Reglamento Interno de Manejo de Correspondencia Del Gamc V2

REGLAMENTO INTERNO DE MANEJO DE
CORRESPONDENCIA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO

MUNICIPAL DE COCHABAMBA (SEGUNDA VERSIÒN)
Control de Cambios:
Documento de Aprobación Fecha de Aprobación Nº de Versión del Observaciones

Documento
DECRETO EDIL Nº 239/2021 11/08/2021 1 Abrogado
DECRETO EDIL Nº 236/2022 19/12/2022 2 Vigente
GESTIÓN 2022
COCHABAMBA- BOLIVIA
REGLAMENTO INTERNO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA DEL GAMC - SEGUNDA VERSIÒN
ÌNDICE
CAPITULO I....................................................................................................................................................3
DISPOSICIONES GENERALES.....................................................................................................................3
Artículo 1. Objetivo......................................................................................................................................3
Artículo 2. Ámbito de Aplicación .................................................................................................................3
Artículo 3. Definiciones ...............................................................................................................................3
Artículo 4. Responsabilidades.....................................................................................................................5
CAPITULO II...................................................................................................................................................5
MEDIOS DIGITALES DE COMUNICACIÓN...................................................................................................5
Artículo 5. Sistema Informático de Correspondencia ................................................................................5
Artículo 6. Uso del Sistema Informático de Correspondencia Atlas (SCA) .................................................5
Artículo 7. Derivaciones en el “Sistema de Correspondencia” ....................................................................6
Artículo 8. Hoja de Ruta..............................................................................................................................6
Artículo 9. Correo Institucional como Medio Oficial de Comunicación Interna ...........................................7
Artículo 10. Usos establecidos para el Correo Institucional .......................................................................7
Artículo 11. Difusión y Notificación Electrónica Interna..............................................................................8
Artículo 12. Uso del Servicio de Mensajería instantánea Institucional ........................................................8
CAPÍTULO III..................................................................................................................................................9
COMUNICACIÒN ORGANIZACIONAL ..........................................................................................................9
Artículo 13. Tipos de Flujo de Comunicación Organizacional .....................................................................9
Artículo 14. Aplicación del Flujo Vertical Descendente ...............................................................................9
Artículo 15. Aplicación del Flujo Vertical Ascendente .................................................................................9
Artículo 16. Aplicación del Flujo Horizontal...............................................................................................10
CAPÍTULO IV............................................................................................................................................11
Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 1 de 67

REGLAMENTO INTERNO DE MANEJO DE CORRESPONDENCIA DEL GAMC – SEGUNDA VERSIÒN
CORRESPONDENCIA EXTERNA ...............................................................................................................11
Artículo 17. Autoridad Destinataria de la Correspondencia.......................................................................11
Artículo 18. Recepción de la Correspondencia de Usuarios Externos ......................................................11
Artículo 19. Recepción de Correspondencia del Concejo Municipal.........................................................12
Artículo 20. Recepción de Correspondencia mediante la Plataforma de Trámites y Servicios .................12
Artículo 21. Recepción de Trámites atendidos por el Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba ...12
Artículo 22. Requisitos para la Recepción de la Correspondencia ...........................................................12
Artículo 23. Respuesta a la Correspondencia de Usuarios Externos........................................................12
CAPÍTULO V ................................................................................................................................................13
CORRESPONDENCIA INTERNA Y DOCUMENTACIÓN OFICIAL DEL GAMC ..........................................13
Artículo 24. Tratamiento a la Correspondencia Interna.............................................................................13
Artículo 25. Tipología de la Documentación Oficial generada por el GAMC.............................................13
Artículo 26. Formatos Base de Documentos.............................................................................................13
Anexo I – Manual de Usuario del Sistema de Correspondencia Atlas (Segunda Versión) .......................15
Anexo II – Lista de Correspondencia Externa Recepcionada por Secretaría General..............................33
Anexo III – Lista de Trámites Recepcionados por Secretaria General......................................................34
Anexo IV – Requisitos para la Recepción de Correspondencia................................................................35
Anexo V – Lineamientos Generales y Formatos para la Generación de Documentación del GAMC .......37

CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objetivo
El presente reglamento interno tiene por objetivo normar el manejo de la correspondencia, la comunicación
organizacional y estandarizar los formatos de la documentación para optimizar el ingreso, tratamiento y
respuesta de la correspondencia en el Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba.
Artículo 2. Ámbito de Aplicación
El presente reglamento interno es de uso y aplicación obligatoria para todas las Unidades del Órgano
Ejecutivo del Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba.
Artículo 3. Definiciones
a) Adjuntos: Anexos que acompañan al documento y/o acto administrativo (anillados, folders,
fotografías, documentación en soporte magnético, planos y otros).
b) Ámbito de Competencia: Es la determinación formal de atribuciones y funciones, dentro de cuyos
límites se ejerce autoridad.
c) Atribuciones: Son las potestades y deberes concedidos a los servidores públicos para desarrollar
su finalidad o alcanzar su objeto.
d) Autoridad Lineal: Es la facultad de una unidad organizacional para normar, dirigir y controlar los
procesos y actividades que se llevan a cabo en las unidades organizacionales de dependencia
directa.
e) Área Organizacional: Es parte de la estructura organizacional, conformada por la unidad cabeza
de área, y en caso necesario, por varias unidades dependientes. El área organizacional cuenta con
objetivos de gestión y funciones específicas.
f) Comunicación Interna: Documento interno que se utiliza para solicitar o requerir a las unidades
organizacionales temas administrativos, técnicos, jurídicos propios de Secretaría General y que
hacen al funcionamiento del GAMC.
g) Conducto Regular: Es el medio a través del cual se comunican las personas en una organización
para transmitir disposiciones, órdenes, solicitudes, consignas, reclamaciones e informes.
h) Correo Electrónico Institucional: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintas
computadoras interconectadas a través de la red interna de la institución.
i) Correspondencia: Medio de comunicación escrito que interrelaciona de manera oficial a dos
interlocutores, en este caso la entidad con usuarios externos o entre internos.
j) Correspondencia Normal: Es aquella que da lugar a la atención de asuntos de carácter habitual a
los trámites atendidos por la institución.
k) Correspondencia Urgente: Es aquella que trata asuntos que exigen atención inmediata o
extraordinaria, a través del tenor de la nota establece una fecha perentoria para su atención.
l) Derivación: Es el proceso de asignación para atender la correspondencia y ejecutar las
instrucciones referidas a la misma.

m) Documento: Información y el medio en el que está contenida (solicitud, invitación, trámite, etc.).
n) Estructura Organizacional: Es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas
entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos
establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos.
o) Flujo de comunicación: Son procesos de comunicación que se realizan en el interior de la
organización de acuerdo a su estructura formal (organigrama) y estos pueden ser manera
descendente, ascendente u horizontal.
p) Flujo de comunicación vertical descendente: La comunicación se transmite de un nivel jerárquico
superior a uno inferior.
q) Flujo de comunicación vertical ascendente: La comunicación se transmite de un nivel jerárquico
inferior a uno superior.
r) Flujo de comunicación horizontal: La comunicación se transmite en el mismo nivel jerárquico.
s) Folio: Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.
t) Hoja de Ruta: Es el registro impreso y/o digital de constancia de recepción, entrega y derivación de
la correspondencia.
u) Informe Legal: Documento donde se expone un criterio legal, que se emite en base a las normas
jurídicas de aplicación y en su caso en la jurisprudencia o antecedentes que pueden existir y que
tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso. Deberá señalar dicha legislación y la
adecuación de la misma, al caso evaluado.
v) Informe Técnico: Documento donde se expone un criterio técnico, y/ o explica de manera detallada
los datos o hechos observados en la revisión de la cuestión (especialidad o tema) que se considera
y la conclusión de las acciones que corresponde realizar.
w) Instructivo: Es un documento de difusión masiva con alcance interno; que requiera o no una
respuesta por parte de los destinatarios, la misma puede ser una acción determinada o un
documento escrito.
x) Memorándum: Es el medio de comunicación interno que se efectúa a través de un jefe o autoridad
superior hacia un subalterno, como medio para impartir instrucciones o simplemente hacer conocer
algo.
y) Mensajería instantánea institucional: Es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o
más personas basada en texto. El mismo que es enviado a través de dispositivos conectados a la
intranet de la institución.
z) Notificación: Comunicar formalmente a su destinatario un acto administrativo o judicial.
aa) Notificación electrónica: Es la notificación que se realiza por medio de sistemas de comunicación
electrónicos.
bb) Sistema Informático de Correspondencia: Sistema informático para realizar el registro, derivación
y seguimiento de la correspondencia externa e interna de la institución.
cc) Trámite: Es una actuación que implica una acción o conjunto de acciones para lograr obtener un
beneficio o cumplir con una obligación.

