UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON

FACULTAD DE CONTADURIA PUBLICA Y

ADMINISTRACION

Producto Integrador de Aprendizaje

Informe de propuesta de mejora o solución de un área

de oportunidad o problema a resolver

PRACTICAS PROFESIONALES

CONTADOR PÚBLICO

10MO SEMESTRE

DOCENTE: TORRES MANSUR SANDRA MARIBEL

ALUMNO: ALAN EDUARDO FLORES SANCHEZ

1798038
Propuesta de Mejora en el Departamento de Cuentas por Pagar
dentro de GC TRATAMIENTO

Descripción, Delimitación y Justificación del Problema:

Descripción:

Actualmente desempeño mis practicas profesionales en el departamento de

Cuentas por Pagar en la empresa GC TRATAMIENTO, identifico un problema
significativo relacionado con la eficiencia en la gestión de los pagos a
proveedores. Este problema se manifiesta en retrasos en la revisión y
procesamiento de facturas, lo que impacta negativamente en las relaciones con
los proveedores y puede resultar en cargos por pagos tardíos, además de esto es
importante establecer una buena relación con los proveedores de confianza ya
que es muy difícil tener proveedores de confianza, es por esto que siempre debe
existir una buena gestión de pagos y la programación de pago se respete a lo
pactado con el proveedor, además la empresa pierde credibilidad si no le pagas a
un proveedor en fechas pactadas, términos pactados y montos establecidos
previamente debido a que nadie va a querer proveerte productos en un futuro
debido a que no eres un cliente de confianza, además de esto un buen proceso de
pagos a proveedores en cuentas por pagar va más allá de un simple pago a
proveedor, es un departamento importante para el éxito financiero y operativo de
una organización, contribuye a relaciones comerciales sólidas, evita costos
innecesarios, mejora la reputación empresarial y permite un uso más eficiente de
los recursos financieros.

Delimitación:

Este problema específico se identifica en una falta de procesos dentro del sistema
de gestión de facturas y no se realiza de manera eficiente, además se cuenta con
procesos manuales que generan cuellos de botella en la aprobación y pago de las
cuentas, esto solo genera retrasos de pago o un mal manejo dentro del flujo de
efectivo de la compañía, afectando no solo a proveedores sino también a la
compañía en su flujo, es por esto que el alcance de esta propuesta se limita al
proceso interno de manejo de facturas y no aborda cuestiones externas, como la
negociación de términos con proveedores, es por esto que me enfoco mas a los
procesos que sean llevado a cabo de manera correcta internamente.
Justificación:

La perfección e eficacia dentro del departamento de cuentas por pagar es de vital

importancia para mantener relaciones sólidas con proveedores y evitar
penalizaciones o intereses por pagos tardíos, y de esta manera generamos gastos
innecesarios, es por esto que la actual falta de agilidad en el proceso afecta la
reputación de la empresa y podría generar costos adicionales, por este motivo
buscamos la implementación de mejoras en este ámbito no solo optimizará la
productividad interna, sino que también fortalecerá la posición de la empresa en el
mercado.

Fundamentos Teóricos o Metodológicos:

La solución a este detalle propone la implementación de un sistema de gestión de

facturas automatizado., y que el proceso ya no sea tan manual para de esta
manera minimizar los errores previamente mencionados, básicamente esta
propuesta se basa en la teoría de optimización de procesos, que sostiene que la
automatización de tareas repetitivas conduce a una mayor eficiencia y reduce la
probabilidad de errores humanos, algunas de las herramientas que nos podrían
apoyar es la implementación de softwares para minimizar el trabajo manual o
como le decimos coloquialmente “talacha”.

Descripción de la Propuesta:

La propuesta consiste en la adopción de un software de gestión de facturas que

permita la automatización de la entrada de datos, la verificación de aprobaciones y
la programación de pagos. Estos sistemas también podrían integrarse con el
sistema contable existente para garantizar la precisión de los registros financieros,
algunos de los sistemas propuestas por un servidor CP Flores son los siguientes:
ASSIST, Oracle, SAP versión actualizada, etc., y con esto implementación de
algunos de estos softwares requeriría una fase inicial de capacitación para el
personal del departamento, además se propondría también un plan de transición
que minimice la interrupción en las operaciones diarias y asegure una adopción
fluida, es un proceso que cualquier empresa con un buen manejo de sus pagos y
un buen control en esorería debería tener.
Beneficios Esperados:

Eficiencia Mejorada: La automatización reducirá los tiempos de procesamiento,

permitiendo una gestión más rápida y eficiente de las facturas.
Reducción de Errores: La automatización minimizará los errores humanos
asociados con la entrada manual de datos, asegurando la precisión en los
registros contables.
Mejora en las Relaciones con Proveedores: La puntualidad en los pagos
fortalecerá las relaciones con los proveedores, generando confianza y
posiblemente conduciendo a condiciones más favorables en acuerdos futuros, un
sistema que garantiza pagos oportunos fortalece las relaciones con los
proveedores. Esto puede conducir a mejores términos contractuales, descuentos
por pronto pago y una mayor colaboración a largo plazo.
Ahorro de Tiempo y Recursos: La reducción de procesos manuales liberará tiempo
para que el personal del departamento se enfoque en tareas más estratégicas.

Seguridad Financiera: La automatización de pagos reduce el riesgo de fraude y

malversación de fondos al establecer controles internos más sólidos y
autorizaciones adecuadas.
Mejora en la Toma de Decisiones: La disponibilidad de datos precisos y oportunos
sobre pagos y obligaciones financieras permite una toma de decisiones más
informada en términos de gestión de efectivo y planificación financiera.
Adaptabilidad a Cambios en el Negocio: Un sistema bien diseñado es flexible y
puede adaptarse a cambios en los volúmenes de transacciones, políticas internas
o condiciones del mercado sin comprometer la eficiencia.

Cumplimiento de Términos Contractuales: El sistema ayuda a cumplir con los

términos contractuales relacionados con los plazos de pago, lo que es esencial
para mantener relaciones comerciales sólidas y evitar posibles disputas legales.
Transparencia y Auditoría Mejoradas: Un buen sistema de pagos proporciona una
trazabilidad detallada de todas las transacciones, lo que facilita la auditoría interna
y externa. Esto contribuye a la transparencia financiera y al cumplimiento
normativo.

Conclusiones:

La implementación de un sistema de gestión de facturas automatizado representa

una solución clave para mejorar la eficiencia y la precisión en el Departamento de
Cuentas por Pagar. Esta propuesta se fundamenta en teorías de optimización de
procesos y se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa, especialmente
en términos de fortalecimiento de relaciones con proveedores y optimización de
recursos.

Un buen sistema de pagos a proveedores va más allá de la simple automatización

de procesos. Proporciona una serie de beneficios que afectan directamente a la
eficiencia operativa, la relación con proveedores, la seguridad financiera y la
capacidad de la empresa para tomar decisiones informadas.