Manual Proveedor de Prevencion

MANUAL PROVEEDOR DE PREVENCIÓN
ACC-A-047 V5 11/2022
CONTENIDO
1. DIMENSIONES DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL ENTRE COLMENA SEGUROS Y SUS

PROVEEDORES DE PREVENCIÓN. .......................................................................................................... - 5 -
2. POLÍTICAS GENERALES EN MATERIA DE CONTRATACIÓN................................................ - 6 -

2.1 CONDICIONES PARA SER PROVEEDOR DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN: ....................................... - 6 -
2.2 OBLIGACIONES Y DEBERES DEL PROVEEDOR DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN: ............................. - 7 -
2.3 PROHIBICIONES GENERALES:............................................................................................................... - 9 -
2.4 DERECHOS: ........................................................................................................................................... - 9 -
2.5 SANCIONES: .......................................................................................................................................... - 9 -
2.6 ESCALAS DE SANCIONES................................................................................................................... - 10 -
3. POLÍTICA DE CALIDAD Y SERVICIO DE COLMENA SEGUROS.......................................... - 10 -
3.1 NUESTROS ATRIBUTOS DE SERVICIO.............................................................................................. - 10 -
3.2 ATRIBUTOS ......................................................................................................................................... - 11 -
4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SERVICIOS DE PREVENCIÓN QUE SE CONTRATAN EN
COLMENA SEGUROS. ................................................................................................................................ - 11 -
5. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS QUE APLICAN EN LA PRESTACIÓN DE

SERVICIOS DE PREVENCIÓN................................................................................................................... - 12 -
6. CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN RELACIONADOS

CON ACTIVIDADES DE DOSIMETRÍAS (EXPOSICIÓN RADIACIÓN IONIZANTE EMPRESAS
SECTOR SALUD) Y MEDICIONES DE HIGIENE OCUPACIONAL PARA LAS ACTIVIDADES
DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN QUE SE CONTRATEN RELACIONADAS CON
ACTIVIDADES DE DOSIMETRÍAS SE DEFINE UN PAGO PARCIAL INICIAL Y EL PAGO
TOTAL DE ACUERDO A LO ESPECIFICADO A CONTINUACIÓN:.......................................... - 14 -
7. RESPONSABILIDADES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

DE PREVENCIÓN ......................................................................................................................................... - 14 -
8. PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS REQUERIDOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN. .............................................................................................................. - 15 -
9. CONDICIONES PARA LA ENTREGA DE PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS

REQUERIDOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN. .. - 16 -
9.1 FORMULARIO “INFORME DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN –
PROVEEDORES” FORMULARIO PSP-F-007 .................................................................................................... - 16 -
9.2 FORMATOS DE REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES - FORMULARIO PSP-F-006,
REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIONES FORMAR - FORMULARIO PSP-F-037 V1.2................... - 18 -
9.3 FORMATO DE EVALUACIÓN DE LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN - FORMATO PSP-F-010 ....... - 19 -
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9.4 FORMULARIO REGISTRO ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO (SG-SST) – FORMATO PSP-F-012 ............................................................................................... - 20 -
9.5 PLANTILLA DE INFORME TÉCNICO TIPO A - PSP-F-056 ............................................................. - 20 -

9.6 PLANTILLA DE INFORME TÉCNICO TIPO B – PSP-F-057 ............................................................. - 21 -
9.7 INDICACIONES PARA EL USO DE LAS PLANTILLAS CORPORATIVAS ............................................. - 23 -
10. CONDICIONES PARA LA ENTREGA DE INFORMES TÉCNICOS Y SOPORTES DE
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN: .......................................................................... - 26 -
11. CONDICIONES DE MANEJO DE LA MARCA Y LA IMAGEN ................................................ - 27 -
12. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO ............................................................................................. - 27 -
13. PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL PORTAL DE PROVEEDORES ............................... - 28 -
14. PRESENTACIÓN, RADICACIÓN, PAGO Y CAUSALES DE DEVOLUCIÓN DE FACTURAS

Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE....................................................................................................... - 30 -
14.1 REQUISITOS LEGALES DE LA FACTURA ............................................................................................ - 30 -
14.2 REQUISITOS LEGALES DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE. ............................................................. - 31 -
14.3 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE FACTURAS Y/O DOCUMENTOS EQUIVALENTES ..................... - 31 -
14.4 CAUSALES DE DEVOLUCIÓN DE LAS FACTURAS Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE.................. - 34 -
14.5 PAGO DE CUENTAS POR PAGAR..................................................................................................... - 35 -
15. RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE................................................................................ - 35 -
16. EXCLUSIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS PARA ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN . - 37 -
17. ANEXOS ................................................................................................................................................... - 38 -

17.1 ANEXO 2 PSP-F-007 (FORMATO DE INFORME DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y
PROMOCIÓN) ................................................................................................................................................... - 38 -
17.2 ANEXO 3 FORMATOS DE REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES ............................... - 39 -
PSP-F-006 (FORMATO REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓN) ..................................................... - 39 -
PSP-F-037 (REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN FORMAR)......................................................... - 40 -
17.3 ANEXO 4 PSP-F-010 (FORMATO PARA EVALUACIÓN DE LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN) .... - 41 -
17.4 ANEXO 5 PSP-F-012 (FORMATO REGISTRO ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST)) ........................................................................................ - 42 -
17.5 ANEXO 6 (PLANTILLA DE INFORME TÉCNICO – TIPO A) PSP-F-056 VERSIÓN 1 ACTUALIZAR
PANTALLAZO .................................................................................................................................................... - 43 -
17.6 ANEXO 7 (PLANTILLA DE INFORME TÉCNICO – TIPO B) 1.1.1– PSP-F-057 VERSIÓN 1
ACTUALIZAR PANTALLAZO ............................................................................................................................. - 43 -
17.7 ANEXO 8 (FORMATO DE LA PLANTILLA A SER UTILIZADA EN LAS PRESENTACIONES QUE SE
REQUIERAN DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN ) .................................... - 45 -
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17.8 ANEXO 9 (DETERMINACIÓN DE LA CALIDAD DE RESPONSABLES O NO DEL IMPUESTO A LAS
VENTAS - IVA) .................................................................................................................................................. - 46 -
17.9 ANEXO 10 MANUAL DEL PORTAL DE PROVEEDORES .................................................................. - 47 -
17.9.1 PANTALLA DE INGRESO AL PORTAL DE PROVEEDORES ............................................................... - 49 -
17.9.2 CARTELERA ....................................................................................................................................... - 50 -

17.9.3 OPCIONES PORTAL .......................................................................................................................... - 51 -
17.9.4 MÓDULO DE ÓRDENES DE SERVICIO NUEVAS .............................................................................. - 52 -
17.9.5 ACEPTAR O RECHAZAR ÓRDENES DE SERVICIO ........................................................................... - 53 -
17.9.6 MÓDULO DE ÓRDENES DE SERVICIO ACEPTADAS ....................................................................... - 54 -
17.9.7 CREAR SESIONES DE TRABAJO ........................................................................................................ - 55 -
17.9.8 REVISAR SESIONES DE TRABAJO DEVUELTAS ................................................................................. - 61 -
17.9.9 MENÚ DE ÓRDENES DE SERVICIO AUTORIZADAS ........................................................................ - 64 -
17.9.10 MENÚ DE ÓRDENES DE SERVICIO MODIFICADAS ....................................................................... - 69 -
17.9.11 MENÚ DE ÓRDENES DE SERVICIO SUSPENDIDAS O ANULADAS ............................................... - 70 -
17.9.12 MENÚ DE ÓRDENES DE SERVICIO RECHAZADAS ........................................................................ - 70 -
17.9.13 MENÚ SOPORTES............................................................................................................................ - 71 -
17.9.14 RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................................ - 73 -
17.10 ANEXO 12 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................................................. - 73 -
17.11 ANEXO 13 POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL .................................................................................... - 73 -
17.12 ANEXO 14 POLÍTICA DE NO ALCOHOL, NO TABACO Y NO DROGAS ...................................... - 75 -
17.13 ANEXO 15 CRITERIOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA PROVEEDORES DE SERVICIOS
DE PREVENCIÓN PERSONA NATURAL Y JURÍDICA. ....................................................................................... - 75 -
17.13.1 OBJETIVO ........................................................................................................................................ - 75 -
17.13.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ - 75 -
17.13.3 DEFINICIONES ................................................................................................................................ - 76 -
17.13.4 POLÍTICAS ....................................................................................................................................... - 78 -
17.13.5 RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR EN SST ........................................................... - 79 -
17.13.6 RESPONSABILIDADES POR COLMENA SEGUROS ........................................................................ - 80 -
17.13.7 CATEGORIZACIÓN DE LOS PROVEEDORES................................................................................. - 80 -
17.13.8 REQUISITOS ANTES DE LA CONTRATACIÓN EN SST PARA PERSONA NATURAL: VER FORMATO
- 81 -
17.13.9 REQUISITOS ANTES DE LA CONTRATACIÓN EN SST PARA PROVEEDOR PERSONA JURÍDICA:
VER FORMATO .................................................................................................................................................. - 84 -
17.13.10 MATRIZ DE REQUISITOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PROVEEDOR PERSONA
NATURAL: - 87 -
17.13.11 MATRIZ DE REQUISITOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PROVEEDOR PERSONA
JURÍDICA, VER FORMATO ................................................................................................................................. - 88 -
MATRIZ DE REQUISITOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PROVEEDOR
PERSONA JURÍDICA.................................................................................................................................... - 88 -
REQUISITOS ................................................................................................................................................... - 88 -
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TIPO DE SERVICIO PRESTADO ............................................................................................................... - 88 -
RED DE PREVENCIÓN................................................................................................................................ - 88 -
RED ASISTENCIAL........................................................................................................................................ - 88 -
INFORME SEMESTRAL DE LA EVOLUCIÓN DE LOS INDICADORES DE ACCIDENTALIDAD

DE LOS TRABAJADORES DEL OBJETO DEL CONTRATO ............................................................ - 88 -
PLAN DE TRABAJO DE SST DEFINIDO POR EL CONTRATISTA ................................................ - 88 -
REGISTROS DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA LAS

LABORES CONTRATADAS (CUANDO SEAN NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE LA
ACTIVIDAD CONTRATADA) .................................................................................................................. - 88 -
17.13.12 CANALES DE COMUNICACIÓN .................................................................................................. - 89 -
17.13.13 AUDITORIAS ................................................................................................................................. - 89 -
17.13.14 MATRIZ DE REQUISITOS EN SST ANTES DE LA CONTRATACIÓN PROVEEDOR PERSONA
NATURAL - 90 -
17.13.15 MATRIZ DE REQUISITOS EN SST ANTES DE LA CONTRATACIÓN PROVEEDOR PERSONA
JURÍDICA - 91 -
17.13.16 MATRIZ DE REQUISITOS EN SST DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PROVEEDOR
PERSONA NATURAL - 92 -
17.13.17 MATRIZ DE REQUISITOS EN SST DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PROVEEDOR
PERSONA JURÍDICA ........................................................................................................................................... - 93 -
17.14 ANEXO ACC-A-065 OBLIGACIONES Y SANCIONES PROVEEDORES DE PREVENCIÓN ........ - 101 -
17.15 ANEXO 11 (DIRECTORIO OFICINAS COLMENA SEGUROS) ...................................................... - 108 -
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1. DIMENSIONES DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL ENTRE COLMENA SEGUROS
Y SUS PROVEEDORES DE PREVENCIÓN.
Colmena Seguros es una empresa de la Fundación Grupo Social, Organización con más de 100
años de experiencia cuyo propósito es el de “Contribuir a superar las causas estructurales de la pobreza,
para construir una sociedad justa, solidaria, productiva y en paz”.
Guiada por este objetivo, Colmena Seguros se configura como una entidad líder en la
administración de los riesgos laborales, lo cual se evidencia en cada uno de sus procesos, cuyo
oportuno y efectivo desarrollo le ha permitido a esta Compañía obtener la certificación ISO 9001,
versión 2000, otorgada por la firma Bureau Veritas.
El Sistema de Calidad implementado por la Compañía le permite cada día medir su gestión y mejorar
permanentemente la dinámica propia de su actuar como Administradora de Riesgos Laborales.
Bajo esta premisa, nuestra misión consiste en ofrecer una gestión integral de excelente servicio en
el manejo de los riesgos laborales, a través de un alto relacionamiento, profesionalismo de nuestra
gente y calidad organizacional, generando valor sostenible para nuestros afiliados, accionistas y la
comunidad, fundamentado en los valores y principios propios de la Fundación Grupo Social.
Así mismo, contamos con una visión que nos proyecta como la administradora de riegos laborales
líder en la promoción de la calidad de vida y productividad laboral de los trabajadores colombianos
y así contribuir, como entidad perteneciente a la Fundación Grupo Social, a superar las causas
estructurales de la pobreza para construir una sociedad justa, solidaria, productiva y en paz.
En este sentido, Colmena Seguros tiene como una de sus prioridades la adecuada y oportuna
asesoría técnica en Seguridad y Salud en el Trabajo, de tal manera que se logre el objetivo de
construir de manera conjunta con los empleadores la cultura de la prevención y contribuir a la
disminución de los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales, así como, a la competitividad
de nuestras empresas afiliadas.
Para Colmena Seguros es primordial la labor encomendada a los proveedores de prevención con
quienes contrata la prestación de servicios de prevención, esperando de ellos el cumplimiento de
los estándares de calidad y oportunidad en el servicio definidos en el presente manual, los cuales
serán evaluados periódicamente por esta compañía para efectos de definir su continuidad en la
prestación del servicio.
El presente manual tiene como propósito fundamental, brindar la información y las herramientas
necesarias al proveedor de servicios de prevención para que realice una gestión efectiva en el marco
de la gestión y prevención de los riesgos laborales.
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2. POLÍTICAS GENERALES EN MATERIA DE CONTRATACIÓN.
Colmena Seguros cuenta con un modelo de contratación de servicios de prevención que integra
personal técnico propio del más alto nivel profesional y una red externa compuesta de proveedores
especializados en las distintas disciplinas que conforman la seguridad y salud en el trabajo, los cuales
apoyan de manera relevante el desarrollo y ejecución de la actividad técnica en las empresas afiliadas.
En desarrollo de lo anterior, se entiende por proveedor en prevención aquella persona natural o

jurídica con la cual la compañía establece un vínculo contractual a través del cual se materializa la
prestación del servicio de prevención de riesgos laborales, a favor de las empresas afiliadas.
La actuación de Colmena Seguros y de sus proveedores estará enmarcada bajo los parámetros
legales que regulan la materia y con fundamento en las políticas de calidad y servicio de la Compañía,
así como los estándares técnicos administrativos definidos por la organización.
2.1 Condiciones para ser proveedor de servicios de prevención:
Para ser proveedor de servicios de prevención de Colmena Seguros, se deben reunir las
siguientes condiciones:
a) Tener licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo para las actividades contratadas del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
b) Reunir los requisitos de experiencia e idoneidad profesional y moral, así como la capacidad
técnica y administrativa que le permita, no solamente la acreditación inicial como
proveedor, sino también su mantenimiento durante la relación contractual que lo vincula a
Colmena Seguros.
c) Cumplir con los requisitos de acreditación de proveedores de acuerdo con las políticas de
selección, acreditación e ingreso de proveedores establecidas por Colmena Seguros.
d) Cumplir con los requisitos legales y tributarios establecidos para el ejercicio de sus
actividades como proveedor.
e) Cumplir con los parámetros de evaluación periódicos establecidos por la Compañía.
f) Cumplir con los acuerdos de mejoramiento establecidos por la Compañía.
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2.2 Obligaciones y deberes del proveedor de servicios de
prevención:
Adicional a las obligaciones que individualmente se establezcan en los respectivos contratos u

órdenes de servicios, los proveedores de Colmena Seguros se obligan a:
a) Mantener el buen nombre e imagen de Colmena Seguros.

b) Tener una presentación personal acorde a la actividad a realizar y el lugar donde esta se
va a llevar a cabo. Vestido y presentación formal si la actividad es en oficinas o auditorios
y vestimenta (Vestuario) para actividades de campo, cuando sean actividades de
formación o visita a áreas productivas (que estas cumplan con los requisitos de seguridad
industrial, según la exposición a riesgos y acorde a las normas de seguridad de la empresa
cliente), para lo cual el proveedor debe garantizar el porte adecuado de los elementos
de protección personal que se requieran según la actividad a realizar y el distintivo
entregado por Colmena Seguros.
c) Asegurar las medidas necesarias tendientes a evitar que Colmena Seguros sea utilizada
para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la
canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.
d) Obrar con la mayor lealtad frente a las relaciones comerciales establecidas con
Colmena Seguros.
e) Informar a Colmena Seguros sobre situaciones que puedan colocar en tela de juicio
su buen nombre e imagen.
f) Cumplir con las normas de prevención y seguridad definidas en el presente manual.
g) Identificarse siempre ante el cliente como proveedor de servicios de Colmena
Seguros, portando los distintivos suministrados por la Compañía que lo identifica como
tal carné y Chaleco.
h) Hacer uso adecuado de los elementos que contienen la imagen corporativa de Colmena
Seguros en desarrollo de sus actividades como proveedor, de acuerdo con lo
establecido en el presente manual.
i) Ejecutar las actividades a desarrollar en la prestación de servicios de prevención acorde
con los procedimientos y lineamientos técnicos establecidos en los productos y servicios
de Colmena Seguros.
j) Garantizar que los equipos y elementos utilizados para la prestación del servicio cumplan
con las especificaciones técnicas propias de cada uno de ellos, de acuerdo con la
normatividad que rige la materia.
k) Hay que asegurar que la prestación de los servicios de prevención sea con la calidad
técnica requerida por el cliente, fundamentados en las normas legales, técnicas y
administrativas establecidas por la compañía.
l) Ser oportunos con el desarrollo de las actividades asignadas, cumpliendo con los horarios
y fechas acordados y programadas con la empresa cliente para la prestación de los
servicios de prevención.
m) Realizar las actividades asignadas previo envío y aceptación de la orden de servicio
respectiva mediante el portal de proveedores. La toma de cualquier tipo de decisión con
la empresa cliente por fuera de las especificaciones determinadas, no serán viables y por
lo tanto las actividades asignadas deberán acogerse a las órdenes de servicio remitidas
por parte de Colmena Seguros.
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n) Limitar su actividad a la orden de servicio específica, sin generar compromisos ante la
empresa cliente para la futura asignación de actividades adicionales o diferentes a las
estipuladas en la orden de servicio entregada por Colmena Seguros.
o) Presentar oportunamente los reportes e informes parciales y finales correspondientes a
los servicios de prevención prestados, cumpliendo las condiciones técnicas y
administrativas establecidas en el presente manual, así como las especificaciones que de
manera particular se definan en cada orden de servicio por parte del Director Integral
de Servicios (DIS) y/o el Asesor de Prevención (APP) Líder de Cuenta. Los informes
técnicos deben ser remitidos a Colmena Seguros a través del Portal de Proveedores
y los mismos serán validados técnicamente por el Director Integral de Servicio DIS y/o
el Asesor de Prevención (APP) Líder de Cuenta previa entrega formal al cliente por parte
de Colmena Seguros.
p) Radicar en el portal de proveedores los soportes e informes de la ejecución del servicio
contratado, descritos de forma detallada en el Capítulo 5 (Normas y
Procedimientos Técnicos Que Aplican En La Prestación De Servicios De
Prevención) de este Manual.
q) Utilizar única y exclusivamente los formularios y plantillas definidos por Colmena
Seguros como evidencia de la gestión realizada con las empresas afiliadas. Los cuales
puede descargar a través del Portal de Proveedores que se encuentra en nuestro sitio
web: www.colmenaseguros.com
r) Comunicar a Colmena Seguros si en el desarrollo de la actividad la ejecución de las
unidades es menor a las solicitadas y se da como finalizada la actividad; la novedad
correspondiente se deberá notificar por medio de un correo al director con copia al
correo contratacionredprevencion@fundaciongruposocial.co para poder efectuar el
debido ajuste en la plataforma.
s) El Proveedor Jurídico debe prestar los servicios de prevención contratados únicamente
a través de los profesionales que haya registrado en la Colmena Seguros en el
momento de la acreditación o en las actualizaciones posteriores para la prestación del
servicio. Por lo tanto, los proveedores personas jurídicas deben mantener actualizada la
base de datos de los profesionales adscritos, los cuales, deben cumplir con las
condiciones legales de idoneidad requeridas de manera permanente.
t) Notificar por escrito a Colmena Seguros a la Jefatura de Gestión Técnica en
Contratación de cualquier modificación en la estructura técnica o administrativa del
proveedor de prevención, así como los datos de su ubicación.
u) Actualizar oportunamente la documentación requerida para la prestación del servicio
durante toda la relación contractual entre el proveedor de prevención y Colmena
Seguros.
v) Garantizar la confidencialidad de la información que conozca y maneje para el desarrollo
de las actividades contratadas.
w) Las demás que se deriven del presente manual y del acuerdo marco de prestación de
servicios del Sistema General de Riesgos Laborales respectivo.
Así mismo, el proveedor asume la responsabilidad legal, profesional y técnicamente por la totalidad
de las actuaciones que realice con ocasión de la prestación de sus servicios.
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2.3 Prohibiciones generales:
Adicional a las prohibiciones que individualmente se establezcan en los respectivos

