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PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL

ADMINISTRATIVO PARA LA ENTIDAD DE LA E.S.E HOSPITAL REGIONAL
SAN ANDRES DE CHIRIGUANA

OMAIRO CAMELO ZAPATA

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA, CONTABLES Y ECONOMICAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CHIRIGUANA-CESAR
2021

PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL

 ADMINISTRATIVO PARA LA ENTIDAD DE LA E.S.E HOSPITAL REGIONAL
SAN ANDRES DE CHIRIGUANA

Informe de prácticas profesionales presentado como requisito de grado para

optar el título de Administrador de Empresas

OMAIRO CAMELO ZAPATA

Asesor:
FILIBERTO LUIS BRITTO LARRAZABAL
ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONÓMICAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CHIRIGUANA-CESAR
2021
DEDICATORIA

A mi madre Durley Zapata Machuca, mi padre Desiderio Camelo, mis hermanos

Susi Vanesa Camelo Zapata e Iván Camelo Zapata, mi tía María Bernarda
Hernández.

Omairo Camelo Zapata

AGRADECIMIENTOS

Ante todo, quiero agradecerle primeramente a Dios por permitirme dar un escalón
más y culminar esta importante etapa de mi vida, a mi Madre por su apoyo,
esfuerzo, sacrificio y templanza que ha tenido, lo cual, me ha permitido llegar
hacer lo que soy hoy ¡MIL GRACIAS MADRE MIA!, a mi padre Desiderio camelo
por ser ejemplo claro de superación, valentía y fortaleza, a mis hermanos Susi
Vanesa Camelo Zapata y Iván Camelo Zapata por sus consejos, certeza y
convicción que siempre han puesto en mí, a mi tía María Bernarda Hernández
Machuca por acompañarme durante todo este proceso y creer en mí, y por último
y no menos importante, a mis amigos, en especial a Danny Ríos Barona,
compañeros de lucha, trasnochos, alegrías y pesaros Carlos Rincón , Luis
Franco ortega y a mi docente asesor Filiberto Luis Brito Larrazábal .

También quiero agradecerle, a la Dra. Viayney Etsledy Ariza Hernández –

ASESOR CONTROL INTERNO y al Dr. German Darío Gallo Rojas - AGENTE
ESPECIAL INTERVENTOR por brindarme sus conocimientos, experiencias y por
todo lo que aprendí durante mi proceso como pasante en el Hospital Regional San
Andrés, de igual forma a todo el equipo administrativo que me apoyo en este
proceso ¡GRACIAS!

Omairo Camelo zapata.

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN..............................................................................................................15
CAPITULO l.......................................................................................................................16
1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA............................................................16
1.1 RESEÑA HISTÓRICA........................................................................................................17
1.2. ACTIVIDAD ECONÓMICA QUE DESARROLLA LA EMPRESA..........................18
1.3 MISIÓN................................................................................................................................19
1.4 VISIÓN.................................................................................................................................19
1.5. POLITICAS.........................................................................................................................20
1.6 VALORES............................................................................................................................22
1.7. ORGANIGRAMA...............................................................................................................23
1.8. AREA ESPECÍFICA DE LA PRACTICA.........................................................................25
CAPITULO ll......................................................................................................................27
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DE LA PRACTICA PROFESIONAL.................................27
2.1 NOMBRE DEL TRABAJO.................................................................................................27
2.2 DIAGNOSTICO...................................................................................................................27
2.3 JUSTIFICACION.................................................................................................................16
2.4 OBJETIVOS................................................................................................................18
2.4.1 OBJETIVO GENERAL....................................................................................................18
2.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS..........................................................................................18
2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...............................................................................19
3. MARCO TEORICO...............................................................................................................20
3.2 BASES TEORICAS............................................................................................................21
4. DESARROLLO DE PRÁCTICA……………………………………………………………………………….27 al
40
5. CONCLUSIONES........................................................................................................ 44
6. RECOMENDACIONES...............................................................................................45
7. BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................46
LISTA DE GRAFICAS

GRAFICA 1. Organigrama de la empresa…………………………………11

GRAFICA 2. Área específica de la practica………………………………..12

GRAFICA 3. Diagrama causa y efecto……………………………………….32

LISTA DE CUADROS

CUADRO 1. Aspectos básicos de la empresa…………………………….….2

CUADRO 2. Perfil del cargo……………………………………………………12

CUADRO 3. Cronograma de actividades……………………………………. 19

 GLOSARIO

ACREEDOR: es igual al saldo a favor, cuando se registra en una cuenta un

importe adicional al crédito asignado, Para retirarlo debemos ingresar un pedido.

AMORTIZACIÓN DEUDA / PAGO A CUENTA: amortizamos cuando realizamos

un pago a un crédito o deuda.

APERTURA: se refiere a abrir una cuenta de Ahorro Libre, Cuenta Millonaria,

Depósito a Plazo, cuenta corriente.

AVAL: es aquella persona que garantiza el pago del préstamo que ha contraído
otra persona, de tal manera que si el titular no pudiera pagar la deuda, el aval
deberá asumir la misma y terminar de pagarla.

BANCARIZACIÓN: Uso creciente de las entidades de crédito para el desarrollo de

las actividades sociales y económicas.

APOYO: Es un término que procede de apoyar. Este verbo refiere a hacer que
algo descanse sobre otra cosa; a fundar o basar; a confirmar o sostener alguna
opinión o doctrina; o a favorecer y patrocinar algo.

DIAGNOSTICO: Es el proceso de reconocimiento, análisis y evaluación de una

cosa o situación para determinar sus tendencias, solucionar un problema o
remediar un mal.

CONTROL INTERNO: Es un proceso que debe ser ejecutado por el directorio, la

gerencia y el personal, es decir, por toda la compañía. Está diseñado
principalmente para proveer una seguridad razonable acerca de los objetivos
operacionales de reporte y de cumplimiento de la entidad.

PROCESOS: Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que
se enfoca en lograr algún resultado específico.

PLANEACIÓN: La planificación o planeamiento en el sentido más universal

implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Documento escrito en el que se detallan las

acciones específicas de gestión, dirigidas a objetivos específicos dentro de una
empresa.

TASACIÓN: Cálculo del valor de un determinado bien. Por ejemplo, una vivienda
se somete a tasación oficial por parte de un experto para conocer su valor real
antes de contratar un préstamo hipotecario.
 INTRODUCCIÓN

Este informe intenta justificar el proceso de las Practicas Profesionales

desarrolladas en el periodo correspondiente del primer semestre del año 2021 y el
cual se encuentra dividido por dos partes, en la primera se desarrolla una
presentación y descripción de la empresa donde se realizó las prácticas, en este
caso en el área de control interno, dado así se desarrollan temas como aspectos
básicos de la empresa, reseña histórica, actividad económica, misión, visión,
políticas, valores y organigrama.
Seguidamente, en la segunda parte se encontrará el desarrollo de las funciones
asignadas desde el inicio del proceso de prácticas Profesionales en El Hospital
Regional San Andrés de Chiri guana-Cesar y los resultados obtenidos en este
transcurso teórico-práctico del programa de Administración de Empresas, en el
cual se desarrollaron actividades como: Apoyar en la elaboración y seguimiento a
los planes de mejoramiento institucional, Apoyar a la realización de las
evaluaciones periódicas sobre la ejecución del plan de desarrollo, plan de acción y
de los programas que se adelantan en la institución, así como del cumplimiento de
las actividades propias de cada dependencia y proponer las medidas preventivas y
correctivas que sean necesarias, Apoyar en la actualización y codificación de
guías, manuales y protocolos, Apoyar a la verificación de los procesos
relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información
del hospital recomendar los correctivos que sean necesarios.

Teniendo en cuenta lo anteriormente plasmado, en esta parte del informe,

además, se desarrolla un análisis hacia la empresa que permitirá arrojar una serie
de estrategias para mejorar y combatir las mismas, además, el practicante tiene la
oportunidad de plasmar unas recomendaciones basadas en sus experiencias y
que pueden lograr un eficiente trabajo de los empleados encargados.
Los beneficios que se obtienen al realizar las prácticas empresariales son muchos,
tanto para el estudiante como para la empresa involucrada, ya que puede
convertirse en una plataforma donde la empresa forma y sobre todo mejora las
habilidades, relaciones y conocimientos teórico-prácticos del estudiante, para
convertirlo en un profesional capaz de enfrentarse al mercado laboral.

15
CAPITULO l

1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA EMPRESA

Hospital Regional San Andrés

Nombre de la Empresa

NIT. 892.300.175-4
Nombre Representante Legal German Darío Gallo Rojas
Dirección Calle 7 Con Carrera 7 Calle Bolívar
Email HOSPITALSAESE@HOTMAIL.COM
Teléfonos 3135330257-3106725992
Cuadro 1. Aspectos básicos de la empresa

German Darío Gallo Rojas, Ingeniero Industrial. Agente especial Interventor y

liquidador de la Superintendencia Nacional de Salud, con más 14 años de
experiencia laboral.

