Un sistema de contabilidad bien elaborado consta de cinco clasificaciones básicas:

Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos.

Todo aquello que le pertenece al negocio se conoce como Activo, por lo que
entenderemos como: El conjunto de valores, bienes, servicios y derechos que son propiedad de la
empresa. No es lo mismo para tu negocio ser propietario de un terreno que tener dinero en el
banco, del dinero puedo disponer de inmediato, mientras que el terreno no sé cuándo lo pueda
vender.
Los activos se clasifican de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en

dinero. Así, tenemos las siguientes clasificaciones:

Activo circulante.

Activo fijo.

Activo diferido.

Otros activos.

Activo circulante

Lo forman todos aquellos valores que son dinero, o fácilmente convertibles en dinero

(máximo un año).

Ejemplo:

• Dinero en caja.

• Dinero en bancos.

• Inversiones en valores.

• Cuentas por cobrar. Clientes, son las personas a las que les vendes y les das

crédito, deudores diversos, das crédito a personas ajenas al giro de la empresa,

etcétera.

• Pagos anticipados. Por ejemplo, si pagas en el mes de diciembre de 2024 tres

meses de renta de tu negocio, es lógico pensar que solamente le corresponde a

ese año un mes de renta y que los otros dos meses deben aplicarse a los gastos

del año siguiente. El importe de los dos meses en diciembre debe considerarse

como una renta pagada por anticipado

Inventarios (almacén).
Activo fijo

El activo fijo es la segunda clasificación del activo y lo forman los bienes que se

adquieren para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios

para transformar, vender o distribuir los productos.

Ejemplos:

Terreno (bien inmueble)

Edificio (bien inmueble)

Maquinaria y equipo (bien mueble)

Equipo de oficina (bien mueble)

(mobiliario y equipo)

Equipo de transporte (bien mueble)

La recuperación de la inversión de estos activos se hace en el transcurso del tiempo en

que éstos prestan un servicio. Recuerda que estos activos se adquieren con el propósito

de permanencia en la empresa y no para venderlos.

Activo diferido

Está representado por las inversiones cuyos beneficios se obtendrán en varios periodos

(años). Este grupo tiene la característica de que incluye valores intangibles (no los

podemos tocar), contrariamente a los que se clasifican en los dos grupos anteriores. Los

gastos de organización o de instalación que efectúas cuando se inicia tu negocio son un

ejemplo de activo diferido. Y, como su nombre lo indica, sus beneficios se difieren o

extienden a varios años posteriores.

Por eso, toda aquella inversión que beneficie a varios periodos, se debe considerar

como un Activo diferido.

Ejemplos:

Gastos de organización (servicio)

Gastos de instalación (servicio)

Patentes y marcas (servicio)

Otros activos

La última clasificación del activo es otros activos y son todos los valores y derechos
propiedad de la empresa, cuyo vencimiento es a mas de un año.

Ejemplo:

Cuentas por cobrar (clientes, deudores) derecho

Inversiones en valores valor

¿Cuánto debe mi negocio?

Un negocio puede obtener dinero por préstamos que le otorguen. Al conjunto de deudas

y obligaciones que tiene que pagar el negocio se le llama pasivo.

¿Con cuánto participan los dueños en el negocio?

Las otras dos formas de que un negocio obtenga recursos, es decir, lo que has aportado

y lo que ha ganado tu negocio, se muestran en el capital contable. En otras palabras, si

recordamos la ecuación contable en donde:

Activo = pasivo + capital contable

Tenemos que:

Capital contable = activo - pasivo

El capital contable es el valor de lo que le pertenece al dueño o empresario, ya sea por

aportaciones o por resultados obtenidos.

Las aportaciones que los dueños hacen al negocio, se denominan capital social.

Los resultados de ejercicios anteriores son las ganancias o pérdidas de años anteriores.

El resultado del ejercicio es la diferencia entre los ingresos y gastos del periodo vigente

y se obtiene del Estado de Resultados.

Por eso se dice que lo que une el Balance General con el Estado de Resultados es el

Resultado del Ejercicio.

