Manual de Abastecimiento

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Manual de Abastecimiento Colombia 2 de 59 000000 50AG-0001 02
TABLA DE CONTENIDO
1.0 PREFACIO ................................................................................................................ 6

2.0 INTRODUCCIÓN....................................................................................................... 6
3.0 POLÍTICA DE ABASTECIMIENTO ........................................................................... 7
4.0 ALCANCE ................................................................................................................. 7
5.0 ESTRATÉGIA ........................................................................................................... 8
6.0 ORGANIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO PARA PROYECTOS ............................. 8
7.0 ORGANIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO EN LOS PROYECTOS .......................... 9
7.1 Organización de Abastecimiento con Oficina de Proyecto, Oficina Nacional y Oficina
en Obra en diferentes lugares .............................................................................................. 9
7.2 Organización de Abastecimiento con Oficina de Proyecto y Oficina Nacional en la
misma ubicación, y Oficina en Obra en un lugar diferente .................................................. 10
7.3 Organización Abastecimiento con Oficina Nacional, de Proyecto y en Obra en el
mismo lugar ........................................................................................................................ 10
8.0 RESPONSABILIDADES ......................................................................................... 11
8.1 Funciones de Oficinas en Obra ............................................................................... 11
8.1.1 Director de Abastecimiento en Obra ................................................................ 11
8.1.2 Responsable de Seguimiento en Obra............................................................. 11
8.1.3 Director de Control de Materiales en Obra y Coordinadores ............................ 12
8.1.4 Administradores de Contratos en Obra ............................................................ 13
8.2 Funciones de la Oficina Nacional ............................................................................ 14
8.2.1 Director de Abastecimiento .............................................................................. 14
8.2.2 Apoyo Administrativo ....................................................................................... 14
8.2.3 Compradores ................................................................................................... 15
8.2.4 Responsable de Seguimiento .......................................................................... 15
8.2.5 Coordinadores de Logística ............................................................................. 16
8.2.6 Director Control de Materiales.......................................................................... 16
9.0 GENERALIDADES DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN .... 17
9.1 Nivel de Aprobación de Compras y Contratos ......................................................... 17
9.2 Requisiciones Corporativas (en las sedes administrativas) ..................................... 17
9.3 Administración del archivo ....................................................................................... 18
9.3.1 Codificación de las Requisiciones de Compra Corporativas ............................ 18
9.3.2 Codificación de la Orden de Compra (PO) ....................................................... 19
9.3.3 Carpeta de Compra Completa (Orden de Compra) .......................................... 21
9.3.4 Carpeta Orden de Cambio Completa ............................................................... 22
Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Este documento es propiedad de SNC-Lavalin
10.0 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS POR CUANTÍA ................................................ 22

10.1 Proceso de Mínima Cuantía .................................................................................... 23
10.2 Proceso de Menor Cuantía ...................................................................................... 23
10.2.1 Creación de Requisiciones de Compras/ Servicios (PR).................................. 24
10.2.2 Lista de Proponentes ....................................................................................... 24
10.2.3 Solicitud de Cotización (Request for Quotation – (RFQ) .................................. 26
10.2.4 Evaluación de ofertas ....................................................................................... 27
10.2.5 Proceso de Autorizaciones............................................................................... 27
10.2.6 Emisión de Orden de Compra o contrato ......................................................... 27
10.3 Proceso de Mayor Cuantía ...................................................................................... 28
10.3.1 Creación de Requisiciones de Compras/ Servicios (PR).................................. 29
10.3.2 Lista de Proponentes ....................................................................................... 29
10.3.3 Solicitud de Cotización (Request for Quotation – (RFQ) .................................. 30
10.3.4 Respuesta de Proveedores a la solicitud de Cotización ................................... 31
10.3.5 Garantía de Seriedad de la Oferta ................................................................... 32
10.3.6 Material no Disponible Localmente .................................................................. 32
10.3.7 Evaluación de ofertas ....................................................................................... 32
10.3.8 Proceso de Autorizaciones............................................................................... 33
10.3.9 Emisión Orden de Compra / Contrato .............................................................. 33
10.4 Acuerdo Marco (Frame Agreement – FA) ................................................................ 34
10.4.1 Creación de un Acuerdo Marco Maestro (Master Frame Agreement – MA) ..... 34
10.4.1.1 Acuerdo Marco (FA) con Precios Negociados................................................... 35
10.4.1.2 Acuerdo Marco sin Precios Negociados ............................................................ 35
10.4.2 Creación Acuerdo Marco (FA) de Proyecto ...................................................... 36
10.4.2.1 Liberaciones contra un Acuerdo Marco (FA) del Proyecto ................................ 36
10.4.3 Verificación ...................................................................................................... 37
10.5 Orden de Cambio (Change Order – CO) ................................................................. 37
10.5.1 Orden de Cambio (CO) emitida sin Proceso de Licitación ............................... 38
10.5.1.1 Orden de Cambio (CO) emitida con Proceso de Licitación ............................... 38
10.5.1.2 Preparación, Aprobación y Archivo de Órdenes de Cambio (CO) ..................... 38
10.5.2 Auditoría de Verificación .................................................................................. 39
10.5.3 Estructura del Archivo ...................................................................................... 39
11.0 SEGUIMIENTO ....................................................................................................... 40
11.1 Acuse de Recibo de Órdenes de Compra (PO) y Órdenes de Cambio (CO) ........... 40
11.2 Proceso de Seguimiento.......................................................................................... 41
11.3 Montos Pagaderos al Proveedor al recoger la Mercancía ....................................... 41
11.4 Materiales en Obra .................................................................................................. 42
11.5 Cierre de Orden de Compra (PO) ............................................................................ 42
11.6 Auditoría de Verificación .......................................................................................... 43
11.7 Estructura de Archivo .............................................................................................. 43

12.0 LOGÍSTICA ............................................................................................................. 44
12.1 Funciones de Logística para Compras Locales ....................................................... 44
12.2 Funciones de Logística para Compras Internacionales ........................................... 44
12.3 Admisión Temporal.................................................................................................. 45
13.0 CONTROL DE MATERIALES ................................................................................. 45
13.1 Revisión de todas las Nuevas Requisiciones de Compra (PR)................................ 45
13.2 Plan de Control de Materiales en Obra.................................................................... 45
13.3 Material listo para ser embarcado a la Obra ............................................................ 46
13.4 Control de Inventario ............................................................................................... 46
13.5 Documentación........................................................................................................ 46
13.6 Reporte Recepción de Materiales (Material Receiving Report – MRR) ................... 46
13.7 Reporte Bienes Excedentes, Faltante o Dañados (Over, Short & Damaged–OS&D)
47
13.8 Almacenamiento de Materiales ............................................................................... 48
13.9 Lista de Entrega de Materiales (Material Issue Slip – MIS) ..................................... 48
13.10 Lista de Devolución de Materiales (Material Return Slip – MRS) ......................... 48
13.11 Manejo y Disposición de Excedentes .................................................................. 49
14.0 ÓRDENES INTERNACIONALES............................................................................ 49
15.0 GESTIÓN DE PROVEEDORES .............................................................................. 50
15.1 Inscripción ............................................................................................................... 50
15.2 Precalificación de proveedores ................................................................................ 50
15.3 Evaluación de desempeño de proveedores ............................................................. 52
15.3.1 Criterios de evaluación de desempeño ............................................................ 53
15.3.2 Formato evaluación de desempeño de proveedores / contratistas .................. 53
15.3.3 Escalas de evaluación de desempeño ............................................................. 53
15.4 Reevaluación de proveedores ................................................................................. 54
15.5 Certificaciones ......................................................................................................... 54
16.0 ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD PARA BIENES Y SERVICIOS ... 55
16.1 Definición de Requisitos HSEQ para Proveedores y Contratistas ........................... 55
16.2 Manejo de Certificaciones de Sistemas de Gestión y de Producto .......................... 56
17.0 ANEXOS ................................................................................................................. 57
17.1 Figuras .................................................................................................................... 57
17.2 Formatos ................................................................................................................. 57

18.0 REFERENCIAS ....................................................................................................... 59
18.1 Procedimientos relacionados................................................................................... 59
1.0 PREFACIO
La complejidad de los proyectos que SNC LAVALIN está desarrollando actualmente

es cada vez mayor, usualmente implican elementos de alto riesgo y la participación
de agencias de financiamiento multinacionales y geográficamente diversificadas.
Una parte significativa del total del costo instalado de estos proyectos involucra las
actividades de abastecimiento.
Por lo tanto, es esencial que los procedimientos de estas actividades de

abastecimiento se lleven a cabo de una manera estandarizada en toda la
corporación, siguiendo las mismas normas del código de ética de SNC-LAVALIN y
los procedimientos y metodología aprobados.
La certificación de ISO-9001 también exige que se observen estos procedimientos

de trabajo dado que cualquier procedimiento que no esté conforme puede crear una
situación anti-económica de tener que repetir el trabajo además de riesgos
potenciales en cuanto a calidad, costo y programación.
2.0 INTRODUCCIÓN
El Manual de Abastecimiento para Oficinas Nacionales representa una ilustración

detallada de cómo la organización de SNC-Lavalin Infraestructura y Construction
Inc., (SLCI) está formada, lleva a cabo, administra y apoya múltiples proyectos
dentro de varias regiones o países.
Es imperativo desempeñar las actividades de abastecimiento para proyectos de una

manera consistente, siguiendo la metodología de abastecimiento y ejecución de
proyectos de SNC-LAVALIN.
Los procedimientos de abastecimiento de SLCI están basados en los

Procedimientos Globales de Abastecimiento y están conformes con la Política de
Abastecimiento No. 1554 y los Lineamientos de Abastecimiento No. 2224.
Los procesos de abastecimiento descritos en este manual para las Oficinas

Nacionales también están basados en los Procedimientos Globales de
Abastecimiento, pero se han adaptado a la realidad de las oficinas nacionales que
van a procesar un alto volumen de compras locales. La implementación de estos
procesos también va a permitir la estandarización y monitoreo de las actividades de
abastecimiento en todas las oficinas nacionales.
Estas pautas sirven como una guía que nos orienta paso a paso sobre la aplicación
de procesos y herramientas que perfilan las tareas que se llevan a cabo dentro de
las actividades de la cadena de suministro desde las requisiciones de compras,
Seguimiento de embarques, logística y trámites aduaneros hasta que los materiales
son recibidos en la Obra.
En caso que fuera necesario, se pueden elaborar y actualizar también Manuales

Específicos a Países, aplicables a un país determinado, siempre partiendo del
arriba mencionado Manual de Abastecimiento General para Oficinas Nacionales.
Se debe contar con un sistema computarizado de gestión de proyectos, el sistema

computarizado de abastecimiento global GPS, y el sistema de rastreo de material
de abastecimiento PMTT, serán usados como parte integral de los proyectos.
Nota: Para la sucursal Colombia no se utilizará el sistema de rastreo de material de

abastecimiento PMTT, salvo que su utilización sea establecida y aprobada por la
Dirección de Abastecimiento y Logística para un proyecto en particular.
El personal de abastecimiento se debe comportar en todo momento de una manera

que es ética y promueve los mejores intereses del proyecto.
3.0 POLÍTICA DE ABASTECIMIENTO
Todos los compromisos en los proyectos en cuanto a equipamiento, materiales,

contratos de construcción y de servicio cuando son emitidos en nombre de SNC-
LAVALIN, una de las unidades de negocios, subsidiarias, empresas conjuntas o
consorcios bajo el control de SNC-LAVALIN, o en nombre y representación de un
cliente, deben ser hechos por el personal de abastecimiento debidamente facultado
de acuerdo con las políticas y procedimientos corporativos.
Todas las actividades de abastecimiento deben ser conducidas respetando el

código de ética de SNC-LAVALIN, y asegurando que:
Todas las relaciones con los licitadores y vendedores son mantenidas de una
manera profesional y justa;
Toda la información comercial y sobre precios es tratada de una forma confidencial,

y Todos los compromisos son celebrados por escrito, y están sujetos a los límites
de autoridad establecidos.
4.0 ALCANCE
Estos procedimientos son aplicables a todo el personal involucrado en las

disciplinas de abastecimiento en el país como en la Obra misma, y a todas aquellas
actividades pertinentes que SNC-Lavalin Construction Inc. pueda asumir para
proyectos directamente o mediante oficinas filiales donde SNC-Lavalin esté
actuando como agente, director, gerente, contratista o propietario, y todas las
empresas conjuntas en las cuales SNC-Lavalin sea el director principal.
El objetivo de este documento es perfilar los requisitos de abastecimiento dentro de

un país para apoyar los emplazamientos de cada proyecto. Los elementos que
tienen que ver con Paquetes de Ingeniería y Órdenes Internacionales manejados
desde las Oficinas de Proyecto, al igual que tareas determinadas en cuanto a
recepción de materiales en Obra están cubiertos bajo los Procedimientos Globales
de Abastecimiento y/o los procedimientos específicos de un proyecto.
Herramientas: http://csc.snclavalin.com/sites/socodec/procurement/default.aspx
(Página Web de SLCI Abastecimiento), bajo Oficina de Proyecto,
Procedimientos y Formularios
5.0 ESTRATÉGIA
La responsabilidad del Director de Abastecimiento Nacional es asegurar que todas

las actividades de abastecimiento asociadas a uno o más proyectos se lleven a
cabo sin inconvenientes hasta que los bienes hayan sido recibidos y aceptados en
la Obra. Los servicios de abastecimiento que ofrece a los proyectos y operaciones
la Oficina Nacional en Colombia incluyen los recursos necesarios para apoyar la
planificación y monitoreo adecuados de las siguientes actividades:
• Gestión (incluyendo medidas de conducta ética y profesional);
• Celebración de contratos;
• Compras;
• Seguimiento;
• Control de Calidad e Inspección;
• Logística dentro del País;
• Trámites Aduaneros en embarques internacionales;
• Control de materiales.
La estrategia principal de abastecimiento es comprar los materiales, equipamiento y

servicios necesarios para el proyecto en base a un precio firme a suma alzada
mediante un proceso de licitación competitivo.
6.0 ORGANIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO PARA PROYECTOS
Los proyectos pueden tener el apoyo de una Oficina de Proyecto para los Paquetes
de Ingeniería y Órdenes Internacionales y de una Oficina Nacional para las
compras locales, y de la Oficina en la Obra para las tareas de administración de
contratos y gestión de materiales en la obra.
Sitio A
Oficina Sitio B
Oficina de Proyecto Nacional
Sitio C
7.0 ORGANIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO EN LOS PROYECTOS
La organización del abastecimiento para cada proyecto puede variar dependiendo

de la organización del proyecto mismo. A continuación se ilustran tres tipos
diferentes de tal organización:
7.1 Organización de Abastecimiento con Oficina de Proyecto, Oficina Nacional y

Oficina en Obra en diferentes lugares
Oficina de Proyecto
Dir. Abastecimiento
Proyecto
Oficina Oficina
Nacional Obra
Director Abastecimiento
Nacional Director Abast.
En Obra
Compras Expedición Logística Control de Expedición Control de Admin. Contr.

