CÓDIGO C-CO-PR01

COMPRAS VERSIÓN 13

FECHA 26/06/2023

1. OBJETIVO
Establecer una metodología para realizar la selección, evaluación y reevaluación de los
proveedores y contratistas definidos para la adquisición de insumos, materiales, productos,
equipos y servicios requeridos por todos los procesos de la empresa; cumpliendo con los
requisitos o especificaciones solicitadas, así como todos aquellos relacionados con seguridad,
salud en el trabajo y ambiente, asegurando la aceptación, entrega y control de la rotación de los
productos comprados y servicios contratados.

2. ALCANCE
Este procedimiento tiene como alcance la selección, calificación y evaluación de proveedores, las
compras de insumos, materiales, productos, equipos y servicios, cumpliendo los criterios
seguridad, salud en el trabajo y ambiente, minimizando al máximo la compra de insumos,
materiales o servicios no previstos o planificados.

3. RESPONSABLES
Director Administrativo y financiero y Gestor de Compras

4. DEFINICIONES

Compras críticas: Son aquellas que afectan directamente la prestación del servicio y hacen parte
del área misional de la empresa.

Compras de apoyo: Aplica para las compras y/o alquiler de equipos de cómputo y varios,
realizadas para el desarrollo diario de la compañía, así como las compras de aquellos servicios
que la organización tiene la capacidad de adquirir o contratar, debido a que no está en la
capacidad de ejecutar en algunos casos, tales como: capacitación del personal administrativo y
técnico, alimentación, hospedaje, mantenimiento de equipos de oficina, transporte, mensajería,
publicidad, etc.

Cotización: Documento presentado por el proveedor o contratista donde describe el insumo,

equipos o servicios a suministrar indicando el valor, los descuentos, tiempo de entrega, validez
de la oferta y condiciones de pago.

Evaluación: Apreciación cuantitativa y/o cualitativa de un proveedor o contratista como resultado

de la calificación de unos criterios siguiendo una metodología previamente definida por la
empresa. Puede realizarse para la selección de un nuevo proveedor y/o para calificar el
desempeño de uno actual.

Evaluación del desempeño de los proveedores y contratistas: Evaluación posterior a la

selección con el objetivo de verificar el cumplimiento del proveedor o contratista de acuerdo con
los requerimientos de la empresa y a las condiciones pactadas. Se realiza en frecuencias anuales
de los proveedores utilizados en el periodo.

“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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Orden de compra (OC): Documento utilizado para autorizar la compra de insumos, materiales,
herramientas a un proveedor en el cual se declaran los requisitos o especificaciones solicitadas.

Orden de servicio (OS): Documento utilizado para autorizar la compra de servicios a un

proveedor en el cual se declaran los requisitos o especificaciones solicitadas.

Proveedor o contratista: Organización o persona que proporciona un producto o presta un

servicio.

Selección: Aceptación de un proveedor o contratista por la empresa, a partir de los resultados

obtenidos en la evaluación que busca asegurar la capacidad de este, para suministrar productos
y/o servicios que satisfagan los requerimientos.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido

los requisitos especificados.

Requisición de materiales: Formato establecido para la solicitud detallada de materiales.

Requisición de servicio: Formato establecido para la solicitud detallada de servicios.

5. CONTENIDO ESPECIFICO

Registro y selección de proveedores o contratista: Todo proveedor o contratista debe ser

seleccionado según los siguientes criterios:

 Compras nacionales <=$500.000 pesos, no necesita ningún registro ni documentación,

se podrán realizar directamente por caja menor. En estos casos no se diligencian cotización,
comparativos de ofertas, ni orden de compra.

 Compras nacionales >$500.001 pesos, Se debe diligenciar el formato C-CO-PR01-F08

inscripción de Proveedores Nacionales una vez se reciba dicha formato se realiza un
análisis para la selección, comparando la información suministrada por el proveedor con los
requerimientos de la empresa, incluido los requerimientos establecidos en el C-CO-PR01-
A01 Requerimientos Específicos en HSEQ para proveedores y Contratistas este análisis se
hace utilizando el formulario C-CO-PR01-F03 Criterios de aceptación de proveedores
nacionales. El puntaje obtenido determina si continúa siendo proveedor de la empresa (si
es antiguo) y/o si puede ingresar a la base de datos de la empresa, como un nuevo
proveedor.

