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[AFO018224] COML023PO GESTIÓN LOGÍSTICA

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[UDI094949] ORGANIZACIÓN Y COMPRAS Y DIRECCIÓN DE MATERIALES

Introducción

INTRODUCCIÓN

El proceso de producción (o transformación en la teoría de sistemas) crea riqueza, es decir, añade

valor a los componentes adquiridos por la empresa. Por eso, un material adquirirá valor a medida

que avanza en el proceso y aumenta su capacidad para satisfacer las necesidades humanas.

cc
El proceso de producción está formado por tareas, flujos y operaciones de almacenamiento: Siendo

la tarea la acción que es realizada, por empleados o máquinas, sobre los productos terminados,

n.
semielaborados e incluso sobre las materias primas.

Así, debido a que los flujos de bienes permiten satisfacer las necesidades del cliente, a partir de la

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eficiencia de la planta, se debe referir que los citados flujos deben preceder a las tareas.
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Objetivos

OBJETIVOS

Indicar las formas de organizar la función de compras.

Referir las diversas unidades organizativas existentes.

Enumerar la evolución del sistema de gestión de compras.

Fijar los procedimientos básicos de actuación.

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Mapa Conceptual

MAPA CONCEPTUAL

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Formas de organizar la función de compras.

1. Formas de organizar la función de compras

Una adecuada función de compras y del stock puede aumentar los beneficios de la empresas y, por

ende, su rentabilidad. Ello se debe a que en la mayoría de las empresas, las compras representan

más del 50% del valor de la mercancía vendida.

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Por lo que, organizar el servicio de compras tiene como fin ejercer esta acción de una forma eficaz.

Para ello, cada componente implicado en la compra deberá tener definidas:

n.
Sus misiones y tareas.

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Sus objetivos y responsabilidades. ac
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Dirección de compras y unidades organizativas.

En la dirección de compras y unidades organizativas es importante tener en cuenta los siguientes

aspectos básicos:

Programación y control de producción.

Almacén de pedidos.

Departamento de compras.

cc
Departamento de tráfico.

Distribución.

n.
io
Programación y control de producción.
ac
El proceso de producción (o transformación en la teoría de sistemas) crea riqueza, es decir, añade

valor a los componentes adquiridos por la empresa. Por eso, un material adquirirá valor a medida
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que avanza en el proceso y aumenta su capacidad para satisfacer las necesidades humanas.
or

El proceso de producción está formado por tareas, flujos y operaciones de almacenamiento.


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Tarea:
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Se define como la acción que es realizada, por empleados o máquinas, sobre los productos
terminados, semielaborados e incluso sobre las materias primas.
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La estructura interna de una tarea puede ser analizada como sigue:


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Tareas esenciales: la transformación o manipulación del material.

Tareas auxiliares: la fijación (o suelta) de las piezas trabajadas en la máquina.

Margen de tolerancia: acciones que ocurren irregularmente. Como el descanso de los

trabajadores y averías de máquina, entre otros.

Tareas de preparación y post-ajustes de máquinas: se realizan en fase previa y posterior a

la realización de una tarea esencial.

Volviendo a las tareas esenciales, para su ejecución se podrá recurrir al empleo de:

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Herramientas manuales.

Máquinas.

Máquinas automáticas.

Las herramientas manuales son accionadas a través de la fuerza muscular y son los sirvientes de la

humanidad, amplían su campo de acción (incrementando la cualificación profesional), la

musculatura y las capacidades físicas del hombre. Su uso está relacionado con la elección del

cc
individuo, ya que éste decide emplear o no su fuerza física. Las máquinas, nos obligan a trabajar a su

ritmo, dan lugar a la mecanización y a la automatización industrial.

n.
Cuando la máquina sustituye al trabajo directo que realiza la persona, se habla de

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mecanización, que supone una pérdida de oficio para el trabajador.

Cuando la máquina es capaz de controlar las operaciones que efectúa la persona, e incluso
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corregir sus propios errores, aparece la automatización.
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Los flujos pueden ser de bienes y de información.