(local) (local) (local) Materiales Obra Mater. Obra Obra
Compras Admin. Expedición Logística

Inspección
(internacional) Contratos (internacional) (internacional)
7.2 Organización de Abastecimiento con Oficina de Proyecto y Oficina Nacional en

la misma ubicación, y Oficina en Obra en un lugar diferente
Oficina de Proyecto y
Nacional
Director
Abastecimiento Proy.
Oficina
Obra
Compras Admin. Expedición Logistics Control de
(local e Inspección (local and (local e
Contratos Materiales
internacional) internacional) internacional) Dir. Abastecim.
Obra
Control Mat. Admin. Contr.

Exped. Obra
Obra Obra
7.3 Organización Abastecimiento con Oficina Nacional, de Proyecto y en Obra en

el mismo lugar
Oficina de Proyecto,
Nacional y en Obra
Director Abastecim.
Proyecto
Compras Admin. Expedición Logística Control de Ad. Contratos

(local e Inspección (local e (local e
Contratos Materiales Obra
internacional) internacional) internacional)
8.0 RESPONSABILIDADES
El equipo de Abastecimiento de SLCI está compuesto por una gran variedad de

grupos: equipos específicos a ciertas obras, equipos nacionales para compras
locales y equipos situados en las Oficinas de Proyectos encargados de la gestión
de compras internacionales o en el extranjero. Las funciones específicas son
delegadas a cada equipo para asegurar una gestión de proyectos efectiva y sin
problemas.
Las distintas ubicaciones se estructuran según sea necesario para llevar a cabo el
volumen de trabajo requerido. A continuación se perfilan las funciones de las
oficinas nacionales y en obra.
8.1 Funciones de Oficinas en Obra
8.1.1 Director de Abastecimiento en Obra
El Director de Abastecimiento en Obra es responsable principalmente de:
• Manejar eficientemente el equipo de Abastecimiento en obra;
• Asegurar la interfaz entre la Oficina Nacional de Abastecimiento y la Obra;
• Responder cualquier consulta que pueda surgir en el proyecto respecto al

Abastecimiento.
8.1.2 Responsable de Seguimiento en Obra
La responsabilidad principal del Responsable de Seguimiento en Obra es asegurar

que el equipo de Construcción mantiene una visibilidad plena sobre el avance del
proceso de Seguimiento de todos los materiales y equipos pedidos por la
organización de Abastecimiento de la Oficina Nacional y de Proyecto. Para lograr
este objetivo, el Expedidor en Obra tiene que:
• Colectar y consolidar la información suministrada por los grupos de

Responsable de Seguimiento;
• Actuar como la interfaz clave entre los grupos de Seguimiento y el equipo de

Construcción;
• Ejercer un seguimiento constante de las Requisiciones de Compra emitidas

por la Obra y procesadas por la Oficina Nacional o por la Oficina de
Proyecto;
• Agilizar la actuación de los Responsables de Seguimiento en base al

Programa de Construcción.
8.1.3 Director de Control de Materiales en Obra y Coordinadores
El Director de Control de Materiales supervisa las operaciones logísticas en la obra

y asegura que los productos comprados son recibidos en la obra en buenas
condiciones y en las fechas programadas. El equipo bajo su supervisión almacena,
acepta, inspecciona (junto con Control de Calidad e Ingeniería Residente) y guarda
los materiales y equipos que se han comprado y pone a la disposición de
Construcción dichos materiales y equipos para su instalación permanente. La
gestión de Control de Materiales y el sistema de seguimiento es .
Las responsabilidades específicas incluyen:
• Recibir y distribuir el material en la Obra (flujo de tráfico);
• Manejo de materiales peligrosos:
- Plan de Monitoreo y registros detallados del material que se está

controlando;
- Inspección y programa de detección de fugas;
- Procedimientos para la recepción y descarga de materiales

peligrosos;
- Procedimientos de almacenamiento y lugares de almacenaje

designados para materiales peligrosos;
• Tamaño de bodegas, disposición, equipamiento y requisitos de apilamiento;
• Organización del almacenamiento en obra y acceso a lugares dentro y fuera

de la Obra;
• Equipos y mano de obra para el manejo de materiales en las bodegas (por

ej. Sindicatos de subcontratistas);
• Limpieza de las bodegas y patios;
• Requisitos de área de almacenaje a la intemperie e identificación/etiquetado;
• Programas de seguridad;
• Sistema de control de inventario ();
• Espacio de trabajo;
• Sistema de pequeñas herramientas;
• Área de cuarentena;
• Administrar el almacén y su inventario, y el equipo del almacén;
• Verificación periódica de inventario y stocks;
• Supervisar el almacenamiento de mercancía y la preparación de órdenes;
• Supervisar el mantenimiento del equipo ya almacenado.
8.1.4 Administradores de Contratos en Obra
Este grupo es responsable de administrar los subcontratos de construcción e

instalación para el suministro de productos y servicios por empresas locales o
extranjeras. Esto implica el monitoreo del cumplimiento por parte de Subcontratistas
en cuanto a programación y presupuestos ya acordados contractualmente en los
planes de producción, documentos, producción, entregas, instalación e inspección
por los Subcontratistas.
Este grupo será el enlace oficial de preferencia entre los Subcontratistas trabajando
en la Obra y las distintas cuadrillas del proyecto. Todas las comunicaciones entre
los Subcontratistas y el proyecto serán manejadas por este grupo de manera que
es esencial que el grupo tenga una visión precisa de la situación de los asuntos
técnicos, administrativos y comerciales. El sistema de seguimiento para la
administración de contratos es PM+.
En términos más específicos, el grupo será responsable de:
• Revisar las cuestiones técnicas, Solicitudes de Concesiones, Notificaciones

de Cambios de Planos, Instrucciones de la Obra e Inconformidades respecto
a su impacto en los costos para varios contratos;
• Tener reuniones semanales en la Obra con cada Subcontratista, incluyendo

redacción de las actas de la reunión y su seguimiento;
• Administración de los pagos pro-rateados por trabajo terminado, órdenes de

cambio, cambios y terminación de contratos;
• Asistir al Superintendente de Área en las tareas diarias de administración de

contratos;
• Validar cantidades y avance del trabajo en obra basándose en la

información recibida de Contratistas y Supervisores de Construcción;
• Monitorear el avance de los contraltos de servicios.
8.2 Funciones de la Oficina Nacional
8.2.1 Director de Abastecimiento
Responsabilidades principales:
• Manejar la funcionalidad del departamento de Abastecimiento y supervisar a

los empleados;
• Implementar y mantener procedimientos de abastecimiento y de esta

manera asegurar el cumplimiento de todas las actividades;
• Desarrollar, revisar y aprobar o mejorar los procedimientos administrativos,

de abastecimiento y de oficina para mantener la eficacia de las operaciones
y reducir la duplicación de esfuerzos;
• Mantener los archivos al día y un flujo de documentación apropiado del

Abastecimiento Estratégico;
• Forjar una alianza estratégica con Proveedores clave y manejar la relación

con Proveedores y así lograr estrategias de compras efectivas en cuanto a
costo;
• Identificar Proveedores nuevos, capaces y competitivos y proponerlos a

consideración de la Dirección;
• Asignar Requisiciones de Compra (PR) a Compradores.
8.2.2 Apoyo Administrativo
• Por cada Requisición de Compra (PR) recibida, empezar una Carpeta de

Orden de Compra u Orden de Cambio Completa (naranja) y distribuirla al
Comprador seleccionado;
• Obtener todas las aprobaciones requeridas en la Oficina Nacional;
• Enviar las Órdenes de Compra (PO) y Órdenes de Cambio (CO) a los

Proveedores;
• Dar copias de las PO y CO completas a los Responsable de Seguimiento

responsables;
• Archivar la Carpeta de Compra o de Cambio Completa, copia impresa y

virtual;
• Trasladar las PR a la Oficina de Proyecto cuando lo pida el Director de

Abastecimiento de la Oficina Nacional;
• Actualizar el estatus de las PR y PO y validar la información en PMTT

cuando sea requerido.
8.2.3 Compradores
• Crear una Carpeta de Compra Completa (carpeta naranja) para cada Orden
de Compra;
• Preparar todas las Listas de Proponentes necesarias, Solicitudes de

Cotización, formularios de Justificación de Único Proveedor (Exención) de
Licitación, formularios de Análisis de Ofertas y Recomendación, formularios
de Órdenes de Compra (PO) y Aprobación de Órdenes de Cambio (CO),
documentación de PO y CO;
• Negociar todos los términos y condiciones de las Órdenes de Compra con

los Proveedores;
• Crear las Órdenes de Compra en la herramienta disponible con fechas de

entrega, Incoterms y costos,
• Ser el contacto principal con los Proveedores, encargándose de toda

comunicación relacionada con las compras y solicitudes de clarificación;
• Usar y actualizar PMTT durante todas las distintas fases de los

procedimientos de compras.
8.2.4 Responsable de Seguimiento
• Obtener de los Proveedores el acuse de recibo de las Órdenes de Compra

(PO) y Órdenes de Cambio (CO) por fax, correo electrónico o documentos
internos firmados;
• Crear una Carpeta de Seguimiento Completa (carpeta beige) para cada

Orden de Compra (PO);
• Responsable por todas las entregas relacionadas a las PO (documentos,

materiales, etc.);
• Manejar todas las comunicaciones con los Proveedores después de la

adjudicación del contrato para asegurar los compromisos contractuales de
entrega;
• Asegurar la coordinación con los otros departamentos (Logística para

transporte, Ingeniería para información adicional sobre la construcción,
Control de Materiales para la recepción de bienes, Contabilidad para
cheques a ser emitidos al recoger la mercancía);
• Usar y actualizar el módulo Expediting (Seguimiento) de PMTT durante

todas las diferentes fases de los procedimientos de Seguimiento;
• Visitar Proveedores y fábricas de ser necesario;
• Validar facturas;
• Cerrar las PO cuando sea requerido.
8.2.5 Coordinadores de Logística
• Proponer recomendaciones en cuanto al modo de transporte;
• Coordinar los embarques internacionales importados así como los

embarques domésticos desde el punto de entrada de los países hasta llegar
a la Obra;
• Comunicar y coordinar todas las funciones de transporte y Aduanas con los

Proveedores de servicios designados;
• Manejar los trámites para sacar la mercancía de Aduanas eficientemente a

fin de asegurar el rápido despacho aduanal y entrega a la Obra;
• Asegurar que todos los asuntos relacionados a derechos aduanales reciben

la consideración apropiada;
• Asegurar que los informes y reclamaciones de daños a los transportistas y/o

aseguradores son emitidos oportunamente para su debida compensación;
• Notificar cualquier disputa, acciones o reclamaciones posibles contra las

Órdenes de Compra y Contratos;
• Completar la información de logística en la herramienta disponible.
8.2.6 Director Control de Materiales
• Establecer el proceso inicial de control de materiales en los emplazamientos

de los Proyectos (incluyendo disposición de bodegas);
• Instituir una estrategia de codificación estándar para todos los elementos

comprados localmente;
• Asegurar que los procesos se manejan consistentemente en los Proyectos;
• Asegurar la interfaz entre los emplazamientos de los Proyectos y la Oficina

Nacional, desde el punto de vista de control de materiales;
• Auditar los equipos de Control de Materiales de los Proyectos;
• En proyectos pequeños, actuar como Director de Control de Materiales en

Obra.
9.0 GENERALIDADES DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
9.1 Nivel de Aprobación de Compras y Contratos
Niveles de aprobación de compras y contratos para proyectos u oficina:
• Director de Compras de Obra/Oficina Todos
• Director de Proyecto De 0 a 50 M COP$
• Director de División De 50 a 100 M COP$
• Director General De 100 M COP$ a 1,000 M COP$
• EVP, SNC-Lavalin Infrastructure & Construction Mayor a 1,000 M COP$
9.2 Requisiciones Corporativas (en las sedes administrativas)
Las requisiciones de compra corporativas son todas aquellas que se generan en las
diferentes áreas y/o disciplinas dentro de las sedes administrativas y no hacen parte
de la operación de un proyecto específico.
La requisición es elaborada por el responsable asignado en cada área, utilizando el

formato “Requisición de Compra (PR)” y teniendo en cuenta los centros de costos y
el tipo de compra dependiendo su cuantía y acorde a los lineamiento contenidos en
el numeral 10 del presente documento, en la página siguiente se relacionan los
centros de costos de cada una de las áreas corporativas de la organización:
Código Contable
Nombre Centro de costo
Centro de costo
CONTROL DE PROYECTOS 000109
RECURSOS HUMANOS 000106
INGENIERÍA 000126
ABASTECIMIENTO Y ADMINISTRACION 000113
HSE 000111
QA / QC 000112
FINANZAS 000102
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN 000105
SVP O&G LATAM 000101
GERENCIA DE PROYECTOS 000132
ACUERDO SPA 099
LEGAL 000110
DESARROLLO DE NEGOCIOS 000120
PROPUESTAS 000118
SERVICIO AL CLIENTE 000116
SOSTENIBILIDAD EMPRESARIAL O&G 000114
COMUNICACIONES 000135
VP O&G OPERACIONES COLOMBIA 000124
SEGURIDAD FISICA 000139
BIENESTAR 098
CAPACITACIONES RRHH 000107
CAPACITACIONES TECNICAS 000108
OCCUPANCY 000138
IT CHARGES 617168
9.3 Administración del archivo
9.3.1 Codificación de las Requisiciones de Compra Corporativas
Cada área será responsable de elaborar sus requisiciones de compra y deberá

identificar el centro de costos en el documento de acuerdo al cuadro anterior
Ejemplos:
• Una requisición de compra emitida por el área de IT será:
001834-0105
• Una requisición de compra emitida por el área de HSE será:

