Administración

Su palabra proviene del latín ad–ministrare, que significa “estar

bajo el mando del otro, prestar un servicio”. Es el conjunto de
funciones cuya finalidad es administrar, es considerada la
técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia,
por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas
que forman una organización o entidad.

La administración se da dondequiera que existe un organismo

social; el éxito de este dependerá de su buena administración. Para
las grandes empresas la administración técnica o científica es
indiscutible y esencial, su utilización adecuadamente hará que
exista elevación de la productividad, el cual es un factor importante
y preocupante en el campo económico-social de hoy en día.

En general, existen dos tipos de administración: la pública, que se

refiere a la actividad gubernamental o del Estado, y tiene la
finalidad de alcanzar sus objetivos para beneficio del país. Y la
privada, referente al sector privado (una empresa), cuyo fin es
lograr un beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.

Administración Pública: Conjunto de órganos y entidades que,

encuadrados en el gobierno estatal, autonómico o local, sirven con
objetividad los intereses generales ejecutando las leyes y
prestando los servicios públicos correspondientes.

Administración Privada: La administración privada es

una actividad comercial de carácter apolítico que involucra
diferentes acciones y procesos de gestión, tales como la
planificación, producción, comercialización, financiación, control de
gestión, coordinación, etc.
Actividad# 1 Definir Administración Pública y Privada y ponga
ejemplos

A las empresas se les define como unidades productoras de

bienes o servicios, se les puede clasificar basándose en diferentes
criterios:

 DE ACUERDO CON SUS OBJETIVOS: Se clasifican en

públicas (no lucran) y privadas (tienen como objetivo lucrar).

 DE ACUERDO CON SU FUNCIÓN: Industriales (las que

llevan a cabo cualquier cambio o alteración a la materia
prima) y Comerciales (Las que distribuyen productos que
otros fabrican).

 HUMANOS: Personas que laboran en la empresa.

 MATERIALES: Los recursos monetarios de la empresa.

 TÉCNICOS: Es la maquinaria y la tecnología. Toda

organización, para lograr un adecuado funcionamiento
deberá llevar a cabo una administración adecuada en la
empresa pues es la encargada de darle buen uso de los
recursos.

Administración es la ciencia, técnica o arte que, por medio de

los recursos humanos, materiales, y técnicos, pretende el logro
óptimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para lograr una
mayor utilidad. Una definición más enfocada a la organización es
que la Administración es una ciencia social que persigue la
satisfacción de los objetivos institucionales por medio de un
mecanismo de operación y a través de un proceso Administrativo.
La administración suele dividirse en dos fases: mecánica y
dinámica; la primera de ella tiene como elementos, la
previsión (consiste en la determinación de lo que se desea lograr,
¿Qué puede hacerse?), la planeación (determina la acción que se
va a seguir, ¿Que se va hacer?) y la organización (se refiere a la
estructuración técnica de las funciones, jerarquías y obligaciones
individuales, ¿Como se va hacer?).

Mientras que la dinámica de la administración presenta como

elementos la integración (seleccionar personas o cosas más
adecuadas para la organización, ¿Con quién y con que se va a
hacer?), la dirección (promover, coordinar y vigilar las acciones de
cada grupo, ver que se haga el logro) y el control (consiste en
saber cómo se ha realizado todo, medir los resultados actuales y
pasados, en relación con los esperados

1. Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y

resolver las cuestiones pertinentes que más tarde se
ejecutarán.

2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada

tarea, en qué orden y que estructura tendrá el proyecto en su
ejecución.

3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar,

también se encarga de ayudar, respaldar e intervenir ante
cualquier conflicto que se presente en la consecución de
objetivos.

4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas

confiables que permitan supervisar que se conseguirán los
objetivos más grandes.
Ejemplo de proceso administrativo

Por ejemplo, supongamos que somos escaladores de montañas. Nuestro

objetivo es alcanzar la cima de las cinco montañas más altas del mundo.
El objetivo está claro, pero necesitamos un proceso para alcanzar
nuestros objetivos de la forma más segura posible. Es decir, sin poner en
riesgo nuestra salud.

Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo

final: alcanzar las cinco cimas. Aunque cada pico es diferente, a su vez,
seguiremos una serie de etapas para alcanzar cada cima (objetivos
intermedios). A esta serie de etapas, que son comunes en la
consecución de objetivos, lo llamamos proceso administrativo.

Actividad # 2 Investigar las dos fases de la administración Mecánica y

dinámica

APLICACIONES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

En la empresa se fijan objetivos y metas; y es por medio de la

administración que se facilita el logro de ellos.
Otro de los objetivos principales de la administración es el de lograr que
las empresas sean altamente productivas, logrando las máximas
utilidades con el menor número de recursos.

Administración y Administradores

a) Procesos Gerenciales:
 El proceso gerencial variará según el área que se trate. Las
actividades que trate de desarrollar de finanzas son muy diferentes a las
que debe de desarrollar un jefe de mercadotecnia o de recursos
humanos, pero existe un proceso que es común a todos ellos, el cual
está integrado a cuatro etapas básicas:

Planeación
Organización
Dirección
Control

Para llevar a cabo adecuadamente todas las tareas, es necesario

tener ciertas aptitudes como, Licenciado en Administración dentro de
las que se
encuentran:

Aceptarse con un sentido ético y responsable: Como es bien

sabido, las acciones de responsabilidad social van más allá de lo
que exige la ley, de manera que quienes realizan actividades
socialmente responsables actúan haciendo el bien, no porque la
ley lo exija o imponga, sino porque existe un profundo sentido ético
de lo que es correcto e incorrecto, de las normas que deben guiar
su conducta, independientemente de las consecuencias legales o
sociales que esto con lleve.
Atender el desarrollo integral: El desarrollo integral sucede en
las personas a lo largo de la vida; potencia sus habilidades y
destrezas como resultado de la incidencia que tienen factores
ambientales, históricos, sociales y culturales.
Generar ideas creativas desarrollándolas constantemente:
Generar ideas nuevas y diferenciadoras resulta fundamental para
el desarrollo no solo profesional de un individuo, sino que resulta
clave para el desarrollo de una sociedad, especialmente en la
sociedad digital. No debemos confundir un momento de inspiración
 con los resultados del trabajo tras poner en marcha un proceso
creativo. Como muchas otras facetas del ser humano, la creativa
es una capacidad que puede entrenarse, para lo cual
existen técnicas para desarrollar la creatividad y llegar a ideas
que de otra manera no podríamos tener (o sería infinitamente más
difícil).
Ser emprendedor para desarrollar organizaciones : Motivación y
automotivación, asumir riesgos, proactividad, creatividad y
persistencia.
Innovar sistemas administrativos. la innovación administrativa es
definida como la transformación que se da en el sistema social de
una organización, la implementación de una nueva manera de
reclutar personal, distribuir recursos o estructurar tareas, autoridad
y recompensas.
Ser críticos positivos. La crítica constructiva, o positiva, es
aquella que busca la mejora personal. Normalmente, con esta
queremos ayudar a la otra persona a crecer personal o
profesionalmente. A través de esta proponemos algún tipo de
solución a un problema o defecto que tenga algo.
Tener valor para aceptar responsabilidades. La responsabilidad
es considerada un valor del ser humano, que se caracteriza por
la capacidad del individuo de actuar de la manera correcta (o
de acuerdo con lo esperado) y comprometerse con propósitos
conjuntos.

- La Planeación es la acción de la elaboración de estrategias que

permiten alcanzar una meta ya establecida, para que esto se
puede llevar a cabo se requieren de varios elementos, primero se
debe comprender y analizar una cosa o situación en específica,
para luego pasar a definir los objetivos que se quieren alcanzar,
de cierta forma, el planear algo define el lugar o momento en
donde se encuentra algo o alguien, plantea a donde se quiere ir e
indica paso a paso lo que se debe hacer para llegar hasta allí.
- una Organización: será cualquier grupo social conformado por
personas, una serie de tareas y una administración, que
interactuarán en el marco de una estructura sistémica con la meta
de cumplir con ciertos objetivos propuestos.

- Dirección: es la aplicación de los conocimientos en la toma de

decisiones; para la discusión de este papel se debe saber cómo es
el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. De
manera apropiada para alcanzar los objetivos de una organización.
La responsabilidad más importante del administrador es la toma de
decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son el motor
de los negocios y en efecto de la adecuada selección de
alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier
organización.
Cuando se habla de dirección administrativa muchos creerán que
es fácil de dominar, pero en realidad conlleva un gran esfuerzo y
pasos que se deben seguir para lograrlo.

- Control: El control en el proceso administrativo es la evaluación y

medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y
prever desviaciones para establecer las medidas correctivas
necesarias. Permite que las actividades y procesos en las
empresas se efectúen de la mejor manera y se puedan solventar
los problemas que surjan, así como obtener aprendizajes a partir
de la realización de estos procesos para poder hacer mejoras a
futuro.
Tipos de directores o Administradores

Administradores de nivel primario

El nivel más bajo en una organización donde los individuos son

responsables del trabajo de otros recibe el nombre de administración de
primera línea o de primer nivel. Estos administradores dirigen a los
empleados de operación solamente; no supervisan a otros colegas
Ejemplo de ellos son el "capataz", o supervisor de producción en una
planta industrial el supervisor técnico en un departamento de
investigación y el supervisor administrativo en una gran oficina. A estos
administradores se l es llama a veces supervisores.

Administradores de nivel medio

La designación administración de nivel medio puede referirse a más de

un nivel en una organización. Los administradores que pertenecen a este
nivel dirigen las actividades de otros administradores y algunas veces,
también las de los empleados de operación. Sus principales
responsabilidades son dirigir las actividades que cumplen con las
políticas de la organización y equilibrar las exigencias de sus superiores
con las capacidades de sus subordinados.

Administradores de alto nivel

La alta administración, que se compone de un grupo relativamente

reducido de ejecutivos, es responsable de la dirección global de la
organización. Establece las políticas de operación y guía la interacción
de la organización con su ambiente. Los títulos típicos de estos
administradores son presidente ejecutivo", "presidente"

Actividad # 3 Investigar los niveles de Administradores los 14 principios de Fayol

y "vicepresidente". Los títulos varían según la organización y no siempre
son un criterio confiable de pertenencia al nivel más alto de la jerarquía.

Administradores Funcionales y Generales

Tipo de administradores o directores

Los administradores pueden ser clasificados en dos formas: por su nivel

en la organización (de nivel primario, de nivel medio y de alto nivel) y por
la clase de actividades organizacionales de que se encargan
(administradores funcionales y generales).
El administrador funcional es responsable de una sola actividad
organizacional, como producción, mercadotecnia o finanzas. Las
personas y actividades que preside se ocupan de un conjunto común de
actividades.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos

regidos por un conjunto de reglas, políticas y/o actividades establecidas
en una empresa u organización.

Etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo son conocidas con las

siglas PODC de Planificación, Organización, Dirección y Control.
Estas cuatro fases son cíclicas y repetidas por cada objetivo establecido
 por la empresa u organización. Generalmente, estas etapas son divididas
en dos grandes fases:
 Fase mecánica: Planificación (qué hacer) y Organización (cómo hacer)
 Fase dinámica: Dirección (cómo se está haciendo) y Control (cómo se
hizo)

Funciones del proceso administrativo

Las funciones del proceso administrativo son las mismas que las etapas del
proceso administrativo: planificación, organización, dirección y
control. Se diferencian de las etapas administrativas porque son
consideradas funciones gerenciales, por lo tanto, son aplicadas a los
objetivos generales de la empresa u organización.

PRINCIPIOS Y TEORIAS CLASICAS DE ORGANIZACIÓN

El fundador de la teoría clásica fue el Ingeniero, Henri

Fayol (Constantinopla 1841- París 1925).33 Fayol hizo grandes aportes a
los diferentes niveles administrativos: sistematizó el comportamiento
gerencial; estableció los catorce principios de la administración y dividió
las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se
denominaron funciones básicas de la empresa.
La teoría clásica surgió poco después de la Revolución Industrial, debido
al crecimiento acelerado de las empresas (1) y a la necesidad de
aumentar la eficiencia y la competencia de las organizaciones (2)10.

Introducción
La administración es una disciplina que ha evolucionado a lo largo del
tiempo, y con ella las teorías y enfoques que se han utilizado para
entender y mejorar la gestión de los recursos en las organizaciones. La
escuela cuantitativa o cuantitativista de la administración es una de ellas
y es importante conocer su origen, desarrollo y aplicaciones en la
actualidad.

Esta escuela, considera que el quehacer de la corporación puede ser

facilitado si, por una parte, se logra medir en aspectos
cuantitativos cada uno de los elementos que afectan la empresa, y por
la otra, si se analizan los problemas organizacionales a la luz de ciertos
modelos matemáticos relacionados con la toma de decisiones. Dichos
modelos, se utiliza en:
 La investigación de operaciones.
 Las teorías de decisión.
 El manejo electrónico de datos.
 Los métodos estadísticos.
 La ciencia administrativa.
La administración bajo este enfoque, se da través del manejo de
variables cuantitativas y el uso de prototipos matemáticos para
incrementar la eficiencia organizacional.

Desarrollo del tema

¿Qué es la escuela cuantitativa de la administración?

La escuela cuantitativa de la administración es un enfoque que surgió en

la década de 1950, con el objetivo de aplicar técnicas matemáticas y
estadísticas en la toma de decisiones y mejora de procesos en las
organizaciones. Esta escuela sostiene que la administración puede ser
mejorada a través del uso de modelos matemáticos y técnicas
cuantitativas.
Orígenes y desarrollo

La escuela cuantitativa surgió como una respuesta a la necesidad de

mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de recursos en las
organizaciones. La tecnología y la automatización de procesos en la
industria y en el sector militar, fueron factores clave en el desarrollo de
esta escuela.

