¿CÓMO GESTIONO UN VIAJE?

ENERO - 2024
Unidad de Gestión Económica-Sección viajes
INDICE

1. NORMATIVA VIGENTE

2. COMISIONES DE SERVCIO:
• TRAMITES ANTES DE REALIZAR EL VIAJE
• TRAMITES DESPUÉS DE REALIZAR EL VIAJE

3. AYUDAS NOMINATIVAS

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1-NORMATIVA VIGENTE

1. R.D 462/2002 de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón de

servicio

2. Instrucción de 10 de febrero de 2014 de la Secretaría. Gral. del CSIC, sobre

comisiones e indemnizaciones por razón de servicio

3. Resoluciones y Circulares de la Secretaría General del CSIC, sobre la

Agencia de Viajes

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4. Instrucción de la Secretaría General del CSIC de 25 de marzo de 2021, sobre
el Procedimiento Interno para la Gestión Económica de Ayudas y
Subvenciones en Institutos y Centros del CSIC (PIGEAS), modificada por la
Instrucción de la Secretaría General del CSIC de 30 de mayo de 2023 y por la
del 14 de junio de 2023.

5. R.D. 203/2021 de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de

actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos

Tenéis que tener muy presente que TODOS nos debemos ceñir a estas normas,
cuyas actualizaciones -por lo que respecta al punto 3 concretamente- siempre se
os comunican por correo electrónico a través de “Lista de Correo”.

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2-COMISIONES DE SERVCIO

TRAMITES ANTES DEL VIAJE

Todo el que viaje al extranjero deberá ponerse en contacto con la

Unidad de Personal, como mínimo dos semanas antes del inicio
del viaje, para consultar los trámites necesarios que debe realizar
con la Seguridad Social.

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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

IMPORTANTE
Si deseas contratar un seguro porque vas a viajar a un país en el
que no tienes cobertura sanitaria:

1. Consulta con la Unidad de Proyectos si es gasto elegible

2. En caso afirmativo, contacta con la Unidad de Compras

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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

DURACION MAXIMA DEL VIAJE

(el trayecto debe comenzar y finalizar en la localidad del centro de trabajo)

EN TERRITORIO NACIONAL EN EL EXTRANJERO

UN MES TRES MESES

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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

Cumplimentar SIEMPRE, al menos 10 días antes del inicio del viaje, el

ANEXO 14 A (modelo rellenable)
Y registrar el viaje en la aplicación VIAJES Y DIETAS
(https://intranetnueva.cchs.csic.es/solicitudes_viajes/login.php)

CON GASTOS SIN GASTOS

(para personal del CCHS y externo) (para personal del CCHS)
• TRANSPORTE
• ALOJAMIENTO
• MANUTENCIÓN
• OTROS
(INCLUIDO CUALQUIER GASTO CON LA AGENCIA)
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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

SIEMPRE

Firmar el Anexo 14A electrónicamente con el certificado emitido por la AC de la

Administración Pública, siguiendo el orden riguroso:

• SI EL ANEXO 14A ES SIN EFECTOS ECONOMICOS:

1. Comisionado o comisionada en el apartado del anexo “solicitante”

2. Director o directora de su instituto en el apartado “ICU al que está adscrito el
comisionado (11)”

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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

• SI EL ANEXO 14A ES CON EFECTOS ECONOMICOS:

1. Comisionado o comisionada en el apartado del anexo “solicitante” (el personal

externo al CSIC no necesita firmar)
2. SOLO cuando el comisionado/a pertenezca a otro instituto del CCHS -o a otro
centro/instituto del CSIC- distinto al del IP que asume los gastos, también el
director/a de su propio instituto tendrá que firmar en el apartado “ICU al que
está adscrito el comisionado (11)”
3. Investigador o investigadora principal que asume los gastos en el apartado del
anexo “visto bueno (10)”
4. Director o directora del instituto del IP en el apartado “ICU que asume el gasto
(12)”
Un vez firmado enviar por correo electrónico a: cchs_dietas@cchs.csic.es

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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

SOLICITAR PRESUPUESTO A LA AGENCIA VIAJES

Obligatorio para TODO el TRANSPORTE (incluidos desplazamientos intermedios por el
extranjero) de las comisiones que empiezan y finalizan en España (excepto transporte
urbano: taxi, metro, bus, cercanías)

• Darse de alta en la web (importante: grupo de dieta 2, salvo excepciones del 3), a través del enlace
https://age.bcdtravel.es/age/

• Pedir presupuesto (para uno o para varios comisionados/as a la vez, cuando sea posible posible).
-Se recuerda que el alojamiento es opcional-
• Imprescindible adjuntar el anexo 14A para que la agencia admita la petición a trámite
• No se puede contraofertar, hay que aceptar el presupuesto ofrecido por la agencia
• Si la solicitud no ha sido atendida en un plazo de 24 horas, se podrá reservar un viaje al margen del contrato
centralizado. Las solicitudes deben ser canceladas a través de la aplicación. El incumplimiento de plazo de respuesta
de la empresa deberá quedar acreditado mediante pantallazo u otros mecanismos. (imprimir PDF de la solicitud
antes de cancelarla y después de solicitar cancelación para acreditar la gestión personal)
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 TRAMITES ANTES DEL VIAJE

• Tras aceptar presupuesto la agencia os mandará la documentación pertinente (billetes, bono

hotel…) por correo electrónico

IMPORTANTE
• Cualquier cambio y/o anulación deberá tramitarse exclusiva y directamente
con la agencia.
• El comisionado o la comisionada NO podrán gestionarlos por su cuenta.

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 TRAMITES DESPUÉS DEL VIAJE

•PLAZO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN : 10 días desde la fecha de finalización del

viaje

•DOCUMENTACIÓN :
- Documentación que certifique la asistencia a congreso u otro evento.
- Si el motivo del viaje es una reunión de trabajo, trabajo de campo. etc., en la tramitación
de la orden de la comisión de servicios (anexo 14A) se incluirá una breve referencia
aclaratoria de la vinculación del motivo del viaje con la ejecución de la ayuda o
subvención pública.
- Fotocopia DNI/Pasaporte y datos bancarios (para personas sin registrar en aplicación).
En el caso de que el comisionado/a sea extranjero la fotocopia del DNI/Pasaporte se
entregará siempre.
- Anexo I (Declaración responsable) para todo el personal externo (según normativa
modificación PIGEAS), con fecha firma anterior al inicio del viaje.
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 TRAMITES DESPUÉS DEL VIAJE

•DOCUMENTACIÓN :

Según los gastos generados:

- Factura del vuelo (cuando proceda) a nombre del comisionado/a
- Tarjetas de embarque (imprescindibles)
- Billetes de tren/bus/metro/cercanías/tranvía
- Tickets de taxi (exclusivamente del día de ida y/o de vuelta, hacia o desde estaciones de
ferrocarril, autobús, puertos o aeropuertos). Imprescindible que conste “origen” y
“destino”
- Permiso de circulación (+ autorización del titular si el permiso no está a nombre del comisionado/a)
- Tickets de peajes y parking
- Factura del alojamiento a nombre de la persona que viaja (comisionado/a)
- Justificación de estancia en hotel, cuando se haya gestionado con la agencia o se haya
realizado el pago del alojamiento a un intermediario, sin que la factura sea emitida por el
propio establecimiento hotelero.

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LA NO PRESENTACION DE TODA LA DOCUMENTACION EN
EL PLAZO DE:

DOS MESES
DESDE LA FINALIZACION DEL VIAJE

(SALVO EN CASOS DE FUERZA MAYOR APRECIADA POR LA

SGAAE)

IMPLICARA LA PERDIDA DEL DERECHO A LA

INDEMNIZACION POR LOS GASTOS NO JUSTIFICADOS

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3-AYUDAS NOMINATIVAS

-Para los viajes asociados a todo tipo de ayudas ( ) se deberá cumplimentar

el ANEXO 17
-El transporte se deberá gestionar con la agencia de viajes BCD Travel,
excepto que la convocatoria especifique lo contrario
-Se entregará documentación original para justificar los gastos realizados y
aquella que especifique la convocatoria correspondiente

FPI, FPU, CASTILLEJO, MADARIAGA, iMOVE, ICOOP, ILINK

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Para cualquier duda, contactar con:
Email:
carmen.lozano@cchs.csic.es
nuria.valdanzo@cchs.csic.es

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