contratos u órdenes de servicios, a los proveedores de Colmena Seguros les está prohibido:
a) Utilizar la imagen corporativa sin previa autorización de la compañía o en detrimento

de las instrucciones sobre su utilización.
b) Utilizar los distintivos suministrados para actividades diferentes a las contratadas.
c) Divulgar a los clientes o terceras personas las dificultades que pudiesen presentarse en
la prestación del servicio o en el desarrollo de la actividad.
d) Presentar soportes de ejecución de actividades (descritos de forma detallada en el
Capítulo 5 (Normas y Procedimientos Técnicos Que Aplican En La
Prestación De Servicios De Prevención de este Manual) ya autorizados para la
solicitud de autorización de la ejecución de una nueva actividad.
2.4 Derechos:
a) Ser informado oportunamente sobre los aspectos de interés que a juicio de la Compañía
sean pertinentes para el desarrollo de las actividades contratadas.
b) Participar activamente en el proceso de mejoramiento continuo de los procesos de la
Compañía para lo cual podrá realizar sus sugerencias a través de los canales oficiales de
comunicación de Colmena Seguros.
c) Exigir el pago oportuno de los servicios prestados previo el cumplimiento de los requisitos
exigidos en el presente manual.
d) Recibir retroalimentación sobre la calidad técnica y la oportunidad de los servicios por él
prestados.
2.5 Sanciones:
El incumplimiento y/o falta de las obligaciones contractuales y las establecidas en el presente manual
a cargo del proveedor de prevención, dará derecho para que Colmena Seguros de acuerdo con
el impacto del incumplimiento y la afectación a la empresa cliente, revise y tome la decisión de
aplicar cualquiera de las siguientes acciones:
a) Solicitud formal de explicaciones.

b) Citación para definir plan de acción que permita aplicar corrección a los incumplimientos,
incidentes y/o inconvenientes presentados en la prestación de servicio requerido.
c) Reasignación de las actividades a otro proveedor, con las implicaciones que eso conlleva al
no pago del servicio incumplido y/o suspensión en la asignación de nuevas actividades.
d) Aplicación de la sanción correspondiente a la falta y/o incumplimiento presentado por parte
del proveedor de Prevención de las obligaciones y deberes establecidos de manera
contractual y en presente manual, la aplicación de la sanción se hará de acuerdo con la
escala de sanciones definidas. Ver Anexo No. 17.14 ACC-A-065 Obligaciones y
Sanciones Proveedores de Prevención.
e) Suspensión temporal de la prestación de servicios.
f) Terminación unilateral de contrato.
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2.6 Escalas de sanciones
Cuando se dé el incumplimiento de alguna de las obligaciones establecidas contractualmente y en

el presente Manual por parte del proveedor de prevención, dará derecho para que Colmena
Seguros realice la aplicación de la sanción definida de acuerdo con el incumplimiento (Ver Anexo
No. 17.14 ACC-A-065 Obligaciones y Sanciones Proveedores de Prevención).
SANCIÓN
CLASIFICACIÓN FALTAS y/o (Aplicada posterior a la revisión y estudio de la
INCUMPLIMIENTO respuesta dada por el Proveedor de Prevención a la
falta y/o incumplimiento presentado)
Terminación unilateral del contrato de prestación de
Grave
servicios.
Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
cumplimiento de los requisitos establecidos
contractualmente y en el Manual del Proveedor.
Moderada
Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se programará reunión por parte
del Profesional Técnico y se generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar la continuidad del Proveedor
en la red de Prevención.
Leve
Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se programará reunión por parte
del Profesional Técnico y se generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar la continuidad del Proveedor
en la red de Prevención.
3. POLÍTICA DE CALIDAD Y SERVICIO DE COLMENA SEGUROS
3.1 Nuestros Atributos de Servicio
Para Colmena Seguros, el Servicio se constituye como el eje fundamental de su quehacer,

encontrando su razón de ser en la preocupación genuina por las necesidades del otro y la búsqueda
por su satisfacción.
Es por ello, que se crean los Atributos de Servicio, los cuales sirven de lineamientos para que tanto
colaboradores como proveedores de prevención los apliquen en su diario actuar para lograr que
nuestro Servicio marque la diferencia, proyectando la idea de Colmena Seguros y garantizando
una excelente prestación de este.
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3.2 Atributos
• Somos Solidarios: Conocemos profundamente la necesidad del otro, para encontrar en

la satisfacción de ésta, nuestra razón de ser.
• Asesoramos y acompañamos a nuestros clientes: Contamos con un conocimiento
profundo y actualizado que nos exige una permanente innovación para brindar productos
y servicios que cumplan con sus necesidades, y estamos presentes en todos los momentos,
para promover y generar bienestar.
• Cumplimos lo que prometemos: Honramos nuestras promesas, actuamos con
oportunidad y conocimiento en nuestro quehacer, desarrollando una relación que genera
credibilidad en los demás.
• Hacemos las cosas fáciles: Generamos interacciones sencillas, entendibles y prácticas
de cara a los demás, a través de los diferentes canales de contacto.
• Actuamos con claridad: En nuestro actuar somos transparentes, directos y ajustados a
la verdad.
4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SERVICIOS DE PREVENCIÓN QUE SE CONTRATAN

EN COLMENA SEGUROS.
Los servicios de prevención que presta Colmena Seguros a sus empresas clientes través de la
red de proveedores de prevención, son aquellos relacionados con el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST de acuerdo con lo establecido en el modelo de negocio
Gestión Integral del Riesgo Empresarial (GIRE).
Colmena Seguros cuenta con una red de servicios de prevención, la cual se clasifica acorde con
las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST, dichas
actividades se designan a proveedores en la red de prevención específicos, los cuales cuentan con
trayectoria e idoneidad reconocida y estas son acreditadas según los requerimientos y condiciones
de Colmena Seguros. Por este motivo los proveedores de prevención solo podrán ejecutar los
servicios para lo cual estén acreditados y formalizados dentro del acuerdo marco respectivo.
De acuerdo con nuestro modelo de negocio, los Directores Integrales de Servicios (DIS) y/o los
Asesores de Prevención por Proyecto (APP) Líder de Cuenta son quienes solicitan los servicios de
prevención a ejecutarse por parte de proveedores de la red de prevención, a través de órdenes de
servicio emitidas por la herramienta tecnológica que la compañía tiene diseñada para tal fin,
denominada portal de proveedores y que se encuentra ubicada en el portal web de Colmena
Seguros: www.colmenaseguros.com
La prestación de los servicios de prevención por parte de los proveedores de Prevención debe ser
conforme a las normas y procedimientos técnicos de Colmena Seguros y a las normas legales
vigentes. Para la prestación de los servidos de prevención a los clientes, estos se deben ajustar a
las características propias de la empresa, por lo que cada servicio debe basarse en un plan definido
que incluya el cronograma respectivo y sobre el cual se ejercerá el control en el cumplimiento de
la ejecución y de la presentación de reportes e informes.
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Todo servicio de prevención cuya duración sea superior a un mes, requerirá la entrega de reportes
parciales mensuales, el cual deberá radicar en la primera semana del mes siguiente a la generación
de la orden de servicios través del Portal de Proveedores, este reporte parcial incluirá los avances
y resultado de las actividades desarrolladas. Igualmente, se presentarán informes técnicos parciales
y finales de acuerdo con la planeación, duración y complejidad del servicio y, de conformidad con
las normas establecidas en el presente manual.
Los informes entregados por los proveedores se validarán con el propósito de hacer seguimiento
a la calidad de estos, por lo cual Colmena Seguros podrá realizar auditorías técnicas aleatorias
por parte de personas o entidades externas de alto nivel y especializadas.
Dentro de su sistema de calidad, Colmena Seguros tiene implementada la evaluación periódica a

la red de proveedores de prevención, con el fin de hacer seguimiento continuo a la gestión que
estos llevan y garantizar que las condiciones de contratación se mantengan a través del tiempo; este
seguimiento se realiza con el objetivo de evaluar su permanencia en la red.
Igualmente, y de manera periódica se harán auditorias de calidad y oportunidad a cada uno de los
proveedores en la red de prevención, de acuerdo con los procedimientos internos de Colmena
Seguros.
Por lo tanto, cada servicio de prevención desarrollado por proveedores estará sujeto a revisión
técnica por parte del Director Integral de Servicios (DIS) y/o los Asesores de Prevención por
Proyecto (APP) Líder de Cuenta para su aceptación final por la compañía, antes de ser entregado
el informe de manera formal al cliente.
Es indispensable que el proveedor conserve en su compañía los físicos de los formatos e informes
dando cumplimiento a los requisitos legales en la materia de custodia, los cuales de ser necesario
le serán solicitados.
5. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS QUE APLICAN EN LA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN.
a) En todos los servicios de prevención se debe hacer referencia a las normas técnicas vigentes
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST colombiano.
b) El proveedor de prevención es responsable de consultar de manera periódica el portal de
proveedores en el portal web de Colmena Seguros www.colmenaseguros.com para
validar la publicación de nuevas órdenes de servicio, la aceptación de estas y las
autorizaciones generadas posterior a la entrega de soportes e informes de ejecución de
actividades. Debe consultar periódicamente en el portal las opciones asociadas a las
actividades contratadas y de interés para su gestión; opciones como como: Nuevas,
Aceptadas, Sesiones Devueltas, Autorizadas, Modificadas, Suspendidas o Anuladas, y/o
Rechazadas.
c) El proveedor debe mantenerse durante el desarrollo de su actividad en permanente
contacto con el Director Integral de Servicios, quien podrá solicitarle reportes, informes,
reuniones, ajustes a los proyectos o requerimientos técnicos.
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d) Los informes de las actividades técnicas de asesoría deben ser entregados quince (15) días
calendario posterior a la ejecución de la actividad; en caso de devolución por ajustes de
forma y/o en el contenido técnico, estos deben ser entregados tres (03) días calendarios
posterior a la devolución.
e) Para aquellas actividades donde por su complejidad técnica (Actividades de mediciones de
Higiene por exposición ocupacional), el informe requiera de un tiempo adicional para la
entrega; el Proveedor de Prevención debe informar en el informe parcial Tipo A la fecha
probable o el tiempo requerido para el informe final.
f) En los informes técnicos parciales y finales se debe describir el procedimiento, alcance,
metodología, técnicas de medición y valoración, utilizadas en la realización de los estudios.
g) Para la ejecución de actividades de capacitación y formación donde se requiera el uso de
presentaciones, se debe garantizar las especificaciones que se encuentran definidas en el
Capítulo 5 (Normas y Procedimientos Técnicos que Aplican en la Prestación de
Servicios de Prevención) de este manual.
h) Todo informe o presentación debe tener el aval de Colmena Seguros y deber ser enviado
únicamente a la empresa cliente por el Director Integral de Servicios y/o los Asesores de
Prevención por Proyecto (APP) Líder de Cuenta.
i) Los Proveedores que realicen actividades que requieran la utilización de equipos de
mediciones higiénicas y/o de contaminantes higiénicos, deberán anexar al informe de
prestación de servicios, el documento con las recomendaciones emitidas por el fabricante
del equipo que detalle los tiempos de calibración y el respectivo certificado de calibración
vigente que permita establecer que el equipo utilizado esté en condiciones idóneas para la
prestación del servicio. Así mismo, dentro del Informe técnico incluirán una descripción del
equipo utilizado (Ejemplo: Referencia, serial, marca, modelo, entre Otros).
j) Para los Proveedores que presten el servicio de dosimetrías personales (detector de
radiaciones de tipo ionizantes), deben estar inscritos ante el Ministerio de Minas y Energías
como “Empresas Prestadoras de Servicio de Dosimetría Personal Autorizadas en
Colombia” y contar con la correspondiente autorización para la prestación de este servicio;
autorización que es igualmente expedida por el Ministerio de minas y Energía.
k) En las actividades de apoyo a los programas del SG-SST como las de medicina preventiva y
del trabajo y las evaluaciones de tipo biológico (exámenes de laboratorio clínico,
visiometrías, Espirometrías, etc.), el Proveedor debe cumplir los criterios y condiciones
básicas de habilitación; que garantice los estándares mínimos de obligatorio cumplimiento
exigidos por la normatividad colombiana a los Prestadores de Servicios de Salud; requisito
que es solicitado y verificado por el área responsable de la gestión de contratación y
acreditación de Proveedores.
l) En todo su actuar el proveedor de prevención deberá dejar en los asistentes a sus
actividades la recordación de la marca Colmena Seguros, utilizando para ello los
distintivos suministrados, las plantillas y demás exigencias que establece el presente manual
en cuanto a marca e imagen.
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6. CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN
RELACIONADOS CON ACTIVIDADES DE DOSIMETRÍAS (Exposición radiación
ionizante empresas sector salud) y MEDICIONES DE HIGIENE OCUPACIONAL
para las actividades de servicios de prevención que se contraten relacionadas con actividades de
dosimetrías se define un pago parcial inicial y el pago total de acuerdo a lo especificado a
continuación:
• Actividad de Dosimetrías de medición exposición radiación ionizante en

empresa del sector salud (Dosimetría luxel, dosimetría neutrak, dosimetría TLD):
Colmena Seguros autorizará el pago parcial del 50% del servicio de dosimetrías al Proveedor de
prevención, pago que será avalado con la radicación del soporte de la entrega de los dosímetros a
la empresa cliente, soportando la entrega con el Formulario PSP-F-007 “Informe de
prestación de servicios de prevención y promoción – proveedores” (Anexo No. 2).
El 50% restante será autorizado con la radicación y entrega final del informe tipo B de las lecturas
de cada uno de los dosímetros contratados.
• Actividades de mediciones higiénicas ocupacionales: Para las actividades de higiene,

donde se realice la toma de muestra(s) y posterior esta(s) muestra(s) deba(n) ser remitida(s) por
el Proveedor de Prevención a otro laboratorio de referencia para su procesamiento, análisis y
entrega de resultados. Colmena Seguros autorizará el pago parcial del 30% del servicio de
mediciones higiénicas al Proveedor de prevención, pago que será avalado con el soporte que
evidencie la toma de las muestras, soportando la entrega con el Formulario PSP-F-007
“Informe de prestación de servicios de prevención y promoción – Proveedores”
(Anexo No. 2) e informe técnico tipo A en la Plantilla de informe Técnico Tipo A - PSP-F-
056 VERSIÓN 1(Anexo No. 6).
El 70% restante del pago será autorizado con la entrega final del informe Tipo B donde se detallan
los resultados, hallazgos y conclusiones de las mediciones higiénicas contratados.
7. RESPONSABILIDADES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN LA PRESTACIÓN

DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN
Para todas las actividades que realicen los proveedores de la red de prevención de Colmena
Seguros se deben tener en cuenta las siguientes normas orientadas a ofrecer las máximas
condiciones de seguridad para nuestros clientes y evitar la ocurrencia de accidentes.
a) Todo proveedor de servicios de prevención debe llevar consigo los elementos de

protección personal y de seguridad que aseguren la prevención y el control del riesgo al
que va a estar expuesto, estos deben cumplir con normas de calidad reconocidas
oficialmente; los cuales deben ser aportados por el Proveedor.
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b) Las herramientas y/o equipos que debe utilizar en desarrollo de su trabajo, deben ser
presentados a la empresa para su inspección y aprobación, cumpliendo con las normas
establecidas por la empresa a la cual va a prestar el servicio.
c) Todo proveedor de servicios de prevención deberá conocer previamente y cumplir todas
las normas de seguridad establecidos e implementados por el cliente al cual visita.
d) Todo proveedor de servicios de prevención deberá asegurar en su actividad no generar
actos y/o condiciones subestándares.
e) En los casos de servicios de capacitación y/o formación, el proveedor debe velar por las
condiciones ambientales, locativas y biomecánicas del salón o recinto abierto o cerrado
donde se lleve a cabo el programa e informar al responsable en la empresa en caso de
identificar alguna novedad.
f) En caso de prácticas, el proveedor garantizará las condiciones del sitio y los equipos, así
como el conocimiento y cumplimiento de las normas de seguridad por parte de los
participantes.
g) Se debe aplicar la política de consumo de alcohol, tabaco y drogas de la empresa cliente, y
por ningún motivo los proveedores de prevención pueden estar bajo sus efectos.
8. PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS REQUERIDOS EN LA PRESTACIÓN DE

SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN.
En todas las actividades de prevención que se contraten con la red de proveedores de prevención
se deben utilizar las siguientes plantillas y/o documentos definidos por Colmena Seguros:
a) Formulario PSP-F-007 - Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción-