Consultor con experiencia y amplios conocimientos en Procesos de liquidación,

Agente Especial Interventor de la ESE HOSPITAL REGIONAL SAN ANDRES de
Chiriguana; Agente Especial Liquidador de la red pública de salud del
departamento de Guainía; Agente Especial Liquidador de la red pública de salud
del departamento del Vichada, elaboración y análisis desde el punto de vista
técnico y financiero de las situación de cada una de las E.S.E.S. e I.P.S. de
Guainía – BID, Santander y Arauca para determinar los procesos de fusión,
supresión, liquidación y/o creación de tales entidades, el estudio técnico de cada
entidad, proyectando las actuaciones que se consideren procedentes de acuerdo
con los resultados obtenidos en los estudios adelantados, igualmente “Estudios
Técnico para la Reorganización Administrativa” de entidades públicas en
Empresas de Servicios Públicos y entes territoriales como Alcaldías,
Personerías, Área Metropolitana de Bucaramanga y Corporaciones, en las
actividades requeridas para el levantamiento, análisis, aplicación de metodologías
16
para el Diagnóstico, diseño y propuesta de Estructura Organizacional y Planta de
Personal.

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

Esta información fue recolectada a través de entrevistas, investigación en

documentos de la empresa y con ayuda del director y personal del hospital.

El Hospital San Andrés fue fundado en el año 1963, participando en esta

fundación el Dr. Roberto García Hernández, Médico Chiriguanero y otros amigos
de la población. La partida para la construcción del Hospital la consiguió el
Representante a la Cámara Dr. Andrés Villanueva Amaris quien se comprometió
con el Dr. Roberto García y otros amigos para conseguir el Hospital a la población
de Chiriguaná, este cumplió su propósito y por eso el hospital de Chiriguaná lleva
su nombre.

La inauguración del Hospital San Andrés la presidió el entonces Ministro de Salud

Dr. Santiago Rengifo Salcedo y el Dr. Alfonso Mejía Vanegas Asesor del Ministerio
Medico Chiriguanero que ocupó cargos importantes en la OMS, se le debe resaltar
que con su buena posición consiguió la primera dotación para el Hospital San
Andrés.

El primer Director y fundador fue el Roberto García Hernández quien empezó su

labor con la colaboración de Médicos como el Dr. Raúl Malkum, Dr. Raúl
Fernández Pájaro, Dr. Rincón entre otros. En el cuerpo de enfermeras se destacó
la abnegada labor de la enfermera Zulma Celis Morón, hija de esta población
quien se desempeñó como directora del personal de enfermería, Auxiliares Tilsia
Boom, Juana Niebles y Celia Ortega entre otras. En el año 1969 fue nombrado
como director el Dr. Calixto Oyaga Ospino, Medico, hijo adoptivo de esta población
quien continuó con la misión de brindar bienestar a sus pacientes, aportando ideas
y solucionando inconvenientes, estuvo vinculado al hospital por 30 años de
servicio a la comunidad.

El 13 de noviembre de 1992, la Asamblea Departamental mediante la ordenanza

009, le otorga el nombre de Hospital Roberto García Hernández en memoria al
ilustre Galeno. Por motivos ajenos aún no se ha hecho posible cumplir esta
ordenanza.E.S.E. Hospital San Andrés es una Institución prestadora de servicios
de salud de II nivel de atención, mediante ordenanza No. 046 del 10 de diciembre
17
de 1.994 y se reconoce como Empresa Social del Estado por la Honorable
Asamblea Departamental mediante ordenanza 060 del 8 de noviembre de 1995.

Se brinda atención en salud a toda la población del Centro del Departamento del
Cesar; se cuenta con una planta de personal idóneo, con experiencia y ética
profesional, dispuestos a ofrecer servicios de salud de alta calidad a la comunidad.

1.2. ACTIVIDAD ECONÓMICA QUE DESARROLLA LA EMPRESA

El Hospital Regional San Andrés se encuentra habilitado para la prestación de

servicios de salud correspondientes al primero y segundo nivel de atención para
ello contamos con el equipo médico y administrativo necesario con la capacidad
de respuesta que dicha complejidad requiere.

Empresas con actividad económica Actividades de hospitales y clínicas, con

internación y código CIIU 8610.
Comprende los servicios médicos a corto y largo plazo, actividades de diagnóstico,
tratamiento y rehabilitación, suministrados a pacientes internos en hospitales o
clínicas. También se incluyen los sanatorios (preventorios), clínicas de reposo,
asilos, instituciones hospitalarias para enfermos mentales, y centros de
rehabilitación, que posean un componente importante de supervisión y vigilancia
directa de médicos titulados, y otras instituciones sanitarias con servicio de
alojamiento, incluso los hospitales de bases militares y prisiones, que realizan
actividades de atención médica y técnico-quirúrgica como diagnóstico, tratamiento,
operaciones, análisis, servicios de urgencias, etc.

Esta clase incluye:

Las actividades que consisten principalmente en la atención de pacientes internos,

que se realizan bajo la supervisión directa de médicos y abarcan:
La atención odontológica a pacientes internos en hospitales cuando se presta por
profesionales vinculados a la institución de internación.
El servicio de personal médico general y especializado y paramédico en: –
Servicio de apoyo diagnóstico: imagenología (rayos x, ecografía, TAC, RMN,
gama grafía, etc.), laboratorio clínico, endoscopia, patología etc., cuando se

18
prestan a pacientes internos. – Servicio de complementación terapéutica:
rehabilitación (por terapistas), optometría, psicología, nutrición, fonoaudiología,
etc., cuando se prestan a pacientes internos. – Servicios de urgencias. – Servicios
de quirófanos, servicios de farmacia, servicios de comida a pacientes internos y
otros servicios hospitalarios. – Servicios de centros de planificación familiar que
proporcionan tratamiento médico tales como esterilización e interrupción del
embarazo, cuando se realizan con internación.

1.3 MISIÓN

Angier y Angier. (2011); La misión es una representación de las prioridades, los

valores y los principios que miden las decisiones de una organización, la misma
provee dirección general y clarifica el propósito y significado.

Garantizar a la población de Chiriguaná y su área de influencia la oferta de

servicios de salud que vaya acorde a las necesidades de los clientes internos y
externos, esforzándonos en brindar una atención con óptimos niveles de calidad
cumpliendo así con los atributos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad
(SOGC) en salud.

Con base a la definición dada por Angier (2011), se considera que no es necesario
realizar ningún tipo de mejora en la misión, ya que cumple con los parámetros
dados por el autor dentro de su aporte.

1.4 VISIÓN

Según Bengt Karlof, visión “es una concepción del futuro distante, según la cual
los negocios se desarrollan de la mejor manera posible y de acuerdo con las
aspiraciones de sus propietarios o líderes.”

En el 2021 el Hospital Regional San Andrés ESE se proyectará como una

empresa sólida con capacidad de manejar una buena infraestructura acompañada
con un buen desarrollo de sus procesos basados en protocolos estandarizados
19
para la prestación de una atención en salud segura y eficaz para todo el municipio
de Chiriguaná y su zona de influencia.

Con base a la definición dada anteriormente no se sugiere ningún tipo de mejora

de la visión, pero cabe resaltar que a esta fecha establecida el Hospital no ha
cumplido con exactitud lo estipulado en esta, por lo tanto, se sugiere una
reestructuración de la misma, donde se determine una fecha a largo plazo con el
fin de lograr lo propuesto.

Visión sugerida:

“Para el año 2026 el Hospital Regional San Andrés ESE se proyectará como una
empresa sólida con capacidad de manejar una buena infraestructura acompañada
con un buen desarrollo de sus procesos basados en protocolos estandarizados
para la prestación de una atención en salud segura y eficaz para todo el municipio
de Chiriguaná y su zona de influencia”.

1.5. POLITICAS

Según (Koontz y O”Donnell, 1972) "Las políticas son planteamientos generales o

maneras de comprender que guían o canalizan el pensamiento y la acción en la
toma de decisiones de todos los miembros de la organización"

Las políticas que orientan o direccionan el actuar de los servidores públicos en

esta Institución como es la E.S.E, Hospital San Andrés de Chiriguaná, se
describen a continuación:

POLÍTICA ATENCIÓN AL USUARIO: la E.S.E, Hospital San Andrés de

Chiriguaná, cuenta con una unidad funcional de atención al usuario (SIAU),
responsable de recibir, tramitar, las peticiones, Quejas y Reclamos, garantizando
su oportuna canalización, análisis y solución; dando a conocer los deberes y
derechos de nuestros usuarios, externos e internos, Cumpliendo con las normas
vigentes.

POLITICA DE SEGURIDAD AL PACIENTE: desde el direccionamiento

estratégico, la seguridad del paciente se incorpora como un compromiso

20
institucional a través de la EXCELENCIA entendida como la calidad de nuestros
procesos en atributos de Seguridad, Satisfacción, Eficiencia, Pertinencia y
Oportunidad. Es así como el Hospital San Andrés de Chiriguaná se compromete
con la seguridad del paciente como la iniciativa para hacer más seguros los
procesos institucionales.

POLÍTICA AMBIENTAL: establece un compromiso de Protección al Medio

Ambiente a través de la implementación del sistema de gestión integral de
residuos hospitalarios y similares que aseguren el buen manejo, disposición,
transporte y almacenamiento de los residuos y desechos peligrosos y no
peligrosos previniendo el riesgo inherente al ambiente intrahospitalario, así mismo
velará por el transporte y disposición final a cargo del operador externo que se
contrate para ello, garantice el cumplimiento de las disposiciones y normatividad
vigente en materia ambiental.

POLITICA DE CONTRATACION: en el manejo de las relaciones comerciales y

contractuales con proveedores de bienes y servicios, el Hospital se ajustará a los
principios de buena fe, transparencia, igualdad, responsabilidad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; principios que son
desarrollados a través del cumplimiento de lo dispuesto en el estatuto contractual
del Hospital, la ley 100 de 1993, el derecho privado y demás normatividad vigente
al respecto.

