M i graci o nes

 ̏ΐ ͜Δ͜Ϙϥϐ˒̏Ωϐ̗Ϙ
Ý ό ̗ ϐ ˒ ̏Ωϐ ̗ Ϙ

www.algebraix.com ayuda@algebraix.com 55 3640 9640

 ACTIVIDAD ACADÉMICA

Antes de cerrar un sub ciclo y hacer las migraciones, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Que todas las calificaciones de los periodos estén capturadas, procesadas y

1 publicadas.

Desactivar a los estudiantes que vayan a darse de baja, esto desde el perfil
2 del alumno.

Verificar que todos los grupos contengan un sub ciclo activo. En los casos
3 de preparatoria, si no están incluidos los grupos pares en el sub ciclo actual
abierto hay que incluirlos y una vez concluida la migración, quitarlos.

Para revisar que los grupos estén en un sub ciclo activo hay dos formas:
Desde el sub ciclo.
Deberás ir Panel de control/Sub ciclos

2
Deberás seleccionar el sub ciclo que precises revisar.

Una vez en el sub ciclo, te aparecerá el listado de los grupos que están asociados al sub
ciclo.

3
Desde el grupo
Panel de control / Planes de estudios / Seleccionar plan de estudios / Grupos

Seleccionar el grupo y dar clic en Asociaciones.

Al desplegar el menú de asociaciones, seleccionar Sub ciclos.

4
La pantalla que se muestra a continuación, indicará el sub ciclo al cual está relacionado
el grupo.

Una vez realizados los pasos anteriores, podremos comenzar con la gradua-
ción de los estudiantes del último grado de la sección superior del colegio,
4 por ejemplo, si mi colegio tiene como nivel más alto preparatoria, deberé
graduar a los estudiantes del 6to semestre.

Para lo anterior, debemos ir al menú de Migraciones y graduaciones.

Seleccionar la opción Graduaciones.

5
Seleccionar el grupo a graduar y dar clic en Graduar Grupo.

Aparecerá el listado de los estudiantes inscritos en ese grupo, para seleccionar a los
que se graduarán, deberemos marcar la casilla que aparece en el lado derecho de su
nombre y dar clic en Aceptar.

6
Una vez graduados los estudiantes ya no tendrán acceso a la plataforma, ni ellos ni
los padres de familia que tengan relacionados.

Una vez realizada la graduación, se puede comenzar con la migración. Para

ello es recomendable tener realizadas las listas de grupo. La migración se
5 comienza del grado más alto al menor grado, por ejemplo, mi grado más
alto es tercero de secundaria, comenzaré por migrar a los estudiantes a los
grupos de este grado y así sucesivamente.

Dentro del menú Migraciones y graduaciones, vamos a dar clic en el menú de Migracio-
nes.

7
Una vez ahí, debemos seleccionar el Grupo destino, es decir, el grupo al cual pasarán los
estudiantes. Por ejemplo, tercero A de secundaria.

La opción de Periodo de inscripción se queda en blanco.

En el menú de Grupo origen, vamos a seleccionar el grupo en el cual están actualmente
los estudiantes, que en este caso debe ser segundo A de secundaria.

Una vez seleccionado debemos dar clic en aceptar.

8
Aparecerá la pantalla con el listado de los estudiantes inscritos en el grupo selecciona-
do, para migrarlos, se deberá marcar la casilla que aparece en el lado izquierdo de su
nombre.

Si aún no estamos seguros de que los estudiantes permanecerán en el grupo al que los
estamos migrando, no es recomendable marcar la casilla de Inscribir en clases del grupo.

Una vez seleccionados los estudiantes a migrar, debemos dar clic en Aceptar.

9
Aparecerá un mensaje de confirmación indicando el grupo al que han sido migrados los
estudiantes.

Este procedimiento debe hacerse con todos los grupos a migrar.

Una vez concluida la migración de los

grupos, si se cuenta con estudian-
6 tes solicitantes, hay que activar a los
mismos. Para ello debemos ir a Panel
de control / Solicitantes.

10
Deberás seleccionar el ciclo a comenzar y
la o las secciones. La opción de Periodo de
inscripción se queda en blanco.

Una vez hecha la selección debes dar clic

en Aceptar.

Aparecerá el listado de los estudiantes solicitantes, deberás seleccionar aquellos a acti-

var marcando la casilla que aparece en el lado izquierdo de su nombre.

11
Deberás indicar el grupo al cual se inscribirá al estudiante y dar clic en Activar solicitantes.

Si aún no se tiene la certeza de que el estudiante vaya a permanecer en el grupo en el

cual se activó, es importante no señalar la casilla de Inscribir en clases del grupo.