Proveedores.
b) Formulario PSP-F-006 - Registro de asistencia a capacitación
c) Formato PSP-F-010 - Evaluación de la sesión de capacitación
d) Formulario PSP-F-037 - Registro de asistencia capacitación - FORMAR
e) Formato PSP-F-012 - Registro Actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-SST)
f) Plantilla de informe Técnico Tipo A PSP-F-056
g) Plantilla de informe Técnico Tipo B PSP-F-057
h) Indicaciones para el uso de las plantillas corporativas.
i) Plantilla presentaciones PowerPoint.
j) Instrumentos asociados en cada producto diseñado y entregados al proveedor.
Documentos que pueden ser consultados y/o descargados a través del Portal de Proveedores que
se encuentra en: www.colmenaseguros.com
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9. CONDICIONES PARA LA ENTREGA DE PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS
REQUERIDOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y
PROMOCIÓN.
De conformidad con lo establecido por Colmena Seguros, se definen ciertas condiciones para el
uso y la entrega de documentos y/o soportes por parte del proveedor de la red de prevención para
la prestación de servicio por parte de este.
Notas aclaratorias:
1. No se debe presentar soportes de ejecución de actividades que fueron radicados como
soportes de ejecución en actividades ya autorizadas.
2. Para el caso de actividades que pertenezcan a actividades de continuidad, igual se deben

presentar los soportes que correspondan a la ejecución de la nueva actividad de
continuidad; no se autorizaran servicios cuando se valide y evidencie que se están
presentando soportes de la actividad anterior ejecutada y/o ya autorizada.
A continuación, se detallan los soportes requeridos para la ejecución de las actividades contratadas
y la autorización del servicio:
9.1 Formulario “Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción –

Proveedores” Formulario PSP-F-007
Toda actividad realizada a través de una orden de servicio contratada por Colmena Seguros
requiere la entrega del Formulario PSP-F-007 “Informe de prestación de servicios de prevención y
promoción – Proveedores” (Anexo No. 2) del cual se hace referencia en el Capítulo 2 (Políticas
Generales En Materia De Contratación) en las Obligaciones y deberes del proveedor de
Servicios de Prevención. Para su impresión y diligenciamiento se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
• El informe de prestación de servicios debe ser descargado a través del portal de

proveedores que se encuentra en el portal web de Colmena Seguros
www.colmenaseguros.com en la opción habilitada, este se debe imprimir previo a la
ejecución de la sesión programada y/o adelantada para la prestación del servicio
contratado. Al descargar este formulario encontrará algunos campos pre diligenciados.
• Si la actividad es contratada con proveedor jurídico, y esta es ejecutada por varios
profesionales que forman parte de la red de dicho proveedor, cada profesional debe
diligenciar un Formulario PSP-F-007 “Informe de prestación de servicios de prevención
y promoción – Proveedores” por cada sesión de trabajo.
• Una vez ejecutada la actividad el “Informe de prestación de servicios de prevención y
promoción – Proveedores” PSP-F-007 se debe completar el diligenciamiento con letra
legible, clara, sin tachones, borrones ni enmendaduras, sin uso de corrector, a una sola
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tinta, no deben ser diligenciados a lápiz, para que una vez finalizada la actividad sea
firmado por el responsable de la empresa cliente.
• Todos los campos solicitados del soporte deben ser diligenciados en su totalidad
Ejemplo: firma del cliente, fecha de ejecución de la actividad, etc.
• La información que se registre en el Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de

Servicios de Prevención y Promoción – Proveedores” debe ser coherente y alineada con la
solicitud de la orden de Servicio publicada en el portal del Proveedor.
• Las cantidades y/o unidades que se registren en el Formulario PSP-F-007 “Informe de
Prestación de Servicios de Prevención y Promoción – Proveedores” deben ser coherentes con
las unidades definidas en la orden de Servicio. Es decir: Horas, Número de Personas,
Proyecto, Unidades en general. Tener en cuenta que las cantidades se encuentren
disponibles en la orden de servicio.
• El nombre de la persona responsable de la empresa cliente que avale la información
diligenciada en el Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de Servicios de Prevención
y Promoción – Proveedores” debe ser escrito de forma legible, con su respectivo cargo,
teléfono, firma y en los casos en que dispongan de sello corporativo se debe incluir.
• En los casos donde se realice una actividad fuera del perímetro urbano, que requiera
reconocimiento de movilización se debe incluir la información del traslado en el
Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de Servicio de Prevención y Promoción –
Proveedores”. De no hacerse, Colmena Seguros no podrá sumir lo correspondiente.
• El Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción –
Proveedores” debe ser diligenciado por actividad contratada, es decir, no se debe
relacionar en el formato más de una orden de servicio.
• El Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción –
Proveedores” ya diligenciado y presentado como soporte de ejecución de actividad no
debe ser utilizado como soporte en otra actividad.
• El responsable en la empresa afiliada puede dar el aval de la ejecución de la actividad
por correo electrónico, previo envío por parte del Proveedor de Prevención que
ejecuto la actividad del formulario PSP-F-007 INFORME DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN – PROVEEDORES diligenciado con
los datos correspondientes a la actividad ejecutada (Numero de Orden, Fecha,
Temática, Duración, Asistentes); el responsable en la empresa cliente puede dar el visto
bueno reenviando el formato con la aceptación de su ejecución, o en su defecto que el
responsable en la empresa lo descargue, registre su firma y lo reenvíe por correo con
el visto bueno de aceptación. No serán válidas las firmas escaneadas registradas
en el formulario ‘PSP-F-007 INFORME DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN – PROVEEDORES’ sin que haya evidencia que fue
el responsable en la empresa cliente que coloco la firma en este formato.
• Para las actividades de FORMAR el formulario ‘PSP-F-007 INFORME DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE PREVENCIÓN Y PROMOCIÓN – PROVEEDORES’ será diligenciado por el
Proveedor de prevención; y se autoriza que en el campo ‘PARA DILIGENCIAR POR EL
CLIENTE’ sea diligenciado y firmado por el colaborador de Colmena Seguros (Auxiliar
Formar o cargo responsable).
Nota Aclaratoria: en el(los) eventos que la actividad sea ejecutada en varias sesiones y que por
solicitud de la empresa afiliada se requiera el diligenciamiento de solo Formulario PSP-F-007
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“Informe de prestación de servicios de prevención y promoción – Proveedores” soporte de las
sesiones ejecutas, se debe registrar en el campo ‘OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DEL
PROVEEDOR Y/O DEL CLIENTE’ el detalle de las fechas y número de horas ejecutadas en cada
fecha, sesión de trabajo y registro de la información del profesional que ejecuto las sesiones de
trabajo.
9.2 Formatos de Registro de Asistencia a Capacitaciones - Formulario PSP-F-006,

Registro de Asistencia Capacitaciones FORMAR - Formulario PSP-F-037 V1.2
A continuación, se describirán los parámetros para el diligenciamiento del registro de asistencia a

capacitaciones (Anexo No. 3) en la prestación de servicios de prevención y promoción:
Formatos Registro de Asistencia a Capacitaciones - Formulario PSP-F-006
• Se debe utilizar el registro de asistencia definido por Colmena Seguros.

• El Formato “Registro de Asistencia a Capacitaciones - Formulario PSP-F-006” debe ser
diligenciado completamente por el participante a la actividad de formación; con letra
legible, clara, sin tachones, borrones ni enmendaduras, sin uso de corrector y no deben
ser diligenciado a lápiz.
• En los casos que el cliente por su sistema de gestión requiera que se utilice otro formato
para el registro de asistencia a capacitaciones, se deben utilizar tanto el formato del
cliente, como el de Colmena Seguros; los formatos utilizados del cliente, no se
entregaran a Colmena Seguros; el Proveedor hará la entrega directa al cliente.
• En todo registro de asistencia se debe relacionar la orden de servicio respectiva.
• La información contenida en el registro de asistencia debe ser coherente con la

información relacionada en el Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de Servicios
de Prevención y Promoción – Proveedores” y la orden de servicio.
• El Formato “Registro de Asistencia a Capacitaciones - Formulario PSP-F-006” ya diligenciado
y presentado como soporte de ejecución de actividad no debe ser utilizado como
soporte en otra actividad.2
• Para el registro de asistencia en actividades de capacitación virtual está autorizado
adjuntar como soporte de registro de los asistentes la copia de los formularios de
asistencia disponibles en las plataformas web y/o la relación de los asistentes en el
correo de aprobación por parte de la empresa cliente de la actividad desarrollada.
• Para el registro de asistencia a eventos de FORMAR webinars está autorizado el
Registro de asistencia y evaluación virtual
Registro de Asistencia Capacitaciones FORMAR - Formulario PSP-F-037 V1.2
A continuación, se describirán los parámetros para el diligenciamiento del registro de asistencia

Capacitaciones FORMAR (Anexo No. 3) en la prestación de servicios de prevención y promoción:
• Se debe utilizar el registro de asistencia definido por Colmena Seguros.
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• Debe ser diligenciado por el participante al evento de FORMAR presencial; con letra
legible, clara, sin tachones, borrones ni enmendaduras, sin uso de corrector y no deben
ser diligenciado a lápiz.
• Los registros físicos de asistencia de cada evento de FORMAR presencial deben quedar
en custodia del auxiliar FORMAR o quien haga sus veces quien posterior a la realización
del evento los deberá remitir escaneado al correo electrónico del proveedor que
realizó la actividad.
• La información contenida en el registro de asistencia debe ser coherente con la

información relacionada en el Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de Servicios
de Prevención y Promoción – Proveedores” y la orden de servicio generada para la
prestación del servicio
• Este registro de asistencia debe ser utilizado únicamente para la legalización de una
actividad a menos que durante la misma sesión se haya contratado a más de un
proveedor, lo cual deberá ser avalado por el auxiliar FORMAR o quien haga sus veces.
• El registro de asistencia y de evaluación a eventos de FORMAR webinars debe cumplir
como mínimo los siguientes parámetros:
a. Se debe utilizar la información con la estructura definida por Colmena Seguros
(Anexo No. 3) Registro de asistencia y evaluación de eventos FORMAR webinars
b. El formato será diligenciado por cada uno de los participantes al evento de forma
virtual a través del enlace de acceso por la plataforma en la que se esté
desarrollando el evento.
c. La Auxiliar de FORMAR (o el rol responsable) deberá descargar de la plataforma
el registro de asistencia posterior a la realización del evento y enviarlo en formato
Excel por correo electrónico al proveedor que ejecuto la actividad.
d. Este registro de asistencia debe ser utilizado únicamente para la legalización de una
actividad a menos que durante la misma sesión se haya contratado a más de un
proveedor, lo cual deberá ser avalado por el auxiliar Formar (o el rol responsable).
e. La información contenida en el registro de asistencia debe ser coherente con la
información relacionada en el Formulario ‘PSP-F-007 Informe de Prestación de Servicios
de Prevención y Promoción – Proveedores’ y la orden de servicio.
9.3 Formato de Evaluación de la Sesión de Capacitación - Formato PSP-F-010
En toda actividad de formación y/o capacitación tanto en empresas como para los eventos de
FORMAR es importante evaluar cómo se desarrolló la actividad y que percepción tienen los
participantes, para ello se cuenta con un formato de “Evaluación de la Sesión de Capacitación” PSP-F-
010 (Anexo No. 4) donde el proveedor de prevención debe:
• Descargar el Formato Evaluación de la Sesión de Capacitación - Formato PSP-F-010 del

portal del proveedor.
• Hay que asegurar que en toda actividad de capacitación y/ formación se evalúe a una
muestra representativa y aleatoria de los participantes del mínimo del 10%.
• Para actividades de con participación superior a cien (100) asistentes, el Proveedor de
Prevención debe entregar un mínimo de diez (10) evaluaciones de la sesión.
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• Digitalizar los formatos de evaluación y anexarlos junto con los demás soportes de
ejecución de la actividad.
• Identificar las observaciones y/o puntos de mejora expuestos por los participantes en la
evaluación y notificarlos a Colmena Seguros para su manejo respectivo.
• En la ejecución de actividades de capacitación y/o formación que se realicen de manera
virtual no se hará entrega del formato de “Evaluación de la Sesión de Capacitación PSP-F-010”.,
en su reemplazo se hará entrega del soporte de registro que se genere de la plataforma
donde se habilite el registro de los asistentes.
9.4 Formulario Registro Actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST) – Formato PSP-F-012
A continuación, se describirán los parámetros establecidos para el diligenciamiento del registro de

atención de trabajadores en servicios de prevención y promoción.
• Este formato debe ser utilizado cuando se realicen las actividades de apoyo al SG-SST
diferentes asesorías y/o formación Anexo No. 5 PSP-F-012 (Formato Registro
Actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST), como por ejemplo Exámenes Paraclínicos del Sistema de Vigilancia Epidemiológica
SVE, vacunación, audiometrías del sistema de vigilancia epidemiológica SVE, certificados de
aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas, entre otros.
• Los trabajadores registrados en este formato deben corresponder a la relación de los
trabajadores objeto de la actividad asignada, los cuales previamente deben ser suministrados
por Colmena Seguros y debe ser coherente el número de personas participantes con el
número de actividades y/o unidades solicitadas en la orden de servicio.
• Al utilizar el formulario Registro Actividades de Prevención y Promoción en el marco del
SG-SST, este debe ser diligenciado completamente, con letra legible, clara, sin tachones,
borrones ni enmendaduras, sin uso de corrector y no deben ser diligenciado a lápiz.
• En todo Registro Actividades de Prevención y Promoción en el marco del SG-SST se debe
relacionar la orden de servicio respectiva.
9.5 Plantilla de informe Técnico Tipo A - PSP-F-056
Esta plantilla debe ser utilizada por el Proveedor para la entrega de informes, cuando le sea
solicitado en la orden de servicios de la actividad; bien sea porque se requiere un informe del avance
parcial o donde no se requiera de un informe técnico Tipo B. Se debe entregar un informe en la
plantilla de asesoría Anexo No. 6 (Plantilla de Informe Técnico – Tipo A) PSP-F-056
informe que debe cumplir como mínimo los siguientes aspectos:
• Se debe elaborar en la plantilla establecida por Colmena Seguros.

• El documento debe ser elaborado con un solo tipo de letra, fuente: Gill Sans MT, tamaño
11.
• El documento debe contemplar la identificación de la empresa cliente, se deben registrar
datos como: Razón social de la empresa cliente, NIT, clase de riesgo, dirección, sede (si
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aplica), teléfono, nombre y cargo del responsable del Sistema de Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo-SG-SST y nombre de la persona que acompaña la visita o suministra la
información para la realización del informe.
• Debe incluir de manera detallada la fecha y/o fechas de inicio y fin de la actividad (parcial o
total).
• Se debe registrar el tipo y la cantidad de unidades utilizadas (Ejemplo: Horas. Personas,
puntos, días, mes, etc.)
• El informe de asesoría debe ser concreto, en él se debe exponer de manera resumida el
detalle de la actividad ejecutada, debe ser claro y estar redactado de forma precisa alejado
de complejidades científicas, tecnicismos, cuando estos no sean necesarios.
• La redacción en general del informe siempre se debe referir en términos de asesoría,

acompañamiento y/o formación.
• Los elementos mínimos que contempla este informe son:
✓El objetivo general y específicos, estos deben ser claros, coherentes con la
estructura del informe y se deben cumplir en el desarrollo de este.
✓Hallazgos, información de lo observado en la empresa.
✓Conclusiones concisas y precisas las cuales deben tener relación con los
objetivos del informe.
✓Recomendaciones claras, precisas y alcanzables por la empresa y que estén
relacionadas con las conclusiones.
• Si para el desarrollo de la actividad se emplearon equipos de mediciones higiénicas, se debe
indicar claramente el equipo empleado (marca, serial, etc.) así como anexar el documento
del fabricante del equipo en el que se indique la periodicidad de calibración y el certificado
de calibración de este.
9.6 Plantilla de informe Técnico Tipo B – PSP-F-057
Para toda actividad donde se requiera la entrega de un informe técnico Anexo No. 7 (Plantilla
de Informe Técnico – Tipo B) 1.1.1– PSP-F-057 se debe cumplir mínimo los siguientes
parámetros:
• El informe debe ser elaborado con un solo tipo de letra, fuente: Gill Sans MT / 11
• En ninguna parte del informe se debe anexar el logo del proveedor prestador del servicio;
ni logo de la empresa cliente.
• En la página de la portada se debe colocar “ASESORADO POR” y a continuación el nombre
del proveedor.
• La portada debe incluir la licencia de Seguridad y Salud en el Trabajo del proveedor (natural
o jurídico) que realiza la actividad.
• En la portada se debe registrar el nombre del Director Integral de Servicio (DIS) a cargo
de la empresa cliente indicado en la Orden de Servicio.
• La tabla de contenido debe ser completa y numerada.
• Si el informe cuenta con registro fotográfico se debe incluir en la tabla de contenido, cuando
se requiera, por ejemplo, en asesorías realizadas en inspecciones.
• Los títulos de primer orden deben ir en mayúscula sostenida, negrilla, centrados e iniciando
la página.
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• El informe debe contemplar la identificación de la empresa cliente, se deben registrar datos
como: Razón social de la empresa cliente, NIT, clase de riesgo, dirección, sede (si aplica),
teléfono, nombre y cargo del responsable del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en
el Trabajo-SG-SST y nombre de la persona que acompaña la visita o suministra la
información para la realización del informe.
• Debe incluir de manera detallada la fecha y/o fechas de inicio y fin de la actividad (parcial o
total).
• Se debe registrar el tipo y la cantidad de unidades utilizadas (Ejemplo: Horas. Personas,
puntos, días, mes, etc.).
• El informe debe ser completo, en él se debe exponer de manera detallada la actividad

ejecutada, debe ser claro y estar redactado de forma precisa alejado de complejidades
científicas y tecnicismos.
• La redacción en general del informe siempre se debe referir en términos de asesoría,
acompañamiento y/o formación.
• Los elementos mínimos que contempla este informe son entre otros:
- Introducción, debe ser clara, corta y concisa.

- El objetivo general y específicos deben ser claros, coherentes con la estructura del
informe y se deben cumplir en el desarrollo de este.
- El marco teórico debe estar relacionado con los objetivos y hallazgos detectados.
- Normas legales y técnicas de referencia.
- El Informe debe contener la descripción de la metodología utilizada.
- El informe debe contener un desarrollo técnico lógico, coherente, una presentación
y análisis de resultados consistente.
- El informe debe incluir conclusiones y recomendaciones asertivas, aterrizadas a las
características del cliente, objetivas, reales, alcanzables.
- Si para el desarrollo de la actividad se emplearon equipos de mediciones higiénicas,
se debe indicar claramente el equipo empleado (marca, serial, etc.) así como anexar
el documento del fabricante del equipo en el que se indique la periodicidad de
calibración y el certificado de calibración de este.
El informe Técnico Tipo B debe disponer de un resumen ejecutivo en la parte final del informe, el
cual debe contener:
• Hallazgos, información de lo observado en la empresa.

