Pontificia Universidad Católica de Chile

Escuela de Ingeniería
Departamento de Ciencias de la Computación
IIC-2733 Modelos de Procesos

Control, Administración y Custodia de garantías otorgadas a

favor de la Municipalidad de Melipilla.
Informe N°2

Organización: Municipalidad de Melipilla

Contraparte: Marcia Werchez

Sección N°: 1
Profesor del Curso: Felipe Cornejo

Grupo: 9
Integrantes:
Urania Donoso
Constanza Pérez
Martin Godoy
Dominga Valiente
Ian Kreisberg

Santiago, 08 de septiembre de 2023

1
Tabla de contenido

1. Resumen ejecutivo ……………………………………………………………………………………………………..……….3

2. Descripción general de la organización ………………………………………………………………………………..3
2.1. Identificación de la organización ………………………………………………………………………..……3
2.2. Contexto – industria a la que pertenece la empresa o institución ……………….…………..8
2.3. Identificación del proceso de negocio a analizar, dentro del contexto de la
organización …………………………………………………………………………………………………………...9
3. Motivación para estudiar el proceso de negocio ……………………………………………………..…………10
3.1. Motivación para analizar o mejorar …………………………………………………………….…………10
3.2. Beneficios esperados del proyecto ………………………………………………………………………..11
4. Estado actual del proceso de negocio ………………………………………………………………………………..12
4.1. Descripción del proceso ………………………………………………………………………………………..12
4.2. Elementos principales que describen el proceso ………………………………………………..…17
4.3. Aplicación de herramienta SIPOC ………………………………………………………………….………19
4.4. Procesos relacionados …………………………………………………………………………………………..19
4.5. Herramientas de apoyo ………………………………………………………………………………………..20
5. Anexos ……………………………………………………………………………………………………………….……………..22
6. Bibliografía ……………………………………………………………………………………………………..…………………23

2
 1. Resumen Ejecutivo

La Municipalidad de Melipilla se enfrenta a desafíos críticos en su proceso de gestión de garantías. El

proceso abarca varias etapas esenciales, desde la recepción de garantías de contratistas y proveedores
hasta su custodia, verificación, seguimiento y, en caso necesario, su devolución o activación para la
cobranza. Estas garantías desempeñan un papel fundamental en la protección de los fondos
municipales y el cumplimiento de contratos. Sin embargo, se han identificado obstáculos que afectan
la eficiencia y transparencia del proceso.

Uno de los desafíos clave es la falta de un sistema de seguimiento efectivo para las garantías recibidas,
lo que ha dado lugar a dificultades en su custodia y administración. Esto no solo impacta en la
operatividad, sino que también socava la confianza de los proveedores y la transparencia en las
transacciones. Además, la verificación de la autenticidad y validez de las garantías presentadas por los
proveedores carece de un proceso claro y efectivo, lo que expone a la Municipalidad a riesgos
financieros y legales significativos.

Otro problema crucial radica en la falta de claridad en los procedimientos de gestión de garantías, lo
que conduce a retrasos y falta de eficiencia debido a la ausencia de roles y responsabilidades definidos.

La revisión y mejora de este proceso buscan optimizar los recursos financieros al evitar pérdidas
innecesarias y resolver problemas con los proveedores de manera más efectiva. Además, se espera
fortalecer la transparencia y la confianza en las adquisiciones públicas, reducir los riesgos legales y
financieros, y mejorar la eficiencia en la gestión de garantías, beneficiando tanto a la Municipalidad
como a sus proveedores.

En este contexto, se requiere un análisis crítico y una modelación del proceso a nivel institucional para
asegurar una gestión eficaz y transparente de las garantías, protegiendo los intereses financieros y
legales de la Municipalidad de Melipilla y fortaleciendo las relaciones con los proveedores, en última
instancia, en beneficio de la comunidad y la integridad en las transacciones públicas.

3
 2. Descripción general de la organización

2.1 Identificación de la organización

La comuna de Melipilla, ubicada en el límite oeste de la Región Metropolitana, desempeña un papel

crucial como capital provincial y punto de conexión entre la Región de Valparaíso y el Gran Santiago.
Este territorio estratégico conecta dos regiones, cuatro provincias y diez comunas. Según los datos del
último Censo de Población y Vivienda (2017), Melipilla cuenta con una población de 123.627
habitantes, casi tres veces más que en 1970. Según proyecciones del Instituto Nacional de Estadísticas
(INE) para el año 2022, la población de la comuna alcanzó las 145.583 personas, incluyendo una
población rural de 44.719 habitantes, lo que la convierte en la comuna de la Región Metropolitana
con mayor población no urbana. Además, posee una extensa superficie territorial de 1.338 km2,
siendo el segundo territorio más extenso entre los 52 municipios de la Región Metropolitana de
Santiago. No obstante, su densidad poblacional es baja, con solo 107,4 residentes por km2, en
contraste con la comuna de Santiago, que alberga más de 13 mil habitantes en promedio en la misma
superficie (INE, 2021).

La Municipalidad de Melipilla tiene su sede en la calle Silva Chávez de la comuna y alberga diversos
departamentos que ofrecen una amplia gama de servicios a la comunidad local. La alcaldesa, Lorena
Olavarría, asumió su cargo en junio de 2021 y ha manifestado un firme compromiso con el bienestar
de los ciudadanos. En sus palabras, "la participación ciudadana, la transparencia y la equidad de
género serán los pilares de nuestra administración, respaldados por un enfoque feminista, una
identidad territorial sólida y un enfoque en la seguridad humana, todo ello orientado a lograr el buen
vivir en Melipilla" (Municipalidad de Melipilla, 2022).

Historia de la Municipalidad de Melipilla

Según la página de la Municipalidad de Melipilla ("Reseña del Municipio", 2023), antes de la creación
del primer municipio en la historia de la localidad, Don Alonso Bascuñán asumió brevemente como
alcalde de la Comuna en 1745.

Posteriormente, Don Francisco de Avaria y Morales, quien también se desempeñaba como Corregidor
entre 1746 y 1749, desempeñó un papel relevante en la gestión comunal. En esa misma época, el
Cabildo de Santiago nombró a Don Tomás de Vicuña, quien se enfocó en mejorar la infraestructura de
la comuna, especialmente en la construcción y el mantenimiento de calles.

