Scotiabank

MODELO OPERACIONAL

SERVICIO GESTIÓN DE ACTIVOS

Santiago, Febrero 2016

Versión 0.2
Preparadopor: Gestión y Control COASIN
Código: MOSBK03
 MODELO OPERACIONAL
SERVICIO DE GESTION DE ACTIVO

Tipo Documento Área Código Versión Ejemplar

PROCEDIMIENTO OPERATIVO GESTION DE ACTIVO MOSBK03 0 DIGITAL

Índice

PROPOSÍTO.....................................................................................................................................4
ALCANCE.........................................................................................................................................4
1 RESUMEN............................................................................................................................4
2 PROCESO DE CONTROL DE ACTIVO...............................................................................5
2.1 Flujo de Activos por Requerimiento..................................................................................5
2.1.1 Solicitud de Requerimiento............................................................................................5
2.1.2 Registrar Solicitud en Sistema.......................................................................................5
2.1.3 Coordinación de Actividades de Soporte.......................................................................5
2.1.4 Asegurar Condiciones de Activo....................................................................................5
2.1.5 Verificación de Disponibilidad de Insumo......................................................................5
2.1.6 Evaluación de Solicitud..................................................................................................6
2.1.7 Despacho de Activo.......................................................................................................6
2.1.8 Instalación de Activo Asignado y Retiro de Activo con Falla.........................................6
2.1.9 Actualizar Registros de Activos Tecnológicos...............................................................6
2.1.10 Verificación de Equipos.................................................................................................6
2.1.11 Flujo de Trabajo.............................................................................................................6
2.2 Flujo de Activos por Incidente...........................................................................................6
2.2.1 Solicitud de Requerimiento............................................................................................6
2.2.2 Registrar Solicitud en Sistema.......................................................................................6
2.2.3 Coordinación de Actividades de Soporte.......................................................................7
2.2.4 Revisión de Activo.........................................................................................................7
2.2.5 Solicitud de SPAREA.....................................................................................................7
2.2.6 Evaluación de Solicitud..................................................................................................7
2.2.7 Despacho de Activo.......................................................................................................7
2.2.8 Instalación de Activo Asignado y Retiro de Activo con falla..........................................7
2.2.9 Actualizar Registros de Activos Tecnológicos...............................................................8
2.2.10 Verificación de Equipos.................................................................................................8
2.2.11 Flujo de trabajo..............................................................................................................8
2.3 Retiros y Bajas de Activos.................................................................................................8
2.3.1 Evaluación de Activo por QA.........................................................................................8
2.3.2 Flujo de Trabajo...........................................................................................................10
2.4 Alta de Activos.................................................................................................................10
2.4.1 Solicitud del Alta..........................................................................................................10
2.4.2 Registrar Solicitud en Sistema HPSM.........................................................................10
2.4.3 Aprobación de Solicitud...............................................................................................11
2.4.4 Entrega de Activo desde Administrador de Bodega....................................................11
2.4.5 Habilitación y Chequeo de Puntos de Voz y Datos.....................................................11

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2.4.6 Recepción de Equipo Asignado...................................................................................11

2.4.7 Preparación de Activo Tecnológico.............................................................................11
2.4.8 Alta de Equipo en HPAM.............................................................................................11
2.4.9 Instalación de Activo Tecnológico...............................................................................12
2.4.10 Informar para Actualización de Activos (USER SUPPORT y Activos COASIN).........12
2.4.11 Actualizar Registro de Activos Tecnológicos...............................................................12
2.4.12 Flujo de Trabajo...........................................................................................................12
3 ROLES Y FUNCIONES DE LA GESTION DE ACTIVO.....................................................12
3.1 Administrador de Bodega................................................................................................12
3.1.1 Funciones Específicas del Administrador de Bodega.................................................13
3.2 Coordinador Logístico.....................................................................................................13
3.2.1 Funciones Específicas del Coordinador Logístico.......................................................14
3.3 Coordinador de Terreno..................................................................................................14
3.3.1 Funciones Específicas del Coordinador de Terreno....................................................14
3.4 Gestor de activos.............................................................................................................14
3.4.1 Funciones Específicas del Gestor de Activos..............................................................14
3.5 Técnico de Terreno.........................................................................................................15
3.5.1 Funciones Específicas del Técnico de Terreno...........................................................15
4 REFERENCIAS/BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................15
5 REGISTROS Y ANEXOS....................................................................................................15
5.1 Registros.........................................................................................................................15
5.2 Anexos.............................................................................................................................15
6 DISTRIBUCION..................................................................................................................16
7 CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................16

