2.

La función de compras

2.1 La gestión de aprovisionamientos

La misión principal de la gestión del aprovisionamiento es cubrir las necesidades materiales

de la empresa, teniendo en cuenta sus prioridades competitivas en lo que se refiere a
calidad, coste y tiempo.

La gestión del aprovisionamiento incluye dos funciones:

● Compras: Es la parte de la gestión encargada de adquirir los bienes y servicios a los

proveedores
● Gestión de stocks: Supone tomar decisiones sobre los niveles de artículos que se
deben almacenar, las cantidades que tenemos que pedir, al momento de emitir cada
uno de estos pedidos, etc.

2.2 La función de compras

“Comprar bien es vender bien” Esta es una frase muy utilizada ya que si una empresa
consigue comprar materia a un menor precio, podrá vender más barato y si su calidad es
mayor los productos serán de calidad superior y es más valorado por los consumidores.

VOP= Volumen Óptimo de Pedido

2.2.1 Objetivos de la función de compras

● Que el precio de adquisición sea lo más bajo posible.

● Que la entrega sea en el momento justo y en la cantidad adecuada.
● Que se mantengan los niveles de calidad definidos.

Actividad 2.1

Reflexiona sobre las consecuencias de las siguientes actuaciones de la función de compras

en el caso de una empresa dedicada a la fabricación de juguetes:

1. El precio de adquisición de los componentes es más alto que el de la

competencia: Si la empresa paga más por los componentes que sus competidores,
entonces tendrá que aumentar el precio de venta de sus juguetes para mantener su
margen de beneficio. Esto puede reducir las ventas.
2. La calidad de los componentes es muy variable: Si los componentes son de baja
calidad, entonces los juguetes pueden ser menos duraderos o seguros para los
niños. Esto puede llevar a una disminución en la satisfacción del cliente y a un
aumento en las devoluciones y reclamaciones.
3. Un proveedor se adelanta en las entregas y otro se retrasa: Si un proveedor se
adelanta en las entregas, entonces la empresa puede tener problemas para
almacenar los componentes hasta que sean necesarios. Si un proveedor se retrasa,
 entonces la empresa puede tener problemas para cumplir con sus plazos de
producción y entrega. Ambos casos pueden llevar a un aumento en los costos y una
disminución en la eficiencia.
4. No se consigue que las cantidades se ajusten a las solicitadas: Si la empresa
no recibe la cantidad correcta de componentes, entonces puede tener problemas
para cumplir con sus plazos de producción y entrega. Esto puede llevar a un
aumento en los costos y una disminución en la eficiencia.
5. Se contrata a un proveedor que poco después es denunciado por una ONG por
fabricar componentes con mano de obra infantil: Si se descubre que un
proveedor está utilizando mano de obra infantil, entonces la empresa puede
enfrentar una gran cantidad de publicidad negativa y daño a su reputación. Además,
puede haber consecuencias legales y financieras si se violan las leyes laborales o
los acuerdos comerciales internacionales.

2.2.2 Tipos de Compra

Podemos establecer una clasificación en función si está respondiendo a una demanda

dependiente o independiente:

Demanda dependiente: Es la que depende de un producto, no necesita predicción, basta

con saber la cantidad que se tiene que producir. Para este tipo de productos se emplean los
siguientes tipos de compra:

● Compra por programa abierto: En este programa se fijan las fechas en que se van
a realizar los pedidos pero las cantidades se van estableciendo posteriormente

● Compra por programa: En este programa se pueden detallar de antemano las

cantidades que se van a necesitar de cada material, así como el momento de emitir
cada pedido para que estén disponibles cuando se vayan a necesitar.

Demanda Independiente: Como ya no depende de un producto simplemente depende de

las ventas.

Aparte de los pedidos por programa y por punto de pedido, las empresas suelen realizar
otros tipos de compra, tales como:

● Compras esporádicas: Son las que se realizan por una necesidad puntual de
existencias, sobre todo por incrementos inesperados de demanda.

● Compras especulativas: Se realizan para aprovechar una situación de precios

bajos de alguna existencia que no es previsible que vaya a continuar durante mucho
tiempo.

Actividad 2.2

Determina el tipo de compra más adecuado para cada tipo de material y pendiente teniendo
en cuenta que para los pendientes personalizados y de colección propia la empresa tiene
que adquirir los componentes necesarios para su producción y para los pendientes de
terceros sólo tiene que comprar los productos terminados. Explica cómo se realizaría la
gestión de compras en cada caso.

Materiales para los pendientes personalizados: Tienen demanda dependiente, pero al

ser difícil hacer previsiones de los pendientes que se van a vender, sus compras se realizan
mediante programas abiertos

Materiales para los pendientes de colección propia: En este caso se podría hacer una
compra por programa.

Pendientes de terceros: Al ser un producto de demanda independiente, sus compras se

podrían hacer por punto de pedido.

