ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y GESTION DE ARCHIVO

MODULO 5
GESTION DIGITAL

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

SEMANA 3
La Gestión Digital
LOGRO DE LA SESION
Al final el estudiante
Comprende los procesos
de digitalización el uso de
la tecnología.
MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN
TEMARIO
1. Procesos de digitalización
2. Digitalización con valor legal
3. Normativa aplicable al uso de tecnología en
materia y tramite documentario
4. Documentos utilizados para el proceso de
digitalización.
 1. Procesos de digitalización

Se establecen procedimientos y pautas para la digitalización del patrimonio

documental archivístico

La digitalización comprende una serie de tareas secuenciales:

• Preparación del documento,

• Escaneo o captura,
• Edición digital,
• Control de calidad,
• Conservación a formatos d almacenamiento y distribución,
• Empaquetamiento de archivos,
• Generación del archivo digital a distribuir
• Preservación digital.

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• La digitalización de imágenes Documentarias es la
conversión de la información plasmada en papel, a
imágenes electrónicas sin alterar su originalidad.

• Esto se realiza con un dispositivo de alta velocidad

(scanner), siguiendo ciertos procedimientos se crea
una base de datos con sus respectivos campos y
luego se ordena toda la información por ello se le
asigna índices de ubicación a los documentos
escaneados y hacer mucho mas fácil su búsqueda para
posterior recuperación o consulta.

• Así mismo se almacena la información en un medio

magnético para que a futuro se pueda realizar la
integración de la Gestión Electrónica de Documentos
Workflow, Internet, E-mail, Intranet y otras tecnologías
resultan en una completa gestión documental
inteligente y eficaz.

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 Es necesario conocer los formatos
de presentación física de estos
documentos:

• Hojas sueltas,
• Encuadernados,
• Pliegos de gran formato

Además de reunir ciertas

condiciones de identificación,
descripción y legibilidad

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 Decreto Ley No 19414, Ley de Defensa,
conservación e incremento del Patrimonio
Documental de la Nación

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 2. Digitalización con valor legal

En todo proceso de digitalización se ubicara siempre documentación de

carácter legal útil para el usuario final (constitución de empresa, minutas,
ordenes de pago, letras, etc.), se entiende entonces de un protocolo
mediante los que puede demostrarse que una copia (en papel o digital) es
una copia verdadera del original, de igual validez jurídica y probatoria, ya si
ese era el mismo en su origen un fichero electrónico de datos (también
denominado un archivo electrónico editable).

Efectivamente, los papeles cuestan; cuesta mantenerlos organizados, cuesta

conservarlos, cuesta ponerlos al servicio de la organización, cuesta
eliminarlos; pero el no tenerlos, y necesitarlos, cuesta mucho más.

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 la recomendación uniforme es optar por la
digitalización de documentos, pero con valor
legal; esto último es clave. De conformidad con lo
señalado por el Decreto Legislativo N° 681,
digitalizar los documentos con valor legal nos da la
seguridad de contar con archivos digitales de
aquellos papeles que antes nos quitaban espacio
físico y demandaban recursos; todo ello, con el
mismo valor de su original. Con ello reducimos
nuestros costos de almacenamiento de
documentos, pues de lo que guardábamos en
decenas de cajas, ahora se podrían tener en disco
duro, simplificando nuestros trámites administrativos
y reduciendo las contingencias durante las
intervenciones de Sunat, Sunafil, Mintra, entre otras
entidades de fiscalización.

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 Digitalizar con valor legal, nos permite
tener toda la documentación
generada por nuestra organización en
forma inmediata, siendo de utilidad el
principio de equivalencia
documental que consiste en darle al
documento digitalizado el mismo
valor que tenía el documento en
soporte de papel.

Para digitalizar con valor legal se necesita emplear la firma digital, una línea
de producción certificada por una empresa calificada, reconocida y autorizada
por el Indecopi, así como la intervención de un fedatario juramentado con
especialización en informática, quien da fe que lo digitalizado es idéntico a los
papeles que tuvo a la vista.

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 En conclusión, el ejercicio de la función del
fedatario juramentado con especialización
en Informática no tiene sentido si es que no
conoce las realidades de los archivos que va a
digitalizar con valor legal; si no sabe cómo
organizarlos, cómo medirlos, qué tipo de
escáner utilizar, ni mucho menos el tiempo
que le demandará efectuar el trabajo,
simplemente generará sobrecostos y el trabajo
será realizado en forma deficiente; por ello, la
recomendación de conocer la técnica
archivística resulta de gran importancia tanto
para el fedatario como para los usuarios o
clientes que requerirán el servicio.

