T 00031961

DISEÑO DE UN SISTEMA DE APROVISIONAMIENTO PARA EL ALMACÉN DE
DOTACIÓN DE UNA MULTINACIONAL DE ALIMENTOS UBICADA EN EL

CENTRO DEL VALLE DEL CAUCA
SANTIAGO PÉREZ FRANCO

JUAN ESTEBAN SOTO BONILLA
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
TULUÁ - VALLE DEL CAUCA
2021
DISEÑO DE UN SISTEMA DE APROVISIONAMIENTO PARA EL ALMACÉN DE
DOTACIÒN DE UNA MULTINACIONAL DE ALIMENTOS UBICADA EN EL
CENTRO DEL VALLE DEL CAUCA
SANTIAGO PÉREZ FRANCO

JUAN ESTEBAN SOTO BONILLA
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIEROS

INDUSTRIALES
DIRECTOR
ING. FERNANDO JOSÉ BETANCOURT
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
TULUÁ - VALLE DEL CAUCA
2021
PÁGINA DE AGRADECIMIENTOS
En primera instancia, agradecemos a nuestras familias, en especial a nuestros

padres, por el apoyo brindado para la consecución de nuestro trabajo de grado y
posterior titulación como ingenieros industriales.
De igual manera, queremos brindar nuestro más profundo agradecimiento a nuestra

institución, la UCEVA, por brindarnos todas las herramientas para alcanzar los
objetivos propuestos desde el primer día que llegamos a la institución, y finalmente
dar una mención especial a todos los profesores, que, como formadores
profesionales nos han inculcado todo su conocimiento con gran dedicación y
esfuerzo.
3
CONTENIDO
1. RESUMEN.................................................................................................................11
2. ABSTRACT ...............................................................................................................12
3. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................13
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...............................................................................14
4.1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................16
4.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ..........................................................................16
5. JUSTIFICACIÓN...........................................................................................................17
6. OBJETIVOS .................................................................................................................20
6.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................20
6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................20
7. MARCO REFERENCIAL ..............................................................................................21
7.1 MARCO CONCEPTUAL..........................................................................................21
7.2 MARCO TEÓRICO..................................................................................................24
7.3 MARCO LEGAL ......................................................................................................30
8. METODOLOGÍA ...........................................................................................................33
8.1 MÉTODO DE ESTUDIO ..........................................................................................35
8.2 FUENTES DE INFORMACIÓN ...............................................................................36
8.3 TÉCNICAS ..............................................................................................................38
8.4 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN ...........................................................................39
8.5 ALCANCE DEL PROYECTO ..................................................................................40
9. CAPÍTULO 1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL. .......................................42
9.1 SITUACIÓN ACTUAL ..............................................................................................42
9.2 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS ...........................................................54
10. CAPÍTULO 2. FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE APROVISIONAMIENTO DE
LA COMPAÑÍA OBJETO DE ESTUDIO. ..........................................................................63
10.1 CLASIFICACIÓN ABC...........................................................................................63
10.2 ANÁLISIS DE LA DEMANDA ................................................................................74
10.3 METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DE DEMANDA VARIABLE Y
TIEMPO DE ENTREGA CONSTANTE..........................................................................94
10.4 DISEÑO DE HERRAMIENTA INFORMÁTICA.......................................................99
10.5 POLÍTICA DE INVENTARIOS. ............................................................................107
11. CAPÍTULO 3. VALIDACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE APROVISIONAMIENTO........109
12. CAPÍTULO 4. VIABILIDAD ECONÓMICA DEL SISTEMA PROPUESTO. ................116
13. RESULTADOS ALCANZADOS.................................................................................119
4
14. CONCLUSIONES .....................................................................................................121
15. RECOMENDACIONES .............................................................................................122
16. BIBLIOGRAFÍA .........................................................................................................123
17. ANEXOS...................................................................................................................127
5
Lista de Imágenes
Imagen 1: Desorden en el almacén de dotación. ................................................... 18

Imagen 2: Desorden en el almacén de dotación. ................................................... 19
Imagen 3: Cantidad de personal en las áreas. ...................................................... 47
Imagen 4: Caracterización del proceso de aprovisionamiento. .............................. 56
Imagen 5: Caracterización proceso orden de compra. .......................................... 58
Imagen 6: Caracterización del proceso de recepción de mercancia. ..................... 59
Imagen 7: Caracterización del proceso sistematización de la información. ........... 60
Imagen 8: Caracterización proceso de administración y seguimiento. ................. 61
Imagen 9: Resultados de los pronósticos. ............................................................. 83
Imagen 10: Parámetros optimizados por software Easyfit. .................................... 89
Imagen 11: Valores críticos.................................................................................... 90
Imagen 12: Función de densidad de probabilidad. ................................................ 90
Imagen 13: Función de densidad de probabilidad. ................................................ 91
Imagen 14: Parámetros para cálculo de EOQ. ...................................................... 98
Imagen 15: Antigua administración del inventario................................................ 100
Imagen 16: Antigua administración del inventario................................................ 100
Imagen 17: Interface de la herramienta propuesta. ............................................. 106
Imagen 18: Interface de la herramienta propuesta. ............................................. 106
Imagen 19: Interface de la herramienta informática propuesta. ........................... 107
Imagen 20: Seguimiento de indicadores. ............................................................. 111
Lista de Tablas
Tabla 1: Lead Time de Proveedores. ..................................................................... 43

Tabla 2: Variación de personal en semanas. ......................................................... 48
Tabla 3: Rotación de personal. .............................................................................. 50
Tabla 4: Descriptiva cálculo de la variación. .......................................................... 52
Tabla 5: Frecuencia de costos unitarios (uniformes). ............................................ 64
Tabla 6: Frecuencia de cantidad en stock (uniformes). ......................................... 65
Tabla 7: Promedio de frecuencias ambos criterios (uniformes). ............................ 66
Tabla 8: Clasificación ABC (uniformes). ................................................................ 66
Tabla 9: Frecuencia de costos unitarios (botas). ................................................... 68
Tabla 10: Frecuencia de cantidad en stock (botas). .............................................. 69
Tabla 11: Promedio frecuencias ambos criterios (botas). ...................................... 70
Tabla 12: Clasificación ABC (botas). ..................................................................... 70
Tabla 13: Clasificación ABC para todos los artículos de dotación. ........................ 71
Tabla 14: Tallas de camisas más solicitadas. ........................................................ 72
Tabla 15: Tallas de pantalón más solicitadas. ....................................................... 73
6
Tabla 16: Tallas de botas más solicitadas. ............................................................ 73
Tabla 17: Pronóstico de necesidades de personal para el 2021. .......................... 75
Tabla 18: Promedio de necesidades de personal semana a semana.................... 77
Tabla 19: Pronóstico método Winter. ..................................................................... 80
Tabla 20: Cálculo del coeficiente de variación. ...................................................... 85
Tabla 21: Personal fábrica. .................................................................................... 87
Tabla 22: Probabilidad de la demanda en periodos futuros. .................................. 91
Tabla 23: Cantidad probable de demanda. ............................................................ 95
Tabla 24: Cantidad a ordenar por artículo. ............................................................ 98
Tabla 25: Indicadores de gestión propuestos. ..................................................... 109
Tabla 26: Comparación de indicadores entre metodología anterior y propuesta. 115
Tabla 27: Costos de inventario sin implementación de políticas. ......................... 117
Tabla 28: Costos de inventario aplicando políticas propuestas. .......................... 117
Lista de Gráficos
Gráfico 1: Total stock por producto (botas). ........................................................... 43

Gráfico 2: Total entradas y salidas (botas). ........................................................... 44
Gráfico 3: Costo total por referencia (botas). ......................................................... 45
Gráfico 4: Total stock por producto (uniformes). .................................................... 46
Gráfico 5: Variación de personal. ........................................................................... 49
Gráfico 6: Patrón para el 2020 de personal. .......................................................... 53
Gráfico 7: Pareto costo unitario (uniformes). ......................................................... 64
Gráfico 8: Pareto cantidad total en stock (uniformes). ........................................... 65
Gráfico 9: Pareto clasificación ABC (uniformes). ................................................... 67
Gráfico 10: Pareto costo unitario (botas). .............................................................. 68
Gráfico 11: Pareto cantidad en stock (botas). ........................................................ 69
Gráfico 12: Pareto clasificación ABC (botas). ........................................................ 71
Gráfico 13: Patrón de comportamiento de ingreso de personal 2020 y 2021. ....... 78
Gráfico 14: Demanda - Método Winter. ................................................................. 79
Gráfico 15: Comparación demanda real y demanda pronosticada. ....................... 82
Lista de Diagramas
Diagrama 1: Diagrama de causa de uso.............................................................. 103

Diagrama 2: Diagrama de clases ......................................................................... 104
Diagrama 3: Diagrama de flujo. ........................................................................... 105
Lista de Anexos
Anexo A: Cotización proveedor Pro Tejer. ........................................................... 127

Anexo B: Cotización proveedor AGORA. ............................................................. 128
Anexo C: Cotización proveedor AVP. .................................................................. 129
7
Anexo D: Manual de funcionamiento de herramienta informática. ....................... 130
Anexo E: Fichas técnicas de indicadores. ........................................................... 135
8
GLOSARIO
ALMACÉN: Local, edificio o parte de este que sirve para almacenar artículos.
ANÁLISIS DE LA DEMANDA: Es un proceso, mediante el cual se busca
comprender la demanda que tienen los consumidores potenciales sobre un
determinado producto o servicio dentro de un mercado objetivo.
ANÁLISIS ECONÓMICO: Se centra, fundamentalmente, en la valoración de la
situación económica y financiera existente y en los riesgos implícitos de corto a
medio plazo para la estabilidad de precios desde la perspectiva de la interacción de
la oferta y la demanda en los mercados de bienes, servicios y factores en los citados
horizontes temporales. Se presta la debida atención a la necesidad de identificar la
naturaleza de las perturbaciones que afectan a la economía, sus efectos sobre el
comportamiento de los costes y de los precios y las perspectivas de corto a medio
plazo referidas a su propagación en la economía.
APROVISIONAMIENTO DEL INVENTARIO: Es un punto determinante en el
manejo estratégico de toda organización. Las tareas correspondientes a la
gestión de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de
registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos de
reinventario, determinados por los métodos de control.
BASE DE DATOS: Es una colección organizada de información estructurada, o
datos, típicamente almacenados electrónicamente en un sistema de computadora.
Una base de datos es usualmente controlada por un sistema de gestión de base de
datos.
COSTOS DE MERCANCÍA: Siendo normalmente el mayor gasto en un estado de
pérdidas y ganancias, el costo de las mercancías es calculado sumando el costo de
la mercancía adquirida al valor del inventario al inicio del año, más el costo del flete,
menos el valor del inventario al final del período.
DIAGNÓSTICO: Los resultados que se arrojan luego de un estudio, evaluación o
análisis sobre determinado ámbito u objeto. El diagnóstico tiene como propósito
reflejar la situación de un cuerpo, estado o sistema para que luego se proceda a
realizar una acción o tratamiento que ya se preveía realizar o que a partir de los
resultados del diagnóstico se decide llevar a cabo.
DOTACIÓN: Las dotaciones son una prestación de ley que garantiza la entrega, por
parte del empleador, de vestimenta apropiada y acorde al medio laboral; en que se
desempeñan los trabajadores, con el fin de que facilitar sus actividades.
GESTIÓN DE INVENTARIOS: Es el proceso de pedido, almacenamiento y uso del
inventario, desde las materias primas hasta el producto terminado.
INVENTARIOS: El inventario representa la existencia tanto de bienes muebles
como inmuebles, que pertenecen a la empresa y que son susceptibles de acciones
comerciales, generando ingresos económicos directa o indirectamente relacionados
con el ejercicio o actividad básica de la empresa. También, se define inventario
como la acumulación de materiales que posteriormente serán usados para
satisfacer una demanda futura.
MANTENIMIENTO: Conservación de una cosa en buen estado.
9
PROCESO: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa
para elaborarla o transformarla.
PRODUCTIVIDAD: Es la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo. Si una
empresa es capaz de mejorar su productividad significa que el valor de sus
productos crece a una tasa más alta que con la que crecen las materias primas con
las que está creando dicho producto, por lo que estaríamos hablando de una
productividad en planta.
ROTACIÓN DE INVENTARIOS: Es el indicador más utilizado en la gestión de
inventarios, reflejando la eficiencia de la cadena de suministros.
SISTEMA DE APROVISIONAMIENTO: Es la evaluación, selección y creación de
acuerdos formales con proveedores. También gestiona las relaciones continuas con
los proveedores y la compra transaccional de bienes y servicios, trabajando con las
cuentas por pagar para completar el ciclo desde el abastecimiento a la liquidación
procesando facturas de proveedores para su pago.
SISTEMA DE PRODUCCIÓN: Es aquel sistema que proporciona una estructura
que agiliza la descripción, la ejecución, y el planteamiento de un proceso industrial.
Estos sistemas son los responsables de la producción de bienes y servicios en las
organizaciones. El análisis de este sistema permite familiarizarse de una forma más
eficiente con las condiciones en que se encuentra la empresa en referencia al
sistema productivo que se emplea.
10
1. RESUMEN
El presente trabajo de grado, abarca una propuesta de mejora para el

funcionamiento del almacén de dotación de una multinacional de alimentos ubicada
en el centro del Valle del Cauca. En primera medida, es pertinente presentar la
necesidad evidenciada de controlar y administrar efectivamente los recursos
invertidos en el almacén de dotación de la compañía, esto, es debido a que se
presentan problemáticas de organización en cuanto a cantidades por comprar,
priorización de elementos en el almacén y desorden en almacenamiento de
elementos en el almacén.
Para la ejecución de la propuesta, el proyecto se divide en cuatro actividades, en

donde cada uno de ellos se aborda un objetivo específico. La primera actividad,
evidencia un diagnóstico de la situación actual, mostrando las problemáticas y
falencias presentadas. En la segunda actividad, se formulan las políticas de
aprovisionamiento de dotación para el personal. La tercera actividad, se presenta
la validación de las políticas de aprovisionamiento de dotación. Finalmente, la
cuarta actividad, expone los beneficios económicos y prácticos de la
implementación de la propuesta.
La propuesta del sistema de aprovisionamiento, permite a la organización tener un

mayor control y mejor administración de los recursos utilizados en el almacén de
dotación, conociendo y priorizando los artículos, utilizando políticas de
aprovisionamiento que se adapten a las necesidades del almacén, esto,
permitiendo tener buenos niveles de inventario, darle rotación a los artículos y
logrando mantener menos costos almacenados.
11
2. ABSTRACT
The present work of degree covers a proposal of improvement for the operation of
the supply warehouse of a multinational food company located in the center of Valle
del Cauca.
First of all, it is pertinent to present the need to effectively control and manage the
resources invested in the company's supply warehouse, because there are
organizational problems in terms of quantities to be purchased, prioritization of items
in the warehouse and disorder in the storage of items in the warehouse. These
evidenced problems entail other factors that may affect the correct operation of the
plant of which the supply warehouse is a part.
For the implementation of the proposal, the project is divided into four chapters, each
of which addresses a specific objective. The first chapter shows a diagnosis of the
current situation, evidencing the problems and shortcomings mentioned above. The
second chapter formulates the policies for the provisioning of personnel. The third
chapter presents the validation of the staffing policies. Finally, the fourth chapter
presents the economic and practical benefits of implementing the proposal.
The implementation of the procurement system allows the organization to have

greater control and better management of the resources used in the supply
warehouse, knowing and prioritizing the items, using procurement policies that are
adapted to the needs of the warehouse, this, allowing to have good inventory levels,
giving rotation to the items and keeping less stored costs compared to how it worked
before.
12
3. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo surge de la necesidad de re direccionar las malas prácticas

evidenciadas en el almacén de dotación de la empresa objeto de estudio.
El proceso de aprovisionamiento de elementos de dotación es un procedimiento que

se realiza constantemente en la empresa, teniendo claras las políticas que se
utilizan de acuerdo a los elementos de dotación y el personal vinculado. La
planeación de este proceso es fundamental para poder satisfacer las necesidades
internas de la organización que conlleva a que cada uno de los colaboradores
realice de manera adecuada y segura sus actividades. Esta información es clave
para el área encargada de ejecutar el proceso de aprovisionamiento, ya que de esta
manera se tienen los parámetros necesarios para conocer qué, cómo y cuándo se
debe realizar los pedidos de los elementos de dotación al proveedor, teniendo en
cuenta que el proveedor debe cumplir con las características y requisitos necesarios
solicitados por la organización para dar entrega clara y oportuna de dichos
elementos de dotación.
Este proyecto se ejecutó debido a la necesidad del área de recursos humanos por
controlar y mejorar el desempeño del proceso de pedido, entrega y registro de la
dotación y evitar sobre inventarios, averías, poca trazabilidad por tal motivo el
trabajo de grado se enfocó en el diseño de un sistema de aprovisionamiento, pues
se logró evidenciar que carecen de un sistema el cual ocasiona un inadecuado
control de inventarios, que se veía reflejado en los registros de entrada y salida de
los elementos de dotación.
El proyecto se divide en 4 capítulos, el primero describe las actividades del almacén

de dotación junto a los procesos que componen dichas actividades, el segundo
capítulo se establece una política con base en los comportamientos del almacén, en
el tercer capítulo se valida la política establecida y en el cuarto capítulo se realiza
un análisis del beneficio económico al realizar la propuesta.
13
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La Multinacional se dedica a la elaboración de alimentos y bebidas pensando en la

salud, nutrición y bienestar de sus consumidores. Lleva en funcionamiento más de
70 años en el municipio de Buga agrande, en el centro del Valle del Cauca, siempre
se ha destacado y caracterizado por la excelencia de sus procesos1, que se reflejan
en sus productos de talla mundial.
El proceso dotación es realizado por el área de Gestión humana quien es la

encargada de administrar y ejecutar todas las actividades que este proceso
requiera, por lo tanto son los encargados de realizar las compras, verificar los
pedidos y llevar a cabo la entrega de elementos de dotación a los colaboradores
para la óptima realización de sus actividades. La multinacional ha desarrollado este
proceso por más de 70 años de la misma manera, lo cual ha permitido identificar
algunas falencias que se presentan constantemente, como lo es el mal manejo de
inventarios de dichos elementos que se han visto reflejados en grandes pérdidas
económicas.
Desde el año 2000, parte de estos inventarios fueron ejecutados de manera rígida
en hojas de cálculo como Excel, las cuales arrojaron información necesaria para
conocer de manera verás cual era la realidad en el centro del almacén de dotación,
como lo es el desorden y reprocesos en esta área. La información encontrara es de
carácter estructurada como las hojas de Excel, pero también se encontró
información no estructurada como libros y facturas e inventarios realizados en años
anteriores esta información mostraba los altos costos y averías presentadas en los
últimos años también esta información sugería que no existía un control o un análisis
valido que sustentara las cantidades de pedidos de aquellos años.
A las diferentes problemáticas encontradas, se suman las políticas de contratación
1 (NESTLÉ, 2010) Nestlé, página web https://www.nestle.com.co/conocenos/principios-corporativos
14
de la empresa, ya que estas políticas generan que la rotación y contratación del
personal sea muy variable y poco predecible ya que está siempre sujeta a las
necesidades de producción solicitadas en planta.
También es importante mencionar que el personal que trabaja directamente en el

