REGISTRO DE ALERTAS TEMPRANAS - PEIP EB

1. DATOS

N° de alerta temprana: 006-2023 Fecha: 06-jun-23

Título de la alerta temprana:

Uso del CostX y Alcance del 5D en la etapa de Diseño

De: PEIP-EB - UAT

Para: Koulu

2. MOTIVACIÓN DE LA ALERTA TEMPRANA (MARCAR)

2.1 Conducir a un aumento potencial o real en el Monto Total del Servicio.

2.2 Retrasar la fecha de finalización de un entregable específico establecido en el Contrato Operativo.
2.3 Afectar la capacidad de cumplir con las obligaciones establecidas en este Contrato. X
2.4 Provocar cualquier otro problema material para la prestación de los Servicios. X

3. ANTECEDENTES

3.1 Contrato Operativo para la asistencia técnica especializada en la ejecución de 75 proyectos de inversión que conforman la cartera
de inversiones del PEIP EB.
3.2 Correo electrónico con fecha 21.10.2022, mediante el cual PEIP-EB remite la consulta referida a los bienes que se encuentran en
los "Espacios de aprendizaje flexibles" numeral 3.1.2. del 2.14 Directrices de Planeación y Diseño.
3.3 Como parte de la ITT Koulu, realizó la elaboración de documentación referida a los Requisitos BIM (Requisitos de Intercambio
Organizacional - OIR, Requisitos de Intercambio de Información - EIR, Requisitos de Información de los Activos - AIR, Nivel de
Información Necesaria - LOIN y Guías de modelado) los cuales fueron aprobados en mayo del 2022.
3.4 En los EIR, en la sección 3.6.3. se establecen los requisitos BIM para la realización del 5D, donde se hace mención al software
CostX como "recomendado".
3.5 En los EIR, en la sección 3.4.2. Plataformas de software de Información, se establece un cuadro de Software a utilizar con la
versión recomendada. Respecto al Software de presupuestación y 5D (sugerido), se indica: "Cost X o Similar". Y además se indica
en caso que el contratista no utilice las soluciones de software, debe identificar cómo intercambiar información.
3.6 En los EIR, en la sección 3.6.3 Requisitos BIM para la realización del 5D se indica: "El BIM 5D conecta los procesos de costes y
estimaciones directamente en los modelos 3D creados por el diseñador; incorporando la estimación de costes en el ecosistema
BIM es posible acelerar y optimizar toda la fase de diseño de un edificio, incluso en relación al aspecto económico. Se piensa, por
ejemplo, en poder evaluar rápidamente los costes ligados a solcuiones de diseño diferentes."
3.7 El 06 de marzo de 2023, George Parson (KOULU – Commercial Management – Pre-Contract 5D Cost Modelling), envió un correo a
los PM solicitando el cambio de formato de NWD a Dwfx.
3.8 En los EIR, en el "Anexo 1 - Hitos de la entrega de información" para la fase de diseño (Producto 3 y Producto 4) se indica: "Los
modelos presentados deberán de contar con las configuraciones realizadas para la botención del presupuesto y gestión 5D"
3.9 En los EIR, en el "Anexo 2 - Consideraciones para la coordinación entre especialidades" se indica respecto al Producto 3:
"Teniendo en cuenta los modelos ya elaborados con cierto nivel de detalle, ..., todo ello acompañado de las tablas de cuantificación
de los elementos para la estructura del presupuesto."

4. DESCRIPCIÓN DE LA ALERTA TEMPRANA

4.1 Los EIR indican: "El 5D conecta los procesos de costes y estimaciones directamente a los modelos 3D creados por el diseñador;
incorporando la estimación de costes en el ecosistema BIM es posible acelerar y optimizar toda la fase de diseño de un edificio,
incluiso en relación al especto económico."
4.2 En los Planes de Ejecución BIM (BEP) de los contratistas presentaron el listado de Software a utilizar, siendo seleccionado por 03
paquetes el Software Plexos, y por 05 paquetes el software Presto.
4.3 Debido a la no selección del Cost X por las contratistas, se realizan pruebas de interoperabilidad, siendo seleccionado el formato
Dwfx por Koulu, en lugar del formato IFC. El formato Dwfx contiene información gráfica y metadata asociada al modelo.

