MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS

Elaborado por: Mirlena del Rocío Nieves Pitalùa - Docente de Cátedra

Universidad de Cartagena – (2023)

UNIDAD 2: PROCESO DE COMPRAS

COMPRAS EN SALUD

En el ámbito de la salud, las compras juegan un papel fundamental para garantizar

el suministro adecuado de productos y servicios necesarios para brindar atención
médica de calidad. Aquí tienes información sobre las compras en el sector de la
salud:

1. Selección de proveedores: El proceso de compras en salud comienza con la

selección de proveedores confiables y competentes. Esto implica evaluar la
capacidad de los proveedores para satisfacer las necesidades específicas del
sector de la salud, como la calidad de los productos y servicios, la capacidad de
suministro, la experiencia en la industria, el cumplimiento de normas y regulaciones,
y la disponibilidad de certificaciones relevantes.

2. Contratación y negociación: Una vez que se han identificado los proveedores

adecuados, se procede a establecer acuerdos contractuales y negociar los términos
y condiciones de compra. Esto incluye la negociación de precios, plazos de entrega,
condiciones de pago, garantías, políticas de devolución y cualquier otro aspecto
relevante para asegurar una relación comercial favorable.

3. Adquisición de suministros médicos: Las compras en el sector de la salud

involucran la adquisición de una amplia variedad de suministros médicos, como
equipos médicos, dispositivos, instrumental quirúrgico, materiales de curación,
medicamentos, productos desechables, entre otros. Es esencial garantizar que los
productos adquiridos cumplan con los estándares de calidad y seguridad
establecidos.

4. Gestión de contratos: Una vez que se han establecido los contratos con los
proveedores, es importante realizar una gestión efectiva de los mismos. Esto implica
monitorear el cumplimiento de los términos acordados, asegurarse de que los
proveedores cumplan con las fechas de entrega, mantener una comunicación
abierta para resolver cualquier problema o discrepancia, y evaluar regularmente el
rendimiento de los proveedores.

5. Control de inventarios: La gestión de compras en salud también involucra el

control adecuado de los niveles de inventario. Esto implica asegurarse de que los
suministros estén disponibles en las cantidades adecuadas para satisfacer la
demanda, evitar la obsolescencia o el vencimiento de los productos, y optimizar el
uso de los recursos financieros mediante una gestión eficiente de los inventarios.

6. Cumplimiento normativo: Las compras en el sector de la salud deben cumplir

con las regulaciones y normativas específicas. Esto incluye asegurarse de que los
productos adquiridos cumplan con los estándares de calidad y seguridad
establecidos por las autoridades sanitarias, así como cumplir con las regulaciones
relacionadas con la adquisición y distribución de medicamentos y dispositivos
médicos.

7. Evaluación de proveedores: Es importante llevar a cabo una evaluación

periódica de los proveedores para garantizar su rendimiento continuo y su
capacidad para cumplir con los requisitos del sector de la salud. Esto puede implicar
la revisión de indicadores clave de desempeño, como calidad, puntualidad en las
entregas, servicio al cliente, capacidad de respuesta y cumplimiento de los términos
contractuales.
Las compras en el sector de la salud son cruciales para garantizar un suministro
constante y confiable de productos y servicios necesarios para la atención médica.

PLAN DE COMPRAS

Un plan de compras es un documento estratégico que establece las actividades y

decisiones relacionadas con las compras que una organización realizará en un
período de tiempo determinado. Este plan tiene como objetivo principal garantizar
la adquisición eficiente y oportuna de los bienes y servicios necesarios para el
funcionamiento de la organización.

El plan de compras proporciona una visión global de las necesidades de compras

de la organización, así como las estrategias y acciones específicas que se
implementarán para satisfacer esas necesidades. Algunos elementos clave que se
pueden incluir en un plan de compras son:

1. Análisis de la demanda: Se realiza una evaluación de las necesidades de

compras de la organización, tanto a corto como a largo plazo. Esto implica analizar
los requerimientos de los diferentes departamentos y áreas, identificar los bienes y
servicios necesarios, y determinar las cantidades y fechas de adquisición
estimadas.

