Evento “El comienzo del último capítulo”

Staff de protocolo

-Coordinador del grupo de protocolo: Marienny Milano

-Equipo:

*Brieva Bryan
*Correa Carla
*Dacosta Miguel
*Milano Marienny
*Morrone Oriana
*Mota Marihet
*Romero Annabella
*Rondón Israel
*Tineo Juan

Título del evento Fecha y hora Lugar

“El comienzo del último Jueves 29 de Junio 2023 Universidad Santa María
capítulo” 3:00 pm Auditorio de FACES
Módulo 5

Invitados especiales + personal de protocolo asignado

 Invitado Personal de protocolo

Dra. Tina Bonvichini Rua Israel Rondón

(Decana de la Facultad)

Ing. Juan José González Marienny Milano

(Director general de FACES)

Lic. Ángel Silva - Arenas No asistió

(Director de la Escuela de Comunicación)

Lic. Randimar Guevara Bryan Brieva

(Coordinadora de Escuela)

Lic. Cleotilde velasco No asistió

Lic Luis García

(Coordinador de la escuela de Annabella Romero
administración y contaduría)

Lic. Natasha D’ Amico

(Representante Prof. Felix) Marihet Mota

Lic. Juan Carlos Vidal No asistió

Lic. Elio Barazarte No asistió

Lic. Susana García Marienny Milano

Lic. Johan Jiménez Marihet Mota

Lic. Joselyv Moreno Carla Correa

Lic. Liliana Bohórquez Miguel Dacosta

Lic. Vetzeré Piñango No asistió

Lic. María Antonia Sánchez No asistió

Dr. Ramón D’ Torres Juan Tineo

Lic. Nohemí Villasmil Oriana Morrone

Minuto a minuto Staff Protocolo

N° Hora Fecha de Actividad Responsable Fecha de Locación
inicio finalización
Universidad
Santa
1 12:00 pm 29-06-23 Punto de encuentro Grupo de 29-06-23 María.
protocolo Módulo 5.
Auditorio
FACES

Marienny Milano Módulo 5.

2 12: 30 pm 29-06-23 Se verifica asistencia Coordinador líder 29-06-23 Auditorio
de protocolo FACES
Reunión para Grupo de
determinar posiciones protocolo, comité Módulo 5.
3 12:50 pm 29-06-23 de protocolo organizador 29-06-23 Auditorio
FACES

Módulo 5.
4 01:00 pm 29-06-23 Comienza el montaje Grupo de montaje 29-06-23 Auditorio
FACES

Asientos
primera
Se identifican los filas.
Grupo de
5 1:20 pm asientos de las Módulo 5.
29-06-23 autoridades e protocolo 29-06-23
Auditorio
invitados especiales FACES

Asientos
Reunión de primera
6 1:50 pm 29-06-23 reconocimiento para Grupo de filas.
el número de asientos
protocolo 29-06-23 Módulo 5.
Auditorio
FACES

7 2:00 pm 29-06-23 Simulacro de Grupo de 29-06-23 Auditorio

protocolo protocolo FACES

Reasignación de Asientos
8 2: 20 pm 29-06-23 asientos de acuerdo a Grupo de 29-06-23 primera
la confirmación de protocolo filas.
invitados
Auditorio
FACES
N° Hora Fecha de Actividad Responsable Fecha de Locación
inicio finalización
Marienny Milano
Reconfirmar el guión Coordinador líder Auditorio
9 2:20 pm 29-06-23 y programación a de protocolo + 29-06-23 FACES
ejecutar
Comité
organizador

El protocolo se ubica Grupo de Entrada

10 2:50 pm 29-06-23 en la entrada protocolo 29-06-23 Auditorio
FACES

Se buscan a las Grupo de Universidad

11 3:00 pm 29-06-23 autoridades e protocolo 29-06-23 Santa María
invitados especiales

Se da entrada a las Grupo de Entrada

12 3:20 pm 29-06-23 autoridades protocolo 29-06-23 Auditorio
FACES

Protocolo se ubica a Tarima y

13 3:23 pm 29-06-23 los laterales de los Grupo de 29-06-23 escaleras
asientos laterales
protocolo

Moderadoras:
Comienzo del Fabiani Benitez e 29-06-23 Tarima
14 3:24 pm 29-06-23 evento: palabras de Irlanda Villamizar
bienvenidas

Entrega de Dra Tina 29-06-23 Tarima

15 3:27 pm 29-06-23 reconocimientos Bonvichini Rua

16 3: 35 pm 29-06-23 Video Comité 29-06-23 Tarima

organizador

Palabras a los
17 3:37 pm 29-06-23 alumnos del 9no Delegado Jesús 29-06-23 Tarima
semestre Mele