La escuela cuantitativa sigue siendo relevante en la actualidad y sus

técnicas y modelos son ampliamente utilizados en la administración de
recursos humanos, logística, planificación de producción, entre otros
aspectos. Además, su enfoque cuantitativo permite una mejor toma de
decisiones basada en datos y una gestión más eficiente de los recursos.

Herbert Simon y Víctor H. Vroom

Herbert Simon y su teoría de la administración científica

Herbert Simon, un economista y psicólogo social, es conocido como uno

de los padres de la escuela cuantitativa de la administración. Su teoría de
la administración científica sostiene que la administración es una
actividad compleja que requiere la aplicación de ciencias sociales y
matemáticas para resolver problemas y mejorar la eficiencia.

Víctor H. Vroom y su teoría de la motivación

Víctor H. Vroom, un profesor de administración de empresas es conocido

por su teoría de la motivación, que sostiene que la motivación depende
de tres factores: expectativas, valor y satisfacción. Según su teoría, un
empleado estará motivado si cree que su esfuerzo será recompensado,
valora la recompensa y está satisfecho con la recompensa obtenida.

Enfoque cuantitativista
Dentro de la metodología cuantitativista que usan las empresas para
su administración, y para hacer más efectiva la toma de decisiones, se
encuentran una serie de esquemas que quedan englobados en
disciplinas que responden a diversos nombres, tales como:
1. Análisis de Sistemas.
2. Ingeniería de Sistemas.
3. Ciencia de la Administración.

La escuela cuantitativista se plantea como una forma de pensamiento

administrativo que adopta el modelo racional, como la estrategia principal
para solucionar la problemática a la que se enfrenta la organización. Esta
escuela considera que la figura del tomador de decisiones se convierte
en elemento fundamental para que la compañía logre sus objetivos.

El gerente, es considerado como un individuo cuya función básica es

tomar decisiones correctamente, lo que asegura el éxito de la
organización.

La toma de decisiones se constituye como principal elemento dentro de

la institución, llegando a condicionar a la propia empresa a que cualquier
tipo de actividad que se desarrolle dentro de ella, tenga como fin facilitar
las resoluciones pertinentes. La toma de decisiones dentro de la
organización se puede llevar a cabo considerando dos tipos de mundos:

1. El mundo racional (objetivo) en donde se puede tener la

ilusión de que las cosas suceden en forma lógica, y que
siempre existe una relación causal para poderse explicar ciertos
hechos dentro de la empresa.
2. El no racional (subjetivo), en donde lo que sucede no
necesariamente haya una explicación coherente de por qué se
producen ciertos acontecimientos dentro de la institución.

La toma de decisiones puede ser mejor llevada en un mundo que tiene

características racionales, que en un mundo subjetivo. Dentro del mundo
racional la información y su análisis juegan un papel primordial para
predecir las cosas que pueden suceder dentro de la organización.
Apoyándose en modelos matemáticos que le asignen un cierto sentido y
se conviertan en una herramienta que representa la forma en que se
comporta la realidad a la que se está enfrentando la empresa, para
resolver una serie de problemas en la organización.

El modelo será de utilidad para la organización en la medida que el

mismo considere los elementos más importantes de la realidad que
representa. La escuela cuantitativista como forma de administrar,
presenta ciertas ventajas y desventajas, entre las que cabe señalar las
siguientes:

Ventajas
1. El individuo debe de entender cuáles son las variables
relevantes que se deben tomar en cuenta para la solución de
una determinada situación.
2. El gerente analiza las diferentes relaciones que se pueden dar
entre los factores sobresalientes, y la forma en la que afectan al
problema.
3. El administrador conoce los comportamientos que deben tener
las variables relevantes para que el asunto sea adecuadamente
resuelto.
Desventajas
1. La empresa requiere poseer una gran cantidad de información
que se necesita para poder los modelos.
2. La dinámica en la que viven las organizaciones puede hacer
que ciertas variables no
3. relevantes adquieran una mayor importancia a través del
tiempo, con lo que la validez del prototipo inicial quedaría en
entredicho.
4. La imposibilidad de manejar en los modelos numéricos,
variables demasiado subjetivas como la política, religión, moral
y estética.
5. El utilizar prototipos en mundos en donde la incertidumbre
desempeña un papel fundamental.
Los doce factores considerados por la escuela cuantitativista de la
administración

Actividad # 4 investigar los 12 factores considerados por la escuela

cuantitativista de la administración

1. El ser humano
Es considerado en forma general como un elemento que tiene la
capacidad de pensar, para lograr un beneficio propio y de la
organización. La compañía en que la organización considera el
comportamiento del individuo, como es factible de formularse y por lo
tanto de predecirse utilizando terminología matemática.

Dos tipos de personalidades se pueden encontrar dentro de esta

escuela:

 El ser humano que ocupa puestos de mando. En donde su

primordial preocupación fundamental de esta persona es
buscar la creación e implementación de modelos cuantitativos
que le faciliten optimizar los recursos que la organización
posee. El lenguaje este individuo entiende y habla es el
numérico expresado a través de las matemáticas.
 El individuo que ocupa cargos de subordinados. Es considerado
por la institución como un elemento que se puede adaptar a los
resultados que arroja el modelo cuantitativo. El empleado bajo
esta posición no es conflictivo, su comportamiento hacia la
racionalidad.

2. El medio ambiente
En el enfoque de la escuela cuantitativista, lo considera como un
elemento factible de modelar. El medio ambiente proporciona información
a la empresa acerca de las variables que de alguna manera restringen al
sistema a obtener sus objetivos, por lo que la empresa lo considera como
una fuente de gran utilidad para clarificar la posición que la organización
tiene dentro del mismo.
3. La motivación

El primer elemento que la empresa utiliza para motivar al individuo es la

misma pertenencia de la persona a la organización. El hombre como ser
racional busca desarrollar su trabajo en aquellas instituciones que le
permitan obtener el máximo de beneficios (en aspectos profesionales, de
superación, etc.), es decir, el ser humano labora en compañías donde
obtiene una relación beneficio/ costo, mayor que la unidad.

El segundo factor que la organización utiliza para estimular al empleado

es a través de su participación en la toma de decisiones y en la solución
de problemas que aquejen a la empresa.

El hombre racional busca en la institución elementos que le provean de

una mejor posición. La cooperación trae consigo prestigio, y éste con
lleva a una cierta posición dentro de la compañía.

El tercer fundamento, usado para incentivar al individuo, es el

reconocimiento profesional que el mismo sistema hace de los logros de
la persona, a través de evaluar su participación en la solución de
problemas dentro de la organización.

4. El liderazgo
En un principio los subordinados identifican al jefe por la posición
jerárquica que el mismo ocupa dentro de la empresa. S in embargo, e l
proceso de dirección es mejor ejercido cuando el líder demuestra al
subordinado la pericia que él tiene en el manejo de los modelos
racionales que resuelven la problemática que aqueja a los subalternos,
como a la institución.

El manejo racional (obtener la máxima eficiencia con el mínimo gasto de

energía) de los recursos (humanos, materiales y financieros) es otro de
los elementos que permiten
al guía afianzar su posición y por ende incrementar su liderazgo dentro
de la compañía.

5. La comunicación
Tiende a desarrollarse en tres sentidos (vertical descendente, vertical
ascendente y horizontal) existiendo a demás e l proceso de
retroinformación dentro de los factores que conforman la organización.

La comunicación vertical descendente se desarrolla p ara emitir órdenes,

o colaboración del subordinado para solucionar algún problema que el
área de su competencia presenta.

La comunicación vertical ascendente, se realiza cuando el subalterno

necesita contar con una asesoría o consejo del superior para encontrar el
remedio de cualquier conflicto que se presente en la organización. Así
mismo, se da constantemente cuando el subordinado ha creado nuevos
modelos que permiten a la empresa obtener más eficientemente sus
objetivos. La comunicación horizontal tiene como meta lograr que los
elementos de la institución que tienen igual jerarquía se ayuden
mutuamente en resolver las situaciones a las que se enfrentan.

6. El conflicto
Este y sus repercusiones, han sido considerados en un inicio dentro de
los modelos cuantitativos que la misma organización ha desarrollado
para poder funcionar adecuadamente. Por lo tanto, al haber sido
considerado dentro de esos esquemas no deberá surgir dentro de la
empresa. El conflicto, entonces, si llegase a aparecer dentro de la
compañía sería tomado como un elemento no racional, que atenta contra
la eficiencia y la eficiencia de la institución.

7. El poder
Se puede llegar a concluir que, dentro de este tipo de pensamiento, la
escuela cuantitativista considera dos aspectos:
 El poder forma. El ser humano lo adquiere a través de la
posición jerárquica que el mismo ocupa dentro de la empresa.
  El poder pericial. Adquirido por el individuo por medio de los
conocimientos que posee, expresado en la solución de
problemas que se presentan a la organización.

Los poderes, coercitivo, remunerativo, y de referencia, prácticamente

dejan de tener uso bajo los supuestos de esta teoría, ya que la lógica de
la aplicación de estos es generalmente puesta en duda por el trabajador
que labora en la empresa.

8. El cambio
Generalmente se implementa cuando la racionalidad en el manejo de los
recursos, y en la resolución de los conflictos es puesta en duda o por los
elementos internos de la institución, o por personal que se encuentran
dentro del medio ambiente en el que se inserta la organización.

9. La toma de decisiones
Recae principalmente en última instancia en el empleado que ocupa la
jerarquía mayor dentro de la empresa o del departamento en donde se
presente el problema.

10. La participación
Se convierte en un proceso fundamental, ante cualquier tipo de situación
que se dé en la compañía, se busca la colaboración de los individuos con
objeto de facilitar la determinación de alternativas que solucionen él.
11. La organización
Es observada a través del uso eficiente de los medios para conseguir los
objetivos deseados, planeado en función de la optimización, misma que
se logra a través de la utilización de modelos matemáticos.

En forma esquemática, la escuela cuantitativista puede estar mejor

representada por medio de un organigrama horizontal, en el que se
muestre que una gran parte de las entidades que integran la empresa se
encuentran en posiciones similares, pero en diferentes departamentos o
unidades.
 12. La eficiencia
Se mide en base a la forma en que el modelo matemático se asemeja a
la realidad.

Conclusiones

La escuela cuantitativa de la administración es un enfoque que ha

evolucionado a lo largo del tiempo y que sigue siendo relevante en la
actualidad. Su objetivo es mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión
de recursos a través del uso de técnicas matemáticas y estadísticas.
Esta escuela ha tenido un impacto significativo en la forma en que se
aborda la administración y su enfoque cuantitativo permite una toma de
decisiones basada en datos y una gestión más eficiente de los recursos.

Principios de la Teoría clásica

La ciencia de la administración, como toda ciencia, se debe basar en
leyes o principios. Fayol adopta la denominación principio, apartándose
de cualquier idea de rigidez, por cuanto nada hay de rígido o absoluto en
materia administrativa. Tales principios, por lo tanto, son flexibles,
adaptándose a cualquier circunstancia, tiempo o lugar. Ellos son:

1. División de Trabajo: Para un mejor desempeño en el trabajo, la

especialización es fundamental. Entre más se especialice al empleado,
mejor será su eficiencia.
2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes, no siempre conseguirán
la obediencia, si no tienen autoridad personal (liderazgo).

3. Disciplina: Los integrantes de una organización tienen que respetar las

reglas y convenios que rigen en la empresa.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones tienen un mismo objetivo y deben

seguir un plan. Es obligación de los departamentos asistir a los demás
para lograr las tareas y proyectos que son asignados a cada cual, en
 lugar de negar ayuda. Debe existir para esto un plan coordinado,
aprobado y autorizado por los gerentes involucrados.

5. Unidad de Mando2: las instrucciones sobre una operación particular son

recibidas solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común2: En cualquier

empresa, el empleado debe tener una preocupación primaria por la
organización.

7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para

los empleados como para los empleadores. Para trabajos iguales,
salarios iguales.

8. Centralización: Fayol creía que a los gerentes les corresponde la

responsabilidad final pero los empleados deben tener autoridad suficiente
para ejecutar adecuadamente su trabajo.

9. Cadena escalar: La línea de autoridad en una organización pasa en

orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la
empresa.

10. Orden: Cada individuo debe ocupar el cargo más conveniente para
El
11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos
con los empleados. Firme, pero justos.
12. Estabilidad del personal: Para un eficiente funcionamiento en la
organización, la baja rotación del personal es lo más conveniente.

13. Iniciativa: Debe darse libertad a los empleados para expresar y

llevar a cabo sus ideas, aun cuando a veces se cometan errores.

14. Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo dará a la

organización un sentido de unidad. Todos los departamentos dentro de la
empresa deben trabajar unidos y apoyarse cuando sea necesario, para
lograr una empresa conjunta.
 Funciones básicas de la empresa

Fayol dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos

que se denominaron las funciones básicas de la empresa. Estas son las
siguientes:
1. Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de
servicios de la empresa.
2. Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e
intercambio.
3. Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de
capitales.
4. Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación
de los bienes de las personas.
5. Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros
balances, costos y estadísticas.
6. Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras
cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan
las demás funciones de la empresa.

Fayol argumenta que ninguna de las primeras cinco funciones esenciales

precedentes tiene la tarea de formular el programa de acción general de
la empresa, de constituir su cuerpo social, de coordinar los esfuerzos y
de armonizar los actos. Esas atribuciones constituyen a la última función,
la administrativa.

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto
de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

2do Parcial

Enfoque de Sistemas
El Enfoque de Sistemas: Es un esquema metodológico que sirve como
guía para la solución de problemas, en especial hacia aquellos que
surgen en la dirección o administración de un sistema, al existir una
discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemática,
sus componentes y su solución. El enfoque de sistemas son las
actividades que determinan un objetivo general y la justificación de cada
uno de los subsistemas, las medidas de actuación y estándares en
términos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus
planes para un problema específico. El proceso de transformación de un
insumo (problemática) en un producto (acciones planificadas) requiere de
la creación de una metodología organizada en tres grandes subsistemas:
¾ Formulación del problema ¾ Identificación y diseño de soluciones ¾
Control de resultados Esto indica que los lineamientos básicos de trabajo
son:

1. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad

como un sistema (formulación del modelo conceptual). II. TEORIA DE LA
PLANEACIÓN II.5 El Enfoque de Sistemas

2. El desarrollo de esquemas metodológicos para orientar el proceso de

solución de problemas en sus distintas fases.

