ASPECTOS DEL OPERATIVO

ENCUESTA LONGITUNIDAL DE COLOMBIA – ELCO

INTRODUCCIÓN

El Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) es una entidad

gubernamental de carácter técnico que tiene como objetivo principal el diseño e
implementación del Sistema Estadístico Nacional (SEN) y la producción de indicadores
socioeconómicos y demográficos básicos para el país, asegurando con lo anterior los
máximos estándares de calidad y oportunidad de la información, su difusión y el fomento
de la cultura estadística a nivel nacional.

En este contexto, y teniendo en cuenta la importancia de implementar y fortalecer medidas

de protección social en los hogares más vulnerables del país, nace la necesidad de contar
con mediciones de carácter longitudinal que provean las herramientas necesarias para la
generación de diagnósticos que enfaticen la comparación y el contraste en las condiciones
de la población durante su ciclo vital.

Debido a lo anterior, se ha realizado un esfuerzo de cooperación interinstitucional, para la

realización de la Encuesta Longitudinal de Colombia -ELCO, fusionando la Encuesta
Longitudinal de Protección Social- ELPS y la Encuesta Longitudinal Colombiana -ELCA; con
este instrumento es posible observar las dinámicas del mercado laboral, factores de riesgo
y vulnerabilidad de los hogares, acceso al sistema de salud, cotización a pensiones,
educación, entre otros. Lo anterior con el fin de obtener información para realizar el diseño,
seguimiento y evaluación de las políticas públicas en el país.

Este año se lleva a cabo la segunda ronda de recolección de información de la ELCO, cuyo
trabajo de campo establece retos y novedades diferentes a las de encuestas de cohorte
transversal, teniendo en cuenta que este tipo de operación estadística tiene como propósito
brindar insumos para analizar cambios sociales y económicos de los hogares y personas en
Colombia, a partir del seguimiento en cada ronda de medición, de las fuentes de información
que conforman la población que participa en la encuesta.

Así, este documento busca establecer los diferentes aspectos operativos para tener en
cuenta en el desarrollo de la recolección de la ELCO, como también proporcionar
lineamientos claros y estandarizados acerca de cómo se requiere desarrollar el trabajo de
campo, los métodos, técnicas e instrumentos de recolección, la organización de los equipos
operativos, rendimientos, etc.

La información contemplada en este plan se puede ampliar mediante la consulta de

documentos relacionados con la investigación como los manuales de recolección y
conceptos básicos, evaluación, diligenciamiento de formatos, supervisión II, monitoreo de
campo, de usuario y los formatos para el trabajo de campo.

OBJETIVO

El objetivo de este plan de recolección es describir los lineamientos operativos para tener
en cuenta en el desarrollo de la Encuesta Longitudinal de Colombia - ELCO, velando por la
óptima planeación, organización y funcionamiento de los procesos que intervienen en el
trabajo de campo, así como de su estandarización a nivel de sedes y subsedes.

Objetivos Específicos

• Describir los métodos, instrumentos y técnicas de recolección, así como el diseño

muestral, los manuales y formatos a utilizar en la operación estadística.

• Definir las actividades del personal operativo, las cargas de trabajo y el cronograma para
la ejecución de la encuesta.

• Enmarcar los procesos preoperativos y operativos, mecanismos de monitoreo,

seguimiento y control de cobertura y calidad de la información, en las fases operativas
para el desarrollo de la investigación.

ALCANCE

Este documento constituye una herramienta clave para los equipos responsables de la
operación estadística en el desarrollo de los procesos de recolección, principalmente para
los asistentes técnicos y supervisores II; en cuanto contribuye con la planeación y
organización del trabajo del personal operativo en campo, mediante una estandarización de
los procesos alineada con el funcionamiento adecuado de la investigación.

CONCEPTOS RELACIONADOS

Para el desarrollo del operativo de la Encuesta Longitudinal de Colombia, es necesario tener

en cuenta los conceptos que se enuncian a continuación:

• Cartografía: herramienta de ubicación en el terreno bajo un ordenamiento sencillo y

adecuado que permite ubicar las direcciones a trabajar tanto en las áreas urbanas como
en las rurales.
• Aplicativo: software instalado en el Dispositivo Móvil de Captura (DMC) que contiene
el formulario de la encuesta, en donde se encuentra la información pre diligenciada de
los hogares asignados según la muestra, las tablas de validaciones y el control de flujos.

• Aplicativo Web: herramienta electrónica dispuesta a través de un servidor web en la

que se encuentra el formulario para la transcripción y digitación de los resultados de las
mediciones antropométrica y pruebas psicológicas aplicables durante el proceso de
evaluación.

• Dispositivo Móvil de Captura (DMC): teléfono inteligente con software desarrollado

que contiene el aplicativo. El equipo designado para la realización del proceso de captura
de información puede ser Aprix o Huawei, según lo indique la oficina de Sistemas, para
el cual existe un manual de usuario.

• Formulario: instrumento diseñado para la recolección de los datos de acuerdo con

los requerimientos de cada investigación, el cual se encuentra en forma digital en los
Dispositivos Móviles de Captura (DMC) y en el Aplicativo Web, así como análogamente
en los formularios en papel.

• FTP (File Zilla): protocolo de transferencia de archivos, donde las ciudades envían a
DANE central los reportes operativos.

• NNA: sigla que se refiere a Niñas, Niños y Adolescentes.

• Resumen de cobertura: permite determinar de manera resumida el número de

hogares y personas encontradas y trabajadas durante la recolección, tanto de encuestas
como de pruebas y mediciones. Los principales usuarios son la supervisión II y el
monitoreo (evaluación líder), quienes consolidan semanalmente la información reportada
en campo. De este formato se obtienen los indicadores de cobertura en hogares,
personas y pruebas.

• Comparativo sistemas vs. campo: es el reporte producido por el área Recolección y

Acopio en DANE central, en el que se compara la información de los resúmenes de
cobertura enviados por la supervisión II y monitoreo (evaluación líder) de la sede o
subsede, contra la información transmitida vía FTP o Aplicativo Web a la base de sistemas
por el analista de información o monitora (evaluadora líder) de cada ciudad.

• Periodo de referencia: se denomina período de referencia al intervalo de tiempo al

que corresponden las preguntas.

• SPGI: Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional.

• Transporte urbano: transporte público de pasajeros dentro del perímetro urbano.

 • Transporte especial: transporte privado terrestre, utilizado por horas (en zona
urbana) para el desplazamiento a lugares de difícil acceso, con problemas de orden
público y para recolección en horas de la noche.

• Otros transportes: transporte terrestre, utilizado por horas principalmente para el

desplazamiento a lugares de difícil acceso, con problemas de orden público, y para
recolección en horas de la noche dentro del perímetro urbano. También se puede usar
transporte por día para el desplazamiento hacia zonas rurales como alternativa diferente
al transporte intermunicipal.

Los siguientes términos y definiciones han sido tomados del Manual de recolección y
conceptos básicos de la Gran Encuesta Integrada de Hogares (GEIH):

• Muestra: conjunto de unidades de muestreo, seleccionadas probabilísticamente de

un determinado universo. Para la ELCO, la muestra corresponde a un marco de lista.

• Hogar: es la persona o grupo de personas, parientes o no, que ocupan la totalidad o

parte de una vivienda; atienden necesidades básicas con cargo a un presupuesto común
y generalmente comparten las comidas.

También constituyen un hogar las personas que se asocian para vivir bajo el mismo techo,
aunque no compartan las comidas.

En una vivienda pueden encontrarse varios hogares, si existen grupos de personas que
viven en una parte de la vivienda y preparan sus comidas por separado. También pueden
estar constituidos por personas no parientes, como tres (3) amigos(as) que se asocian
para compartir el lugar de alojamiento.

Las personas dedicadas a las actividades del servicio doméstico y sus familiares, los/las
trabajadores/as y sus familiares, forman parte del hogar siempre y cuando duerman en la
misma vivienda donde trabajan.

• Persona de seguimiento: todas las personas definidas en la muestra como personas de

seguimiento para encuestar a lo largo del tiempo, con el objetivo de medir los cambios
en las variables de interés. Así como los NNA, nuevos en los hogares, menores de 10
años hijos/as adoptados o de nacimiento de personas de seguimiento.

• Persona de contexto: todos los demás residentes habituales del hogar de seguimiento
que no cumplan los criterios para ser personas de seguimiento.
1. PREPARACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA RECOLECCIÓN

1.1. Aspectos metodológicos e instrumentos

1.1.1. Población objetivo

De acuerdo con la Metodología de la ELCO, la población objetivo corresponde a la población

civil no institucional, residente en el territorio nacional. Se excluye aquella población para la
cual el desarrollo de la encuesta genera sobrecostos y que al mismo tiempo su eliminación
no afecta los resultados generales de la operación estadística. De esta manera la operación
estadística excluye a San Andrés y Providencia.

1.1.2. Marco estadístico

En concordancia con el documento de Metodología de la Encuesta Longitudinal de

Colombia, el marco muestral está constituido por el inventario cartográfico y el archivo
agregado de viviendas y hogares a nivel de manzana, para cabeceras municipales y centros
poblados, y el agregado a nivel de sección cartográfica para el resto; datos generados a
partir de la información del Censo General de Población y Vivienda de 2005.

1.1.3. Diseño muestral, disponibilidad, novedades

La muestra para la ELCO se encuentra conformada aproximadamente por 16.397 hogares y

51.352 personas de seguimiento y contexto, referenciadas en un marco de lista, las cuales
se localizan en diversos dominios geográficos: clase 1 (cabecera), clase 2 (centro poblado) y
clase 3 (rural disperso).

No obstante, esta es una muestra dinámica, susceptible de transformarse y aumentar en la

medida en que se pueden crear nuevos hogares y/o personas de seguimiento.

Así, inicialmente se estima que la muestra está distribuida en 28 departamentos (Antioquia,

Atlántico, Bogotá D.C., Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Chocó,
Córdoba, Cundinamarca, Huila, La Guajira, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander,
Putumayo, Quindío, Risaralda, Santander, Sucre, Tolima, Valle del Cauca, Vaupés y Vichada)
y 345 municipios aproximadamente. Estos organizados a nivel nacional en 27
sedes/subsedes del DANE.

Ahora bien, para consultar aspectos específicos del diseño muestral es posible dirigirse al
documento de Metodología General de la Encuesta Longitudinal de Colombia, en la sección
denominada con el mismo nombre, contemplada en el apartado de Diseño estadístico.
Por otra parte, ateniendo a las características particulares de la muestra de esta investigación
y a su carácter longitudinal, es posible que se presenten distintas novedades en campo para
los hogares y personas, las cuales se reportarán mediante un formulario en Microsoft Forms
denominado “Formulario para reporte de novedades – ELCO”, en el que se envían a DANE
Central para su respectivo tratamiento.

Estas novedades se enlistan acto seguido:

• Rechazos definitivos
• Soporte sistemas / Fallas en aplicativo DMC y/o WEB
• Dudas formulario de recolección y/o aplicación de pruebas
• Cambio de estatus en la persona (es decir, de seguimiento a contexto y viceversa).
• Hogares y/o personas ilocalizables.
• Traslados a otros municipios fuera de las rutas establecidas para la sede y dentro del
mismo departamento.
• Traslados a otros municipios dentro de las rutas establecidas para la sede y dentro del
mismo departamento.
• Traslados fuera del departamento - sede que origina el traslado.
• Gestión de hogares y personas trasladadas por otras sedes - sede que recibe el traslado.
Personas movilizadas dentro del municipio con cambio de clase.
• Inconvenientes respecto a georreferenciación.
• Inquietudes de diligenciamiento de formatos.
• Hogares que no aparecen cargados en el Aplicativo Web de evaluadoras.

Con el propósito de revisar detalladamente cómo se define y tipifica cada novedad, así como
la forma en la cual se desarrolla su reporte, consultar el Protocolo de reporte y gestión de
novedades diseñado por el área de Recolección y Acopio.

1.1.4. Periodo y duración de la recolección

La duración de la recolección depende del tamaño y el tipo de la muestra. En concordancia

con estos parámetros, el operativo de campo de la ELCO se desarrollará por un periodo de
2,5 meses, abarcando agosto, septiembre y octubre de 2022. Sin embargo, este lapso varía
geográficamente según la muestra asignada a cada sede y subsede.

A nivel general, la duración del operativo de recolección por ciudades es la siguiente:

Tabla 1. Duración de la recolección por sedes/subsedes de la ELCO
Territorial Sede/subsede Periodo de recolección
Barranquilla 2,5 meses
Cartagena 2,5 meses
Barranquilla
Riohacha 2,5 meses
Santa Marta 2,5 meses
 Territorial Sede/subsede Periodo de recolección
Sincelejo 2,5 meses
Valledupar 2,5 meses
Bogotá 2,5 meses
Florencia 2 meses
Mitú 1,5 meses
Neiva 2,5 meses
Bogotá
Puerto Carreño 2 meses
Tunja 2,5 meses
Villavicencio 2,5 meses
Yopal 1,5 meses
Bucaramanga 2,5 meses
Bucaramanga
Cúcuta 2,5 meses
Cali 2,5 meses
Mocoa 2 meses
Cali
Pasto 2,5 meses
Popayán 2,5 meses
Armenia 2,5 meses
Ibagué 2,5 meses
Manizales
Manizales 2,5 meses
Pereira 2,5 meses
Medellín 2,5 meses
Medellín Montería 2,5 meses
Quibdó 2,5 meses

1.1.5. Especificación del encuestado idóneo

A nivel general, durante el proceso de recolección es fundamental solicitar la presencia del

jefe o jefa del hogar, cónyuge o de una persona mayor de 18 años que resida habitualmente
en el hogar para que informe sobre los datos generales de la encuesta.

La encuesta utilizará informante directo para las personas de 18 años y más, y para los de
10 a 17 años. Para los demás se acepta informante idóneo (persona del hogar mayor de 18
años, que a falta del informante directo pueda responder correctamente las preguntas). No
se debe aceptar información de las personas encargadas de realizar las actividades de
servicio doméstico, pensionistas, vecinos (as) o menores, excepto cuando el (la) menor de
edad es el jefe o jefa del hogar o cónyuge.