• Presentación de resultados de acuerdo con herramientas y formatos según el tipo de
estudio realizado utilizando apoyos como gráficos gerenciales que expliquen claramente los
resultados.
• Conclusiones concisas y precisas las cuales deben tener relación con los objetivos del
informe.
• Recomendaciones claras, precisas y alcanzables por la empresa que no sean marco
teórico y que estén relacionadas con las conclusiones.
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9.7 Indicaciones para el uso de las plantillas corporativas
Para garantizar el adecuado posicionamiento de la imagen de Colmena Seguros, se deben tener

en cuenta ciertos parámetros para la utilización de las plantillas corporativas en las presentaciones
Anexo No. 8 (Formato de la plantilla a ser utilizada en las presentaciones que se
requieran dentro de las actividades de capacitación y formación). A continuación, se
describen las pautas que se deben tener en cuenta en el momento de realizar una presentación en
PowerPoint:
a) La fuente corporativa es Gill Sans MT, esta no puede cambiarse o reemplazarse por otra.
b) Existen tres tipos de plantillas, las cuales se utilizan así:
• La plantilla que se denominada “Plantilla número 1” se utiliza como portada de todas
las presentaciones sin excepción y su objetivo es presentar la marca.
• La plantilla que se denomina “Plantilla número 2” se utiliza para poner el título

principal de la presentación y/o separar capítulos.
• La plantilla que se denomina “Plantilla número 3” lleva el contenido en textos,
gráficas, tablas o imágenes que se desean comunicar.
c) Las presentaciones corporativas no deben llevar efectos de movimiento, transiciones o
sonidos.
d) Si va a utilizar fotos, Se deben respetar derechos de autor, en caso de requerir el uso de
uso de imágenes, solicite las imágenes a Colmena Seguros.
e) Al momento de utilizar imágenes o gráficas revise que no estén pixeladas, de igual manera
procure hacer uso de ellas con tamaños homogéneos.
f) Como aplicar el color a la fuente en RVA:
• Seleccione el texto.
• Remítase al icono Color de fuente.
• Luego seleccione la opción Más Colores.
• Haga clic en Personalizado.
• En el espacio inferior de color escribir el color asignado.
✓Azul: (R: 0 V:151 A:174)
✓Amarillo: (R: 254 V: 200 A:47)
✓Negro: (R: 30 V: 30 A:30)
Para mayor claridad a continuación se muestra el paso a paso con las imágenes de cada plantilla y
su manera de uso correcto:
Plantilla número 1:
– Esta plantilla se debe utilizar como portada en todas las presentaciones corporativas.
– No incluya textos adicionales a los que ya están establecidos.
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Ilustración 1 Portada para presentaciones corporativas
Esta plantilla se utiliza para los títulos principales y como separador de capítulos, es importante
tener en cuenta que:
– Los títulos principales deben ir en color blanco.
– Los subtítulos deben ir en color amarillo (R: 254 V: 200 A: 47).
Ilustración 2 Plantilla para títulos principales / separador de capítulos
Esta plantilla se usa para los contenidos, aquí se pueden poner: Bloques de textos, gráficas,
cuadros e imágenes; es importante tener en cuenta:
– Los Títulos en azul (R: 0 G: 151 B: 174) y subtítulos en amarillo 1 (R: 249 G: 176 B: 54)
– Texto en negro (R: 30 G: 30 B: 30)
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Ilustración 3 Plantilla para contenido de presentaciones corporativas
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10. CONDICIONES PARA LA ENTREGA DE INFORMES TÉCNICOS Y SOPORTES DE
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN:
a) El envío de los soportes e informes se hará por medio del portal de proveedores dispuesto
por Colmena Seguros, de acuerdo con las instrucciones del Anexo 10 Manual del Portal de
proveedores.
b) Los soportes remitidos no deben superar la capacidad del medio utilizado.
c) La digitalización de los informes y soportes remitidos debe ser legible, completa, con calidad
y nitidez, deberá responder a las mejores condiciones de visualización, por ejemplo:
• Tipo de Archivo: Multipage (*.tif) – No Alternatif
• Resolución 150 x 150 DPI
• Modo de Imagen: A color
• Contraste, brillo, umbral y nitidez y demás opciones de calidad de Imagen: según
especificaciones del escáner que garantice excelente visualización.
d) Los soportes para la radicación de la información se deben enviar en PDF, JPG y/o TIF,
soportes enviados en otros formatos como RAR o links en Google Drive no es posible
procesarlos.
e) Por el medio establecido solo debe hacerse llegar los soportes e informes técnicos
solicitados en la orden de servicio, cualquier otra comunicación no relacionada con la
entrega de soportes debe hacerse a los correos institucionales de las personas encargadas.
f) Si la información recibida está incompleta, no es la misma solicitada en la orden de servicio
o incumple alguno de los requisitos técnicos exigidos, de forma o marca le será devuelto,
informándole claramente cuál es el motivo de la devolución. Para subsanar el tema usted
tendrá cinco (5) días calendario para hacerla llegar nuevamente. Esta devolución, se realizará
a través del portal del proveedor, por lo que es necesario consulta permanente de este
ítem (Devoluciones) en el aplicativo por parte del proveedor.
g) Es indispensable que usted conserve en su compañía los físicos de los formatos e informes
dando cumplimiento a los requisitos legales en la materia de custodia, los cuales de ser
necesario le serán solicitados.
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11. CONDICIONES DE MANEJO DE LA MARCA Y LA IMAGEN
Los informes que serán entregados al cliente con previa validación de los responsables en Colmena
Seguros deben cumplir las siguientes condiciones de manejo de imagen y marca:
1. Con el ánimo de mantener el posicionamiento de la marca, ningún informe ni plantilla de

presentación puede llevar logotipos diferentes a los de Colmena Seguros.
2. En Colmena Seguros, la propiedad intelectual y los derechos de autor son un principio
corporativo que se evidencia en cada uno de sus procesos, en consecuencia, la marca
Colmena Seguros se encuentra protegida y registrada ante las entidades
correspondientes, por lo tanto, la marca no podrá ser utilizada en actividades e informes
diferentes a los solicitados por la compañía mediante órdenes de servicio y/o contratos.
3. Si producto del desarrollo del objeto del contrato se generan piezas publicitarias como
videos, volantes, folletos, entre otros, deben contar con la aprobación previa de Colmena
Seguros, para garantizar el buen manejo de la imagen corporativa.
4. Adicionalmente, en todos los medios impresos que se utilicen como canal de comunicación
para divulgar un mensaje publicitario relacionado con el Servicio, se debe utilizar el “Vigilado
Superintendencia Financiera de Colombia” de acuerdo con las reglas establecidas por la
Superintendencia Financiera de Colombia, en lo relacionado con publicidad impresa y en
ningún caso se puede omitir tal requisito.
12. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
A continuación, se definen los acuerdos a los que los proveedores están sujetos:
a) Asignada la actividad y publicada la orden de servicio en el portal de proveedores, el

proveedor dispone de dos (2) días calendario para la aceptación y/o rechazo de la misma.
b) Los soportes de actividades e informes técnicos deben ser enviados por parte del
proveedor al Portal de Proveedores a más tardar quince (15) días calendario posterior a la
fecha de realización de la actividad, o en el tiempo estipulado en la orden de servicio.
c) Todo servicio de prevención cuya duración sea superior a un mes, conlleva la entrega de
soportes de actividades e informes parciales mensuales a Colmena Seguros, donde se
informe sobre los avances y resultado de las acciones desarrolladas. Estos se deben entregar
en la primera semana del mes siguiente a más tardar.
d) En caso de devolución del informe para correcciones, el proveedor dispone de cinco (5)
días calendario para realizar los ajustes requeridos y ser entregado nuevamente al Portal
de Proveedores.
e) En las actividades donde se hayan autorizado desplazamientos y se requiera la coordinación
de tiquete aéreo o reserva de hotel, el proveedor debe notificar por medio de correo
electrónico, cinco (5) días calendario posterior a la publicación de la orden de servicio, la
información correspondiente a los desplazamientos programados para el desarrollo de la
actividad al responsable de la coordinación de actividades en Colmena Seguros.
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f) Si la actividad asignada presenta novedad en la ejecución dentro del periodo programado
(cancelación y/o reprogramaciones por parte de la empresa cliente), el proveedor tiene
máximo cinco (05) días calendario posterior a la fecha final programada para su ejecución
para reportar la novedad al responsable de la coordinación de actividades en Colmena
Seguros.
g) Una vez autorizada la actividad por Colmena Seguros, el proveedor dispone de treinta
(30) días calendario para realizar la respectiva facturación.
13. PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL PORTAL DE PROVEEDORES
Colmena Seguros cuenta con una herramienta llamada “El portal de proveedores” en la cual se
formaliza ante el proveedor de prevención la solicitud de la realización del servicio con la
publicación de las respectivas órdenes de servicio. Adicionalmente a través de esta herramienta, se
genera un número de autorización posterior a la realización de la actividad y envío de soporte e
informes por parte del proveedor de prevención, el cual es requisito indispensable para presentar
la factura o cuenta de cobro.
Todas las órdenes de servicio son emitidas por dicha herramienta con anterioridad a la realización
del servicio y ningún proveedor puede comenzar a desarrollar actividades sin la respectiva orden
de servicio emitida a través del portal, la cual debe aceptarla a través del portal.
Colmena Seguros no se hace responsable por solicitudes realizadas por medios diferentes y no
emite órdenes de servicio verbales, telefónicas, ni por cualquier otro medio diferente a este.
Igualmente, no realiza pagos de servicios que no traigan la respectiva autorización emitida a través
de dicho portal.
Para el ingreso al portal de proveedores, se accede a través de nuestro portal web:

www.colmenaseguros.com en donde encontrará diferentes opciones de consultas las cuales serán
descritas más adelante en este capítulo
El proveedor podrá tener acceso al portal solo en el momento en que haya cumplido todos los
requisitos de acreditación establecido y formalizado los documentos contractuales y pólizas que le
hayan sido solicitadas.
El acceso al portal del proveedor se realizará a través de una clave de acceso, la cual le será asignada
y enviada al correo electrónico registrado en el formulario denominado “Solicitud de Inscripción
Registro de Proveedores”. La clave de acceso es personal e intransferible, por lo tanto, el
Proveedor se hace responsable de su utilización y del manejo que se dé a la información consignada

en el portal de proveedores.
Al ingresar al portal de proveedores se encuentran las condiciones generales de acceso a la página,

las cuales debe leer antes de iniciar. Cuando registre su NIT y contraseña, éstas se darán por
aceptadas.
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El proveedor debe ingresar periódicamente al portal de proveedores porque en el encontrará la
información necesaria para la gestión de las actividades que Colmena Seguros le solicita de
acuerdo con los servicios que tenga acreditados para prestar.
En el portal de proveedores podrá consultar lo siguiente:
• Órdenes de servicio nuevas: estas son las emitidas formalmente por Colmena
Seguros a través del portal solicitando al proveedor la realización de las actividades.
• Órdenes de servicio aceptadas: en esta opción, se encuentra la relación de órdenes de
servicio que fueron aceptadas por el proveedor para su realización. A través de esta opción
también se dispone el formulario "Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción
– Proveedores” y la opción de descargarlo e imprimirlo.
• Órdenes de servicio autorizadas: aquí se encuentran las órdenes de servicio
autorizadas por Colmena Seguros cuando se ha culminado la actividad y se recibe a
conformidad el servicio, los soportes e informes; estas autorizaciones deben ser adjuntadas
a las facturas o cuentas de cobro. Las mismas tienen un número respectivo de autorización.
• Órdenes de servicio modificadas: son aquellas que el Director Integral de Servicios
(DIS) modificó en su cantidad por alguna novedad o necesidad. Es muy importante que
siempre que ingrese revise esta información.
• Órdenes de servicio suspendidas o anuladas: allí se encuentra la relación de órdenes
de servicio que fueron suspendidas o anuladas por parte de Colmena Seguros, novedad
que se reporta de manera previa al proveedor.
• Órdenes de servicio rechazadas: allí se encuentra la relación de órdenes de servicio
que el Proveedor rechace.
• Cartelera: es un espacio donde Colmena Seguros dispone información para la gestión
del proveedor.
• Soportes: aquí se encuentra la gestión de los soportes radicados por el proveedor y el
estado de cada uno de ellos.
En el Anexo No. 10 (Manual del Portal de proveedores), encontrará la información detallada

de cómo acceder a realizar las respectivas consultas y servicios que le ofrece el portal del
proveedor.
Recuerde que todo Proveedor de Prevención de Colmena Seguros es responsable de:
• El buen manejo de su contraseña.

• Comenzar las actividades después de la emisión de la orden de servicio respectiva generada
a través del portal.
• Aceptar o rechazar las órdenes antes de la prestación del servicio en un tiempo no mayor
a dos días calendario.
• Consultar el portal frecuentemente para verificar las órdenes de servicio, nuevas, aceptadas,
modificadas y suspendidas.
• Realizar la entrega de informes en las fechas estipuladas, de esta forma Colmena Seguros
le asignará la autorización para facturar oportunamente.
• Revisar la información contenida en la orden de servicio, la cual le indica las especificaciones
para tener en cuenta para la prestación del servicio.
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Si tiene alguna novedad previa frente a la orden de servicio publicada, requiere ampliación técnica
del servicio solicitado, tiene pendiente autorización para facturar servicios ejecutados u otras
inquietudes sobre el servicio; el proveedor de prevención debe comunicarse a Colmena Seguros
con el responsable de la publicación de servicios y/o el Director Integral de Servicios.
Para solución, aclaración de inquietudes sobre el manejo del Portal de proveedores, claves de
acceso puede comunicarse a través de la Línea Efectiva nacional 018000-9-19667.
14. PRESENTACIÓN, RADICACIÓN, PAGO Y CAUSALES DE DEVOLUCIÓN DE

FACTURAS Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
A continuación, encontrará el detalle de los requisitos que deben cumplir las facturas que se radican
en Colmena Seguros, también, el detalle del proceso de radicación y causales de devolución de
las facturas y/o documentos equivalentes.
Todas las facturas y/o documentos equivalentes que se radican en Colmena Seguros, deben
ajustarse a las normas y disposiciones legales que a continuación se definen:
14.1 Requisitos legales de la factura
De acuerdo con lo establecido en las normas fiscales vigentes, todas las personas naturales o
jurídicas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a ellas, deben expedir
factura o documento equivalente por cada una de las operaciones que realicen.
Las facturas deben cumplir con los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.

b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT del vendedor
o de quien presta el servicio.
c) Razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
d) Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo de
factura de venta propio del Proveedor.
e) Ciudad y fecha de expedición.
f) Descripción específica o genérica de los servicios prestados.
g) Valor total de la operación o transacción.
h) El nombre o razón social del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, cuando esta condición aplique.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de las literales a), b), d) y h) deben estar
previamente impresos en medios tipográficos, litográficos o de técnicas industriales de carácter
similar.
Si la factura es impresa por computador, se entiende cumplido el requisito. Este sistema debe
efectuar la numeración consecutiva y proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.
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Para los obligados a expedir Factura Electrónica, este documento debe cumplir con lo requerido
en el decreto 2242 de 2015.
14.2 Requisitos legales del documento equivalente.
Pueden presentar documento equivalente los no responsables del impuesto a las ventas (IVA), no
obligados a expedir factura electrónica y que cumplen con los requisitos reglamentados en la ley
1943 de 2018 que se encuentran enumerados en el Anexo N°9La cuenta de cobro debe contener
la siguiente información:
a) Estar denominado expresamente como “Documento Equivalente a Factura de

Venta”
b) Apellidos, nombre y NIT o cédula de ciudadanía de la entidad o persona que presta
el servicio.
c) Estar dirigidas a nombre de Colmena Seguros, NIT 800.226.175-3.
d) Indicar la responsabilidad de IVA que ostenta. (En caso de que aplique)
e) Dirección y teléfono.
f) Ciudad y fecha de expedición.
g) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
h) Valor total de la operación.
i) Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo.
14.3 Recepción y Radicación de facturas y/o documentos

equivalentes
El proceso de recepción y radicación de las facturas y/o documentos equivalentes definidos por
Colmena Seguros es el siguiente:
Canales de recepción y radicación:
Facturadores electrónicos:
• Buzón Facturación Electrónica Colmena Seguros:

colmenaseguros_FE@fundaciongruposocial.co
Facturadores No electrónicos:
• Buzón Colmena Seguros:

facturacion@colmenaseguros.com
• En Bogotá D.C. Avenida Calle 26 # 69C - 03 torre A piso 6to, en el horario de lunes a
viernes de 8am a 1pm en jornada continua.
Las facturas y/o documentos equivalentes deben contener la siguiente clasificación según
corresponda a los servicios prestados:
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Clasificación Facturas Descripción
KT39001 Servicios de Prevención

KP39001 Proveedores Logísticos (Eventos/Prevención)
Importante: Debe tener en cuenta que una vez usted preste su servicio o realice la respectiva
entrega del producto, debe confirmar con el área respectiva la autorización del pago; de esta manera
Colmena Seguros realizará la orden de servicio y autorización u orden de compra y entrada de
mercancía, la cual debe descargar del portal o el área responsable enviarla.
La orden de servicio y autorización debe ser impresa y adjuntada a la factura electrónica o no

electrónica o física, este es un requisito indispensable para la radicación de las facturas. Es
imprescindible para facturar tener en su poder la orden de servicio y autorización, la cual debe
descargar del portal de Colmena Seguros, y debe anexar de manera obligatoria a la factura para
que esta sea tramitada.
Para facilitar el proceso de facturación electrónica:
Enviar el código de clasificación anteriormente definido en el campo del archivo XML “ENC_13”.
Adicionalmente, en el archivo XML y el PDF de la factura se debe referenciar el número del soporte
según corresponda (orden de servicio y autorización u orden de compra y entrada de mercancía)
y el correo de notificación. Esto facilita el proceso si no puede adjuntar el soporte en su factura
electrónica.
En el campo del archivo XML “IRF_1” a nivel de cada posición de documento, el cual corresponde
al número que encuentra en la casilla número de orden de servicio y autorización de su portal.
Importante tener presente que a través del operador tecnológico solo se podrán transitar o
transportar anexos que no superen 2 megas, incluyendo el archivo xml y pdf-representación gráfica.
Le informamos que ningún funcionario de Colmena Seguros accede a enlace, el buzón es leído
por un robot que opera para cargar las facturas en la plataforma del Proveedor tecnológico Carvajal.
Cuando se realice el envío de la factura, en el mismo correo se deben adjuntar los soportes, no
realizar el envío por separado porque se rechazará la factura.
El archivo en formato .zip debe contener archivos con extensión en XML y representación gráfica,
y los soportes dentro del archivo en formato .zip en otro archivo en formato .zip.
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La radicación de los documentos por un medio diferente al buzón establecido para facturación
electrónica no tiene validez para el proceso de pago, y su estado es ‘no recibidas’.
• Proceso de Radicación de Documentos Electrónicos, según resolución 42 de

2020:
Se adjuntan imágenes como ejemplo de cómo debe llegar el correo al buzón de Colmena
Seguros
Asunto y archivo en formato .ZIP
Contenido del archivo en formato .ZIP: XML, PDF representación gráfica y soportes en archivo
formato .ZIP, los archivos deben tener el mismo nombre.
El soporte del archivo en formato .ZIP
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Si usted no es un facturador electrónico o radicaba las facturas en físico las debe enviar
al siguiente buzón: facturacion@colmenaseguros.com
Teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
Escribir el correo sin tildes y terminado en el dominio “.com”. El buzón envía una respuesta
automática como medio de confirmación de la recepción; si no recibe la respuesta automática, debe
verificar los datos de la radicación, o de lo contrario Colmena Seguros da por no radicada la
factura. La radicación de los documentos por un medio diferente al aquí relacionado no tiene
validez para el proceso de pago y tienen el tratamiento de “no recibida”.
Por favor tener en cuenta las siguientes indicaciones:
1. Este buzón NO es para la recepción de facturas electrónicas.

