Ko001 in GC 000019

Nota Técnica:
Cierre Comercial
999968-KO001-IN-GC-000019
16 de Mayo de 2023
Proyecto Especial de Inversión Pública - Escuelas Bicentenario KOULU
EMISION
Acción Nombre y Cargo Firma Fecha
Marius Vermaak
Preparado (Gerente de 16/05/2023
Contratos)
Mark Griffin (Gerente

Revisión técnica de 16/05/2023
de Contratos)
Simon Wareing
Revisión técnica de 16/05/2023
(Líder de Costos)
Revisión del control Chris Thomas

de calidad por parte (Gerente de Sistemas 16/05/2023
de de Información)
Danilo Arba (Director
Aprobado por 16/05/2023
de PMO)
APROBACIÓN DEL CLIENTE

Nombre y Apellido Carga Firma Fecha
HISTORIAL DE EMISIONES
Revisión Descripción Fecha
1 Primera emisión. 16/05/2023
4
c
Confidencial: PEIP - EB | Nota Técnica Cierre Comercial.docx | 2

CONTENIDOS
REVISIÓN Y APROBACIÓN .......................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

HISTORIAL DE REVISIONES .................................................................................................................................... 2
CONTENIDOS ............................................................................................................................................................. 3
1. RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................................................................... 4
2. CLÁUSULAS CONTRACTUALES CLAVE ........................................................................................................ 5
3. CALENDARIO Y PROCESO PROPUESTOS .................................................................................................... 6
CRONOLOGÍA ............................................................................................................................................................. 6
PROCESO .................................................................................................................................................................. 6
4. CIERRE COMERCIAL: EN TRES FASES .......................................................................................................... 8
PRIMERA FASE - CL. Z.50.9 - CIERRE PARCIAL TRAS LA CULMINACIÓN DE PARTE DE LAS OBRAS..................................... 8
SEGUNDA ETAPA - CL. Z.53.0 - EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LA CUENTA FINAL ............................................................. 9
TERCERA FASE - CL. 53.1/2 Y CL. Z.53.3/4 - LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE LA CUENTA FINAL ......................................... 10
5. RECOMENDACIONES Y CONSIDERACIONES ............................................................................................. 11
GENERAL ................................................................................................................................................................. 11
CONSIDERACIONES COMERCIALES Y CONTRACTUALES ............................................................................................... 12
CONTROL DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................................... 13
DISPUTAS PENDIENTES ............................................................................................................................................. 13
6. CONCLUSIÓN ................................................................................................................................................... 14
7. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 15
A. REQUISITOS DE CIERRE COMERCIAL Y ESTRUCTURA DE CARPETAS ......................................................................... 15
B. CCO – FLUJOGRAMA ........................................................................................................................................... 19
C. FINIQUITO PRELIMINAR......................................................................................................................................... 20
D. FINIQUITO FINAL................................................................................................................................................... 22
E. MODELO DE ACUERDO DE CIERRE COMERCIAL ....................................................................................................... 24
Confidencial: PEIP - EB |Nota Técnica Cierre Comercial.docx | 3

1. RESUMEN EJECUTIVO
Esta nota técnica proporciona un resumen y orientación sobre el proceso de cierre comercial asociado al
contrato NEC. Se presentarán los plazos clave relacionados con estas actividades, así como
recomendaciones sobre la gestión de contratos y costos.
El Cierre Comercial (CCO) es la presentación de la documentación comercial final y de las cuentas de

las obras, de acuerdo con las obligaciones del contrato, de forma resumida y normalizada, incluyendo la
verificación del "Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha" final. Se realiza con el fin de garantizar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales existentes entre el Cliente y el Contratista, y entre el
Contratista y sus Subcontratistas, Proveedores y Consultores (organizaciones de la cadena de
suministro) en relación con las obras ejecutadas, los servicios prestados y los bienes suministrados en
virtud del contrato.
Como en la mayoría de los procesos del proyecto, se recomienda fomentar la preparación temprana de
la documentación para el CCO, centrándose en la calidad de las valorizaciones mensuales, mediante una
revisión periódica de los Costos Determinados. Ello contribuirá a un cierre comercial eficaz del contrato,
de conformidad con los requisitos del mismo. Este enfoque está respaldado por el uso de la Cl. Z.50.9 en
NEC4, que permite la notificación y el cierre de los Costos Determinados de una parte de los trabajos una
vez que se ha completado, permitiendo el cierre comercial progresivo durante el transcurso del contrato.
PEIP-EB debe reconocer que el cierre comercial completo no se logrará a la Culminación del contrato
debido al periodo de notificación de defectos que sigue la Culminación, y las obligaciones comerciales
relacionadas a ese periodo (como pagos de retención, resolución de disputas y valorizaciones en curso).
Por este motivo, se ha añadido al contrato un procedimiento de cierre comercial preliminar (Cl. Z.53.0)
para cerrar los contratos en la medida de lo posible a la Culminación del contrato.
Por último, este proceso de CCO no sustituye a las condiciones de pago establecidas en el contrato
(sección 5 del Volumen 1). El CCO debe gestionarse como un proceso independiente.