Flujos de bienes: es la circulación de bienes que se produce entre las tareas contiguas. La

diferencia entre el flujo de bienes y las tareas reside en que el primero varía la posición,

mientras que las tareas cambian sus características físicas.

El flujo de información: es un complemento en el proceso de producción de un bien o

servicio. Este flujo se produce en el momento en el que las instrucciones necesarias se

trasladan del punto de creación al almacén para que puedan ser usadas allí. Muy a menudo

esta información acompaña al bien o servicio. Así sucede cuando la hoja de ruta se mantiene

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unida físicamente al producto. En otros casos los trabajadores deben desplazarse a un punto

central a fin de obtener la información antes de efectuar la tarea, o bien conocer esta

información de memoria. De igual manera la información puede llegar por un canal distinto del

bien o servicio que se procesa.

Debido a que los flujos de bienes permiten satisfacer las necesidades del cliente, a partir de la

eficiencia de la planta, el flujo debe preceder a las tareas. Esto no ha ocurrido así en las empresas

occidentales, que se han centrado fundamentalmente en la en la eficiencia de la tarea, quizás porque

cc
en el departamento de producción lo que se observa en cualquier momento es la realización de

tareas, mientras que el flujo apenas resulta visible.

n.
La última actividad dentro de un proceso de transformación se denomina almacenamiento; ocurre

io
cuando no se efectúa ninguna tarea y el bien o servicio no se traslada. En otras palabras, un

almacenamiento es todo lo que no es ni una tarea ni un flujo. También es posible, y de hecho


ac
necesario, almacenar información.
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or

Comenzar Actividad
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Arrastra las palabras de la columna Derecha en la columna Izquierda


w

Acciones que ocurren irregularmente.


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arrastra...
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La transformación o manipulación del material.

arrastra...

La fijación (o suelta) de las piezas trabajadas en la máquina.

arrastra...

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Margen de tolerancia

Tareas esenciales

Tareas auxiliares

Tareas esenciales: la transformación o manipulación del material. Tareas

cc
auxiliares: la fijación (o suelta) de las piezas trabajadas en la máquina. Margen
de tolerancia: acciones que ocurren irregularmente. Como el descanso de los
trabajadores y averías de máquina, entre otros.

n.
io
Almacén de pedidos. ac
El pedido es aquella petición, que un cliente hace a un proveedor, para la compra/suministro de un

determinado bien o servicio. Normalmente, el pedido se acompaña de una solicitud de compra, la


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cual va dirigida al departamento de compras.
or

Pedido:
Se define como el documento a partir del cual se solicita el suministro de ciertas mercancías o
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servicios.
w

Clases de Pedidos
w

Pedido condicional:
w

En el pedido condicional, la ejecución o realización de éste, estará condicionada por el cumplimiento

de ciertas circunstancias, lo que conseguirá que el compromiso entre vendedor y comprador se

considere en firme. Entre los diversos casos, tenemos:

El cliente puede condicionar el pedido a la verificación/comprobación de existencias:

se produce en aquellas situaciones en las que la empresa proveedora, o su representante, no

tengan la certeza de que disponen del stock suficiente. El pedido es firme si las existencias se

encuentran en cantidad suficiente, si se produce lo contrario, el pedido quedará anulado.

El cliente puede condicionar el pedido a la consecución o logro de un aumento del

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número de ventas: el pedido, en este caso, estará condicionado al volumen de ventas,

logrando asegurar las materias primas ante exigencias de stock mayores.

Pedido en firme:

El pedido en firme, puede afirmarse, que es la modalidad más utilizada. Para realizar este tipo de

pedido se deben conocer todas y cada una de las circunstancias que afectan al pedido y, por tanto,

dan lugar a un acuerdo entre proveedor y cliente. Cuando el cliente realiza un pedido, estableciendo

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en el mismo una serie de condiciones y éstas son aceptadas por el proveedor sin ningún tipo de

reservas, podemos decir que el pedido ha sido formulado en firme.