área de Gestión Humana (área encargada de la administración del almacén de
dotación) tiene un índice de rotación muy alto que oscila entre el 30 y 40 porciento,
esto causa que siempre se presenten maneras distintas de administrar y llevar
control sobre los inventarios presentes en este almacén. El área no presenta una
inducción específica para la labor en dicho almacén, ni tiene un proceso
estandarizado, ni manuales de procedimientos para ejecutar las labores en el
almacén de dotación tampoco cuenta con hojas de cálculo o aplicativos diseñados
para el control de dichos inventarios.
Estos factores evidenciados como: desorden dentro del almacén, averías y poco
control en el inventario ocasionan una inadecuada administración del almacén, lo
cual ha llevado a que hoy en día sea un almacén donde reina el desorden y la
desinformación, dos variables que pueden ser críticas al unirlas, haciendo que la
administración y supervisión se presente de manera complicada.
Del análisis anterior, se desglosan las siguientes interrogantes:
● ¿Cuál será el impacto al diseñar el sistema de aprovisionamiento del almacén

de dotación?
● ¿Cómo garantizar que se lleve a cabo la nueva administración propuesta del
inventario del almacén de dotación?
15
4.1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
● ¿Qué metodología de aprovisionamiento que más se ajusta a las

necesidades evidenciadas en el almacén de dotación?
● ¿Qué componentes deben ser parte del sistema de aprovisionamiento del
almacén de dotación?
4.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
El trabajo se ejecutó en el almacén de dotación de una empresa dedicada a la

producción de alimentos ubicada en el centro del Valle del Cauca. La ejecución del
trabajo de grado se llevó a cabo en un período alrededor de 10 meses, los cuales
se dividieron en cuatro etapas, comenzando con el diagnóstico, formulación de
política, validación de las políticas y finalmente, en el análisis económico de la
propuesta.
El problema abordado fue la propuesta de un sistema de aprovisionamiento de

dotación para el personal de la organización, cuando se hace referencia a la
dotación, se habla de los elementos de vestimenta de los trabajadores, que por
políticas internas de la empresa todos deben de portar.
Para la ejecución del trabajo se tomaron en cuenta los elementos de dotación como
lo fueron: Camibuso manga larga, camibuso manga larga con cierre, camibuso
manga corta, pantalón blanco, camisa y pantalón ignífugo, botas de seguridad,
dieléctricas, dieléctricas con cordón, mocasín y mocasín con cordón.
16
5. JUSTIFICACIÓN
Ante la creciente complejidad de las organizaciones, ha aumentado en gran medida

la necesidad de tener información más conveniente y oportuna. Actualmente las
organizaciones, se han aproximado a los avances tecnológicos de la época, los
cuales tienden a convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las
mismas 2, brindando un mejor desempeño del personal y rapidez de respuesta en
los procesos, lo que se convierte en un mejor servicio.
• Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando
cual sistema se utilice
• Protección eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
• Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
• Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto
costo unitario.
• Comprar el inventario en cantidades económicas.
• Conservar suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
déficit, o cual conduce a perdidas en ventas.
• No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Además, el tener una correcta gestión de los inventarios en cuanto a su

administración y cuidado permitirá a la empresa tener un nivel de eficiencia más
alto, nivel que se puede trasladar a otras áreas de la compañía ya que, por su nivel
de operación, la empresa cuenta con inventarios en muchos de sus procesos,
algunos de ellos en la misma área de recursos humanos.
2
FISCAL Nataly. Modelo de gestión y control de inventarios de dotación para una empresa
azucarera ubicada en Zarzal, Valle del Cauca. 2018.
17
La aplicación y utilización de un sistema de aprovisionamiento, permitirá llevar un
mayor control sobre los inventarios, al conocer qué, cuánto y cuándo requerir
dotación por parte del proveedor. Esto elevará el desempeño de la organización en
cuanto a las operaciones realizadas, al igual que logrará la reducción de costos
incurridos. Para ello, es necesario establecer las políticas adecuadas para controlar
el nivel de inventario y no caer en desabastecimiento, la gestión debe responder a
tres preguntas de carácter genérico sobre cuánto y cuándo y a quien comprar.
Igualmente, el control empírico que se lleva en el momento, causa retraso en los

procesos, insatisfacción de los clientes y colaboradores internos. Se registraron
evidencias fotográficas, las cuales demuestran una falta de una correcta
administración del almacén, se logra reflejar la ausencia de implementación de
sistemas de gestión que aseguren la permanencia de la implementación de 5s en
este lugar que almacena grandes inversiones y material absolutamente necesario
para el funcionamiento de la planta mediante sus empleados.
Imagen 1: Desorden en el almacén de dotación.
Fuente: El autor.
18
Imagen 2: Desorden en el almacén de dotación.
Fuente: El autor.
Las imágenes 1 y 2 evidencian la necesidad de una buena distribución del producto

dentro del almacén, ya que el fruto del descuido de los ítems es generar pérdidas
en el inventario y por ende pérdidas económicas y bajos niveles de servicio.
El mal manejo de los elementos de dotación de la empresa en este caso

representados por los artículos de dotación, elementos esenciales para el buen
desarrollo de las labores que desarrolla la empresa y esenciales para guardar la
integridad de los colaboradores y empleados, se ve afectados por el mal manejo de
los inventarios en el almacén.
19
6. OBJETIVOS
6.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de aprovisionamiento para dotación en una multinacional de

alimentos ubicada en el centro del Valle del Cauca.
6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Diagnosticar la situación actual de aprovisionamiento de dotación de la

compañía.
• Formular las políticas de aprovisionamiento de dotación para el personal de
la compañía.
• Validar las políticas de aprovisionamiento del almacén de dotación para el
personal de la compañía.
• Evaluar la viabilidad económica del sistema propuesto.
20
7. MARCO REFERENCIAL
7.1 MARCO CONCEPTUAL
El trabajo de grado se identifica por presentar un el diseño de una propuesta de

mejora acerca del aprovisionamiento para el almacén de dotación, por lo tanto, se
debe tener claro que el sistema de aprovisionamiento tiene varias funciones, como
lo es evaluar y seleccionar proveedores, lo cual se define en el diagnóstico de la
situación actual, allí se especifica que la organización tiene sus proveedores
determinados, lo cual incluye las relaciones entre las diferentes sucursales, toma de
pedidos, ejecución de la compra, pagos de facturas y distribución de los elementos
a cada lugar de aprovisionamiento.
El aprovisionamiento es la parte de la logística que tiene la responsabilidad de poner

a disposición de la empresa todos aquellos productos, bienes y servicios exteriores
que sean necesarios para su funcionamiento. Sus responsabilidades son 3:
Prever las necesidades, planificarlas en el tiempo y expresarlas en términos
adecuados.
Buscar y adquirir en el mercado las necesidades de la empresa. Recibir las
necesidades dentro del plazo previsto.
Realizar la previsión de los pagos.
Por otro lado, el sistema de aprovisionamiento tiene otras herramientas más

específicas, las cuales se desean aplicar al trabajo de grado de la organización
ubicada en el centro del Valle del Cauca, entre ellas una función que está a cargo
de todo los elementos que necesita la organización para su funcionamiento e incluye
actividades claves como es el cálculo de las necesidades donde la planeación es
una actividad propia e involucra todo los elementos que se requieren, determinando
3 ANAYA Julio y POLANCO Sonia. Innovación y mejora de procesos logísticos. ESIC. 2007.
21
cantidades a pedir o almacenar, periodos de tiempo como lo es desde la compra,
transporte, recepción y entrega de elementos.
La compra es otra actividad objetiva donde su función principal es reducir costos de

acuerdo al control de inventarios existente. El almacenamiento de esta actividad la
cual implica la ubicación y distribución de los elementos de dotación, controlando la
exactitud de existencia, conservación de los elementos y su reposición oportuna,
que es un punto clave para lograr el objetivo, en lo que es la distribución consiste
en atender las necesidades de los colaboradores, teniendo en cuenta en este caso
los términos y condiciones que se requieren para la entrega de dotación. También
incluye el velar por el empaque de cada elemento, verificando el buen estado y las
cantidades que existentes que permitan asegurar un control de la exactitud de los
elementos de dotación que se entregan. El control de stocks es otra actividad que
se debe plantear de una manera segura para garantizar el abastecimiento oportuno
sin sobrepasar las cantidades de la organización. Involucrando todas estas
actividades de manera simultánea se podrá obtener resultados que permitan tomar
decisiones de mejora o cambios.
Tener definido que el sistema de aprovisionamiento permite calcular las

necesidades del almacén de dotación y evitar las carencias de los elementos de
dotación, logrando disminuir costos. Para la ejecución del trabajo de grado y con
ello se debe tener en cuenta lo que involucra a los inventarios y tienen un rol de gran
importancia porque son los bienes que la organización a determinado. El tipo de
inventario que se maneja corresponde a elementos directos de la organización,
donde el cliente final en este caso es interno, es decir, el colaborador, por lo tanto
es un bien y servicio que presta la organización, los cuales deben ser controlados
cuidadosamente por ser activos corrientes de menor liquidez. Los principios básicos
de los inventarios son desacoplar la demanda constituyen una parte fundamental
para realizar la planeación de compra y entrega de elementos de dotación en este
caso, como función principal, ser el colchón entre la oferta que sería la cantidad de
22
elementos que la organización va a poner a disposición de los colaboradores y la
demanda que la cantidad de elementos de dotación que van a adquirir los
colaboradores, en el caso de la organización, esto involucra la cantidad de
colaboradores que tiene incluyendo personal antiguo y nuevo, pues el tiempo de
entrega está determinado dentro de las políticas.
El Punto de Reorden es la determinación de la cantidad de inventario que se debe

mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades
que se deberá ordenar cada vez. 4 Por lo tanto se debe realizar un análisis que
permita determinar si es necesario aumentar o disminuir algún elemento teniendo
en cuenta la inversión promedio.
Para los inventarios es necesario tener definidos los costos básicos, como lo son
los costos de mantenimiento o manejo que están representados por todos los costos
que involucran mantener la existencia de un producto determinado en este caso se
tiene en cuenta el tiempo de duración de cada elemento en el almacén de dotación
desde su entrada hasta entrega. Otro costo que es variable pero se debe adjuntar
a este es el costo de perdida, robo, deterioro por algún elemento en particular.
Los costos de pedido están relacionados con los costos administrativos, y estos van
de la mano del personal de planeación, son necesarios en la solicitud de los pedidos
de inventarios. Se involucran los costos por faltantes ocasionados por tener
existencias insuficientes en el inventario; los mismos costos de reabastecimiento o
de pedido (gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido) y de
reservas de seguridad (pérdida de oportunidad). Y están los costos totales que se
define como la suma del costo de faltante (pedido) y el costo de mantener un
inventario. Donde el control de la información juega un papel indispensable pues es
el que permite evidenciar este tipo de costo.
4 ÁLVAREZ López José. Análisis de balances. Auditoria, Agregación e Interpretación. 2018.
23
El análisis económico es una técnica formal adaptada y clara, sistemática y de
decisiones racionales, aplicada en especial cuando se enfrentan con las alternativas
complejas o de tiempos inciertos. 5 En el trabajo de grado se plantea un costo
beneficio donde se puedan disminuir costos de inventarios pero principalmente
lograr una buena implementación de las políticas de aprovisionamiento que generen
beneficios intangibles como es la organización de acuerdo a la clasificación ABC
logrando que sea más ágil y práctica para la ubicación y búsqueda de elementos,
disminuir tiempos de entrega, llevar un control de la información que permita obtener
información clara y precisa. Para poder llevar a cabo este proceso se pretende
realizar un análisis de requerimiento que es un estudio profundo con el objetivo de
satisfacer las necesidades que se presentan en el almacén de dotación, para esto
se debe tener claro la idea, el tiempo y como será ejecutado, las bases de datos son
la principal fuente de información estas definen los requerimientos y las variables
que se van a utilizar para obtener la información que permita analizar y tomar
decisiones.
Con base en la investigación realizada, se determina que mediante una comparativa

de costos entre el funcionamiento que se tenía y el propuesto, se evidencian los
cambios y mejoras mediante la nueva estructuración.
7.2 MARCO TEÓRICO
Para la elaboración del trabajo, se investigaron términos y teorías que son aplicables
a la consecución de los objetivos planteados.
La caracterización de procesos es una herramienta que facilita la descripción,

gestión y control de los procesos a través de la identificación de sus elementos
esenciales. La caracterización permite una comprensión cabal del objetivo de cada
5 FRANCIS D. Cost-Benefit Analysis and Public Library Budgets. Library Review. 1976. p. 189-192.
24
proceso y los aspectos clave de cómo debe ejecutarse. 6 Por lo que se inicia el
diagnóstico, con los datos recopilados durante el trabajo de campo en la
organización, que faciliten realizar cuadros comparativos y obtener información que
permita realizar un análisis y caracterización del proceso, con el fin de poder
evidenciar las falencias, comprender las diferentes variables y su comportamiento.
Con base en el análisis de los datos de la situación actual, se procede a realizar el

estudio de la demanda, Fisher y Espejo 7 definen como demanda a las cantidades
de un producto que los consumidores están dispuestos a comprar a los posibles
precios del mercado. En este caso, cuando se habla de demanda hace referencia a
la cantidad de colaboradores tanto a los antiguos como a los nuevos que serán
vinculados en la organización, teniendo claro las cantidades de colaboradores se
podrá evidenciar la demanda en los elementos de dotación y saber qué cantidades
existen, utilizan y necesitan.
La estimación de la demanda es la predicción futura de la demanda de un producto,

y es necesario tenerla clara para una distribución eficaz, y poner así a disposición
de los colaboradores los elementos de dotación que necesiten, en el momento y
cantidad precisa.
Teniendo claro el concepto demanda se puede proceder a realizar los pronósticos

necesarios. Los pronósticos son un análisis número, que permite ser lo más objetivo
posible y una forma de adelantarse a lo que puede pasar en el futuro, dependiendo
del buen manejo de los datos y herramientas matemáticas.
Para la realización de pronósticos se tienen datos reales de los registros históricos

de la demanda.
6 TORRES FIORILO Gilmar. La Gestión por Procesos. 2017.

7 FISHER Laura y ESPEJO Jorge. Mercadotecnia. 2004.
25
Hay dos clases de pronósticos para hallar la demanda que son:
- Cuantitativos: (Promedio simple, Promedio ponderado, Suavización

exponencial simple, Suavización exponencial doble y Regresión Lineal)
- Cualitativos: (Consulta a la fuerza de ventas, Encuesta de mercado de
consumo, Grupos de consenso, Jurado de opinión ejecutiva y Método
Delphi) 8
Con base en esta información se determina realizar pronósticos de la demanda

mediante los métodos:
• Promedio móvil: Es cuando la demanda real no presenta mayores
variaciones de corto plazo, no presenta una tendencia marcada e
idealmente no presenta estacionalidades. 9
• Suavización exponencial (Winter): Emplea un componente de nivel, un
componente de tendencia y un componente estacional en cada período.
Utiliza tres parámetros de suavización, para actualizar los componentes en
cada período. Los valores iniciales para los componentes de nivel y de
tendencia se obtienen de una regresión lineal sobre el tiempo. Los valores
iniciales para el componente estacional se obtienen de una regresión de
variables simulada utilizando datos sin tendencia. 10
Para la formulación de las políticas, lo primero que se plantea es la realización de

una clasificación ABC, La CLASIFICACIÓN ABC de los inventarios es una técnica
administrativa que consta en segmentar, categorizar o agrupar las múltiples
referencias de inventarios en clases A, B o C de acuerdo a criterios como la
demanda, el costo o la multiplicación de ambos criterios. 11 Con base en esto, para
8 BETANCOURT Diego. Blog de Diego B en Ingenioempresa.com. 2016.

9 MATURANA ROSS Javier. Gestión de Operaciones - Proyección de Demanda. 2016.
10 HERNÁNDEZ MÉNDEZ Juan Carlos. Método Holt-Winters. 2017.
11 ROSAS José Andrés. Clasificación ABC. 2019.
26
la clasificación ABC, la dotación se le dará el nombre de productos a los elementos
de dotación los cuales están dividido según sus características, incluyendo prendas
de vestir y botas.
Adicionalmente, se analiza la demanda, esta demanda se presenta de manera

interna, ya que es de acuerdo a las necesidades de contratación y entrega de
dotación al personal requerido en planta. Con base en esto, se propone la utilización
de punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad mínima de existencia de un
artículo, de modo que cuando el stock llegue a esa cantidad, el artículo debe
reordenarse. Este término se refiere al nivel de inventario que activa una acción para
reponer ese inventario en particular. 12 Así como también se propone la
implementación de un sistema de inventarios, lo que Taha 13 define como un
conjunto de actividades y métodos que busca definir cuánto se debe pedir y cuándo
hacerlo, con el fin de minimizar la suma total de los costos asociados al inventario
(costo de ordenar, costo de mantener y costo de pedir). Siendo consecuentes con
esto, el sistema propuesto es el EOQ, el sistema de inventarios EOQ conocido
también como la cantidad económica de pedido, es un modelo imprescindible en el
control de inventarios. Se trata de un método que asume la demanda de un
determinado producto y el costo para mantener el inventario y solicitar los pedidos. 14
Con base en esto, y con el conocimiento y priorización brindada por la Clasificación
ABC se propone el sistema de inventarios a mantener en el almacén de dotación.
Se debe tener en cuenta que los inventarios que se trabajan en el documento, son
inventarios de dotación, por ende no son materias primas que se van a transformar
en productos para la venta. Moya Navarro 15 define inventario como la existencia
tanto de bienes muebles como inmuebles, que pertenecen a la empresa y que son
12 HELMUT, Corvo. Punto de Reorden: Cómo Calcularlo en Inventarios y Ejemplos. 2018.

13 TAHA, H. Investigación de Operaciones (7ª Ed.). México: Pearson Educación. 2008.
14 PACHECO, Josefina. Sistema EOQ. 2019.
15 MOYA NAVARRO, Marcos Javier. Investigación De Operaciones. San José De Costa Rica,
Universidad Estatal A Distancia. 1999.
27
susceptibles de acciones comerciales, generando ingresos económicos directa o
indirectamente relacionados con el ejercicio o actividad básica de la empresa.
También, se define inventario como la acumulación de materiales que
posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura. Por su parte,
Ramírez16 brinda la definición de inventario como la existencia de todo tipo de
material, sin procesar o transformar, procesado total o parcialmente, artículos y
productos, que se utilizan de manera directa o indirecta dentro de las organizaciones
manufactureras o de servicio. Según Monks, 17 inventarios son los recursos ociosos
que poseen un valor económico. Las empresas generalmente clasifican sus
inventarios como: materia prima, productos en proceso o producto terminado. En el
caso de la dotación que se está evaluando en este trabajo de grado, es un elemento
que se utiliza indirectamente en la fabricación del producto, puesto que por
normativas nacionales, todas las empresas deben brindar dotación a sus
colaboradores.
Para la validación de las políticas propuestas, se plantean indicadores de gestión

que permitan medir estas políticas. Teniendo en cuenta que gestión tiene que ver
con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o
trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados
con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo:
administración y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación
y de los cuellos de botella.
El uso de los indicadores se realiza por medio de un software llamado Power BI, el
cual permite entrelazar la herramienta de inventarios a un Dashboard, el cual cuenta
con todos los indicadores de gestión ya establecidos. Un Dashboard es una
herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de
manera visual los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos
16 RAMÍREZ, J. Inventarios. Fundamentos de inventarios. Parte II. 2007

17 MONKS Joseph G. Administración De Operaciones. 1997. México, Mc Graw Hill.
28
fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un
departamento, una campaña o un proceso específico. 18
Una de las ventajas de utilizar Power BI, es que la información se actualiza al

instante, dejando automatizada la información de importancia, también permite
presentar la información de una manera didáctica logrando comprender la
información de una manera más rápida y eficaz. Cloded Menendez define a la
herramienta Power BI como:
Power BI es una solución de análisis empresarial basado en la nube, que permite unir
diferentes fuentes de datos, analizarlos y presentar un análisis de estos a través de
informes y paneles. Con Power BI se tiene de manera fácil acceso a datos dentro y
fuera de la organización casi en cualquier dispositivo. Estos análisis pueden ser
compartidos por diferentes usuarios de la misma organización; por lo que directivos,
financieros, comerciales, etc., pueden disponer de la información del negocio en
tiempo real. 19
Adicional a los indicadores planteados, se lleva a cabo la elaboración de una

herramienta informática que ayude a llevar el control y registro de las cantidades de
elementos de dotación que manejan en el inventario. Para la elaboración de dicha
herramienta informática se utilizó Microsoft Excel y Power BI. Con ella se procedió
a realizar un análisis de requerimiento que es un estudio más amplio de las
necesidades y requerimientos de la empresa por lo cual es necesario tener claro
las prioridades, tecnología, tiempo y el costo que se va a utilizar para lograr una
perfecta ejecución.
18 ORTIZ, Dany. ¿Qué es un Dashboard y para qué se usa?. 2020.

