE PERMITEN
Estos indicadores involucran el proceso productivo, EVALUAR SU SATISFACCIÓN
los recursos utilizados para cumplir los objetivos y los
resultados de los procedimientos. Se utilizan para me-
dir la eficiencia en los procesos y la utilización óptima
de los recursos. Algunos modelos serían:
Desechos = Total desechos

x 100
de material Materiales consumidos

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REQUERIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Como lo indicamos líneas atrás, un sistema contable y de tal forma que los individuos no trabajen solo por
documental llevado en debida forma, acompañado de órdenes superiores sino porque se hagan responsables
metas trazadas, proyección de objetivos y un sistema de de su cargo, el cual requiere que el trabajador tome
control interno en marcha, es una herramienta clave para decisiones por sí mismo y demuestre un grado sufi-
la gestión organizacional. El engranaje entre un monito- ciente de autonomía. Esta medida no solo busca que
reo constante de indicadores para analizar información el trabajador asuma con liderazgo el proceso bajo su
retrospectiva, presente y proyectada de la empresa, y un responsabilidad, sino también que comprenda la im-
sistema de monitoreo permanente, aumentarán la pro- portancia de su función en la compañía.
babilidad de cumplimiento del presupuesto estipulado
por la entidad y, con ello, de las metas de crecimiento. Una de las claves para que un sistema de control inter-
no sea exitoso es lograr que los instrumentos de con-
Diseñar un mecanismo e instrumento de control in- trol funcionen de tal forma que los trabajadores hagan
terno es una tarea que la organización debe distribuir parte del proceso mismo y no sean considerados ele-
para ser realizada como un trabajo en equipo entre los mentos de aplicación exógena. En ese orden de ideas,
funcionarios responsables de cierta actividad focal y el control de la gestión organizacional se enfoca en las
los coordinadores del sistema de control interno. Esta acciones operativas y administrativas en proceso de
medida será implementada de tal manera que siempre perfeccionamiento y no en cuestiones ya superadas
haya un equilibrio entre la seguridad otorgada por el sin posibilidad de modificación.
trabajador con base en el conocimiento de su cargo y
la eficiencia que puede aportar el funcionario de con- Revisión en puntos de control
trol interno gracias a su experiencia, con el fin de con-
tribuir a optimizar las labores que la organización ya El manejo de los mecanismos de control resulta mucho
adelantaba incluso desde antes de la puesta en marcha más sencillo cuando la organización ha adelantado la
de un sistema de control interno. fase de levantamiento de procesos y procedimientos,
pues una vez superada se podrá analizar el flujo de
Como el control es una actividad transversal a todos actividades y detectar el momento clave donde debe
los procesos y procedimientos operativos y adminis- haber lugar a una revisión. Dichos momentos son lla-
trativos de las empresas, y como existe la necesidad de mados “puntos de control” y deben ser documenta-
lograr que estos sean autorregulados para que quienes dos en profundidad.
intervengan asuman rutinas disciplinadas tendientes
al aumento de la productividad, es apenas lógico para
Para ejemplificar el caso, pensemos en el proceso de
los delegados de la oficina de control interno participar
recaudo de cartera que inicia con la recepción de los
como facilitadores de la identificación y documentación
listados de los clientes en deuda, prosigue con la co-
de controles, además de permitir el entrenamiento y la
municación externa para cobros que la organización
verificación de la operación diaria de la organización.
haya establecido en su manual interno de operaciones
y finaliza cuando el cliente reporta el pago.
Control interno estricto, pero sin excesos
La conocida frase “todo en exceso es malo” también apli- Pues bien, en todo este proceso, compuesto por un ele-
ca para las organizaciones en lo relacionado con los me- vado número de actividades particulares, podríamos
canismos e instrumentos de control pues, aunque estos encontrar un “punto de control” en el momento en que
parecen traer beneficios al sugerir la implementación de el operador de cartera reporta el pago al sistema para
rutinas estrictas en la búsqueda de una máxima produc- que sea actualizado en la contabilidad de la compañía.
tividad y aprovechamiento de la planta y los tiempos, no
puede obviarse que el principal componente de las or- En dicho punto de control sería pertinente que el jefe del
ganizaciones son sus empleados, quienes por naturaleza área de cartera verifique los pagos realizados mediante
jamás podrán equipararse a una máquina. una contrastación de los datos suministrados por el ope-
rador y la correspondencia y soportes recibidos por los
En ese sentido, los instrumentos y mecanismos de clientes. Los controles diseñados y sus respectivos pun-
control deben tener la flexibilidad necesaria para per- tos focales deben estar debidamente documentados. El
mitir que las labores adelantadas a diario en la compa- siguiente es un modelo de cédula para el suministro de
ñía sean ejecutadas con un margen de libertad justo, dicha información bastante sencilla de realizar:

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Modelo de cédula para suministro de información Empresa Ejemplo SAS
Área de cartera
Documentación de controles
Proceso: Recaudo de cartera / Procedimiento: Cobro administrativo
Operatividad del Tipo de

Punto de control Descripción Responsable Orientado a
control control
Actividad 8. Reporte de Verificación Requiere acciones de
Jefe de área. Detectivo. Eficacia.
datos en sistema de pagos. de pagos. revisión y confrontación.
Para el ejemplo es pertinente un control de tipo detectivo, pero cabe anotar que este también podría ser pre-
ventivo (antes de ocurrida la situación riesgosa) o correctivo (una vez el riesgo se ha materializado). El control
detectivo se caracteriza por ser una prueba aleatoria, cuya finalidad es identificar la falla o posible riesgo para
establecer un instrumento de control que permita disminuir su posibilidad de ocurrencia.
Además, en este caso el control está orientado a la eficacia, es decir, al resultado, pues se busca confirmar que la
cuenta por cobrar está saneada tras el pago realizado por el tercero. Sin embargo, los controles también pueden
estar enfocados en la eficiencia (manejo adecuado de los recursos), en la suficiencia (cantidad de recursos) o en
la legalidad (cumplimiento de un requerimiento normativo).

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01. 02.
Decreto 376 de 2021: Liquidación Nómina electrónica:
de aportes a pensión dejados de herramienta de control de la Dian
pagar en abril y mayo de 2020 y la UGPP
Conferencista Conferencista
Alexander Coral Ramos Alexander Coral Ramos
Duración Duración
59 minutos 57 minutos
Fecha de grabación Fecha de grabación

Mayo 31 de 2021 Junio 21 de 2021
Fecha de última actualización Fecha de última actualización

Julio 2 de 2021 Julio 9 de 2021
Los empleadores y trabajadores que hayan aportado el 3 % Por medio de la Resolución 000037 de 2021, la Dian
de la cotización a pensión por el beneficio establecido en el modificó los plazos para la implementación de la
Decreto Ley 558 de 2020 (declarado inexequible) tendrán nómina electrónica, por lo que la fecha máxima para
36 meses, contados desde el 1 de junio de 2021, para pagar la generación y transmisión se estableció entre el 1
el 13 % restante, según el Decreto 376 de 2021. de septiembre y el 1 de diciembre de 2021.
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03.
Determinación y efectos de la Ser residente fiscal o no tiene diferentes consecuencias a la hora
de preparar la declaración de renta de una persona natural; entre
residencia fiscal en las personas ellas, las obligaciones tributarias que debe cumplir, el tipo de
naturales información que debe reportar y el formulario a utilizar.
Conferencista
Luis Felipe Guarnizo
Duración
1 hora
Fecha de grabación
Julio 15 de 2021 Para visualizar esta Master Class
Fecha de última actualización Ingresa aquí
Julio 16 de 2021
04. La información que solicita la Dian a los terceros para

