Agosto2016 - Enero2017

P. A. Bernabe Paz Basabe

 SUBMÓDULO I
GESTIONA INFORMACIÓN MEDIANTE EL USO DE PROCESADORES DE TEXTO
COMPETENCIA PROFESIONAL: I Elabora documentos de texto

1.- EL ENTORNO DE WORD 2016

Los elementos básicos que componen la ventana de Word 2016. Aprenderemos cómo se llaman, donde
están y para qué sirven.
Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

1. La barra de herramientas de acceso rápido: Contiene,

normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar,
Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que
hemos deshecho) y Abrir. El último botón abre el desplegable para personalizar los botones que
aparecen en esta barra.

2. LA BARRA DE TÍTULO: suele contener el nombre del documento abierto que se está
visualizando, además del nombre del programa.
3. 3 y 4. LA CINTA DE OPCIONES:
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 Ofimática 2016. P. A. Bernabe Paz Basabe

4. LOS BOTONES para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y

cerrar.
5. LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO permiten la visualización del contenido que no cabe
en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal.
En la imagen sólo se ve la vertical.
6. AL MODIFICAR EL ZOOM, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en
mayor detalle o ver una vista general del resultado.

Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%).
Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. O bien puedes deslizar el marcador hacia los
botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

7. LAS VISTAS DEL DOCUMENTO definen la forma en que se visualizará la hoja del
documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el
formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para leer y para diseño web.
8. LA BARRA DE ESTADO muestra información del estado del documento, como el número de
páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información
si hacemos clic sobre ella, ya que, realmente, son botones.

Practica: Carga Word y diseña la imagen que aparece al arrancar Word.

LA CINTA DE OPCIONES
La cinta es la barra más importante de Word, porque contiene todas las opciones que se pueden
realizar con los documentos.

Las herramientas están organizadas de forma lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar,
Diseño...), que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más
utilizada, Inicio, que contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo y Estilos. De esta forma, si
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queremos hacer referencia durante el curso a la opción Negrita, la nombraremos como Inicio > Fuente >
Negrita.

Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaña.

Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su esquina inferior
derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en
cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está situado en el botón que abre el panel Portapapeles.
En el grupo Fuente abriríamos el cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.

Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste
en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles, de forma que el usuario no se vea
abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la ficha Herramientas de tabla no estará
visible de entrada, únicamente se mostrará si insertamos una tabla en nuestro documento y la
seleccionamos. Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar.

PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES

Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que trabajemos de forma cómoda y
que tengamos a nuestro alcance rápidamente las herramientas que más frecuentemente utilizamos. Para
ello, disponemos de unas opciones de personalización que nos permiten gestionar las opciones de las
fichas:

 Añadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como a las de herramientas.
 Crear una nueva pestaña personalizada, que abra una ficha con los botones que más utilizamos.
 Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de Opciones.
También haciendo clic con el botón derecho sobre una pestaña y eligiendo la opción Personalizar cinta
de Opciones en el menú contextual.

Se abre una ventana como la siguiente:

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 Ofimática 2016. P. A. Bernabe Paz Basabe

Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos disponibles que podemos incluir
en las fichas, y qué fichas queremos modificar (Personalizar la cinta de opciones).

 Comandos disponibles en: Podremos elegir entre los más utilizados, los que no están disponibles en
ninguna ficha, macros, la ficha de Archivo, entre otros.
 Personalizar la cinta de opciones: Nos permite elegir si queremos cambiar las fichas principales o
las de herramientas.
 Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarán, en función de lo que hayamos
seleccionado en los desplegables explicados.
 Los distintos botones nos permiten realizar las acciones.

 Nueva pestaña permite crear una ficha personalizada, al mismo nivel que Inicio, Insertar,
Fórmulas, Datos, etc.
 Nuevo grupo permite crear una sección dentro de la ficha ya existente (ya sea estándar o
personalizada). Por ejemplo, en la ficha Inicio podríamos crear un grupo llamado Documento que
incluyera los botones Guardar y Cerrar, así no necesitaríamos cambiar a la ficha Archivo cada
vez que guardamos.
 Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o grupo. Para hacerlo, tendremos
que seleccionar el elemento y luego pulsar el botón. Se abrirá un cuadro de diálogo donde
deberemos indicar el nuevo nombre.
 Restablecer permite recuperar el aspecto estándar de Word, sin mostrar las personalizaciones
realizadas.
 Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para ordenar las pestañas. Simplemente
seleccionamos una ficha y la vamos subiendo o bajando hasta la posición que queremos que
ocupe.
 Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un botón (o comando) de las fichas.

