SG - SHR - Data - Retention Es

Suscríbete a DeepL Pro para poder traducir archivos de mayor tamaño.
Más información disponible en www.DeepL.com/pro.
Compartidos: Conservación
de datos
Guía de instalación de Concur Standard
Edition
Última revisión: 11 de mayo de 2023
Se aplica a estas soluciones SAP Concur:
Gastos
□ Edición Profesional/Premium
Edición estándar
Viajes
Edición estándar
Factura
Edición estándar
⮽ Solicitud
Edición estándar
Índice
Sección 1: Permisos.........................................................................................................................................1
Sección 2: Visión general................................................................................................................................1

Beneficios ...................................................................................................................................................................1
Datos afectados .......................................................................................................................................................2
Datos compartidos afectados .....................................................................................................................2
Datos de gastos afectados ...........................................................................................................................2
Datos de facturación afectados .................................................................................................................2
Solicitud Datos afectados .............................................................................................................................2
Datos de viajes afectados..............................................................................................................................2
Información sobre otros servicios................................................................................................................3
Terminología..............................................................................................................................................................3
Funciones de conservación de datos ..................................................................................................................4
Lo que ve la Administración...........................................................................................................................5
Sección 3: Cómo funciona.............................................................................................................................6

Tenga en cuenta lo siguiente................................................................................................................................6
Creación de un plan de conservación de datos de la empresa ...........................................................6
Factoring Your Time Range to Retain or Remove Credit Card Data ..................................................7
Para clientes que utilizan la función de importación de empleados..................................................7
Pasos generales........................................................................................................................................................7
Preguntas frecuentes .............................................................................................................................................8
Medición del tiempo ...............................................................................................................................................9
Determinación de la antigüedad de los datos..........................................................................................9
Períodos de conservación ............................................................................................................................11
Periodo de espera de activación de 72 horas ........................................................................................12
El filtro de los 23 meses .......................................................................................................................................12
Escenarios insólitos ..............................................................................................................................................13
Solicitar .............................................................................................................................................................13
Sección 4: Lo que ve el administrador...................................................................................................14
Sección 5: Activación......................................................................................................................................14
Sección 6: Configuración..............................................................................................................................15
Visión general ........................................................................................................................................................15
Usuarios que modifican grupos de políticas..................................................................................................16
Acceder a las páginas de conservación de datos ..........................................................................................16
Configurar los Periodos de Retención de Datos ...........................................................................................17
Editar los periodos de conservación de datos................................................................................................23
Sección 7: Control............................................................................................................................................23
Cambios en la configuración .............................................................................................................................23

Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para i
Concur Standard Edition
2004 - 2023 SAP Concur Todos los derechos reservados.
Confirmación por correo electrónico de los cambios pendientes ...................................................23
Ver cambios pendientes ...............................................................................................................................24
Descartar cambios pendientes .................................................................................................................25
Datos eliminados...................................................................................................................................................26
Recursos ...........................................................................................................................................................27
Solicitar un informe sobre quién ve y modifica datos personales ...........................................................27
Acceso al registro de cambios..................................................................................................................27
Ver acceso al registro ..................................................................................................................................27
ii Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Historial de
revisiones
Fecha Notas/Comentarios/Cambios
11 de mayo de 2023 Se ha actualizado la descripción del botón Purgar usuario en la página 4.
25 de mayo de 2022 La sección Acceso al registro de cambios pasa a llamarse Solicitar un informe sobre
quién está viendo y modificando datos personales y se actualiza para explicar
cómo solicitar un informe que detalle quién puede haber visto los datos
personales de un usuario.
20 de mayo de 2022 En la sección Configuración > Configurar los períodos de retención de datos,
actualice la nota sobre las mejores prácticas para configurar los períodos de
retención de solicitudes de Concur.
29 de abril de 2022 Añadida nota sobre el límite máximo de 1000 usuarios en espera.
21 de enero de 2022 Actualizado el año de copyright; ningún otro cambio; fecha de portada no
actualizada.
29 de noviembre de Actualizado para añadir información sobre el acceso al registro de cambios.
2021
10 de septiembre de Actualizado para especificar que los datos de usuario pueden ser purgados de un
2021 entorno de Pruebas.
15 de abril de 2021 Actualizado el año de copyright; ningún otro cambio; fecha de portada no
actualizada.
12 de enero de 2021 Se ha añadido una pregunta y una sección de preguntas frecuentes en la sección
"Tenga en cuenta lo siguiente" sobre cómo la importación de empleados puede
afectar a la conservación de datos confidenciales. También se han añadido tres
notas importantes sobre este tema.
8 de diciembre de 2020 Se ha aclarado la definición de las diferencias de antigüedad de una cuenta de
tarjeta de crédito.
27 de abril de 2020 Se ha cambiado el nombre de la casilla Solicitud de autorización por Solicitud en la
portada de la guía; no se ha actualizado la fecha de portada.
15 de enero de 2020 Actualizado el copyright; ningún otro cambio; fecha de portada no actualizada.
15 de marzo de 2019 Se ha añadido una nota IMPORTANTE a la sección

Activación. Se han añadido preguntas frecuentes a la
sección Cómo funciona.
Otras modificaciones menores para mayor claridad.
12 de febrero de 2019 Actualizado el copyright; ningún otro cambio; fecha de portada no actualizada.
20 de octubre de 2018 Gráficos actualizados para reflejar pequeñas mejoras en la interfaz de usuario del
asistente.
Se han añadido notas importantes sobre el procesamiento de transacciones
antiguas antes de activar esta función a la sección Pasos generales de Cómo
funciona, a la sección El filtro de 23 meses y a la sección Activación.
24 de julio de 2018 Aclarada la sección Filtro de 23 meses para indicar que "Ver transacciones" es "Ver
transacciones (no asignadas)".
3 de julio de 2018 Se ha añadido la siguiente declaración a la sección Descripción general: "Esta

función está disponible para los clientes de nuestro entorno de producción,
pero no para las entidades de prueba o implementación."
Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para iii