dd) Unidad organizacional: Una dependencia de la estructura organizacional a la que se le asigna

uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos de gestión, y funciones homogéneas y
especializadas.
ee) Usuario Externo: Administrados, Instituciones, otros externos.
ff) Usuario Interno: Unidades Organizacionales del GAMC.
Artículo 4. Responsabilidades
I. Todo el personal de la institución, en el marco de sus funciones será responsable del cumplimiento
de lo establecido en el presente reglamento; así como de la información que remita interna o
externamente mediante los diferentes canales de comunicación.
II. La Secretaría Municipal de Ciudad Digital y Gobierno Electrónico mediante la Dirección de
Tecnologías de Información y Comunicaciones será responsable de:
II.1. La implementación y capacitación del “Sistema de Correspondencia Atlas”; así como de su
seguimiento y control.
II.2. Otorgar las cuentas de usuarios a todo el personal del Órgano Ejecutivo del Gobierno
Autónomo Municipal de Cochabamba para el uso del Sistema de Correspondencia Atlas, Correo
electrónico y Mensajería Instantánea Institucional (según corresponda).
III. La Secretaría Municipal General es la unidad responsable de administrar el flujo de trámites
remitidos a conocimiento y consideración de la MAE (Alcalde (sa) Municipal), así como la
documentación despachada por éste a autoridades del Nivel Central, Concejo Municipal, del
Ejecutivo, instituciones y a la ciudadanía en general.
A este efecto; la responsabilidad administrativa, ejecutiva, civil y penal se determinará tomando en cuenta
los resultados de la acción u omisión.
CAPITULO II
MEDIOS DIGITALES DE COMUNICACIÓN
Artículo 5. Sistema Informático de Correspondencia
Para realizar el registro y las derivaciones de correspondencia en la institución, se utilizará el “Sistema
Informático de Correspondencia Atlas (SCA) - Versión 2”; mismo que será aprobado como parte indisoluble
del presente Reglamento Interno.
Artículo 6. Uso del Sistema Informático de Correspondencia Atlas (SCA)
I. El “Sistema de Correspondencia Atlas”, se utilizará de acuerdo a lo establecido en el manual de
usuario del “Sistema Informático de Correspondencia Atlas (SCA) - Versión 2 (incorporado en
el Anexo I).
II. El personal de la institución, en el marco de sus funciones deberá:
a) Contar con un usuario personal y utilizarlo de manera responsable y obligatoria;
b) Revisar diariamente la bandeja de entrada del sistema de correspondencia, para su
correspondiente tratamiento;
c) Resguardar la contraseña asignada, para mantener la integridad de la información.

Artículo 7. Derivaciones en el “Sistema de Correspondencia”

I. Se derivará la correspondencia externa/interna a la unidad competente (según organigrama
vigente), con la instrucción correspondiente para su tratamiento; de acuerdo al flujo de
comunicación establecido en la institución.
Nota Aclaratoria: Para correspondencia dirigida a la MAE, recepcionada por Secretaría
General, se deberá proceder de la siguiente forma:
a) Cuando se trate de invitaciones y/o solicitudes se derivará la correspondencia a la
Dirección de Gabinete y Protocolo.
b) Cuando se refiera a asuntos que involucren temas sociales/políticos se derivará la
correspondencia al Secretario General para su tratamiento y una copia a la MAE para
su conocimiento.
II. Al momento de realizar la derivación de la correspondencia, las diferentes unidades
organizacionales, deberán adjuntar en el “sistema de correspondencia” los documentos
“digitalizados” en “Formato de Documento Portátil (PDF)” que están siendo enviados en formato
físico, de acuerdo al siguiente detalle:
a) Correspondencia ingresada por un usuario externo:
Se deberá digitalizar y adjuntar la nota motivante y cuando corresponda los adjuntos
presentados por el usuario externo.
b) Correspondencia generada por un usuario interno:
Se deberá digitalizar y adjuntar la nota motivante/respuesta/Informe u otro, con todas las
firmas de visto bueno correspondientes y cuando corresponda adjuntar en formato digital
los adjuntos que hayan sido generados por la unidad.
Nota Aclaratoria: Se exceptúa la digitalización de la correspondencia referida a los diferentes
trámites y procesos de contratación.
III. La fecha de la derivación de la correspondencia externa/interna a través del SCA, deberá
coincidir con su entrega física en el día; excepto cuando la derivación se haya realizado al final
del día o tratándose de feriados o causas de fuerza mayor (paros, bloqueos, manifestaciones,
etc.), la correspondencia podrá ser recibido al día siguiente hábil y los días viernes después de
48 h de haberse registrado en el sistema.
La fecha de la nota/ informe u otro no necesariamente deberá coincidir con la fecha de la Hoja
de Ruta.
IV. Los superiores jerárquicos de las unidades, realizarán un control quincenal de la
correspondencia recepcionada y remitida, mediante la opción de “Reportes del SCA”; para lo
cual deberán solicitar la habilitación de su usuario con los privilegios correspondientes.
Artículo 8. Hoja de Ruta
I. La Hoja de Ruta, servirá para conocer el histórico y la ubicación de la correspondencia.
II. En el campo de “instrucción” se deberá consignar:
a) Lo que se solicita de manera clara y concisa;

b) El plazo para su cumplimiento (cuando corresponda);

c) El número del Cite o del documento que forma parte de la correspondencia;
d) El detalle de los adjuntos enviados (cuando corresponda).
III. De acuerdo al “asunto”, en el momento de la generación de la hoja de ruta se aplicará la
clasificación (Normal o Urgente); para que la correspondencia sea diferenciada en las bandejas
de entrada de los receptores.
IV. La Hoja de Ruta estará firmada por quien remite la nota o el superior jerárquico de la unidad
(pudiendo delegar esta responsabilidad al encargado/a de manejo de la correspondencia).
V. Se generará un solo número de Hoja de Ruta para un mismo asunto, independientemente de la
cantidad de documentos que lo conformen.
A excepción de Secretaria General, en el caso de que las unidades requieran derivar la
correspondencia a más de una unidad o generar una reiterativa, generarán una nueva hoja de
ruta enlazado al número de hoja de origen.
VI. Se podrá utilizar la Hoja de Ruta, para replicar instrucciones y/o solicitudes a las unidades, sin
necesidad de emitir Memorándum u otro documento para este efecto.
Así mismo, en caso de que existiera un error en el destino de la derivación de la correspondencia,
la unidad organizacional devolverá la correspondencia, indicando en la instrucción “que el
tratamiento del asunto no es competencia y atribución de la respectiva unidad” sin necesidad de
emitir un informe para este efecto.
Artículo 9. Correo Institucional como Medio Oficial de Comunicación Interna
I. Se instituye el correo institucional como medio oficial de comunicación interna del GAMC.
II. A este efecto, se establece que:
a) Todo el personal del GAMC que realice trabajo administrativo de manera obligatoria,
cuente con un usuario personal de correo electrónico institucional.
b) Las unidades organizacionales (a nivel de Secretarías Municipales y Direcciones),
tengan una cuenta de correo institucional “por unidad” de manera obligatoria, las
restantes unidades de acuerdo a sus necesidades podrán solicitar la creación de una
cuenta a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones del GAMC.
III. Los usuarios deberán revisar de manera diaria y recurrente la bandeja de entrada de su correo
electrónico.
IV. El manejo de la contraseña de la cuenta es responsabilidad de cada usuario. En el caso de los
correos de las “unidades organizacionales”, el responsable de la cuenta es el superior jerárquico
de cada unidad, pudiendo delegar esta función a personal de su dependencia.
Artículo 10. Usos establecidos para el Correo Institucional
Se utilizará de manera obligatoria el correo institucional como medio de comunicación para los siguientes
actos administrativos:

a) Difundir y/o notificar documentos de comunicación organizacional (memorándums, comunicaciones

internas, u otros).
b) Difundir y/o notificar la emisión de normativa municipal e instrumentos administrativos.
c) Enviar y recibir solicitudes de revisiones de proyectos normativos, instrumentos administrativos u
otra información institucional.
d) Cuando la correspondencia interna tenga documentos que se quiera adjuntar en formato digital
(Informes, proyectos normativos, documentos normativos y otros); la misma se enviará al correo del
usuario(s) que se requiere proporcionar dicha información y/o a quien va dirigida la nota (según
corresponda). En la nota de remisión deberá indicarse a que usuario(s) se envió la información en
cuestión.
Nota 1: Para los casos a) y b), se enviará (según corresponda) a los correos electrónicos de:
 Todos los usuarios personales del GAMC (todos@cochabamba.bo);
 “Usuarios de las unidades” del GAMC (Ej.: organización.métodos@cochabamba.bo);
 “Grupos de usuarios” de las diferentes unidades organizacionales (Ej.:
g_organizaciónymétodos@cochabamba.bo);
 “Usuarios personales” a quienes corresponda remitir la información (Ej.:
dflores@cochabamba.bo).
Nota 2: Para los casos c) y d), se enviará a los correos electrónicos del usuario (s) quien deberá
atender el requerimiento; y cuando se requiera, con copia al Superior Jerárquico de la Unidad
destinataria.
Artículo 11. Difusión y Notificación Electrónica Interna

I. La difusión y notificación electrónica interna (a personal de la institución), se realizará mediante
el correo institucional de acuerdo a lo detallado en el Art. 11 del presente reglamento.
II. Las unidades organizacionales difundirán y/o notificarán la normativa municipal o instrumentos
administrativos que hayan generado de acuerdo a sus atribuciones y competencias; en un plazo
máximo de 72 h después de su publicación en la gaceta municipal.
Para respaldo de la difusión y/o notificación deberán generar el reporte correspondiente de los
correos enviados y generar un archivo de los mismos.
III. La notificación se tendrá por practicada el día de envío del correo electrónico; por lo cual, cuando
exista plazos estos empezarán a correr desde el día de su recepción tratándose de día hábil
administrativo; de lo contrario, se tendrá por practicada la notificación a efectos de computo, a
primera hora del día hábil administrativo siguiente.
Artículo 12. Uso del Servicio de Mensajería instantánea Institucional

Se establece el servicio de Mensajería Instantánea Institucional (Chat) como medio oficial de comunicación
interna en el GAMC; que se utilizará para obtener de las diferentes unidades organizacionales información
rápida y sucinta de los datos más relevantes e importantes de un determinado asunto.

