Instructivo de Informe de Novedades

La finalidad del Instructivo de Novedades es ser la guía que determine el plazo, modo y forma
en la que se debe informar a la Gerencia, los hechos y circunstancias que se suscitan en el
devenir diario de la organización a fin de que tomen conocimiento y se pueda resolver la
decisión más apropiada en base a dicha información. Se pretende establecer un proceso
estructurado y eficiente para identificar, documentar y comunicar novedades relevantes a la
Gerencia de la organización.

Al implementar este circuito, se lograrán los siguientes objetivos:

1) Informar a la Gerencia: El circuito asegura que la gerencia esté en conocimiento de las

novedades relevantes que ocurren en la organización, ya sea en términos de resultados
destacados, problemas identificados, oportunidades o cualquier otro asunto de
importancia.

2) Toma de decisiones informadas: Al recibir informes regulares de novedades, la

Gerencia tiene acceso a información actualizada, precisa y relevante para respaldar la
toma de decisiones informadas. Esto le permite comprender mejor el estado de la
organización, identificar áreas de mejora, implementar acciones correctivas o
aprovechar oportunidades.

3) Seguimiento y Control: El circuito de informe de novedades permite un seguimiento y

control efectivo de las novedades identificadas. Al documentar y comunicar las
novedades a la Gerencia, se establece un mecanismo para dar seguimiento a las
acciones tomadas en esas novedades y garantizar que se realicen los cambios
necesarios, observando su evolución y retroalimentando el proceso.

4) Comunicación y Alineación: El circuito facilita la comunicación fluida y constante y

promueve la alineación entre los diferentes niveles de la organización y sectores a los
objetivos de la empresa. Permite que la Gerencia esté al tanto de las novedades
relevantes, lo cual fomenta la colaboración sectorial y la toma de decisiones basadas
en información actualizada. Además, proporciona a los empleados un medio claro y
seguro para informar las novedades, lo que fomenta la transparencia y la participación
en la mejora continua de la organización.

5) Mejora Continua: El circuito de Informe de Novedades contribuye a la mejora continua

de la organización. Al recibir periódicamente dichos informes, la Gerencia puede
identificar patrones, tendencias o problemas recurrentes que requieren atención. Esto
permite implementar acciones correctivas, realizar ajustes en los procesos existentes y
promover la innovación para la resolución de los conflictos. Asimismo, fomenta la
retroalimentación de los diferentes procesos de mejora.

6) Gestión de Riesgos: El circuito de Informe de Novedades ayuda a la Gerencia a

gestionar y mitigar los riesgos de manera oportuna. Al informar las novedades
relevantes, se pueden identificar riesgos potenciales que interfieran con el normal
funcionamiento de la empresa. Esto permite tomar medidas preventivas y adoptar
estrategias de gestión de riesgos adecuadas.
 7) Transparencia y rendición de cuentas: El circuito de informe de novedades promueve
la transparencia dentro de la organización al proporcionar un mecanismo claro y
estructurado para informar las novedades relevantes.

8) Retroalimentación y aprendizaje: El circuito de informe de novedades permite la

retroalimentación tanto de la gerencia hacia los empleados como viceversa. La
gerencia puede proporcionar comentarios y sugerencias a los empleados sobre cómo
abordar las novedades o implementar mejoras. Del mismo modo, los empleados
pueden proporcionar comentarios a la gerencia sobre la efectividad de las acciones
tomadas en respuesta a las novedades, lo que contribuye a un ciclo de mejora
continua.

El Circuito de Informe de Novedades estará a cargo del Auxiliar de Administración y contará con
una serie de 4 etapas a seguir:

Identificación de la novedad: En esta etapa, los colaboradores o supervisores identificaran una

novedad relevante que requiere ser informada a la gerencia. Los colaboradores o supervisoras
registran las novedades relevantes en una planilla designada para este propósito. Esto podría
incluir resultados destacados, problemas identificados, oportunidades o cualquier otro asunto
relevante.

Verificación de la información: Se realiza una revisión de la planilla de novedades para

asegurarse de que la información registrada sea precisa y completa. Es importante garantizar
que no se omita ningún detalle relevante antes de informar a la Gerencia.

Preparación del informe: Una vez identificada y documentada la novedad, se elabora un

informe detallado que contiene la información relevante. Este informe puede incluir datos,
análisis, recomendaciones y cualquier otro elemento necesario para que la Gerencia
comprenda en su totalidad las situaciones que abarcan dichas novedades.

Envío de la información a la gerencia: Una vez verificada y analizada la información, se

procede a enviarla a la Gerencia. El método de comunicación puede ser a través de correo
electrónico, adjuntando cualquier documento relevante.

Los Hechos novedosos que pueden ocurrir son los siguientes (a modo de ejemplo):

 En relacion a las operaciones diarias:

o Reclamos de Clientes
o Ventas Excepcionales
o Cambios por Compras online
o Comunicados de la Franquicia
o Cambios de Precios.
o Cambios de Horarios.
o Ect.

Todo ello va a ser comunicado en base a la urgencia que requiera el tratamiento, del modo mas
idóneo y de la forma que se plantea a continuación para cada caso particular.
 En relacion a las Operaciones Diarias

Reclamos de Clientes:

Se deben comunicar con suma inmediatez por parte del personal de Venta hacia coordinador ,
supervisor de ventas y/o encargado administración/ Gerencias siguiendo los pasos del
Procedimiento de Quejas y Reclamos (PR-08) para que se pueda dar solución al inconveniente
del cliente.

Ventas Excepcionales:

Las Ventas con modalidad Promoción Sin Código (“P-SINCOD”) en el caso de franquicias de
Mazalosa o para el caso de Grimoldi las ventas en Negativo, son realizadas en casos
sumamente excepcionales ya que el sistema de venta de ambas franquicias prioriza la venta
por sobre el control a realizarse posteriormente, sin embargo el personal de venta tiene
prohibido realizar esta acción, por lo que de suceder se deberá dejar plasmado en la “Planilla
de Novedades” y comunicarse inmediatamente vía mal hacia administración con copia a
gerencia.

Cambios por compras online:

Los cambios por Compras online deben evitarse rotundamente ya que perjudican a la
composición del stock y se nos pierde un flujo importante de ventas, la manera de proceder
ante esto es explicarle al cliente que contamos con los mismos artículos y precios que casa
central, dejar asentado sus datos en la planilla de Excel con la que se cuenta a ese fin y
comunicarse con la franquicia para realizar el cambio.

Comunicados de la Franquicia:

Las supervisoras de la franquicia se comunican vía mail o WhatsApp con las vendedoras /
encargadas del salón solicitándoles Programar reuniones, colocar vitriles, graficas, armar
percheros, ect. Todo ello deberá estar asentado en la planilla de novedades y ser comunicado
al resto del equipo a la brevedad.

Cambios de Precios:

Debido a la dinámica inflacionaria de nuestro país, el proveedor envía periódicamente

actualizaciones en el sistema de precios vía mail por lo cual deben ser modificados de
inmediato por la administración, por ellos será tarea de la encargada del local remitir el mail de
actualización de precios a la administración con copia a gerencia para su posterior carga al
sistema.