20 de junio de 2018 Se ha corregido el cálculo del ejemplo en la sección Periodos de retención de la
página 10.
6 de junio de 2018 Se han añadido detalles a la sección Permisos/Roles de Retención de Datos en
relación con la necesidad de permisos/roles preexistentes.
30 de mayo de 2018 Añadida la sección Activación.
iv Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Historial
Fecha de Notas/Comentarios/Cambios
revisiones
12 de mayo de 2018 Publicación inicial.
Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para v

Sección 1: Permisos
Conservación de datos
Sección on 1: Permisos
El administrador de una empresa puede o no tener los permisos correctos para
utilizar esta función. El administrador puede tener permisos limitados, por ejemplo,
puede afectar sólo a ciertos grupos y/o utilizar sólo ciertas opciones (ver pero no
crear o editar).
Si el administrador de una empresa necesita usar esta función y no tiene los permisos
adecuados, debe comunicarse con el administrador de Concur de la empresa.
El administrador debe tener en cuenta que algunas de las tareas descritas en esta guía
sólo pueden ser completadas por Concur. En este caso, el cliente debe iniciar una
solicitud de servicio con el soporte de SAP Concur.
Sección on 2: Visión general

La función de retención de datos permitirá a los clientes controlar durante cuánto
tiempo Concur almacena sus datos en función de criterios de quién, cuándo y
dónde.
Al configurar esta función, los clientes pueden mitigar su necesidad de cumplir con
la normativa sobre privacidad de datos mediante la eliminación de datos. Esta
función elimina los datos anonimizándolos, borrándolos u ocultándolos.
Esta función está disponible para los clientes de nuestros entornos de producción y de
prueba (Implementación). Sin embargo, la tarea de purgar un usuario para cada tipo
de entorno es diferente.
🕮 Para obtener más información sobre la purga de un usuario de un entorno,
consulte la sección
Compartidos: Guía del usuario para la conservación de datos.
Beneficios
La función de conservación de datos ofrece las siguientes funcionalidades:

• Permite a una empresa establecer un periodo de tiempo específico tras el cual
se eliminan datos como perfiles de usuario antiguos, itinerarios, información de
cuentas de tarjetas de crédito e informes de gastos.
• Permite retener a un usuario concreto cuyos datos quedarán excluidos por esta
función, lo que se adapta a la necesidad o el deseo de conservar los datos
antiguos de determinados usuarios.
¡! IMPORTANTE: El número máximo de usuarios que puede poner en espera es

1000. No se puede garantizar el funcionamiento de la función HOLD para
Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para 1

Sección 2:
Panorama general usuarios que excedan el límite de 1000. Si necesita poner en e s p e r a a más
de 1000 usuarios, abra un ticket de servicio de SAP Concur.
2 Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Sección 1: Permisos
• Incluye la posibilidad de eliminar los datos de un usuario específico

independientemente de la configuración de retención de datos de toda la
empresa.
• Proporciona un resumen de alto nivel de los eventos para supervisar las actividades
de retención de datos.
Este documento describe cómo habilitar, configurar y administrar la función de

retención de datos para los servicios de Concur.
Datos afectados
Esta función elimina los siguientes datos:
Datos compartidos afectados

• Usuarios
• Perfiles
• Itinerarios
Datos de gastos afectados

• Informes de gastos
• Solicitudes de autorización
• Anticipos de tesorería
• Transacciones con tarjeta de crédito
• Cuentas de tarjeta de crédito
• Recibos electrónicos
• Entradas de la aplicación móvil Concur
• Información sobre la ruta del transporte público japonés (JPT)
Datos de facturación afectados

• Facturas
• Solicitudes de compra
• Órdenes de compra
NOTA: Los proveedores (individuos/contratistas, no empresas) se

manejan mediante un proceso separado. Para eliminar datos de
proveedores, póngase en contacto con el soporte de SAP Concur.
Solicitar datos afectados

• Solicitudes
Datos de viajes afectados

Sección 2:
• Véase más arriba Datos compartidos afectados
Panorama general

Sección 2: Visión
general
¡! IMPORTANTE: Para los clientes que usan tanto Importación de Empleados como
Retención de Datos, es responsabilidad del cliente eliminar los datos de los
empleados de los archivos fuente de Importación de Empleados cuando los
datos de los usuarios se eliminan del sistema SAP Concur mediante la función
de Retención de Datos. Para obtener información más detallada, consulte la sección
Preguntas frecuentes de este documento.
Inf ormación sobre otros servicios
ANÁLISIS / INTELIGENCIA
Los informes de Análisis / Inteligencia se basan en los datos anteriores y, por lo

tanto, se ven afectados por esta función. El periodo de retención seleccionado para
Gastos es en efecto el periodo de retención para Análisis / Inteligencia.
TRIPIT
Los usuarios de TripIt disponen de un conjunto independiente de herramientas y

procesos autodirigidos para gestionar los datos de usuario. Consulte el sitio web o la
aplicación móvil de TripIt para obtener más información.
Si necesita más ayuda, póngase en contacto con el servicio de

atención al cliente de TripIt: https://help.tripit.com/hc/en-
us/requests/new
Terminología
Esta tabla describe la terminología utilizada para la función de Retención

de Datos.
Plazo Descripción
Nombre de la función de Concur destinada a ayudar a los clientes a

Conservación de datos
eliminar datos personales.
Cualquier información relativa a una persona identificable que

datos personales
pueda ser identificada directa o indirectamente por referencia a un
identificador.
Una configuración de esta función para un subconjunto de datos
personales que no se necesitan más allá del cese de un empleado y
que, por lo tanto, tienen un periodo de conservación acelerado.
Datos sensibles
[página] Por ejemplo, el número de pasaporte de un usuario, información de
contacto en caso de emergencia, preferencias de viaje, número de
carné de conducir y número de la Seguridad Social estadounidense.
Término único que hace referencia a la anonimización, eliminación u

eliminado [datos] ofuscación de datos por parte de la función de conservación de datos.
También se conoce como datos purgados o eliminados.

Sección 2:
Panorama general Datos que se han vuelto ininteligibles y, por tanto, inútiles para
ofuscado [datos]
identificar a una persona concreta. También se conoce como [datos]
eliminados.
Datos que se han convertido en anónimos y, por tanto, inútiles para
anonimizados [datos]
identificar a una persona concreta. También se conocen como [datos]
eliminados.

Sección 2: Visión
general
Plazo Descripción
Cuándo entra en vigor la configuración de la Retención de Datos. Si no

activado interviene ningún administrador, se activa automáticamente un
periodo de conservación nuevo o actualizado tras el periodo de espera
obligatorio de 72 horas.
La fecha que la función de Retención de Datos utiliza para
fecha de anclaje determinar la antigüedad de un dato. La antigüedad se calcula como
un delta a partir de la fecha actual.
Botón de esta función para habilitar la funcionalidad que exime a

los datos de un usuario de ser eliminados por la función de
Retención de Datos.
Retener usuario ¡! ¡IMPORTANTE! El número máximo de usuarios que

puede poner en espera es 1000. No se puede garantizar
el funcionamiento de la función HOLD para usuarios que
excedan el límite de 1000. Si necesita poner en espera a
más de 1000 usuarios, abra un ticket de servicio de SAP
Concur.
El botón Purgar usuario sólo debe utilizarse para purgar usuarios que
no tengan historial de transacciones.
Purgar usuario
NOTA: SAP Concur tiene previsto eliminar el botón Purgar usuario
en un futuro próximo.
Funciones de conservación de datos
Para Gastos, Solicitudes y Facturas, en la Edición Estándar, se ha concedido a los roles

de administrador existentes el permiso para administrar (establecer y editar) la
configuración de Retención de Datos. Para Viajes, en la Edición Estándar, se ha creado
un nuevo rol.
Servicio Concur Papel Descripción
Gastos Puede administrar Pueden ver y acceder al enlace Retención de

(incluye Solicitud) (función existente) datos en la página Herramientas y recibirán un
correo electrónico de confirmación de 72 horas de
sus cambios de configuración.
Factura Es administrador Pueden ver y acceder al enlace Retención de
de facturas datos en la página Herramientas y recibirán un
(función existente) correo electrónico de confirmación de 72 horas de
sus cambios de configuración.
Viajar ¿Se administra la Pueden ver y acceder al enlace Retención de
conservación de datos en la página Herramientas y recibirán un
datos? correo electrónico de confirmación de 72 horas de
(nueva función) sus cambios de configuración.
NOTA: Para Standard Travel, el permiso Is Data
Retention Admin sólo puede ser seleccionado
(visto) por Concur Admin. SAP Concur debe
seleccionarlo para los clientes.
Sección 2:
🕮 Para más información, consulte la Guía del usuario de Shared: Guía del usuario.
Panorama general

Sección 2: Visión
general
Lo que ve la Administración
Lo que ve un administrador depende de sus funciones y de si SAP Concur ha

habilitado esta función para su empresa.
VER EL ENLACE DE RETENCIÓN DE DATOS
Los administradores de Gastos, Solicitudes y Facturas de la Edición Estándar

pueden ver el enlace de forma predeterminada, pero para que los administradores
de Viajes de la Edición Estándar, así como todos los administradores de la Edición
Profesional, puedan ver el enlace de Conservación de datos en la página
Administración de la empresa, deben tener asignada la función Administrador de
conservación de datos en Permisos de usuario.
Estándar (Gastos, Solicitud y Factura)
ACTIVAR LA FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN DE DATOS
Para que se le permita configurar la función de Retención de Datos, el usuario debe

ponerse en contacto con SAP Concur. Solo SAP Concur puede habilitar la función.

Sección 3: Cómo
funciona
CONFIGURACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN DE DATOS
Una vez habilitada por SAP Concur, un Administrador de Retención de Datos puede
acceder al asistente de configuración y configurar esta función.
Sección on 3: Cómo funciona

La función de Retención de Datos está deshabilitada por defecto para todos los clientes.
Si un cliente se comunica con SAP Concur y solicita esta función, el soporte de SAP
Concur la habilitará para que el administrador del cliente pueda comenzar a
configurarla. El administrador del cliente establecerá el período de tiempo durante el
cual se conservarán los datos. El sistema le da al administrador del cliente 72 horas para
editar la configuración de retención de datos. Después del período de espera obligatorio
de 72 horas, cuando Concur detecta datos que son más antiguos que el tiempo
configurado, comienza el proceso de eliminación. El monitor proporcionará información
resumida de alto nivel sobre los datos que se eliminan.
Tenga en cuenta lo siguiente
Creación de un plan de conservación de datos de la empresa
SAP Concur recomienda encarecidamente que los clientes tengan un plan de

retención de datos de la empresa que incluya la comunicación de los detalles
necesarios sobre la política de retención de datos de la empresa a los empleados y a
quienes dependen de los informes generados a partir de la solución SAP Concur. SAP
Concur no puede aconsejar a los clientes sobre intervalos de tiempo específicos para
establecer los años de retención. Los clientes de SAP Concur son responsables de
evaluar las necesidades legales y estatutarias de su empresa y de configurar la
función de retención de datos para satisfacer esas necesidades.

Sección 3: Cómo
funciona
Factor de tiempo para conservar o eliminar datos de tarjetas de crédito
La función de retención de datos ofrece flexibilidad para eliminar números de tarjetas de

crédito de la base de datos de Concur Expense de un cliente a pedido. Esto debe tenerse
en cuenta al determinar los intervalos de tiempo apropiados para conservar estos datos.
NOTA: Los registros del sistema Concur Pay no se ven afectados por la función de
retención de datos.
Para clientes que utilizan la función de importación de empleados
Los clientes que utilicen la función de Importación de Empleados deben asegurarse de que
los datos confidenciales de los usuarios eliminados por la función de Retención de Datos
también se eliminan de sus archivos de origen de Importación de Empleados.
¡! IMPORTANTE: Para evitar que los datos confidenciales de un usuario se vuelvan a

importar después de haber sido eliminados de las soluciones SAP Concur, es
responsabilidad del cliente eliminar o excluir de otra manera la información de
cualquier archivo fuente de Employee Import, de modo que los datos eliminados
por la función Data Retention no se vuelvan a importar a SAP Concur a través de la
función Employee Import. Para obtener información más detallada, consulte la
sección Preguntas frecuentes de este documento.
Pasos generales
⏵ Cómo utilizar la función de conservación de datos