4.4 En las reuniones efectuadas respecto a la interoperabilidad entre Koulu y PEIP, esta sólo alcanza al modelo y la información
respecto a la revisión de la cuantificación. Siendo las bases de datos del presupuesto no interoperables.
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4.5 Según lo indicado en los EIR, en el punto 3.6.3, donde indica: "El BIM 5D conecta los procesos de costes y estimaciones
directamente en los modelos 3D creados por el diseñador" no se logrará ya que al no ser la base de datos del presupuesto
interoperable, con el CostX no se alcanzará el 5D, y este se verá limitado solamente a la revisión de la cuantificación (metrados).
Esto además se verá impactado en la Etapa 2, ya que no se tendrá la conexión de cantidades y costos para obtener y actualizar el
presupuesto.
4.6 Según lo indicado en los EIR, en "Anexo 2 - Consideraciones para la coordinación entre especialidades" se indica: "Teniendo en
cuenta los modelos ya elaborados con cierto nivel de detalle, ..., todo ello acompañado de las tablas de cuantificación de los
elementos para la estructura del presupuesto." En este caso se solicita estas Tablas de cuantificación, lo cual cumplen la misma
función del CostX según el alcance mediante la importación del modelo (Dwfx).
4.7 En los EIR, en la sección 3.6.3 Requisitos BIM para la realización del 5D además se indica: "...incorporando la estimación de
costes en el ecosistema BIM es posible acelerar y optimizar toda la fase de diseño de un edificio, incluso en relación al aspecto
económico. Se piensa, por ejemplo, en poder evaluar rápidamente los costes ligados a soluciones de diseño diferentes...", para
poder alcanzar evaluaciones rápidas de propuestas debemos tener el modelo y el presupuesto en una plataforma, lo cual se
alcanza en los software seleccionados por los contratistas debido a que no se puede exportar la base de datos del presupuesto.
4.8 Respecto a las capacitaciones del CostX, a nivel de cartera estas han tenido un desarrollo de información introductoria al entorno
BIM y funciones básicas de alcance y uso en un marco teórico.

Riesgos:
4.9 El no lograr la interoperabilidad total, se limita el uso del CostX y no permite alcanzar el 5D propuesto, debido a que no se permite
analizar los cambios y/o propuestas de los contratistas y su actualización del presupuesto.
4.10 Las capacitaciones impartidas no detallan el uso del CostX para la Etapa de Construcción. No se tiene un verdadero
dimensionamiento de los tiempos de uso del software, los recursos necesarios y el mapeo de procesos entre los especialistas de
costos, diseño y BIM que darían soporte a la revisión compartida. Todo esto generará riesgos además para la Etapa de
Construcción ya que esto requerirá además capacitaciones específicas.
4.11 Considerando lo anterior, los especialistas de costos tienen una gran cantidad de documentos a revisar para las presentaciones de
costos y valorizaciones en un corto plazo. Al tener poco dominio del Costx a la fecha, las cantidades (metrados) se revisarían del
exportable de REVIT que se encuentran en NRM.
4.12 El no contar con licencias, ni capacitaciones para los software seleccionados por los contratistas representa un riesgo en calidad al
tener información el cual no podremos revisar y/o actualizar en caso de requerirse.

A la fecha Koulu, solo ha mostrado el uso del software CostX para verificar la cuantificación del metrado, sin embargo no se visto la
4.13 posibilidad de generar presupuestos, situación que aunado a los riesgos previamente descritos hace ver que su uso en el diseño no
es aplicable en la cartera de proyectos del PEIP EB. Todos los contratistas vienen utilizando diferentes tipos de softwares como
PLEXOS, PRESTO, con los cuales generan también sus presupuestos.

6. FECHA
5. REQUERIMIENTO A KOULU
PROPUESTA

5.1 Definir la estrategia para el seguimiento y control considerando que los contratistas no están empleando el
CostX, en tanto el mismo no resultaba de obligatorio uso. 15-jun-23

5.2 Detallar el Alcance del 5D para la Etapa de Diseño

5.3 Evaluar la adquisición y capacitación a los equipos de BIM y COSTOS en softwares 5D utilizados por el
contratista.
5.4 Definifir el equipo de trabajo, roles y funciones por parte del PEIP y el contratista para el uso de 5D y el flujo
para la presentación y/o aprobación de las valorizaciones para la ejecución de las obras permanentes.

7. FIRMA: