GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE,

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

SENA-CATA

Actividad - Determinación del Alcance del SIG

El alcance del Sistema Integrado de Gestión.

El primer aspecto que nos encontramos que

debe ser mantenido como información
documentada es el alcance.

Este es un apartado común en las tres normas de referencia, en el que se describen las actividades y centros
de trabajo de la organización en los que están implantadas las normas. Una vez determinadas las cuestiones
externas e internas de la organización, así como los requisitos de las partes interesadas, la organización debe
establecer los límites y aplicabilidad del sistema integrado de gestión. En el momento de determinar el
alcance, la organización tiene que considerar también:

✓ Los productos y servicios.

✓ Las unidades, funciones y límites físicos de la organización.
✓ Las actividades relacionadas con el trabajo, planificadas o realizadas.

En una organización sencilla, sin muchas alternativas en los productos que proporciona o en los servicios que
presta al cliente, lo habitual es que el sistema de gestión cubra toda la actividad. Pero en otras situaciones puede
darse una diferenciación clara de líneas de negocio, o puede ocurrir que la actividad se lleve a cabo en un
elevado número de instalaciones. En estos casos, el alcance de un sistema de gestión de la calidad puede ser
parcial, fundamentalmente por dos razones:
✓ Porque su implantación a lo largo de la organización se lleve a cabo de forma gradual, siguiendo una
planificación y extendiéndose en diferentes fases.
✓ Porque la decisión de la organización sea limitar el alcance del sistema a determinado producto o
servicio, habiendo considerado para ello razones de tipo contractual, comercial, de control interno, etc.

¿Cómo integrar este requisito?

El alcance del sistema integrado de gestión debe estar definido, documentad y disponible para las partes
interesadas. Al tratarse de un sistema integrado de gestión, el alcance aplicable debe ser el mismo para calidad,
medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Es habitual encontrar el alcance documentado en el manual del
sistema integrado de gestión, y se suele poner a disposición de las partes interesadas bien a través de este o de la
página web de la organización.

DANNY ALEXANDER QUINTERO CARVALLIDO

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Según lo indicado por la norma ISO 9001:2015, todos los requisitos tienen un carácter genérico y están
definidos de forma que puedan ser aplicables por cualquier tipo de organización, independientemente de su
actividad y de sus características. Por tanto, para demostrar la conformidad con este referente normativo, debe
afrontarse la implantación de todos ellos, sin que quede a discreción de la organización la posible exclusión de
un requisito.

No obstante, determinadas particularidades del sistema de gestión de la calidad, como un alcance muy reducido,
la simplicidad de la actividad certificada, o una estructura organizativa muy básica, podrían ser motivos por los
que no fuera posible la aplicación de determinado requisito de la norma.

Estas circunstancias, en las que la organización no tiene capacidad ni responsabilidad para la aplicación de un
requisito, y siempre que ello no afecte a la conformidad del producto o servicio ni a la satisfacción del
cliente, deben quedar claramente identificadas y justificadas como información documentada.

Ejemplos:
✓ Podríamos contemplar la exclusión de los requisitos relativos al diseño y desarrollo en una organización
que no tiene posibilidad de modificar, en ninguna medida, las características del producto o servicio que
ofrece.
✓ Sería viable la exclusión de los requisitos relativos a la provisión externa de productos y servicios en
determinado despacho de una actividad profesional en la que ni por su dimensión, ni por interrelación
alguna con otros proveedores externos en su servicio, sea posible plantear la aplicación del apartado 8 4.

Las Normas ISO 14001 e ISO 45001 no admiten exclusiones al cumplimiento de ningún requisito establecido en
ellas. Por otra parte, ISO 9001 permite excluir cualquier requisito, siempre y cuando se justifique y no afecte a la
capacidad o la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de los productos y servicios y
del aumento de la satisfacción del cliente. La justificación de esta exclusión suele estar documentada junto con la
descripción del alcance del sistema integrado de gestión.

En cualquier caso, y siempre teniendo en cuenta lo

mencionado anteriormente, la organización tiene plena
libertad y flexibilidad para definir los límites del alcance
del sistema de gestión. Por ejemplo, se puede entender
que, en organizaciones complejas, o con
numerosos emplazamientos (con localización
nacional o internacional) o con varias líneas de
negocio, se decida acometer la implantación del sistema
de gestión de forma gradual, comenzando con un
emplazamiento aislado o en una línea de negocio concreta
antes de extenderlo a toda la organización. Esto va a ser
posible siempre que la alta dirección de esta parte de la
organización posea la autoridad para establecer y
gestionar el sistema.

En la práctica, el alcance es apenas un párrafo, más o

menos largo, en el que se describen los procesos,

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productos o servicios que están incluidos en el sistema integrado de gestión, así como las instalaciones o
ubicaciones (cuando es necesario) en los que se llevan a cabo.

En muchas ocasiones el alcance apenas llega a las dos líneas; en otros, ocupa varios párrafos que describen con
total exactitud las actividades de la organización.

