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Sena

Produccin en multimedia

Fase de Anlisis

Ao 2012 - Edicin 01

Normas para actas e informes

Fase de an

El acta
El acta y sus elementos

ad de proyecto

Activid

Elaboracin
Multimedia

Estructura

de la Propuesta

Actividad de
aprendizaje

la propuesta
Elaboracin de
acuerdo con
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Fase Anlisis

El informe

El plan de trabajo
Etapas del proceso

El diagrama de Gantt
Cronograma de actividades

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Contenido

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Normas para la elaboracin de actas e informes

01

02

03

04

Introduccin

El acta

El informe

El Plan de trabajo,
Propuesta o Anteproyecto

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05
El Diagrama de
Gantt o Cronograma
de Actividades
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Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se muestra en los crditos. No se puede obtener
ningn beneficio comercial y las obras
derivadas tienen que estar bajo los mismos trminos de licencia que el trabajo
original.

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Glosario

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Bibliografa

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Fase Anlisis

Fase Anlisis

Crditos

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Adjunto
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Introduccin

02

El Acta

03

El Informe

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El Plan de trabajo,
Propuesta o Anteproyecto

05

El Diagrama de Gantt o
Cronograma de Actividades

Sena Produccin en multimedia

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El acta

Segn la Real Academia Espaola Acta es la relacin


escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta.
Tambin certificacin, testimonio, asiento o constancia
oficial de un hecho. (Del lat. acta, pl. de actum, acto).
Sus elementos son:

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01

El ac ta

a norma NTC 1486, establece las reglas


para la presentacin de un trabajo escrito,
cualquiera que sea su nivel de profundidad. Algunos de los trabajos que se pueden ejecutar
bajo las pautas de presentacin de esta norma son:
Trabajos de introduccin a la investigacin, Trabajo
de grado, Trabajo de investigacin profesional, Ensayo, Monografa, Tesis, Informe cientfico y tcnico y Otros del mismo tipo dentro de los cuales
se enmarcan el acta, el informe, el plan de trabajo,
la propuesta, anteproyecto y el diagrama de gantt.
Con base en la normatividad tcnica colombiana emitida por el ICONTEC y al modelo educativo institucional del SENA de Formacin basada en
Competencias y la estrategia didctica de formacin
por proyectos, dentro de las cuales estn las estrategias para el aprendizaje autnomo se abordaran
las normas para la elaboracin de actas, informes,
propuesta, anteproyectos y toda la documentacin
necesaria y requerida para cumplir con las exigencias de las etapas o fases de los proyectos de formacin en los diferentes mbitos formativo, productivo, prctico, investigativo aplicado y cientfico.

Fase Anlisis

Razn social

Hora

En el margen superior o rea del encabezado de


las pginas va la razn social.

Se anotan la hora de inicio y la de finalizacin de


la reunin. Lugar en donde se efectu la reunin.

Ttulo de la junta o comit

Asistentes

Ejemplo: Consejo Acadmico, Comit de Evaluacin y Seguimiento.

Nombre y cargo, en orden jerrquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempee
cada uno en la reunin se separa del nombre con
coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para la reunin. En caso de igual jerarqua, en
orden alfabtico por apellidos.

Denominacin del documento


y nmero correspondiente
Despus de ttulo, a tres interlneas y centrada,
se ubica la palabra ACTA en mayscula fija, seguida del nmero consecutivo que le corresponda.
El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA
1 corresponde a la primera reunin de cada ao.
Se suprime el signo de nmero.

En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes empresas, se seguir un orden alfabtico por
entidades.

Fecha
Ciudad y fecha completa en que se efectu la
reunin.

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Convocatoria

Si los hubo, deben relacionarse con indicacin


de nombre y cargo.

Si se programa una nueva reunin, se escribe la


palabra CONVOCATORIA, con mayscula fija
y seguida de punto. A continuacin se anotan la
fecha, la hora y el lugar de la prxima reunin.

Se anotan las personas que no asistieron a la


reunin. Se indica el motivo de la ausencia y si
es justificada o no.