CAPÍTULO III
COMUNICACIÒN ORGANIZACIONAL
Artículo 13. Tipos de Flujo de Comunicación Organizacional

Los tipos de flujo de comunicación organizacional, que se aplicará para el conducto regular en el manejo de
la correspondencia en el GAMC son:
a) Flujo Vertical Descendente
b) Flujo Vertical Ascendente
c) Flujo Horizontal
Artículo 14. Aplicación del Flujo Vertical Descendente

Se aplicará el flujo de un cargo jerárquico mayor a uno menor, de acuerdo a la siguiente descripción:
I. De la Máxima Autoridad Ejecutiva al personal de todas las unidades y niveles jerárquicos de la
institución.
II. Del Secretario Municipal de Secretaría General a los superiores jerárquicos de todas las
unidades de la institución (Secretarios Municipales, Directores, Sub Alcaldes y Jefes de
Unidad); a efectos de requerimiento de información institucional.
III. De Secretarios Municipales al personal de su dependencia y de las unidades de niveles
jerárquicos inferiores (Direcciones, Departamentos, Divisiones) pertenecientes a su área
organizacional.
IV. De Sub Alcaldes al personal de su dependencia y de todas las unidades de niveles jerárquicos
inferiores pertenecientes a su Sub Alcaldía.
V. De Directores al personal de su dependencia y de las jefaturas de Departamento o Divisiones
pertenecientes a su área organizacional.
VI. De Jefes de Departamento al personal de su dependencia y de las jefaturas de Divisiones.
VII. De Jefes de División al personal de su dependencia.
Artículo 15. Aplicación del Flujo Vertical Ascendente
El flujo de la comunicación se aplicará de un cargo jerárquico menor a uno mayor, de acuerdo a la siguiente
descripción:
I. Dentro de una misma Secretaría Municipal debe seguir el siguiente orden ascendente:
1. “A”: Secretario (a) Municipal

“DE”: Director (a)
Jefe(a) de División/ Departamento
Profesionales y cargos jerárquicos menores


II. Dentro de una Sub Alcaldía debe seguir el siguiente orden ascendente :
1. “A”: Sub Alcalde (sa)
“DE”: Jefe(a) de División

2. “A”: Sub Alcalde (sa)
“DE”: Jefe(a) de División
III. De una Secretaría Municipal a la Máxima Autoridad Ejecutiva:
Del “Secretario (a) Municipal” (correspondiente al área organizacional) respetando el conducto

regular establecido en el parágrafo I del presente artículo.
IV. De una Sub Alcaldía a la Máxima Autoridad Ejecutiva:

Del “Sub Alcalde (sa)” respetando el conducto regular establecido en el parágrafo II del presente
artículo.
Artículo 16. Aplicación del Flujo Horizontal
El flujo de la comunicación se aplicará en el mismo nivel jerárquico organizacional, de acuerdo al siguiente

detalle:
I. De una a otra Secretaría Municipal:
a. De Secretario (a) Municipal (unidad organizacional emisora) a Secretario (a) Municipal
(unidad organizacional receptora).
b. Según corresponda, de acuerdo al conducto regular (establecido en el Art. 15):
“A”: Secretario (a) Municipal (unidad organizacional receptora).

“DE”: Secretario (a) Municipal (unidad organizacional emisora).
Director (a)

II. Dentro de una misma Secretaría Municipal:

De Director (a) (emisor) a Director (a) (receptor).
III. Dentro de una misma Dirección:
De Jefe (a) de Departamento/División (emisor) a Jefe (a) de Departamento/División
(receptor).
IV. Dentro de una misma Sub Alcaldía:
De Jefe (a) de División (emisor) a Jefe (a) de División (receptor).
Nota: Los trámites que son derivados directamente a las Sub Alcaldías o los temas netamente técnicos,
podrán ser remitidos a las diferentes unidades organizacionales; del Sub Alcalde correspondiente, sin seguir
el conducto regular (Secretaría Municipal a la cual pertenecen). Esto a excepción de temas de índole
económico, temas de Auditoria Interna, Contraloría General del Estado y cuestiones legales de relevancia
institucional y/o social.
CAPÍTULO IV
CORRESPONDENCIA EXTERNA
Artículo 17. Autoridad Destinataria de la Correspondencia
La correspondencia enviada al GAMC deberá estar dirigida:
I. A la Máxima Autoridad Ejecutiva de la institución.
II. A la autoridad superior jerárquica del área/unidad organizacional responsable de su tratamiento
(cuando se trate de asuntos recurrentes que no amerite el conocimiento o toma de decisión de
la MAE).
Artículo 18. Recepción de la Correspondencia de Usuarios Externos

I. Secretaría General será la unidad responsable de recepcionar la documentación dirigida a la
Máxima Autoridad Ejecutiva del GAMC, presentada por usuarios externos, de acuerdo a lo
establecido en el Anexo II.
Se exceptúan de la recepción de correspondencia externa a través de Secretaría General, la
siguiente documentación:
a) Los sobres cerrados por Convocatorias o Procesos de Contratación (Contratación
Menor, ANPE, Licitaciones Públicas y otras).
b) Documentación correspondiente a la Unidad de Transparencia y Lucha Contra la
Corrupción.
c) Trámites correspondientes a otras unidades organizacionales del GAMC.
d) Documentación regulada por norma expresa.

II. Para el resto de la correspondencia proveniente de usuarios externos, se descentraliza su

recepción; por lo cual las unidades organizacionales de acuerdo a sus atribuciones y
competencias recepcionarán de manera directa la correspondencia dirigida a su unidad.
A este efecto, cada Secretaría Municipal definirá el conducto por el cual ingresará la
correspondencia de sus unidades dependientes, pudiendo recepcionarse mediante la Secretaría
Municipal, Dirección, Departamento o División según amerite y permita su ágil y eficiente
tratamiento.
Artículo 19. Recepción de Correspondencia del Concejo Municipal
Secretaría General será la unidad responsable de recepcionar documentación presentada por el Concejo
Municipal del GAMC (Leyes Municipales, Resoluciones Municipales, Minutas de Comunicación, Solicitudes
de Información y otros) dirigida a la Máxima Autoridad Ejecutiva del GAMC.
Artículo 20. Recepción de Correspondencia mediante la Plataforma de Trámites y Servicios
Se podrá recepcionar de manera alternativa a la física, correspondencia de usuarios externos mediante la
Plataforma de Trámites y Servicios (innova.cochabamba.bo).
Artículo 21. Recepción de Trámites atendidos por el Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba
I. Secretaría General será la unidad responsable de recepcionar documentación correspondiente
a trámites y memoriales que estén dirigidos a la Máxima Autoridad Ejecutiva del GAMC, de
acuerdo a normativa expresa y que deba concluir con la emisión de una disposición municipal,
de acuerdo a lo detallado en el Anexo III.
II. Para el resto de los trámites, la recepción será realizada por las unidades organizacionales
responsables de su tratamiento en el marco de sus atribuciones y competencias.
Artículo 22. Requisitos para la Recepción de la Correspondencia
Para ingresar correspondencia al GAMC mediante Secretaría General o por las diferentes unidades
organizacionales, los encargados de su recepción revisarán que la misma cumpla con los requisitos
establecidos en el Anexo IV.
Artículo 23. Respuesta a la Correspondencia de Usuarios Externos
Para dar respuesta a la correspondencia de usuarios externos, se deberá conservar el conducto por el cual
ingreso a la institución, y deberá ser respondida por el funcionario Municipal a quien esté dirigida la nota.
A este efecto, se procederá de la siguiente forma:
I. Para el caso en que la correspondencia este dirigida a la MAE; una vez que “Secretaría General”
ha realizado la recepción, de acuerdo al “asunto” derivará a las unidades organizacionales que
corresponda. Dichas unidades en el marco de a sus atribuciones y competencias, atenderán la
solicitud y remitirán una contestación dirigida a la MAE, para que a través de ésta instancia se
responda a los usuarios externos.
II. Caso contrario, cuando la correspondencia ingrese directamente por “las unidades
organizacionales”, las mismas atenderán el requerimiento en el marco de sus atribuciones y
competencias y a través del Superior Jerárquico de la unidad darán una respuesta directa a los
usuarios externos.

CAPÍTULO V
CORRESPONDENCIA INTERNA Y DOCUMENTACIÓN OFICIAL DEL GAMC
Artículo 24. Tratamiento a la Correspondencia Interna
I. Las unidades organizacionales deberán realizar el tratamiento a la correspondencia recibida de
manera diligente y oportuna dentro del marco de sus atribuciones y competencias; cumpliendo
los plazos establecidos para su atención (cuando corresponda).
II. Las notas de respuestas, pronunciamientos o informes emitidos deberán ser claros, precisos y
concluyentes sobre el requerimiento en cuestión.
III. Cuando así se requiera, las áreas organizacionales están en la obligación de remitir información
compilada de sus unidades organizacionales dependientes en un “único informe”, y no adjuntar
los informes generados por cada unidad.
IV. Cuando la correspondencia, contenga el pronunciamiento/respuesta de diferentes unidades
organizacionales; estás no deberán adjuntar de manera repetitiva los antecedentes
(memorándums, notas, hojas de ruta y otros); solo adjuntarán la documentación de contestación
correspondiente con la respectiva hoja de ruta.
Artículo 25. Tipología de la Documentación Oficial generada por el GAMC
La documentación oficial que generará el personal del Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba para
la atención de asuntos administrativos dentro del ámbito de sus competencias, debe estar enmarcada en la
siguiente tipología:
a) Carta Externa
b) Comunicación Interna
c) Instructivo
d) Memorándum
e) Informe Técnico /Legal
Artículo 26. Formatos Base de Documentos
Los tipos de documentos descritos en el artículo 25, deberán ser elaborados de acuerdo a los lineamientos
y formatos establecidos en el Anexo V del presente reglamento; los mismos que estarán disponibles para
su descarga en el portal web de la institución.

