Curso de Excel Avanzado – Documento guía Semana 1

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CONTENIDO
TABLAS DINÁMICAS .................................................................................. 3
¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel? ....................................... 3
¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel? ................................................. 5
Organizar una tabla dinámica .................................................................. 7
FUNCIÓN CONDICIONAL ANIDADA .......................................................... 10
FUNCIONES CONDICIONALES AVANZADAS ............................................... 13
Función SUMAR.SI ............................................................................... 13
Función SUMAR.SI.CONJUNTO .............................................................. 15
Función CONTAR.SI.CONJUNTO ............................................................ 18
Función PROMEDIO.SI.......................................................................... 19
Función CONCATENAR ............................................................................. 22

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TABLAS DINÁMICAS

En términos simples, se puede decir que

las tablas dinámicas en Excel son una
herramienta que permite resumir,
analizar y agrupar datos para realizar
comparaciones, ver patrones y
tendencias en ellos. Es decir, que las
tablas dinámicas son un reporte flexible
y práctico para procesar datos e información en nuestras hojas de cálculo de
Excel.

Una tabla dinámica en Excel nos permite visualizar la información de forma

compacta, algo muy útil para tomar decisiones. Para ponerlo mucho más en
contexto, las tablas dinámicas en Excel nos brindan una mejor perspectiva de
una base de datos, facilitando su trabajo y operación.

¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel?

Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a trabajar con grandes volúmenes
de información, nos permite filtrar de manera adecuada los datos que
necesitamos, visualizar los campos de la base de datos que estamos utilizando
y cambiar fácilmente las columnas y filas con las que queremos trabajar en la
hoja de cálculo. Nos ayudan especialmente a:

• Consultar de manera sencilla grandes cantidades de datos o información

trabajada.

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• Visualizar los datos por categorías o subcategorías.

• Trabajar con cálculos y fórmulas de Excel personalizadas o más
avanzadas.
• Profundizar en los detalles de las bases de datos o información que
deseamos trabajar.
• Expandir y contraer la información y destacar resultados.
• Filtrar, ordenar y agrupar la información
• Obtener distintos resúmenes de datos: Trasladar filas a columnas y
viceversa.
• Presentar informes más profesionales de manera impresa o de manera
online.

La principal finalidad de las tablas dinámicas es resumir y analizar los datos de

toda la tabla o base de datos que estamos trabajando, de modo que nos
permita trabajar casi que de manera automática en cualquier ámbito (laboral
o personal).

Cuando tenemos tablas dinámicas en Excel de una o varias hojas podemos

realizar análisis más profundos mediante la agrupación o filtrado de cada valor
numérico. Así mismo, apoyados con los gráficos en Excel podemos comparar
grandes cantidades de datos, o mediante las tablas, realizar cruces de datos
para describir data relevante que nos permita ser más eficiente en el trabajo,
los negocios o en los asuntos personales.

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¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel?

Para crear tablas dinámicas en Excel tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Lo primero que debemos hacer, es seleccionar las celdas con los datos que
queremos crear en nuestra tabla dinámica en Excel.

Nota: Al seleccionar las celdas debes verificar que no se tengan filas o

columnas vacías y debe haber un solo encabezado de una sola fila. Además
que hayan datos duplicados que permitan su agrupación

Una vez que hayamos seleccionado toda la información de nuestra tabla nos
quedará de la siguiente manera.

2. Ahora para crear tablas dinámicas en Excel debemos dirigirnos a la opción

Insertar – Tabla dinámica.

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Al hacer clic en Tabla dinámica nos aparecerá la siguiente ventana

emergente:

En esta ventana se nos muestra unas opciones para crear tabla dinámica y
vemos el rango que ha seleccionado. En la siguiente parte, nos permitirá elegir
donde deseamos colocar el informe de la tabla dinámica, que para el caso le
vamos a decir que nos cree una nueva hoja.

Al darle clic en Aceptar veremos que se nos crea una nueva hoja con el
espacio creado para una tabla dinámica y al lado derecho un panel que nos
ayudará a ordenar la información de nuestra tabla dinámica.

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Organizar una tabla dinámica

Como lo mencionó anteriormente, en la parte derecha de nuestra hoja de
cálculo se nos ha creado un panel de campos de tablas dinámicas y en el
recuadro superior se han agregado todos los títulos de la columna de nuestra
tabla o base de datos. Seleccionando cualquiera podremos arrastrarlo a una
de las cajas ubicadas en la parte de abajo.

• Filtros: permite que podamos filtrar la tabla entera seleccionando uno o

varios elementos.
• Columnas: nos permite organizar la información por columnas.
Podemos utilizar uno o varios elementos.
• Filas: nos permite organizar la información por filas. Podemos utilizar
uno o varios elementos.
• Valores: nos permite visualizar valores como suma, máximo, media,
contar valores.