3. El desarrollo de técnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones,

así como para obtener y analizar la información requerida. El enfoque de
sistemas tiene como propósito hacer frente a los problemas cada vez
más complejos que plantean la tecnología y las organizaciones
modernas, problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuición y
para lo que es fundamental comprender su estructura y proceso
(subsistema, relaciones, restricciones del medio ambiente, etc.).

La Necesidad del Enfoque de Sistemas: El razonamiento común para

justificar la necesidad del enfoque de sistemas, consiste en señalar que
en la actualidad se enfrentan múltiples problemas en la dirección de
sistemas cada vez más complejos. Esta complejidad se debe a que los
elementos o partes del sistema bajo estudio están íntimamente
relacionados ya que el sistema mismo interactúa en el medio ambiente y
con otros sistemas. Un ejemplo es el transporte, cuyo estudio lleva a
considerar no sólo equipo, infraestructura, demanda y operación, sino
también variables del entorno tan diversas como tecnología,
contaminación, normatividad, seguridad, reordenación y uso del suelo,
factibilidad financiera, etc. El número de ejemplos de este tipo puede
ampliarse fácilmente (una empresa, un centro de abasto, o un sistema de
información) e incluso llevarse a niveles macro al citar la estrecha
vinculación que existe entre factores como pobreza, delincuencia,
educación, salud, empleo, productividad, inflación, votos electorales, etc.

Actividad # 6 Definir y dar ejemplos de Enfoque de Contingencias

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS

Contingencia: sucesos que puede suceder o no, especialmente un

problema que se plantea de forma improvista aqui

El enfoque contingente o teoría de las contingencias aplicado al estudio

de las organizaciones es una concreción de la teoría general de sistemas
y se basa en la consideración de las posibles contingencias o
condiciones del entorno de la organización para establecer, en función de
estas, el diseño estructural o las acciones administrativas más
adecuadas a cada situación o caso.
La tarea del administrador consistirá aquí en identificar los factores
contingentes que definen una situación dada, observar cómo
interaccionan entre ellos y con la situación, y tratar de encontrar la
respuesta administrativa más adecuada o ajustada a ese conjunto de
variables concretas. En definitiva, identificar la técnica que mejor servirá
para alcanzar las metas deseadas en una situación, en unas
circunstancias y en un momento concretos.

Variables de contingencia

 Tamaño de la organización: el número de personas en una

organización ejerce una gran influencia en lo que los gerentes hacen.
Conforme el tamaño se incrementa, aumentan los problemas de
coordinación
 Tecnología de operaciones: diferentes tipos de tecnología requieren
unas estructuras, estilos de liderazgo y sistemas de control diferentes

 Incertidumbre del entorno: el grado de incertidumbre provocado por

los cambios políticos, tecnológicos, socioculturales y económicos
tienen efectos en el proceso administrativo. Lo que funciona mejor en
un entorno estable y previsible puede ser inapropiado en un ambiente
cambiante e imprevisible

 Diferencias individuales: las personas difieren en cuanto a su deseo

de crecer, autonomía, tolerancia a la incertidumbre y expectativas.
Tales diferencias son esenciales cuando el gerente selecciona
técnicas de motivación, estilos de liderazgo y diseño de puestos.

Análisis de contingencia. Esquemas de relaciones

El punto de vista de contingencia sugiere que hay esquemas adecuados

de relaciones para los distintos tipos de organizaciones y que puede
mejorarse el entendimiento de cómo interactúan estas importantes
variables.
Así, el análisis de contingencia podría llevarnos a unas conclusiones
generales sobre estos esquemas de relaciones:

 La forma de organización estable-mecánica es más adecuada cuando

se aplica lo siguiente:
1) El medio ambiente es relativamente estable y seguro
2) Los objetivos están bien definidos y se mantienen
3) La tecnología es relativamente uniforme y estable
4) Hay actividades rutinarias y la productividad es el objetivo primordial
5) La toma de decisiones es programable y los procesos de coordinación
y control tienden a permitir un sistema jerárquico estructurado de manera
estricta

 La forma de organización adaptable-orgánica es más adecuada

cuando se aplica lo siguiente:
1) El medio ambiente es relativamente incierto e inestable
2) Los objetivos son diversos y cambiantes
3) La tecnología es compleja y dinámica
4) Hay muchas actividades no rutinarias en las que son importantes la
creatividad y la innovación
5) Se utilizan procesos heurísticos de toma de decisiones, el control y la
coordinación se producen mediante ajustes recíprocos. El sistema es
menos jerárquico y factible

Actividad # 7 Definir lo que es la escuela Neohumano Relacionista

La Escuela Neohumano Relacionista

La escuela Neohumano relacionista es un conjunto de teorías

desarrolladas durante los años 50 y 60 que analizan el comportamiento
humano en el trabajo desde una perspectiva individual, señalando la
motivación como clave principal para mejorar la productividad.

Esta escuela surge como respuesta a la escuela de las relaciones

humanas, a la que critica, así como a la burocracia, por no tratar a los
individuos de forma individual para analizar la productividad en las
organizaciones. Su propuesta para una mejora de la productividad fue la
satisfacción, los incentivos y la motivación intrínseca de los seres
humanos.
 


Para ello es imprescindible conocer las causas o motivaciones que llevan
a las personas a actuar de una u otra forma. Dentro de esta escuela
existen varias teorías; los autores más importantes fueron Abraham
Maslow, Frederick Herzberg, Douglas McGregor, Rensis Likert y Chris
Argyris.

Índice [Ocultar]
 1 características
 2 principales exponentes/representantes
o 2.1 Abraham Maslow (1908-1970)
o 2.2 Frederick Herzberg (1923-2000)
o 2.3 Douglas McGregor (1906-1964)
o 2.4 Rensis Likert (1903-1981)
o 2.5 Chris Argyris (1923-2013)
 3 referencias

Características

– Esta escuela contiene conceptos de la teoría de las relaciones

humanas y del estructuralismo, aunque de forma actualizada.
– Presenta una mayor sofisticación en las técnicas de control utilizadas
para las relaciones.

– Se centra en aumentar la productividad de los trabajadores como base

para aumentar la eficiencia.

– Defiende la imposición de objetivos como incentivo a la motivación.

– Defiende una mayor participación de los trabajadores.

Principales exponentes/representantes

Abraham Maslow (1908-1970)

Maslow fue un psicólogo procedente de Brooklyn, Nueva York (EE. UU.),

que desarrolló varias teorías relacionadas con el comportamiento
humano.

La más conocida es la famosa pirámide de las necesidades, formulada

en 1943. En esta, el estadounidense plantea una escala jerarquizada de
necesidades por las cuales se rige el comportamiento humano:

Fisiológicas

Es la base de la pirámide; es decir, son las necesidades primarias y

biológicas sin las cuales los individuos no podrían vivir: alimentación,
respiración, sueño, etc.

Seguridad

El segundo escalón de la pirámide lo constituyen las necesidades de

protección y seguridad, como el orden, la estabilidad (moral, económica,
de salud), la protección física, entre otras.

Aceptación
Aquí entrarían las amistades, el amor, la necesidad de pertenencia y de
afecto, etc.

Reconocimiento

Son todas aquellas relacionadas con la autoestima, como la confianza, el

respeto y el éxito.

Autorrealización

Por último, Maslow sostiene que nuestra última necesidad es la de llegar

a ser la mejor versión de uno mismo, por medio de la creatividad, la
espontaneidad, el entendimiento de las cosas, la falta de prejuicios, entre
otras vías.

Frederick Herzberg (1923-2000)

Herzberg tenía mucha relación con Maslow y creía que la motivación

venía dada por dos factores. Por un lado, decía que las organizaciones
podían introducir ciertos factores que motivarían directamente a los
trabajadores (motivadores).

Por otro lado, afirmaba que existían otros factores que, si no estaban en
el espacio de trabajo, desmotivarían a los trabajadores; sin embargo, en
el caso de sí estar no serían un factor motivador para ellos (factores de
higiene).

Motivadores

Los motivadores son factores directamente relacionados con el propio

trabajo. Algunos ejemplos son qué tan interesante es la labor, qué
oportunidades de promoción hay, cuánta responsabilidad se tiene o qué
formas de reconocimiento existen.

Factores de higiene
Estos factores tienen que ver con todo lo que rodea al trabajo. Por
ejemplo, un trabajador no irá al trabajo si no tiene un salario aceptable o
unas condiciones de seguridad mínimas; sin embargo, que estos factores
existan no le hará trabajar de forma más eficiente.

Herzberg concluyó que, para aumentar la motivación de los trabajadores,

las organizaciones deben adoptar una postura democrática en su
dirección, mejorando la naturaleza y el contenido del trabajo mediante
ciertos métodos:

– La ampliación del trabajo; es decir, dar una mayor variedad de tareas a

los trabajadores (no necesariamente más complicadas) que harán que el
trabajo sea más interesante.

– El enriquecimiento del trabajo, que implica dar un mayor número de

trabajos complejos, con el fin de aumentar la sensación de logro.

– Empoderamiento, que se refiere a dar más poder de decisión a los

trabajadores dentro de su ámbito laboral.

Douglas McGregor (1906-1964)

Douglas McGregor fue un profesor y economista estadounidense. En

1960 escribió el libro llamado The human side of enterprise (en español,
«El lado humano de la empresa»), donde formuló dos teorías que fueron
un aporte esencial para el enfoque Neohumano relacionista.

Teoría X

Esta teoría afirmaba que las personas odiamos de forma inherente el

trabajo y lo evitamos siempre que sea posible. Esto da lugar a una
gestión autoritaria en la organización. Algunas características de esta
teoría son las siguientes:

– Las personas deben ser amenazadas y controladas para que trabajen

duramente.
– El individuo medio prefiere ser mandado, no le gusta la
responsabilidad, es inequívoco y desea la seguridad, ante todo.

– A las personas no les gusta el trabajo de ningún tipo.

– Cada individuo necesita ser supervisado constantemente.

– Los trabajadores no tienen ningún incentivo para trabajar y carecen de

ambición, por lo que necesitan ser recompensados para lograr sus
objetivos.

Teoría Y

Esta teoría contrasta con la anterior, dado que ve a las personas de una
manera más optimista; la gestión resultante es mucho más participativa.
Las características de los trabajadores según esta teoría serían las
siguientes:

– Trabajan por iniciativa propia.

– Están más involucrados en la toma de decisiones.

– Se auto motivan para lograr completar sus tareas.

– Disfrutan siendo los dueños de su propio trabajo.

– Buscan y aceptan responsabilidad, no necesitan ser mandados.

– Ven el trabajo como estimulante y gratificante.

– Resuelven los problemas de forma creativa e imaginativa.

Rensis Likert (1903-1981)

Likert fue un psicólogo y educador estadounidense que hizo un trabajo

muy enfocado a las organizaciones. Su mayor aporte a esta escuela fue
el desarrollo de los “nuevos patrones de gestión”, basados en los
distintos comportamientos de los jefes:

Autoritativo – explotador

El poder y la dirección vienen desde arriba, donde se emplean

amenazas, castigos, la comunicación es pobre y el trabajo en equipo es
mínimo. En general, la productividad es mediocre.

Autoritativo – benevolente

Similar al anterior, pero deja cierto espacio para las consultas desde
abajo y utiliza recompensas además de amenazas. La productividad
suele ser relativamente buena, aunque existe un gran absentismo y
rotación de la plantilla.

Consultivo

Los objetivos se establecen después de discutirlos con los subordinados,

la comunicación es vertical en ambas direcciones y se incita al trabajo en
equipo parcialmente. Hay algo de implicación de los empleados como
elemento motivador.

Participativo

Muchos coinciden en que este es el mejor sistema. De esta forma, la

participación es el mayor objetivo, con el fin de lograr un compromiso
total con los objetivos de la organización.

La comunicación es vertical en ambos sentidos, y además es lateral. La

productividad es muy buena y el absentismo y los cambios en la plantilla
son escasos.

Chris Argyris (1923-2013)

Argyris fue un teórico organizacional estadounidense y profesor emérito

de la Universidad de Harvard. Sentía que los modelos clásicos de
organización promovían lo que llamó “inmadurez”, cuyas características
eran las siguientes:

– Pasividad.

– Dependencia.

– Comportarse de pocas maneras.

– Intereses banales.

– Perspectiva cortoplacista.

– Posición subordinada.

– Escaso autoconocimiento.

Como solución, Argyris proponía cambiar el enfoque en promover un

estado de “madurez”, buscando las características contrarias en los
empleados:

– Actividad.

– Independencia (relativa).

– Comportarse de varias maneras.

– Intereses más profundos.

– Perspectiva a largo plazo.

– Posición igualitaria o superior.

– Autoconocimiento y autocontrol.

Escuela cuantitativa o cuantitativista de

la administración
Introducción

La administración es una disciplina que ha evolucionado a lo largo del

tiempo, y con ella las teorías y enfoques que se han utilizado para
entender y mejorar la gestión de los recursos en las organizaciones. La
escuela cuantitativa o cuantitativista de la administración es una de ellas
y es importante conocer su origen, desarrollo y aplicaciones en la
actualidad.

Esta escuela, considera que el quehacer de la corporación puede ser

facilitado si, por una parte, se logra medir en aspectos
cuantitativos cada uno de los elementos que afectan la empresa, y por
la otra, si se analizan los problemas organizacionales a la luz de ciertos
modelos matemáticos relacionados con la toma de decisiones. Dichos
modelos, se utiliza en:

 La investigación de operaciones.
 Las teorías de decisión.
 El manejo electrónico de datos.
 Los métodos estadísticos.
 La ciencia administrativa.