ANEXOS

Anexo I – Manual de Usuario del Sistema de Correspondencia Atlas (Segunda Versión)
SISTEMA ATLAS
Manual de Usuario
SEGUNDA VERSIÒN

MANUAL DE USUARIO SISTEMA ATLAS

El sistema ATLAS se utiliza para realizar el registro y seguimiento de la correspondencia de los
contribuyentes que ingresan al Gobierno Municipal, así como la correspondencia (notas) que se generan en
las diversas unidades y son enviadas a otras unidades (solicitud de información, instrucciones, etc.).
El acceso al sistema se puede realizar mediante los enlaces del portal interno sistemas.cochabamba.bo o
de manera directa mediante la dirección atlas.cochabamba.bo.
Para ingresar a la aplicación debe ingresar su USUARIO y CONTRASEÑA en las casillas que están en la
parte izquierda de la pantalla principal, después debe ejecutar el botón INGRESAR.
Una vez que ingrese al sistema tendrá en la parte superior el menú principal con las opciones designadas al
usuario.

CORRESPONDENCIA
Cuenta con las siguientes opciones:
 Correo
 Derivaciones
 Correspondencia sin derivar
 Correspondencia derivada
 Detalle libros
 Recepción correspondencia
 Seguimiento
CORREO
Esta opción despliega la correspondencia que fue derivada al usuario (unidad) y fue previamente
recepcionada.
Cada fila cuenta con la opción de derivar la correspondencia.

La cual desplegará el formulario de derivación de correspondencia, en la cual se despliega información de la

hoja de ruta y los campos y opciones para realizar la derivación.
Adjuntar archivos
En caso de requerirse se puede adjuntar archivos previamente escaneados, mediante la opción
Al hacer clic en el recuadro, se habilitará un botón para adjuntar archivos, en caso de ser necesario:
Al hacer clic en el botón de adjuntar se abrirá el siguiente recuadro:

Se elige el archivo correspondiente, se guarda y el archivo adjuntado se desplegara en el listado.
DERIVACIONES
Esta opción despliega todas las derivaciones realizadas de la correspondencia por el usuario.
La correspondencia derivada se mantendrá en el listado mientras el receptor(oficina/usuario al que se

realizó la derivación) no lo derive.
Cada fila cuenta con la opción de anular la derivación realizada o imprimir la hoja de ruta.

CORRESPONDENCIA SIN DERIVAR

Esta opción despliega la correspondencia que fue generada por el usuario y que no fue derivada.
En la parte superior tiene la opción tiene un botón de búsqueda por gestiones.
En cada registro de correspondencia en la primera columna, de derecha a izquierda,se despliega un menú de

opciones:

Con el siguiente detalle:

Editar
Esta opción despliega el formulario con los datos de la correspondencia registrada para su
edición/modificación, soló el usuario que realizó la creación de la correspondencia puede modificarla.
Derivar
Esta opción despliega el formulario para realizar la derivación de la correspondenciaa las oficinas destino o
realizar la derivación dentro de la misma oficina a un funcionario en específico.

Anular Correspondencia
Esta opción permite realizar la anulación de la correspondencia creada, sólo el usuario que creó la
correspondencia puede realizar la anulación.
Finalizar Correspondencia
Esta opción permite finalizar la correspondencia, asignándole el estado de CONCLUIDO.

Imprimir
Esta opción permite imprimir la hoja de ruta de la correspondencia sin derivar, solose despliega a impresión
los datos registrados de la correspondencia con casillas de derivación en blanco.

Adjuntar Archivos
Esta opción permite añadir algún documento adjunto, en caso de ser necesario.
Nueva Correspondencia
Para registrar una nueva correspondencia, debe presionar el botón de Nuevo de laparte superior izquierda,
del formulario donde se despliega la correspondencia sin derivar, y se desplegará un formulario de llenado:
Después de llenar los datos requeridos presione el botón Guardar

Después de guardar su correspondencia se desplegará en el listado de correspondencia sin derivar con las
siguientes opciones; editar, derivar, anular, finalizar correspondencia e imprimir.

Nueva Correspondencia anexando otra hoja de ruta

Al generar una nueva correspondencia también podremos anexar o enlazar otra hoja de ruta, siempre y
cuando se encuentre en nuestro correo o bandeja de entrada.
CORRESPONDENCIA DERIVADA
Esta opción despliega la correspondencia que fue generada por el usuario y que fue derivada.

En la parte superior tiene la opción tiene un botón de búsqueda por gestiones.
En cada registro de correspondencia en la primera columna, de izquierda a derecha,se despliega un menú de

opciones:
Editar

Esta opción despliega el formulario con los datos de la correspondencia registrada para su
edición/modificación, sólo el usuario que realizó la creación de la correspondencia puede modificarla.
Reiterar
Esta opción despliega el formulario para realizar la derivación de reiteración de la correspondencia a las
oficinas destino o realizar la derivación dentro de la misma oficina a un funcionario en específico.
Pendiente

Esta opción permite finalizar la correspondencia creada, sólo el usuario que creó la correspondencia puede
realizar la anulación y no debe tener ninguna derivación.
Imprimir Libro
Esta opción permite imprimir el libro de la correspondencia derivada.
Imprimir

Esta opción permite imprimir la hoja de ruta de la correspondencia.

Lista de Documentos
Esta opción permite visualizar los archivos adjuntos de la hoja de ruta.

DETALLE LIBROS
Esta opción permite realizar la impresión de los libros de la correspondencia derivada.
Tiene la opción de búsqueda ya sea por libros A o libro B o libro C o también puede buscarlos por gestión.
En la parte central superior tiene la opción de imprimir los seleccionados.

RECEPCION CORRESPONDENCIA
Esta opción permite realizar la recepción en el sistema de la correspondencia queha sido derivada al usuario
y es entregada físicamente al mismo.
El botón de búsqueda que le ayuda a buscar por gestión donde tendrá la notas para su recepción
En la parte central del registro de correspondencia derivada al usuario, setiene la opción recibir una vez
seleccionada la correspondencia, se podrá recepcionar.
SEGUIMIENTO
Esta opción permite realizar el seguimiento de toda la correspondencia que han sido derivadas por la unidad
o a la unidad a la que pertenece el usuario.
En seguimiento tendrá una ventana con el siguiente formulario para realizar la búsqueda de la
correspondencia, en caso de que la oficina no haya sido parte delas derivaciones no desplegará ningún
resultado.

Una vez llenado los datos requeridos por el formulario en la parte inferior tendrá las siguientes opciones:
Opciones
La Primera opción es para ver el detalle del trámite.

Y el segundo botón para ver los archivos adjuntos.
PERFIL DE USUARIO
 Cambiar contraseña
Tendrá formulario para cambiar a contraseña, llene los datos requeridos y presione cambiar contraseña, para
verificar cierre sesión y vuelva a ingresar.

Anexo II – Lista de Correspondencia Externa Recepcionada por Secretaría General
1. Invitaciones de:
- Instituciones Públicas y Privadas
- Entidades del Nivel Central (Ministerios, Contraloría, Fiscalía, otros.)
- Gobiernos Autónomos Departamentales
- Gobiernos Autónomos Municipales
- Entidades Religiosas
- Cámaras Departamentales de Industria, Comercio y otras
- Entidades Bancarias, Educativas, Deportivas y otras.
2. Solicitud de ejecución de proyectos
3. Solicitud de pago de planillas
4. Solicitud de refacción de jardineras, plazas o plazuelas
5. Solicitud de organigrama del GAMC
6. Solicitud de manuales de funciones del GAMC
7. Desconocimiento de dirigentes (se aclara que el GAMC solo toma conocimiento al ser que control
social es el ente encargado de atender la solicitud)
8. Operativos de control
9. Acreditación de Documentos Públicos para Apostilla
10. Otra correspondencia que sea dirigida a la MAE.

Anexo III – Lista de Trámites Recepcionados por Secretaria General
1. Complementación de Resolución Ejecutiva

2. Recurso de Revocatoria contra decisiones de la MAE
3. Recurso Jerárquico
4. Otros memoriales dirigidos a la MAE

Anexo IV – Requisitos para la Recepción de Correspondencia
IV.1. Recepcionado por Secretaría General

Las unidades organizacionales en el momento de la recepción de la correspondencia externa deben verificar
se cumplan los siguientes requisitos:
a) La fecha de elaboración de la nota debe ser actual o anterior a la fecha en la que se ingresará al
GAMC.
b) La nota debe estar dirigida a la Máxima Autoridad Ejecutiva del Gobierno Autónomo Municipal de
Cochabamba.
c) El petitorio debe ser claro, concreto, conciso y tratar sobre un solo asunto.
d) La documentación debe ser legible, permitiendo la identificación clara y precisa del emisor y el
contenido de la correspondencia.
e) Si la nota menciona adjuntos, deberá existir correlación entre lo mencionado y lo adjunto (cantidad
y contenido); la foliación debe realizarse de atrás hacia adelante.
f) Para el caso de personas naturales, debe estar firmado por el interesado (consignando el nombre y
cédula de identidad); se deberá requerir que se registre en la correspondencia un número telefónico
fijo y/o un número telefónico celular, dirección de referencia y se adjunte fotocopia de la cédula de
identidad.
g) Cuando la documentación recibida sea proveniente de Entidades Públicas o Privadas, la misma
debe estar firmada por un personero autorizado; por autoridad competente o representante legal;
acreditando nombre y cargo.
h) Para el caso de reiteraciones el solicitante deberá adjuntar notas presentadas de manera previa o
en su caso individualizar el número de Hojas de Ruta en el escrito de reiteración.
Nota: En el momento de la recepción el funcionario municipal deberá:
 Registrar la fecha y hora de recepción, en lugar que permita su visibilidad clara, lo más próxima
al sello de recepción.
 Llenar la nota de cargo impresa mediante sello en el reverso de la solicitud.
 Para invitaciones y solicitudes de audiencia, solicitar número de teléfono de contacto (fijo o móvil)
fotocopia de documento de identificación vigente (Cédula o pasaporte) o credencial institucional,
a los fines de agenda y coordinación.