001834-0111
• Una requisición de compra emitida por el área de Talento Humano será:
001834-0106
9.3.2 Codificación de la Orden de Compra (PO)
El Comprador asignará un número de PO a un ítem o a un grupo de ítems a ser

suministrados por el mismo Proveedor en base a una PR, siguiendo el
procedimiento de numeración establecido con Controles de Proyectos.
El número de la PO se genera siempre en base al mismo formato. A continuación,

se ilustra el formato de numeración que recomendamos:
000000-X0000-X0-0000, donde
X = una letra
0 = un dígito
La información necesaria es la siguiente:
• Número de Proyecto → 000000-X0000-X0-0000.
• Número de Paquete de Compromiso (CP) → 000000-X0000-X0-0000. He aquí

una lista de todas las letras que se pueden usar en el número de CP:
- P = Compra
- SP = Compra de repuestos
- S = Servicio
- C = Contrato
- T = Llave en mano
- F = Petición del campo
• Código de Requisición → 000000-X0000-X0-0000. Esta letra debe ser:
- “S” si la PR ha sido emitida por la Oficina en Obra y será procesada por la

Oficina Nacional;
- “M” si la PR ha sido emitida por la Oficina (Principal) del Proyecto y ha sido

trasladada a la Oficina Nacional;
- “F” si la PR de la Obra (Campo) ha sido transferida por la Oficina Nacional a

la Oficina (Principal) del Proyecto;
- “0” (cero) en todas las otras situaciones (por ej., una PR emitida y procesada
por la Oficina de Proyecto).
• Identificación del Lugar de Trabajo→ 000000-X0000-X0-0000. Este número se

debe usar cuando hay más de un lugar de trabajo para un proyecto y para
rastrear para cuál de los lugares de trabajo estaba destinada la PO. Se emitirá
una leyenda para el Proyecto para identificar los diferentes números para los
lugares de trabajo. Si no hay lugares diferente de trabajo para el proyecto, el
número debe ser cero (0).
• Número secuencial → 000000-X0000-X0-0000. Se ha determinado que el

primer número secuencial será 0001, seguido por 0002, y así sucesivamente.
Ejemplo 1
Número de Proyecto = 012345
Número de Paquete de Compromiso (CP) = F1234
Código de Requisición = S (PR emitida por la Oficina en la Obra y procesada por la

Oficina Nacional)
Identificación del Lugar de Trabajo = 2 (de acuerdo a la leyenda para este proyecto:
1 = El Porvenir; 2 = Miraflores; 3 = La Belleza; 4 = Vasconia; 5 = Caucasia)
El número de la PO será:
012345-F1234-S2-0001
Ejemplo 2
Código de Requisición = F (Obra (campo) PR transferida de la Oficina Nacional a la

Oficina del Proyecto)
Identificación del Lugar de Trabajo = 0 (sólo un lugar de trabajo para el Proyecto)
012345-F1234-F0-0001
Ejemplo 3
Código de Requisición = 0 (PR emitida y procesada por la Oficina del Proyecto)
Identificación del Lugar de Trabajo = 0 (sólo un lugar de trabajo para el Proyecto)
012345-F1234-00-0001
Nota: Debe tenerse en cuenta que la codificación de las Ordenes de Compra (PO)
varia acorde a lo establecido en el numeral 9.1.1.1 del presente documento, en
donde el numero de proyecto siempre será 001834 y la siguiente parte del código
estará dada por el centro de costos asignado.
Ejemplo 4:
Numero asignado al Corporativo = 001834
Tipo de Requisición y Centro de Costos = P0106
Código de requisición = 0 (PR emitida y procesada en sede administrativa)
Identificación del Lugar de Trabajo = 0 (cuando existe solo una sede administrativa)
001834-P0106-00-0001
9.3.3 Carpeta de Compra Completa (Orden de Compra)
Una Carpeta de Compra Completa debe incluir lo siguiente:
• Página interior izquierda, de arriba a abajo:
• Requisición de Compra (PR)
• Análisis de Ofertas y Recomendación
• Justificación de Único Proveedor
• Cotizaciones de los Proveedores
• Lista de Proponentes (si procede)
• Correspondencia importante entre el Comprador y el Proveedor
Página interior derecha, de arriba a abajo:
• PO Integral recibida, incluyendo el reporte la herramienta disponible (una

vez que el Proveedor haya acusado recibo de la PO)
• PO Final (una vez que haya sido firmada en su totalidad y enviada al

Proveedor)
• Formulario Aprobación de PO
• Borrador de PO
• Reportes en la herramienta disponible
9.3.4 Carpeta Orden de Cambio Completa
Página interior izquierda, de arriba a abajo:
• Requisición de Compra (PR) (si procede)
• Justificación de Único Proveedor (si procede)
• Cotizaciones de los Proveedores
• Correspondencia importante entre el Comprador y el Proveedor
Página interior derecha, de arriba a abajo:
• CO Integral recibida, incluyendo reporte en la herramienta disponible (una

vez que el Proveedor haya acusado recibo de la CO)
• Co Final (una vez que haya sido firmada en su totalidad por el Proveedor)
• Formulario Aprobación de CO
• Borrador de CO
• Reportes en la herramienta disponible
10.0 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS POR CUANTÍA
Se tiene establecido cuatro (4) tipos de compras de materiales o servicios de

acuerdo a su cuantía, estos son:
• Requisición de Compra/ Servicio mediante el proceso de mínima cuantía;
• Orden de Compra/ Servicio/ Contrato mediante el proceso menor cuantía;
• Orden de Compra/ Contrato mediante el proceso de licitación (mayor cuantía);
• Acuerdo Marco con y sin precios negociados;
10.1 Proceso de Mínima Cuantía
El funcionario debidamente capacitado puede procesar una PR por Cuantía Mínima

si cumple con los siguientes criterios:
• La PR tiene un valor máximo de 10 SMMLV;
• El proveedor está inscrito y tiene al menos una evaluación de desempeño

sobresaliente en el último año;
• El proveedor ha participado en un proceso de selección y ha sido seleccionado

durante el último año.
• Se evalúan mínimo 2 cotizaciones y se garantiza la selección de la mejor

oportunidad.
• La solicitud no está cubierta por un acuerdo marco.
• El valor de la PR no está dado por periodos (mensualidades, anualidades, etc.)
Todas las solicitudes de compra/servicios que sobrepasen estos límites no justifican

el uso del Proceso de Cuantía Mínima.
Todos los compromisos son autorizados, adjudicados al proveedor y recibidos con

el formato de Requisición de Compras/Servicios 000000-52AF-0015 preparada por
el Gerente de Proyecto, representante del Área Administrativa o la persona
debidamente autorizada de acuerdo a los niveles de autoridad establecidos en el
manual del proyecto o en la matriz de la división correspondiente. La Requisición de
Compras/Servicios es codificada de acuerdo al procedimiento establecido en el
numeral 9.3.1. Esta codificación será controlada únicamente por el área de
Abastecimiento y Contratos.
Para pago o legalización del gasto asociado a una requisición de compra/servicio

de Mínima Cuantía se debe contar con la aprobación del Gerente de
Abastecimiento y contratos o del líder debidamente autorizado.
Si el proceso de Mínima Cuantía requiere de una orden de cambio que aumente su

valor y sobrepaso el valor autorizado, debe ser entregado al área de
Abastecimiento y Contratos para darle el proceso regular de compras/contratos.
10.2 Proceso de Menor Cuantía
Los Compradores o Gestores de Contratos procesan una PR por Menor Cuantía si

cumple con los siguientes criterios:
• La PR tiene un valor mínimo de 10 SMMLV y máximo de 160 SMMLV
• Se evalúan mínimo 3 cotizaciones y se garantiza la selección de la mejor

oportunidad.

el uso del Proceso de Menor Cuantía.
10.2.1 Creación de Requisiciones de Compras/ Servicios (PR)
Todas las solicitudes de compra o contratos deben ser entregadas a la área de

Abastecimiento y Contratos con una requisición (PR) , preparada y completada por
el Gerente del Proyecto, el ingeniero o el encargado del área administrativa y
aprobado de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en el manual del
proyecto o en la matriz de la división correspondiente.
El comprador verifica que todos los documentos que se enumeran en el PR están

adjuntos y que están aprobados para su liberación con fines de solicitud de
cotización, o la información de la PR es suficiente para un proceso de compra o
contrato. Cuando estos documentos o información no cumplen con este requisito, el
PR se devuelve al proyecto o área administrativa para las correcciones
correspondientes.
El formulario PR es preparado por el Solicitante de acuerdo al tipo de necesidad

(compra o servicio) en los formatos 000000-52AF-0001 para compras y 000000-
52AF-0014 para servicios y entregara en la oficina de radicaciones al área de
Abastecimiento y Contratos, en donde se registra, y separa por servicios o
compras.
Para compras primero se confirma con el equipo de Control de Materiales si el

material pedido está disponible en la Bodega, si el material no está disponible y la
documentación de la PR está completa, el Gerente de Abastecimiento aprobará la
requisición y asignara a compras, contratos o logística según corresponda.
Si el material está disponible en la Bodega, el Gerente de Abastecimiento ofrecerá

las alternativas disponibles al solicitante y este pedirá el material a la Bodega
siguiendo el proceso usual para solicitar materiales.
10.2.2 Lista de Proponentes
El comprador puede formular una Lista de Proponentes “general” junto con el

Cliente, el Gerente de proyecto, el Gerente de Abastecimiento, HSE, IT,
Departamento Jurídico, Departamento de Recursos Humanos o el Departamento de
Finanzas dependiendo de la naturaleza de los productos a ser comprados.
En el proceso de cotización se deben observar las siguientes reglas:
• Para una PO o Contrato de un valor mínimo de 10 SMMLV y máximo de 160

SMMLV, se debe distribuir una Solicitud de Cotización (Request for Quotation –
RFQ) a un mínimo de tres (3) Proveedores;
• Si el valor estimado de la PO es mayor a 160 SMMLV, deben seguirse el

proceso de Mayor Cuantía.
Para una PR con un valor mínimo de 10 SMMLV y máximo de 160 SMMLV, el

Comprador preparará la Lista de Proponentes y conseguirá la aprobación del
Gerente de Abastecimiento y del Gerente de Proyecto antes de hacer el llamado a
licitación.
Si solamente se usa un licitador, (proponente) el Comprador deberá diligenciar el

formulario Justificación de Único Proveedor 000000-5200AF-0006, obtener la
aprobación del Gerente de Abastecimiento y el Gerente de Proyecto antes de hacer
el llamado a cotizar.
También se necesitará un formulario Justificación de Único Proveedor después del

proceso de RFQ si sólo un Proveedor ha cotizado, o va a ser usado. En este caso,
el formulario necesita ser aprobado al mismo tiempo que el formulario Aprobación
de PO.
El comprador utiliza diversas fuentes para identificar los posibles proveedores:
• Sitio de proveedores Global
• Base de datos local
• Internet
• Los nombres de compañías recibidos de ingeniería
• Los nombres de compañías recibieron directamente desde el cliente
El comprador obtiene de los expedientes de contratación y bases de datos, según

su disponibilidad, el rendimiento de los proveedores registrados anteriormente y
selecciona con base a los criterios de calificación similares (si aplica) o si el
proveedor no está anteriormente inscrito puede solicitar al área de Expediting una
evaluación de la información y documentación del proveedor en la herramienta
local.
10.2.3 Solicitud de Cotización (Request for Quotation – (RFQ)
El proceso de solicitud de cotizaciones se realiza de acuerdo con los

procedimientos de SNC Lavalin; este se inicia de acuerdo al alcance de la
especificación detallada en la PR. El Gerente de Abastecimiento evalúa el
contenido y calidad de la información de cada PR y designa un representante, el
comprador, que elige el listado de proveedores de las distintas fuentes y es
responsable de verificar que el proveedor este inscrito en el sistema de Global
Procurement (GPS). Los accesos a las bases de datos de compras son
restringidos; la base de datos de adquisiciones del proyecto sólo se permite a
personal de adquisiciones.
Cuando la solicitud de cotización (RFQ) contiene información de la compañía, se

requiere que los participantes reciban, firmen y devuelvan un acuerdo de
confidencialidad al Comprador en señal de aceptación y cumplimiento a la reserva
de la información proporcionada.
El comprador elabora un RFQ o una invitación informal (por correo / mail) para la
invitación a los proveedores. Todos los participantes recibirán la misma información
y la documentación en las mismas condiciones.
El comprador es responsable de dar seguimiento a todos los participantes y debe

obtener la confirmación de recepción de la solicitud de oferta (RFQ).
Durante el período de solicitud de cotización es sólo el comprador que se le permite

comunicarse con los participantes. Cuando un participante requiere información
adicional o aclaraciones durante el período de la oferta, el comprador recibirá todas
las solicitudes, consultas directamente y debe reenviar todas las consultas técnicas
al gerente del proyecto para que este de las aclaración por escrito; el comprador
enviará las respuestas a todos los participantes.
En el caso en el que se realizan aclaraciones relacionadas con la información

técnica u otros cambios que afectan al contenido de la solicitud de oferta (RFQ) o
invitación, el proyecto prepara la información técnica revisada. La información
revisada se transmite al comprador. El Comprador preparará los anexos y dirigirá a
todos los participantes.
Todas las ofertas serán la responsabilidad del comprador y él / ella tiene que
mantener la confidencialidad y no hará ninguna distribución de la información hasta
después de que él / ella prepare la evaluación de las ofertas y la recomendación.
Propuestas no invitadas no serán aceptadas ni entregadas fuera de los tiempos

estipulados en las invitaciones.
El comprador prepara un resumen de las ofertas hace una recomendación de

acuerdo a la información en la RQ y solicita la aprobación técnica y comercial (Si
aplica).
10.2.4 Evaluación de ofertas
Una vez recibidas las ofertas de los proveedores participantes estás serán
organizadas por el Comprador o gestor de contratos en el formato de análisis de
ofertas 000000-52AF-0005 que refleje las condiciones ofrecidas por todos los
proveedores en cuanto a calidad, precio, forma de pago, plazos de entrega,
descuentos, disponibilidad y características de los bienes o servicios.
El formato de análisis de ofertas debe contener una recomendación del comprador

o gestor del contrato, su firma y se presenta al gerente de proyecto para su análisis
y aprobación.
10.2.5 Proceso de Autorizaciones
El comprador elabora y firma el formulario de aprobación de compromiso 000000-