Ahora bien, el área de Temática de DANE Central define un encuestado idóneo para los
diferentes capítulos de la encuesta, que pueden hallarse en el Manual de Recolección y
Conceptos básicos de la ELCO.
En cuanto a las mediciones antropométricas y pruebas psicológicas, en el Manual de pruebas
para evaluadoras se define como encuestados idóneos a los NNA de seguimiento cuyas
edades comprenden los siguientes rangos según las pruebas a realizar: a) Test de
Vocabulario en Imágenes Peabody – TVIP: NNA entre los 3 años, 0 meses, 0 días y los 17
años, 11 meses y 15 días; b) Cuestionario de Capacidades y Dificultades -SDQ-Cas:
cuidador/a principal de NNA entre los 2 años, 0 meses, 0 días y 17 años, 11 meses y 29 días;
c) Medidas antropométricas: NNA de 0 años, 0 meses, 0 días a 11 años, 11 meses y 29 días.

1.1.6. Método de recolección a emplear

El método de recolección empleado es el de “barrido mixto", el cual se lleva a cabo en dos

fases:

• Primera fase: se hace la recolección de los hogares que están agrupados en una misma
manzana por el sistema de barrido tradicional; es decir, que el equipo de trabajo recorre las
direcciones asignadas dentro la manzana hasta encuestar a todos los hogares y personas de
la muestra.

• Segunda fase: se buscan las direcciones aisladas y las que tienen novedades, que
corresponden a los hogares que se movilizaron o que son nuevos en la muestra.

Para el proceso de evaluación, también se adopta el sistema previamente descrito. El equipo

de recolección indaga por los horarios en los que sea más probable encontrar a los niños,
niñas y adolescentes del hogar en la vivienda, con el propósito de agendar la aplicación de
pruebas y toma de mediciones.

Adicionalmente, teniendo en cuenta que la valoración de mediciones antropométricas

requiere, para la ubicación del tallímetro, una superficie plana y que algunas viviendas del
área rural no cuentan con esta característica en sus pisos, se pueden realizar las valoraciones
en lugares como: centros médicos, colegios/escuelas, salones de Juntas de acción comunal
o casas, entre otros, donde se logre ubicar el instrumento adecuadamente.

1.1.7. Instrumento de recolección

Para que el proceso de recolección de la ELCO se lleve a cabo de manera idónea, se requiere
de los instrumentos que se describen a continuación:
• Formulario de recolección en digital para DMC: contiene el cuestionario que debe
aplicarse a todos los hogares que componen la muestra definida para la operación.

El cuestionario en DMC de la ELCO adquiere dos configuraciones distintas dependiendo del

tipo de persona a encuestar. Así, se encuentra un formulario para las personas de
seguimiento, compuesto por 19 capítulos, y otro para las de contexto, el cual cuenta con 8
capítulos.

Adicionalmente, la encuesta contempla la aplicación de un conjunto de mediciones

antropométricas y pruebas psicológicas realizadas a los NNA de seguimiento, por la
evaluación base, que hacen parte del directorio de la muestra, las cuales requieren para su
realización de:

• Cuestionario y hoja de respuesta de la prueba TVIP: el Test de Vocabulario en

Imágenes Peabody es un instrumento de administración individual a NNA, que consta de un
libro de estímulo con 125 láminas y hojas de respuesta.

• Cuestionario y hoja de respuesta test SDQ-Cas: el Cuestionario de Capacidades y

Dificultades cuenta con 25 ítems que miden conductas sociales en los NNA y es aplicado al
cuidador principal del niño, niña o adolescente.

• Formato para registro de medidas antropométricas: en este formato se registran los

resultados obtenidos en cuanto a la longitud/talla y peso tomados a los NNA. Ello producto
de los ejercicios estandarizados de medición con el infantómetro/tallímetro y la báscula
electrónica.

Los últimos tres formatos correspondientes al proceso de evaluación se diligencian en hojas

de respuesta en papel, para posteriormente ser transcritos y digitalizados en el Aplicativo
Web.

1.1.8. Aplicativos diseñados para la recolección

Para la recolección de información en la Encuesta de Longitudinal de Colombia se dispone

de dos aplicativos.

Por un lado, se encuentra el software instalado en el Dispositivo Móvil de Captura (DMC)

que contiene el formulario de la encuesta, cuyo levantamiento lo realizará la recolección.
Esta herramienta tiene como propósito agiliza el proceso de captura, permitiendo aplicar en
campo las especificaciones de validación y consistencias definidas en la encuesta, aportando
en el proceso de garantizar la calidad, oportunidad y confiabilidad de la información
recolectada.
Por otra parte, se cuenta con el Aplicativo Web en el que la evaluación base realiza la
transcripción de las pruebas antropométricas y psicológicas (SDQ-Cas y TVIP) aplicadas y
registradas en papel a NNA.

Este, al igual que el aplicativo de recolección, cuenta con validaciones de flujos y consistencia
que contribuyen también con los pilares de calidad y consistencia de la información.

Para ambos aplicativos, el área de Sistemas dispone sus respectivos manuales de usuario,
con el objetivo de proporcionar una referencia que permita conocer el uso y manejo del
DMC, así como del Aplicativo Web.

1.1.9. Técnica de recolección

Se refiere a la forma en la que se debe recolectar la información. De acuerdo a la muestra

asignada, la información se tomará en las ciudades y áreas metropolitanas, cabeceras
municipales y rural disperso por medio de entrevista directa. Este método aplica tanto para
el levantamiento de información realizado por encuestadores como para las evaluadoras.

Se toma información en forma directa al jefe(a) de hogar y a cada una de las personas del
hogar de acuerdo con su edad, sexo y tipo (seguimiento o contexto). Para las personas NNA,
la información correspondiente debe ser suministrada por el padre, la madre, o la persona
del hogar que está a cargo de su cuidado cuando los padres no forman parte del hogar. Este
procedimiento permite, adicionalmente, evitar que la entrevista se concentre en una sola
persona.

Por tratarse de informante directo se requiere dedicación especial de los grupos de trabajo
(supervisión, recolección y evaluación) en diferentes horas (mañana, tarde o noche) y días
de la semana con el fin de conseguir a los informantes. Se debe tener en cuenta que, para
asegurar la calidad de la información, al momento de realizar las pruebas, las horas de la
noche deben ser la última opción, lo anterior debido a que en este horario el rendimiento
de Niños, Niñas y Adolescentes no es el mejor.

En dado caso, que la persona manifieste tener afán o no disponer de tiempo, se debe
concretar una cita para aplicar la encuesta posteriormente y aprovechar para ubicar a otra
persona de seguimiento que pueda atender a quien encuesta o a la evaluadora en ese
momento. Es pertinente considerar otras alternativas de contacto para ubicar a las fuentes
como: teléfono, correo electrónico, visita al lugar de trabajo, etc. Sin embargo, la encuesta
siempre se deberá realizar de forma presencial con entrevista directa.
1.1.10. Estrategia de recolección

Recolección de formulario

Inicialmente, el/la supervisor/a II realiza una distribución equitativa de la muestra a los (las
encargados/as del monitoreo en campo. Con esta información, cada grupo de recolección
se desplazará a terreno e iniciará buscando las direcciones, hogares y personas asignadas.

• Durante la primer semana de operativo se requiere el acompañamiento a los grupos de

recolección de forma obligatoria por parte de la supervisión II y asistencia técnica,
quienes deberán dar instrucciones claras y prácticas sobre el manejo de la muestra,
ubicación en terreno, sistema de barrido mixto, diligenciamiento de formatos,
presentación de la encuesta y de la entidad, verificación del porte del kit, apertura,
revisión y cierre de encuestas por parte de la persona que monitorea, uso de los
instrumentos como DMC y uso de los recursos asignados de transporte.
• Se iniciará con la sensibilización y recolección de los hogares de seguimiento que están
agrupados en la misma manzana, y posteriormente se trabajarán aquellos que se
encuentren aislados; se realizará la encuesta según los parámetros establecidos en el
manual de recolección y conceptos básicos.
• En los hogares agrupados en la misma manzana, es obligatorio que el/la monitor/a haga
la presentación de los encuestadores, a las personas de los hogares objeto de
recolección
• El/la monitor/a abrirá los formularios de las encuestas en el DMC y verificará la presencia
o no de las personas prediligenciadas a encuestar con el fin de determinar si hay
novedades en la conformación del hogar o no. Esto permite también identificar la
creación de hogares nuevos a personas de seguimiento que ya no formen parte del
hogar y otras novedades de personas.
• Antes de iniciar la recolección del formulario de la encuesta, el grupo de recolección
debe informar acerca de la visita de la evaluadora (en donde aplique) y procederá a
agendar la cita y a solicitar la firma para el consentimiento informado. (Es importante
procurar agendar las citas de los hogares agrupados en la misma manzana el mismo
día). Esto se debe realizar al inicio con el fin de evitar posibles rechazos una vez se haya
realizado la encuesta.
• El/la monitor/a debe revisar la consistencia de las encuestas realizadas en el DMC y en
caso de requerirse le indicará al grupo de recolección la necesidad de regresar al hogar
para corregir
• El/la monitor/a debe diligenciar los formatos operativos en campo de manera clara y
completa.
• En los hogares que no pudieron ser ubicados por ausencia en la vivienda, se procederá
a realizar las revisitas pertinentes en días y horarios diferentes, así mismo se procederá
a hacer las revisitas correspondientes en los hogares con encuesta incompleta.
• Los hogares que no puedan ser encuestados por rechazo, vivienda vacante, dirección
errada, dirección inexistente, cambio de domicilio a otros municipios o departamentos,
hogar fusionado o cualquier otra novedad, deberán ser reportados por el/la monitor/a
la supervisión II con su respectiva novedad.
• De igual manera, el/la monitor/a deberá reportar a la supervisión II, en los formatos
asignados, los resultados de todas las personas de la muestra que le sean asignadas
incluyendo los estados o resultados no efectivos como: Rechazo: (R), Ausente: (A),
Ocupada/ sin tiempo: (O), Se fue del hogar (SFH), Desaparecida (D), Fallecido (F), No era
miembro del hogar en las rondas anteriores: (NRA) y OTRO, así como reportar a las
personas nuevas de seguimiento y los hogares nuevos.
• La supervisión II consolidará las novedades, hará seguimiento a los hogares según los
tipos de novedades que se presenten en campo y diligenciará en el sistema dispuesto
para tal fin las siguientes novedades: personas con rechazo definitivo, hogares y/o
personas ilocalizables, traslados a otros municipios fuera de las rutas establecidas para
la sede y dentro del mismo departamento, traslados a otros municipios dentro de las
rutas establecidas para la sede y dentro del mismo departamento, traslados fuera del
departamento - sede que origina el traslado, gestión de hogares y personas trasladadas
por otras sedes - sede que recibe el traslado, personas movilizadas dentro del municipio
con cambio de clase.
• Con base a lo anterior, e/la sensibilizador/a telefónico en coordinación con el la
supervisión II, realizará llamadas correspondientes a los hogares y personas con rechazo
y que no pudieron ser ubicados. El propósito de estas llamadas es procurar asignar
nuevas citas con los hogares que contacte telefónicamente y sensibilizarlos acerca de la
importancia de la encuesta. En caso de rechazo, indagará el motivo. Esta actividad será
realizada por los sensibilizadores telefónicos, quienes apoyarán de forma transversal a
las sedes que pertenecen a su Territorial.
• Las nuevas citas agendadas se deben coordinar con el grupo de recolección para evitar
que se crucen con las citas que el/la monitor/a haya establecido directamente en campo
para su grupo.
• El/la supervisor/a II debe entregar al monitor/a el reporte de citas agendadas. Así mismo
debe mantener al tanto de todas las llamadas realizadas al asistente de la encuesta.
• El grupo de recolección debe visitar nuevamente a los hogares en los que los
sensibilizadores telefónicos hayan establecido citas.
• En la zona rural, si se presentan dificultades, el/la monitor/a debe llamar a la supervisión
II para que intente contactar a los hogares telefónicamente.
• Por parte del DANE central se realizará una gestión de búsqueda y cruce de datos de las
personas reportadas en el sistema de novedades como ilocalizables, y de llamadas
telefónicas a los hogares con rechazo definitivo, con el fin de apoyar la ubicación y/o
sensibilización de estas personas y hogares.

Aplicación de pruebas y mediciones

Una vez el equipo de recolección finalice la recolección del formulario, definiendo jornada y
fechas tentativas con los hogares y haya hecho firmar los consentimientos informados, los
entregará a la evaluadora líder. En el caso rural, el equipo de campo deberá entregar a la
evaluadora directamente estos documentos

• La evaluadora base recibirá la asignación de cargas de trabajo, también llevará consigo

los consentimientos, los instrumentos de medición, los formatos y el directorio de
personas de seguimiento y procederá a contactar a los hogares y personas acudientes
de NNA para toma de pruebas.
• La evaluadora verificará que todos los consentimientos estén en orden, completamente
diligenciados y firmados y se desplazará a campo para realizar la aplicación de pruebas
y la toma de medidas antropométricas de acuerdo a los lineamientos establecidos para
cada una, recordando siempre calibrar la báscula y mantener la asepsia en los equipos
de medición
• Antes de iniciar las pruebas para mayores de 12 años, la evaluadora debe diligenciar el
formato de asentimiento informado y hacerlo firmar por el/la joven.
• Cuando finalice la toma de la prueba TVIP, la evaluadora debe realizar la calificación en
papel según las instrucciones impartidas en el entrenamiento.
• Si por alguna razón el hogar no pudo cumplir con la cita agendada, la evaluadora debe
contactar presencial o telefónicamente a las personas de los hogares que no fueron
localizados en campo, con el fin de establecer las nuevas citas para la aplicación de
pruebas en campo.
• En los tiempos libres, la evaluadora debe realizar el autocontrol de calidad de la
información recolectada, revisando el material antes de cerrar los formularios y hacer la
transcripción de aplicación de pruebas y mediciones en el aplicativo web de evaluación.
• Cada vez que la evaluadora de campo finalice con un hogar, debe actualizar el formato
de resumen acumulado de aplicación de pruebas y guardar todos los instrumentos de
manera cuidadosa.
• La evaluadora líder y el asistente de encuesta, realizarán acompañamiento periódico a
las evaluadoras de campo, para verificar que se cumplan los protocolos establecidos en
el manual y retroalimentar el proceso.
• La evaluadora de campo debe estar presta a adelantar las correcciones que se le
indiquen y regresar a campo cuantas veces sea requerido.
• En conjunto con la supervisión II, la evaluadora líder se encargará de correlacionar los
reportes de las evaluadoras con los del grupo de recolección, a fin de identificar los NNA
de seguimiento a quienes se debe realizar pruebas y mediciones, validar la consistencia
de esta información y la efectiva y completa aplicación de las mismas. De igual manera
estos dos roles realizarán el seguimiento necesario a fin de garantizar la cobertura total
de hogares con formulario completo y NNA con mediciones completas.
• Una vez finalizada la recolección de todas las mediciones en los hogares, las evaluadoras
deben elaborar un informe de resultados del operativo.
• Las evaluadoras lideres realizarán la crítica de las mediciones antropométricas y las
pruebas psicológicas en papel y en el aplicativo web (según sea el caso). Posteriormente
realizaran retroalimentación de los principales hallazgos a las evaluadoras asignadas en
su ruta. Todas las novedades identificadas serán reportadas a DANE central.

