Que es una macro?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas

encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas
acciones que haces repetidas veces se pueden automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar de

memoria para Excel, de manera que están siempre disponibles cuando los
necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todos los días tengo que crear un reporte de ventas y en ese
reporte siempre va a tener el mismo formato de textos, se podría crear una macro
para que lo haga automáticamente por mí. Las macros se utilizan principalmente
para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una
y otra vez.

El lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido
como Visual Basic para aplicaciones (VBA). Este lenguaje permite acceder a
prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la
funcionalidad del programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadores, Excel provee

de una herramienta especial, que permite crear una macro sin necesidad de
conocer los detalles del lenguaje de programación y es utilizar la Grabadora de
macros, la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta
que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir o
ejecutar” de nuevo las acciones con tan solo un clic en el botón ejecutar.

1. Visualizar la ficha Programador en Excel

Para mostrar la ficha del programador en nuestra hoja de Excel, Hacemos clic en
la ficha Archivo y elige la sección Opciones; se mostrará el cuadro de diálogo
Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de
opciones y en el panel de la derecha seleccionar la ficha Programador.
Aceptamos y la ficha se mostrara en la cinta de opciones

Grupos de la ficha Programador

1. El grupo Código tiene los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual
Basic (1), donde se puede escribir directamente código VBA. También nos
permitirá ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas (2),
también encontramos el comando Grabar macro (3) el cual nos permite crear una
macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA.

Seguridad de macros: opciones que permiten o no abrir o ejecutar directamente

las macros.
2. El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos.

Este grupo permite activar más complementos para Excel, incluidos en paquetes
ya desarrollados por algunas empresas.

3. El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a

las hojas de Excel, como los controles de formulario (botones, cuadros de texto,
etiquetas, botones de opción, entre otros), que serán de gran utilidad para ampliar
la funcionalidad de Excel.

4. El grupo XML permite importar datos de un archivo XML, así como opciones
útiles para codificar archivos XML.

XML es una tecnología diseñada para administrar y compartir datos estructurados

en un archivo de texto legible para el usuario. XML sigue directrices estándar del
sector y puede ser procesado por una amplia gama de bases de datos y
aplicaciones. El uso de XML permite a los diseñadores de aplicaciones crear sus
propias etiquetas, estructuras de datos y esquemas personalizados. En resumen,
XML facilita considerablemente la definición, la transmisión, la validación y la
interpretación de datos entre bases de datos, aplicaciones y organizaciones.

LA GRABADORA. ¿QUE ES?

La grabadora de macros es una especie de caja negra de vuelo, donde se

guardan todas las acciones que realizamos a partir del momento en que la
activamos. Todas estas acciones luego pueden ser reproducidas en cualquier otro
momento para volver a realizar una tarea. Cabe aclarar que en los pasos
grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

De esta forma, y sin tener demasiada experiencia en la construcción de macros,

podemos automatizar algunas tareas. Para esto, debemos grabarlas para luego
reproducirlas. El comando para hacerlo (Grabar macro) se encuentra dentro de la
ficha programador, que se explicó anteriormente.

Luego de presionar este comando, el botón cambiara automáticamente y

reemplazara Grabar macro por Detener grabación para finalizar la grabación.

También es posible activar y desactivar esta herramienta presionando el pequeño

botón ubicado en la barra de estado.

OPCIONES BÁSICAS AL INICIAR LA GRABADORA DE MACROS.

Al iniciar la grabadora de macros debemos asignarle un nombre a la macro.

Podemos incluir un método abreviado (atajo de teclado), seleccionar el lugar
donde deseamos guardarla e incluir su descripción.
Nombres de las macros:

Los nombres que les asignemos a las macros deben comenzar con una letra o
con un carácter de subrayado (_). No se permiten espacios en el nombre de la
macro, pero podemos incluir caracteres de subrayado como separadores de
palabras. No es posible incluir nombres que entren en conflicto con un nombre
integrado en Excel o con el nombre de otro objeto del libro. Por ejemplo, no
podemos nombrar A1 a una macro.

El método abreviado:

Como ya hemos comentado, es posible asignar atajos de teclado (método

abreviado) a nuestras macros. Este método abreviado comienza por defecto con
el botón CTRL. Sin embargo, recordemos que si dentro de una macro incluimos
un atajo de teclado igual a uno predeterminado de Excel (como por ejemplo CTRL
+ C, que sirve para utilizar el comando Copiar), el atajo original será reemplazado
por el nuestro y dejara de cumplir su función (al menos en ese libro). Por esta
razón, debemos ser cuidadosos al asignar estos métodos abreviados para no
reemplazar otros atajos de Excel.

El método abreviado no es obligatorio; lo podemos omitir y simplemente

ejecutaremos la macro buscándola por su nombre en el listado de macros.

EJEMPLO 1.

Para comenzar, realizaremos algunas macros con la grabadora que nos permitirán
comprender mejor su funcionamiento.

Realizaremos una macro que permita grabar nuestro nombre, para luego
ejecutarlo en cualquier celda que seleccionemos.

1. Damos clic en la opción Grabar macro y en seguida digitamos los datos que se
muestran en la siguiente imagen:
Damos aceptar y en este mismo momento comienza a grabarse la macro. Lo cual
quiere decir que todo lo que realicemos desde este momento en la hoja de Excel
va a quedar guardado.

Ahora, ¡Ojo! sin dar clic, ni seleccionar ninguna celda, comenzamos a escribir
nuestro nombre, tan pronto hayamos terminado de escribirlo damos enter y vamos
al botón detener macro.