IV.2. Recepcionado por las Unidades Organizacionales
Las unidades organizacionales en el momento de la recepción de la correspondencia interna deben verificar

se cumplan los siguientes requisitos:
a) Se debe adjuntar la “Hoja de Ruta” debidamente llenada en el “sistema de correspondencia de la
institución”, la fecha de la derivación debe coincidir con la fecha de entrega de la correspondencia,
con las excepciones establecidas en el numeral IV del Artículo 8 del presente reglamento.
b) Nombre y Cargo a quien está dirigida la nota (Superior Jerárquico de la Unidad Organizacional),
cumpliendo el conducto regular establecido en la institución.
Nota: En caso de cambio de Autoridades se podrán aceptar las notas u otros que consignen los
nombres correspondientes a la fecha de su elaboración, 72 h después del cambio.
c) El petitorio debe ser claro, concreto, conciso y tratar sobre un solo asunto.
d) Contar con foliatura numeral realizada con tinta azul o negra, en el extremo superior derecho de
cada una de las hojas (incluyendo las carátulas), de atrás hacia adelante.
La correspondencia que contenga ejemplares como ser: Resoluciones Ejecutivas, Decretos ediles,
Contratos, etc. no requieren la foliación correspondiente, pero si deberán ser mencionados al
momento de derivar en la Hoja de Ruta por el Sistema Atlas.
e) La documentación que haya sido generada de manera interna deberá estar redactada sin errores
ortográficos y tomando en cuenta las directrices lingüísticas de la Real Academia Española (RAE) y
seguir los lineamientos establecidos en el Anexo V del presente reglamento.
f) Contener de manera inexcusable sellos y firmas de quienes hayan intervenido en su elaboración o
procesamiento, evitando el uso de sellos redondos y estampado de simple rúbrica.
g) Si la nota menciona adjuntos, deberá existir correlación entre lo mencionado y lo adjunto (cantidad
y contenido).
h) Toda correspondencia o trámite mayor a 20 hojas deberán ser entregados en folder con su
respectivo broche encuadernador.
i) Otras determinadas por la unidad (cuando corresponda).

Anexo V – Lineamientos Generales y Formatos para la Generación de Documentación del GAMC
Se establece los siguientes lineamientos para la elaboración y remisión de la correspondencia interna:

V.I. Membrete Institucional
El membrete debe contener los logos oficiales y en vigencia del GAMC, a este efecto se debe mantener las
siguientes zonas:
 Zona 1
Espacio destinado para el membrete (con los logos oficiales y en vigencia del GAMC), cuyo diseño está
predeterminado por el Departamento de Imagen Corporativa y Comunicación Multimedia.
 Zona 2
Espacio destinado para la impresión del nombre de la Institución (Gobierno Autónomo Municipal de
Cochabamba), Unidad (Secretaría General), dirección, número de contacto y sitio web. Está ubicado en el
margen inferior de la hoja y alineado al margen izquierdo.
 Zona 3
Es complementaria de la zona 2, está constituido por el espacio inferior contra el margen derecho, destinado
para la identificación de usuarios para la revisión y autorización de correspondencia y normativa municipal,
según corresponda, y el código QR que identifica el documento.
Además, se ubica el número de identificación de la página (en caso que el documento tenga más de una
página), con el siguiente formato: “Pág. 1 de…”.

 Figura 1: Esquema de Zonas.
3 cm
ZONA 1
3 cm 2 cm
ZONA 2 ZONA 3
3 cm 3 cm
Medida en función al margen izquierdo Máximo 8 cm
En función al tipo de documento

V.2. Márgenes
Se establecen los siguientes márgenes:
- Superior: 3 cm
- Inferior: 3 cm
- Lateral izquierdo: 3 cm
- Lateral derecho: 2 cm
V.3. Fuente y Párrafo

La redacción de los documentos debe cumplir con el siguiente formato:
Descripción Detalle
Fuente Verdana
Tamaño de fuente Texto: 11 pto.

Texto (documentos
extensos): 10 pto.
Líneas especiales: 6 pto.
Estilo de Fuente Normal
Espaciado Ninguno
Interlineado Sencillo (1 pto.)
Sangría Ninguna
Alineación Justificado

V.4. Formatos de la Documentación Oficial Generada por el GAMC

La documentación oficial que deberá generar el personal del Gobierno Autónomo Municipal de Cochabamba
para la atención de asuntos administrativos dentro del ámbito de sus competencias tiene el siguiente detalle:
V.4.1. Carta Externa
La carta externa es un instrumento diseñado para satisfacer la necesidad de comunicarse y transmitir un
mensaje a personas naturales y/o jurídicas, se emplea para responder a un requerimiento, suministrar
información, presentar solicitudes u otros fuera del GAMC.
 Alcance
Este instrumento es para uso de las unidades organizacionales que responden correspondencia de manera
directa a los administrados.

A. FORMATO DE CARTA EXTERNA

 Figura 2: Formato de Plantilla de Carta Externa.
Cochabamba,
XXX-CE-ZZZ
Señor (a) es
Prefijo Nombres y Apellidos
CARGO
ORGANIZACIÓN/INSTITUCIÓN (Mayúscula sostenida con Negrita)
Presente.
Ref.: CARTA EXTERNA.
Texto ...
Sello y Firma
Líneas especiales:
GO BIERNO AUTÓNO MO MUNICIPAL DE CO CHABAMBA

ÁREA/UNIDAD ORGANIZACIO NAL pág. 1 de 1
Dirección
Telf.: www.cochabamba.gob.bo

Figura 3: Esquema de Formato de Plantilla para Carta Externa.
3 cm
1 Int erlínea
3 cm Cochabamba, (Fecha: día, mes, año). Sin negrita

XXX-CE-ZZZ Código Asignado (con mayúscula y negrita)
3 Interlíneas
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Señor (a) es
Profesión (abreviado-si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayúscula Inicial)
Interlineado CARGO (Mayúscula sostenida con Negrita)
Sencillo
ORGANIZACIÓN/INSTITUCIÓN (Mayúscula sostenida con Negrita)
Texto Justificado
Presente. (Mayúscula inicial, sin negrita, y con punto final)
2 interlíneas
Ref.: CARTA EXTERNA.

(Con Mayúscula fija, negrita, subrayado y un punto final)
Texto ...
2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

3 cm
1 Int erlínea
3 cm XXX-CE-ZZZ
2 Interlíneas
Texto …
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Interlineado
Sencillo
Texto Justificado
Despedida.
Sello y Firma
Lí neas especiales (Fuent e verdana, tamaño 6 pto., interlineado senci llo)
INICIALES (según corres pon da, en mayúscul a sost eni da)
Adjunto
2 cm
Otros según corresponda
1 Int erlínea

3 cm Dirección

B. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE CARTA EXTERNA

 LUGAR, FECHA Y NUMERACIÓN DEL CÓDIGO:
El formato establecido para lugar, fecha y numeración del código es el siguiente:
 Lugar: se ubica a una interlínea libre del borde superior alineado al margen izquierdo, se escribe
con mayúscula inicial seguido de una coma (,).
 Fecha: se expresa en orden ascendente, el día y el año se escriben con números arábigos,
mientras que el mes se indica con su nombre, escrito siempre con inicial minúscula. Cada uno
de los elementos de la fecha se separa utilizando la preposición “de”.
Ejemplo:
Cochabamba, 03 de mayo de 2022
 N°: Código respectivo del documento
La codificación del documento se realiza considerando:
XXX-Y-ZZZ
Donde :
XXX: son las iniciales de la unidad donde se genera el documento (Ejm:“GAMC”/
“SG”)
Y: Es el tipo de documento (“CE”)
ZZZ: el número correlativo del documento
 PREFIJO (Tratamiento de cortesia): El campo “Prefijo” está abierto para introducir información
según corresponda, se escribe con mayúscula inicial, sin abreviaturas ni signos de puntuación.
Ejemplo:
- Señor
- Señora
- Señores
- Señoras
- Excelentísimo
- Otros (que correspondan)
 DESTINATARIO: Nombre y Cargo de la persona o personas a quienes va dirigida la Carta Externa.
Los datos del Destinatario deben estar redactados con el siguiente formato:
Prefijo (Tratamiento de Cortesia)
Profesión (abreviado - si corresponde) Nombre y Apellido (Mayuscula inicial sin Negrita)
 CARGO (Mayuscula fija con Negrita)

 ORGANIZACIÓN/INSTITUCIÓN (Mayuscula fija con Negrita)