1.1.11. Manuales y formatos a utilizar

Con el fin de definir el orden, tiempo establecido, lineamientos y responsables de las

actividades que se desarrollaran dentro de la ejecución operativa en campo para la
operación estadística ELCO se elaboraron los siguientes manuales:

a. Manual de diligenciamiento y conceptos básicos

En este documento se detalla cada uno de los componentes del operativo de recolección,
como son el esquema operativo, las técnicas para realizar la entrevista y las estrategias de
recolección. Asimismo, se define la forma como debe ser diligenciado el cuestionario en
cada uno de sus capítulos, tanto en el módulo de hogar como en los de personas. Para cada
capítulo se especifican los objetivos y la conceptualización de cada pregunta.

b. Plan de recolección

En este se consignan los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo
del operativo de campo en materia de: procesos pre-operativos y operativos, recursos,
instrumentos de recolección, entre otros.

c. Manual de supervisión II

Elaborado para proporcionar una referencia que permita asegurar el cumplimiento de los
objetos de la encuesta en la cual se establecen las actividades que debe realizar el/la
 supervisor/a II, en cada sede o subsede, con el fin de lograr una óptima ejecución de las
actividades del operativo de la encuesta.

d. Manual de monitoreo

Tiene por objeto suministrar la información que el/la monitor/a requiere, junto con las
normas establecidas e instrucciones del trabajo de campo necesarias para el cumplimiento
de los objetivos propuestos en la operación. El manual contiene aclaraciones acerca de las
tareas, las obligaciones del monitor/a, así como especificaciones para el diligenciamiento de
los formatos que tiene que diligenciar en terreno.

e. Manual de diligenciamiento de formatos

Presenta cada uno de los formatos a trabajar antes, durante y después del operativo de
campo, con sus descripciones y aclaraciones de manejo.

f. Manual de pruebas para evaluadora

Brinda las herramientas básicas para cumplir el rol de evaluadora, persona encargada de
aplicar las pruebas test de vocabulario en imágenes Peabody (TVIP) y el cuestionario de
capacidades y dificultades (Strengths and Difficulties Questionnaire O SDQ-CAS) y realizar
las mediciones antropométricas a los niños, niñas y adolescentes de seguimiento en la
Encuesta Longitudinal de Colombia - ELCO. Contempla la población a intervenir, los rangos
de edad, la logística del trabajo en campo, su vinculación con el rol de supervisor(a) y
encuestador(a), así como la descripción general de las tareas y funciones que se deben
desarrollar.

Los formatos que manejan cada uno de procesos se relacionan en la siguiente tabla, los
cuales están estructurados de acuerdo al proceso responsable de su diligenciamiento:

FORMATOS DE LA ENCUESTA ELCO

Nombre del Proceso responsable
Objeto Almacenamiento
formato del formato
El objetivo de este formato es organizar
de manera equitativa la distribución de
ASIGNACION Y
muestra para el proceso de recolección en
CONTROL
campo. Este formato se diligencia para SUPERVISIÓN II Excel
SEMANAL DE
cada semana del operativo, teniendo en
MUESTRA
cuenta la cantidad de hogares y personas
por hogar, para organizar el recorrido.
 FORMATOS DE LA ENCUESTA ELCO
Nombre del Proceso responsable
Objeto Almacenamiento
formato del formato
RESUMEN En este formato se deben registrar en
ACUMULADO DE papel y de la manera más inmediata los
MONITOREO Papel
HOGARES Y resultados de las encuestas finalizadas en
PERSONAS cada una de las personas de seguimiento.
CONTROL DE Contiene el registro diario de los
PERSONAS CON resultados de las novedades por persona,
RESULTADO DE a fin de que la supervisión II pueda hacer MONITOREO Y
Excel
ENCUESTA NO oportuno seguimiento de los casos SUPERVISIÓN II
EFECTIVA EN especiales y lograr que se puedan
CAMPO encuestar estas personas.
El objetivo principal es registrar cada uno
INFORME DIARIO de los errores detectados en el
DEL MONITOREO diligenciamiento de la información y los MONITOREO Papel
DE CAMPO detectados durante el proceso de
recolección
Hacer seguimiento en terreno y brindar
INFORME soporte a los procesos operativos
TÉCNICO DE LA realizados por el personal de campo a fin SUPERVISIÓN II Papel
SUPERVISIÓN II de garantizar la calidad de la información
recolectada
INDICADOR DE Este reporte pretende medir la
CALIDAD DEL recolección de calidad, por medio de una
SUPERVISIÓN II Excel
PROCESO DE serie de criterios de evaluación, hacia el
RECOLECCIÓN equipo de recolección.
Tiene por propósito consultar la
disponibilidad y certificar la autorización
de los padres o de quien ejerza la custodia
CONSENTIMIENT RECOLECCIÓN DE
de los niños, niñas y adolescentes de la Papel
O INFORMADO CAMPO
muestra, para participar en las pruebas
(TVIP y SDQ) y mediciones
antropométricas.
AGENDA PARA Se debe acordar una agenda tentativa
APLICACIÓN DE para la aplicación de las pruebas y
PRUEBAS Y mediciones antropométricas a cargo del RECOLECCIÓN DE
Papel
MEDICIONES equipo de evaluadoras que será́ acordada CAMPO
ANTROPOMÉTRIC entre la persona que realiza la recolección
AS y el hogar.
Tiene por propósito consultar la
disponibilidad y certificar la autorización
ASENTIMIENTO EVALUCIÓN EN
de cada uno de los jóvenes entre 12 y 17 Papel
INFORMADO CAMPO
años de la muestra, para participar en las
pruebas TVIP.
REGISTRO DE Este formato controla la calidad sobre EVALUACIÓN EN
Papel
VERIFICACIÓN DE las medidas obtenidas por la báscula. CAMPO
 FORMATOS DE LA ENCUESTA ELCO
Nombre del Proceso responsable
Objeto Almacenamiento
formato del formato
LA CALIBRACIÓN En él se registran las medidas
DE BÁSCULA tomadas a un objeto del cual se
conoce su peso previamente.
Posteriormente debe ser revisado por
la evaluación líder con el propósito de
certificar la correcta toma de peso a
los NNA de la muestra.
RESUMEN El formato relaciona el avance de las
ACUMULADO DE evaluadoras en la aplicación de las EVALUACIÓN EN
Papel
APLICACIÓN DE pruebas antropométricas, SDQ-cas y CAMPO
PRUEBAS TVIP.
Con el objetivo de llevar a cabo un
efectivo control de calidad de la
INFORME DIARIO
información, el formato está diseñado
DEL MONITOREO MONITOREO
para la detección de errores en la Papel
DE LA (EVALUACIÓN LÍDER)
aplicación o diligenciamiento de las
EVALUACION
pruebas de antropometría, TVIP y SDQ-
cas.
Este reporte pretende medir la evaluación
INDICADOR DE
de calidad, por medio de una serie de MONITOREO
CALIDAD DE Excel
criterios de evaluación, hacia las (EVALUACIÓN LÍDER)
EVALUACIÓN
evaluadoras.
Tiene como propósito consolidar y
actualizar la información de los resultados
RESUMEN DE SUPERVISIÓN II Y
obtenidos en las visitas realizadas en
COBERTURA DE MONITOREO Excel
campo, tanto para recolección del
CAMPO (EVALUACIÓN LÍDER)
formulario, como para la realización de
pruebas y mediciones antropométricas.

1.1.12. Cartografía (cuando sea aplicable)

La cartografía se utilizará como referencia para la ubicación de las direcciones en donde se encuentran
los hogares y personas de seguimiento. Para dar uso correcto a esta herramienta es indispensable
manejar conceptos impartidos por la Dirección de Geoestadística (DIG).

La responsabilidad de la generación de esta herramienta, así como de impartir entrenamiento acerca

de su interpretación y uso es de la Dirección de Geoestadística (DIG).

Para este operativo se ha establecido la generación de productos digitales como archivos mb-tiles y
OsmAnd, así como la producción de cartografía análoga, como son los mapas generales en los cuales
se podrá localizar la distribución de muestra por barrio.
1.2 Aspectos funcionales

1.2.1 Estructura organizacional del operativo

En el desarrollo de la operación estadística interactúan diferentes áreas de la entidad dentro

de las cuales se encuentran:

Diseños Muestrales: responsable de entrega y manejo de la muestra conformada por

hogares y personas de seguimiento y contexto a quienes se realizará la encuesta y aplicación
de pruebas y mediciones antropométricas.

Sistemas: área a cargo del desarrollo y soporte técnico de aplicativos, recepción de

información transmitida por parte de las sedes a la base de datos de DANE central, así como
la generación de reportes de sistemas de los procesos de recolección y evaluación de la
encuesta.

Dirección de Recolección y Acopio: responsable de la organización, planeación y

seguimiento de la operación estadística en todas las etapas; pre operativas, operativas y post
operativas. Programación de recursos y disposición de insumos necesarios para el adecuado
desarrollo de la recolección en campo.

Dirección de Geoestadística – DIG: genera los productos cartográficos y da orientación a los

grupos de recolección en relación con los temas de cartografía, georreferenciación, uso de
los instrumentos diseñados para la correcta ubicación en campo de los grupos de
recolección.

Temática: es responsable del diseño de los formularios de la encuesta tanto para

recolección como para evaluación. Dicta los parámetros, metodología, técnicas de
entrevista y da soporte a las sedes en todos los aspectos relacionados al cuestionario
de la encuesta.
1.2.2 Estructura funcional del operativo

La estructura de la encuesta es la siguiente:

Figura 1. Estructura funcional de la ELCO

Fuente: DANE

Asistente de Encuesta

En las sedes es responsable de las actividades operativas preliminares de la encuesta y la

supervisión en terreno a los equipos de trabajo, tiene a su cargo también el control de
calidad de la información recolectada y el manejo operativo. Para todas las sedes/subsedes
el rol es asumido por una persona de planta del DANE.

Analista de Información

Es responsable de transmitir la información recolectada para formulario, realizar el cruce de

hogares y personas faltantes. Antes de transmitir las encuestas al DANE central, debe
comprobar que la información que se cargue en el FTP, sea consistente con la que la
supervisión II posee en el resumen de cobertura. También es el encargado de Probar y poner
en funcionamiento las aplicaciones del componente de software en la Encuesta Longitudinal
de Colombia, con el fin de garantizar los estándares de rendimiento, calidad y oportunidad
requeridos para el cumplimiento del cronograma operativo.
Supervisor/a II

En coordinación con la asistencia técnica de la encuesta, es responsable de las actividades

operativas y la supervisión de los equipos de trabajo en campo, crítica y digitación, tiene a
su cargo el control de calidad de la información y el manejo de la encuesta en terreno;
asegura que toda la información operativa requerida por el DANE central llegue
oportunamente.

Evaluadora líder

Responsable en todos los aspectos operativos relacionados con el proceso de aplicación de

pruebas y mediciones antropométricas, así como el control de calidad, cobertura y
oportunidad de la información recolectada durante esta recolección y del seguimiento y
supervisión de los grupos de evaluadoras base.

Evaluadora base

Se encarga de aplicar las pruebas: test de vocabulario en imágenes Peabody (TVIP) y el

cuestionario de capacidades y dificultades (Strengths and Difficulties Questionnaire O SDQ-
CAS) y realizar mediciones antropométricas a los niños, niñas y adolescentes (NNA) de
seguimiento en la ELCO, según la edad estipulada para cada medición; se encarga también
de digitalizar la información recolectada en el aplicativo web; así mismo, en las ciudades
donde hay evaluadora líder, ésta se encarga de hacer seguimiento y control de calidad,
cobertura y oportunidad a las evaluadoras de campo por medio de acompañamiento en los
hogares y de la revisión de la aplicación de pruebas.

Monitor/a

Es responsable de la ubicación correcta de su equipo en campo, del seguimiento y control

y de la orientación del proceso de recolección en los hogares y personas de seguimiento
asignadas y tiene a su cargo mínimo 1 y máximo 4 personas encargadas de recolección en
campo. Responde por la calidad de los datos que se recogen en cada encuesta que se aplica.

Adicionalmente, es el/la encargado/a de realizar la sensibilización en el área urbana y rural,

dando a conocer la encuesta en los hogares en donde se va a realizar. También es
responsable de reunir los consentimientos informados y consolidar las agendas de citas con
los hogares para las evaluadoras de campo.
Sensibilización telefónica

Tiene el objetivo de establecer contacto personal y telefónico con los hogares seleccionados
en el directorio con el propósito de organizar y establecer las citas para la recolección y la
evaluación, sensibilizar hogares que presenten rechazo, o presenten difícil acceso (conjuntos
residenciales, estratos altos). También deberá establecer acciones para ubicar hogares que
no sean localizados en campo.