19 CLODED M, Johnna. ¿Qué es Power BI?. 2020
29
7.3 MARCO LEGAL
Según el código sustantivo del trabajo en el artículo 232, está establecido las fechas
en que se debe entregar la dotación al trabajador, la cual incluye calzado y vestido
laboral. Se debe tener en cuenta que esta entrega se realiza cuando el trabajador
ya haya cumplido tres meses al servicio del empleador y se le entregara de nuevo
cada cuatro (4) meses.
En el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 7º
de la Ley 11 de 1984, se puede encontrar estipulada la dotación de trabajo la cual
consiste en suplir elementos necesarios para los trabajadores de una empresa, de
forma gratuita. Para precisar un poco más, se pueden tener en cuenta artículos
como el 233 o el artículo 10 de la Ley 11 de 1984, esto solo evidencia que es un
proceso fundamental en la administración de personal, exigido por la ley y regulado
por el estado.
Sobre temas legales de inventarios se debe tener en cuenta el decreto 326 de 1995
se establece la ley 174 de 1994 sobre inventarios incluyendo el decreto 1333 de
1996 que reglamenta parcialmente el estatuto tributario incluyendo el sistema de
inventarios.
El decreto 2649 de 1993, son las normas de inventarios en el cual se reglamenta la

contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia PCGA y el decreto 2650 de 1993 Por el cual
se reglamenta el Plan Único de Cuentas para Comerciantes.
La norma NIC 2 sobre Inventarios tiene como objetivo prescribir el tratamiento

contable de las existencias. Fue emitida por el Comité de Normas Internacionales
de Contabilidad en diciembre de 1993 y su última revisión fue en diciembre 2003.
30
Trata el tema contable de las existencias reconociéndolas como activos 20.
Artículo 32: Este artículo señala que cualquiera empresa sea cual sea su labor en
forma clara y detallada, los libros de inventario en el cual se especifique las
entradas, salidas y existencia de mercancía del almacén, acompañado de los libros
auxiliares para así poder llevar un mejor control de todas las operaciones que se
estén realizando 21.
Artículo 33: Todo libro de inventario o de cualquier índole no puede ser utilizado de
ninguna manera por la empresa sin que antes haya sido presentado en algún
tribunal del estado o al juez de mayor instancia ya que el mismo es el que está
autorizado para firmarlo y sellarlo, o también puede hacerlo en el registro
mercantil 22.
El Decreto Reglamentario 2649 (1993) define los inventarios como “(…) bienes
corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, (…) aquellos
que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la
producción de otros que van a ser vendidos” (Artículo 63). 23
Por su parte, el Decreto Reglamentario 2650 (1993) define los inventarios como los
que comprenden “(…) todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y
recursos renovables y no renovables, (…) utilizados en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro (…) del giro ordinario de los negocios (…)” (Artículo
15, p. 101). 24
Para Colombia, los inventarios se han definido como bienes tangibles (Decreto
2649, 1993), en tanto que las normas utilizadas para la convergencia a NIIF los
20 IASB, miembros del Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, Norma Internacional de
Contabilidad NIC Nº 2. 2003. p.5.

21 ORTIZ Barbosa María Inés. Libro de inventarios y balances. 2003.
22 Código de comercio; Procuraduría General de la República. 2012.
23 Artículo 63 Decreto Reglamentario 2649. 1993.
24 Artículo 15 Decreto Reglamentario 2650. 1993.
31
define como activos (Fundación del Comité de Normas Internacionales de
Contabilidad [IASCF], 2009a), es decir que no solamente corresponderían a bienes
tangibles, sino que harían parte de los inventarios aquellos activos intangibles.
Como activos intangibles podría considerarse la prestación de servicios, que para
el caso de los inventarios estaría representado en los materiales y suministros
consumidos en las diferentes etapas de la prestación del servicio (IASCF, 2009a). 25
El haber definido los inventarios como activos, requiere que cumpla con las
condiciones que para ese tipo específico establece el Marco Conceptual para la
Información Financiera, de la IFRS y la Sección 2.15 del Módulo 2 de NIIF, en cuanto
a que deben ser recursos controlados por la entidad, que hayan sido producto de
hechos pasados y que de los cuales se espera obtener beneficios económicos
futuros (Fundación de Estándares Internacionales de Reportes Financieros, 2015) 26
25 TORRES Jesús, GONZÁLEZ Germán. “Cambios contables y financieros en inventarios con

ocasión de la implementación de las NIIF en Colombia”. 2016. p. 12.
26 Ibíd. p. 13.
32
8. METODOLOGÍA
Para la investigación se presenta los enfoques deductivo y descriptivo, trabajar bajo

estos enfoques significa que por medio de ellos, se busca explicar los hechos y crear
un escenario que permita desarrollar una solución, con posibles mejoras frente al
proceso de gestión de inventarios.
Se propone el método deductivo, ya que, parte de la teoría general acerca de un

fenómeno o situación, se explican hechos o situaciones particulares. 27 La teoría en
la cual se apoyó todo el análisis: Cantidad económica de pedido desarrollada por
Ford Whitman Harris en 1913.
A partir del diagnóstico sobre la situación actual del área en específico se puede
entrar a proponer soluciones y analizar los beneficios del proyecto, costo y
beneficios como punto de apoyo para conocer la viabilidad de los cambios.
De igual manera, el método deductivo es un sistema para organizar hechos

conocidos y extraer conclusiones, lo cual se logra mediante una serie de enunciados
que reciben el nombre de silogismos, los mismos comprenden tres elementos: a) la
premisa mayor, b) la premisa menor y c) la conclusión. 28
Premisa mayor: la gestión efectiva de los inventarios depende del grado de

exactitud entre el inventario físico con el documental.
Premisa menor: El almacén de elementos de dotación no cuenta con el inventario
documental o procedimiento para ello
Conclusión: El almacén de elementos de dotación no tiene una gestión efectiva de
sus inventarios.
27
CALDUCH CERVERA Rafael. métodos y técnicas de investigación en relaciones
internacionales. Madrid
28
DÁVILA Gladys, Laurus. El razonamiento inductivo y deductivo dentro del proceso de
investigativo en ciencias experimentales y sociales. Caracas. 2006.
33
En la investigación descriptiva, tal como lo indica su nombre, el objetivo es describir
el estado y/o comportamiento de una serie de variables. El método descriptivo
orienta al investigador durante el método científico en la búsqueda de las respuestas
a preguntas como: quién, qué, cuándo, dónde, sin importar el por qué.
El buen desarrollo de este método permitirá obtener resultados que serán
analizados y evaluados con el fin de proponer futuras mejoras.
En el contexto de la metodología de la investigación, los estudios descriptivos tienen

como propósito la delimitación de los hechos que conforman el problema de
investigación. Según Carlos Méndez29, en este tipo de estudios se identifican
características del universo de investigación, se señalan formas de conducta y
actitudes del total de la población investigada, se establecen comportamientos
concretos y se descubre y comprueba la asociación entre variables de investigación.
Para desarrollar el proyecto, se plantea dividir la metodología en cuatro fases, para

que mediante el desarrollo de éstas, darle cumplimiento a cada uno de los objetivos
específicos planteados.
● Diagnóstico: Recopilar la información del proceso de

aprovisionamiento en el almacén de dotación de la empresa multinacional de
alimentos, por medio de la caracterización de sus procesos, así como análisis
de la información existente suministrada por la empresa, comportamiento de
la demanda interna de los artículos de dotación. Se realizó una descripción
de la situación actual de dicho proceso, recalcando los puntos críticos que
serán analizados y evaluados.
● Formulación: Se desarrolló un sistema de aprovisionamiento

adecuado para la correcta administración y control del almacén de dotación,
29MÉNDEZ A., Carlos Eduardo. Metodología. Diseño y desarrollo del proceso de investigación con
énfasis en ciencias empresariales. Editorial Limusa. México, 2008. p. 231
34
esto con ayuda del cálculo de la cantidad óptima de pedido Q, análisis de las
tallas más solicitadas y el diseño de una herramienta informática que
permitirá mejorar la administración de las políticas establecidas.
● Validación: Ratificar las políticas de aprovisionamiento, esto por medio

de un inventario físico el cual se comparó con el inventario establecido por
las políticas.
● Evaluación: Analizar la viabilidad económica de la estructuración

propuesta para la administración y control del almacén de dotación, se
compararon los costos de inventarios antes y después de aplicar las políticas
de gestión de inventarios.
8.1 MÉTODO DE ESTUDIO
Deductivo: Este método de estudio se diferencia del método inductivo, porque este
se fundamenta en conclusiones de hechos que previamente han sido observados.
El método de estudio deductivo se caracteriza por un análisis de situaciones
generales que luego conllevan a una visión particular de los fenómenos.
Este método parte de la observación que se va a realizar en la empresa del sector
industrial, en el que se pretende conocer el compromiso de las mismas con el tema
de la gestión y administración de inventarios e identificar la labor ejercida de estas
en contribuir a un desarrollo de dicha área.
La investigación realizada con métodos descriptivos es denominada investigación

descriptiva, y tiene como finalidad definir, clasificar, catalogar o caracterizar el objeto
de estudio. Cuando tiene la finalidad de conseguir descripciones generales diremos
que es de tipo nomotético, y cuando la finalidad es la descripción de objetos
específicos, se dirá que es ideográfica. Los métodos descriptivos pueden ser
cualitativos o cuantitativos. Los métodos cualitativos se basan en la utilización del
lenguaje verbal y no recurren a la cuantificación. Los principales métodos de la
35
investigación descriptiva son el observacional, el de encuestas y los estudios de
caso único.
Lógico: El método lógico trata de estudiar las situaciones de manera ordenada,

coherente y consecuente; para aplicar los requerimientos anteriores es necesario
implementar el análisis, la síntesis, la inducción y la deducción.
En este método se busca inferir en la coherencia de lo que manifiesta la empresa

en la gestión de administración de sus inventarios.
8.2 FUENTES DE INFORMACIÓN
Las diferentes técnicas para la obtención de información que se efectuaron en el

desarrollo del proyecto fueron la observación, el cual permitió recoger datos a fin de
complementar la investigación.
La información es la materia prima por la cual puede llegarse a explorar, describir y

explicar hechos o fenómenos que definen un problema de investigación. 30 El estudio
planteado tiene carácter descriptivo porque se requiere la identificación.
Fuentes Primarias: Son aquellas fuentes que contienen información nueva u original
y cuya disposición no sigue habitualmente ningún esquema establecido. Se accede
a ellas directamente o por las fuentes de información secundarias, estas fuentes
primarias utilizadas en el presente proyecto de investigación serán las personas de
la empresa que respondan el instrumento y aquellas conversaciones o entrevistas
que se puedan sostener con las mismas. Como fuentes primarias, se obtuvo la
información recolectada en las caracterizaciones, más la información suministrada
por los analistas del área, esto en adición a las observaciones y entrevistas
ejecutadas al personal. Se utilizaron en la investigación base de datos del área de
30
Ibid p. 232.
36
administración de personal, las bases de datos utilizadas fueron las órdenes de
compras del año 2019 y una base de empleados actualizada al año 2020 también
se usó información como la herramienta de programación de personal y pronósticos
facilitados por el área de IP. El periodo de análisis de esta información fue del año
2019, tomando como población toda la información anteriormente mencionada.
Fuentes Secundarias: Son aquellas que contienen material ya conocido, pero

organizado según un esquema determinado. Son el resultado de aplicar las técnicas
de análisis documental sobre las fuentes primarias y de la extracción, condensación
u otro tipo de reorganización de la información que aquellas contienen, a fin de
hacerla accesible a los usuarios. Las fuentes secundarias que se puedan analizar
en el proyecto de investigación son aquellas proporcionadas por las personas
encuestas y entrevistadas tales como, documentos, balances, archivos y diversos
soportes que estas nos permitan examinar. Como fuentes secundarias, se
realizaron investigaciones en trabajos de grado, proyectos, artículos y libros que
abarcan temas y conceptos relevantes que hacen alusión a la problemática
evidenciada.
37
8.3 TÉCNICAS
Las técnicas de investigación son de suma importancia en todo proyecto de

investigación, ya que suministran el conjunto de instrumentos y medios a través de
los cuales obtenemos la información necesaria para desarrollar el objeto de
investigación, las técnicas de las cuales se hicieron uso en este proyecto de grado
son las siguientes:
La entrevista: La entrevista es una técnica de recopilación de información mediante

una conversación profesional, con la que además de adquirirse información acerca
de lo que se investiga; los resultados a lograr en la misión dependen en gran medida
del nivel de comunicación entre el investigador y los participantes en la misma.
Esta técnica nos permite recoger información valiosa por parte del personal de la
empresa, los cuales contestan interrogantes y plantean alternativas a la
problemática. Se realizaron 2 entrevistas no estructuradas, realizadas a las
siguientes personas:
• Analista de administración de personal.

• Polivalente encargado del área
En adición a esto, para la ejecución del diagnóstico se realizan las caracterizaciones

de los procesos evidenciados y que hacen parte del aprovisionamiento de dotación
y del almacén de dotación, esto, con el fin de desglosar cada parte de los procesos
y conocer a profundidad lo que está realizando y cómo se está realizando, para
determinar en diagnóstico cuáles son los puntos a mejorar, evidenciando las
falencias encontradas.
Se propone el diseño de una herramienta informática en una hoja de cálculo, el cual

permite llevar un control de las unidades almacenadas en inventario, esta
herramienta entraría a reemplazar la ya existente, la cual se encuentra obsoleta,
poco utilizada y con información que no es relevante y no se encuentra actualizada.
38
8.4 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
Los instrumentos de medición son fundamentales en todo proyecto de investigación,

es el recurso que utiliza el investigador para representar e interpretar la información
procedente de diferentes fuentes, de forma clara, precisa y ordenada.
• Tablas: Permiten acomodar una gran cantidad de datos en un espacio
reducido, lo que facilita su visualización; muestran valores numéricos exactos
y los datos se presentan de una manera ordenada por medio de columnas y
filas.
• Instrumentos de frecuencia: Son gráficos que están formados por barras
contiguas, donde cada una representa un intervalo de valores, y es utilizada
para expresar información sobre datos que están agrupados31. Se utilizan
histogramas y diagramas de Pareto, ya que estos muestran de una manera
efectiva la información analizar.
• Imágenes: Permiten brindar un soporte a las evidenciadas encontradas,
igualmente, permiten mostrar herramientas que ayudan a la elaboración de
la propuesta.
• Diagramas: Describen de manera gráfica situaciones puntuales, y sirven de
apoyo para la ejecución de actividades descriptivas.
• Caracterizaciones: Permite elaborar la descripción de un proceso de una
manera más amplia, clasificando los componentes que hacen parte del
mismo.
• Software de análisis de datos (Easyfit): La utilización de esta herramienta
permite realizar el análisis de los datos con mayor precisión.
31 HERNÁNDEZ SAMPIERI Roberto. Metodología de la investigación. 2018.
39
8.5 ALCANCE DEL PROYECTO
El proyecto se ejecutó en el almacén de dotación de una multinacional de alimentos

ubicada en el centro del Valle del Cauca, el sistema de aprovisionamiento planteado
abarca la dotación del personal que es almacenada en el almacén de dotación, esta
dotación consta de: Camibuso manga larga, camibuso manga larga con cierre,
camibuso manga corta, pantalón blanco, camisa y pantalón ignífugo, botas de
seguridad, dieléctricas, dieléctricas con cordón, mocasín y mocasín con cordón.
Teniendo en cuenta que, lo que se va a realizar es el diseño del sistema de

aprovisionamiento, y conociendo cuales son los elementos que hacen parte del
sistema a proponer, lo primero en ejecutarse fue un diagnóstico de la situación
actual, en donde se conocen los proveedores, cual es la demanda, cual es la
rotación del personal y como son sus procesos, para esto último, se realiza la
caracterización de cada uno de los procesos inmersos en el aprovisionamiento,
donde se evidencian a detalle cada uno de estos.
Seguido a esto, se realiza la formulación de las políticas de aprovisionamiento,

donde se realiza una clasificación ABC con base en dos criterios, para con esto
conocer cuáles son los artículos de dotación de mayor relevancia para el almacén,
después de obtener esta información, se procede a realizar el pronóstico de la
demanda con base en la información acerca de la demanda evidenciada en el
diagnóstico, con el conocimiento de los pronósticos calculados, el siguiente paso es
el desarrollo de la metodología de demanda variable y tiempo de entrega constante
con revisión continua. En continuación con el desarrollo de la metodología, se
relaciona el diseño de la herramienta informática, la cual permitirá llevar un control
total de los artículos en el almacén, para así mantener un orden y seguimiento de
los mismos, mediante la utilización de software Microsoft que ya tenía incorporada
la organización.
40
Seguido de la propuesta del sistema de aprovisionamiento, continúa la validación
del sistema, para esto, se propone la implementación de unos indicadores de
gestión que permiten conocer el funcionamiento del sistema y su eficacia. Se
presenta el comportamiento que se tenía en el almacén de dotación mediante
indicadores y en donde se evidencian las elevadas cantidades de artículos en
inventario.
Finalmente, se realiza una comparación del nuevo sistema propuesto y el que se

tenía anteriormente, para conocer los beneficios económicos que conllevaría la
implementación de la propuesta del diseño del sistema de aprovisionamiento para
el almacén de dotación.
41
9. CAPÍTULO 1. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL.
9.1 SITUACIÓN ACTUAL
Para la ejecución del diagnóstico de la situación actual, lo que en primera medida

se debe relacionar es el entorno que rodea al proceso de aprovisionamiento de
dotación. La compañía, al ser una multinacional de alimentos cuenta con una sede
principal ubicada en Brasil, la cual tiene como objetivo realizar la selección de
proveedores de elementos de dotación para cada una de las compañías ubicadas
en Sudamérica, teniendo en cuenta los procesos y necesidades que requieren cada
una de sus sedes.
Por lo tanto, dicho proceso de selección de proveedores es responsabilidad total del

personal encargado en la sede de Brasil, cuando este proceso ya se lleva a cabo, y
se tiene un proveedor seleccionado, se procede a realizar la compra de los
elementos de dotación, lo cual se convierte en responsabilidad del personal de
gestión humana de cada una de las sedes de la multinacional.
Por ende, el personal de gestión humana encargado de realizar los pedidos, debe
conocer las necesidades de la planta en cuanto a dotación, por ello se tiene la
siguiente lista con cada uno de los elementos que se solicitan en cada cotización a
cada uno de los proveedores de dotación de la organización:
- Pro Tejer: Camibuso manga larga, camibuso manga larga con cierre,
camibuso manga corta y pantalón blanco. (Ver Anexo A)
- Agora: Camisa y pantalón ignífugo. (Ver Anexo B)
- AVP Industrial: Botas de seguridad, dieléctricas, dieléctricas con cordón,
mocasín y mocasín con cordón. (Ver Anexo C)
Cada uno de estos proveedores tiene una fecha de entrega establecido la cual es
constate y no varía, a continuación, en la tabla 1, se muestra las semanas de lead
time por vendedor.
42
Tabla 1: Lead Time de Proveedores.
PROVEEDOR LEAD TIME (SEMANAS)