La administración bajo este enfoque, se da través del manejo de

variables cuantitativas y el uso de prototipos matemáticos para
incrementar la eficiencia organizacional.

Desarrollo del tema

¿Qué es la escuela cuantitativa de la administración?

La escuela cuantitativa de la administración es un enfoque que surgió en

la década de 1950, con el objetivo de aplicar técnicas matemáticas y
estadísticas en la toma de decisiones y mejora de procesos en las
organizaciones. Esta escuela sostiene que la administración puede ser
mejorada a través del uso de modelos matemáticos y técnicas
cuantitativas.

Orígenes y desarrollo

La escuela cuantitativa surgió como una respuesta a la necesidad de

mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de recursos en las
organizaciones. La tecnología y la automatización de procesos en la
industria y en el sector militar, fueron factores clave en el desarrollo de
esta escuela.

La escuela cuantitativa sigue siendo relevante en la actualidad y sus

técnicas y modelos son ampliamente utilizados en la administración de
recursos humanos, logística, planificación de producción, entre otros
aspectos. Además, su enfoque cuantitativo permite una mejor toma de
decisiones basada en datos y una gestión más eficiente de los recursos.

Herbert Simon y Víctor H. Vroom

Herbert Simon y su teoría de la administración científica

Herbert Simon, un economista y psicólogo social, es conocido como uno

de los padres de la escuela cuantitativa de la administración. Su teoría de
la administración científica sostiene que la administración es una
actividad compleja que requiere la aplicación de ciencias sociales y
matemáticas para resolver problemas y mejorar la eficiencia.

Víctor H. Vroom y su teoría de la motivación

Víctor H. Vroom, un profesor de administración de empresas es conocido

por su teoría de la motivación, que sostiene que la motivación depende
de tres factores: expectativas, valor y satisfacción. Según su teoría, un
empleado estará motivado si cree que su esfuerzo será recompensado,
valora la recompensa y está satisfecho con la recompensa obtenida.
Enfoque cuantitativista

Dentro de la metodología cuantitativista que usan las empresas para

su administración, y para hacer más efectiva la toma de decisiones, se
encuentran una serie de esquemas que quedan englobados en
disciplinas que responden a diversos nombres, tales como:

1. Análisis de Sistemas.
2. Ingeniería de Sistemas.
3. Ciencia de la Administración.

La escuela cuantitativista se plantea como una forma de pensamiento

administrativo que adopta el modelo racional, como la estrategia principal
para solucionar la problemática a la que se enfrenta la organización. Esta
escuela considera que la figura del tomador de decisiones se convierte
en elemento fundamental para que la compañía logre sus objetivos.

El gerente, es considerado como un individuo cuya función básica es

tomar decisiones correctamente, lo que asegura el éxito de la
organización.

La toma de decisiones se constituye como principal elemento dentro de

la institución, llegando a condicionar a la propia empresa a que cualquier
tipo de actividad que se desarrolle dentro de ella, tenga como fin facilitar
las resoluciones pertinentes. La toma de decisiones dentro de la
organización se puede llevar a cabo considerando dos tipos de mundos:

1. El mundo racional (objetivo) en donde se puede tener la

ilusión de que las cosas suceden en forma lógica, y que
siempre existe una relación causal para poderse explicar ciertos
hechos dentro de la empresa.
 2. El no racional (subjetivo), en donde lo que sucede no
necesariamente haya una explicación coherente de por qué se
producen ciertos acontecimientos dentro de la institución.

La toma de decisiones puede ser mejor llevada en un mundo que tiene

características racionales, que en un mundo subjetivo. Dentro del mundo
racional la información y su análisis juegan un papel primordial para
predecir las cosas que pueden suceder dentro de la organización.
Apoyándose en modelos matemáticos que le asignen un cierto sentido y
se conviertan en una herramienta que representa la forma en que se
comporta la realidad a la que se está enfrentando la empresa, para
resolver una serie de problemas en la organización.

El modelo será de utilidad para la organización en la medida que el

mismo considere los elementos más importantes de la realidad que
representa. La escuela cuantitativista como forma de administrar,
presenta ciertas ventajas y desventajas, entre las que cabe señalar las
siguientes:

Ventajas

1. El individuo debe de entender cuáles son las variables

relevantes que se deben tomar en cuenta para la solución de
una determinada situación.
2. El gerente analiza las diferentes relaciones que se pueden dar
entre los factores sobresalientes, y la forma en la que afectan al
problema.
3. El administrador conoce los comportamientos que deben tener
las variables relevantes para que el asunto sea adecuadamente
resuelto.
Desventajas

1. La empresa requiere poseer una gran cantidad de información

que se necesita para poder los modelos.
2. La dinámica en la que viven las organizaciones puede hacer
que ciertas variables no
 3. relevantes adquieran una mayor importancia a través del
tiempo, con lo que la validez del prototipo inicial quedaría en
entredicho.
4. La imposibilidad de manejar en los modelos numéricos,
variables demasiado subjetivas como la política, religión, moral
y estética.
5. El utilizar prototipos en mundos en donde la incertidumbre
desempeña un papel fundamental.

Los doce factores considerados por la escuela

cuantitativista de la administración

1. El ser humano

Es considerado en forma general como un elemento que tiene la

capacidad de pensar, para lograr un beneficio propio y de la
organización. La compañía en que la organización considera el
comportamiento del individuo, como es factible de formularse y por lo
tanto de predecirse utilizando terminología matemática.

Dos tipos de personalidades se pueden encontrar dentro de esta

escuela:

 El ser humano que ocupa puestos de mando. En donde su

primordial preocupación fundamental de esta persona es
buscar la creación e implementación de modelos cuantitativos
que le faciliten optimizar los recursos que la organización
posee. El lenguaje este individuo entiende y habla es el
numérico expresado a través de las matemáticas.
 El individuo que ocupa cargos de subordinados. Es considerado
por la institución como un elemento que se puede adaptar a los
resultados que arroja el modelo cuantitativo. El empleado bajo
esta posición no es conflictivo, su comportamiento hacia la
racionalidad.
2. El medio ambiente

En el enfoque de la escuela cuantitativista, lo considera como un

elemento factible de modelar. El medio ambiente proporciona información
a la empresa acerca de las variables que de alguna manera restringen al
sistema a obtener sus objetivos, por lo que la empresa lo considera como
una fuente de gran utilidad para clarificar la posición que la organización
tiene dentro del mismo.

3. La motivación

El primer elemento que la empresa utiliza para motivar al individuo es la

misma pertenencia de la persona a la organización. El hombre como ser
racional busca desarrollar su trabajo en aquellas instituciones que le
permitan obtener el máximo de beneficios (en aspectos profesionales, de
superación, etc.), es decir, el ser humano labora en compañías donde
obtiene una relación beneficio/ costo, mayor que la unidad.

El segundo factor que la organización utiliza para estimular al empleado

es a través de su participación en la toma de decisiones y en la solución
de problemas que aquejen a la empresa.

El hombre racional busca en la institución elementos que le provean de

una mejor posición. La cooperación trae consigo prestigio, y éste con
lleva a una cierta posición dentro de la compañía.

El tercer fundamento, usado para incentivar al individuo, es el

reconocimiento profesional que el mismo sistema hace de los logros de
la persona, a través de evaluar su participación en la solución de
problemas dentro de la organización.

4. El liderazgo

En un principio los subordinados identifican al jefe por la posición

jerárquica que el mismo ocupa dentro de la empresa. S in embargo, e l
proceso de dirección es mejor ejercido cuando el líder demuestra al
subordinado la pericia que él tiene en el manejo de los modelos
racionales que resuelven la problemática que aqueja a los subalternos,
como a la institución.

El manejo racional (obtener la máxima eficiencia con el mínimo gasto de

energía) de los recursos (humanos, materiales y financieros) es otro de
los elementos que permiten
al guía afianzar su posición y por ende incrementar su liderazgo dentro
de la compañía.

5. La comunicación

Tiende a desarrollarse en tres sentidos (vertical descendente, vertical

ascendente y horizontal) existiendo a demás e l proceso de
retroinformación dentro de los factores que conforman la organización.

La comunicación vertical descendente se desarrolla p ara emitir órdenes,

o colaboración del subordinado para solucionar algún problema que el
área de su competencia presenta.

La comunicación vertical ascendente, se realiza cuando el subalterno

necesita contar con una asesoría o consejo del superior para encontrar el
remedio de cualquier conflicto que se presente en la organización. Así
mismo, se da constantemente cuando el subordinado ha creado nuevos
modelos que permiten a la empresa obtener más eficientemente sus
objetivos. La comunicación horizontal tiene como meta lograr que los
elementos de la institución que tienen igual jerarquía se ayuden
mutuamente en resolver las situaciones a las que se enfrentan.

6. El conflicto

Este y sus repercusiones han sido considerados en un inicio dentro de

los modelos cuantitativos que la misma organización ha desarrollado
para poder funcionar adecuadamente. Por lo tanto, al haber sido
considerado dentro de esos esquemas no deberá surgir dentro de la
empresa. El conflicto, entonces, si llegase a aparecer dentro de la
compañía sería tomado como un elemento no racional, que atenta contra
la eficiencia y la eficiencia de la institución.

7. El poder

Se puede llegar a concluir que, dentro de este tipo de pensamiento, la

escuela cuantitativista considera dos aspectos:
 El poder forma. El ser humano lo adquiere a través de la
posición jerárquica que el mismo ocupa dentro de la empresa.
 El poder pericial. Adquirido por el individuo por medio de los
conocimientos que posee, expresado en la solución de
problemas que se presentan a la organización.

Los poderes, coercitivo, remunerativo, y de referencia, prácticamente

dejan de tener uso bajo los supuestos de esta teoría, ya que la lógica de
la aplicación de estos es generalmente puesta en duda por el trabajador
que labora en la empresa.

8. El cambio

Generalmente se implementa cuando la racionalidad en el manejo de los

recursos, y en la resolución de los conflictos es puesta en duda o por los
elementos internos de la institución, o por personal que se encuentran
dentro del medio ambiente en el que se inserta la organización.

9. La toma de decisiones

Recae principalmente en última instancia en el empleado que ocupa la

jerarquía mayor dentro de la empresa o del departamento en donde se
presente el problema.

10. La participación

Se convierte en un proceso fundamental, ante cualquier tipo de situación

que se dé en la compañía, se busca la colaboración de los individuos con
objeto de facilitar la determinación de alternativas que solucionen él.

11. La organización

Es observada a través del uso eficiente de los medios para conseguir los
objetivos deseados, planeado en función de la optimización, misma que
se logra a través de la utilización de modelos matemáticos.

En forma esquemática, la escuela cuantitativista puede estar mejor

representada por medio de un organigrama horizontal, en el que se
muestre que una gran parte de las entidades que integran la empresa se
encuentran en posiciones similares, pero en diferentes departamentos o
unidades.

12. La eficiencia

Se mide en base a la forma en que el modelo matemático se asemeja a

la realidad.

Conclusiones

La escuela cuantitativa de la administración es un enfoque que ha

evolucionado a lo largo del tiempo y que sigue siendo relevante en la
actualidad. Su objetivo es mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión
de recursos a través del uso de técnicas matemáticas y estadísticas.
Esta escuela ha tenido un impacto significativo en la forma en que se
aborda la administración y su enfoque cuantitativo permite una toma de
decisiones basada en datos y una gestión más eficiente de los recursos.

Actividad # 8 Que son los sistemas de Información

 SISTEMAS DE INFORMACION *

Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan

entre sí con un fin común.
En informática, los sistemas de información ayudan a administrar,
recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información
relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada
organización.

La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la

correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de
procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir
información válida para la posterior toma de decisiones.

Características de un sistema de información

Un sistema de información se caracteriza principalmente por la eficiencia

que procesa los datos en relación con el área de acción. Los sistemas de
información se alimentan de los procesos y herramientas de estadística,
probabilidad, inteligencia de negocio, producción, marketing, entre otros
para llegar a la mejor solución.

Un sistema de información se destaca por su diseño, facilidad de uso,

flexibilidad, mantenimiento automático de los registros, apoyo en toma de
decisiones críticas y mantener el anonimato en informaciones no
relevantes.

Componentes de un sistema de información

Los componentes que forman un sistema de comunicación son:

1. la entrada: por donde se alimentan los datos,

2. el proceso: uso de las herramientas de las áreas contempladas para
relacionar, resumir o concluir,
3. la salida: refleja la producción de la información, y
4. la retroalimentación: los resultados obtenidos son ingresados y
procesados nuevamente.

Componentes de un sistema de información

Los elementos que constituyen un sistema de información se agrupan en

las tres dimensiones que abarca el sistema:

 dimensión organización: forma parte de la estructura de la

organización, por ejemplo, las bases de modelos de negocios o el
gerente de diálogo.
 dimensión personas: fabrican y producen la sinergia necesaria para
que el sistema funcione, por ejemplo, la introducción y utilización de las
bases de datos.
 dimensión tecnología: constituye la implementación para la formación
de la estructura, por ejemplo, sala de servidores y sistemas de reserva
de energía.