2. CLÁUSULAS CONTRACTUALES CLAVE

Las cláusulas contractuales clave que respaldan el cierre comercial del contrato son las siguientes:
Estas notas están resumidas para facilitar su comprensión. Se recomienda que el PEIP-EB se remita
siempre al contrato para obtener información detallada.
Cláusula: Resumen
Cl 10.2 Las Partes, el Gerente del Proyecto y el Supervisor de Calidad actúan en un espíritu
de confianza mutua y cooperación..
Cl 53.1, 53.2, Resumen de cómo gestionar la valorización final de las obras. Tenga en cuenta que
Z.53.3, Z.53.4 este paso formal sólo tendrá lugar una vez emitido el Certificado de Defectos, es decir,
1 año después de la Culminación de la totalidad de las obras.
Cl Z 53.0 Cierre comercial preliminar a la Culminación. Esta cláusula establece los plazos para
que el Contratista presente la documentación relativa a las obras culminadas y el
plazo de 4 semanas para que el Gerente del Proyecto responda. Además, incluye
disposiciones para que el Gerente del Proyecto pueda consultar la información.
Opt Z.W Procedimiento de resolución de disputas, para información.
Cl Z.50.9 Oportunidad de cierre progresivo del Costo Determinado para partes de las obras.
Exigencia de que el Contratista presente documentación justificativa cuando notifique
al Gerente del Proyecto que se han completado los Costos Determinados de partes
de las obras.
Cl Z.52.2 Resumen de la documentación exigida al Contratista, en términos de contabilidad

comercial, para justificar el Costo Determinado.
Cl Z.52.4 El Contratista autoriza al Gerente del Proyecto a revisar en cualquier momento

durante las horas de trabajo las cuentas y registros que el Contratista debe llevar en
virtud de la Cl. Z.52.2.
S 1205.4 Esta sección describe las responsabilidades del Contratista en términos de gestión
del cierre comercial de los Subcontratistas. La información recopilada aquí tendrá un
impacto directo en el cierre comercial del contrato.

3. CALENDARIO Y PROCESO PROPUESTOS

Cronología
A continuación, se presenta una línea de tiempo esquemático recomendado para las tareas relacionadas
con el cierre comercial. Las tareas recomendadas se basan en las disposiciones contractuales.
Koulu recomienda encarecidamente que no se amplíe el plazo de revisión de la documentación, para

promover el cierre eficiente de la información comercial relacionada con el contrato de construcción, así
como con el Contrato Operativo entre el PEIP-EB y Koulu.
Culminación de partes de las obras
Culminación de la totalidad de las

obras
Expedición del Certificado Final de Culminación
Periodo para la notificación de Defectos
Certificado de Defectos
Cl Z. –
Cierre parcial
de partes de Cl Z 53.0 - Evaluación Cl 53.1/2 & Z 53.3/4 -
las obras final preliminar Evaluación final
Tiempo
Proceso
El proceso de CCO consiste en revisar la documentación de costos presentada por el Contratista para
verificar el Costo Determinado y, por tanto, establecer la cuenta final ("Precio del Trabajo Realizado hasta
la Fecha" = Costo Determinado + Tarifa). A continuación, se exponen algunas consideraciones iniciales,
con un diagrama de flujo en el Anexo B de esta Nota Técnica.
1. El Contratista deberá llevar a cabo su propio cierre de cuentas con cada organización de la cadena
de suministro, para asegurarse de que el precio final del subcontrato es el acordado entre ellos,
sin reclamaciones futuras de ninguna de las partes del subcontrato.
2. El proceso de cierre comercial puede dividirse en 3 etapas claras:
a. Cl. Z.50.9, que requiere que el Contratista notifique al Gerente del Proyecto una vez que
se haya completado el Costo Determinado de parte de las obras, junto con los registros
necesarios para su inspección. El Gerente del Proyecto dispone de 13 semanas para
revisar y responder, de lo contrario la evaluación del Contratista se considerará correcta.