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La deficinición "la ejecución estará condicionada por el cumplimiento de ciertas


circunstancias, lo que conseguirá que el compromiso entre vendedor y comprador
se considere en firme" hace referencia a:

Pedido condicional

Pedido en firme

cc
Departamento de compras.

n.
El departamento de compras es el área dentro de la empresa encargada de la compra/adquisición

de las materias y productos (en cantidad, tiempo y calidad).

io
Al hablar del departamento de compras hay que citar a la logística de reaprovisionamiento, la cual
ac
consiste en:

“La compra a proveedores de los materiales necesarios para la venta directa o para fabricación
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(materia prima, productos intermedios) con un nivel de servicio del 95 – 97% o superior y con el
or

mínimo stock”. (Mauleón Torres, 2008).

Con ello se busca, reducir el stock al máximo para reducir los costes y obtener también el máximo
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beneficio.
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Además, fijando la atención en el jefe de compras, se puede afirmar que éste debe realizar sus

funciones sin olvidar la optimización logística.

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cc
n.
“Hoy en día, fabricantes y distribuidores tratan de ofrecer al consumidor el mejor producto y

servicio al mejor precio posible. Para conseguir este objetivo, lo esencial es implicar a todos los

io
departamentos de la empresa y optimizar los procesos productivos, técnicos, financieros,

comerciales y logísticos”. (Pau i Cos, 2001).


ac
Objetivos del Departamento de Compras
m

Comprar los materiales para los propósitos buscados.


or

Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

Asegurar el volumen de materiales.


.f

Conseguir materiales al precio más bajo y competitivo, sin reducir la calidad ni el servicio a
w

prestar.

Verificar que la calidad es la requerida.


w

Disponer de un stock de seguridad para emergencias.


w

Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o

escasez.

Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Funciones de Departamento de Compras

Adquisiciones: es la acción que permite obtener insumos, materiales y equipos, los cuales

serán necesarios para la consecución de los objetivos de la empresa, tales como: precio,

cantidad, calidad, condiciones de pago y entrega. Tras el recibo de la mercancía, será

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necesario realizar una verificación de las mercancías, para aceptación o rechazo.

Guarda y almacenaje: es el proceso implicado en la recepción, inventariado y control de las

mercancías, atendiendo a las dimensiones que éstas presenten.

Proveer a las demás áreas: tras aprovisionamiento, por parte del departamento de compras,

la siguiente acción a realizar será la provisión del resto de áreas tomando en cuenta: la clase,

cantidad y dimensiones de las mismas.

cc
n.
Comenzar Actividad

io
Arrastra las palabras de la columna Derecha en la columna Izquierda

Es la acción que permite obtener insumos, materiales y equipos, los cuales serán necesarios para
ac
la consecución de los objetivos de la empresa, tales como: precio, cantidad, calidad, condiciones de
pago y entrega.
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arrastra...
or

Es el proceso implicado en la recepción, inventariado y control de las mercancías, atendiendo a las


dimensiones que éstas presenten.
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arrastra...
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Guarda y almacenaje
w

Adquisiciones

Adquisiciones: es la acción que permite obtener insumos, materiales y equipos,


los cuales serán necesarios para la consecución de los objetivos de la empresa,
tales como: precio, cantidad, calidad, condiciones de pago y entrega. Tras el
recibo de la mercancía, será necesario realizar una verificación de las
mercancías, para aceptación o rechazo. Guarda y almacenaje: es el proceso
implicado en la recepción, inventariado y control de las mercancías, atendiendo a

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las dimensiones que éstas presenten.

Departamento de tráfico.

El departamento de tráfico será la sección o área dentro de la empresa, en la que da comienzo el

servicio de transporte (cliente-empresa) a través del proceso de contratación, para su posterior

ejecución, conllevando dicho proceso distintas etapas:

cc
Recepción de pedidos.

Planificación de rutas.

n.
Asignación de vehículo.

Documentación del transporte.

io
Realización.
ac
A dicho proceso se le llama gestión del transporte.
m

Funciones del departamento de tráfico


or

Gestión o contratación de los servicios de transporte.

Coordinación de la flota y personal ha dicho departamento asignado.


.f

Atención directa del cliente.


w
w

Distribución.
w

Distribución:
Es un término ampliamente utilizado y que suele abarcar muchas operaciones logísticas.
Puede definirse también como un conjunto de actividades destinadas a paliar las variaciones físicas

que existan entre la demanda y la producción, ajustándolas en el espacio, tiempo y también en su

rentabilidad.

Debe destacarse que la distribución física transmite los productos, a diferencia de la distribución

comercial que transmite la propiedad.

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El concepto de distribución se empleará para englobar todas las operaciones comprendidas entre los

dos momentos siguientes:

Carga del vehículo en el almacén central, almacén regulador o plataforma desde muelle o

playa de expedición.

Descarga de las mercancías en el punto de venta.

cc
n.
io
ac
La finalidad de todo este proceso es la de conseguir que los productos estén en el lugar adecuado,
m

en el momento preciso y a un coste mínimo.


or

En una economía de mercado competitivo, el hecho de que un producto no esté en el momento

preciso en el punto de venta, significa que el consumidor decidirá adquirir un producto alternativo,
.f

con lo que se estarán perdiendo ventas de aquel producto. Desde otro punto de vista, se está

proporcionando un servicio comercial deficiente.


w

Deberá tenerse en cuenta que la distribución puede considerarse cómo el último eslabón del proceso
w

de comercialización de cualquier mercancía. Esto tiene gran importancia dado que en el caso que
w

este último paso no funcione correctamente, de nada servirán los esfuerzos realizados anteriormente

en el proceso de diseño y producción, puesto que la comercialización no reportará los beneficios

esperados.

Los aspectos concernientes al proceso que sufren las mercancías, entre los dos momentos marcados

como inicio y fin de la distribución, consisten en lo siguiente:

Formas de (descargar los pedidos en el vehículo según la planificación de las rutas de reparto.

Tipos de ruta que se utilizan, fijas o variables.

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Características de los vehículos y sus accesorios necesarios.

Los dos principales objetivos que debe conseguir un sistema de distribución son:

Buen servicio: plazos de entrega, protección de la carga, buena coordinación en los muelles

de (descarga, etc. En definitiva la satisfacción del receptor.

Costes mínimos: reducir y optimizar al máximo el sistema de costes, lo que conlleva la

posibilidad de contratar el transporte y la distribución a terceros en el caso de no tener un flujo

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constante de salidas, con lo que deberán uniformar las unidades de carga.

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Evolución de la gestión de compras.

Las organizaciones suelen contar con un comité, departamento o centro de compras dedicado a

realizar las acciones necesarias para adquirir productos para la empresa. Suele estar formado por

representantes de distintos departamentos de la organización, por lo que éstos muestran

características e intereses diferentes entre sí.

En cualquier caso, los papeles o roles que pueden desarrollar las personas que intervienen en el

cc
proceso de decisión de compra se pueden resumir en los siguientes:

n.
Los iniciadores detectan la necesidad en la empresa y, con el fin de resolverla, plantean la

adquisición del producto.

io
Los influenciadores aportan información, opiniones o asesoramiento que, de manera directa o

indirecta, influyen en la decisión de compra. Habitualmente es el personal técnico


ac
especializado quien desempeña este papel, que además ayuda a definir las especificaciones del

producto que hay que comprar, los criterios de selección de los proveedores, etc.
m

Los decisores son los encargados de ejecutar la acción de compra a partir de las diferentes

ofertas recibidas de los proveedores. Aunque los responsables de esta función suelen ser los
or

agentes o jefes de compras, cuando la adquisición del producto supone un gasto considerable

es posible que se requiera la autorización de un directivo de rango superior.


.f

Los compradores suelen ser los agentes o directores de compras, que se responsabilizan de
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trabajar con los proveedores para negociar las condiciones de los contratos de suministro.
w

Los guardianes o gatekeepers controlan el flujo de información que llega al Departamento de

Compras. Pueden ser agentes de compra, personal de recepción u otras personas de la


w

organización con capacidad para dificultar o impedir el flujo de información de los proveedores

al centro de compras.