POLITICA DE HUMANIZACION: la E.S.E. Hospital San Andrés de Chiriguaná, se

compromete a cumplir con su misión y principios corporativos, brindando un trato
cálido, humano y respetuoso al enfermo, su familia y el entorno, prestando
servicios de salud que propendan por la vida y dignidad de las personas,
promoviendo un medio organizacional en donde las relaciones humanas
conviertan a esta E.S.E. En una gran familia hospitalaria.

POLÍTICA RIESGOS DE PROCESOS: la E.S.E. Hospital San Andrés de

Chiriguaná se compromete a adoptar mecanismos y acciones necesarias para la
gestión integral de riesgos, de tal forma que se prevengan o minimice su impacto.
Para ello adoptará mecanismos que permitan identificar, analizar, valorar, priorizar
y administrar los riesgos propios de su objeto misional, determinando su nivel de
exposición de riesgo ante los diferentes factores que lo afecten.

21
POLÍTICA DE CALIDAD: la E.S.E Hospital San Andrés de Chiriguaná; manifiesta
su compromiso con una atención segura y humanizada, a través de un talento
humano ético, calificado, en constante crecimiento científico, promoviendo el
mejoramiento continuo de sus procesos, para la satisfacción de los usuarios, su
grupo familiar, colaboradores y demás partes interesad alineados con las
directrices del SOGCS.

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: la E.SE. Hospital San

Andrés de Chiriguaná, la salud laboral se preocupa de la búsqueda del máximo
bienestar posible en el trabajo, tanto en la realización del trabajo como en las
consecuencias de éste, en todos los planos, físico, mental y social, esta unidad se
orienta a adoptar medidas técnicas y organizacionales que reduzcan o eliminen el
riesgo de enfermedades profesionales, la identificación, evaluación y control de
sus riesgos (locativos, mecánicos, físicos, químicos, biológicos, ergonómicos,
ergonómicos y psicosociales) en concordancia con la normatividad pertinente. a
través del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

POLÍTICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ATENCIÓN INTEGRADA A

LAS ENFERMEDADES PREVALENTES DE LA INFANCIA (AIEPI)
COMPONENTE CLINICO Y NEONATAL: la E.S.E HOSPITAL SAN ANDRÉS DE
CHIRIGANÁ; se compromete a implementar acciones para reducir la mortalidad,
morbilidad y la discapacidad en los niños menores de cinco años, así como
promover su mejor crecimiento y desarrollo.

Con base a la definición anteriormente dada se determinó que las políticas no

requieren ningún tipo de mejora, ya que cumplen con lo expuesto en el concepto.
1.6 VALORES

Según García (1998), afirma: "valores son lo que suele mover la conducta y
el comportamiento de las personas; orientan la vida y marcan la personalidad".

Los Valores que rigen la forma de actuar de los servidores públicos en esta
Institución como es la E.S.E, Hospital San Andrés de Chiriguaná, se describen a
continuación:

HONESTIDAD: Este valor busca en los servidores del Hospital generar confianza
y credibilidad en la sociedad a través de comportamiento y actitudes integras y
transparentes.
22
RESPONSABILIDAD: Los servidores de la ESE Hospital San Andrés de
Chiriguaná deben cumplir estrictamente sus funciones y deberes asumiendo las
consecuencias de las decisiones, actos u omisiones.

SENTIDO DE PERTENENCIA: Este valor busca que nuestros servidores se

apropien del objeto social del hospital y según competencias asuman roles
proactivos y actitudes colaborativas.

LEALTAD: Este valor busca en los servidores del Hospital desarrollar

comportamiento de fidelidad, sinceridad en beneficio de los clientes y de la ESE
orientando nuestras acciones al cumplimiento de los objetivos institucionales,
guardando el buen nombre dentro y fuera de ella.

EQUIDAD: Los usuarios serán atendidos por los servidores de la entidad con
igualdad, sin que medien barreras culturales, sociales, geográficas, económicas u
organizacionales.

SOLIDARIDAD: Los servidores del hospital desarrollan actitudes de fraternidad y

ayuda mutua, promoviendo condiciones que permitan el crecimiento de las
personas en todas las dimensiones posibles dentro de un ambiente de equidad y
justicia social.

TOLERANCIA: Este valor busca que los trabajadores del Hospital actúen
respetando y aceptando las diferencias que caracterizan a las personas.

RESPETO: Se busca en los servidores del hospital valorar sus fortalezas, tolerar
sus debilidades y aceptar su forma de pensar y actuar.

Con base a lo dicho anteriormente por García (1998) los valores no requieren
ningún tipo de mejora.
1.7. ORGANIGRAMA

Según Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, autores del libro "Introducción a
los Negocios en un Mundo Cambiante", el organigrama es una "representación
visual de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando),
relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”. Así
mismo Estructura organizacional es “la distribución formal de los empleos dentro
de una organización, proceso que involucra decisiones sobre especialización del
trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de control,
centralización y formalización” (Robbins, 2005, p.234).

23
El organigrama identificado en el Hospital Regional San Andrés de Chiriguaná, es
el organigrama mixto ya que Incluye elementos verticales y horizontales para
completar las posibilidades de graficación.

Grafica 1. Organigrama de la empresa

Fuente: Archivó Hospital San Andrés Chiriguaná Cesar.

24
1.8. AREA ESPECÍFICA DE LA PRÁCTICA

Grafica 2. Área específica de la práctica.

Fuente: Archivó Hospital San Andrés Chiriguaná Cesar.

Las prácticas fueron realizadas específicamente en la oficina de control interno.

Siendo mí jefe inmediato la Doctora Vianey Etsledy Ariza Hernández.

Cuadro 2. Perfil del cargo

25
PERFIL DEL CARGO
Cargo # Personas

Asesora de control interno 1

Practicante 1

TOTAL 2

Fuente: Archivó Hospital San Andrés Chiriguaná Cesar.

Las funciones asignadas fueron las siguientes:

 Apoyar en la elaboración y seguimiento a los planes de mejoramiento

institucional.
 Apoyar a la realización de las evaluaciones periódicas sobre la ejecución
del plan de desarrollo, plan de acción y de los programas que se adelantan
en la institución, así como del cumplimiento de las actividades propias de
cada dependencia y proponer las medidas preventivas y correctivas que
sean necesarias.
 Apoyar en la actualización y codificación de guías, manuales y protocolos.
 Apoyar a la verificación de los procesos relacionados con el manejo de los
recursos, bienes y los sistemas de información del hospital recomendar los
correctivos que sean necesarios.
 Apoyo en la elaboración y seguimiento al cronograma institucional a los
entes de control.
 Apoyar a la implementación de MPG.
 Apoyaren la elaboración del programa de capacitación institucional.
 Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo
correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos.

26
  Apoyar a la elaboración y seguimiento al cronograma de operatividad de los
comités institucionales y los actos de reunión.
 Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

CAPITULO ll

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DE LA PRACTICA PROFESIONAL

2.1 NOMBRE DEL TRABAJO

PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL

ADMINISTRATIVO PARA LA ENTIDAD DE LA E.S.E HOSPITAL REGIONAL
SAN ANDRES DE CHIRIGUANA

2.2 DIAGNOSTICO

Para Thibaut (1994:17), el diagnóstico es “el acto o arte de conocer”; lo que se

busca conocer son las causas de los problemas o dificultades que tiene la
organización, para así ofrecer soluciones acordes a estos.

Para conocer sobre la situación actual y real del área de Control Administrativo del
Hospital Regional San Andrés ESE se utilizó el método observación directa, ya
que al tratarse de un proyecto factible con diseño de campo resulta imprescindible
la presencia del investigador en la fuente primaria, a fin de garantizar la obtención
de datos de importancia para la resolución efectiva del problema.

En cuanto al instrumento se utilizó el cuestionario, por ser el que más que se

ajusta a la técnica de entrevista formalizada y permitirá recabar la información
relacionada con el problema objeto de estudio. Es cuestionario constara de 12
preguntas cerradas, con alternativas de repuesta dicotómicas de “Si” y “No”.

27
El Hospital Regional San Andrés ESE tiene como función prestar servicios en el
área de Salud, ubicado en la ciudad de Chiriguana Cesar. Actualmente el ente
de salud presta servicios a una gran cantidad de usuarios que cada día exigen
mayor eficiencia del mismo, sin embargo en una entrevista realizada al Gerente
Administrativo manifestó que en el Hospital reseñado, se requiere mejorar las
etapas de Control de los procesos Administrativos que se manejan en ese
empresa, dado que desde hace un par de año se ha observado atrasos en cuanto
a las actividades de los procesos que abarca, vencimientos de facturas,
morosidad de pago y cobro, lo que evidencia falta de fiabilidad de la información
administrativa, financiera y económica e incluso en la falta de cumplimiento de las
leyes. Por lo tanto se incurre en el incumplimiento de las funciones primordiales de
un Sistema de Control Administrativos como: La Planificación, Organización,
Dirección y Control.

Cabe destacar que el Hospital Regional San Andrés ESE, requiere mejorar su
proceso administrativo porque de lo contrario puede incurrir en desajustes
organizacional y por ende, no cumplir con las exigencias de sus usuarios, lo que
afectaría económicamente la misma, generando una mala imagen en el mercado
de prestación de servicios de salud a nivel estatal y nacional.

Para dar una mejor explicación a esta situación se utilizará el Diagrama de

Ishikawa, también conocido como Diagrama de Espina de Pescado o Diagrama de
Causa y Efecto, es una herramienta de la calidad que ayuda a levantar las causas-
raíces de un problema, analizando todos los factores que involucran la ejecución
del proceso. Creado en la década de 60, por Kaoru Ishikawa, el diagrama tiene en
cuenta todos los aspectos que pueden haber llevado a la ocurrencia del problema,
de esa forma, al utilizarlo, las posibilidades de que algún detalle sea olvidado
disminuyen considerablemente.

28
 Grafica 3. Diagrama causa y efecto

NO SE APLICAN CONTROLES INTERNOS

INEXISTENCIA DE UN SISTEMA DE EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
CONTROL ADMINISTRATIVO DENTRO DE DE LA EMPRESA
LA EMPRESA

No se ejecutan de manera
eficaz las etapas del proceso
Administrativo.

Falta de sentido de
pertenecía de los empleados, Desconocimiento de la
en la ejecución de sus Normatividad por parte de
labores los empleados del ente de
No se Alcanzan los Objetivos salud.

y metas de la Empresa

ELABORAR UNA
PROPUESTA PARA EL
DISEÑO UN PLAN DE
CONTROL
ADMINISTRATIVO DENTRO
Duplicidad de funciones. No se clarifica de manera
objetiva la visión de la DE LA EMPRESA.
empresa.

No se clarifica de manera
Objetiva la visión de la
Desconocimiento de los valores
empresa.
corporativos de la empresa.

FALTA DE COMUNICACIÓN Y
AUSENCIA DE UN CONTRO
DESCONOCIMIENTO DE FUNCIONES
ADMINISTRATIVO DENTRO DE LA EMPRESA

29
2.3 JUSTIFICACION

2.3.1. Desde el punto de vista practico

Desde el punto de vista práctico, la realización de las prácticas profesionales son

importantes porque son una oportunidad de ejercer de forma educativa la
profesión administración de empresas, se considera que el análisis administrativo
realizado en Hospital Regional San Andrés de Chiriguana fue beneficio ya que se
pudo corregir diferentes falencias al momento de realizar las respectivas re
visiones de los diferentes proyectos avalados por la administración municipal
dándole la corrección adecuada a cada imprevisto presentado en dicha revisión
sugiriendo nuevas ideas futuras para prevenir y así esto no vuelva a ocurrir,
ayudando a llevar un orden adecuado en la presentación de cada actividad que se
realice y que los postulantes a estas propuesta puedan ser más prácticos y mejor
presentados para su aceptación de cada propuesta. Por otra parte, colocando al
estudiante en contexto con un posible escenario que se enfrentara, además
permite darse a conocer en su labor y crear conexiones que en el futuro puede ser
beneficiosas a nivel profesional debido a que se pueden generar vínculos
laborales.

2.3.2. Desde el punto de vista social

Las empresas cada día se enfrentan a numerosos riesgos de negocios, que

generalmente no pueden eliminarse, pero si pueden ser manejados. Lo importante
es que dichos riesgos deben ser identificados para poder ser controlados, a fin de
alcanzar el éxito a corto, mediano y largo plazo con el propósito de establecerse
metas que permitan el alcance de los planes estratégicos del negocio, enfocados
al cumplimiento de la visión, misión, valores, entre otros; elementos que
conjugados comprometen tanto a empleados como a los dueños.

Desde el ámbito teórico las prácticas Profesionales son importantes porque coloca
al estudiante en un entorno real donde pueda aplicar los conocimientos adquiridos
durante desarrollo de la carrera, además de generar un aporte de mejoramiento
que considere pertinente en la organización donde se desempeñe.

16
2.3.2. Desde el punto de vista teórico

Desde el punto de vista teórico este trabajo de campo es importante primero por
que aportara nuevos conocimientos que servirán como antecedente en el tema de
análisis administrativo de mejoramiento para el cumplimiento de metas en el área
de control interno del Hospital Regional San Andrés de Chiriguana que servirá
como referencia para trabajos similares, con el fin de aumentar la eficacia,
eficiencia y disminuir el bajo desempeño a causa de condiciones no adecuadas
que pueden afectar el desarrollo óptimo de la labores de los funcionarios. A si
mismo este informe generara un aporte de cómo se encuentra a nivel general en
el área de control interno del Hospital Regional San Andrés, donde se pueden
apreciar las debilidades que tienen que le permita aplicar correctivos posteriores y
de la misma forma diseñar un mejor análisis administrativo que mejore el
desempeño laboral y contribuyan al cumplimiento de metas de los funcionarios.

2.3.2. Desde el punto de vista metodológico

Por lo tanto, el valor metodológico de esta investigación es el establecer el mejor

diseño de análisis administrativo que favorezcan el cumplimiento de metas del
área, debido que tienen trabajo atrasado por no contar con equipos, software,
cantidad de personal requerido e instalaciones adecuadas para el cumplimiento
del deber. Finalmente, este informe es trascendental porque tiene un gran efecto
sobre el mejoramiento de las condiciones laborales que repercuten en el
desempeño laboral de los funcionarios públicos y por ende en el logro de metas
establecidas en el área de control interno del Hospital Regional San Andrés.

Se debe tener en cuenta, que esta investigación servirá de apoyo a futuras

investigaciones desarrolladas bajo las mismas líneas temáticas, por lo que serán
beneficiados los investigadores que deseen utilizar este estudio como antecedente
a sus trabajos. Así mismo esta investigación genera la aplicación y comprobación
de métodos de investigación obtener conocimientos valiosos y confiables.

17
2.4 OBJETIVOS

2.4.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer un plan para el Diseño de un sistema de Control administrativo para la

entidad de la E.S.E Hospital Regional San Andrés de Chiriguana.

2.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diagnosticar la situación actual del hospital en relación al control

administrativo de La Empresa.

 Determinar las áreas dentro de la empresa requieren un control

administrativo ajustados para el Hospital Regional San Andrés de
Chiriguaná.

 Proponer el sistema de control administrativo para el Hospital Regional San

Andrés de Chiriguaná.

18
 2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MESES NOV FEB MAR ABR MAY JUN
SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 12 3
OBJ. ESPECIFICOS ACTIVIDADES

Diagnosticar la situación actual del Aplicación de encuesta para

hospital en relación al control empleados
interno administrativo.
Evaluación de resultados obtenidos de
Diagnostico aplicado.

Determinar por medio de Identificar Áreas dentro de la

Entrevistas las Áreas que requieren Organización, qué se encuentran poco
control Administrativo en la estructuradas a nivel administrativo.
Empresa. Aplicación de entrevista a Gerente del
Hospital.

Proponer el sistema de control Definir Actividades

interno administrativo para el
Hospital Regional San Andrés de
Chiriguaná.
Socializar propuesta, alcancé y
parámetros.

Cuadro 3. Cronograma de actividades (Elaboración propia) 2021

19
3. MARCO TEORICO

3.1 ANTECEDENTES

Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes son estudios previos relacionados con el problema planteado,

es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan vinculación con
el problema de estudio.

Entre las investigaciones encontradas se tienen:

Los aportes del trabajo de Ana Alcalá (2009), el cual esta titulado “Sistema de
Control Interno Administrativo para la Caja de Ahorro de la Empresa” Compra Ya
“En Colombia, específicamente en Bucaramanga Santander ” se basan en una
investigación enmarcada en la modalidad de proyecto factible, donde de detecto
según una observación preliminar realizada, que la misma no cumplía con un plan
organizacional sino fundamentalmente en la realización de actividades basadas en
instrucciones verbales haciéndose costumbre esta situación durante años, de allí
es que radica la necesidad de implantar un sistema de control. Luego de la
evaluación y el análisis posterior de los resultados se llegó a la conclusión que un
sistema de control interno administrativo permite detectar las posibles fallas
administrativas y canalizar los correctivos para el mejoramiento.

Así mismo para la ejecutar dicha investigación se realizó un cuestionario a una

muestra constituida por 12 personas que conforman la totalidad de la población de
empleados que laboran en la caja de ahorro, incluyendo a la junta directiva. De
acuerdo con los resultados se elaboró una propuesta que entre otros elementos
contienen la creación de un mecanismo que permitirá superar las carencias
encontradas.

Cabe destacar que dicha investigación tiene como fin de promover la eficiencia
administrativa que garantice el buen manejo de las operaciones que esta realiza.
El diseño de la investigación es de tipo proyecto factible y se plantea bajo un
enfoque de una investigación de campo aplicando diagnostico basado en un
cuestionario de doce (12) preguntas, la población estuvo conformada por la
totalidad de personas que laboran en la empresa incluyendo sólo el personal
administrativo que representa un total de seis (6) personas. La propuesta se
estructuro de la siguiente manera: Organigrama, Normas generales y específicas y
Esquema adecuado de sistema de autorización de transacciones y operaciones,
con prácticas procedimentales seguras para registrar sus resultados en términos
financieros.
20
Esta investigación se relaciona, con el presente trabajo, ya que recomienda
desarrollar un control interno administrativo que actúe a tiempo para prevenir y
corregir las fallas que surgen y así facilitar el logro de los objetivos y méritos
previstos a alcanzar por el HOSPITAL SAN ANDRES DE CHIRIGUANA Cesar.

3.2 BASES TEORICAS

Concepto de Sistema

Como sustento de esta investigación, cabe destacar que el autor Chiavenato

(1.999) expresa que “un sistema es un conjunto de elementos independientes e
interactuantes; grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El
ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de varios órganos y
miembros, solo cuando estos funcionan de un modo coordinado, el hombre eficaz.
De igual manera, se puede pensar que la organización es un sistema que consta
de varias partes interactuantes. En realidad, el sistema es un todo organizado o
complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo
complejo o unitario”. (pág. 771).