Consulta de información exógena en
realizar procesos de fiscalización y verificar la veracidad de
la Dian para la declaración de renta las declaraciones tributarias puede ser consultada por los
contribuyentes para verificar que los saldos que reporten en sus
Conferencista declaraciones tributarias sean correctos.
Alejandro Rodríguez Vásquez
Duración
45 minutos
Fecha de grabación
Julio 21 de 2021 Para visualizar esta Master Class
Fecha de última actualización Ingresa aquí
Julio 23 de 2021
05.
Certificado de ingresos y retenciones Las personas naturales pueden ser contribuyentes y declarantes
o contribuyentes y no declarantes. De acuerdo con esto, el
para no obligados a declarar renta certificado de ingresos y retenciones es un documento que las
personas naturales no obligadas a declarar deben expedir y
Conferencista tener como soporte ante las entidades que lo soliciten.
Efrén Leonardo Mejía Acosta
Duración
47 minutos
Fecha de grabación
22 de julio de 2021 Para visualizar esta Master Class
Fecha de última actualización
30 de julio de 2021
Ingresa aquí

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7 PRESUPUESTOS EN
TIEMPOS DE COVID-19
La ejecución presupuestal durante 2020 tuvo fuertes cambios; por tanto, es necesario
conocer cuáles son los pasos para realizar un presupuesto en tiempos de crisis.
D
urante el 2020 muchas entidades dieron prio- De acuerdo con los análisis relacionados con el sector y
ridad a formular respuestas que a corto plazo sus respectivas oportunidades y amenazas, se podrán
resultaran efectivas, por ello las modificaciones determinar las estrategias y opciones de crecimiento
presupuestales, como las proyecciones de ventas, de para detallar cuáles serán los objetivos de la empresa
recaudos y fuentes de financiación, fueron constantes y así proyectar expectativas acordes con la situación.
ante la incertidumbre del sector empresarial en el país.
Algunas de las medidas relacionadas con aspectos
En concordancia con lo anterior, para la elaboración y legales y especiales durante la pandemia podrán de-
ejecución de los distintos presupuestos en tiempos de terminar las expectativas de la empresa, por ejemplo,
crisis las empresas deberán tener en cuenta cada vez las actividades económicas asociadas al comercio de
más la importancia de los presupuestos flexibles. Esta alimentos en restaurantes deberán evaluar el impacto
flexibilidad está relacionada de forma directa con la económico y las estrategias a implementar dados los
disposición de la gerencia para realizar modificacio- decretos de toque de queda y pico y cédula, que se han
nes a las cifras y a los planes establecidos. Esto implica implementado en estos tiempos.
que las empresas tomen decisiones con mayor auto-
nomía, pero con altos riesgos, lo cual ha sido común Al mismo tiempo, esta etapa precedente a la elabora-
dados los escenarios de alta incertidumbre desde la ción deberá incluir el estado de operaciones del pe-
llegada del COVID-19. ríodo inmediatamente anterior, constituidas en este
caso por la ejecución del presupuesto y las medidas
En efecto, los presupuestos en tiempos de crisis se cla- tomadas durante 2020 con la llegada de la pandemia
sificarían como presupuestos flexibles y a corto plazo, al país; en consecuencia, se deberá contar con infor-
lo cual contribuye a que las empresas logren pronos- mación de procesos y medidas que hayan logrado ser
ticar sus ingresos, costos y gastos para controlar el útiles en las respuestas a la contingencia.
desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta que
pueden surgir modificaciones. Conoce las etapas para ETAPA 2. ELABORACIÓN
elaborar un presupuesto en tiempos de crisis.
Los presupuestos de operación, como por ejemplo el
ETAPA 1. PREINICIACIÓN presupuesto de ventas en tiempos de crisis, han teni-
do algunos cambios significativos dadas las activida-
Para empezar, en la elaboración de los presupuestos des beneficiadas y perjudicadas que hacen cambiar las
la entidad debe considerar el sector económico al cual expectativas de venta de ciertos sectores.
pertenece, toda vez que la pandemia, si bien ha afec-
tado de forma negativa el desempeño de ciertas ac- En esta etapa es importante realizar el estudio del
tividades económicas, también ha estimulado otras. punto de equilibrio, el cual permitirá conocer el nivel
Algunos ejemplos de actividades fortalecidas son las de ventas mínimo para que la empresa pueda cubrir
relacionadas con el sector financiero y la comercializa- sus costos y gastos, sean fijos o variables. En dicho es-
ción de productos de salud. tudio se identifican los costos y gastos tanto fijos como

PRESUPUESTOS EN TIEMPOS DE COVID-19
Volver al contenido
variables de los productos o servicios prestados por la Esta evaluación no solo pretende entender los hechos
empresa, así como sus precios de venta. pasados, también fundamenta una base para presu-
puestos y estrategias futuras.
Al calcular el punto de equilibrio se logra obtener un
soporte para la planeación operativa y financiera de Conoce nuestro checklist para la elaboración de presu-
la empresa. Lo siguiente a realizar sería determinar el puestos en tiempos de COVID-19:
volumen de ventas, el cual, en la mayoría de los casos,
se espera que sobrepase el punto de equilibrio para
Etapa 1. Preiniciación
que la empresa pueda generar ganancias. Definido lo
anterior, se plantean las estrategias para alcanzar lo
• ¿Cuál ha sido el crecimiento del sector económico
presupuestado.
al que pertenece la empresa?
ETAPA 3. EJECUCIÓN • ¿La empresa fue impactada por el COVID-19?
En esta etapa se ponen en marcha las estrategias enca- • ¿Las medidas del Gobierno nacional afectan la
minadas a cumplir los objetivos relacionados con las marcha de la empresa?
ventas, el recaudo y la financiación. No obstante, en
tiempos de contingencia es común que surjan algunos Etapa 2. Elaboración
cambios durante la ejecución, por ello es importante
la etapa 4. • ¿Cuál es el punto de equilibrio?
ETAPA 4. CONTROL Y EVALUACIÓN • ¿Cuál es el nivel de ventas esperado?

PRESUPUESTAL
• ¿Cuáles serán las estrategias para alcanzar las ven-
Durante la ejecución se deben realizar controles y tas y sus recaudos?
evaluaciones parciales al cumplimiento de las metas
planteadas en el presupuesto. En esta etapa se busca Etapa 3. Ejecución
identificar cuáles son las falencias o fortalezas en la
ejecución con el fin de poner a consideración las estra- • ¿Se están implementando las estrategias?
tegias planteadas o el presupuesto mismo.
• ¿Se observa constantemente el presupuesto?
En ocasiones, las empresas suelen ser muy optimis-
tas en sus presupuestos fundamentados en las pro- • ¿Se contrasta la realidad con lo presupuestado?
yecciones del crecimiento económico; sin embargo, la
Etapa 4. Control y evaluación presupuestal
pandemia del COVID-19 ha traído muchos cambios a
la economía mundial que deben ser evaluados en la
• ¿Hay desviaciones entre lo planeado y lo ejecutado?
primera etapa con el fin de no realizar modificaciones
sustanciales al presupuesto.
• ¿Se debe reconsiderar el presupuesto?
ETAPA 5. EVALUACIÓN FINAL • ¿Se deben modificar las estrategias?
Una vez el período presupuestado llegue a su final, la Etapa 5. Evaluación final

dirección o quien sea el encargado del cumplimiento
presupuestal deberá realizar un análisis definitivo al • ¿Los procesos y medidas fueron eficaces?
presupuesto elaborado y tener en cuenta los resulta-
dos presentados en los estados financieros. Aquí se • ¿Se cumplieron las metas?
podrá evaluar la eficacia de las estrategias y los proce-
sos implementados durante la ejecución. • ¿Qué debo tener en cuenta para el próximo período?