Recolección de campo

Las personas encargadas de este rol son responsables de obtener la información requerida
en los hogares de seguimiento, de acuerdo con las normas y conceptos establecidos.
También se encarga de conseguir los consentimientos informados para la toma de pruebas
(TVIP y SDQ-CAS) y medidas antropométricas y de agendar las citas para la aplicación de
pruebas por parte del grupo de evaluación. Cada equipo de trabajo en la recolección estará
conformado por una (1) persona encargada del monitoreo y uno (1) o cuatro (4) personas
con actividades de recolección. Los equipos de trabajo son asignados dependiendo del
tamaño de la muestra en cada ciudad y la ruta asignada.

1.2.3 Cobertura geográfica de la recolección

La operación estadística ELCO – 2022 se llevará a cabo en 23 ciudades principales del

territorio nacional y 4 ciudades de los nuevos departamentos (Mitú, Mocoa, Puerto Carreño
y Yopal). Esta recolección incluye varios dominios geográficos como son: capitales y áreas
metropolitanas, cabeceras municipales, centros poblados y rural disperso.

1.2.4 Cronograma de recolección

El cronograma general se puede consultar en el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión

Institucional - SPGI del DANE. La programación de actividades operativas detallado se
encuentra disponible en el anexo 1 de este mismo documento.

1.2.5 Recursos programados para el operativo

1.2.5.1 Recurso humano

A continuación, se presentan las cantidades totales de personal a contratar para cada ciudad
atendiendo los diferentes roles operativos. La cantidad de personas requeridas fue calculada
partiendo de la cantidad de hogares, personas, rutas y rendimiento esperado.
 Tabla 4. Recurso Humano

ANALISTA
SENSIBILIZAD
SEDE/ SUPERVISO EVALUADOR EVALUADOR DE RECOLECTO MONITO Total,
OR
SUBSEDE R II A BASE A LÍDER INFORMACI R R general
TELEFÓNICO
ÓN
Armenia 1 2 1 1 6 2 13
Barranquill
a 1 4 1 1 1 11 4 23
Bogotá 3 15 3 2 3 40 15 81
Bucaraman
ga 1 4 1 1 1 11 4 23
Cali 1 6 2 1 2 16 6 34
Cartagena 1 3 1 1 8 3 17
Cúcuta 1 2 1 1 6 2 13
Florencia 1 1 0 1 2 1 6
Ibagué 2 7 2 1 17 7 36
Manizales 1 3 1 1 1 7 3 17
Medellín 2 8 2 1 2 19 8 42
Mitú 0 1 0 0 1 1 3
Mocoa 1 1 0 1 2 1 6
Montería 2 10 2 1 26 10 51
Neiva 1 2 1 1 4 2 11
Pasto 1 4 1 1 8 4 19
Pereira 1 4 1 1 10 4 21
Popayán 1 2 1 1 4 2 11
Puerto
Carreño 1 2 1 4
Quibdó 1 1 1 1 3 1 8
Riohacha 1 2 1 1 4 2 11
Santa
Marta 1 2 1 1 4 2 11
Sincelejo 1 3 1 1 6 3 15
Tunja 1 4 1 1 11 4 22
Valledupar 1 2 1 1 5 2 12
Villavicenci
o 1 1 1 1 3 1 8
Yopal 1 1 0 1 2 1 6
Total,
general 30 96 28 26 10 238 96 524
Fuente: DANE

1.2.5.2 Viáticos y gastos de viaje o gastos de manutención (cuando sea aplicable)

Para el desarrollo del operativo de campo en cabeceras municipales, centro poblado y resto
disperso se programaron recursos para quienes realizan el monitoreo, recolección y
evaluadoras base que permitan atender los gastos de manutención y alojamiento con un
valor por día de $ 68.000 asignados según la ruta correspondiente. Así mismo, se
programaron rubros de viáticos y gastos de viaje a Bogotá, para el entrenamiento a las
evaluadoras líderes seleccionadas en cada sede y/o subsede y a las evaluadoras base de
Florencia, Mocoa, Mitú, Puerto Carreño y Yopal. Esta información se detalla en el Sistema de
Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional – SPGI de la entidad a través de DANENET, así
como puede ser consultado en los estudios previos.

1.2.5.3 Transportes (cuando sea aplicable)

En la planificación de un operativo para el levantamiento de información, el transporte para

el personal que participa en la investigación, se constituye en un factor de gran importancia
ya que a través de éste se debe buscar la mejor alternativa de acceso a la fuente, máxime
porque en la mayoría de los casos tiene una alta participación en el presupuesto total del
proyecto.

De igual forma puede dirigirse al procedimiento de seguimiento del servicio de transporte

para las operaciones estadísticas del DANE. Se ha asignado presupuesto para los diferentes
tipos de transporte que se requieren para el desarrollo de la encuesta en cada uno de los
roles de la siguiente manera:

Transporte urbano

Se asignó a la supervisión II, evaluadoras líderes y sensibilizadores telefónicos, así como a

monitores/as, recolectores y evaluadoras base de las rutas urbanas y mixtas $7.500 diarios
de trasporte urbano. La cantidad de horas y días asignados para cada ciudad se relaciona en
el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional – SPGI de la entidad a través de
DANENET, así como puede ser consultado en los estudios previos.

Transporte especial

El presupuesto asignado por concepto de transporte especial de recolección urbana, se

ejecutará a través del rubro “otros transportes”. Este rubro iría incluido dentro de los
contratos del equipo de trabajo y debe ser utilizado para los diferentes tipos de transporte
que se requieren para el desarrollo de la encuesta en cada uno de los roles.

Teniendo en cuenta que una hora de transporte especial equivale a $15.000, se estableció
un número de horas para recolectores/as, monitores/as y evaluadoras base de las rutas
urbanas y mixtas. Las horas de transporte han sido establecidas según la resolución vigente
y se relaciona la información detallada en el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión
Institucional – SPGI de la entidad a través de DANENET, así como también puede ser
consultado en los estudios previos.

Transporte especial rural (Otros transportes)

Teniendo en cuenta la resolución del DANE, donde se establece que el día de trasporte
especial rural equivale a $150.000, se estableció un número de días para la recolección rural
en las diferentes ciudades. Se ejecutará a través del rubro “otros transportes”.
Este rubro va incluido dentro de los contratos del grupo de recolección, monitoreo y
evaluación, de las rutas mixtas y rurales y debe ser utilizado para los diferentes tipos de
transporte que se requieren para el desarrollo de la encuesta en cada uno de los roles.

La cantidad de días asignados, así como el concepto por el cual fue asignado cada rubro en
SPGI para cada ciudad se relaciona en el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión
Institucional – SPGI de la entidad a través de DANENET, así como puede ser consultado en
los estudios previos.

Otros transportes

Para algunas rutas en las ciudades de Barranquilla, Cartagena, Valledupar, Puerto Carreño,
Mitú, Florencia, Bucaramanga, Cúcuta, Cali, Popayán, Pasto, Ibagué, Medellín, Montería y
Quibdó, se asignaron rubros por concepto de otros transportes, que serán utilizados para el
alquiler de transportes alternativos como avioneta, lancha, moto, chalupa, guías o caballos
de acuerdo a la ruta y correspondientes al operativo de campo en lugares de difícil acceso.
Esta información se detalla en el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional –
SPGI de la entidad a través de DANENET.

1.2.5.4 Materiales

Los formatos requeridos para el operativo se disponen en ISOLUCION para consulta del
personal operativo. De igual manera para este operativo se realizará la impresión de
formatos operativos y tarjetas de ayuda los cuales se harán llegar a las sedes desde el taller
de ediciones, las DMC se remiten desde DANE central a cada sede inicialmente para el
entrenamiento y posteriormente para el inicio del operativo, el material para sensibilización
es enviado por correo postal a cada una de las ciudades.

Para la toma de mediciones antropométricas desde DANE central se remite a cada sede
básculas electrónicas marca SECA 874, utilizadas para toma de peso; tallímetros SECA 213
(Rango de medición en cm: 20 - 205 cm.); e infantómetros SECA 417.

Para el Test de Vocabulario en Imágenes Peabody – TVIP se utiliza: manual de pruebas para
evaluadora, libro de estímulo, hojas de respuestas, los cuales son remitidos a cada sede para
distribución entre evaluadoras.

Para transportar y proteger cada uno de los elementos de evaluación se dispone de una
maleta que debe ser cargada por las evaluadoras.
Las evaluadoras base y evaluadoras líder son responsables del cuidado y buen trato de estos
materiales y equipos dispuestos para aplicación de pruebas y medidas antropométricas
(básculas, tallímetros, infantómetros, caballetes de TVIP, libros de estímulo, hojas de
respuesta y maletas), los cuales deben ser devueltos al DANE central, una vez se haya
realizado el cierre del operativo.

1.2.5.5 Alquiler de equipos y arrendamientos en general (cuando sea aplicable)

Arrendamiento de salón para capacitación u oficinas

Se destinaros recursos para el arrendamiento de salón para capacitación a la sede de

Bucaramanga, Cúcuta y Montería. Esta información se detalla en el Sistema de Apoyo a la
Planeación y Gestión Institucional – SPGI de la entidad a través de DANENET.

1.2.5.6 Kits para trabajo de campo

Se incluyó dentro de insumos rubros destinados a:

Kit de limpieza (alcohol, toallas y caritas): Corresponde a un valor asignado dentro del
contrato de las evaluadoras, que tiene el propósito de garantizar implementos necesarios
para limpiar los materiales para la toma de medidas antropométricas. Esta información se
detalla en el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional – SPGI de la entidad a
través de DANENET.

Comunicación rural: Corresponde a un valor asignado dentro del contrato para la

supervisión y para las evaluadoras de rutas mixtas y rurales. Esto con el fin de garantizar la
transmisión oportuna de la información operativa desde estos municipios. Esta información
se detalla en el Sistema de Apoyo a la Planeación y Gestión Institucional – SPGI de la entidad
a través de DANENET.

1.2.6 Rendimientos operativos

A continuación, se describe la distribución de las cargas de trabajo y/o rendimientos en la

ejecución de cada uno de los procesos asociados a la ELCO, el personal encargado interviene
en los procesos de recolección, monitoreo y análisis de la información de manera secuencial.
La supervisión II de campo y la asistencia técnica se encarga de guiar y optimizar los procesos
para cumplir con la asignación establecida.

La carga de trabajo se asigna por rol (monitor, recolector y evaluadora base), dependiendo
de la muestra asignada de la sede o subsede en la que fueron contratados.
•Recolección: Cada equipo de trabajo en la recolección estará conformado por una (1)
persona encargada del monitoreo y dos (2) o tres (3) personas con actividades de
recolección y una (1) evaluadora base.

El rendimiento mínimo en la recolección urbana en capitales y áreas metropolitanas, es de

cuatro (4) personas con encuesta completa para cada encuestador. Para el caso de la
recolección rural que se realiza en centro poblado y rural disperso, se espera un rendimiento
de cuatro (3) personas con encuesta completa para cada encuestador/a.

Las cargas de trabajo se terminan solo al finalizar el período de recolección, si uno o más
grupos terminan antes en rutas urbanas o rurales, deben apoyar aquellos grupos que aún
no han podido finalizar su tarea, bien sea por la dificultad de conseguir a las personas en el
hogar que deben rendir la información, porque no se encuentran en determinados días o
porque son renuentes en dar información.

En los procedimientos generales del manual de conceptos básicos y recolección, se

especifican las obligaciones, labores y las normas que deben tener en cuenta los recolectores
durante la etapa de recolección.

1.3 Aspectos logísticos

1.3.1 Entrega y disposición de materiales

Las entregas y envíos de material para la ELCO se realizarán desde el DANE central a las
sedes, de acuerdo al cronograma estipulado y antes de iniciar la recolección, siguiendo el
siguiente proceso:

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Responsable Registro
Cargo y/o grupo Resultado Puntos de
No. Actividad Descripción
responsable/ (Documento Control
Dependencia Evidencia)
El encargado de
Almacén recibe e
imprime el correo y
alista los elementos,
Recibir el correo de solicitud y previa verificación de
Documento
alistar los elementos para ser existencias en el
1 Almacén e Inventarios Comprobante de
entregados a la Dependencia kárdex; ya sea
Egreso
y/o Territoriales. consumo o devolutivo
para ser entregados
según su destino a la
Dependencia y/o
Territoriales.
 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Responsable Registro
Cargo y/o grupo Resultado Puntos de
No. Actividad Descripción
responsable/ (Documento Control
Dependencia Evidencia)
Se realiza la entrega de
los bienes a las
dependencias de
DANE CENTRAL. Se
realiza el embalaje de
los bienes en conjunto
con vigilancia de
acuerdo al documento
remesa, vigilancia
verifica y autoriza la
salida de los bienes de
la Entidad asignando
los sellos de seguridad,
Realizar entrega de bienes en posteriormente se Documento
DANE CENTRAL a contacta a la empresa traslado de
2 dependencias y el embalaje y transportadora o a la Almacén e Inventarios elementos,
envió de los bienes de DANE oficina de documento de
CENTRAL a Territoriales. Administración egreso remesa
Documental para el
envío. Se imprimen 3
copias de la remesa
para distribuir así: (1)
Vigilancia, (2) para la
Territorial solicitante, o
DANE CENTRAL,
quienes deben firmar y
devolver al Almacén
(1) copia firmada, la
copia para seguros se
envía por correo
electrónico.
La persona encargada
del grupo de Almacén
e Inventarios recibe el
documento de remesa
Documento de
Recibir documento de remesa firmado, con el
3 Almacén e Inventarios remesa con
firmado y archiva. correspondiente
firmas
soporte (correo de
solicitud de remesa) y
archiva según
consecutivo.

1.3.1.1 Canales y tiempos de entrega y devolución de materiales

Se realiza la entrega de bienes al DANE CENTRAL, al finalizar la recolección, por parte de las
sedes las cuales deben verificar el buen estado del material.

La asignación de bienes devolutivos a contratistas debe estar expresamente consignada en

las cláusulas del contrato (Ley 80 de 1993, artículo 40).