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 3. Normativa aplicable al uso de tecnología en materia
y tramite documentario

• Gestionar tramites que atiende una institución, permitiendo agilizar sus

procesos
• Atender solicitudes de los administrados, ya sea de documentos
externos o internos
• Monitorear la atención al ciudadano y a las entidades, así como del flujo
interno de documentos
• Realizar consultas con diferentes criterios, de documentos registrados
• Generar reportes en EXCEL y PDF a partir de las consultas
• Seguir el estado de un tramite vía internet
• Mejorar el flujo de información, haciéndola disponible para los usuarios

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 • En el marco de la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-
2017 y la Política Nacional de Modernización de la Gestión Publica, se
identifico la necesidad que los documentos se gestionen a través de un
Sistema de Tramite Documentario, promoviendo procesos de gestión y
trazabilidad de documentos emitidos entre las unidades organizaciones.
• RM No. 048-2013-PCM, que aprueba el Plan Nacional de
Simplificación Administrativa.
• RM No. 125-2013-PCM, que aprueba Plan de implementación de la
Política de Modernización de la Gestión Publica.
• DS No. 05-2008-PCM, Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales.

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 4. Documentos utilizados para el proceso de
digitalización.

Condiciones que deben darse en la digitalización:

• Excelente nivel de legibilidad equilibrando aspectos relacionados con la

calidad y el tamaño en bits de los archivos, los costos de procesamiento de
la información y los medios de almacenamiento.
• Adecuación técnica a las condiciones materiales de los soportes (papel) y
los medios de registro informativo (letras, caracteres, imágenes.,
fotografías).
• Facilidad para que los archivos digitales sean convertidos a diversos
formatos que permitan su transferencia y distribución.
• Calidad y versatilidad de las imágenes, para facilitar su conversión a
formato texto, con la menor tasa de error en la transcripción.
• Alta expectativa de vida útil de los archivos a producir, para superar
exitosamente un programa de preservación digital de la información, en
formatos compatibles y sencillos de migrar o verificar.

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 Sobre los valores de los documentos archivísticos (RJ No. 214-2019-AGN/J
06Nov2019):

Permanente
Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marco
legal vigente, importancia para la investigación, derecho de acceso
ciudadano, rendición de cuentas sin prescripción, utilidad para las
investigaciones científicas, sociales, culturales, la historia o memoria
colectiva de la sociedad que no puede eliminarse.

Temporal
Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que los
documentos que la conforman hayan cumplido los fines administrativos
fiscales, contables, legales, entre otros, que la origino, siendo innecesarios
para la unidad.

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 Evaluación de los grupos documentales (RD No. 002-2019-AGN/J-DC)

Estado Físico: se digitaliza la documentación que no corra riesgo de dañarse a

causa del proceso del escáner de cama plana, documentos con grave estado
de deterioro:
• Deterioro avanzado
• Friable, sin resistencia a la manipulación
• Infección por microorganismos
• Presencia activa de insectos

Estado de la descripción: Se digitaliza la documentación que posea una

correcta catalogación de sus colecciones documentales.

Una vez se tenga el documento a digitalizar, se debe de hacer una selección del
formato, resolución y la ruta de alojamiento en computadora. Si la documentación amerita
desencuadernarse (caso excepcional), se debe realizar, para facilitar una mejor captura de
la imagen y reducir su deterioro.

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

CASO
 LECTURAS RECOMENDADAS

La digitalización Proceso
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/digitalizacion-de-
documentos

Modelo de Digitalización
https://repository.javeriana.edu.co/bitstream/handle/10554/5098/tesis820.pdf?sequ
ence=1&isAllowed=y
Proyecto de Digitalización
http://bibliotecadigital.econ.uba.ar/download/tpos/1502-1085_CociancihCA.pdf

Sistema de Gestión Documental – Contraloría

http://doc.contraloria.gob.pe/sgd/

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SEMANA 3 CONCLUSIONES
La Gestión Digital

LOGRO DE LA SESION los procesos de digitalización el uso de la

tecnología.
Al final el estudiante
Comprende los procesos
de digitalización el uso de
la tecnología.

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN
Muchas Gracias
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