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8 PRESUPUESTO
PERSONAL
El equipo encargado de dirigir las compañías, que incluye a los socios, directivos y al con-
tador público, generalmente cuenta con un conocimiento extenso en materia de planea-
ción financiera que le permite trazar rutas y programas para alcanzar los objetivos dise-
ñados en pro del crecimiento y desarrollo de la organización. Sin embargo, en ocasiones,
cuando de finanzas personales se trata, no suele aplicar todo ese cúmulo de conocimien-
to. Por ello, a continuación profundizaremos en las ventajas e importancia de elaborar un
presupuesto personal, así como en los pasos necesarios para su desarrollo.
VENTAJAS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

PERSONAL
Contar con un presupuesto permite tener mejor organización al momento de administrar los recursos y pensar
en la eficiente planeación de la distribución de estos, ya que es una manera de plasmar el futuro financiero de
quien lo elabora con la expectativa de cumplirlo. Entre las ventajas en su implementación se encuentran:
CONOCER LAS FUENTES DE INGRESOS • Analizar cuáles son los gastos innecesarios de los
que se puede prescindir en primera medida en caso
Las personas por lo general no cuentan con una sola de emergencia.
fuente de ingresos, en especial cuando ejercen profe-
• Comprometerse con un uso eficiente de los recursos.
siones liberales como la del contador público. En esa
medida, mediante un presupuesto se puede: • Planear gastos en impuestos.
• Determinar el monto de ingresos percibidos mensual- • Revisar el extracto bancario mensual para verificar
mente para cubrir gastos, pagar deudas y ahorrar. el monto y uso de tus gastos e inversiones.
• Evaluar cuál es la principal fuente de ingresos (salarios, GUÍA PARA LA TOMA DE DECISIONES
consultorías, rendimientos financieros, dividendos…). FINANCIERAS
• Anticipar el monto de dinero con el que se cuenta Debido a que el presupuesto refleja el total de ingresos y
en un momento determinado. gastos que se estima recibir o destinar durante determi-
nado período, también permite establecer el excedente
CONOCER EN QUÉ SE GASTA O con el que se contará después de cumplir con la totalidad
INVIERTE EL DINERO de las obligaciones, el cual es útil reconocer al momento
de elaborar un plan de ahorro para emergencias, vaca-
Cuando se proyecta un manejo organizado del desti- ciones o incluso para emprender un proyecto personal,
no que se le dará a los ingresos es posible: como iniciar un negocio propio. En ese orden de ideas,
el ahorro puede invertirse en CDT, acciones y otros títu-
• Priorizar los gastos de manera que se cumpla con los que le permitan a la persona obtener rendimientos al
las obligaciones más importantes. tiempo que mantiene su ahorro para el futuro.

PRESUPUESTO PERSONAL
Volver al contenido
CONOCER EL RIESGO DE
ENDEUDAMIENTO
Como se mencionó, al medir los ingresos y gastos durante
determinado período es posible evaluar hasta qué punto
se puede incurrir en obligaciones financieras sin caer en
el riesgo de no disponer de los recursos suficientes para Modelo para proyectar y controlar el presupuesto
responder por ellas, pues con esta herramienta la persona personal del contador
puede estudiar el impacto que tomará cualquier decisión Presentamos este liquidador avanzado que permite
sobre su flujo de efectivo. De esa manera se puede mejorar controlar el presupuesto personal de un contador
y proteger la experiencia crediticia con la cual se cuenta. público u otra persona natural. Incluimos diferentes
gráficas e informes que ayudan a vislumbrar el
comportamiento de las salidas o entradas de efectivo
ORGANIZACIÓN de ahorro y endeudamiento.
Si se poseen negocios personales, es imprescindible sepa- Ingresa aquí
rar las finanzas del propietario de las del negocio, de for-
ma tal que unas y otras estén debidamente organizadas y
se pueda identificar la rentabilidad obtenida de cada una.
PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

PERSONAL
Para elaborarlo se deben tener claros los ingresos que AMORTIZAR EL PAGO DE IMPUESTOS
se estima recibir y los gastos que deben realizarse du-
La obligación del pago de los impuestos vehiculares,
rante el período. Así podrán desarrollarse metas de
prediales, de renta y la del Soat se conoce de antemano,
ahorro o inversión. pues se sabe que dichos costos deben cancelarse en al-
gún momento del año. Si no se destinan recursos especí-
LISTA DE INGRESOS ficos cada mes para solventarlos, al momento de realizar
el pago correspondiente quizá no se cuente con dinero
Estos se pueden clasificar en fijos, constantes y conoci- y por ello realizar el pago pueda generar dificultades en
dos, y en variables u ocasionales, que no se pueden co- otros rubros importantes de las finanzas no pagar impli-
nocer con exactitud desde antes. Es importante prome- caría que se generen reportes negativos a las centrales de
diarlos con base en la información de meses anteriores. riesgo, lo que puede afectar el historial crediticio.
Entre los posibles ingresos se encuentran los siguientes:
REALIZAR AJUSTES AL PRESUPUESTO
• Si es un trabajador dependiente: salario, primas de
Al final, cuando se proyecte el total de ingresos y gastos
servicios, cesantías, bonificaciones, comisiones. que se espera tener durante un período determinado, se
puede encontrar una diferencia entre ambos rubros. En
• Si es un trabajador independiente: honorarios, pa-
esos casos se deben tomar las medidas necesarias para lo-
gos por prestación de servicios. grar que dichos gastos se tramiten oportunamente.
• Ingresos financieros como intereses o dividendos. • Si gasta más de lo que recibe, se debe buscar un
equilibrio entre los hábitos de consumo, evitando
• Ingresos por arrendamientos. gastos innecesarios. También se puede optar por
estrategias como:
LISTA DE GASTOS - Pagar con tarjeta de crédito a una sola cuota, evi-
tando así el pago de intereses por financiación.
Entre estos gastos se encuentran aquellos relacionados
con alimentación, servicios públicos, planes de datos, - Aprovechar beneficios como la acumulación de
telefonía, salud y medicamentos, transporte, vestido, millas, la asistencia o los descuentos en almace-
nes específicos.
recreación, imprevistos y educación.
• Si quedara un excedente, entonces se tendría una
Otro grupo de gastos puede estar ligado al pago de base para empezar un ahorro que puede convertirse
tarjetas de crédito y cuotas de préstamos bancarios. en el capital para iniciar algún proyecto.

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9 PRESUPUESTO EN LAS
COPROPIEDADES
El presupuesto de la propiedad horizontal se elabora con el fin de tener un punto de par-
tida para la ejecución de los recursos en el año siguiente, por tanto, es importante identi-
ficar la oportunidad con la que se realiza.
E
l presupuesto debe ser elaborado por la admi- Por su parte, el presupuesto sirve como herramienta
nistración. El artículo 51 de la Ley 675 de 2001 para evaluar la eficiencia de la copropiedad. Dicha eva-
indica que el administrador debe convocar a la luación es realizada tanto por el consejo de administra-
asamblea de copropietarios y someter a su aprobación ción como por la asamblea de copropietarios pues, de-
el inventario, los estados financieros de fin de ejercicio pendiendo de los rubros asociados, se calcula la cuota
y el presupuesto de gastos e ingresos correspondiente que se deberá cancelar por cada casa o apartamento.
al nuevo período. Así, el presupuesto permite la evaluación de la gestión
de la administración, en la cual se utilizan como refe-
De esta manera se entiende que la responsabilidad rencia los rubros y asignaciones asociadas a la herra-
en la elaboración del presupuesto no es del contador mienta, además del índice de crecimiento del valor de
sino del administrador, sin desconocer que este último las unidades privadas y comerciales administradas.
puede apoyarse en el conocimiento técnico del conta-
dor en todo cuanto considere pertinente. A propósito, Si bien la Ley 675 de 2001 no indica exactamente los
consideramos que la norma (artículo 51 de la Ley 675 momentos en los cuales debe reportarse el presupues-
de 2001) es acertada en la materia, pues quién mejor to, en la práctica suele realizarse en la reunión de la
que el administrador de la copropiedad para determi- asamblea, días antes o en el momento cuando se le
nar y reflejar en el presupuesto las necesidades de esa envían los estados financieros de cierre de ejercicio al
entidad y de los copropietarios. consejo de administración.
RESPONSABILIDAD FRENTE A LA
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Sobre este tema, el Consejo Técnico de la Contaduría consiste en un resumen de los recaudos y desembol-
Pública –CTCP– afirma que las bases para elaborar el sos en los cuales incurrirá la entidad, en este caso la
presupuesto en una copropiedad son diferentes a las copropiedad, durante determinado período.
utilizadas para preparar los estados financieros de pe-
Por otra parte, el documento de ejecución presupues-
ríodos intermedios o de fin de ejercicio.
tal es un resumen que refleja las diferencias entre lo
proyectado y lo ejecutado. Para verificar las cifras pre-
La asamblea de copropietarios, cabe aclarar, es el ór- sentadas en el informe correspondiente a dicha ejecu-
gano encargado de aprobar el presupuesto anual de ción puede utilizarse la información consignada en los
ingresos y gastos de la copropiedad. Este presupuesto estados financieros.