El supervisor del contrato debe solicitar que le sea consignado en los estudios previos la
posibilidad de adicionar una cláusula en el contrato donde se determine que el contratista
está autorizado para el manejo de bienes devolutivos. La asignación de bienes devolutivos
a contratistas debe estar expresamente consignada en las cláusulas del contrato e igual se
debe incorporar cláusula relacionada con la conservación y uso adecuado de los mismos y
la obligación de responder por su deterioro, mal uso o pérdida. Su entrega se legalizará
mediante comprobante de traslado a servicio firmado por el contratista en señal de recibo
a satisfacción de los bienes.

1.3.1.2 Acciones para llevar a cabo en caso de pérdida o robo de materiales

En caso de hurto a mano armada, se deben acatar las instrucciones de los agresores y se les
entrega de todo cuanto soliciten. Una vez superado el peligro, se informa en primera
instancia al monitor(a), luego al supervisor II de campo y al nivel territorial. El encuestador(es)
directamente afectado debe poner el hecho en conocimiento de la autoridad competente a
través de la respectiva denuncia penal.

En caso de presentarse la pérdida, hurto o daño de DMC, inmediatamente debe dar aviso al
supervisor II de campo y asistente técnico, y seguir los siguientes pasos:

• Realizar denuncio ante la autoridad competente por hurto o perdida según el caso,
este denuncio debe contener fecha, hora, la marca, serie y modelo del DMC.
• Elaborar un reporte donde se informe detalladamente la situación sucedida.
• Enviar denuncia al DANE central el formato de reporte de siniestro.

Se debe diligenciar:

REGISTROS (Documento evidencia)

Almacenamiento Almacenamiento
Código Nombre
Físico Magnético

GBS-020-
PDT-001-f- Formato Reporte de Siniestro x
003

GBS-020-
Formato Siniestros
PDT-001-f- x
Reportados
005

NOTA: 1) El denuncio debe ser colocado ante autoridad competente y debe contener los
datos completos del bien y la descripción de los hechos. 2) Cuando se trate de un siniestro
por daño en equipo de cómputo, se debe solicitar el concepto técnico a la Oficina de
Sistemas. 3) Cuando se trate de accidentes que afecten un vehículo propiedad de la entidad
es importante el concepto emitido por la autoridad de tránsito, cuando haya lugar a ello y
fotocopia de los documentos correspondientes al vehículo y al conductor. 4) este formato
debe ser firmado por el funcionario responsable del inventario, y también por la persona
que presenta el denuncio, cuando el bien esté siendo utilizado por el contratista. El
Coordinador del grupo almacén e inventarios debe firmar el formato, dando visto bueno de
verificación en el aplicativo SOA/SAI, del responsable y estado en servicio del elemento
hurtado. 1

1.3.1.3 Cadena de custodia de materiales y equipos

Se puede consultar en ISOLUCION el procedimiento de gestión de bienes DANE y

FONDANE, que determina los lineamientos que permitan ejercer un adecuado registro,
administración, custodia, control, uso y organización de los bienes, garantizando así su
correcta recepción, ingreso, almacenamiento, suministro, custodia y destinación final, según
las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, al Modelo Integrado de
Planeación y Gestión MIPG y los parámetros establecidos en el Manual para Manejo de
Bienes DANE y FONDANE.

Los materiales y equipos recibidos, mientras estén bajo la custodia del personal y durante la
vigencia del contrato se deben registrar, identificar, verificar, proteger y salvaguardar.

El área responsable, (sedes), abrirá carpeta de seguimiento y custodia de los materiales y

equipos entregados, hasta realizarse la cancelación del contrato con la devolución de los
materiales y equipos, a quien hizo la entrega.

1.3.2 Proceso de selección de personal

La selección y entrenamiento del personal se realiza siguiendo los lineamientos establecidos

desde la secretaría general del DANE central. El proceso de selección se compone de
convocatoria abierta, verificación de requisitos mínimos, matrículas, entrenamiento virtual y
presencial, y aplicación de pruebas de conocimientos a través de la plataforma virtual.

Las convocatorias de empleo oficiales del Departamento Administrativo Nacional de

Estadística - DANE, son publicadas únicamente a través de la página web www.dane.gov.co,
o redes sociales: DANEColombia en Facebook y DANE_Colombia en Twitter o por medio de
la Agencia Pública de Empleo del SENA.

1
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE BIENES DANE Y FONDANE
1.3.2.1 Pruebas de selección

Los inscritos presentan la prueba de generalidades al finalizar el periodo de aprendizaje

virtual. Los candidatos que hayan obtenido el mejor resultado en las pruebas serán
seleccionados y contratados.

Los candidatos, deben presentar las pruebas de conocimientos de manera virtual. Estas
pruebas arrojan el resultado de la calificación total. Los participantes inscritos que superen
el porcentaje mínimo establecido 60% para los roles de encuestador, evaluadora base y
sensibilizador; 65% para rol de monitor y analista de información y 75% para los roles de
supervisor II de campo; adicionalmente deben obtener las mejores notas, y serán los
candidatos a ser contratados.

Se puede consultar en ISOLUCION el Procedimiento para la Selección del Personal

Operativo de las Operaciones, el cual registra de manera detallada cómo se debe llevar a
cabo el proceso de convocatoria, pruebas y selección de personal para las investigaciones
del DANE. Dichos documentos deben ser consultados con el objetivo de realizar los procesos
de que se trata el presente numeral.

1.3.2.2 Contratación

La contratación se realizará a través de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la

gestión - Modalidad Contratación directa.

Según la muestra asignada y el rol a desempeñar, se estipula el objeto, y las obligaciones a

realizar. La cantidad de personas por rol y duración, se describen a continuación:

Roles Cantidad Duración

Analista de información 26 Entre 2 meses 12 días y 3 meses y 12 días
Encuestador básico mixto 46 Entre 1 mes y 15 días y 2 meses y 15 días
Encuestador básico rural 134 Entre 1 mes y 15 días y 2 meses y 15 días
Encuestador básico urbano 58 Entre 2 meses y 2 meses y 15 días
Monitora (Evaluadora líder) 28 4 meses y 10 días

Evaluadora base mixto 20 Entre 2 meses y 20 días y 3 meses y 5 días

Evaluadora base rural 53 Entre 2 meses y 20 días y 3 meses y 5 días
Evaluadora base urbano 23 Entre 2 meses y 20 días y 3 meses y 5 días
Monitor mixto 20 Entre 1 mes y 15 días y 2 meses y 15 días
Monitor rural 53 Entre 1 mes y 15 días y 2 meses y 15 días
Monitor urbano 23 Entre 2 meses y 2 meses y 15 días
Sensibilizador 10 3 meses y 12 días
Supervisor II de campo 30 Entre 2 meses y 12 días y 3 meses y 12 días
 Roles Cantidad Duración
Total, general 524
Fuente: DANE

1.3.2.3 Entrenamiento

Para la ELCO, el proceso de entrenamiento consiste en:

Aprendizaje con responsables de planta y personal aspirante de campo:

Es un espacio dirigido a los responsables de planta de la encuesta en las sedes y subsedes,

o asistente de encuesta cuya capacitación es asumida por el equipo técnico de DANE Central;
se realiza de manera presencial, y se imparten temas relacionados con cartografía, muestras,
logística, sistemas, temática y comunicaciones. Dado lo anterior, el asistente de encuesta,
una vez tomado este entrenamiento, tiene la responsabilidad de replicar durante el
momento de aprendizaje en su sede/subsede la capacitación a los/las aspirantes a los
diferentes roles operativos.

En el marco de la visión actual del DANE, el modelo de aprendizaje, evaluación y selección

busca garantizar la adecuada preparación del personal operativo para obtener la mejor
cobertura y calidad en las operaciones estadísticas. Este modelo es un proceso de
aprendizaje b-learning en el que se combinan la modalidad de estudio virtual y presencial
con la aplicación de pruebas de conocimiento virtual de la siguiente manera:

Aprendizaje virtual

A través de una plataforma educativa @aprendanet, los responsables de planta y las

personas inscritas inician el aprendizaje virtual accediendo a varios módulos con contenidos
de generalidades, profundidad y práctica de la encuesta, los cuales permiten tener una idea
clara de las generalidades de la operación estadística de una manera amena y dinámica. Este
tipo de aprendizaje puede desarrollarse desde cualquier espacio y en cualquier momento
flexibilizando los escenarios de aprendizaje tradicionales.

Aprendizaje presencial

Para llevar a cabo el aprendizaje presencial, las personas seleccionadas para el rol de
Monitora (evaluadora líder) recibirán un proceso de entrenamiento, que incluye el abordaje
de los aspectos temáticos en la aplicación de pruebas (TVIP y SDQ-cas) y toma de medidas
antropométricas, manejo del aplicativo Web, así como la lectura de los manuales y desarrollo
de ejercicios en el salón de entrenamiento enfocados en lograr una mayor aprehensión de
los conocimientos requeridos y así mismo contestar la mayor cantidad de inquietudes
posibles.

Para hacer esta actividad se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
 • Cumplir con las fechas establecidas en el cronograma.
• Realizar el obligatorio llamado a lista en la mañana y tarde.
• Hacer uso de los manuales.
• Participar con preguntas para aclaración de dudas.
• Evitar distracciones como uso de celular

Dentro del cronograma de la operación estadística, se encuentra establecido un proceso de

re entrenamiento para evaluadoras base contratadas antes del inicio del operativo de
recolección; este reentrenamiento tiene como finalidad realizar talleres prácticos de
aplicación de pruebas (TVIP y SDQ-cas) y toma de medidas antropométricas, con el
propósito de afianzar las metodologías descritas en los manuales.

Para el resto de roles se realizará un re entrenamiento (personas que aprobaron las pruebas
de generalidades, profundidad y práctica), este re entrenamiento se realiza a través de la
plataforma Microsoft Teams. En este re entrenamiento también participa el asistente técnico
quien es el responsable de la investigación en todas las sedes

1.3.2.4 Acciones para llevar a cabo para garantizar seguridad de personal operativo

A continuación, se describen los lineamientos de seguridad y principales acciones

preventivas que se debe seguir durante el operativo de recolección de la ELCO 2022. Este
protocolo debe ser aplicado para cualquiera de las actividades a realizar y en cada uno de
los municipios a visitar. Las acciones a implementarse hacen referencia a situaciones
especiales que afectan el orden público y ponen en riesgo la seguridad del personal
operativo.

• Comunicación constante con supervisor II de campo: Antes de salir a campo el/la

monitor(a) recibe un cronograma con los municipios que debe abordar en su ruta, al
llegar a cada municipio este comunica al líder operativo su llegada e informa el
cronograma de actividades y desplazamientos. En campo, es necesario que durante la
recolección de información comunique al supervisor II de campo las novedades que
se presenten y que afecten el cronograma. Además, para las visitas a zona rural el/la
monitor(a) organiza su cronograma y lo comunica, se recomienda elaborarlo con base
en el desplazamiento de la vereda más lejana a la más cercana a la cabecera municipal.
• Conocimiento del entorno: Para el desplazamiento a los municipios o veredas los
grupos de recolección deben tener conocimiento sobre: tiempos de desplazamientos,
tipos de transporte y frecuencia de los mismos y costos, actores en la zona,
autoridades locales, datos de contacto de autoridades locales. condiciones de las vías,
clima, disponibilidad del suministro eléctrico, y medios de comunicación.
 • Contacto previo con la comunidad o actores claves: Teniendo en cuenta la
importancia de la comunidad y las zonas con algún nivel de riesgo identificado, es
indispensable contactarse previamente con los actores claves (líderes comunitarios,
presidentes de la junta de acción comunal, etc.) con el fin de solicitar el
acompañamiento por parte de un miembro de la comunidad hasta los puntos
estratégicos para el desarrollo de las labores. De esta forma se garantiza neutralidad
en la visita. En este sentido es importante fijar fecha y hora para realizar la labor de
recolección. Deben contar en todo caso, con el aval de la autoridad municipal
competente, si éste no da su consentimiento y no puede garantizar condiciones
mínimas de seguridad.

Recomendaciones generales:

Es cierto que la seguridad del personal operativo depende también de la actitud frente a
situaciones que suponen algún peligro, por esta razón los equipos en campo deben evaluar
su estado de salud, tanto física como mental, su capacidad de autocontrol y sus niveles de
resiliencia; el autoconcepto y autocuidado son siempre las mejores medidas de prevención,
se presentan las siguientes recomendaciones generales para todo el equipo:

• La seguridad e integridad física de todo el personal de campo es lo más importante,

por esta razón, son actores neutrales, que solo recogen la información
correspondiente en los municipios asignados a cada ruta.
• El personal en campo no debe promover, ni difundir ideologías, ni religiones, no
portar banderas de ningún color y no estar con ningún partido político y deben de
abstenerse de participar en eventos políticos locales y/o actos proselitistas.
• Acatar las recomendaciones que autoridades civiles y policiales formulan sobre el
acceso a las zonas.
• No transportar mercancía, bienes, o elementos, ni a dar razones personal o
telefónicamente extrañas de personas desconocidas, inclusive de integrantes de los
hogares que visite.
• Antes de salir a campo cerciorarse de tener todo lo relativo a identificación, material
y elementos de trabajo, transporte etc.
• Recordar que en campo no deben cargar elementos valiosos que llamen la atención,
el vestuario debe ser modesto y prudente, es decir que no debe portar prendas
diferentes a las del uniforme.
• Identificar en zona urbana los barrios y en zona rural las veredas en las que se deba
gestionar la autorización de ingreso.
• Cuando el equipo de recolección se encuentre en zona rural, el regreso al casco
urbano del municipio debe hacerse por la misma ruta de ingreso, sin cambiar la
misma.
 • Durante el recorrido, por condiciones de seguridad debe abstenerse de tomar
fotografías al paisaje, el contexto o a las personas que circulen por la vía.
• Nunca guardar el DMC en el bolsillo de atrás del pantalón ya que en caso de una
caída puede sufrir daños.
• Con respecto a la información personal de cada miembro del equipo de recolección,
es preciso no hacer público aspectos relacionados con sus finanzas, lugar de estancia,
familiares, pertenencias y demás información que le puedan hacer blanco de
delincuencia común.