Tipo de Sistema

Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologías para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas. Según Chiavenato
1.999 (pág. 773) define los tipos de sistemas:
1. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos:
a. Sistemas Físicos o concretos; compuesto de equipos, maquinarias y objetos y
elementos reales. En resumen, están compuestos de hardware. Pueden
describirse en términos cuantitativos de desempeño.

b. Sistemas Abstractos; compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Los

símbolos representan atributos y objetos que muchas veces solo existen en el
pensamiento de las personas. En resumen, cuando se componen de software.

En realidad, hay complementariedad entre sistemas físicos y sistemas abstractos:

los primeros (máquinas, por ejemplo) necesitan un sistema abstracto
(programación) para operar y cumplir sus funciones. Lo recíproco también es
verdadero: los sistemas abstractos solo se vuelven realidad cuando se aplican en
algún sistema físico. Hardware y software se complementan. Es el ejemplo de una
escuela que necesita salones de clases, pupitres, tableros, iluminación, etc.,
(sistema físico), para desarrollar un programa de educación (sistema abstracto) o
de un centro de procesamiento de datos, donde el equipo y los circuitos procesan
programas de instrucciones para computador.

21
2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

a. Sistemas Cerrados; no presentan intercambio con el ambiente que los rodea,

pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no
reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No reciben ningún
recurso externo ni producen algo para enviar afuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados en la acepción precisa del término.
Los autores han denominado sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo
comportamiento es totalmente determinista y programado, y operan con muy
pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. El término también es
utilizado para los sistemas completamente estructurados, en que los elementos y
relaciones se combinan de manera peculiar y rígida para producir una salida
(resultado, producto) invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como
máquinas y equipos.
b. Sistemas Abiertos; presentan relaciones de intercambio con el ambiente a
través de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos
intercambian materia y energía con el ambiente continuamente. Son
eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse
constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recíproco con
las fuerzas del ambiente, y la calidad de su estructura se optimiza cuando el
conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación
adaptativa. La adaptación es un proceso continuo de aprendizaje y auto
organización.

Importancia de los Sistemas

Según Catácora (2001), en toda organización para el buen funcionamiento de los

procesos se depende de los sistemas. De allí radica su importancia no que no es
fácil llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones sino se
cuenta con la ayuda de los sistemas mecanizados. Los sistemas y sus estudios
cobran importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede
afirmar que los procedimientos, formas y métodos para llevar a cabo las
actividades son componentes del sistema.

Control Interno

Según Koontz y Weihrich, (2004): el control es "La función administrativa de la

medición y corrección del desempeño
a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes
ideados para alcanzarlo." (p.640).

La función de la administración que se aplica de último es la del control; primero

se fijan las metas de la organización o empresa (planeación), se formulan los
planes (planeación), se define o decide la estructura (organización), se contrata y
se capacita al personal (dirección); cuando se tiene todo esto en conjunto es
22
necesario comparar el desempeño real con las metas y objetivos fijados para
poder identificar si hay alguna desviación significativa y así aplicar el control y
poder retomar el rumbo de lo planeado administrativamente.

Clasificación del Control Interno

Los principios de Contabilidad y las Normas y Procedimientos de Auditoria de

Aceptación General en Venezuela y otras Publicaciones Técnicas (1999) al
respecto exponen que:

El Control Interno se clasifica en:

a) Control Interno Administrativo
b) Control Interno Contable

Control Interno Administrativo

Comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros que se

refieren al proceso de decisiones conducentes a la autorización de transacciones
por la gerencia. Tal autorización es una función de la gerencia directamente
asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la organización y es el
punto de partida para establecer el control contable de las transacciones.

Control Interno Contable

Comprende el plan de la organización, los procedimientos y registros que se

refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de registros financieros
y consecuentemente están diseñados para suministrar seguridad razonable de
que:
a) Las transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o
b) específica de la gerencia.

c) Las transacciones se registran con forme es necesario 1) para permitir la

preparación de estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados o, con cualquier otro criterio aplicable a
dichos estados y 2) para mantener datos relativos a la responsabilidad sobre los
activos.

d) El acceso a los activos solo se permite con autorizaciones de la gerencia.

e) Los datos registrados relativos a los activos son comparados con los activos
existentes durante intervalos razonables y toman las medidas apropiadas con
respecto a cualquier diferencia.

Objetivos del Control Interno

23
Javier R. López (1997) expresa que los objetivos básicos del control interno son
los siguientes:

1. Protección de los activos de la empresa.

2. Obtención de información financiera veraz y confiable.

3. Promoción de eficiencia en la operación de negocio.

4. Ejecución de las operaciones congruentes con las políticas establecidas por la

administración.

Al cumplimiento de los dos primeros objetivos mencionados anteriormente se le

conoce como control interno contable y al de los dos últimos como control interno
administrativo.

Finalidad del Control Interno

Según Perdomo (1998), la finalidad de los controles internos es:

1. Asegurar que la política empresarial diseñada por la alta dirección sea

ejecutada correctamente por los diferentes departamentos y en los distintos
niveles jerárquicos de la organización.

2. Asegurar la veracidad de la información elaborada en el interior de la

organización, que sirve de soporte a la toma de decisiones que dan contenido a
la política de empresa.

3. Disminuir los riesgos de errores e irregularidades y, mientras más efectivo y

adecuado sea el sistema, menor seria el riesgo y menos amplio el examen
detallado y las pruebas necesarias.

Elementos del Control Interno

Rodríguez (2000. Pág. 55). Expone que los principales elementos del control
interno son:

Estructura organizacional

El objeto principal de la organización es hacer que cada uno de los miembros

conozca las actividades que va ejecutar. Cuando la asignación es definida el logro
del objetivo puede centrarse en él. Y el riesgo de sufrir malas interpretaciones o
con funciones en mínimo respeto de “quien es el que va hacer que”. Es más,
puede fijarse las relaciones de trabajo dentro de una empresa.

24
Procedimientos

Los procedimientos indican “como hacer el trabajo” “que proceso utilizar” y la

mayoría de la información general respecto del trabajo. El procedimiento está
orientado hacia las tareas: lo recomendable es que deben estar dispuestas por
escrito en documentos formales segmentados en tareas que deben ser
efectuadas. El propósito primario del procedimiento tiene naturaleza de
instrucción.

Personal

Se puede considerar que el ambiente interno de una organización está compuesto

por varios subsistemas principales. El subsistema personal está compuesto por
varios individuos y grupos de interacción. Dicho subsistema está formado por la
conducta individual y la motivación, las relaciones de status y de rol, dinámica y
sistema de influencia.

Vigilancia

Un tipo fundamental de retroalimentación en las organizaciones es la vigilancia, o

sea la recolección, análisis y evaluación de toda la información relacionada con las
actividades que se trata de administrar el administrados recibe constantemente
información que procede del interior y del exterior de la unidad orgánica que este
coordina y que le indica de qué manera se está comportando. Debe ser capaz de
evaluar la relevancia y el significado de esa información, porque no toda tiene
igual importancia.

Componentes del Control Interno

Holmes (1979) señala que los componentes del control interno son los siguientes:
Ambiente de control

Consiste en establecer un entorno que estimule e influencie el control del personal

y sus actividades, ya que el mismo proporciona disciplina y estructura. Cabe
destacar que sus factores influye la integridad, los valores éticos y la
competencia, la filosofía y el estilo de operación de la administración en cuanto a
cómo asigna su autoridad y responsabilidad y como organiza a su personal, y la
atención y dirección por parte de la gerencia de la entidad.

Valoración de los Riesgos

Cabe destacar que cada entidad enfrenta una variedad de riesgos tanto de
fuentes internas como de fuentes externas, las cuales deben valorarse, y una
condición clave en el establecimiento de los objetivos.

25
La valoración de riesgo no es más que la identificación y análisis claros de los
riesgos relevantes en consecución de los objetivos, ya que constituye una base
fundamental para determinar cómo se debe administrar los riesgos, para así
lograr: salvaguardar los bienes, mantener una buena competencia, conservar su
imagen, mantener e incrementar su solidez financiera, y lograr un buen
crecimiento de la organización.

Actividades de control

Son las políticas y procedimientos, para cumplir diariamente con las

Actividades asignadas, además asegura que se tomen las acciones
necesarias para orientar los riesgos así la consecución de los objetivos de la
organización. Estas actividades se dan en todo lo largo de la organización, en
todos los niveles y en todas las funciones, entre las cuales se destacan: las
actividades de aprobación, la autorización, la verificación, la conciliación, la
aplicación y la revisión de los indicadores de rendimiento.

Información y comunicación

Dentro y fuera de una organización, debe identificarse y comunicarse información

pertinente y necesaria dentro del tiempo indicado, de manera que permita a los
empleados cumplir con sus responsabilidades, a su vez los sistemas de
información produce reportes que contienen información operacional y financiera,
ya que esto hace posible controlar y operar de manera eficiente a la
organización. Cabe destacar que se debe tomar en cuenta no solo la información
interna, sino también externas que son necesarios en la toma de decisiones. La
comunicación efectiva debe darse en sentido amplio que fluya a lo largo y ancho
de la organización.