Pro Tejer 4
Agora 4
AVP Industrial 4
Fuente: Empresa objeto de estudio.
Los productos almacenados representan alto niveles de inversión que se

encuentran inmovilizados, dinero en forma de inventario estático que podría ser
utilizado en otras áreas en donde se requiera.
Como se logra evidenciar a continuación, en los gráficos 1 y 2, se muestra

gráficamente un nivel de inventario elevado, de alto costo, muchas entradas y nulas
salidas, esta información fue tomada de las bases de datos suministradas por la
fábrica además se logra evidenciar los altos niveles de inventarios almacenados,
inventarios pertenecientes a una sola referencia
Gráfico 1: Total stock por producto (botas).
Fuente: El autor.
43
La gráfica 1, muestra el nivel de inventario de los elementos de dotación, en este
caso, las botas, se evidencia en la gráfica un alto nivel de inventario de botas
dieléctricas, estando este valor muy por encima del total de personal de fábrica,
también se logra evidenciar una desproporcionalidad entre los elementos
almacenados, se logra evidenciar también que las botas dieléctricas conforman gran
parte del espacio de almacenamiento también conforma en gran parte de la
inversión de elementos de dotación.
Gráfico 2: Total entradas y salidas (botas).
Fuente: El autor.
En el gráfico 2, se enseña la comparación de entradas y salidas de inventario en un

periodo establecido, se evidencia un escaso flujo de salida, lo que resulta en un
inventario estático en el almacén, aumentando los riesgos de averías y otras
perdidas.
Se puede evidenciar que, aunque la mayoría de entradas se da en botas dieléctricas

las salidas son nulas en cada referencia, esto puede ser debido a que la demanda
de reposición de artículo es muy baja, causando los altos niveles de inventario, esto
44
también sugiere que hay un desconocimiento total de lo que son los inventarios
reales y las verdaderas necesidades de esto artículos.
La falta de gestión de estos elementos se puede convertir en gastos repetitivos y

casi no detectable por su propia naturalidad necesaria, además de esto, al estar
almacenados los elementos por mucho tiempo, los elementos de dotación pierden
características de color y textura siendo la basura el final de muchos implementos
que han sido almacenados por muchos años.
Gráfico 3: Costo total por referencia (botas).
Fuente: El autor.
Se puede evidenciar en el gráfico 3, un inventario solo de botas, por una cantidad

de 1332 unidades, las cuales representan un costo de $100.571.730, esto para la
empresa, significa una inversión de dinero, de la cual no se está generan ningún
provecho o sacando alguna retribución, sino que, por lo contrario, está ocasionando
otros costos tras él.
45
En el siguiente diagrama de Pareto, evidenciado en el gráfico 4, se puede observar
la cantidad de prendas en el almacén, se evidencian niveles altos de inventarios,
como lo son los pantalones y camisas, igualmente se evidencia un número alto de
inventario en este tipo de prenda.
Por otro lado, se puede evidenciar también que no existe elementos de dotación tipo
ignifugo, así como camisa ignifugo lo cual muestra el desabastecimiento en algunos
elementos y en otros altos niveles de inventarios.
Gráfico 4: Total stock por producto (uniformes).
Fuente: El autor.
En las referencias de prendas se encontró que el mayor volumen de inventario está

en la prenda para personal con contrato termino fijo, es decir, polivalente y
practicantes, esto muestra un gran problema de planificación ya que el grueso de
empleados es indefinido, asimismo, la ilustración 8 presenta un stock elevado para
2 tipos de prendas y ninguna unidad en inventario para los tipos de prendas
restantes, esto evidencia grandes costos, expuestos en la ilustración.
46
El área encargada de coordinar las entregas de dotación de la empresa objeto de
estudio, es el área de recursos humanos la cual por medio del equipo de
administración de personal se encarga de administrar y entregar la dotación a los
colaboradores de la fábrica.
El equipo de administración de personal se encarga de coordinar los ingresos de

personal temporal e indefinido y con ello suministrar de dotación a los empleados
nuevos y empleados antiguos de la organización.
Uno de los procesos claves llevados a cabo por el área de admiración de personal
es la de suministrar la dotación a los empleados nuevos y antiguos esto se realiza
conociendo las necesidades de mano de obra semana a semana la cual es
suministrada por el área de IP y con ella garantizar los elementos necesarios para
el ingreso del personal, la información se presenta de la siguiente forma:
Imagen 3: Cantidad de personal en las áreas.
Fuente: El autor.
En las tablas evidenciadas en la imagen 3, se muestra las necesidades de personal

de las áreas, información esencial para conocer la demanda de elemento de
dotación que se tendrán.
47
También es importante en el análisis de la demanda de los elementos de dotación,
conocer la variación que se presenta semana a semana para así saber los ingresos
y retiro de personal lo que implicara mucha relevancia a la hora de establecer
políticas de aprovisionamiento.
Se logra evidenciar en la tabla 2 la variación de personal de una semana a otra, está

variación obedece a las necesidades de producción de cada área de la empresa.
Dicha muestra compuesta por las necesidades de personal desde la semana 37 a

la 40, evidencia la variación entre áreas esto porque las áreas son independientes
en sus necesidades de producción lo que causa un índice de rotación elevado entre
el 30% y el 40% y con ello aumenta la necesidad de proveer de dotación optima en
el momento adecuado al personal.
Tabla 2: Variación de personal en semanas.
Semana Semana Semana Semana

Área/Semanas Variación Variación
37 38 39 40
Lácteos 28 37 32% 37 41 11%
Culinarios 80 66 -18% 66 74 12%
Aglomerados 38 53 39% 53 43 -19%
Milo 51 51 0% 51 49 -4%
Café 27 10 -63% 10 39 290%
Calidad 0 0 0% 0 0 0%
RRHH 3 3 0% 3 3 0%
Logística 9 8 -11% 8 8 0%
Técnico 5 5 0% 5 5 0%
Células 14 14 0% 21 14 -33%
Hojalatería 8 8 0% 8 8 0%
She 12 12 0% 12 12 0%
TOTAL 275 284 3% 274 296 8%
Fuente: El autor.
En la tabla 2, se muestran las variaciones positivas que hacen referencia al aumento
48
de personal de una semana a otra y las variaciones negativas a la disminución de
personal entre semanas.
A continuación, se realiza el mismo análisis de variación para las necesidades

totales por semana en una muestra de 52 semanas del año 2020 para tener una
idea más exacta de las necesidades de personal anual y con esto conocer la
demanda interna del almacén de dotación y su comportamiento en el tiempo.
Gráfico 5: Variación de personal.
40% VARIACION DE PERSONAL
20%
0%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
-20%
-40%
-60%
ROTACION PERSONAL VARIACION TERMINO FIJO
Fuente: El autor.
Se evidencia en el gráfico 5 la variación de las necesidades de personal, puesto que

la programación de producción varia semana a semana se debe programar el
recurso humano fijo según la producción, a esto se le suma las condiciones de
contratación de la empresa.
Es importante conocer adecuadamente el comportamiento de la contratación de la

empresa para así administrar adecuadamente los implementos de dotación,
teniendo en cuenta las características y variables de los ítem como los reflectivos
que debe portar y marcaciones que indican el área de trabajo y en alguno casos su
función y su nombre propio, sé consideran también los demás factores o
49
subprocesos que amarran al proceso macro, este proceso macro depende de
factores como necesidad de producción de la fábrica y nivel de contrataciones por
periodo de tiempo específico. Es por esto que, se plantea un proceso que abarque
dichas variables anteriormente mencionadas y que sea útil para controlar y
supervisar el almacén de dotación con miras de reducir el reproceso y aumentar la
eficiencia del área.
En tabla 3, se muestran las necesidades de mano de obra de la fábrica y su rotación

y porcentaje destacando las variaciones presentes en 52 semanas
correspondientes al año 2020
Tabla 3: Rotación de personal.
ROTACION PERSONAL
Personal termino Porcentajes
Unidad de tiempo Índice de rotación
fijo Personal fijo
semana 1 230 2% 36%
semana 2 258 2% 40%
semana 3 256 2% 40%
semana 4 232 2% 36%
semana 5 258 2% 40%
semana 6 221 2% 35%
semana 7 231 2% 36%
semana 8 204 2% 32%
semana 9 254 2% 40%
semana 10 246 2% 38%
semana 11 207 2% 32%
semana 12 207 2% 32%
semana 13 223 2% 35%
semana 14 206 2% 32%
semana 15 222 2% 35%
semana 16 239 2% 37%
semana 17 253 2% 40%
semana 18 189 2% 30%
semana 19 156 1% 24%
50
semana 20 224 2% 35%
semana 21 230 2% 36%
semana 22 258 2% 40%
semana 23 256 2% 40%
semana 24 232 2% 36%
semana 25 258 2% 40%
semana 26 221 2% 35%
semana 27 231 2% 36%
semana 28 204 2% 32%
semana 29 254 2% 40%
semana 30 246 2% 38%
semana 31 277 2% 43%
semana 32 298 2% 47%
semana 33 319 3% 50%
semana 34 340 3% 53%
semana 35 361 3% 56%
semana 36 382 3% 60%
semana 37 221 2% 35%
semana 38 231 2% 36%
semana 39 204 2% 32%
semana 40 254 2% 40%
semana 41 207 2% 32%
semana 42 207 2% 32%
semana 43 223 2% 35%
semana 44 206 2% 32%
semana 45 222 2% 35%
semana 46 239 2% 37%
semana 47 253 2% 40%
semana 48 189 2% 30%
semana 49 204 2% 32%
semana 50 254 2% 40%
semana 51 156 1% 24%
semana 52 224 2% 35%
PROMEDIO
238 2% 37%
SEMANAL
TOTAL
CONTRACTOS 12.375
TERMINO FIJO
51
TOTAL
CONTRACTOS 640
INDEFINIDO
Fuente: El autor.
Tabla 4: Descriptiva cálculo de la variación.
Descriptiva cálculo de la variación

Media 238,14
Error típico 6,03
Mediana 231,00
Moda 258,00
Desviación estándar 43,06
Varianza de la muestra 1854,13
Curtosis 2,90
Coeficiente de asimetría 1,30
Rango 225,67
Mínimo 156,00
Máximo 381,67
Fuente: El autor.
En las tablas 3 y 4, una muestra de 52 semanas se puede apreciar el índice de

rotación del personal fijo, variando desde el 24 al 40 por ciento, también se puede
apreciar el valor real del personal término fijo.
Aunque la planta utiliza modelos para predecir las necesidades de personal futuras
de la planta, estos modelos casi nunca son exactos totalmente, es por ellos que se
guarda un stock de inventarios, el cual actualmente tiene un nivel de confiabilidad
muy bajo. Los modelos utilizados por la empresa se basan en tomar las necesidades
de años anteriores y aumentar según el crecimiento de producción del año actual.
A continuación, se muestran el análisis de patrones de las demandas de personal

del año 2020 y encontramos que su comportamiento es estacionario, variando
semana a semana las necesidades de mano de obra.
52
Gráfico 6: Patrón para el 2020 de personal.
PATRON PARA EL 2020 Personal

300
200
100
Fuente: El autor.
El comportamiento estacionario indica que las necesidades de personal se ven

crecientes y decrecientes dependiendo la semana del año, por lo cual dado el
comportamiento de las necesidades de mano de obra se realiza una planeación de
la demanda y así encontrar la metodología de inventarios adecuados.
Se debe tener en cuenta el comportamiento de la demanda y también el coeficiente

de variación para conocer la naturaleza de la demanda de los elementos de dotación
y así lograr establecer las políticas de aprovisionamiento necesarias, al igual que
para poner a disposición todos los elementos necesarios para realizar el diseño del
sistema de aprovisionamiento adaptable a la realidad de la fábrica y de los posibles
cambios que siempre se presentan en la vida real.
53
9.2 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Se documenta a continuación el proceso de aprovisionamiento del almacén de

dotación, esto, con ayuda de la técnica de caracterización de procesos en la cual se
busca comprender de una manera global el funcionamiento y la forma en que se
dan cada una de las actividades, se buscó describir cada una de las variables más
cercana en el proceso para diagnosticar las falencias de una manera más general
y completa.
La caracterización del proceso de aprovisionamiento se realizó en noviembre del

año 2020 y se documentan las siguientes plantillas se muestra el alcance y cada
uno de los pasos que se realiza al dotar de implementos necesarios a los
colaboradores de la compañía. En él se dividió cada una de las tareas más
importantes y así después de tener el proceso segmentado, entrar a analizar cada
una de las variables del proceso.
La siguiente caracterización se logró documentando el proceso de

aprovisionamiento realizado el día 12 de noviembre del 2020, el cual se divide en
los siguientes procesos: Orden de compra, recepción de la mercancía,
sistematización de la información, administración y seguimiento, también se
describe cada sub proceso que se debe llevar a cabo para la ejecución de los
procesos macros.
El impacto resultante al caracterizar los procesos que hacen parte del objeto de
estudio es que podemos desglosar el problema y verlo de manera distinta, buscando
aislar el problema o los posibles problemas delimitando sus variables e importancia
como parte del sistema general.
54
Algunos beneficios de esta técnica son:
• Posibilidad de entender en profundidad el qué se hace y cómo se hacen las cosas.
• Comparar el cómo se hacen las cosas con lo que está establecido por parte de la
alta gerencia (dirección, gerencia).
• Oportunidad para detectar aspectos a mejorar.
• Detectar posibles riesgos de que falle el proceso y analizar posteriormente la

gravedad de ese riesgo.
• Establecer nuevos controles al proceso, registros, indicadores de gestión o

mejorar los existentes.
• Hacer partícipe a los responsables de esos procesos en la mejora de los mismos.
55
Imagen 4: Caracterización del proceso de aprovisionamiento.
ALCANCE CARAC. DE CALIDAD VARIABLE CRITICA VARIABLE CLAVE OPERACIÓN/PROCESO RECHAZO REPROCESO
Desde la generación de
Orden de informes para la
La falta de trazabilidad
1 realizacion del pedido,
Compra Exactitud Orden Trazabilidad Operación y orden en las los
hasta la validación y
sistemas informáticos
generación de la orden
de compra.
Desde que llega a la Desorden en el
puerta el pedido de almacén de dotacion.
Recepción de dotación hasta que es
Inexactitud en el pedido.
Situaciones de
2 Mercancia Orden Distribución Planificación Operación Averias en la
almacenado y producción.
mercancía.
organizado en el Desorden del
almacén. proveedor.
Desde que se recolecta

Mal diseño de los
la información
sistemas de
necesaria, es
Sistematización informacion.
3 organizada y validada Exactitud Diseño Vericidad Operación
de la Información hasta que se ingresa
Poca vericidad entre la
bodega y lo archivos de
en los archivos de
inventarios.
seguimiento.
Desorden en la bodega
Desde que se entrega
Administracion y de dotación al igual que
la dotación y al mismo
Seguimiento en el bases de datos en
4 tiempo se le da rotación Servicio Disponibilidad Tiempo Operación
las que se encuntra la
al almacén hasta que
informacion de
se realizan inventarios.
disponibilidad.
Fuente: El Autor
Al describir el proceso en una caracterización como se realizó en la imagen 4, se logran comprender las variables de
importancia como son: El orden, la trazabilidad, la distribución o el diseño que están fallando en el proceso de
56
aprovisionamiento y que, por defecto se deben controlar o se deben de rediseñar
de tal manera que sea seguro y estándar el comportamiento de estas variables en
cada uno del sud procesos.
Se evidencia que, factores como la veracidad, la planificación y el tiempo son

variables clave de actividades específicas como por ejemplo la veracidad es la
variable clave en sistematización de la información, tiempo es variable clave de la
actividad administración y seguimiento. La información recolectada es fundamental
para conocer los puntos críticos dentro del desarrollo de la actividad y con ello
moldear el sistema de aprovisionamiento a las necesidades reales del proceso.
Para realizar el diagnóstico de manera más precisa, se desglosan los procesos

macros en subprocesos y así, analizar y describir cada uno de los cuatros: Orden
de compra; Recepción de mercancías, Sistematización de la información,
Administración y seguimiento.
• Componentes del proceso: Orden de compra.
En esta etapa, la compañía realiza una recolección de datos, esto, utilizando las
bases de datos diseñadas por los analistas para conocer las existencias del
producto, fechas y cantidades de pedidos anteriores, ya que con base en esta
información se realiza el posterior pedido de elemento de dotación.
Este proceso se divide en las siguientes etapas: Recolección de información,
validación de la información.
57
Imagen 5: Caracterización proceso orden de compra.
Fuente: El autor.
En la imagen 5, se evidencia que el proceso está dividido en dos sub actividades, esto se debe a que al ser los
sistemas de información algo precarios, la información de los inventarios debe ser corroborada habitualmente,
generando sobrecostos en la mano de obra y reprocesos en las actividades programadas. Igualmente, se pueden
apreciar las variables que se deben tener controladas para que el proceso sea eficiente logrando también eliminar
pasos innecesarios.
• Componentes del proceso: Recepción de la mercancía.
En esta segunda etapa la empresa se dispone a recibir la mercancía comprada para esto se recibe por parte del
proveedor una fecha estipulada en la cual se debería recibir la mercancía.
Este proceso se puede dividir en: preparación del almacén, organización del almacén.
58
Imagen 6: Caracterización del proceso de recepción de mercancia.
Fuente: El autor.
En la imagen 6, se logra ver que este proceso depende de la planificación y orden para tener un almacén con una
distribución optima que permita una operación ágil y estructurada.
Las variables que caracterizan este proceso están dadas en función del orden y además de esto, otro factor a tener
en cuenta es la baja rotación del producto, evidenciado al encontrar mercancías que se recibieron en tiempos muy
distintos y se almacenan como si fueran de un mismo pedido.
• Componentes del proceso: Sistematización de la información.
Al llegar a esta actividad, la empresa ya ha organizado y clasificado los productos recibidos, por lo que queda ingresar
la información a las bases de datos y herramientas creadas por los analistas para la mejor trazabilidad y administración
59
de los activos.
Este subproceso, se divide en los siguientes procesos: Recolectar información, ingresar la información.
Imagen 7: Caracterización del proceso sistematización de la información.
Desde que se recolecta
Recolección de la la información por
Información inexacta. Mala calidad de la data
1 Información medio de la persona
Real Tiempo Trazabilidad Operación Desorden en los y desorden en la
encargada del
informes. información.
almacén, así como por
medio de facturas.
Desde que se diseñan
Ingresar la los formatos para
guardar la data hasta Inexactitud en la
2 Informacion Funcionalidad Método Diseño Operación
que se digita la información.
información de los
archivos.
Fuente: El autor.
La caracterización muestra que el diseño de los sistemas informáticos utilizados por los analistas no son los mismos,
es decir, falta estandarización, igualmente se deben unificar esos procesos, eliminando la recolección de datos y todos
los tiempos de espera que se pueden presentar.
• Componentes del proceso: Administración y seguimiento.
En esta actividad se busca dar un seguimiento y una administración a las bases de datos, también dar buen manejo
al almacén, de igual manera, se generan informes con la información para la toma de decisiones y se entrega la
dotación. La entrega de dotación se realiza por área en específico.
Este proceso se puede dividir en: Entrega de dotación y administración de almacén.
60
Imagen 8: Caracterización proceso de administración y seguimiento.
Desde que se
Entrega de programa la entrega
Dotación para las distintas area Personas que no
1
de la fabrica hasta que Velocidad Cantidad Planificación Operación reclaman la dotación.
se registra la Disponibilidad de tallas.
informacion de salida
de inventario.
Desde que se recolecta Bases de datos
la información de salida inadecuadas.
Administracion
y stock de inventario y Malas practicas del
del almacén se organiza el almacén encargado de la
2 según las Información clara Organización Administracion Operación bodega.
especificaciones del Incorrecta supervisión.
producto, hasta que se
supervisa y se realiza
pedido.
Fuente: El autor.
La imagen 6, muestra que es importante el rediseño de una herramienta que me permita controlar el inventario y
cada una de las variables anteriormente mencionadas, con miras de optimizar el proceso complementándolo.
También se puede ver que la entrega de la dotación es una actividad importante, garantizando la rapidez en ello
para que las pausas del colaborador sean las menores posibles.
61
Con base en la elaboración del diagnóstico, mediante la descripción de la situación
actual, el análisis de los datos recopilados y las caracterizaciones de los procesos,
se logran evidenciar los siguientes aspectos:
• Se presenta un tipo de demanda variable, debido a que se evidencia en la
organización una alta rotación de los colaboradores en las diferentes áreas de
trabajo, por parte del personal que se encuentra a término indefinido y por el
personal a término fijo, el cual es el de mayor rotación semana a semana.
• Se logra evidenciar un ingreso entre 29 y 41 personas semanalmente. Lo cual
indica que se debe realizar entrega a cada uno de estos de 3 camisas (valor de
$23.134), 3 pantalones (valor de $23.962) y un par de botas (valor de $76.050).
Esto significa que, semanalmente se entregan entre $6.302.802 y $8.910.858 en
dotación.
• Se conoce el comportamiento de los proveedores, manteniendo un mismo lead
time para cada uno de ellos, este tiempo es de 4 semanas y se tiene establecido
como política de entrega.
• Se evidencia la ausencia de una política de aprovisionamiento de dotación. Pues
el no tener instrucciones precisas y normas claras al momento de realizar los
pedidos, hace que no exista un orden que permita mantener los inventarios en
niveles adecuados, se evidencia que no se tiene en cuenta el registro de los
históricos de las entregas que se realizan y esto hace que, no hayan datos
concretos que permitan la toma de decisiones en cuanto a qué, cuánto, cómo y
cuándo se van a llevar a cobo los pedidos.
• Se resaltan las variables clave que convergen en el proceso, estas variables son:
Trazabilidad, planificación, veracidad y tiempo. Estas variables son de gran
importancia en el proceso, y son las que se buscan controlar mediante la
propuesta del diseño del sistema de aprovisionamiento.
• Se logra evidenciar la ausencia y la no utilización de un sistema de información

que permita la obtención, recolección y análisis de datos para la toma de
decisiones.
62
10. CAPÍTULO 2. FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE
APROVISIONAMIENTO DE LA COMPAÑÍA OBJETO DE ESTUDIO.
En este capítulo, se presenta la formulación de las políticas de aprovisionamiento

de la compañía, para esto, lo primero es realizar una clasificación multicriterio y
seguido de esto, analizar las políticas actuales, y así, formular con base en el
diagnóstico, una política que se ajuste a los requerimientos de la compañía.
En el desarrollo del capítulo se proponen alternativas a los puntos críticos

encontrados en el capítulo anterior, como es la falta de estandarización en los
procesos, como el manejo del almacén y del aprovisionamiento, también la falta de
una política de inventarios teniendo en cuenta la aplicación de una metodología
variable con tiempo de entrega constante
Se evidencia la propuesta informática diseñada para mejorar el flujo y

administración de la información de inventarios junto el uso de software para la
presentación de informes, manejo y comprensión de la información.
10.1 CLASIFICACIÓN ABC
Para la determinar la relevancia de los artículos que maneja el almacén de dotación,

se realiza una clasificación ABC de los artículos de dotación, donde primero se
ejecuta la clasificación de los uniformes y posteriormente del calzado (botas).
En ambos casos, se tuvo en cuenta los criterios de costo unitario y cantidades en

stock.
Para la clasificación de los uniformes, se dividen éstos en grupos según el tipo de

artículo: pantalón blanco, camibuso manga larga, pantalón ignífugo, camibuso
ignífugo, camibuso manga larga con cierre, camibuso manga corta.
63
Tabla 5: Frecuencia de costos unitarios (uniformes).
Artículo Costo unitario Frecuencia Frec. Acum.

