TEMA: SOCIALIZACION DEL PROTOCOLO DE POLIZA

ACTA No: 002 FECHA: 14/08/2023

LUGAR: CDI TRAVESURAS HORARIO: 2:30 p.m.

UNIDAD DE SERVICIO: CDI TRAVESURAS MODALIDAD: INSTITUCIONAL

RESPONSABLE: MILENA AZA- DIRIGIDO A : PADRES DE FAMILIA

COORDINADORA PEDAGOGICA
OBJETIVO: Brindar información a las familias sobre el protocolo de POLIZA, con el fin
de que haya mayor claridad frente a la correcta utilización.
ORDEN DEL DÍA
1. Saludo de bienvenida
2. Desarrollo de la temática
3. Compromisos
Desarrollo de la temática

1. Se dio a conocer el objetivo de la reunión la socialización del protocolo de

pólizas del operador la Fundación Renovar para la vigencia del contrato en
el año 2023 con Padres de Familia de usuarios CDI Travesuras.

a. Proceso para trámite de la póliza de accidentes para los beneficiarios de

primerainfancia
b. Gráfico del protocolo para el trámite de pólizas
c. Protocolo para hacer efectiva póliza en caso de accidente
d. Esquema gráfico para hacer efectiva la póliza en caso de accidente o
enfermedad
e. Datos de la oficina para presentar las reclamaciones de la póliza.

1. PROCESO PARA TRÁMITE DE LA POLIZA DE ACCIDENTES PARA LOS

BENEFICIARIOS DE PRIMERA INFANCIA

a) El beneficiario o acudiente solicita el cupo a la unidad de servicio y a la

vez, entregala documentación al responsable de la UDS. (copia de RC,
cédulas de acudientes etc.)

b) El responsable de la UDS, organiza la documentación del beneficiario y

 reporta la novedad del ingreso al auxiliar cuéntame para el registro en el
aplicativo diseñado porel Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
c) El auxiliar cuéntame actualiza las novedades de ingresos y retiros en el
aplicativoCUENTAME y a la vez solicita el trámite de la póliza a la
aseguradora en el formatodispuesto para tal fin. Nombre de la UDS,
municipio, nombres y apellidos del beneficiario.
d) La información se envía a la aseguradora y ésta expide un anexo por
cada envío,este trámite es realizado mediante correo electrónico.

El anexo que envía la aseguradora es un listado que tiene la siguiente

información:
• Número de orden. Es un consecutivo otorgado por la aseguradora o código
de trámitede acuerdo a las solicitudes de la fundación y al contrato al que
pertenece.
• Identificación. es el código único que le corresponde al beneficiario dentro
de la basede datos de la aseguradora.
• Nombre Completo del beneficiario
• Categoría (Siempre va hacer única)
• Novedad (Alta para ingreso-Baja para retiros)
• Periodo (Periodo vigente de la póliza)
• Suma asegurada
• Costo Póliza.
La aseguradora expide un carnet que tiene la misma validez que el anexo en
donde seencuentra registrado el beneficiario.
La aseguradora hace llegar por medio de coordinación cuéntame, los anexos
y/ocarnets.
e) Coordinación cuéntame, separa los carnets por contrato y entrega al
respectivocoordinador.
f) El coordinador del programa organiza por UDS y entrega a los responsables
de lasunidades de servicio.
g) El responsable de unidad de servicio deberá entregar la copia del carnet al
acudiente o padre de familia mediante listado de recibido, y el original debe
reposar enla unidad de servicio.

2. GRAFICO DEL PROTOCOLO PARA EL TRAMITE DE POLIZAS

3. PROTOCOLO PARA HACER EFECTIVA LA POLIZA EN CASO DE ACCIDENTES

a) Llevar al asegurado al hospital o centro de atención más cercano. En

primera
b) instancia debe ser atendido mediante los beneficios del carnet de
salud ya sea subsidiado o contributivo, en el caso de que este no le
cubra la atención se debepresentar la póliza de accidentes.

b) El Responsable de Unidad de servicio o padre de familia informa a la

fundación loocurrido con fecha y hora del evento.
La Fundación Renovar (Equipo interdisciplinario o responsable de la unidad de
servicio)y Acudiente del beneficiario, redacta un oficio dirigido a la
Aseguradora del Estado informando lo sucedido, con el número de orden que
le corresponde al asegurado en la póliza y los datos completos del padre de
familia como el nombre, número de cedula, teléfono y correo electrónico.
Junto con el oficio el padre de familia, envía a la oficina SIS los siguientes
documentos:
• Formulario único de reclamación
• Copia de historia clínica
• Formulas médicas en original
• La fotocopia del documento de identificación del Beneficiario (RC,CC,TI)
• Copia de la póliza
• Facturas originales de los gastos de transporte, gastos médicos
hospitalarios,certificaciones de discapacidad, etc.
En caso de fallecimiento del asegurado se hace necesario enviar:
• Formulario de reclamación
• Copia de la póliza o carnet
• Copia del documento de identificación del asegurado y del reclamante
• Registro civil de defunción autenticado.
• Registro civil de nacimiento del asegurado autenticado
• Certificación de la fiscalía en caso de muerte violenta.
• Copia de historia clínica en caso de muerte natural.
• Poder dirigido a nombre de seguros de vida del Estado de un padre al otro
para el cobro de la indemnización y autorización a seguros de vida del
estado a girar el chequea nombre del apoderado.
c) Seguros del Estado, por medio de la oficina SIS y VIDA ESTADO, da
respuesta alacudiente del beneficiario.
5 CORREO DE LA OFICINA PARA PRESENTAR LAS RECLAMACIONES
Si el beneficiario presenta estas enfermedades por primera vez y después de 30
díashaber adquirido la póliza, VIDAESTADO reconoce como accidentes
amparados.

Nota Importante: En caso de presentarse algún accidente y posterior a este, el

beneficiario se retira de la UDS, el responsable de la unidad de servicio debe
informarpor escrito al coordinador del programa y administrador cuéntame, para
evitar el retirode la póliza.
La responsabilidad del ingeniero cuéntame, es únicamente el trámite de la póliza
antela aseguradora, y entregar anexos o carnet a los coordinadores del
programa.
La activación de la póliza la realiza la coordinadora Técnica con el
coordinadorpedagógico.
Cualquier duda que se presente favor comunicarse con la asesora de los seguros
delEstado.
NIDIA ORTEGA celular 3005530407 correo electrónico nidiaortegab@hotmail.com. Este
protocolo, está sujeto a cambios y actualiza

COMPROMISOS:
Mantener informados a los padres de familia referente al tema, para despejar dudas y
resolver inquietudes frente al tema.
Elaborado por:

MILENA AZA
COORDINADORA PEDAGOGICA
FUNDACION RENOVAR
REGISTRO FOTOGRÁFICO