Paraninfo 4.

El
1. Selección
pueblo ydeeltécnicas
barrio: su
derealidad
protocolo
comunitaria

PORTADA
Unidad 4.
Protocolo Selección de técnicas
empresarial
de protocolo
M.ª Soledad Muñoz Boda
Paraninfo 4. Selección de técnicas de protocolo
CONTENIDOS
4.1. Conceptos básicos de protocolo
4.2. Importancia del dominio del
protocolo en las empresas y
proyección de los actos
protocolarios
4.3. Precedencias
4.4. Presidencia y ubicación de
asistentes
4.5. Tratamientos
4.6. Gestión de acciones
4.7. Entorno de los actos
4.8. Estructura básica de un acto
4.9. Técnicas de protocolo:
organización y planificación de actos
protocolarios
4.10. Documentación necesaria en
los actos protocolarios
4.11. La seguridad en actos
protocolarios
4.12. La calidad en el desarrollo de
actos protocolarios: indicadores de
calidad
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4.1. Conceptos básicos de protocolo

Los Grandes de España

• “Grandes de Inmemorial”

La nobleza
• Vitalicios
• Hereditarios
• Por consanguinidad
• Por funciones o cargos importantes
• Por privilegio

La heráldica
• Escudos
• Representaciones (figuras naturales, artificiales y alegóricas)

La bandera
• Seña de identidad de una nación, ciudad o institución

Las condecoraciones
• Distinciones honoríficas
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4.2. Importancia del dominio del protocolo en las empresas

y proyección de los actos protocolarios

Medalla al Mérito Turístico

Medalla y Placa al
Mérito en el Comercio a empresarios
(Consejo de Gobierno)

Otros reconocimientos,
premios o distinciones
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4.3. Precedencias

• Ordenamiento General de Precedencias de Estado desde 1983

• Reglas de precedencia
• La presidencia
• “Ley de cortesía”
• “Ley de la derecha”
• Tercera persona
• “Ley de alternancia”
• “Ley del orden alfabético”
• Varias personas en línea
• Varias en número impar/par
• “Ley de antigüedad”
• Precedencia según organigrama
• “Ley de representatividad”
• “Ley de alternado”
• “Ley de igualdad jurídica
internacional”
• “Ley de analogía”
• Usos y costumbres

• Sentido común
• Servicio de restauración
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4.4. Presidencia y ubicación de asistentes

4.4.1. Sistemas de presidencia

• Sistema francés

Figura 4.5. Sistema francés de una presidencia. Figura 4.6. Sistema francés de dos presidencias.
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• Sistema anglosajón

Figura 4.7. Sistema anglosajón Figura 4.8. Sistema anglosajón

de una presidencia. de dos presidencias.
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4.4.2. Ubicación de asistentes

Figura 4.9. Sistema

de colocación de invitados I.

Figura 4.10. Sistema

de colocación de invitados II.
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Figura 4.11. Mesa Figura 4.12.

en forma de “T”. Mesa en forma
de “herradura”.

Figura 4.13. Mesas

en forma de “peine”.
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4.4.3. Sistemas de organización de invitados

• Sistema del reloj

Figura 4.14. Sistema del reloj Figura 4.15. Sistema del reloj francés
francés de dos presidencias. de dos presidencias con acompañantes.
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Sistema del reloj

Figura 4.16. Sistema del reloj Figura 4.17. Sistema del reloj anglosajón
anglosajón de dos presidencias. de dos presidencias con acompañantes.
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4.4.3. Sistemas de organización de invitados

• Sistema cartesiano

Figura 4.18. Sistema cartesiano Figura 4.19. Sistema cartesiano

francés de dos presidencias. anglosajón de dos presidencias.
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4.5. Tratamientos

Tratamientos básicos
▪ “Usted”
▪ Don (D.) o doña (Dña. o D. ª) + Nombre
▪ Señor (Sr.) o señora (Sra.) + Apellido

Pueden ser:
✓ Por razones de cargo
✓ Por méritos o distinciones personales (vitalicio o hereditario)

Tratamientos oficiales
▪ Excelentísimo (Excmo.)
▪ Ilustrísimo (Ilmo.)
▪ Señoría
▪ Usía
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4.6. Gestión de acciones

Análisis:
• Objetivos.
• Presupuesto económico para la organización y celebración del acto, así como
los recursos humanos y técnicos.
• Quién lo organiza y quién asistirá (número exacto y colocación).
• Fecha y lugar del acto.
• Hora y duración de la celebración.
• Repercusión o proyección del acto.

Reglas básicas del protocolo empresarial internacional

Análisis DAFO

Boceto del proyecto

Evaluación final
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4.7. Entorno de un acto

Elección con sumo cuidado, según:

• El tipo de evento
• La época del año
• La hora
• Las actividades a realizar

Mesa
• Mesa rectangular
• Mesa de herradura o en “U” invertida
• Mesa oval
• Mesa circular

Figura 4.21. Entorno de un acto.