1. Un cliente se pone en contacto con SAP Concur con el deseo de utilizar la
función y proporciona los ID de inicio de sesión de los usuarios que
necesitan permiso de administrador de retención de datos.
¡! IMPORTANTE: Antes de activar la función de retención de datos, asegúrese

de que se han procesado todas las transacciones no asignadas con más de 23
meses de antigüedad. Después de activar la función de retención de datos, las
transacciones no asignadas deben controlarse de forma rutinaria mediante
Informes. Para más información, consulte la sección Filtro de 23 meses de
este documento.
2. El soporte de SAP Concur habilita la función y otorga el permiso de

Administrador de Retención de Datos a los usuarios especificados
por el cliente.
3. El administrador del cliente configura los periodos de retención de datos mediante

el asistente de configuración.
4. El sistema envía por correo electrónico una confirmación del cambio e inicia un
periodo de espera obligatorio de 72 horas durante el cual se pueden realizar
cambios antes de que comiencen las expulsiones.

Sección 3: Cómo
funciona NOTA: Siempre pasarán al menos 72 horas entre el momento en que se
configuran o modifican los periodos de conservación de datos y el
momento en que se activan.

Sección 3: Cómo
funciona
5. Una vez transcurrido el periodo de espera obligatorio de 72 horas, el sistema

empieza a comprobar cada día si hay datos lo suficientemente antiguos como
para verse afectados por los periodos de conservación. Si se encuentran datos
antiguos, el sistema empieza a eliminarlos.
6. Un administrador de cliente puede ver información resumida sobre la

purga desde el monitor.
7. En caso necesario, un administrador del cliente modifica los periodos de

conservación de datos.
8. Cuando es necesario, un administrador de clientes retiene (exime de la

eliminación) los datos de un usuario específico.
🕮 Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de Shared:

Retención de datos Guía del usuario.
9. Cuando es necesario, un administrador de cliente purga los datos de un usuario
específico.
🕮 Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de Shared:

Retención de datos Guía del usuario.
Preg
untas
frecu P: ¿Para qué servicios se puede configurar la retención de datos?
R: La retención de datos puede configurarse independientemente para todos los
entes servicios principales: Viajes, Gastos, Facturas y Solicitudes. Además, existen
configuraciones independientes para los Datos Sensibles.
NOTA: Aunque cada servicio puede tener su propia configuración, todos los
servicios deben estar configurados. No es posible activar la Retención de
Datos sólo para Gastos o sólo para Viajes.
P: ¿Cuál es el periodo de tiempo más corto y más largo que se puede configurar para
la retención de datos?
R: Para los servicios básicos, como Gastos y Viajes, no se pueden configurar plazos
inferiores a dos (2) años ni superiores a 20 años. Para los datos confidenciales, no
menos de un año.
(1) mes y no se pueden configurar más de 12 meses.
P: ¿Se puede configurar la conservación de datos por países?

R: La retención de datos para viajes puede establecerse por configuración. La retención de
datos para gastos puede establecerse por política. Para establecer periodos de retención
por país, cada país necesitará su propia configuración y política.
P: Si una persona crea un informe de gastos para otra persona, u organiza un viaje para
otra persona, ¿qué configuración de la Política de conservación de datos del usuario se
utilizará?
R: Cuando un usuario crea datos para otro usuario, los ajustes de Retención de
Datos se aplicarán en función del usuario al que se asignen los datos, el propietario

Sección 3: Cómo
funciona
de los mismos, y no del usuario que los creó.
P: ¿Cómo afecta el proceso de Importación de Empleados de SAP Concur a la Retención de

Datos?
R: Los clientes que utilizan la función de Importación de Empleados deben
asegurarse de que los datos de usuario eliminados por la función de Retención de
Datos también se eliminan de sus archivos de origen de Importación de Empleados.

Sección 3: Cómo
funciona
¡! IMPORTANTE: Para evitar que los datos confidenciales de un usuario se vuelvan a

importar después de haber sido eliminados de las soluciones SAP Concur, es
responsabilidad del cliente eliminar o excluir de otra manera la información de
cualquier archivo fuente de Employee Import, de modo que los datos eliminados
por la función Data Retention no se vuelvan a importar a SAP Concur a través de la
función Employee Import.
Si se incluye a un usuario en una Importación de Empleados (diseño de registro de datos

300 o 305) y el período de retención de datos sensibles para ese usuario vence, de modo
que los datos sensibles del usuario se eliminan de las soluciones SAP Concur, los datos
sensibles del usuario podrían volver a importarse y repoblarse en SAP Concur con la
siguiente Importación de Empleados. Una vez reimportados, SAP Concur no eliminará
estos datos sensibles, ya que el cliente ha optado por reimportarlos. El cliente debe
tomar una acción manual si esto ocurre.
Medición del tiempo
La función de conservación de datos se aplica a determinados tipos de datos. Para esos

tipos de datos, la función determina la antigüedad de los datos. La antigüedad se calcula
comparando la fecha de los datos con la fecha actual. Si se determina que la antigüedad
es superior al periodo de conservación seleccionado al configurar los periodos de
conservación de datos, , se eliminarán los datos.
Determinar la antigüedad de los datos
La función de retención de datos calcula la antigüedad de los datos para determinar si son
lo suficientemente antiguos como para eliminarlos del sistema.
Tipo de datos Fecha de anclaje
Usuarios Los datos de la página de usuario de un usuario no empiezan a

envejecer hasta que el usuario es designado como inactivo.
Los datos de la página de usuario de un usuario se calculan como la
diferencia entre su fecha de inactividad y el día de hoy.
Nota: Los datos del usuario sólo se eliminan cuando se cumplen los
tres criterios siguientes: 1) una vez alcanzado el periodo de
conservación más largo, 2) una vez que el usuario esté inactivo; y 3)
si no hay retención de los datos del usuario.
¡! IMPORTANTE: Para los clientes que utilizan tanto la

Importación de Empleados como la Retención de Datos, es
responsabilidad del cliente eliminar los datos de los empleados
de los archivos fuente de Importación de Empleados cuando el
usuario
Los datos se eliminan del sistema SAP Concur mediante la función
de retención de datos. Para obtener información más detallada,
consulte la sección de preguntas frecuentes de este documento.

Sección 3: Cómo
funciona Perfiles Los datos del Perfil de un usuario no empiezan a envejecer hasta que
el usuario pasa a estar inactivo.
Los datos del perfil de un usuario se calculan como la diferencia
entre la fecha de inactividad del usuario y el día de hoy.
Nota: Los datos del usuario sólo se eliminan cuando se cumplen
los tres criterios siguientes: 1) una vez alcanzado el periodo de
conservación más largo, 2) una vez que el usuario esté inactivo;
y 3) si no hay retención de los datos del usuario.

Sección 3: Cómo
funciona
Itinerarios La antigüedad de un itinerario se calcula como la diferencia entre su

fecha de creación y el día de hoy.
Informes de gastos La antigüedad de un informe de gastos se calcula como la diferencia

entre su fecha de pago y el día de hoy. Si un informe de gastos no
tiene fecha de pago (por ejemplo, no se ha enviado), la función de
conservación de datos utiliza la fecha de creación.
Solicitudes de Cuando se asigna a un informe de gastos, la antigüedad viene

autorización determinada por la antigüedad del informe, (por ejemplo, las
solicitudes de autorización no se borran hasta que se borra el
informe).
NOTA: Las solicitudes de autorización heredadas sólo se eliminan si se
asignaron a un informe de gastos.
Anticipos de tesorería Cuando un anticipo de caja no está asignado a un informe, la
antigüedad del anticipo de caja se calcula como la diferencia entre la
fecha de solicitud y el día de hoy.
Transacciones con Cuando se asigna a un informe de Gastos, la antigüedad viene

tarjeta de crédito determinada por la antigüedad del informe, (por ejemplo, las
transacciones con tarjeta de crédito no se borran hasta que se borra
el informe). Cuando una transacción de tarjeta de crédito no está
asignada a un informe, la antigüedad de la transacción de tarjeta de
crédito se calcula como la diferencia entre la fecha de contabilización
y el día de hoy.
Cuentas de tarjeta de La antigüedad de una cuenta se calcula como la diferencia entre la
crédito fecha de la transacción de tarjeta más reciente importada para la
cuenta y el día de hoy. Si no se han importado transacciones para
una cuenta, la antigüedad de esa cuenta se calcula como la
diferencia entre su fecha de creación y el día de hoy.
Recibos electrónicos Cuando se asigna a un informe de gastos, la antigüedad viene

determinada por la antigüedad del informe (por ejemplo, los recibos
electrónicos no se eliminan hasta que se elimina el informe).
Entradas de la Cuando se asigna a un informe de gastos, la antigüedad se determina

aplicación móvil por la antigüedad del informe, (por ejemplo, las entradas de la
Concur aplicación móvil de Concur no se eliminan hasta que se elimina el
informe). Cuando una entrada móvil no está asignada a un informe, la
antigüedad de la entrada móvil se calcula como la diferencia entre la
fecha de la transacción y el día de hoy.
Información sobre la Cuando se asigna a un informe de gastos, la antigüedad viene
ruta del transporte determinada por la antigüedad del informe (por ejemplo, la
público japonés (JPT) información de la ruta JPT no se elimina hasta que se elimina el
informe).
Facturas La antigüedad de la solicitud se basa en la fecha de creación de la
factura en el sistema.
Solicitudes de compra La antigüedad de una solicitud de compra se basa en la fecha de la

última modificación de la solicitud.

Sección 3: Cómo
funciona Órdenes de compra La antigüedad de un pedido se basa en la fecha de creación del mismo.
Nota: El pedido y las entradas de mercancías relacionadas con el
pedido se eliminarán junto con el pedido cuando hayan superado el
periodo de retención, y todos los registros relacionados con el pedido,
como facturas y solicitudes de compra, también se han eliminado y
han superado el periodo de retención.

Sección 3: Cómo
funciona
Solicitudes La antigüedad de una solicitud se calcula como la diferencia entre su

fecha de cierre y el día de hoy. Si la solicitud no está cerrada, se utiliza la
fecha de creación de la solicitud para determinar su antigüedad.
EJEMPLO
Si una solicitud enviada tiene como fecha de cierre el 31 de diciembre de 2017, el 31 de

diciembre de 2019 tendrá dos años de antigüedad. Si los periodos de conservación de
datos están configurados para eliminar los datos de las solicitudes que tengan más de
dos años, esta solicitud se eliminará como muy pronto el 1 de enero de 2020, pero
podría eliminarse después de esta fecha en función de la antigüedad de cualquier
informe de gastos vinculado y de cualquier anticipo de caja que lo acompañe.
Períodos de conservación
En el asistente de configuración de Conservación de Datos, la lista de años a elegir no

son años naturales. Los años pueden considerarse edades. La función no está
diseñada para borrar todos los datos de un año natural, como por ejemplo todos los
datos del año 2001. La función está diseñada para borrar datos cada día, día tras día,
que hayan alcanzado una determinada edad, como por ejemplo 3 años.
EJEMPLO
El 1 de junio de 2018, un administrador de cliente utiliza el asistente de configuración de

retención de datos para configurar o editar los periodos de retención de datos de la
empresa. Para cada servicio, como Gastos o Viajes, el administrador del cliente
introduce un periodo de retención de 3 años y hace clic en Enviar para guardar la
configuración. Tras el periodo de espera de 72 horas, el sistema inicia una comprobación
diaria en busca de datos antiguos. Si no se realizan otros cambios en la configuración, el
4 de junio de 2018, el sistema comienza a eliminar los datos que tienen una antigüedad
igual o superior a 3 años y un día. En este ejemplo, se eliminará un informe de gastos
con fecha del 4 de junio de 2015 (o anterior), pero un informe de gastos con fecha del 5
de junio de 2015 no se eliminará hasta el día siguiente.

