3.1.

1 Compras (adquisición de alimentos)

Este departamento tiene como función realizar los procesos de adquisición de bienes,

servicios y suministros para la DIDEDUC de Quetzaltenango, así como de recibir, analizar

y verificar la documentación de soporte de las compras solicitadas por las distintas

subdirecciones, departamentos y secciones que la integran y darle seguimiento al

cumplimiento del Plan Anual de Compras (PAC).

Personal área de adquisiciones: la sección de compras está conformada por tres personas,

las cuales se encargan de realizar los procesos correspondientes a las adquisiciones y

contrataciones requeridas por la Dirección Departamental de Educación de Quetzaltenango,

siendo estas la siguientes:

 Coordinador de Adquisiciones: realiza el proceso de gestión de compras de productos

y/o servicios, de acuerdo a la normativa legal vigente y documentación interna

autorizada, con el propósito de brindar al personal las herramientas necesarias para el

desempeño de sus labores.

 Asistente de Adquisiciones: proporciona asistencia administrativa y técnica al jefe

inmediato para el desarrollo eficiente y eficaz de las actividades que realiza, atendiendo

la normativa legal vigente y documentación autorizada.

 Analista de Adquisiciones: asiste en el análisis, resolución de expedientes y elaboración

de proyectos, programas y otras actividades técnicas-administrativas que contribuyan al

mejor desempeño de la unidad de adquisiciones.

Las principales funciones del Coordinador (a) de adquisiciones de la DIDEDUC de

Quetzaltenango, son las siguientes:

● Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades asignadas a la sección de

adquisiciones a su cargo, así como asignarle tareas a los puestos de trabajo que la

integran.

● Participar en la elaboración del Plan Anual de Compras, conjuntamente con otras

unidades administrativas de la Dirección Departamental de Educación.

● Mantener el abastecimiento de los insumos, bienes y servicios en los niveles óptimos,

de acuerdo al Plan Anual de Compras, ejecutando de forma cuatrimestral y atendiendo

las necesidades de las diferentes unidades administrativas de la Dirección

Departamental de Educación.

● Controlar los procesos de negociaciones varias de acuerdo a la normativa legal vigente.

● Ingresar datos al sistema de gestión SIGES y GUATECOMPRAS.

● Supervisar y solicitar las cotizaciones necesarias a los proveedores, para la adquisición

de bienes y/o servicios, valorando el precio, la calidad y los servicios que convengan a

la dirección departamental de educación.

● Verificar que las devoluciones y reclamos derivados de atrasos, calidad de los

productos, estado de los productos, tengan una solución pronta y positiva para la

dirección departamental

● Gestionar la cuentadancia ante la contraloría general de cuentas de la nación.

● Coordinar con la unidad de tesorería la ejecución de la programación financiera del

cuatrimestre

● Supervisar que las publicaciones en los medios de comunicación que se relacionen con

el área de compras se lleven a cabo tal y como fueron contratados

3.1.2 Modalidades específicas de adquisiciones del Estado:

a) Compra de baja cuantía: la modalidad de compra de baja cuantía consiste en la

adquisición directa de bienes, suministros, obras y servicios, exceptuada de los

requerimientos de los procesos competitivos de las demás modalidades de adquisición

pública contenidas en la presente Ley, cuando la adquisición sea por un monto de hasta

veinticinco mil Quetzales (Q.25,000.00). La compra de baja cuantía se realizará bajo la

responsabilidad de quien autorice la adquisición pública. Las compras de baja cuantía

deberán publicarse en GUATECOMPRAS, una vez recibido el bien, servicio o

 suministro, debiendo publicar la documentación de respaldo, conforme al expediente

administrativo que ampare la negociación realizada, por constituir información pública

de oficio. Cada entidad determinará los procedimientos para la aplicación de esta

modalidad.

b) Compra directa: la modalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes,

suministros, obras y servicios a través de una oferta electrónica en el sistema

GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización,

cuando la adquisición sea por montos mayores a veinticinco mil Quetzales

(Q.25,000.00) y que no supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00). Entre la

publicación del concurso en GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas deberá

mediar un plazo no menor a un (1) día hábil. Para la adjudicación deberán tomarse en

cuenta el precio, la calidad y otras condiciones que se definan previamente en la oferta

electrónica, cuando corresponda. Esta modalidad de compra se realizará bajo la

responsabilidad de quien autorice la adquisición.

La oferta electrónica se publicará en GUATECOMPRAS y debe incluir como mínimo:

detalle del bien o servicio ofertado, número de identificación tributaria y nombre o

razón social del oferente y el monto de la oferta. Luego de la adjudicación se publicará

en GUATECOMPRAS, como mínimo, el número de identificación tributaria y el

nombre o razón social del proveedor y el monto adjudicado.

c) Adquisición con proveedor único: la modalidad de adquisición con proveedor único es,

en la que el bien, servicio, producto o insumos a adquirir, por su naturaleza y

condiciones, solamente puede ser adquirido de un solo proveedor. Para establecer el

extremo al que se refiere el párrafo anterior, el organismo, dependencia o entidad

 interesada hará una publicación en el Diario Oficial, otra en uno de los diarios de mayor

circulación en el país y en GUATECOMPRAS, invitando a los interesados en ofertar la

contratación de los bienes, suministros o servicios solicitados, señalando día, hora y

lugar para que presenten su disposición a ofertar. En dicha invitación se especificarán

las características de lo que se desea adquirir y el plazo para presentar la manifestación

de interés, el cual no podrá ser mayor de cinco (5) días hábiles a partir de la última

publicación.

d) Arrendamientos: los arrendamientos de bienes muebles o equipo se sujetarán a la

modalidad de contratación que corresponda, según el monto a contratar. Para establecer

el monto que determina la modalidad de contratación se tomará como referencia el

valor anual del arrendamiento o el valor total del mismo si fuere por un plazo menor.

Tabla No.1

Detalle por proveedor de las compras realizadas para escuelas sin OPF,

Programa de alimentación escolar

Período: Del 01 de enero al 30 de junio 2023

(Cifras expresadas en Quetzales)

No.
No. Requerimiento Nombre de Proveedor Monto Mes
Acta

01 2023-10778 ASFRASA 24,860.00 febrero

02 2023-10753 ASFRASA 18,271.00 febrero

03 2023-10762 ASFRASA 6,555.00 febrero

04 2023-10745 ASFRASA 1,797.00 febrero

 05 2023-10787 ASFRASA 795.00 febrero

59 2023-14107 ASFRASA 23,902.00 Abril

60 2023-14111 ASFRASA 5,075.00 Abril

61 2023-14098 ASFRASA 2,689.00 Abril

62 2023-14148 ASFRASA 199.00 Abril

147 2023-16097 Distribuidora El Rosario 23,908.00 Junio

148 2023-16143 Distribuidora El Rosario 17,783.00 Junio

149 2023-16106 Distribuidora El Rosario 7,797.00 Junio

150 2023-16110 Distribuidora El Rosario 240.00 Junio

TOTALES 133,869.81

Fuente: Elaboración propia Grupo 14, segundo ciclo 2023, según datos extraídos de

GUATECOMPRAS y control interno digital del área de Compra y Adquisiciones de la

DIDEDUC de Quetzaltenango.

Se obtuvo la documentación de GUATECOMPRAS que respalda los expedientes de cada

una de las compras realizadas para el Programa de Alimentación Escolar en escuelas sin

OPF, las cuales están detalladas por proveedor donde se puede observar que, durante el

primer semestre del año 2023, las compras se han inclinado únicamente a dos proveedores

Para realizar la Evaluación de Control Interno al departamento de Compras y Adquisiciones

de la Dirección Departamental de Educación de Quetzaltenango se elaboraron

Cuestionarios de Control Interno y Entrevistas dirigidas al personal encargado. Como

resultado se recopiló información brindada por el Coordinador y Analista de Compras y

Adquisiciones.
 Tabla No. 1
Detalle de Compras Realizadas para Escuelas sin OPF
Programa de Alimentación Escolar
Periodo: Del 01 de enero al 30 de junio 2023
(Cifras Expresadas En Quetzales)
Monto
Nivel Modalidad
No. NPG Monto Pagado
Educativo de Compra
SICOIN
E519132327 1,797.12 Baja Cuantía
Preprimaria
E522086934 2,869.02 Baja Cuantía
E519137205 24,860.16 Baja Cuantía
Primaria E519138678 18,270.72 Baja Cuantía
E522088783 23,902.40 Baja Cuantía
E519139992 6,554.79 Baja Cuantía
Básicos
E522087817 5,075.01 Baja Cuantía
E519130650 794.52 Baja Cuantía
Diversificado
E522087434 199.02 Baja Cuantía
TOTALES 133,869.81 133,869.81

Fuente: Elaboración propia Grupo 14, segundo ciclo 2023, según datos extraídos de

GUATECOMPRAS y portal de SICOIN WEB.

Se detalla cada una de las compras realizadas bajo la modalidad baja cuantía para cada nivel

educativo con su respectivo Número de Publicación de GUATECOMPRAS (NPG), las cuales

coinciden con el importe devengado y pagado que refleja la plataforma de SICOIN WEB, para el

Programa de Alimentación Escolar.

 TABLA No. 3

REQUERIMIENTOS DE COMPRAS PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR

FRACCIONADOS

Período 01 de enero 2023 a junio 2023

(Cifras Expresadas en Quetzales)

Fecha de
Proveedor No. Factura No. NPG Monto %
Factura

ASFRAS 3199025731 23/02/2023 E519137205 24,860.16 58%

ASFRAS 4028121741 23/02/2023 E519138678 18,270.22 42%

43,130.38 100

Fuente: Elaboración propia Grupo 14, segundo ciclo 2023, según datos extraídos del control

interno del departamento de compras y adquisiciones de la DIDEDUC de Quetzaltenango y

facturas obtenidas del portal de GUATECOMPRAS.

De acuerdo a la evaluación del control interno, para los establecimientos sin OPF, recibieron

requerimientos de compra por nivel educativo, sin embargo, para el nivel primario el monto de

requerimiento ascendía a Q.43,130.38, razón por la cuál fraccionaron el requerimiento para poder

realizar la compra en modalidad bajo cuantía, se indago en la plataforma de GUATECOMPRAS

y únicamente se cuenta con el expediente de las dos facturas que son del mismo proveedor.

Evaluación de Control Interno

Para realizar la Evaluación de Control Interno al departamento de Compras y Adquisiciones de la

Dirección Departamental de Educación de Quetzaltenango se elaboraron Cuestionarios de

Control Interno y Entrevistas dirigidas al personal encargado. Como resultado se recopiló

información brindada por el Coordinador y Analista de Compras y Adquisiciones.