 Nota: La aceptación de proveedores solo aplica para productos básicos o genéricos de más
de $2.000.000.

“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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Los criterios para aceptar o rechazar un proveedor se describen en la Tabla 1. Criterios para
la selección de proveedores nacionales.

Tabla 1. Criterios para la selección de proveedores nacionales

PORCENTAJE
ITEM CRITERIO
(%)
1 Tiempo de Entrega 20%
2 Lugar de Entrega 15%
3 Precio 20%
4 Forma de Pago 20%
Entrega de documentación
solicitada según registro
5 15%
de
proveedores
6 Experiencia 10%
TOTAL 100%

 Compras internacionales <=USD$200, no necesita ningún registro ni documentación

 Compras internacionales >USD$201, Se debe solicitar al proveedor una cotización donde

se especifique la forma de pago, lugar y tiempo de entrega. una vez se reciba dicha
documentación se realizará un análisis para la selección, comparando la información
suministrada por el proveedor con los requerimientos de la empresa, este análisis se hace
mediante el formulario C-CO-PR01-F04 Criterios de aceptación de proveedores
internacionales. El puntaje obtenido por el proveedor determinará si seguirá siendo
proveedor (si es antiguo) y/o si puede ingresar a la base de datos de la organización, como
un nuevo proveedor.

Tabla 2. Criterios para la selección de proveedores internacionales

PORCENTAJE
ITEM CRITERIO
(%)
1 Ubicación 10%
2 Forma de pago y 30%
descuento
3 Tiempo de entrega 30%

“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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Cumplimiento de
4 especificaciones técnicas y 30%
de calidad requeridas
TOTAL 100%

Escala de Selección.

o Por debajo o igual al 70%, estos proveedores no ingresaran al registro, salvo autorización
escrita por gerencia.
o Del 71% al 80%, rango de aceptación media, la empresa podrá mantener negociaciones
experimentales para probar el desarrollo del proveedor, las negociaciones serán
suspendidas en el caso de que la calidad del producto y/o servicio, tiempos de entrega,
costos, formas de pago, descuentos y esfuerzo del proveedor no sean satisfactorios.
o Del 81% al 100%, rango de aceptación total, son los proveedores que están en el registro,
calificados y que pueden ser utilizados permanentemente en las compras. Esta inscripción
tiene validez de un (1) año, si este no cumple las metas establecidas de mínimo el 70%,
se debe repetir el proceso de selección.

Tipo y grado de control para productos y servicios contratados externamente. La

organización debe asegurarse de que los proveedores externos no afectan de manera adversa
su capacidad de entregar productos y servicios conformes, para lo cual se clasifican de acuerdo
con el grado de control que no vaya a afectar la conformidad del SIG. Para ello se definen unos
criterios para valorar el impacto del proveedor externo y el nivel de exigencia inherente a cada
tipo y grado de control, de manera que, mientras mayor impacto el tipo y grado es más estricto.
En la Tabla No. 3 se explican los grados y tipos de control.

Los tipos de control del proveedor externo pueden ser:

- Documental: Implica la presentación y de la documentación por parte del proveedor o

proceso contratado externamente, cuya data permite verificar la conformidad de los
resultados con lo establecido los acuerdos contractuales.
- Por Inspección: Es una actividad donde se realiza la revisión de las características de
conformidad en el producto o servicio, por ejemplo, inspección de materia prima e insumos
e inspección de equipos involucrados en el proceso de ensamble.
- Evaluación: Es una herramienta de control, donde se establecen aspectos del proveedor
externo que se deben evaluar y los criterios de valoración, para determinar el nivel de
satisfacción del sistema de gestión de calidad con el producto o servicio recibido.
- Por Auditorías: Auditoría sistemática, independiente y documentada que se realiza para
obtener evidencias del cumplimiento de las operaciones del proceso contratado
externamente y los requisitos establecidos en documentos contractuales y/o regulatorios.
- Certificación: Reconocimiento documentado del desempeño del proceso o del
cumplimiento de su producto.
“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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FECHA 26/06/2023