Cerrar sub ciclo académico anterior.

En caso de que se hayan agregado
7 grupos a este sub ciclo para poder
hacer la migración, no olvidar qui-
tar los mismos.

Para lo anterior iremos a Panel de control

/ Sub ciclos

12
Seleccionar el sub ciclo a cerrar y dar clic en Cerrar.

En caso de que los horarios de clase cambien

radicalmente, hay que eliminar los mismos,
8 en caso de que los cambios en horario sean
menores, omitir este paso.

Para eliminar horarios se debe ir a Panel de control

/ Secciones.

13
Se selecciona la sección a la cual se le precise borrar el horario.

Una vez ahí, se debe ir a la opción de General

/Eliminar horarios.

Aparecerá un mensaje de confirmación, así como la opción para hacer cambio de pro-
fesor en caso de ser necesario.

14
 Crear el nuevo sub ciclo académico o
9 bien duplicarlo.

Iremos a Panel de control / Sub ciclos.

Para duplicar, vamos a seleccionar un sub ciclo académico anterior mismo que encon-
traremos en el apartado de Sub ciclos inactivos.

Al seleccionarlo vamos a dar clic en Duplicar.

15
Deberás indicar el nombre del nuevo Sub ciclo, el ciclo al que pertenece, e indicar que
grupos estarán relacionados en este nuevo sub ciclo.

16
Deberás seleccionar todos los periodos que desees duplicar para poder cambiarles el
nombre y las fechas. Encontrarás también las boletas asociadas a este sub ciclo.
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes deberás dar clic en Aceptar.

Una vez duplicado el sub ciclo deberás abrirlo dando clic en Abrir.

Una vez abierto el sub ciclo, deberás abrir las opciones para el nuevo perio-
10 do académico desde Panel de control / Periodos / Seleccionar el periodo a
trabajar.

17
 Dar de alta a lo nuevos profesores en caso de que aplique, esto desde el
11 menú Panel de control / Profesores /Agregar profesor.

18
 Cambiar a los profesores titulares de los grupos desde Panel de control /
12 Planes de estudios / Seleccionar plan de estudios / Grupos

Al seleccionar el grupo a modificar, dar clic en Modificar /General y desde ahí cambiar
el profesor titular.

En caso de que aplique, agregar los horarios de cada clase desde Panel de
13 control / Planes de estudios / Seleccionar plan de estudios / Grupos.

19
Al seleccionar el grupo a modificar, dar
clic en Modificar / General y en la sección
de clases, dar clic en el ícono de Editar en
cada clase para actualizar su horario.

Una vez editada la clase da clic en Guardar cambios y, una vez editadas todas las clases,
da clic en el ícono del lado inferior derecho para guardar.

20
 Desactivar a los profesores que ya no estarán en el colegio desde el perfil
14 del profesor en el menú Desactivar.

Revisar las inscripciones de clases desde Panel de control / Planes de estu-

15 dios / Seleccionar plan de estudios / Grupos. Al seleccionar el grupo desea-
do dar clic en Inscripciones.

21
Aparecerá el listado de clases para que se seleccione a aquellas en las que todos los
estudiantes deban estar inscritos.

Al seleccionar las clases correspondientes, dar clic en Inscribir.

22
Cuando no todos los estudiantes del grupo deben estar inscritos en una clase, se debe-
rá hacer la inscripción por clase yendo al Grupo y desplegando el menú de Clases.

Al desplegarlo, aparecerá el listado de clases, deberás dar clic en la clase a la que se

inscribirán ciertos estudiantes y darás clic en Inscripciones.

23
Deberás indicar el grupo en el que están inscritos los estudiantes a seleccionar y dar clic
en Aceptar.

24
Te aparecerá el listado de estudiantes inscritos en el grupo para que selecciones a
aquellos que tomarán la clase, una vez seleccionados deberás dar clic en Aceptar.

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA

Deberás verificar las colegiaturas

base y actualizarlas si es necesario.
1 Para lo anterior debes ir a Panel de
control/Colegiatura base.

Seleccionar la opción de Actualizar colegiatura base.

25
Ahí deberás indicar el nuevo monto de la colegiatura, seleccionar los grupos para los
que aplicará este nuevo monto y dar clic en Aceptar.

Este procedimiento deberás realizarlo para ajustar el monto de colegiatura base de

cada plan de estudios.

Una vez realizado el paso anterior, en caso de que aplique, se deberá rea-
2 lizar la eliminación de las becas. Deberás ir a Panel de control / Colegiatura
base.

Seleccionar Eliminar becas.