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 AÑADIR COMANDOS A FICHAS EXISTENTES

Para incluir en una ficha un comando nuevo, necesitamos crear previamente un grupo, ya que Word no
nos permite modificar la organización de los grupos predeterminados. Los pasos a seguir serían:

1. Utilizar las listas desplegables superiores: localizar el botón que necesitamos y visualizar la ficha
que queremos modificar.
2. Seleccionar la ficha y pulsar el botón Nuevo grupo.
3. Pulsar Cambiar nombre... para darle un nombre más descriptivo.
4. Seleccionar el comando en la lista izquierda y pulsar el botón Agregar. Repetir la operación con
todos los comandos (botones) que se quieran incluir.
5. Ordenarlos, si se desea, con las flechas de la derecha. Para ello, seleccionar el comando o el grupo
y moverlo hasta donde queramos.
6. Pulsar Aceptar.

El resultado será el similar al siguiente:

En nuestro caso, he creado el grupo Ofimática 3A en la ficha principal Inicio. Lo he situado arriba de
todo, por lo que aparece en primer lugar, a la izquierda. Dentro, hemos incluido los comandos
Hipervínculo y Agrandar fuente, que se encuentran en la lista de comandos disponibles Comandos más
utilizados.

Ejercicio: Crear una nueva pestaña

Para crear una ficha con comandos personalizados dispares, que no se engloben en una categoría ya
existente, lo mejor es crear una nueva pestaña.

1.- Para ello, hacemos clic sobre el botón Nueva pestaña.

2.- Luego, pulsamos Cambiar nombre... y le indicamos el nombre oportuno, por ejemplo, Personalizada.
3.- Automáticamente se creará un grupo dentro de ella, ya que las fichas deben tener como mínimo un
grupo que sirva de contenedor para los comandos.
4.- Ya podrías pulsar Aceptar y la ficha estaría ahí, vacía. Pero obviamente esto no sirve de nada, así
que lo lógico sería ir añadiendo los grupos y los comandos como hemos visto en el apartado anterior,
sobre la nueva barra que hemos creado.

Inhabilitar o habilitar fichas

Si alguna de las fichas no la utilizas nunca, puedes inhabilitarla para ocultarla y que deje de
aparecer la pestaña en tu entorno de trabajo.
Para ello, simplemente deberás hacer clic sobre la casilla de verificación que hay junto a su nombre para

desmarcarla y para recuperarla, seguir el proceso inverso, volver a hacer

clic para que vuelva a quedar marcada.
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 Ofimática 2016. P. A. Bernabe Paz Basabe

Si lo que queremos es eliminarla definitivamente, haremos clic con el botón derecho del ratón sobre
ella y elegiremos Quitar en el menú contextual. Ten en cuenta que no podrás eliminar las fichas del
propio programa, sólo las personalizadas que hayas creado.

IMPORTAR Y EXPORTAR EL ENTORNO PERSONALIZADO

Cuando utilizamos frecuentemente un programa, como Word, suele ser habitual que lo personalicemos:
incluimos en la cinta fichas y los comandos que más utilizamos. Esto nos ayuda a trabajar más
cómodamente y con eficacia. Pero en ocasiones, tenemos que compartir un ordenador con compañeros
de otro turno en el trabajo, o debemos trabajar en otro equipo. Acostumbrarse a trabajar con el entorno
por defecto, después de haber cogido agilidad utilizando nuestro propio entorno supone un tiempo
valioso.

 Por eso es interesante exportar nuestras personalizaciones. Para luego poder importarlas en
cualquier momento y equipo que disponga de Word 2016. De ésta forma podremos trabajar
cómodamente sin que ello suponga una molestia para el resto de usuarios del programa.
 Lo primero es exportar nuestro entorno, desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar
Cinta. Elegimos el botón Importar o exportar y seleccionamos Exportar todas las
personalizaciones. Se guardará un archivo con extensión. ExportedUI en la carpeta que
indiquemos. Una buena costumbre es guardar este archivo en una memoria usb extraíble o
similar, que nos permitan tenerla a mano en cualquier momento.