Ciclo de vida de un sistema de información

El ciclo de vida de un sistema de información es continuo y se compone

de las siguientes fases:

1. Investigación preliminar, identificación de fortalezas y amenazas

2. Definición de las necesidades y requerimientos
3. Diseño
4. Desarrollo y documentación del software
5. Pruebas
6. Implementación y mantenimiento
7. Identificación de debilidades y oportunidades

Tipos de sistemas de información

En la cultura organizacional, existen varios tipos de sistemas de

información según el nivel operacional en que se utilicen. Algunos de los
sistemas más comunes se encuentran a continuación:

 para procesamiento de datos (TPS: Traditional processing system):

nivel operativo, destinado a procesar grandes volúmenes de información
alimentando grandes bases de datos.
 sistema de expertos o basados en el conocimiento (KWS: Knowledge
working Systems): nivel operativo, selecciona la mejor solución para el
problema presentado.
 para la administración y gerenciales (MIS: Management information
Systems): nivel administrativo, gestiona y elabora informes periódicos.
 para la toma de decisiones (DSS: Decision support systems): nivel
estratégico, se destaca por su diseño e inteligencia que permite una
adecuada selección e implementación de proyectos.
 para ejecutivos (EIS: Executive information systems): nivel estratégico,
sistema personalizado para cada ejecutivo para que pueda ver y analizar
datos críticos.
 sistemas funcionales relacionados con los procesos internos de la
organización: forman la base de los sistemas de información para
ejecutivos. Algunas de las más conocidas implementadas para las
necesidades de cada área son:
 Sistema de información de marketing (SIM)
 Sistema de información de producción (SIP)
 Sistema de información financiera (SIF)
 Sistema de información de recursos humanos (SIRH)
 Sistema de información para directivos (SDD)
 Sistema de información geográfica (SIG)
 Sistema de información legislativa (SIL)
Área de la Administración de la Producción

Administración de la producción. ... La Administración de la producción o

la administración de operaciones es la administración de los recursos
productivos de la organización. Esta área se encarga de la planificación,
organización, dirección, control y mejora de los sistemas que producen
bienes y servicios

Actividad # 9 La Administración de la Mercadotecnia

Área de la Administración de la Mercadotecnia

El carácter interdisciplinario que tiene el marketing le hace ser una

ciencia no exacta, por lo que fomenta la creación de distintas teorías,
opiniones encontradas y selección de estrategias que pueden llegar a
diferenciarse enormemente en sus planteamientos, pero no tanto en los
resultados.

Pensemos la infinidad de criterios que se pueden aportar desde el punto

de vista de la Sociología, Psicología, Economía, Estadística, Derecho,
Historia... para darnos cuenta del gran número de caminos que podemos
elegir de cara a la consecución de los objetivos que nos marquemos.

Esta complejidad añadida a las que surgen en la propia actividad hace

que los buenos profesionales del marketing tengan una fuerte demanda
laboral, ya que las experiencias acumuladas les facilitarán la toma de
decisiones.

En cuanto a las áreas de actividad que componen su gestión se pueden

resumir en seis:
  Investigación de mercados.
 Programación y desarrollo del producto, fijación de precios.
 Canales de distribución y logística.
 Comunicación integral: publicidad, comunicación e imagen,
relaciones públicas (RR. PP.), marketing directo, promoción, etc.
 Organización del departamento comercial. Ventas inteligentes.
 Internet y nuevas tecnologías.

 Cada una de estas variables puede ser manejada según el criterio

del especialista en marketing, al igual que no es preciso utilizar todas
las técnicas aquí expuestas, pues las necesidades de los clientes
son diferentes en forma y tiempo, excepto internet, que, en mayor o
menor medida, es algo imprescindible su utilización en todas las
áreas de las empresas de éxito. Por ello ya se debe hablar de
marketing off y on line.
Asimismo, la experiencia indica que a través de la lectura del libro se va
a ir dotando al lector de una serie de herramientas de trabajo que
dependiendo de cómo las utilice o deje de utilizarlas, los resultados irán
aflorando en mayor o menor medida.

Actividad # 11 que es la administración financiera?

Área de la Administración Financiera 3er Parcial

Los conceptos básicos de la Administración Financiera han evolucionado

tanto que son aplicables a todos los tipos de organizaciones.
A lo largo de este desarrollo de asignatura se plantean situaciones
prácticas ilustrativas que muestran la aplicación de
la administración financiera.
En este desarrollo de asignatura se ha buscado perseguir
los objetivos de aprendizaje de manera que lo más importante sea de
aplicación en el ámbito profesional y laboral
Definición de Administración Financiera
1.- Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que
varían de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones, las
funciones más básicas que desarrolla la Administración Financiera son:
La Inversión, El Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de
una organización.
2.- La Administración financiera es el área de la Administración que cuida
los recursos financieros de la empresa. La Administración Financiera se
centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo
son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administración
Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y
líquidos al mismo tiempo.

Meta de la administración Financiera

La mayor parte de las decisiones empresariales se miden en términos

financieros.
La importancia de la función administrativa financiera depende del
tamaño de la empresa, en compañías pequeñas ,la función financiera la
desempeña el departamento de contabilidad. Al crecer una empresa es
necesario un departamento separado ligado al presidente de la compañía
( o director general) por medio de un vicepresidente de finanzas,
conocido como gerente financiero . El tesorero y el contralor se reportan
al vicepresidente de finanzas.
El tesorero coordina las actividades financieras, tales
como: planeación financiera y percepción de fondos, administración del
efectivo, desembolsos de capital, manejo de créditos y administración de
la cartera de inversiones.
El contralor se ocupa de actividades contables, administración fiscal,
procesamiento de datos así como la contabilidad financiera y de costos.
La función administrativa financiera está muy ligada con la economía y la
contaduría.
La importancia de la función financiera depende en gran parte del
tamaño de la empresa. En empresas pequeñas la función financiera la
lleva a cabo normalmente el departamento de contabilidad, a medida que
la empresa crece la importancia de la función financiera da por resultado
normalmente la creación de un departamento financiero separado; una
unidad autónoma vinculada directamente al presidente de la compañía, a
través de un administrador financiero. La administración financiera actual
se contempla como una forma de la economía aplicada que hace énfasis
a conceptos teóricos tomando también información de la contabilidad.
El conocimiento de la economía es necesario para entender tanto
el ambiente financiero como la teoría de decisiones que son la razón
fundamental de la administración financiera. La función financiera es
necesaria para que la empresa pueda operar con eficiencia y eficacia
Para muchos la función financiera y contable de un negocio es
virtualmente la misma.
Frente a la toma de decisiones, las obligaciones del funcionario
financiero de una empresa difieren de las del contador en que este último
presta la mayor parte de su atención a la compilación y presentación de
datos financieros, el funcionario financiero evalúa los informes del
contador, produce datos adicionales y toma decisiones basado en
su análisis.
El contador de la empresa suministra datos de fácil presentación en
relación con las operaciones de la empresa en el pasado, presente y el
futuro. El administrador financiero utiliza estos datos en la forma en que
se le presentan o después de haber hecho ciertos ajustes y
modificaciones como un insumo importante en el proceso de la toma de
decisiones financieras. Esto no implica que el contador nunca tome
decisiones o que el administrador financiero nunca recoja información.

Focalización de la Administración Financiera

 El Administrador interactúa con otros Administradores para que la
empresa funcione de manera eficiente. Este a su vez trata de crear
planes financieros para que la empresa obtenga los recursos
financieros y lograr así que la empresa pueda funcionar y a largo
expandir todas sus actividades.
 Debe saber Administrar los recursos financieros de la empresa para
realizar operaciones como: compra de materia prima, adquisiciones de
máquinas y equipos, pago de salarios entre otros.
 Debe saber invertir los recursos financieros excedentes en
operaciones como: inversiones en el mercado de capitales, adquisición
de inmuebles, terrenos u otros bienes para la empresa.
 Manejar de forma adecuada la elección de productos y de
los mercados de la empresa.
 La responsabilidad de la obtención de calidad a bajo costo y de
manera eficiente.
 Y por último la meta de un Administrador Financiero consiste en
planear, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la
organización
Áreas de trabajo donde la Administración Financiera influye
 Producción
 Mercadeo
 Personal
 Finanzas

El papel que ha jugado la Administración de Personal como se le

comenzó a conocer a finales de la Segunda Guerra mundial, La
Administración de Recursos Humanos, o la Administración del Capital
Humano, o como hoy día los investigadores de esta especialidad la
han denominado La Administración del Talento Humano, ha sido
definitivamente importante y decisiva en la creación, desarrollo y
expansión de las empresas como unidades económicas, cuyo fin
primordial es la producción de bienes y servicios para el consumo y
uso de la sociedad y, es allí donde nos preguntamos para qué producir
tantos bienes y servicios sino es para la gente? Sin embargo, a lo
 largo de la historia de la revolución industrial, el factor humano ha
sido desplazado a un segundo plano, olvidando que es el primer factor
que debe ser tomado en cuenta para el desarrollo de las
organizaciones y su consecuente éxito.

En virtud de lo antes expuesto, se observa que ello obedece a que uno

de los costos primordiales en cualquiera organización es el costo de la
nómina de trabajadores, que necesariamente está en relación estrecha
con la producción de sus bienes o servicios, cuyos costos están
determinados no solo por la cantidad de sueldos y salarios que se
cancela al personal, sino también por la contribución invalorable que este
personal aporta a la organización a cambio del pago que recibe por la
prestación de sus servicios o desempeño laboral.

La Administración de Personal o Administración del Talento Humano,

surge por la necesidad que tuvieron los patronos o dueños de empresas
de brindar a los trabajadores “Bienestar Social”, cuyo origen en realidad
estaba marcado por la intención de acabar con los sindicatos que ponían
en jaque a los empresarios; no obstante, este motivo dio origen a lo que
conocemos hoy día como una especialidad de la Administración de
carácter interdisciplinario porque el profesional que labora en este campo
debe tener conocimientos y guarda estrecha relación con disciplinas tales
como: Administración general, psicología industrial y organizacional,
sociología, ingeniería industrial, derecho laboral, seguridad e higiene
industrial, medicina laboral, informática y sistemas entre otras
especialidades. La Administración de Personal o Administración de
Talento Humano se puede definir como el proceso administrativo de
coordinar eficazmente la gestión de: conocimiento, desarrollo,
habilidades y destrezas, capacidades, experiencias del grupo de
personas que conforman una organización, con la finalidad de lograr la
exitosa consecución de objetivos y metas que coadyuven a una óptima
productividad cuya misión y visión estén enmarcadas dentro del
bienestar que puedan otorgar a sus trabajadores y a la sociedad en
general.

De allí surge la necesidad de establecer que la gente o personal de una

empresa no debe ser considerado un “recurso” humano, toda vez que
hoy por hoy sabemos que constituye el factor más valioso de las
organizaciones, la gente cada día se forma académicamente más y más,
se adiestra, se entrena y se actualiza en sus diferentes áreas para ser
mejores trabajadores y para obtener una remuneración acorde con su
preparación y poder exigirla; es por ello, que se habla de “fuga de
talentos”, la gente se va de las empresas, lo que se conoce
como Rotación de Personal, en búsqueda de mejores y atractivos
paquetes socios económicos que otras organizaciones les puedan
ofrecer y lastimosamente, las organizaciones que no valoran su talento
humano lo pierden, porque el conocimiento, la habilidad y la destreza, la
competitividad, la proactividad entre otras competencias son del
profesional, le pertenecen y se las lleva con él a donde vaya a laborar.

Actividad # 12 Investigar que es el Área de la Administración del Personal

Área de la Administración del Personal

La Administración de Personal es un área estratégica para cualquier

organización, ya que la optimización de la maquinaria, el dinero, las
instalaciones, los sistemas, en suma, hacen que se logren los objetivos y
metas gracias al aporte de su talento humano. Este talento humano está
integrado por personas que día a día proporcionan a la organización
conocimiento, trabajo, creatividad, proactividad y esfuerzo para la
realización de sus objetivos.

Importancia de la administración de personal

Los costos laborales son una función de la productividad o desempeño

individual, así como de su remuneración, es por ello, que una de las
responsabilidades de la administración de personal es asegurar que los
trabajadores valgan lo que se les paga y que este pago sea lo que ellos
merecen. En consecuencia, el factor humano posee características tales
como: inteligencia, valores, competencias, imaginación, experiencias,
sentimientos, habilidades y destrezas que lo diferencia de los demás
recursos de la empresa. La importancia de Administrar efectivamente el
talento humano en las organizaciones está dada por el alcance de
beneficios como son:

 Incrementar la eficiencia, la eficacia y la calidad.

 Incide en la optimización de los recursos tecnológicos, materiales y
financieros.
 Promueve un clima organizacional adecuado.
 Mejora la calidad de vida de los integrantes de la organización.
 Incrementa la motivación y consecuentemente la productividad y
calidad.

La importancia de la Administración de Personal o Administración del

Talento Humano radica en que las sociedades o comunidades necesitan
de las organizaciones y/o empresas como fuentes de trabajo para
satisfacer sus necesidades de consumo y mantenimiento; las empresas y
organizaciones, por su parte, requieren de personal para el manejo
adecuado de todos los recursos, y así satisfacer de esta manera, dichas
necesidades. Se concluye entonces, que el factor humano tiene el poder
de decisión para dar respuestas a las siguientes seis (6) preguntas
básicas que determinan la razón de ser de la Administración de Personal:
¿Qué hacer?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? ¿Por qué? y ¿Con quién?,
las cuales se mencionan en el siguiente cuadro:
Finalidad de la administración del talento humano

 Lograr una planta estable de trabajo

 Desarrollar al máximo las potencialidades, habilidades,
capacidades y competencias del personal que integra la
organización o empresa.
 Mejorar la calidad de vida en el trabajo
 Mejorar el clima y culturas organizacionales
 Desarrollar personal altamente motivado, satisfecho y
comprometido con la organización.

Objetivos de la administración de personal

En la Administración de Personal se cumple cabalmente las etapas o

funciones de todo proceso administrativo como son: PLANEAR,
ORGANIZAR, DESARROLLAR, COORDINAR Y CONTROLAR, todo lo
relacionado a cómo administrar efectiva y eficazmente el talento humano
del cual dispone la organización o empresa; estas funciones permiten al
administrador del talento humano garantizar el desempeño óptimo de las
personas, motivándolas a que alcancen sus objetivos individuales
simultáneamente con los objetivos organizacionales propuestos por la
empresa; no obstante, se debe tener en cuenta que las personas a veces
tienen que pasar malos momentos en la organización, debido muchas
veces a decisiones y políticas inadecuadas que producen en la gente
frustración e impaciencia y, a pesar de ello permanecen en la empresa
porque poseen identidad, sentido de pertenecía y un alto grado de
compromiso.