Camibuso Ignífugo $ 109.620 0,372379636 0,372379636
Pantalón Ignífugo $ 93.380 0,317212282 0,689591918
Pantalón Blanco $ 23.962 0,081399022 0,77099094
Camibusos ML con
cierre $ 23.627 0,080261026 0,851251966
Camibusos Manga Larga $ 23.134 0,078586303 0,929838269
Camibusos Manga Corta $ 20.654 0,070161731 1
TOTAL $ 294.377 1
Fuente: El autor.
Gráfico 7: Pareto costo unitario (uniformes).
Fuente: El autor.
64
Tabla 6: Frecuencia de cantidad en stock (uniformes).
Cantidad
Artículo Frecuencia Frec. Acum.
en stock
Pantalón Blanco 948 0,5973535 0,597353497
Camibusos Manga Larga 639 0,4026465 1
Pantalón Ignífugo 0 0 1
Camibuso Ignífugo 0 0 1
Camibusos ML con
cierre 0 0 1
Camibusos Manga Corta 0 0 1
TOTAL 1587 1
Fuente: El autor.
Gráfico 8: Pareto cantidad total en stock (uniformes).
Fuente: El autor.
65
Tabla 7: Promedio de frecuencias ambos criterios (uniformes).
Costo Frec Frec Prom

Artículo Cantidad unitario Cantidad Costo Frec
Pantalón Blanco 948 $ 23.962 0,5974 0,0814 0,3394
Camibusos
Manga Larga 639 $ 23.134 0,4026 0,0786 0,2406
Pantalón
Ignífugo 0 $ 93.380 0,0000 0,3172 0,1586
Camibuso
Ignífugo 0 $ 109.620 0,0000 0,3724 0,1862
Camibusos ML
con cierre 0 $ 23.627 0,0000 0,0803 0,0401
Camibusos
Manga Corta 0 $ 20.654 0,0000 0,0702 0,0351
TOTAL 1.587 $ 294.377 1 1
Fuente: El autor.
Tabla 8: Clasificación ABC (uniformes).
Frec.
Artículo Frecuencia Acumulada Clasific. ABC
Pantalón Blanco 0,33938 0,33938 A
Camibusos Manga Larga 0,24062 0,57999 A
Pantalón Ignífugo 0,18619 0,76618 B
Camibuso Ignífugo 0,15861 0,92479 B
Camibusos ML con
cierre 0,04013 0,96492 C
Camibusos Manga Corta 0,03508 1,00000 C
Fuente: El autor.
66
Gráfico 9: Pareto clasificación ABC (uniformes).
Fuente: El autor.
La clasificación ABC aplicada a los uniformes, evidencia como tipo A al pantalón

blanco y a los camibusos manga larga, esto se debe a que esta es la dotación
entregada a la mayoría de los colaboradores, puesto que es el uniforme estándar
para las áreas administrativas y fabricación. El uniforme ignífugo toma clasificación
tipo B, debido a que son artículos alto costo pero baja rotación, y los camibusos ML
con cierre y los camibusos manga corta, quedan categorizados como tipo C, siendo
éstos los de menor rotación y menor costo en la organización.
Por otra parte, la clasificación ABC aplicada a las botas de dotación, se realiza con
la misma mecánica que para los uniformes, clasificando las botas en grupos según
su tipo: botas dieléctricas, botas altas temperaturas (fabricación café), botas
medicadas (mocasín), botas dieléctricas con cordón, botas medicadas (mocasín con
cordón).
67
Tabla 9: Frecuencia de costos unitarios (botas).
Costo
Artículo Frecuencia Frec. Acum
Unitario
Botas Medicadas (Mocasín) $ 124.620 0,3030863 0,3030863
Botas Medicadas (Mocasín
con cordón) $ 76.050 0,18496 0,4880463
Botas Dieléctricas $ 72.075 0,1752925 0,6633388
Botas Altas Temperaturas
(Fabricación Café) $ 71.000 0,172678 0,8360167
Botas Dieléctricas con
cordón $ 67.425 0,1639833 1
TOTAL $ 411.170 1 1
Fuente: El autor.
Gráfico 10: Pareto costo unitario (botas).
Fuente: El autor.
68
Tabla 10: Frecuencia de cantidad en stock (botas).
Cantidad
Artículo en stock Frecuencia Frec. Acum
Botas Dieléctricas 991 0,74399 0,74399
Botas Medicadas (Mocasín) 129 0,09685 0,84084
Botas Dieléctricas con cordón 106 0,07958 0,92042
Botas Altas Temperaturas (Fabricación Café) 94 0,07057 0,99099
Botas Medicadas (Mocasín con cordón) 12 0,00901 1
TOTAL 1332 1
Fuente: El autor.
Gráfico 11: Pareto cantidad en stock (botas).
Fuente: El autor.
69
Tabla 11: Promedio frecuencias ambos criterios (botas).
Costo Frec. Frec. Prom

Artículo Cantidad Total Cant Costo Frec
Botas Dieléctricas 991 $ 72.075 0,74399 0,17529 0,45964
Botas Medicadas (Mocasín) 129 $ 124.620 0,09685 0,30309 0,19997
Botas Dieléctricas con cordón 106 $ 67.425 0,07958 0,16398 0,12178
94
(Fabricación Café) $ 71.000 0,07057 0,17268 0,12162
Botas Medicadas (Mocasín
12
con cordón) $ 76.050 0,00901 0,18496 0,09698
TOTAL 1332 $ 411.170 1 1

Fuente: El autor.
Tabla 12: Clasificación ABC (botas).
Frec. Clasific.
Artículo Frecuencia Acumulada ABC
Botas Dieléctricas 0,45964 0,45964 A
Botas Medicadas (Mocasín) 0,19997 0,65961 B
Botas Dieléctricas con cordón 0,12178 0,78139 C
(Fabricación Café) 0,12162 0,90302 C
Botas Medicadas (Mocasín con
cordón) 0,09698 1 C
Fuente: El autor.
70
Gráfico 12: Pareto clasificación ABC (botas).
Fuente: El autor.
El análisis del diagrama de Pareto (gráfica 12), arroja como resultado que las botas
dieléctricas se clasifican como tipo A, debido a que son las más utilizadas por los
colaboradores, evidenciándose una ventaja considerable en comparación con las
demás botas. Las botas medicadas mocasín, quedan clasificadas como tipo B,
debido a que estas son las de mayor costo, y, la clasificación tipo C para las botas
dieléctricas con cordón, las botas para alta temperatura (fabricación café) y las botas
medicadas (mocasín con cordón), que representan una demanda anual muy baja.
Como se evidencia en la tabla 13, la clasificación ABC para todos los artículos de
dotación queda de la siguiente manera:
Tabla 13: Clasificación ABC para todos los artículos de dotación.
Artículo Clasificación
Botas Dieléctricas A
Pantalón Blanco A
Camibusos Manga Larga A
Botas Medicadas (Mocasín) B
Pantalón Ignífugo B
Camibuso Ignífugo B
71
Botas Dieléctricas con cordón C
Botas Altas Temperaturas (Fabricación Café) C
Botas Medicadas (Mocasín con cordón) C
Camibusos ML con cierre C
Camibusos Manga Corta C
Fuente: El autor.
Como resultado se tiene que, las botas dieléctricas, el pantalón blanco y el camibuso
manga larga son los artículos de clasificación tipo A, y se determina que estos
artículos son los que se van a utilizar para la metodología de gestión de inventarios,
puesto que este es el uniforme de la organización y presentan la misma demanda,
los artículos tipo B y C, son artículos que presentan una demanda diferente y no
aplicable para este caso de estudio, ya que son artículos de dotación que se
entregan únicamente por encargo.
Análisis de tallas más solicitadas
La información presentada es suministrada por el área de recursos humanos, los

cuales son los encargados de llevar el control y administración del personal. Se
describe el comportamiento de la variable de las tallas, ya que tenerlas en cuenta
permite no pecar con faltantes o sobrantes, al pedir en mayor cantidad tallas que no
son solicitadas o al no pedir tallas que tienes una demanda considerable en la
fábrica, por esto, en las tablas 13, 14 y 15 se muestran las cantidades y porcentajes
de cada talla para camisas, pantalones y botas.
Tabla 14: Tallas de camisas más solicitadas.
TALLAS CANTIDAD DE PERSONAS QUE PORCENTAJE

SOLICITAN
13 13 1,7%
14 43 5,8%
15 103 13,8%
16 229 30,7%
17 226 30,3%
18 97 13,0%
19 18 2,4%
72
20 7 0,9%
21 4 0,5%
22 3 0,4%
24 2 0,3%
Fuente: El autor.
Tabla 15: Tallas de pantalón más solicitadas.

SOLICITAN
28 35 4,7%
30 70 9,4%
32 242 32,5%
34 217 29,1%
36 102 13,7%
37 1 0,1%
38 53 7,1%
39 1 0,1%
40 13 1,7%
42 7 0,9%
44 2 0,3%
48 1 0,1%
50 1 0,1%
Fuente: El autor.
Tabla 16: Tallas de botas más solicitadas.

SOLICITAN
16 1 0,1%
34 2 0,3%
35 8 1,1%
36 21 2,8%
37 32 4,3%
38 68 9,1%
39 150 20,1%
40 177 23,8%
41 133 17,9%
42 106 14,2%
43 29 3,9%
44 14 1,9%
45 3 0,4%
73
49 1 0,1%
Fuente: El autor.
Se debe garantizar existencias de tallas para todo el personal sin importan el nivel
de demanda que tenga cada uno, este análisis ayuda a sentar las bases de lo que
será la distribución en el almacén, ya que esta se realizará respecto a variables
como estas.
10.2 ANÁLISIS DE LA DEMANDA
La demanda del almacén de dotación está compuesta por todo el personal de

fábrica, a excepción de los contratistas, los cuales portan uniforme de sus
respectivas empresas, el personal de la fábrica se divide en dos modalidades de
contrato, contrato termino fijo y contrato término indefinido, el promedio de contratos
a término indefinido es de 640 empleados y el promedio del personal termino fijo es
de 220 empleados lo cual indica que es una demanda variable, ya que estos valores
variarán con el tiempo, con un comportamiento estacionario.
A continuación, se procede a calcular el pronóstico para el año 2021. Para la

realización del pronóstico utilizamos promedio móvil y suavización exponencial
método de Winter.
Se utiliza promedio móvil cuando se desea darle mayor importancia a un conjunto

de datos recientes y de esa manera lograr obtener un pronóstico. Ese pronóstico se
puede adquirir en el cálculo de la media aritmética del conjunto de datos que se
haya seleccionado recientemente.
El método Holt-Winters es una ampliación perfeccionada del enfoque de la

suavización exponencial, mientras que el procedimiento de suavización proporciona
una impresión general, movimientos a largo plazo en la información y permite la
elaboración de pronósticos a corto plazo. Este método permite también el estudio
de tendencia a futuro mediante la elaboración de pronósticos a mediano y largo
74
plazo. 32
Se realiza el cálculo con los dos modelos y se escoge como método el que presente
menor error.
Promedio móvil simple:

Se realiza el promedio móvil con un horizonte de tiempo de tres periodos para
suavizar las variaciones que se dan semana a semana dándole más importancia a
los datos nuevo que a los datos antiguos, para realizar el cálculo se utiliza la
siguiente formula, y se evidencian los resultados en la tabla 17:
∑𝑛𝑛𝑡𝑡 = 1𝜒𝜒𝜒𝜒 − 1
𝑋𝑋𝑋𝑋 =
N
𝑥𝑥𝑥𝑥 = 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑢𝑢𝑢𝑢 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡

⅀ = 𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑
𝜒𝜒𝜒𝜒 − 1 = 𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈 𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎
𝑁𝑁 = 𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻𝐻 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡
Tabla 17: Pronóstico de necesidades de personal para el 2021.
PRONÓSTICO PARA EL 2021

Unidad de Elementos del Pronostico
2020 2021
tiempo
Personal Personal Error Error ^2
Semana 1 230
Semana 2 258
Semana 3 256
Semana 4 232 248 16 256
Semana 5 258 249 9 81
Semana 6 221 249 28 784
Semana 7 231 237 6 36
32MIRA Laura. TREJO Alfredo. LÓPEZ Daniel. Aplicación de HOLT-WINTERS para pronósticos de
inventarios. Universidad Autónoma de Nuevo León. 2018.
75
Semana 8 204 237 33 1089
Semana 9 254 219 35 1225
Semana 10 246 230 16 256
Semana 11 207 235 28 784
Semana 12 207 236 29 841
Semana 13 223 220 3 9
Semana 14 206 212 6 36
Semana 15 222 212 10 100
Semana 16 239 217 22 484
Semana 17 253 222 31 961
Semana 18 189 238 49 2401
Semana 19 156 227 71 5041
Semana 20 224 199 25 625
Semana 21 230 190 40 1600
Semana 22 258 203 55 3025
Semana 23 256 237 19 361
Semana 24 232 248 16 256
Semana 25 258 249 9 81
Semana 26 221 249 28 784
Semana 27 231 237 6 36
Semana 28 204 237 33 1089
Semana 29 254 219 35 1225
Semana 30 246 230 16 256
Semana 31 207 235 28 784
Semana 32 207 236 29 841
Semana 33 223 220 3 9
Semana 34 206 212 6 36
Semana 35 222 212 10 100
Semana 36 239 217 22 484
Semana 37 253 222 31 961
Semana 38 189 238 49 2401
Semana 39 156 227 71 5041
Semana 40 224 199 25 625
Semana 41 254 190 64 4096
Semana 42 246 211 35 1225
Semana 43 207 241 34 1156
Semana 44 207 236 29 841
76
Semana 45 223 220 3 9
Semana 46 206 212 6 36
Semana 47 222 212 10 100
Semana 48 239 217 22 484
Semana 49 253 222 31 961
Semana 50 189 238 49 2401
Semana 51 156 227 71 5041
Semana 52 224 199 25 625
Error 1327
MAD 27,0816327
MSE 1060,79592
Fuente: El autor.
Tabla 18: Promedio de necesidades de personal semana a semana.
Referencia
Necesidades de personal /
Variables
semana - 2021
Promedio por
225
semana
Fuente: El autor.
En la tabla 17, se muestra un pronóstico basado en la metodología promedio móvil,

en donde se aprecia semana a semana la variabilidad del personal, como análisis
principal, se tiene que la metodología utilizada por la empresa no es la apropiada ya
que se deberían utilizar modelos más completos para su pronóstico. La tabla 18
resume el promedio de necesidades de personal por semana. También, se
encuentra que, para atender a la demanda de producción, responden con contratos
de personal término fijo, esto se debe a la política de la empresa que no permite ni
el uso de horas extras ni tercerización de sus procesos productivos por lo cual,
responden contratando personal para suplir las necesidades antes nombradas.
77
Gráfico 13: Patrón de comportamiento de ingreso de personal 2020 y 2021.
PATRON PARA EL 2021 VS 2020

300
200
100
0
Semana 4
Semana 6
Semana 8
Semana 10
Semana 12
Semana 14
Semana 16
Semana 18
Semana 20
Semana 22
Semana 24
Semana 26
Semana 28
Semana 30
Semana 32
Semana 34
Semana 36
Semana 38
Semana 40
Semana 42
Semana 44
Semana 46
Semana 48
Semana 50
Semana 52
PRONÓSTICO PARA EL 2021 2021 Personal 2020 Personal
Fuente: El autor.
Al analizar la tendencia del pronóstico se puede apreciar que guarda la misma

estacionalidad en los periodos de mayor necesidad de mano de obra esto concuerda
con años anteriores donde se puede ver la variación en semanas específicas,
también se puede apreciar que en algunos meses presentara comportamiento
totalmente diferente al de años anteriores.
Uno de los grandes desafíos de la gestión de inventarios consiste en mantener la

cantidad adecuada para que la empresa alcance sus prioridades competitividad con
mayor eficiencia y productividad 33. Acorde con la falta de estandarización en los
procesos y la falta de una política de inventarios, se suma también la distribución
del producto en el almacén, causando averías en los productos y una mala rotación
de los inventarios.
33
PINZON G. Isarin, PEREZ O, Giovanni y ARANGO Martin Darío. Mejoramiento en la Gestión de
inventarios propuesta metodológica. 2010. Revista EAFIT.
78
Método de Winter:
El método de Winter utiliza los componentes de nivel, tendencia y estacional para
generar pronósticos. El método de Winter también utiliza datos hasta el tiempo de
origen del pronóstico para generar los supuestos. Para la realización de los calculo
primero se analiza los patrones de la demanda real buscando patrones repetitivos
de estacionalidad, en este caso los patrones se marcan en promedio cada 13
periodos.
Gráfico 14: Demanda - Método Winter.
Demanda real
300
250
200
150
100 y = 0,0016x2 - 0,5383x + 236,67
50
Fuente: El autor.
Se utilizan las siguientes fórmulas para la aplicación de pronóstico por el método

