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FORMATO VISITA A ENCUENTROS Clasificación de la información
Pública

El objetivo del formato "Formato supervisión visita a encuentros vivenciales sesiones" es registrar lo observado en las visitas a territorio en donde se desarrollan los
encuentros vivenciales, de conformidad a las preguntas orientadoras consignadas en el presente formato, y de esta manera, verificar si se desarrollan de acuerdo con los
manuales operativos, minutas contractuales y demás documentos vinculantes e inherentes de la oferta de Dirección de Infancia.

Previo a la visita, quien se presente al encuentro vivencial, debe revisar y tener en cuenta:
- Informes de avance de registro en el sistema del ICBF (tanto de diagnóstico de derechos, como los de registro de Niñas y Niños).
- El ciclo de menús, formato de lista de intercambio o formato análisis contenido nutricional, lista de mercado con la aprobación respectiva, según corresponda.
- Haber repasado y revisado completamente la minuta contractual.
- Formato de Talento Humano presentado por el operador
- Acta de concertación
- Formato de cronograma de encuentros
- Propuesta Metodológica
- Tener claro el resumen de las observaciones o acciones correctivas, plasmadas en planes de mejora y revisar los formatos de “acta de visita a la sede administrativa” que se hayan
realizado anteriormente desde la supervisión del contrato, según corresponda.
- Revisar los formatos ‘’Acta de visita a encuentros vivenciales" realizados anteriormente.
- Cronogramas de trabajo presentados anteriormente (con el propósito de verificar si al momento de la realización de la visita, lo relacionado en su momento por la organización
(operador/contratista) coincide con los soportes presentados durante la visita).
- Demás soportes que de conformidad a la revisión del presente formato considere necesario.

En la primer parte del formato , el profesional que realiza la visita, deberá diligenciar y consignar los datos requeridos (Ver Ilustración 1):
Regional y municipio: corresponde a los lugares en los cuales se lleva a acabo el Programa o Estrategia y que está siendo objeto de la visita.
Fecha y hora de la visita: por favor indicar día mes y año (en ese orden) y hora en la que el profesional de seguimiento realiza la visita al proceso.
Nombre y NIT del operador: indicar el nombre y NIT del operador tal como aparece en el registro de cámara de comercio.
N° Contrato: indicar el número del contrato que aparece en la minuta contractual.
Nombre supervisor(es): nombre de la (s) persona (s) encargadas de la supervisión del contrato que está siendo objeto de la visita y a quién(es) se le deberá informar del resultado(s) de
la misma.
Quien diligencia pertenece a: se señala con una X si el profesional que diligencia el documento pertenece a la Sede de la Dirección General, a la Dirección Regional, a un centro zonal ó
a otro. En caso de señalar la opción "otro", por favor indicar a cuál.
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FORMATO VISITA A ENCUENTROS Clasificación de la información
Pública
REGIONAL MUNICIPIO
FECHA DE LA VISITA DD/MM/AAAA HORA DE LA VISITA
NOMBRE OPERADOR NIT OPERADOR
NOMBRE SUPERVISOR(ES)
N° CONTRATO

QUIEN DILIGENCIA PERTENECE A: SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN REGIONAL CENTRO ZONAL OTRO, ¿CUÁL? _____________________________

PROGRAMA / MODALIDAD DIRECCIÓN DE INFANCIA

I. Lugar donde se desarrolla el encuentro vivencial/encuentros o talleres de formación

Aspecto requerido / obligación contractual Fuente de Verificación CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES

¿El lugar donde se desarrolla el encuentro es el reportado

1. Formato de cronograma Encuentros
por el operador en el cronograma?

¿El lugar donde se desarrolla el encuentro tiene las

2. condiciones necesarias de accesibilidad y movilidad para Según lo observado en la visita
todos los participantes?