PRESUPUESTO EN LAS COPROPIEDADES
Volver al contenido
Como tarea, el administrador de la copropiedad debe- 3. El presupuesto anual de gastos comunes se incre-
rá preparar y someter a consideración del consejo de mentará con un porcentaje de recargo no inferior al
administración el informe de ejecución presupuestal, 1 % con el fin de atender obligaciones o expensas
el cual generalmente presenta diferencias respecto al imprevistas (artículo 35 de la Ley 675 de 2001).
presupuesto aprobado, así como explicaciones de las
variaciones más importantes. 4. La asamblea general de copropietarios debe apro-
bar o improbar el presupuesto anual de ingresos
ASPECTOS NORMATIVOS y gastos (numerales 2 y 4 del artículo 38 de la Ley
675 de 2001).
El Concepto 350 de 2018 del Consejo Técnico de la
Contaduría Pública –CTCP– enumera los parámetros El CTCP en el Concepto 987 del 1 de noviembre de
que deben ser tenidos en cuenta para la elaboración 2018 menciona, respecto al presupuesto, que:
del presupuesto de una propiedad horizontal:
• Se elabora sobre la base de las entradas y salidas de
1. La elaboración corresponde al administrador de la caja, no sobre el modelo de causación o devengo.
copropiedad (numerales 1 y 4 del artículo 51 de la
Ley 675 de 2001). • Cuando al final de un período presupuestal existan
excedentes de efectivo que no hayan sido comprome-
2. Debe presentarse, además del presupuesto, la eje- tidos para cancelar otras obligaciones, dicho sobrante
cución presupuestal, que es la comparación del –no podrá corresponder a los recursos destinados para
presupuesto aprobado respecto del ejecutado (nu- el fondo de imprevistos– será el punto de partida para
meral 4 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001). la elaboración del presupuesto del año siguiente.
COMPONENTES DEL PRESUPUESTO

A continuación, mencionamos los elementos, indica- su participación en la asamblea y su cuota de admi-
dores y rubros que se deben tener en cuenta para ela- nistración; como establece el capítulo 7 de la Ley 675
borar un presupuesto. de 2001, en el reglamento de la propiedad horizontal
deben estar estipulados los coeficientes de los bienes
INGRESOS que integran el conjunto o edificio calculados con base
en el área construida de cada bien privado respecto al
En las propiedades horizontales se establecen cuotas área total de la entidad.
de administración que deben asumir los dueños de
cada bien inmueble. Por lo general estas son el único Cuando todos los inmuebles tienen el mismo tamaño
ingreso fijo de este tipo de entidad. en metros cuadrados, por regla general tendrán una
cuota de administración del mismo valor toda vez que
Las cuotas de administración tienen la finalidad de los coeficientes de copropiedad serán iguales. Así, si
cubrir gastos de la colectividad, como la contratación hay inmuebles más grandes que otros, necesariamen-
de personal de vigilancia y seguridad para las zonas te los coeficientes de propiedad serán distintos, de
comunes internas y externas de la copropiedad; el esta manera variará también el valor correspondiente
pago a los trabajadores que hacen mantenimiento y a la cuota de administración de cada uno.
reparación de daños en zonas comunes (jardineros,
electricistas, ascensoristas, plomeros y aseadores); el Cuando se considere necesario, se podrá determinar
pago de los servicios públicos de las zonas comunes libremente un porcentaje de aumento en las cuotas
como pasillos, escaleras, parqueaderos, espacios verde administración. La legislación nacional no estable-
des, porterías, muros externos, etc.; y el ahorro para ce ningún tipo de tarifa para el incremento, toda vez
la reserva del fondo de imprevistos de la que trata el que dicha decisión depende directamente del máximo
artículo 35 de la Ley 675 de 2001 (ver página 61). órgano decisorio, es decir, de la asamblea general de
copropietarios.
Cálculo de la cuota de administración
Para determinar el incremento con el cual se afectará
Los coeficientes de copropiedad son índices que de- la cuota de administración en una propiedad horizon-
terminan la contribución porcentual de cada uno de tal se debe evaluar el monto que resulta de la compa-
los copropietarios a la copropiedad, es decir, definen ración del presupuesto del período actual con el del

EJERCICIO DE LA REVISORÍA FISCAL: RESPONSABILIDADES, PAPELES DE TRABAJO Y DICTÁMENES
Volver al contenido
inmediatamente anterior. En ese sentido, el incremen- Servicios domiciliarios

to depende de forma directa de los ingresos requeri-
dos para la existencia, seguridad y conservación de los Están relacionados con el consumo o uso de energía eléc-
bienes comunes de la copropiedad, y es la asamblea trica, gas, acueducto, alcantarillado. A propósito, es per-
de copropietarios el ente encargado de aprobar el pro- tinente tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
yecto de presupuesto que propone el administrador.
Es decir, la asamblea es quien controla dicha variación • Realizar una validación periódica del comporta-
y por ende la tarifa final de la cuota de administración. miento de los consumos de las zonas comunes.
Para esto puede utilizarse un cuadro de Excel don-
En consecuencia, al calcular el incremento en el sa- de se registren los consumos según su unidad de
lario de los empleados de la copropiedad, los servi- medida (metros cúbicos o kilovatios) y las observa-
cios públicos, las inversiones que se requiera efectuar ciones sobre posibles fugas de agua, daños en tube-
(piscinas, jardines, seguridad o vigilancia, etc.) y las rías de gas natural o acueducto, entre otras.
reparaciones de bienes comunes (ascensores, gradas,
pasillos, etc.), dichos conceptos determinarán cuál • Revisar si algún copropietario está conectado a
será el porcentaje en que incrementarán las expensas una zona común que afecte el consumo general, o
comunes (ver página 61) y, por ende, el porcentaje de si algún daño o instalación en una zona común está
incremento en las cuotas de administración. afectando a un copropietario.
Es importante tener en cuenta que en los edificios
donde exista ascensor los gastos por su mantenimien- • Se deben tener en cuenta aspectos que permitan
to, reparación, etc., no deben ser distribuidos e inclui- ahorrar, como utilizar bombillos LED y optimizar
dos en las cuotas de administración de las viviendas o el consumo de agua.
locales ubicados en el primer piso, pues generalmente
los copropietarios de dicho nivel no lo utilizan. Sin Mantenimiento y reparaciones
embargo, dicha indicación debe quedar establecida en
el reglamento de la propiedad horizontal. Este tipo de servicios están relacionados con la revi-
sión continua del buen funcionamiento de ascensores,
EGRESOS Y RESERVAS redes telefónicas o inalámbricas, plantas eléctricas,
puertas de acceso a vehículos o peatones, tanques de
A diferencia de los ingresos que suelen provenir de la agua y piscinas, azoteas, cajas de residuos, aires acon-
misma fuente en todas las propiedades horizontales dicionados, repuestos, extintores, entre otros elemen-
(las cuotas de administración), los egresos y reservas tos. Con el propósito de efectuar esos mantenimientos
dependen del tipo de entidad y de las decisiones que y reparaciones es necesario:
tome la asamblea de copropietarios. Los siguientes
son los casos más comunes: 1. Evaluar las características, depreciación y vida útil de
los equipos que deben ser revisados periódicamente.
Egresos o gastos administrativos fijos
2. Construir un plan anual de mantenimiento que
Corresponden a las obligaciones que se pactan a tra- permita:
vés de un contrato, como servicios de asesoría conta-
ble, revisoría fiscal, asesoría jurídica, administración, - Que los copropietarios evalúen la gestión de la
etc. Los incrementos o decrementos en estos valores administración en relación con los equipos y re-
generalmente son acordados y no están supeditados cursos de la copropiedad.
a un indicador económico específico (en algunos ca-
sos se tiene en cuenta la variación del salario mínimo - El cumplimiento de la normatividad; por ejem-
mensual legal estipulado cada año). plo, en el caso de las piscinas, que el agua esté
limpia y sana, que exista un botiquín, flotadores,
Servicios permanentes y fijos letreros de colores llamativos sobre alertas de
profundidad, que exista cerca de la piscina un te-
Se pueden identificar porque la copropiedad los re- léfono o citófono, etc.
quiere de forma constante y por lo general no existe
una fluctuación muy alta entre los valores solicitados - Que se puedan presupuestar valores aterrizados.
mes a mes. Generalmente el rubro más grueso del pre-
supuesto está en este tipo de elementos que son, por - Maximizar los esfuerzos del equipo de trabajo
ejemplo, la compra de seguros y el pago de servicios en la prevención del riesgo y no en la corrección
de vigilancia y aseo para las zonas comunes. de daños.