Koulu no recomienda utilizar la totalidad de las 13 semanas, en beneficio de concluir la

revisión lo más eficientemente posible.
b. Cl. Z.53.0, que exige que el Contratista haga una evaluación preliminar del monto final
adeudado en un plazo de 4 semanas a partir de la emisión del certificado de culminación
de la última sección de las obras, y posteriormente 4 semanas para que el Gerente del
Proyecto lo revise y responda. Además, la evaluación preliminar del monto final adeudado
es una prueba concluyente del monto final adeudado hasta la fecha, en virtud del contrato
o en relación con el mismo.
c. Cl. 53.1/2 & Cl Z.53.3/4, que se refiere a la evaluación final exigida al Gerente del Proyecto,
en un plazo de 4 semanas a partir de la emisión del Certificado de Defectos por parte del
Supervisor de Calidad. El Contratista puede emitir una evaluación si el Gerente del
Proyecto no lo hace en el plazo especificado.

4. CIERRE COMERCIAL: EN TRES FASES

Primera fase - Cl. Z.50.9 - Cierre parcial tras la Culminación de parte de las
obras
El contrato NEC4 ECC permite el cierre progresivo de los Costos Determinados, de acuerdo con la Cl.
Z.50.9. Esta disposición contractual debe aplicarse asegurándose de que se presenta la documentación
correcta, relevante para los Costos Determinados, de acuerdo con los requisitos mínimos descritos en el
Anexo A de esta Nota Técnica. Se recomienda al Gerente del Proyecto que aplique esta disposición a lo
largo de la duración del proyecto, a medida que se vayan completando partes de las obras, y que no
espere al cierre comercial formal tras la Culminación de la totalidad de las obras.
Este enfoque progresivo debería aplicarse a diferentes partes clave de las obras. A continuación, se
ofrecen algunas recomendaciones sobre las partes de las obras que pueden cerrarse progresivamente;
no obstante, este planteamiento dependerá en gran medida de la estrategia de subcontratación del
Contratista:
• Diseño de las escuelas de contingencia y permanentes y gestión de la Etapa Uno (es decir, las
obras realizadas en el marco de la Opción A del NEC4).
• Construcción de las escuelas de contingencia (es decir, las obras realizadas en el marco de la
Opción E del NEC4).
• Demolición de las escuelas existentes (Opción C del NEC4).
• Cerco perimetral.
• Mejoramiento de suelos.
• Movimiento de terreno.
• Obras estructurales.
• Obras mecánicas y eléctricas.
Cualquier comentario u observación del Gerente del Proyecto deberá ser abordado por el Contratista de
acuerdo con los plazos del contrato (Cl. Z.50.9) y presentado de nuevo para su aceptación.
Esta cláusula concede 13 semanas para que el Gerente del Proyecto revise la información presentada
por el Contratista. Sin embargo, Koulu recomienda que se realice una evaluación en un plazo de 4
semanas, tanto para garantizar un progreso eficiente como para abordar los problemas más cerca del
momento de finalizada esa parte de las obras.
Si se solicita información adicional, el Contratista dispone de 4 semanas para responder. Tras la nueva
presentación de los documentos, el Gerente del Proyecto dispone de otras 4 semanas para aceptar esa
parte de los Costos Determinados como correcta o comunicar al Contratista la evaluación correcta.
Atención: si no se comunica al Contratista ninguna decisión en el plazo establecido, se

considerará correcta la evaluación del Contratista.

Segunda etapa - Cl. Z.53.0 - Evaluación preliminar de la cuenta final

La evaluación preliminar tiene lugar una vez que el Gerente del Proyecto ha emitido el último de los
certificados de culminación de las secciones, tal y como se indica a continuación:
Activación del cierre comercial preliminar (Cl. Z.53.0)
Paquetes 1, 2, 6 y Culminación de la totalidad de las obras, incluido el desmantelamiento de las

7 escuelas de contingencia (es decir, SC-XD).
Paquetes 0, 3, 4, Culminación de la construcción de la última de las escuelas permanentes (SC-XC).