26
Ahí deberás indicar el tipo de beca a eliminar, la razón de beca a eliminar y el grupo en
el cual se eliminará.

27
Una vez realizada tu selección deberás dar clic en Eliminar.

Ahora, deberás cerrar los periodos y sub ciclos anteriores. Esto se realiza
3 desde Panel de control/ Periodos.

Deberás seleccionar el periodo que se encuentre abierto.

28
Una vez en el periodo, deberás dar clic en Cerrar.

Dentro del mismo periodo, puedes dar clic en el sub ciclo para cerrarlo.

29
Una vez en el sub ciclo, deberás dar clic en Cerrar.

A continuación, deberás crear un nuevo

4 sub ciclo administrativo o bien, duplicar
el existente. Para lo anterior, debes ir a
Panel de control/ Sub ciclos.

¡Precaución! Debes revisar que el sub-

ciclo que vas a crear no exista ya en la
plataforma para evitar duplicidad en
tus registros.

Ahí deberás seleccionar el sub ciclo previamente cerrado. (Es importante revisar que el
sub ciclo que se pretende crear no exista ya).

30
Al seleccionarlo, deberás dar clic en Duplicar.

Una vez ahí, deberás indicar el nombre del nuevo sub ciclo y el ciclo al que está relacio-
nado.

Deberás indicar los grupos que se incluirán en este sub ciclo (regularmente queremos
sea todo el colegio).

31
Deberás marcar la casilla de Seleccionar todos los periodos, para que puedas editar el
nombre y fechas de los mismos. Una vez actualizados deberás dar clic en Aceptar.

En caso de no haber duplicado el sub ciclo, deberás crear los periodos uno a uno desde
Agregar periodo.
Una vez creado el sub ciclo, deberás dar clic en Abrir.

Ahora, deberás agregar las becas nuevas. Lo anterior se realiza desde el

5 perfil de los estudiantes en el menú Estado de cuenta / Becas.

32
 El siguiente paso es agregar los cobros recurrentes. Lo anterior se realiza
6 desde el perfil de los estudiantes en el menú Estado de cuenta / Recurrentes.

Deberás configurar los recargos para cada periodo desde Panel de control /
7 Recargos descuentos automáticos.

33
Si los recargos que tienes creados del ciclo anterior, son los mismos que aplicarán para
este ciclo, podrás hacer uso de la opción Copiar recargos. (Es necesario el ciclo anterior
y el sub ciclo actual estén abiertos).

Deberás seleccionar el sub ciclo anterior y el periodo de origen para que se despliegue
el listado de recargos creados.

Deberás seleccionar el recargo a copiar y dar clic en Aceptar.

34
Ahora, deberás seleccionar el sub ciclo y el periodo al cual se copiará ese recargo y dar
clic en Aceptar.

35
Te aparecerá una pantalla con el resumen de lo que se copiará, deberás dar clic en
Aceptar.

En caso de que debas agregar recargos nuevos, deberás seleccionar la opción de Agre-
gar recargo.

Deberás llenar el formulario que ahí aparece y seleccionar los grupos para los cuales
aplicará este recargo.

36
37
Una vez seleccionados los grupos, dar clic en Aceptar.

Agregar los descuentos automáticos para cada periodo, lo anterior lo reali-

8 zamos desde Panel de control / Recargos descuentos automáticos.

38
Seleccionar la opción Descuentos automáticos / Agregar descuento automático.

Deberás llenar el formulario que ahí aparece.

Deberás indicar los grupos para los cuales aplicará este descuento y dar clic en Aceptar.

39
 9 Se debe abrir el periodo actual desde Panel de control / Periodos.

Dar clic en el periodo que se precisa abrir y, en la opción de Cobros y pagos dar clic en
Abrir.

40
 Una vez configurados los recargos y descuentos, se deben procesar los re-
10 currentes. Para ello iremos a Panel de control / Procesar cobros recurrentes.

41
Aparecerán todos los periodos
del sub ciclo, deberás dar clic
en el que se precise procesar.

Te aparecerá un mensaje indicando debes confirmar cada una de las pestañas para po-
der procesar.

42
Deberás revisar que los cargos ahí descritos sean los correctos, al dar clic en la fecha
del lado derecho navegarás por cada una de las pestañas.

Una vez que concluyas con la revisión, deberás confirmar y dar clic en Aceptar.

Al así realizarlo aparecerá una barra de progreso.

Este procedimiento debe hacerse con cada uno de los periodos.

43
 Una vez procesados todos los periodos de colegiatura, se deben procesar
11 los descuentos yendo al menú Panel de control / Recargos descuentos au-
tomáticos.

Seleccionar el menú de Procesar/Procesar descuentos automáticos.

Deberás seleccionar el o los descuentos que apliquen y dar clic en Agregar/Actualizar.

44