Orden del da
Recoge la agenda que efectivamente se desarroll. Se enumeran los temas motivo de la reunin, identificndolos con nmeros arbigos.

Desarrollo

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Se escribe la palabra DESARROLLO en mayscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, segn el
orden del da, con sus respectivas conclusiones.

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Invitados

Ausentes

El primer tema es, generalmente, Verificacin


del qurum. En el tema Lectura, discusin y
aprobacin del acta anterior, se indica si fue
aprobada, y se anotan las modificaciones que
se presentan.

El ac ta

Firma, nombre y cargo


El nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayscula fija. El cargo se
anota debajo con mayscula inicial y sin centrar.
Los firmantes del acta son, generalmente, todos
los participantes a la reunin o comit.

Nota
Los datos anteriores, resaltados
con negrita, se escriben todos, en
al acta, con mayscula fija, seguida
de dos puntos. Por esttica, se
recomienda que formen columnas
debidamente alineadas.

Toda acta expresa lo tratado en una reunin


sin describir detalles intrascendentes.
Los prrafos deben ser concisos, claros y
que hagan nfasis en las determinaciones
tomadas. Sin embargo, por solicitud
expresa se anotan las discrepancias.
Se indica el nombre de la persona que
presenta una mocin, pero no es necesario
anotar a quienes adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la
intervencin de uno de los asistentes, se
hace con nombre propio.
Cuando haya lugar a votaciones, se
indica el nmero de votos emitidos en
favor, en contra y en blanco. En caso de
nombramientos se registran los resultados
y los nombres propios.
En el caso de acta registrada, se escribe el
nombre de la persona que de acuerdo con
los estatutos debe presidir la reunin, as
como la persona que opera como secretario
de la misma.
En el caso de acta no registrada, es preciso
que quede constancia del nombre de quien
preside la sesin y de quien acta como
secretario.

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Fase Anlisis

Fase Anlisis

Se anexa formato de documento


Word 93/2000 Actas Grupo Proyecto
Formacin.doc como plantilla para el
diligenciamiento.

En actas registradas, y en las que por


seguridad se considere conveniente, el
presidente coloca su rbrica en la parte
inferior izquierda de cada hoja.
Junto con el acta se recomienda elaborar
un resumen de compromisos en el cual se
consignen acciones, responsables de las
mismas y fechas lmite de cumplimiento.
Cuando en una reunin se presentan
documentos que sustentan una informacin,
stos se detallan en el desarrollo y se
adjuntan al acta. A dos interlneas de los
firmantes, contra el margen izquierdo,
se escribe la palabra Anexo, o Anexos,
seguida de dos puntos (:) y con mayscula
inicial y se aclara el nmero de hojas.
Cuando el acta es extensa y se hace
necesario utilizar hojas complementarias,
stas deben ir identificadas en la parte
superior con el nombre del Comit, el
nmero del acta y el nmero de orden de
la hoja.

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El in fo rm e

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Es un texto escrito en prosa cientfica, tcnica o comercial con el objetivo de comunicar informacin dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. Es un
documento que describe el avance o los resultados de investigaciones cientficas o tcnicas, as
como el resultado de un problema cientfico o tcnico. Es un texto elaborado para informar, sobre
hechos o actividades concretas, a un determinado lector o lectores. Generalmente contiene tablas,
cuadros, grficos y otros elementos que sirven para la organizacin, clasificacin y presentacin
de los datos
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerrquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situacin de un proyecto de investigacin o de un proceso cualquiera en el
cual est comprometida la empresa dentro de una fecha determinada, la periodicidad y el contenido tcnico son caractersticos de un informe. Las directivas de una empresa no toman una decisin de importancia si antes no han sido informadas tcnicamente de las hiptesis probables, las
alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo tcnico a cuyo cargo est el proyecto.

Portada

Anlisis

Contiene el ttulo del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.

Exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razn de ser
del trabajo.

ndice
Es igual al que se usa en un libro.

