Propuesta servicios de soporte y desarrollo al sistema

ERP CYBERTACCOUNT DICIEMBRE 2016.

2016
 SERVICIO DE SOPORTE TECNICO Y FUNCIONAL EN EL ERP DE LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A E.S.P

Neiva, 23 de Noviembre de 2016

Señores
ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A E.S.P.
Ciudad

Nos es grato presentar la propuesta comercial para la prestación del servicio de

soporte del sistema ERP CYBERTACCOUNT. Esta oferta ha sido preparada con
base en los requerimientos y condiciones definidas por la invitación realizada por
ustedes. Esperamos este documento cumpla con sus expectativas y deseamos
reiterar nuestro compromiso con el éxito del servicio.

Cordialmente,

CAMILO CANTOR
Gerente General

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2.1. Necesidad

La Electrificadora del Huila S.A E.S. P requiere contar con los servicios de soporte y
desarrollo al software ERP CYBERACCOUNT.

2.1. Solución propuesta

Se incluye en ésta propuesta el servicio de soporte técnico, operativo y funcional

sobre el sistema de ERP y su libro. También se incluye la cotización a ítems de
desarrollo identificados por parte de la Electrificadora del Huila.

Se entiende por soporte técnico la solución a conflictos o incidencias sobre el

aplicativo que impidan el normal funcionamiento de la solución (ERP).

Se entiende por soporte operativo y funcional el acompañamiento en la correcta

utilización de los procesos y procedimientos, para que el aplicativo no se vea
afectado y pueda continuar su operación normal.

2.2. Hardware
La electrificadora debe proveer lo recursos de hardware necesarios para el desarrollo
de la propuesta, así como un ambiente de pruebas y desarrollo, el cual será donde
inicialmente de colocaran los desarrollos, para ser probados por el cliente previo a su
aprobación para paso a producción.

2.3. Software
La electrificadora debe proveer lo recursos de software necesarios para el desarrollo
de ésta propuesta.
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2.4. Redes de Comunicaciones

La electrificadora debe garantizar el acceso vía internet a los servidores de
producción, pruebas y desarrollo disponible para realizar los desarrollos
contemplados en esta propuesta, en forma remota.

2.5. Restricciones o límites de la propuesta

No se contempla dentro del alcance de esta propuesta los siguientes ítems:

1. Requerimientos o servicios no contemplados dentro de esta propuesta.

2. Nuevos desarrollos al ERP no incluidos en esta propuesta.
3. Responsabilidad sobre manejo de datos, cuadre de datos o revisión de datos
históricos.
4. Actualizaciones de software al ERP, producto de cambios en la normatividad
colombiana sea tributaria o de otra índole.

2.6. Condiciones comerciales

Para la prestación de los servicios mencionados en ésta propuesta: soporte técnico y
operativo, el valor de la propuesta es por $28.454.400 con IVA incluido

Si el valor del contrato es inferior al valor de la presente propuesta, el contratista

podrá negarse a firmar el contrato, ya que la electrificadora estaría cambiada las
condiciones económicas de la presente propuesta.

2.7. Discriminación de costos

El valor por $28.454.400 corresponde solo a servicios de soporte y desarrollo.

Actividad Costo
$8.300.000
1. Soporte diciembre 2016.

2. Desarrollos diciembre 2016

$ 20.154.400
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$ 28.454.400
TOTAL, SOPORTE Y DESARROLLO