Cuando se ejecute la macro con control q, se ejecutara todo lo que se ha

grabado, inclusive si doy un clic en una celda o cambio de ventanas va quedar
guardado.

Ahora podemos probar que al ubicarnos en cualquier celda y digitar el método

abreviado control q, nos muestra lo que tenemos grabado en nuestra macro, para
este caso nuestro nombre.

EJEMPLO 2.

Vamos a grabar una macro con el formato para el nombre que hemos grabado.

1. Nos ubicamos sobre el texto, e iniciamos grabación de la macro y en seguida

digitamos los datos que se muestran en la siguiente imagen:
2. Ahora iniciamos a dar formato, cambiando el color de relleno, aumentado la
letra, colocando negrita, cambiamos el tipo de letra, ampliando la celda, dando
bordes, etc.

Cuando terminemos de dar formato seleccionamos la opción detener grabación.

Ahora podemos ver las macros que se han creado en la opción Macros.

Nos ubicamos sobre cualquier celda y digitamos el método abreviado que

elegimos; en este caso fue control w o en la opción Macros seleccionando
ejecutar la macro “formato”. Ahora podemos ver que el formato grabado se
puede aplicar en donde lo necesitemos.

EJEMPLO 3.

Grabar una macro que permita dar formato a elementos duplicados.

1. En una hoja nueva cree la siguiente tabla:

2. Iniciamos la grabación de una macro, la cual llamaremos
“formatoparaduplicados”.

3. una vez iniciada la grabación sin seleccionar la tabla, realizamos el respectivo

formato condicional para datos duplicados.

4. una vez realizamos el formato condicional para duplicados detenemos la

grabación.

5. Seleccionamos todo el rango de la tabla de productos y ejecutamos la macro

que acabamos de grabar.
6. podemos observar el formato para datos duplicados ejecutado en la tabla, este
formato condicional puede ser ejecutado para los datos que se deseen.

7. Insertaremos un botón el cual al ser oprimido, permita ejecutar la macro.

Para agregar este botón, hacemos uso de las formas que se encuentran en la
ficha insertar-ilustraciones-formas. Una vez seleccionada la forma que se
utilizara se debe dibujar cerca de la tabla de productos.

8. asignamos la macro grabada anteriormente al botón, dando clic derecho sobre

el mismo, seleccionamos asignar macro “formatoparaduplicados”.
Ahora seleccionamos el rango de productos y damos clic sobre el botón que
hemos creado.

Esta macro puede ser utilizada para todos los datos que lo requieran.

EJERCICIO PRACTICO 1.

FILTRO AUTOMÁTICO CON MACRO.

1. Realizamos la siguiente base de datos en una hoja que llamaremos Bdatos.

La tabla debe cumplir con los títulos o encabezados, para los datos puede colocar
los que usted quiera.

2. Damos nombre al rango de datos de la siguiente manera.

Seleccionamos todo el rango de datos, en seguida vamos al cuadro de nombres y

allí digitamos el nombre que tendrá el rango, para este caso DATOS.

3. En la siguiente hoja que llamaremos filtro, realizaremos las siguientes tablas:

3. una vez diseñadas las dos tablas iniciamos la grabación de la macro. La

llamaremos FILTRO y la activamos con control Q.

4. Una vez inicie la grabación nos ubicamos en la hoja filtro y vamos a la pestaña
datos, luego en el grupo ordenar y filtrar seleccionamos la opción “avanzadas”.
Se abre el siguiente cuadro de dialogo.

ACCIÓN: seleccionamos copiar a otro lugar.

RANGO DE LA LISTA: es de donde se va a obtener la información a filtrar.

Ingresamos el nombre que le dimos al rango de datos para este caso fue DATOS.

RANGO DE CRITERIOS: seleccionamos todo el rango de la tabla FILTRAR POR.

COPIAR A: seleccionamos todo el rango de la tabla RESULTADO

Y damos aceptar.

Se visualiza ahora que en la tabla resultado ha quedado copiada la tabla DATOS.

5. seleccionamos la fila vacía de la tabla FILTRAR POR y damos suprimir.

Damos un clic en la celda debajo de CEDULA para que el cursor siempre quede
situado en esta celda.

6. Terminado el proceso detenemos la grabación.

7. Insertamos un BOTÓN. Lo llamamos APLICAR FILTRO y le asignamos la

macro creada.

8. ahora verificamos el funcionamiento de la macro.

Comencemos por digitar en la casilla nombre, un nombre existente en la base de

datos.
Y pulsamos el botón “aplicar filtro”.

Podemos seguir filtrando por todos los demás encabezados.

Aparte de filtrar por nombre, apellido, teléfono, ciudad, también podemos filtrar
por los que ganan más o menos de un determinado valor, por ejemplo:

Para filtrar personas que ganan un sueldo total de más de un millón, nos ubicamos
sobre la casilla de total y digitamos >1’000.000 y aplicamos el filtro, lo mismo
podemos hacer para salario y valor extras.

9. Si necesita ampliar el rango de datos debes realizar lo siguiente:

Seleccionar la pestaña formulas y luego en el grupo nombres definidos damos

clic en la opción administrador de nombres.
Ahora en la pestaña que se despliega, debes seleccionar el rango “DATOS” y
damos clic en la opción Editar

Y procedemos a seleccionar el nuevo rango de la base de datos.

Y damos aceptar.

10. usted debe agregar un botón para limpiar el resultado.