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MODELO OPERACIÓN DEL SERVICIO DE GESTION DE ACTIVO

PROPOSÍTO
El presente documento tiene como objetivo describir el proceso de control y gestión
de los activos tecnológicos
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los activos tecnológicos que se encuentran en el
marco del servicio entregado por COASIN Chile S.A. a su Cliente Scotiabank.

Revisó Aprobó Inicio Vigencia

1 RESUMEN

La gestión de activos busca formalizar todo el ciclo de vida de los activos físicos de una organización
con el fin de maximizar su valor. Se fundamenta en los procesos de flujo de requerimientos, e
incidentes, mantenimiento y reemplazo de los activos. Considerando su ubicación en los diferentes
departamentos, localizaciones, instalaciones, y en algunos casos, incluso diferentes unidades de
negocio. La gestión de los activos puede mejorar su rendimiento, reducir costes, extender su vida útil y
mejorar el retorno de inversión de los activos.

La gestión de activo se ha vuelto un elemento fundamental en las organizaciones. De allí el impacto

positivo que se produce en una empresa que direcciona e invierte parte de sus recursos en la gestión
de activos tecnológicos.

Cada uno de los PC, notebook, impresoras, etc. son una herramienta fundamental para el
trabajo diario de los empleados. Esta situación implica que el ciclo de vida de estas
herramientas tecnológicas es esencial en la producción de la compañía.

Saber cuáles, dónde y quién utiliza cada uno de los Activos TI, es el objetivo fundamental
de la Gestión de Activos Tecnológicos.

En función de lo anterior es que COASIN ha trabajado intensamente en todos sus años de

experiencia en establecer un modelo de gestión de activos que permita brindar un servicio

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de calidad y con las exigencias que el mercado establece. Esto es los que nos permite
analizar los estándares y aplicarlos a nuestros clientes en forma acorde a sus recursos y
grados de madurez, y no abrazar metodologías en forma ciega. Es por esto que en el
presente documento se definen las buenas prácticas que ha utilizado COASIN y que se
proponen éste a Scotiabank, con el objetivo de mantener un control eficiente de sus
activos tecnológicos.

2 PROCESO DE CONTROL DE ACTIVO

2.1 Flujo de Activos por Requerimiento

Intervención de activos por requerimientos en los cuales hay solicitudes de renovación
tecnológica, alta de usuarios nuevos, traslados de usuarios y sus activos, solicitudes de
baja de activos.

2.1.1 Solicitud de Requerimiento

Es realizado por el solicitante enviando un correo corporativo a la Mesa de Servicios TI
(requerimientostecnologia@scotiabank.cl) para realizar instalación de activos fijos en
Scotiabank.
2.1.2 Registrar Solicitud en Sistema
Proceso mediante el cual el especialista de la Mesa de Servicios TI registra
requerimientos por:renovación tecnológica, alta de usuarios nuevos, traslados o
movimientos de Activos tecnológicos en el Sistema (genera Q).Basado en el correo
corporativo con la solicitud.

Los datos mínimos que debe contener la solicitud son los siguientes:

 Nombre del usuario.

 RUT
 Correo corporativo
 Anexo
 Servicio al que pertenece (DPTO).
 Descripción del equipo.
 Ubicación física.

