Código: FOR-GD-013

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 2

FORMATO HOJA DE CONTROL Fecha: Memo I2023023863 - 14/08/2023

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1. Nombre del expediente ARAM MATEO FLOREZ SALAZAR/ RC 1024607505

2. Nombre de la serie 3. Código serie

HISTORIAS SOCIALES 23
documental documental

4. Nombre de la subserie 5. Código subserie

HISTORIAS SOCIALES DE PRIMERA INFANCIA 10
documental documental
7. Fecha del 10. Fecha de 11. Responsable de
6. No 8. Descripción del tipo documental 9. Folio(s) 12. Observaciones
documento incorporación la incorporación
23/8/2023 Registro de novedades del 17 al 23 de agosto 51 23/8/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
30/8/2023 Observación de niños y niñas en ámbito institucional - agosto 52 30/8/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
19/9/2023 Solicitud de autorización de servicios de salud 53 19/9/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
27/9/2023 Solicitud de egreso de servicios sociales 54 27/9/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
30/9/2023 Observación de niños y niñas en ámbito institucional - 55 30/9/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
5/10/2023 Septiembre.solicitud de egreso
Respuesta 56 5/10/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
5/10/2023 Ficha Sirbe genérica para registro de actuaciones por historia 57-58 5/10/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
6/10/2023 social
Acta de cierre del expediente de historias sociales 59 6/10/2023 Tatiana Bernal Ubicación física
13. Elaboró Revisó Aprobó
Nombre CLAUDIA TATIANA BERNAL ORJUELA
JENNY PAOLA CASTELLANOS JENNY PAOLA CASTELLANOS
14.
Cargo/R Docente Responsable Unidad Operativa Responsable Unidad Operativa
ol
15.
Fecha
16. Notas
 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO HOJA DE CONTROL

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Nombre del expediente: diligencie con el nombre del rotulo de la carpeta. El nombre del expediente debe
necesarios para garantizar la recuperación del expediente, se pueden incluir numeros de expedientes, pe
1 (trimestre 1, peridos 2 etc.), rangos, nombres e identificaciones de personas, Razones Sociales consecuti
Perez CC 80187830. Contrato de Prestación de Servicios No 1201-2023 CAFAM. Resoluciones de 1 hast

Nombre de la serie documental: registre el nombre de la serie documental, establecido en la tabla de reten
2
cuadro de clasificación documental. Ejemplo: Historias Sociales; Historias Laborales; Contratos; Planes; P

Código serie documental: registre el código de la serie documental, establecido en la tabla de retención do
3
clasificación documental.
Nombre de la subserie documental: registre el nombre de la Subserie documental, establecido en la tabla
Remitase al Cuadro de clasificación documental según corresponda. Ejemplo: historias Sociales de Prime
4

Código subserie documental: Registre el código de la Subserie documental, establecido en la tabla de rete
5
Remitase al cuadro de clasificación documental y seleccione el código de la Subserie según corresponda.

6 No: Diligencie el número de Item de manera consecutiva del documento que hace parte del expediente.

7 Fecha del documento: Registre la fecha del documento que esta describiendo en la hoja de control. Form

Descripción del tipo documental: Registre la descripción del tipo documental. Ejemplo: Comunicación ofici
8
magnetico CD que contiene informes de supervisión de contratos. Ficha SIRBE Cabezote y Variables Esp

9 Folio(s): Registre el folio ó el rango de folios definidos para el documento. Ejemplo: 1, 5, Rango: 1-10, 25-

Fecha de incorporación: Registre la fecha en la cual se incluye el documento en la hoja de control y se arc
10
Formato dd/mm/aaaa

11 Responsable de la incorporación: Registre el nombre de la persona que realiza la incorporación de los doc

Observaciones: registre observaciones en las que se incluye características internas o externas del docum
12 Formatos, Ubicación del documento, o el enlace del repositorio cuando se generen expedientes hibridos.
documentos (rasgaduras, manchas, defectos).

Elaboró: Persona que diligencia el formato de hoja de control

Revisó: Persona que revisa el contenido de la hoja de control
13 Recibió: Persona que recibe la hoja de control.

Registre el nombre completo del funcionario / Contratista que elabora, revisa y aprueba (respectivamente)

14 Registre el cargo o rol del funcionario / Contratista que elabora, revisa y aprueba (respectivamente) el do
15 Registre la fecha en la que se elabora el documento. Formato dd/mm/aaaa
16 Registre comentarios u observaciones sobre los documentos relacionados en la hoja de control.
 Código: FOR-GD-013
Versión: 2
Fecha: Memo I2023023863 - 14/08/2023
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O
del expediente debe contener los datos
os de expedientes, periodos de tiempo
es Sociales consecutivos etc. Ejemplo Juan
esoluciones de 1 hasta 5 de 2023.

ido en la tabla de retención documental o

s; Contratos; Planes; Programas, Etc.

a tabla de retención documental o cuadro de

establecido en la tabla de retención documental.

rias Sociales de Primera Infancia.

cido en la tabla de retención documental.

ie según corresponda.

arte del expediente.

hoja de control. Formato dd/mm/aaaa

lo: Comunicación oficial No. XXX; Medio

bezote y Variables Específicas.

1, 5, Rango: 1-10, 25-35, 5-38.

hoja de control y se archiva en la carpeta.

corporación de los documentos.

s o externas del documento: Soporte o

expedientes hibridos. Defectos en el

eba (respectivamente) el documento.

espectivamente) el documento.
a de control.