En función de lo anteriormente expresado, se puede expresar que los

principales objetivos de la Administración de Personal son:

 Lograr crear, mantener y desarrollar un conjunto de personas con

conocimientos, habilidades, destrezas, competencias y satisfacción
personal suficientes para cumplir con las metas y objetivos
trazados por la organización.
 Lograr crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales
que permitan al personal estar satisfecho y motivado plenamente
para que alcance sus objetivos individuales y por ende se logren
los objetivos organizacionales.
 Disponer del talento humano idóneo para desarrollar la eficiencia y
eficacia necesarias en el proceso productivo propuesto por la
empresa.

Organización del área de administración de personal

Básicamente el Área de Administración de Personal o Talento Humano

está compuesta por siete (7) Subsistemas, los cuales tienen una relación
intrínseca y cuya acción es reportada a la Dirección, Gerencia o
Departamento de Administración de Personal. Se debe tener en
consideración que en la Estructura Organizativa de la organización o
empresa, la dirección, gerencia o departamento cumple una
responsabilidad de línea porque desde el presidente, director o gerente
general, jefes de departamentos, secciones o a nivel de supervisores
deben poseer conocimientos básicos de cómo manejar el personal que
tienen a su cargo, es por ello que a nivel jerárquico, la Administración de
Personal ejerce simultáneamente con las otras unidades una
responsabilidad lineal compartida.

Igualmente, la Administración de Personal cumple con la función

de staff dentro de la estructura organizativa, para que funcione
efectivamente la responsabilidad lineal es preciso que los gerentes, jefes
y supervisores de áreas reciban la asesoría y consultoría idónea que la
Gerencia o Departamento de Administración de Personal debe
ofrecerles, las cuales generalmente son Normas y Procedimientos de
personal, selección y captación de personal, entrenamiento y
capacitación, análisis y evaluación de cargos; así como también, emitir
las recomendaciones y sugerencias que como ente que administra al
personal, deben ser tomadas en consideración a la hora de que la alta
gerencia tome decisiones que afecten la buena marcha del equipo
humano del cual dispone.

A continuación, se muestra un cuadro que contiene los

principales Subsistemas del Área de Administración del Talento
Humano:

Estructura Organizativa
Actividad # 13 Función de Compras y Abastecimiento

Área de abastecimiento y compras

FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO –

ORGANIZACIÓN DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Concepto de compras y abastecimiento

Compras

“Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y

al precio adecuado y del proveedor más apropiado”.

Otras conceptualizaciones de compras son:

“Adquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio,

momento, sitio y proveedor justo o adecuado. Buscando la máxima
rentabilidad de la empresa”.

“Adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales,

suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa
desarrolle sus funciones satisfactoriamente”.

“Cuando se logra un balance entre la calidad y el precio de un

producto; cuando se adquiere algo verdaderamente necesario;
cuando sabemos que nuestra adquisición es verdaderamente útil y
cuando estamos seguros de que hicimos la compra correcta”.
Abastecimiento

Es procurar técnicamente de todos los recursos materiales que se

requieren para el adecuado cumplimiento de las actividades y el
logro de las metas propuestas, cualquiera sea su magnitud o
importancia, costo, lugar y tiempo. Otras conceptualizaciones de
abastecimiento son: “Es el conjunto de actividades que permite
identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere
para su operación, ya sea de fuentes internas o externas”. “Es la
función logística que proporciona a las áreas de la empresa, los
insumos, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de
su misión productiva”

Diferencias entre compras y abastecimiento

Compras implica:

 Tener conocimiento de la necesidad.

 Selección del proveedor que mejor calidad, servicio,
financiamiento y condiciones otorgue.
 Negociación del precio.
 Acuerdo de la compra, hasta la entrega del producto, por el
proveedor.
 Determinar el medio de transportación conveniente.

Abastecimiento implica:

 Conocimiento de la necesidad.
 Expedir la requisición.
 Hacer y esperar el pedido.
 Recibir los artículos o servicios.
 Controlar el inventario.
 Rotación del inventario a los departamentos.
Importancia y objetivos de las compras y abastecimiento

Las Compras, es adquirir productos a cambio de cierta cantidad de

dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo, el
área de compras lleva un papel muy importante dentro de la
administración de operaciones.

Compras es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad

correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar
correcto.

De la administración de empresas, se puede afirmar que comprar

supone el proceso de localización y selección de proveedores,
adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos
terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones
de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren

especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de
servicios siendo éstas la participación del área de compras en la
obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación
del precio de venta, la operación eficiente de la inversión y los
costos y sustitución de materiales.
El Abastecimiento es parte de la logística de producción, junto con
la distribución física, el mantenimiento y los servicios de planta. El
objetivo de abastecimiento es proveer a la función de producción de
los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados.
El sistema de abastecimiento comprende 3 subfunciones:

 Gestión de compras
 Recepción
 Almacenaje – Administración de stocks
Diagrama de secuencia o proceso de las compras

Esto puede ser entendido como el proceso realizado por una

organización para conseguir aquellos bienes y servicios que
requiere para su operación y que son producidos o prestados por
terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de
proceso todas aquellas actividades que se relacionan con el
proceso de la compra o contratación, desde la detección de
necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

Tipos y clasificación de las compras y abastecimiento

Tanto individuos particulares como corporaciones, empresas o

entes gubernamentales, realizan compras para satisfacer diferentes
demandas, dependiendo de la intención de compra como el tipo de
objeto a adquirir o el sujeto que realice tal operación podemos
reconocer los siguientes tipos de compras:

Compras por tipo de material:

Aquí se realiza una distinción entre las diversas materias que

formen parte de los objetos a adquirir, pudiendo ser materia prima
para la elaboración de determinada mercancía, como componentes
de algún objeto, herramientas, material directo de producción o
complementario, como también se tiene en cuenta factores como
caducidad de ciertas materias, vencimientos etc.

Compras según frecuencia:

Al realizar los procesos de compra, según esta calificación se tiene

en cuenta con qué frecuencia se da uso a determinados objetos a
adquirir. Esto puede influir a la hora de llevar a cabo diversos
acuerdos con los vendedores, como también la regulación en
cuanto a permisos de compra, por ejemplo.

Compras de Abastecimiento:
 Son las planificadas para mantener el stock de las mercaderías en
uso que deben estar a disposición en todo momento dependiendo
de su frecuencia de uso, utilidad, demanda, etc. Aquí se lleva un
control regular para mantener un adecuado y constante
abastecimiento.

Compras según trayecto:

Esto tiene que ver directamente con la distancia que se recorre

entre la ubicación de la mercadería por parte del vendedor hasta
que llega a manos del comprador, es necesario tener en cuenta los
parámetros de trayectoria para calcular costos de transporte,
abastecimiento de urgencia, etc., con el fin de poder tomar
decisiones con respecto a la elección de los vendedores de manera
eficaz y adecuada.

Compra a Plazos:

Es una modalidad de compra bastante usual en la actualidad y se

refiere a la acción de llevar a cabo una compra de cualquier bien y
realizar el pago de esta en diferentes instancias. Aunque hoy en día
prácticamente cualquier bien es susceptible a ser comprado en
varios pagos, esta modalidad tiene mayor importancia en las
operaciones que involucran bienes de grandes valores, como
inmuebles, automotores, y otros.

Compra por Impulso:

Es aquella que se realiza en ausencia total o parcial de un juicio y

análisis previo, es decir, que se da de manera natural o espontánea,
generalmente provocada por emociones o gustos que el sujeto
asocia al objeto y que se relacionan a productos de pequeño valor y
de uso cotidiano, o que por lo menos no tiene demasiada
significación en gasto para el comprador.
Compra Racional:

Se trata de las operaciones de compra que han sido previamente

planificadas y de las que se ha hecho un mínimo análisis del
producto, precio, y opciones competentes al realizar la acción de
compra. Puede haberse tomado una decisión previa en cuanto al
producto y la marca o sobre alguno de estos dos parámetros, pero
el futuro comprador ya tiene en mente al menos un concepto de la
compra y la predisposición. Tienen lugar por ejemplo en las
compras en hipermercados donde las personas realizan una lista
productos a adquirir, o también en casos como compras de bienes
de gran valor para el comprador, entre otros.

Principios básicos de compras y abastecimiento

Como toda actividad que se realice en una empresa tiene que

empezar con una razón de ser, es por esto por lo que esta parte de
tres principios básicos, que le dan un carácter operacional y que se
modulan a base de reglas.

Calidad

Base para que los productos que fabrica la empresa o los que
revende, sean los que el consumidor prefiere, bajo las condiciones
que él espera; es una de las razones por las que él decide y que
ese satisfactor es el que él necesita, basado en las tres utilidades de
un producto, que son: lugar, tiempo y precio.

Cantidad

Factor muy especial, por las razones siguientes:

 El espacio de almacén.
 La cantidad que de acuerdo con las fechas de caducidad se puede
utilizar.
 Mientras más es el volumen, el precio debe de bajar.

Precio

Este va de acuerdo con la calidad, la cantidad y las fechas de

entrega y cobro.

Estructura organizacional del departamento de

compras.
La estructura es la distribución y orden de las partes importantes de
algo (un edificio, un cuerpo, una obra), alude a un conjunto de
elementos solidarios y estrechamente relacionados entre sí, de tal
forma que no puede ser modificado uno de ellos sin afectar a los
demás y por lo tanto al conjunto.

Una estructura organizacional se refiere a la jerarquía del poder de

decisión dentro de un departamento. Construido como una pirámide,
el empleado en la parte superior tiene más responsabilidad al tomar
decisiones. Mientras que cada puesto de trabajo se considera vital
para el departamento, todos responden a la persona que está por
encima. Cada empresa refina su organigrama basado en las
necesidades particulares. La estructura de un departamento de
compras no necesariamente se verá como el de cualquier otro,
aunque hay posiciones que aparecen en la mayoría de las
jerarquías.

Toda empresa tiene un departamento de compras, en el recaen las

responsabilidades de adquirir los insumos (materias primas, partes,
herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la
producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para
conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con
posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por
otra parte, el departamento de compras puede tener un aporte a la
productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los
recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo
materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en
costos más bajos.
La función del departamento de Comprar es ayudar a producir más
utilidades a la empresa.

Funciones y objetivos del departamento de compras.

La gestión de compras es un departamento responsable de la

buena organización para realizar con éxito las actividades de
compras. La gestión del departamento de compras asegura que
todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación
del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes
de cualquier empresa; asimismo, también es responsable de
controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario
y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los
proveedores.

Aunque el objetivo básico de la función del departamento de

compras es asegurar que el suministro de las materias primas, los
productos que se subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una
continuidad, reducir el costo final de los productos es también un
objetivo para conseguir, además de otros factores que pueden
hacer que aumente el éxito del departamento de compras en
cualquier empresa. Estos factores son los siguientes:

Reducir costos

Controlar el costo de los bienes y servicios es uno de los objetivos

principales de la gestión de compras, ya que conseguir que se
reduzcan los costos podría suponer un aumento en la productividad
y una mayor rentabilidad de las operaciones. Es por esto por lo que
cobra un importante valor el hecho de realizar evaluaciones del
precio de manera constante.

Para las grandes empresas negociar por volumen de compra a

partir de un buen control del inventario es lo ideal; en cambio, para
las pequeñas o medianas empresas, lo mejor es escoger aquellos
proveedores que nos permitan negociar los precios.

Buscar alternativas a las fuentes de suministros que ya

tenemos

La estrategia del departamento de compras será clave en este

objetivo, ya que se buscarán alternativas de suministro para que
aumente la capacidad de negociación y así, minimizar el
precio/costo de los materiales.

Optimizar las relaciones con los proveedores

El departamento de compras será el encargado de que las

relaciones con los proveedores sean exitosas o no productivas. Hay
que intentar escuchar a los proveedores y saber llegar a un acuerdo
que nos permita negociar el mejor precio posible. Las buenas
relaciones propiciarán que, por ejemplo, se nos atienda antes a
nosotros en caso de que los materiales que necesitemos escaseen
y los necesiten varias empresas.

Integrar el departamento de compras al resto

de departamentos
La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las
empresas, sino que debería formar parte del puzle empresarial. El
departamento de compras está estrechamente unido a estos otros
departamentos:

Producción: Existe una relación entre las especificaciones de

producción y los pedidos de material, las entradas y las salidas.

Ingeniería: Comprar herramientas, equipos y máquinas es

fundamental para los dos departamentos.

Marketing: Es muy importante realizar un estudio de las ventas y el

gasto en cuanto a la adquisición de materiales.

Finanzas: Es fundamental que los niveles de materiales se

mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se
requiere.

Recursos humanos: La elección del personal para el departamento

de compras es fundamental para que se consigan los logros
marcados por la empresa.

El departamento de compras juega un papel estratégico dentro de

las empresas, y las decisiones que toma este departamento son
fundamentales para el correcto funcionamiento de dichas empresas.

Relaciones internas y externas del

departamento de compras.
El presupuesto de Ventas de una empresa es el estimado de lo que
se va a vender en un período determinado. Una empresa tendrá
detallado lo que piensa vender de los productos terminados que
comercializa, y por tanto debe pedirlos a sus proveedores.
Una empresa industrial debe fabricar los productos que va a vender,
por tanto, deberá tener un plan de compras de materias primas
(MP), materiales de empaque, ingredientes y otros, necesarios para
fabricar los productos terminados (PT) que luego desplazará al
comercio.
Las relaciones del Departamento de Compras con las otras áreas
de la empresa:

Compras y producción

El Depto. de Producción necesitará de esas MP y los otros

materiales para transformarlos en PT. Semanalmente se prepara un
programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se
revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el
caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea
para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se
encuentre en aduanas o esté en camino o que busque un proveedor
para conseguirlo lo más pronto posible.

El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo

lo necesario para que el Depto. de Producción puede producir lo
que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por
tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para
que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las
cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la
labor de ese Depto.