2.1.3 Coordinación de Actividades de Soporte

El Coordinador de Terreno recibe solicitud de Mesa de Servicios TI.Procede a la
coordinación de las actividades de retiro e instalación de Equipamiento Tecnológico según
planificación establecida por el cliente.
2.1.4 Asegurar Condiciones de Activo
El o los Técnicos de Terreno asignados proceden a la revisión del equipo tecnológico en
el lugar de acuerdo a la planificación establecida por el Cliente, de requerir cambio realiza

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solicitud de cambio de activo al Coordinador de terreno. De reparar el equipo documenta

en HPSM, adjunta recaf, cierra Q y notifica a GAT.
2.1.5 Verificación de Disponibilidad de Insumo
Coordinador Logístico previa solicitud del Coordinador de Terreno verifica stock en
almacén principal para confirmar disponibilidad de activo solicitado. De no contar con
activo disponible, realiza una orden de compra.
2.1.6 Evaluación de Solicitud
El UserSupport Manager, tomando en cuenta los antecedentes técnicos entregados por
soporte, deberá aprobar o rechazar la solicitud elevada por el Solicitante. Notifica al
Coordinador Logístico
2.1.7 Despacho de Activo
El Coordinador Logístico solicita al Administrador de bodega los insumos aprobados por
UserSupport Manager. El Administrador de Bodega verifica stock y prepara activo para
despacho con Recaf y entrega Activo al Coordinador Logístico.
En el caso de Regios, el Administrador de Bodega envía Activo al Coordinador Logístico
para que envié valija a Coordinador de Terreno de Regiones
2.1.8 Instalación de Activo Asignado y Retiro de Activo con Falla
Coordinador de Terreno recibe insumo del Coordinador Logístico y previa coordinación
con el usuario, el técnico deTerreno retirará el activo tecnológico y procederá con la
instalación y configuración correspondiente del equipo asignado. Retira Activo liberado,
embala con informe para ser entregado al QA. Actualiza en HPSM, adjunta Recaf, notifica
a GAT y cierra Q
2.1.9 Actualizar Registros de Activos Tecnológicos
El Coordinador Logístico, según la información entregada por el Coordinador de Terreno,
procederá a actualizar de ambos activos en el Sistema. Además, deberá adjuntar
formulario de cambio.
2.1.10 Verificación de Equipos
Gestión de es responsable de la verificar que los equipos instalados y retirados,
corresponda con los autorizados. Revisa Tareas cerradas por terreno, identifica activos,
actualiza inventario por Q, Realiza actualización en HPSM y HPAM, Verifica ingreso de
activos a los almacenes sistemáticos.
2.1.11 Flujo de Trabajo
Ver Anexo A.1 Flujo de Q con Activo RM
Ver Anexo A.2 Flujo de Q con Activo RG

2.2 Flujo de Activos por Incidente

Intervención de activos por incidentes, en los cuales básicamente hay cambio de
equipamiento por fallas del equipo original del usuario.

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2.2.1 Solicitud de Requerimiento

Es realizado por el solicitante llamando a un número corporativo a la Mesa de Servicios TI
para notificar una falla de activos tecnológicos en Scotiabank.
2.2.2 Registrar Solicitud en Sistema
Proceso mediante el cual el especialista de la Mesa de Servicios TI registra la falla del
Activos tecnológicos en el Sistema (genera IM).

Los datos mínimos que debe contener la solicitud son los siguientes:

 Nombre del usuario.

 RUT
 Correo corporativo
 Servicio al que pertenece (DPTO).
 Descripción del equipo.
 Ubicación física.
 Descripción de la falla que presenta el equipo.