2. A este buzón deben adjuntar los documentos escaneados, preferiblemente en formato .PDF
(Factura, anexos). En el archivo .PDF de la factura radicada se debe referenciar el número
del soporte según corresponda (orden de servicio y autorización), clasificación de la factura
según servicio prestado.
3. Si es persona natural, debe adjuntar los documentos o planillas de seguridad social que
acredite el pago de aportes al sistema de seguridad social integral.
4. Este buzón no aplica para cuentas médicas.
La sede de Colmena Seguros habilitada para la recepción de facturas físicas es:
En Bogotá D.C. Avenida Calle 26 # 69C - 03 torre A piso 6to, en el horario de lunes a viernes de
8am a 1pm en jornada continua.
Importante: No olvide radicar su factura a más tardar el 25 de cada mes, como acuerdo comercial,
esto nos permite ser más eficiente en nuestros procesos de pago.
Cualquier inquietud o solicitud con respecto a lo indicado este capítulo, favor comunicarlas al
correo electrónico pagaduriacolmenaseguros@fundaciongruposocial.co
14.4 Causales de devolución de las facturas y/o documento equivalente
La factura y/o documento equivalente será devuelta si se presenta alguna de las siguientes
inconsistencias:
a) Si no cumple con los requisitos legales señalados en el numeral anterior.

b) Si se presentan diferencias en las tarifas pactadas.
c) Por la ausencia de orden de servicio autorizada a través del portal de proveedores.
ACC-A-047 V5 11/2022
d) La factura o documentos equivalente este dirigida a otra institución o que tenga errores en
el NIT de Colmena Seguros.
e) Las facturas o documento equivalente que incluyan servicios previamente facturados.
f) La numeración de las facturas o documentos equivalentes se encuentren repetidos.
g) Si presentan tachones y/o enmendaduras.
h) Cuando una persona exija el pago de sus servicios con documento equivalente e incumpla
algunos de los requisitos de la ley.
14.5 Pago de Cuentas por Pagar.
a) Proveedores nacionales y extranjeros: Colmena Seguros realiza el pago de sus obligaciones a

proveedores a treinta (30) días calendario a partir de su fecha de notificación o radicación de facturas
y/o documentos equivalentes
b) Proveedores Personas Naturales de la red de Prevención, con prioridad de pronto
pago, y de acuerdo con la programación semanal de pagos masivos a proveedores;
en todo caso, esta ejecución no será mayor a treinta (30) días.
Nota: Ningún colaborador puede comprometerse con los beneficiarios de un pago a realizarlo
antes de los plazos establecidos.
15. RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE
Colmena Seguros reconoce a sus proveedores de prevención gastos de desplazamiento solo en

los casos en que las actividades contratadas se ejecuten fuera del perímetro urbano (municipios
anexos donde los tiempos de desplazamiento son superiores a una hora de distancia) o en ciudades
diferentes al domicilio social del proveedor, donde se haya acreditado para la prestación de
servicios.
Gastos que se reconocen:
• Transporte intermunicipal, la cual se reconoce al proveedor este costo con cargo a la

Orden Servicio que ejecutó y según tarifas definidas por Colmena Seguros.
• Gastos de manutención (alimentación) y alojamiento.
• Horas de desplazamiento para realizar actividades fuera del perímetro urbano de acuerdo
con los parámetros establecidos y descritos en ítem a continuación.
• Horas fallidas, para las actividades que han sido contratadas al proveedor mediante la
publicación de Orden de servicio y no son canceladas por Colmena Seguros o la empresa
cliente dentro de las 24 horas anteriores al inicio de la actividad, esto es decir cuando por
razones ajenas al proveedor no se pueden realizan.
• Tiquetes aéreos.
Valores que serán reconocidos de acuerdo con las tarifas establecidas por Colmena Seguros de
acuerdo con la Política gastos de Viaje y Desplazamiento definida.
ACC-A-047 V5 11/2022
Condiciones generales:
• El reconocimiento de gastos de viaje a los proveedores de prevención se realizará con

posterioridad a la realización de la actividad, previa presentación del formulario “Informe de
prestación de servicios de prevención y promoción – Proveedores”, firmado por el responsable
en la Empresa Cliente.
• Los traslados aéreos de los proveedores de prevención a ciudades diferentes a las de su
origen se coordinarán directamente por intermedio del área Administrativa de cada
sucursal de Colmena Seguros previo al desplazamiento.
• En los casos en que sea necesario hospedarse se reconocerá el valor definido para la zona,
el cual se encuentra publicado en el portal de proveedores.
• Los valores aprobados para desayuno, almuerzo y comida, en los casos que el
desplazamiento lo requiera, se encuentran publicados en el portal de proveedores.
• La contratación de servicios de prevención implica, en algunos casos, traslados de los
proveedores de Prevención a sitios retirados de los perímetros urbanos (según la ubicación
de las sedes de nuestras empresas afiliadas), así como la cancelación de actividades
programadas por decisión del cliente u otras razones ajenas al desempeño de los
proveedores, Colmena Seguros determina:
Reconocimiento de horas por desplazamiento: Se reconocerá al proveedor por

desplazamiento, aquellas horas que este invierte de su tiempo, para trasladarse al sitio de realización
de una actividad contratada por Colmena Seguros, bajo las siguientes condiciones:
• La actividad se realiza fuera de los perímetros urbanos de la ciudad de origen del proveedor:
- Cuando el desplazamiento hasta el municipio, pueblo o ciudad de realización de la

actividad es menor a dos horas, se debe reconocer el 25% del valor de la hora de campo
contratada por cada hora o fracción de desplazamiento.
actividad es mayor a dos horas, se debe reconocer el 50% del valor de hora de campo
• Para las unidades diferentes a Horas (Visiometrías, Audiometrías, Espirometrías,

Exámenes Médicos, entre otros) Colmena Seguros reconocerá el valor de $10.000 por
cada hora o fracción de desplazamiento del proveedor.
Reconocimiento por Horas fallidas: Para las actividades que han sido contratadas al proveedor
mediante la publicación de una Orden de Servicio, NO SON CANCELADAS por COLMENA vida
y riesgos profesionales dentro de las 24 horas anteriores al inicio de la actividad y por razones
ajenas al proveedor no se pueden realizar, se reconoce:
- Por las primeras dos horas: El valor de una (1) hora del servicio contratado
- Por las horas adicionales: El 50% del valor de la hora del servicio contratado
ACC-A-047 V5 11/2022
actividad es menor a dos horas, se debe reconocer el 25% del valor de la hora de campo
contratada por cada hora o fracción de desplazamiento. Aplicable a traslado terrestre.
actividad es mayor a dos horas, se debe reconocer el 50% del valor de hora de campo
- Para las unidades diferentes a Horas (Visiometrías, Audiometrías, Espirometrías,
Exámenes Médicos, entre otros) Colmena Seguros reconocerá el valor de $10.000 por
cada hora o fracción de desplazamiento del proveedor."
16. EXCLUSIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS PARA ACTIVIDADES DE

PREVENCIÓN
Las actividades de prevención están excluidas del impuesto a las ventas de acuerdo con la siguiente
normatividad:
El Decreto Ley 1295 de 1994 es la norma que estableció la organización y administración del Sistema
General de Riesgos Profesionales, en este ordenamiento en su artículo 1 define su naturaleza y
alcance en los siguientes términos:
“Artículo 1, El Sistema General de Riesgos Profesionales es el conjunto de entidades públicas y privadas,

normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos
de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencias del
trabajo que desarrollan.”
Las disposiciones vigentes de Seguridad y Salud en el Trabajo relacionadas con la prevención de los
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo,
con las modificaciones previstas en este decreto, hacen parte integrante del Sistema General de
Riesgos Laborales.
En la misma norma, en el artículo 94 se establecen las exenciones del Sistema General de Riesgos
Laborales en materia de impuesto de renta y establece además la excepción para el impuesto a las
Ventas a los servicios de seguros y reaseguros que prestan las compañías de seguros, para invalidez
y del sistema y da facultades al legislador para reglamentar sobre la materia.
En 1998 es expedido el Decreto 841 que reglamenta los aspectos tributarios relacionados con la
Ley100 de 1993 y en su Artículo 1, literal E establece:
“Artículo 1º. Servicios vinculados con la seguridad social exceptuados del impuesto sobre las ventas, de
conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 476 del Estatuto Tributario, están exceptuados
del impuesto sobre las ventas los siguientes servicios vinculados con la seguridad social de acuerdo con lo
dispuesto en la Ley 100 de 1993: ...... e. Los servicios prestados por las administradoras del régimen de
riesgos profesionales que tengan por objeto directo cumplir las obligaciones que le corresponden de acuerdo
con dicho régimen.”
ACC-A-047 V5 11/2022
Dado que existe una exclusión del Impuesto a las Ventas por el desarrollo de estas actividades, y
que éstas pueden ser desarrolladas por la entidad misma o por intermedio de terceros, el servicio
prestado por terceros contratado exclusivamente para dar cumplimiento al objeto propio del
Sistema de Riesgos Laborales, de igual manera se encuentra excluido del Impuesto a las Ventas.
Por lo tanto, ningún proveedor podrá incluir impuesto a las ventas, esta exclusión no aplica para los
servicios que por su naturaleza y condición tributaria si deban facturar Impuesto a las ventas.
Lo anteriormente expuesto se puede apreciar en los conceptos 0403015926 del 17 de marzo de

2004 y 086385 de 2006 emitidos por la DIAN.
17. ANEXOS
17.1 Anexo 2 PSP-F-007 (Formato de Informe de Prestación de Servicios de

Prevención y Promoción)
ACC-A-047 V5 11/2022
17.2 Anexo 3 Formatos de Registro de Asistencia a Capacitaciones
PSP-F-006 (Formato Registro de asistencia a Capacitación)
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PSP-F-037 (Registro de asistencia Capacitación FORMAR)
Registro de asistencia y evaluación eventos FORMAR webinars
El registro de asistencia y de evaluación a eventos de FORMAR webinars debe cumplir como

mínimo los siguientes parámetros:
Primera parte del mismo archivo donde se toman datos de asistencia
Segunda parte del mismo archivo donde se toman datos de evaluación del evento
ACC-A-047 V5 11/2022
17.3 Anexo 4 PSP-F-010 (Formato para Evaluación de la sesión de capacitación)
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17.4 Anexo 5 PSP-F-012 (Formato Registro Actividades del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST))
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Anexo 6 (Plantilla de Informe Técnico – Tipo A) PSP-F-056 Formato de diseño
de las hojas internas de los informes de asesoría
17.5 Anexo 7 (Plantilla de Informe Técnico – Tipo B) 1.1.1– PSP-F-057
Formato de portada a ser utilizada en la presentación de informes de asesoría
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17.6 Anexo 8 (Formato de la plantilla a ser utilizada en las presentaciones que se
requieran dentro de las actividades de capacitación y formación)
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17.7 Anexo 9 (Determinación de la calidad de responsables o no del Impuesto a las
Ventas - IVA)
De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 4 de la Ley de financiamiento 1943 de

2018, el cual modifica el artículo 437 del Estatuto Tributario –ET, se consideran no responsables
del impuesto a las ventas – IVA, siempre y cuando demuestren que en el año fiscal anterior
cumplieron los siguientes requisitos:
• Ser personas naturales.

• Haber obtenido ingresos brutos totales inferiores a 3.500 UVT ($116.046.000 para
2018 y 119.945.000 para 2019).
• No poseer más de un establecimiento de comercio, ya sea oficina, sede, local o negocio.
• No desarrollar actividades de franquicia en el establecimiento de comercio.
• No ser usuario aduanero.
ACC-A-047 V5 11/2022
• No haber celebrado contratos de venta de bienes o prestación de servicios
gravados iguales o superiores a 3.500 UVT.
• Sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras debieron ser
inferiores a 3.500 UVT.
• No estar registrado en el régimen simple de tributación.
Así mismo, los no responsables del IVA pasarán a ser responsables a partir del período posterior a
aquel en el que se dejen de cumplir los requisitos en mención, salvo en el casos en que se celebren
contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor superior a 3.500 UVT,
para lo cual deberá inscribirse previamente a la celebración del contrato como responsables del
impuesto. Lo anterior será exigido por el contratista para la procedencia de costos y deducciones.
Nota: La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) reajustará anualmente El valor en

pesos de la UVT (Unidad de Valor Tributario) en la variación del índice de precios al consumidor
(IPC).
17.8 Anexo 10 Manual del portal de proveedores
Para acceder al portal de proveedores de servicios de prevención de Colmena Seguros se debe

ingresar a la siguiente dirección: www.colmenaseguros.com, donde encontrará el menú para
ingresar a Oficina virtual, al lado izquierdo de este menú, se encuentran dos pestañas, una para
clientes y la otra para proveedores, debe seleccionar la pestaña Proveedores.
ACC-A-047 V5 11/2022
Una vez seleccionada la pestaña de proveedores, ingresar Usuario y Contraseña asignada, dar clic
en Entrar, esto lo llevará a la siguiente pantalla donde deberá seleccionar el enlace Portal
Proveedores:
ACC-A-047 V5 11/2022
NOTA: Es importante hacer clic en el botón aceptar, para continuar con el proceso de
autentificación (Ingreso de Usuario y Contraseña).
En esta pantalla también podrá descargar el BOLETIN TRIMESTRAL que Colmena Seguros elabora
(marzo, junio, septiembre y diciembre.)
Ubicado en la pantalla de ingreso al portal se debe registrar: en el campo NIT: el número de NIT o
Identificación sin dígitos de verificación y en el campo contraseña: La clave asignada por Colmena
Seguros. Diligenciados estos campos se debe dar clic en ingresar e inmediatamente el portal lo
ubicará en una nueva pantalla como la que se aprecia a continuación.
En esta pantalla el proveedor tiene las diferentes opciones que puede consultar: órdenes de servicio
nuevas, órdenes de servicio aceptadas, órdenes de servicio autorizadas, órdenes de servicio
modificadas, órdenes de servicio suspendidas, órdenes de servicio rechazadas, Soportes y la pestaña
denominada cartelera, sobre las cuales se puntualizó en el capítulo 9.
A continuación, se presenta el detalle de cómo consultar las diferentes pestañas que se encuentran
en esta pantalla.
17.8.1 Pantalla de ingreso al portal de proveedores
En esta pantalla se solicitan las credenciales para ingresar al portal, debe registrar:
• En el campo Usuario: El número de NIT o Identificación sin dígitos de verificación o

usuario asignado.
• En el campo Contraseña: La clave asignada por Colmena Seguros.
ACC-A-047 V5 11/2022
17.8.2 Cartelera
Una vez realizada la validación de la información de ingreso, se podrá acceder al portal de

proveedores. Al ingresar, el primer menú que se despliega es el de la cartelera, en el cual Colmena
Seguros publicará de manera periódica información de su interés, por favor léala cada vez que
ingrese.
¡AQUÍ ENCONTRARÁ INFORMACIÓN DE SU INTERÉS LA CUAL DEBE CONSULTAR

PERIÓDICAMENTE, POR FAVOR NO OLVIDE LEERLA!
ACC-A-047 V5 11/2022
17.8.3 Opciones portal
En el menú “Opciones portal” podrá realizar cambio de contraseña, cerrar sesión y continuar
en el portal de proveedores en el caso de inactividad.
Una vez este en el menú “Opciones portal” podrá

• Cerrar su sesión dando clic en “Cerrar”
• Para continuar en el portal dar clic en “Continuar”
• Para el cambio de contraseña de clic en “Cambiar contraseña”, esto lo llevará a la
siguiente pantalla en la cual debe:
o Ingresar la contraseña actual en el campo Contraseña actual

o En Contraseña nueva debe ingresar
o Debe confirmar la contraseña por la cual desea cambiar
o Para finalizar seleccione Guardar
ACC-A-047 V5 11/2022
17.8.4 Módulo de órdenes de servicio nuevas
Si requiere buscar órdenes de servicio nuevas, de clic en el menú “Nuevas”.
Una vez haya ingresado al menú, deberá seguir los siguientes pasos:
✓ En el campo “Publicadas entre el”: utilice el calendario para seleccionar la fecha inicial
del periodo en que el área de coordinación de actividades le publicó órdenes de servicio
✓ En el campo “y el”: utilice el calendario para seleccionar la fecha final del periodo de
publicación de la orden.
✓ De clic en el botón “Buscar”
ACC-A-047 V5 11/2022
Aparecerán las órdenes de servicios que el área de coordinación de actividades le ha emitido entre
el rango de fechas seleccionado.
17.8.5 Aceptar o rechazar órdenes de servicio
Una vez realizada la consulta de las Órdenes de Servicio Nuevas, podrá ver el detalle de cada una
Para aceptar o rechazar una orden de servicio debe dirigirse a la parte inferior de la orden, y
seleccionar la opción “Aceptar” para confirmar que va a realizar el servicio solicitado o
“Rechazar” si es el caso, para rechazar una orden de servicio deberá escoger el motivo por el
cual lo hace y digitar las observaciones correspondientes.
ACC-A-047 V5 11/2022
*El Acuerdo de Nivel de Servicio – ANS para la revisión de las órdenes de servicio nuevas en el
portal, es de 2 días posterior a su publicación.
Si seleccionó la opción “Aceptar” o “Rechazar” equivocadamente, seleccione la opción