Winter, teniendo como primera premisa el largo de la estacionalidad, se calcula el
pronóstico y se optimizan las variables en Solver para tener un pronóstico más
certero.
𝛾𝛾
𝐴𝐴 = 𝛼𝛼 + (1 − 𝛼𝛼)(𝐴𝐴𝐴𝐴 − 1 + 𝑇𝑇𝑇𝑇 − 1)
𝑆𝑆𝑆𝑆 − 1
𝑇𝑇 = ß(𝐴𝐴 − 𝐴𝐴𝐴𝐴 − 1) + (1 − ß)𝑇𝑇𝑇𝑇 − 1
𝛾𝛾
𝑆𝑆 = 𝛾𝛾 + (1 − 𝛾𝛾)𝑆𝑆𝑆𝑆 − 1
𝐴𝐴𝐴𝐴
𝛾𝛾 = (𝐴𝐴𝐴𝐴 + 𝑃𝑃𝑃𝑃)𝑆𝑆
79
𝛼𝛼 = 𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑐𝑐𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 (0 < 𝛼𝛼 < 1)
ß = 𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡(0 < ß < 1)
𝛾𝛾 = 𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐𝑐 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑐𝑐𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖𝑖 (0 < 𝛾𝛾 < 1)
𝐴𝐴 = 𝑣𝑣𝑣𝑣𝑣𝑣𝑣𝑣𝑣𝑣 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑡𝑡
𝑆𝑆 = 𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸𝐸 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 𝑡𝑡
𝐿𝐿 = 𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿𝐿 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒
Tabla 19: Pronóstico método Winter.
Unidad de 2020
At Tt St Yt' Error
tiempo Personal
-12 1
-11 1
-10 1
-9 1
-8 1
-7 1
-6 1
-5 1
-4 1
-3 1
-2 1
-1 1
0 1
Semana 1 230 230 0 1
Semana 2 258 230,306973 0,0818843 1,0078366 230,47 27,529258
Semana 3 256 230,6696404 0,1567826 1,004098 231,14 24,860012
Semana 4 232 230,8392893 0,1602146 1,0040131 231,48 0,5198522
Semana 5 258 231,295519 0,2391759 1,0026926 232,49 25,508601
Semana 6 221 231,4191997 0,2083679 1,0030928 232,67 11,669407
Semana 7 231 231,6206874 0,2065326 1,0031231 233,07 2,0664154
Semana 8 204 231,5221412 0,1251535 1,0051534 232,52 28,52337
Semana 9 254 231,8923546 0,1905227 1,0033897 233,61 20,392941
Semana 10 246 232,2354552 0,2312225 1,0027967 234,55 11,45232
Semana 11 207 232,1874783 0,1567467 1,004126 233,91 26,911692
Semana 12 207 232,0663682 0,082629 1,0078253 233,06 26,057917
Semana 13 223 232,0486938 0,0558734 1,011573 232,78 9,7750475
80
Semana 14 206 231,8183745 -0,020468 0,9684288 231,53 25,531824
Semana 15 222 231,690489 -0,049121 0,9868505 230,95 8,95367
Semana 16 239 231,7016686 -0,033036 0,9882851 232,98 6,0152896
Semana 17 253 231,8911747 0,0263265 1,0286463 234,43 18,572166
Semana 18 189 231,4387006 -0,101392 0,9976481 233,99 44,989694
Semana 19 156 230,5067683 -0,322937 1,0007003 232,05 76,052641
Semana 20 224 230,108464 -0,343041 1,0012204 231,42 7,4216034
Semana 21 230 229,7601443 -0,344449 1,0012611 231,38 1,3793024
Semana 22 258 229,7145723 -0,264724 1,0027319 231,80 26,201758
Semana 23 256 229,7314443 -0,189609 1,0000098 231,34 24,65777
Semana 24 232 229,5616913 -0,184313 0,9993224 231,16 0,8437528
Semana 25 258 229,6795552 -0,103708 0,9979503 231,41 26,586664
Semana 26 221 229,463015 -0,133806 1,0030426 232,22 11,216397
Semana 27 231 229,3185531 -0,136648 1,0068927 233,03 2,0302307
Semana 28 204 228,9787392 -0,190842 0,9650818 223,04 19,043766
Semana 29 254 229,1014105 -0,107213 0,9808917 227,24 26,761906
Semana 30 246 229,2126067 -0,048953 0,9752316 227,52 18,480107
Semana 31 207 228,8574669 -0,130628 1,0237602 236,76 29,761175
Semana 32 207 228,493991 -0,192739 0,994341 229,58 22,577398
Semana 33 223 228,2414213 -0,208699 0,9976493 230,23 7,2306154
Semana 34 206 227,7884178 -0,273867 0,9988993 230,30 24,301074
Semana 35 222 227,4510281 -0,290811 0,9990783 230,26 8,26125
Semana 36 239 227,2828814 -0,258091 1,0002746 230,55 8,4497444
Semana 37 253 227,3095378 -0,182135 0,9965285 229,88 23,124737
Semana 38 189 226,7108049 -0,293262 0,9971648 229,67 40,668141
Semana 39 156 225,649046 -0,498256 0,9966852 229,94 73,940972
Semana 40 224 225,1307237 -0,503609 1,0017938 233,65 9,6530002
Semana 41 254 224,9300764 -0,422795 1,0054071 228,85 25,1518
Semana 42 246 224,8404942 -0,333911 0,9632023 209,37 36,631852
Semana 43 207 224,3588621 -0,373315 0,9792139 211,24 4,2425857
Semana 44 207 223,856966 -0,407614 0,9736981 209,29 2,2889706
Semana 45 223 223,3876846 -0,424064 1,022289 222,98 0,0230154
Semana 46 206 222,7904967 -0,470244 0,9930177 219,76 13,758735
Semana 47 222 222,3224763 -0,469651 0,9963271 220,38 1,6202691
Semana 48 239 222,0437027 -0,418735 0,9974185 224,45 14,545753
Semana 49 253 221,9715014 -0,326298 0,9971794 222,70 30,298916
Semana 50 189 221,286735 -0,421918 0,9988099 222,55 33,547241
81
Semana 51 156 220,1596407 -0,610022 0,9955198 218,48 62,484674
Semana 52 224 219,6053915 -0,595145 0,9961336 222,89 1,1074083
Error 1034
L 13,00
‫ס‬ 0,0110
ß 0,2667
y 0,0000
Fuente: El autor.
Al realizar el pronóstico evidenciado en la tabla 19, se procede a optimizar las

constantes, arrojando los valores mínimos de error que puede tener el pronóstico,
se procede a analizar el patrón arrojado por el pronóstico y a seleccionar el
pronóstico apropiado.
Gráfico 15: Comparación demanda real y demanda pronosticada.

500
450
DEMANDA REAL VS DEMANDA PRONOSTICADA
400
350
300
250
200
150
100
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51
2020 Yt'
Fuente: El autor.
Se puede evidenciar que el pronóstico de la demanda se mantiene entre los rangos

promedio de demanda semanal de mano de obra, este modelo al tener en cuenta
82
otros factores es más exacto en sus predicciones
Imagen 9: Resultados de los pronósticos.
Fuente: El autor.
Se toma como modelo el método Winter para conocer las futuras necesidades de
mano de obra y con ello, planificar el aprovisionamiento de los elementos de
dotación.
Ahora bien, todos los problemas relacionados con el inventario, causan en la

empresa una repercusión directa a la eficiencia de la compañía, por lo tanto, los
problemas de política de inventario que enfrenta el área de recursos humanos, área
encargada de administrar y suministrar de dotación a sus empleados y
colaboradores, presentará problema de altos stocks, niveles bajos de servicio y
productos almacenados en desuso por el tiempo que llevan almacenados y la baja
rotación de inventarios.
Se analizan entonces los demás factores de la demanda, ya que el pronóstico solo

nos permite conocer cuál puede ser la necesidad de mano de obra en un periodo
determinado, solo es válido para el personal con contrato termino fijo.
83
El personal a término fijo variará semana a semana, mientras que el personal con
contrato término indefinido variará muy poco, esto significa que la demanda del
almacén de dotación es probabilística, condicionando el método que se utilizará
para el diseño de las políticas.
Como resultado, se hace necesario diseñar un modelo de gestión de control de

inventarios de dotación, que permita ofrecer un nivel de servicio superior acorde a
los requerimientos de la demanda, reduciendo los faltantes y la inversión en
inventario sin descuidar el nivel de servicio ofrecido para el cumplimiento de la
demanda y rentabilizar la inversión en inventarios.
Se procede a calcular el coeficiente de variación para el pronóstico del 2021 y para

lo cual debemos conocer los siguientes conceptos:
• Demanda determinística y constante: Si la demanda mensual promedio es,
de manera aproximada constante y V es menor a 20%.
• Demanda determinística variable: Si la demanda mensual promedio varía y
V es menor a 20%.
• Demanda probabilística estacionaria: Si V es alto (mayor a 20%) pero
aproximadamente constante.
• Demanda probabilística no estacionaria: Si V y la demanda mensual
promedio varían apreciablemente mes a mes.
𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒
𝑉𝑉 = ∗ 100
𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀
84
Tabla 20: Cálculo del coeficiente de variación.
CALCULO DEL COEFICIENTE DE VARIACION

Unidad de 2021
tiempo Personal
Desviación
Semana 1 230,47
estándar Media V
Semana 2 231,14 163,44 231 71%
Semana 3 231,48 163,68 231 72%
Semana 4 232,49 164,40 232 72%
Semana 5 232,67 164,52 233 72%
Semana 6 233,07 164,80 233 72%
Semana 7 232,52 164,42 233 72%
Semana 8 233,61 165,19 233 72%
Semana 9 234,55 165,85 234 73%
Semana 10 233,91 165,40 234 72%
Semana 11 233,06 164,80 233 72%
Semana 12 232,78 164,60 233 72%
Semana 13 231,53 163,72 232 72%
Semana 14 230,95 163,31 231 71%
Semana 15 232,98 164,75 232 72%
Semana 16 234,43 165,77 234 72%
Semana 17 233,99 165,46 234 72%
Semana 18 232,05 164,09 233 72%
Semana 19 231,42 163,64 232 72%
Semana 20 231,38 163,61 231 72%
Semana 21 231,80 163,91 232 72%
Semana 22 231,34 163,58 232 72%
Semana 23 231,16 163,45 231 71%
Semana 24 231,41 163,63 231 72%
Semana 25 232,22 164,20 232 72%
Semana 26 233,03 164,78 233 72%
Semana 27 223,04 157,72 228 69%
Semana 28 227,24 160,68 225 70%
Semana 29 227,52 160,88 227 70%
Semana 30 236,76 167,42 232 73%
Semana 31 229,58 162,34 233 71%
Semana 32 230,23 162,80 230 71%
85
Semana 33 230,30 162,85 230 71%
Semana 34 230,26 162,82 230 71%
Semana 35 230,55 163,02 230 71%
Semana 36 229,88 162,55 230 71%
Semana 37 229,67 162,40 230 71%
Semana 38 229,94 162,59 230 71%
Semana 39 233,65 165,22 232 72%
Semana 40 228,85 161,82 231 71%
Semana 41 209,37 148,05 219 65%
Semana 42 211,24 149,37 210 65%
Semana 43 209,29 147,99 210 65%
Semana 44 222,98 157,67 216 69%
Semana 45 219,76 155,39 221 68%
Semana 46 220,38 155,83 220 68%
Semana 47 224,45 158,71 222 69%
Semana 48 222,70 157,47 224 69%
Semana 49 222,55 157,36 223 69%
Semana 50 218,48 154,49 221 68%
Semana 51 222,89 157,61 221 69%
Fuente: El autor.
La tabla 20 evidencia la variación del coeficiente semanal y logramos apreciar que

es un coeficiente mayor al 20% y aproximadamente constante, por lo cual se
rectifica el comportamiento de la demanda del almacén de dotación.
En pocas palabras, la demanda del almacén es igual a las necesidades semana a

semana dadas por los ingresos establecidos y por el componente de empleados con
contrato término indefinido que solicitan la dotación, ahora, después de analizar la
demanda del almacén se proceden analizar los demás factores que tiene incidencia
en el proceso.
Se realiza un análisis de las necesidades del almacén, esto para empezar a conocer
como está conformado dicho proceso, Ya que la demanda del almacén está dada
en función del número de operarios de la fábrica y de los pronósticos de personal a
86
contratar ya que el personal que se proyecta como nuevo ingreso más el personal
activo en planta son el total de requerimientos de elementos de dotación que tiene
el almacén. La cantidad de personal con modalidad de contrato indefinido de la
empresa es de 640 empleados, junto a esto un grupo de empleados con modalidad
término fijo que varían entre los 100 y los 300 empleados a la semana.
El siguiente grupo de empleados son los practicantes, que en promedio son 52

practicantes activos en la fábrica, este valor de 52 practicantes está dado por el
número de empleados indefinidos.
De estos grupos, se debe tener claro que existen unas excepciones como lo son los
electricistas, los cuales deben portar un uniforme ignifugo, también las personas con
condiciones de salud los cuales no pueden hacer uso de uniforme normal, esta
pequeña población se debe tener en cuenta en el análisis al igual que la población
con características diferentes de salud. La tabla 21 evidencia el personal de fábrica.
Tabla 21: Personal fábrica.
PERSONAL FABRICA
Tipo de Personal Cantidad
Indefinidos 640
Practicantes 52
Termino fijo de 100 a 300
Fuente: El autor.
En el capítulo anterior, se llegó a la conclusión que la demanda del almacén es

variable y con comportamiento estacionario, con la técnica Winter se realizó el
cálculo de lo que seria los ingresos de personal para el año 2021 y con base en
dichas necesidades de elementos de dotación establecer los modelos
probabilísticos necesarios para tomar la decisión e implementar el más eficaz para
el tipo de características del almacén.
87
A continuación, se expresa la demanda esperada para el año 2021 y se analiza la
distribución que más se puede ajustar a los datos para ello utilizamos el software
Easyfit.
Los datos que se muestra en la figura , corresponden al conjunto de datos (B) que
suministra el pronóstico por el método Winter, al ejecutar el programa evalúa la
muestra que se introduce con la prueba de bondad de Kolmogorov-Smirnov.
La Kolmogorov-Smirnov es una prueba de bondad que se utiliza para determinar

que tan bien una muestra de datos se ajusta a una distribución teórica. Inicialmente
se establecen las hipótesis a contrastar.
𝐻𝐻0 = 𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎 𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠 𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎

𝐻𝐻1 = 𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎 𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠 𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎
𝐷𝐷 = 𝑚𝑚𝑚𝑚𝑚𝑚|𝐹𝐹𝐹𝐹(𝑥𝑥1 ) − 𝐹𝐹(𝑥𝑥1 )|
Dónde:
• es el i-ésimo valor observado en la muestra (cuyos valores se han
ordenado previamente de menor a mayor
• es un estimador de la probabilidad de observar valores menores o iguales
que
• es la probabilidad de observar valores menores o iguales que cuando es
cierto.
Así pues, D es la mayor diferencia absoluta observada entre la frecuencia

acumulada observada y la frecuencia acumulada teórica, obtenida a partir de la
distribución de probabilidad que se especifica como hipótesis nula.
La hipótesis es aceptada o rechazada comparando el valor estadístico (D) de la

distribución evaluada con el valor crítico de acuerdo al nivel de confiabilidad
Establecido que ronda entre 0.01 y 0.20, de la manera a continuación descrita:
88
𝑆𝑆𝑆𝑆 𝐷𝐷 ≤ 𝐷𝐷𝑎𝑎 − 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴 𝐻𝐻0
𝑆𝑆𝑆𝑆 𝐷𝐷 > 𝐷𝐷𝑎𝑎 − 𝑅𝑅𝑅𝑅𝑅𝑅ℎ𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎 𝐻𝐻0
Los datos suministrados por el aplicativo sugieren que la distribución que más se
ajusta al conjunto de datos es la distribución Johnson SB con una distribución de
densidad que obedece a la siguiente formula:
𝛿𝛿 1 𝑧𝑧 2
𝑓𝑓(𝑥𝑥) = exp (− �𝛾𝛾 + 𝛿𝛿 ln � �� )
𝜆𝜆√2𝜋𝜋 𝑧𝑧 (1 − 𝑧𝑧) 2 1 − 𝑧𝑧
Con los parámetros:

Imagen 10: Parámetros optimizados por software Easyfit.
Fuente: Easyfit.
Entrando a realizar la comparación de la variable estadística, de acuerdo a los datos

suministrados por la herramienta para todos los valores se cumple la condición
donde el valor D es menor a los valores críticos a continuación se exponen los
resultados entregados por el software:
89
Imagen 11: Valores críticos.
Fuente: Easyfit.
En la imagen 11 se puede apreciar la prueba de bondad para los datos con la
confiabilidad estimado, para lo cual la distribución Johnson es la que más se acerca
a la distribución formada por los grupos de datos pronosticados.
Por lo tanto, teniendo en cuenta lo anterior, se tiene que la función de densidad de
probabilidad que se observa en el programa está dada por:
Imagen 12: Función de densidad de probabilidad.
Fuente: Easyfit.
90
Imagen 13: Función de densidad de probabilidad.
Fuente: Easyfit.
Se logra apreciar que los datos tienen un comportamiento familiar a una distribución
Johnson SB y se procede a calcular la probabilidad de la demanda en los periodos
futuros establecidos también podemos ver la demanda como una probabilidad en
un periodo determinado, el software calcula las variables de importancia en el
modelo, además de esto las variables son optimizadas para que se ajusten a los
datos pronosticados y a continuación, se calcula la probabilidad sobre la demanda
pronosticada. La tabla 22 determina la probabilidad de demanda en los periodos
futuros.
Tabla 22: Probabilidad de la demanda en periodos futuros.
Unidad de 2021 Probabilidad de demanda

tiempo Personal Z(unidad de desviación) P(probabilidad)
Semana 1 230,47 0,277167461 0,135094565
Semana 2 231,14 0,395412227 0,081301678
Semana 3 231,48 0,455512796 0,067268351
Semana 4 232,49 0,634184073 0,045769337
Semana 5 232,67 0,665635163 0,043787129
Semana 6 233,07 0,735779985 0,040708919
Semana 7 232,52 0,639832794 0,045383934
91
Semana 8 233,61 0,831302714 0,039610939
Semana 9 234,55 0,997494872 0,145885195
Semana 10 233,91 0,885126369 0,041405766
Semana 11 233,06 0,734278416 0,04075606
Semana 12 232,78 0,684300104 0,042792037
Semana 13 231,53 0,464643155 0,065559584
Semana 14 230,95 0,362492899 0,091730982
Semana 15 232,98 0,721344067 0,041196176
Semana 16 234,43 0,97632006 0,064352477
Semana 17 233,99 0,898907937 0,04239078
Semana 18 232,05 0,556662879 0,052554347
Semana 19 231,42 0,445168972 0,069321624
Semana 20 231,38 0,437695089 0,070888361
Semana 21 231,80 0,511714775 0,058065632
Semana 22 231,34 0,431145093 0,072322557
Semana 23 231,16 0,398284939 0,080499226
Semana 24 231,41 0,4437083 0,069622168
Semana 25 232,22 0,585595782 0,049669352
Semana 26 233,03 0,729386749 0,04091535
Semana 27 223,04 1,035055984 0,050436261
Semana 28 227,24 0,293987788 0,123898616
Semana 29 227,52 0,24419863 0,163075359
Semana 30 233,76 0,858532424 0,040195298
Semana 31 229,58 0,119328496 0,490949237
Semana 32 230,23 0,234741152 0,173033177
Semana 33 230,30 0,247189993 0,160131071
Semana 34 230,26 0,240153763 0,167209255
Semana 35 230,55 0,29121626 0,125627585
Semana 36 229,88 0,17195633 0,278049585
Semana 37 229,67 0,135361197 0,403053779
Semana 38 229,94 0,183565982 0,251466806
Semana 39 233,65 0,839419792 0,039729443
Semana 40 228,85 0,950865945 0,028853001
Semana 41 223,37 0,977743084 0,065730025
Semana 42 211,24 3,120128896 0,001776798
Semana 43 209,29 3,465300282 0,001415559
Semana 44 222,98 1,046855156 0,044351715
Semana 45 219,76 1,615466563 0,008257189
92
Semana 46 220,38 1,505746826 0,009970353
Semana 47 224,45 0,785847327 0,039630094
Semana 48 222,70 1,095602248 0,03142304
Semana 49 222,55 1,122783757 0,027461686
Fuente: El autor.
Teniendo las probabilidades se procede a desarrollar paso a paso el procedimiento

de aplicación del sistema de inventarios de revisión continua y lead time constante.
93
10.3 METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS DE DEMANDA
VARIABLE Y TIEMPO DE ENTREGA CONSTANTE.
Antes de realizar la metodología para la gestión de inventarios, se deben tener en

cuenta unas premisas:
- Mediante el análisis de la demanda se determina que ésta se presenta
variable.
- En el diagnóstico de la situación actual, se da a conocer que el lead time de
los proveedores es constante, de 4 semanas.
Teniendo claro estas premisas, se propone una metodología Q de gestión de

inventarios que se adapta a la demanda variable y el tiempo de entrega constante
con revisión continua.
Se debe mencionar que se propone revisión continua de los inventarios, puesto que
una metodología de revisión periódica tiene como supuesto que los errores del
pronóstico se adaptan a una distribución normal sin sesgo, en este caso, se adaptan
a una distribución normal pero con sesgo a la izquierda como se puede ver en la
imagen 14, en adición a esto, la revisión periódica requiere mayores niveles de
inventario para suplir la demanda, y lo que se busca en este trabajo de grado, es
mantener niveles bajos de inventarios, que signifique rotación de los artículos y
bajos costos en el almacén de dotación. Igualmente, se propone una herramienta
informática adaptada a la revisión continua y no sería de utilidad realizar la
herramienta para realizar revisión periódica.
94
Imagen 14: Distribución normal de la demanda.
Fuente: Easyfit.
La tabla 23, presenta la cantidad probable de demanda por semana.
Tabla 23: Cantidad probable de demanda.
2021
Unidad de tiempo
Personal P(probabilidad) Cantidad probable de demanda
Semana 1 230,47 0,135094565 31,1
Semana 2 231,14 0,081301678 18,8
Semana 3 231,48 0,067268351 15,6
Semana 4 232,49 0,045769337 10,6
Semana 5 232,67 0,043787129 10,2
Semana 6 233,07 0,040708919 9,5
Semana 7 232,52 0,045383934 10,6
Semana 8 233,61 0,039610939 9,3
Semana 9 234,55 0,145885195 34,2
Semana 10 233,91 0,041405766 9,7
Semana 11 233,06 0,04075606 9,5
Semana 12 232,78 0,042792037 10,0
Semana 13 231,53 0,065559584 15,2
95
Semana 14 230,95 0,091730982 21,2
Semana 15 232,98 0,041196176 9,6
Semana 16 234,43 0,064352477 15,1
Semana 17 233,99 0,04239078 9,9
Semana 18 232,05 0,052554347 12,2
Semana 19 231,42 0,069321624 16,0
Semana 20 231,38 0,070888361 16,4
Semana 21 231,80 0,058065632 13,5
Semana 22 231,34 0,072322557 16,7
Semana 23 231,16 0,080499226 18,6
Semana 24 231,41 0,069622168 16,1
Semana 25 232,22 0,049669352 11,5
Semana 26 233,03 0,04091535 9,5
Semana 27 223,04 0,050436261 11,2
Semana 28 227,24 0,123898616 28,2
Semana 29 227,52 0,163075359 37,1
Semana 30 233,76 0,040195298 9,4
Semana 31 229,58 0,490949237 112,7
Semana 32 230,23 0,173033177 39,8
Semana 33 230,30 0,160131071 36,9
Semana 34 230,26 0,167209255 38,5
Semana 35 230,55 0,125627585 29,0
Semana 36 229,88 0,278049585 63,9
Semana 37 229,67 0,403053779 92,6
Semana 38 229,94 0,251466806 57,8
Semana 39 233,65 0,039729443 9,3
Semana 40 228,85 0,028853001 6,6
Semana 41 223,37 0,065730025 14,7
Semana 42 211,24 0,001776798 0,4
Semana 43 209,29 0,001415559 0,3
Semana 44 222,98 0,044351715 9,9
Semana 45 219,76 0,008257189 1,8
Semana 46 220,38 0,009970353 2,2
Semana 47 224,45 0,039630094 8,9
Semana 48 222,70 0,03142304 7,0
Semana 49 222,55 0,027461686 6,1
Promedio 20,5
Fuente: El autor.
El valor promedio de demanda quiere decir que en promedio a la semana se
96
necesitan alrededor de 21 elementos de dotación.
Se propone una metodología Q con demanda variable y tiempo de entrega