Compras y bodega

La bodega es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo

lo que se necesita para producir. El personal que labora en esta
unidad es responsable de registrar las entradas y salidas de
materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un
registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o
electrónicamente.

El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan

datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se
logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el
Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento
que sucedan los movimientos.

Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para

que hagan las consultas necesarias los otros departamentos
involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que
se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De
ahí la importancia de la actualización constante.

Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un

producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de
Compras y de esa forma trabaja en equipo con ellos.

Cuando ingresa un pedido, Bodega debe avisar al Depto. de

Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.

En el caso de ingresos de productos terminados, la Bodega podrá

hacer un control de calidad de ellos, siempre que se haya
determinado de que lo puede hacer e informar de los resultados de
ese análisis a las personas interesadas.

El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a

un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia,
con el propósito de que se prepare para poder recibir el producto, ya
sea para determinar si el espacio que va a tener es suficiente o se
tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo especial para
el manejo.

Compras y control de calidad

En muchas empresas industriales se tiene un Depto. de Control de

Calidad, que son laboratorios que analizan las materias primas que
se reciben para verificar las especificaciones técnicas que se
pidieron con las que trae el producto que envían los proveedores.
Una vez hecho el análisis, ellos reportan a Depto. de Compras, de
Producción y Bodega si el producto recibido cumple con lo requerido
y por tanto lo pueden utilizar; lo contrario sería, que el producto
viene contaminado o con especificaciones diferentes a lo pedido y
que el producto no puede ser utilizado por el riesgo que existe de su
uso.

El Depto. de Compras, cada vez que coloca un pedido a un

proveedor y es un material que debe ser analizado por Control de
Calidad, envía una copia a ese Depto. para que se preparen para el
análisis correspondiente

Sucede que algunas veces el Depto. de Control de Calidad tiene

escasez de los reactivos que necesitará para poder efectuar el
análisis o que necesita algún equipo especial para efectuarlo, por lo
tanto, debe solicitar la compra correspondiente o alquilar el equipo
en caso necesario. Cuando El Depto. de Compras recibe
notificación de anomalías con el producto recibido, procede, ya sea
a presentar el reclamo al proveedor o hacer el reclamo a la
compañía de seguros.

Compras y Marketing
En una empresa comercial, el Departamento de Marketing tiene
participación en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se
relaciona con productos terminados que hay que pedir a los
proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan
de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas.

El Depto. de Marketing hace promociones para apoyar las ventas de

determinados productos en determinados momentos del año, con el
propósito de alcanzar metas.
Algunas promociones se diseñan orientadas a los clientes
mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que
algunas veces se incluyen aparatos electrodomésticos para
obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artículos a los
consumidores finales, como podrían ser cepillos dentales, toallas de
mano, toallas de baño, cepillos para el cabello, secadores de pelo,
productos 2 por 1, etc.

El Gerente de Marketing, sabe lo que quiere y entonces llama a

proveedores de artículos promocionales o empresas especializadas
para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las
fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc.

Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. de Compras todos

los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto.
quien le dé seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de
Compras emite las órdenes de compra de acuerdo con lo negociado
por el Gerente de Marketing y verá que el proveedor cumpla con
todas las especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo
los artículos solicitados, se le informa al Gerente de los detalles de
los ingresos a la Bodega.

Compras y transporte

Una de las actividades muy importantes dentro de logística es el

transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo
comprado.

Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del

manejo que debe tener un producto, según la naturaleza de este.

Si la empresa tiene su propia flota para el transporte del producto,

se debe contar con personal capacitado para el buen manejo de los
productos, ya sean terminados o MP y el resto de los materiales.
Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la
responsabilidad del Depto. de Compras es de seleccionar la
empresa de transporte idónea para el manejo de los productos a
transportar. Se debe tener presente que un producto se puede
dañar por su mal manejo o podría ocasionarse daños a terceros lo
que daría lugar a demandas para la empresa compradora.

Si se daña el producto, se corre el riesgo del desabastecimiento

para poder producir o vender y el mercado quedaría sin la presencia
del producto y las ventas no se alcanzarían y lo peor sería que la
competencia de apodere de nuestros consumidores.

La responsabilidad de la empresa transportista contratada es dar el

mejor servicio posible en el manejo de los productos que va a
trasladar; el personal que utilice deberá ser un personal bien
capacitado, conocedor de las mejores técnicas para el cuidado de
los productos y que ese servicio sea con la prontitud deseada, es
decir que no se atrasen por cuestiones ajenas al buen servicio.

Compras y finanzas

Cuando se dice Finanzas, se quiere dar a entender que es la

Tesorería, el Depto. que paga las cuentas de la empresa y autoriza
el Plan de Compras al Depto. de Compras.

Un Presupuesto de Ventas se hace oficial después de que las altas

autoridades y el Depto. de Marketing y Ventas hacen un análisis del
mercado, sobre la participación que la empresa tiene y se han
establecido metas de crecimiento, por lo tanto, las cantidades a
vender están dentro de la estrategia de la empresa y por tanto el
plan de compras gira alrededor de ese presupuesto.

Una organización debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas

de las ventas, pues de ahí depende la existencia de la empresa, es
 decir esos objetivos son por los cuales debe trabajar toda la
organización.

El Depto. de Compras establece lo que va a comprar, que es lo

necesario para poder vender lo establecido en el Presupuesto, por
tanto, el Depto. de Finanzas debe aceptarlo sin hacerle recortes
porque no tiene dinero para los pagos. Lo que sucede en algunas
empresas.

El Depto. de Compras remite su plan de compras al Depto.

Finanzas con el propósito de que ellos elaboren su Presupuesto de
Efectivo (Cash Flow) para el período correspondiente. Si en alguno
de esos meses se detecta que no habrá efectivo para pagar
compromisos, la gestión que deben hacer es conseguir el dinero, ya
sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de
ver si se recupera la mora de clientes que se tenga.

Ahora bien, cuando el proveedor ha entregado el producto en su

totalidad y que ha cumplido con lo que establece la Orden de
Compra, el Depto. de Compras, remite al Depto. de Finanzas los
documentos necesarios para que programen el pago
correspondiente.

Esta operación de pago debe hacerse de acuerdo con lo pactado

con el proveedor. Si nos ha dado crédito pagarle al vencimiento del
plazo establecido, pues eso nos dará prestigio ante el proveedor y
nos mantendrá con el crédito abierto y si se ha pactado pago al
contado contra entrega, también se debe cancelar lo más pronto
posible.

Área de Organización y Procedimiento

Desde el punto de vista administrativo lo ideal es que toda empresa ya
sea pequeña, mediana o grande disponga del Manual de Organización y
de Procedimientos para que se pueda tener en alguna forma la
descripción del funcionamiento de cualquier empresa. El Manual de
Organización y de Procedimientos debe de ser fácil de entender tanto
para un directivo como para los empleados de menor rango y aun para
gente ajena a la organización.

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo

constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace
evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante
sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa
que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes
originales.

Para hacer más entendible las funciones del Manual se debe explicar por
separado cual es la estructura de cada Manual.

 VENTAJAS AL USAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE

PROCEDIMIENTOS

1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada

comprensión de su propio desempeño que tendrán en la empresa.

3.- Facilita el estudio de los problemas de organización.

4.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los

demás de la organización.

5.- Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Manual de Organización
Los Manuales de Organización explican con detalle la estructura
organizacional de la empresa señalando los puestos y la relación que
existe entre los puestos. El Manual de Organización es un documento
oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y áreas de
una empresa, así como la autoridad asignada a cada miembro de la
empresa.

Es manifiesta la necesidad de que en las empresas se elabore una guía

sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica
de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades
que en la empresa se llevan a cabo.

Es por eso por lo que se considera necesario que uno de los proyectos
inmediatos que se deben emprender en la empresa es un Manual de
Organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las
políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y
sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa.

Los Manuales de Organización son elementos básicos de referencia y de

auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos
del personal. Por medio de los Manuales de Organización pueden
proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los
reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa en una forma
sencilla, directa y autorizada.

ANTECEDENTES HISTORICOS

Breve descripción de la empresa describiendo su origen que son las

causas que dieron lugar a su creación y el desarrollo que es donde se
señalan las modificaciones que se hayan efectuado en cuanto a
estructura, funciones, etc.
Objetivos del manual de la organización
Los objetivos de un Manual de Organización son presentar una visión a
una empresa al igual que precisar sus funciones encomendadas a cada
trabajador para deslindar responsabilidades. Otro de los principales
objetivos en el Manual de Organización es facilitar el reclutamiento y
selección de personal, así como orientar al personal de nuevo ingreso
para facilitar su incorporación a las distintas áreas de la empresa.

Importancia del Manual de Organización

Un administrador debe de organizar, delegar, supervisar y estimular todo
lo relevante a una empresa, así como tener el control de que puestos
están vacantes en la Institución. Antes de delegar los puestos de trabajo
se debe de organizar todos los recursos con los que cuenta la empresa.

La acción de organizar no necesariamente se refiere a que se desarrolle

un Manual de Organización, también se ocupa de centralizar los
objetivos del organismo, el análisis de las finanzas, de la administración
de personal y una apreciación de las habilidades y capacidades del
personal con que se cuenta.

Cuando no se cuenta con un Manual de Organización o cuando se

dispone de uno, pero este no se encuentra actualizado se podría decir
que el Manual de Organización no es de mucha confianza.

Contenido del Manual de Organización

El Manual de Organización es un documento que sirve para facilitar el
cumplimiento de las funciones y la asignación de tareas para cada área y para el
recurso humano. Todo esto lleva a la facilitación del logro de objetivos que trata de
alcanzar un determinado organismo social. El contenido de un Manual de
Organización varía de acuerdo con el tipo de empresa que se esté definiendo, así
como la cantidad de puestos que se desean detallar.
Los apartados que deberá contener un Manual de Organización para uniformar su
presentación son los siguientes:

1.- Portada

2.- Índice

3.- Introducción

4.- Objetivo del Manual

5.- Ámbito de aplicación

6.- Autoridad

7.- Como usar el manual

8.- Antecedentes históricos

9.- Organigrama

10.- Estructura funcional

Área de Informática

El Departamento de Informática es el área responsable de atender las

necesidades de cómputo, tales como la asesoría en el manejo de software,
configuración de equipo para impresión o conexión a Internet, mantenimiento del
equipo de cómputo instalado y de telecomunicaciones, apoyo en la digitalización
de materiales para la elaboración de presentaciones con fines docentes,
publicación o alimentación de bases de datos, y soporte técnico para la
organización y realización de diferentes eventos.

La videoconferencia en la actualidad es una herramienta tecnológica que rompe

fronteras al permitir enlazar a través de audio y video, en tiempo real, dos o más
sedes remotas. Esta herramienta permite difundir y compartir eventos como
conferencias, celebrar juntas de trabajo e incluso impartir clases a distancia.
Desde 2007 se cuenta con el equipo de videoconferencia que está instalado tanto
en la Sede Oaxaca como en la Sala “Francisco de la Maza” del IIE en Ciudad
Universitaria, administrados por el Departamento de Informática en beneficio de la
comunidad.

Las aulas con las que cuenta el IIE para impartir clases, cuentan con pizarrones
electrónicos y proyectores de video, lo que hace posible aprovechar los avances
tecnológicos e incorporar nuevas herramientas didácticas para las actividades
docentes.

Ambiente Externo de las Organizaciones

Toda organización representa un sistema abierto que utiliza diferentes tipos

de recursos provenientes de su entorno. El entorno tal y como lo describen
diversos autores, representa todos aquellos elementos y factores que
pueden influir de manera directa o indirecta en diversas empresas a los que
denominamos entorno inmediato y entorno general.

El entorno inmediato y general, se encuentra estructurado por una serie de

variables que actúan sobre una institución, en donde se deben tomar
decisiones y medidas oportunas para adaptarse a los frecuentes y rápidos
cambios que se presenten

“Las variables de la empresa que actúan sobre el entorno son

múltiples y en bastantes ocasiones difíciles de prever. Dado que
los altos mandos toman decisiones en su actividad normal que
influyen sobre el futuro de la empresa, deben procurar
comprender lo mejor posible los factores más influyentes y su
evolución” (Fernández, 2005)

Valoración de una Organización

¿Alguna vez ha leído el libro “La Meta” de Eliyahu Goldratt? Bien, si usted
no lo ha hecho, debe saber que esa obra relata (a grandes rasgos) la forma
en que funciona una organización y que independientemente del tipo de
 empresa que se construya, la meta de todo empresario es la de “Generar
Utilidades”. Generar utilidades es simplemente una forma de desarrollar y
hacer crecer un negocio, la cual va a depender de la forma en que
“Valoremos la Organización”.

Al Valorar la Organización, estamos hablando de que todo empresario debe

hacer un constante análisis de todas aquellas fuerzas y elementos que
pueden, en su caso, beneficiar o perjudicar el logro de metas u objetivos
que se estén persiguiendo. Esos elementos son:

Valoración de una Organización (Horton, 2008)

 Desempeño de la Organización: Se define como la habilidad que tiene una

empresa para cumplir con los objetivos y lograr en general, su misión. El
desempeño se puede medir mediante indicadores como la efectividad,
eficiencia o sostenibilidad financiera.
 Capacidad de la Organización: La capacidad representa todos aquellos
elementos tales como los recursos, procesos, tecnología, personal,
infraestructura, instalaciones que necesita una empresa para lograr sus
metas.
 Ambiente Interno: Se refiere a todos aquellos elementos o fuerzas internas
que influyen en la organización, siendo estos los incentivos, clima
organizacional, liderazgo, el cumplimiento de normas y valores, etc.
 Ambiente Externo: Aquellos elementos ajenos a la organización que influyen
de manera directa o indirecta el cumplimiento de objetivos, siendo este
concepto, la base de la presente investigación.