2.2.3 Coordinación de Actividades de Soporte

El Coordinador de Terreno recibe Incidente de Mesa de Servicios TI. Procede a la
coordinación de las actividades de revisión de Activo Tecnológico según planificación
establecida por el cliente.
2.2.4 Revisión de Activo
El o los Técnicos de Terreno asignados proceden a la revisión del activo tecnológico en el
lugar de acuerdo a la planificación establecida, de reparar el equipo documenta en HPSM,
adjunta recaf, cierra IM y notifica a GAT. De no reparar, realiza solicitud de cambio de
activo al Coordinador de terreno con informe de falla de activo.
2.2.5 Solicitud de SPAREA
Coordinador Logístico previa solicitud del Coordinador de Terreno verifica stock en
almacén SPARE para confirmar disponibilidad de activo solicitado. De no contar con
activo disponible verifica stock en almacén principal, de no contar con activo disponible
realiza una orden de compra.
2.2.6 Evaluación de Solicitud
De contar con disponibilidad de activo en almacén principal, se realiza solicitud de
despacho aUserSupport Manager, esté tomando en cuenta los antecedentes técnicos
entregados por soporte, deberá aprobar o rechazar la solicitud elevada por el Solicitante.
Notifica al Coordinador Logístico
2.2.7 Despacho de Activo
El Coordinador Logístico solicita al Administrador de bodega los insumos. El
Administrador de Bodega verifica stock y prepara activo para despacho con Recaf y
entrega Activo al Coordinador Logístico.

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En el caso de Regios, el Administrador de Bodega envía Activo al Coordinador Logístico

para que envié valija a Coordinador de Terreno de Regiones
2.2.8 Instalación de Activo Asignado y Retiro de Activo con falla
Coordinador de Terreno recibe insumo del Coordinador Logístico y previa coordinación
con el usuario, el Técnico de Terreno retirará el activo tecnológico y procederá con la
instalación y configuración correspondiente del equipo asignado. Retira Activo liberado,
embala con informe para ser entregado al QA. Actualiza en HPSM, adjunta Recaf, notifica
a GAT y cierra IM.
2.2.9 Actualizar Registros de Activos Tecnológicos
El Coordinador Logístico, según la información entregada por el Coordinador de Terreno,
procederá a actualizar de ambos activos en el Sistema. Además, deberá adjuntar
formulario de cambio.
2.2.10 Verificación de Equipos
Gestión de es responsable de la verificar que los equipos instalados y retirados,
corresponda con los autorizados. Revisa Tareas cerradas por terreno, identifica activos,
actualiza inventario por IM, Realiza actualización en HPSM y HPAM, Verifica ingreso de
activos a los almacenes sistemáticos.
2.2.11 Flujo de trabajo
Ver Anexo B.1 Flujo de IM con Activo en RM
Ver Anexo B.2 Flujo de IM con Activo en RG

2.3 Retiros y Bajas de Activos

Flujos de movimientos de equipos los cuales provienen desde un cierre de Requerimiento
o Incidente, donde hubo un cambio de equipamiento, ya sea por falla o por renovación
tecnológica.

2.3.1 Evaluaciónde Activo por QA

Técnico retira activo liberado. Envía a QA para evaluación de activo y elaboración de
informe

2.3.1.1 Equipo No Operativo

Si el equipo no se encuentra operativo verifica garantía

2.3.1.1.1 Evaluación de Garantía de Activo

Se verifica la garantía del Equipo No Operativo

2.3.1.1.1.1 Retiro de Activo No Operativo sin Garantía

De no contar con garantía el Coordinador de terreno recibe el activo con informe y Recaf,
verifica activo por serie y verifica informe. Entrega al Coordinador Logístico.

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2.3.1.1.1.1.1 Actualización en Sistema de Activo No Operativo Sin Garantía

Coordinador Logístico verifica serie con informe y actualiza el estado del activo en HPAM.
Entrega al Administrador de Bodega, el cual, actualiza activo en el almacén e informa al
Administrador de Bodega COASIN para el retiro de los activos No Operativos Sin
Garantía, notifica a GAT quien actualiza en HPSM

2.3.1.1.1.1.2 Traslado de Activo No Operativo Sin Garantía a Almacén de Irreparable

Administrador de bodega COASIN retira los activos no operativos y envía para Almacén
de Irreparables, actualiza estado de almacén de irreparables y notifica a GAT.