1.3.3. Sensibilización

El objetivo del proceso de sensibilización, es lograr una respuesta oportuna y de calidad por
parte de las fuentes de información, en este caso los hogares y personas seleccionadas en
la muestra. Se busca lograr un ambiente de colaboración, acercamiento y conocimiento de
la población objetivo mediante la visita a cada uno de los hogares a los que les será aplicada
la encuesta.

Este proceso se lleva en paralelo con la recolección. En esta primera visita, se pueden
establecer citas y horarios en los cuales los encuestadores del DANE pueden aplicar la
encuesta. En caso de no encontrar a los miembros de los hogares en la primera visita, se
deberán realizar revisitas durante el transcurso de la semana con el fin de sensibilizar a la
cantidad de personas que se encuentren en los hogares asignados en la muestra.

1.3.3.1 Material de sensibilización

La investigación cuenta con instrumentos para realizar el proceso de sensibilización como

son los folletos informativos y las notificaciones de la encuesta que se entregan en cada uno
de los hogares seleccionados en la muestra. Este proceso debe ser priorizado en lugares de
difícil acceso, como por ejemplo estratos altos y conjuntos residenciales

1.3.3.2 Medios o canales para sensibilizar

Los hogares participantes podrán encontrar información en la página del DANE y en el caso
de requerir información adicional se podrán comunicar a las sedes del DANE quienes les
brindarán información de la operación estadística por medio de la línea del Call center.

El contenido del material de sensibilización a entregar a cada hogar contiene información

clara y precisa sobre:

• ¿Por qué es importante contestar la encuesta?

 • ¿Para qué sirve?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Dónde se hace?
• ¿Quién responde?
• Información confidencial (imagen)
• Datos de contacto de DANE

1.3.3.3 Estrategia de sensibilización

La sensibilización es llevada a cabo por el responsable del monitoreo junto con el equipo de
recolección, esta sensibilización no solamente abarca el proceso de recolección del
formulario, sino también se debe informar acerca de la realización de toma de mediciones
por parte de las evaluadoras.

Durante esta jornada, quien sensibiliza también se encarga de indagar por la cantidad de
personas residentes habituales en ese hogar y de NNA de seguimiento que deberán ser
evaluados. Quien realiza la sensibilización debe expresarse con mucha claridad a los jefes de
hogar y advertir los tiempos de duración de la encuesta que pueden variar según la cantidad
de personas, las edades y ocupaciones de las mismas. Así mismo, dependiendo de las
anteriores características, se podrá hacer la aplicación de pruebas y toma de medidas
antropométricas en una sola tanda o en varias, lo que puede implicar que se realice en
horarios y fechas diferentes. También informará quién será la evaluadora que realizará estas
mediciones para que puedan recibirla sin desconfianza.

1.3.4 Protocolos de seguridad de los datos recolectados

El almacenamiento del formulario y de las encuestas realizadas durante el trabajo de campo

de la ELCO se hará primordialmente en el DMC del encuestador, estos formatos son creados
y encriptados con llaves únicas para cada encuesta. Los formatos de almacenamiento de
datos son en archivos XML para las encuestas. Para el envío de información del dispositivo
de captura DMC, el/la monitora(a) será la responsable de descargar y enviar las encuestas al
analista de información.

El analista de información debe encargarse de realizar la transmisión de la información

completa capturada y depurada hacia DANE Central, durante el operativo. Esta transmisión
se efectúa a través del protocolo de comunicación de archivos FTP, previamente
establecido por la Oficina de Sistemas del DANE Central.

Se realiza una sincronización con el servidor central al momento de ingresar los datos
creados por el administrador del servidor. Estos datos deben ser correctamente ingresados
ya que, si son erróneos, el programa generará alertas al no poder sincronizarse con el
servidor adecuadamente. se realiza el proceso de carga utilizando una transformación
diseñada con Pentaho Data Integration.

La persona encargada de sistemas contará con la credencial de administrador la cual

contiene permisos necesarios y especiales para la generación de credenciales para los
encuestadores y monitores. Así mismo podrá cargar y descargar información en bases de
datos para la creación de informes.

En cuanto a la seguridad de los datos, el servidor central cuenta con los certificados
suministrados por las plataformas de almacenamientos, se realizan auditorías continuas al
sistema de archivos y al tipo de usuarios que maneja los servidores, se crean entornos
aislados para la ejecución de servicios y copias de seguridad periódicas para así evitar la
pérdida de información.

Se generan archivos cifrados para cada encuesta terminada correctamente, este cifrado
cuenta con una llave principal creada. Al realizar la sincronización de las encuestas al
servidor, este recibe el archivo cifrado y únicamente se podrá tener acceso a él a través de
la llave creada.

2. EJECUCIÓN DE LA RECOLECCIÓN

2.1 Protocolo para inicio de recolección

La obtención de los datos de la encuesta se realiza de manera presencial a través de
entrevista directa a cada uno de los miembros del hogar seleccionado, haciendo uso de
informante directo.

Para el desarrollo de la Encuesta Longitudinal de Colombia el equipo operativo en cada sede

está encabezado por un responsable de planta del DANE. Posteriormente y de acuerdo con
el tamaño de la muestra se conforma un equipo para desarrollar los procesos de supervisión
II, monitoreo, recolección, apoyo informático, sensibilización telefónica, evaluación y
evaluación líder.

La recolección de la información para la operación estadística Encuesta Longitudinal de

Colombia – ELCO, se desarrolla en dos fases:

• Fase recolección de formularios

1. La supervisión II distribuye las cargas de trabajo y las entrega al/la encargado/a del
monitoreo, el grupo de recolección se desplazará a terreno e iniciará buscando las
direcciones, hogares y personas asignadas.
2. Durante la primer semana de operativo se requiere el acompañamiento a los grupos de
recolección de forma obligatoria por parte de la supervisión II y asistencia técnica,
quienes deberán dar instrucciones claras y prácticas sobre el manejo de la muestra,
ubicación en terreno, sistema de barrido mixto, diligenciamiento de formatos,
presentación de la encuesta y de la entidad, verificación del porte del kit, apertura,
revisión y cierre de encuestas por parte de la persona que supervisa, uso de los
instrumentos como DMC y uso de los recursos asignados de transporte.
3. Se iniciará con la sensibilización y recolección de los hogares de seguimiento que están
agrupados en la misma manzana, y posteriormente se trabajarán aquellos que se
encuentren aislados; se realizará la encuesta según los parámetros establecidos en el
manual de recolección y conceptos básicos.
4. En los hogares agrupados en la misma manzana, es obligatorio que el/la monitor/a haga
la presentación de los encuestadores, a las personas de los hogares objeto de
recolección.
5. El/la monitor/a abrirá los formularios de las encuestas en el DMC.
6. Antes de iniciar la recolección del formulario de la encuesta, el grupo de recolección debe
informar acerca de la visita de la evaluadora (en donde aplique) y procederá a agendar
la cita y a solicitar la firma para el consentimiento informado. (Es importante procurar
agendar las citas de los hogares agrupados en la misma manzana el mismo día). Esto se
debe realizar al inicio para evitar rechazo.
7. Quien monitorea debe revisar la consistencia de las encuestas realizadas en el DMC y en
caso de requerirse le indicará al grupo de recolección la necesidad de regresar al hogar
para subsanar alguna inconsistencia en la información recolectada.
8. Quien monitorea debe diligenciar los formatos operativos en campo de manera clara y
completa.
9. En los hogares que no pudieron ser ubicados por ausencia en la vivienda, se procederá a
realizar las revisitas pertinentes en días y horarios diferentes, así mismo se procederá a
hacer las revisitas correspondientes en los hogares con encuesta incompleta.
10. Los hogares que no puedan ser encuestados por rechazo, vacancia, dirección errada,
dirección inexistente o cualquier otra novedad, deberán ser reportados por la persona
encargada de la supervisión a la coordinación de campo con su respectiva novedad.
11. De igual manera, deberán ser reportados a la supervisión II, las novedades respecto a
nuevos hogares conformados y a personas nuevas, o que presentan resultado como:
Rechazo: (R), Ausente: (A), Ocupada/ sin tiempo: (O), No encontrada por vivienda vacante
(VV), No encontrada porque hogar cambió de domicilio: (CD), No encontrada por hogar
con dirección errada/inexistente: (HDE), Se fue del hogar (SFH), Se encuentra en lugar
especial de alojamiento: (LEA), Desaparecida/ Ilocalizable: (I/D), Fallecido (F) No era
miembro del hogar en las rondas anteriores: (NRA) y OTRO.
12. La supervisión II consolidará las novedades, hará seguimiento a los hogares según los
tipos de novedades que se presenten en campo y diligenciará en el aplicativo web
dispuesto para tal fin las siguientes novedades: personas ilocalizables, personas con
rechazo definitivo, personas que se mudaron fuera del municipio de ruta, personas que
se mudaron fuera del departamento y personas movilizadas dentro del municipio con
cambio de clase.
13. Con base a lo anterior, la supervisión II, destinará un espacio de tiempo durante la
semana para realizar llamadas correspondientes a los hogares y personas con rechazo y
que no pudieron ser ubicados. El propósito de estas llamadas es procurar asignar nuevas
citas con los hogares que contacte telefónicamente y sensibilizarlos acerca de la
importancia de la encuesta. En caso de rechazo, indagar el motivo. Esta actividad será
realizada por los sensibilizadores telefónicos, en las ciudades donde fue programado
este rol.
14. Las nuevas citas agendadas se deben coordinar con el grupo de recolección para evitar
que se crucen con las citas que el/la supervisor/a haya establecido directamente en
campo para su grupo durante la sensibilización.
15. La supervisión II debe entregar al/la encargado/a del monitoreo el reporte de citas
agendadas. Así mismo debe mantener al tanto de todas las llamadas realizadas al
asistente de la encuesta.
16. El grupo de recolección debe visitar nuevamente a los hogares en los que la supervisión
II haya establecido citas.
17. En la zona rural, si se presentan dificultades, quien supervisa debe llamar a la
coordinación de campo para que intente contactar a los hogares telefónicamente.
 Supervisión II
Supervisión II Monitoreo + +
recolección Analista de
Información
1 2
3
Distribuye Realizan desplazamiento Finalizada la encuesta, el
Validan y Transmiten la
cargas de para ubicar los hogares y recolector hará firmar el
información recolectada
trabajo entre personas asignadas, consentimiento informado para
los equipos de con EC en DMC a DANE
sensibilizan y aplican la las pruebas de cada NNA de
central.
campo, encuesta a las personas de seguimiento y consultará la
teniendo en la muestra (seguimiento y mejor jornada para agendar la
cuenta cercanía contexto en el mismo DMC). visita.
geográfica y
lugares de difícil
acceso.
El consentimiento es un Los recolectores consultarán
documento que certifica la día y jornada (mañana o
autorización de los padres tarde) en la que se
o de quien ejerza la encontrarán disponibles los
custodia de los NNA de NNA de seguimiento para la
seguimiento, para aplicación de pruebas y
participar en las pruebas y mediciones.
mediciones.

• Fase evaluación a niños, niñas y adolescentes (NNA)

1. Una vez el equipo de recolección finalice la recolección del formulario, definiendo jornada
y fechas tentativas con los hogares y haya hecho firmar los consentimientos informados,
los entregará al monitor, para que este las revise, les dé el visto bueno y las entregue a
la evaluadora líder. En el caso rural, el equipo de campo deberá entregar a la evaluadora
base directamente estos documentos.
2. La evaluadora base recibirá la asignación de cargas de trabajo, también llevará consigo
los consentimientos, los instrumentos de medición, los formatos y el directorio de
personas de seguimiento y procederá a contactar a los hogares y personas acudientes
de NNA para toma de pruebas.
3. La evaluadora líder verificará que todos los consentimientos estén en orden,
completamente diligenciados y firmados.
4. La evaluadora base se desplazará a campo para realizar la aplicación de pruebas y la toma
de medidas antropométricas de acuerdo a los lineamientos establecidos para cada una,
recordando siempre calibrar la báscula y mantener la asepsia en los equipos de medición.
5. Antes de iniciar las pruebas para mayores de 12 años, la evaluadora base debe diligenciar
el formato de asentimiento informado y hacerlo firmar por el/la joven.
6. Cuando finalice la toma de la prueba TVIP, la evaluadora base debe realizar la calificación
en papel según las instrucciones impartidas en el entrenamiento.
7. Si por alguna razón el hogar no pudo cumplir con la cita agendada, la evaluadora debe
contactar presencial o telefónicamente a las personas de los hogares que no fueron
localizados en campo, para establecer las nuevas citas para la aplicación de pruebas en
campo, según instrucciones de la coordinación de campo.
 8. En los tiempos libres, la evaluadora base debe realizar el autocontrol de calidad de la
información recolectada, revisando el material antes de ingresarlos y cerrarlos en el
aplicativo web dispuesto para tal fin.
9. Cada vez que la evaluadora base finalice con un hogar, debe actualizar el formato de
cobertura y debe guardar todos los instrumentos de manera cuidadosa.
10. De manera periódica la evaluadora base entregará a la evaluadora líder los reportes de
la recolección de cada una de las pruebas aplicadas y digitadas, entre ellos el reporte de
resumen acumulado de aplicación de pruebas.
11. La evaluadora líder y el asistente de encuesta, realizarán acompañamiento periódico a
las evaluadoras bases, para verificar que se cumplan los protocolos establecidos en el
manual y retroalimentar el proceso.
12. La evaluadora base debe estar presta a adelantar las correcciones que se le indiquen y
regresar a campo cuantas veces sea requerido.
13. La supervisión II se encargará de correlacionar los reportes de las evaluadoras con los
del grupo de recolección, a fin de identificar los hogares completos y establecer la
cobertura real de hogares con formulario y con mediciones completas.
14. Una vez finalizada la recolección de todas las mediciones en los hogares, las evaluadoras
deben elaborar un informe de resultados del operativo.
15. Las evaluadoras lideres realizarán la crítica de las mediciones antropométricas y las
pruebas psicológicas en papel y en el aplicativo de captura (según sea el caso).
Posteriormente realizaran retroalimentación de los principales hallazgos a las
evaluadoras asignadas en su ruta. Todas las novedades identificadas serán reportadas a
la coordinación de la evaluación en la oficina de DANE central.