“Desmarcar” para que confirme la opción adecuada más adelante. Para finalizar seleccione
“Guardar”
17.8.6 Módulo de órdenes de servicio aceptadas
Para buscar las órdenes de servicio aceptadas, podrá ingresar dando clic en el menú “Aceptadas”.
Una vez ingrese a esta pestaña:
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• Si desea buscar órdenes aceptadas según la fecha de publicación por el Director Integral de
Servicios (DIS), en el campo “publicadas entre el…” y “el…”: seleccione el periodo
correspondiente.
• Si desea buscar órdenes aceptadas según la fecha de aceptación, en el campo “aceptadas
entre el… y el…”: seleccione el periodo correspondiente.
• Si desea buscar órdenes aceptadas para una empresa en especial, en el campo “Empresa”
digite el nombre de la empresa, no es necesario que lo digite completo, puede utilizar el
carácter “%” (Porcentaje) como comodín. Por ejemplo, si digita: operac%, la búsqueda
traerá las empresas cuya razón social empiece por “operac”. Si utiliza por ejemplo
%Colombia, la búsqueda traerá las empresas cuya razón social contenga la palabra
“Colombia”.
• Si desea buscar órdenes aceptadas teniendo el número de la orden, digítela en el campo
Código Orden de Servicio.
• Para iniciar la búsqueda de clic en el botón “Buscar”.
La rapidez de la búsqueda depende del filtro que seleccione, recuerde que puede combinarlos.
Operac%
17015
Con la orden de servicio aceptada proceda a realizar el servicio según las condiciones solicitadas y
en las fechas estipuladas y terminadas las actividades realice los informes respectivos según las
condiciones especificadas en la orden de servicio.
17.8.7 Crear sesiones de trabajo
ACC-A-047 V5 11/2022
La “Sesión de Trabajo” se habilita en el portal del proveedor para
efecto que a través de esta opción se adjunten los entregables solicitados
en la orden de servicio asignada, una vez cargados los informes y soportes
requeridos, estos pasarán a revisión y autorización respectiva.
ACC-A-047 V5 11/2022
En este módulo por esta opción se
agrupan y listan las órdenes de
servicio con Consultar Sesiones
de Trabajo.
Detalle creación “sesión de trabajo”. Parte 1 de 5.
Se ingresa la cantidad de
unidades ejecutadas por
sesión de trabajo.
Se ingresan las fechas de

inicio y fin de ejecución de
la sesión de trabajo.
Opción para adjuntar los

soportes solicitados de
acuerdo con la Sesión de Trabajo
ejecutada.
ACC-A-047 V5 11/2022
En este campo es importante incluir datos complementarios claves como: ciudad ejecución, hora
actividad, nombre profesional asociados a la sesión de trabajo y/o alguna novedad relevante.
Detalle creación “sesión de trabajo”. Parte 2 de 5.
Ubicar, seleccionar el entregable

requerido y hacer clic en botón
iniciar.
Finalizado el cargue se cierra el

módulo.
En el “Cargador de Archivos” se
deben adjuntar uno a uno los
documentos requeridos para la
sesión de trabajo.
ACC-A-047 V5 11/2022
Ejemplo creación “sesión de trabajo”. Parte 3 de 5.
Por la opción de “Otros Entregables”, se pueden

adicionar documentos complementarios asociados a la
sesión de trabajo, importante comprimirlos antes de
cargarlos por esta opción.
ACC-A-047 V5 11/2022
Una vez cargados los entregables solicitados para cada Sesión

de Trabajo, queda el registro de la sesión guardado y en
“Estado Pendiente por revisión de Colmena”
Es importante validar siempre el campo del “Estado” dado que a través de esta opción se conocerá
en que parte va el proceso de los entregables.
ACC-A-047 V5 11/2022
A través de las opciones de “Soportes – Sop e Histórico –
His” se puede consultar información detallada y la trazabilidad
de los soportes asociados a cada sesión de trabajo.
17.8.8 Revisar sesiones de trabajo devueltas
Sesiones de trabajo devueltas. Parte 1 de 5
En este módulo por esta opción se agrupan y

listan las órdenes de servicio con Sesiones
de Trabajo Devueltas”.
Sesiones devueltas. Parte 2 de 5
ACC-A-047 V5 11/2022
Una vez se accede a la sesión de trabajo con entregables
devuelto, se listan una a una las sesiones con novedad y se
habilitan las funciones “Solicitar Revisión” y “Anular”
para efecto de hacer las modificaciones que correspondan.
Sesiones devueltas. Histórico y soportes. Parte 3 de 5
A través de las opciones de “Histórico – His y Soportes - Sop” se

puede consultar la información detallada de la devolución y la
trazabilidad de cada sesión de trabajo radicada.
Sesiones devueltas. Solicitar revisión. Parte 4 de 5.
ACC-A-047 V5 11/2022
Al ingresar por la opción “Solicitar Revisión” se deben hacer
las correcciones indicadas, cambiar los soportes, borrarlos o
ajustarlos, para luego sí, solicitar la revisión nuevamente de la
sesión de trabajo
Sesiones devueltas. Anular. Parte 5 de 5
Al ingresar por la opción “Anular” se deben incluir las observaciones

respectivas de la novedad y hacer clic en el botón “Anular”, de esta forma se
borrará la sesión de trabajo y solo quedará guardado el registro con el histórico
de la novedad.
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17.8.9 Menú de órdenes de servicio autorizadas
Para consultar las autorizaciones de cobro asignadas, ingrese a al menú “Autorizadas”.
Cuando ya se encuentre en esta pestaña, deberá:

• Ubique el campo “Estado de la autorización” y seleccione la opción “Sin facturar”
• De clic en el botón Buscar para iniciar la búsqueda.
• El estado inicial de una autorización es “Sin facturar” y “Sin imprimir”.
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• Imprimir el listado de soporte de autorizaciones
Una vez se carguen las autorizaciones con la búsqueda:
Para cada autorización que desee incluir en el listado escoja la opción “Imprimir”. Si no desea
incluir la autorización en el listado de soporte seleccione la opción “No imp.”.
• Si se selecciona la opción de imprimir, se desplegará la siguiente ventana, si desea imprimir

deberá clic en el botón “Guardar” que se encuentra después de la última autorización.
• Debe ingresa la fecha de inicio de la actividad y fecha de fin de la actividad.
• Al terminar el proceso de guardado aparecerá una pantalla en donde puede imprimir el

listado de soporte con el detalle de las autorizaciones que marcó para impresión. Allí:
• De clic en el icono “Export” y seleccione la opción “PDF”. No escoja la opción
Excel.
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ACC-A-047 V5 11/2022
Aparecerá un mensaje indicando si desea abrir el archivo con el programa Adobe Acrobat o si desea
guardar el Archivo sin abrirlo.
• Seleccione “Abrir” si desea abrir el archivo e imprimirlo de una vez. Después podrá
guardarlo.
• Seleccione “Guardar” si desea guardar el archivo para imprimirlo más adelante.
ACC-A-047 V5 11/2022
• Seleccione la opción Archivo, Imprimir, para imprimir el listado generado.
• Cada impresión es enumerada con un consecutivo. Este podrá encontrarlo en el campo
“Número de lote de impresión” que encontrará en el listado para impresión. Con este
número puede consultar las autorizaciones que ya han sido impresas en la pantalla de
“Autorizadas”.
• Verifique el campo “Total”, que se encuentra al final del listado. Recuerde que este listado
impreso es el soporte para cuando radique sus facturas, así que el valor debe coincidir con
el valor facturado.
• Autorizaciones ya impresas
Ingrese a la opción “Autorizadas” y allí:
✓ Ubique el combo “Estado de impresión” y seleccione la opción “Impresas”

✓ Utilice los campos “Impresas entre el… y el…” para buscar por fecha de impresión.
✓ Ubique el combo “Estado de la autorización” y seleccione la opción “Sin facturar” si no ha
radicado la factura o “Facturadas” si ya radicó la factura. (Aparecerá facturada después de
pasados 2 días hábiles).
✓ También puede filtrar utilizando el “Número de impresión”.
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17.8.10 Menú de órdenes de servicio modificadas
Ingrese a la opción “Modificadas” y allí:
• Utilice los filtros de fechas de publicación o Empresa para filtrar el resultado

• Si la cantidad fue modificada aparecerá resaltada de color rojo. (Las nuevas unidades
ordenadas)
• Si las fechas de inicio o fin de la orden han sido modificadas aparecerán resaltadas de color
verde.
Si usted ya había aceptado la orden y realizado las actividades que se están modificando por favor
comuníquese a los teléfonos que se encuentran en el directorio que se anexa a este manual, con el
Área de coordinación de actividades en Colmena Seguros y coméntele la situación.
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17.8.11 Menú de órdenes de servicio suspendidas o anuladas
Ingrese a la opción “Suspendidas o anuladas” y allí:
• Seleccione los filtros correspondientes.

• El resultado cargará la fecha en que fue suspendida la actividad.
Si usted ya había aceptado la orden y realizado las actividades que se están suspendiendo por favor
comuníquese con el Área de coordinación de actividades en Colmena Seguros y coméntele la
situación.
17.8.12 Menú de órdenes de servicio rechazadas
Ingrese a la opción “Rechazadas” y allí:
• Seleccione los filtros correspondientes.

• El resultado cargará la fecha en la cual el proveedor rechazó la actividad.
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17.8.13 Menú soportes
En este menú puede consultar:
• Soportes según la orden de servicio

• Soportes según su estado
• Si dese buscar soportes según la fecha de registro, utilice el calendado del campo “Fecha
registro” para seleccionar la fecha inicial del periodo.
• En el campo “A” Seleccione en el calendario la fecha final del periodo que desea consultar.
• Dar clic en el botón buscar.
• Se desplegará la lista de soportes según los filtros utilizados.
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• Si desea consultar el histórico del soporte entregado, debe seleccionar “Ver Histórico”.
• Esto lo llevará a la siguiente pantalla donde encontrará el código del soporte, evento
relacionado, fecha de registro y observaciones.
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17.8.14 Recomendaciones generales
• No preste su contraseña.
• En lo posible haga cortes mensuales.
• Busque las órdenes “Nuevas” por mes.
• Acepte o rechace lo antes posible.
• Realice sus entregas de informe con anticipación, no espere a última hora. Así los DIS
asignarán las autorizaciones con tiempo.
• Imprima el listado de soporte con anticipación y en lo posible haciendo un corte mensual.
Utilice el filtro “Fecha de Autorización”.
• Guarde una copia del listado de soporte que envió con sus facturas.
• Si una autorización ya fue facturada y radicada, su estado cambiará a “Facturada” en dos
días hábiles. Una vez esté en este estado no podrá imprimirse en un listado de soporte de
nuevo con el fin de evitar doble facturación.
• Si el Valor Total del Listado de soporte no coincide con el total de las facturas, se rechazará
la radicación hasta corregir el error.
• Revise frecuentemente las órdenes de servicio modificadas y modificadas utilizando el filtro
de fecha de modificación.
• En caso de bloqueo u olvido de la contraseña de acceso al portal de proveedores, debe
comunicarse a la Línea efectiva al 018000919667, opciones 1-2-3-2-5-4; donde será
atendido para el proceso de recuperación de la clave de ingreso al portal.
17.9 Anexo 12 Política de seguridad y salud en el trabajo
Para Colmena Seguros, Compañía que integra el Grupo Empresarial liderado por la Fundación
Grupo Social, dedicada a la prestación de servicios del ramo de seguros vida y seguros sociales de
riesgos laborales, en el marco de su Cultura Organizacional regida por valores de actuación hacía
la dignidad humana, el bien común, la subsidiariedad y la solidaridad; es fundamental la gestión
integral de la salud y la seguridad de sus colaboradores y contratistas.
Por consiguiente, la Compañía refuerza su compromiso desde un enfoque promocional con:
• Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles.
• Cumplir con la normatividad legal vigente aplicable en materia de riesgos laborales.
• Proteger la seguridad y salud de todos los colaboradores, mediante la mejora continua del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en la empresa.
17.10 Anexo 13 Política de seguridad vial
Colmena Seguros se compromete a realizar actividades de promoción y prevención de riesgos

viales, además de asegurar la competencia de las personas que para el desarrollo de sus funciones
tengan a cargo un vehículo. Para dar cumplimiento a este propósito, la compañía establece el Plan
Estratégico de Seguridad Vial (PESV), el cual detalla las acciones a seguir por cada proceso y las
partes responsables, para dar cumplimiento a los requisitos técnicos, legales contractuales y los
demás requeridos por las autoridades en materia de Seguridad Vial.
ACC-A-047 V5 11/2022
• Todo el personal de la Compañía directo, temporal, outsourcing, contratistas o
subcontratistas, proveedores y demás partes interesadas son responsables de dar
cumplimiento a lo establecido en esta política y participar activamente en las actividades
que se desarrollen con el fin de cumplir con los objetivos propuestos.
• La compañía garantizará la disponibilidad de los recursos técnicos, financieros y humanos
necesarios para la implementación y divulgación del plan estratégico de seguridad vial, así
como el compromiso a mejorar continuamente las acciones establecidas en este plan.
• Dar cumplimiento a la normatividad vigente aplicable
• Por otra parte, las actividades de prevención, en pro de la mejora continua, promueven las
siguientes políticas respecto a:
Velocidad
• Todo colaborador de la Entidad debe transitar en sus vehículos dentro de los límites de
velocidad establecidos por el código nacional de tránsito Ley 769 de 2002 en sus artículos
106 y 107 en las diferentes zonas urbanas y rurales.
• Así como la dispuesta en las vías internas de la compañía e ingreso a los parqueaderos
Horas de conducción
• Cuando el colaborador cumpla las 4 horas de conducción interrumpida o efectiva de

conducción deberá realizar pausa de mínimo 15 minutos en los cuales deberá bajar
obligatoriamente del vehículo para mantener su estado de alerta en la conducción.
Cinturón de seguridad
• Todos los colaboradores de la Entidad y personal que preste servicios para esta, antes de
iniciar la marcha, deberán utilizar el cinturón de seguridad de manera correcta sin excepción
alguna a todos los ocupantes del vehículo
• Las sanciones producidas por el no uso del cinturón de seguridad, serán asumidas por el
conductor infractor quien deberá emitir una carta de explicaciones acerca de la sanción al
área administrativa de la Entidad.
Uso de equipos bidireccionales
• Queda prohibido la manipulación de cualquier medio portátil de comunicación como:

radios, teléfono celular, pantallas digitales y todo tipo tecnológico mientras se conduzca.
• Únicamente, podrán ser usados dichos elementos por medio de dispositivos que permitan
mantener las manos libres por parte del conductor.
Elementos de protección personal
• La entidad incentiva el uso de elementos de protección personal en todos los colaboradores

que conduzcan vehículos motorizados o no motorizados.
ACC-A-047 V5 11/2022
17.11 Anexo 14 Política de no alcohol, no tabaco y no drogas
Con el fin de propiciar sanos espacios de trabajo y en la búsqueda de la protección de los

colaboradores, la Entidad establece las siguientes políticas de no alcohol, no tabaquismo y no drogas.
Queda prohibido:
• El consumo de tabaco, alcohol, sustancias psicoactivas en las instalaciones de la Entidad.
Solamente la Entidad, podrá autorizar y/o suministrar y controlar el consumo de bebidas
alcohólicas, en casos excepcionales.
• La indebida utilización de sustancias psicoactivas, posesión, distribución y venta de estas, en
el desarrollo del trabajo dentro de las instalaciones de la empresa o durante la prestación
de servicios a terceros está estrictamente prohibido y es causal de terminación del contrato
de Trabajo en concordancia con el Reglamento interno de trabajo.
• El presentarse a trabajar bajo el efecto del alcohol y/o drogas o que creen dependencia,
está estrictamente prohibido y constituye justa causa para terminar la relación laboral, en
concordancia con el Reglamento interno de Trabajo.
De otra parte, la Entidad podrá realizar pruebas de alcohol y drogas directamente o a través de
terceros, cuando existan razones para sospechar de abuso de alcohol y drogas o cuando el
empleado esté involucrado en un accidente y deba descartarse una relación con uso o abuso de
estos.
Así mismo, es de obligatorio cumplimiento la participación de todos los colaboradores en los

programas de sensibilización y capacitación que promuevan el cumplimiento de la política de No
Tabaco, No Alcohol y No drogas.
17.12 Anexo 15 Criterios en seguridad y salud en el trabajo para proveedores de

servicios de prevención persona natural y jurídica.
17.12.1 Objetivo
Establecer los requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo, para las empresas y proveedores de
servicios de prevención persona natural y jurídica de Colmena Seguros.
17.12.2 Alcance
Este anexo de criterios en seguridad y salud en el trabajo para proveedores de servicios de

prevención persona natural y jurídica, determina los criterios generales relacionados con Seguridad
y Salud en el Trabajo que deben cumplir todos los proveedores de servicios de prevención persona
natural y jurídica de Colmena Seguros, cuando ejecuten actividades de riesgo en las instalaciones de
Colmena Seguros y/o en las empresas afiliadas a la ARL. Las disposiciones aquí establecidas, son de
obligatorio cumplimiento por parte de los contratistas en la actividad contractual.
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17.12.3 Definiciones
Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o
con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y
horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el
traslado de los trabajadores o Contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
También se considera como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función

sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca
en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se
produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se
Actué por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de
trabajadores de empresa de servicios temporales que se encuentren en misión”. Ley 1562 de 2012.
GLOSARIO
Política de seguridad y salud en el trabajo: Es el compromiso de la alta dirección de una