 PRESENTE. (Mayúscula inicial, sin negrita, y con punto final)
Ejemplo:
Señor
Lic. Henry Vargas Bravo
PRESIDENTE
CÁMARA DE COMERCIO
Presente.
 REFERENCIA O ASUNTO: Constituye la síntesis de la Carta Externa. La palabra referencia se
escribe en su forma abreviada con mayúscula inicial, seguido de dos puntos, sin negrita ni subrayado
(“Ref.:”); el contenido de la referencia debe estar escrito en mayúscula fija, con negrita, subrayado,
seguido de punto final, y con sangría francesa de 0,9 cm.
Ejemplo:
Ref.: RESPUESTA A REQUERIMIENTO DE SOLICITUD XXXX.
 TEXTO: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. En este campo se incluye
el saludo, ya sea de forma independiente o como parte inicial del texto; también se incluye una
expresión de cortesía para la despedida.
En la redacción, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Carta Externa con páginas subsiguientes:
 A partir de la segunda página, la línea de identificación (Código de la Carta Externa) se ubica
a una interlínea del borde superior y alineado al margen izquierdo; y la numeración se ubica
en la parte inferior derecho de cada página.
 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan
dos a la nueva página.
 La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.
 La expresión de despedida se escribe a una interlínea del último párrafo del cuerpo del texto.
 NOTA: Es importante que la carta externa no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales
ni de puntuación.
 DESPEDIDA: Toda Carta Externa finaliza con una despedida breve.
 SELLO Y FIRMA: Nombre, cargo y firma de quien remite.
 LÍNEAS ESPECIALES: La primera línea identifica al usuario que elabora la Carta Externa, que se
genera de forma automática en la plantilla a través de las iniciales de su nombre y apellido.
Ejemplo:
H.R.SG: 001/2022
GRAL.: 002/2022
Adjunto: fs. 8
Copia: arch.

V.4.2. Comunicación Interna

La comunicación interna es un instrumento diseñado para satisfacer la necesidad de comunicarse de forma
escrita que tiene el personal de las diferentes unidades organizacionales del Órgano Ejecutivo del Gobierno
Autónomo Municipal de Cochabamba (GAMC).
La comunicación interna es de doble vía comunicativa utilizada para emitir instrucciones, recibir
observaciones o recomendaciones, proponer o sugerir, contestar, consultar, reclamar, solicitar, autorizar,
explicar, entre las funciones más relevantes.
 Alcance
Este instrumento es para uso de todo el personal de los diferentes niveles jerárquicos del GAMC del Órgano
ejecutivo, por lo tanto, puede ser firmado por el funcionario municipal que lo emita.
A. FORMATO DE COMUNICACIÓN INTERNA

 Figura 4: Formato de Plantilla de Comunicación Interna.
COMUNICACIÓN INTERNA Nº: XXX-CI-ZZZ

A: Profesión Nombres y Apellidos
Cargo
Profesión Nombres y Apellidos

Cargo
De: Profesión Nombres y Apellidos

Cargo

Cargo

Cargo
Ref.: Comunicación Interna.
Fecha: Cochabamba,
Sello y Firma
Lí neas especiales:

Dirección

 Figura 5: Esquema de Formato de Plantilla para Comunicación Interna.
3 cm
(Fuente Verdana Tamaño 14 pto. Y centrado) 1 Int erlínea Código Asignado
3 cm COMUNICACIÓN INTERNA Nº: XXX-CI-ZZZ(con mayúscula, negrita y

1 Interlínea subrayado)
A: Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inici al)
Sangría Cargo (Mayús cula Ini cial con Negrita)

2,50 cm 1 Interlínea
Fuente Verdana, Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inici al)
tamaño 11 pto.
Cargo (Mayús cula Ini cial con Negrita)
Interlineado
Sencillo
De: Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inici al)
Texto Justificado
Sangría Cargo (Mayús cula Ini cial con Negrita)
2,50 cm
Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inici al)

1 Interlínea

1 Interlínea
Ref.: Comunicación Interna. (Con mayúscula Inicial, negrita, subrayado y un punto final)
Sangría
Fecha: Cochabamba, XX de XX de 20XX (Fecha: día, mes, año). Con negrita
1 Interlínea
Saludo:
Texto
2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

3 cm
1 Int erlínea
3 cm Nº: XXX-CI-ZZZ
2 interlíneas
Texto...
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Interlineado
Sencillo
Texto Justificado
Despedida.
Sello y Firma
Líneas especiales (Fuent e verdana, tamaño 6 pto., interlineado sencillo)

INICIALES (según corres pon da, en mayúscula sost enida)
Adjunto 2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

B. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE COMUNICACIÒN INTERNA
 LUGAR, FECHA NUMERACIÓN DEL CÓDIGO:

El formato establecido para fecha, lugar y numeración del código es el siguiente:
 Lugar y fecha: El lugar se escribe con mayúscula inicial y con negrita seguido de una coma (,).
La fecha con negrita y se expresa en orden ascendente, el día y el año se escriben con números
arábigos, mientras que el mes se indica con su nombre, escrito siempre con inicial minúscula.
Cada uno de los elementos de la fecha se separa utilizando la preposición “de”.
Este campo se escribe con negrita.
Ejemplo:
Fecha: Cochabamba, 03 de mayo de 2022
XXX-Y-ZZZ
Donde :
XXX: son las iniciales de la unidad donde se genera el documento (Ejm: “SG”)
Y: Es el tipo de documento (“CI”)
Ejemplo:
N°: SG-CI-01
 DESTINATARIO Y REMITENTE: Para la identificación del destinatario y el remitente se emplea “A” y
“De” respectivamente; cuando se requiera seguir el conducto regular, utilizar “Vía”. Los mismos, deben
estar redactados seguido de dos puntos “:” y con negrita.
Los datos que correspondan, se redactan respetando una sangría de 2.5 cm.
Ejemplo:
A: Lic. Germán Duque Muñoz
Director de Asesoría General
De: Dr. Carlos Alberto Sandoval
Director de Coordinación General y Desarrollo Organizacional
Lic. Carla Maldonado
Jefe de Departamento de Organización y Métodos
 REFERENCIA O ASUNTO: Constituye la síntesis de la Comunicación Interna. La palabra referencia se

escribe en su forma abreviada con mayúscula inicial, seguido de dos puntos, con negrita y sin subrayado
(“Ref.:”); el contenido de la referencia debe estar escrito en mayúscula Inicial, con negrita, sin subrayado,
seguido de punto final y con sangría de 2,5 cm.

Ejemplo:
Ref.: Comunicación Interna Emitida por Secretaría Municipal General del GAMC.
 TEXTO: Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por
Comunicación Interna.
En este campo se incluye el saludo, ya sea de forma independiente o como parte inicial del texto; también
se incluye una expresión de cortesía para la despedida.
En la redacción, se tiene en cuenta lo siguiente:
Comunicación Interna con páginas subsiguientes:
 A partir de la segunda página, la línea de identificación (Código de la Comunicación Interna) se
ubica a una interlínea del borde superior y alineado al margen izquierdo; y la numeración se
ubica en la parte inferior derecho de cada página.
 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos
a la nueva página.
Nota: Es importante que la Comunicación Interna no presente errores técnicos, ortográficos,

gramaticales ni de puntuación.
 DESPEDIDA: Toda Comunicación Interna finaliza con una despedida breve.
 LÍNEAS ESPECIALES: La primera línea identifica al usuario que elabora la Comunicación Interna, que
se genera de forma automática en la plantilla a través de las iniciales de su nombre y apellido.
Ejemplo:
H.R.SG: 001/2022
GRAL.: 002/2022
Adjunto: fs. 8
Copia: arch.

V.4.3. Memorándum
Es una comunicación breve de circulación interna dirigida siempre de un superior a un subalterno. Su
utilización tiene las siguientes finalidades: dar una instrucción, llamada de atención, designación, retiro o
destitución, asignación de nuevas funciones, comisión, rotación, felicitación u otros.
 Alcance
El memorándum es de uso de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE), Secretarios Municipales, Directores,
Sub Alcaldes y Jefes de unidad.
 Tipos de Memorándums
a) Memorándum de Instrucción
Se utiliza para ordenar al personal bajo su dependencia realizar actividades y/o tareas específicas. Es
atribución de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE), Secretarios Municipales, Directores, Sub Alcaldes y
Jefes de unidad.
b) Memorándum de Designación, Retiro o Destitución
Se utiliza para designar y remover al personal bajo su dependencia. Es atribución de los Secretarios
Municipales y debe ser firmado únicamente por esta autoridad.
c) Memorándum de Llamada de Atención
Se utiliza para realizar llamadas de atención a un funcionario subalterno por faltas cometidas o
incumplimiento a:
 Normas vigentes
 Reglas internas establecidas
 Instrucciones Específicas
Es atribución de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE), Secretarios Municipales, Directores, Sub Alcaldes y
Jefes de unidad.
d) Memorándum de Autorización de Viaje
Se utiliza para autorizar el viaje del personal, que por motivos de trabajo deben ausentarse del municipio. Es
atribución de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE).
e) Memorándum de Felicitación
Se utiliza para destacar el aporte del personal en el logro de objetivos institucionales o su contribución en
determinada labor en favor del GAMC. Es atribución de la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE), Secretarios
Municipales, Directores y Jefes de Unidad.

A. FORMATO DE MEMORÁNDUM
 Figura 6. Formato de Plantilla de Memorándum.
MEMORÁNDUM
Cochabamba,
Nº: XXX-M-ZZZ
Señor (a) (es)

Profesión Nombres y Apellidos Profesión Nombres y Apellidos
CARGO (Mayúscula sostenida con Negrita) CARGO
Profesión Nombres y Apellidos Profesión Nombres y Apellidos

CARGO CARGO
REF.: MEMORÁNDUM.
Texto ...