Pregunta de carácter informativo:

¿El lugar donde se desarrolla el encuentro puede considerarse como un entorno, sitio ó ambiente digno y saludable?
SÍ NO
(*)
3. (*) si la respuesta es NO, indique los riesgos que se observan en el entorno
Riesgo físico Riesgo biológico Riesgo eléctrico Riesgo locativo

Riesgo químico Orden público Otro ¿Cuál? ___________________________

II. Información del Promotor/Psicosocial/Inspirador/Facilitador temático

Aspecto requerido / obligación contractual Fuente de Verificación CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES

¿El talento humano encargado de la atención es el

4. Formato de cronograma
reportado por el operador?

¿La cantidad de talento humano encargado de la atención

5. Manual Operativo - Según lo Observado en la visita
es la indicada de acuerdo con las N y N participantes?

¿En el encuentro, el talento humano del operador, porta

6. Manual de imagen contratistas ICBF - Aprobaciones ICBF
material de identificación? (carné, gorra, chaleco, pendón)

Pregunta de carácter informativo:

De acuerdo con lo informado por el talento humano encargado de la atención, ¿el operador se encuentra a paz y
7. SÍ NO
salvo con el pago de sus honorarios o salarios?
De acuerdo con lo informado por el talento humano encargado de la atención, ¿dentro del grupo ha conocido algún
8. caso de niñas o niños participantes que estén o hayan estado en situación de amenaza, vulneración o riesgo de SÍ NO
inobservancia de sus derechos?
De acuerdo con lo registrado por el operador en el sistema de información con los diagnósticos de derechos, ¿dentro
9. del grupo se ha registrado algún caso de niñas o niños participante que esten o hayan estado en situación de SÍ NO
amenaza, vulneración o riesgo de inobservancia de sus derechos?
Nota: Si en alguna o en las dos preguntas 8 o 9, la respuesta del talento humano encargado de la atención fue "Sí", reponder la pregunta 10, de lo contrario pasar a la pregunta 11.
¿El operador ha activado las rutas de restablecimiento de derechos correspondientes y ha realizado el respectivo
10. SÍ NO
seguimiento a los casos reportados?

III. Información del encuentro

Aspecto requerido / obligación contractual Fuente de Verificación CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES

¿El horario en el que se desarrolla el encuentro es el

11. Formato de cronograma Encuentros
reportado por el operador en el cronograma?

¿Las niñas y niños participantes del encuentro son los Listados de asistencia reportados en el sistema de
12.
registrados en el sistema de información? información de las niñas y niños del grupo de atenciòn

¿El grupo del encuentro, corresponde a los grupos de Formato de cronograma Encuentros, Listados de
13.
edad, por curso de vida establecidos? asistencia - Propuesta metodológica

¿La temática desarrollada en el encuentro corresponde a

14. Formato de cronograma Encuentros
lo reportado en el cronograma?

¿Las actividades desarrolladas en el encuentro

15. corresponden a las plasmadas en la propuesta Propuesta metodológica
metodológica?

¿Las actividades desarrolladas en el encuentro cumplieron

con calidad y pertinencia los objetivos planteados en los
16. Propuesta metodológica - Según lo observado en la visita
componentes del programa y propuesta metodológica
aprobados por la supervisión?

¿Las actividades desarrolladas permiten identificar y

17. potenciar los intereses y talentos de las niñas y los niños, Propuesta metodológica - Según lo observado en la visita
a partir de su participación e interacción en el encuentro?

¿Las actividades desarrolladas en el encuentro, son

18. actividades enmarcadas en las temáticas definidas en la Propuesta metodológica - Según lo observado en la visita
propuesta?