5y8
Una vez que se haya alcanzado la Culminación de acuerdo con la tabla anterior, el Contratista deberá
proporcionar toda la documentación justificativa (como se indica en el Anexo A de esta Nota Técnica) en
un plazo de 4 semanas de acuerdo con la Cl Z.53.0.
Independientemente de que se trate de una obligación contractual, se recomienda al Gerente del Proyecto
que se ponga en contacto con el Contratista mucho antes de iniciar este proceso, para asegurarse de
que el Contratista tiene clara la información requerida. La documentación de cierre requerida se resume
en el Anexo A de esta Nota Técnica y debe alinearse con la información que ha sido revisada por el
Gerente del Proyecto en cada valorización. Es decir, el Gerente del Proyecto debería estar evaluando el
Costo Determinado cada mes, por lo que la mayor parte de la información requerida en el CCO no debería
ser nueva.
Una vez recibida, el Gerente del Proyecto dispone de 4 semanas para revisar la información y responder,
de conformidad con sus obligaciones en virtud de la Cl Z.53.0. Esto se suma a sus obligaciones en
relación con las valorizaciones y los pagos, que se gestionan como un proceso independiente.
En caso de desacuerdo con la evaluación del Contratista del Costo Determinado final preliminar, el
Gerente del Proyecto realizará su propia evaluación del monto final preliminar adeudado. A menos que
una de las Partes no esté de acuerdo con la evaluación del Gerente del Proyecto en un plazo de 4
semanas, se considerará que ha dado su consentimiento.
Esta evaluación final preliminar se considera prueba concluyente del monto final preliminar adeudado
hasta la Culminación de la totalidad de las obras, con la obligación de firmar el acuerdo de liquidación
provisional, un modelo de que se encuentra en el Anexo C de esta Nota Técnica (el área legal del PEIP-
EB debe revisar y adaptar este modelo).

Tercera fase - Cl. 53.1/2 y Cl. Z.53.3/4 - Liquidación definitiva de la cuenta

final
La última etapa del proceso de CCO es la evaluación final y la posterior certificación del pago final. Este
paso permite acordar y certificar la suma final y cerrar formalmente el contrato, sin que ninguna de las
partes, el Gerente del Proyecto y el Supervisor de Calidad tengan que emprender acciones adicionales.
El Gerente del Proyecto dispone de 4 semanas después de que el Supervisor de Calidad haya emitido el
Certificado de Defectos, para certificar un pago final, y está obligado a proporcionar al Contratista los
detalles de cómo se ha evaluado el monto adeudado.
Si el Gerente del Proyecto no realiza esta evaluación dentro del plazo, el Contratista podrá emitir una
evaluación al Cliente, para su revisión y acuerdo.
Esta evaluación y el monto final adeudado conforme al contrato, se considerarán pruebas concluyentes
del monto final adeudado en virtud del contrato o en relación con el mismo. Esta liquidación final, que
muestra el monto final adeudado, deberá ser firmada por ambas Partes y por el Gerente del Proyecto. En
el Anexo D de la presente Nota Técnica figura un modelo (el área legal del PEIP-EB debe revisar y adaptar
este modelo).
Este monto final adeudado puede modificarse para incluir cualquier acuerdo alcanzado por las Partes,
así como cualquier decisión de la DAB o una decisión del tribunal. Una vez más, la modificación de la
evaluación se convierte en prueba concluyente del monto final adeudado en virtud del contrato.
En la práctica, esta evaluación final sólo deberá centrarse en acordar el cierre de los defectos y disputas
y no podrá completarse hasta que se hayan resuelto todas las cuestiones restantes de conformidad con
el contrato. Por lo tanto, PEIP-EB deberá asegurarse de que se presta especial atención a la resolución
de los siguientes puntos, en la medida de lo posible, antes de la emisión del Certificado de Defectos:
• Defectos
• Disputas
• Resolución de todos los eventos compensables.
Una vez resueltos todos los puntos anteriores, y concluida la evaluación final, se recomienda que ambas
Partes y el Gerente del Proyecto firmen también un acuerdo de cierre comercial, cuya plantilla figura en
el Anexo E de la presente Nota Técnica (el área legal del PEIP-EB debe revisar y adaptar este modelo).

5. RECOMENDACIONES Y CONSIDERACIONES
General
En primer lugar, el Gerente del Proyecto debería auditar regularmente los Costos Determinados del
contrato, para los trabajos realizados bajo las Opciones C y E de NEC4 (Cl Z.52.2 & Z.52.4). Esto debería
hacerse como parte del proceso de valorización y pago mensual.
La documentación debe almacenarse en una estructura de archivos ordenada electrónicamente, y con