Los usuarios, que también suelen actuar como iniciadores del proceso, son las personas que

utilizan el producto. A menudo especifican lo que desean y valoran lo adquirido.

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Procedimientos básicos de actuación.

Compras por el tipo de material

Es necesario diferenciar el tipo de materiales, principalmente entre aquellos materiales directos

empleados en producción y los que son usados de forma indirecta en operaciones auxiliares.

Si no se incurre en esta diferenciación, el proceso podría verse comprometido. Ello se debe, por

cc
ejemplo, a que el material podría no encontrarse en almacén en cantidad suficiente, no cubriendo

con los programas establecidos.

n.
Por ello, con la clasificación anterior, se enfocan las compras al material prioritario como es el

material directo de producción.

io
Compras por la frecuencia del material
ac
En este caso, el proceso de compra se fundamenta en la adquisición del material más empleado.
m

Las compras más realizadas (repetitivas) requieren de un completo programa de aprovisionamiento,

en el que se reflejen tanto las cantidades como las fechas en las que deben recibirse.
or

Compras para reabastecer stocks


.f

En este tipo de compras, se pretende conseguir que las necesidades durante el proceso estén
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satisfechas. Para ello, se realiza el pedido de lo necesario más una cierta cantidad de reserva.
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Así, con el stock sobrante se podrán cubrir demandas futuras.


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Compras por trayectoria

En las compras por trayectoria se busca la minimización de costes de transportes. Para ello, cada

pedido se realizará en la zona geográfica en la que existan puntos de recolección.

Cuando esta política de compras se realiza satisfactoriamente, se logrará una reducción

considerable de los costes de transporte (el tiempo y el dinero se invierten en captar materiales de la

zona concreta).

cc
Compras por la naturaleza de los materiales

Las compras por la naturaleza de los materiales atienden al tipo de embalaje al que recurrir, en

n.
relación a la naturaleza del pedido. Es decir, si el producto es líquido, se pedirán todos los

io
materiales líquidos en una única acción de reaprovisionamiento (ya que podrán ser transportados

por el mismo medio y a la vez).


ac
Compras por el costo del material
m
Las compras por el costo del material implicarán la adquisición de un bien o producto atendiendo al

valor monetario del mismo.


or

Como resulta obvio, la acción se realizará o no en función de la solvencia de la empresa. Por ello,

podrán catalogarse los productos en función de dicho valor como sigue:


.f
w

A
w

Material crítico en términos financieros.


w

Material de nivel intermedio en términos financieros.

Material que puede adquirirse sin riesgo financiero.

Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa. En las compras por


trayectoria se busca la maximización de costes de transportes.

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Falso.

Verdadero.

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El sistema de información de compras.

Antes de instalar un sistema de información de compras, se debe considerar aspectos como:

Identificar los objetivos clave.

Enlistar los detalles para aplicaciones potenciales.

Analizar el potencial de beneficios y utilidades.

Considerar la instalación y el proyecto.

cc
Establecer flexibilidad en el proyecto.

Reconocer las inflexiones del sistema.

n.
Seleccionar al personal capacitado o entrenarlo.

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Recuerda

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Autoevaluación

El proceso de producción, ¿por cuál no está formado?

Insumos.

Tareas.

cc
Operaciones de almacenamiento.

n.
io
Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: "La tarea se define como la
acción que es realizada, por empleados o máquinas, sobre los productos
ac
terminados, semielaborados e incluso sobre las materias primas".
m

Verdadero.
or

Falso.
.f
w

¿Qué nombre recibe la última actividad dentro del proceso de transformación?


w

Almacenamiento.
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Fabricación.

Venta.

Indica si es verdadero o falso el siguiente enunciado: "Al hablar del


departamento de compras hay que citar a la logística de reaprovisionamiento".

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Verdadero.

Falso.

Los objetivos principales de un sistema de distribución son:

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Tres.

n.
Dos.

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Cinco.
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