Evaluadora líder Evaluadoras base DANE CENTRAL

4 5 6 7
Recibe de los monitores Recibe información
Hacen firmar los trasmitida de encuestas y Hacen
de campo, los
asentimientos y aplican las carga información de NNA Transcripción de
consentimientos firmados
pruebas a NNA de de seguimiento en TVIP, SDQ y
y citas acordadas, luego
seguimiento, atendiendo Aplicativo W eb, para que medidas
las distribuye entre las
evaluadoras de campo* criterios técnicos. las evaluadoras puedan antropométricas en
digitar en este aplicativo las
Aplicativo W eb.
pruebas realizadas en
papel.

El asentimiento es un documento Medidas antropométricas: se aplica a NNA entre 0

que certifica la autorización de
cada uno de los jóvenes de la
muestra (a partir de los 12 años),
para participar en las pruebas
psicológicas TVIP.
años, 0 meses, 0 días y 11años, 11meses y 29 días.
SDQ: Se aplica al cuidador principal de NNA entre los
2 años, 0 meses, 0 días y 17 años, 11meses, 29 días.
TVIP: Se aplica a NNA entre 3 años, 0 meses, 0 días y
17 años, 11meses, 15 días.

*En rutasrurales la recolección del formulario y aplicación de pruebas ocurrirá en simultaneo y los consentimientosy agendas
las entregará los/ lasmonitores/ asdirectamente a la evaluadora base.
2.3.3. Reentrenamiento

El reentrenamiento es un proceso educacional a corto plazo mediante el cual el personal

operativo refuerza los conceptos necesarios para realizar sus actividades y ejercer las labores
de su rol.

Dentro del cronograma de la encuesta se encuentra establecido un proceso de re

entrenamiento para evaluadoras contratadas antes del inicio del operativo de recolección;
este reentrenamiento tiene como finalidad realizar talleres prácticos de aplicación de
pruebas (TVIP y SDQ-cas) y toma de medidas antropométricas, con el propósito de afianzar
las metodologías descritas en los manuales.

Adicionalmente, durante la ejecución del operativo se recomienda a los responsables de

planta la encuesta y las personas que coordinan realizar otros reentrenamientos cuando se
registren indicadores de calidad bajos o se detecte un número considerable de errores en
los acompañamientos y revisiones.

Durante cada uno de los meses de operativo se programarán videoconferencias de

seguimiento, solución de inquietudes y fortalecimiento de conceptos. Así mismo, se han
programado comisiones de asistencia técnica por parte de DANE central a las ciudades que
presenten inconvenientes durante la recolección o falencias operativas.

2.3.4. Transmisión de datos

A continuación, se describen las herramientas y procesos utilizados en el proceso de captura,

consolidación, cargue y transmisión de datos de la ELCO.

• Captura de archivos de datos

Diariamente se envía información de encuestas completas a DANE Central. Para este proceso
se consolida la información y se realiza la transmisión de datos de las encuestas a través del
FTP (File Transfer Protocol), que es un protocolo de red para la transferencia de archivos
entre sistemas conectados a una red, basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde el
equipo cliente las ciudades o municipios se conectan a un servidor para descargar archivos
desde él o para enviarlos.

A cada ciudad o municipio se le crea un buzón en el servidor FTP del DANE Central, en el
cual se dispone la información de las encuestas completas que se recolectan diariamente. Al
final del operativo, se coloca toda la información faltante de los segmentos asignados para
recolección (Encuestas completas e incompletas).

Figura 4. Especificación de procesos en Oracle

Fuente: DANE

• Consolidación de archivos

Recibidos los archivos, la información es almacenada en una estructura jerárquica que

permite desencriptar los datos. Una vez se seleccionan los archivos que se deben cargar en
la base de datos, se realiza el proceso de carga utilizando una transformación diseñada con
Pentaho Data Integration.

• Cargue de información

Al iniciar el proceso de carga se verifica la identificación única para cada encuesta,

garantizando que no exista duplicidad en la información, y se asigna un directorio único a
cada encuesta. Una vez cargados los datos, se genera un log que indica el estado y/o
posibles fallas presentadas durante el proceso y se procede a hacer la transposición de toda
la información, proceso que permite poblar las tablas creadas en la base de datos para cada
capítulo de la operación estadística. De esta manera cada tabla está relacionada a cada uno
de los niveles que se manejan dentro de la encuesta (vivienda - hogar - persona).
 • Transmisión de datos

Figura 3. Procesamiento de información para el sistema en Oracle

Fuente: DANE

Es necesario contar con el motor de bases de datos ORACLE, en un esquema creado para la
operación que permite el cargue y almacenamiento general de los datos. La base de datos
para la operación asignada es una base de datos relacional en donde cada tabla corresponde
a un capítulo de la encuesta, existe un único registro por vivienda.

Se debe asignar el número de la Encuesta asociado a la operación y definir los tipos de datos,
texto de la pregunta, listas de valores asociadas, sub-preguntas entre otros. De igual manera
definir los formularios y subformularios: para las encuestas a hogares generalmente incluyen
los tres niveles básicos para la toma de información: Vivienda, Hogar y Personas, cada uno
de los niveles relacionado consta de uno o varios capítulos de acuerdo con la temática.
Opcionalmente se establecen los flujos y validaciones de todas y cada una de las preguntas
en la estructura del formulario se debe asociar a cada pregunta el código equivalente con el
código de pregunta en Oracle, incluyendo el número de formulario.

2.3.5. Critica durante la recolección

Aunque para esta investigación no existe un proceso de crítica como tal, puesto que el
formulario es diligenciado directamente en DMC, es indispensable que cada encuesta sea
revisada por quien supervisa en campo y también exista un proceso de revisión de
consistencia de encuestas por parte de la coordinación de campo y del apoyo informático.

Adicional a lo anterior, la información de las pruebas aplicadas y recolectadas en el aplicativo

web por las evaluadoras base debe ser revisada por la evaluadora líder.

3. SUPERVISIÓN

3.1 Supervisión de la recolección

Tiene por objeto asegurar la cobertura, calidad y oportunidad de la información recolectada

en los hogares de seguimiento. Los aspectos que debe abarcar una buena supervisión son:

Control de desempeño: Comprende la revisión diaria del trabajo de recolección, tanto en

la toma de información como en la revisión de la misma. Para ello el monitor cuenta con el
informe diario en donde calificará sin excepción el acompañamiento durante la entrevista a
las personas que se encuestan, así como los errores detectados en la revisión de formularios.

Control de calidad: Verifica la consistencia de la información recolectada, adicionalmente,

puede controlar la calidad por medio del informe técnico de la supervisión II y el informe
diario del monitoreo.

Control de visitas: Apunta a revisar que el grupo de recolección haya concurrido directa y
personalmente a los hogares de seguimiento que debe encuestar, lleva control de las
encuestas pendientes.

Control de cobertura: Busca garantizar que los hogares de seguimiento sean visitados en
su totalidad, entrevistando a las personas que se encuentren durante las visitas realizadas.
Es importante que el monitor tenga buena comunicación con los hogares y que se encargue
de evitar rechazos generando confianza en las personas, que agote todas las estrategias
para la consecución de encuestas.

Evaluación de entrevista: Con el acompañamiento a la recolección se busca verificar el

buen manejo que se tiene con el dispositivo móvil de captura, manejo conceptual, técnicas
de entrevista, y seguimiento a las instrucciones dadas para recoger la información.

Control de rendimientos: El/la monitor/a debe apoyar las actividades de los recolectores y
debe asegurar la completitud, oportunidad y calidad de las encuestas realizadas,
monitoreando permanentemente su grupo de trabajo y trasmitiendo la información
actualizada.
3.2 Actividades para el desarrollo de monitoreo y seguimiento

A continuación, se describen las actividades que se deben tener en cuenta para el desarrollo
del monitoreo:

• Presentar la encuesta y los objetivos de la misma a los hogares y las personas encargas
de realizar la recolección del formulario.

• Tener presente que las actividades de monitoreo no se tratan únicamente de un ejercicio

de acompañamiento a las personas que realizan la recolección del formulario, sino que
además implica acciones de apoyo y asesoría. Por tanto, debe estar atento a cualquier
inconveniente que se presente en campo, aclarar dudas temáticas, metodológicas o
manejo del DMC, e informar a la supervisión II de campo o la asistencia de encuesta, de
los problemas que se presenten durante la recolección de la información.

• Realizar una buena distribución de cargas de trabajo, esto ayudará a la optimización de

los recursos, como tiempo y transporte. Estar atento al trato que los recolectores den a
la(s) persona(s) que esté(n) suministrando la información; esto es de vital importancia
para obtener un buen resultado en cada encuesta.

• La calidad de los datos obtenidos durante la recolección de la información depende en

gran parte de la labor que desarrolle quien monitorea durante este proceso. De ahí la
importancia del compromiso del monitor.

• Revisar que su grupo de recolección, lleve permanentemente:

• Manual de Conceptos Básicos y de Recolección, instrumento necesario e indispensable

para despejar cualquier duda o inconsistencia que se pueda presentar en el desarrollo
de su trabajo.

• Carné que lo identifica como la persona que realiza las encuestas del DANE y los demás
elementos necesarios para aplicar la encuesta.

• Formatos: Resumen acumulado de hogares y personas, control de personas con

resultado de encuesta no efectiva en campo, informe diario del monitoreo de campo y
consentimiento.

• Reunir los consentimientos informados y consolidar las agendas de citas con los hogares
para las evaluadoras de campo.
• Realizar mínimo tres (3) acompañamientos a cada recolector/a y hacer la evaluación a
cada uno de ellos revisando encuestas completas por hogar, utilizando el formato
operativo de informe diario de monitoreo, a fin de observar el rendimiento de cada una
de las personas que realizan las encuestas a su cargo.

• Velar porque la recolección se capture de forma correcta en el DMC. Las encuestas que
hayan sido diligenciadas en formulario análogo (papel) por problemas de orden público,
deben ser ingresadas en el menor tiempo posible en el dispositivo móvil de captura.

• Revisar todas las encuestas completas efectuadas en los hogares que el personal
encargado de encuestar lleve a cabo durante el día.

• Recordar al grupo de recolección de mantener el DMC con suficiente carga.

• Diligenciar y actualizar permanentemente los formatos a su cargo.

• Evitar la acumulación de información, tanto en revisión como en entrega a la supervisión

II de campo o analista de información de acuerdo a como corresponda.

• Tener presente que los carnés de las personas que encuestan se deben devolver una vez
finalizado el operativo de campo.

• Mantener comunicación con las evaluadoras, informando cualquier novedad con los
hogares y personas de la muestra a quienes se les deba realizar pruebas o mediciones.
Describir las actividades para realizar seguimiento a los indicadores operativos
establecidos en el diseño, con especial énfasis en la cobertura, la calidad, las cargas de
trabajo, los rechazos, las unidades desocupadas (si aplica), las tasas de error por variable,
la seguridad del equipo de trabajo, etc.

3.3 Instrumentos empleados en supervisión

La encuesta recoge información a través de los siguientes instrumentos:

• Formato resumen acumulado de hogares y personas: En este formato se deben registrar

de la manera más inmediata los resultados de las encuestas finalizadas en cada una de
las personas de seguimiento. Lo anterior, con el propósito de tomar el dato lo más
preciso posible, ya que, si se deja pasar mucho tiempo para diligenciarlo, es probable
que se olvide o confunda con el de otro hogar o persona.
Es obligatorio que el registro de las personas del hogar en el formato se realice en el
mismo orden en el que fueron enlistadas en la DMC, dado que para la consolidación de
los resultados de aplicación de pruebas y formulario es necesario que las evaluadoras
 enlisten en sus máquinas todas las personas del hogar en el mismo orden que se les
asigno durante la recolección del formulario.
Por lo anterior este formato debe entregarse en físico a la supervisión II, el cual le servirá
de insumo para el diligenciamiento del resumen de cobertura. Se entregará una copia
digital o física al equipo de evaluadoras.

• Formato control de personas con resultado de encuesta no efectiva en campo: Contiene

el registro diario de los resultados de las novedades por persona, a fin de que la
supervisión II pueda hacer oportuno seguimiento de los casos especiales y lograr que se
puedan encuestar estas personas.
Con el apoyo de su equipo de recolección, en este formato consignará de forma más
inmediata posible el reporte de cada novedad o encuesta no efectiva (después de haber
realizado las revisitas pertinentes en campo). Este formato debe ser entregado a la
coordinación de campo, con el propósito de hacer seguimiento a las encuestas
pendientes en campo.

• Informe diario del monitoreo de campo: El objetivo principal es registrar cada uno de los
errores detectados en el diligenciamiento de la información y los detectados durante el
proceso de recolección. a fin de plantear soluciones oportunamente y mejorar de manera
continua y expedita este proceso, en aras de obtener una óptima calidad.
Debe ser diligenciado una fila por hogar y se deben registrar como mínimo tres
acompañamientos semanales por cada uno/a de los/las recolectores/as que tenga a su
cargo.
Permite llevar a cabo un efectivo control de calidad de la información, es necesario hacer
seguimiento a la labor del proceso de recolección del formulario. Con este propósito se
usará el formato para la detección de errores de diligenciamiento en la información
registrada en el DMC y por observación durante el acompañamiento.

• Informe diario del monitoreo de la evaluación: Con el objetivo de llevar a cabo un control
efectivo de la calidad de la información, es fundamental hacer seguimiento al proceso
de evaluación en campo. Por esta razón, se usará el formato para la detección y registro
de inconsistencias o errores en la aplicación, diligenciamiento y transcripción de las
mediciones antropométricas y las pruebas TVIP y SDQ-Cas, susceptibles de ser
detectados durante la revisión del Aplicativo Web y el acompañamiento.