organización con la seguridad y salud en el trabajo, expresadas formalmente.
Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características
de este.
Análisis de trabajo seguro (ATS): Proceso para la identificación de peligros, riesgos y definición
de controles para actividades ocasionales o puntuales durante el desarrollo de la operación.
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
Contratante: Se entenderá como Contratante la firma con la que se legalice la minuta del
Contrato.
Seguridad y salud en el trabajo: Aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y
enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud
de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así
como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico,
mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo
Trabajos en alturas: se entenderá su obligatoriedad en todo trabajo en el que exista el riesgo de
caer a 1,50 m o más sobre un nivel inferior. (Resolución 1409 de 2012).
Trabajo en caliente: Los trabajos que generan calor, chispas y llamas abiertas, estas actividades
pueden causar accidentes como iniciar un conato de incendio o explosión, por ejemplo, trabajos de
soldaduras, pulidoras y limpiezas con chorros de arena, entre otras actividades. (Norma 29 CFR
Sección 1910.252 procedimientos para trabajo en caliente).
Trabajo con energías peligrosas: (Trabajos en tensión): Métodos de trabajo, en los cuales un
operario entra en contacto con elementos energizados o entra en la zona de influencia directa del
campo electromagnético que este produce, bien sea con una parte de su cuerpo o con
herramientas, equipos o los dispositivos que manipula. (Resolución 9 0708 de 2013).
ACC-A-047 V5 11/2022
Trabajo en espacios confinados: Trabajo que tiene medios limitados o restringidos para para
entrar y salir, es lo suficientemente grande para que entre un empleado y realice un trabajo asignado
y no está diseñado para que el empleado lo ocupe en forma continua. Estos espacios pueden incluir,
entre otras cámaras subterráneas, tanques, recipientes de almacenado, pozos y áreas cerradas por
diques, contenedores y silos. Un espacio confinado que requiere permiso para entrar es el que
cumple con la definición de espacio confinado y tiene una o más de estas características: (1) contiene
o tiene el potencial de contener una atmósfera peligrosa, (2) contiene un material que tiene el
potencial de que alguien que ingrese pueda quedar sumergido en él, (3) tiene una configuración
interna que podría causar que una persona que ingrese quede atrapada o se asfixie por paredes
convergentes hacia el interior o por un piso con pendiente hacia abajo y que se angosta hacia una
sección transversal más pequeña y/o (4) contiene cualquier otro riesgo serio reconocido para la
seguridad o la salud. (OSHA 3138 de 1998).
Trabajo izaje de cargas: Elevar, enarbolar subir una carga específica. Subir y/o bajar cargas o
transportarlas en un lugar a través de un aparato de elevación de funcionamiento discontinuo
destinado a elevar y distribuir, en el espacio, las cargas suspendidas de un gancho o de cualquier
otro accesorio de aprehensión.
Trabajos con sustancias químicas peligrosas: comprende todo producto químico que haya
sido clasificado o reconocido como peligroso de conformidad con la autoridad competente, o los
organismos aprobados o reconocidos por la autoridad competente, de conformidad con las normas
nacionales o internacionales o respecto del cual existan informaciones pertinentes que indiquen que
entraña un riesgo.
Contratante: Persona natural o jurídica que obtiene determinados servicios o productos según
las condiciones incorporadas en un contrato.
Proveedor: Persona natural o jurídica que mediante un acuerdo de voluntades se obliga para con
la empresa a dar, hacer o no hacer una actividad a cambio de una contraprestación en dinero o en
especie (Ajustada del Código de Comercio de Colombia).
Subcontratista: Persona natural o jurídica contratada por el contratista, que depende técnica y
legalmente de este.
Trabajador independiente: personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación
de servicios con una duración superior a un (1) mes.
Personal contratista: Persona que depende laboralmente del contratista o subcontratista.
Requisitos contractuales: Conjunto de obligaciones derivadas de la realización de un contrato.
Responsabilidad legal: Es una institución jurídica generada por los hechos o las omisiones de las
personas que causan un perjuicio o un daño a otra persona, bienes o medio ambiente y que genera
para quien la realiza o propicia el daño la obligación de repararlo.
Responsabilidad solidaria: Según el artículo 34 del Código Sustantivo del trabajo si una empresa
contrata con un contratista independiente la ejecución de una o varias obras o la prestación de
servicios en beneficio de terceros, dicha empresa será solidariamente responsable con el contratista
por el valor de los salarios y de las prestaciones e indemnizaciones a que tengan derecho sus
trabajadores, siempre y cuando las labores que éstos ejecuten pertenezcan a las actividades
normales de la empresa.
Lo anterior quiere decir que en esos casos los trabajadores del contratista pueden reclamar el pago
de sus salarios y prestaciones sociales no sólo a éste, es decir al contratista que es su verdadero
empleador, sino que también pueden dirigir su reclamo a la empresa o al dueño de la obra o negocio
ACC-A-047 V5 11/2022
que contrató con el contratista. En eso consiste la responsabilidad solidaria que contempla el art.
34 del C.S. del T.
Responsabilidad civil: Es la obligación de asumir las consecuencias del daño que se ocasiona a
otras personas. (Ej. El contratante que no sea diligente o cuidadoso en la prevención de riesgos
laborales y que por su actuar antijurídico desencadene en sus contratistas un riesgo laboral y daño,
deberá indemnizarlos).
Responsabilidad penal: Es aquella que implica intención o voluntad de causar daño; corresponde
a una persona específica. (Ej. Conocer el riesgo y no hace nada para evitar su materialización).
Clase de riesgo: Clasificación de la empresa de acuerdo con la actividad económica que desarrolla
y de la cual depende la tarifa que debe pagar una empresa por la afiliación de sus trabajadores a una
Administradora de Riesgos Laborales (Ver Decreto 1295 de 1994).
Tareas de alto riesgo: Son todas las actividades que por su naturaleza o lugar donde se realiza,
implica la exposición o intensidad mayor a las normalmente presentes en la actividad rutinaria, las
cuales pueden causar accidentes de trabajo severos y en muchas ocasiones mortales. Las que se
catalogan como tal son: trabajo de altura, trabajo en caliente, espacios confinados, riesgo eléctrico,
accidentes de tránsito y manipulación de sustancias peligrosas.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en
los equipos o en las instalaciones (Decreto 1072 de 2015).
Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características
de este (Decreto 1072 de 2015).
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos
peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. (Decreto 1072 de 2015).
Evaluación del riesgo: Proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de
probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa
concreción. (Decreto 1072 de 2015).
Matriz de peligros/riesgos: Registro donde se consigna la información relacionada con la
identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
17.12.4 Políticas
Las siguientes son directrices organizacionales de Colmena Seguros en Seguridad y Salud en el

Trabajo, las cuales, deben ser divulgadas, entendidas y aplicadas por parte de los proveedores de
prevención persona natural y jurídica, para su respectivo cumplimiento (ver anexos en el Manual
para el Proveedor de servicios de Prevención Vs 2019 V1-21062019).
• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo FSO-DR-001

• Política de Seguridad Vial FSO-DR-003
• Política de No alcohol, No tabaco y No drogas
ACC-A-047 V5 11/2022
17.12.5 RESPONSABILIDADES DEL PROVEEDOR EN SST
Los siguientes requisitos son de obligatorio cumplimiento para todos los proveedores de
prevención persona natural y jurídica, quienes tienen la responsabilidad de cumplir las pautas
establecidas en el presente manual desde la oferta y/o suscripción del contrato; y mantener durante
toda la vigencia de este.
Con el fin de preservar y proteger la salud de las personas, el proveedor de prevención persona
natural y jurídica tiene las siguientes responsabilidades:
a) Acatar y cumplir con las normas de Colmena Seguros en materia de Seguridad Salud en el
Trabajo
b) Cumplir con todos los requisitos precontractuales y contractuales definidos para cada
proveedor de acuerdo con los criterios establecidos en SST
c) Asignar personal calificado y certificado para desarrollar las actividades del servicio.
d) Impartir los procesos de formación a sus trabajadores para certificar la idoneidad como
personal calificado.
e) Asistir y participar con sus trabajadores a los procesos de formación y capacitación
facilitados Colmena Seguros en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Abstenerse de trabajar en condiciones clasificadas como inseguras y/o de alto riesgo para
la salud, a menos que se haya provisto de la protección de seguridad requerida para su
ejecución.
g) Realizar el manejo operativo y administrativo en caso de accidente e incidente de trabajo,
haciendo el debido reporte a Seguridad y Salud en el Trabajo de Colmena Seguros. La
investigación del evento (incidente o accidente laboral) se realizará bajo lo establecido en
la resolución 1401 del 2007).
h) Hay que asegurar que el personal contratado para la realización del objeto del contrato
conserve en todo momento conductas en las que prevalezca el respeto, buen trato y
cuidado de las instalaciones de Colmena Seguros.
i) Hay que asegurar que todo el personal asignado a la ejecución del contrato se encuentre
afiliado al sistema de seguridad social en la categoría correspondiente al riesgo del contrato
a ejecutar.
j) Estar afiliado al sistema de seguridad social en la categoría correspondiente al riesgo del
contrato a ejecutar.
k) Todo proveedor jurídico, deberá aplicar una metodología plasmada en una matriz, que sea
sistémica y tenga alcance sobre todas las operaciones realizadas para COLMENA
SEGUROS, rutinarias o no rutinarias para la Identificación de Peligros, evaluación valoración
de riesgos.
l) Todo proveedor jurídico, deberá conocer detalladamente el plan de emergencias
establecido en cada sede u operación, incluyendo rutas de evacuación, salidas de
emergencias, puntos de encuentro y personal que coordina estas evacuaciones.
Además de las anteriores responsabilidades, los contratistas que oferten como Persona Natural
deben:
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a) Reportar antes de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles los incidentes y accidentes de
trabajo a los administradores de cada área de Seguridad y Salud en el Trabajo de Colmena
Seguros.
a. Informar a Colmena Seguros la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y
enfermedades laborales.
b. Participar en las actividades de Prevención y Promoción organizadas por Colmena Seguros,
los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigías Ocupacionales o la
Administradora de Riesgos Laborales.
c. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST.
17.12.6 Responsabilidades por Colmena Seguros
a) Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de trabajo y

enfermedades laborales.
b) Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo.
c) Realizar actividades de prevención y promoción.
d) Incluir a las personas que les aplica el presente decreto en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Permitir la participación del proveedor persona natural y jurídica en las capacitaciones que
realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud
necesarios para cumplir la actividad contratada de las personas a las que les aplica el
presente decreto.
g) Informar a los proveedores afiliados en riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al
Sistema General de Riesgos Laborales.
h) Adoptar los mecanismos necesarios para realizar el pago anticipado de la cotización, cuando
el pago del aporte esté a su cargo.
i) Analizar los indicadores contemplados en el SGSST.
j) Documentar y dar respuesta adecuada a las comunicaciones externas relativas a la seguridad
y salud en el trabajo emitidas por los proveedores persona natural y jurídica de conformidad
con los tiempos previstos en su procedimiento de comunicaciones.
k) Realizar inducción de SST a los proveedores persona natural y jurídica.
l) Realizar auditoría a los proveedores persona jurídica anualmente para verificar el
cumplimiento de la normatividad.
17.12.7 Categorización de los proveedores
CLASIFICACIÓN DE CLASIFICACION DE
PROVEEDOR I PROVEEDOR II
Contratistas tareas de Proveedor persona Jurídica

alto riesgo Proveedor Persona natural
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17.12.8 Requisitos antes de la contratación en SST para persona natural: Ver Formato
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ACC-A-047 V5 11/2022
MATRIZ DE REQUISITOS ANTES DE LA CONTRATACIÓN
PROVEEDOR PERSONA NATURAL
TIPO DE SERVICIO PRESTADO
REQUISITOS Red
Red de Prevención
Asistencial
Afiliación al Sistema General en

X X
Seguridad Social (ARL, AFP y EPS)1
Examen médico Ocupacional

X X
preingreso
Certificación de competencias para
trabajadores que ejecutan tareas
de alto riesgo, expedidas por
instituciones avaladas a nivel X X
nacional o internacional de
conformidad con la legislación
colombiana
Descripción de la Tarea (Análisis
de Trabajo Seguro- análisis de X X
Riesgo por Oficio)
1
En el caso de los proveedores naturales que realicen labores en niveles de riesgo IV y V, el aporte a ARL
será asumido por Colmena Seguros, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 723 de 2013 (compilado en
el decreto 1072 de 2015)
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17.12.9 Requisitos antes de la contratación en SST para proveedor Persona Jurídica:
Ver Formato
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MATRIZ DE REQUISITOS ANTES DE LA CONTRATACIÓN PROVEEDOR
PERSONA JURÍDICA

REQUISITOS
Red de
Red Asistencial
Prevención
Formulario de autoevaluación (Resolución 0312

de 2019) estándares mínimos del sistema de X X
gestión de seguridad y salud en el Trabajo)
Plan Estratégico de Seguridad Vial para los

proveedores que presenten servicios de X X
ambulancia Y/O transporte
Carta de radicación del Plan estratégico de

seguridad vial ante las entidades que
X X
correspondan (secretaria de movilidad,
superintendencia de puertos y transporte)
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo

presentar constancia de clasificación del nivel de
riesgo de la empresa o del trabajador que X X
realizara la actividad (certificación de la ARL, de
acuerdo con normatividad vigente)
Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo por

X X
parte del contratista
Pago vigente ARL, EPS, AFP X X
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17.12.10Matriz de requisitos durante la ejecución del contrato proveedor persona
natural:
MATRIZ DE REQUISITOS DURANTE DE LA CONTRATACIÓN

PROVEEDOR PERSONA NATURAL
REQUISITOS Red de
Red Asistencial
Prevención
Para el desarrollo de actividades de alto

riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la
X X
empresa o del trabajador que realizara la
actividad (certificación de la ARL, de
acuerdo con normatividad vigente)
Inducción en Seguridad y Salud en el

X X
Trabajo por parte de Colmena Seguros
Pago vigente ARL, EPS, AFP2 X X
2
En el caso de los proveedores naturales que realicen labores en niveles de riesgo IV y V, el aporte a ARL
será asumido por Colmena Seguros, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 723 de 2013 (compilado en
el decreto 1072 de 2015)
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17.12.11Matriz de Requisitos durante la ejecución del contrato proveedor persona
Jurídica, ver formato
MATRIZ DE REQUISITOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

PROVEEDOR PERSONA JURÍDICA
REQUISITOS
Red de Prevención Red Asistencial
Informe semestral de la
evolución de los indicadores
de accidentalidad de los X X
trabajadores del objeto del
contrato
Plan de trabajo de SST

X X
definido por el contratista
Registros de entrega de
Elementos de protección
personal para las labores
X X
contratadas (cuando sean
necesarios para el desarrollo
de la actividad contratada)
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17.12.12Canales de comunicación
Los canales de comunicación están establecidos dentro del Manual del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo de Colmena Seguros en el numeral 5.8 se establecen los
siguientes medios de comunicación para el proveedor persona natural y jurídica:
• Publicaciones y materia impreso (avisos, folletos, cartillas) apoyado por la red

de correspondencia interna.
• Buzón, mensajes de texto
• Intranet, campañas masivas de correo electrónico, capacitación virtual
• Jornadas de capacitación y sensibilización masiva y por población objeto
17.12.13Auditorias
• Se podrán efectuar auditorías al proveedor persona natural y jurídica de acuerdo con

el procedimiento del Sistema de Gestión de Colmena Seguros. El proveedor persona
natural y jurídica autoriza a Colmena Seguros a auditar e inspeccionar en cualquier
momento los equipos, sitios de trabajo, personal, sistemas de permisos de trabajo,
análisis de riesgos, herramientas, elementos de protección personal, requisitos legales
y documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento de la normatividad.
• En el momento en que las auditorias se identifiquen no conformidades u oportunidades

de mejora, se deberá generar un plan de acción que el proveedor persona natural y
jurídica deberá entregar como máximo en 10 días hábiles a quien le realizó la Auditoria;
de dicho plan Colmena Seguros realizará seguimiento al mes siguiente.
De acuerdo con el desempeño en seguridad se definirá la viabilidad para invitación a

nuevas licitaciones y/o renovación de contratos.
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17.12.14Matriz de Requisitos en SST antes de la contratación proveedor persona
natural
MATRIZ DE REQUISITOS EN SST ANTES DE LA CONTRATACION PERSONA

NATURAL
Nombre empresa contratista: Actividad económica:

Dirección: Ciudad
Nombre encargado de SST de la empresa contratista: Nit
Administradora de riesgos laborales (ARL):
Número de empleados: Número de contratistas:

REQUISITOS
Afiliación al Sistema General en

Seguridad Social ( ARL, AFP y EPS)[1]
Examen médico Ocupacional pre ingreso

trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones
avaladas a nivel nacional o internacional
de conformidad con la legislación
colombiana
Descripción de la Tarea (Análisis de

Trabajo Seguro- análisis de Riesgo por
Oficio)
Una vez adjudicado el contrato, el proveedor debera regirse por el

Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo dirigido a contratistas, de NO
ACEPTO
Colmena Seguros ACEPTO
Nombre del representante legal: Firma del representante legal:
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17.12.15Matriz de requisitos en SST antes de la contratación proveedor persona
Jurídica
MATRIZ DE REQUISITOS EN SST ANTES DE LA CONTRATACION PROVEEDOR JURIDICO

Dirección: Ciudad

REQUISITOS
Formulario de autoevaluación
(Resolución 0312 de 2019) estándares
mínimos del sistema de gestión de
seguridad y salud en el Trabajo)
Plan Estratégico de Seguridad Vial para

los proveedores que presenten
servicios de ambulancia Y/O transporte
Carta de radicación del Plan estratégico

de seguridad vial ante las entidades
que correspondan ( secretaria de
movilidad, superintendencia de
puertos y transporte)
Para el desarrollo de actividades de

alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la
empresa o del trabajador que realizara
la actividad (certificación de la ARL, de
acuerdo a normatividad vigente)
Inducción en Seguridad y Salud en el
Trabajo por parte del contratista
Pago vigente ARL, EPS, AFP

NO
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo dirigido a contratistas, de ACEPTO
ACEPTO
Colmena Seguros
ACC-A-047 V5 11/2022
17.12.16Matriz de requisitos en SST durante la ejecución del contrato proveedor
persona natural
MATRIZ DE REQUISITOS EN SST DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO PERSONA NATURAL

Dirección: Ciudad

REQUISITOS
Para el desarrollo de actividades
de alto riesgo presentar constancia
de clasificación del nivel de riesgo
de la empresa o del trabajador que
realizara la actividad (certificación
de la ARL, de acuerdo a
normatividad vigente)
Inducción en Seguridad y Salud en

el Trabajo por parte de Colmena
Seguros

Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo dirigido a contratistas, de
ACEPTO NO ACEPTO
Colmena Seguros
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17.12.17 Matriz de requisitos en SST durante la ejecución del contrato proveedor
persona jurídica
MATRIZ DE REQUISITOS EN SST DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

PROVEEDOR JURIDICO

Dirección: Ciudad

REQUISITOS
Informe semestral de la evolución

de los indicadores de
accidentalidad de los trabajadores
del objeto del contrato
Plan de trabajo de SST definido por

el contratista
Matriz de Identificación de
peligros actualizado
Plan de emergencias actualizado
Registros de entrega de Elementos

de protección personal para las
labores contratadas (cuando sean
necesarios para el desarrollo de la
actividad contratada)

trabajadores que ejecutan tareas
de alto riesgo, expedidas por
instituciones avaladas a nivel
nacional o internacional de
conformidad con la legislación
colombiana
Una vez adjudicado el contrato, el proveedor debera

regirse por el Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo ACEPTO NO
dirigido a contratistas, de Colmena Seguros ACEPTO
ACC-A-047 V5 11/2022
17.13 Anexo ACC-A-065 Obligaciones y Sanciones Proveedores de Prevención
Obligaciones Clasificació Sanción