Dirección

 Figura 7: Esquema de Formato de Plantilla para Memorándum
MEMORÁNDUM 3 cm
1 Int erlínea
3 cm Cochabamba, (Fecha: día, mes, año). Sin negrita
Nº: XXX-M-ZZZCódigo Asignado (con mayúscula y negrita)

1 Int erlínea
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Señor (a) (es) (Según corresponda )
Interlineado 1 Int erlínea
Sencillo Datos del destinatario (s) Datos del destinatario (s)
Texto Justificado Profesión (abreviado) Nombres y Apellidos Profesión (abreviado) Nombres y Apellidos
(Mayúscula Inicial) (Mayúscula Inicial)
CARGO (Mayúscula sostenida con Negrita) CARGO (Mayúscula sostenida con Negrita)
Espacio
1 Int erlínea ajustable al
contenido
Profesión (abreviado) Nombres y Apellidos Profesión (abreviado) Nombres y Apellidos
(Mayúscula Inicial) (Mayúscula Inicial)
CARGO (Mayúscula sostenida con Negrita) CARGO (Mayúscula sostenida con Negrita)
Espacio entre columnas: ajustable al contenido
1 Int erlínea
REF.: MEMORÁNDUM. (CON MAYÚSCULA, subrayado, negrita y punto final).
Texto ...
2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

MEMORÁNDUM 3 cm
1 Int erlínea
3 cm Nº: XXX-M-ZZZ
2 interlíneas
Texto …
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Interlineado
Sencillo
Texto Justificado
Atentamente,
Sello y Firma

Adjunto 2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

B. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE MEMORÁNDUM
 LUGAR, FECHA Y NUMERACIÓN DEL CÓDIGO:

El formato establecido para lugar, fecha y numeración del código es el siguiente:
 Lugar: se ubica a una interlínea libre del borde superior alineado al margen izquierdo, se
escribe con mayúscula inicial seguido de una coma (,).
mientras que el mes se indica con su nombre, escrito siempre con inicial minúscula. Cada
uno de los elementos de la fecha se separa utilizando la preposición “de”.
Ejemplo:
XXX-Y-ZZZ
Donde :
XXX: son las iniciales de la unidad donde se genera el documento (Ejm: “GAMC”/
“SG”)
Y: Es el tipo de documento (“M”)
Ejemplo:
SG-M-01
 PREFIJO (TRATAMIENTO DE CORTESIA): El campo “Prefijo” está abierto para introducir información
Ejemplo:
Señor
Señores
Otro (que corresponda)
 DESTINATARIO: Nombre y Cargo de la persona o personas a quienes va dirigida el Memorándum.
CARGO Y UNIDAD ORGANIZACIONAL (Mayuscula fija con Negrita)
Ejemplo:
Señor
Lic. Germán Duque Muñoz
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE NORMATIVA MUNICIPAL

 REFERENCIA O ASUNTO: Constituye la síntesis del Memorándum. La palabra referencia se escribe en

su forma abreviada con mayúscula fija, seguido de dos puntos, sin negrita ni subrayado (REF. :); el
contenido de la referencia debe estar escrito en mayúscula fija, con negrita, subrayado, seguido de punto
final, y con sangría francesa de 0,9 cm.
Ejemplo:
REF.: REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN PARA LA AUDIENCIA DE RENDICIÓN
DE CUENTAS INICIAL 2022.
Memorándum.
En la redacción de Memorándums con páginas subsiguientes, se debe considerar:
 A partir de la segunda página, la línea de identificación (Código del Memorándum) se ubica a una
interlínea del borde superior y alineado a la izquierda, posteriormente se escribe el texto a dos
interlíneas; y la numeración se ubica en la parte inferior derecho de cada página.
 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la
nueva página.
Nota: Es importante que el memorándum no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
 DESPEDIDA: Todo Memorándum finaliza con una despedida breve seguida de coma: “Atentamente,”
 LÍNEAS ESPECIALES: La primera línea identifica al usuario que elabora el memorándum, una vez que
genera el documento sus iniciales (de nombre y apellido) aparecen automáticamente.
Cabe mencionar que en este campo, según corresponda, podrá incorporar información adicional, tales
como la identificación de hoja de ruta, adjuntos, copia, entre otros.
Ejemplo:
H.R.SG: 001/2022
GRAL.: 002/2022
Adjunto: fs. 8
Copia: arch.

V.4.4. Instructivo
Es un documento de difusión masiva con alcance interno, se utiliza para dar a conocer disposiciones u
órdenes.
 Alcance
El instructivo puede ser emitido y firmado por la MAE, Secretarios Municipales, Directores, Sub Alcaldes y
Jefes de Unidad en el ámbito de sus competencias.
A. FORMATO DE INSTRUCTIVO
 Figura 8: Formato de Plantilla de Instructivo.
INSTRUCTIVO Nº: XXX-I-ZZZ
Cochabamba,
Señor (a) (es)

Cargo

Cargo
Ref.: Instructivo.
Texto ...
Sello y Firma
GO BIERNO AUTÓNO MO MUNICIPAL DE CO CHA BA MBA

Dirección

 Figura 9: Esquema de Formato de Plantilla para Instructivo
3 cm
(Fuente Verdana Tamaño 14 pto. y centrado) 1 Int erlínea Código Asignado
3 cm INSTRUCTIVO Nº: XXX-I-ZZZ(con mayúscula y negrita)

2 interlíneas
Cochabamba, (Fecha: día, mes, año). Sin negrita

Fuente Verdana, 2 interlíneas
tamaño 11 pto.
Señor (a) (es) (Según corresponda)
Interlineado
Sencillo Profesión (abreviado). Nombres y Apellidos (Mayúscula Inicial)
Texto Justificado Cargo (Mayúscula Inicial, con Negrita)
1 Int erlínea
Profesión (abreviado). Nombres y Apellidos (Mayúscula Inicial)

Cargo (Mayúscula Inicial, con Negrita)
2 interlíneas
Ref.: Instructivo. (Con mayúscula Inicial, negrita, subrayado y un punto final)
Texto ...
2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

3 cm
1 Int erlínea
3 cm Nº: XXX-I-ZZZ
2 Interlíneas
Texto...
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Interlineado
Sencillo
Texto Justificado
Despedida
Sello y Firma

Adjunto 2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

B. INSTRUCTIVO DE LLENADO
 LUGAR, FECHA Y NUMERACIÓN DEL CÓDIGO: El formato establecido para lugar, fecha y numeración
del código es el siguiente:
 Lugar: se ubica a una interlínea libre del borde superior alineado al margen izquierdo, se
escribe con mayúscula inicial seguido de una coma (,).
mientras que el mes se indica con su nombre, escrito siempre con inicial minúscula. Cada
uno de los elementos de la fecha se separa utilizando la preposición “de”.
Ejemplo:
XXX-Y-ZZZ
Donde :
Y: Es el tipo de documento (“I”)
Ejemplo:
SG-I-01
 PREFIJO (TRATAMIENTO DE CORTESIA): El campo “Prefijo” está abierto para introducir información
Ejemplo:
Señor
Señores
Otro (que corresponda)
 DESTINATARIO: Nombre y Cargo de la persona o personas a quienes va dirigida el Instructivo.
Prefijo (Tratamiento de Cortesia)
CARGO Y UNIDAD ORGANIZACIONAL (Mayuscula Incial y Negrita)
Ejemplo:
Señor
Lic. Germán Duque Muñoz
JEFE DE DEPARTAMENTO DE NORMATIVA MUNICIPAL

 REFERENCIA O ASUNTO: Constituye la síntesis del Instructivo. La palabra referencia se escribe en su

forma abreviada con mayúscula inicial, seguido de dos puntos, sin negrita ni subrayado (“Ref.:”); el
contenido de la referencia debe estar escrito en mayúscula Inicial, con negrita, subrayado, seguido de
punto final, y con sangría francesa de 0,9 cm.
Ejemplo:
Ref.: Utilización Adecuada del Uniforme Institucional.
Instructivo.
En la redacción de Instructivos con páginas subsiguientes, se debe considerar:
 A partir de la segunda página, la línea de identificación (Código del Instructivo) se ubica a una
interlínea del borde superior y alineado a la izquierda, posteriormente se escribe el texto a dos
interlíneas; y la numeración se ubica en la parte inferior derecho de cada página.
 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la
nueva página.
Nota: Es importante que el memorándum no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
 DESPEDIDA: Todo Instructivo finaliza con una despedida breve seguida de coma: “Atentamente,”
 LÍNEAS ESPECIALES: La primera línea identifica al usuario que elabora el instructivo, una vez que
genera el documento sus iniciales (de nombre y apellido) aparecen automáticamente.
Cabe mencionar que en este campo, según corresponda, podrá incorporar información adicional, tales
como la identificación de hoja de ruta, adjuntos, copia, entre otros.
Ejemplo:
H.R.SG: 001/2022
GRAL.: 002/2022
Adjunto: fs. 8
Copia: arch.