2.7.1. Detalle desarrollos a ejecutar

COMPLEJIDA HORA
ITEM
D S
1. MODIFICACION DE LA INTERFACE SIEC PARA QUE NO MANEJE
BAJA 20
PRESUPUESTO DE FORMA OPTATIVA.
2. MODIFICACION DE LAS OPERACIONES CONTABLES PARA QUE
MANEJEN LOS RECAUDOS DE ESTAMPILLAY CONTRIBUCION MEDIA 82
ESPECIAL.
3. SE REQUIERE IMPLEMENTAR EL REPORTE DE FLUJO DE EFECTIVO EN
ALTA 200
NIIF.
CUENTAS DE ENERGIA
4. EL SISTEMA DEBE PERMITIR QUE LAS OBLIGACIONES DE ENERGÍA
QUE TIENE VENCIMIENTO 1 DE ENERO Y/O 2 DE ENERO, PERO QUE
24
SE PAGAN EN DICIEMBRE, AFECTEN PRESUPUESTO DE ENERO DE LA
SIGUIENTE VIGENCIA Y NO DE DICIEMBRE DE LA VIGENCIA ACTUAL. ALTA
5. EL SISTEMA DEBE PERMITIR QUE LAS CUENTAS QUE SE TRAMITAN
POR EL FLUJO CONTRACTUAL, HAGAN LA AFECTACION 24
PRESUPUESTAL., EN EL MOMENTO DEL PAGO O EGRESO. ALTA
6. EL SISTEMA DEBE PERMITIR QUE CUANDO SE GENERE UNA CUENTA
POR PAGAR, AL MOMENTO DEL GIRO, ESTE SE DEBEN GENERAR
24
TENIENDO EN CUENTA TODAS LAS CUENTAS QUE NO HAN SIDO
PAGADAS Y QUE SIGUEN PENDIENTES. ALTA
7. SE DEBE PERMITIR QUE EL ERP SE PUEDA HACER UN CONTRATO
USANDO UNA VIGENCIA FUTURA, PERO QUE SE COMPORTE COMO
VIGENCIA DE FUNCIONAMIENTO. POR EJEMPLO, DEBE PERMITIR
24
HACER UN CONTRATO EN EL 2016, PERO CON PRESUPUESTO DE
2017. EN LA REQUISICIÓN, SE DEBE PERMITIR COLOCAR VIGENCIA DE
FUNCIONAMIENTO DE 2017. ALTA
8. SE REQUIERE CREAR UNA ACTIVIDAD EN EL WORKFLOW, PARA
24
COLOCAR EN ESTADO ACTIVO LAS VIGENCIAS DE PRESUPUESTO ALTA
9. MODIFICACION FORMATO DE REQUISICION DEL FLUJO
PRECONTRACTUAL DE ACUERDO A MODELO.
50

Para un total de 472 horas en desarrollo.

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2.7.2. Detalle soporte

3. El costo del soporte se ha incrementado respecto a periodos anteriores, puesto
que ahora contamos con una operación más amplia del sistema ya que ahora
contamos con un segundo libro, el libro NIIF, y esto genera actividades
adicionales de revisión al sistema. También con la inclusión de nuevos
desarrollos que permiten la implementación de los instrumentos financieros que
exige la norma, se ha incrementado la revisión de actividades tales como el
costo amortizado.
4. Por los motivos anteriores, se hizo necesario la inclusión de un ingeniero en
sitio para que este con la Electrificadora del Huila el 100% del tiempo laboral.
De esta manera cumplir de forma más eficiente las necesidades de la empresa.
Por supuesto este ingeniero en sitio también genera un costo adicional, pero es
necesario para garantizar el correcto funcionamiento y operación del ERP, bajo
la norma local y la norma internacional.

4.1. Metodología
1. Para los ítems de desarrollo de software, especificador en el numeral 2.7. Se
generará un caso de uso con las especificaciones de desarrollo el cual es
elaborara en conjunto con la oficina de sistemas. Este insumo, será la materia
primera para realizar el desarrollo del producto.
2. Posteriormente se elaborará un cronograma para establecer los tiempos de
entrega de cada uno de los ítems.

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Forma de pago
La Electrificadora del Huila S.A E.S.P. Pagará el valor de la presenta propuesta
mediante pagos parciales dentro de los 30 días calendarios siguientes a la correcta
presentación de la factura que cumpla los requisitos de ley acompañada de la
constancia de cumplimiento expedida por el interventor y los pagos a la seguridad
social. Para el pago de la última factura se requiere acta de liquidación final.

Validez de La Oferta
La vigencia de esta propuesta es de 30 días calendario a partir de su fecha de recibo
por parte del cliente.

Cordialmente
Msc., Ing., Camilo Andrés Cantor Arciniegas.
C.C 79983829.

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