suficiente documentación de apoyo, como se indica en el Anexo A de esta Nota Técnica. Obsérvese que
la mayor parte de esta información ya debería recogerse durante las presentaciones y revisiones
mensuales de la valorización. Se recomienda que PEIP-EB se comprometa con el Contratista a acordar
el formato de recopilación y almacenamiento de los documentos.
También se recomienda que el Gerente del Proyecto dé prioridad a la resolución de cualquier disputa
relacionada con los Costos Desestimados durante las valorizaciones mensuales. Cualquier desacuerdo
no debe dejarse para el final del proyecto y, si no se llega a un acuerdo, debe remitirse al proceso DAB
lo antes posible, de conformidad con el contrato. Se recuerda a PEIP-EB que cualquier intento de
retener/reducir el pago al Contratista al final del proyecto, una vez entregadas las escuelas, no sólo
retrasaría el proceso de CCO, sino que posiblemente conduciría a resultados no favorables del DAB.
El Contratista y el Gerente del Proyecto deberán acordar conjuntamente el plan de cierre comercial, entre
4 y 6 meses antes de la Fecha de Culminación para la totalidad de las obras. Este plan deberá resumir
lo siguiente:
• Requisitos mínimos de cierre comercial (recomendación en el Anexo A de esta Nota Técnica).
• Las principales partes interesadas de todos los equipos.
• Dónde y cómo tendrá lugar el proceso, incluidos los requisitos de almacenamiento de la

documentación.
El Gerente del Proyecto podrá exigir documentación adicional al Contratista, pero se recomienda que la
lista de requisitos sea lo más sucinta posible para facilitar un proceso de cierre eficiente.
El objetivo de este plan es establecer de mutuo acuerdo la estructura, la lista de requisitos y el flujo de
trabajo antes de que el Contratista presente su documentación final del CCO.
El Gerente del Proyecto y el Contratista deberán intentar abordar los eventos compensables pendientes,
resolviendo o, al menos, definiendo el curso de acción previsto. No obstante, la existencia de eventos
compensables pendientes de definición entre las Partes no impedirá el avance del proceso de CCO, pero
retrasará la finalización del mismo.

Consideraciones comerciales y contractuales

El proceso de CCO en su conjunto no está vinculado a las obligaciones de pago tanto de las Partes como
del Gerente del Proyecto. Por lo tanto, se espera que el Contratista complete la documentación del CCO
y la presente en el plazo de 4 semanas, independientemente del estado del último pago.
El Gerente del Proyecto debe gestionar este proceso independientemente de la valorización contractual
y de las obligaciones de pago.
En términos de consideraciones comerciales, la valorización final de acuerdo con el Cl. 53, sólo puede
tener lugar una vez que se haya emitido el Certificado de Defectos. Por lo tanto, el proceso de cierre
comercial definitivo no podrá completarse hasta esta fase. En la práctica, esto supondrá un retraso de al
menos 12 meses en el cierre comercial definitivo. Por ello, el PEIP-EB deberá asegurarse de que se
identifiquen las partes interesadas adecuadas para gestionar la culminación del proceso de cierre
comercial definitivo.
Entrega por Aconex
Carpeta 1
Cierre Precios a suma alzada (NEC
Comercial - Opción A)
Paquete X
Carpeta 2
Datos de costos
Carpeta 3 Carpeta 3.1 Carpeta 3.2

Subcontratistas Subcontratista X Subcontratista Y
... Carpeta 3.1.1 Carpeta 3.2.1

Proceso de Procura Proceso de Procura
Carpeta 8
Otros pagos al/del Contratista
Carpeta 3.1.2 Carpeta 3.2.2
Subcontrato firmado Subcontrato firmado
... ...
Carpeta 3.1.7 Carpeta 3.2.7
Finiquito firmado Finiquito firmado

Control de documentos
El PEIP-EB deberá establecer un proceso claro de control de documentos, que permita la revisión y el
almacenamiento eficientes de toda la documentación de apoyo del CCO. Se recomienda que el
Contratista presente un solo archivo, que contenga las subcarpetas indicadas en el Anexo A de esta Nota
técnica, a través de Aconex.
Además, se recomienda que el PEIP-EB limite el requisito de documentación en papel, para apoyar un
proceso eficiente de presentación y revisión.
Sin embargo, la información sensible, como la relativa a las nóminas del personal, deberá ser revisada
en la oficina del Contratista, y sólo se enviará a través de Aconex un archivo resumido (sin los nombres
del personal). Esta decisión queda a discreción del Gerente del Proyecto, pero debe adoptarse un
enfoque cooperativo a la hora de acordar los requisitos con el Contratista.
El PEIP-EB debe dar prioridad a la recopilación y presentación de documentación a lo largo de todo el