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FONDO DE IMPREVISTOS Por corresponder a recursos de uso restringido que

requieren aprobación del consejo de administración
De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, la co- para ser utilizados, los dineros del fondo de imprevis-
propiedad debe constituir un fondo para atender las obli- tos deben mantenerse en cuentas especiales, separa-
gaciones o situaciones que se presenten de forma inespe- dos de los capitales de libre disposición, de tal forma
rada sin recurrir a la solicitud de aportes extraordinarios que se facilite su control y gestión. Debido a que esta
(ver página 62). El fondo de imprevistos se forma con el partida se forma con el presupuesto de ingresos y gas-
1 % del presupuesto anual de ingresos y gastos de la co- tos, es pertinente que la asamblea solicite que se efec-
propiedad. Estos recursos provienen de las cuotas ordina- túe una reserva patrimonial igual al valor acumulado
rias que cobra la copropiedad a cada uno de los copropie- en el fondo proveniente de los resultados del período.
tarios y hacen parte de los flujos ordinarios de la misma.
Pese a que el fondo de imprevistos tiene como con-
Cuando el monto recaudado en el fondo de impre- trapartida una cuenta patrimonial (excedentes de
vistos ascienda al 50 % del presupuesto de ingresos y períodos anteriores o reservas), su utilización debe
gastos anual, la asamblea general puede decidir sus- afectar el estado de resultados y luego, cuando los re-
pender su recaudo. Para la utilización del fondo de sultados se trasladen al patrimonio, incidir también
imprevistos es necesaria la aprobación del consejo de en las cuentas de ganancias retenidas o reservas al
administración de la copropiedad. cierre del período.
EXPENSAS COMUNES NECESARIAS,

OBLIGATORIAS Y EXTRAORDINARIAS
Cada copropiedad debe evaluar su composición fi- EXPENSAS COMUNES NECESARIAS
nanciera y operativa a fin de determinar el marco nor-
mativo que le corresponde aplicar. Aunque es común Las expensas comunes encuentran su base jurídica en el
que cumplan los requisitos para pertenecer al grupo 3, artículo 29 de la Ley 675 del 2001, el cual menciona que:
algunas podrían superar los límites de esa categoría y
tener que aplicar el Estándar para Pymes. (…) Los propietarios de los bienes privados de un edificio
o conjunto estarán obligados a contribuir al pago de las
En todo caso, la contabilización de las operaciones que expensas necesarias causadas por la administración y la
generan flujos de efectivo en las copropiedades no tie- prestación de servicios comunes esenciales para la exis-
ne diferencias significativas entre uno y otro grupo de tencia, seguridad y conservación de los bienes comunes,
Normas de Información Financiera. Veamos. de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.
Así cada copropiedad establece, de acuerdo con su

presupuesto anual de gastos, el monto de las expensas
comunes necesarias con el cual deben contribuir todos
y cada uno de los copropietarios.
En la mayoría de los casos las expensas necesarias son

Contabilidad en propiedades horizontales exigibles en alícuotas mensuales, por lo cual la copro-
En este Especial Actualícese se exponen los piedad elabora las respectivas facturas al inicio de cada
lineamientos o requerimientos vigentes sobre la mes y debe reconocer inmediatamente los ingresos y
forma como debe ser llevada la contabilidad de las
las cuentas por cobrar a cada uno de los copropietarios.
propiedades horizontales.
Encontrarás respuesta a las inquietudes más frecuentes EXPENSAS COMUNES OBLIGATORIAS

alrededor de este tema y ejemplos prácticos sobre
las principales transacciones que desarrollan las
propiedades horizontales.
Son aquellas creadas por la asamblea general de co-
propietarios diferentes de las expensas necesarias. Es-
Ingresa aquí tos conceptos son exigibles en favor de la copropiedad
y deben ser reconocidos como ingresos de acuerdo
con las instrucciones de la asamblea, generalmente
con una periodicidad mensual.

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EXPENSAS COMUNES • Cuota extraordinaria para la adquisición o mejora

EXTRAORDINARIAS de bienes desafectados: para el tratamiento de este
tipo de aportes el CTCP propone que el valor fac-
Además de las expensas comunes necesarias, la asam- turado por la copropiedad se reconozca como una
blea general de copropietarios puede establecer este cuenta por cobrar a los propietarios y un pasivo por
tipo de aportes siempre que cuente con la aprobación ingresos diferidos. Cuando la copropiedad adquie-
de las mayorías establecidas en la ley y en el regla- ra, construya o mejore el bien desafectado, entonces
mento interno. dará de baja al efectivo por la cuantía gastada y reco-
nocerá un activo en sus estados financieros.
La contabilización de estas expensas depende de la fi-
nalidad con la cual se hayan establecido. El Consejo Luego, a medida que el activo se deprecie a lo lar-
Técnico de la Contaduría Pública ha identificado por go de su vida útil, la entidad debe amortizar el
lo menos cuatro tipos de cuotas extraordinarias y ha pasivo reconocido inicialmente. La idea es que la
instruido sobre su contabilización en la Orientación amortización del ingreso diferido sea equivalente
Técnica N° 15. Veamos. a la alícuota de amortización del activo adquirido,
construido o mejorado, de tal manera que al final
• Expensas extraordinarias para cubrir déficits de la de la vida útil del activo se haya amortizado tam-
operación: estos recaudos se presentan, por ejem- bién el pasivo.
plo, cuando las colectas de cuotas ordinarias son
insuficientes para cubrir los gastos de la copropie- • Cuota extraordinaria para la adquisición de bie-
dad, por lo cual se hace necesario un aporte adicio- nes muebles: sobre estos casos el CTCP opina que
nal por parte de los copropietarios. las cuotas extraordinarias deben reconocerse como
un ingreso diferido, el cual se amortizará contra re-
Este tipo de expensas extraordinarias deben reco- sultados a medida que se deprecie el activo adqui-
nocerse como un ingreso, así como se reconocen las rido con estos fondos.
ordinarias.
Es importante señalar que la responsabilidad del co-
• Cuota extraordinaria para adquirir nuevos activos bro de las expensas anteriores es de la administración
no desafectados o para mejorar los existentes: si el de la propiedad horizontal o copropiedad y no del re-
aporte adicional está orientado a la construcción o visor fiscal o contador público.
mejoramiento de bienes esenciales o no esenciales
que no serán desafectados, el CTCP propone que
se contabilicen estos recaudos de manera similar a
como se procede con un contrato de construcción
de margen cero.
En el momento de la emisión de las facturas la en-

tidad reconocería una cuenta por cobrar a los co-
propietarios con abono a un pasivo por ingresos
diferidos.
A medida que se ejecuta la obra para la cual fueron

recaudados los recursos, la entidad reconocerá los Además de las cuotas de administración, ¿qué otro
desembolsos como gasto y el ingreso diferido se re- tipo de ingresos se podrían considerar dentro del
presupuesto de una copropiedad?
conocerá en el estado de resultados en proporción
con los trabajos ejecutados. Se espera que el resul- Ingresa aquí
tado de esta transacción sea cero.
No es pertinente que la copropiedad reconozca un

activo en sus estados financieros por la construc-
ción de un bien común no desafectado, sea esencial
o no esencial. Estos activos lo que generan es un
incremento general en el valor de la propiedad de
cada uno de los copropietarios.