Determinar el impacto potencial del proveedor externo sobre la SIG y/o la capacidad de la
organización para proporcionar productos conformes, teniendo como referencia la siguiente
escala:

- Impacto bajo: el no cumplimiento de los requisitos establecidos en los acuerdos de nivel

de servicio y/o de suministro, no afectan la capacidad del SIG de generar productos
conformes.
- Impacto medio y se subsana con facilidad: el no cumplimiento de los requisitos afecta al
SIG, generando pérdidas de tiempo, costos, cumplimiento HSEQ, impactando el servicio
y/o suministro para poder llevarlo a la conformidad.

- Impacto alto y se subsana con dificultad: el no cumplimiento de los requisitos afecta al

SGC, generando pérdidas de tiempo y además requiriendo de la intervención de personal
de alta competencia para subsanar las desviaciones o no conformidades presentadas.

Evaluación del desempeño de proveedores: Se hace un análisis anual teniendo en cuenta los
parámetros y criterios definidos en el formulario C-CO-PR01-F05 Evaluación, reevaluación y
seguimiento del desempeño de los proveedores., para el respectivo seguimiento total del
desempeño de los proveedores, esta evaluación y reevaluación es aplicable para los proveedores
y contratistas que hayan prestado un servicio o suministrado productos e insumos en el último
semestre.

• Para los Puntajes menor o igual a 69%, estos proveedores no cumplen las condiciones
necesarias para seguir estableciendo relaciones comerciales. Sin embargo, se tomará
una decisión definitiva después de realizar dos (02) evaluaciones al proveedor.
• Puntajes entre 70% y 80%, la empresa mantendrá negociaciones con el proveedor, se
enviará un mail en el cual se informará: el periodo calificado, la calificación obtenida
respecto a los criterios de evaluación, sus debilidades e invitándole a trabajar para
corregirlas.
• Puntajes entre 81% y 100%, la empresa mantendrá negociaciones con el proveedor, se
enviará mail donde se informará su estado de cumplimiento de los criterios de evaluación
y se le invitará a seguir trabajando en su proceso de mejora continua.

NOTAS:
• Cualquier cambio en los requisitos del cliente final o de la orden de compra debe ser
comunicado al proceso de compras por medio de un correo electrónico por parte del área
de ventas o proyectos.

• Para el caso de los proveedores que entreguen listas de precios o portafolio de servicios
por un periodo determinado este podrá considerarse como cotización, siempre que se
conserven los precios establecidos.

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aprobación previa”
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FECHA 26/06/2023

• Para el caso de los proveedores representados entre otros no se requerirá ningún tipo de
documentación.

• Cuando una compra de bienes y servicio se realiza por medio de un contrato, los pagos
se realizarán según lo establecido en el mismo, ejemplos de este caso son los siguientes:
agentes de aduanas, telefonía, internet, proveedores de exámenes ocupacionales, entre
otros. En estos casos no es necesario realizar orden de compra ni de servicio.

Criticidad de proveedores: Se clasifica la criticidad de acuerdo con la influencia del proveedor

en el desarrollo de la actividad económica principal de la organización y dependiendo del riesgo
que representa el proveedor se establecen controles administrativos específicos. La clasificación
quedará registrada en el formato C-CO-PR01-F01 Listado maestro de proveedores.

Tabla 3. Tipo de proveedor según su riesgo

Control del proveedor externo Impacto potencial del proveedor externo Tipo

Documental: Implica la
presentación de la documentación
por parte del proveedor o proceso
contratado. Se debe contar con
Impacto bajo: el no cumplimiento de los requisitos
solo información del registro y
establecidos en los acuerdos de nivel de servicio y/o
selección del proveedor C-CO- C
de suministro, no afectan la capacidad del SIG de
PR01-F03 Criterios de aceptación
generar productos conformes.
de proveedores nacionales. -
C-CO-PR01-F04 Criterios de
aceptación de proveedores
internacionales.
1. Documental: Se debe contar
con información del registro y
selección del proveedor y
evaluación de desempeño según
Impacto medio y se subsana con facilidad: el no
C-CO-PR01-F05 Evaluación,
cumplimiento de los requisitos afecta al SIG,
reevaluación y seguimiento del
generando pérdidas de tiempo, costos, cumplimiento B
desempeño de los proveedores.
HSEQ, impactando el servicio y/o suministro para
Cumplimiento de los requisitos
poder llevarlo a la conformidad.
especificados en el C-CO-PR01-
A01 Requerimientos Específicos
en HSEQ para proveedores y
Contratistas. 2. Inspección:
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FECHA 26/06/2023

Revisión de los productos

comprados, dejando el registro
correspondiente en la C-CO-
PR01-F06 Orden de Compra.