52AF-0007 especificando el valor total de la compra, el proveedor y señalando
quienes son los aprobadores de acuerdo a la matriz de niveles de autoridad de la
unidad de negocios o del proyecto, según aplique.
El controlador de costos o administrador debidamente designado debe revisar la

información y verificar la disponibilidad presupuestal para la generación de los
compromisos. Si existe la disponibilidad presupuestal será firmada y aprobada por
el controlador de costos y quien corresponda de acuerdo a los niveles de autoridad
que apliquen. De no existir disponibilidad presupuestal, la solicitud de compra PR
se retornara al proyecto o área administrativa correspondiente.
10.2.6 Emisión de Orden de Compra o contrato
Todos los compromisos para la compra o contrato son autorizados por

recomendación conjunta del comprador con el apoyo de una evaluación técnica y
comercial debidamente autorizados.
Después de que el proveedor ha sido seleccionado para el trabajo, el comprador

prepara y emite cartas de agradecimiento al resto de los licitadores informándoles
que el trabajo ha sido asignado y su oferta no fue seleccionada. El Comprador
proporcionará información limitada a los participantes no seleccionados.
El comprador prepara la PO o el contrato y la adjudicación al proveedor o

contratista. Se asigna a las órdenes de compra o contratos un número de acuerdo
con la codificación de contratación establecido en el numeral xxx.
La PO o el contrato especifica: la moneda de la adjudicación, el valor total de la

adjudicación, los precios unitarios, cantidades y descripciones de los artículos, los
derechos e impuestos, los datos de entregas, datos de quien recibe, el número de
PO / contrato, información de proveedores, plazo de entrega ( s ), fecha contractual
de entrega ( s ), las personas responsables dentro de los proyectos y , así como
cualquier otra información que sea pertinente o requerido.
Para equipos y material se grabará el número de etiqueta, código de mercancía,

TAG, la descripción del artículo, el precio unitario, cantidad, unidad de medida y
extensión precio.
El Jefe de Abastecimiento debe firmar las PO o contratos, asimismo deben ser

aprobadas por Gerentes de proyecto o quien corresponda de acuerdo a los niveles
de autoridad. La persona autorizada para elaborar las PO o contratos se asegura
de que estas sean debidamente aprobadas antes de enviar la orden de compra o
contrato al proveedor.
El comprador utiliza el formato aprobado y todas las PO o contratos deben

inscribirse en la base de datos (ACCES). Las PO o contratos deben ser codificadas
y los números deben ser únicos para cada proyecto o centro de costos. La base de
datos ACCES no acepta duplicar números de PO o de de contrato.
El mismo proceso se aplica en el caso de las órdenes de cambio; deben tener una
solicitud del proyecto o área administrativa (PR) y deben ser aprobadas por el
empleado debidamente designado (administrador o control costos). El
Departamento de Abastecimiento y Contratación no puede emitir órdenes de
cambio contra un PO hasta el momento en que el administrador o control de costos
ha revisado y liberado la orden de compra.
El receptor prepara el formato de recepción de materiales (MRR) o registro de

servicios para todos los envíos recibidos en los almacenes o en el sitio del proyecto
como corresponda. La MRR o registro de servicios se debe enumerar con el código
de la PO o contrato.
Cuando ocurre imprevistos en la entrega como excedentes, faltantes o daños, se

debe gestionar el formato OS&D y se envía al departamento de Abastecimiento y
contratos.
Las compras se harán siguiendo diferentes procesos dependiendo de si se puede

usar o no un Acuerdo Marco o una Orden de Compra existente para la PR (para
mayor información ver las secciones 10.3. 10.4 y 10.5).
10.3 Proceso de Mayor Cuantía
Los Compradores o Gestores de Contratos procesan una PR por Mayor Cuantía si

cumple con los siguientes criterios:
• La PR tiene un valor superior a 160 SMMLV
• Se evalúan mínimo 5 cotizaciones, con al menos una internacional y se

garantiza la selección de la mejor oportunidad.

el uso del Proceso de Menor Cuantía
10.3.1 Creación de Requisiciones de Compras/ Servicios (PR)
Todas las solicitudes de compra o contratos deben ser entregadas a la área de

Abastecimiento y Contratos con una requisición (PR) , preparada y completada por
el gerente del proyecto, el ingeniero o el encargado del área administrativa y
aprobado de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en el manual del
proyecto o en la matriz de la división correspondiente.
El comprador verifica que todos los documentos que se enumeran en el PR están

adjuntos y que están aprobados para su liberación con fines de solicitud de
cotización, o la información de la PR es suficiente para un proceso de compra o
contrato. Cuando estos documentos o información no cumplen con este requisito, el
PR se devuelve al proyecto o área administrativa para las correcciones
correspondientes.
El formulario PR es preparado por el Solicitante de acuerdo al tipo de necesidad

(compra o servicio) en los formatos 000000-52AF-0001 para compras y 000000-
52AF-0014 para servicios y entregara en la oficina de radicaciones al área de
Abastecimiento y Contratos, en donde se registra, y separa por servicios o
compras.
Para compras primero se confirma con el equipo de Control de Materiales si el

material pedido ya está disponible en la Bodega. Si el material no está disponible y
la documentación de la PR está completa, el Gerente de Abastecimiento aprobará
la requisición y asignara a compras, contratos o logística según corresponda.
Si el material está disponible en la Bodega, el Gerente de Abastecimiento ofrecerá

las alternativas disponibles al solicitante y este pedirá el material a la Bodega
siguiendo el proceso usual para solicitar materiales.
10.3.2 Lista de Proponentes
Se puede formular una Lista de Proponentes “general” junto con el Cliente o el

Gerente de Proyectos, dependiendo de la naturaleza de los productos a ser
comprados.
En el proceso de licitación se deben observar las siguientes reglas:
• Para una PO o Contrato de un valor igual o superior a 160 SMMLV, se debe

distribuir una Solicitud de Cotización (Request for Quotation – RFQ) a un
mínimo de Cinco (5) Proveedores;
• Si el valor estimado de la PO es mayor a 160 SMMLV, deben tomarse en

cuenta Proveedores Internacionales, no mandatorio.
Para una PR con un valor estimado igual o superior a 160 SMMLV, el Comprador
preparará la Lista de Proponentes y conseguirá la aprobación del Gerente de
Abastecimiento y del Gerente de Proyectos antes de hacer el llamado a licitación.
Si solamente se usa un licitador, (proponente) el Comprador deberá diligenciar el

formulario Justificación de Único Proveedor 000000-52AF-0006, obtener la
aprobación del Gerente de Abastecimiento y el Gerente de Proyectos antes de
hacer el llamado a licitación.
La Lista de Oferentes es confidencial y será utilizada exclusivamente por SNC-

Lavalin para el desarrollo de las actividades de Abastecimiento y Contratación.
SNC-Lavalin actuará con la discreción necesaria para evitar la divulgación de la
lista o su contenido a ninguna otra parte, a menos que se sea autorizado por la
Jefatura de Administración de Contratos.
También se necesitará un formulario Justificación de Único Proveedor después del

proceso de RFQ si sólo un Proveedor ha cotizado, o va a ser usado. En este caso,
el formulario necesita ser aprobado al mismo tiempo que el formulario Aprobación
de PO.
10.3.3 Solicitud de Cotización (Request for Quotation – (RFQ)
Los Compradores de la Oficina Principal evaluaran el Proceso de Solicitud de

Cotización (RFQ) con el fin de cumplir con las reglas de gestión de costos y servicio
de calidad. Los solicitantes en Proyecto pueden haber especificado en las PR
ciertas marcas de preferencia y/o Proveedores preferidos.
El Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal decidirá si el formulario RFQ

debe ser usado o si se va a usar otro método.
• Si decide usar el proceso RFQ, el Comprador enviará un formulario RFQ a

Proveedores seleccionados para que lo completen conforme a los materiales
pedidos en la PR.
• En caso contrario, el Comprador se comunicará con diferentes Proveedores por

correo electrónico para indagar sobre disponibilidad y precios.
El Gerente de Abastecimiento recomienda desde todo punto de vista las ofertas

selladas y aperturas oficiales de ofertas.
El comprador es responsable de dar seguimiento a todos los participantes y debe

obtener la confirmación de recepción de la solicitud de oferta (RFQ).
Durante el período de solicitud de presupuesto es sólo el comprador que se le

permite comunicarse con los participantes.
Todas las ofertas serán la responsabilidad del comprador y él / ella tiene que
mantener la confidencialidad y no hará ninguna distribución de la información hasta
después de que él / ella prepare la evaluación de las ofertas y la recomendación.
Propuestas no invitadas no serán aceptadas ni entregadas fuera de los tiempos

estipulados en las invitaciones.
El comprador prepara un resumen de las ofertas hace una recomendación de

acuerdo a la información en la RQ y solicita la aprobación técnica y comercial (Si
aplica).
10.3.4 Respuesta de Proveedores a la solicitud de Cotización
En ciertos casos un Proveedor puede pedir información adicional sobre una RFQ.
Si el Comprador de la Oficina Principal no puede responder a la consulta (por ej. si
la pregunta no tiene que ver con un aspecto comercial), el Comprador deberá
obtener la información solicitada directamente del Solicitante, por escrito; el
comprador enviará las respuestas a todos los participantes. En el caso en el que se
realizan aclaraciones relacionadas con la información técnica u otros cambios que
afectan al contenido de la solicitud de oferta (RFQ) o invitación, el proyecto prepara
la información técnica revisada. La información revisada se transmite al comprador.
El Comprador preparará los anexos y dirigirá a todos los participantes.
Si hubiera una demora en obtener la respuesta, el Comprador cambiará el estatus

de la PR a “Devuelta a Proyecto para info” y agregará un comentario sobre la
información faltante. El Comprador instará al Solicitante a contestar la pregunta
cuantas veces sea necesario a fin de poder responder al Proveedor lo más pronto
posible.
Puede que sea necesario que el Comprador tenga que dar la nueva información a
todos los Proveedores que han sido invitados a presentar una cotización. El
comprador debe planear una reunión con los participantes para aclaración de dudas
y se debe dar la respuesta en un tiempo determinado con copia a todos los
participantes.
Cuando todos los Proveedores (o el único proveedor) hayan respondido con una
cotización o rechazo de la RFQ, el Comprador deberá preparar el formulario
Análisis de Ofertas y Recomendación.
Después de la revisión de las ofertas recibidas, si el funcionario de Administración

de Contratos o el Gerente del Proyecto solicitante, encuentran que estas no se
ajustan a los términos y condiciones generales y específicas, recomendarán la
solicitud de cotizaciones adicionales a través de la solicitud de re-cotización. La
Lista Maestra de Oferentes deberá ser revisada nuevamente por la Gerencia de
Proyectos.
10.3.5 Garantía de Seriedad de la Oferta
Cuando se trate de procesos de mayor cuantía, se requerirá de los oferentes la

presentación de una Garantía de Seriedad de la Oferta. Para ello, los oferentes
serán informados del requisito de presentar la garantía junto a la propuesta.
Igualmente, se deberá informar la forma, cuantía y condiciones asociadas a la
misma.
Los oferentes que no cumplan con la presentación de la Garantía de Seriedad de la

Oferta, cuando así se haya solicitado, deben ser notificados que sus propuestas
han sido rechazadas.
Las garantías solicitadas podrán consistir en: Póliza de Seguros, Garantía Bancaria,
Fianza o Carta de Crédito. Cualquiera de estos instrumentos financieros puede ser
utilizado como garantías. Es responsabilidad del funcionario de Administración de
Contratos la gestión de los requisitos para la presentación y conservación de estas
garantías.
10.3.6 Material no Disponible Localmente
En caso que todos los Proveedores declinen la RFQ, o ninguno responda dentro de
un plazo aceptable, es la responsabilidad del Comprador de la Oficina Principal
informar al Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal que el material no se
encuentra disponible localmente. Será necesario enviar una solicitud a la Oficina
(Internacional) de Proyecto para encontrar el material requerido.
El Comprador también informará al Auxiliar Administrativo, para que se puedan

hacer los siguientes cambios:
• Actualizar el estatus de RFQ a “Sans BC” (Sin PO)”;
• Quitar el nombre del Comprador y poner “TBD” (a ser determinado) en el

campo;
• Cambiar la Oficina de Abastecimiento.
Luego el Auxiliar Administrativo enviará la PR a la Oficina de Proyecto.
10.3.7 Evaluación de ofertas
Una vez recibidas las ofertas de los proveedores participantes en sobre cerrado, se
nombrara un comité de compras que participara en la reunión de apertura de los
sobres y primera lectura de las ofertas. En esta reunión se dejaran escritos los
aspectos principales de cada oferta en una minuta de reunión.
Las ofertas serán organizadas por el Comprador o gestor de contratos en el formato

de análisis de ofertas 000000-52AF-0005 que refleje las condiciones ofrecidas por
todos los proveedores en cuanto a calidad, precio, forma de pago, plazos de
entrega, descuentos, disponibilidad y características de los bienes o servicios.
El formato de análisis de ofertas debe contener una recomendación del comprador

o gestor del contrato, su firma y se presenta al gerente de proyecto para su análisis
y aprobación.
10.3.8 Proceso de Autorizaciones
El comprador elabora y firma el formulario de aprobación de compromiso 000000-

52AF-0007 especificando el valor total de la compra, el proveedor y señalando
quienes son los aprobadores de acuerdo a la matriz de niveles de autoridad de la
unidad de negocios o del proyecto, según aplique.
El controlador de costos o administrador debidamente designado debe revisar la

información y verificar la disponibilidad presupuestal para la generación de los
compromisos. Si existe la disponibilidad presupuestal será firmada y aprobada por
el controlador de costos y quien corresponda de acuerdo a los niveles de autoridad
que apliquen. De no existir disponibilidad presupuestal, la solicitud de compra PR
se retornara al proyecto o área administrativa correspondiente.
10.3.9 Emisión Orden de Compra / Contrato
El Comprador llenará el formulario Análisis de Ofertas y Recomendación,

Justificación de Único Proveedor (si procede) y el formulario Aprobación de PO y
entregará estos documentos al Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal
para su consideración y aprobación. Si estos documentos son aprobados, serán
enviados al Gerente de Abastecimiento en Proyecto quien será responsable por
obtener la aprobación del Gerente de Controles de Proyecto y del Gerente de
Proyectos.
Al recibir los documentos aprobados, el Comprador primero debe reconfirmar las

fechas de entrega con el Proveedor. En la base de datos disponible, el Comprador
creará la PO en el módulo “Purchasing” (Compras). Los datos de la PO a ser
ingresados son básicamente una duplicación de la cotización del Proveedor. Se
deben ingresar la cantidad y precio correctos en todos los ítems, así como las
fechas de entrega. Finalmente el Comprador deberá preparar la copia impresa de la
PO en Word
El Comprador deberá obtener la aprobación de la copia impresa de la PO del

Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal. La copia impresa de la PO,
conteniendo todos los términos y condiciones, fechas de entrega y precio total
deberá ser firmada y aprobada en su totalidad antes que la PO pueda ser
entregada al Proveedor.
Una vez que la PO haya sido aprobada en su totalidad, el Comprador entregará la

