¨CEREMONIA DE GRADUACIÓN¨

IMPLEMENTACIÓN, PRODUCCIÓN INSTITUCIONAL Y PROTOCOLO

FACULTAD DE DERECHO
“CIVIL, PENAL, EMPRESARIAL,
COMPETENCIA Y REGULACIÓN,
GESTIÓN PÚBLICA”

COTIZACIÓN
0124–021–C

Lima – Perú

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 I. Descripción de los servicios

INFRAESTRUCTURA TOLDO PRINCIPAL:

Toldo con lona de protección para lluvia: con capacidad para el aforo solicitado, que incluye hasta 5 invitados
por graduado, estructuras para el flujo de aire, con detalles en colores institucionales, incluye estrado de un nivel
para autoridades. Cabina de producción: toldo colocado en la misma estructura principal (cabina de control de
sonido, luces y video) con una ventana para tener visibilidad al evento con puntos de corriente y puerta de tela.
Además incluye cubrimiento con tapizon gris de caminos resultantes luego de la colocación de sillas sobre la losa
deportiva, dentro del toldo. Incluye materiales y personal para instalación y desinstalación.

SILLAS Y MOBILIARIO:
Sillas metálicas doradas con asiento color hueso para graduados en estrado.
Sillas metálicas doradas con asiento color hueso para invitados.
Sillas para autoridades, proporcionadas por la Universidad.
Mesa larga, mantel institucional y pódium para estrado, proporcionados por la Universidad.

ESTRADOS PARA CEREMONIA:

Tabladillos para estrados escalonados en cuatro niveles de graderías tapizadas para los graduados, a cada lado
del estrado. Las sillas estarán ubicadas en 4 niveles como máximo.

PROYECCIÓN EN PANTALLA GIGANTE:

Proyección frontal para los invitados en 02 pantallas de 5.00 x 3.00 metros, ubicadas a los laterales del escenario
para proyectar con 02 proyectores de 7200 Lumen Ansi y 6000:1 de contraste, y proyección adicional posterior
en 02 pantallas de 5.00 x 3.00 metros, ubicadas a los laterales del ingreso al toldo para que los graduados y
autoridades puedan seguir la ceremonia durante el evento. Todos los proyectores serán instalados en plataformas
colgadas en el toldo.

EQUIPO DE VIDEO Y CIRCUITO CERRADO DE T.V. - CCTV:

Escalador de señal, cableado, monitor de video para cabina y soporte técnico para la ceremonia. Equipo de
CCTV (Circuito Cerrado de T.V.) para proyectar tomas de los alumnos durante la ceremonia, que consta de lo
siguiente:
02 cámaras de video
02 trípodes para cámara
01 switcher de video
Cableado de video a distancia
Director de cámaras
Camarógrafo 1 + asistente
Camarógrafo 2 + asistente

FILMACIÓN DE LA CEREMONIA
Filmación profesional de la ceremonia de graduación, momentos previos y brindis de honor, a dos (02) Cámaras
filmadoras digitales Full HD. Se entregará 01 enlace para descarga del video, debidamente editado, para que
la comisión lo pueda difundir entre los Graduados.

EQUIPO DE SONIDO PROFESIONAL PARA EVENTO Y BRINDIS:

Se contará con un equipo de sonido profesional para la ceremonia y para animar con música ambiental el brindis,
que incluye lo siguiente:
04 Cajas JBL PRX 517
04 Cajas SubwooferJBL PRX 518
02 Powers CROWN5000
Consola Mackie de 16 canales con procesadores de audio y equalizadores DBX
Micrófonos de mano para discurso de padrinos
Cables de audio y extensión de corriente.

