CONSULTORIO JURÍDICO

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
Sede Pamplona

Con el fin de adelantar en debida forma el trámite de Archivo conforme al Manual de

Procedimientos Internos, el Reglamento Interno y según lo acordado en Comité de
Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación “Re-conciliémonos” el día 22 de febrero de
2024, se les comunica las directrices de archivo y digitalización que deberán tener en
cuenta desde el día 26 de febrero de este mismo año.

1. DIRECTRIZ DE ARCHIVO:

Una vez se tenga la orden de Archivo consignada en el formato de Seguimiento del

Asesor (FGA. CC-30 v.00), el estudiante deberá presentarse con la persona encargada
de este proceso y completar el trámite de archivo en los tres (03) días hábiles siguientes
a la orden de archivo (solo se contarán como días hábiles aquellos en los que, según el
horario notificado, se pueda archivar), cumpliendo con los siguientes pasos:

Paso 1: Deberá presentarse con la carpeta o expediente ordenado del siguiente modo:

a. Caratula 4 aletas.
b. FORMATO FGA.CC-26 v.01 (Atención al usuario).
c. DOCUMENTOS RECIBIDOS AL MOMENTO DE LA RECEPCION DEL ASUNTO.
(Cedula, Sisben, recibo público y demás documentos para iniciar el proceso o
diligencia).
d. FORMATO FGA.CC-27 v.00 (Comunicación de Designación del Caso).
e. FORMATO FGA.CC28 V.00 (Información del Estudiante Asignado).
f. FORMATO FGA.CC-46 v.00 (Comunicación con el Usuario).
g. FORMATO FGA.CC-33 v.01 (Diagnóstico).
h. FORMATO FGA.CC-29 v.01 (Concepto Jurídico) – Este debe ser entregado al
usuario y solicitar el acuse de recibido, previo visto bueno del asesor.
i. FORMATO FGA.CC-46 v.00 (Comunicación con el Usuario) – Deberá
diligenciarse siempre que exista comunicación y en caso de no ser presencial,
adjuntar los soportes (capturas de pantalla de la llamada o de la conversación).
j. FORMATO FGA.CC-31 v.01 (Informe Actuaciones del Estudiante) – Deberá
relacionar aquellas actuaciones que ha realizado desde la última revisión de
carpetas.
k. Anexos o soportes de todas las actuaciones realizadas y consignadas en el
formato anterior, formato FGA.CC-31 v.01 (Informe Actuaciones del Estudiante).
l. FORMATO FGA. CC-30 v.00 (Seguimiento del Asesor) Aquí se consignarán las
actuaciones que fueron realizadas y relacionadas en el formato de Actuaciones
del Estudiante y avaladas con la respectiva firma del asesor.

“Formando líderes para la construcción de un nuevo país en paz”

Universidad de Pamplona
Pamplona - Norte de Santander - Colombia
1
Tels: (+57) 3153429495 - 3160244475
www.unipamplona.edu.co
SC-CER96940
 m. Los ítems “J”, “K” y “L” se repetirán en igual número que las revisiones de carpetas
realizadas en el proceso (2 por semestre y 1 en intersemestral).
n. Formato FGA.CC-32 v.00 (Archivo) – Taxativamente deberá ordenarse por parte
del asesor que se archive el proceso.
o. FORMATO FGA.CC-39 v0.1 (Informe final del estado del proceso) se relacionan
las actuaciones de manera individual, con fecha de actuación y número de folio.

Paso 2: Una vez se tenga el visto bueno respecto al orden del expediente y se haya
corroborado que contiene todos los documentos y soportes, debe continuarse con su
digitalización, para lo cual se debe solicitar la creación de la carpeta con su respectivo
radicado al correo expedientesdigitales@unipamplona.edu.co informando:

- Nombre completo del estudiante.

- Nombre completo del usuario.
- Nombre del asesor.
- Número de radicado interno del proceso.

Paso 3: Recibido el enlace de acceso a la carpeta, debe procederse con la digitalización

del proceso conforme a las directrices de Digitalización.

Paso 4: Cumplida la digitalización, deberá comparecer de nuevo con el personal

responsable del archivo para que revise los documentos cargados, corroborando que se
haya hecho en debida forma e impartiendo el aprobado del archivo.

Paso 5: Una vez se apruebe el archivo y se cumpla con los demás trámites internos, el estudiante
y el asesor serán notificados del cumplimiento del trámite y de la fecha en la cual se realizó.

2. DIRECTRIZ DE DIGITALIZACIÓN:

Para que la digitalización se entienda realizada en debida forma, se debe nombrar uno a uno
cada documento conforme al siguiente ejemplo:

001_Caratula

002_AtencionUsuarioAnexos

003_DesignacionCaso

004_ComunicacionUsuario

005_DiagnosticoCaso

006_ConceptoJuridico

007_InformeActuacionesEstudiante

008_SolicitudPlaneacionRevisionLinderosAnexos

009_SolicitudPersoneriaSeguimiento

“Formando líderes para la construcción de un nuevo país en paz”

Universidad de Pamplona
Pamplona - Norte de Santander - Colombia
2
Tels: (+57) 3153429495 - 3160244475
www.unipamplona.edu.co
SC-CER96940
010_SolicitudInspeccionPolicia

011_ActaInspeccion034Planeacion

012_ConceptoJuridico

013_InformeSeguimientoAsesor

014_formatoArchivo

015_InformeFinalEstadoProceso

NOTAS:

- Los documentos deben ser escaneados y estar completamente legibles.

- No se aprueban digitalizaciones incompletas.
- Es entera responsabilidad del estudiante completar en debida forma la digitalización
solicitada.

3. HORARIO DE ARCHIVO

El trámite de archivo podrá ser adelantado ante el personal encargado en los siguientes horarios:

DÍA HORA
Lunes 08:00 am – 11:30 am
02:00 pm a 04:00 pm
Jueves 08:00 am – 11:30 am
02:00 pm a 04:00 pm
Viernes 08:00 am – 11:30 am

Sin otro particular,

KATERINE STEFANNY REYES PINO

Directora Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación “Re-conciliémonos”
Universidad de Pamplona – Sede Pamplona

“Formando líderes para la construcción de un nuevo país en paz”

Universidad de Pamplona
Pamplona - Norte de Santander - Colombia
3
Tels: (+57) 3153429495 - 3160244475
www.unipamplona.edu.co
SC-CER96940