Se ofrecen a continuación algunos ejemplos de alcances de sistemas de gestión:

• El sistema de gestión de XXXX está implantado en las actividades de diseño, desarrollo y producción de
pinturas y barnices realizadas en las instalaciones de Medellín y Cali. Se tiene previsto ampliar el
alcance del sistema al centro de Duitama dentro de dos años.
• El alcance del sistema integrado de gestión de la organización comprende las actividades de diseño y
producción de transformadores de distribución en baño de líquido dieléctrico que se realizan en el centro
ubicado en Manizales.
• El alcance del sistema de gestión ambiental comprende las actividades de venta de vehículos turismos y
motocicletas, así como la prestación del servicio de mantenimiento y reparación (mecánica y carrocería),
y la venta de repuestos y accesorios. Estas actividades se realizan en el centro de Bucaramanga.
• El sistema de gestión de la SST de la empresa ABC se aplica a todo el personal a nivel nacional, en todas
las tiendas de las cadenas YYYY de ropa infantil y ZZZZ de ropa para adultos.
• El alcance del sistema de gestión de la SST de la empresa BCD se aplica a todo el personal de la
organización, y comprende las actividades de venta y distribución de material de oficina para empresas y
particulares en todas sus tiendas y almacenes distribuidos por Colombia y Perú.

Actividad:

1) Teniendo en cuenta la lectura anterior y lo presentado por las normas ISO 9001:2015, ISO 14001 e ISO
45001:2018, de respuesta a las preguntas formuladas a continuación.

a. Describa con sus palabras en ¿qué consiste el alcance de un sistema de gestión?

Es un requisito el cual debe estar documentado y disponible para las partes interesadas, además que este
es el mismo requisito para la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

b. El concepto de aplicabilidad (antes exclusiones) aplica para las tres normas estudiadas, justifique su
respuesta.

Por un lado, están las normas ISO 14001 y 45001 las cuales no admiten exclusiones al cumplimiento de
ningún requisito. Por otra parte, ISO 9001 sí permite excluir cualquier requisito, siempre y cuando se
justifique y no afecte la capacidad o responsabilidad de la organización.

c. ¿Qué es lo que se pretende con la definición del alcance del sistema? ¿Qué situaciones se pueden
presentar en el caso en que se omita este requisito, con respecto a la funcionalidad del sistema de
gestión?

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Se pretende que esté definido, documentado y disponible para las partes interesadas. Además se podría
presentar la exclusión de los requisitos relativos al diseño y desarrollo de una organización que no tiene
posibilidad de modificar las características del producto o servicio.

d. ¿Quién es el responsable de definir el alcance del sistema de gestión?

La organización o la empresa es quien debe ser responsable en los productos que proporciona o en los
servicios que presta al cliente, es decir, que el sistema de gestión cubra toda la actividad.

e. ¿El alcance del sistema es un requisito integrable (común) en relación con las tres (3) normas
estudiadas?

Sí es un requisito integrable para las tres normas estudiadas, ya que el alcance aplicable debe ser el
mismo para calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, este alcance se encuentra
documentado en el manual del sistema integrado de gestión y se suele poner a disposición de las partes
interesadas.

2) Teniendo en cuenta que el alcance del sistema de gestión en general consta de dos partes (1. La declaración
de las actividades, productos y servicios objeto del sistema de gestión y 2. La declaración de la
ubicación o ubicaciones donde se desarrollan dichas actividades o se prestan los servicios.) subraye con
un color diferente en los siguientes ejemplos cada una de estas.

a. Para el Sistema de Gestión de la Calidad se ha definido como alcance “Formulación, orientación,

dirección, coordinación, ejecución e implementación de la política de Estado en materia de Ciencia,
Tecnología e Innovación”. 2
"Dicho alcance, cubre todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la Entidad,
cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2015 y el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG, respondiendo a las necesidades y expectativas de los clientes y partes
interesadas. Aplican todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015".1

b. Diseño, desarrollo y prestación del servicio de educación superior en programas de pregrado y posgrado,
presencial y a distancia. 2
No aplicabilidad del numeral 7.1.5.2 de la norma ISO 9001:2015
Justificación: Los instrumentos de medición con los que cuenta la universidad hacen parte del proceso de
enseñanza aprendizaje y por esta razón no se requiere tener la validez de los resultados de la medición. 1

c. El Sistema de Gestión Ambiental de ESTRELLA DE LEVANTE S.A. es conforme a los requisitos de la

norma UNE-EN ISO 14001:2015 para la fabricación, envasado y almacenamiento de cerveza y
productos derivados del vino, en botella, barril y lata, así como de las actividades relacionadas con éstas.
1

d. El Sistema Integrado de Gestión de la UNAD contempla como alcance de actuación la prestación de

servicios educativos en los diferentes ciclos y niveles de formación; alfabetización, educación básica y
media, articulación entre la educación media y la superior, técnica, tecnológica, gradual y posgradual, y

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los servicios de proyección social - comunitaria, investigación e innovación tecno-pedagógica bajo la
modalidad abierta y a distancia y en ambientes virtuales de aprendizaje.1

e. Las labores de Gestión Ambiental aplican para todos los procesos misionales de generación, distribución
y comercialización de energía eléctrica, así como a los procesos de apoyo orientados al cumplimiento del
objeto social de la empresa, dentro de un marco geográfico explícito en el Municipio de Pereira y las
locaciones operativas y administrativas donde estas labores se desarrollan.2

Referencias:

• Calso Morales, N.., & Pardo Álvarez. J.M. (2018). Guía Práctica para la Integración de Sistemas de Gestión.
AENOR Editorial
• López Lemos, P. (2015). Cómo documentar un sistema de gestión de calidad según ISO 9001: 2015. FC
EDITORIAL. - Norma, I. S. O. (2015). 9001: 2015. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos - Norma, I. S.
O. (2018). 45001: 2018. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos con orientación para
su uso.
• Norma, I. S. O. (2015). 14001: 2015. Sistemas de gestión ambiental – Requisitos

Laudy Silvana García López.

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