1. Documental: Se debe contar

con información del registro y
selección del proveedor y
evaluación de desempeño según
C-CO-PR01- Evaluación,
reevaluación y seguimiento del
desempeño de los proveedores.
Cumplimiento de los requisitos
especificados en el C-CO-PR01-
A01 Requerimientos Específicos
en HSEQ para proveedores y Impacto alto y se subsana con dificultad: el no
Contratistas 2. Inspección: cumplimiento de los requisitos afecta al SGC,
Revisión de los productos generando pérdidas de tiempo y además requiriendo
comprados, dejando el registro A
de la intervención de personal de alta competencia
correspondiente en la C-CO- para subsanar las desviaciones o no conformidades
PR01-F06 Orden de Compra.
presentadas.
3. Auditoría: a contratista según el
procedimiento C-HSEQ-PR10-D01
Auditoría Interna.
Nota: A las marcas representadas
se les deberá realizar
seguimientos periódicos con apoyo
del proceso de ventas, este
proceso será el equivalente para la
auditoría.

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FECHA 26/06/2023

6. PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1. Compras

Solicitud de Ventas a compras: Cotización del

Proveedor
En caso de suministro para vender o parte de una
orden de compra de un cliente, se recibe por parte Orden de compra o
del proceso de Ventas las deberá quedar registrada Servicio del cliente
en C-GP-PR01-F06 Plan de compras y en la C-CO-
Ingeniero interno y
PR01-F11 Lista de requisición de materiales.
externo de ventas. Memoria de precios
Posterior al despacho si el cliente presenta Analista Logístico
C-CO-PR01-F11 Lista
reclamación dentro de los términos de garantía, el
área de ventas que son el contacto directo con el de requisición de
cliente debe notificar a compras mediante el formato materiales
C-VE-PR01-F12 Solicitud de Garantía. El Analista
Logístico deberá remitir el suministro junto con el C-VE-PR01-F12
formato al área de proyectos para el diagnóstico. Solicitud de Garantía

2. Verificar la existencia:

Al momento de llegar la requisición se debe validar

en el inventario si la referencia solicitada tiene Gestor
C-AF-PR02-F01
unidades disponibles, de ser así se solicitará la Administrativo
Inventario
salida del inventario para envío al cliente. En caso
contrario se procede a la realización del pedido al
proveedor.

3. Realización del pedido COTIZACIÓN DEL

Gestor PROVEEDOR
Al realizar el pedido se debe iniciar con la revisión
de los posibles proveedores están registrados en el De compras
C-CO-PR01-F01 Listado maestro de proveedores.
Comercial y líder C-CO-PR01-F06
En caso de que el proveedor no esté inscrito, se
Orden de compra
debe realizar el proceso de registro y selección de de Proyectos
proveedor mencionado en el contenido específico.
C-CO-PR01-F06-E
Nota: En caso de que el solicitante remita purchase order
directamente la cotización, debe ser aprobada
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COMPRAS VERSIÓN 13

FECHA 26/06/2023

mediante correo electrónico o en reunión con las C-CO-PR01-F07

partes que la solicitan, revisada por la persona que Orden
la solicita y finalmente aprobada por el líder de de servicios
proceso, de esta manera se procederá con la
compra. CORREO
ELECTRÓNICO
La ordenes de compras del área de proyectos
deben ser aprobadas mediante correo electrónico
por el director administrativo o financiero o por la
alta dirección
C-CO-PR01-F03
El gestor de compras diligencia la C-CO-PR01-F06 Criterios de
Orden de compra, C-CO-PR01-F06-E Purchase aceptación de
order o C-CO-PR01-F07 Orden de servicio según proveedores
corresponda, de acuerdo con la cotización y nacionales
especificaciones establecidas por el solicitante.