26
4. DESARROLLO DE PRÁCTICA

El desarrollo de las prácticas profesionales se dio en la E.S.E. Hospital San

Andrés de Chiriguana donde se participó en un proceso de selección para el
cargo, luego de la selección de la empresa y aprobadas las practica por la
universidad, se procedió a trasladarse al sitio donde se realizaría el proceso.
Como primero se firmó un acta de inicio que daba el aval para realizar la práctica,
luego se procedió a la presentación del practicante con el jefe inmediato,
Las funciones delegadas permiten el mejor desarrolló de las actividades dentro del
instituto.

4.1 DESARROLLO DEL OBJETIVO ESPECIFICO I:

Diagnosticar la situación actual del hospital en relación al control interno
administrativo.
Es esta fase se detectó el nivel de organización laboral existente entre los
empleados, a través de la observación directa es decir, la situación actual de la
que conforma la E.S.E. Hospital San Andrés de Chiriguana, en relación al control
administrativo y el entorno de la organización objeto de estudio, la realización de
entrevistas informales semi estructuradas y la aplicación de un cuestionario de
opinión de 12 ítems, de repuestas con alternativas de empleados de la instancia
de administración y control de la que conforma la datos del ente de Salud

4.1.1 ANÁLISIS Y PRESENTACION DE LOS RESULTADOS

Una vez realizada la aplicación de las técnicas e instrumentos de recolección de

datos, seguidamente se realiza el análisis correspondiente en función de cada uno
de los ítems que forman parte del cuestionario. Cada uno de estos ítems se

27
relaciona o determinan el estudio de aplicación del Sistema del Control
Administrativo para el HOSPITAL San Andrés de Chiriguana Cesar.

4.1.1.1 DIAGNOSTICO

Cada uno se evalúa con una escala de respuestas de tipo cerrado con respuestas
dicotómicas “Si” o “No”; Las cuales representa el orden del estudio enmarcado
desde la situación de la problemática hasta la alternativa de solución de la
misma, con la valoración de respuesta dada por las 180 personas entrevistadas en
el ente, es de aclarar que entre contratista y empleados de planta hay 207
trabajadores, dónde 99 empleados ,están encargados de áreas como servicios
médicos, servicios generales, jardinería ,aseo entre otros y solo el restante se
encargan de áreas estructurales de manejo de procesos administrativos en el
ente..

Tabla Nº 1

1. ¿. El manual de Organización existente en la empresa en el Hospital

San Andrés de Chiriguaná, está claramente definido?

Categoría Cantidad
SI 0
NO 180
Total 180

En la tabla Nº1, se puede apreciar la distribución de frecuencia según las

categorías de datos referentes a la existencia del manual de organización en la
empresa. Las 180 personas (100% de los entrevistados) manifestaron que
actualmente la empresa no tiene un manual de organización administrativa
claramente definido, que permita orientar el funcionamiento de las mismas.

Tabla Nº 2

2.- ¿El proceso administrativo aplicado en el Hospital San Andrés de Chiriguaná

muestra algún tipo de deficiencia?
Categoría Cantidad
28
 SI 179
NO 1
Total 180

En relación a la tabla Nº2, muestra las respuestas reveladas por las 179
empleados (98% de los entrevistados), se inclinaron por la opción que si existe
deficiencias en la ejecución de procesos administrativos que se manejan en la
empresa, lo que evidencia la insuficiencia en las actividades administrativa,
financiera y económica e incluso en la falta de cumplimiento de las leyes, dando
como resultado el desajustes organizacional y por ende, no cumplir con las
exigencias de sus clientes. Al respecto se tiene que 1 empleado (1% de los
entrevistados) se inclinó por la opción no.

Tabla Nº 3

3.- ¿En la empresa existen normas y procedimientos definidos correspondientes

a la función administrativa?

Categoría Cantidad
SI 2
NO 178
Total 180

Se puede aprecia en la tabla Nº 2, la distribución de frecuencia de los datos

referentes que si existe normas y procedimientos definidos de acuerdo a las
funciones administrativas que se deben manejar en la empresa. De las 180
personas entrevistadas 178 (90% de los entrevistados) respondieron que
actualmente la empresa no tiene muy claro la aplicación de normas y
procedimientos adaptados para la autorización, procesamiento, clasificación,
registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicos de los activos de la
empresa. El resto de las personas consultas que representan el 5% de los
entrevistados, se de acuerdo con lo planteado.

Tabla Nº 4

4.- ¿Las políticas del Hospital están acorde a las funciones que usted
desempeña?

Categoría Cantidad
SI 4
29
 NO 174
Total 180

En relación al conocimiento de las políticas que rigen a la empresa presentada

en la tabla Nº 4, se puede considerar que la información obtenida, 174 de las
personas (80% de los entrevistados) declararon que actualmente se requiere
gestionar los conflictos que se presentan en los procesos administrativos, y
crear nuevas políticas de que involucren mejor gestión administrativa a través
de una planificación, programación y toma de decisiones futuras, que garanticen
mejor desempeño laboral del personal de la empresa. Por lo contrario, las 4
personas el (20% de los entrevistados) opinan que Sí.

Tabla Nº 5

5.- ¿Es primordial para la empresa cumplir con las funciones de control
administrativo?

Categoría Cantidad
SI 180
NO 0
Total 180

Con respecto a lo importante que es para la empresa cumplir las funciones en de

control interno administrativo, en la tabla N º5, se muestra las respuestas
manifestadas por las 180 personas (100% de los entrevistados) se inclinaron por
la opción Si, porque cumplir con las funciones de control interno administrativo se
puede asegurar la veracidad de la información elaborada en el interior de la
organización, que sirve de soporte a la toma de decisiones que dan contenido a
la política de empresa y a contribuir a la empresa fortalezca los procedimientos
aplicados para administrar y ejercer funciones de acuerdo a cada actividad.

Tabla Nº 6

6.- ¿Existen manuales documentados de las funciones y actividades que

desarrolla cada empleado?

Categoría Cantidad
SI 1
NO 179
30
 Total 180

En la tabla Nº 6, la información suministrada por los empleados 179 (95% de los

entrevistados) refleja que no existen manuales documentados que establezca
claramente las líneas de responsabilidad relacionadas con las funciones de
operaciones, registro y custodia de los activos que deben desarrolla cada
empleado en la empresa, mientras que 1 empleado (5 % de los entrevistados)
opina que la empresa cuenta con un manual documentado relacionado con las
actividades que deben desarrollar cada empleado.

Tabla Nº 7

7.- ¿Las auditorías internas del Hospital San Andrés se realizan con mucha
regularidad?

Categoría Cantidad
SI 2
NO 178
Total 180

En relación a la respuesta mostrada en la tabla Nº 7, concerniente a la realización

de auditoría interna en la empresa, 178 personas (90% de los entrevistados)
respondieron que no se realizan regularmente trabajo de auditoría interna. Es
decir, no se hace una evaluación del sistema de control interno contable, que
permita descubrir sus debilidades y posibles fallos en los procesos
administrativos, mientras que el 10% expresa que si se realizan auditorías
internas.

Tabla Nª 8

8.- ¿La empresa realiza evaluaciones de control Administrativo para verificar que
se cumplan con las normas establecidas?
Categoría Cantidad
SI 0
NO 180

31
 Total 180

En la tabla Nº 8, se observa que las 180 personas (El 100% de los entrevistados)
consideran que no se realiza evaluaciones de control para verificar que se
cumplan con las normas establecidas, que vayan enmarcadas en las fallas y
deficiencias que se presentan actualmente en la empresa.

9.- ¿Existen suficiente personal encargado de los procesos y procedimiento en el

área de control Administrativo?

Categoría Cantidad
SI 0
NO 180
Total 180

Con respecto al personal encargado en el área de control interno, él 100% afirma

que no es suficiente, que solamente un solo empleado en la actualidad, para
asumir los procesos y procedimientos.

Gráfico Nº 10.

10.- ¿La aplicación de un sistema de control interno administrativo en la

empresa, agiliza de manera efectiva el recaudo de información para la
elaboración del flujo del efectivo?

Categoría Cantidad
SI 180
NO 0
Total 180

Se puede aprecia en la tabla Nº 10, se observa que las 180 personas (El 100%
de los entrevistados) consideran que con aplicación de un sistema de control
interno administrativo en la empresa, Agiliza de manera efectiva el recaudo de
información para la elaboración del flujo del efectivo, de manera que el control
interno comprenda un plan de organización que cubra a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar con exactitud y
confiabilidad los datos ordenados por la gerencia de la empresa.
32
Gráfico Nº 11.

11.- ¿La aplicación de un sistema de control administrativo en la empresa

mejorara el control de vencimientos de facturas o cuentas y la morosidad de los
usuarios?

Categoría Cantidad
SI 180
NO 0
Total 20

En la tabla Nº11, se observa que las 180 personas (El 100% de los
entrevistados) se inclinaron por la opción si, consideran que la aplicación de un
sistema de control interno administrativo en la empresa mejorara el control de
vencimientos de facturas o cuentas y la morosidad de los clientes.

Tabla Nº 12

12.- ¿El sistema de control administrativo aumentara la productividad y calidad

de servicio y atención de los clientes de la empresa?

Categoría Cantidad
SI 180
NO 0
Total 180

Con respecto a lo que presenta en la tabla Nº 12, se observa que las 180
personas (El 100% de los entrevistados) consideran que si aplica un sistema
de control interno administrativo Facilita que la empresa preste un buen
servicio a sus clientes de manera eficiente y eficaz.