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En la siguiente imagen te mostraremos donde vamos a ubicar los respectivos

campos:

Esto indica que en las filas veremos los nombres de empleados, en las
columnas los meses y en valores la Suma total de ventas realizadas. Por último,
se puede crear un filtro por Área consiguiendo la siguiente tabla dinámica:

Si nos preguntaran por ejemplo cuales fueron las ventas totales de Pedro en
el mes de enero, observamos claramente que fueron por 210000, y en general
en todos los meses de 510000.

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Podemos aplicar un formato numérico a los valores con el fin de que sean más
comprensibles, para esto damos clic en la lista desplegable de Suma de Venta
total y luego en “Configuración de campo de valor”

Allí podríamos cambiar el tipo de cálculo que por defecto es suma (por
recuento, promedio, máximo, mínimo…) y en formato de número seleccionar
el deseado:

Para el caso vamos a seleccionar el formato numérico moneda, sin decimales

y signo $

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Así quedaría el resultado final:

FUNCIÓN CONDICIONAL ANIDADA

La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que esta
función hace es probar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición
es verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa
entonces se hace otra cosa diferente.

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro

de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones
SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de
posibles resultados a probar.

Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de

letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual
a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será
10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada:

=SI(celda = "A" ; 5 ; SI(celda = "B", 10))

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El resultado será el siguiente:

Otro ejemplo con varias anidaciones.

Supongamos que deseamos mostrar un mensaje dependiendo de la nota

definitiva de un estudiante, según los siguientes criterios:
Si la definitiva es igual a 5, mostrar el mensaje “Excelente”
Si la definitiva es mayor o igual a 4, mostrar el mensaje “Bueno”
Si la definitiva es mayor o igual a 3, mostrar el mensaje “Aceptable”
Si la definitiva es mayor o igual a 2, mostrar el mensaje “Insuficiente”
En otro caso (menor a 2) mostrar el mensaje “Deficiente”

Tenemos la siguiente información digitada en Excel:

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Nos ubicamos en la celda C2 para hacer la primera parte de la función (Si la

definitiva que está en la celda B2 es igual a 5, mostrar el mensaje “Excelente”)
=SI (B2=5 ; “Excelente” ;

Antes de finalizar la función hacemos la siguiente pregunta mediante la función

condicional (Si B2 es mayor o igual a 4 mostrar “Sobresaliente”)
=SI (B2=5 ; “Excelente” ; SI (B2>=4 ; “Sobresaliente” ;

Continuamos con la siguiente, si la celda B2 es mayor o igual a 3 mostrar

“Aceptable”.
=SI (B2=5 ; “Excelente” ; SI (B2>=4 ; “Sobresaliente” ; SI (B2>=3 ; “Aceptable” ;

Luego la siguiente condición, si la definitiva en B2 es mayor o igual a 2 mostrar

“Deficiente”.
=SI (B2=5 ; “Excelente” ; SI (B2>=4 ; “Sobresaliente” ; SI (B2>=3 ; “Aceptable” ;
SI (B2>=2 ; “Deficiente” ;

Para terminar la última condición. En este caso no habría necesidad de

preguntar de nuevo porque se asume que no se cumplió ninguna de las
anteriores, por lo tanto, el valor falso sería “Insuficiente”
=SI (B2=5 ; “Excelente” ; SI (B2>=4 ; “Sobresaliente” ; SI (B2>=3 ; “Aceptable” ; SI
(B2>=2 ; “Deficiente” ; “Insuficiente”

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Debemos tener en cuenta que antes de dar ENTER debe haber al final tantos
paréntesis de apertura como se cerrado. En este caso al principio se abrieron
4 paréntesis, por lo tanto, al final también deben cerrarse 4 paréntesis (ver el
ejemplo se apertura y cerrado según el color):
=SI (B2=5 ; “Excelente” ; SI (B2>=4 ; “Sobresaliente” ; SI (B2>=3 ; “Aceptable” ; SI
(B2>=2 ; “Deficiente” ; “Insuficiente” ))))

FUNCIONES CONDICIONALES AVANZADAS

Función SUMAR.SI
Permite sumar un rango de celdas que cumpla con una condición dada. Para
esto debemos tener en cuenta los parámetros de la función:

=SUMAR.SI (rango_celdas ; ”Condición” ; rango_suma)

Rango_Celdas: Se selecciona el rango de celdas que contiene los valores de

la condición.
Condición: Es el criterio que deben cumplir las celdas para poder sumar los
números. (usando los símbolos de relación > , < , >= , <= , <>).
Rango_suma: Es el rango de celdas que contienen los datos numéricos a
sumar.