Pon ejemplos de compras esporádicas y especulativas que podría realizar Funny ears.

Compras especulativas: En caso de que algún material haya bajado de precio, o que se
prevea que vaya a subir en el futuro, se podría hacer alguna compra excepcional.

Compras esporádicas: En caso de que aumente la demanda de algún pendiente de forma

inesperada habría que hacer alguna compra de materiales para no parar la producción.

2.2.3 Las compras por internet

El aprovisionamiento realizado a través de internet es el denominado E-procurement, y su

objetivo es conseguir una mayor rapidez y simplicidad en los procesos de la función de
compras.

Los Marketplaces son un punto de encuentro virtual entre empresas pretenden facilitar las
relaciones entre clientes y proveedores .

2.3 La compraventa internacional

La apertura de mercados, así como los tratados de libre comercio,han facilitado mucho este
tipo de operaciones. Aun así hay que tener en cuenta una serie de factores:

Condiciones de entrega: Es muy importante determinar en qué momento los bienes

adquiridos cambian de propiedad del comprador al vendedor y fijar previamente quien se
encargará de los costes y trámites de la operación que pueden ser los siguientes:

● Precio del transporte

● Despacho de aduanas
● Seguro de las mercancías
● Otros, tales como la carga y descarga, embalajes,etc
Riesgos de impagos: Como son de larga duración el riesgo de impago aumenta el riesgo
de impago y existen varios instrumentos para reducir estos riesgos, tales como seguros de
impago, avales bancarios, etc

Riesgos jurídicos: Como intervienen personas de distintos países. Esto supone que se
debe especificar la legislación aplicable al contrato de compraventa sobre todo para evitar
conflictos.

2.4 El flujo de información de la compraventa

La tendencia actual es que la documentación se halle en soportes electrónicos, con el fin de

facilitar su intercambio y almacenaje.

2.4.1 La documentación de la compraventa

Un documento sirve para dejar constancia de una operación, así como para conocer los
agentes que han participado en ella.

El pedido: Es el documento a través del cual se solicitan aprovisionamientos a un

proveedor. Es un pedido deben aparecer los siguientes datos:

● Identificación del pedido

● Fecha de realización del pedido
● Identificación del proveedor y del cliente
● Artículos solicitados
● Condiciones

El albarán: Es el documento que justifica el transporte y son una prueba de que se ha

recibido el pedido por parte del cliente y se hacen varias copias:

● Una para el vendedor para controlar la mercancía que sale de su almacén.

● Una para el comprador que recibe el pedido.
● Una que firma el comprador si está conforme con el envío.

La factura: Es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa. Al

tratarse de un documento legal, existen una serie de datos que deben aparecer en la
factura:

● Número de factura.
● Lugar y fecha de emisión.
● Relación de artículos .
● Gastos adicionales y descuentos.
● IVA.

La factura electrónica: Es un documento electrónico que acredita legalmente la operación

de compraventa.
Existen 3 condicionantes para la realización de una e-factura:

1. Formato electrónico (PDF,html, doc,gif,etc)

2. Tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador
3. Debe garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica
reconocida.

EL IVA

Es el impuesto de carácter indirecto que grava las entregas de bienes, prestaciones de

servicios, adquisiciones intracomunitarias, además de las importaciones. El IVA supones
que los empresarios y profesionales:

● Cobran la cuota correspondiente al IVA en sus ventas y prestaciones de servicios.

● Pagan el IVA que les repercuten sus proveedores en sus compras.
● Ingresa la diferencia entre el IVA de cobro y el IVA que pagan.

La nota de abono: Es una factura rectificativa que se realiza cuando el vendedor tiene que
hacer un importe a un comprador con motivo de algún error.

Los medios de pago

Los medios que pueden emplear las empresas para pagar sus facturas son múltiples y
variados, y están en constante evolución:

● Efectivo
● Cheque
● Transferencias
● Letras de cambio
● Pagaré
● Otros

2.4.2 Las centrales de compras

Empresas cuyo negocio consiste en adquirir bienes y servicios para otras empresas de
forma centralizada

Características

1. Es una empresa independiente de los clientes, que compra a través de ella o de los
proveedores que suministran sus productos.
2. Los clientes de una central tienen la voluntad de colaborar entre ellos.
3. Los clientes suscriben un contrato con la central, donde se establecen sus derechos
y sus obligaciones.

Ventajas

1. Mayor poder de negociación

 2. Simplificación de todo el proceso de gestión de compras
3. Para los proveedores, vender a través de una central les supone garantizarse una
demanda estable de sus productos.

2.5 El control de los pedidos

Los pedidos, los albaranes, las facturas y otros documentos deben quedar registrados y
archivados en la empresa.

Diagramas de flujo: Son una representación de las distintas etapas de un proceso en el

orden que se producen. Con los diagramas de flujo se puede estudiar el proceso de la
gestión de los pedidos para poder mejorarlo.