4.1.2 DESARROLLO DEL OBJETIVO ESPECIFICO II:

33
 Por medio de un análisis DOFA, se determinaran las Áreas de la empresa, qué
requieren la aplicación de un control administrativo, con el fin del mejoramiento
continuo del buen funcionamiento, del Hospital en estudio.
Realizar un análisis DOFA1 es una forma muy práctica y eficaz para evaluar una
empresa descubriendo qué es innovación para la misma.

41.3 Análisis DOFA áreas Administrativas del Hospital San Andres de

Chiriguana Cesar.
Tabla Nº 13

FORTALEZAS DEBILIDADES

1. Tiene Definido la Estructura Administrativa. 1. Falta de continuidad de la prestación

2. Cuenta con participación activa y dinámica de la de servicios asistenciales.
comunidad. 2. No existen manuales de procesos y
3. Reconocimiento de la comunidad. procedimientos, ni guía de manejos,
4. Portafolio de servicios definido. por tanto fallan los procesos de
5. Excelente talento humano. auditorías aplicados.
6. Diversidad en la prestación de servicios. 3. No cuenta con un sistema de
7. Imagen y experiencia. información.
8. Sistematización de los procesos de atención. 4. No se manejan de manera adecuada y
sistemática a los inventarios.
5. Manejo inadecuado de medicamentos.
6. Falta de conocimiento en procesos
administrativos.
7. Desconocimiento de funciones de los
empleados.
8. Poco sentido de pertenencia de los
empleados.
9. Procesos y procedimientos
administrativos, con falencias.
10. Clima laboral y seguridad del cliente
interno.

1
Se habla de una técnica utilizada dentro de un sistema de gestión de calidad para determinar y definir tus Fortalezas, Debilidades,
Oportunidades y Amenazas. El análisis DOFA puede aplicar a toda una empresa. Incluso a proyectos individuales dentro de un solo
departamento, como es el caso de una campaña de publicidad en línea.

34
 11. Falta de personal en algunas áreas.
12. Falta de evaluación de los procesos
administrativos.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Alto porcentaje de vinculados. 1. Poco apoyo gubernamental.

2. Reconocimiento por entes de educación, para la 2. Carencia de infraestructura.
realización de prácticas empresariales o 3. Carencia de equipos de alta
profesionales. tecnología.
3. Apoyo de profesionales en el área privada. 4. Suspensión de algunos servicios por
4. Empleo a profesionales de la Salud en la Región. falta de infraestructura.
5. Poca competencia local.
6. Reformas normativas de la salud.
7. Sistema de regalías territoriales.

4.1.4 Alternativas De solución:

 Fortalecer y ampliar las relaciones con las entidades de salud a través de

convenios.
 Presentar propuestas a nivel gubernamental, con el fin de intervenir la
infraestructura del hospital.
 Proponer procesos de auditoria con frecuencia en todas las áreas.
 Lograr trabajo conjunto entre la comunidad y los entes universitarios en
aspectos logísticos, asistenciales y de información.
 Formular proyectos para la consecución de recursos.
 Diseñar manual de procesos y procedimientos.

4.1.5 Matriz De Priorización

Tabla Nº 14

35
 1.Pertinencia 2. Ausencia de 3.Viabilidad 4.Asentamient 5.Posibilidad de 6.Urgencia de 7.Consideraciones Total
duplicación. o político aplicación la necesidad éticas
de los datos
AREA A INTERVENIR

Planificación 2 2 3 2 2 2 3 16

Organización 3 3 2 2 3 3 3 19

Mercadeo 2 3 3 1 3 2 3 17

Estado 2 2 2 1 2 2 3 14
financiero

Sistemas de 2 2 1 1 2 1 3 12
información

Según la Priorización, se define como la principal área a intervenir la dirección, ya

que a partir de esta se generan las fallas en la prestación de los servicios y
también a nivel de procesos y procedimientos, por lo tanto las estrategias como
auditorias y control interno administrativo, estarían dirigidos a este elemento.

Con el fin de indagar un poco más en la comprobación de la necesidad, dé realizar

una auditoria administrativa, al interior de la empresa, sé aplico una pequeña
entrevista, al gerente encargado de la organización y teniendo en cuenta el
análisis de cada respuesta, sé pudo concluir lo siguiente

ENTREVISTA

Buenos, días Doctor Germán Darío Gallo Rojas Gerente del Hospital San Andres
De Chiriguana Cesar; como es de su conocimiento me encuentro desarrollando
prácticas empresariales, en su entidad y el propósito en esta segunda fase, Es
conocer algunos aspectos importantes de su área, en procesos administrativos,
con el fin de evaluar las áreas que deben aplicarse una auditoria administrativa,
con el fin del mejoramiento continuo de los procesos; sólo le solicito me responda,
4 interrogantes, donde puede decir sí o no según corresponda.
36
 1. conoce usted la misión de la empresa:

Si___ No____ Confusión X

2. conoce usted la misión de la empresa:

Si X No____ Confusión____

3. sabe usted cual es el objetivo corporativo de la empresa:

Si___ No____ Confusión X

4. Sabe cómo está organizada administrativamente la Institución:

Si___ No____ Confusión X

Teniendo en cuenta, las respuestas del señor gerente, es evidente que hay
mucho desconocimiento, dé procesos administrativos, sé evidencio también que
no existen manual de funciones, procesos y procedimientos, situación muy
preocupante en el funcionamiento interno de una institución, es de vital
importancia hacer mediciones periódicas de cómo se están desarrollando los
procesos Administrativos, y esto se puede lograr adoptando control interno
administrativos principalmente en el área de dirección.
4.1.6 DESARROLLO DEL OBJETIVO ESPECIFICO III:

Proponer el sistema de control administrativo para el Hospital Regional San

Andrés de Chiriguaná.

Con base a la observación realizada en varias visitas a la empresa objeto de

estudio, así como a través de la aplicación del instrumento más los datos
obtenidos a través de la revisión bibliográfica se determinarán la aplicación de un

37
Sistema de Control Administrativo en la que conforma el Hospital San Andrés del
Municipio de Chiriguana Cesar.

4.1.6.1 PROPUESTA

La propuesta contiene aspectos concretos que debe contener un sistema de

control interno administrativo, con el fin de lograr un mejoramiento en el área
administrativa del Hospital San Andrés del Municipio de Chiriguana, dedicado a la
prestación de servicios de salud. Un control efectivo es una necesidad imperante
en la actualidad, por tal razón la propuesta comprende de herramientas
administrativas útiles para el control, así como aquellos aspectos en los que se
considera que el Hospital, necesita reforzar sus trabajos y superar sus limitantes,
sé hace una breve explicación de las funciones a desempeñar por cada uno de los
cargos. También contiene una serie de normas administrativas para que el
Hospital San Andrés, Pueda mantener el orden y el control con sus empleados y el
trabajo asumiendo las responsabilidades en lo que cada uno realiza.

4.1.6.2 SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA EL HOSPITAL SAN

ANDRES DEL MUNICIPIO DE CHIRIGUANA CESAR

OBJETIVO: General Proporcionar un sistema de control administrativo para el

Hospital San Andrés del Municipio de Chiriguana Cesar, dedicado a la prestación
de servicios de salud. Para que contribuya al funcionamiento efectivo en la
administración del ente de salud.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Brindar las herramientas administrativas útiles para el manejo de control

interno en la Empresa.
 Proporcionar las funciones del liderazgo dentro de la empresa.
 Crear una serie de normas que permita mantener el control de las
responsabilidades y funciones del personal que labora en la empresa.

|
4.1.6.3 FUNDAMENTACIÓN E IMPORTANCIA: Esta propuesta se fundamenta
bajo los parámetros de Chiavenato (2001) el cual establece que el sistema de
control administrativo interno comprende “Comprende el plan de organización, las
políticas las normas, así como los métodos y procedimientos adaptados para la
autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación,
seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos
administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o
entidad (p.3). En este sentido, permite establecer que el sistema de control
38
administrativo para el Hospital San Andrés de Chiriguaná Cesar, tenga una
proyección efectiva en cuanto a su labor administrativa. La aplicación de un
sistema de control interno administrativo es de gran importancia ya que mediante
él se orienta a los trabajadores que laboran en dicha empresa, con el objetivo de
contribuir al mejoramiento de las operaciones y así lograr una mejor calidad en
el trabajo.
El sistema busca mejorar el proceso interno que realizan los negocios
identificando las fortalezas y debilidades que existen dentro de ellas, detectando
también los problemas y sus causas, para luego poder aportar soluciones que
contribuyan de una forma oportuna. En una empresa se necesita encontrar
soluciones útiles para el desempeño de sus funciones, para así poder lograr los
objetivos que se ha propuesto. La utilización de dicho sistema mejorará la
organización interna, el control, y por ende el servicio que brindan a sus clientes
por lo que esto contribuirá a que la vida útil del negocio se incremente y no se
encamine al descenso en un mundo comercial tan competitivo.

4.1.6.4 ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

Se propone a la gerencia del Hospital revisar y actualizar los siguientes aspectos,

con el fin de fortalecer de forma efectiva el funcionamiento óptimo del ente de
salud en el Municipio de Chiriguana Cesar.

Los Aspectos a Fundamentar son los siguientes:

1. Funciones del Personal de la Empresa: El personal de la empresa necesita una

serie de trámites de carácter administrativo, donde conozca cuáles son sus
deberes y derechos dentro de la empresa, la cual se integran actividades entre las
que destacan: la selección y la formalización de los contratos que se suscriben con
los trabajadores.

2. Establecer normatividad para uso Administrativo: esta contendrá la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones administrativas
de la empresa.