Programa de actividades
Cronograma propuesto inicialmente

Resumen
Constituye la sntesis del trabajo o proyecto.
Comparar con el cronograma

Estructura del informe


Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigacin para un contexto acadmico, el informe
tcnico se caracteriza por la concisin del texto.
No quiere ello decir que carezca de los elementos bsicos de la investigacin cientfica, sino
que su objetivo es dar cuenta de los resultados
y no del proceso detallado que condujo a ellos.
Los elementos estructurales de este informe son:

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Introduccin
Incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificacin y el contexto general, esto
es, cmo y dnde se realiz la investigacin o
se desarroll el proyecto.

Mtodo
Es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del trabajo.

Resultados

Recursos
Recursos financieros, desembolsos, adiciones
presupuestales

Conclusiones, recomendaciones
e implicaciones
En esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de
decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigacin.

Bibliografa
Sustento terico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicacin.

Apndices
Tablas o grficos que amplan la informacin,
glosario de trminos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.

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Fase Anlisis

Fase Anlisis

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El in fo rm e

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Clases de info

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Recomendaciones para su Elaboracin

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Informe Demostrativo

Informe Interpretativo

Informe Expositivo

Es aquel en el cual se presenta


una tesis planteada por el autor
del informe, la descripcin de
todos los pasos que se han seguido para su demostracin y las
conclusiones obtenidas. Tiene
un contenido amplio y detallado, y se usa en casos y plazos
ya establecidos por la empresa
o institucin.

Este informe no contiene solamente narracin de unos hechos,


sino que interpreta y analiza esas
situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones.
Intenta retomar la posicin indita de los hechos. La ventaja es que los destinatarios de la
informacin pueden aprovechar
plenamente los conocimientos,
experiencia y criterio de los expertos, autores del informe. Son
aquellos que utilizando abundantes datos y documentacin
de apoyo, tratan de demostrar
o probar determinados hechos,
situaciones, fenmenos, eficiencia o ineficiencia de procesos.

Debe intentar dejar una idea


clara y concisa de los resultados
obtenidos, as como de la imagen y capacidad de la empresa.
Es aquel que narra un hecho o
una secuencia de hechos sin anlisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones.
Este tipo de informe debe incluir
antecedentes para que ayuden a
comprender el hecho o hechos
narrados. Estos informes, tampoco contienen conclusiones. Su
ventaja es que los destinatarios
de la informacin tienen absoluta libertad para tomar decisiones, sin peligro de que influya
en ellos la opinin del funcionario informante.

Exponga en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones.

Tenga en cuenta las normas del ICONTEC para


su presentacin formal.

Use prrafos cortos.

Elimine toda subjetividad; opiniones, afectividad, sentimientos, etc.

Presente toda la informacin necesaria.

Cite las fuentes de informacin consultadas.

Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el


cualitativo.

Presntelos en forma organizada y jerarquizada.

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Fase Anlisis

Fase Anlisis

Utilice al escribir la tercera persona o la forma


impersonal (se encontr, se realiz, etc.). Los
pronombres yo y nosotros no tienen cabida en
la redaccin de un informe.
Sena
Sena
Produccin
Produccin
en en
multimedia
multimedia

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El pl an de tra ba

03

El Plan de Trabajo,
Propuesta y/o Anteproyecto

Las etapas del proceso de investigacin pueden ser: planeacin, organizacin, ejecucin o desarrollo del proyecto y elaboracin del documento final. Las fases de un proyecto de formacin
o proyecto productivo de etapa prctica pueden ser: planeacin, anlisis, desarrollo y evaluacin.
Cualquiera que sea el tipo de proyecto en el rea de Multimedia a realizarse se debe aplicar alguna
metodologa de pasos o etapas en la cual se formalice el trabajo realizado mediante un documento. Por tal motivo en la fase de planeacin se pueden generar documentos como la Propuesta, el
Anteproyecto y el Proyecto y al trmino un trabajo escrito denominado Documento o Tesis Final.

La Propuesta

El Anteproyecto

Documento que expresa o consigna la idea inicial de un trabajo de investigacin o proyecto.


Puede constar de:

Informe que contiene la estructura formal de


la propuesta para el inicio de una investigacin
o proyecto. Puede constar de:

Tema.
Ttulo provisional.
Breve descripcin general del problema.
Justificacin inicial o preliminar.
Objetivo provisional.
Clase de investigacin (modelo terico) o
trabajo propuesto.
Posibles colaboradores en la investigacin
o en el proyecto.
Recursos
disponibles
(materiales,
institucionales y financieros).
Bibliografa.

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Titulo
Formulacin del problema
Justificacin
Objetivos general y especficos.
Marco referencial (terico, histrico,
conceptual, estado actual, cientfico y
tecnolgico, entre otros)
Diseo metodolgico preliminar
Nombres de las personas que participan
en el proceso.
Recursos
disponibles
(materiales,
institucionales y financieros).
Cronograma.
Bibliografa.

Fase Anlisis

jo
El pl an de tra ba

El Proyecto

El Documento Final

Documento que presenta los presupuestos tericos, metodolgicos y financieros para la ejecucin
de la investigacin o proyecto. Puede constar de:

El documento final pone en comn, los resultados del proceso de investigacin par su discusin y aplicacin.

Titulo
Definicin del problema (antecedentes del
problema, formulacin, descripcin)
Justificacin.
Objetivos general y especficos.
Marco referencial (terico, histrico,
conceptual, estado actual, cientfico y
tecnolgico, entre otros).
Diseo Metodolgico. Definicin de
hiptesis, variables e indicadores, universo,
poblacin, muestra e instrumentos, y
estudio piloto, si la investigacin lo
requiere.
Mtodo o estructura de la unidad de anlisis,
criterios de validez y confiabilidad.
Esquema temtico (captulos provisionales
del informe de investigacin).
Personas que participan en el proyecto.
Recursos
disponibles
(materiales,
institucionales y financieros)
Cronograma
Bibliografa
Posibilidades de publicacin.

Requisitos para la presentacin del documento final:

Fase Anlisis

Todo documento debe elaborarse en hojas


tamao carta o A4 por una sola cara.
Se deben conservar los siguientes
mrgenes: Superior 3 cm, Izquierdo 4 cm,
Derecho 2 cm e Inferior 3 cm.
Se debe utilizar el tipo de letra arial,
tamao 12.
La separacin entre las lneas de un prrafo
debe hacerse a una interlinea (Distancia
vertical entre dos renglones).
La separacin entre prrafos y entre ttulo
y texto se har doblando la separacin de
lneas, es decir, con doble interlinea.
El titulo de cada captulo comienza en
una hoja independiente, a 4 cm del borde
superior.
Despus de punto seguido se deja
un espacio; y de punto aparte dos
interlineas.
Los dos puntos se escriben inmediatamente
despus de la palabra, seguidos de un
espacio y el texto con minsculas.
Se debe redactar en forma impersonal.
Para resaltar, puede usarse letra cursiva o
negrilla. Los trminos de otras lenguas que
aparezcan dentro del texto se escriben con
negrilla.
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Ga nt t
El di ag ra m a de

04

El Diagrama de Gantt o
Cronograma de Actividades

Glosario

El cronograma de actividades hace parte de la estrategia operativa del proyecto de investigacin. Es


la descripcin de las actividades en relacin con el tiempo en el cual se van a desarrollar, para esto,
primero hay que determinar con precisin cules son esas actividades, a partir de los aspectos tcnicos presentados en el proyecto. De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano
con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual abran de ser desarrolladas.
Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas, los cuales permiten visualizar el tiempo de cada actividad sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en
un mismo tiempo. Si se est ejecutando proyectos sencillos el diagrama de uso ms comn es el de
Gantt o diagrama de barra, para proyectos de mayor complejidad se recomienda utilizar diagramas
de flechas o de redes como el PERT o CPM.
El diagrama de Gantt, grfica de Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar
el tiempo de dedicacin previsto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes
entre actividades, la posicin de cada tarea a lo
largo del tiempo hace que se puedan identificar
dichas relaciones e interdependencias.