V.4.5. Informe
Es un documento dirigido a un superior en la estructura jerárquica de la institución, que da a conocer un
determinado tema en su completa extensión. Debe contener recomendaciones específicas y conclusiones
que guíen o ayuden en la toma de decisiones.
 Alcance
Es de ámbito institucional, por lo tanto, puede ser firmado por cualquier servidor público que lo emita.
 Tipos de Informes
a) Informe legal
Documento donde se expone un criterio legal, que se emite en base a las normas jurídicas de aplicación y
en su caso en la jurisprudencia o antecedentes que pueden existir y que tiende a orientar a la autoridad
que debe resolver el caso. Deberá señalar dicha legislación y la adecuación de la misma, al caso evaluado.
Debe ser elaborado y suscrito por un Jurista.
b) Informe Técnico
Documento donde se expone un criterio técnico y/ o explica de manera detallada los datos o hechos
observados en la revisión de la cuestión (especialidad o tema) que se considera y la conclusión de las
acciones que corresponde realizar. Debe ser elaborado por el funcionario municipal de acuerdo al ámbito
de sus competencias.
A. FORMATO DE INFORME

 Figura 10: Formato de Plantilla de Informe.
INFORME TÉCNICO/LEGAL
N°: XXX-Y-ZZZ
A: Profesión Nombres y Apellidos

CARGO
De: Profesión Nombres y Apellidos

CARGO

CARGO
Ref.: Informe.
Fecha: Cochabamba,
Sello y Firma

Dirección

 Figura 11: Esquema de Formato de Plantilla para Informe
3 cm
(Fuente Verdana Tamaño 14 pto. Y centrado) 1 Int erlínea
3 cm INFORME TÉCNICO/LEGAL
(con mayúscula y negrita) Código Asignado
N°: XXX-Y-ZZZ
1 Interlínea (Fuent e Verdana Tamaño 12 pto.
y alineado a la derecha)
A: Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inicial)
Sangría
2,50 cm CARGO (Mayús cula, con Negrita)
1 Interlínea
De: Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inicial)
CARGO (Mayús cula, con Negrita)

1 Interlínea
Profesión (abreviado- si corresponde) Nombres y Apellidos (Mayús cula Inicial)
Sangría
2,50 cm CARGO (Mayús cula, con Negrita)
1 Interlínea
Ref.: Informe. (Con mayúscula Inicial, negrita y un punto final)
Sangría
Fecha: Cochabamba, XX de XX de 20XX (Fecha: día, mes, año). Con negrita
1 Interlínea
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Interlineado
Sencillo
Texto Justificado
2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

3 cm
1 Int erlínea
3 cm N°: XXX-Y-ZZZ
2 interlíneas
Texto...
Fuente Verdana,
tamaño 11 pto.
Interlineado
Sencillo
Texto Justificado
Sello y Firma

Adjunto 2 cm
1 Int erlínea

3 cm Dirección

B. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE INFORME TÉCNICO/LEGAL
 TÍTULO: Indicar el nombre de acuerdo al tipo de informe que se emitirá “Técnico”, “Legal” o si es un
caso particular solo “INFORME”.
 LUGAR, FECHA NUMERACIÓN DEL CÓDIGO:

El formato establecido para fecha, lugar y numeración del código es el siguiente:
 Lugar y fecha: El lugar se escribe con mayúscula inicial y con negrita seguido de una coma (,).
La fecha con negrita y se expresa en orden ascendente, el día y el año se escriben con números
arábigos, mientras que el mes se indica con su nombre, escrito siempre con inicial minúscula.
Cada uno de los elementos de la fecha se separa utilizando la preposición “de”.
Este campo se escribe con negrita.
Ejemplo:
Fecha: Cochabamba, 03 de mayo de 2022
XXX-Y-ZZZ
Donde :
Y: Es el tipo de documento (“IN”) (“IT”) (“IL”)
Ejemplo:
N°: SG-IN-01 (Para “Informe” sobre temas especìficos)
N°: SG-IT-01 (Para Informe Técnico)
N°: SG-IL-01 (Para Informe Legal)
 DESTINATARIO Y REMITENTE: Para la identificación del destinatario y el remitente se emplea “A” y
“DE” respectivamente; incluidos los cargos de acuerdo al conducto regular. Los mismos, deben estar
redactados seguido de dos puntos “:” y con negrita.
Los datos que correspondan, se redactan respetando una sangría de 2.5 cm.
Ejemplo:
A: Lic. Germán Duque Muñoz
DIRECTOR DE ASESORÍA GENERAL
DE: Dr. Carlos Alberto Sandoval
DIRECTOR DE COORDINACIÓN GENERAL Y DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Lic. Carla Maldonado
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

 REFERENCIA O ASUNTO: Descripción del tema tratado. La palabra referencia se escribe en su forma
abreviada con mayúscula inicial, seguido de dos puntos, con negrita y sin subrayado (“Ref.:”); el
contenido de la referencia debe estar escrito en mayúscula Inicial, con negrita, sin subrayado, seguido
de punto final y con sangría de 2,5 cm.
Ejemplo:
Ref.: Informe
Ref.: Informe Técnico
Ref.: Informe Legal
 ANTECEDENTES: Contextualizar de que se trata el Informe.

 REFERENCIAS/BASE LEGAL: Citar normativa técnica y/o legal vigente aplicable.
 EXPOSICIÓN DEL ANÁLISIS: Puntualizar el estudio realizado al contenido del tema tratado; dentro el
marco técnico y normativo legal aplicable.
 PRONUNCIAMIENTO: Establecer de manera puntual las acciones administrativas y/o legales que
correspondan.
Según corresponda, establecer de manera expresa si se otorga “VIABILIDAD TÈCNICA” /
“VIABILIDAD LEGAL”
 CONCLUSIONES: Escribir brevemente los puntos más relevantes, aportando los conocimientos
explorados a lo largo del texto.
 RECOMENDACIONES (SI CORRESPONDE): Proponer soluciones frente a la situación en cuestión o
las acciones que correspondan.

Reglamento Interno de Manejo de Correspondencia Del Gamc V2

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Reglamento Interno de Manejo de Correspondencia Del Gamc V2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

REGLAMENTO INTERNO DE MANEJO DE

CORRESPONDENCIA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO

Documento de Aprobación Fecha de Aprobación Nº de Versión del Observaciones

DECRETO EDIL Nº 239/2021 11/08/2021 1 Abrogado

DECRETO EDIL Nº 236/2022 19/12/2022 2 Vigente

Artículo 2. Ámbito de Aplicación .................................................................................................................3

Artículo 3. Definiciones ...............................................................................................................................3

MEDIOS DIGITALES DE COMUNICACIÓN...................................................................................................5

Artículo 5. Sistema Informático de Correspondencia ................................................................................5

Artículo 6. Uso del Sistema Informático de Correspondencia Atlas (SCA) .................................................5

Artículo 7. Derivaciones en el “Sistema de Correspondencia” ....................................................................6

Artículo 8. Hoja de Ruta..............................................................................................................................6

Artículo 9. Correo Institucional como Medio Oficial de Comunicación Interna ...........................................7

Artículo 10. Usos establecidos para el Correo Institucional .......................................................................7

Artículo 11. Difusión y Notificación Electrónica Interna..............................................................................8

Artículo 12. Uso del Servicio de Mensajería instantánea Institucional ........................................................8

COMUNICACIÒN ORGANIZACIONAL ..........................................................................................................9

Artículo 13. Tipos de Flujo de Comunicación Organizacional .....................................................................9

Artículo 14. Aplicación del Flujo Vertical Descendente ...............................................................................9

Artículo 15. Aplicación del Flujo Vertical Ascendente .................................................................................9

Artículo 16. Aplicación del Flujo Horizontal...............................................................................................10

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 1 de 67

CORRESPONDENCIA EXTERNA ...............................................................................................................11

Artículo 17. Autoridad Destinataria de la Correspondencia.......................................................................11

Artículo 18. Recepción de la Correspondencia de Usuarios Externos ......................................................11

Artículo 19. Recepción de Correspondencia del Concejo Municipal.........................................................12

Artículo 20. Recepción de Correspondencia mediante la Plataforma de Trámites y Servicios .................12

Artículo 22. Requisitos para la Recepción de la Correspondencia ...........................................................12

Artículo 23. Respuesta a la Correspondencia de Usuarios Externos........................................................12

CORRESPONDENCIA INTERNA Y DOCUMENTACIÓN OFICIAL DEL GAMC ..........................................13

Artículo 24. Tratamiento a la Correspondencia Interna.............................................................................13

Artículo 25. Tipología de la Documentación Oficial generada por el GAMC.............................................13

Artículo 26. Formatos Base de Documentos.............................................................................................13

Anexo II – Lista de Correspondencia Externa Recepcionada por Secretaría General..............................33

Anexo III – Lista de Trámites Recepcionados por Secretaria General......................................................34

Anexo IV – Requisitos para la Recepción de Correspondencia................................................................35

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 2 de 68

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 3 de 68

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 4 de 68

dd) Unidad organizacional: Una dependencia de la estructura organizacional a la que se le asigna

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 5 de 68

Artículo 7. Derivaciones en el “Sistema de Correspondencia”

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 6 de 68

b) El plazo para su cumplimiento (cuando corresponda);

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 7 de 68

a) Difundir y/o notificar documentos de comunicación organizacional (memorándums, comunicaciones

Artículo 11. Difusión y Notificación Electrónica Interna

Artículo 12. Uso del Servicio de Mensajería instantánea Institucional

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 8 de 68

Artículo 13. Tipos de Flujo de Comunicación Organizacional

Artículo 14. Aplicación del Flujo Vertical Descendente

Artículo 15. Aplicación del Flujo Vertical Ascendente

1. “A”: Secretario (a) Municipal

Decreto Edil Nº 236/22 GOBIERNO AUTÒNOMO MUNICIPAL DE COCHABAMBA Pág. 9 de 68

2. “A”: Secretario (a) Municipal

1. “A”: Sub Alcalde (sa)

“DE”: Jefe(a) de División

2. “A”: Sub Alcalde (sa)

“DE”: Jefe(a) de División

III. De una Secretaría Municipal a la Máxima Autoridad Ejecutiva:

Del “Secretario (a) Municipal” (correspondiente al área organizacional) respetando el conducto

IV. De una Sub Alcaldía a la Máxima Autoridad Ejecutiva:

Artículo 16. Aplicación del Flujo Horizontal