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Expensas comunes necesarias y expensas comunes extraordinarias
Interrogante Expensas comunes necesarias Expensas comunes extraordinarias

La subvención de los servicios necesarios
No están destinadas al cumplimiento del
para la existencia, seguridad y conservación
objeto social de la propiedad horizontal.
de los bienes comunes del edificio o conjun-
Son erogaciones aplicadas al cubrimiento
to. Dentro de dichos servicios se cuentan los
de necesidades imprevistas surgidas de
¿Cuál es su destinación? de mantenimiento, reparación, reposición,
situaciones particulares.
reconstrucción y vigilancia.
Un ejemplo pueden ser las erogaciones re-
Por lo anterior, se entiende que estas expen-
queridas para la adición de algún elemen-
sas están destinadas al cumplimiento del ob-
to o parte de la estructura de un edificio.
jeto social de la propiedad horizontal.
¿Quién las aprueba? La asamblea general de copropietarios. La asamblea general de copropietarios.
Para su aprobación se debe citar a los pro-
Se aprueban con el presupuesto presentado pietarios de los bienes privados del edifi-
en la asamblea ordinaria de la copropiedad, cio o conjunto a una reunión extraordina-
en la fecha establecida en el reglamento. En ria pues, como se mencionó, su necesidad
caso de que la fecha no se haya establecido se origina en situaciones particulares.
¿Cuándo se aprueban?
en el reglamento se deberá acordar; la apro- Estas cuotas, aunque tengan el carácter
bación o desaprobación se llevará a cabo de necesarias, se consideran expensas
dentro de los tres meses siguientes al corte comunes extraordinarias pues no hacen
de cada período presupuestal. parte del presupuesto anual del edificio
o conjunto.
Para poder sesionar se requiere que la asis-
tencia de los propietarios de bienes privados
represente más de la mitad de los coeficien-
Se requiere la presencia del 70 % de los
¿Cuál es el quórum y la mayo- tes de propiedad totales.
coeficientes de copropiedad para decidir
ría decisoria necesaria para
Se aprueban con la mayoría simple de los si se aprueba o no la cuota de administra-
su aprobación?
asistentes, es decir, la mitad más uno. ción extraordinaria.
No importa qué tipo de aspecto se apruebe
en tanto sean expensas comunes necesarias.
De acuerdo con los coeficientes de copropie- De acuerdo con los coeficientes de copro-
¿Cómo se calcula la cuota? dad o por los módulos de contribución; no piedad o por los módulos de contribu-
por cuotas iguales. ción; no por cuotas iguales.
ERRORES COMUNES AL REALIZAR UN

PRESUPUESTO
El seguimiento del presupuesto debe realizarse de for- sensores a los pasillos, de manera que las luces estén
ma mensual y debe existir una excelente comunicación apagadas cuando no haya movimiento.
entre el administrador y el contador para que se iden-
tifiquen de forma precisa las partidas relacionadas con A continuación, encontrarás algunos de los errores
las transacciones que surjan en la copropiedad. Se re- que se suelen presentar al realizar un presupuesto:
comienda realizar un informe periódico de la ejecución
presupuestal, llevar en debida forma los libros auxilia- • Se le delega la labor al contador. El administrador
res de ingresos y gastos, incluir notas explicativas de se desentiende de su responsabilidad en el proceso.
las variaciones de estos y realizar un análisis del flujo
de caja de la copropiedad; así como también identifi- • El presupuesto se elabora con base en los de años
car las situaciones que pueden generar disminución de anteriores, pero sin tener en cuenta los resultados
gastos en períodos siguientes. Por ejemplo, incorporar de la ejecución de estos.

Volver al contenido
• Se utilizan indicadores económicos para actualizar

todos los rubros de los presupuestos sin evaluar
cada componente de forma individual o dejando
de utilizar indicadores actualizados.
• No se tienen en cuenta las nuevas necesidades de

la copropiedad. Por ejemplo, si ocurriera que se
requiriera mayor presupuesto para realizar cam-
bios en la piscina y se omitieran esas peticiones
por elaborar el presupuesto con base en los de
años anteriores. Sabemos que solo en el marco de una asamblea
es posible cambiar el presupuesto y aprobarlo. ¿El
administrador puede cambiar rubros y trasladarlos, o
• Los estados financieros se construyen dos o tres para ello tiene que consultar? ¿El rubro de imprevistos
meses después del cierre del período, impidien- es de dominio del administrador o este tiene que
do el cumplimiento del principio de oportunidad demandar su uso?
y, aunque la generalidad en las copropiedades es Ingresa aquí
que la evaluación del presupuesto y de los estados
financieros se lleve a cabo un trimestre después,
eso no quiere decir que la medida sea correcta.
Un presupuesto no debería ser presentado un tri-
mestre después cuando los copropietarios ya han
entregado varias cuotas de administración del pe-
ríodo en curso.

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LIQUIDADOR DE PRESUPUESTO
DE COPROPIEDAD O EDIFICIO
RESIDENCIAL
E
l presupuesto de una copropiedad es el punto de ¿PARA QUÉ SIRVE?
partida a partir del cual se ejecutarán los ingre-
sos, costos y gastos de un período, por lo que es Este liquidador te permite ingresar fácilmente los datos
de vital importancia que sea elaborado con especial asociados a los egresos fijos y variables. A partir de esa
detalle para evitar: información se podrá calcular el nivel de ingresos que
necesita la copropiedad para suplir estas erogaciones
y, a su vez, aportar al fondo de imprevistos, tomando
• Errores en la proyección de costos y gastos, los cua-
como referencia la cuota de administración que este li-
les den lugar a erogaciones que no se puedan su-
quidador provee automáticamente. Adicionalmente, el
plir por escasez de recursos. liquidador incluye una hoja de seguimiento al gasto en
servicios públicos para realizar un control de los consu-
• Errores en el cálculo de la cuota de administración
mos que realiza la copropiedad mes a mes.
correspondiente para cada copropietario.
Con esta herramienta puedes obtener diferentes informes:
• Ignorar una determinada necesidad de la copropie-
dad que deba ser incluida en el presupuesto. • “Por concepto”: detalla cuál ha sido el valor pro-
yectado y ejecutado de cada uno de los ingresos y
• Un desaprovechamiento de los recursos. egresos operacionales y no operacionales de la co-
propiedad.
• El incumplimiento de obligaciones con terceros, • “Total de ingresos y egresos”: expone el total de ingre-
sean prestadores de servicios o empleados. sos o egresos proyectados y ejecutados en cada año.
• Inconvenientes con copropietarios por la desaten- • “Cuotas de administración”: evidencia qué valor
ción o negligencia de la administración. corresponde a la cuota de administración proyec-
tada en cada año.
• Confusiones para el contador a la hora de determi- • “Consumo”: permite revisar, de acuerdo con cada
nar el concepto al cual aplicar los costos o gastos. rubro asociado a servicios públicos y domiciliarios,
cuál ha sido el consumo en cada año.
• Incrementos innecesarios en el consumo de servi-
cios públicos, servicios de mantenimiento u otros. Con ayuda de esta herramienta lograrás:
• Conocer paso a paso cuáles datos se requieren para
Reconociendo la importancia de la elaboración de un realizar la elaboración de un presupuesto.
presupuesto pormenorizado, compartimos esta prác-
• Identificar cuáles rubros tienen más peso en los
tica herramienta diseñada en Excel, la cual incluye un
egresos requeridos por la copropiedad.
manual detallado en el que se puede verificar paso a
paso el funcionamiento del liquidador y acompañar el • Hacer un seguimiento de los consumos de servi-
proceso de elaboración del presupuesto de una copro- cios públicos de la copropiedad.
piedad de principio a fin. • Calcular el rubro requerido de ingresos y la cuota de
administración correspondiente a cada copropietario.
Ingresa aquí
• Obtener diferentes informes de cada año.

ANEXO 1
Volver al contenido
¿QUÉ INCLUYE
Y CÓMO FUNCIONA?
Al ingresar al liquidador se encon-
trarán cuatro botones que permiti-
rán navegar fácilmente en las hojas
del Excel:
Presupuesto de copropiedad
En esta hoja se podrán ingresar

todos los rubros asociados al pre-
supuesto de una copropiedad.
Hemos expuesto en detalle los
ingresos y egresos que considera-
mos podrían presentarse en una
copropiedad de uso residencial; si
se considera que alguno no se en-
cuentra allí descrito, le sugerimos
recurrir a la celda de “otros” ubi-
cada al final de cada grupo.
Presentamos la información del presupuesto dividiendo los ingresos y egresos como “operacionales” y “no ope-
racionales”; recuerde que, al momento de realizar la contabilidad, la presentación de los rubros asociados al esta-
do de resultados podrá llevar estas mismas denominaciones, siempre y cuando se logre evidenciar cuáles están
asociados a ingresos por actividades ordinarias y cuáles a ganancias.
Cada rubro asociado al presupuesto ejecutado o proyectado viene acompañado de un porcentaje que repre-
senta la participación de dicho rubro en el subtotal al cual pertenece.