Guion

Desarrollo animacin

Investigacin

Contenidos

Acta
Relacin escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, comit o reunin.

Informe
Descripcin, oral o escrita, de las caractersticas
y circunstancias de un suceso o asunto. Conjunto de datos o instrucciones sobre algo o alguien.

Cronograma
Calendario de trabajo.

Cliente
Persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Persona que
habitualmente compra en un establecimiento o
requiere sus servicios.

Usuario

Programacin

Que usa ordinariamente algo. Dicho de una


persona: Que tiene derecho de usar de una cosa
ajena con cierta limitacin.

Ejecucin

Time

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Fase Anlisis

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Bibliografa, Referencias y Fuentes

Equipo de Exper tos temticos y de


Diseo para Produccin de
Multimedia SENA

Crditos de editorial

Magal, T., Tortajada, I., Morillas, S., (2008). Preproduccin Multimedia, Comunicacin Audiovisual.
Mexico, DF: Alfaomega-UPV.

Revisin, Preparacin y
Compilacin.

Castro M., Colmenar A., Losada, P., Arroba, J. (2003). Diseo y Desarrollo Multimedia: Sistemas,
Imagen, Sonido y Video. Mexico, DF: Alfaomega Rama.

Freddy Oswaldo Ovalles Pabn

Sarmiento, B., (2004). Estrategias para el Aprendizaje Autnomo: El Informe. Bucaramanga


(Colombia): Servicio Nacional de Aprendizaje.

Instructor Multimedia SENA Regional Norte de


Santander Centro CIES.
fovalles@misena.edu.co

ICONTEC (2002). Compendio: Tesis y otros Trabajos de Grado: Norma Tcnica Colombiana NTC
1486. Bogota: Instituto Colombiano de Normas Tcnicas.
Rafael. (2008, 07 de Mayo). Normas ICONTEC. Recuperado el 20 de diciembre de 2011 de http://
literafa.obolog.com/normas-icontec-82811

Diseo editorial

Lder de produccon
Iliana Eneth Molina Cuartas
Profesional grado 10
ilmocu@sena.pedu.co

Revisin Temtica
Dorian sully munera rua
dsmunera@misena.edu.co

Alejandro Orozco Escobar


Diseador visual Profesional
designifrit@gmail.com

Revisin Metodolgica y
Correccin de Estilo

Diagramacin

Adriana Marcela Bedoya V

Alejandro Orozco Escobar


Diseador visual Profesional

abedoya@misena.edu.co

Ilustracin
Alejandro Orozco Escobar
Diseador visual Profesional

Mario Andrs Sepulveda Mazo


Diseador visual Profesional
m_sepulveda@misena.edu.co

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Sena Produccin en multimedia

Fase Anlisis

Fase Anlisis

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Ejemplo de acta

An ex o

COMPROMISOS ESTABLECIDOS

REUNION EQUIPO DE GESTION DE PROYECTOS DE FORMACIN


PROGRAMA TECNLOGO EN PRODUCCIN DE MULTIMEDIA
ACTA #
FECHA:
HORA:
LUGAR:

COMPROMISOS

__ de ___________ de 2011
De __:__ a __:__
_______________________

FECHA

Se firma la presente acta por quienes en ella intervinieron.


NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

No.

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

FIRMA

INVITADOS:
No.

RESPONSABLE

CONVOCATORIA
La siguiente reunin se realizar el da __ de ______ de 20xx a las __ de la _______.

PARTICIPANTES:
No.

An ex o

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

NOMBRES Y APELLIDOS

MOTIVO

ANEXOS:

1
2
3
AUSENTES:
No.
1
2
ORDEN DEL DIA:
1.
2.
3.
4.

Verificacin del qurum.


Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior.
Revisin y programacin de actividades
Comentarios y varios

DESARROLLO DE LA REUNION:

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Fase Anlisis

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An ex o

lisis

Fase de an

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