Intranet como Herramienta de

Groupware
Ing. José Mauricio Espinosa Salgado

Bloque III. Intranet como Herramienta de Groupware 2

3.1 ¿Qué es Groupware? 2
3.2 Lotus Notes vs. El Web 3
3.3 Intranets como Groupware 4
3.4 Web Browsers, Intranet Web Servers, Web Sites 5
3.5 La Información al Alcance de Todos 6
Referencias 7

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Bloque III. Intranet como Herramienta de
Groupware

3.1 ¿Qué es Groupware?

El groupware puede definirse, de un modo muy general, en cualquier tecnología que enlace
las mentes individuales en una relación colaborativa. Debido a que aún tenemos que esperar
algunos años para poder enlazar directamente las mentes, el software actual depende del
intercambio de documentos para registrar acciones y hechos.

El groupware surge de tres distintos modos de intercambiar documentos: La Web, el Email y

la videoconferencia. La unión de estas tres funciones en el contexto de una Intranet forma la
base sobre la que los usuarios y empleados van a poder colaborar entre sí,
independientemente de su ubicación geográfica o departamento. Como concepto, el
groupware se puede dividir en tres etapas:

 Comunicación
 Coordinación
 Cooperación

Con el paso del tiempo, el groupware incluyó cualquier combinación de herramientas de

colaboración, incluyendo la compartición de documentos, calendarios compartidos,
contactos, administración de tareas, discusiones y foros en línea. Inclusive herramientas para
llevar a cabo procesos internos de una empresa entran dentro de esta categoría.

Los principales beneficios y funcionalidades del groupware son:

 Autenticación y Registro: Existen maneras estandarizadas de acceder al software,

registros de qué usuario realizó alguna acción sobre el documento para poder rastrear
cualquier tipo de actividad.
 Comunicación: Herramientas de chat, foros de discusión y buzones privados.
 Trabajo Interactivo: Encuestas, edición de archivos en línea y gestión de tareas
compartidas.
 Herramientas de Búsqueda: Al tener un directorio centralizado de archivos, se
refiere una herramienta de búsqueda que permita encontrar de manera rápida y
sencilla la información deseada.
 Flujos de Trabajo Coordinados: Existen procesos manejados por el groupware para
la aprobación y revisión de archivos, así como herramientas para gestión de
proyectos.
 Gestión de Conocimiento Empresarial: Wikis internas, documentos protegidos de
acuerdo con el tipo de usuario, repositorio compartido de contraseñas, así como
control de versiones en equipos.
 Herramientas de Inclusión Social: Grupos de usuario, opciones de personalización
al usuario, y medición del compromiso del usuario.

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Microsoft SharePoint es uno de los proveedores de este tipo de software en la actualidad,
algunos otros ejemplos son Slackware, G-Suite, y Salesforce.

Finalmente, de acuerdo con el modo en que se puede trabajar con el groupware, existen
dos modos de colaboración:

Groupware Asíncrono
El groupware asíncrono permite que múltiples usuarios contribuyan a los proyectos en
tiempos y momentos diferentes. Permite que los diferentes servicios como compartición de
archivos, mensajes estructurados, escritura colaborativa y manejo de correos electrónicos.
Un equipo podría preferir este tipo de software debido a que maximiza el tiempo que los
colaboradores trabajan en diferentes proyectos. Estas herramientas permiten que los
miembros del equipo puedan acceder a la información y archivos desde cualquier ubicación
en cualquier momento con una conexión a Internet.

Groupware Síncrono
Estas son herramientas que permiten que múltiples usuarios contribuyan con el Proyecto en
tiempo real. Algunos ejemplos de ellos son videoconferencia, sistemas de chat, sistemas de
soporte y pizarrones compartidos. Colaborar en tiempo real ayuda a que las organizaciones
creen y administren las tareas. Con este software, el equipo se enfoca en reuniones y trabajo
entre diferentes equipos.

3.2 Lotus Notes vs. El Web

El software Lotus Notes, que debutó en el año 1989, es comúnmente considerado como el
padre del groupware. Actualmente llamado HCL Notes, este software es una plataforma de
colaboración y correos electrónicos, robusta y llena de funcionalidades, la cuales han
ayudado a consolidarse en el mercado.

Lotus Notes tiene sus orígenes a finales de los 80 con su primera versión, Lotus Notes 1.0,
lanzada en 1989. En sus tiempos, esta herramienta se erigió como un software novedoso. Y
se enfocó en revolucionar la manera en que los usuarios se comunican y colaboran ofreciendo
funcionalidades como foros de discusión y gestión de versiones.

Fue hasta la versión 3.0, lanzada en 1993, donde se lanzaron mejoras sustanciales sobre su
predecesor. Dentro de las más importantes, incluyó soporte a aplicaciones de groupware para
colaboración en línea, convirtiendo a esta empresa en líder en su rama.

El siguiente gran salto vino en el año 1999 con Lotus Notes 5.0. Dentro de las características
principales, se introdujo el sistema Domino Web Server, que permitía a los usuarios acceder
a su correo electrónico desde un navegador, incrementando la accesibilidad.

Con las versiones 6.0 y 7.0, lanzadas en 2002 y 2005 respectivamente, se incorporó la
compatibilidad con Microsoft Outlook para correo electrónico, incrementó las medidas de
seguridad, así como añadió la capacidad de que las empresas crearan sus propias

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aplicaciones dentro de la infraestructura existente. Lo más relevante, sin embargo, fue la
introducción de Sametime, que introdujo mensajería instantánea y llamadas con voz sobre
IP.

Las siguientes iteraciones, de la 8.0 a la 10.0, fueron lanzadas posterior a la adquisición por
IBM. Las funcionalidades que se añadieron en este periodo fueron opciones de manejar una
agenda compartida en equipo, integración con herramientas de redes sociales, y la edición
de documentos en línea.

Finalmente, en 2019, se tuvo otro cambio de nombre al ser cedida a la empresa india HCL.
Bajo el nombre HCL Notes v 11.0, se agregaron numerosas mejoras. Dentro de ellas, la
posibilidad de establecer grupos de trabajo para colaboración en documentos y una mejora
importante en la seguridad de la plataforma.

Con el advenimiento de la Web, surgieron herramientas de colaboración basadas en Internet

se fueron haciendo más populares, compitiendo con aquellas propietarias como Lotus. El
hecho de poder colocar estas herramientas sin necesidad de tener un servidor físico hizo que
estas herramientas perdieran popularidad.

Como conclusión a ello, se observó que el anterior Lotus Notes incluyó mejoras y
actualizaciones para integrar elementos de Web y colaborativos. Al final de la batalla, la Web
ganó.

3.3 Intranets como Groupware

El Groupware, en el contexto de una Intranet, desempeña un papel fundamental al facilitar la

colaboración y la comunicación entre los miembros de una organización. Se trata de un
conjunto de herramientas y aplicaciones diseñadas para mejorar la productividad y la
eficiencia mediante la coordinación de tareas y la gestión de información compartida dentro
de un entorno empresarial. Al integrar el groupware en una Intranet, se establece un marco
colaborativo que permite a los empleados trabajar de manera conjunta, independientemente
de su ubicación física, impulsando así la sinergia y la cohesión en el equipo.

El groupware en una Intranet no solo se trata de comunicación, sino también de facilitar

procesos de trabajo colaborativos. Permite la creación y gestión de espacios virtuales de
trabajo, donde los equipos pueden compartir documentos, asignar tareas, y dar seguimiento
al progreso de los proyectos. Esto fomenta la colaboración en tiempo real, elimina barreras
geográficas y temporales, y promueve un flujo de trabajo más ágil y eficiente.

Finalmente, el objetivo natural de una Intranet como un espacio de colaboración y

comunicación entre los miembros de una empresa está enlazado de la utilización del
groupware como el medio para lograrlo. Ambas entidades están íntimamente unidas.

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3.4 Web Browsers, Intranet Web Servers, Web Sites

Un navegador web es un software que nos permite acceder y navegar por Internet. El
navegador Web realiza una serie de operaciones en segundo plano para mostrar a los
usuarios el contenido Web que solicitan ver. Esto significa mostrar sitios Web, imágenes,
videos y cualquier otro contenido multimedia en la Web.

Algunos navegadores Web populares incluyen Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft
Edge y Safari Apple. Todos estos navegadores implementan una funcionalidad crucial: La
barra de búsquedas.

Esta barra nos permite ingresar una dirección Web para visitar páginas a través del Internet.
Después de que el usuario ingresa el sitio y da enter, el navegador desplegará el sitio
adecuado. El funcionamiento del navegador se discutirá.

Una vez que el usuario da Enter, el navegador necesita encontrar qué es lo que tiene que
desplegar. Existe una infinidad de direcciones Web en el Internet, y no es posible para el
navegador memorizar todas y cada una de ellas.

Para cargar la página Web solicitada, el navegador tiene que comunicarse con el servidor
Web, y ambos trabaja en conjunto para encontrar dónde están los recursos e instrucciones
de la página solicitada. Estos recursos se encuentran alojados en el servidor, y están escritos
en el Hypertext Markup Language o HTML. El servidor encuentra el archivo y lo envía de
vuelta al navegador utilizando el protocolo HTTP.

El protocolo HTTP funciona como una guía o estándar para páginas Web, que determina
cómo se transmite y despliega la información de la página Web en la pantalla. HTTP existe
para que la experiencia del usuario sea la misma en cualquier navegador que utilice. Este
proceso se repite tantas veces sea necesario para cualquier navegación Web.

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3.5 La Información al Alcance de Todos

La democratización de la información se ha convertido en una premisa fundamental para

fomentar el acceso equitativo a conocimientos y recursos. En este contexto, las Intranets
desempeñan un papel crucial para lograr este objetivo en las corporaciones e instituciones
que lo implementen.

Las plataformas de Intranet, acompañadas del groupware, permiten la distribución eficiente

de documentos de todo tipo, facilitando la comunicación y colaboración entre equipos dentro
de la misma organización. Una Intranet no solo agiliza la gestión de datos, sino que también
promueve la transparencia al centralizar la información y proporcionar controles y visibilidad
acerca de quién accede al contenido y qué cambios realiza en él.

Es en este contexto cuando la idea de colaboración y cultura corporativa cobra una relevancia
mayor.

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Referencias

What is Groupware?. Indeed. https://in.indeed.com/career-advice/career-development/what-

is-groupware

What is Groupware? Melanie Uy. https://www.lifewire.com/what-is-groupware-2377429

Understanding the Important Role of Web Browsers. Kyle DeGuzman.

https://medium.com/@kyledeguzmanx/understanding-the-important-role-of-web-
browsers-a064fdd0d74

Interworking with TCP/IP Volume One, 6th Edition. Douglas E.Comer. Pearson

Knowledge Networking: Creating the Collaborative Enterprise. David Skyrme. Routledge