ciclo de vida del proyecto, y no sólo al final del mismo. Esto incluye la revisión y presentación de
documentos relativos a la OCC.
Por último, también es importante señalar que los recursos del Contratista para llevar a cabo el
cierre comercial son reembolsables en el marco de la Opción C. Como tal, hay un beneficio de
costo para mantener el proceso lo más eficiente posible.
Disputas pendientes
Como ya se ha destacado en este documento, si durante el proceso de CCO o antes de que se inicie, un
asunto está pendiente (en presentación formal) ante el DAB, el proceso definitivo de CCO no puede
concluir sin que el DAB haya emitido su decisión final (conclusión).
Tras la(s) conclusión(es) final(es) del DAB, y suponiendo que ninguna de las Partes emita una notificación
de insatisfacción con la Decisión, PEIP-EB y el Contratista deberán cerrar las cuentas definitivas
utilizando la(s) decisión(es) final(es) del DAB. Antes de esto, el proceso de CCO deberá llegar lo más
posible sin la(s) decisión(es) del DAB.
Independientemente del avance de la CCO, el PEIP-EB deberá seguir cumpliendo con sus obligaciones
en relación con los plazos de pago, de conformidad con el contrato, hasta la firma del Certificado de
Defectos, para que el Contratista sea reembolsado por todo el trabajo administrativo que conlleva la
actividad de CCO. No obstante, el Contratista sólo podrá emplear durante este periodo al personal
necesario e imprescindible que requiera y cuya permanencia sea justificable, aceptada por el Gerente del
Proyecto.
Por último, con respecto a los Defectos que no se hayan subsanado después de la Culminación, éstos
deben gestionarse de conformidad con el contrato (Cl 45-46). El contrato prevé el tratamiento del impacto
comercial de los Defectos no corregidos (Cl 46). PEIP-EB deberá gestionar los defectos de conformidad
con estos requisitos.

6. CONCLUSIÓN
En resumen, esta nota técnica resume el alcance del proceso de cierre comercial y destaca los requisitos
clave tanto del equipo PEIP-EB/Gerente del Proyecto, como del Contratista. Proporciona información
adicional relativa a áreas específicas y ofrece recursos y plantillas para ayudar al PEIP-EB en la gestión
del CCO de los contratos.
Como se ha indicado a lo largo de la nota técnica, el PEIP-EB deberá seguir colaborando con el
Contratista para garantizar que existe un acuerdo mutuo en cuanto a los requisitos y plazos relacionados
con la CCO. Además, el PEIP-EB deberá velar por que el proceso sea lo más eficiente posible, no sólo
para reducir los costos para el PEIP-EB, sino también para evitar toda administración innecesaria que
repercuta en el avance del proyecto.
Además, las plantillas proporcionadas se han compartido para ayudar al PEIP-EB en la gestión de este
proceso. Si fuera necesario realizar cambios o adaptaciones, quedaría a discreción del PEIP-EB, pero
Koulu recomendaría que, sea cual sea la plantilla que se utilice, sea coherente en todos los paquetes.
También se recomienda que el PEIP-EB defina qué persona o personas de la organización deben firmar
en nombre del Cliente, como sería necesario en todos los paquetes. Recomendamos que no sea el
Gerente del Proyecto.
Por último, el PEIP-EB deberá utilizar esta nota técnica junto con la documentación contractual
correspondiente al paquete, para garantizar la correcta ejecución de la CCO y el cumplimiento de las
obligaciones contractuales.

7. ANEXOS
A. Requisitos de cierre comercial y estructura de carpetas
Confirmación Confirmación
por el por el
Contratista Gerente del
Proyecto
1 Precios a suma alzada (NEC Opción A)
1.1 Listado de Actividades original
1.2 Eventos compensables
1.3 Listado de Actividades final
1.4 Declaraciones firmadas de que las cuentas de los

Subcontratistas están cerradas
2 Datos de costos
2.1 Resumen de los certificados de pago (firmado por el

Gerente del Proyecto)
2.2 Costo Desestimado
2.4 Resumen de los subcontratos adjudicados
2.5 Resumen de las fianzas
2.6 Resumen de las seguros

3. Subcontratistas
Carpeta individual para cada Subcontratista, que

contenga:
3.X.1 Proceso de contratación
3.X.2 Subcontrato firmado
3.X.3 Variaciones/eventos compensables en los

subcontratos.
3.X.4 Valorizaciones
3.X.5 Facturas
3.X.6 Comprobantes de pago
3.X.7 Declaraciones firmadas de que las cuentas de los

Subcontratistas están cerradas
4. Equipos
Carpeta individual para cada proveedor, que contenga:
4.X.2 Subcontrato firmado
4.X.3 Valorizaciones
4.X.4 Facturas