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SISTEMA DE ILUMINACIÓN:
Diseño conceptual de iluminación: Iluminación indirecta para el escenario. Iluminación básica para protocolo.
Implementación de luces para graduados y mesa de autoridades para lograr una óptima calidad en imagen de
cámaras. Reflectores PAR64 de 1000w. + Fresneles + 04 LEKOS + 04 Minibrut de 5.2KW. c/u. + 01 consola de
luces Avolite + DIMMERS. Luminotécnico, cableado y personal de instalación de equipos.

ILUMINACIÓN DECORATIVA:
Implementación de luces para PERSONALIZAR la parte interior del toldo con los colores institucionales de la
universidad y para iluminación de pasadizos y luz de cámaras en la parte de producción de la ceremonia en las
pautas de INGRESO DE GRADUADOS y LANZAMIENTO DE BIRRETES.
Reflectores PAR LED de 5 watts c/u
01 consola DMX para control de intensidad de luces
Programación
PROYECCIÓN DEL LOGOTIPO DE LA UNIVERSIDAD:
01 Lámpara elipsoidal con luz cálida con el logotipo de la Universidad
01 gobo (Incluye la fabricación de logotipo e instalación)

EFECTOS ESPECIALES – KABUKIS:

Se incluye la utilización de efectos especiales con máquinas lanza confeti y sistema integrado con balones de CO2
para impulsos de más de 12 metros de altura para escenarios (2 kilogramos de papel cortado por cada máquina.
Papel de colores previamente coordinados con el local). Tipo de papel metálico aluminio para crear efecto estrobo
en caída en el momento del lanzamiento de birrete. Incluye un operador por cada máquina.

ALQUILER DE GRUPO ELECTRÓGENO DE 150 KW.:

Generador de corriente para dos días de evento, se contará con el alquiler de 01 Grupo electrógeno de 150KW
para iluminación, sonido y proyección al interior del Toldo, encapsulado + cable acometida trifásico conectores
CAMLOCK. La corriente para el ensayo y desmontaje será proporcionada por la universidad.

FOTOGRAFÍA DIGITAL:
Así mismo, el servicio incluye diversas fotos digitales tomadas en alta resolución de los momentos previos a la
ceremonia y post ceremonia. Cabe señalar que las fotos tomadas serán al azar y cumplen la función de ser un
complemento a las fotos del anuario por cuanto no necesariamente aparecerán todos los graduados sino sólo
aquellos que soliciten al fotógrafo su intervención por ser de carácter voluntario. Cabe mencionar que una vez
culminada la ceremonia protocolar los familiares y asistentes podrán hacer uso de sus cámaras de video o
fotografía para registrar el tradicional lanzamiento del birrete. Por disposición de INDECI sólo se permitirá realizar
fotografías desde sus asientos.

NOTA IMPORTANTE.-
Todo el material digital de las fotografías serán entregados a la Comisión. NOEL SAC., reconoce que la propiedad de dicho material fotográfico
es de la PROMOCIÓN 2023-II de la Facultad de derecho. ¨TODO EL ARCHIVO DIGITAL DE FOTOGRAFÍAS SERÁ ENTREGADO PARA QUE TODOS
SUS FAMILIARES PUEDAN TENER ACCESO DIRECTO A ELLO¨.

PERSONAL DE CONTROL:
Para tener una mejor coordinación al momento del ingreso de INVITADOS, se colocará personal de apoyo para
organizar el ingreso de familiares, quienes estarán correctamente uniformados en la puerta de ingreso al toldo.
Dependiendo de la disponibilidad de la empresa y el criterio protocolar del organizador se considerará personal
tipo VIP’s, 911 Security o Pancho’s Security. Para los dos días de evento y ensayos.

MEDALLAS DE GRADUACIÓN:
Cada graduado recibirá 01 medalla en 3 tiempos redonda de bronce con baño de oro, y cinta de color guinda
con ancho de 4cm. Incluye diseño frontal con escudo de la USMP + el texto (Por definir): “Ceremonia de Graduación
· Promoción 2023-II”.