2.3.1.1.1.1.3 Solicitud de Baja de Activo

GAT verifica todos los activos dados de baja por serie, actualiza estado en almacen de
irreparables y estado de los activos en HPAM. Realiza solicitud de baja de los Activos a
UserSupport Manager

2.3.1.1.1.1.4 Autorización de Baja de Activo

UserSupport Manager verifica activos dados de baja y Autoriza o rechaza baja de los
activos.

2.3.1.1.1.1.5 Baja de Activos

GAT notifica al Administrador de Bodega COASIN despacho de Activos de baja y
actualiza la baja en HPAM

2.3.1.1.1.2 Retiro de Activos No Operativos con Garantía

De contar con garantía el Técnico envía Activo al Coordinador de terreno con informe
para garantía y notifica al proveedor del equipo

2.3.1.1.1.2.1 Actualización en Sistema de Activo No Operativo con Garantía

Coordinador Logístico actualiza el estado del activo en HPAM.

2.3.1.1.1.2.2 Evaluación de Garantía por Proveedor

El proveedor del activo verifica equipo con serial y garantía.
2.3.1.1.1.2.2.1 Garantía No Valida
El proveedor notifica al Coordinador de Terreno que el equipo no se encuentra fuera de
garantía y entrega con informe de equipo fuera de garantía.
2.3.1.1.1.2.2.1.1 Actualización en Sistema de Activo No Operativo Sin Garantía
Coordinador Logístico verifica serie con informe y actualiza el estado del activo en HPSM.
Entrega al Administrador de Bodega, el cual, actualiza activo en el almacén e informa al
Administrador de Bodega COASIN para el retiro de los activos No Operativos Sin
Garantía, notifica a GAT quien actualiza en HPAM
2.3.1.1.1.2.2.1.2 Traslado de Activo No Operativo Sin Garantía a Almacén de Irreparable
Administrador de bodega COASIN retira los activos no operativos y envía para Almacén
de Irreparables, actualiza estado de almacén de irreparables y notifica a GAT.

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2.3.1.1.1.2.2.1.3 Solicitud de Baja de Activo

GAT verifica todos los activos dados de baja por serie, actualiza estado en almacén de
irreparables y estado de los activos en HPAM. Realiza solicitud de baja de los Activos a
UserSupport Manager
2.3.1.1.1.2.2.1.4 Autorización de Baja de Activo
UserSupport Manager verifica activos dados de baja y Autoriza o rechaza baja de los
activos.
2.3.1.1.1.2.2.1.5 Baja de Activos
GAT notifica al Administrador de Bodega COASIN despacho de Activos de baja y
actualiza la baja en HPAM.
2.3.1.1.1.2.2.2 Garantía Valida
El proveedor repara o cambia equipo y realiza entrega al Coordinador de Terreno.
2.3.1.1.1.2.2.2.1 Verificación de Activo
El Coordinador de Terreno recibe el activo y verifica serie del activo. Envía al
Administrador de Bodega
2.3.1.1.1.2.2.2.2 Actualización en Sistema de Activo
El Administrador de Bodega actualiza en almacén. Notifica a GAT quien actualiza en
HPAM. El activo queda disponible en Bodega para reasignación.

2.3.1.2 Equipo Operativo

Si el equipo se encuentra operativo

2.3.1.2.1 Verificación de Activo

El Coordinador de Terreno recibe el activo y verifica serie del activo con informe
entregado por el Técnico. Entrega activo al Coordinador Logístico indicando Activo
Operativo.

2.3.1.2.2 Actualización en Sistema de Activo Operativo

Coordinador Logístico verifica serie del activo’´’ con informe y Recaf. Actualiza el estado
del activo en HPSM. Entrega al Administrador de Bodega para actualizar activo en el
almacén y notificar a GAT para actualizar en HPAM
2.3.2 Flujo de Trabajo
Ver Anexo C.1 Retiro de Activo desde Usuario RM
Ver Anexo C.2 Retiro de Activo desde Usuario RG

2.4 Alta de Activos

Alta de equipamiento nuevo, corresponde a la adquisición de equipamiento ya sea para
proyectos, asignaciones para Spare, etc. Estos quedarán almacenados en sus Bodegas
correspondientes, dependiendo del uso que tendrán.