Carpeta de Compra Completa al Auxiliar Administrativo.
El Auxiliar Administrativo enviará la PO al Proveedor, actualizará el estatus de la

PO a “PO Sent to Supplier” (PO enviada al Proveedor) y dará una copia de la PO al
Responsable de seguimiento.
Al recibir el acuse de recibo de la PO del Proveedor, el Responsable de

seguimiento cambiará el estatus de la PO a “PO Acknowledged” (PO Recibida) y
dará la PO recibida al Auxiliar Administrativo, quien la agregará a la CPF y
archivará la carpeta (copia impresa y virtual).
10.4 Acuerdo Marco (Frame Agreement – FA)
Un Acuerdo Marco (FA) es un acuerdo con un Proveedor con o sin cantidades

especificadas. Es un acuerdo entre el Proveedor y SNC Lavalin con tarifas o
presupuesto acordados para un tipo determinado de material o servicio, o para un
plazo de tiempo.
El Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal puede decidir establecer un

Acuerdo Marco Maestro a nivel de la Oficina Principal, a fin de conseguir mejores
precios y/o facilitar el proceso de compras para los Proyectos. Entonces se puede
crear un Acuerdo Marco de Proyecto basándose en el Acuerdo Maestro. Las
liberaciones para el Proyecto se harán contra el Acuerdo Marco del Proyecto.
10.4.1 Creación de un Acuerdo Marco Maestro (Master Frame Agreement – MA)
El Acuerdo Marco Maestro será negociado a nivel de la Oficina Principal con los
Proveedores locales y puede ser aplicado a todos los proyectos de SNC-Lavalin
dentro de la región.
El Gestor de Contratos (CA) de la Oficina Principal será quien siempre creará el

primer MA con Precios Negociados con el Proveedor. Se puede crear un MA sin
Precios Negociados solamente a petición del Gerente de Abastecimiento de la
Oficina Principal y solamente si un MA con Precios Negociados se ha realizado
antes.
a) Acuerdo Marco con Precios Negociados: Acuerdo con un Proveedor para

una lista de productos o servicios, con precios fijos y cantidades totales
estimadas.
b) Acuerdo Marco sin Precios Negociados: Acuerdo con un Proveedor para

comprar hasta por un cierto monto, por un plazo de tiempo determinado.
Este tipo de acuerdo debe ser controlado estrictamente por el Administrador
de Contratos responsable.
El CA de la Oficina Principal siempre prepara una Lista de Proponentes o el formato

de Justificación de Único Proveedor y conseguirá la aprobación del Gerente de
Abastecimiento de la Oficina Principal y del Gerente de la Oficina Principal antes de
crear el MA. El CA deberá realizar el proceso de RFQ con los proveedores
seleccionados para negociar los términos y precios (para un MA con Precios
Negociados).
El CA tratará el proceso de cotización con los Proveedores en forma similar a una

PO regular haciendo una serie de preguntas para una lista de materiales que
posiblemente se van a necesitar. Se discutirán las cantidades estimadas, lo mismo
que los términos de pago, entrega, etc. Los precios deben ser fijos por cierto plazo
de tiempo (por ej. un año).
El CA también debe preparar el formulario Análisis de Ofertas y Recomendación, el

que debe ser aprobado por el Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal y el
Gerente de la Oficina Principal.
Luego el CA reunirá los componentes del Contrato MA y hará que lo firme el

Gerente de Abastecimiento de la Oficina Principal. El proceso a seguir en cuanto al
acuse de recibo y archivo de los MA es similar al de las PO regulares (ver sección
10.3.1).
El CA de la Oficina Principal es responsable de informar a los Gerentes de

Proyectos de los MA negociados y emitir los FA de Proyectos.
10.4.1.1 Acuerdo Marco (FA) con Precios Negociados
El FA con Precios Negociados se debe crear como una PO regular con un (1) ítem
por precio negociado, indicando cantidad (0) y precio. No se escribe el valor total en
la PO original. El monto límite acordado será escrito en el formulario de la PO.
Ejemplo:
Ítem 1 Descripción Ctd. 0 precio $2.50
Valor total de PO: 0.00
Se creará una notificación de cambio interna para agregar el monto total contractual
límite (por razones de control de gastos).
10.4.1.2 Acuerdo Marco sin Precios Negociados
El FA sin Precios Negociados se creará como una PO regular. Ningún valor total se
indicará en la PO original.
Se creará una notificación de cambio interna para agregar el monto total contractual
límite (por razones de control de gastos).
10.4.2 Creación Acuerdo Marco (FA) de Proyecto
Se debe generar una PO por cada tipo de Acuerdo Marco (FA) ya que los montos
autorizados van a ser diferentes y los FA requieren una lista de precios si son con
Precios Negociados (pero no los FA sin Precios Negociados).
El Gestor de Contratos (CA) de la Oficina Principal se comunicará con el Gerente

de Proyectos para formular los FA del Proyecto en base a Acuerdos Marco
Maestros negociados. Se determinará el monto máximo y/o la lista de materiales. El
CA entonces llenará los formularios Justificación de Único Proveedor y Aprobación
de PO y conseguirá la aprobación del Gerente de Abastecimiento Nacional,
Gerente de Controles de Proyecto en Proyecto y del Gerente de Proyectos.
Luego el CA procederá a crear la copia impresa del FA del Proyecto, incluyendo los
precios y términos negociados ya que estos formaran la base para las liberaciones
contra el FA. La copia impresa debe ser firmada por el Gerente de Abastecimiento
de la Oficina Principal. El proceso en cuanto al acuse de recibo y archivo de los FA
de Proyecto es similar al indicado para las PO regulares (ver sección 10.3.1).
Es importante establecer un proceso para comunicar la información del FA del

Proyecto a los Controladores de Proyecto y de Materiales para que éstos puedan
asignar fácilmente Requisiciones de Compra (PR) a los FA existentes, con el fin de
conservar acuerdos ya negociados.
10.4.2.1 Liberaciones contra un Acuerdo Marco (FA) del Proyecto
A nivel de la Requisición de Compra (PR), el Gerente de Abastecimiento de la

Oficina Principal determinará si una liberación contra un FA de Proyecto, con o sin
precios negociados, puede responder a las necesidades de la PR. Los FA sin
Precios Negociados se deben usar solamente en caso de emergencia.
Para hacer una liberación, el Gestor de Contratos (CA) de la Oficina Principal

primero se comunica con el Proveedor del FA para verificar disponibilidad de
materiales, precios (para FA sin Precios Negociados) y fechas de entrega. El CA
entonces crea una Orden de Cambio (CO) diaria para cada FA de proyecto,
compilando las liberaciones hechas contra ese FA durante el día.
Una vez que se prepara la CO, ésta debe ser firmada por el Gerente de
Abastecimiento de la Oficina Principal. No es necesario llenar el formulario de
Aprobación de CO ya que el Gerente de Controles de Proyecto en Proyecto y el
Gerente de Proyectos ya han aprobado el monto total. El proceso en cuanto al
acuse de recibo y archivo de las CO hechas para las liberaciones es similar al
empleado para las CO regulares (ver sección 10.4.3).
En la base de datos disponible, se crea una Notificación de Cambio con todos los
ítems despachados bajo el acuerdo y será numerada R000X (X siendo el número
secuencial de la liberación). Se crea otra Notificación de Cambios bajo el número
R000XI (X siendo el número secuencial de la liberación. I por interna) con un total
negativo por la liberación. Con esas dos Notificaciones de Cambio, se crea una
enmienda a un valor de 0. Sólo se enviará la primera Notificación de Cambio al
Proveedor. Para efectos de control, la información de la liberación se debe enviar al
Gerente de Controles de Proyecto de la Proyecto para que se pueda registrar.
En caso que se deba aumentar el monto de un FA, se debe crear una CO regular,
la que debe ser debidamente aprobada y emitida al Proveedor de acuerdo con el
proceso usual de CO (ver la sección 10.4). Se debe entregar el formulario
Aprobación de CO con un análisis completo sobre las compras previas para
justificar el aumento en el FA del Proyecto. Los cambios a los FA que no son
liberaciones deben ser numerados de la misma forma que las CO.
10.4.3 Verificación
La Oficina Principal de Abastecimiento emitirá un informe de verificación de precios

cada vez que se presente un cambio (con un mínimo de cinco (5) ítems de
validación para controlar los elementos más importantes de los FA sin Precios
Negociados. Se debe hacer un análisis de margen por ítem (diferencia entre el
precio del Proveedor del FA para un ítem versus el precio provisto por los
competidores).
Si el precio de un ítem es considerablemente más alto que el de los otros

Proveedores, la Oficina Principal puede renegociar con el Proveedor del FA o
decidir no volver a comprar este ítem bajo el FA.
Ítems recurrentes se pueden incluir en los FA con Precios Negociados para reducir
el uso de los FA sin Precios Negociados.
Los reportes mensuales se pueden usar para justificar el incremento en el valor de

los FA.
Los reportes deben ser siempre aprobados por el Gerente de Abastecimiento de la

Oficina Principal.
10.5 Orden de Cambio (Change Order – CO)
Usualmente se crea una Orden de Cambio (CO) para cubrir los cambios a la orden
de compra original, por ejemplo, cambios en precio, cantidad, fechas de entrega o
términos específicos. Antes de emitir la CO, el Comprador generalmente pasará por
el proceso de licitación, a menos que se cumplan los criterios mencionados en la
siguiente sección.
10.5.1 Orden de Cambio (CO) emitida sin Proceso de Licitación
Se puede hacer una CO sin un proceso de licitación, si se cumplen los siguientes

criterios:
• El valor estimado de la CO es menor al 20 % de la PO original.
• Los materiales y precios de la CO deberán ser similares a los de la PO original.
Si se cumplen estos criterios, el Comprador de la Oficina Principal se comunicará

con el Proveedor de la PO para indagar sobre disponibilidad y precios. Una vez que
el Comprador haya recibido la cotización del Proveedor, el Comprador preparará el
formulario de Aprobación de CO y lo presentará al Gerente de Abastecimiento de la
Oficina Principal para su aprobación. Luego, el documento será enviado al Gerente
de Abastecimiento en Proyecto quien será responsable por obtener la aprobación
del Gerente de Controles de Proyecto en Proyecto y del Gerente de Proyectos.
La preparación, aprobación y archivo de la CO se hará de acuerdo con las

indicaciones de la sección 10.4.3.
10.5.1.1 Orden de Cambio (CO) emitida con Proceso de Licitación
Si no se cumplen los criterios mencionados en la sección 9.5.1, el Comprador debe

seguir el proceso de licitación usual (ver sección 10.2). Al final del proceso, el
Comprador llenará el formulario Análisis de Ofertas y Recomendación.
Si se considera que el Proveedor de la PO es el mejor, el Comprador llenará el

formulario Aprobación de CO y se lo dará al Gerente de Abastecimiento de la
Oficina Principal junto con el Análisis de Ofertas para su consideración. Luego los
documentos serán enviados al Gerente de Abastecimiento en Proyecto, quien será
responsable de obtener la aprobación del Gerente de Controles de Proyecto en
Proyecto y del Gerente de Proyectos. La preparación, aprobación y archivo de la
CO se hará de acuerdo con las indicaciones de la 10.4.3.
Por otro lado, si se considera que el Proveedor de la PO no es el mejor, el

Comprador emitirá una PO de acuerdo con el procedimiento explicado en la sección
10.3.
10.5.1.2 Preparación, Aprobación y Archivo de Órdenes de Cambio (CO)
Al recibir los documentos aprobados (formulario Aprobación de CO y, si procede,

Análisis de Ofertas y Recomendación), el Comprador generará una PO para la CO
seleccionando.
En la base de datos disponible, el Comprador debe ingresar los ítems de la CO y

crear la CO. El Comprador da la copia impresa de la CO al Gerente de
Abastecimiento de la Oficina Principal para su firma. La copia impresa de la CO
debe estar firmada y totalmente aprobada antes de presentarla al Proveedor.
Después de enviar la CO al Proveedor, el Auxiliar Administrativo actualizará el

estatus de la PO a “PO sent to Supplier” (PO enviada al Proveedor) y dará una
copia de la CO al Responsable de seguimiento.
Al recibir el acuse de recibo de la CO del Proveedor, el Responsable de

seguimiento cambiará el estatus de la PO por la CO a “PO Acknowledged” (PO
Recibida) y dará la CO aceptada al Auxiliar Administrativo quien la agregará a la
Carpeta de Compra Completa y la carpeta de archivo (copia impresa y virtual).
10.5.2 Auditoría de Verificación
Es tarea del Comprador asegurar que toda la correspondencia, documentos y

aprobaciones importantes estén presentes en cada Carpeta de Compra Completa.
Dado que se puede realizar una auditoría sin previo aviso, es muy importante que
las Carpetas de Compra Completas estén archivadas correctamente.
Los Auxiliares Administrativos son responsables del archivo de las carpetas. Ellos
también escanearán y guardarán copias separadas en formato PDF de los
documentos importantes de la Carpeta de Compra Completa, en la carpeta
apropiada en el servidor. Tales documentos incluyen Solicitud de Cotización (RFQ),
Análisis de Ofertas y Recomendación o Justificación de Único Proveedor, formulario
de Aprobación, PO con Reporte en la herramienta disponible con el acuse de recibo
del Proveedor, etc.
10.5.3 Estructura del Archivo
El archivo virtual se hará de la manera siguiente sea en el PDM del Proyecto o en la

red local de la Oficina Nacional:
• Archivo de PR y compras bajo “5200-Purchasing” en una carpeta raíz.
Bajo “Paquetes” habrá una Carpeta por cada carpeta CP X0000.
- Dentro de cada carpeta CP (X0000) habrá una carpeta de PO y una

carpeta RFQ
o Debajo de PO:
Se creará una carpeta para cada PO bajo X0000-X0-

0000, donde se guardarán todos los documentos para
emitir una PO;
Cuando sea necesario, se creará una carpeta por CO

“CO 00” para archivar toda la información pertinente a
esa CO.
Dentro de la carpeta PO o CO, habrá una carpeta

“Correspondencia” usada para archivar todas las
comunicaciones importantes con el Proveedor.
o Debajo de RFQ:
Todos los documentos pertinentes a la RFQ (emitidos

y recibidos) se deben archivar aquí.
Debajo de “Maestros” se encuentran todos los formularios electrónicos

utilizados en el proceso de compras, tales como:
- Plantilla de PO
- Plantilla de CO
- Formulario Lista de Proponentes
- Formulario Análisis de Ofertas y Recomendación
- Justificación de Único Proveedor
- Formulario RFQ
- Formulario Aprobación de PO/CO
- etc.
Bajo “Requisiciones” se guardarán todas las PR recibidas de la Obra, identificadas

con el formato “Req 0000”.
Herramientas: Ejemplo Estructura de Archivo Virtual (Apéndice C)
11.0 SEGUIMIENTO
El trabajo del Responsable de Seguimiento usualmente comienza cuando ellos

reciben la copia de la PO o CO del Auxiliar Administrativo.
11.1 Acuse de Recibo de Órdenes de Compra (PO) y Órdenes de Cambio (CO)
Se debe recibir un acuse de recibo de todas las PO y CO entregadas a los

Proveedores confirmando los ítems, cantidades, precios y acuerdo de entrega. Es
la responsabilidad del Expedidor asegurar que todas las PO y CO enviadas a los
Proveedores por los Auxiliares Administrativos son devueltas con el debido acuse
de recibo.
Una vez que todas las PO o CO han sido recibidas, el Expedidor debe cambiar su
estatus en PMTT a “PO Acknowledged” (PO Recibida) y entregar la CO recibida al
Auxiliar Administrativo quien, a su vez, la agregará a la Carpeta de Compra
Completa y archivará la carpeta (copia impresa y virtual).
Herramientas: Procedimiento PMTT, sección 9.3 “Modificación a una PO”
11.2 Proceso de Seguimiento
Tan pronto como el Auxiliar Administrativo envíe una PO al Proveedor para ser
reconocida, el Auxiliar Administrativo entregará una copia de la PO al Expedidor
responsable. El Expedidor creará entonces una carpeta de Seguimiento (carpeta
beige), que eventualmente va a incluir copia de la PO, información importante o
adicional en cuanto a la Seguimiento y, si es necesario, los documentos de Cierre
de PO (ver la sección 11.5).
El Expedidor se comunicará por teléfono con el Proveedor tan pronto como sea
posible para asegurar que el Proveedor va a entregar la mercancía de acuerdo con
las condiciones de la PO. Más adelante se debe obtener una confirmación del
Proveedor por fax o correo electrónico.
También es necesario que el Expedidor se comunique con el Proveedor para

efectos de confirmación por lo menos una (1) semana antes de la fecha de entrega
para obtener la lista de empaque y un (1) día antes de la entrega programada.
IMPORTANTE: El Expedidor debe comunicar al Comprador responsable de la

Oficina Nacional y al Expedidor en la Obra cualquier demora en entrega o cualquier
cuestión que pudiera surgir. El Expedidor no puede cambiar ninguno de los
términos comerciales de la PO con el Proveedor.
En en la herramienta disponible, el Expedidor debe mantener actualizadas las

fechas de entrega ingresadas por ítem y crear la Liberación de Embarque.
Una vez que el Expedidor haya comenzado el proceso de Seguimiento de una PO,
necesitará llenar y actualizar regularmente en PMTT el módulo Expediting
(Seguimiento).
El Expedidor también debe realizar o pedir a otros que realicen visitas e

inspecciones en la Obra para asegurar el cumplimiento del Proveedor en materia de
calidad y entrega.
Herramientas: Diagrama de flujo Seguimiento (Apéndice A, diagrama de flujo 8)
Procedimiento PMTT, sección10.2 “Para ver o agregar detalles de

Seguimiento a una Orden de Compra”
11.3 Montos Pagaderos al Proveedor al recoger la Mercancía
Mientras que la Obra es responsable del pago de todas las facturas pagaderas
después de haber recogido la mercancía, el Expedidor es responsable del pago de
todas las facturas pagaderas a los Proveedores al momento de recoger la
mercancía. En esos casos, el Expedidor enviará un correo electrónico a la Obra
solicitando el cheque, adjuntando la PO con su respectivo acuse. La Obra entonces
emitirá el cheque y lo enviará al Expedidor a la Oficina Nacional de Abastecimiento.
Para un seguimiento adecuado de todos los cheques girados que deben pagarse al
recoger la mercancía, el Expedidor anotará toda la información relevante (por ej.
monto a ser pagado o monto pagado y fecha de pago) en el campo “Comentarios
Seguimiento” del módulo Seguimiento en PMTT.
Herramientas: Diagrama de flujo Seguimiento (Apéndice A, diagrama de flujo 8)
Procedimiento PMTT, sección 10.2 “Para ver o agregar detalles de

11.4 Materiales en Obra
Al recibir el Reporte de Recepción de Materiales (MRR) (o cualquier otra prueba de

recepción de la mercancía si no se ha producido un MRR), el Expedidor modificará
el estatus de la PO en el módulo “Expediting” (Seguimiento) de PMTT a “Materials
at Site” (Materiales en Obra).
Sin embargo, si Control de Materiales ha emitido Reportes de Materiales

Excedentes, Faltantes y Dañados (OS&D), el Expedidor seleccionará el estatus
“OS&D Open” (OS&D Abierto) hasta que se hayan resuelto los problemas de los
ítems en el OS&D. El Expedidor es responsable de resolver los problemas en los
Reportes OS&D.
Herramientas: Reporte Materiales Excedentes, Faltantes y Dañados (OS&D)

(Apéndice B, formulario M)

11.5 Cierre de Orden de Compra (PO)
El Expedidor es responsable de todos los cierres de PO. Para lograr este estatus, el
Proveedor debe haber acusado recibo de la PO, el material debe haber sido
recibido en la Obra, no debe haber un reporte OS&D abierto y la factura debe haber
sido pagada en su totalidad.
Para hacer el cierre de PO con un valor mayor a $ 5.000.000 de pesos, el

Expedidor (Prof. de Seguimiento) preparará una Lista de Control de Cierre de PO,
una Carta de Liberación y Certificado de Pago Final que necesita ser reconocida
por el Proveedor y una Evaluación del Desempeño del Proveedor.
Cuando se hace el cierre, el Expedidor modificará el estatus de la PO en el módulo

Seguimiento de PMTT a “Closed” (Cerrada).
Los documentos del cierre se deben incorporar en la carpeta Seguimiento (beige).
Herramientas: Diagrama de flujo Cierre de Orden de Compra (Apéndice A,

diagrama de flujo 12)
Modelo de la Carta de Liberación y Certificado de Pago Final

(Apéndice B, formulario N)
Formulario Lista de Control de Cierre de Orden de Compra (PO)

(Apéndice B, formulario O)
Formulario Evaluación de la Desempeño del Proveedor (Apéndice

B, formulario P)
Procedimiento PMT, sección 10.2 “Para ver o agregar detalles de

11.6 Auditoría de Verificación
Es la tarea del Expedidor asegurar que todos los documentos de Seguimiento y de

cierre están completos y presentes en la carpeta de Seguimiento (beige). Una vez
que todos los documentos se encuentren ahí, el Expedidor pasará la carpeta beige
al Auxiliar Administrativo quien se encargará de archivarla de la manera debida
(copia impresa y virtual).
La carpeta beige se colocará justo al lado de la carpeta naranja de la PO original en

el gabinete de archivo.
11.7 Estructura de Archivo
Sea en el PDM del Proyecto o en la red local de la Oficina Nacional, el archivo

virtual se hará de la manera siguiente:
El archivo de Seguimiento irá bajo “5300-Seguimiento” como carpeta raíz.
Todas las PO emitidas por la Oficina Nacional que requieren Seguimiento, se

pondrán bajo “Paquetes”, identificadas por una carpeta usando el formato X0000-
X0-0000.
• Todas las copias virtuales y archivos de trabajo requeridos para expeditar

una PO se guardarán adentro de la carpeta de cada PO individual:
o Dentro de la carpeta de la PO, se creará una carpeta de “Cierre”

donde se archivarán todos los formularios y correspondencia
pertinentes al Cierre.
o Dentro de la carpeta de la PO, habrá una carpeta “Correspondencia”

utilizada para archivar todas las comunicaciones importantes con el
Proveedor.
Bajo “Maestros” estarán todos los formularios electrónicos utilizados para el

proceso de Seguimiento, tales como:
• Lista de Control Cierre de Orden de Compra;

• Carta de Liberación y Certificado de Pago Final;
• Evaluación del Desempeño del Proveedor.
Herramientas: Ejemplo Estructura de Archivo Virtual (Apéndice C)
12.0 LOGÍSTICA
Transporte, documentación, despacho de flete, clasificación, seguros, corretaje de

aduanas, despacho aduanero, almacenamiento, transporte dentro del país, gestión
de contratos de logística, incluyendo reclamaciones por daños, son todos parte del
alcance de Logística.
Estas funciones son compartidas entre la Oficina de Proyecto y la Oficina Nacional,

según el tipo de compras (compras locales, órdenes internacionales o admisión
temporal).
El trabajo del Coordinador de Logística usualmente comienza cuando el Expedidor

confirma que los materiales están listos para ser embarcados.
12.1 Funciones de Logística para Compras Locales
Las funciones de Logística para compras locales son manejadas por la Oficina
Nacional. Las tareas de logística para este tipo de compras generalmente sólo
consisten en hacer los arreglos para el transporte local.
12.2 Funciones de Logística para Compras Internacionales
Las funciones de Logística para embarques internacionales son manejadas tanto

por la Oficina de Proyecto como por la Oficina Nacional. La Oficina de Proyecto
retiene la responsabilidad global del movimiento físico de los equipos y materiales
desde los recintos de los Proveedores hasta llegar al puerto de entrada. La Oficina
Nacional se encarga de asegurar una transición fluida y sin problemas por el
despacho aduanero y el transporte hasta la Obra.
El proceso logístico para las órdenes internacionales es diferente dependiendo de

quién es el importador, si es SLCI o el Cliente. Para mayores detalles sobre este
proceso, ver el diagrama de flujo 13 del Apéndice A.
Se debe usar la herramienta disponible para el seguimiento de órdenes

internacionales.
Herramientas: Proceso Logístico para Órdenes Internacionales (Apéndice A,

12.3 Admisión Temporal
La Admisión (o Importación) Temporal es un procedimiento aduanero que permite

solamente a empresas no residentes (en este caso, los Proveedores de SNC-
Lavalin) proceder a realizar trabajos y prestar servicios en el país, sobre la base de
contratos a favor de asociados locales o agencias extranjeras normalmente
establecidas en el territorio nacional.(Nuevo Estatuto Aduanero Colombiano. Título
VIII. Regímenes Aduaneros. Capítulo I. Regímenes Aduaneros de Importación.
Artículo 298)
No todos los materiales son elegibles, por lo tanto se debe verificar con Aduanas
antes de proceder a la importación.
13.0 CONTROL DE MATERIALES
13.1 Revisión de todas las Nuevas Requisiciones de Compra (PR)
El Controlador de Materiales en Obra revisará junto con el Director de

Abastecimiento en Obra todas las PR originadas en la Obra para:
• Confirmar la disponibilidad de los materiales y sugerir substituciones en lo

posible;
• Confirmar los Códigos de Materiales;
• Sugerir un Acuerdo Marco cuando hay uno disponible.
Herramientas: Diagrama de flujo Requisición de Compra (PR) (Apéndice A,

Ejemplo Codificación de Materiales (Apéndice C)
13.2 Plan de Control de Materiales en Obra
Se debe desarrollar un Plan de Control de Materiales en la Obra a fin de asegurar

que se cuenta con la fuerza laboral e instalaciones adecuadas para lo siguiente:
• Preparación de terreno y edificios;
• Requisitos de área de descarga;
• Equipos y personal para manejo de materiales;
• Programa de seguridad;
• Requisitos de equipamiento y pequeñas herramientas.
13.3 Material listo para ser embarcado a la Obra
El Controlador de Materiales en Obra deberá mantenerse informado, consultando la

herramienta disponible y PMTT, sobre todos los materiales que se están
despachando a la Obra.
Los Materiales y Equipos Entregados son registrados en la herramienta disponible

por el Expedidor. Los Materiales y Equipos Embarcados son registrados en la
herramienta disponible por Logística.
Los documentos de embarque deben estar disponibles electrónicamente en la red,

cuando sea requerido.
13.4 Control de Inventario
El inventario es controlado por la herramienta disponible y también por conteo

manual de inventario y verificaciones. En caso que PM+ no esté disponible, se debe
establecer un sistema manual alternativo. Ambos procesos son requeridos a fin de
mantener registros de inventario precisos y fiables.
13.5 Documentación
Es esencial asegurar que todos los certificados y otra documentación confirmando

las especificaciones de los materiales estén disponibles en la Bodega cuando sean
requeridos, y también cuando los materiales sean remitidos, declarados como
excedentes, o transferidos a un lugar o cliente diferente. Estos documentos deben
ser solicitados en la orden de compra.
Todo material que no corresponda a los documentos de embarque y a la Orden de

Compra, o al que le falte las certificaciones requeridas (Reporte Pruebas de Fábrica
(MTR), Hoja de Datos de Seguridad (MSDS), etc.), será retenido en cuarentena.
Todos los otros libros de datos de ingeniería, etc. que sean recibidos con el material
serán registrados y emitidos a la oficina apropiada.
13.6 Reporte Recepción de Materiales (Material Receiving Report – MRR)
El Controlador de Materiales en Obra es responsable de todos los materiales o

equipos que lleguen a la Obra, hasta que sean entregados a Construcción.
Al recibir los Materiales, el Controlador de Materiales en Obra deberá:
• Confirmar la documentación que incluye, sin limitación: Documentos de

Embarque, Certificados, Hoja de Datos de Seguridad (MSDS), Reportes de
Pruebas en Fábrica (MTR), etc.;
• Confirmar la cantidad contra la Lista de Empaque;
• Verificar las especificaciones técnicas comunes, tales como número de

pieza, número de etiqueta, etc.;
• Ver si trae la identificación debida, tal como Etiquetas y Código de

Materiales;
• Confirmar si trae un plan de descarga y requisitos de almacenaje;
• Verificar si hay daños visibles;
• Descargar y almacenar los bienes, registrar la ubicación de almacenaje.
Se usará PM+ para generar el MRR. En caso que no haya PM+ disponible en la
Obra, se debe usar un sistema manual alternativo y será la responsabilidad de la
Oficina de Proyecto o la Oficina Nacional actualizar PM+.
Se enviará una copia del MRR al Expedidor de la Oficina de Proyecto o la Oficina

Nacional para poder actualizar el PMTT. En caso de embarques parciales, el
Expedidor deberá seleccionar el estatus “En tránsito a la Obra” en PMTT. Una vez
que se hayan recibido todos los bienes cubiertos por la PO, el Expedidor cambiará
el estatus a “Material en la Obra”.
Herramientas: Reporte Recepción de Materiales (MRR) (Apéndice B, formulario J)

Seguimiento a una Orden de Comprar”
13.7 Reporte Bienes Excedentes, Faltante o Dañados (Over, Short & Damaged–
OS&D)
Se emitirá un Informe OS&D cuando los bienes recibidos no corresponden a la Lista

de Empaque en cantidad o calidad.
La herramienta disponible automáticamente emitirá un OS&D al generar el MRR.
El Expedidor será notificado para que resuelva el problema, ingrese un comentario

en PMTT y cambie el estatus de la PO a “OS&D Abierto”. Al resolver el problema, el
Controlador de Materiales en la Obra cerrará el OS&D y actualizará el PMTT.
Un Controlador de Materiales en Obra será responsable del seguimiento del OS&D

abierto a fin de asegurar que se resuelven los problemas.
Herramientas: Informe Bienes Excedentes, Faltantes y Dañados) (Apéndice B,

formulario M)
13.8 Almacenamiento de Materiales
Todos los materiales se deben almacenar de acuerdo a las especificaciones de la

PO y, donde proceda, la clasificación del material mismo.
Todos los materiales serán identificados en un sistema de cuadrícula/tolvas o

depósitos, según sea el caso, que indica la ubicación donde han sido almacenados.
Los tipos de almacenaje incluyen:
• A la intemperie (área de almacenaje afuera);
• Bajo techo (tolvas y bandejas);
Se establecen y mantienen áreas de almacenaje para materiales peligrosos de

acuerdo con las normas de HSE en la Obra.
13.9 Lista de Entrega de Materiales (Material Issue Slip – MIS)
El retiro de materiales de la Bodega se inicia con un Formulario de Requisición de

Materiales (MRF). El MRF debe ser aprobado por el Supervisor de Obras y
entregado a la Bodega. Cuando la disponibilidad del material requerido se ha
confirmado, la Bodega emitirá una Lista de Entrega de Materiales (MIS) y procederá
a completar el trámite:
La MIS es aprobada por el Controlador de Materiales en Obra.
La MIS sirve para confirmar lo siguiente:
• Registra la fecha en que los bienes fueron emitidos a Construcción;
• Registra la cantidad de bienes emitidos a Construcción;
• Registra la aceptación de los bienes por Construcción confirmando que

están en condiciones de uso.
13.10 Lista de Devolución de Materiales (Material Return Slip – MRS)
La devolución de materiales a la Bodega se inicia con una Lista de Devolución de

Materiales (MRS). Quien devuelve los materiales debe entregar una lista completa
de los materiales que se pretenden devolver, incluyendo todos los detalles
relevantes que incluyen, sin limitación, una justificación y aprobación de la
devolución, Código de Materiales y Etiquetas del Equipo, número del Paquete
Original de Instalación y la MIS original.
Todos los materiales y equipos devueltos a la Bodega deben ser registrados en

PM+ en la pantalla MRTN. En caso que no haya PM+ disponible en la Obra, se
usará un sistema manual alternativo y será la responsabilidad de la Oficina de
Proyecto o Nacional actualizar PM+.
Esta devolución cubre todos los materiales y equipos devueltos, por ej.:
• Materiales y equipos dañados en la Obra;
• Chatarra;
• Excedentes.
13.11 Manejo y Disposición de Excedentes
El Controlador de Materiales en Obra es responsable por el rastreo e identificación

de materiales y equipos excedentes. Él propondrá usar los materiales excedentes
como sustitutos para todas las solicitudes actuales de material. La disposición de
los materiales restantes se hará de acuerdo con los procedimientos vigentes.
Se debe proveer la documentación apropiada, la que no debe limitarse a una lista

de materiales con los Códigos/Etiquetas de materiales, descripción, cantidades,
condición de uso, estatus y ubicación, todos los Certificados pertinentes y número
del proyecto y de la PO original.
14.0 ÓRDENES INTERNACIONALES
Los procedimientos para procesar Requisiciones de Compra (PR) y crear Órdenes

de Compra (PO) en una Oficina (Internacional) de Proyecto son similares a aquéllos
aplicados a las PR locales en una Oficina Nacional. Sin embargo, en el caso de
Órdenes Internacionales hay que realizar ciertas tareas adicionales para el
despacho aduanero en el puerto de entrada y ciertas actividades de logística para
el transporte de los materiales a la Obra.
Todas las PR recibidas en la Oficina Nacional que no pueden ser cumplidas

localmente, serán enviadas a la Oficina de Proyecto una vez que hayan sido
aprobadas por el Director de Abastecimiento de la Oficina Nacional. El Director de
Abastecimiento de la Oficina de Proyecto confirmará la aceptación de estas
requisiciones, que luego serán asignadas a un Comprador.
Luego, el Comprador hará los cambios necesarios en PMTT para identificar la

oficina de compra, el nombre del comprador y el tipo de compra. El personal de la
Oficina de Proyecto, es decir Compradores, Responsable de Seguimiento y
Coordinadores de Logística, seguirán los procedimientos delineados en los
Procedimientos Globales de Abastecimiento.
Herramientas: http://csc.snclavalin.com/sites/socodec/procurement/default.aspx
(Página web de Abastecimiento de SLCI), bajo Oficina de
Proyectos, Procedimientos y formularios.
15.0 GESTIÓN DE PROVEEDORES
15.1 Inscripción
La Compañía cuenta con un sistema de gestión de Proveedores y Contratistas

GPS (Global Procurement System) que contiene información de cada uno de
ellos en cuanto a información general, cumplimiento de estándares de HSSE y
Calidad, tributaria, certificaciones de experiencia y relacionadas con sistemas de
gestión en cumplimiento de los modelos normativos internacionales. El sistema
de gestión de Proveedores y Contratistas GPS está diseñado para obtener
información con diferentes opciones de búsqueda según necesidades generales
y específicas.
Se accede mediante el link https://gps.snclavalin.com/sso/jsp/snc_frameset.jsp
15.2 Precalificación de proveedores

02
La precalificación constituye para SNC Lavalin la primera instancia de
evaluación de proveedores ya que se realiza una valoración del cumplimiento de
una serie de requisitos previamente definidos para la oficina en Colombia, un
proveedor es aceptado cuando su evaluación está por encima del 60%, esta
aceptación permite al proveedor participar en los procesos de selección
complementarios para la compra o prestación de servicios que SNC Lavalin
requiera.
La inscripción para todos los proveedores se hace mediante una lista de

SharePoint o PDM ubicada en el portal corporativo, subsitio Registros,
denominada Proveedores. En esta lista se incluyen los datos más
representativos y de consulta de cada proveedor y se adjunta una imagen de la
Cámara de Comercio, RUT y cédula del representante legal. El sistema en PDM
tiene ya programado pesos asociados con la entrega de los documentos
requeridos por parte del proveedor que son, además de los ya mencionados, la
certificación bancaria, estados financieros y certificaciones comerciales. Una vez
el proveedor haya suministrado esta información y el área de Abastecimiento la
haya registrado en el sistema se procede a modificar el estado del mismo a
“Activo”.
Los proveedores que suministran productos y servicios de infraestructura y

montaje (por ejemplo tubería, válvulas y similares), que son de interés para la
corporación a nivel global, deben adicionalmente registrarse en el sistema de
información GPS (Global Procuremente System) siguiendo la secuencia de
pasos descrita a continuación:
1. Verificar que el proveedor ya existe en GPS y tenga una calificación

superior o igual a 70
70,, si no, ellos registran: los proveedores se registran
entrando a www.snclavalin.com y completan el formato de registro
existente.
2. GPS activa la cuenta: Cada mañana, siguiendo el registro de un
proveedor, GPS Support (apoyo) verifica el registro del proveedor (si la
compañía existe para no duplicar la cuenta) y activa las cuentas. Para
todas las compañías en Colombia, ellos pueden enviar un email a alguien
asignado en su división, de esta forma será capaz de adicionarlos al
Cuestionario de Registro Colombiano Fase 2.
3. Recepción de información de ingreso: el proveedor recibirá un email con
la información de ingreso
4. Invitación a completar el Cuestionario de Registro Colombiano Fase 2:
una vez la compañía active la cuenta en GPS, se podrá adicionar al
proveedor al RFI, el cual contiene toda la demás información
informac necesaria
para calificarlos.
5. Responder al SNC Cuestionario de Registro Colombiano Fase 2: el
proveedor ingresará a su cuenta y responderá al RFI, al cual fue
adicionado.
6. SNC Colombia revisará la información en el Perfil y en el Cuestionario de
Registro Colombiano.
7. Terminar la precalificación y agregar a la lista de proveedores (campos
locales): Alguien asignado en su compañía verificará la información y la
agregará en los campos locales** de GPS, entonces, usted los calificará
si aplica y los agregará a la Lista de Proveedores.
** Los campos locales, son campos creados solo para SNC Colombia, ellos
pueden ser vistos y actualizados solo por la división de Colombia
SNC
15.3 Evaluación de desempeño de proveedores
02 Como instancias complementarias a la evaluación inicial se tienen las

evaluaciones de desempeño durante y al finalizar la prestación de un servicio o
la compra continuada de bienes requeridos por SNC Lavalin.
Para los contratos de adquisición de bienes y/o servicios que sean menores a
seis (6) meses se realizará una evaluación final a no ser que el responsable de
recibir el bien o servicio determine la necesidad de una o más evaluaciones
adicionales en el desarrollo del contrato. Para los contratos con duración mayor
a seis (6) meses se realizarán al menos dos (2) evaluaciones de desempeño por
año: una en el desarrollo del contrato y otra al finalizar el mismo. Esta última
disposición aplica a contratos de acuerdo marco y proveedores que tienen
permanente servicio en la Compañía.
Los Responsables de Áreas y los Gerentes de Proyecto y su equipo o el

personal administrativo asignado deberán realizar evaluación de desempeño
obligatoria a todos los proveedores o contratistas que influyan de manera directa
o indirecta en los servicios que presta SNC-Lavalin a sus clientes, haciendo uso
del formato “000000-52AF-0012 Evaluación de Desempeño del Proveedor”. Se
entiende como influencia indirecta proveedores que aunque no presten servicios
o suministren bienes relacionados con los procesos misionales de la
organización, pueden afectar el desempeño de un contrato por hacer parte de
acuerdos contractuales o actividades de soporte a los proyectos. Se dará
igualmente énfasis a evaluar a todos los proveedores que influyan en resultados
de salud, seguridad y medio ambiente con categorización de riesgo alto en la
Matriz HSEQ. El Área de Abastecimiento es responsable de aclarar con cada
Gerente de Proyecto o Responsables de Área cuales proveedores requieren o
no aplicación de la evaluación de desempeño.
Procesos de compra de mínima cuantía no tienen la obligación de tener

evaluación de desempeño a no ser que el servicio o el bien suministrado haga
parte de actividades contratadas para el desarrollo de proyectos, donde el
resultado se entrega directamente al cliente.
El proveedor podrá conocer los aspectos negativos y positivos de su gestión

para su propio mejoramiento, en particular será obligatorio para aquellos
proveedores que influyan en resultados de salud, seguridad y medio ambiente,
con categorización de riesgo alto en la Matriz HSEQ y/o cuyo resultado de
desempeño sea menor a 50 y los bienes y servicios suministrados hagan parte
de actividades contratadas para el desarrollo de proyectos, donde el resultado
se entrega directamente al cliente. En caso de que el proveedor no alcance la
calificación mínima requerida (entre 25 y 50), la empresa le sugerirá un plan de
mejoramiento y eliminará la característica de “Activo” dentro del sistema. Estos
proveedores solamente podrán tener la característica de “Activo” cuando
demuestren cumplimiento a satisfacción del plan de mejoramiento acordado.
El área de Abastecimiento es responsable de realizar el estudio de las

evaluaciones recibidas, con el fin de asegurar que los procesos que requieren
evaluación de desempeño cumplan las disposiciones definidas en este manual.
15.3.1 Criterios de evaluación de desempeño
Los criterios de evaluación de desempeño que se analizarán para evaluar al

proveedor o contratista serán de diferente naturaleza según el bien o servicio
recibido, se mencionan a continuación los criterios básicos que se deberán
contemplar con el fin de definir calificaciones justas e imparciales.
• Especificaciones Técnicas y de Calidad
• Cumplimiento de plazos del contrato
• Cumplimiento de aspectos administrativos
• Cumplimiento de aspectos HSSE
• Cumplimiento de aspectos RSE
15.3.2 Formato evaluación de desempeño de proveedores / contratistas
El presente manual ofrece un modelo de evaluación ponderada de proveedores

y contratistas, el cual podrá ser utilizado y complementado según se considere
por el proyecto o el personal administrativo respectivo en el Formato “000000-
52AF-0012 Evaluación de Desempeño del Proveedor”.
15.3.3 Escalas de evaluación de desempeño
02 Las escalas establecidas serán:
• CUMPLE REQUISITOS: Corresponde a los proveedores o contratistas que

según el cuadro ofrecido obtengan una calificación mayor a 75. Son
Proveedores y Contratistas que cumplieron a cabalidad con los
requerimientos solicitados impartiendo calidad y cumplimiento en los trabajos
realizados.
• ACEPTABLE: Corresponde a los proveedores o contratistas que según

evaluación obtengan una calificación entre 50 y 75 puntos. Se continuara
contratando con estos proveedores pero se sugiere realizar evaluación de
desempeño por cada proceso asignado.
• INCONVENIENTE: Corresponde a los proveedores o contratistas que según

evaluación obtengan una calificación entre 25 y 50 puntos. Se sugiere no
contratar con este proveedor, se realizara un continuo seguimiento y una no
conformidad informándole al proveedor cuáles son sus falencias para que
obtenga un mejoramiento en su servicio.
• NO ACEPTABLE: Corresponde a los proveedores o contratistas que según

evaluación obtengan una calificación entre 0 y 25 puntos. Se procederá a
vetar dicho proveedor en la compañía.
15.4 Reevaluación de proveedores

02
La reevaluación de proveedores se realiza en SNC Lavalin cada dos (2) años o
cuando la organización modifique sus criterios para seleccionar y registrar
proveedores y se requiera reiniciar el proceso en un nuevo sistema de
información y/o con una nueva metodología. Esta reevaluación se genera con la
identificación en la lista Proveedores en el Portal Corporativo de aquellos cuya
documentación se encuentra desactualizada, se procede a solicitarles la
documentación al día y en la medida en que se va recibiendo, se actualiza la
fecha en el sistema.
Un momento adicional de reevaluación se realiza cuando habiéndose dado una

evaluación parcial o final de desempeño del proveedor por debajo del nivel
aceptable y habiendo el proveedor realizado el plan de mejoramiento sugerido
por la empresa, se determina la necesidad de ser reevaluado. En este caso la
reevaluación estará orientada a verificar la realización de las acciones de
mejora sugeridas y en caso de aprobarla se activará por una única vez
nuevamente en el banco de proveedores. La decisión de reevaluación se toma
de manera conjunta entre el Área de Abastecimiento y/o el Proyecto(s) y/o
Área(s) que hacen uso de los servicios de este proveedor.
15.5 Certificaciones
Con el fin de cumplir con las obligaciones que la compañía tiene para con los
Proveedores o Contratistas, cada vez que lo soliciten se procederá a certificar
los trabajos o suministros, que han prestado a la compañía especificando:
Objeto del trabajo, Nombre del Proyecto, Tiempo de Ejecución, Valor ejecutado,
Lugar de ejecución y calidad del servicio prestado.
16.0 ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD PARA BIENES Y SERVICIOS
16.1 Definición de Requisitos HSEQ para Proveedores y Contratistas

02
Las Áreas de HSSE, Calidad y Abastecimiento son responsables de generar la
“Matriz de Requisitos HSEQ para Abastecimiento y Contratación” código
000000-50AG-0001-A01. Esta matriz establece los requisitos de seguridad,
salud, medio ambiente y calidad que deben cumplir proveedores y contratistas
de acuerdo con los bienes y servicios que normalmente se adquieren y que
pueden influenciar los resultados que entregamos a los clientes en la ejecución
de los proyectos.
Esta matriz se actualiza al menos una vez por año y/o cuando los cambios en
legislación obliguen a modificar o actualizar su contenido. Para cada uno de los
servicios y bienes adquiridos o contratados se definen igualmente los cargos de
solicitar la documentación de soporte, de verificar la información suministrada y
de realizar seguimiento a la ejecución de las órdenes de compra, ordenes de
servicio o contratos.
Es responsabilidad de los Gerentes de Proyecto, los Administradores de

Contrato, de las personas de las Áreas Staff que realizan requerimientos y del
Área de Abastecimiento ser considerados en el momento de realizar una
requisición o de emitir los documentos de compra que comprometen a
proveedores y contratistas con los servicios o el suministro de bienes que
corresponda.
El Gerente de Proyecto y los Administradores de Contrato son responsables de

verificar que antes de la emisión de una requisición se aclaren en el respectivo
formato las condiciones de aceptación, verificación e inspección de los bienes y
servicios que se solicitan. Este aspecto debe aclararse en el campo
“Condiciones Especiales” del formato 000000-52AF-0014 “Requisición de
Servicio/Contrato” ó en el campo “Descripción del Material” del formato 000000-
52AF-0001 “Requisición de Compra” o del formato 000000-52AF-0015
“Requisición de Compra/Servicio Mínima Cuantía”.
Las condiciones de aceptación, verificación e inspección se basan normalmente

en consideraciones contenidas en normas técnicas, regulaciones técnicas
nacionales, requisitos técnicos acordados con el Cliente o requisitos técnicos
que el juicio experto de cada Gerente de Proyecto, Coordinador de Ingeniería o
Líder de Especialidad determinen como necesarios.
Entre múltiples alternativas, estas condiciones pueden hacer referencia a:
- Certificaciones de producto con base en normas técnicas y/o

- Certificaciones de lotes de acuerdo con el volumen de bienes o
materiales suministrados y/o
- Certificados de pruebas o ensayos sobre materias primas

utilizadas, del producto en proceso o de producto terminado,
según sea requerido y/o
- Certificaciones de terceras partes y/o
- Forma de entrega del bien o servicio en términos de presentación
y requisitos finales que deben cumplir y/o
- Personal de SNC-Lavalin responsable de verificar entregas y de
aprobar el cumplimiento del proveedor o contratista con requisitos
técnicos específicos.
El Área de Abastecimiento es responsable de verificar que las requisiciones que

reciben aclaren este contenido o acordar con los Proyectos o Áreas que tales
condiciones han sido omitidas y que el proveedor o contratista no requiere
criterios de aceptación, verificación e inspección sobre los bienes o servicios que
va a suministrar. Las condiciones que finalmente se acuerden hacen parte del
respectivo documento de compra: orden de compra, orden de servicio o
contrato.
Como parte del Anexo de Requisitos Mínimos de Responsabilidad en HSE para

contratistas, el cual hace parte del documento Sistema de Gestión de la Salud y
Seguridad en el Trabajo y según lo determine el Área de HSSE, se ha
determinado igualmente la aplicación de la “Evaluación de Requisitos HSE para
Contratistas” 000000-68AF-0117. Esta evaluación se aplica a contratistas y
proveedores que realicen actividades en nombre de SNC-Lavalin que hagan
parte de los actividades misionales, que impliquen el desarrollo de labores
electromecánicas, civiles y/o de instrumentación que impactan directamente en
la ejecución de proyectos, resultados ante el cliente, con altos niveles de riesgo
y complejidad en la realización del trabajo. El resultado de esta evaluación se
conserva en el Área de HSSE y se realiza cada vez que se contrate por primera
vez el suministro de bienes o servicios y/o cada vez que sea necesario realizar
una reevaluación del proveedor según los términos definidos en el numeral 15.4.
16.2 Manejo de Certificaciones de Sistemas de Gestión y de Producto
Para los proveedores que hacen parte del registro en GPS, el Área de
Abastecimiento es responsable de verificar que se ingrese al sistema de
información las certificaciones de sistemas de gestión que correspondan sean
estos ISO 9001, OHSAS 18001 e ISO 14001. En todos los procesos para
suministro de bienes y servicios se debe establecer en conjunto con el Gerente
de Proyecto o el Responsable de Área si éste será o no un requisito obligatorio
en el desarrollo del proceso y si puede ser reemplazado por otras opciones
cuando no estén disponibles, por ejemplo: el diligenciamiento del formato
000000-68AF-0117 “Evaluación de Requisitos HSE para Contratistas”, o
constancias de terceras partes que certifiquen que los sistemas de gestión se
encuentran en fase de implementación, o certificaciones alternativas, entre otras
opciones.
De acuerdo con las condiciones definidas en las requisiciones de bienes o

servicios, el Gerente de Proyecto o el Responsable de Área debe verificar que
se cumplan los requerimientos que hayan sido trasladados al documento de
compra, sea éste orden de compra, orden de servicio o contrato y de asignar
responsabilidades dentro del proyecto por la conservación de esta información.
El propósito de esta verificación es evitar que en el momento de presentar los
resultados del servicio suministrado o al instalar, operar o poner en
funcionamiento determinado bien, se generen rechazos o fallas que afecten el
desarrollo de un proyecto o las actividades del área usuaria.
17.0 ANEXOS
000000-50AG-0001-A01 Matriz de requisitos HSE para abastecimiento y

contratación
17.1 Figuras
No Aplica
17.2 Formatos
Código Titulo Descripción y Comentarios

De acuerdo al código de Ética de SNC
Lavalin cada vez que se exista la
posibilidad de presentarse un conflicto
000000-50AF-0001 Declaración personal
de interés, es responsabilidad de cada
empleado realizar el reporte
respectivo.
Formaliza la solicitud de adquisición
000000-52AF-0001 Requisición de Compra
de bienes o solicitud a bodega
Requisición de Servicio/
000000-52AF-0014 Formaliza la solicitud de un servicio
Contrato ( RFI / RFT)
Relata las razones por las cuales solo
Justificación de único
000000-52AF-0006 un proveedor es apto para responder
proveedor
a las necesidades
Evaluación de desempeño Registra la calificación de desempeño
000000-52AF-0012
del proveedor del proveedor.
Requisición de Usado para realizar la solicitud,
000000-52AF-0015 compra/servicio proceso compra, aprobación y entrega de las
Mínima Cuantía adquisiciones menores a 10 SMMLV
Registra, aprueba y controla la
Reporte de recepción de
000000-54AF-0001 recepción de bienes del almacén o
materiales (MRR)
bodega.

Documento que se entrega a un
Certificación experiencia proveedor para certificar un contrato
000000-51AF-0002
contractual ya ejecutado por el valor exacto del
contrato
Acta mensual de obra y/o Se registra el avance del servicio y su
000000-51AF-0001
servicio finalización o inconformidades
Listado donde se registran los datos
de los potenciales proveedores que
000000-52AF-0002 Listado de proponentes
podrían ser invitados a participar en el
proceso de adquisición.
Registra la información de las ofertas
presentadas por los proveedores de
Análisis de ofertas y
000000-52AF-0005 acuerdo a las especificaciones
recomendaciones
técnicas, de calidad y económicas
para ser evaluada.
Usado para informar y aprobar a los
involucrados en un proceso de
Aprobación orden de adjudicación sobre los datos del
000000-52AF-0007
compra y de cambio proveedor y el monto que será
comprometido mediante un Orden de
compra/servicio o contrato
Se registran los compromisos
acordados por las partes, las
000000-52AF-0008 Orden de Compra (PO)
descripciones, fechas y precios
pactados.
Es usado para formalizar con el
000000-52AF-0009 Orden de Cambio (CO) proveedor los cambios, adiciones o
disminuciones del acuerdo inicial
000000-52AF-00010 Carta de Liberación Formato de Paz y Salvo

Formato listado de control Listado de chequeo en el que se
000000-52AF-00011 de cierre de órdenes de verifica el cumplimiento de los
compra requisitos de los procesos
Formato carta de
Documento de presentación y aviso
000000-52AF-00013 presentación de de
de la adjudicación de una adquisición.
órdenes de compra
Usado para registrar, aprobar y
Formato lista de entrega
000000-54AF-0002 controlar la salida de bienes del
de material (MIS)
almacén o bodega.
Usado para registrar, aprobar y
Formato lista de
controlar la entrega de bienes del
000000-54AF-0003 evaluación de material
almacén o bodega.
(MRS)

Formato reporte bienes Usado para registrar, los daños,
000000-54AF-0004 excedentes, faltantes o faltantes o excedentes de bienes
dañados (OS&D) entregados al almacén o bodega.
Registro de transferencia
000000-54AF-0005
de material
18.0 REFERENCIAS
18.1 Procedimientos relacionados
Código de ética y conducta empresarial

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Manual de Abastecimiento Colombia 2 de 59 000000 50AG-0001 02

1.0 PREFACIO ................................................................................................................ 6

Manual de Abastecimiento Colombia 3 de 59 000000 50AG-0001 02

10.0 CLASIFICACIÓN DE PROCESOS POR CUANTÍA ................................................ 22

Manual de Abastecimiento Colombia 4 de 59 000000 50AG-0001 02

11.7 Estructura de Archivo .............................................................................................. 43

Manual de Abastecimiento Colombia 5 de 59 000000 50AG-0001 02

17.2 Formatos ................................................................................................................. 57

Manual de Abastecimiento Colombia 6 de 59 000000 50AG-0001 02

La complejidad de los proyectos que SNC LAVALIN está desarrollando actualmente

Por lo tanto, es esencial que los procedimientos de estas actividades de

La certificación de ISO-9001 también exige que se observen estos procedimientos

El Manual de Abastecimiento para Oficinas Nacionales representa una ilustración

Es imperativo desempeñar las actividades de abastecimiento para proyectos de una

Los procedimientos de abastecimiento de SLCI están basados en los

Los procesos de abastecimiento descritos en este manual para las Oficinas

Manual de Abastecimiento Colombia 7 de 59 000000 50AG-0001 02

En caso que fuera necesario, se pueden elaborar y actualizar también Manuales

Se debe contar con un sistema computarizado de gestión de proyectos, el sistema

Nota: Para la sucursal Colombia no se utilizará el sistema de rastreo de material de

El personal de abastecimiento se debe comportar en todo momento de una manera

3.0 POLÍTICA DE ABASTECIMIENTO

Todos los compromisos en los proyectos en cuanto a equipamiento, materiales,

Todas las actividades de abastecimiento deben ser conducidas respetando el

Toda la información comercial y sobre precios es tratada de una forma confidencial,

Estos procedimientos son aplicables a todo el personal involucrado en las

Manual de Abastecimiento Colombia 8 de 59 000000 50AG-0001 02

El objetivo de este documento es perfilar los requisitos de abastecimiento dentro de

La responsabilidad del Director de Abastecimiento Nacional es asegurar que todas

• Gestión (incluyendo medidas de conducta ética y profesional);

• Control de Calidad e Inspección;

• Logística dentro del País;

• Trámites Aduaneros en embarques internacionales;

La estrategia principal de abastecimiento es comprar los materiales, equipamiento y

6.0 ORGANIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO PARA PROYECTOS

Manual de Abastecimiento Colombia 9 de 59 000000 50AG-0001 02

7.0 ORGANIZACIÓN DE ABASTECIMIENTO EN LOS PROYECTOS

La organización del abastecimiento para cada proyecto puede variar dependiendo

7.1 Organización de Abastecimiento con Oficina de Proyecto, Oficina Nacional y

Compras Expedición Logística Control de Expedición Control de Admin. Contr.

Compras Admin. Expedición Logística

Manual de Abastecimiento Colombia 10 de 59 000000 50AG-0001 02

7.2 Organización de Abastecimiento con Oficina de Proyecto y Oficina Nacional en

Control Mat. Admin. Contr.

7.3 Organización Abastecimiento con Oficina Nacional, de Proyecto y en Obra en

Compras Admin. Expedición Logística Control de Ad. Contratos

Manual de Abastecimiento Colombia 11 de 59 000000 50AG-0001 02

El equipo de Abastecimiento de SLCI está compuesto por una gran variedad de

8.1 Funciones de Oficinas en Obra

8.1.1 Director de Abastecimiento en Obra

El Director de Abastecimiento en Obra es responsable principalmente de:

• Manejar eficientemente el equipo de Abastecimiento en obra;

• Asegurar la interfaz entre la Oficina Nacional de Abastecimiento y la Obra;

• Responder cualquier consulta que pueda surgir en el proyecto respecto al

8.1.2 Responsable de Seguimiento en Obra

La responsabilidad principal del Responsable de Seguimiento en Obra es asegurar

• Colectar y consolidar la información suministrada por los grupos de

• Actuar como la interfaz clave entre los grupos de Seguimiento y el equipo de

• Ejercer un seguimiento constante de las Requisiciones de Compra emitidas

• Agilizar la actuación de los Responsables de Seguimiento en base al

Manual de Abastecimiento Colombia 12 de 59 000000 50AG-0001 02

8.1.3 Director de Control de Materiales en Obra y Coordinadores