La forma en que se determinó la formación del primer municipio no está clara, ya que no se sabe si se
basó en votación o en el prestigio de los involucrados. Sin embargo, lo que sí es seguro es que esta
administración comunal marcó el inicio del primer municipio de la comuna, siendo ampliamente

4
respaldada por sus habitantes y otorgándoles todos los derechos y prerrogativas, especialmente la
autonomía que contribuiría al progreso de la comuna y de todo su hermoso valle.

La Municipalidad fue oficialmente fundada el 23 de septiembre de 1862, al igual que muchas otras en
el país, y estuvo regulada por una serie de disposiciones reglamentarias hasta 1955, cuando se
promulgó la Ley de Municipalidades Nº 15.629.

Roles de la Municipalidad de Melipilla

La municipalidad de Melipilla fue fundada y administrada con el fin de cumplir ciertos roles en favor
de la comunidad detallados a continuación.

- El administrar la comuna para satisfacer las necesidades locales y promover su desarrollo

integral con la participación de toda la comunidad.
- Es el organismo en que la autoridad y el individuo tiene la mayor posibilidad de encuentro
para buscar el ideal del bien común.
- En el Municipio todo es prioritario y es el encargado de canalizar hacia el gobierno, todas las
inquietudes y aspiraciones de las Organizaciones Sociales de la Comuna.

Servicios ofrecidos por la Municipalidad de Melipilla

La Municipalidad de Melipilla ofrece una variedad de servicios para sus residentes. Estos incluyen la
gestión de residuos, jardines infantiles, actividades culturales y deportivas, trámites administrativos
como emisión de documentos, mantenimiento de infraestructuras viales, programas de asistencia
social, seguridad ciudadana, conservación del medio ambiente, apoyo a emprendedores locales, y
atención al público tanto presencial como en línea. La municipalidad se enfoca en áreas como
desarrollo urbano, promoción económica, y planificación a largo plazo para el crecimiento de la
ciudad.

Visión

Melipilla juega un rol articulador y estratégico importante dentro de la zona centro costa del país.
Garantiza la conectividad interregional, interprovincial e intercomunal; gestiona de forma eficaz el
transporte público local, promueve el uso eficiente del transporte privado y facilita el uso de la
bicicleta. Brinda servicios básicos, equipamiento e infraestructura urbano-rural inclusiva y se dota de
un ordenamiento territorial orientado a mejorar la calidad de vida de sus barrios, poblaciones y
localidades.

Es una comuna modelo en gestión de residuos que disminuye el volumen de residuos sólidos
domiciliarios producidos, incentivando la separación en origen. Resguarda sus diversos ecosistemas y

5
entornos rurales y urbanos con políticas sostenibles basadas en los derechos de la naturaleza y el
derecho de las personas a vivir en un ambiente libre de contaminación.

Su gobierno local fomenta la participación activa de las comunidades en el desarrollo de sus políticas
públicas, promoviendo la creación y el trabajo activo de diversas organizaciones funcionales y
territoriales. Fortalece las identidades locales, facilita un desarrollo cultural armónico y equitativo en
todo el territorio, además de promocionar y difundir el patrimonio urbano-rural de la comuna.

Melipilla protege la seguridad humana de sus habitantes en todas sus dimensiones, les entrega
educación y salud de calidad, reconoce y asegura los derechos de mujeres y disidencias sexo-
genéricas, impulsa el empleo y el comercio justo, resguarda el derecho a la seguridad personal, y
protege y promueve los derechos humanos, basados en los derechos económicos, sociales y políticos
de las personas.

(Plan de desarrollo Comunal por el Buen Vivir, 2022)

Misión

La Misión municipal, fue definida de la siguiente forma:

Planificar, diseñar e implementar planes y programas integrales e innovadores que contribuyan al

buen vivir de Melipilla, abordando las temáticas más importantes para sus habitantes: seguridad,
movilidad, medio ambiente, vivienda, empleo, salud, educación y cultura, desde un enfoque de
género y de derechos humanos.

Robustecer la institucionalidad municipal, fortalecer estratégicamente las relaciones con el gobierno

central y con gobiernos locales aledaños, impulsar la cooperación público-privada y profesionalizar la
función municipal. Desarrollar procesos incidentes y/o vinculantes de participación ciudadana, que
fortalezcan el vínculo y generen corresponsabilidad social entre las comunidades y la municipalidad,
como la relación que individuos y comunidades tienen entre sí. (Plan de desarrollo Comunal por el
Buen Vivir, 2022)

Presupuesto y gastos

La ejecución presupuestaria de ingresos al cierre del periodo 2022 fue sobresaliente, alcanzando un
nivel de cumplimiento del 100,81%. Esto implica que de los $53.154.018.388 planificados inicialmente
para percibir, se logró recaudar un total de $53.582.135.521 (Cuenta Pública de Gestión, 2022).

En cuanto a la ejecución presupuestaria del gasto programado para el cierre del periodo 2022, esta
también demostró un sólido desempeño, alcanzando un grado de cumplimiento del 87,82%. Esto

6
significa que de los $53.154.018.388 inicialmente presupuestados para gastos, se ejecutó un total de
$46.682.343.785 (Cuenta Pública de Gestión, 2022).

Para la planificación, estimación y elaboración del presupuesto correspondiente al año 2023, se

tuvieron en cuenta diversos factores económicos, así como el comportamiento histórico de la
ejecución de ingresos. En cuanto a los gastos, se consideraron los ingresos de transferencia, los gastos
inerciales relacionados con el funcionamiento y los servicios que la Municipalidad debe brindar a la
comunidad. Esto permitió asignar los recursos a distintas iniciativas prioritarias identificadas por las
unidades correspondientes, con el objetivo de ofrecer servicios de mayor calidad a la comunidad.
Como resultado de este proceso, se estableció un presupuesto para el sector municipal del año 2023
de $53.397.942.772 (Plan Anual de Acción Municipal por el Buen Vivir, 2023).

Organigrama

La Municipalidad de Melipilla se organiza en diversas áreas que abarcan tanto aspectos

administrativos como judiciales, junto con varias direcciones especializadas. Además, cuenta con un
consejo municipal y un concejo de sociedad civil, en colaboración con la actual Alcaldesa, Lorena
Catalina Olavarría Baeza.

En el contexto de este proceso, gran parte de la responsabilidad recae en la Dirección de

Administración y Finanzas, dirigida por Marcia Werchez Santibañez. Esta dirección desempeña un
papel fundamental en la gestión de garantías, ya que está involucrada en aspectos financieros y
administrativos clave.
Para comprender mejor la estructura organizativa de la Municipalidad de Melipilla, se presenta a
continuación un organigrama general que refleja la distribución de responsabilidades y autoridades
en la institución. Este marco organizativo es esencial para el adecuado funcionamiento del proceso de
gestión de garantías y para garantizar la transparencia y eficiencia en las transacciones.

7
 Figura 1: Organigrama Municipalidad de Melipilla

2.2. Contexto – industria a la que pertenece la empresa o institución

Servicios entregados por la Dirección de Administración y Finanzas (DAF)

La Dirección de Administración y Finanzas (DAF) desempeña un papel fundamental en la

Municipalidad de Melipilla, encargándose de una serie de responsabilidades clave en beneficio de la
comunidad. Entre sus principales funciones se encuentran la recaudación de ingresos municipales, el
procesamiento de pagos de garantías, la gestión de compras municipales y el mantenimiento de los
registros contables de la municipalidad.

Esta dirección se organiza en seis departamentos especializados para abordar de manera efectiva sus
diversas áreas de competencia. Estos departamentos incluyen el Departamento de Renta y Patentes
Comerciales, el Departamento de Recursos Humanos, el Departamento de Tesorería (responsable de

8
las garantías), el Departamento de Adquisiciones, el Departamento de Finanzas y el Departamento de
Bienestar.

El Departamento de Tesorería, en particular, juega un rol crucial al encargarse de la recaudación de

tributos y el pago de compromisos económicos de la municipalidad. Además, administra las garantías
municipales y se encarga de la venta de especies valoradas. Como parte de su labor, este
departamento también asume la custodia del archivo municipal y, en casos necesarios, actúa como
martillero público.

En resumen, la DAF y sus respectivos departamentos trabajan incansablemente para garantizar una
gestión financiera eficiente y transparente en la Municipalidad de Melipilla. Esto incluye la
recaudación y el manejo adecuado de los ingresos, la administración de garantías, la adquisición de
bienes y servicios, la contabilidad precisa y el apoyo financiero al alcalde en la toma de decisiones. Su
contribución es esencial para mantener el funcionamiento efectivo de la municipalidad y, en última
instancia, mejorar la calidad de vida de la comunidad.

Aspectos que afectan al proceso

La gestión municipal de garantías en la Municipalidad de Melipilla presenta aspectos singulares que

influyen en su proceso. En particular, la diversidad de actores involucrados, que incluye desde el
Tomador de la garantía hasta diversos departamentos municipales, refleja la complejidad y el alcance
de este proceso. Además, la variabilidad en los tipos de garantías, como las relacionadas con ofertas
serias, el cumplimiento de contratos y los anticipos de fondos, añade una capa adicional de
complejidad a la gestión.

Desde una perspectiva normativa, la Municipalidad se encuentra sujeta a regulaciones específicas

para garantizar la transparencia y la eficacia en sus operaciones. Estos aspectos normativos rigen cada
etapa del proceso, desde la revisión inicial de las garantías hasta la cobranza en caso de
incumplimiento. El cumplimiento de estas regulaciones es esencial para garantizar la legalidad y la
integridad de la gestión de garantías en la administración municipal. En conjunto, estos aspectos
singulares y normativos definen un proceso sólido y altamente regulado que contribuye a la eficacia y
transparencia en la Municipalidad de Melipilla.

2.3. Identificación del proceso de negocio a analizar, dentro del contexto de la organización

Nombre del proceso correcto

Gestionar y custodiar garantías otorgadas a favor de la Municipalidad de Melipilla.

Desarrollo del Proceso

9
 - Inicio: La garantía llega a la Municipalidad y comienza con la revisión del documento por la
Unidad Técnica.
- Documento en Custodia: Tras la revisión, la Tesorería Municipal se encarga de la custodia del
documento, asegurando que cumpla con todos los requisitos financieros y legales.
- Registro: La Tesorería registra la garantía, completando el formulario de registro y
almacenando el documento en una caja fuerte.
- Devolución: Las garantías pueden ser devueltas por varios motivos, y este proceso se lleva a
cabo entre la Unidad Técnica y la Tesorería Municipal.
- Renovación: Si es necesario renovar la garantía, se sigue un proceso que incluye la
autorización a través de un Decreto Alcaldicio.
- Cobranza: En caso de incumplimiento, se inicia el proceso de cobranza de la garantía, en el
cual la Unidad Técnica y la Dirección de Asesoría Jurídica desempeñan roles clave.

Objetivos

Contribuir a la implementación y cumplimiento de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible, ODS,

aprobados por Asamblea General de las Naciones Unidades en su Agenda 2030, particularmente en la
Meta 16.6, la cual es “Crear a todos los niveles instituciones eficaces y transparentes que rindan
cuentas”.

Relevancia para la organización

La gestión adecuada de garantías es vital para garantizar que los contratistas y proveedores cumplan
con los términos acordados en sus contratos y ofertas. Estas garantías respaldan las transacciones
financieras, asegurando que los fondos municipales estén protegidos y que se entreguen servicios y
bienes de calidad a la comunidad. Cuando las garantías no son bien gestionadas estos proyectos son
inmovilizados.

Áreas de negocio involucradas

• Unidad Técnica: Esta área desempeña un papel fundamental al comienzo del proceso.
Cuando un Tomador presenta una garantía, es esta unidad la primera en recibir el
documento. Su responsabilidad es revisar y verificar si la garantía cumple con los requisitos
establecidos en las bases de licitación, contrato o convenio correspondiente. Si hay alguna
duda o incompatibilidad en el documento, se puede solicitar asesoramiento legal a la
Dirección de Asesoría Jurídica antes de proceder. Puede ocurrir que esta área retrase el
proceso al mantener la garantía en su cuidado en lugar de enviarla a la Tesorería Municipal,
lo que puede generar problemas y retrasos.

10
 • Tesorería Municipal: Es la entidad encargada de custodiar las garantías luego de ser
revisadas y aprobadas previamente. Al igual que la Unidad Técnica, la Tesorería también
realiza una verificación exhaustiva del documento, asegurándose de que se encuentre en
óptimas condiciones físicas y cumpla con los requisitos necesarios para su cobranza
financiera. Es responsable de mantener un registro detallado de todas las garantías que
ingresan a su custodia, asignándoles un número correlativo interno para facilitar su orden y
control. Además, se encarga de notificar a la Unidad Técnica sobre el vencimiento de las
garantías, enviando correos a medida que se acerca su vencimiento.
• Dirección de Asesoría Jurídica: Esta dirección ofrece asesoramiento legal durante todo el
proceso de gestión de garantías. Juegan un papel importante en la revisión de la pertinencia
al momento de cobrar. Además, generan los Decretos Alcaldicios de cobro cuando se
requieren medidas legales adicionales. Su función general radica en garantizar que se
cumplan todas las regulaciones y procedimientos legales en el proceso.
• Oficina de Licitaciones de Secpla: Esta oficina se ve involucrada en el proceso cuando se trata
de garantías relacionadas con procesos de compra. En este caso, un empleado de la oficina
selecciona y revisa la garantía para asegurarse de que esté correctamente emitida. Luego, el
documento se entrega al empleado encargado de la Tesorería para su ingreso a la custodia.

Cada una de estas áreas de negocio cumple un papel específico y estrictamente necesario en el
proceso de gestión de garantías, asegurando que se manejen de manera adecuada y eficiente desde
su recepción hasta su eventual devolución o cobro.

Volumen del proceso

Dado que la Municipalidad realiza múltiples procesos de contratación, la cantidad de garantías puede
ser significativa, abarcando desde garantías de ofertas serias hasta aquellas que respaldan anticipo de
fondos y cumplimiento de contrato. Normalmente la Municipalidad gestiona y mantiene entre 100 a
150 garantías en la etapa de custodia constantemente.

3. Motivación para estudiar el proceso de negocio

3.1. Motivación para analizar o mejorar

La revisión y mejora del proceso de gestión de garantías en la Municipalidad de Melipilla se sustentan

en la identificación de tres desafíos y oportunidades críticas que impulsan la necesidad de una revisión
integral.

Uno de estos desafíos radica en la falta de un sistema de seguimiento efectivo para las garantías
recibidas. Actualmente, la Municipalidad enfrenta dificultades en la custodia y administración de las

11
garantías, lo que puede resultar en pérdidas financieras y complejidades con los proveedores. Esta
deficiencia en el seguimiento no solo impacta negativamente en la eficiencia operativa, sino que
también pasa a llevar la confianza de los proveedores, cuestionando la transparencia en las
transacciones.

Otro desafío crucial se encuentra asociado a la verificación de la autenticidad y validez de las garantías
presentadas por los proveedores. La falta de un proceso claro y efectivo para validar la autenticidad
de estos documentos puede exponer a la Municipalidad a riesgos financieros y legales significativos,
por lo mismo imperativo garantizar que las garantías sean legítimas y cumplan con los requisitos
legales.

El tercer problema, es la falta de claridad en los procedimientos de gestión de garantías, lo que

conduce a retrasos y falta de eficiencia en el proceso. La ausencia de roles y responsabilidades
definidos en la administración de garantías puede dar lugar a la falta de comunicación y a la pérdida
de información importante.

3.2. Beneficios esperados del proyecto

Analizar y buscar mejorar el proceso de gestión de garantías en la Municipalidad de Melipilla trae

consigo una serie de beneficios que debiesen impactar de forma positiva en la organización y su
gestión financiera.

Uno de los beneficios más destacados radica en la optimización de recursos financieros. Al mejorar la
administración y seguimiento de las garantías, la Municipalidad evitará pérdidas innecesarias y
resolverá con los proveedores de manera más directa. Esto se traduce en un uso más eficiente de los
recursos públicos y una reducción de posibles costos legales asociados a problemas con garantías.

Además, se permitirá una mayor transparencia y confianza en el proceso de adquisiciones públicas. Al

implementar prácticas más rigurosas de validación y seguimiento de garantías, la Municipalidad
demostrará su compromiso con la integridad y la equidad en las transacciones con proveedore,
fortaleciendo las relaciones con los mismos.

Otro beneficio es la reducción de los riesgos legales y financieros. La implementación de un proceso

de validación más sólido disminuirá la exposición a garantías fraudulentas o no válidas, protegiendo
así los intereses de la Municipalidad y evitando posibles sanciones legales.

Por último, la mejora en la eficiencia y la reducción de tiempos en la gestión de garantías beneficiará

tanto a la Municipalidad como a los proveedores. Los tiempos de ejecución más cortos permitirán a

12
los proveedores recibir sus pagos de manera oportuna, mejorando su satisfacción y disposición para
hacer negocios con la Municipalidad.

4. Estado actual del proceso de negocio

4.1. Descripción del proceso

Para entender bien el proceso, es importante identificar los actores, los cuales son el Tomador de la
garantía, la Municipalidad, la Unidad Técnica, la Tesorería Municipal, la Dirección de Asesoría Jurídica
y Departamento de Finanzas y Contabilidad.

Además, entender lo que es una garantía. En este contexto presentado, se refiere a un instrumento
que la Municipalidad de Melipilla solicita durante sus procesos de contratación con el fin de asegurarse
de que las partes involucradas cumplan con sus compromisos. Esta garantía puede tener diferentes
propósitos, tales como asegurar la seriedad de una oferta hecha a la municipalidad, garantizar que se
cumplirán de manera fiel y a tiempo las obligaciones acordadas, o respaldar el anticipo de fondos
entregados.

Dado que la Municipalidad realiza múltiples procesos de contratación en el marco de sus funciones y
para asegurar la transparencia y eficacia de estos procesos, es esencial tener un procedimiento claro
que defina cómo se gestionan, administran y controlan estas garantías.

Elementos que son importantes a considerar durante la narrativa son el Formulario de Registro de
Custodia de Garantías, la Caja Fuerte, el Registro de Custodia de Garantías, el Formulario de
Devolución, el Decreto Alcaldicio (ver ejemplo en Anexo 2) y la Cuenta de Deudores de Dudosa
Recuperabilidad.

Inicio

El proceso comienza con la llegada de una garantía a la Municipalidad de parte del Tomador.

Revisión del documento

La Unidad Técnica es responsable de hacer llegar a la Tesorería Municipal el documento para su

custodia. Tendrá que enviar las garantías relacionadas con los adelantos de dinero y también las
garantías que aseguran que los contratos y acuerdos se cumplan correctamente y a tiempo. Además,
si estamos hablando de procesos de compra, también será responsable de enviar las garantías que
comprueban que la oferta es seria y genuina. Sin embargo, primero debe hacer revisión del
documento.

13
La Unidad Técnica debe revisar el documento, donde verifica si el tipo de garantía, plazo de vigencia
de la misma, glosa y monto, se ajustan a lo requerido en las bases de licitación, contrato o convenio
correspondiente. En caso de tener alguna duda respecto al documento, debe solicitar el
pronunciamiento de la Dirección de Asesoría Jurídica.

Esta etapa del proceso es un punto crítico, ya que lamentablemente se manifiesta que las Unidades
Técnicas no siempre envían el documento a la Tesorería, sino que lo guardan en otro lugar, donde
puede sufrir daños o incluso pérdida del documento. Normalmente, esto sucede porque los
funcionarios deciden retrasar este paso, por lo que mantienen la garantía a su cuidado y ahí se generan
problemas.

Documento en custodia: Ingreso

La Tesorería Municipal es quien mantiene custodiado el documento recibido por la Unidad Técnica.
Debe, al igual que la Unidad Técnica, revisar el documento, donde verifica si el tipo de garantía, plazo
de vigencia de la misma, glosa y monto, se ajustan a lo requerido en las bases de licitación, contrato o
convenio correspondiente. Es decir, revisa que la garantía cumpla con los requisitos necesarios para
su cobranza financiera. Debe asegurarse de que al ingresar el documento debe contener el nombre o
razón social del beneficiario, RUT del beneficiario, nombre del Tomador, RUT del Tomador, tipo de
documento, número de documento, monto y número de proyecto o licitación, además, la entidad que
emite el documento. Por último, debe asegurarse de que la garantía se encuentra en óptimas
condiciones, es decir, no puede estar enmendada, manchada o rota.

El ingreso de las garantías puede ser de dos maneras, dependiendo de su tipo. Las maneras posibles
son, Seriedad de la Oferta y por Anticipo de fondos, fiel y oportuno cumplimiento de contrato.

En el primer caso, la Oficina de Licitaciones de Secpla escogerá a un empleado que estuvo presente
en la apertura de la licitación. Esta persona revisará que la garantía esté hecha correctamente. Luego,
los papeles serán entregados al empleado encargado de la Tesorería para ingresarlos a la custodia. En
el segundo caso, la Unidad Técnica a cargo del proyecto o licitación enviará el documento físico de
garantía mediante Oficio y Memorándum a la Tesorería.

Documento en custodia: Registro

Luego de revisar el documento, la Tesorería es responsable de registrarlo y resguardarlo, en una de

las Cajas Fuerte destinada para ello.

Primero, debe completar un formulario de registro de custodia de garantías. La Tesorería tendrá un

registro de todas las garantías que ingresan a custodia, otorgándoles a cada una un número correlativo

14
interno para facilitar su orden y control. Las garantías son archivadas de acuerdo al número correlativo
interno que le corresponda, en una de las Cajas Fuertes considerando que primero se va el Formulario
de Registro y luego el documento en garantía, seguido de otros documentos.

Durante esta custodia, la Tesorería tiene la responsabilidad de informar a las Unidades Técnicas sobre
el vencimiento de las garantías. Debe enviarle un correo electrónico cuando queden 60, 45 y 10 días
para el vencimiento. Debe indicar el número de proyecto, licitación, empresa, tipo de garantía, monto
y días faltantes para el vencimiento. En caso de que la garantía cuente con 10 días para que venza y
no exista ninguna gestión de cobranza, devolución o renovación solicitada, la Tesorería emitirá una
comunicación al director del área responsable del proyecto o licitación, al cual se le ha asignado la
garantía, a la Unidad Técnica y a su Jefatura Directa, para que pueda determinar las acciones a seguir.

En esta etapa se identifica otro punto crítico, ya que se actúa muy encima de la fecha de vencimiento.
Esto genera que los plazos estén muy ajustados para hacer los trámites correspondientes,
especialmente lo que viene luego, que es la cobranza. Esto se podría explicar porque es un proceso
manual, por lo que está muy susceptible al error humano. El sistema digital que maneja la
municipalidad no es automático, por lo que son los funcionarios quienes deben estar pendientes
constantemente de revisar las garantías en custodia.

Devolución

La devolución de una garantía es solicitada por la Unidad Técnica, a través de Oficio. El Memorándum
va dirigido a la Tesorería Municipal y debe contener la razón de la devolución, forma de la devolución
y destinatario.

Los motivos por los que puede comenzar un proceso de devolución de la garantía son, uno, que las
respectivas bases de licitación o los contratos lo indiquen. Dos, cuando lo establezcan los acuerdos
hechos, ya sea en procesos con competencias o sin ellas. Tres, cuando se reciba otra garantía para
extender su plazo, que cumpla con las mismas características de aquella que reemplaza. Cuatro,
cuando la rendición de cuentas se encuentre aprobada. Cinto, cuando se haya solicitado el cierre del
proyecto y esto haya sido aprobado por Decreto Alcaldicio.

En ese último caso de que la devolución sea con finalización de actividades de un proyecto o licitación,
la Unidad Técnica debe incluir en la solicitud la información sobre un posible reintegro y entregar copia
del comprobante de depósito o transferencia electrónica, la liberación de fondos, el cierre del
proyecto por finalización de actividades y la instrucción de devolución de garantía. En caso de que se
trate de un cierre de proyectos de transferencia a Privados, la Unidad Técnica debe dirigir el
Memorándum a la directora de Administración y Finanzas.

15
Al solicitar la devolución de garantía la Unidad Técnica puede hacerlo de dos formas principalmente.
Sin embargo, independientemente de esta forma la Tesorería tiene 5 días hábiles de plazo para
gestionar internamente la solicitud. La Tesorería Municipal siempre debe realizar la devolución de
garantía de manera directa al Tomador.

Al momento de recibir una solicitud asociado a una boleta bancaria a la vista, vale vista y/o depósito
a la vista, este debe ser firmado por la Tesorería con la frase “Para ser devuelto a los Tomadores”. En
su ausencia por un apoderado de Cuenta Corriente autorizados por Contraloría General de la
República.

Las formas de devolución que solicita la Unidad Técnica dependerán de la entidad a quien se le hace
entrega. Si es a una empresa a través de caja, la persona debe cargar su cédula de identidad y firmar
el Formulario de Devolución que quedará como respaldo. En caso de ser una empresa extranjera, hay
varias opciones. Si el Tomador es un banco con presencia en Chile, la Tesorería prepara una carta al
banco (ver Anexo 3) y la entrega en la sucursal bancaria junto con la garantía, el documento de
respaldo será una copia de la carta timbrada por el banco. Si el Tomador es domiciliario extranjero,
entonces la garantía se despacha mediante oficio a la Oficina Comercial para su entrega (ver Anexo
4), el Tomador debe enviar una copia del Formulario de Devolución al mail de la Tesorería, firmado
por quién retira, el cual se archiva junto con los antecedentes de la devolución. Si el domicilio de la
empresa no tiene oficina comercial, entonces se despacha directamente a su domicilio. Si el Tomador
es una institución financiera, entonces 30 días después de que la Tesorería informara a la Unidad
Técnica la disponibilidad del documento para su retiro, esta última debe reiterar el comunicado al
Tomador, al menos en 2 oportunidades, con copia a Tesorería. Si aún no se retira el documento,
entonces después de 3 meses que fue notificado de la devolución, se gestiona la devolución al banco
emisor mediante la Carta de la Tesorería Municipal. Luego, la Tesorería deja registrada la devolución
el proceso en el Sistema de Custodia de Garantía y deja una copia de la carta junto con los otros
antecedentes de respaldo.

Diariamente la Tesorería debe actualizar el registro de custodia de garantías. Si la garantía se

encuentra en caja para devolución, entonces debe informar mediante correo electrónico a la Unidad
Técnica la disponibilidad del documento para su retiro y los horarios disponibles para ello. La Unidad
Técnica debe comunicarse con los Tomadores con el fin de informarles la fecha y forma de devolución
del documento. Si la garantía ha sido devuelta, entonces la Tesorería debe actualizar el Registro de
Custodia de Garantías y archivar los respaldos para posteriormente ser enviado al Archivo General.

En caso de que exista algún inconveniente para efectuar la devolución, la Tesorería debe informar a
la Unidad Técnica, para que realice los trámites correspondientes para corregir el problema.

16
Renovación

Tratándose de una solicitud de renovación de garantía, esta debe hacerse efectiva al menos 15 días
hábiles antes del vencimiento del documento en custodia. Para esto se necesita que la Autoridad
autorice la extensión del plazo con un Decreto Alcaldicio.

El ingreso del nuevo documento se hace normal como una nueva garantía y la devolución del antiguo
como cualquier otro documento. Sin embargo, si se trata de una garantía en acuerdo para transferir
recursos al sector privado, la renovación de esta debe seguir las reglas y tiempos establecidos en las
bases del concurso o en el acuerdo firmado.

Cobranza

Si no se cumple con lo prometido en los contratos, acuerdos o en la oferta que se hizo, la Unidad
Técnica tiene que empezar a cobrar las garantías que tenía en custodia. Debe informar a lo menos 15
días antes del vencimiento de la garantía a la Dirección de Asesoría Jurídica para evalué, revise y
confirme que está bien hacer ese cobro.

La Dirección de Asesoría Jurídica y la Unidad Técnica pueden solicitar información o antecedentes a la

Tesorería Municipal o a las respectivas Unidades Municipalidades en caso de que fuese necesario,
quienes deben hacer entrega de dichos antecedentes. Luego de revisada y aprobada la cobranza, la
Dirección de Asesoría Jurídica genera el Decreto Alcaldicio de cobranza (en caso de que corresponda).
Posteriormente, de haber emitido el Decreto Alcaldicio de Cobro, debe enviar el Decreto a la
Tesorería, dentro del plazo de 2 días hábiles.

La Tesorería debe sacar la garantía de custodia y cambiar su estado a “en cobranza”. Debe dejar copia
del documento en el formulario de registro de custodia. Además, debe informar al Departamento de
Finanzas para que pueda registrar la deuda pendiente.

La Tesorería debe mantener vigente un Mandato General de la Autoridad que lo autorice al cobro de
la garantía. Luego de firmada la garantía ante Notario Público se entrega a la entidad Financiera
correspondiente y se incorpora al Formulario de Custodia de Garantías.

Cuando se reciben los recursos, serán depositados en la cuenta relacionada al proyecto que se definió
en el Contrato o Convenio. Al mismo tiempo, la Tesorería informará a la Unidad Técnica para estar
controlar el proyecto o programa. Luego, la Tesorería cambiará el estado de la garantía a “cobrado”.

Posteriormente, la Tesorería debe entregar los antecedentes al departamento de finanzas, para que
genere los registros contables y saldar al correspondiente deudor.

17
En caso de que no se pudiera efectuar la cobranza a una entidad Financiera, la Tesorería debe informar
a la Dirección de Asesoría Jurídica, quien prepara todos los antecedentes y los envía al Consejo de
Defensa del Estado, con copia a la Tesorería. Posteriormente, la Tesorería saca la garantía original de
custodia y cambia su estado a “en cobranza”, dejando la copia del documento en el Formulario
Custodia de Garantías e informará al departamento de Finanzas y Contabilidad, quien registra la deuda
pendiente en la cuenta Deudores de Dudosa Recuperabilidad. En caso, de conseguir respuesta positiva
del Consejo de Defensa del Estado y se haya realizado cobranza total o parcial se procede
normalmente. Pero en caso contrario, se inicia el proceso de castigo de la deuda, donde la Dirección
de Asesoría Jurídica prepara un informe al alcalde y al Consejo Municipal para el castigo de la deuda.

4.2. Elementos principales que describen el proceso

Entidades

Estas son aquellas que representan los elementos físicos y documentos clave que se generan y
utilizan en el proceso de gestión de garantías en la Municipalidad de Melipilla.

• Documentos de Garantía: Garantías proporcionadas por los Tomadores, como boletas

bancarias, pólizas de seguro, vales vista y depósitos a la vista.
• Contratos y Acuerdos: Documentos contractuales que establecen obligaciones y términos
acordados entre la Municipalidad y los Tomadores. Estos pueden incluir contratos de
licitación, convenios, entre otros relacionados con el proceso.
• Decretos Alcaldicios: Documentos oficiales que pueden autorizar el cobro de garantías, su
devolución o cualquier otra acción relacionada con las garantías.
• Formularios de Registro de Custodia: Documentos utilizados para registrar y llevar un
seguimiento de las garantías en custodia, contienen información detallada sobre cada
garantía y su estado.
• Correos Electrónicos: Forma de comunicación utilizados para notificar a las Unidades
Técnicas y Tomadores sobre el estado de las garantías, vencimientos y otras acciones
relacionadas con el proceso de gestión de garantías.

Etapas

1. Recepcionar Garantía: En esta etapa, el proceso comienza con la llegada de una garantía a la
Municipalidad por parte del Tomador. La Unidad Técnica es la encargada de recibir y revisar
el documento para asegurarse de que cumple con los requisitos requeridos en las bases de
licitación, contrato o convenio correspondiente.

18
 2. Ingresar la Garantía: Después de la revisión inicial, la Unidad Técnica envía el documento a la
Tesorería Municipal para su custodia. La Tesorería verifica nuevamente que la garantía
cumple con los requisitos necesarios y realiza el ingreso del documento en su registro. Esta
etapa también involucra la notificación a las Unidades Técnicas sobre el vencimiento de las
garantías.
3. Registrar la Garantía: En esta etapa, la Tesorería es responsable de registrar y resguardar la
garantía en una de las Cajas Fuertes destinadas para este propósito. Se completa un
formulario de registro de custodia de garantías, asignando a cada garantía un número
correlativo interno para facilitar su orden y control.
4. Devolver o Cobrar la Garantía: La última etapa del proceso implica la devolución de la
garantía al Tomador cuando corresponde o el cobro de la misma en caso de incumplimiento.
La Unidad Técnica inicia el proceso de devolución o cobro según las circunstancias y la
autorización correspondiente. La Tesorería gestiona internamente la solicitud y, en caso de
cobro, cambia el estado de la garantía a "en cobranza". Si no se puede efectuar la cobranza,
se siguen los procedimientos legales necesarios.

Ejecutores

• Asistente de la Unidad Técnica:

a) Hacer llegar a Tesorería las garantías, con la revisión previa de los
documentos. En caso de duda puede consultar a la Dirección de Asesoría
Jurídica.
b) Instruir las devoluciones o reemplazos de las garantías
c) Iniciar los procesos de cobro cuando correspondan
d) Informar al Tomador de la garantía, cuando esté disponible para ser
retirada.
• Tesorera Municipal (dependiente de DAF)
a) Responsable de la custodia de las garantías
b) Responsable de la recepción, registro y resguardo de las garantías.
c) Revisar que las garantías cumplan con los requisitos.
d) Realizar la devolución de las garantías cuando sea requerido por la unidad
Técnica.
e) Entregar, bajo petición de la Dirección de Asesoría Jurídica antecedentes en
el caso de que la Unidad Técnica haya solicitado dar inicio al proceso de
cobranza.
f) Informar a la Unidad Técnica sobre el vencimiento de las garantías

19
 g) Realizar el cobro de las garantías dentro del plazo.
h) Informar a la Unidad Técnica cuando una garantía esta lista para retiro.
• Director de la Asesoría Jurídica
a) Verificar el plazo de la garantía.
b) Revisar la pertinencia de una cobranza cuando sea solicitada.
c) Generar el Decreto Alcaldicio de cobranza cuando corresponda.
d) Prepara los Antecedentes del cobro de la garantía cuando esto lo amerite
e) Preparar solicitud al alcalde en caso de incobrables para asumir la
incobrabilidad de la garantía.

Clientes

Los Tomadores de Garantía, independientemente de la naturaleza específica de la garantía (seriedad

de la oferta, cumplimiento de contrato o anticipo), son los clientes fundamentales del proceso debido
a que son los demandantes y beneficiarios directos de la custodia de las garantías. En este contexto,
una garantía es un instrumento utilizado por la Municipalidad de Melipilla para asegurarse de que sus
contrapartes cumplan con los compromisos establecidos en diversos acuerdos, contratos y
licitaciones. Los Tomadores de Garantía son aquellos que proporcionan estas garantías como un
respaldo financiero de sus obligaciones y compromisos hacia la Municipalidad. Como clientes, ellos
inician el proceso al entregar estas garantías, y su interés principal radica en garantizar que sus
documentos estén debidamente custodiados, devueltos cuando corresponda y, en caso de
incumplimiento, se realice una cobranza adecuada. El proceso existe en gran medida para satisfacer
sus necesidades y proteger sus intereses, por lo que son considerados los clientes clave del mismo.

Proveedores

Sistema de gestión de información financiera CAS Chile, este administra toda la información y
vencimiento de las garantías, de manera que no sea necesario revisarlas físicamente.

4.3. Aplicación de herramienta SIPOC

Análisis SIPOC

En la siguiente tabla se muestra un análisis SIPOC del proceso al igual que en el Anexo 1 en el cual está
de manera más detallada.

Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes

20
 Sistema de - Garantías Gestionar y -Devolución o Tomadores de las
gestión de custodiar cobro de las garantías
- Formulario de
información garantías Garantías
Registro de
financiera CAS Custodia de otorgadas a favor - Formulario de
Chile Garantías de la devolución

- Caja Fuerte Municipalidad de - Decreto

- Correos Melipilla. Alcaldicio

electrónicos - Registros
actualizados
Tabla 1: Análisis SIPOC simple

4.4. Procesos relacionados

El proceso de gestión de garantías en la Municipalidad de Melipilla interactúa con otros procesos

relacionados en el ámbito de la administración y contratación pública.

Proceso de Licitación o Contratación:

• Interacción: El proceso de gestión de garantías comienza cuando la Municipalidad

solicita una garantía al Tomador durante un proceso de licitación o contratación. La
Municipalidad utiliza estas garantías para asegurarse de que las partes
cumplan con sus compromisos en el marco de los contratos o acuerdos
resultantes de estos procesos de licitación.
• Antes del Proceso de Garantías: El proceso de licitación o contratación precede al
proceso de garantías, ya que es durante estos procesos que se solicitan y acuerdan las
garantías necesarias.
• Después del Proceso de Garantías: Una vez que se ha completado el proceso de
gestión de garantías y se ha garantizado la ejecución del contrato, se procede a la
ejecución del contrato adjudicado en el proceso de licitación o contratación.

Proceso de Control y Seguimiento de Contratos:

• Interacción: El proceso de control y seguimiento de contratos se relaciona con la

gestión de garantías, ya que está encargado de supervisar y asegurarse de que las
partes cumplan con sus obligaciones contractuales.
• Antes del Proceso de Garantías: Antes de solicitar garantías, la Municipalidad puede
definir los términos y condiciones contractuales en el proceso de licitación o

21
 contratación, que luego serán supervisados y controlados en el proceso de
seguimiento de contratos.
• Después del Proceso de Garantías: Una vez que se han establecido las garantías, el
proceso de control y seguimiento de contratos monitorea el cumplimiento de los
compromisos y, si es necesario, inicia el proceso de cobro de garantías en caso de
incumplimiento.

4.5. Herramientas de apoyo

En el proceso de gestión de garantías en la Municipalidad de Melipilla, se utilizan diversas

herramientas, algunas de las cuales están basadas en tecnología de la información y otras no.

Sistema de Custodia de Garantías (TI): Este sistema es una herramienta clave para administrar y
hacer un seguimiento eficiente de las garantías. Permite registrar y almacenar digitalmente la
información de cada garantía, incluyendo detalles como tipo de garantía, plazo de vigencia, monto y
número de proyecto o licitación. Además, se utiliza para cambiar el estado de las garantías, por
ejemplo, de "en custodia" a "en cobranza". Este sistema ayuda a mantener un registro organizado y
facilita la generación de notificaciones automáticas sobre el vencimiento de las garantías.

Correo Electrónico (TI): El correo electrónico se emplea para comunicarse con las Unidades Técnicas
y los Tomadores en diversos puntos del proceso. Por ejemplo, se utilizan correos electrónicos para
notificar a las Unidades Técnicas sobre el vencimiento de las garantías y para coordinar la devolución
de documentos.

Aplicaciones de Microsoft Excel (TI): En algunas etapas del proceso, se pueden utilizar hojas de
cálculo de Excel para realizar seguimiento y control de la información. Por ejemplo, para llevar un
registro detallado de las garantías, sus fechas de vencimiento y las notificaciones necesarias. Aunque
no se menciona específicamente en el proceso, Excel es una herramienta versátil que a menudo se
utiliza para tareas de seguimiento y control.

Cajas Fuertes (No basadas en TI): Las garantías físicas suelen almacenarse en cajas fuertes seguras
para su resguardo físico. Aunque no son tecnológicas en sí, son esenciales para garantizar la
seguridad de los documentos físicos.

Oficios y Memorándums (No basados en TI): Los oficios y memorándums se utilizan para comunicar
formalmente la solicitud de garantías, la devolución de documentos y otras instrucciones entre las
diferentes unidades y departamentos involucrados en el proceso. Estos documentos son
importantes para mantener un registro escrito y respaldar la comunicación oficial.

22
Estas herramientas de apoyo, tanto tecnológicas como no tecnológicas, desempeñan un papel
fundamental en la eficiencia y la gestión efectiva de garantías en la Municipalidad de Melipilla. La
combinación de sistemas digitales, comunicación por correo electrónico y herramientas
tradicionales, como oficios y cajas fuertes, contribuyen al éxito del proceso.

4.6. Aplicación de herramienta RECI

La herramienta RECI (o, en inglés, RACI) corresponde a una matriz de asignación de

responsabilidades a cada una de las actividades que compone el proceso. Su nombre es un acrónimo
para Responsables, Ejecutores, Consultados e Informados, y permite mostrar de forma concreta cuál
es la relación de los distintos roles que participan en el proceso, con las actividades que se requiere
ejecutar.

23
24
 4.7. Modelo de proceso de alto nivel

Ingreso de garantía en custodia

25
Revisión diaria de fechas de vencimiento de las Garantías

Manejo de solicitudes de devolución

26
Manejo de solicitudes de cobranza

4.8. Modelos de procesos detallados

Revisar detalles Garantía

Ingreso a custodia de la Garantía

27
Sacar garantía de caja fuerte

Cerrar Cobranza

28
4. Anexos

Anexo 1: Análisis SIPOC complejo

Anexo 2: Imagen de Decreto Alcaldicio

29
 Anexo 3: Carta al Banco

Anexo 4: Formato de envío

30
Bibliografía

Municipalidad de Melipilla. (2023). Reseña del Municipio. https://www.melipilla.cl/historia-de-

melipilla/resena-del-municipio/

Instituto Nacional de Estadísticas (INE). (2021). Proyecciones de población.

https://www.ine.cl/estadisticas/sociales/proyecciones-de-poblacion

Municipalidad de Melipilla. (2022). Informe Plan de Desarrollo Comunal (PLADECO).

https://www.melipilla.cl//wp-content/archivos/2022/12/Informe-Pladeco-4.pdf

Municipalidad de Melipilla. (2023). Cuenta Pública 2022 [PDF]. https://www.melipilla.cl//wp-

content/archivos/2023/04/Cuenta-Publica-2022.-Municipalidad-de-Melipilla.pdf

Municipalidad de Melipilla. (2023). Plan Anual de Acción Municipal por El Buen Vivir, 2023 [PDF].
https://transparencia.melipilla.cl/index.php?action=plantillas_generar_plantilla&ig=494&m=
11&a=2022&ia=19690

Municipalidad de Melipilla. (2023). Organigrama Municipalidad de Melipilla [PDF].

https://transparencia.melipilla.cl/index.php?action=plantillas_generar_archivo&ig=617&m=1&a=20
22&ia=19062

31