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2.4.1 Solicitud del Alta

El solicitante realiza solicitud mediante un llamado o enviando correo corporativo a la
mesa de Servicios TI (requerimientostecnologia@scotiabank.cl) A partir de esta solicitud
la mesa de servicios TI, procederá a abrir caso en Sistema por el alta de equipo.
2.4.2 Registrar Solicitud en Sistema HPSM.
La Mesa de Servicios TI mediante el sistema HPSM, genera un requerimiento de acuerdo
a lo solicitado, con la siguiente información y de acuerdo a la información configurada en
HPSM

 Nombre del usuario.

 RUT
 Correo corporativo
 Anexo
 Servicio al que pertenece (DPTO).
 Descripción del equipo.
 Ubicación física.

2.4.3 Aprobación de Solicitud

El UserSupport Manager documentará actividad de aprobación en el sistema, indicando
los datos del activo que fue asignado al solicitante. Además, indicará el tipo de imagen a
utilizar y el perfil a cargar en el caso que corresponda, adjuntando el formulario de Alta.
2.4.4 Entrega de Activo desde Administrador de Bodega
El profesional de Coasinrealizará la asignación del equipo, informará vía correo
corporativo según formulario de Alta al coordinador de Terreno, documentará en el
sistema y adjuntará el formulario de alta y la disponibilidad del activo para su retiro,
indicando fecha y hora en la que se puede realizar el retiro del activo. La entrega debe
considerar el número de serie, código de inventario y la identificación de activo fijo SBK, el
que deberá ser incluido en los atributos del activo administrados por Coasin.

En caso de no existir equipos disponibles, el administrador de bodega procederá a

solicitar la adquisición del activo. Una vez realizada la compra y recepcionado el activo
por parte de la unidad de logística, se procederá a informar al Administrador de bodega
quien, a su vez, informará al Coordinador de Terreno la fecha aproximada del retiro del
equipo para su instalación en el parque.
2.4.5 Habilitación y Chequeo de Puntos de Voz y Datos
El soporte de cableado deberá revisar la disponibilidad de puntos de voz y datos y
habilitar en el caso que no exista.
2.4.6 Recepción de Equipo Asignado
El coordinador de Terreno COASIN es responsable de gestionar las actividades
necesarias para el retiro del equipo del áreaUSER SUPPORT.

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2.4.7 Preparación de Activo Tecnológico

El Técnico de Terreno procederá a la preparación del equipo que comprende la carga del
sistema operativo y las aplicaciones corporativas del cliente según las especificaciones
dadas para el servicio que corresponde.
2.4.8 Alta de Equipo en HPAM
Gestión de Activoses responsable de realizar el ingreso del equipo a Sistema HPAM,
indicando Marca, Modelo, Número de Serie, Ubicación, Departamento, y nombre del
colaborador al que será asignado el activo. Esta información debe ser entregada por
UserSupport Manager, vía correo adjuntando el formulario de Alta de Activo.

El Administrador de Bodega entregará a SBK-TERRENO, el activo ya ingresado para su

configuración e instalación en el parque, junto con el formulario Alta de Activo.

De acuerdo a lo indicado anteriormente, es requisito el que COASIN registre dentro de los

atributos de un activo en HPAM, el código de activo físico de SBK y la ubicación del
activo. Para el Caso de los computadores (Desktops y Notebooks), ambos atributos serán
configurados como una variable de sistema.
2.4.9 Instalación de Activo Tecnológico
Una vez hecha la rotulación del equipo, el Técnico de Terreno procederá a la ejecución
del trabajo realizando las siguientes actividades:

 Instalación del equipo nuevo

 Pruebas de operatividad del equipo
 Conformidad del usuario en Orden de Trabajo (OT)
 Revisar Alta de Activo para confirmación de datos en HPAM
 Revisar instalación de agente DDMI.
 Verificar la conexión de impresoras y red (Funcionamiento)
 Y otras que se definan durante la prestación del servicio