constante, para esta metodología, se tienen los siguientes parámetros:
- Costo de ordenar: $4.000, equivalentes a los elementos y recursos utilizados

para realizar un pedido.
- Costo de mantener: Se tiene estipulado que el costo de mantener equivale al
1% del valor unitario de cada artículo.
- Nivel de servicio: Se tiene estipulado un nivel de servicio del 98%, lo que
significa un valor z de 2,32.
- Demanda: Promedio de la demanda semanal, equivalente a 21 unidades por
semana, con una desviación estándar (σ) de 21,87.
- Lead time: Tiempo de entrega de 4 semanas establecido por el proveedor.
Betancourt 34, propone calcular punto de reorden e inventario de seguridad

mediante:
𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟 = 𝑑𝑑. 𝐿𝐿𝐿𝐿 + 𝑧𝑧𝜎𝜎𝑑𝑑 √𝐿𝐿𝐿𝐿
𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟 = (21)(4) + (2,32)(21.87)�√4�
𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟𝑟 = 183 𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢
Teniendo en cuenta que la demanda, el lead time y el nivel de servicio son los
mismos para los 3 artículos tipo A que se están estudiando, el punto de reorden se
presenta igual para los 3 casos, igualmente sucede en el inventario de seguridad:
𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠 = 𝑧𝑧𝜎𝜎𝑑𝑑 √𝐿𝐿𝐿𝐿
𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠 = (2,32)(21,87)√4
34BETANCOURT, Diego. Sistema de revisión continua de inventarios: Definición, métodos y

ejemplos. [En línea]. 16 de mayo de 2018. [Citado 02 de mayo de 2021]. Disponible en:
(www.ingenioempresa.com/sistema-de-revision-continua).
97
𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠𝑠 = 101 𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢
Con el cálculo del punto de reorden y el inventario de seguridad, se procede a

calcular la cantidad óptima de pedido Q, con base en los parámetros establecidos
en la imagen 14:
Imagen 15: Parámetros para cálculo de EOQ.
Fuente: BETANCOURT, Diego. Sistema de revisión continua de inventarios:

Definición, métodos y ejemplos.
2𝐷𝐷𝐷𝐷
𝑄𝑄 ∗ = �
𝐻𝐻
Lo que da como resultado la cantidad Q para cada artículo, evidenciándose en la

tabla 23.
Tabla 24: Cantidad a ordenar por artículo.
Cantidad a Punto de Inventario de

CARACTERISTICAS
ordenar reorden seguridad
Pantalón Blanco 189 183 101
Botas Dieléctricas 109 183 101
Camibusos Manga Larga 192 183 101
Fuente: El autor.
98
Como resultado de la metodología de demanda variable y tiempo de lead time
constantes se concluye que, con esta metodología se elimina la problemática de
tener stock alto de elementos de dotación, donde la gran cantidad del tiempo se
generaba ajustes por productos, no conforme por eso en ocasiones no se contaba
con dicho inventario dentro del almacén, esta metodología permite una cantidad
específica por ordenar y así sostener el inventario en cada punto de pedido o
reorden al igual que se optimizan los costos asumidos por la falta de inventario y
falta de rotación.
Al realizar el análisis del pedido óptimo de dotación se tiene una gran herramienta
que permite controlar y ejecutar la administración del inventario de una manera
eficaz, esto junto al diseño del sistema de información será la columna vertebral del
proceso, ya que la herramienta diseñada permite integrar todos esos factores en
una hoja de cálculo de Excel.
Al controlar los factores como punto de reorden y pedido, estamos controlando de

una vez las existencias y el nivel de servicio del almacén.
10.4 DISEÑO DE HERRAMIENTA INFORMÁTICA
Los sistemas informáticos se presentan de gran utilidad para la administración de

los activos, sin embargo, la empresa no cuenta con un sistema especializado para
la administración de éstos.
El analista de administración de personal lleva la trazabilidad de los ingresos de

inventarios en bases de datos que no llevan ni estructura ni estandarización alguna,
es verdad que la empresa cuenta con SAP para el manejo de estas operaciones,
del cual nunca se ha hecho uso para la administración de los inventarios, esto se
debe a que no se le da una gran importancia a estos activos.
99
A continuación, se enseñan las imágenes 16 y 17 de los archivos llevados por los
analistas, donde se logra evidenciar la incorrecta administración de los inventarios.
Imagen 16: Antigua administración del inventario.
Fuente: El autor.
Imagen 17: Antigua administración del inventario.
Fuente: El autor.
Se puede evidenciar en las imágenes 16 y 17, el desorden en las bases de datos y

por ende en la información, así como los datos que se repinten sin sentido alguno,
se evidencia falta de estructura
100
Con base en estas falencias evidenciadas, se realiza un análisis de requerimientos
que permita un estudio más amplio y profundo de las necesidades que requiere la
empresa, especificando sus características y los procedimientos que se deben
realizar para alcanzar el objetivo y lograr ejecutar el proyecto dentro del tiempo
necesario, permitiendo obtener información clara y precisa como resultado, para
entrar a realizar el análisis y toma de decisiones.
El análisis de requerimientos se divide en cinco áreas las cuales se especifican:

• Reconocimiento del problema: El diseño de un sistema de
aprovisionamiento para el almacén de dotación de una multinacional de
alimentos ubicada en el centro del Valle del Cauca.
• Determinación de los requerimientos de información: La multinacional de
alimentos necesita contar con un sistema de aprovisionamiento que le
permita llevar un control de los elementos de dotación, que sea fácil y práctico
de utilizar. Con el fin de manejar un registro de todos los elementos de
dotación que se manejan en esta área, incluyendo entradas, salidas o el stock
de cada uno, los proveedores de dichos elementos y el personal a quien es
entregado. Los datos que se incluirán se dividen en tres grupos como es:
La información de los elementos:

Producto: La descripción del tipo de elemento de dotación.
Talla: Especificando el nombre del producto y su descripción se le debe
añadir la talla lo cual permitirá realizar un conteo exacto de la cantidad que
existe de cada elemento.
Código: Se le asignar un código alfanúmero a cada elemento de dotación.
Donde el alfa será las iniciales del nombre y el número hace referencia a su
clasificación.
Precio: El costo de cada elemento por unidad.
Cantidad: Las unidades exactas disponibles de cada elemento de dotación.
101
Información de los proveedores:
Nombre del proveedor: Nombre de la empresa encargada de dicho
elemento de dotación.
Fecha pedido: Fecha exacta de día cuando se realiza el pedido.
Fecha entrega: Fecha exacta del día que entran los elementos a inventario.
Información del colaborador a quien se le entrega los elementos de

dotación:
Código: Codificación personal brindada por la empresa a cada colaborador.
Nombre de la persona: Nombre completo de la persona a quien se le
entrega los elementos de dotación.
Área: Lugar del trabajo donde el colaborador desarrolla sus actividades.
Producto: El tipo de elemento de dotación requerido.
Talla: Se debe especificar la talla de acuerdo al o los elementos solicitados.
Cantidad: Cantidad de unidades de cada elemento de dotación solicitado.
Fecha de entrega: Día exacto en que es recibida la dotación.
102
• Análisis de las necesidades del sistema
 Diagrama de causa de uso
Diagrama 1: Diagrama de causa de uso.
Recursos humanos Sistema del almacén de dotación Proveedor
Realiza Orden
Organiza
Entrega
Almacén
Colaborador
Entrega
Elemento de
dotación
Solicita
Fuente: El autor
103
 Diagrama de clases
Diagrama 2: Diagrama de clases
Producto
Talla
Código
Precio
Cantidad
Proveedor
Fecha pedido
Fecha entrega
Código Colaborador
Nombre de la persona
Áreas
Producto
Talla
Cantidad
Fecha de entrega
Fuente: El autor.
104
 Diagrama de flujo
Diagrama 3: Diagrama de flujo.
INICIO
PR= Proveedor
RH= Recursos humanos
C= Colaborador
ED= Elementos de dotación
AD= Almacén de dotación
P= Pedido
PR entrega ED
RH hace P
de ED a PR
C solicita RH A ED RH recibe
ED en AD ED
RH entrega FIN
ED a C
Fuente: El autor.
Los diagramas 1, 2 y 3, permiten conocer las de manera gráfica el proceso de

aprovisionamiento del almacén de dotación, y con ello, sus necesidades.
105
A continuación, las imágenes 18, 19 y 20; muestran la interface de la herramienta
creada, como prueba de utilización de la misma herramienta, la cual aumenta la
rapidez y eficiencia de la administración de los inventarios.
Imagen 18: Interface de la herramienta propuesta.
Fuente: Herramienta informática propuesta.

Imagen 19: Interface de la herramienta propuesta.
106
Imagen 20: Interface de la herramienta informática propuesta.
Esta herramienta está alimentada con los análisis realizados anteriormente, es

decir, la herramienta alerta cuando el inventario se presenta por debajo del stock,
así como lleva registro de las entradas y salidas del inventario, junto a un dashboard
que permite conocer los indicadores al instante.
Se anexa al final el manual de funcionamiento de la herramienta (Ver anexo D). El

diseño y construcción de la herramienta se realizó basado en lenguaje de
programación VBA.
10.5 POLÍTICA DE INVENTARIOS.
En este apartado, se presentan las políticas de inventarios, se resume el sistema de

aprovisionamiento y se especifican los componentes que hacen parte del mismo,
como lo son las políticas de pedido como de administración del inventario dentro del
almacén.
• Metodología de gestión de inventarios aplicable a artículos de clasificación

tipo A.
107
• Determinación de demanda variable y cálculo de su promedio (21 unidades)
y desviación estándar (21,87 unidades).
• Con base en la premisa de que la demanda es variable se procede a
encontrar la distribución que mejor se adapte a los datos para tener como
resultado la probabilidad de demanda de los artículos de dotación semana a
semana.
• Se estipula una metodología de demanda variable y tiempo de entrega
constante con revisión continua, mediante el uso de la herramienta
informática, la cual permite controlar los niveles de rotación y de inventario
constantemente.
• Se estipula inventario de seguridad (101 unidades) y punto de reorden (183
unidades) para los artículos seleccionados (tipo A).
• Se calcula la cantidad óptima de pedido, siendo esta, 189 unidades para los
pantalones, 109 para las botas y 192 para los camibusos.
108
11. CAPÍTULO 3. VALIDACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE
APROVISIONAMIENTO.
Después de proponer la metodología para el aprovisionamiento para la compañía

objeto de estudio, se procede a validar el diseño, una metodología de comparación
en la cual se busca comprar el comportamiento del anterior modelo de inventario
con el propuesto, se propone un seguimiento con indicadores que se podrán
gestionar en la misma herramienta informática, los indicadores permitirán conocer
en cada momento los niveles de inventarios en cada una de sus formas. A
continuación, en la tabla 25, se propone los indicadores de gestión los cuales nos
permitirá conocer el estado actual de los inventarios.
Tabla 25: Indicadores de gestión propuestos.
INDICADOR FORMULA PERIOCIDAD

Rotación de 𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆
= Semanal
inventario 𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼. 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝
Deterioro del 𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈 𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜𝑜
= Semanal
inventario 𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑
Duración del 𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈 𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝𝑝 ∗ 10 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑
= Semanal
inventario 𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼𝐼 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑
Utilización de 𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈𝑈 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎𝑎
= Semanal
espacio 𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷𝐷 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑒𝑒𝑒𝑒 𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢𝑢
Fuente: El autor.
A continuación, se explica cada uno de los indicadores propuestos:
• Rotación de inventario: Es la proporción entre las salidas y las existencias

promedio. Las políticas de inventario en general deben mantener un elevado
índice de rotación. Para lo anterior se requiere diseñar políticas de entregas
muy frecuentes.
• Deterioro de inventario: Es el nivel de mercancía no disponible para
despachos por obsolescencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado
y vencimiento. En un periodo de tiempo se observa el nivel de mercancía no
109
apta para despacho, con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la
mercancía para que no afecte el costo de inventario de la bodega.
• Duración de inventario: Es la proporción entre el inventario final y las ventas
promedio e indica cuantas veces dura el inventario que posee el almacén.
• Este indicador señala el espacio de tu almacén que estás usando en relación
al total disponible. Resulta lógico pensar que un porcentaje demasiado
pequeño será negativo, ya que tendrás espacio infrautilizado -y posiblemente
personal desocupado-. Pero también lo será un porcentaje de utilización
excesivo. Si estás por encima del 100% significará que estarás usando
lugares no apropiados para almacenar, como pasillos, playas, zonas de
consolidación de mercancías, etc.
En las imágenes de la 21 a la 24, se presenta la aplicación de los indicadores

propuestos para el anterior modelo de inventarios utilizado por la fábrica, esto se
realizará gracias a la información suministrada por el área de administración de
personal y posteriormente se comparará con la información arrojada por la
metodología de inventarios con demanda variable y tiempo de entrega constante
con revisión continua.
Al realizar las pruebas se considera que el sistema no puede evaluarse por sí

mismo, ni garantizar el objetivo por el que fue diseñado. Es por esto que se plantea
un seguimiento con indicadores que pueden ser controlados por la analista de
administración de personal o por el auxiliar de turno.
110
Imagen 21: Seguimiento de indicadores.
G ES TIÓ N D E IN V EN TA R IO
F IC H A TÉ C N IC A D E IN D IC A D O R E S D E G E S TIÓ N
C Ó D IG O 1 V E R S IÓ N 1 V IG E N C IA ANUAL P á g in a
R O TA C IO N D E IN V EN TA R IO
META O B J ETIV O
O B J ETIV O D EL IN D IC A D O R TIP O D E IN D IC A D O R LIN EA B A S E P LA ZO D E

V IG EN C IA D E
META C U MP LIMIEN T
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
6 0 % > X< 1 0 0 % R R HH 80% 1 mes 100%
in ve n ta rio s
IN F O R MA C IÓ N P A R A LA MED IC IÓ N D EL IN D IC A D O R
U N ID A D D E A C TO R ES IN TER ES A D O S EN EL
F R EC U EN C IA META V IG EN C IA R ES P O N S A B LE MED IC IÓ N R ES P O N S A B LE A N Á LIS IS
MED ID A R ES U LTA D O
E le m e n to s P ra c tic a n te a d m in is tra c io n d e A n a lis ta d e a d m in is tra c io n C o o rd in a d o ra d e a d m in is tra c io n d e

S e m a na l 100%
d e d o ta c io n p e rs o n a l d e p e rs o n a l p e rs o n a l
F U EN TE D E IN F O R MA C IÓ N F Ó R MU LA D E C Á LC U LO
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑆𝑆𝑢𝑢𝑟𝑟𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑢𝑢

=
in ve n ta rio s 𝐼𝐼𝑢𝑢𝑣𝑣. 𝑝𝑝𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃
C O MP O R TA MIEN TO IN D IC A D O R
Me s e s se m 37 se m 38 se m 39 se m 40 se m 41 se m 42 se m 43 se m 44 se m 45 se m 46 se m 47 se m 48
D a to N u m e ra d o r 50 50 40 60 50 100 50 50 20 20 10 100
D a to D e n o m in a d o r 1330 1330 1330 1330 1330 1330 1330 1330 1330 1330 1330 1330
MED IC IÓ N
Me ta
P e rio d o D a to s Me ta 120%
V ig e n c ia
O b je tiv o
s e m 37 4% 100% 80% 100%
s e m 38 4% 100% 80%
s e m 39 3% 100% 80% 80%
s e m 40 5% 100% 80%
60%
s e m 41 4% 100% 80%
s e m 42 8% 100% 80% 40%
s e m 43 4% 100% 80%
20%
s e m 44 4% 100% 80%
s e m 45 2% 100% 80%
0%
s e m 46 2% 100% 80% sem37 sem38 sem39 sem40 sem41 sem42 sem43 sem44 sem45 sem46 sem47 sem48
s e m 47 1% 100% 80% Datos Meta Vigencia Meta Obje tivo

s e m 48 0% 0% 0%
A n á lis is /In te rp re ta c ió n d e R e s u lta d o s d e l In d ic a d o r
O b s e rv a c io n e s
R e q u ie re A c c ió n C o rre c tiv a , P re v e n tiv a o d e Me jo ra : NO: SI
N o ta s :
Fuente: El autor.
111
D ETER IO R O D E IN V EN TA R IO
META O B J ETIV O

V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
0 % > X< 5 % R R HH 5% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑈𝑈𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑃𝑃𝑑𝑑𝑢𝑢𝑃𝑃𝑟𝑟𝑃𝑃𝑋𝑋𝑢𝑢𝑢𝑢

in ve n ta rio s =
𝐼𝐼𝑢𝑢𝑣𝑣𝑃𝑃𝑢𝑢𝑋𝑋𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑝𝑝𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑑𝑑𝑟𝑟𝑃𝑃
D a to N u m e ra d o r 86 0 0 80 15 13 0 50 20 20 10 0
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
P e rio d o D a to s
V ig e n c ia O b je tiv o 120%
s e m 37 29% 100% 5%
s e m 38 0% 100% 5% 100%
s e m 39 0% 100% 5%
80%
s e m 40 13% 100% 5%
s e m 41 4% 100% 5% 60%
s e m 42 3% 100% 5%
s e m 43 0% 100% 5% 40%
s e m 44 10% 100% 5%
20%
s e m 45 4% 100% 5%
s e m 46 4% 100% 5% 0%
sem37 sem38 sem39 sem40 sem41 sem42 sem43 sem44 sem45 sem46 sem47 sem48
s e m 47 2% 100% 5%
N o ta s :
Fuente: El autor.
112
D U R A C IO N D EL IN V EN TA R IO
META O B J ETIV O
V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
0 % > X< 4 0 % R R HH 40% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑈𝑈𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑝𝑝𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃

in ve n ta rio s =
D a to N u m e ra d o r 86 10 100 200 50 300 80 90 75 65 0
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
P e rio d o D a to s 120%
V ig e n c ia O b je tiv o
s e m 37 29% 100% 40%
100%
s e m 38 1% 100% 40%
s e m 39 0% 100% 40% 80%
s e m 40 17% 100% 40%
60%
s e m 41 57% 100% 40%
s e m 42 13% 100% 40%
40%
s e m 43 23% 100% 40%
s e m 44 16% 100% 40% 20%
s e m 45 19% 100% 40%
0%
s e m 47 15% 100% 40%
Datos Meta Vigencia Meta Obje tivo
s e m 48 0% 0% 0%
N o ta s :
Fuente: El autor.
113
U TILIZA C IO N D E ES P A C IO
META O B J ETIV O
V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
0 % > X< 5 0 % R R HH 40% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑈𝑈𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑃𝑃𝑟𝑟 𝑢𝑢𝑟𝑟𝑃𝑃𝑢𝑢𝑐𝑐𝑃𝑃𝑢𝑢