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4.8. Estructura básica de un acto

1. Recepción de 6. Desarrollo del acto

asistentes según el siguiendo el programa y
protocolo. el cronograma.

2. Ordenación de los
7. Discursos: anfitrión e
invitados siguiendo orden
invitado de honor.
y criterios de precedencia.

3. Bienvenida por parte 8. Fomento de las

del anfitrión y relaciones sociales entre
agradecimiento a los anfitrión e invitados: vino
asistentes. español, cóctel, etc.

4. Introducción:
exposición de los objetivos 9. Despedida realizada
del evento por el anfitrión por el anfitrión.
o persona designada.

5. Presentación de los
participantes de la mesa 10. Entrega de regalos.
presidencial.
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4.9. Técnicas de protocolo: organización y planificación

de actos protocolarios
4.9.1. Organización
Modelos organizativos de actos protocolarios empresariales
• Responsable y equipo de protocolo de la empresa
• Agencia especializada en gestión de eventos

4.9.2. Planificación: fases en la organización de actos

Diagrama de Gantt
• Planificar y programar las tareas
• Cronograma del evento

Figura 4.23. Diagrama de Gantt básico.

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Planificación: fases en la organización de actos

Fase de preparación (fecha y lugar)
• Primer contacto
• Entrevista para definir los objetivos

Fase de elaboración del proyecto (+ puesta en escena)

• Diseño del acto: programa, cronograma, libro de ruta, listado oficial de invitados y planos o
anexos específicos, incluido el de protocolo
• Presupuestos, costes, recursos materiales, tecnológicos y humanos
• Escaleta
• Invitaciones
• Documentación
• Convocatoria a los medios de comunicación
• Sistema de control de invitaciones

Fase de ejecución

Fase de evaluación (memoria)

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4.10. Documentación necesaria en los actos protocolarios

4.10.1. Diseño de invitaciones

4.10.2. Organigrama, programa y cronograma
4.10.3. Presupuestos y reservas presupuestarias

Ejemplo 4.1. Nota de protocolo.

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4.10.1. Diseño de invitaciones

• Tarjetón blanco o color

crema

• Antelación media de 15 días

• Confirmaciones

• Partes del diseño

• Nota de protocolo
Ejemplo 4.2. Modelo de plantilla para invitación.

Ejemplo 4.3. Confirmación de asistencia.

Ejemplo 4.4. Declinación de asistencia.

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4.10.2. Organigrama, programa y cronograma

• Organigrama
• Programa y cronograma del acto

Ejemplo 4.5.
Programa
básico del acto
de inauguración
del Teatro
Municipal
de……...por la
Ministra de
Cultura.
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Cronograma:
• ¿A qué hora?
• ¿Dónde?
• ¿Quién y qué sucede?

• Libro de ruta
• Documentación impresa
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Ejemplo 4.6. Cronograma del acto de inauguración de la Ministra de Cultura del Teatro Municipal de……...
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Ejemplo 4.6. Cronograma del acto de inauguración de la Ministra de Cultura del Teatro Municipal de……...
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4.10.3. Presupuestos y reservas presupuestarias

• Recursos monetarios
• Recursos humanos
• Recursos materiales
• Soportes tecnológicos
• Recursos relacionados
con la imagen corporativa
• Otros recursos materiales
Contabilizar en ingresos

Figura 4.25. Tarjetas identificativas.

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4.11. La seguridad en actos protocolarios

Reglas de seguridad
• Protección de las autoridades e invitados
• Protección de las instalaciones
• Solicitud de permisos para realizar cortes. Acotar la zona
• Plan de evacuación e implantación de servicios de emergencias
• Custodio de la documentación
• Dotación de atención sanitaria
• Vigilancia de itinerarios
• Control y seguridad alimentaria
• Vigilancia de vehículos y aparcamientos
• Control de mantenimiento y seguridad eléctrica
• Control de explosivos
• Control de accesos
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Reglas de seguridad
•Actos de alta seguridad
• Seguridad de las personas, documentos y otras pertenencias
• Seguridad en los vehículos de ejecutivos
• Escoltas

Figura 4.28. Colocación de ocupantes en vehículos.

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4.12. La calidad en el desarrollo de actos protocolarios: indicadores

de calidad

La calidad es subjetiva; no obstante, se puede analizar desde un punto de vista objetivo.

Indicadores de
Medir la calidad Informes
calidad externos

• Dimensión humana • Relaciones públicas • Calidad del soporte

• Dimensión técnica • Comité organizador
• Dimensión • Secretaría técnica
económica • Azafatas
• Asistentes
• Parte de incidencias
físico
• Calidad del servicio
• Calidad económica
• Calidad de atención
al cliente

• Herramientas de control de calidad

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4.12.1. Desviaciones y medidas de corrección

• Origen de las desviaciones
• Fórmulas: Figura 4.30. Cálculo de la desviación en porcentaje.

Figura 4.29. Cálculo de la desviación.

Desviación de Desviación en Desviación de

objetivos repercusión la planificación

Desviación en Desviación en
Desviación en
la prestación la contratación
el presupuesto
del servicio del personal