LIQUIDADOR DE PRESUPUESTO DE COPROPIEDAD O EDIFICIO RESIDENCIAL
Volver al contenido
Cuota de administración
Esta hoja permite calcular la cuota
de administración correspondien-
te a cada copropietario. El cálcu-
lo se ha diseñado con base en lo
estipulado en el artículo 26 de la
Ley 675 de 2001. Para aplicarlo se
requiere diligenciar el área en me-
tros cuadrados del apartamento o
casa y su parqueadero (si no hay
parqueadero se debe poner un
cero en su lugar).
En esta hoja también se podrán
crear nuevos años para la proyec-
ción de la cuota de administración. Recomendamos crear nuevos años al diligenciar totalmente el “Año 1” para
que este formato copie y pegue los registros. Si los datos de algún copropietario llegan a cambiar de un año a
otro, esta información se podrá editar sin problema.
Cada año presenta una cuota de administración distinta, el resultado de esta dependerá del total de egresos
sumado al fondo de improvistos del presupuesto del año proyectado (cifra extraída de la sumatoria de diferen-
tes egresos del presupuesto alojado en la hoja “Presupuesto de copropiedad”). Lo anterior quiere decir que en
primer lugar debe diligenciarse todo el presupuesto de egresos y fondo de improvistos, de esta forma se podrá
conocer cuál será el total de cuotas de administración proyectadas.
Revisión del consumo
En esta hoja podrás alojar el deta-

lle del consumo que ha realizado
la copropiedad en cuanto a acue-
ducto, alcantarillado, energía, aseo
integral, alumbrado público y gas
natural.
Informes
En esta hoja de cálculo se alojan di-
ferentes botones que permiten ob-
tener los siguientes informes:

ANEXO 1
Volver al contenido
• Por concepto: a través de este in-

forme se puede conocer el total
presupuestado y ejecutado de
cada uno de los ingresos o egresos
operacionales y no operacionales.
Seleccione si va a consultar un
ingreso o egreso y la clasificación
de este como operacional o no
operacional, luego seleccione el
concepto de la lista desplegable y
el informe arrojará los resultados.
• Total de ingresos y egresos: en

este informe puede visualizar-
se el total de ingresos o egresos
proyectados y ejecutados para
todos los años.
• Cuotas de administración: en
este informe se podrá percibir
cuál ha sido el total de cuotas
de administración proyectadas
en todos los años.
Si en el informe la información
del año aparece como “No dis-
ponible”, es porque no se ha
generado el año desde el botón
“Agregar otro año” de la página
“Presupuesto de copropiedad”.

LIQUIDADOR DE PRESUPUESTO DE COPROPIEDAD O EDIFICIO RESIDENCIAL
Volver al contenido
• Consumo: en este informe se po-

drá visualizar para cada uno de
los rubros asociados a servicios
públicos y domiciliarios (acue-
ducto, alcantarillado, energía,
aseo integral, alumbrado públi-
co o gas natural) cuál fue el pago
total realizado en todos los años.
Manual de usuario
En este se encuentra una descripción del contenido y funcionamiento de cada hoja de cálculo, estas últimas
acompañadas de imágenes que guían la experiencia con la herramienta.
Actualícese video
Por último, esta herramienta incluye material relacionado en las hojas “Actualícese Video” y “Editoriales rela-
cionados”, que permitirán conocer al detalle más información al respeto:
• ¿Cuáles son las responsabilidades del revisor fiscal, el contador y el administrador de la copropiedad?
• ¿Cómo realizar un control de los egresos e ingresos de la copropiedad?
• ¿Cómo se calculan las cuotas de administración que corresponden a cada propietario?
• ¿Qué se debe atender en una copropiedad en la etapa de mitigación del COVID-19 y en la posterior?

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MODELO PARA PROYECTAR Y

CONTROLAR EL PRESUPUESTO
PERSONAL DEL CONTADOR
A
sí como se espera que el contador tenga especial Con ayuda de esta herramienta se logrará:
cuidado en la elaboración del presupuesto de
cualquier cliente, también se espera que man-
tenga un control estricto sobre sus propias finanzas. Al • Conocer paso a paso el impacto de cada rubro aso-
respecto, hay muy pocos profesionales de la disciplina ciado a los egresos sobre el efectivo disponible.
contable capaces de controlar el registro de las fuentes
de las que están percibiendo sus ingresos brutos en
cada período y al mismo tiempo detallar a cuántos ru- • Identificar cuáles rubros tienen más peso en el total
bros o conceptos están destinando tales recursos. de entradas o salidas de efectivo mes a mes.
Ante ese escenario se hace imperativo que el contador

le destine un tiempo cada quincena al planteamiento • Hacer un seguimiento quincenal de los “gastos hor-
del control de su presupuesto, para que de esa forma miga” a los cuales, usualmente, son a los que menos
tenga éxito en el manejo de sus finanzas personales. atención se presta y que, en realidad, pueden repre-
Está comprobado que registrar sus ingresos y egresos sentar un rubro importante del total de egresos.
(y el destino de cada rubro) le permite al contador me-
jorar su capacidad de ahorro, evidenciar sus priorida-
• Identificar si se está realizando un efectivo uso de
des y eliminar los denominados “gastos hormiga”.
los recursos obtenidos mes a mes.
¿PARA QUÉ SIRVE?
• Determinar si se está ante una situación de iliqui-
La presente herramienta ha sido elaborada para ayudar dez o si por el contrario existe un adecuado manejo
a aquellos contadores o personas con el deseo de empe- de los ingresos.
zar a organizar su presupuesto quincenal. En ella se han
planteado a manera de ejemplo los conceptos por en-
tradas y salidas reales de efectivo que puede enfrentar • Identificar si el endeudamiento se encuentra en un
con mayor frecuencia un profesional de la contaduría u nivel aceptable.
otra persona natural. De esta manera se puede observar
si al iniciar y finalizar cada quincena el flujo de efectivo
arroja un saldo positivo o si, por el contrario, dicho flujo • Identificar si existe la opción de realizar un ahorro
es negativo, con lo cual habría la necesidad de pensar mayor o una inversión.
en reducir gastos o acudir a solicitar préstamos o refi-
nanciaciones de los créditos tenidos a la fecha.
• Revisar los incrementos o decrementos que presen-
Ingresa aquí ta el acumulado de efectivo mes a mes.

MODELO PARA PROYECTAR Y CONTROLAR EL PRESUPUESTO PERSONAL DEL CONTADOR
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¿QUÉ INCLUYE
Y CÓMO FUNCIONA?
Este modelo incluye un liquidador
de Excel que contiene las siguien-
tes hojas de cálculo:
Menú
En esta hoja se encuentra un prác-

tico menú que ayudará a navegar
rápidamente por las diferentes ho-
jas que componen la herramienta.
Entradas de efectivo
Esta hoja de cálculo proyecta el

dinero líquido disponible al inicio
de cada quincena (sea que se tenga
en las cuentas bancarias o en efec-
tivo) y el flujo de efectivo que se
ingresa cada quincena, mostrando
finalmente el total de las entradas
de efectivo percibidas y el total de
efectivo disponible antes de efec-
tuar los egresos.
Cabe anotar que en esta hoja se puede cambiar el nombre de las columnas –por ejemplo, “Mes 1 (1 al 15)” por
“Enero (1 al 15)”–, a fin de que exista un mayor control al momento de revisar las gráficas de hojas posteriores.