Preguntas de carácter informativo:

¿Se desarrolló el encuentro ? SÍ NO
(*) si la respuesta es NO, indique la(s) razones por la(s) que no se llevó a cabo el encuentro vivencial/sesión de formación
19.
Falta de espacio Convocatoria Desastre natural

Orden público Ausencia talento humano encargado de la atención Otro ¿Cuál? __________________________

20. ¿Se observan prácticas que promuevan la participación y el respeto por la diferencia? SÍ v NO
21. ¿El talento humano encargado de la atención maneja un lenguaje adecuado para los participantes? SÍ v NO v
IV. Información de materiales/refrigerios para el encuentro
Aspecto requerido / obligación contractual Fuente de Verificación CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES
¿El refrigerio entregado coincide con lo establecido en el
Minuta patrón - Ciclos de Menús aprobado por el ICBF -
22.
ciclo de menús? Lista de asistencia
Minuta patrón - Ciclos de Menús aprobado por el ICBF -
23. ¿Los refrigerios entregados son suficientes y de calidad?
Lista de asistencia

¿Los materiales para el desarrollo del encuentro,

24. coinciden con los establecidos en la propuesta Propuesta metodológica - Según lo observado en la visita
metodológica y con lo aprobado por el supervisor ?

¿Los materiales para el desarrollo del encuentro, son

25. Propuesta metodológica - Según lo observado en la visita
suficientes y de calidad?

V. Información enfoque diferencial étnico

Aspecto requerido / obligación contractual Fuente de Verificación CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES

¿Las actividades desarrolladas en el encuentro vivencial,

Propuesta metodológica - Acta de concertación - Según lo
26. corresponden a las plasmadas en la propuesta
observado en la visita
metodológica y acta de concertación?
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FORMATO VISITA A ENCUENTROS Clasificación de la información
Pública
¿El refrigerio entregado coinciden con lo establecido en el Minuta patrón - Ciclos de Menús aprobado por el ICBF -
27.
ciclo de menús y acta de concertación? Acta de concertación - Lista de asistencia

VI. Cumplimiento Obligaciones SIGE

Aspecto requerido / obligación contractual Fuente de Verificación CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA OBSERVACIONES

De acuerdo con el procedimiento plasmado y entregado

por el operador/contratista y avalado por la supervisión,
¿en el encuentro se evidencia algún método para dar Según lo observado en la visita - Parámetros establecidos
29.
gestión a la recepción, tratamiento y respuesta de las en el protocolo SIGE
peticiones, denuncias, quejas, reclamos, felicitaciones y
sugerencias?

De acuerdo con el procedimiento plasmado y entregado

por el operador/contratista y avalado por la supervisión,
¿en el encuentro se evidencian controles o mecanismos Según lo observado en la visita - Parámetros establecidos
30.
para atender las posibles emergencias o contingencias (ej: en el protocolo SIGE
Elementos de bioseguridad, botiquin, puntos de
encuentro)?

¿El operador/contratista implementa buenas prácticas

Según lo observado en la visita - Parámetros establecidos
31. ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente de
en el protocolo SIGE
agua, energía y papel, y manejo de residuos?

De acuerdo con lo observado, verificar si los materiales

¿El operador utiliza productos, empaques y materiales
32. empleados tienen características amigables con el medio
amigables con el medio ambiente?
ambiente (productos reciclados, reciclaje, no plástico, etc)

Según lo observado, verificar si las características de la

¿El operador/contratista utiliza logos removibles o carnés
dotación utilizada como carnés, dotación e implementos,
33. para la identificación del operador y / o del programa
cumplen con lo establecido en el manual de imagen y
institucional en la dotación e implementos utilizados?
marca de los contratistas ICBF

VII. Diagnóstico final

Teniendo en cuenta la visita realizada, lo observado y la información recogida, considera que:
34. ¿Se requiere un Plan de Mejora? SÍ NO
* Si su respuesta es SÍ , la Supervisón del contrato deberá solictar un Plan de Mejora al operador

35. ¿Usted considera que lo encontrado en la visita puede considerarse un presunto incumplimiento? SÍ NO

Conclusiones y observaciones finales

Compromisos

Talento humano encargado de la atención

Nombre: Firma:
Nombre profesional ICBF que realiza la visita:

1.
Cargo: Firma:
2.
Cargo: Firma: