UNIVERSIDAD DEL SINÚ

FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERÍAS

INGENIERÍA CIVIL
ESPECIALIZACION EN GERENCIA Y DIRECCION DE
OBRAS

COHORTE XVIII - 2021

GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ MSc.
Contador Público; Magister en Hacienda Pública y Administración
Financiera; Magister en Administración Pública; Especialista en
Planificación y Presupuestación; Especialista en Gestión y Control del
Gasto Público; Especialista en Gobierno, Gerencia y Asuntos
Públicos; Especialista en Gestión Pública e Instituciones
Administrativas; Especialista en Finanzas Públicas; Especialista en
Administración y Gerencia de los Sistemas de Calidad.

Ex Presidente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Ex

Contador General de la Nación, Ex Presidente de la Junta Central
de Contadores, Docente en las especializaciones y maestrías de la
Universidad del Norte, Universidad Externado de Colombia, Escuela
Superior de Administración Pública, Universidad Central, Universidad
del Rosario, Universidad de Sucre, Universidad del Sinú, Universidad
de Manizales, Universidad Cooperativa de Colombia, Corporación
Universitaria del Caribe, Universidad de Ibagué, Universidad
Autónoma de Bucaramanga, Universidad Mariana-Pasto,
Universidad de Antioquia, Universidad Libre Seccionales Cali y
Barranquilla, Universidad Tecnológica de Bolívar, Universidad del
Valle, Universidad del Cauca, Universidad Nacional de Colombia,
Universidad de los Andes.
LOS TEXTOS QUE SE INCLUYEN EN EL PRESENTE DOCUMENTO HAN
SIDO TOMADOS DE OTROS PUBLICADOS POR ENTIDADES PÚBLICAS,
TALES COMO JUNTA CENTRAL DE CONTADORES, CONSEJO TÉCNICO
DE LA CONTADURÍA PÚBLICA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES,
CORTE CONSTITUCIONAL, MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICO, DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN, CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN, ENTRE OTRAS.

DICHOS TEXTOS HAN SIDO EDITADOS POR EL AUTOR PARA FINES

ACADÉMICOS EN EL EJERCICIO DE LA DOCENCIA UNIVERSITARIA EN LA
UNIVERSIDAD DEL SINÚ, COMO GUÍA INSTRUCCIONAL DE DISTRIBUCIÓN
INTERNA PARA LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS DE LA MISMA
UNIVERSIDAD, TENIENDO EN CUENTA QUE DADO EL CARÁCTER
NORMATIVO DE LOS MISMOS, Y DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 41 DE
LA LEY 23 DE 1982 “ES PERMITIDO A TODOS REPRODUCIR LA
CONSTITUCIÓN, LEYES, DECRETOS, ORDENANZAS, ACUERDOS,
REGLAMENTOS, DEMÁS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y DECISIONES
JUDICIALES, BAJO LA OBLIGACIÓN DE CONFORMARSE PUNTUALMENTE
CON LA EDICIÓN OFICIAL, SIEMPRE Y CUANDO NO ESTÉ PROHIBIDO”,
ADEMÁS DE LA DECISIÓN ANDINA 351 RELACIONADA CON EL RÉGIMEN
COMÚN SOBRE DERECHOS DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS.

EL AUTOR PROHIBE LA REPRODUCCION PARCIAL O TOTAL DEL

PRESENTE DOCUMENTO, POR MEDIO DE CUALQUIER PROCESO
REPROGRÁFICO O FÓNICO, ESPECIALMENTE POR FOTOCOPIA,
MICROFILME, OFFSET O MIMEÓGRAFO, SIN SU EXPRESA
AUTORIZACIÓN. (LEY 23 DE 1982)

1
PRESENTACIÓN.

El mundo que hoy estamos viviendo, el de la globalización de los mercados,

internacionalización de la economía, el mundo de los derechos universales, es un mundo
en el cual se hace imperativo tener los conocimientos integrales que nos permitan llevar
a cabo la responsabilidad de asumir la gerencia en todo su contenido; y aunque nuestra
formación profesional, en principio, no se apegue demasiado a las materias relacionadas
con las finanzas, la economía y la contabilidad, estos se convierten en imprescindibles
para gerenciar hoy.

Para confirmarlo no basta sino preguntarnos si efectuamos operaciones bancarias,

transacciones comerciales, pagamos a empleados, etcétera. Esto hace primordial que
los nuevos gerentes estén cada día más preparados, en razón a que deben considerar
que no sólo tendrán que competir a nivel nacional, sino que muy posiblemente también
competirán a nivel internacional.

La información contable es uno de los aspectos fundamentales para conocer la situación

económica y financiera de las empresas. Por algo se dice que la contabilidad “es el
lenguaje de los negocios”; con lo cual es necesario que los ejecutivos tengan el
conocimiento básico que les permita comprender la información contable.

Los estados financieros son fáciles entender para las personas que se han familiarizado
con los conceptos contables, principios, políticas y prácticas financieras, pero
desafortunadamente se ha impartido de manera muy tradicional, con métodos
inoperantes y caducos, lo que se traduce en la posibilidad de formar gerentes con fobia
y desconocimiento de la materia que ya en la vida profesional tendrán que depender de
los CONTADORES tanto en el registro como en el control y la toma de decisiones.

Por eso es necesario el entendimiento de la información contable para la función

gerencial debido a que la toma de decisiones será mejor fundamentada en la
información de la empresa.

En este curso se estudian los aspectos generales del área de contabilidad financiera,
siendo una excelente oportunidad para obtener nuevos conocimientos y adquirir nuevas
competencias que servirán en su desarrollo profesional.

El curso de Gestión Contable y Financiera se inicia con la descripción y análisis de los

conceptos, normas y procedimientos utilizados por la técnica contable en el proceso
administrativo para las organizaciones empresariales; posteriormente se presenta y
analiza el ciclo contable y el proceso de registro de la información, además de que se
explican los procedimientos utilizados para registrar los hechos económicos; luego se
estudia la organización, estructura y preparación de los estados financieros.

2
JUSTIFICACIÓN.

Para poder comprender la importancia de la información financiera es necesario conocer

y entender su sentido y utilidad. Por ello, es imprescindible que el estudiante de la
especialización en Gerencia y Dirección de Obras esté consciente de que vivimos en la
era de la información, que conozca el valor de la misma para tomar decisiones y que
finalmente pueda encontrar una respuesta a las siguientes interrogantes: ¿qué es la
información financiera?, ¿quién la requiere?, ¿para qué se utiliza?, ¿qué beneficios
genera para la sociedad? Responder estos cuestionamientos será una de las mejores
maneras de iniciarse en el estudio de la información financiera para la toma de
decisiones

La Contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera

veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos
realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación
financiera.

Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su

funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en
sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e
interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera.

La contabilidad suministra información financiera de una entidad económica, a los

administradores de ésta para analizar e interpretar sus resultados, planear las
actividades futuras de acuerdo con metas y objetivos fijados, controlar tanto la
veracidad de las operaciones, como su registro y tomar decisiones acertadas.

El estudio de la contabilidad es indispensable para personas vinculadas en el sector de

la ingeniería, porque en su formación hay vacíos no precisamente en los campos que se
creen son los propios de la formación del ingeniero, sino en la vida práctica, para ser un
profesional de cultura universal. Deben contar con información para determinar el costo
de cada uno de los servicios y bienes, con el fin de tomar las medidas correctivas
necesarias; requieren además información financiera para determinar el grado de
liquidez, endeudamiento y rentabilidad que les permita orientar su gestión.

OBJETIVOS.

El desarrollo del tema de la Contabilidad Financiera está dirigido a proporcionar los

conceptos y fundamentos de la contabilidad general y financiera, con el objeto de que
los estudiantes de la ESPECIALIZACION EN GERENCIA Y DIRECCION DE OBRAS
tengan la capacidad suficiente para utilizar la información contable de manera adecuada
y como fundamento para las decisiones gerenciales. El enfoque del curso está dirigido
hacia el conocimiento básico de la información contable a partir del ciclo contable para
comprender cómo usar la información contable con fines gerenciales.

3
El objetivo es que al terminar el curso, los estudiantes tengan la capacidad para
comprender los conceptos básicos en que se fundamenta la contabilidad, y sean
capaces de interpretar la información contenida en los estados financieros.

METODOLOGÍA.

Para el desarrollo del curso se utilizará una combinación de clases magistrales por parte
del profesor para proporcionar los conceptos contables fundamentales y se desarrollarán
talleres, discusión de las lecturas, estudio de casos y ejercicios por parte de los
estudiantes como estrategias de aplicación de la base conceptual adquirida.

De tal manera que el carácter del curso exige integrar tres componentes al desarrollo
del programa, a saber: Lectura individual de los participantes, Exposiciones del docente
y Talleres de consolidación conceptual.

a) La lectura individual se constituye en el pilar esencial para el logro de los objetivos

del curso. Ello implica el manejo de las lecturas básicas y de bibliografía especializada
asignadas para cada tema según el objeto específico de los mismos.

b) Las exposiciones del docente se orientan a permitir una visión de conjunto sobre
cada uno de los temas centrales y a posibilitar el debate colectivo de los mismos.
c) Los talleres permitirán consolidar, mediante ejercicios y simulaciones, situaciones
reales o hipotéticas en las que definitivamente teoría y práctica se hacen realidad.

El manejo de los componentes descritos se llevará a cabo mediante sesiones de trabajo

colectivo y sesiones de asesoría grupal e individual, las cuales tienen como requisito
lecturas previas sobre el tema objeto de estudio en cada sesión. Además, durante el
desarrollo de la clase el docente abrirá espacios para la discusión.

Para contar con una participación efectiva de los estudiantes es indispensable que éstos
preparen la clase con responsabilidad para que el aula de clases se transforme en un
centro de discusión y aclaración de conceptos, más que en un tradicional encuentro de
estudiantes y profesor.

EVALUACION.

La evaluación del curso se llevará a cabo de la siguiente forma:

a) En el transcurso de cada semana se llevará a cabo la solución de unos test, a manera

de control de lectura, con base en el documento entregado.
b) Para efectos del examen final, los estudiantes resolverán un cuestionario de
preguntas relacionadas con los contenidos del documento y las explicaciones que se
realicen en el salón de clases, que deberán presentar vía correo electrónico el siguiente
fin de semana después de haber terminado el curso.

Las evaluaciones parciales del literal a) tienen una valoración del 60% y el otro 40%
corresponde a la evaluación del literal b) para un total del 100%

4
MEDIOS.

1. Plataforma tecnológica dispuesta por la universidad

2. Para efectos de llevar a cabo los talleres con el mayor beneficio de los participantes,
desde el primer día y durante todas las sesiones, cada uno de los participantes debe
disponer de los siguientes materiales: un lápiz negro o portaminas; un borrador de
nata; un tajalápiz o sacapuntas; una calculadora de mínimo ocho (8) dígitos.

CONTENIDO.

CAPÍTULO 1. INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD

1.1. Definición, objetivos

1.2. Marco conceptual y normativo de la contabilidad
1.3. Usuarios de la información financiera
1.4. La ecuación contable, las cuentas y su naturaleza
1.5. Taller teórico y práctico

CAPITULO 2. EL CICLO CONTABLE Y EL PROCESO DE REGISTRO DE LA

INFORMACIÓN CONTABLE

2.1. El proceso contable, libros de contabilidad

2.2. Normas sobre registros y libros
2.3. Libro mayor, libro diario, balance de prueba
2.4. Asociación de ingresos y gastos según el período contable
2.5. Contabilidad de causación y contabilidad de caja
2.6. Asientos de ajuste y de cierre
2.7. Taller teórico y práctico

CAPITULO 3. ESTADOS FINANCIEROS

3.1. Período contable y preparación de estados financieros.

3.2. Concepto de estado financiero
3.3. Balance General y sus componentes
3.4. Estado de Resultados y sus componentes
3.5. Estado de Cambios en el Patrimonio y sus componentes
3.6. Taller teórico y práctico

BIBLIOGRAFIA.

Para el desarrollo del tema se tendrá como texto guía el presente documento y se podrá
ampliar la conceptualización a partir de la siguiente relación bibliográfica:

1. Abrahim, María Martha, y otros. Contabilidad para todos.

2. Carrillo de Rojas, Gladys. Fundamentos de Contabilidad para profesionales no
contadores.

5
3. Carrillo de Rojas, Gladys. Contabilidad para profesionales no contadores, ejercicios
resueltos.
4. Contaduría General de la Nación (Colombia): Régimen de Contabilidad Pública y sus
actualizaciones.
5. -----------------. El sistema nacional de contabilidad pública.
6. Cuevas Dobarganes, Francisco José. Contabilidad y Finanzas para no contadores.
7. Franco Ruiz, R.: Contabilidad integral.
8. Guajardo Cantú, Gerardo. Contabilidad para no contadores.
9. Gudiño, Emma Lucía. Contabilidad Universitaria
10. Molina Aznar, Víctor. Contabilidad para no contadores.
11. Sinisterra, Gonzalo. Contabilidad, sistema de información para las organizaciones.
Cuarta edición. McGraw Hill
12. Romero Tobar, Fernando. Manual de Contabilidad para Ingenieros.

6
 1. MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD

1.1. LA ERA DE LA INFORMACIÓN

La vida es una sucesión de decisiones que hay que tomar para una diversidad de
propósitos. En el mundo de los negocios, contar con información adecuada puede ser la
diferencia entre el éxito o el fracaso. En efecto, dado que la información se usa para la
toma de decisiones, la forma en que se elabora o se presenta puede conducir a
decisiones acertadas o equivocadas.

Desde esa perspectiva, la información tiene valor porque ayuda a asumir posiciones y a
tomar decisiones. De otra forma, nadie estaría dispuesto a pagar un centavo por ella o a
invertir una considerable cantidad de recursos en desarrollar la infraestructura necesaria
para generarla.

Es importante precisar que cuando se habla de información para una adecuada toma de
decisiones, el término se refiere por igual a información de naturaleza cuantitativa y
cualitativa, ambos insumos son necesarios. En el mundo financiero la toma de
decisiones normalmente descansa en información de naturaleza cuantitativa, por obvias
razones.

Sin embargo, recientemente ha adquirido mayor relevancia la información cualitativa

acerca de planes, programas, calidad de la administración, etcétera, con el objetivo de
contar con una base de información más completa.

En el mundo de hoy, las tecnologías modernas de información y de telecomunicaciones

son una herramienta útil para agilizar los procesos de generación de información en las
organizaciones. Sin embargo, una toma de decisiones efectiva implicaría no sólo contar
con información de calidad en el momento oportuno, sino también disponer del talento
administrativo necesario para utilizarla apropiadamente.

1.2. ORGANIZACIONES ECONÓMICAS

Las organizaciones económicas son una combinación de recursos humanos, financieros

y tecnológicos que son administrados con el objetivo de generar algún bien o servicio a
la sociedad. Dichas organizaciones deben contar con información tanto para poderse
administrar como para rendir cuentas de su actuación a las partes interesadas. En las
siguientes secciones de este capítulo nos referiremos al objetivo y a los tipos de
organizaciones económicas que existen, lo cual nos dará también una idea de sus
necesidades de información.

Como podemos darnos cuenta con el caso anterior, generalmente los grandes negocios
han comenzado en pequeños locales que han crecido gracias a las ideas, visión y
persistencia de quienes los impulsaron. Las personas que inician dichas organizaciones
son emprendedores que deciden recorrer el largo camino del éxito. Los emprendedores
perciben una necesidad insatisfecha en el mercado y se dan a la tarea de desarrollar
una solución que además les pueda generar un beneficio.

7
1.2.1. OBJETIVO DE LAS ORGANIZACIONES ECONÓMICAS

Para materializar una idea de negocio es necesario integrar talento, esfuerzo,

conocimiento, tecnología y recursos económicos bajo un mismo techo; es por eso que
surgen las organizaciones económicas. Una organización económica,
independientemente del giro al que se dedique, tiene como objetivo servir a su clientela,
ya sea ésta un segmento de la sociedad o a la sociedad en su conjunto. En la medida en
que satisfaga las necesidades de la clientela, dicha entidad verá maximizado su valor. Es
preciso aclarar que en el pasado se consideraba que el objetivo de los administradores
de una entidad económica era maximizar el valor de su patrimonio, dejando de lado o
ignorando la forma en que debía lograrse: a través del servicio que se brinda a los
clientes.

Servir al Satisfacer sus Maximizar

cliente necesidades su valor

1.2.2. TIPOS DE ORGANIZACIONES ECONÓMICAS

Al hablar de entidades económicas comúnmente se piensa sólo en aquellas cuyo

objetivo final es la generación de utilidades pero, en realidad, existen muchas otras
organizaciones cuyas metas no se limitan a ese esquema. En esta sección del capítulo
expondremos las características de tres diferentes tipos de entidades económicas que
colaboran en el desarrollo económico de la sociedad: organizaciones lucra-tivas,
organizaciones no lucrativas y organizaciones gubernamentales.

1.2.2.1. ORGANIZACIONES CON ÁNIMO DE LUCRO

El objetivo de las organizaciones económicas lucrativas es la prestación de diferentes

tipos de servicios o la manufactura y/o comercialización de mercancías a sus clientes,
actividad que les proporciona un beneficio conocido como utilidad. Estas entidades
económicas son las más conocidas debido a que son las más numerosas.

1.2.2.2. ORGANIZACIONES SIN ÁNIMO DE LUCRO

Las organizaciones no lucrativas conforman un tipo de entidades económicas que tiene

como característica principal que no persiguen fines de lucro. Es preciso aclarar que el
hecho de no perseguir lucro no significa que la organización, como resultado de su
operación, no pueda obtener utilidades. Sin embargo, a diferencia de las lucrativas, las
utilidades obtenidas no son destinadas al provecho personal de los socios, sino que se
reinvierten en la misma organización con la finalidad de seguir cumpliendo el objetivo
para el cual fueron diseñadas, ya sea éste la prestación de un servicio o la

8
comercialización de un bien. Normalmente este tipo de organizaciones se relacionan con
la industria de la salud, la educación y la beneficencia, entre otras.

1.2.2.3. ORGANIZACIONES GUBERNAMENTALES

Las organizaciones gubernamentales, al igual que las organizaciones lucrativas y las no

lucrativas, manejan cuantiosos recursos por lo que requieren también de sistemas de
información financieros para facilitar la toma de decisiones. Cabe destacar que los
criterios contables bajo los cuales se elabora dicha información son distintos a los que
se aplican en las organizaciones lucrativas y no lucrativas.

1.3. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad es importante porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar

un control de sus negocios, transacciones, y decisiones relacionadas con sus recursos.
De esa manera, controlando, podrá obtener mayor productividad y aprovechamiento del
patrimonio de la empresa.

La gente que participa en el mundo de los negocios, sean estos gerentes, propietarios,
financistas, proveedores, corredores de bolsa, inversionistas, entre muchos otros más,
utilizan los términos y los conceptos contables para describir, los recursos y las
actividades de todos los negocios, independiente del tamaño que tenga el negocio, o del
tamaño que tenga la empresa. La función contable es vital en todas las unidades de
nuestra sociedad. Una persona, debe explicar sus ingresos y presentar una declaración
de renta, por ejemplo.

Frecuentemente, una persona debe proporcionar información contable, personal para

poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito
o conseguir un préstamo bancario. Las grandes empresas que se constituyen como
sociedades por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias
gubernamentales y ante el público. El gobierno, los Estados, las ciudades y los centros
educativos, en fin, todo un cúmulo de entes, deben utilizar la contabilidad como base
para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad también es importante, y
se hace imprescindible, para lograr el éxito de un negocio, una universidad, una
comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan, de
alguna manera, al menos el mínimo conocimiento de la contabilidad si es que quieren
poder actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

Por eso un gerente, sobre todo, que se encuentre en posición de tomar decisiones en
una empresa y que no tenga conocimientos de contabilidad, probablemente no podrá
apreciar hasta qué punto la información contable es el insumo fundamental para que
tome las mejores decisiones. Porque la contabilidad le permite tener un conocimiento y
control más amplio de la empresa, y en esta medida le permite tomar decisiones con
mayor nivel de precisión, le permite conocer de antemano lo que puede suceder.

Todo está plasmado en la contabilidad.

9
La contabilidad se ocupa de la empresa como un ente económico que es. En este
sentido, la contabilidad no se debe considerar como una obligación legal que debe
llevarse, porque es más que eso.

Es la constancia de las operaciones, o de las decisiones que se han llevado en la

organización empresarial. Por eso la contabilidad se constituye en el elemento más
importante de cualquier empresa o negocio, en la medida en que se presenta como el
instrumento a través del cual se conoce la realidad económica y financiera de la
empresa, su evolución, las tendencias y lo que se puede esperar de la empresa en si
misma; porque distinto de lo que se piensa, la contabilidad no sólo permite conocer el
pasado y el presente de una empresa, sino que a partir de la misma información
acumulada se permite conocer el futuro. De tal manera que con el hecho de tener el
conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, le permite al gerente poder tomar
las mejores decisiones.

En este contexto de importancia de la contabilidad, al referirnos a su relación con la

empresa debemos considerar el concepto de empresa que define el Código de
Comercio: “Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la
producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la
prestación de servicios”.1

Es necesario comprender que la contabilidad es mucho más que unos libros y estados
financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades de inspección,
vigilancia, control o fiscales que los puedan solicitar, porque la contabilidad es la mejor
herramienta que se puede tener para conocer a fondo la empresa; no darle importancia
a la contabilidad en una empresa es tanto como tirar a la basura todas las posibilidades
de mejoramiento, o hasta la posibilidad de establecer o conocer las debilidades que más
tarde resulta demasiado tarde para detectarlas.

1.4. CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD.

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano, así
actividades empresariales, actividades de carácter cultural, político, gremial, deportivas,
militar, religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en la que exista manejo
de recursos económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma que su campo de
aplicación es ilimitado, sin embargo sus principios son únicos. Existen campos
especializados en el área contable de conformidad con los objetivos que cumplen, de tal
manera que se puede hablar de:

Contabilidad De Costos: La Contabilidad de Costos consiste en una serie de

procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas
actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir
la ejecución del trabajo. Se distingue de la contabilidad comercial y financiera en que,
mientras la primera concentra su atención en productos individuales y grupos de

1 Código de Comercio, artículo 25.

10
actividades relativamente pequeñas, la última se sirve de la perspectiva que
proporcionan los balances mensuales y los estados de operación y utilidades2.

Contabilidad Gubernamental O De Gobierno: Es aquella que sirve para registrar,

clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones
gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General del
Estado.

Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema

Financiero Nacional, las mismas que están reguladas por la Superintendencia de Bancos.

Contabilidad de Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y

reguladas del sector solidario o de Cooperativas.

Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro y

los resultados de una actividad que se lleva en el campo en cualquier forma.

Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades

de inspección, prospección, explotación y transporte de petróleo.

Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como la

Construcción, Hotelería, Pecuaria, Ganadería, Seguros y Reaseguros, de explotación de
minas, etc..

1.5. MARCO JURIDICO DE LA CONTABILIDAD EN COLOMBIA

Para comprender la contabilidad y llevarla en debida forma, es preciso conocer el marco

jurídico que la regula.

El marco jurídico de la contabilidad en Colombia está conformado por la ley 145 de

1960, en los artículos que aun siguen vigentes. Por la ley 43 de 1990, por los decretos
2649 y 2650 de 1993 y por el Código de Comercio. Adicionalmente hay que agregar la
Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios, decreto 2170 de 2017, DUR 2420 de
2015, decreto 2496 de 2015, entre otros, junto con la doctrina desarrollada por el
Consejo Técnico de la Contaduría Píblica. Y en el caso particular de las Entidades
Públicas se agrega la reglamentación que expide la Contaduría General de la Nación3.

En lo relacionado con el decreto 2649 de 1993, lo más importante es que ante un vacío
normativo o ausencia de norma contable específica, dicho decreto contiene los
principios que debe observar todo el que está obligado a llevar contabilidad en
Colombia, y el que sin estar obligado a llevar contabilidad la quiera hacer valer como
prueba ante cualquier circunstancia.

La ley 43 de 1990 es la norma que contiene la reglamentación para ejercer la profesión

de Contador Público, que es el profesional en el que recae la responsabilidad de llevar la

2 Cecil Gillespie. Contabilidad y Control de Costos. Editorial Diana. México

3 Régimen de Contabilidad Pública
11
contabilidad en debida forma, es decir, que con su participación en el proceso contable
debe garantizar que la contabilidad cumpla con todas las normas que la reglamentan,
para que la información contenida en los libros y revelada en los estados financieros sea
razonable.

A través del Código de Comercio4 está reglamentada la obligación de llevar contabilidad5

y la forma en que la misma debe ser llevada: La contabilidad solamente podrá llevarse
en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera
que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante,
con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno6.

El Código de Comercio también reglamenta cuáles personas naturales o jurídicas están

obligadas a llevar contabilidad, los requisitos de la contabilidad y los aspectos
relacionados con los libros de comercio entre los que se encuentran los libros de
contabilidad.

En el ordenamiento jurídico colombiano existe muchos decretos, circulares y

resoluciones emitidas por las diferentes entidades estatales que de una u otra forma
intervienen, regulan y vigilan la contabilidad, en especial las superintendencias y hasta
el Estatuto Tributario contiene reglamentaciones contables.

1.6. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

La contabilidad es una herramienta de las empresas que le permite llevar a cabo el

registro y control organizado, de manera manual o automática, de todas las operaciones
que la misma empresa realiza, bien sea de manera de manera directa o a través de
terceros, de manera directa en nombre de otros.

La contabilidad es un sistema de información que, por imposición legal, forma parte de

la organización y a través de la cual se clasifica, registra, resume y presentan las
actividades o transacciones de carácter monetario o de representación monetaria que
llevan a cabo las entidades económicas, en la medida que dichas transacciones
constituyen movimientos de dinero o de bienes que representan dinero, para determinar
los resultados del período contable.

No es fácil unificar el criterio respecto a la definición singular de la contabilidad, sobre

todo que si llegamos a una mala definición estaríamos cayendo en una peligrosa
conclusión. Por ejemplo, la contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en
forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son
cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados7.

La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de

4 Contenido en el Decreto-Ley 410 de 1971

5 Numeral 3° del artículo 19
6 Artículo 50 del Código de Comercio
7 Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados

12
tomar las decisiones8. La contabilidad, es el arte de interpretar, medir y describir la
actividad económica9. La contabilidad, es el lenguaje que utilizan los empresarios para
poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación
financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de
efectivo10.

De hecho no existe una definición concreta de la contabilidad, pero de todas maneras,

como se puede observar en las definiciones que se han enunciado, aunque todas las
definiciones que encontremos o conozcamos tienen algo en común, lo cierto es que el
fin de la contabilidad se concreta determinar, interpretar y analizar sus resultados,
proyectar las finanzas de la empresa y controlar la veracidad y el registro de las
operaciones realizadas.

1.7. ALGUNAS DEFINICIONES DE AUTORES

Enseguida se relacionan algunas definiciones de autores reconocidos como tratadistas y

estudiosos que se relacionan con el concepto de Contabilidad:

Fernando Boter y Mauri: "Podemos definir a la Contabilidad diciendo que es la ciencia

que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones
efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha
empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido
estos resultados."

Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica auxiliar de la Economía de

Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un
costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades".

Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las
cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, sean públicos o privados".

Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e

interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias de una
empresa".

David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en

las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos".

Enrique Flower Newton: "La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del
procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los
bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce
información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para
la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente".

8 Horngren & Harrison. 1991

9 Meigs, Robert.,1992
10 Catacora, Fernando, 1998

13
Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad es una disciplina técnica que se
ocupa de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos
susceptibles de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de
las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el
propósito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de
decisiones".

Comité Interamericano de Contadores: "Es el arte de registrar, clasificar y resumir

de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al
menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos".

De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que la Contabilidad es una

ciencia que permite el análisis y registro de los hechos financieros expresados en
términos monetarios, realizados en una entidad o empresa, hasta la obtención de
Estados Financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de
decisiones, por tanto la Contabilidad permite al dueño de la entidad o empresa prever lo
que debe hacer frente a una situación dada, decidir y actuar oportunamente y de
manera efectiva.

1.8. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Al referirse a los principios de contabilidad generalmente aceptados, de conformidad con

el artículo 6° de la Ley 43 de 199011, se entiende por principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y
de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los
asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. En Colombia, los principios
contables se denominan “normas básicas”, y comprenden el conjunto de postulados,
conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la información contable, con
el fin de que esta goce de las cualidades que le permitan ser comprensible, útil,
pertinente, confiable y comparable.

Apoyándose en los principio de contabilidad, la contabilidad permite identificar, medir,

clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente
económico, en forma clara, completa y fidedigna.

Las normas contables reglamentadas por la Superintendencia Nacional de Salud no

contienen un conjunto de principios que cumpla con el cometido enunciado antes, y de
manera supletiva se deberán aplicar los que están contenidos en la norma contable que
rige para los que están obligados a llevar contabilidad, la cual está contenida en el
Decreto 2649 de 1993.

En ese sentido, el mencionado decreto reglamenta como normas contables básicas las
siguientes12:

1. Ente económico

11 Ley que reglamenta el ejercicio profesional de la Contaduría Pública en Colombia

12 Decreto 2649 de 1993
14
2. Continuidad
3. Unidad de medida
4. Período
5. Valuación o medición
6. Esencia sobre forma
7. Realización
8. Asociación
9. Mantenimiento del patrimonio
10. Revelación plena
11. Importancia relativa o materialidad
12. Prudencia
13. Características y prácticas de cada actividad

1.8.1. ENTE ECONÓMICO. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad

económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control
de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se
distinga de otros entes.

1.8.2. CONTINUIDAD. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y

revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando
normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a
continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Al evaluar la
continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos tales
como los que se señalan a continuación, pueden indicar que el ente económico
no continuara funcionando normalmente:

1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de

trabajo, flujos de efectivo negativos).

2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones,

problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos
importantes) y,

3. Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad

de operar, huelgas, catástrofes naturales).

1.8.3. UNIDAD DE MEDIDA. Los diferentes recursos y hechos económicos deben

reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar
como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo
monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa
efectivo.

1.8.4. PERÍODO. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados

financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse
previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las
operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente
económico debe emitir estados financieros de propósito general.

15
1.8.5. VALUACIÓN O MEDICIÓN. Tanto los recursos como los hechos económicos
que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad
de medida.

Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor
histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.

a. Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u

obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de
un hecho económico. Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe
debe ser re expresado para reconocer el efecto ocasionado por las
variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.

b. Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en

su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para
liquidar una obligación, en el momento actual.

c. Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en

efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o
liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por
valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los
gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación
del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.

d. Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las

entradas o salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generaría un
activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa
pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los
bancos y corporaciones financieras para la expedición de certificados de
depósito a término con un plazo de 90 días (DTF), la cual es certificada
periódicamente por el Banco de la República.

1.8.6. ESENCIA SOBRE FORMA. Los recursos y hechos económicos deben ser
reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no
únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los
hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en
notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el
cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados
del ejercicio.

1.8.7. REALIZACIÓN. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se

entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda
comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados,
internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio
económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso
razonablemente cuantificables.

16
 1.8.8. ASOCIACIÓN. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período
los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y
otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se
pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no
generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse
en las cuentas de resultados en el período corriente.

1.8.9. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO. Se entiende que un ente económico

obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su
patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros
entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado.

Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o

del patrimonio físico (operativo). Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la
utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero
debidamente actualizado para reflejar el efecto de la inflación.

1.8.10. REVELACIÓN PLENA. El ente económico debe informar en forma completa,

aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar
correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere
experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y
su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de

propósito general, de las notas a los estados financieros, de información
suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores
sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su
control interno.

También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por

personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información
con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

1.8.11. IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD. El reconocimiento y

presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su
importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su
naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las
circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones
económicas de los usuarios de la información.

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación

al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de
trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

1.8.12. PRUDENCIA. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera
confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar

17
 la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los
ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

1.8.13. CARACTERÍSTICAS Y PRÁCTICAS DE CADA ACTIVIDAD. Procurando en

todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe
diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las
características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus
operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y
tecnológico.

RELACIÓN ENTRE NORMAS BÁSICAS Y NORMAS TÉCNICAS13

Norma básica Norma técnica general Norma técnica
específica
Prudencia Provisiones y contingencias Provisión de cartera
Asociación Asignación Depreciación de PPE
Medición Medición al valor histórico Valoración de inversiones
Unidad de medida Ajuste de la unidad de Ajustes del valor
medida
Revelación plena Verificación de las Notas a los EF
afirmaciones

1.9. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe estar en capacidad, básicamente, de llevar a cabo el

cumplimiento de los siguientes objetivos14:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las

obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los
negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y
9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad.

1.10. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El propósito principal que persigue el subsistema de información financiera, también

denominado contabilidad financiera, es preparar información financiera de calidad para
la toma de decisiones. Para lograrlo debe cumplir con una serie de características que le
13 LEGIS, PUC 2011, página 59
14 Artículo 3° del Decreto 2649 de 1993
18
dan valor; éstas se consideran básicas, pues revisten la mayor importancia. Cuando se
habla de información financiera, la característica más importante que debe tener es que
sea útil, es decir, que sirva para lo que fue diseñada: la toma de decisiones y la
satisfacción de las necesidades de los usuarios.

Ahora bien, para que dicho requisito se cumpla, la información financiera debe cubrir
cuatro características adicionales: oportunidad, confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad. Como se verá a continuación, las normas de información financiera se
establecen con el objetivo de que los estados financieros generados cumplan
adecuadamente con este conjunto de características básicas. De acuerdo con Decreto
2649 de 199315, respecto a las cualidades de la información contable, todo se resume a
que la contabilidad debe ser comprensible, útil y comparable. En eso radica la
importancia que representa para la empresa el diseño de un sistema de contabilidad
que le permita desarrollar de manera suficiente las cualidades de la información.

El desarrollo de las tecnologías de la información han conducido a que el diseño de los

software contables garanticen el cumplimiento de las cualidades que debe tener la
información contable, aunque el software en sí mismo no es suficiente garantía sino un
medio, porque se requiere de unas políticas contables sanas y encaminadas a que
precisamente la contabilidad pueda contar con las herramientas necesarias para el
cumplimiento de sus objetivos.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea
comparable.

1. La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

2. La información es útil cuando es pertinente y confiable.
3. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de
predicción y es oportuna.
4. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la
cual represente fielmente los hechos económicos.
5. La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

La experiencia nos indica que una de las cualidades a las cuales se les da menos
importancia, y por tanto menos se aplica a la contabilidad, es la utilidad. En nuestro
medio es costumbre que la contabilidad lleve un atraso de un mes o hasta más; y en
esas condiciones la contabilidad no es útil, dado que la información contable es útil
cuando es oportuna y mientras ello no suceda entonces nunca aportará al gerente la
información que requiere para que pueda tomar decisiones acertadas.

Existen muchas empresas en Colombia a las que la contabilidad solo les resulta útil para
cumplir con las obligaciones tributarias, pero no para servir como insumo fundamental
en el proceso de decisiones, y la razón está en que dicha información nunca está
preparada a tiempo, siempre llega tarde, y además no se interpreta ni analiza.

15 Artículo 4° del Decreto 2649 de 1993

19
Al gerente se le entregan unos estados financieros que pueden estar elaborados
correctamente, pero que de nada le podrán servir si no se le explica qué representan
dichos estados financieros.

Ahora bien, también es posible que para los contadores y sus auxiliares la información
contable sea comprensible, pero no resulta igual para el personal administrativo y para
la gerencia.

En muchos casos, al personal administrativo y a la gerencia hay que explicarles qué

significa la información contenida en los estados financieros, hay explicarles qué
representan todos esos números, o de lo contrario les serán completamente inútiles
porque no comprenden su significado.

Es cierto que en la medida en que el contador garantice que su contabilidad cumpla con
las cualidades que le son propias, el valor agregado que se le pueda aportar al gerente
será mucho mayor, y mayor será la satisfacción de este, y solo así, seguramente algún
día el gerente deje de ver en la contabilidad un gasto más que solo sirve para cumplir
con exigencias legales.

1.11. USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE

Los interesados en la información contable de una empresa, cualquiera que ella sea,
pueden ser variados y tener necesidades informativas diferentes.

Así, quien estudia la compra, retención o venta de acciones de una empresa desea
conocer si ésta genera ganancias que le permitan distribuir dividendos o recuperar la
inversión; el sector financiero quiere saber si el eventual receptor de un préstamo podrá
generar el efectivo suficiente para devolver el crédito que obtiene con sus
correspondientes intereses; el mercado de valores estudia la información contable de las
empresas que cotizan sus acciones o títulos de deuda para evaluar toman decisiones de
comparar títulos o es necesario tomar medidas de excepción; los organismos de
inspección, vigilancia y control requieren de la información contable para fiscalizar a las
empresas; los dueños de la empresa requieren de la información contable para conocer
qué se ha hecho con sus aportes y saber si la empresa subsistirá en el tiempo.

En fin, son muchos los usuarios y usos que se pueden relacionar respecto de la
información contable.

Los siguientes son algunos de los usuarios de la información financiera, y cada uno
tiene un interés específico:

Directivos, Uno de los usuarios más importante de la información contable es el

Gerentes o directivo, el administrador de la empresa, pues es quien toma las
Administradore decisiones, y éstas deben estar tomadas con base a la información
s de la ofrecida por la contabilidad. El gerente, jefe de departamento, etc.,
empresa. deben conocer muy bien su empresa o departamento, y esto se
logra con la información que le suministra la contabilidad. Necesitan

20
 información para planear, tomar decisiones, controlar la
operación de la empresa, fijar políticas, proyecciones y
evaluar la gestión.
Socios, Dueños Los socios de la empresa son unos usuarios de la información
o Accionistas contable muy importantes, y como todo socio espera obtener buena
rentabilidad de su inversión, estos usuarios están muy pendientes
del comportamiento financiero y operativo de su empresa,
información que naturalmente es suministrada por la contabilidad.
La contabilidad les suministra información para determinar el
rendimiento de sus inversiones y la calidad con que sus recursos son
administrados
Asesores de la Los asesores de la empresa, internos o externos, como asesores
empresa jurídicos, tributarios, comerciales, de mercadeo, en finanzas, entre
otros, requieren de la información contable para poder emitir un
concepto con bases sólidas.
Acreedores y Los proveedores son usuarios de la información contable muy
Proveedores interesados por conocer la estabilidad financiera de la empresa y su
capacidad de pago. Ningún proveedor realizará inversiones
cuantiosas en una empresa en la que no pueden determinar la
seguridad de su inversión, y esto sólo es posible con la información
suministrada por la contabilidad. Utilizan la información para
conceder créditos, tiempo de crédito, tomar acciones jurídicas,
etc.
Inversionistas. Para el caso de las empresas que cotizan en bolsa, los posibles
inversionistas son usuarios constantes de la información contable,
puesto que con base a ella se puede anticipar de alguna forma el
comportamiento futuro de la empresa, lo que le servirá de base
para decidir comprar o vender sus acciones.
El Gobierno y Hace uso de la información suministrada por la contabilidad
los Organismos cuando tiene que determinar el monto de los impuestos de renta y
públicos de otros tributos a cargo de la empresa, adicionalmente a través de
inspección, entidades como superintendencias ejerce control y se mantiene
vigilancia y enterado de los principales sucesos de la vida empresarial, con
control. el fin de analizar el comportamiento de la economía. Las
entidades estatales de control, y muy especialmente las que
administran los impuestos, son usuarias muy asiduas y exigentes de
la información contable, tanto que tienen la facultad de incidir sobre
la formar como se debe generar esa información, puesto que
buscan garantizar que esa información satisfaga sus necesidades.
Empleados y Utilizan la información financiera para sustentar sus peticiones
Organizaciones saláriales y conocer, en cierta medida, las posibilidades de
Sindicales desarrollo y estabilidad dentro de la organización.
Eventualmente los empleados pueden ser usuarios de la información
contable, en la medida en que algunos se pueden interesar por las
obligaciones que tienen con la empresa, o las obligaciones que la
empresa tiene con ellos, y en las empresas donde a los empleados
se les entregan acciones como una prima de productividad, con
21
 mayor razón están interesados en la información contable.
Competidores El conocimiento de la información financiera de una empresa
puede servirles de referencia para evaluar sus propias cifras y
realizar actividades denominadas Benchmarking, anglicismo que
se utiliza para destacar el hecho de que muchas prácticas
que llevan a cabo las empresas exitosas son susceptibles de
imitar
Cámara de Les permite recopilar información para montar estadísticas de los
Comercio, y diferentes sectores comerciales, industriales y de servicios
Asociaciones
Entidades Al igual que los proveedores, las entidades financieras están muy
financieras interesadas en conocer la realidad financiera de la empresa, y de
hecho, lo primero que solicita un banco es precisamente los estados
financieros.

Si tenemos claro la importancia de la contabilidad, será una razón suficiente para tratar
de que la misma sea lo más completa y útil posible.

2. EL PROCESO CONTABLE

El ciclo o proceso contable es el desarrollo secuencial que debe seguirse para garantizar
que todos los hechos económicos se reconocen y transmiten correctamente a los
usuarios de la información16, y en desarrollo de las normas básicas de contabilidad se
establecen las normas técnicas generales que serán las que regulan el ciclo o proceso
contable. Podemos afirmar que el ciclo o proceso contable hace referencia al conjunto
de pasos o fases que se deben llevar a cabo en la contabilidad, y que se repiten en cada
período contable durante la vida de un negocio.

El ciclo o proceso contable se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la
labor de pasar las cantidades registradas en el libro diario al libro mayor; luego, y con
base en la información que contiene el libro mayor, se procede a la elaboración del
balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización
en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y,
finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

De esta manera, el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el

registro inicial de las transacciones, hasta los estados financieros finales. Además de
registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye
los ajustes para las transacciones implícitas.

Es importante, reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el

período anterior pueden afectar la contabilidad en el período actual para las
transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del
período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.

16 Artículo 46 del Decreto 2649 de 1993

22
El hecho de tener que pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros,
que es un procedimiento mediante el cual se transfieren los saldos de ingresos y gastos
a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo
contable. No obstante, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros
completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes de que
estos se revelen al público. Una auditoria, le agrega credibilidad a los estados
financieros.

Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades

desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos,
abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

En este orden de ideas, las siguientes son las etapas del ciclo o proceso contable:

1. Realización de un hecho económico: los hechos económicos, constituyen la

fuente básica de la información que presentan los estados financieros, razón
por la cual para que una transacción se considere hecho económico debe
ser cuantificable y ejercer influencia en los estados financieros.

2. Elaboración de los soportes contables: consiste en preparar los documentos

fuentes, tales como: facturas, contratos, recibos de caja, ingresos de caja
etc., todo hecho económico debe estar respaldado por un documento
fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso
contable.

3. Registro : con base en los documentos fuentes se procede al registro

cronológico de los acontecimientos comerciales en los comprobantes.

4. Resumen : una vez registrados los hechos económicos se prepara un

resumen de las operaciones por cada cuenta, se analizan las transacciones para la
preparación de los estados financieros básicos, con el fin de generar
información útil para los diferentes usuarios.

2.1. CICLOS CONTABLES

El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones

que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el
más usado es el anual. Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se
realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.

Sabiendo que una empresa de capital está compuesta por varios socios y que sus
ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces
que es un diario y que es un mayor. El diario es el libro en el que se anotan o registran
las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es
conocido también como el libro de primera anotación.

Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera
columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se
23
llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta
que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el
crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o
acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe
que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.

El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario

indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe
empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la
cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el
número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del
débito.

El diario cumple tres funciones útiles: 1) en primer lugar, reduce la posibilidad de

errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio
peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo
débito o crédito.

En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual
permite descubrir fácilmente este tipo de errores; 2) en segundo lugar los débitos y
créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance,
lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además el diario
ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee; 3) y en
tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su
orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de
una empresa

Para que las etapas del proceso contable se puedan llevar a cabo de acuerdo con el
desarrollo de las operaciones de la empresa, es necesario cumplir con una serie de
aspectos que garantizan el correcto desarrollo del ciclo o proceso contable, entre los
que cabe destacar:

2.2. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la

contabilidad los hechos económicos realizados. Para que un hecho económico realizado
pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de
los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda
representarse de manera confiable.

La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período,

salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información. En adición a lo
previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y
presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se
efectúe con fundamento en bases estadísticas.

24
La sustancia económica de una entidad debe prevalecer en la delimitación y operación
del sistema de información contable. Lo anterior quiere decir que el registro de las
transacciones de una organización debe captar su esencia económica y debe estar de
acuerdo con su realidad económica y no sólo con la forma jurídica que adopte.

2.3. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓN

Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no

solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Este postulado
determina el momento preciso en que debe efectuarse el registro contable de las
transacciones que lleva a cabo una entidad económica. Especifica, por ejemplo, que los
ingresos deben reconocerse contablemente en su totalidad en el momento en el que
ocurren, independientemente de la fecha en que se cobren. Un ejemplo ilustrativo de
este postulado es una venta a crédito. La venta se debe considerar como tal desde el
momento en que se entrega la mercancía al cliente aunque la operación haya sido a
crédito y, por tanto, el cobro se realice en una fecha posterior. Para efectos contables se
debe registrar la venta y el valor de la cuenta por cobrar sin importar que no exista una
entrada de efectivo, pues para la compañía ya se generó ese derecho.

2.4. MEDICIÓN AL VALOR HISTÓRICO

Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico aplicando,

cuando fuere necesario, la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas
técnicas específicas, dicho valor, una vez re expresado como consecuencia de la
inflación cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización o
al valor presente.

2.5. MONEDA FUNCIONAL Y AJUSTES A LA UNIDAD DE MEDIDA

La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras

unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de
conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales
pueden autorizar o exigir el registro o la presentación de información contable en otras
unidades de medida, siempre que estas puedan convertirse en cualquier momento a la
moneda funcional.

Los activos y pasivos representados en otras monedas, deben ser reexpresados en la

moneda funcional, utilizando la tasa de cambio vigente en la fecha de cierre, con cargo
o abono a gastos o ingresos financieros según sea el caso, salvo cuando deba
capitalizarse. Normas especiales pueden autorizar o exigir que previamente tales
elementos sean expresados en una moneda patrón, como, por ejemplo, el dólar de los
Estados Unidos de América. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, se
entiende por tasa de cambio vigente la tasa representativa del mercado certificada por
la Superintendencia Financiera de Colombia.

Cuando se trate de partidas expresadas en Unidades de Valor Real, UVR, o sobre las
cuales se tenga pactado un reajuste de su valor, el ajuste de la unidad de medida se

25
efectuará con base en la cotización de la UVR o en el pacto de reajuste, con cargo o
abono a gastos o ingresos financieros según sea el caso, salvo cuando deba
capitalizarse.

2.6. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS

Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de

pérdidas probables así como para disminuir el valor re expresado si fuere el caso de los
activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones
deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes,

que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente
económico y que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros
ocurran o dejen de ocurrir.

Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Son contingencias

probables aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su
conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias
eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su
conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejaran de ocurrir.

Son contingencias remotas aquellas respecto de las cuales la información disponible,

considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.
La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al cierre de
cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.

2.7. CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS Y ASIGNACIÓN DE

COSTOS

Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de

manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en
normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable
previamente elaborado por el ente económico. El plan contable debe incluir la totalidad
de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su
dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.

Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos deben ser asignados o
distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la
norma básica de asociación.

La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación.

La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles,
amortización.

Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva deben estar técnicamente
soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la

26
modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las
nuevas estimaciones.

2.8. TRATAMIENTO DE DIFERIDOS Y ASIENTOS CONTABLES

Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa
este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio
económico este total o parcialmente consumido o perdido.

Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se

deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden
registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen
no supere las operaciones de un mes.

Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en

normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en
el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del mismo término, es decir, a más tardar en el mes siguiente, se deben resumir
los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u
omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

2.9. VERIFICACIÓN DE LAS AFIRMACIONES

Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe

cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas,
en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y
de las normas técnicas, son las siguientes:

1. Existencia: los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y
las transacciones registradas se han realizado durante el período.

2. Integridad: todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.

3. Derechos y obligaciones: los activos representan probables beneficios económicos

futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos
futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de
corte.

4. Valuación: todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.

5. Presentación y revelación: los hechos económicos han sido correctamente

clasificados, descritos y revelados.

2.10. AJUSTES, CIERRE Y TRATAMIENTO DE INFORMACIONES CONOCIDAS

DESPUÉS DEL CIERRE

27
Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir
la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no
hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y
reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones

conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados
financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes
de la fecha de cierre. Antes de divulgar los estados financieros de fin de período, deben
cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del
patrimonio.

3. LA ECUACION CONTABLE

La estructura básica de la contabilidad en todos los negocios es sencilla. Existen varios

conceptos, definiciones, clasificaciones que rigen las partes de un sistema contable, y
que es necesario conocer para entender cómo se relacionan entre sí y cómo trabajan en
conjunto. Un sistema de contabilidad guarda semejanza con la construcción de una
casa. Es difícil imaginarse una casa terminada con sólo ver los planos. Sin embargo, si
se siguen con cuidado todas las especificaciones del proyecto, puedes hacerte una idea
de cómo está construida. La contabilidad basa sus registros en una ecuación
matemática que representa la posición financiera del negocio.

En el lado izquierdo de la ecuación están representados los recursos o derechos de

propiedades que tiene la empresa, y en el lado derecho están representadas las
fuentes con las cuales fueron adquiridos esos recursos o derechos, tanto internos como
externos, y que están constituidas por terceros como los acreedores, proveedores y
propietarios de la empresa o del negocio.

Recursos Fuentes
Bienes y Derechos que posee Obligaciones con Acreedores y Dueños

En consecuencia, debe existir un permanente equilibrio entre las propiedades y los

derechos de propietarios y terceros.

3.1. DESCRIPCIÓN DE LA ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL

La información financiera está estructurada con base en una sencilla igualdad llamada
ecuación contable básica, la cual contiene tres importantes variables: activos, pasivos y
capital.

De un lado de la igualdad están los recursos, esto es, los activos y del otro las fuentes
de financiamiento, es decir, el pasivo y el capital contable. La Ecuación contable o
patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el
objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente
económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de

28
toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o
disminuyan el Activo o el Pasivo.

EFECTO CAUSA
DÓNDE ESTÁ? DE DÓNDE SE OBTUVO?

ACTIVOS PASIVOS
PATRIMONIO

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de
Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza
una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del
Pasivo o del Patrimonio.

En principio la ecuación patrimonial señala que el activo es igual al patrimonio, pero

cuando surge el pasivo la ecuación se convierte en

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

La ecuación tiene tres variables o elementos que a continuación se explican:

Activo: Los bienes y derechos de la empresa

Pasivo: Las deudas de la empresa con terceros
Patrimonio: Las deudas de la empresa con los socios

Los objetos de valor y los derechos que son propiedad de una empresa se llaman
Activos y los derechos de personas o empresas sobre estos activos se llaman
participaciones. Existen dos clases de participaciones:

1) La primera está representada por los Pasivos: los cuales corresponden a los derechos
que tienen sobre los activos los acreedores, los que se conocen como terceras personas
diferentes a los propietarios o ellos mismos cuando se constituyen en acreedores.

2) La segunda es el Patrimonio: es el derecho de los propietarios y su valor está

representado por los aportes que hayan realizado al crear la empresa, este a su inicio se
denomina Capital, el cual puede aumentar por las utilidades o disminuir por las pérdidas
de la empresa y por ello recibe el nombre de Patrimonio.

Los activos de un negocio están sujetos a los dos tipos de participaciones mencionadas;
es decir, los propietarios y los acreedores tienen derechos sobre los activos. Dado que
estos derechos no pueden exceder al monto de los activos se deduce que
ACTIVOS=PASIVOS+PATRIMONIO

29
Los sistemas contables están estructurados de tal forma que siempre se mantenga la
anterior igualdad. Para lograrlo, en cada transacción se registran los dos aspectos que
afectan dicha igualdad y, en esencia, estos aspectos son cambios en activos y en
pasivos o en capital.

Teniendo presente que en una igualdad se pueden presentar cambios y la ecuación

permanece equilibrada, en razón a lo que conocemos como partida doble, por tanto se
pueden presentar las operaciones siguientes y como vemos la ecuación permanece
equilibrada:

1. Aumentos y disminuciones en el ACTIVO.

2. Aumentos en el ACTIVO, y aumentos en el PASIVO o el PATRIMONIO
3. Disminución en el ACTIVO y disminución en el PASIVO o el PATRIMONIO.
4. Disminución y aumento en el PASIVO.
5. Disminución y aumento en el PATRIMONIO.

Consecuentemente, toda operación que registre la contabilidad afecta por lo menos dos
cuentas; esto basado en el principio de partida doble, el cual nos enseña que no existe
forma concebible de efectuar un cambio en una sola cuenta.

Si tenemos presente que la empresa tiene una obligación con los dueños o propietarios,
entenderemos que la empresa busca realizar su objetivo, para lo cual debe realizar una
serie de erogaciones que son necesarias para prestar un servicio o realizar una venta,
que denominamos GASTOS y adquirir bienes para ser vendidos lo cual constituye lo que
conocemos como costo y mediante ellos espera obtener unos INGRESOS los cuales
deben ser mayores que los costos y gastos para obtener una utilidad, que es la razón de
ser de un negocio.

Por tanto tendremos que: PATRIMONIO = CAPITAL + INGRESOS – GASTOS.

Si remplazamos el Patrimonio en la ecuación ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO
tendremos: ACTIVO = PASIVO+ CAPITAL + INGRESOS – GASTOS

La ecuación se muestra a continuación: Activo = Pasivo + Capital

Como cualquier ecuación matemática, ésta puede modificarse y reagrupar términos:

moviendo los pasivos al lado izquierdo de la igualdad, obtenemos una ecuación para el
capital en términos de activos y pasivos: Activos – Pasivos = Patrimonio.

Como podemos ver, la ecuación contable también nos puede servir para encontrar los
cambios en los activos, pasivos y patrimonio de la compañía y proporcionarnos
información útil que nos facilita el análisis de las transacciones.

Por su parte, el patrimonio agrupa dos elementos: el capital social, que comprende los
aportes de los accionistas, y las utilidades retenidas, las cuales representan las
utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en el mismo, de tal forma que se
tiene la siguiente fórmula: Patrimonio = Capital social + Utilidades retenidas.

30
A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos
anteriores no repartidas más la utilidad del periodo actual, disminuidas por los
dividendos, es decir, por aquella porción de las utilidades que se reparten entre los
accionistas.

Lo anterior se puede visualizar de la siguiente forma: Utilidades retenidas=Utilidades de

periodos anteriores no repartidos+Utilidad neta del periodo–Dividendos.

Detallando aún más, la utilidad neta del periodo está integrada por los ingresos menos
los gastos que se hayan tenido durante éste, representándolo de la siguiente manera:
Utilidad neta del periodo = Ingresos – Gastos

3.2. PARTIDA DOBLE

Partiendo de que no hay deudor sin acreedor, que el que entrega tiene y el que recibe
debe, vemos que en cada operación intervienen como mínimo dos cuentas, que para
entender cada cuenta puede recibir y entregar, dicho en otro términos cada cuenta
puede ser debitada o acreditada.

El Método de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas

Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u
otras por igual valor; de tal manera que el principio universal de la Partida Doble
significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la
suma de los créditos.

Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones

comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:

1. Cuando una persona vende, hay otra que compra.

2. Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
3. No puede existir deudor sin acreedor.
4. No puede existir acreedor sin deudor.

Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el
registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas
afectadas.

Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o
servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.

3.3. VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE

Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida

simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos
columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus
respectivas sumas coincidan entre sí.

31
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el
movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o
por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a
establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible
conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.

3.4. QUÉ ES LO QUE ENTENDEMOS POR UNA CUENTA?

Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones
que diariamente realiza una empresa. Cuenta es el registro de valores homogéneos
relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de
las operaciones en los libros.

Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes,

obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que
permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.

La cuenta es la encargada de servir para el registro de las operaciones, transacciones o

hechos económicos que realiza una empresa los cuales pueden aumentar o disminuir el
Activo, Pasivo y Patrimonio.

Cada una de las cuentas consta de:

1. Un código
2. Un nombre
3. La capacidad de ser Debitada o Acreditada.

El DEBE corresponde a la primera partida luego del Código y el nombre de la cuenta, allí
se registran los débitos.

El HABER a continuación de la columna donde se ubican los débitos, se registran los

créditos.

DEBITAR es registrar una partida en el DEBE de una cuenta.

Y ACREDITAR es registrar una partida en el haber de una cuenta.

SALDO Diferencia entre los movimientos del Debe y el Haber de una cuenta, tomando
como saldo el valor mayor entre la suma de los débitos y la suma de los créditos.

3.5. CUENTAS REALES O DE BALANCE

Las cuentas reales son denominadas así por representar un bien o un derecho de
propiedad de la empresa, una obligación o compromiso que tiene la empresa con
terceras personas o una obligación que tiene con sus dueños o propietarios.

32
ACTIVO: Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la
empresa, representados en dinero. Los Activos se caracterizan: 1) Son de propiedad de
la empresa; 2) Están en capacidad de generar beneficios o servicios; 3) Están bajo el
control de la empresa; y 4) Generan un derecho a reclamación.

PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa con terceras personas,
para ser canceladas en el futuro. Los Pasivos se caracterizan por: 1) La obligación tiene
que haberse causado, lo cual implica el deber de realizarse un pago en el futuro; y 2)
Existe una deuda con un beneficio cierto.

PATRIMONIO: Representa el resultado de restar el Activo menos el Pasivo, y está

constituido por los aportes del dueño o propietario y las utilidades, además de las
reservas constituidas con base en las utilidades obtenidas, con un fin específico o por
mandato de la ley. El Patrimonio se caracteriza por: 1) Está constituido por el aporte
inicial y los aportes adicionales que hayan realizado los dueños de la empresa; y 2) Se
incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

3.6. CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO

Son las que se utilizan para registrar los hechos económicos que al finalizar el periodo
determinan un aumento o una disminución del Patrimonio, de allí su denominación de
cuentas transitorias, pues una vez finalizado el ejercicio su saldos son cancelados, para
que al inicio del nuevo periodo vuelvan a ser afectadas por los Ingresos, Costo de Venta
y Erogaciones necesarias para generar un ingreso denominado Gasto.

INGRESOS: Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un
servicio con el fin de obtener una utilidad o ganancia. GASTOS: Toda erogación
necesaria que realiza la empresa para efectuar una venta o prestar un servicio, es decir
para obtener un ingreso. COSTO DE VENTA: Representa el valor de adquisición (costo)
de los artículos o bienes adquiridos por la empresa para la venta.

3.7. CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION

Su función es acumulativa y permiten controlar las erogaciones incurridas para la

fabricación de un producto y están constituidas por La Materia Prima Directa, La Mano
de Obra Directa y Los Cargos Indirectos.

3.8. CUENTAS DE ORDEN O MEMORANDO

Corresponde a las cuentas que figuran en el Balance pero representan bienes de

propiedad de terceros o bienes de propiedad de la empresa que ya han cumplido su
ciclo.

3.9. PLAN DE CUENTAS

Para el registro de las operaciones se utiliza el Plan de Cuentas reglamentado de

acuerdo con el sector al cual pertenece la empresa o negocio. El plan de cuentas busca

33
la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los
comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la Información contable y por
consiguiente su claridad, con fiabilidad y comparabilidad. El plan único de cuentas está
conformado por un Catálogo de Cuentas, Descripción de las Cuentas, y la Dinámica
como operan las cuentas.

3.10. CATALOGO DE CUENTAS

Contiene la relación condensada y clasificada de las clases, grupos, las cuentas,

subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, costo de venta,
costos de Producción y Cuentas de Orden identificando cada clase con un digito.

Su estructura está basada en niveles así:

Clase……………………………...Para el primer digito
Grupo……………………………..Identificado con dos dígitos
Cuenta…………………………….Conformado por cuatro dígitos
Subcuenta………………………..Está constituido por seis dígitos
Auxiliares…………………………Están constituidas por 7 dígitos o mas

PARA EL BALANCE GENERAL: muestra la situación financiera de la empresa en una

fecha determinada.

1. ACTIVO……………..Cuánto tengo
2. PASIVO……………..Cuánto debo
3. PATRIMONIO……..Cuánto han invertido lo dueños

PARA EL ESTADO DE RESULTADOS: muestra los resultados obtenidos en un período

determinado: si gana o pierde.

4. INGRESOS…………….Cuánto vendí
5. GASTOS………………..Cuánto gasté
6. COSTOS………………..Cuánto costó el producto o servicio

PARA LAS CUENTAS DE ORDEN

7. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

8. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORA

4. LIBROS DE CONTABILIDAD17

4.1. CONCEPTO DE LIBROS DE COMERCIO

El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro: “Conjunto

de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o

17 Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Orientación Profesional número 5.

34
encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que
forman un volumen18”.

El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los

libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus
operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser
diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.

El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de aquellos19”.

El Consejo de Estado por su parte señaló que: “El concepto de libro de comercio en
general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y
comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas
magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como
ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos
y que pueden ser autorizados por vía de reglamento20”. Este concepto amplio de libro
ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la
obligación legal de llevar contabilidad.

El Alto Tribunal determinó en sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio

del Libro de Actas que “…dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de
contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos
los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de
contabilidad21”.

De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de
registro contable; es decir, la contabilidad sólo acredita la historia de la empresa; por
ejemplo, no son cifrables aspectos como su ambiente laboral, la eficiencia de sus
trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios.

4.2. LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS

Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones
están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales
pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en
cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del Código de
Comercio, al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.

Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que
deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se

18 Diccionario de la Lengua Española Vigésima Primera Edición

19 Artículo 49 del Código de Comercio
20 Artículo 2035 del Código de Comercio
21 Consejo de Estado, Sentencia 9141 19 de marzo de 1999 y Sentencia del 9 de octubre de 1998

Expediente 9069 M.P. Daniel Manrique Guzmán.

35
identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede
concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas. Este libro debe
registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio
principal de la sociedad.

4.3. LIBRO DE ACTAS

Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las
reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean
éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los
órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido,
de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general
los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad. Para que
tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario
o en su defecto por el revisor fiscal22.

Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro
debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de
la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes económicos podrán
asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control,
distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua
para cada uno de ellos23.

Los hechos que consten en las Actas serán probados con copias de las mismas
autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la
copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del
artículo 189 del Código de Comercio.

4.4. LIBROS DE CONTABILIDAD

Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las

transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y
que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las
operaciones registradas son la fuente para su elaboración.

El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que
estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas,
siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.

22Artículo 431 del Código de Comercio

23 Artículo 195 del Código de Comercio, en concordancia con artículo 131 decreto 2649 de 1993
36
En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en
tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el
uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua24.

Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de
seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a
la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente
para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.

Mediante el artículo 175 del decreto ley 19 del 10 de enero de 2012, relacionado con los
libros de comercio, fue modificado el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio
eliminando la obligatoriedad de registrar los libros de contabilidad en el registro
mercantil de la Cámara de Comercio.

De lo anterior se infiere que dicha obligatoriedad fue eliminada para los comerciantes,
es decir, que para los no comerciantes se siguen manteniendo dicha obligación. De tal
manera que para el caso de los obligados a registrar los libros de contabilidad ante la
DIAN, o, lo que es lo mismo, no comerciantes, estos deberán seguir cumpliendo con
dicha actividad y será requisito para que la contabilidad sirva de prueba.

En este orden de ideas lo que podemos observar es que la tendencia es a regular los
libros de contabilidad y de comercio que podrán ser llevados en archivos electrónicos,
con la consecuente indicación de que su registro será conforme a la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional, pero siempre atendiendo el desarrollo de la tecnología.

La Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100 del 8 de marzo de

2012 para aclarar lo relacionado con la eliminación de la obligación de registrar los libros
de contabilidad y actas de junta directiva en el registro mercantil, a los cuales se refiere
el Decreto 19 del 10 de enero de 2012.

1. LIBROS DE CONTABILIDAD NO REQUIEREN INSCRIPCION EN EL REGISTRO

MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS. El Decreto
Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la cámara de
comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos
electrónicos (…)
El numeral 4 de la circular 100 hace mención sobre la responsabilidad de los
administradores que venían operando sin haber cumplido con la responsabilidad de
la inscripción de los libros.

4. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012,

NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN
HOJAS PARA SU IMPRESIÓN. A partir de la expedición del decreto 019 de 2012 las
Cámaras de comercio no cuenta con la facultad para inscribir libros de contabilidad
y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisión del
registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha
obligación les fue exigible.
24 Artículo 125 del Decreto 2649 de 1993
37
 No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos
económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron
impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes
para su impresión, el administrador dejara constancia de tal circunstancia en el
libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos
electrónicos.(…)

Entonces, como las Cámaras de Comercio ya no tienen la facultad de inscribir los libros
de contabilidad y las actas de junta directiva, los comerciantes que venían operando y
aún no habían registrado los libros de contabilidad asumen la responsabilidad de la
omisión de dicha obligación.

Sin embargo, la conclusión es distinta cuando el comerciante tenía los libros registrados
pero para su impresión fueron insuficientes las hojas, porque de acuerdo con la Circular
Externa se puede dejar constancia y tenerlos en archivos electrónicos.

Solo se seguirán registrando en la Cámara de Comercio los libros de registro de socios o

accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios. Valga aclarar que el hecho de
no registrar los libros de contabilidad y actas de junta directiva no implica que los
comerciantes no los deban llevar; los deben llevar pero no los tiene que registrar en la
Cámara de Comercio.

4.5. CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.

Si bien, el artículo 49 del Código de Comercio clasifica los libros de comercio en

obligatorios y auxiliares, tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte
Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando
se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio25, de
manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son
los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de

Sociedades se ha pronunciado26 reiteradamente manifestando que al no haber fijado la
ley de manera expresa cuáles son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos
en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los artículos 50, 52 y
53 del Código de Comercio, de donde se desprende que para que la contabilidad sea
comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico,
bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es
necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.

La norma permite que los libros antes citados se pueden reemplazar por el denominado
libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico
como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro

25 Corte Constitucional, Sentencia C-290 de 1997 M.P. Dr. Jorge Arango Mejía
26 Superintendencia de Sociedades, Oficios 220-36555 de 2001 y 340-5695 de 1998
38
resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado
en sentencia del 19 de Marzo de 1999.

Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus
registros, situación que está en concordancia con el artículo 48 del mismo Código,
donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable,
con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de
la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de
los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado27.

Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios
para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser
registrados28, de manera que son documentos destinados al registro detallado de las
operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los
libros obligatorios.

4.6. LIBROS DE CONTABILIDAD MÁS USADOS.

La práctica empresarial y de los profesionales de la contaduría pública es la de utilizar

como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad
correspondiente, los que se explican a continuación:

LIBRO DIARIO. Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones
resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes.
Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en
los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los
documentos que los justifiquen.

LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES. Se registran de forma resumida los

valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los
saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del
período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los
nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período
siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el
saldo final del mismo mes

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES. Se emplea para registrar por lo menos una

vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o
el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción
mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales
y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance
general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

27 Consejo Estado, Sentencia del Expediente 8790 de 1998 C.P. Dr. Daniel Manrique Guzmán; y
Sentencia del 26 de marzo de 1999 C.P. Dr. Delio Gómez Leyva
28 Artículo 126 del Código de Comercio, y Decreto 2649 de 1993

39
LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES. Se trata de un libro con fines
fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios
gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el
contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las
operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado29.

Este libro no reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo
comerciante, además de que se trata de un libro que no requiere ser registrado.

LIBROS AUXILIARES. Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben
servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas
hacen alusión a éstos libros, el Decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como
deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número
es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que
permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio
llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías30, con el fin de llevar el control
de las que se destinen para la venta.

Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo
por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los
artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la
operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas,
consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo
unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro
de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del
inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

4.7. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJES

ELECTRÓNICOS DE DATOS

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico
que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo
que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el
formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la
información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda
determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del
mensaje.

De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador
que consten por “escrito” podrán estar contenidas en un mensaje de datos siempre que
sea accesible para su posterior consulta.

29 Artículo 36 de la Ley 223 que modifica el artículo 616 del Estatuto Tributario
30 Artículo 129 del Decreto 2649 de 1993
40
Por su parte, la firma electrónica deberá cumplir con las condiciones establecidas en el
artículo 7º de la misma ley, para lo cual deberá cumplir con los siguientes aspectos: a)
Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y
para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; y b) Que el método sea tanto
confiable como apropiado para el propósito para el cual el mensaje fue generado o
comunicado.

Adicionalmente, el mensaje de datos debe garantizar su integridad, para lo cual el

método escogido para digitalizar debe garantizar que la información consignada en el
mensaje “…ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o
de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o
presentación”.

Sobre esta materia se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades para sus entes

sometidos a inspección y vigilancia, estableciendo que el grado de confiabilidad de la
información será determinado por la entidad en cada caso en particular de acuerdo a los
fines requeridos y a las circunstancias propias en las cuales se presenta la información31.

En lo que hace referencia a los libros auxiliares el mismo órgano de inspección y

vigilancia ha precisado que deben estar impresos en forma independiente de la decisión
de conservarse en medio magnético32.

IMPRESIÓN DE LIBROS. Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse impresos en

los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más
tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado33.

Para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la DIAN señala que
quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día,
además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer
las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse
acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la
contabilidad34.

La Corte Constitucional señaló en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de

1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los mensajes de
datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es
decir que, debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos
criterios de un documento, señalando que el principio de los “equivalentes funcionales”
se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional
del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y
funciones con técnicas electrónicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma,
fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación

31 Superintendencia de Sociedades, Concepto 220-98208

32 Superintendencia de Sociedades, Concepto 340-5698 1998 y 340-41978 de 2000
33 Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993
34 DIAN, Concepto 39801 del 17 de junio de 1994

41
consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen
en estricto sentido a un documento consignado en papel.

Por consiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las transacciones

podrán utilizarse los mensajes de datos con las características anotadas, como soporte
de los registros.

Las normas del Código de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros

debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando para el
efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda, de acuerdo a la
naturaleza del ente económico, de manera que hasta que no se realice la
correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista un pronunciamiento
jurisprudencial sobre este tema, deberá continuarse con la aplicación de los preceptos
sobre el registro e impresión de libros de contabilidad.

Ahora bien, dada la obligación de las diferentes organizaciones de remitir información a

las entidades que ejercen inspección y vigilancia y la presunción de que dichos datos
corresponden a la realidad financiera tomada de los libros oficiales, se deduce la
obligación para aquellas de registrar sus operaciones. Lo anterior es base para toda
certificación, atestación y dictamen.

4.8. DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES

Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos

económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente
soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos de orden externo o
interno.

4.9. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse

previamente al registro de cualquier transacción, con fundamento en los soportes,
debiendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así
como las cuentas afectadas35, para luego ser registradas en orden cronológico en los
libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la información.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con

indicación de la fecha de su preparación, indicando el nombre de las personas que los
hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano.

Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos según el tipo de
acto de que se trate, de un hecho u operación económica; pueden ser de origen interno
o externo, los primeros se originan dentro de la misma unidad económica, mientras que
los externos provienen de terceros.

35 Artículo 53 del Código de Comercio

42
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras,
códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar
respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que
correspondan, de acuerdo al Plan Único de Cuentas.

4.10. CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD.

“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se
advirtiere36”. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una
anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido
valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe
efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el
responsable de la anotación con indicación de su nombre completo37.

4.11. REGISTRO DE LOS LIBROS

De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1993 cuando la ley así lo
exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del
domicilio principal.

En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o

entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente
económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Entendiéndose por
enseña según el diccionario de la lengua española como insignia o estandarte.

Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere
probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitución obedezca a
causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere
sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un
contador público.

Si la falta de un libro se debe a su pérdida, extravío o destrucción, se presentará copia

auténtica del denuncio correspondiente. Las autoridades o entidades competentes
pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro
(4) meses de su inscripción38.

4.12. ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LIBROS.

El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades

competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones,

36 Numeral 3º del artículo 57 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 56 del Decreto 2649
de 1993
37 Artículo 132 del Decreto 2649 de 1993
38 Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993

43
Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral,
Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.

CÁMARAS DE COMERCIO. Se deben inscribir en el Registro Mercantil de la Cámara

de Comercio, de acuerdo al numeral 7º artículo 28 del Código de Comercio los libros de
contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de
socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles39.

Conforme a la guía número 1 para constituir y formalizar una empresa, publicada por la
Cámara de Comercio de Bogotá, “Por ley todos los empresarios deben presentar e
inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben
inscribir son:

PERSONAS NATURALES
a) Libro mayor y balance;
b) Libro diario, y
c) Libro de inventarios y de balances

SOCIEDADES
a) Libro mayor y balances;
b) Libro de inventarios y balances;
c) Libro diario, y
d) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según
el caso”.

El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General. Es
conveniente precisar que la Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no
ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administración de
impuestos nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las
sociedades.

Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen
por objetivo el ánimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines
son altruistas para desarrollar actividades de orden cultural, educativo, artístico y social,
deben registrar sus libros.

En la Cámara de Comercio del domicilio social, las entidades de naturaleza cooperativa,

Fondos de empleados, Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración;
Instituciones auxiliares; entidades ambientalistas; entidades científicas, tecnológicas,
culturales, e investigativas; asociaciones de copropietarios, coarrendatarios,
arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el
artículo 3° del decreto 427 de 1996, instituciones de utilidad común que prestan servicio
de bienestar familiar, asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no
nacionales, corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar
actividades en comunidades indígenas; gremiales; de beneficencia; profesionales;
juveniles; sociales; de planes y programas de vivienda; democráticas, participativas,
39 Artículo 1 de la ley 222 de 1995
44
cívicas y comunitaria; promotoras de bienestar social; de egresados; de rehabilitación
social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, asociaciones de padres de
familia de cualquier grado; las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones
y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción40.

ENTES QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN. De conformidad con
el artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, a partir del 1º de enero de 1987 las entidades
sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de
defensa civil y las entidades previstas en el artículo 5º del mismo decreto, deberán
llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de
Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.

Las entidades sin ánimo de lucro de que trata el artículo 45 del Decreto 2150 de 1995 y
artículo 3 del Decreto 427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN dentro de las
cuales se encuentran las instituciones de educación superior; las instituciones de
educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas
que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones
religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas
por la Ley 100 de Seguridad Social, cámaras de comercio y las demás personas jurídicas
respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y
funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales; entidades
privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993, las sociedades de gestión
colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993, las
personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el
exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, establecimientos de
beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones
creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el decreto 3130 de
1968 y demás disposiciones pertinentes, cajas de compensación familiar reguladas por
la ley 21 de 1982, cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que
conforman el Sistema Nacional de Deporte de los niveles nacional, departamental y
municipal regulados por la ley 181 de 1995 y decreto ley 1228 de 1995, organizaciones
gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y Las casas-cárcel de que trata
la ley 65 de 1993. Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarán sus
libros de contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado
decreto. Así lo ha interpretado el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante
concepto 8 de marzo 5 de 2002.

Adicionalmente, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una

persona jurídica de naturaleza única cuya creación e inscripción fue regulada por el
Decreto- Ley 2206 de 1998, de manera que se constituye en una de las excepciones a
que se refiere el Decreto 2150 de 1995, por lo que no está obligada a registrar sus
libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, por tanto, deberán inscribirse en la
Dirección de Impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el artículo 774 del
Estatuto Tributario41.

40 Artículo 2° del Decreto 427 de 1996

41 Artículo 60 del Código de Comercio
45
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL. Los partidos y movimientos políticos deben
registrar sus libros ante el Consejo Nacional Electoral, de conformidad con el contenido
del artículo 6° de la ley 58 de 1985.

INSPECCIÓN DE TRABAJO. De conformidad con el art 393 del Código Sustantivo del
Trabajo en concordancia con el artículo 18 de la Ley 11 de 1984 los sindicatos deberán
registrar en la inspección del trabajo los libros de afiliación, de actas de asamblea
general, de actas de junta directiva, de inventario y balances y de ingresos y egresos.

SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA SOLIDARIA. Las organizaciones del sector

real supervisado por la Superintendencia de Economía Solidaria deberán inscribir sus
libros y documentos ante la Cámara de Comercio, de conformidad con el contenido del
Decreto 2150 de 1995 y las Resoluciones 681 de 2000 y 2329 de 29 de enero de 2003.

Una vez la Superintendencia cuente con la estructura necesaria, procederá a efectuar

dicho registro, dando cumplimiento al Decreto Reglamentario 1798 de 199842.

GOBERNACIÓN O ALCALDÍAS. De conformidad con el Decreto 1774 de 2000 “por el

cual se reglamenta la Ley 537 del 1° de diciembre de 1999.” las Juntas de Acción
Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Asociaciones Comunales de Juntas,
Federaciones Comunales y la Confederación Comunal Nacional, como organismos de
primero, segundo, tercero y cuarto grado respectivamente, quedan por fuera del ámbito
de registro ante las Cámaras de Comercio y en consecuencia, todos sus actos, así como
el ejercicio de la inspección, control y vigilancia, serán de competencia de las entidades
territoriales.

Así, el parágrafo 1° del artículo 3° de la Ley 52 de 1990 establece que el otorgamiento,

suspensión y cancelación de personería jurídica, así como la aprobación, revisión y
control de las actuaciones de las Juntas de Acción Comunal, Asociaciones de Acción
Comunal de carácter local o departamental entre otras, será de competencia de los
Gobernadores y del Alcalde del Distrito Capital de Bogotá, de conformidad con las
orientaciones impartidas al respecto por el Ministerio del interior.

De igual manera la Ley 136 de 1994, en su artículo 143 atribuye a los alcaldes de los
municipios clasificados en categoría primera y especial, el otorgamiento, suspensión y
cancelación de la personería jurídica, así como la aprobación, revisión y control de las
actuaciones de las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria y
Asociaciones Comunales de Juntas domiciliadas en la municipalidad, de conformidad con
las orientaciones impartidas por el Ministerio del Interior.

4.13. PLAZO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO

El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá
solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término especial para ello; pero los actos
y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a
partir de la fecha de su inscripción.
42 DIAN, concepto 098646 de 2001
46
Si los libros no se registran ante la autoridad competente, no surtirán efectos ante
tercero sino hasta la fecha de su inscripción. Además podrá acarrear sanciones legales,
entre otras, multas impuestas por las superintendencias y por las autoridades
tributarias43. Como no existe un plazo estipulado en la ley para realizar la respectiva
inscripción se presume que una vez realizado el registro queda subsanada dicha
omisión.

Una vez los libros se encuentren registrados en el organismos competente según la

naturaleza del ente, se pueden realizar los asientos contables en los citados libros,
incluidas operaciones efectuadas con antelación al registro de los libros. La inscripción
de los libros se probará con la respectiva certificación expedida por el ente que realizó la
inscripción o mediante inspección judicial practicada en la oficina o dependencia
encargada de realizar el registro.

4.14. EXHIBICIÓN DE LIBROS

Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente económico, en las
oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que
lo represente, conforme a lo establecido por el artículo 66 del Código de Comercio
concordante con el artículo 127 del decreto 2649 de 1993.

Para los entes diferentes a los mercantiles, no existe norma expresa que regule su
exhibición, por tanto será necesario acudir a la aplicación analógica de las normas
anteriores. Por su parte el artículo 288 del Código de Procedimiento Civil preceptúa que
la diligencia de exhibición se practicará ante el juez del lugar en que los libros se lleven
y se limitará a los asientos y papeles que tengan relación necesaria con el objeto del
proceso.

Ante las consecuencias fiscales que ocasiona la no presentación de los libros,

únicamente se acepta como causa justificada la comprobación plena de hechos
constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. En el evento de solicitarse una exhibición
de libros, se deberá mostrar la denuncia junto con el certificado que acredite el registro
de los mismos ante la entidad que corresponda44.

4.15. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS

Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades
cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser
destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su
reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron
registrados los libros.

43 Artículo 655 del Estatuto Tributario

44 Sentencia del Consejo de Estado de Noviembre 17 de 1995, Expediente 7321
47
Verificada la exactitud de la reproducción de la copia, el secretario de la Cámara de
Comercio firmará el acta en la que anotará los libros y papeles destruidos y el
procedimiento utilizado para su reproducción.

Ahora bien, vencidos los veinte (20) años contados desde el cierre de los mismos o la
fecha del último asiento, documento o comprobante, los libros se pueden destruir sin
requerirse la reproducción de los mismos45. Los entes económicos no comerciantes
deben conservarlos durante 20 años antes de su destrucción. Los liquidadores de
sociedades comerciales deberán guardarlos por 5 años contados a partir de la
aprobación de la cuenta final.

4.16. PÉRDIDA, CORRECCIÓN Y RECONSTRUCCIÓN DE LIBROS

El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento de pérdida,

extravío, destrucción y reconstrucción de libro, documentos y papeles de contabilidad
para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera: Denunciar ante las
autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de
exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban
registrados, según el caso.

FORMA DE RECONSTRUIR LOS LIBROS. Los libros de contabilidad y registros se

reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho,
tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los
estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y
externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en
ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas
digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del
artículo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se
considere pertinente46. Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese
de entidades comerciales o de otra naturaleza

RECONSTRUCCIÓN CUANDO NO HAY DOCUMENTOS. Cuando no se obtengan los

documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente
económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de
la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Cuando se
haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean
facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia,
describiendo el motivo de la reposición.

CORRECCIÓN DE ERRORES EN LOS LIBROS. La contabilidad debe ser clara,

completa y fidedigna, es decir, contener todas las operaciones con incidencia económica
en la empresa; pero si por alguna circunstancia, se hubiere cometido algún error o se
hubiere omitido el registro de alguna operación, el numeral 3º del artículo 57 del Código
de Comercio determina que los errores u omisiones se salvan con un nuevo asiento en
la fecha en que se advirtieren. Por su parte, las normas sobre técnica contable señalan

45 Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993

46 Artículo 135 del Decreto 2649 de 1993
48
que si se trata de simples errores de trascripción se deben salvar, entre otros, mediante
una anotación al pie de la página, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulación
de los folios, “….señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita
por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo47”.

El legislador previó que en el evento de violación a lo dispuesto en el citado artículo 57

del Código de Comercio, que guarda concordancia con el contenido del artículo 128 del
Decreto 2649 de 1993, relacionado con las prohibiciones respecto al manejo de los
libros de comercio, el responsable incurrirá en multas hasta de 200 salarios mínimos
legales mensuales, para el caso de sociedades sometidas a inspección, vigilancia o
control por parte de Supersociedades, sin perjuicio de las acciones penales a que haya
lugar48.

4.17. LIBROS EN EMPRESAS UNIPERSONALES

La ley 222 de 1995 establece que mediante la Empresa Unipersonal una persona natural
o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar
parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter
mercantil. El acto de inscripción en el registro mercantil adquiere las obligaciones plenas
de llevar contabilidad tal como lo obliga el numeral 3 del artículo 19 y de realizar el
registro de libros en cumplimiento del numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio.
Luego, conforme a estas referencias, las normas sobre libros de comercio son
plenamente aplicables a las empresas unipersonales.

4.18. LIBROS DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES

Según la Doctrina Tributaria ”…Los profesionales independientes pertenecientes al

régimen común del impuesto sobre las ventas, no están obligados a llevar contabilidad
mercantil, siempre y cuando no sean comerciantes49”.

Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el régimen simplificado se les

obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro de Operaciones
Diarias) para efectos de control de las mismas. En todo caso deben cumplir con las
obligaciones tributarias, como llevar cuenta corriente del impuesto sobre las ventas por
pagar y el registro auxiliar de ventas y compras.

De acuerdo con el numeral 5° del artículo 23 del Código de Comercio, no se considera

mercantil la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales, sin perjuicio
de lo señalado en los numerales 14 y 15 del artículo 20 de dicho Código. En
consecuencia, por ese hecho quienes en forma exclusiva presten dichos servicios, no
están obligados a llevar contabilidad.

47 Artículo 132 del Decreto 2649 de 1993

48 Artículo 58 del Código de Comercio, en concordancia con el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de
1995
49 DIAN, Concepto 39683 del 2 de junio de 1998,

49
Ahora bien, en el artículo 509 del Estatuto Tributario se señala como obligación expresa
para los responsables del impuesto sobre ventas del régimen común, llevar un registro
auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada “impuesto a las ventas por
pagar”. Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplir
con las disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normas tributarias.

Es así como el artículo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene las normas y
principios que rigen la contabilidad mercantil, conceptúa que para fines fiscales, cuando
se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables y las de carácter
tributario, prevalecen estas últimas.

En este orden de ideas, los profesionales independientes responsables del régimen

común del impuesto sobre las ventas que no sean comerciantes, no están obligados a
llevar contabilidad y por ende libros registrados en las cámaras de comercio; pero, sí
están obligados a llevar los registros auxiliares y la cuenta del impuesto a las ventas por
pagar, en forma indicada en el artículo 509 del Estatuto Tributario, igualmente, a
conservar las informaciones y pruebas conforme a lo dispuesto en el artículo 632 del
mismo Estatuto.

4.19. LIBROS DE CONTABILIDAD EN SOCIEDADES CIVILES

El inciso final del artículo 15 de la Constitución Nacional prescribe que “Para efectos
tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
privados, en los términos que señale la ley”.

La regulación de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcada por los

artículos 2085 a 2087 del Código Civil y artículo 1° de la Ley 222 de 1995. Por su parte
el contenido del artículo 2° del Decreto 2649 de 1993 dispuso su ámbito de aplicación
para todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad,
así como para quienes sin estar obligados a llevarla, la pretendan hacer valer como
medio de prueba.

En este mismo sentido la legislación fiscal en algunos de los artículos del Estatuto
Tributario en especial los identificados con los números: 772, 773, 774 y 775 se refiere
a la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar la misma y la
prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración.

4.20. LIBROS DE CONTABILIDAD COMO PLENA PRUEBA

El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba a su
favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el artículo 68 del Código de
Comercio también le atribuye plena prueba a los libros de comercio en las cuestiones
mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente, así
mismo es dable que en materia civil, aún entre comerciantes dichos libros y papeles solo
tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y

50
completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable,
cuando los libros están mal llevados.

Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los libros sólo
constituirán un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser
completado con otras pruebas legales50. En materia tributaria el Estado podrá exigir la
presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos
que señale la ley.

Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favor del
comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre la declaración
tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributaria considera probados
los hechos que aparecen en los asientos contables y si existe contradicción entre los
asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos y,
los comprobantes externos de contabilidad, la administración considera probados los
costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los
comprobantes externos. Es importante precisar, que en las diferencias surgidas entre
comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determina según las reglas
previstas por el artículo 70 del Código de Comercio.

Finalmente debe señalarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a los mensajes
de datos es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección
Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible
verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento51.

Para efectos de su valoración se tendrá en cuenta las reglas de la sana crítica y

especialmente, la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, que se haya conservado la integridad de la información y la
forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente, de suerte
que todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, tendrá plena eficacia,
validez o fuerza probatoria tal como lo dispone la Ley 527 de 199952,como soporte
contable.

5. ESTADOS FINANCIEROS

Al finalizar cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las
sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de
propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la
opinión profesional correspondiente, si ésta existiera53.

Los estados financieros se pueden definir como resúmenes de carácter esquemático en

los cuales se incluyen cifras y clasificaciones que reflejan los hechos que han sido

50 Artículo 69 del Código de Comercio

51 Artículo 4º del Decreto 266 de 2000
52 Artículo 10 de la Ley 527 de 1999
53 Artículo 34 de la Ley 222 de 1995

51
contabilizados, de acuerdo con los convencionalismos contables y los criterios de las
personas que los elaboran.

Los estados financieros tienen como propósito suministrar información financiera a

todos los usuarios interesados en conocer los resultados obtenidos y la situación
financiera en la cual se encuentra el ente que se trate.

Los Estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los

administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a
quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales

registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de
los datos contables. Los estados financieros estarán acompañados de sus notas, con las
cuales conforman un todo indivisible. Los estados financieros y sus notas se prepararán
y presentarán conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados54.

5.1. CLASES PRINCIPALES DE ESTADOS FINANCIEROS

Teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, o los
objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de
propósito general y de propósito especial.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL. Son estados financieros de

propósito general los que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por
usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del
público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de
fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los
estados financieros consolidados.

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS. Son estados financieros básicos: 1) El balance

general; 2) El estado de resultados; 3) El estado de cambios en el patrimonio; 4) El
estado de cambios en la situación financiera, y 5) El estado de flujos de efectivo.

ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS. Son estados financieros consolidados

los que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios
en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo, de un ente
matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de
una sola empresa.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL. Son estados financieros de

propósito especial los que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos
usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso
limitado y por suministrar un mayor detalle de algunas partidas u operaciones.
54 Artículo 36 de la Ley 222 de 1995
52
Entre otros, son estados financieros de propósito especial: el balance inicial, los estados
financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los
estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros
que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el
detalle determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base
comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS Y DICTAMINADOS. El representante

legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados
financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o
de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las
afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han
tomado fielmente de los libros55.

Son dictaminados los estados financieros que previamente han sido certificados y que se
acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador
público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de
auditoría generalmente aceptadas56.

5.2. ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los
ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden.

Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al
relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situación financiera
del ente económico a una fecha dada.

La sumatoria de los ingresos, los costos, los gastos y la corrección monetaria,

debidamente asociados, arroja el resultado del período.

5.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS ACTIVOS

Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico

como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la
empresa beneficios económicos futuros.

INVERSIONES. Las inversiones están representadas en títulos valores y demás

documentos a cargo de otros entes económicos, conservados con el fin de obtener
rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar el mantenimiento de
relaciones con éstos.

55 Artículo 37 de la Ley 222 de 1995

56 Artículo 38 de la Ley 222 de 1995
53
Cuando representan activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el
propósito de convertirlos en efectivo antes de un año, se denominan inversiones
temporales. Las que no cumplen con estas condiciones se denominan inversiones
permanentes. El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados
por su adquisición tales como comisiones, honorarios e impuestos, debe ser ajustado al
final del período al valor de realización, mediante provisiones o valorizaciones.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR. Las cuentas y documentos por cobrar

representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia
de préstamos y otras operaciones a crédito. Las cuentas y documentos por cobrar a
clientes, empleados vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a
impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del
negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y

reconocer las contingencias de pérdida de su valor. Teniendo en cuenta la naturaleza de
la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir
que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados

financieros de períodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias
de pérdida con base en estimaciones estadísticas.

INVENTARIOS. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en

el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de
producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser
vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe
determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS
(Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio
ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de
reconocido valor técnico.

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Las propiedades, planta y equipo, representan

los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la
intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros
bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente
económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y
cuya vida útil excede de un año.

El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios
hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión,
impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente de la UPAC y ajustes por
diferencia en cambio.

54
El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta,
donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor
convenido por las partes, debidamente aprobado por las autoridades cuando fuere el
caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.

El valor histórico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones,

que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del
activo.

Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o
equipo, contribuya a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario
considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso,
la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios
en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.

La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los

resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando
sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente
determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo
del terreno respectivo.

La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido

valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de
producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la
norma básica de asociación.

ACTIVOS AGOTABLES. Los activos agotables representan los recursos naturales

controlados por el ente económico. Su cantidad y valor disminuyen en razón y de
manera conmensurable con la extracción o remoción del producto.

El valor histórico de estos activos se conforma por su valor de adquisición, adicionando

las erogaciones incurridas en su exploración y desarrollo. La contribución de estos
activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio
mediante su agotamiento, calculado con base en las reservas probadas mediante
estudios técnicos, en las unidades extraídas o producidas en el término esperado para la
recuperación de la inversión o en otros factores técnicamente admisibles.

ACTIVOS INTANGIBLES. Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente
económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio
oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o
explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables,
tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como
los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil.

ACTIVOS DIFERIDOS. Deben reconocerse como activos diferidos los recursos,

distintos de los regulados en los artículos anteriores, que correspondan a: 1) Gastos
anticipados, tales como intereses, seguros, arrendamientos y otros y incurridos para

55
recibir en el futuro servicios, y 2) Cargos diferidos, que representan bienes o servicios
recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se
deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de
organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.

5.4. CARACTERÍSTICAS DE LOS PASIVOS

Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente

económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el
futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.

OBLIGACIONES FINANCIERAS. Las obligaciones financieras corresponden a las

cantidades de efectivo recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de
su principal. Los intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se
deben registrar por separado.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR. Las Cuentas y documentos por pagar

representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en
servicios recibidos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia,
tales como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos, directores,
propietarios del ente y otros acreedores.

OBLIGACIONES LABORALES. Son obligaciones laborales aquellas que se originan en

un contrato de trabajo. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores
siempre que: 1) Su pago sea exigible o probable, y 2) Su importe se pueda estimar
razonablemente.

Para propósitos de estados financieros de períodos intermedios se pueden registrar

estimaciones globales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores,
calculadas sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al
cierre del período, determinando el monto a favor de cada empleado de conformidad
con las disposiciones legales y los acuerdos laborales vigentes. El efecto en el importe
de las prestaciones sociales originado en la antigüedad y en el cambio de la base salarial
forma parte de los resultados del período corriente.

PENSIONES DE JUBILACION. Los entes económicos obligados como patronos por

normas legales o contractuales a reconocer y pagar pensiones de jubilación y/o a emitir
bonos y/o títulos pensionales, deberán al cierre de cada periodo, elaborar un estudio
actuarial en forma consistente, de acuerdo con el método señalado por la entidad
encargada de ejercer la inspección, vigilancia y/o control, con el objeto de establecer el
valor presente de todas las obligaciones futuras, mediante el cargo a la cuenta de
resultados.

IMPUESTOS POR PAGAR. Los impuestos por pagar representan obligaciones de

transferir al Estado o a alguna de las entidades que lo conforman, cantidades de
efectivo que no dan lugar a contraprestación directa alguna. Se deben registrar por

56
separado cada uno de ellos, determinados de conformidad con las normas legales que
los rigen.

El impuesto de renta por pagar es un pasivo constituido por los montos razonablemente
estimados para el período actual, años anteriores sujetos a revisión oficial y cualquier
otro saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagados por los correspondientes
períodos. Para su determinación se debe considerar la ganancia antes de impuestos, la
renta gravable y las bases alternativas para la fijación de este tributo.

Se debe contabilizar como impuesto diferido por pagar el efecto de las diferencias
temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en el año corriente, calculado
a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que tales diferencias
se revertirán.

DIVIDENDOS, PARTICIPACIONES O EXCEDENTES POR PAGAR. Los dividendos,

participaciones o excedentes por pagar, representan el monto de las utilidades o
excedentes que hayan sido distribuidos o reconocidos en favor de los entes que tengan
derecho a ellos, conforme a la ley o a los estatutos y que estén pendientes de cancelar.

5.5. CARACTERÍSTICAS DEL PATRIMONIO

El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir
todos sus pasivos.

El capital representa los aportes efectuados al ente económico, en dinero, en industria o

en especie, con el ánimo de proveer recursos para la actividad empresarial que,
además, sirvan de garantía para los acreedores. El capital debe registrarse en la fecha
en la cual se otorgue el documento de constitución o de reforma, o se perfeccione el
compromiso de efectuar el aporte, en las cuentas apropiadas, por el monto proyectado,
comprometido y pagado, según el caso.

Los aportes en especie se deben contabilizar por el valor convenido, o el debidamente

fijado por los órganos competentes del ente económico y aprobado por las autoridades,
si fuere el caso. Se debe registrar por separado cada clase de aportes, según los
derechos que confieran.

RESERVAS O FONDOS PATRIMONIALES. Las reservas o fondos patrimoniales

representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de sus utilidades o
excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales.

Las reservas o fondos patrimoniales destinados a enjugar pérdidas generales o

específicas sólo se pueden afectar con dichas pérdidas, una vez estas hayan sido
presentadas en el estado de resultados.

VARIACIONES DEL PATRIMONIO. Todas las variaciones del patrimonio, tales como
las ocasionadas por aumentos de capital, distribución de las utilidades o excedentes,
readquisición o amortización de aportes propios, colocación de los aportes propios

57
readquiridos y movimiento de reservas o fondos patrimoniales, deben cumplir con las
formalidades legales establecidas, registrarse en el período en que ocurren y en las
cuentas apropiadas. Las utilidades o excedentes acumulados pueden disminuirse por
traslados a las cuentas de capital o para absorber pérdidas netas, previo el
cumplimiento de las disposiciones legales y contractuales.

5.6. CARACTERÍSTICAS DE LOS INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del

activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan
incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de
servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no
provienen de los aportes de capital.

Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la

adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales
un ente económico obtuvo sus ingresos.

Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del

activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan
disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración,
comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no
provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS Y GASTOS. En cumplimiento de las normas de

realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal
manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada,
por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo
del resultado neto del período.

REALIZACION DEL INGRESO. Un ingreso se entiende realizado y, por tanto, debe

ser reconocido en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido o
sea razonablemente convertible en efectivo. Devengar implica que se ha hecho lo
necesario para hacerse acreedor al ingreso.

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR LA VENTA DE BIENES. Para que pueda

reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la venta de bienes se
requiere que: 1) La venta constituya una operación de intercambio definitivo; 2) El
vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente
identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de
administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo; 3) No exista
incertidumbre sobre el valor de la contraprestación originada en la venta y que se
conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor; 4) Se
constituya una adecuada provisión para los costos o recargos que deba sufragar el
vendedor a fin de recaudar el valor de la venta, con base en estimaciones definidas y
razonables; 5) Se constituya una adecuada provisión para las probables devoluciones de
mercancías o reclamos de garantías, con base en pronósticos definidos y razonables; y

58
6) Si el recaudo del valor de la venta es incierto y no es posible estimar razonablemente
las pérdidas en cobro, la utilidad bruta correspondiente se difiera para reconocerla como
ingreso en la medida en que se recauden los instalamentos respectivos.

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS POR LA PRESTACION DE SERVICIOS. Para

que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la
prestación de un servicio se requiere que: 1) El servicio se haya prestado en forma
cabal o satisfactoria; 2) No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por
la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha
prestación; 3) Tratándose de servicios continuados sobre un proyecto o contrato, el
valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente; y
que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o contratos
terminados; y 4) En caso de contratos a largo plazo, se constituyan provisiones para
pérdidas futuras previstas, tan pronto como sean determinables.

RECONOCIMIENTO DE OTROS INGRESOS. Los intereses, las regalías, dividendos y

otras rentas semejantes, se reconocen en las cuentas de resultados cuando no exista
incertidumbre sobre su cuantía y cobrabilidad, de acuerdo con las siguientes reglas: 1)
Intereses: proporcionalmente al tiempo, tomando en consideración el capital y la tasa;
2) Regalías: con base en su valor acumulado devengado, de conformidad con los
términos del contrato que les da origen; y 3) Dividendos, participaciones o excedentes
por inversiones que no se manejen por el método de participación: cuando quede
establecido el derecho del asociado a recibirlos.

CUENTAS DE ORDEN CONTINGENTES. Las cuentas de orden contingentes reflejan

hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente
económico.

CUENTAS DE ORDEN FIDUCIARIAS. Las cuentas de orden fiduciarias reflejan los

activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las
normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente
económico.

CUENTAS DE ORDEN FISCALES. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las
diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de
resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma
tal que unas y otras puedan conciliarse.

CUENTAS DE ORDEN DE CONTROL. Las cuentas de orden de control son utilizadas

por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su
naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer
control interno.

5.7. RENDICION DE CUENTAS DE LOS ADMINISTRADORES.

La ley colombiana exige a los administradores sociales, al finalizar cada ejercicio social,
rendir cuentas de su gestión a la asamblea o junta de socios. Para tal fin, el

59
administrador debe preparar y presentar a consideración de la asamblea o junta de
socios un informe de gestión, los estados financieros y un proyecto de distribución de
utilidades. Estos documentos constituyen el marco documental esencial de información
para los socios o accionistas y sobre el cual se debe pronunciar el máximo órgano
societario, sea éste la asamblea o la junta de socios.

En lo que respecta al informe de gestión, la ley ordena a los administradores hacer una
descripción fiel de la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad,
señalando de forma expresa que dicho informe debe incluir, entre otros, la indicación
del estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de
autor por parte de la sociedad.

En tal sentido, por ejemplo, la Superintendencia de Sociedades ha fijado directrices

relacionadas con los deberes específicos que deben observar los administradores de las
sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas
unipersonales, respecto del contenido del informe de gestión en lo atinente al estado de
cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor, de
conformidad con lo establecido en los artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, y lo
señalado en la Ley 603 de 2000.

Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada

ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando
se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los
estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión57.

La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores,

representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales.

Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los

estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para
su aprobación o improbación, los siguientes documentos:

1. Un informe de gestión.

2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del
respectivo ejercicio.

3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.

Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás
informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.
El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los
negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad58.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre:

57 Artículos 45 y 46 de la Ley 222 de 1995

58 Artículo 1° de la Ley 603 de 2000
60
1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.

2. La evolución previsible de la sociedad.

3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores.

4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de

autor por parte de la sociedad.

El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo y
a dicho informe se deben adjuntar las explicaciones o salvedades de quienes no lo
compartieren.

El Informe de gestión ofrece a los administradores la oportunidad de reflejar la

evolución de los negocios y las perspectivas de futuro de la empresa. No obstante, la
experiencia demuestra que los administradores de las empresas tienden a poner más
énfasis en aspectos generales que en publicar información relevante sobre la evolución
de sus operaciones, situación financiera, gestión del riesgo o planes de actuación.

Estas debilidades minimizan el contenido informativo de los informes gestión que deben
publicar los administradores y le crean dificultades al análisis de la gestión realizada por
los administradores. Para enriquecer el informe de gestión, a continuación se relacionan
las cuestiones que deberían contemplarse, con carácter obligatorio, en función de su
importancia relativa o de las circunstancias concretas de cada empresa:

a) Evolución de los negocios. Los administradores de las empresas deberían incluir

información precisa, de tipo cualitativo y cuantitativo, sobre aspectos relevantes que
hayan ocurrido o hayan sido registrados en el ejercicio que expliquen o hayan influido
en el comportamiento de los negocios, en particular: 1) Factores que han influido en los
resultados del ejercicio obtenidos por la empresa; 2) Principales inversiones y
enajenaciones realizadas a lo largo del ejercicio; 3) Factores que han influido en los
flujos de tesorería generados y aplicados en el ejercicio en actividades operativas, de
inversión o financiación y sus efectos en la evolución del endeudamiento, el capital
circulante, la disponibilidad de recursos financieros o en los mecanismos previstos para
hacer frente al riesgo de liquidez; 4) Cambios registrados en la situación patrimonial y
su incidencia en el nivel de solvencia de la empresa; 5) Gestión de recursos humanos,
tecnológicos y de otros recursos, tales como planes de formación, prevención de riesgos
laborales, incentivos, atenciones sociales.

b) Información bursátil. Las empresas deben informar a sus accionistas de la

capitalización bursátil, la evolución de las cotizaciones y la liquidez de los valores
negociados, así como de los principales indicadores bursátiles y sus incidencias. Algunos
de estos datos pueden ser incluidos en notas a los estados financieros.

c) Política de gestión de riesgos. Las empresas deben informar sobre las

características esenciales de los riesgos generales y específicos a los que están

61
expuestos sus negocios. En particular los relativos a los instrumentos derivados y otros
riesgos relevantes de carácter financiero o de otro tipo.

d) Otras políticas empresariales. Las empresas también deberían informar de sus

políticas de innovación, inversión o restructuración de actividades, de financiación y
distribución de dividendos, gestión de recursos humanos, así como de su política
medioambiental, cuando sus actividades puedan producir responsabilidades de esta
naturaleza, y de otras políticas (gestión de recursos tecnológicos, intangibles, etc.) que
sean relevantes para comprender la estrategia de la empresa.

e) Perspectivas de futuro. Los administradores deben informar de los

acontecimientos importantes ocurridos después del cierre del ejercicio, y de los
objetivos y planes futuros de actuación de la empresa en el informe de gestión, con
indicaciones concretas sobre la tendencia cíclica o estacional de los negocios y el
desarrollo previsto de las operaciones, así como de los proyectos que sean significativos
para la evolución futura de los negocios.

f) Gobierno corporativo. Hay necesidad de aportar información precisa sobre las

reglas de conducta de su gestión directiva y sobre su sistema de gobierno corporativo,
en particular sobre el grado de asunción de las recomendaciones del Código de Buen
Gobierno o, en su defecto, identificar las que no han sido adoptadas, aportando una
explicación razonada.

62