Entrega de plaza a Delegado Jesús

18 3:40 pm 29-06-23 los delegados del Mele + delegados Tarima
9no semestre de las menciones 29-06-23
N° Hora Fecha de Actividad Responsable Fecha de Locación
inicio finalización
Padrinos de
Palabras de cierre del promoción:
19 3:35 pm 29-06-23 evento Dr Ramón De 29-06-23 Tarima
Torres y Lic.
Nohemí Villasmil

Acompañamiento a Grupo de Salida

20 4:00 pm 29-06-23 la salida de los protocolo 29-06-23 Auditorio
invitados FACES

Entrega souvenirs a Salida

las autoridades e Grupo de Auditorio
21 4:01 pm 29-06-23 invitados especiales protocolo 29-06-23 FACES
en la salida
Comité
organizador,
22 4:05 pm 29-06-23 Desmontaje Grupo montaje y 29-06-23 Auditorio
grupo de FACES
protocolo
Comité
Entrega de auditorio organizador,
23 4: 15 pm 29-06-23 y verificación de Grupo montaje y 29-06-23 Auditorio
instalaciones FACES
grupo de
protocolo
 Informe Post- Evento
Grupo protocolo
El montaje no comenzó a la hora pautada porque se esperó a la persona encargada
de las llaves del auditorio, luego de abrir la puerta del auditorio se empezó todo el montaje.
El grupo de protocolo fue llegando paulatinamente y se realizó en el horario acordado la
reunión de diagnóstico del personal que incluía verificación de asistencia, vestimenta y
coordinación de posiciones para cada miembro protocolar.

Las personas que asistieron y conformaron el grupo de protocolo fueron:

*Brieva Bryan
*Correa Carla
*Dacosta Miguel
*Milano Marienny
*Morrone Oriana
*Mota Marihet
*Romero Annabella
*Rondón Israel
*Tineo Juan

La responsable de dirigir al grupo de protocolo fue Marienny Milano, durante la

asistencia faltó una persona de protocolo por lo tanto, se tuvo que organizar las posiciones,
así como verificar la confirmación de los invitados, información que tenía el comité
organizador, de acuerdo a esa información se procedió a identificar el orden de asientos
según el rango de los invitados.
En el caso de las autoridades se siguió el esquema proporcionado por la profesora
guía Lic. Susana García y en la segunda fila iban ubicados los profesores que serían
reconocidos, su orden iba de mayor a menor años de antigüedad dando clases en la
Universidad. Luego de identificar los asientos, confirmando la asistencia con el comité
organizador se modificaron unos puestos porque dos autoridades y cuatro profesores
invitados iban a faltar, luego de esto el grupo de protocolo realizó un simulacro, para
familiarizarse con el área, los asientos y el programa a seguir.

Minutos antes de comenzar el evento, el grupo de protocolo se ubicó en la entrada

para esperar a sus respectivos invitados. Algunos invitados especiales ya habían llegado a
la hora pautada, pero las autoridades no llegaban, lo que representó un retraso, que se tuvo
que solventar buscando a las autoridades e ubicando a los invitados faltantes, esto trajo
como consecuencia que se retrasara el evento 40 minutos.
 Las inasistencias de dos autoridades y cuatro profesores que serían reconocidos,
permitió ubicar correctamente a dos invitados que no estaban en la lista: el coordinador de
administración y contaduría Luis García y el Abogado y profesor Joel García.

Al principio el protocolo se estaba cumpliendo de acuerdo al programa, sin embargo,

algunos invitados hicieron caso omiso, lo que trajo como consecuencia que toda la
planificación estimada se cambiara, donde, el protocolo se adaptó de acuerdo al avance del
evento, asistiendo a los invitados y autoridades según las necesidades.

También, protocolo ejecutó el control de la iluminación durante la proyección del

video, esta ejecución estuvo a cargo de la coordinadora del grupo de protocolo, tarea que
se ejecutó efectivamente sin complicaciones.

Al finalizar el evento y evacuar a las autoridades e invitados, no se cumplió que los

asistentes al evento se quedaran en sus asientos, mientras la autoridades dejaban el
recinto, primero, porque las autoridades se quedaron hablando y saludando y la otra causa
fue por la cantidad de personas que habían en el auditorio donde parte de las escaleras
también estaban obstruidas por los estudiantes que asistieron, el auditorio alcanzó su
capacidad máxima.

A pesar de esto, mientras salían los profesores invitados y las autoridades se les
pudo entregar sin problemas los souvenir a cada uno, luego solo quedó el desmontaje de
todo y la organización del auditorio para entregarlo de la misma forma como se recibió al
mediodía.