Sección 3: Cómo
funciona
72- Hora de activación Periodo de espera
Como medida de protección contra actualizaciones no deseadas de los periodos de

conservación de datos, se requiere un periodo de espera de 72 horas antes de que el
sistema active una configuración nueva o modificada. Cada vez que se pulsa el botón
Enviar, se activa el correo electrónico de confirmación de 72 horas para cualquier
cambio de configuración.
¡! IMPORTANTE: El periodo de espera de 72 horas se aplica al botón Enviar,

pero no al botón Purgar usuario.
El filtro de los 23 meses
La función de conservación de datos incluye un filtro de 23 meses que filtrará

automáticamente las transacciones más antiguas. Las transacciones no se podrán
recuperar. El filtro afecta a las siguientes áreas:
• Gastos disponibles
• Ver transacciones (no asignadas) en Gastos (incluidos los periodos de extracto
con más de 23 meses de antigüedad)
• Anticipos de tesorería no asignados

Sección 3: Cómo
funciona
NOTA: El filtro sólo está disponible para los clientes que activan la función de retención de
datos.
La hora de 23 meses no es configurable y no se puede desactivar.
¡! IMPORTANTE: Antes de activar la función de retención de datos, asegúrese de que

se han procesado todas las transacciones no asignadas con más de 23 meses de
antigüedad. Después de activar la función de conservación de datos, las
transacciones no asignadas deben supervisarse de forma rutinaria mediante
Informes.
Este filtro reduce la acumulación de transacciones no procesadas a lo largo del

tiempo y es compatible con la función de retención de datos.
Escenarios inusuales
Solicitar
Los siguientes escenarios sólo son posibles para clientes de Solicitud que utilizan la
Retención de Datos pero eligen no utilizar la opción recomendada de auto-cierre
(disponible para clientes de Edición Profesional y forzada a ON con un ajuste de 90 días
para clientes de Edición Estándar).
INFORMES DE GASTOS ATRASADOS
En algunos países, los informes de gastos pueden presentarse muy tarde (por ejemplo,
en Francia, según la legislación, hasta 5 años después de que se haya producido el
gasto). Si un usuario tiene una solicitud aprobada y un informe de gastos vinculado a
esta solicitud y, debido a la configuración de la función de conservación de datos, se
elimina este informe de gastos, el usuario podría crear un informe de gastos adicional
basado en esta misma solicitud.
¡! IMPORTANTE: Para evitar este escenario, SAP Concur recomienda que utilice la
opción de cierre automático. De lo contrario, para minimizar la posibilidad de este
escenario, SAP Concur recomienda que la función de Retención de Datos se
configure con el mismo número de años para Gastos y para Solicitudes.
DOS INFORMES DE GASTOS PARA UNA SOLICITUD
Si una solicitud está vinculada a dos informes de gastos y uno de ellos caduca, el importe
de la solicitud dejará de ser válido y el usuario podrá modificar el gasto restante para
reclamar dos veces los fondos ya reembolsados.
¡! IMPORTANTE: Para evitar este escenario, SAP Concur recomienda que utilice la
opción de cierre automático. De lo contrario, para minimizar la posibilidad de este
escenario, SAP Concur recomienda que la función de Retención de Datos se
configure con el mismo número de años para Gastos y para Solicitudes.

Sección 4: Lo que ve el
administrador
Secti on 4: Lo que ve la Administración

Si Concur lo habilita, en la lista de Empresas, el administrador del cliente verá un
enlace de Retención de datos.
⏵ Para acceder a Conservación de datos

1. Inicie sesión como administrador o, en el caso de Travel, como administrador de
retención de datos.
2. Haga clic en Administración > Empresa > Conservación de datos.
Secti on 5: Activación
Sólo SAP Concur puede habilitar esta función para que usted pueda configurarla para
su empresa.
¡! IMPORTANTE:
• La retención de datos no se puede desactivar una vez activada.

• No es posible activar la conservación de datos sólo para algunas partes de una
empresa; se trata de una función que afecta a toda la empresa.
• El filtro de 23 meses se aplica inmediatamente después de activar la función,
independientemente de si se han configurado y guardado los ajustes de retención
de datos.

Sección 6: Configuración
INICIO
¿Estás
¿Tiene usted listo
¿Es usted consultado a para
¿El sus servicios configure sus
representante Y informáticos y Y periodos de
autorizado de jurídicos conservación como
SAP Concur de departamentos y se describe en la
su empresa? creado un proceso sección
empresarial para la Compartidos:
conservación de Datos
datos? ¿Guía de
configuració
N n deY la
N
retención?
Pida a su Póngase en Llame a Soporte al
representante contacto con Cliente de SAP
autorizado que sus Concur
realice la departamentos
llamada a SAP informático y
Concur. jurídico y
prepare el
proceso de su
empresa.
¡! Antes de activar la función de conservación de datos, asegúrese de que

se han procesado todas las transacciones no asignadas con más de 23
meses de antigüedad.
Sección on 6: Configuración
Una vez activada, se puede acceder a esta función desde la lista de empresas.
Visión general
El administrador del cliente utiliza el siguiente proceso para configurar la función de

Retención de Datos para los productos/servicios SAP Concur aplicables:
1. Seleccione un periodo de retención por defecto en años para Viajes y,

opcionalmente, seleccione periodos de retención para los grupos de
configuración de Viajes.
2. Seleccione un periodo de retención predeterminado en años para Gastos y,

opcionalmente, seleccione periodos de retención para grupos de políticas de
Gastos.
3. Seleccione un periodo de retención predeterminado en años para Factura

y, opcionalmente, seleccione periodos de retención para los grupos de
políticas de Factura.
4. Seleccione un periodo de retención predeterminado en años para Solicitud

y, opcionalmente, seleccione periodos de retención para grupos de políticas
de Solicitud.
5. Seleccione el periodo de retención en meses para los Datos Sensibles.
6. (Opcional) Establecer retenciones sobre usuarios específicos para que queden

exentos de los periodos de conservación de datos .
Usuarios que modifican grupos de políticas
La función de retención de datos tiene en cuenta el historial de pertenencia a grupos

de políticas. Un usuario que cambia de grupo de políticas puede tener diferentes
porciones de sus datos afectados por diferentes períodos de retención.
EJEMPLO
Pat estuvo en Alemania y formó parte del grupo de política alemana y presentó
informes allí. El periodo de conservación de los datos de gastos para los usuarios con la
política de Alemania es de 10 años. Pat se ha trasladado a EE.UU. y cambia de grupo de
políticas. El periodo de conservación de datos de gastos para usuarios con la política de
EE.UU. es de 7 años. Algunos de los informes de gastos de Pat (los nuevos) se ven
afectados por el periodo de conservación de 7 años, mientras que los informes más
antiguos de Pat, enviados en Alemania, se ven afectados por el periodo de conservación
de 10 años. En efecto, los informes más antiguos de Pat, de Alemania, pueden
conservarse durante más tiempo que los informes que Pat presentó justo después de
trasladarse a EE.UU., aunque los informes de gastos de EE.UU. sean más recientes. El
informe de gastos de Pat de 8 años de antigüedad que se envió mientras era miembro
del grupo de políticas de EE.UU. será eliminado por la configuración de retención de
datos antes que el informe de gastos de Pat de 9 años de antigüedad que se envió
mientras era miembro del grupo de políticas de Alemania.
Acceder a las páginas de conservación de datos
Después de que el soporte de SAP Concur habilite la función, los clientes verán el
botón Set up Data Retention (Configurar retención de datos) disponible.

Para acceder a las páginas de configuración de la Retención de Datos, haga clic en

Administración >
Empresa > Retención de Datos. Aparecerá la página Conservación de datos.
Configurar los periodos de conservación de datos
⏵ Para configurar la retención de datos:

1. En la página Retención de Datos, haga clic en Configurar Retención de
Datos.
NOTA: Estos pasos representan la experiencia de un administrador de

clientes cuya empresa utiliza todos los productos compatibles con
la función de conservación de datos. Para algunos administradores
de clientes, este asistente puede presentar menos páginas/pasos.
2. En el paso Periodos de Retención de Viajes del asistente de Retención de

Datos, en la lista Seleccionar años, seleccione el número deseado de años
tras los cuales se eliminarán los datos.
3. Seleccione Modificar periodos de retención personalizados para

configuraciones de viaje.
¡! ¡IMPORTANTE! Los periodos de retención de las configuraciones

anulan el periodo de retención por defecto.

4. Seleccione un nombre de configuración y utilice la lista Editar años para

rellenar los Años
de la cuadrícula.
5. Repita el paso anterior hasta que a cada configuración se le haya asignado

un número de años.
6. Haga clic en Siguiente.
7. En la página Períodos de retención de facturas del asistente de Retención de

datos, en la lista Seleccionar años, seleccione el número de años deseado
8. Seleccione Modificar periodos de retención personalizados para

políticas de Facturación.
¡! IMPORTANTE: Los periodos de retención de las políticas anulan el periodo de

retención predeterminado.
9. Seleccione una póliza y utilice la lista Editar años para rellenar la columna
Años de la cuadrícula.
10. Repita el paso anterior hasta que a cada póliza se le haya asignado un
número de años.

12. En la página Periodos de Retención de Gastos del asistente de Retención de

Datos, en la lista Seleccionar años, seleccione el número deseado de años
13. Seleccione Modificar periodos de retención personalizados para políticas

de Gastos.
¡! IMPORTANTE: Los periodos de retención de las políticas anulan los periodos

de retención predeterminados.
14. Seleccione una política. Utilice la lista Editar años para rellenar la columna
número de años.
17. En la página Solicitud del asistente de Conservación de datos, en el campo

Seleccionar años
seleccione el número de años tras los cuales se eliminarán los datos.
NOTA: Es una buena práctica fijar el período de retención de sus solicitudes

para que coincida con el número de años que fijó para Concur Expense.
Es muy importante hacer esto porque, si la política de retención de
solicitudes de Concur se establece en un período de tiempo más corto
que el de Concur Expense, las solicitudes se borrarían primero, y los
clientes perderían la información de preautorización de solicitudes para
los informes de gastos asociados con las solicitudes borradas.
Otra buena práctica para los clientes de Request que utilizan la

Retención de Datos es utilizar la opción de auto-cierre (disponible para
los clientes de la Edición Profesional y forzada a ON con un ajuste de 90
días para los clientes de la Edición Estándar), o ser diligentes a la hora de
cerrar manualmente las solicitudes. Estas estrategias ayudan a evitar
posibles solicitudes huérfanas que puedan permanecer en el sistema
después de que se haya eliminado el informe de gastos
correspondiente.

18. Seleccione Modificar periodos de retención personalizados para políticas

de solicitud.
¡! IMPORTANTE: El periodo de retención de las políticas anula el periodo de

retención predeterminado.
19. Seleccione una póliza y utilice la lista Editar años para rellenar la columna
número de años.
22. En la página Datos confidenciales del asistente de Retención de datos, en la

lista Seleccionar meses, seleccione el número de meses deseado tras los
cuales se eliminarán los datos.
¡! IMPORTANTE: Para los clientes que usan tanto Importación de Empleados como
Retención de Datos, es responsabilidad del cliente eliminar los datos de los
empleados de los archivos fuente de Importación de Empleados cuando los datos
de los usuarios se eliminan del sistema SAP Concur mediante la función de
Retención de Datos. Para obtener información más detallada, consulte la sección
Preguntas frecuentes de este documento.

24. En la parte inferior de la página Resumen de conservación de datos, escriba

su nombre tal como aparece.
25. Haga clic en Enviar. Se guardarán los periodos de retención, comenzará el

periodo de espera obligatorio de 72 horas y recibirá un correo
electrónico de confirmación.

26. Compruebe que ha comenzado el periodo de espera obligatorio de 72 horas.
27. Compruebe que la función de conservación de datos está activada.

Sección 7: Control
Editar los periodos de conservación de datos
Una vez completada la configuración inicial, la pestaña Configuración de la página

Retención de datos tiene enlaces Editar para cambiar la configuración. Haga clic en
Editar para volver a la página del asistente donde puede editar la configuración.
Sección on 7: Supervisión
Cambios de configuración
Cuando se realizan cambios de configuración, un periodo de reflexión de 72 horas

permite al Administrador de Retención de Datos descartar los cambios de
configuración pendientes.
Confirmación por correo electrónico de los cambios pendientes
Al hacer clic en Enviar para realizar cambios en la configuración, el sistema envía un

correo electrónico de confirmación al administrador de conservación de datos
indicando que los cambios están pendientes. Esto da tiempo a que los cambios se
descarten o se editen de nuevo antes de que surtan efecto.