Ambiente Externo de las Organizaciones

“Ambiente Externo de las Organizaciones” o también llamado Entorno de
las Organizaciones, es el conjunto de todos aquellos factores que influyen
en la organización y que no pertenecen al sistema. Este entorno a su vez
está dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o
indirectas conocidas como Microambiente y Microambiente; el óptimo
funcionamiento de todas las empresas depende de la manera que se
analicen y aprovechen estos aspectos para la supervivencia o crecimiento
de toda organización.

Análisis del Macroentorno y Microentorno

Microentorno
Microentorno, Entorno Especifico, Entorno de Acción Directa o Entorno
Inmediato, son algunos de los tantos nombres que manejan autores en sus
diferentes obras; cualquiera que sea el término para utilizar, menciona que
son todos aquellos aspectos o “elementos que están relacionados
permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias
como en los resultados (Fernández, 2005)”. Los clientes, proveedores,
competidores, reguladores, son algunos de los elementos que
conforman el Microentorno de una organización.

Clientes
Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes
o servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables
directas de mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayoría
de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los consumidores
para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la
competencia.
 Actualmente empresas de gran presencia en el mercado acuden a
herramientas de mercadotecnia para estudiar clientes presentes y detectar
clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de ventas que
permitan el crecimiento de las organizaciones.

Competidores
Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan
bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de
clientes y consumidores. Los competidores se pueden presentar en dos
formas principalmente:

 Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los

que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola
y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten
por un mismo mercado.
 Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para
modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas
Tablas que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como
Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras Portátiles.

Proveedores
Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los
insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio.
Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera directa la calidad,
costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales
insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos
monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que
instalaciones funcionen adecuadamente.

Reguladores
Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las
políticas de las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta
principalmente de dos maneras:
 “Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales
creadas para proteger al público de ciertas prácticas comerciales o a
unas organizaciones de otras (Da Silva, 2002)”.
 Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las
organizaciones con el propósito de proteger su área de actividad.

Socios Estratégicos
Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para
facilitar la venta o distribución de bienes y servicios. A este fenómeno
también se le conoce como aliadas estratégicas.

Macroentorno
El Macroentorno o también conocido como Entorno Específico o Entorno de
Acción Directa se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el
exterior de la empresa. A diferencia del Microentorno, el Macroentorno
estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo
que la organización debe tener conocimiento de ellos para
aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto. Los Factores Socio
Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político-
Legales, y Factores Globales o “Secuencia STEP Global (Hitt, 2006) son
claros ejemplos de este apartado.

Factores Socio Culturales

Fuerzas del ambiente general externo en donde se incluyen principalmente
aspectos demográficos y aspectos culturales. Los aspectos demográficos
son todos aquellos elementos (Edad, Nivel Educativo, Distribución
Geográfica y Densidad de Población) que describen la composición de la
población mientras que los aspectos culturales son todas las normas,
costumbres y valores de la población en general.

Al momento de instalar una planta y de contratar al personal, se debe tomar

en cuenta que “cada nación tiene un sistema cultural y social que
comprende determinadas creencias y valores (Da Silva, 2002)”.
 Factores Tecnológicos
“Comprende el nivel de los avances científicos y tecnológicos en la
sociedad, incluyendo la base física (plantas, equipo, servicios) y la base
tecnológica de conocimientos” (Rodríguez, 2002)

Los cambios tecnológicos suelen darse en dos puntos principalmente:

 Cambios Tecnológicos en los Productos. Los cambios tecnológicos en

los productos son todas aquellas modificaciones que sufre un
producto para obtener otros con nuevas características y
capacidades de productos existentes o a productos nuevos.
 Cambios Tecnológicos en el Proceso. Los cambios tecnológicos en el
proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se fabrican
los productos o la forma de administrar las empresas.

Factores Económicos
“Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser
factores en las actividades de la organización” (Finch, 1996)

Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para

los administradores; cuando la economía pasa por un buen momento, las
empresas aprovechan la creciente demanda de productos o servicios para
disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario
cuando la economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la
demanda disminuye aumentando el desempleo y disminuyendo las
utilidades.

Factores Político-Legales
Estos elementos constituyen también un impacto drástico en las
organizaciones, ya que las regulaciones a nivel municipal, estatal y federal
imponen una serie de leyes y normas delimitando lo que las empresas
pueden y no pueden hacer.

Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente

representan una desventaja para aquellas empresas que contaminan en
grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan una
 oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va
enfocada al desarrollo de productos tecnológicos e innovadores que
disminuyan el impacto ambiental.

Algunas otras leyes que afectan y que en muchas ocasiones las

organizaciones buscan la forma de disminuir o evadir, son los impuestos
establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y derechos que
beneficien a los empleados que prestan sus servicios a diversas
instituciones.

Factores Globales
Elementos externos a la organización que se manifiestan cuando la
organización importa, exporta o compite con organizaciones del extranjero o
internacionales. Este tipo de variables afecta principalmente a aquellas
empresas que ofrecen bienes o servicios a mercados externos, debido a los
grandes volúmenes de ventas que estas instituciones realizan.

Tipos de Cambio
«Los anteriores factores o variables cambian de manera continua y de modo
dinámico en forma independiente e interdependiente para crear tres tipos de
cambio: Estacional, Cíclico y Estructural.» (Rodríguez, 2002)

 Cambio Estacional. Las empresas se ven afectadas por cambios

estacionales los cuales son fáciles de predecir y superar si se encuentran
bien preparadas. La industria del vestido es uno de los ejemplos más
comunes, debido a que existen ciertas épocas del año en las cuales se
oferta ropa dependiendo de la estación del año en la que se encuentren,
sea ropa de invierno o ropa deportiva.

 Cambio Cíclico: Son causados principalmente por el crecimiento o

decrecimiento de la economía que a su vez es causada por factores
económicos a nivel global como la inflación, desempleo, tasas de
interés, etc. Este tipo de cambio se ve seriamente afectado en empresas
maduras de bienes y servicios que ofrecen productos de alto costo como las
 industrias automotrices, en donde se deben aplicar fuertes estrategias de
mercadotecnia para no disminuir su nivel de ventas.

 Cambio Estructural. Este tipo de cambio se presenta cuando una de las

empresas que sirve de soporte o para el desarrollo de otra empresa, se ve
impactada por un cambio cíclico o estacional, es decir, la demanda se ve
afectada produciendo falta de materia prima a su cliente, generando una
reacción en cadena.

Análisis del Ambiente Externo Utilizando la Matriz

FODA
Una de las herramientas o técnicas más empleadas por el nivel gerencial
para la planificación corporativa es el análisis FODA. El también llamado
análisis SWOT tiene la función de evaluar la situación de la organización
determinando los factores internos y externos que influyen hacia la
institución.

«El análisis FODA se hace mediante la elaboración de una matriz de doble

entrada: en el eje de las ordenadas se ubica el componente externo de la
institución (amenazas y oportunidades) y en el eje de las abscisas se ubica
el componente interno (debilidades y fortalezas). Identificados estos
elementos externos e internos, luego de un análisis de confiabilidad, se
pueden establecer unas líneas gruesas de carácter estratégico para la
institución» (Zambrano, 2006)

 Fortalezas: También llamados “Puntos Fuertes”, son aquellas

 características que tiene la empresa y que ayudan al logro de objetivos.
 Oportunidades: Son todas aquellas situaciones externas a la empresa que
favorecen el logro de objetivos.
 Debilidades: También denominados “Puntos Débiles”, son aquellas
características de la empresa que obstaculizan el logro de objetivos.
 Amenazas: Son todas las situaciones externas a la empresa que afectan las
posibilidades del logro de objetivos.
«Cualquier debilidad o amenaza que usted logre resolver se convierte,
automáticamente, en una fortaleza o una oportunidad» (Borello, 1994)

Actividad # 14 Defina que es un inventario y como se realizan, dentro de

una empresa

Inventarios

El inventario es un proceso en el que se refleja en un documento (físico o

digital), de manera ordenada y detallada, el listado de las mercancías
que almacena una empresa. Para llevarlo a cabo, es necesario
contrastar que las existencias de los productos que se encuentran
almacenadas, así como sus cantidades y características, coincidan con
lo que figura en el registro o sistema informático de la empresa.
Aunque existen diferentes tipos de inventario, todos tienen la misma
finalidad: maximizar las ganancias minimizando los costos de
almacenamiento. Todo ello, manteniendo los niveles de actividad y
mejorando el grado de satisfacción del cliente.

Pero ¿cómo hacer un inventario rápido y efectivo? En este post os

mostramos tres ejemplos de inventario que nos permitirán entender
mejor su funcionamiento: un inventario mediante Excel, otro con la ayuda
de un software de inventario y un último en un almacén
inteligente completamente robotizado.
1. Ejemplo de inventario en papel o Excel
Conservas Márquez —una empresa ficticia— produce y distribuye
alimentos en conserva por todo el país. Dispone de un pequeño almacén
con racks drive-in con capacidad para 300 tarimas con producto
terminado. Utiliza un sistema de almacenamiento compacto porque
trabaja con pocas referencias, seis en total: espárragos, alcachofas,
pimientos del piquillo, tomates, guisantes y judías.
Cada mes, el responsable del almacén aprovecha las horas valle
para realizar de modo manual el inventario y así comprobar que las
tarimas que se han recibido y los que se han expedido coinciden con el
número total de existencias que hay en el almacén. Para ello, recorre
todo el almacén con el listado de productos en papel y se dedica a contar
cuántas tarimas hay de cada referencia. Después, introduce la
información manualmente en una tabla de Excel.

Si el trabajo se hace correctamente, el número de tarimas por cada

referencia es igual a la diferencia entre las entradas y las salidas
efectuadas a partir del último inventario realizado en Excel.

El almacén de Conservas Márquez empezó el mes con 300 tarimas

almacenadas y, actualmente, dispone de 288 tarimas. Este es el
inventario de su almacén, el cual refleja las existencias con las que
empezó por cada referencia, a la vez que las unidades de tarimas que
han entrado y salido del almacén en el mes:

INVENTARIO MENSUAL DE PRODUCTOS

CÓDIGO EXISTENCIAS MES
DESCRIPCIÓN ENTRADA
PRODUCTO ANTERIOR
001 Espárragos 85 19
002 Alcachofas 80 31
Pimientos del
003 55 16
piquillo
004 Tomates 40 9
005 Guisantes 20 11
006 Judías 20 7
TOTAL 300 93
La realización del inventario con papel es la forma más básica de
hacerlo, únicamente viable en aquellas empresas que cuenten con
unos niveles de stock y de entradas y salidas muy bajos, como es el
caso de Conservas Márquez. Si estas compañías aumentan su volumen
de negocio, es recomendable que recurran a la digitalización a fin de
evitar errores y dinamizar sus operativas.

2. Ejemplo de inventario con software especializado

Tras un importante aumento de las ventas, Conservas Márquez ha
ampliado su almacén con la intención de alojar un mayor número de
productos terminados. Concretamente, cuenta con un almacén con
capacidad para 4.000 tarimas donde sigue gestionando las mismas
referencias, pero ahora lo hace con el sistema Pallet Shuttle. Este
método de almacenaje, también por compactación, agiliza los
movimientos al ser un carro automático el responsable de mover las
tarimas por el interior de las estanterías.
Para realizar el inventario, dispone de un software de inventario como,
por ejemplo, Easy WMS, un programa de gestión de almacén creado
para ayudar y facilitar la gestión de la mercancía de una
empresa. Integrado con el ERP de la compañía, el programa automatiza
las entradas y salidas de los productos que se producen en el almacén.
Antes de empezar a realizar el inventario, es preciso introducir en el
WMS toda la información relacionada con los artículos con los que
trabaja Conservas Márquez: descripción, unidad de medida, atributos,
imagen, peso, etc. Con toda la información de los artículos incluida en la
base de datos, el programa genera una etiqueta para cada artículo que
se adhiere al stock existente.

Para agilizar todo el proceso, los operarios del almacén se sirven

de terminales de radiofrecuencia con los que leer los códigos de
barras y dar de alta en el sistema cada artículo que entra en el almacén.
También se hace lo propio con cada expedición. De ese modo, queda
registrada cada recepción y expedición de la mercancía en el sistema.
Además, cada cierto tiempo (como mínimo, una vez al año), es
aconsejable hacer un inventario físico, que consiste en recorrer el
almacén contando las existencias una a una. Con ello se contrastan las
existencias reales del almacén con las registradas en el inventario teórico
o contable (que gestiona el WMS).
Con Easy WMS, el responsable del almacén posee un inventario
permanentemente actualizado, en el que consultar el stock disponible,
su ubicación exacta, el tipo de contenedor en el que está alojado, etc.

Captura de pantalla de Easy WMS con el listado del stock disponible en

el almacén
3. Ejemplo de inventario en un almacén completamente robotizado
Conservas Márquez ha automatizado por completo su logística para
poder hacer frente a su plan de expansión. Su almacén se ha quedado
pequeño al aumentar el ritmo de producción, por lo que ha construido
un almacén autoportante automatizado con capacidad para 30.000
tarimas gestionado mediante el software Easy WMS.
A la hora de efectuar el inventario, el funcionamiento es prácticamente
idéntico a cuando utilizaba un sistema de almacenaje no automático, con
la única diferencia que ahora los operarios ya no tienen que leer
manualmente los códigos de barras de la mercancía. ¿Cómo es posible?
Gracias al puesto de inspección de entrada, responsable de comprobar
el estado de las tarimas, leer el código de barras de cada producto y
transmitir los datos al WMS (que, a su vez, los vuelca en la base de
datos del ERP).

Con cada entrada y salida de un artículo del almacén a través de

los transportadores de tarimas, se registra un cambio del número de
unidades disponibles en stock: la cantidad que entra y el stock final o
las cantidades que salen y el stock restante. Como resultado,
la trazabilidad de un producto dentro del almacén automatizado es total.
Esto hace que se incremente la seguridad de la mercancía, se controlen
mejor los riesgos y se garantice la calidad de los procesos y productos.
El elevado grado de robotización hace que Conservas Márquez disponga
de un inventario permanente y actualizado en tiempo real.