Ejemplo: En el siguiente formato, queremos sumar las celdas

correspondientes a las ventas de cada empleado:

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Para calcular el total de ventas de Juan en los 3 meses, debemos usar la

función SUMAR.SI de la siguiente forma:

Para los demás empleados es exactamente igual, solo que cambia la condición
(“Pedro”, “Ana” ó “María”).

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Función SUMAR.SI.CONJUNTO
Permite sumar un rango de celdas que cumpla con varias condiciones dadas.
Para esto debemos tener en cuenta los parámetros de la función:

=SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma ; rango_criterio1 ; ”Condición1” ; rango_criterio2 ; ”Condición2”)

Rango_suma: Es el rango de celdas que contienen los datos numéricos a sumar.

Condicion1: Es el primer criterio que deben cumplir las celdas para poder sumar
los números.
Rango_Criterio1: Se selecciona el rango de celdas que contiene los valores de la
condición 1.
Condicion1: Es el segundo criterio que deben cumplir las celdas para poder sumar
los números.
Rango_Criterio1: Se selecciona el rango de celdas que contiene los valores de la
condición 2.

Realicemos el ejercicio con la siguiente información:

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Función CONTAR.SI.CONJUNTO
Permite contar rangos de celdas que cumplan con varias condiciones dadas.

=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1 ; ”Condición1” ; rango_criterio2 ; ”Condición2”)

Ejemplo: De la siguiente tabla contar el total de hombres pertenecientes al

estrato 1.

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Función PROMEDIO.SI
La función PROMEDIO.SI en Excel nos permite obtener el promedio o media
aritmética de un grupo de celdas que cumplan con un criterio. Dicho criterio
es el que determina si una celda es tomada en cuenta o no dentro del
cálculo. La función PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:

=PROMEDIO.SI ( Rango ; Criterio ; Rango_promedio)

• Rango (obligatorio): Celdas que serán evaluadas.

• Criterio (obligatorio): Condición que deben cumplir las celdas que
serán tomadas en cuenta en el cálculo del promedio.
• Rango_promedio (opcional): Celdas que contienen los valores a incluir
en el cálculo de promedio. En caso de omitirse se utilizan las celdas de
Rango.
Si ninguna celda cumple con la condición establecida entonces la función
PROMEDIO.SI devolverá el error #¡DIV/0!.

Ejemplo de la función PROMEDIO.SI

Tengo una lista de sucursales de una empresa que han reportado sus ingresos
de los últimos 3 meses:

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Necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas sucursales que hayan

tenido un ingreso mayor a 60,000. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:

=PROMEDIO.SI(C2:C13 ; ">60000")

El resultado de la función PROMEDIO.SI lo puedes ver desplegado en la celda

F2:

El argumento Rango_promedio

Si por el contrario ahora necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas

sucursales que hayan tenido un egreso menor a 40,000 podré hacerlo
utilizando la función PROMEDIO.SI de la siguiente manera:

=PROMEDIO.SI(D2:D13 ; "<40000" ; C2:C13)

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En este caso necesitamos utilizar el argumento Rango_promedio de la función

PROMEDIO.SI de manera que la condición sea aplicada sobre las celdas de la

columna D pero el promedio se calcule utilizando las celdas de la columna C.

Observa el resultado:

Solamente 3 celdas cumplen esta condición (C5, C9, C10) y son consideradas
en este cálculo del promedio por la función PROMEDIO.SI en Excel.

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Función CONCATENAR
La función CONCATENAR en Excel nos permite unir dos o más cadenas de texto
en una misma celda lo cual es muy útil cuando nos encontramos manipulando
bases de datos y necesitamos hacer una concatenación.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN CONCATENAR

La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada

argumento será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de
argumentos que podemos especificar en la función es de 255 y el único
obligatorio es el primer argumento.

=CONCATENAR(Celda1 ; Celda2 ; Celda3…)

La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información

está distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una
sola. Por ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3
columnas diferentes:

Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D

podemos seguir los siguientes pasos.

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En la celda D2 se comienza a escribir la función CONCATENAR especificando el

primer argumento:

=CONCATENAR(A2;

Como segundo argumento debo especificar un espacio vacío (encerrado

entre comillas) de manera que el Nombre y el Apellido paternos permanezcan
separados en la nueva cadena de texto:

=CONCATENAR(A2 ; " " ;

Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido

paterno con su respectivo espacio:

=CONCATENAR(A2; " " ; B2; " " ;

Y como último paso en el quinto argumento irá el Apellido materno:

=CONCATENAR(A2 ; " " ; B2 ; " " ; C2)

La función CONCATENAR nos da el resultado esperado en la celda D2:

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Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la
concatenación de los demás nombres.

Otra forma para concatenar sería usando el símbolo & de la siguiente forma:

=A6&” ”&B6&” ”&C6

Donde el símbolo & permite concatenar el contenido de las celdas y el espacio

entre las comillas hace que queden separados los nombres de los apellidos.

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