Cada vez que se instale un activo fijo en el parque, se deberá adjuntar formulario de Alta
de Activo, el cual deberá poseer toda la información anterior, con la finalidad de ingresar y
actualizar el o los sistemas por parte del administrador de Bodega. Información
proporcionada por el UserSupport Manager.
2.4.10 Informar para Actualización de Activos (USER SUPPORT y Activos COASIN)
Realizada la instalación y configuración del equipo, el técnico de Terreno informará
mediante el formulario de alta al Coordinador de Terreno y al Administrador de Bodega el
fin de la actividad para el registro del activo y actualización de los Sistemas.
2.4.11 Actualizar Registro de Activos Tecnológicos
El Administrador de Bodega deberá realizar la comparación de los datos que le serán
enviados por SBK-TERRENO de cada activo tecnológico registrado e informado en
dependencias de Scotiabank.

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2.4.12 Flujo de Trabajo

Ver Anexo D.1 Flujo de Alta de Activo

3 ROLES Y FUNCIONES DE LA GESTION DE ACTIVO

3.1 Administrador de Bodega

Especialista encargado de la administración y control de los activos de Scotiabank
apoyado por la labor de USER SUPPORT (entendiendo que es esta unidad quien provee
de equipamiento), además del control y registro de los insumos y repuestos usados en el
servicio.

El perfil de está orientado a la administración. No obstante, es un rol más transversal, ya

que se cumplen funciones de logística claras como traslado de equipamiento.

3.1.1 Funciones Específicas del Administrador de Bodega

 Registro de activos en SAP-SPI: Registro de los activos que ingresan al parque o

cambio de estado y ubicación de estos según el formulario adjunto por técnicos en
requerimiento de HPSM.
 Seguimiento y cierre de tareas HPSM: Documentación y cierre de actividad en
HPSM.
 Revisión de formularios: en cada tarea de requerimientos se debe revisar que el
formulario esté adjunto al ticket y que éste venga con los datos necesarios.
 Etiquetado de activos bodega Scotiabank: diariamente se deben etiquetar los
equipos almacenados en la bodega de soporte para posterior registrar en HPAM
 Traslado equipamiento: Proceso que se debe realizar según lo establecido en los
procedimientos de manejo de activos, trasladando equipamiento entre USER
SUPPORT, bodega COASIN y oficina de operaciones. Esto debe ser solicitado por
los coordinadores de operación.
 Recepción de insumos desde Proveedor: En esta actividad se coordina con el
personal de proveedores la recepción de los insumos/repuestos solicitados. Una
vez chequeado todo, se procede a realizar el traslado a la bodega COASIN en
Scotiabank. Se debe enviar planilla con registro al gestor de configuración con
copia al jefe de gestión y control.
 Registro de transacciones en SAP-SPI: Se debe registrar el consumo, recepción y
baja de los insumos en la herramienta SAP de modo de activar la compra
automática de éstos y mantener el sistema acorde a los activos físicos en bodega.
 Control de la Entrada y Salida de Equipos de la Bodega, verificando y
considerando el destino de éstos. Por ejemplo, equipos para instalación, baja,
reparación, custodia, proyectos, re-asignación, etc.

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 Organizar la bodega de tal forma que se puedan identificar los equipos por
proyecto a los que estén destinados.
 Asegurar que todos los equipos que entren y salgan de la bodega tengan los
números de series y código de activo fijo de SBK definidos.

3.2 Coordinador Logístico

Profesional responsable de gestionar de forma óptima la planificación, es decir, la
logística interna, analizar los procedimientos y optimizar el transporte dentro de la zona
metropolitana y en regiones.
3.2.1 Funciones Específicas del Coordinador Logístico

 Registro y actualizaciones de los activos, estado y ubicación de estos en HPSM.