En resumen, el principal Estado Financiero es el Balance General, que se integra por el

activo, pasivo y capital contable o patrimonio, que es a una fecha determinada y me

muestra la situación financiera del negocio.

Para ampliar la información de los Estados Financieros se preparan notas explicativas

que forman parte de los Estados Financieros; por ejemplo, si diste en garantía alguno

de tus activos para obtener un préstamo. Otro ejemplo estaría dado por las condiciones
pactadas en algún préstamo hipotecario, vencimientos y tasa de interés de las cuentas

y documentos a largo plazo, sistema y método de valuación de tus inventarios, etc. Esta

información adicional te ayudará a tomar la mejor decisión para tu negocio.

https://www.nafin.com/portalnf/files/secciones/capacitacion_asitencia/pdf/Fundamentos%20de
%20negocio/Contabilidad/contabilidad1_2.pdf

1. Balance general comparativo

Evalúa la evolución del negocio y puede compararse con años contables pasados. Para ello
es necesario contar con un historial financiero que permita observar las diferencias entre un
balance actual y uno anterior, en el que se refleje si el rendimiento de la empresa ha
aumentado o disminuido a lo largo del tiempo.

2. Balance general consolidado

Es utilizado por empresas con diferentes filiales para generar un balance general único. Así
que contempla en todas sus subsidiarias un solo documento u hoja de cálculo, para
determinar la situación general de la empresa en cuanto a activos, pasivos y patrimonio.

3. Balance general estimativo

Se elabora con datos preliminares para después verificarlos con la versión final. Por lo
tanto, las cifras de estos documentos están determinadas por supuestos y están sujetas a
correcciones posteriores. Se utiliza para realizar una aproximación de los resultados que se
pueden obtener al término de un periodo. Esto permite a las empresas tomar medidas
respecto a las ganancias y gastos que se prevén.

4. Balance general proforma

Realiza proyecciones sobre los componentes del balance general y es útil para
evaluar proyectos y conocer si son viables o no. Es similar al balance general estimado,
pero en lugar de trabajar con datos preliminares, hace una predicción del futuro de la
situación financiera de la empresa con los datos que ya se han obtenido.

El balance general debe realizarse al menos una vez al año para tener una vista general de
la situación financiera de la empresa. Mantener esta información en orden te permite llevar
una contabilidad y gestión administrativa más saludables.

Objetivos de un balance general

La función principal del balance general es tener el control de las finanzas de las empresas,
pero, de forma específica, también cubre los siguientes objetivos:

1. Conocer la posición financiera de la empresa en un periodo determinado.

2. Obtener información relevante para una mejor toma de decisiones financieras.
3. Conocer la naturaleza y valor de los activos, pasivos y patrimonios.
4. Mantener la solvencia del negocio.
5. Asegurar la capacidad actual de la empresa.
6. Detectar de forma oportuna los excedentes e insuficiencias en tus fondos de efectivo
o el exceso de deudas contraídas.

Estructura del balance general

Conocer la estructura de un balance general es indispensable para consignar la información
de manera ordenada y precisa. Suele realizarse en hojas de cálculo. A continuación
veremos en qué consiste:

 Encabezado. Corresponde a la parte superior del documento, donde se coloca el

nombre de la empresa; se indica que es un balance general, el periodo de análisis, la
fecha y tipo de moneda o divisa.
 Columna izquierda. Aquí se listan los recursos o la inversión que posee la
empresa, es decir, los activos fijos, circulantes y diferidos.
 Columna derecha. Se divide en dos partes. En la primera desglosa los recursos que
la empresa debe: pasivos fijos, de largo plazo y diferidos. En la segunda indica el
patrimonio, que engloba el capital social (financiamiento propio y ajeno) y la
utilidad neta del ejercicio (diferencia entre activos y pasivos).
 Firma. En la parte inferior del documento se reporta quién hizo el balance general
(contador o administrador) y quién autorizó los datos obtenidos (propietario), con
sus respectivas firmas.

Ahora que ya conoces la estructura básica del balance general, te mostraremos a qué se
refiere cada uno de sus componentes.