• Indicador de calidad proceso de recolección: A través de este reporte se pretende medir

la calidad de la información, por medio de la identificación de los errores que se puedan
presentar al recolectar la información de la fuente objeto de muestra y la evaluación de
mínimo tres acompañamientos semanales a los recolectores.
• Indicador de calidad de la evaluación: A través de este reporte se busca llevar a cabo un
control oportuno de la calidad de la información, por medio de una serie de criterios de
evaluación aplicados a las evaluadoras base; así mismo, identificar los errores que se
puedan presentar en la información digitada en el Aplicativo Web y durante los
acompañamientos en campo al proceso de aplicación de mediciones antropométricas y
pruebas TVIP y SDQ-Cas.
El Indicador de Calidad de la Evaluación (ICE) permite desarrollar un seguimiento
continuo a la evaluación base, determinar las posibles dificultades, fallas o
inconsistencias durante la captura y transcripción de los datos y plantear soluciones
oportunas que aporten al mejoramiento constante de este ejercicio.

Los demás formatos que manejan cada uno de procesos se relacionan en el capítulo 1.1.11
de este documento, los cuales están estructurados de acuerdo al proceso responsable de su
diligenciamiento. Así mismo los demás instrumentos de recolección se describen en el
capítulo 1.1.7 de este documento.

4 CIERRE DE LA RECOLECCIÓN

4.1 Actividades para la verificación de cumplimiento de objetivos

A cada sede y subsede, como principal responsable, le corresponde verificar y asegurar la

calidad de la información recolectada y transmitida al DANE central. La verificación de los
datos que se recogen es responsabilidad inicialmente de la persona que monitorea y de las
evaluadoras líderes, quienes deben confirmar que todas las encuestas y mediciones
aplicadas se encuentran totalmente diligenciadas y con la calidad establecida. Para el
monitoreo esta es una actividad que debe realizar al momento de cerrar la encuesta
directamente en campo.

Al encontrar inconsistencias o errores en el caso de quien monitorea, debe dirigirse a la

persona que realizó la recolección y hacer las debidas recomendaciones y si es necesario
desplazarse junto con ella al hogar para efectuar la corrección; si persiste el problema se
debe informar a la supervisión II para realizar el reentrenamiento que sea pertinente. Para el
caso de las evaluaciones, en caso de encontrar inconsistencias en las mediciones o pruebas,
la evaluadora líder responsable, deberá regresar cuantas veces sea necesario a los hogares
con el objetivo de corregir y completar la información, siempre que sea posible según el
carácter de la prueba aplicada.

En DANE central, los grupos de sistemas y temática adelantaran la verificación de

consistencia interna de los datos recolectados y comprobación de ajustes realizados, lo cual
se constituye en el proceso para controlar e identificar los datos faltantes, inválidos o
inconsistentes. Una vez hechas estas revisiones, se le remitirá a cada sede y subsede un
informe que contendrá los hallazgos para que puedan realizar la respectiva corrección y/o
justificación.

Desde la Dirección de Recolección y Acopio en el DANE central se revisa la consistencia de

la información operativa y se emite un reporte semanal de errores y alarmas que también
deben ser corregidos por cada sede y subsede. Es importante que en los reportes de
cobertura venga justificada sin excepción todo resultado que afecte la cobertura.

4.2 Indicadores asociados con la recolección

El control y seguimiento del operativo se realiza permanentemente, tanto en el DANE central

como en las ciudades, mediante el análisis de los siguientes indicadores:

• Indicadores de Cobertura

Cobertura para el proceso de recolección:

En cada ciudad la supervisión II consolida el resumen de cobertura con base en el formato

de resumen acumulado de hogares y personas que es diligenciado por monitoreo y también
por las evaluadoras. Esta consolidación le permite darse cuenta de las personas con
información completa tanto en formulario como en mediciones y pruebas, en tiempo real y
tomar acciones correctivas en caso de encontrar baja cobertura. Se reportan dos resúmenes
de cobertura uno con información recolectada en DMC por el grupo de recolectores y otro
con la información recolectada de pruebas y mediciones por las evaluadoras base.

- Cobertura en hogares: se obtiene de cruzar la información del total de hogares con

encuesta completa contra el total de hogares asignados según la muestra inicial más
los hogares que se adicionen por división de hogares * 100.

Lo anterior implica que en la medida en que se descomponen hogares, cuyas personas de

seguimiento conforman nuevos hogares, éstos se irán actualizando en la muestra y en el
proceso de recolección; si un hogar se divide en varios hogares, se actualizará esta cantidad
para la sede (municipio) que presente la novedad.

Por ejemplo:

Hogares iniciales de la muestra: 140

Hogares nuevos creados por división de hogares: 10
Hogares con encuesta completa: 115
 Total hogares con Total hogares asignados + nuevos Cobertura de
encuesta completa hogares creados por división. hogares
115 150 76,66%

Coberturas para el proceso evaluación:

- Cobertura de pruebas: se obtiene de cruzar la información del total de pruebas y

mediciones con resultado completo contra el total de pruebas y mediciones a realizar
según los rangos de edad de los NNA (muestra inicial + NNA de seguimiento nuevos)
* 100. Por ejemplo:

Total de pruebas con Total de pruebas a realizar (NNA Cobertura de

resultado completo muestra inicial + nuevos) pruebas
200 240 83,33%

- Cobertura de NNA: se obtiene de cruzar la información del total de NNA con al

menos una prueba completa contra el total de NNA de seguimiento (muestra inicial+
nuevos) * 100. Por ejemplo:

Total NNA con al menos Total de NNA de seguimiento Cobertura

una prueba completa (muestra inicial + nuevos) NNA
70 85 82,35%

• Indicadores de Calidad

Control de Calidad al proceso de recolección:

En cada sede y subsede se obtiene esta información de la revisión y acompañamiento en

campo que el monitoreo registra en el informe diario de monitoreo. Esta información es el
insumo para que la supervisión II diligencie el indicador de calidad de recolección, que
posteriormente es enviado a DANE central. Este indicador debe hacerse de manera
consiente, objetiva y en pro de la calidad de la investigación. En el indicador de calidad de
la recolección se evalúa la tarea del grupo de recolección.

Control de Calidad al proceso de evaluación:

Al igual que en el proceso de recolección, esta información se obtiene del informe de

acompañamiento en campo que se realiza a las evaluadoras. En este informe se registra por
tipo de medición algunos aspectos importantes que cada evaluadora debe cumplir para
desarrollar un proceso de calidad. Esta información es el insumo para que la evaluadora líder
diligencie el indicador de calidad al proceso de evaluación, que posteriormente es enviado
a DANE central.

El DANE central consolida los indicadores de calidad de la recolección y de la evaluación

reportados por las ciudades, llevando un registro semanal que permita calcular cuál es el
resultado conjunto de la revisión de formularios, mediciones y acompañamiento en campo.
En caso de presentarse algún error o novedad en el formato, se reporta para su corrección
y/o justificación; la sede/subsede debe corregir y enviar nuevamente a DANE central.

• Indicador de oportunidad

En el DANE central se busca garantizar que la información enviada por las sedes y subsedes
sea enviada con puntualidad. En este sentido, la oportunidad se mide con respecto al envío
del resumen de cobertura y del indicador de calidad los días lunes y miércoles y martes
respectivamente, dentro del plazo de tiempo establecido.

• Tasa de respuesta

Se obtiene del cociente entre el número de encuestas efectivas (tomadas del resumen de
cobertura) respecto de las personas de seguimiento esperadas (este incluye una proyección
de las personas nuevas de seguimiento). El objetivo de este indicador es identificar el grado
de eficacia en el que se encuentra la investigación con respecto al proceso operativo de
recolección.

4.3 Proceso de cierre

Para llevar a cabo el proceso de cierre de la recolección, se emplearán los siguientes

informes:

• Errores, alarmas e inconsistencias:

La Dirección de Recolección y Acopio realiza un control con diversas pruebas a los

resúmenes de cobertura reportado por las ciudades, con el objetivo de verificar que los
cálculos estén bien hechos y que los datos sean coherentes.

En el caso de presentarse errores y/o inconsistencias serán reportados a la ciudad que

corresponda.

Las alarmas se obtienen al analizar y verificar los resúmenes de cobertura, señalando los
datos que sean inconsistentes, como sumas mal hechas, o incoherencias entre resultados de
hogares y personas, entre otros. En el caso de presentarse alarmas serán reportadas a la
ciudad que corresponda.

La ciudad debe velar porque las inconsistencias y alarmas presentadas sean corregidas a
cabalidad y dentro de los plazos establecidos. Las áreas de temática y sistemas también
generan reportes de registros con errores e inconsistentes en preguntas de la encuesta y en
encuestas mal identificadas respectivamente.

• Comparativo campo vs sistemas

El DANE central compara la información reportada en el resumen de cobertura (campo) que

las sedes/subsedes envían frente a la información de la base de sistemas. En este
comparativo se obtienen las diferencias que existen a nivel de personas encontradas, las
cuales son reportadas a cada ciudad para su verificación y corrección según sea el caso.

Cada sede y subsede revisa las diferencias para determinar si se debe a información faltante
en el resumen de cobertura o si se presentó algún inconveniente con el envío de información
de sistemas y así poder realizar los correctivos que sean necesarios.

• Inconsistencias temáticas

El grupo de temática del DANE central realiza un informe de posibles inconsistencias en los
datos reportados en las encuestas como: datos faltantes, inválidos, incoherentes, etc., este
informe es enviado a las ciudades para que puedan realizar la respectiva corrección y/o
justificación.

Finalmente, el cierre de la recolección en campo se lleva a cabo cuando se subsanen todas

las inconsistencias presentadas descritas en los ítems anteriores, así mismo cuando los datos
reportados en campo sean los mismos que los reportados en el aplicativo DMC y Web.

4.4 Respaldo de datos recolectados

Durante el monitoreo se realiza un back-up de cada encuesta antes de su encriptación en el

DMC previa revisión de la información capturada por los encuestadores y del aval de la
supervisión II de campo y del apoyo informático. Éstas copias corresponden al respaldo de
la información recolectada en campo, con el fin de realizar ajustes y/o soporte de la
información. Toda encuesta cerrada por la persona encargada del monitoreo, quedará
encriptada y no podrá ser retomada para correcciones. Por lo anterior es obligatorio que
antes de cerrar cualquier encuesta, quede hecha una copia de seguridad de la misma, esto
es importante por si debe hacerse alguna verificación por la persona que realiza el monitoreo
y pueda acceder sin inconveniente a la información de la encuesta.

Los back-ups se dispondrán en el equipo y/o servidor que cada sede disponga en conjunto
con el analista de información.

5 EVALUACIÓN DE LA RECOLECCIÓN

5.1.1 Actividades de evaluación

El desarrollo de un buen ejercicio de recolección exige atender un conjunto de revisiones,

retroalimentaciones y ajustes aplicados a la totalidad del proceso de toma de información,
que pasan por la aclaración de conceptos, la observación y optimización de los métodos de
trabajo y rendimientos, la revisión del producto terminado y mejoramiento permanente de
la calidad y los procesos de trabajo.

Lo anterior evidencia la necesidad de realizar controles y evaluaciones formativas, de manera

constante y sobre distintos momentos del operativo. A continuación, se describen los
distintos momentos de control y evaluación, que debe desarrollar durante el operativo de
campo:

Control de desempeño de la recolección: Revisión de las actividades diarias de recolección

de encuestas en cuanto al diligenciamiento oportuno de la información en cada uno de los
hogares de seguimiento y la captación de información de todos los miembros de
seguimiento y contexto e identificación de los informantes directos.

Control de calidad en la información: Tiene como objetivo verificar la calidad y

consistencia de la información recolectada de acuerdo a los requerimientos metodológicos
de la encuesta. Quien realiza el monitoreo debe constatar que la persona que realiza las
encuestas maneje muy bien los conceptos básicos y de recolección. Este control se lleva a
cabo durante la observación en el acompañamiento y en la revisión de las encuestas en el
DMC.

Control de las visitas realizadas: Apunta a revisar que la persona que realiza las encuestas
haya concurrido directa y personalmente a los hogares que debe encuestar. Además,
verificar que cumpla con las visitas y citas concertadas, necesarias para lograr la encuesta
completa. Este control se lleva a cabo durante la observación en el acompañamiento y en la
revisión de las encuestas en el DMC y aplicativo Web.

Control de la muestra: Tiene como propósito comprobar que los hogares correspondan
exactamente a los de la muestra. Esto se logra confrontando el directorio, al igual que
verificando la cartografía.
Control de cobertura: Tiene como propósito garantizar que se logre el porcentaje mínimo
esperado de encuestas completas realizadas a hogares y personas. Este control se realiza
confrontando los formatos de resumen acumulado de hogares y personas, control de
hogares con resultado de encuesta completa y total de hogares establecidos en la muestra.

Evaluación de las entrevistas: Busca verificar el buen manejo que la persona que realiza las
encuestas tiene con el Dispositivo Móvil de Captura y el seguimiento a las instrucciones de
recolección dadas para recoger la información de la encuesta.

5.1.2 Informe de evaluación de la recolección

Al finalizar la recolección, cada sede realiza un informe final, donde presenta las diferentes
actividades y particularidades del operativo de campo de las operaciones estadísticas en sus
fases. Con este se busca conocer la información estratégica que permita analizar y tomar
decisiones futuras en torno a la planeación y ejecución de la respectiva encuesta, buscando
garantizar la calidad, oportunidad y cobertura de la misma.

El informe final contempla una serie de elementos, los cuales deben ser explicados por parte
del encargado/a de la encuesta en la sede y/o subsede. Este debe ser enviado a la persona
responsable de la encuesta en la Dirección de Recolección y Apoyo del DANE central, con el
fin de realizar el consolidado del documento (utilizando los informes de las diferentes sedes
y/o subsedes) que permita evaluar la ejecución del operativo de campo y sus posibles
acciones de mejora. Para el correcto diligenciamiento del informe final operativo, se debe
tener en cuenta la Guía para la elaboración del informe final operativo y su respectivo
formato dispuestos en la plataforma documental de la entidad isolucion, el cual contiene
cada uno de los ítems a explicar en el caso que apliquen para la respectiva encuesta.

ANEXOS

1. Cronograma