Sección 7: Control
EJEMPLO DE CORREO ELECTRÓNICO DE CONFIRMACIÓN
Ver cambios pendientes
⏵ Para ver los cambios de configuración pendientes

1. En la página Administración de la empresa, haga clic en Conservación de
datos.
2. Haga clic en Configuración anterior.

Sección 7: Control
NOTA: La página puede mostrar más de un enlace de Configuración

anterior, cada uno con información única.
3. Haz clic en Cerrar.
Descartar cambios pendientes
⏵ Para descartar los cambios de configuración pendientes

4. En la página Administración de la empresa, haga clic en Conservación de
datos.
5. Haga clic en Descartar configuración pendiente.

Sección 7: Control
Datos eliminados
Los registros eliminados con éxito se indican mediante un recuento en la pestaña

Monitor.
Cuando se ha configurado la función, pero aún no se ha eliminado ningún registro, se

muestra la pantalla
La pestaña Monitor indica que la función está activada, pero que no se ha borrado ningún
dato.
NOTA: El tiempo que requiere Concur para completar el proceso de eliminación varía
según factores como la hora del día, la cantidad de datos y la ubicación
(incluidas las copias de seguridad) de los datos y las retenciones administradas.
Use la pestaña Monitor de la página Retención de datos para ver un resumen
de los elementos que se han eliminado.

Sección 7: Control
Recursos
La columna Recursos de la pestaña Monitor muestra los siguientes valores cuando

corresponde.
• Informe de gastos
• Solicitud de viaje
• Captura de facturas
• Recibo
• Viaje
• Perfil de usuario
Re búsqueda de un informe sobre quién está viendo y modificando datos

personales
Acceso al registro de cambios
Los usuarios pueden solicitar ver un informe que muestre el registro de cambios de sus
datos personales (únicamente). El registro reflejará qué datos personales se han
modificado con la siguiente información:
• El usuario que modifica los datos, la fecha y hora de la modificación, las claves
de identificación de los conjuntos de datos y sus valores, y el nombre de la
rúbrica del atributo que se ha modificado.
Para acceder al registro de cambios, los usuarios deben enviar un caso al Servicio de
Atención al Cliente solicitando que se consulte el registro de auditoría de cambios para
detectar cualquier modificación de los datos personales.
Ver acceso al registro
Los usuarios pueden solicitar ver un informe que muestre un registro de auditoría
que registre quién puede haber visto sus datos personales. El registro reflejará qué
usuario, por su valor empid, ha visto sus datos personales.
Para acceder al registro de vistas, los usuarios deben enviar un caso al Servicio de
Atención al Cliente solicitando un informe que detalle quién ha visto los datos
personales de un usuario.


SG - SHR - Data - Retention Es

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

SG - SHR - Data - Retention Es

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Suscríbete a DeepL Pro para poder traducir archivos de mayor tamaño.

Más información disponible en www.DeepL.com/pro.

Última revisión: 11 de mayo de 2023

Se aplica a estas soluciones SAP Concur:

Sección 2: Visión general................................................................................................................................1

Sección 3: Cómo funciona.............................................................................................................................6

Sección 4: Lo que ve el administrador...................................................................................................14

Cambios en la configuración .............................................................................................................................23

ii Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

11 de mayo de 2023 Se ha actualizado la descripción del botón Purgar usuario en la página 4.

15 de marzo de 2019 Se ha añadido una nota IMPORTANTE a la sección

3 de julio de 2018 Se ha añadido la siguiente declaración a la sección Descripción general: "Esta

Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para iii

30 de mayo de 2018 Añadida la sección Activación.

iv Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para v

Sección on 2: Visión general

🕮 Para obtener más información sobre la purga de un usuario de un entorno,

La función de conservación de datos ofrece las siguientes funcionalidades:

¡! IMPORTANTE: El número máximo de usuarios que puede poner en espera es

Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para 1

2 Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

• Incluye la posibilidad de eliminar los datos de un usuario específico

Este documento describe cómo habilitar, configurar y administrar la función de

Esta función elimina los siguientes datos:

Datos compartidos afectados

Datos de gastos afectados

Datos de facturación afectados

NOTA: Los proveedores (individuos/contratistas, no empresas) se

Solicitar datos afectados

Datos de viajes afectados

4 Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Inf ormación sobre otros servicios

Los informes de Análisis / Inteligencia se basan en los datos anteriores y, por lo

Los usuarios de TripIt disponen de un conjunto independiente de herramientas y

Si necesita más ayuda, póngase en contacto con el servicio de

Esta tabla describe la terminología utilizada para la función de Retención

Nombre de la función de Concur destinada a ayudar a los clientes a

Cualquier información relativa a una persona identificable que

Término único que hace referencia a la anonimización, eliminación u

Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para 3

4 Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Cuándo entra en vigor la configuración de la Retención de Datos. Si no

Botón de esta función para habilitar la funcionalidad que exime a

Retener usuario ¡! ¡IMPORTANTE! El número máximo de usuarios que

Funciones de conservación de datos

Para Gastos, Solicitudes y Facturas, en la Edición Estándar, se ha concedido a los roles

Servicio Concur Papel Descripción

Gastos Puede administrar Pueden ver y acceder al enlace Retención de

6 Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para

Lo que ve un administrador depende de sus funciones y de si SAP Concur ha

VER EL ENLACE DE RETENCIÓN DE DATOS

Los administradores de Gastos, Solicitudes y Facturas de la Edición Estándar

Estándar (Gastos, Solicitud y Factura)

ACTIVAR LA FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN DE DATOS

Para que se le permita configurar la función de Retención de Datos, el usuario debe

Compartidos: Guía de configuración de retención de datos para 7

CONFIGURACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONSERVACIÓN DE DATOS

Sección on 3: Cómo funciona

Tenga en cuenta lo siguiente

Creación de un plan de conservación de datos de la empresa

SAP Concur recomienda encarecidamente que los clientes tengan un plan de