=
in ve n ta rio s 𝐷𝐷𝑃𝑃𝑢𝑢𝑝𝑝𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑑𝑑𝑃𝑃𝑟𝑟𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑢𝑢𝑝𝑝𝑢𝑢𝑐𝑐𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑢𝑢𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢
D a to N u m e ra d o r 1330 1330 1330 1330 133 1330 80 1330 1330 65 0
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
s e m 37 89% 100% 40%
100%
s e m 38 89% 100% 40%
s e m 39 0% 100% 40% 80%
s e m 40 89% 100% 40%
60%
s e m 41 89% 100% 40%
s e m 42 9% 100% 40%
40%
s e m 43 89% 100% 40%
s e m 44 5% 100% 40% 20%
s e m 45 89% 100% 40%
0%
s e m 47 4% 100% 40%
s e m 48 0% 0% 0%
N o ta s :
Fuente: El autor.
114
Se puede evidenciar en los cuadros anteriores el comportamiento dado por el
modelo de inventarios antiguo en donde se pode observar las cantidades promedio
de inventario elevadas y en donde la gran parte del tiempo no se cumplía con las
metas establecidas por cada indicador.
A continuación, se analiza el comportamiento de la nueva política de inventarios, el

análisis se realiza con una demanda pronosticada y con la probabilidad de que esta
suceda en un tiempo futuro.
Para tal análisis, se toma el pronóstico en el mismo periodo que el análisis del
modelo anterior, con esto se busca tener los mismos factores de tendencia y
estacionalidad, a continuación, se muestran:
Tabla 26: Comparación de indicadores entre metodología anterior y propuesta.
INDICADOR PROMEDIO Valores

Modelo de inventario Antiguo Nuevo meta
Rotación de inventario 3% 18% >80%
Deterioro del inventario 6% 1% <5%
Duración del inventario 17% 89% >40
Utilización de espacio 53% 15% >50
Fuente: El autor.
En la tabla 26, se logran apreciar los valores dados por los indicadores de gestión
en un periodo, desde la semana 37 hasta la semana 48, en el cual se puede
evidenciar que más se ajusta, de acuerdo la validación el sistema de inventario de
demanda variable con lead time constante y revisión continua se ajusta más a las
necesidades, ayudando a la obtención de objetivos como lo son los indicadores de
gestión propuestos. En el anexo E, se muestran las fichas técnicas de la validación
realizada con la política de inventarios propuesta.
115
12. CAPÍTULO 4. VIABILIDAD ECONÓMICA DEL SISTEMA PROPUESTO.
El clasificar adecuadamente los artículos del almacén según su nivel de importancia,

bajo los criterios de cantidad y costo, evidencia cuáles son los artículos de mayor
rotación y utilización para la mayoría de los colaboradores. Siendo consecuentes
con esto, el diagnóstico de la situación actual evidencia una mala administración del
almacén, donde se presenta almacenamiento de productos de baja rotación y
productos que llevan mucho tiempo en almacén por ausencia de políticas.
Replantear el proceso de aprovisionamiento para el almacén de dotación, después

de las problemáticas evidenciadas, proponiendo un nuevo sistema, con clasificación
ABC, evidencia mejoras tanto para cumplimiento de las 5´S, como para un beneficio
económico.
El beneficio económico mencionado anteriormente, se ve reflejado en la reducción

de costos almacenados, esto quiere decir que, mediante el punto de reorden y el
EOQ calculados se mantienen niveles adecuados de inventario en stock, lo que
significa menos dinero en stock innecesariamente, manteniendo únicamente los
artículos que se requieren según lo estimado, esto ocasiona tener menos activos en
pausa almacenados, menos riesgo de daño o pérdida, mayor rotación de dichos
activos.
El beneficio económico no se ve reflejado en el valor del precio de los productos al

momento de realizarse de la compra, el impacto se observa en la disminución de
los costos que se presentan en:
- Niveles altos de inventario.

- Pérdida de vida útil de los productos.
- Dificultad en la localización de los artículos en el almacén para su entrega.
- Riesgos inherentes al almacenamiento de los artículos.
- Almacenamiento de productos obsoletos.
116
- Entrega de artículos sin orden de llegada y salida.
Se resalta que, la organización no contaba con políticas de pedido ni de

aprovisionamiento, la utilización de herramientas como la clasificación ABC, los
pronósticos de demanda y el desarrollo de una metodología de demanda variable y
tiempo de entrega constante permiten llevar un control de los costos y mantener
niveles bajos de inventario.
La tabla 27 representa los costos del inventario de dotación de la organización sin

la implementación del sistema propuesto.
Tabla 27: Costos de inventario sin implementación de políticas.
Unidades Costo Total en $ en almacén

Artículos de dotación
en stock unitario de dotación
Pantalón Blanco 948 $ 23.962 $ 22.715.976

Botas Dieléctricas 991 $ 72.075 $ 71.426.325
Camibuso Manga Larga 639 $ 23.134 $ 14.782.626
TOTAL $ 108.924.927
Fuente: El autor.
Con el sistema propuesto, lo que se espera es que los costos que se mantengan en
el almacén sean como lo muestra la tabla 28.
Tabla 28: Costos de inventario aplicando políticas propuestas.
Cantidad Inventario de Costo

Artículos de dotación Total
a pedir seguridad unitario
Pantalón Blanco 189 101 $ 23.962 $ 6.948.980
Botas Dieléctricas 109 101 $ 72.075 $ 15.135.750
Camibusos Manga Larga 192 101 $ 23.134 $ 6.778.262
TOTAL $ 28.862.992
Fuente: El autor.
117
Mediante la propuesta del sistema de aprovisionamiento, se busca que en el
almacén de dotación se mantengan niveles bajos de inventario, que puedan suplir
las necesidades de la planta y que no se acumulen altos costos almacenados y sin
rotación.
Al realizar la comparación económica de los costos en el almacén de dotación sin

implementar las políticas y con las políticas implementadas, se evidencia que sin la
implementación de la política, se obtienen sobrecostos por alrededor de
$80.000.000, aumentando también así los niveles de stock y disminuyendo la
rotación del producto.
118
13. RESULTADOS ALCANZADOS
• Se realiza la clasificación ABC para determinar y clasificar los artículos del

almacén de mayor relevancia, teniendo en cuenta los criterios de costo
unitario y cantidades en stock, así se resaltan los artículos más solicitados y
de mayor cuantía económica. Con base en estos criterios, se logra
determinar que las botas dieléctricas, el pantalón blanco y el camibuso
manga larga son los artículos clasificados como tipo A; como tipo B se
clasifican las botas medicadas (mocasín) y el uniforme ignífugo (camisa y
pantalón); el resto de artículos pertenecientes al almacén de dotación tienen
clasificación C. Se estipulan los artículos tipo A como los artículos a estudiar
en la propuesta de la metodología de gestión de inventarios, puesto que estos
son los artículos que se entregan como dotación al personal normalmente y
a los que les aplica la demanda pronosticada, los artículos clasificados como
B y C, son artículos que se solicitan por encargo debido a situaciones muy
específicas.
• Se obtiene la variabilidad de la demanda mediante el coeficiente de variación
dado semana a semana por los ingresos de personal. Con base en la premisa
de que la demanda es variable se encuentra la distribución que mejor se
adapta a los datos, dando como resultado la probabilidad de demanda de los
artículos de dotación semana a semana, como se evidencia en la tabla 22
(páginas 91).
• Se determina una metodología de demanda variable y tiempo de entrega
constante con revisión continua, ya que aplicar esta metodología, permite
controlar los niveles de rotación y de inventario constantemente mediante la
herramienta informática propuesta, puesto que una metodología de
inventarios con revisión periódica alcanza niveles de inventario muy
elevados, por consiguiente incrementaría los costos.
119
• Se estipula el punto de reorden para los artículos tipo A, estos presentan la
misma demanda y el mismo tiempo de lead time con lo cual, cuando el
inventario llegue a 183 unidades (punto de reorden) se debe generar una
orden de compra.
• Se calcula el inventario de seguridad para los artículos de dotación,
sugiriendo una cantidad de 101 unidades.
• Se realiza el cálculo de la cantidad óptima de pedido para los artículos
seleccionados (tipo A), siendo esta, 189 unidades para los pantalones, 109
para las botas y 192 para los camibusos manga larga.
• Mediante la realización del análisis de requerimientos, se determina la
utilización de la herramienta informática propuesta, la cual suple las
necesidades de control de los datos y la información evidenciados en el
almacén de dotación, permitiendo realizar la revisión continua de los
inventarios cada vez que entre o salga un artículo.
• Se determinan unos indicadores de gestión, los cuales permiten medir:
rotación de inventario, deterioro del inventario, duración del inventario,
utilización de espacio. Estos se evidencian en la tabla 25 (página 109).
• Se realiza una comparación mediante los indicadores de gestión estipulados
en la tabla 25 (página 109) entre la propuesta de metodología de inventarios
y el manejo anterior, la cual presenta unos mejores resultados en la
propuesta realizada, acercándolos más a los valores meta, como se
evidencia en la tabla 26 (página 115).
• Mediante el análisis de la viabilidad económica, se realiza una comparativa
entre los costos del almacén de dotación antes y después de la aplicación de
la propuesta, como se puede evidenciar en la tabla 27 (página 117) y en la
tabla 28 (página 117), dando como resultado una diferencia de alrededor de
$80.000.000 en costos de inventario al aplicar la propuesta.
120
14. CONCLUSIONES
Luego de desarrollar el presente trabajo, se conocen los factores que abarcan el

sistema de aprovisionamiento de la organización, se encuentra un sistema
adecuado a las necesidades actuales de la organización para la problemática
estudiada, proponiendo punto de reorden, cantidad óptima de pedido Q, inventario
de seguridad, que permiten conseguir disminución de los niveles de inventario de la
empresa para los artículos de dotación, con el consiguiente ahorro en costos de
inventario, disminuyendo los costos de capital invertido, con lo que se liberan
recursos económicos que pueden ser invertidos por la empresa.
Estos factores son alcanzados gracias al análisis de la demanda y el desarrollo de

la metodología de demanda variable y tiempo de entrega constante con revisión
continua.
La propuesta abarca beneficios para la organización, como se menciona

anteriormente, mantener niveles bajos de inventario que respondan a las
necesidades de la demanda, significa menos cantidad de dinero almacenado, con
riesgo de pérdida y/o deterioro, también, mayor rotación de los productos, puesto
que se debe entregar lo almacenado y realizar pedido de acuerdo a lo establecido.
La implementación de la herramienta informática, es de ayuda para la
administración y control de los inventarios, permitiendo conocer en tiempo real las
cantidades en stock.
Se concluye que la implementación de la propuesta genera beneficios tanto

económicos como de administración, generando un mejor manejo y un ahorro
representativo en el almacén de dotación.
121
15. RECOMENDACIONES
Como recomendación, se presentan diferentes observaciones que se deben tener

en cuenta para el correcto funcionamiento del almacén de dotación.
En primera medida, se recomienda implementar y mantener una filosofía de 5s, que

esté orientada al orden y a la correcta rotación del producto, asimismo, la constante
actualización de la caracterización de los procesos, ya que esto, permite conocer
puntos por mejorar en la operación del almacén.
Igualmente, como recomendación se tiene, el ejecutar un análisis más detallado de

lo que serían los métodos de pronósticos estipulados por la compañía para conocer
las reales necesidades de mano de obra de la fábrica, ya que muchas veces, se ha
evidenciado un error muy grande entre el pronóstico y el dato real de mano de obra
contratada.
Se plantea como recomendación utilizar una herramienta informática como la

propuesta, ya que se evidencia una mala trazabilidad de la información y de los
datos registrados.
Se recomienda realizar seguimiento a los procedimientos ejecutados por el auxiliar

de almacén, así como de la administración de la herramienta informática diseñada,
puesto que, esta depende fielmente de los datos de entradas registrados.
Es de suma importancia mantener un seguimiento del almacén de dotación, por

esto, se recomienda utilizar indicadores de gestión, para conocer en que niveles se
encuentran los factores a controlar.
Adicionalmente, se recomienda también mantener una política de

aprovisionamiento como la propuesta, que sea acorde a las necesidades
evidenciadas en la planta de fabricación, manteniendo niveles óptimos de
inventario, con costos bajos y capacidad suficiente de respuesta a la demanda.
122
16. BIBLIOGRAFÍA
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sistema de gestión de inventario para reducir las pérdidas en la empresa Tai Loy
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125
VIDAL HOLGUÍN Carlos Julio. Fundamentos de control y gestión de inventarios.
2017.
126
17. ANEXOS
Anexo A: Cotización proveedor Pro Tejer.
127
Anexo B: Cotización proveedor AGORA.
128
Anexo C: Cotización proveedor AVP.
129
Anexo D: Manual de funcionamiento de herramienta informática.
130
131
132
133
134
Anexo E: Fichas técnicas de indicadores.
R O TA C IO N D E IN V EN TA R IO
META O B J ETIV O

V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
6 0 % > X< 1 0 0 % R R HH 80% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑆𝑆𝑢𝑢𝑟𝑟𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑢𝑢

=
in ve n ta rio s 𝐼𝐼𝑢𝑢𝑣𝑣. 𝑝𝑝𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃
D a to N u m e ra d o r 50 50 40 60 50 100 50 50 20 20 10 100
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
s e m 37 22% 100% 80%
s e m 38 22% 100% 80% 100%
s e m 39 17% 100% 80%
80%
s e m 40 26% 100% 80%
s e m 41 22% 100% 80% 60%
s e m 42 44% 100% 80%
s e m 43 22% 100% 80% 40%
s e m 44 22% 100% 80%

20%
s e m 45 9% 100% 80%
s e m 46 9% 100% 80% 0%
sem37 sem38 sem39 sem40 sem41 sem42 sem43 sem44 sem45 sem46 sem47 sem48
s e m 47 4% 100% 80%
N o ta s :
F ic h a a d a p ta d a d e la u tiliz a d a p o r la U n ive rs id a d S u r C o lo m b ia n a - N E IV A
135
META O B J ETIV O

V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
0 % > X< 5 % R R HH 5% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑈𝑈𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑃𝑃𝑑𝑑𝑢𝑢𝑃𝑃𝑟𝑟𝑃𝑃𝑋𝑋𝑢𝑢𝑢𝑢

in ve n ta rio s =
D a to N u m e ra d o r 10 0 0 3 10 2 0 3 10 1 1 0
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
s e m 37 4% 100% 5%
100%
s e m 38 0% 100% 5%
s e m 39 0% 100% 5% 80%
s e m 40 1% 100% 5%
60%
s e m 41 4% 100% 5%
s e m 42 1% 100% 5% 40%
s e m 43 0% 100% 5%
s e m 44 1% 100% 5% 20%
s e m 45 5% 100% 5%
0%
s e m 47 0% 100% 5%
s e m 48 0% 0% 0%
N o ta s :
136
META O B J ETIV O

V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
0 % > X< 4 0 % R R HH 40% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑈𝑈𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑝𝑝𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃

in ve n ta rio s =
D a to N u m e ra d o r 229 229 233 228 223 211 209 222 219 220 224 222
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
s e m 37 100% 100% 40%
100%
s e m 38 100% 100% 40%
s e m 39 102% 100% 40% 80%
s e m 40 100% 100% 40%
60%
s e m 41 97% 100% 40%
s e m 42 92% 100% 40%
40%
s e m 43 91% 100% 40%
s e m 44 97% 100% 40% 20%
s e m 45 96% 100% 40%
0%
s e m 47 98% 100% 40%
s e m 48 0% 0% 0%
N o ta s :
137
U TILIZA C IO N D E ES P A C IO
META O B J ETIV O

V IG EN C IA D E
C U MP LIMEN TO
O
G e s tio n d e
0 % > X< 5 0 % R R HH 40% 1 mes 100%
in ve n ta rio s

S e m a na l 100%
F o rm a to d e s a lid a d e lo s e le m e n to s d e d o ta c io n o e n e fe c to h e rra m ie n ta in fo rm a tic a d e 𝑈𝑈𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑃𝑃𝑟𝑟 𝑢𝑢𝑟𝑟𝑃𝑃𝑢𝑢𝑐𝑐𝑃𝑃𝑢𝑢

=
in ve n ta rio s 𝐷𝐷𝑃𝑃𝑢𝑢𝑝𝑝𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑑𝑑𝑃𝑃𝑟𝑟𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑢𝑢𝑝𝑝𝑢𝑢𝑐𝑐𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑃𝑃𝑢𝑢 𝑢𝑢𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢𝑃𝑃𝑃𝑃𝑢𝑢
D a to N u m e ra d o r 229 229 229 229 229 229 229 229 229 229 229 229
MED IC IÓ N
Me ta Me ta
s e m 37 15% 100% 40%
100%
s e m 38 15% 100% 40%
s e m 39 15% 100% 40% 80%
s e m 40 15% 100% 40%
60%
s e m 41 15% 100% 40%
s e m 42 15% 100% 40%
40%
s e m 43 15% 100% 40%
s e m 44 15% 100% 40% 20%
s e m 45 15% 100% 40%
0%
s e m 47 15% 100% 40%
s e m 48 0% 0% 0%
N o ta s :
138

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DISEÑO DE UN SISTEMA DE APROVISIONAMIENTO PARA EL ALMACÉN DE

DOTACIÓN DE UNA MULTINACIONAL DE ALIMENTOS UBICADA EN EL

SANTIAGO PÉREZ FRANCO

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

SANTIAGO PÉREZ FRANCO

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIEROS

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

En primera instancia, agradecemos a nuestras familias, en especial a nuestros

De igual manera, queremos brindar nuestro más profundo agradecimiento a nuestra

Imagen 1: Desorden en el almacén de dotación. ................................................... 18

Tabla 1: Lead Time de Proveedores. ..................................................................... 43

Gráfico 1: Total stock por producto (botas). ........................................................... 43

Diagrama 1: Diagrama de causa de uso.............................................................. 103

Anexo A: Cotización proveedor Pro Tejer. ........................................................... 127

El presente trabajo de grado, abarca una propuesta de mejora para el

Para la ejecución de la propuesta, el proyecto se divide en cuatro actividades, en

La propuesta del sistema de aprovisionamiento, permite a la organización tener un

The implementation of the procurement system allows the organization to have

El presente trabajo surge de la necesidad de re direccionar las malas prácticas

El proceso de aprovisionamiento de elementos de dotación es un procedimiento que

El proyecto se divide en 4 capítulos, el primero describe las actividades del almacén

La Multinacional se dedica a la elaboración de alimentos y bebidas pensando en la

El proceso dotación es realizado por el área de Gestión humana quien es la

A las diferentes problemáticas encontradas, se suman las políticas de contratación

1 (NESTLÉ, 2010) Nestlé, página web https://www.nestle.com.co/conocenos/principios-corporativos

También es importante mencionar que el personal que trabaja directamente en el

Del análisis anterior, se desglosan las siguientes interrogantes:

● ¿Cuál será el impacto al diseñar el sistema de aprovisionamiento del almacén

● ¿Qué metodología de aprovisionamiento que más se ajusta a las

4.2 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El trabajo se ejecutó en el almacén de dotación de una empresa dedicada a la

El problema abordado fue la propuesta de un sistema de aprovisionamiento de

Ante la creciente complejidad de las organizaciones, ha aumentado en gran medida

Además, el tener una correcta gestión de los inventarios en cuanto a su

Igualmente, el control empírico que se lleva en el momento, causa retraso en los

Imagen 1: Desorden en el almacén de dotación.

Las imágenes 1 y 2 evidencian la necesidad de una buena distribución del producto

El mal manejo de los elementos de dotación de la empresa en este caso

6.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de aprovisionamiento para dotación en una multinacional de

6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Diagnosticar la situación actual de aprovisionamiento de dotación de la

7.1 MARCO CONCEPTUAL

El trabajo de grado se identifica por presentar un el diseño de una propuesta de

El aprovisionamiento es la parte de la logística que tiene la responsabilidad de poner

Por otro lado, el sistema de aprovisionamiento tiene otras herramientas más

La compra es otra actividad objetiva donde su función principal es reducir costos de

Tener definido que el sistema de aprovisionamiento permite calcular las

El Punto de Reorden es la determinación de la cantidad de inventario que se debe

4 ÁLVAREZ López José. Análisis de balances. Auditoria, Agregación e Interpretación. 2018.

Con base en la investigación realizada, se determina que mediante una comparativa

7.2 MARCO TEÓRICO

La caracterización de procesos es una herramienta que facilita la descripción,

Con base en el análisis de los datos de la situación actual, se procede a realizar el

La estimación de la demanda es la predicción futura de la demanda de un producto,

Teniendo claro el concepto demanda se puede proceder a realizar los pronósticos

Para la realización de pronósticos se tienen datos reales de los registros históricos

6 TORRES FIORILO Gilmar. La Gestión por Procesos. 2017.

- Cuantitativos: (Promedio simple, Promedio ponderado, Suavización

Con base en esta información se determina realizar pronósticos de la demanda

Para la formulación de las políticas, lo primero que se plantea es la realización de

8 BETANCOURT Diego. Blog de Diego B en Ingenioempresa.com. 2016.