Componentes del balance general

Pasivos diferidos. Son las deudas que corresponden a ingresos que la empresa recibió en forma
anticipada para prestar un servicio o realizar una venta en el futuro.

Patrimonio

Por un lado, está el capital social que son todos aquellos elementos que constituyen la
financiación propia de una empresa, por ejemplo, el dinero aportado por socios o
inversionistas y las reservas financieras. Por otro lado, está la utilidad neta o capital neto
que es el resultado de la resta de activos y pasivos.

1. Recopila y suma tus activos

Al inicio de tu estructura indica el nombre de tu empresa, el ejercicio (en este caso balance
general) y el periodo. Seguido de esto, divide tus activos fijos y circulantes de la siguiente
manera. Suma cada uno de ellos y finalmente obtén el total de los activos.
2. Recopila y suma tus pasivos

Al igual que lo hiciste con los activos, lista todos tus pasivos fijos y circulantes; haz una
suma de cada uno y después de los dos resultados.

3. Recopila y suma tu patrimonio

Haz el mismo proceso que los pasos 1 y 2 y suma tu patrimonio, como en la siguiente
imagen:
4. Comprueba tu patrimonio

Para comprobar tu patrimonio debes utilizar la siguiente fórmula:

La resta de los activos y pasivos debe ser la misma cantidad que tu utilidad neta del
ejercicio, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Por último, solo debes recopilar la firma de la persona que debe autorizar el balance general
y la firma de quien lo elaboró.

Ejemplo de un balance general

Para terminar de comprender cómo realizar un balance general, te compartimos el siguiente
ejemplo. Tendrá un formato diferente: el que realizamos anteriormente tiene formato de
reporte y este es de cálculo.

1. Comenzaremos con un patrimonio social de $70.000 que fue incluido por un socio de la
empresa.

2. Esta cantidad también debe reflejarse en la parte de activos, específicamente en la

sección de caja o bancos.
3. Conforme esta empresa realiza su balance general, verifica que sus cantidades estén
cuadradas. Es decir, que la suma de los activos también esté consignada en el patrimonio.
De esta manera, podrás saber que tu balance general está quedando de forma correcta.

Supongamos que otro socio de la empresa aportará otra cantidad al patrimonio social. Esta
cantidad será de $100.000 pero en materia prima. Eso debe sumarse en la casilla de
patrimonio social. A la vez, debe añadirse en los activos, pero en el elemento de almacén,
pues el patrimonio lo brindó en forma de producto y no en efectivo.
4. Lo siguiente es incluir un crédito solicitado al banco con anterioridad. Esta cantidad irá
directo al componente de pasivo, en el elemento de crédito bancario. Esto hará que la suma
de pasivos más patrimonio sea diferente a la de los activos.
Esta diferencia es porque ese préstamo no se ha reflejado en los activos. Para reflejarlos,
debe incluirse esa cantidad en los activos de caja, pues se conforma de efectivo. De forma
inmediata, la suma de los activos será igual otra vez a la del patrimonio.

5. Ahora, supongamos que esta empresa realiza una compra de producto con la cantidad de
$150.000 a proveedores. Este crédito también tiene que reflejarse en los activos y se hará
directamente en el almacén, pues es compra de producto. Se suma esa cantidad a la que ya
está establecida en ese elemento.
Ahora, se le hará una venta al cliente de la cantidad de $350.000 de producto, pero como de
esos $250.000 solo se ocuparon $150.000, entonces se resta esa cantidad de los resultados
que tiene en almacén.
6. Una vez más, las sumas finales son diferentes, pero la utilidad restante se incluye en el
componente de patrimonio, en el elemento de resultado del ejercicio. Si la cantidad de las
sumas resulta igual tanto en activos como pasivos, significa que el balance general refleja
un buen punto de equilibrio; en caso contrario, estará reflejando algún error o una pérdida
financiera.

¡Ya estás listo para hacer tu propio balance general! Haz todas las pruebas que necesites
hasta que lo domines. Este cálculo no tiene por qué ser un dolor de cabeza.

Como has comprobado, mientras mantengas todo bien organizado y estructurado, tus
resultados podrán apreciarse de forma clara.

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