2. Presupuesto: Se establece el presupuesto asignado para las compras en el

período considerado. Esto implica determinar los recursos financieros disponibles y
asignarlos de manera adecuada a las diferentes categorías de compras.

3. Evaluación y selección de proveedores: Se define el proceso y los criterios

para evaluar y seleccionar a los proveedores. Esto incluye establecer los requisitos
de calidad, capacidad, experiencia, certificaciones, capacidad de suministro y
cumplimiento normativo que los proveedores deben cumplir. También se pueden
establecer criterios de evaluación como el precio, la confiabilidad y el servicio al
cliente.

4. Estrategia de compras: Se definen las estrategias a seguir en las compras,

como la consolidación de proveedores, la búsqueda de fuentes alternativas, la
negociación de precios y condiciones, la implementación de contratos marco, entre
otros. También se pueden considerar estrategias de compras sostenibles o
responsables.

5. Planificación de plazos: Se establecen los plazos y las fechas límite para las
diferentes etapas del proceso de compras, desde la solicitud de cotizaciones o
propuestas hasta la recepción de los bienes y servicios.

6. Procedimientos y autorizaciones: Se definen los procedimientos y los niveles

de autorización requeridos para realizar las compras, incluyendo la aprobación de
presupuestos, la emisión de órdenes de compra y la firma de contratos.

7. Seguimiento y control: Se establecen los mecanismos para monitorear y

evaluar el cumplimiento del plan de compras, como el seguimiento de los plazos, el
control de los costos, el cumplimiento de los criterios de calidad y el análisis del
desempeño de los proveedores.

El plan de compras es una herramienta estratégica que permite a las organizaciones

gestionar de manera eficiente sus actividades de adquisición y garantizar la
disponibilidad de los recursos necesarios en el momento adecuado. Ayuda a evitar
la improvisación, optimizar los recursos financieros, establecer relaciones sólidas
con proveedores y asegurar una gestión transparente y efectiva en el proceso de
compras.
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

El proceso de compra generalmente consta de varias etapas que se deben seguir

para adquirir bienes o servicios de manera efectiva. A continuación, se describen
las etapas típicas del proceso de compra:

1. Identificación de necesidades: En esta etapa, se identifica y define claramente

la necesidad de adquirir un bien o servicio. Puede surgir de la demanda interna de
una organización o de la identificación de una oportunidad en el mercado.

2. Investigación y especificación de requisitos: En esta etapa, se realiza una

investigación para recopilar información sobre el bien o servicio requerido. Se
definen los criterios y las especificaciones técnicas necesarias, como
características, calidad, cantidad, plazos de entrega, requisitos legales o
regulatorios, y cualquier otro factor relevante para la adquisición.

3. Búsqueda de proveedores: Se busca y se identifican posibles proveedores que

puedan satisfacer los requisitos establecidos. Esto puede implicar la búsqueda en
bases de datos, referencias, directorios de proveedores, solicitudes de cotización o
propuestas, o cualquier otro medio para identificar opciones viables.

4. Evaluación de proveedores: En esta etapa, se realiza una evaluación de los

proveedores potenciales. Se consideran aspectos como la calidad de los productos
o servicios, la capacidad de suministro, la experiencia, la estabilidad financiera, la
reputación, el cumplimiento normativo, los precios y cualquier otro criterio relevante.
Esta evaluación puede incluir solicitar muestras, referencias o visitas a
instalaciones.
5. Selección y toma de decisiones: Se selecciona al proveedor que cumpla con
los requisitos y criterios establecidos. Se toma una decisión basada en la evaluación
de los proveedores y se realiza la negociación de los términos y condiciones,
incluyendo precios, plazos de entrega, garantías, condiciones de pago, entre otros.

6. Emisión de órdenes de compra o contratos: Una vez acordados los términos

con el proveedor seleccionado, se emite una orden de compra o se firma un contrato
formal que establece los términos y condiciones acordados. Este documento
formaliza la transacción y establece los derechos y responsabilidades de ambas
partes.

7. Recepción y control de calidad: Cuando los bienes o servicios son entregados,

se verifica su conformidad con las especificaciones y requisitos establecidos. Se
lleva a cabo un control de calidad para garantizar que cumplan con los estándares
deseados y que estén en condiciones adecuadas.

8. Gestión de proveedores y seguimiento: Una vez finalizada la compra, se

establece una gestión continua de los proveedores. Esto incluye el seguimiento de
la calidad de los productos o servicios, el cumplimiento de los plazos de entrega, el
manejo de problemas o reclamaciones, y la evaluación periódica del desempeño
del proveedor.

Es importante tener en cuenta que las etapas del proceso de compra pueden variar
según la organización y el tipo de adquisición. Algunas organizaciones pueden tener
procesos más detallados o requisitos adicionales dependiendo de su industria o
políticas internas.

PROCESO DE COMPRA DE MEDICAMENTOS

El proceso de compra de medicamentos en el ámbito de la salud sigue una serie de

etapas específicas para asegurar la adquisición de medicamentos seguros, eficaces
y de calidad. A continuación, se describen las etapas típicas del proceso de compra
de medicamentos:

1. Identificación de necesidades: En esta etapa, se identifica la necesidad de

adquirir medicamentos, ya sea para abastecer un stock, cumplir con una
prescripción médica o responder a demandas específicas. Esto puede surgir de la
evaluación de inventarios, la demanda de los pacientes o las políticas de la
institución de salud.

2. Elaboración de especificaciones: Se determinan las especificaciones de los

medicamentos requeridos. Esto incluye el nombre genérico o comercial del
medicamento, la dosis, la forma farmacéutica, las presentaciones, las
características especiales (como medicamentos refrigerados) y cualquier requisito
adicional, como certificaciones de calidad o cumplimiento de normas regulatorias.

3. Búsqueda de proveedores: Se busca y se identifican proveedores confiables

que puedan suministrar los medicamentos necesarios. Esto puede implicar la
investigación de proveedores acreditados, revisión de catálogos, consulta con
distribuidores autorizados o participación en procesos de licitación.

4. Evaluación de proveedores: En esta etapa, se evalúan los proveedores

potenciales en función de su capacidad de suministro, calidad de los medicamentos,
cumplimiento normativo, precios, plazos de entrega, servicio al cliente y cualquier
otro criterio relevante. También se puede considerar la reputación y la experiencia
del proveedor en el suministro de medicamentos.

5. Selección y negociación: Se selecciona al proveedor que cumpla con los

requisitos establecidos y se procede a la negociación de los términos y condiciones
de la compra. Esto incluye aspectos como precios, descuentos, plazos de entrega,
garantías, condiciones de pago y cualquier otro aspecto relacionado con la
transacción.
6. Emisión de órdenes de compra: Una vez acordados los términos con el
proveedor seleccionado, se emite una orden de compra formal que establece los
medicamentos solicitados, las cantidades, los precios acordados y otros detalles
relevantes. Esta orden de compra formaliza la transacción y establece los derechos
y responsabilidades de ambas partes.

7. Recepción y control de calidad: Cuando los medicamentos son entregados, se

realiza un proceso de recepción y control de calidad. Esto implica verificar que los
medicamentos recibidos coincidan con los solicitados, comprobar las fechas de
vencimiento, verificar la integridad de los empaques y realizar controles de calidad
para asegurar que cumplan con los estándares requeridos.

8. Almacenamiento y gestión de inventarios: Una vez recibidos y controlados los

medicamentos, se procede a su correcto almacenamiento. Esto implica mantener
las condiciones adecuadas de temperatura, humedad y seguridad, así como llevar
un registro actualizado de los inventarios para asegurar la disponibilidad y evitar la
obsolescencia o el vencimiento de los medicamentos.

9. Seguimiento y control de proveedores: Se realiza un seguimiento continúo del

desempeño de los proveedores en términos de calidad, cumplimiento de plazos y
servicio al cliente.
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