Una vez creada la orden de compra, esta debe ser C-CO-PR01-F01

enviada al proveedor por medio de un correo Listado maestro de
electrónico y solicitar confirmación de la recepción. proveedores

Para el caso de servicios, se debe acordar la fecha

de prestación de este con el proveedor y el cliente
final, esta información debe ser comunicada a las
partes interesadas, como HSEQ y talento humano,
según sea aplicable.
C-CO-PR01-F06
Compras inter-empresas: Cuando por Orden de compra
conveniencia de las operaciones, la gerencia Gerencia General
general lo determine, se podrán expedir las órdenes C-CO-PR01-F06-e
de compras hacia los proveedores por medio de Gestor purchase order
empresas asociadas, filiales, consorcios o uniones Administrativo
temporales de Process Solutions. C-CO-PR01-F07
Orden de servicio
4. Seguimiento al pedido: Gestor
Administrativo
Se debe confirmar vía telefónica o por correo Correo electrónico
electrónico con el proveedor la fecha de entrega del
pedido. Lideres de área C-CO-PR01-F13
Estado de Pedidos
El gestor administrativo deberá ingresar las ventas
reportadas en el cuadro C-CO-PR01-F13 Estado de

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FECHA 26/06/2023

Pedidos que se encuentra en servidor “carpeta

compras”.

Las compras internacionales que requieran envío de

productos deben ser informadas al agente de carga,
especificando: la mercancía que va a recibir,
enviarle la factura de compra y número de guía,
según aplique.

En el caso de servicios, se debe tener en cuenta los

requisitos contractuales que deben ser validados
por las áreas correspondientes.

5. Verificación de la Compra:

El Gestor de compras verifica las ordenes de

compras tanto de ventas directas como del proyecto
en base a la fecha requerida. Este seguimiento debe
realizarse de forma semanal para confirmar por
parte de los proveedores C-CO-PR01-F06
Orden de Compra
El Analista logístico al momento de recibir los
suministros, imprime la orden de compra y compara Gestor de C-CO-PR01-F09
las cantidades de cada referencia según remisión, compras remisión
procede a realizar el ingreso al inventario C-CO-
PR01-F17 Inventario de compras según cantidades Analista Logístico Formato C-CO-
y valores verificados en el mes correspondiente y PR01-F15 Revisión
validará a que área corresponde, si pertenece al Líder Técnico de técnica para garantía
área de proyectos deberá remitirla relacionando Proyecto
cantidades, referencias y descripción del C-CO-PR01-F17
componente (Para la remisión debe tomar el Inventario de
consecutivo), mediante el formato C-CO-PR01-F09 Compras
remisión. En caso de que sean suministros para
Stock se relaciona en el formato C-CO-PR01-F17
Inventario de compras

El Líder Técnico de Proyecto debe validar la entrega

de cada componente con el área de proyectos y su
aceptación conforme a la requisición, para su
posterior almacenaje en el área indicada

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FECHA 26/06/2023

El documento debe ser ingresado a la carpeta del

proyecto en remisiones para posteriores consultas

Si el suministro es para venta directa, el Gestor de

Compras debe remitir el suministro al área de
proyectos para su diagnóstico el cual se realizará
mediante el Formato C-CO-PR01-F15 Revisión
técnica para garantía.

El ingeniero de proyectos asignado debe verificar el

funcionamiento y el estado del equipo. Si el
suministro cumple o no con los estándares de
calidad el ingeniero procederá a notificar al área de
compras para su despacho o devolución al
proveedor

6. Despacho al cliente:

Para el despacho de los suministros al cliente sean

por venta directa o como producto resultado de un
proyecto, el Ingeniero de Soporte o el Líder Técnico
de proyecto del área de Gestión de Proyecto
procederá a notificar vía correo electrónico al
Gestor de C-CO-PR01-F06
Gestor de Compras para su despacho
compras Orden de Compra
El Analista Logístico debe validar la orden de
Analista Logístico C-CO-PR01-F09
compra del cliente verificando lugar y tiempo
Remision
estipulado para su entrega y realizar la debida
Líder Técnico de
remisión según consecutivo, realizando el registro
Proyecto Packing list-
en la plataforma de cada cliente según sea total o
proveedor
parcial de la O.C para su envió
Ingeniero de
Soporte Guía de la empresa
El Analista Logístico procede hacer el embalaje
transportadora
tomando el registro fotográfico de cada uno de los
ítems con sus respectivos accesorios y certificados
(este último si aplica) tanto en su empaque individual
como su consolidación en la caja y asegura el
embalaje de tal forma que en el trayecto no se pueda
ingresar elementos ilícitos o peligros.

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FECHA 26/06/2023

En caso de que el destinatario reciba la caja con

signos de haber sido manipulado su interior debe
informarlo de manera inmediata con su respectivo
registro fotográfico.

Para los despachos por transportadora, por medio

de esta, se asigna guía de transporte y se garantiza
su entrega sin novedad.

Para los casos que aplica se envía correo con aviso

de llegada de la mercancía con los datos de orden
de compra, remisión de entrega, registro fotográfico
y guía asignada y se procede a tomar registro
fotográfico de cada uno de los ítems con sus
respectivos accesorios y certificados (este último si
aplica) tanto en su empaque individual como su
consolidación en la caja y/o estaba

Una vez realizado lo anterior el Analista logístico de

Inventarios debe confirmar las tarifas de cada envió
según la memoria de precios establecida por el área
de ventas, confirmar vía telefónica con cada cliente
el registro efectivo y la fecha pactada para la entrega
solicitar a la empresa transportadora la remisión
firmada por el cliente que confirme su debida
entrega y procede a enviar la remisión o
comprobante de entrega al cliente para proceder a
su facturación.

A solicitud del cliente, la mercancía puede ser

entregada en un lugar fuera de Colombia, en estos
casos, se enviará la mercancía directamente desde
el proveedor al cliente, acompañado del PACKING
LIST del proveedor.

El Analista logístico debe realizar el debido registro

de cada despacho según: orden de compra,
proveedor, cliente, fecha requerida cliente, remisión
y observaciones según el caso presente alguna
novedad para llevar el control y dar una respuesta

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FECHA 26/06/2023

oportuna a todas las áreas involucradas en el

proceso (Comercial, financiero, contabilidad)

Cuando el producto vendido sea una licencia de

software, las credenciales para su acceso serán
enviadas por correo electrónico al cliente, esta
actividad podrá ser ejecutada por el vendedor que
gestionó la labor comercial o por el Ingeniero de
Soporte y Proyectos.

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COMPRAS VERSIÓN 12

FECHA 29/03/2023

7. Facturación al cliente:
Gestor de
Factura y remisión del
Se realizará de acuerdo con lo establecido en el Administración y
proveedor
procedimiento C-AF-PR01 Administración y Talento Humano
finanzas.
8. Evaluación y reevaluación de proveedor y
contratista

De manera anual se debe evaluar a los

proveedores y contratistas por medio del formulario
C-CO-PR01-F05 Evaluación y reevaluación C-CO-PR01-F05
proveedores y enviar la calificación obtenida por Gestor Evaluación y
medio de un correo electrónico. Administrativo reevaluación
proveedores
Para el control y recepción de productos el gestor Analista Logístico
administrativo y/o Analista logístico y de Inventario y de inventario C-CO-PR01-F12
deberá hacer uso del formato C-CO-PR01-F12 Identificación de
Identificación de producto y se deberán marcar los producto
productos listos para despacho o aquellos que
hagan parte de un proyecto durante su
permanencia en la bodega.

10. CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN EXTERNO

Se considera información documentada de origen externo las cotizaciones, certificados, facturas
y otros documentos generados por parte de los proveedores y contratistas, esta información es
almacenada en el servidor, en las carpetas del proceso de Compras.

11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

C-CO-PR01-F01 Listado maestro de proveedores.

C-CO-PR01-F03 Criterios de aceptación de proveedores nacionales.
C-CO-PR01-F04 Criterios de aceptación de proveedores internacionales.
C-CO-PR01-F05 Evaluación, reevaluación y seguimiento del desempeño de los proveedores.
C-CO-PR01-F06 Orden de compra.
C-CO-PR01-F06-E Purchase order.
C-CO-PR01-F07 Orden de servicio.
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COMPRAS VERSIÓN 12

FECHA 29/03/2023

C-CO-PR01-F08 Inscripción de Proveedores Nacionales

C-CO-PR01-F09 Remisión
C-CO-PR01-F10 Ficha técnica ambiental
C-CO-PR01-F11 Lista de requisición de materiales
C-CO-PR01-F12 Identificación de producto.
C-CO-PR01-F13 Estado de Pedidos
C-CO-PR01-F14 Formato de Ingreso y descacho
C-CO-PR01-F15 Revisión técnica para garantía
C-CO-PR01-F16 Control de órdenes de compra
C-CO-PR01-F17 Inventario Compras
C-CO-PR01-A01 Requerimientos Específicos en HSEQ para proveedores y contratistas
C-AF-PR01 Administración y finanzas
C-HSEQ-PR10 Auditoría interna.
C-GP-PR01-F06 Plan de compras
C-VE-PR01-F12 Solicitud de Garantía

12. CONTROL DE REGISTROS

La información documentada de este procedimiento es mantenida y conservada por un periodo
de tres (3) años en medio físico y/o magnético por el Gerente Administrativo o Gestor de Compras
según aplique, en el servidor, en la carpeta del proceso, posterior a este tiempo estará disponible
en medio magnético en archivo inactivo de la organización por un tiempo máximo de cinco (5)
años, después de este tiempo podrá destruirse.

13. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción Fecha Elaborado Revisado Aprobado

Se incluye en el ítem 6.
Procedimiento, el despacho de
suministros a clientes. Se
incluye en la solicitud de
ventas la aplicación de
13 26/06/2023 J. Parra D. Reyes . Páez
garantía en caso de que se
presente reclamación,
mediante el formato C-VE-
PR01-F12 Solicitud de
Garantía.

“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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 CÓDIGO C-CO-PR01

COMPRAS VERSIÓN 12

FECHA 29/03/2023

Se incluye en el numeral 6.
Procedimiento la aprobación
por parte del director
administrativo y financiero en
las ordenes de compras que P.
12 29/02/2023 D. Reyes J. Páez
proviene del área de proyectos. Rodríguez
Se incluye las responsabilidad
y custodia de los suministros
para proyectos, clientes y
stock.
Se modifica Tabla 3. Tipo de
proveedor según su riesgo. Se
incluye el formato de
Inscripción de proveedores
nacional. Se modifica el
P.
11 procedimiento. Se modifica 09/02/2023 D. Reyes J.Paez
Rodríguez
Tabla 1. Criterios para la
selección de proveedores
nacionales. Tabla 2. Criterios
para la selección de
proveedores internacionales.
Se ingresa en el forms de la
documentación de
proveedores, la casilla para el
10 08/08/2022 D. Alfonso D. Reyes J. Paez
cague de la información
bimensual de los carros que
prestan el servicio.
Se describe el tipo y grado de
control de los proveedores.
Se adiciona el proceso de
proyectos y ventas de
09 24/4/2022 D. Alfonso D. Reyes J. Paez
suministros y el paso a paso de
lo que se debe seguir. Se
integra en formato C-CO-
PR01-F13 Estado de Pedidos.
Se describe el tipo de criticidad
de los proveedores para
representados y se establecen A. D.
08 30/11/2021 J. Páez
los controles administrativos. Alarcón Alfonso

“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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COMPRAS VERSIÓN 12

FECHA 29/03/2023

Se adiciona la forma de
documentación para proyectos
y suministro.
Integración del formato C-CO-
PR01-F12 Identificación de
producto.
Se agrega nota aclaratoria
para la requisición de D.
07 07/10/2021 A. Alarcón J. Páez
materiales cuando un proyecto Alfonso
incluya un suministro.

“Este documento y la información contenida en él son propiedad de Process Solutions SAS y no pueden ser duplicado sin
aprobación previa”
“Recuerde una vez este documento es impreso es considerado “COPIA NO CONTROLADA”
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