 Verificación de stock en SPARE
 Planificación de actividades junto al Coordinador Logístico para instalación o retiro
de Activos Tecnológicos.
 Coordinar el traslado de valija con activos a Regiones y recibir Valija con Activo
Liberado

3.3 Coordinador de Terreno

Profesional responsable de gestionar la instalación de activos tecnológicos asignados a
los usuarios una vez que se autoriza el requerimiento. A su vez, es responsable de
informar a USER SUPPORT de los equipos instalados detallando su estado final.
3.3.1 Funciones Específicas del Coordinador de Terreno

 Recepción de tarea registradas por MSTI y coordinar con usuarios las tareas a
ejecutar.
 Solicitud de Activos al Coordinador Logístico.
 Planificación de actividades del Técnico de Terreno
 Recibir valija con activos y enviar valija con Activo Liberado

3.4 Gestor de activos

Gestor del servicio responsable de gestionar el seguimiento de todos los dispositivos
tecnológicos, con el fin de asegurar un activo de las amenazas y remediar sus
vulnerabilidades, siendo capaz de localizar la información sobre el activo (por ejemplo,
localización, propiedad, configuración, entre otros).

3.4.1 Funciones Específicas del Gestor de Activos

 Gestionar la garantía de los equipos que conforman el parque de los activos de TI

de SBK.

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 Reuniones con cliente: es muy importante definir constantes mejoras al proceso,

es por esto que es necesario ir revisando el comportamiento del servicio en
conjunto en función de absorber como corresponde la evolución del servicio.
 Reportes semanales de estado: Reportes que indiquen la evolución de los activos
en el parque.
 Definir políticas para el retiro, remplazo y/o bajas de equipos en conjunto con SBK.
 Velar porque cada salida o entrada de un equipo a la bodega tenga una orden de
trabajo o guía de despacho asociada que la resguarde.
 Realizar auditorías aleatorias que aseguren que los equipos están físicamente
donde indica el servicio soporte en terreno, en especial aquellos equipos que no
puedan ser gestionados por DDMI tales como televisores, proyectores entre otros.
 Velar porque el stock mínimo para asegurar la continuidad operativa de los
usuarios este en niveles aceptables y, de no estarlo, realizar las gestiones
correspondientes para que lo estén.
 Informe de servicio: Informe que muestre la evolución mensual de los activos en el
parque.
 Hacer cuadraturas respecto de los activos que se encuentran en el parque y
aquellos que se encuentran en los registros de compras o de la base de datos del
servicio de Gestión de Activos de TI.

3.5 Técnico de Terreno

Profesional responsable de ejecutar las actividades de soporte de los equipos
tecnológicos.
3.5.1 Funciones Específicas del Técnico de Terreno

 Gestionar la garantía de los equipos que conforman el parque de los activos de TI

de SBK.
 Instalación de equipo tecnológicos
 Actualización e Instalación de Sistemas
 Revisión de operatividad y funcionamiento de equipos tecnológicos
 Reparación de fallas de equipos tecnológicos
 Retiro de equipo liberado

4 REFERENCIAS/BIBLIOGRAFÍA

Base de Datos de Servicio de Gestión de Activos

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 MODELO OPERACIONAL
SERVICIO DE GESTION DE ACTIVO

Tipo Documento Área Código Versión Ejemplar

PROCEDIMIENTO OPERATIVO GESTION DE ACTIVO MOSBK03 0 DIGITAL

5 REGISTROS Y ANEXOS
5.1 Registros

- SAP
- HPSM
- HPAM

5.2 Anexos
- A.1 Flujo de Q con Activos en RM
- A.2 Flujo de Q con Activos en RG
- B.1Flujo de IM con Activos en RM
- B.2 Flujo de IM con Activos en RG
- C.1 Flujo de Retiro de Activo desde Usuario RM
- C.2 Flujo de Retiro de Activo desde Usuario RG
- D.1 Flujo de Alta de Activo

6 DISTRIBUCION

Ejemplar Digital: sistema documental en Línea www.sgi.coasin.cl

7 CONTROL DE CAMBIOS

N° de
Versión Fecha página / Descripción del cambio Elaboró / Modificó
sección

1 06-01-2016 Versión inicial el documento

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