3. Elementos del Control Administrativo: Establecer y mantener un control interno

adecuado es una responsabilidad de la administración. El control interno facilita el
logro de los objetivos propuestos, permite el uso adecuado de los recursos e
identifica los riesgos probables, lo que hace posible el evitar errores e
irregularidades.

39
Los comprobantes que de manera particular ha de sostener el sistema de control
interno son los siguientes:

1. Ambiente de control

La esencia de cualquier organización es su gente; sus atributos individuales,

incluyendo la integridad, los valores éticos, y la competencia y el ambiente en
que ella opera. La gente el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el
cual todas las cosas descansan. De allí que debe involucrarse una cultura de
control en ella.
2. Valoración de riesgo

Los Directivos del ente de salud deben ser consciente de los riesgos y
enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con venta de sus servicios,
producción, mercadeo, finanzas y otras actividades, de manera que opere
concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar analizar
los riesgos relacionados.

3. Actividades de control Se debe establecer y ejecutar políticas y

procedimientos para ayudar asegurar que se están aplicando efectivamente las
acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los
riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.

4. Información y comunicación Los sistemas de información y comunicación

interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.

5. Monitoreo Deben monitorearse el proceso total y considerarse como necesario

hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar
dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.

4.1.6.5 NORMAS GENERALES DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA EL

EFECTIVO EN CAJA Y BANCO DE LA EMPRESA CENTRALES ELECTRICAS.

1. Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del

personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos
previos.

2. Toda transacción debe realizarse oportunamente y deben depositarse en su

totalidad debidamente clasificadas en las cuentas bancarias según correspondan.

3. Las cuentas bancarias deben conciliarse cada mes.

40
 4. Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques, no deben ser las
mismas que se encarguen de la conciliación del efectivo depositado en banco.

5. La función de recibir efectivo debe estar separada de desembolsar efectivo.

Además, los individuos que manejan efectivo o cheques no deben tener acceso a
los registros contables.

6. Todos los ingresos de efectivo, cheques u otros; cobrados deberán

depositarse, diariamente, en la agencia bancaria en que se operen las cuentas por
la organización. En ningún caso deben utilizarse para atender desembolsos ni
permanecer en caja más del tiempo prudencial para ser depositados.

7. Se deben archivar en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que

soportan tanto ingresos como egresos.

8. Los egresos de fondos deben ser manejados mediante cheques o demás

instrumentos bancarios, excepto aquellos a cubrir gastos menores que deberán
ser manejados por caja chica.

9. Todo documento y comprobante que haya sido cancelado, debe ser sellado
inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO, de manera de evitar
que puedan ser utilizados para otros desembolsos.

10. Los cheques anulados debe expresar tal condición debidamente sellados y
de existir copias deberán anularse y archivarse conjuntamente con el original.

11. Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional.

12. Las reposiciones del fondo de Caja Chica; se deberá adjuntar la planilla de
liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos
de gastos.

13. La responsabilidad para trasmitir y aprobar transferencias entre bancos, debe

corresponder únicamente a los altos niveles directivos de la empresa o por la
persona autorizada para dicha actividad.

14. Nunca se deben expedir cheques al portador, es decir los pagos se harán por
medio de cheques normativos con firmas mancomunadas con lo que la
responsabilidad recaerá cuando menos a dos personas.

15. La reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente

a materiales, útiles de oficina, de aseo, etc. que estén debidamente autorizados.
Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el País o fuera de él y los
gastos de representación, serán autorizados debidamente.
41
4.1.6.6 NORMAS PARA SELECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL
HOSPITAL SAN ANDRES DEL MUNICIPIO DE CHIRIGUANA CESAR

Se apegará a las Normas de Recursos Humanos que recogen principios, métodos

y técnicas que regulan su administración, para lograr eficiencia y responsabilidad
en los servidores que realizan las acciones dentro de los nosocomios,
contribuyendo así al logro de objetivos y metas institucionales. Estas se detallan a
continuación:

Del Reclutamiento: Este se hará mediante un proceso que permita identificar a

candidatos capacitados para llenar las vacantes.

De la Selección De Personal: Para seleccionar a la persona que ocupará una

vacante se deberá realizar entrevistas, pruebas de idoneidad, verificación de datos
y referencias, examen médico si fuera necesario y otros; a efecto de determinar la
capacidad técnica y profesional, experiencia, honestidad y que no exista
impedimento legal o ético para el desempeño del cargo.

Si la promoción es interna por lo general no es necesario realizar nuevamente

exámenes médicos o verificar referencias personales y entrevistas.

Si la selección de candidatos es externa es necesario aplicar los siguientes pasos:

1. Pruebas de idoneidad, para evaluar la compatibilidad del solicitante con los

requisitos del puesto.
2. Entrevista de selección, plática formal y profunda, conducida por el jefe del
departamento solicitante para evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto a
ocupar.
3. Verificación de datos y referencias para comprobar la veracidad de la
información proporcionada por el solicitante.

Dé la Capacitación.

Por lo menos una vez al año la empresa elaborará un diagnóstico que contenga
las necesidades de capacitación, objetivos y un sistema de evaluación y
seguimiento.

El Departamento de Planificación y Presupuesto elaborara el informe de las

necesidades de capacitación del personal bajo su responsabilidad de acuerdo a la
evaluación del desempeño que éstos tengan. |

De la Evaluación.

42
El trabajo del personal Administrativo cada año; su rendimiento deberá estar
acorde a los parámetros de eficiencia que establecerá la empresa para tal fin.

 Inculcar al personal que la ética es fundamental para el desempeño de sus

labores.

 La falta de ética en los empleados podrá ser causa de despido según sea la
causa. Del Control de Asistencia.

 La entrada y salida a la empresa será marcada, a través del reloj marcador

u otro dispositivo de control, por cada empleado.

 Queda terminante prohibido que cualquier empleado realice por otro

empleado, la actividad que le corresponde a menos que justifique su
incumplimiento.

 El no cumplimiento de las obligaciones será sujeto a sanción verbal, escrita

y en casos de subsistencia, descuentos.

 Si durante las horas laborables un empleado tiene la necesidad de salir de

su lugar de trabajo tendrá que solicitar permiso por el espacio de tiempo
que necesite, informando al jefe inmediato superior para que este notifique
la ausencia.

De la Rotación de Puestos:

El Departamento de Administración establecerá en forma sistemática la rotación

de puestos con tareas o funciones afines, para lo cual deberán ser previamente
instruidos a fin de que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos cargos.

 La Rotación de puestos de puestos permitirá la utilización efectiva de los

recursos humanos en puestos afines.

 Con la rotación se evita el comodísimo y desgano en la realización de las

actividades encomendadas.

 Se disminuye el riesgo de encubrimiento, fraudes, errores, deficiencias

administrativas y utilización indebida de recursos.

43
  Los cambios periódicos de tareas con funciones similares permiten que los
empleados adquieran experiencia en el desempeño de sus funciones y
sean más productivos para la institución.

5. CONCLUSIONES

A través del estudio realizado en el Hospital San Andrés del Municipio de

Chiriguana Cesar; se pudo evidenciar que existe amplios desconocimientos en los
procesos administrativo y de igual forma en sus indicadores de gestión.

Bajo esta perspectiva se plantea el Diseño de un Sistema de Control

Administrativo para el Hospital en estudio; con el fin de salvaguarda sus activos y
verificar la confiabilidad de los estados contables frente a los fraudes que se
puedan presentar y de igual forma la mejora continua de sus procesos.

Para el desarrollo del informe de esta práctica profesional, se utilizaron algunas

herramientas y técnicas e instrumentos de datos los cuales dieron buen resultado
en base al diagnosticar la deficiencia en sus procesos administrativos, lo cual
conduce al desconocimiento de la situación real.

De igual manera, en la encuesta aplicada al personal de trabajadores y a las

entrevistas aplicadas, a la alta gerencia de esta Institución reseñada, se encontró
un sin número de situaciones, entré las cuales estos manifestaron que
actualmente en la empresa no se maneja de forma adecuada las normas y
procedimientos de control interno administrativo, debido a la falta de
conocimientos o cambios que se han venido haciendo en los últimos años en los
44
procesos administrativos; sin embargo, con el Diseño de un Sistema de Control
Administrativo para la empresa, facilitará obtener información sobre el flujo de
efectivo, estados de cuentas, morosidad, entre otros, y facilitara la toma de
decisiones; lo que conlleva a prestar un buen servicio a sus clientes en el área de
telecomunicaciones.

6. RECOMENDACIONES

 Para lograr los objetivos planteados en el Diseño de un Sistema de Control

Administrativo para el Hospital San Andrés del Municipio de Chiriguana Cesar; es
importante seguir una serie de recomendaciones que persiguen el desarrollo de
la investigación realizada.

 Implementar un Sistema de Control Administrativo a la mayor brevedad posible a

fin de dar solución a la problemática en cuanto al manejo de los procesos
administrativos de la empresa.

 Realizar seguimiento a las operaciones de gestión del Sistema de Control

Administrativo de tal manera que se puedan efectuar ajustes antes surjan nuevas
problemáticas en cuanto a la aplicación de normas y procedimientos
administrativos.

45
  Cumplir con las funciones administrativas como la planificación, organización,
dirección y control de manera que permita medir y evaluar el desempeño para la
toma de acción correctiva cuando se necesite.

7. BIBLIOGRAFIA

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la empresa. 7 ed. México: Mc Graw Hill; 2006.74p.

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https://www.marsh.com/co/insights/risk-in-context/control-interno-empresarial.html

47
¡Comprometidos con nuestra gente!

48