PIN SOLAPERO:
Se entregará 01 pin solapero para cada graduado, bañado en oro o plata, con el logotipo de la USMP. El PIN
SOLAPERO será entregado antes de iniciar la ceremonia de graduación, de manera que forme parte de la toga
como emblema institucional.

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ALQUILER DE TOGAS PARA GRADUADOS:
Servicio de alquiler de togas del mismo modelo para cada graduado que será entregada el mismo día de la
ceremonia contra entrega de DNI vigente del graduado. Incluye: Túnica negra, estola (beca) en colores
institucionales, birrete negro y borla en color institucional. Se brindará a la promoción dos fechas para la toma de
medidas en las instalaciones de NOEL SAC. (Calle Batallón Libre de Trujillo Norte 236 Surco – Entre las cuadras 13 y 14 de
la Av. Caminos del Inca). Adicionalmente, se contemplará 01 fecha extemporánea para aquellos graduados que no
pudieran acercarse en las fechas previamente programadas. Dicha fecha serán coordinadas entre NOEL SAC y la
COMISIÓN. Para el día de la ceremonia se designará personal para asistir a los graduados en la colocación de
la toga y birrete.

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO, PRODUCCIÓN Y DISEÑO CONCEPTUAL:

Incluye levantamiento de distribución de espacios en planta de local, dibujo de planos y diseño del proyecto en
AutoCAD. Así como todo el proceso de planificación y organización de la ceremonia de graduación. Incluye
coordinaciones previas con los técnicos operarios de equipos para una correcta coordinación al momento del
desarrollo del evento.

DIRECCIÓN DE PROTOCOLO PARA CEREMONIA:

Se tendrá un equipo de producción protocolar con más de 17 años de experiencia en la realización de
graduaciones, para el asesoramiento de los integrantes de la mesa de autoridades de la USMP, a los graduandos
que van a dirigir su discurso a los asistentes el día de la ceremonia y ensayos. Dicho asesoramiento consistirá en:
Dirección protocolar en mesa de autoridades (saludo, entrega de medallas y diplomas, cambio de borla), Asesoría
en discursos (temática, tiempo, entonación y visualización de cámaras), Desplazamiento en escenario, Ubicación de
graduandos, entre otros.
Así mismo, se contará con soporte técnico protocolar para el evento en: sonido, microfonía, dirección fotográfica,
iluminación básica, iluminación conceptual, así como la dirección en el lanzamiento de birretes. Incluye la
elaboración del guion protocolar.

ASESORÍA PROTOCOLAR PARA ENSAYO:

El servicio incluye personal para la conducción de los ensayos con los alumnos, material para el ensayo,
musicalización para marcar la pauta del ingreso y salida de graduados, música para autoridades y entrega de
diplomas, indicación de desplazamiento en el escenario y apoyo logístico para señalizar asientos de acuerdo a la
organización, según las pautas elaboradas por NOEL SAC en conjunto con la universidad, en concordancia con
el guion protocolar y el tiempo estimado para la ejecución del evento. Incluye musicalización con himno nacional,
en caso se solicite.

PERSONAL PROTOCOLAR Y DE PRODUCCIÓN:

Se incluye en el servicio personal con uniformes de campo y fotocheck para realizar las siguientes funciones:
01 Maestro de ceremonias
01 Productor general
01 Director de protocolo
01 Supervisor para brindis
02 Camarógrafos profesionales
01 Fotógrafo profesional
08 Personal para entrega, colocación y recepción de togas.
01 Personal para verificación de entrega de documentos en vestidores

BRINDIS DE CELEBRACIÓN CON INVITADOS:

Nuestro servicio estará comprendido por el brindis, inmediatamente después del lanzamiento de birretes, en la
parte designada para dicho brindis en el local. El detalle del brindis, según la cantidad final de graduados por
día, para cada fecha es el siguiente:
1 rueda de bebidas gaseosas (Coca cola, Inka cola y agua)
1 rueda de vino espumante (Riccadonna Asti)
03 ruedas de bocaditos salados variados (Sandwich de pollo clásico en petit pan; mini croissant mixto
y triple tocino, queso y espinaca).
02 ruedas de bocaditos dulces variados (Brownie de chocolate y alfajorcitos).