4.X.6 Declaraciones firmadas de que las cuentas de las

cuentas están cerradas
5. Equipamiento y Materiales
Carpeta individual para cada proveedor, que contiene:
5.X.2 Subcontrato/pedido de compra firmado
5.X.3 Facturas
6. Personas
6.1 Organigrama e histograma as-built
6.2 Modelos de contratos de trabajo
6.3 Nómina mensual (nombres suprimidos)
6.4 Partes diarios
7. Cargos
Carpeta individual para cada proveedor, que contiene:
7.X.1 Facturas

8. Otros pagos a / por el Contratista
8.1 Cálculo de dolor / ganancia
8.2 Penalidades
8.3 Intereses
8.4 Incentivos
8.5 Resumen de precios ajustados por Defectos aceptados

o no corregidos

B. CCO – Flujograma

C. Finiquito Preliminar
ACUERDO DE CUENTAS (PRELIMINAR – EN LA CULMINACIÓN DE LAS OBRAS - Cl.

Z.53.0)
Por la presente confirmamos nuestro acuerdo de que el monto final preliminar adeudado en concepto de
cantidades pagaderas a (insertar Contratista) en relación con el contrato es de PENxxxx (palabras).
Dicha suma incluye todos los pagos debidamente adeudados de conformidad con los términos del
contrato de fecha xx/xx/xxxx y se deriva de la siguiente manera:
Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha - Opción A PEN
Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha - Opción E PEN
Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha - Opción C PEN
Sub-Total - Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha PEN
Otras sumas pagaderas al Contratista PEN
Otros montos pagados por el Contratista PEN
Sub-total PEN
IGV (PEIP-EB a confirmar cómo se trata el IGV en Perú). PEN
Monto final adeudado (preliminar) PEN
Monto pagado anteriormente PEN
Monto pendiente de pago PEN
El Contratista confirma que la suma de PENxxx (IGV incluido) representa el monto final (preliminar)
adeudado de conformidad con el contrato y que no existen otras reclamaciones de pagos adicionales
pendientes hasta la fecha de Culminación de la totalidad de las obras.
Quedan por cerrar los siguientes asuntos:
• Eventos compensables Nos. XXXXXXXXXX
• Sumisiones al DAB Nos. XXXXXXXXXXXX

• Defectos notificados y no subsanados Nos. XXXXXXXXXXXXX
• Defectos que deben notificarse antes de la fecha de defectos.
Conforme a la Cl. 52.1, el Contratista confirma que no hay otros descuentos, devoluciones e/o
impuestos recuperables que no hayan sido ya declarados e incluidos en la suma acordada de esta
evaluación preliminar.
El Gerente del Proyecto confirma que la suma de PENxxxxxxxx representa el monto final preliminar
debido al Contratista en relación con el contrato incurrido de conformidad con los términos del contrato y
que el monto final preliminar adeudado se pagará dentro del plazo para el pago final según lo prescrito
en el contrato.
Firmado en nombre del Cliente
Nombre y firma:.......................................................................Fecha:..................................
Firmado en nombre del Contratista
Nombre y firma:........................................................................Fecha:.................................
Firmado en nombre del Gerente del Proyecto

D. Finiquito final
ACUERDO DE CUENTAS FINAL (Cl Z53.3)
Por la presente confirmamos que estamos de acuerdo en que el monto final adeudado con respecto a las
sumas pagaderas a (insertar Contratista) con respecto al Contrato gastado es de PENxxxx (palabras).
Dicha suma incluye todos los pagos debidamente adeudados de conformidad con los términos del
Contrato de fecha xx/xx/xxxx y se deriva de la siguiente manera:
Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha - Opción A PEN
Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha - Opción E PEN
Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha - Opción C PEN
Sub-Total - Precio del Trabajo Realizado hasta la Fecha PEN
Otras sumas pagaderas al Contratista PEN
Otros montos pagados por el Contratista PEN
Sub-total PEN
IGV (PEIP-EB a confirmar cómo se trata el IGV en Perú). PEN
Monto final adeudado (preliminar) PEN
Monto pagado anteriormente PEN
Monto pendiente de pago PEN
El Contratista confirma que la suma de PENxxx representa el monto final adeudado de conformidad con
el contrato y que no existen otras reclamaciones de pagos adicionales pendientes.
Conforme a la Cl. 52.1, el Contratista confirma que no hay otros descuentos, devoluciones e/o impuestos
recuperables que no hayan sido ya declarados e incluidos en la suma acordada de esta evaluación.
El Gerente del Proyecto confirma que la suma de PENxxxxxxxx representa el monto final debido al
Contratista en relación con el contrato incurrido de conformidad con los términos del contrato y que el
monto final adeudado se pagará dentro de la escala de tiempo para el pago final según lo prescrito en el
contrato.

Nombre y firma:........................................................................Fecha:..................................