 Luego, para importarlo, pulsaremos Este mismo botón y escogeremos la opción Importar
archivo de personalización.
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  Si vamos a importar en un equipo ajeno nuestra personalización, es interesante que
guardemos la del usuario propietario antes.
 Para devolver el programa a su aspecto original y eliminar todas las personalizaciones,
deberemos pulsar el botón Restablecer.
 Las opciones para importar y exportar la cinta también están disponibles para la barra de
herramientas de acceso rápido, en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rápido > Más comandos. Recuerda que esta barra es la que se encuentra en la zona superior
izquierda.

MOSTRAR/OCULTAR LA CINTA DE OPCIONES.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio
de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón de la zona derecha superior que
abrirá la ventana que se muestra a continuación, con tres opciones.

Ocultar automáticamente la cinta de opciones. Mostrar sólo las pestañas. Mostrar pestañas y comandos.

Modo Mouse/Modo Toque.

Con la aparición de pantallas táctiles los botones pueden quedar demasiado juntos para tocarlos con el
dodo, por esto ahora podemos elegir entre el modo tradicional o Mouse y el nuevo modo Toque.
Word permite trabajar en modo Mouse o en modo Táctil.
El modo Mouse es el modo convencional utilizado para dispositivos que utilizan el ratón, mientras que
el modo Táctil está pensado para ser utilizado en dispositivos táctiles o para personas con visión
reducida.
Aquí tienes la misma ventana abierta en los dos modos:

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 Ofimática 2016. P. A. Bernabe Paz Basabe

En el modo MOUSE la cinta de opciones y los comandos están diseñados para aprovechar mejor el
espacio, son más pequeños y caben más comandos en la cinta de opciones.

En el modo TOQUE los comandos son más grandes y hay más espacio entre ellos lo que facilita
su uso en dispositivos táctiles.
Una forma sencilla y rápida de poder cambiar de un modo a otro se consigue añadiendo la
opción Modo mouse/táctil a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para ello despliega la lista de opciones de la barra haciendo clic en el último botón y selecciona la
opción Modo mouse/táctil:

Como puedes ver en la imagen puesta a continuación, en la barra se ha añadido un nuevo botón que te
permite seleccionar el modo que quieras de forma cómoda y rápida.

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Para quitar el botón de la barra solo tienes que volver a abrir el menú de la barra de herramientas y hacer
clic sobre la opción para deseleccionarla.

LA FICHA ARCHIVO

La pestaña Archivo a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la

modificación y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la
aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento con un panel de
opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista Backstage.
De hecho, su estructura es distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a partir de la
siguiente imagen.

Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones.
Están situadas en forma de menú vertical. Esta pestaña equivalía al botón Office en la versión Word
2007, y en versiones anteriores era el menú Archivo.
La principal característica de la ficha Archivo es que para cada comando de la parte izquierda
aparecen unas opciones en la parte central, y a su vez, para cada una de estas opciones aparecen otras
opciones más en la parte derecha de la pantalla. Por ejemplo, en la imagen vemos como el comando Abrir
genera las opciones Recientes, OneDrive, ... y al seleccionar Recientes aparece una lista con varios
documentos recientes.
OneDrive es como un disco duro virtual en Internet que veremos con detalle en la unidad 22, por
el hecho de tener de una cuenta de correo de Microsoft (outlook, hotmail, ...) ya disponemos de espacio
en OneDrive para guardar documentos.

Otra particularidad es la presencia del botón para volver atrás que sólo aparece en la ficha
Archivo.
Actividad: realiza lo siguiente:
Ejercicio 1: Identificar los elementos: Inicia Word e identifica los siguientes elementos: barra de
herramientas de acceso rápido, barra de estado, barra de título, cinta y zoom.
Ejercicio 2: Vista Backstage: ¿Qué es la vista backstage y dónde la encontramos?
Ejercicio 3: Ayuda de Word: Utiliza la ayuda para averiguar cómo guardar un documento en Word.
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