ANEXO 2
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Salidas de efectivo
En esta hoja se describen diferentes

egresos que representan salidas de
efectivo. Por ejemplo:
• Descuentos por salud y pensión.
• Descuentos por retenciones en la
fuente.
• Servicios públicos.
• Plan de datos, telefonía y tele-
visión.
• Alimentación.
• Artículos de aseo.
• Arriendo.
• Pago de tarjeta de crédito.
• Pago de cuotas de préstamo
(personal, vivienda o vehículo).
• Pago mensualidad del colegio.
• Mesadas de los niños en el cole-
gio.
• Pago de aportes a cooperativas y
fondos.
• Plan médico y salud.
• Ahorro.
• Pago gasolina, taxis o buses.
• Viajes.
• Entretenimiento.
• Regalos.
• Ropa y calzado.
• Actividad física (gimnasio o deportes).
• Cuidado de mascota.
• Otros gastos extraordinarios.
A partir de estos datos se puede conocer el total de salidas de efectivo en cada quincena y mes, el dinero so-
brante o faltante mensual (considerando solo las entradas de efectivo realizadas en determinado mes), cuánto
representa dicho sobrante o faltante con respecto al ingreso obtenido en el mes y, por último, el total de efectivo
disponible luego de efectuar los egresos.

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Segmentación de entradas de
efectivo
Teniendo como referencia los datos
de la hoja “Entradas de efectivo”,
aquí se genera un reporte de la in-
formación resumida en diferentes
gráficas, como las siguientes:
• Entradas de efectivo por quin-

cena: se puede evidenciar el
monto de efectivo percibido por
cada concepto en todas las quin-
cenas. En el primer ítem se en-
cuentra el dinero líquido dispo-
nible al inicio de cada quincena (teniendo en cuenta el acumulado de efectivo de meses anteriores), y en los
demás ítems los ingresos obtenidos en cada quincena por diferentes conceptos.
• Totales: se observa el total de entradas de efectivo percibidas en cada una de las quincenas con relación al
total del mes, discriminando en azul la primera quincena, en rojo la segunda y en verde el total del mes.
• Efectivo disponible antes de efectuar los egresos: a través de un histograma se accede al monto dispo-
nible en cada quincena (teniendo en cuenta el acumulado de períodos anteriores) antes de efectuar los
respectivos egresos.
Segmentación de salidas de
efectivo
Teniendo como referencia los da-
tos de la hoja “Salidas de efectivo”,
aquí se genera un reporte de la in-
formación, resumida en diferentes
gráficas, como las siguientes:
• Salidas de efectivo por quince-

na: se puede evidenciar el monto
de efectivo por cada concepto de
los egresos en los que incurrió el
contador en cada quincena.
• Totales: presenta el total de sa-

lidas de efectivo en cada una
de las quincenas con relación al
total del mes, discriminando en
azul la primera quincena, en rojo la segunda y en verde el total del mes.
• Efectivo disponible después de efectuar los egresos: a partir del dinero disponible de los meses anteriores, esta
gráfica permite identificar cuánto es el efectivo que se ha logrado acumular mes a mes. Si se presentaran algunos
egresos significativos inesperados, se podrá percibir una fluctuación considerable en el registro de la gráfica.

ANEXO 2
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Informes generales
En esta hoja de cálculo se ubican
dos gráficas:
• Efectivo sobrante (o faltante)

del mes: gracias a esta gráfica se
puede comparar, por cada uno
de los meses, el dinero faltante
o sobrante percibido en la hoja
“Salidas de efectivo”. Este valor
es la diferencia entre las entradas
y salidas de efectivo.
• ¿Cuánto representa dicho so-

brante (o faltante) con respec-
to al ingreso bruto del mes?:
como su nombre lo indica, en
esta gráfica se puede compa-
rar, por cada uno de los meses,
cuánto representa el dinero fal-
tante o sobrante percibido en la
hoja “Salidas de efectivo” con
relación al total de efectivo que
ingresó en cierto mes.
Alertas
Esta hoja de cálculo contiene dos

semáforos diseñados con base en
la información suministrada por
Asobancaria y algunas entidades
financieras; estos representan las
siguientes categorías:

Volver al contenido
Control del ahorro
Con este semáforo puede llevarse un control del ahorro. Dependiendo del color obtenido, el semáforo indicará
el nivel de ahorro:
Verde: la diferencia entre las entradas y salidas de efectivo, sin incluir el valor destinado al ahorro, es mayor al
10 % de las entradas de efectivo. Es posible ahorrar el 10 % o más del valor recibido por concepto de ingresos.
Amarillo: la diferencia entre las entradas y salidas de efectivo, sin incluir el valor destinado al ahorro, se en-
cuentra entre el 0 % y 10 %. Se debe tener cuidado, ya que este es un nivel bajo de capacidad de ahorro.
Rojo: las salidas de efectivo son mayores a las entradas. No se cuenta con capacidad de ahorro.
Control del nivel de endeudamiento
Este semáforo permitirá identificar el nivel de endeudamiento. Dependiendo del color que se obtenga se podrá
saber si:
Verde: se tiene una baja probabilidad de sobreendeudamiento y la situación es favorable para adquirir y cubrir
las obligaciones de un nuevo crédito.
Amarillo: se evidencia un mayor grado de riesgo que en el color anterior, aunque aún existe un respaldo en el
margen por medio del cual puede fácilmente pagarse un nuevo crédito. Se debe tener cuidado de no pasar de
este rango de endeudamiento.
Naranja: existe una alta probabilidad de pasar por una situación de iliquidez que ante cualquier evento podría
desencadenar incumplimientos.
Rojo: se registra un sobreendeudamiento y es posible que se presenten moras y problemas financieros; por
tanto, es necesario intentar negociar con las entidades acreedoras y disminuir gastos antes de que se genere un
inconveniente con los pagos o haya lugar a un reporte ante las centrales de riesgo.

PAUTA

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CARTILLA PRÁCTICA

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

• No incurrir en endeudamiento innecesario. Coordinación:

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO..... 9

4 PLANEACIÓN DE LAS VENTAS .................... 17

EVALUACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO....................................... 19 Sistemas y bases de costos................................................................... 27

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

6 MONITOREO PERMANENTE PARA EL

Etapa 4. Control y evaluación presupuestal..................................... 55

Etapa 2. Elaboración............................................................................... 54 Etapa 5. Evaluación final......................................................................... 55

8 PRESUPUESTO PERSONAL ..........................56

PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO PERSONAL............... 57

EXPENSAS COMUNES NECESARIAS, OBLIGATORIAS Y

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

RESPUESTAS Kárdex por el método del promedio ponderado:

Simulador de estado de situación financiera

Estado de resultados con enfoque de gastos por

Simulador del punto de equilibrio en Excel CONFERENCIA

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD ante propuestas diferentes por parte de los colaborado-

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

Presupuestos a largo plazo:

Son ejecutados durante Presupuestos a mediano plazo:

SEGÚN EL ÁREA Presupuestos del área de servicios: incluyen todos

Presupuestos de áreas de apoyo: se tienen en cuenta

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DEL

VENTAJAS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

• Identificar la viabilidad de los proyectos en lista de

• Ayudar a prever los gastos y costos que se asumirán

• Facilitar las evaluaciones progresivas del cumpli-

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL

• Definir las fuentes de información a las que tiene

• Evaluar cuáles son las expectativas de la gerencia.

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

2. ELABORACIÓN cuál es su interrelación e importancia dentro de la

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

PASOS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

1. AJUSTAR EL ORGANIGRAMA En las empresas que no llevan contabilidad o tienen

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

5. IDENTIFICAR LOS USOS DEL DINERO

PROBLEMAS PRODUCTIVOS AL REALIZAR UN

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

Límites externos Entre las líneas de producción existen recursos (por lo

Dado que los requerimientos, sanciones y multas es-

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

OFERTA Y DEMANDA • Si existen o existirán productos sustitutos que pue-

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

PAUTAS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

• Capacidades técnicas y operativas.

• Inversiones en activos fijos. Plantilla del estado de costos de producción y ventas

Para construir un presupuesto objetivo que permita

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

PRONÓSTICOS la manera como la compañía reaccionará tanto a las

Documento autorizado para: Patricia Mendez Suarez

FLEXIBILIDADES DE PAGO ZONAS Y CANALES DE DISTRIBUCIÓN

EVALUACIÓN DEL PUNTO DE EQUILIBRIO