E. Modelo de acuerdo de cierre comercial
ACUERDO DE CIERRE COMERCIAL
CLIENTE: Nombre
GERENTE DEL PROYECTO: Nombre
EMPRESA CONTRATISTA Nombre
REFERENCIA DEL PROYECTO Referencia del contrato
NOMBRE DEL PROYECTO Paquete y nombre breve
REFERENCIA DEL DOCUMENTO Referencia Aconex. (a cargar por el PM)

(Aconex)
Para el proyecto nombrado, en FECHA en nombre del PEIP-EB como CLIENTE, NOMBRE DEL
GERENTE DEL PROYECTO, y en nombre del CONTRATISTA, el representante del Contratista,
NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA, se han reunido para verificar el cierre comercial
del proyecto.
Este acuerdo reconoce que el proceso de cierre comercial ha concluido con la revisión de las cuentas del
paquete, incluida toda la documentación justificativa pertinente. Reconoce que ambas Partes han llegado
a un acuerdo que determina el valor de la cuenta final, como resultado del cual el Contratista emitirá su
factura final.
La culminación del cierre comercial se verifica mediante el acuerdo final de liquidación, incluido como
anexo.


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Nota Técnica:

Mark Griffin (Gerente

Revisión del control Chris Thomas

APROBACIÓN DEL CLIENTE

1 Primera emisión. 16/05/2023

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REVISIÓN Y APROBACIÓN .......................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

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El Cierre Comercial (CCO) es la presentación de la documentación comercial final y de las cuentas de

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2. CLÁUSULAS CONTRACTUALES CLAVE

Opt Z.W Procedimiento de resolución de disputas, para información.

Cl Z.52.2 Resumen de la documentación exigida al Contratista, en términos de contabilidad

Cl Z.52.4 El Contratista autoriza al Gerente del Proyecto a revisar en cualquier momento

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3. CALENDARIO Y PROCESO PROPUESTOS

Koulu recomienda encarecidamente que no se amplíe el plazo de revisión de la documentación, para

Culminación de partes de las obras

Culminación de la totalidad de las

Expedición del Certificado Final de Culminación

Periodo para la notificación de Defectos

2. El proceso de cierre comercial puede dividirse en 3 etapas claras:

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Koulu no recomienda utilizar la totalidad de las 13 semanas, en beneficio de concluir la

Confidencial: PEIP - EB |Nota Técnica Cierre Comercial.docx | 7

4. CIERRE COMERCIAL: EN TRES FASES

• Demolición de las escuelas existentes (Opción C del NEC4).

• Obras mecánicas y eléctricas.

Atención: si no se comunica al Contratista ninguna decisión en el plazo establecido, se

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Segunda etapa - Cl. Z.53.0 - Evaluación preliminar de la cuenta final

Activación del cierre comercial preliminar (Cl. Z.53.0)

Paquetes 1, 2, 6 y Culminación de la totalidad de las obras, incluido el desmantelamiento de las

Paquetes 0, 3, 4, Culminación de la construcción de la última de las escuelas permanentes (SC-XC).

Confidencial: PEIP - EB |Nota Técnica Cierre Comercial.docx | 9

Tercera fase - Cl. 53.1/2 y Cl. Z.53.3/4 - Liquidación definitiva de la cuenta

• Resolución de todos los eventos compensables.

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La documentación debe almacenarse en una estructura de archivos ordenada electrónicamente, y con

• Requisitos mínimos de cierre comercial (recomendación en el Anexo A de esta Nota Técnica).

• Las principales partes interesadas de todos los equipos.

• Dónde y cómo tendrá lugar el proceso, incluidos los requisitos de almacenamiento de la

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Consideraciones comerciales y contractuales

Entrega por Aconex

Carpeta 3 Carpeta 3.1 Carpeta 3.2

... Carpeta 3.1.1 Carpeta 3.2.1

Confidencial: PEIP - EB |Nota Técnica Cierre Comercial.docx | 12

El PEIP-EB debe dar prioridad a la recopilación y presentación de documentación a lo largo de todo el

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Confidencial: PEIP - EB |Nota Técnica Cierre Comercial.docx | 14

1 Precios a suma alzada (NEC Opción A)

1.1 Listado de Actividades original

1.2 Eventos compensables

1.3 Listado de Actividades final

1.4 Declaraciones firmadas de que las cuentas de los

2.1 Resumen de los certificados de pago (firmado por el

2.2 Costo Desestimado

2.4 Resumen de los subcontratos adjudicados

2.5 Resumen de las fianzas

2.6 Resumen de las seguros

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