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Los bocaditos estarán presentados en cajitas descartables (según diseño que deberá ser aprobado por LA
COMISIÓN) para cada graduado con 30 bocaditos cada uno (18 salados + 12 dulces variados), a ser repartidos
durante el Brindis. Asimismo, se contará con la atención de mozos debidamente uniformados y personal de apoyo
de cocina. Incluye: cristalería, azafates y servilletas. Se armará un Área de atención para brindis con toldo tubular
con mesas de apoyo, donde se acomodarán los bocaditos y se servirán las bebidas, para ser repartido. Las
pérdidas y roturas serán cobradas a precio de lista de “LA PRODUCTORA”, indicados al final de este documento.

ANUARIO PHOTOBOOK DIGITAL:

Se enviará a la comisión los archivos con los Anuarios digitales tipo photobook con logotipo de la USMP, con diseño
interior personalizado con los siguientes datos: apellidos y nombres, fecha de cumpleaños, teléfono móvil y correo
electrónico + foto personal de cada graduado. Asimismo, se considerarán dentro del Anuario las fotos de la
ceremonia al momento de la Graduación: entrega de diplomas, foto estudio, grupal y lanzamiento de birrete.
Tiempo de entrega a coordinar según cantidad de participantes finales, previamente aprobado el diseño final por
“LA COMISIÓN” (Verificación de rostros con nombres de los graduados por parte de “LA COMISIÓN”).

Los datos para el anuario deben ser entregados en formato EXCEL con las siguientes características:
Cada hoja deberá tener los datos en este orden.- Columna 1: apellido paterno, Columna 2: apellido
materno, Columna 3: nombres; Columna 4: fecha de cumpleaños; Columna 5: teléfono móvil; Columna
6: correo electrónico; Columna 7: especialidad.
Cada hoja debe estar ordenada según el orden alfabético de los apellidos paternos.
Debe ser entregado a “LA PRODUCTORA” 45 días antes del evento para poder procesar la información
con anticipación.

DISCO DURO EXTERNO CON ARCHIVOS DIGITALES:

Así mismo, se entregará un Disco duro externo a la comisión con:
Fotografías digitales tomadas en alta resolución de los momentos previos a la ceremonia, ceremonia
y post ceremonia
Archivos de anuario digital
Video resumen de las ceremonias

DECORACIÓN FLORAL:
Flores naturales para todos los arreglos en colores institucionales.
02 Arreglos florales de piso para complementar escenario y pódium.
02 arreglos con flores tipo jardinera y follaje con espigas para borde de escenario.

INVITACIONES:
La comisión recibirá 01 sobre por graduado con 1 tarjeta de invitación cada uno + 5 pases para familiares, para
ser repartidos a sus compañeros. Adicionalmente se entregarán 12 invitaciones para autoridades por fecha + 10
para padrinos (2 por especialidad). El arte será diseñado en base a las directivas de Imagen Institucional de la
Universidad. Serán entregadas a la Comisión organizadora, con la debida anticipación, para que la distribución
se realice según cronograma acordado previamente.

PORTA DIPLOMA:
Porta diploma en cuerina (biocuero) de color negro, con el logo de la USMP repujado en la tapa, para guardar el
diploma de bachiller entregado por la Universidad en las siguientes medidas: 33 cms x 23 cms.

ESTOLA PERSONALIZADA:
Bordado de estola (Beca) con nombre de graduado o nombre de la facultad + escudo de la universidad, en hilo
dorado para que el graduado se la quede de recuerdo.

ILUMINACIÓN DECORATIVA DEL FOCUM:

Implementación de luces para ILUMINAR la parte exterior del FOCUM con colores institucionales de la
universidad.