Alcance Descripción Faltas y/o Incumplimiento (posterior al estudio de la respuesta al
Proveedor n Falta requerimiento de información)
Cometer acciones y/o comportamientos que pongan

en riesgo reputacional (Es la posibilidad de pérdida en
que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen,
publicidad negativa, cierta o no, respecto de la Grave
servicios.
institución y sus prácticas de negocios, que cause
Informar a Colmena Seguros
sobre situaciones que puedan Imagen pérdida de clientes, disminución de ingresos o
poner en tela de juicio su Corporativa procesos judiciales)
buen nombre e imagen.
Enviar comunicaciones formales (Cartas firmadas por
el proveedor) en nombre de Colmena Seguros no
Moderada cumplimiento de los requisitos establecidos
autorizadas de manera directa a los Clientes e
contractualmente y en el Manual del Proveedor
informes técnicos de actividades realizadas
Tener una presentación

personal acorde a la actividad Presentarse sin el protocolo definido en el Manual del
a realizar y el lugar donde Proveedor para la prestación del servicio, asistiendo a
esta se va a llevar a cabo. Para la empresa usuaria sin tener una presentación personal
lo cual el proveedor debe acorde a la actividad a realizar y el lugar donde esta se
garantizar el porte adecuado va a llevar a cabo. Para lo cual el proveedor debe
de los elementos de garantizar el porte adecuado de los elementos de
protección personal que se protección personal que se requieran según la actividad Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
Imagen
requieran según la actividad a a realizar y el distintivo entregado por Colmena Moderada cumplimiento de los requisitos establecidos
Corporativa
realizar y el distintivo Seguros, garantizando el cumplimiento de las normas contractualmente y en el Manual del Proveedor.
entregado por Colmena de seguridad definidas en el Manual del Proveedor y las
Seguros, garantizando el establecidas en la empresa cliente para la prestación del
cumplimiento de las normas servicio en la empresa cliente. Previa notificación del
de seguridad definidas en el incumplimiento y/o falta por parte de la Empresa
Manual del Proveedor y las usuaria, o el colaborador de Colmena Seguros a quien
establecidas en la empresa le hayan reportado la novedad.
cliente
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Asegurar las medidas
necesarias tendientes a evitar
que Colmena Seguros sea
en riesgo Legal a la compañía.
utilizada para dar apariencia
Dar lugar a reportes de Riesgo Operativo, como
de legalidad a activos Imagen Terminación unilateral del contrato de prestación de
consecuencia del despliegue de conductas dolosas u Grave
provenientes de actividades Corporativa servicios.
omisivas que impacten los estados financieros, o la haga
delictivas o para la
propensa a acciones judiciales o administrativas que
canalización de recursos
afecten su imagen.
hacia la realización de
actividades terroristas.
Presentarse sin el protocolo definido en el Manual del
Proveedor para la prestación del servicio, asistiendo a
Identificarse siempre ante el
la empresa usuaria sin tener una presentación personal
cliente como proveedor de
acorde a la actividad a realizar y el lugar donde esta se
servicios de Colmena
va a llevar a cabo. Para lo cual el proveedor debe
Seguros, portando los
garantizar el porte adecuado de los elementos de
distintivos suministrados por
protección personal que se requieran según la actividad Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
la Compañía que lo identifica Imagen
a realizar y el distintivo entregado por Colmena Moderada cumplimiento de los requisitos establecidos
como tal, así como hacer uso Corporativa
Seguros, garantizando el cumplimiento de las normas contractualmente y en el Manual del Proveedor.
adecuado de los elementos
de seguridad definidas en el Manual del Proveedor y las
que contienen la imagen
establecidas en la empresa cliente para la prestación del
corporativa de Colmena
servicio en la empresa cliente. Previa notificación del
Seguros en desarrollo de sus
incumplimiento y/o falta por parte de la Empresa
actividades como proveedor
usuaria, o el colaborador de Colmena Seguros a quien
le hayan reportado la novedad.
en riesgo la relación comercial con nuestras empresas
clientes.
Obrar con la mayor lealtad
Recibir pagos de las empresas clientes.
frente a las relaciones Política Terminación unilateral del contrato de prestación de
Suministrar información falsa o inexacta en cualquier Grave
comerciales establecidas con Contratación servicios.
momento durante la relación contractual como
Colmena Seguros.
Proveedor de Prevención En Colmena Seguros.
Realizar venta de servicios, aprovechando el contacto
con la empresa.
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Notificar por escrito a No realizar la actualización de la información de los
Colmena Seguros cualquier profesionales (Proveedor Jurídico) y/o datos generales
modificación en la estructura en los tiempos solicitados. Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
técnica o administrativa del Subcontratar la ejecución de las actividades que le Moderada cumplimiento de los requisitos establecidos
proveedor de prevención, así contrata Colmena Seguros con profesionales y/o contractualmente y en el Manual del Proveedor.
como los datos de su proveedores que no se encuentre acreditados y
ubicación. autorizados por Colmena Seguros
Prestar los servicios de
prevención únicamente a
Política
través del personal registrado
Contratación
en la compañía en el Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
momento de la acreditación Incumplir los deberes y las obligaciones laborales cumplimiento de los requisitos establecidos
o en las actualizaciones legales de los trabajadores o equipo de personas con contractualmente y en el Manual del Proveedor.
Moderada
posteriores para la las cuales realiza las actividades solicitadas por
prestación del servicio. Los Colmena Seguros (Proveedor Jurídico) Nota: Se programará reunión por parte del Profesional
cuales, deben cumplir con las Técnico y se generará de acta de compromiso.
condiciones legales de
idoneidad requeridas de
manera permanente.
Ejecutar las actividades a Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
desarrollar en la prestación cumplimiento de los requisitos establecidos
de servicios de prevención contractualmente y en el Manual del Proveedor.
Desarrollar actividades diferentes a las contratadas,
acorde con los
Política incumpliendo la normatividad colombiana emitida por
procedimientos y Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
Contratación los diferentes organismos de vigilancia y control en el
lineamientos técnicos programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
marco de seguridad y salud en el trabajo
establecidos en los productos generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
y servicios de Colmena repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
Seguros. la continuidad del Proveedor en la red de Prevención.
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Actualizar constantemente la No presentar de manera oportuna los documentos
documentación requerida requeridos para la acreditación y/o actualización de
para la prestación del datos, afectando la continuidad en la ejecución de las
Política
servicio durante toda la actividades de Prevención. Moderada
Contratación Bloqueo y/o Restricción temporal del proveedor para la
relación contractual entre el Incumplir con el suministro de la información y
prestación de servicios hasta que el Proveedor cargue los
proveedor de prevención y documentación requerida para la renovación del
documentos en el sistema establecido por Colmena
Colmena Seguros. registro del proveedor.
Seguros
Garantizar la
Divulgar, extraer, utilizar información de Colmena
confidencialidad de la
Política seguros y/o de sus empresas afiliadas para fines Terminación unilateral del contrato de prestación de
información que conozca y Grave
Contratación personales sin previa autorización de Colmena servicios.
maneje para el desarrollo de
Seguros.
las actividades contratadas.
Garantizar que los equipos
Uso de equipos sin certificados de calibración vigente
técnicos y elementos
de acuerdo con los dispuesto en el Manual de
utilizados para la prestación
Fabricante. (Para los equipos que lo requieran de
del servicio cumplan con las
acuerdo con el servicio a contratar). Terminación unilateral del contrato de prestación de
especificaciones técnicas Proceso Grave
Desarrollo de actividades con materiales o equipos servicios.
propias de cada uno de ellos,
inservibles, deteriorados.
de acuerdo con la
Incurrir en fallas técnicas que evidencien descuido o
normatividad que rige la
negligencia del proveedor.
materia.
Hay que asegurar que la
prestación de los servicios
de prevención sea con la
Diligenciamiento incompleto de formularios definidos
calidad requerida por el
ANS para la ejecución de actividades de seguridad salud y Leve Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
cliente, fundamentados en
trabajo contratadas con proveedores programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
las normas técnicas y
generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
administrativas establecidas
repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
por la compañía.
la continuidad del Proveedor en la red de Prevención.
Incurrir en descuidos o negligencia del proveedor, al
momento de elaborar los informes técnicos, que
conlleven a desestimar la calidad del entregable
ANS Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
(nombre de empresa errado, locación inexistente,
programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
nombre de Director Integral de Servicios DIS errado,
error en nombre de ARL, etc.).
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Informes que no cumplen con especificación técnica y
calidad requerida.
Diligenciamiento de formatos con tachones, borrones,
enmendaduras, uso de corrector.
Gestionar la firma de documentos por el Cliente, sin
que estén completamente diligenciados.
Hacer uso de Firmas escaneada o digitales para cobro
de actividades sin el correo de aceptación por parte de
la empresa cliente
Cobro de horas no ejecutadas
Modificación y/o adulteración de formularios definidos

ANS para la ejecución de actividades de seguridad salud y Grave
servicios.
trabajo
Incumplir con la programación de la agenda Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el

Ser oportunos con el programada para la ejecución de una actividad cumplimiento de los requisitos establecidos
desarrollo de las actividades contratada, generando reclamaciones por parte de la contractualmente y en el Manual del Proveedor.
asignadas, cumpliendo con empresa cliente por incumplimientos, demoras y/o
los horarios y fechas Ejecución Actividad afectación en los procesos de las empresas Cliente. Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
programadas para la Solicitar de forma directa al cliente la reprogramación programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
prestación de los servicios de la actividad sin ser este concertado e informada al l generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
de prevención. Director Integral de Servicio (DIS) repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
No reportar de manera oportuna las no aceptaciones la continuidad del Proveedor en la red de Prevención.
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(rechazo) de órdenes de servicios asignadas generando
afectación del servicio y la oportunidad en la empresa
cliente al no contar con el tiempo requerido para
asignar otro proveedor o profesional que preste el
servicio.
Realizar las actividades

asignadas previo envío y
aceptación de la orden de
servicio respectiva mediante Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
Realizar una actividad a solicitud del cliente o por
el portal de proveedores. cumplimiento de los requisitos establecidos
solicitud de un funcionario de Colmena Seguros
La toma de cualquier tipo de contractualmente y en el Manual del Proveedor.
(correo, llamada, chat, etc.), sin la correspondiente
decisión con el cliente por
orden de servicio ocasionando la ocurrencia de un
fuera de las especificaciones Ejecución Actividad Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
Hecho Cumplido.
determinadas, no serán programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
viables y por lo tanto las generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
No atender de manera oportuna la prestación de los
actividades asignadas repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
servicios requeridos por Colmena Seguros.
deberán acogerse a las la continuidad del Proveedor en la red de Prevención.
órdenes de servicio remitida
por parte de Colmena
Seguros.
Limitar su actividad a la
Generar compromisos técnicos de asesorías y/o Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
orden de servicio específica,
acompañamientos sin aval del Director de Servicio y cumplimiento de los requisitos establecidos
sin generar compromisos
sin que medie una orden de servicios. contractualmente y en el Manual del Proveedor.
ante los clientes para la
Realizar acciones tendientes a inducir la demanda
futura asignación de
Ejecución Actividad incrementando el número de horas asignadas para el Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
actividades adicionales o
desarrollo de una actividad, con el único propósito de programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
diferentes a las estipuladas
aumentar su compensación. generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
en la orden de servicio
Rechazar actividades por que el número de horas repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
entregada por Colmena
resulta poco rentable para el proveedor. la continuidad del Proveedor en la red de Prevención.
Seguros.
Presentar oportunamente
los reportes e informes Comunicado al Proveedor de Prevención solicitando el
parciales y finales cumplimiento de los requisitos establecidos
correspondientes a los contractualmente y en el Manual del Proveedor.
servicios de prevención
Incumplimiento del ANS definidos en Entrega de
prestados, cumpliendo las ANS Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
Informes Técnicos
condiciones técnicas y programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
administrativas establecidas generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
en el manual de proveedor, repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
así como las especificaciones la continuidad del Proveedor en la red de Prevención.
que de manera particular se
ACC-A-047 V5 11/2022
definan en cada orden de
servicio por parte del
Director Integral de
Servicios (DIS).
Radicar en el portal de
proveedores los soportes e
informes de la ejecución del
servicio contratado,
descritos de forma detallada
en el Capítulo 5 del Manual
de Proveedor.
No informar a la Coordinación de Contratación y el cumplimiento de los requisitos establecidos
Comunicar a Colmena
DIS el ajuste de menos horas requeridas para la contractualmente y en el Manual del Proveedor.
Seguros si en el desarrollo
ejecución de las actividades asignadas posterior a la
de la actividad la ejecución
Ejecución Actividad validación con la empresa cliente de las horas asignadas Moderada Nota: En caso de reincidencia en la obligación y/o falta, se
de las unidades es menor a
en la orden de servicios. programará reunión por parte del Profesional Técnico y se
las solicitadas y se da como
No solicitar la debida ampliación de fecha de acuerdo generará de acta de compromiso. Si el proveedor es
finalizada la actividad.
con las necesidades del cliente. repetitivo con esta falta y/o incumplimiento se debe evaluar
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17.14 Anexo 11 (Directorio Oficinas Colmena Seguros)
Si tiene cualquier inquietud puede comunicarse a cualquier oficina de las sucursales.
• Directorio Oficina principal y Regional centro
Oficina Principal: Calle 72 No 10-71 Piso 4, 5 y 6 Bogotá D.C.

Oficina Regional Centro: Avenida el Dorado Nro. 69 C- 03 Piso 4, 5 Y 9 Bogotá D.C.
PBX: 324 1111
Línea Efectiva en Bogotá 401-0447 • Línea gratuita Nacional 018000-9-19667
www.colmenaseguros.com
REGIONAL CENTRO
DEPENDENCIA TELÉFONO EXTENSIÓN
Profesionales Técnicos en
14409 /14077
Contratación (601) 3241111
Jefe de Caja y Banco 14535 / 14085
SUCURSAL IBAGUÉ
DEPENDENCIA TELÉFONO DIRECCIÓN
Carrera. 5 no. 20-89 local. 1 barrio El
Conmutador (608) 2739440
Carmen
SUCURSAL NEIVA
Conmutador (608) 8729412 Carrera 6 # 11-65 local 6
SUCURSAL VILLAVICENCIO
Calle 15 No. 40–01 Lobby 2 oficina
Conmutador (608) 6611818 407 Centro Comercial Primavera
Urbana
SUCURSAL YOPAL
Carrera 29 No. 18–03 local 103
Centro Comercial Hobo
ACC-A-047 V4 04/2021
• Directorio Regional Norte
Oficina Principal: Carrera 58 No. 75-12 Piso 2, Edificio Banco Caja Social Barranquilla
PBX: (5) 3536009 Fax: (5) 3600377
Línea Efectiva en Barranquilla 353 7559 • Línea gratuita nacional 018000-9-19667
SUCURSAL BARRANQUILLA
Área Técnico-Médica y
Dirección Carrera 58 No. 75 - 12 Piso 2
(605) 3225510
Administrativa y de Edificio Banco Caja Social
Operaciones (Conmutador)
SUCURSAL CARTAGENA
Avenida 3ra # 24 -79 local 3 Barrio

Conmutador
(605) 6517402 Manga, Edificio Imán
SUCURSAL SANTA MARTA

Conmutador (605)4237077 Carrera 5 No 24 a - 43 Local 1
• Directorio Regional Antioquia
Carrera 46 n° 52-140 EDIFICIO BANCO CAJA SOCIAL PISO 5°

PBX: (4) 2322000 Fax: (4) 2627908 - 3817669
Línea Efectiva, en Medellín 444 1246 • Línea gratuita nacional 018000-9-19667
SUCURSAL MEDELLIN
Área Técnico-Médica y
Carrera 46 No. 52-140 Edificio
Dirección
(604) 5906500 Banco Caja Social, 5 piso, Avenida
Administrativa y de operaciones
Oriental con Maracaibo
(Conmutador)
SUCURSAL PEREIRA
Carrera 13 No. 13-40 Centro
Comercial Uniplex, local 17-18-19
SUCURSAL MANIZALES
Carrera 23B No 64-22, piso 3
Edificio Bulevar del Cable
ACC-A-047 V4 04/2021
SUCURSAL MONTERIA
Carrera. 12 # 40-39, Avenida
Circunvalar
• Directorio Regional Occidente
Calle 52 Norte 5 bn-102 Plazoleta de la Unidad Patios de la Flora

• PBX: (2) 6662801 Fax: (2) 6662802
Línea Efectiva, en Cali 403 6400 • Línea gratuita nacional 018000-9-19667
REGIONAL OCCIDENTE – SUCURSAL CALI

Área Técnico-Médica y Dirección Calle 52, Norte 5b – 102, local 16

(602) 3989003 Plazoleta de la Unidad Patios de la
Administrativa y de Operaciones Flora, Etapa 5
(Conmutador)
SUCURSAL BUENAVENTURA
Calle 7 No 3-06, piso 14, oficina 1402,
Edificio Pacific Trade Center
SUCURSAL PASTO
Calle 18 No 30 - 44 No Torre Parque
Central local 2
• Zona Santanderes
Carrera 29 # 45 - 99 Barrio Soto Mayor

• PBX: 6431922 Fax: 6437100
Línea Efectiva nacional 018000-9-19667
SUCURSAL BUCARAMANGA
Carrera 29 # 45 - 99 Barrio Nuevo
Soto Mayor
ACC-A-047 V4 04/2021

Manual Proveedor de Prevencion

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MANUAL PROVEEDOR DE PREVENCIÓN

1. DIMENSIONES DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL ENTRE COLMENA SEGUROS Y SUS

2. POLÍTICAS GENERALES EN MATERIA DE CONTRATACIÓN................................................ - 6 -

5. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS QUE APLICAN EN LA PRESTACIÓN DE

6. CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PREVENCIÓN RELACIONADOS

7. RESPONSABILIDADES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

8. PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS REQUERIDOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

9. CONDICIONES PARA LA ENTREGA DE PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS

9.5 PLANTILLA DE INFORME TÉCNICO TIPO A - PSP-F-056 ............................................................. - 20 -

11. CONDICIONES DE MANEJO DE LA MARCA Y LA IMAGEN ................................................ - 27 -

12. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO ............................................................................................. - 27 -

13. PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL PORTAL DE PROVEEDORES ............................... - 28 -

14. PRESENTACIÓN, RADICACIÓN, PAGO Y CAUSALES DE DEVOLUCIÓN DE FACTURAS

16. EXCLUSIÓN DE IMPUESTO A LAS VENTAS PARA ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN . - 37 -

17. ANEXOS ................................................................................................................................................... - 38 -

17.9.2 CARTELERA ....................................................................................................................................... - 50 -

INFORME SEMESTRAL DE LA EVOLUCIÓN DE LOS INDICADORES DE ACCIDENTALIDAD

PLAN DE TRABAJO DE SST DEFINIDO POR EL CONTRATISTA ................................................ - 88 -

REGISTROS DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA LAS

En desarrollo de lo anterior, se entiende por proveedor en prevención aquella persona natural o

2.1 Condiciones para ser proveedor de servicios de prevención:

Adicional a las obligaciones que individualmente se establezcan en los respectivos contratos u

a) Mantener el buen nombre e imagen de Colmena Seguros.

Adicional a las prohibiciones que individualmente se establezcan en los respectivos

a) Utilizar la imagen corporativa sin previa autorización de la compañía o en detrimento

a) Solicitud formal de explicaciones.

Cuando se dé el incumplimiento de alguna de las obligaciones establecidas contractualmente y en

3. POLÍTICA DE CALIDAD Y SERVICIO DE COLMENA SEGUROS

3.1 Nuestros Atributos de Servicio

Para Colmena Seguros, el Servicio se constituye como el eje fundamental de su quehacer,

• Somos Solidarios: Conocemos profundamente la necesidad del otro, para encontrar en

4. CARACTERÍSTICAS DE LOS SERVICIOS DE PREVENCIÓN QUE SE CONTRATAN

Dentro de su sistema de calidad, Colmena Seguros tiene implementada la evaluación periódica a

5. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS QUE APLICAN EN LA

• Actividad de Dosimetrías de medición exposición radiación ionizante en

• Actividades de mediciones higiénicas ocupacionales: Para las actividades de higiene,

7. RESPONSABILIDADES Y NORMAS DE SEGURIDAD EN LA PRESTACIÓN

a) Todo proveedor de servicios de prevención debe llevar consigo los elementos de

8. PLANTILLAS Y/O DOCUMENTOS REQUERIDOS EN LA PRESTACIÓN DE

a) Formulario PSP-F-007 - Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción-

2. Para el caso de actividades que pertenezcan a actividades de continuidad, igual se deben

9.1 Formulario “Informe de Prestación de Servicios de Prevención y Promoción –

• El informe de prestación de servicios debe ser descargado a través del portal de

• La información que se registre en el Formulario PSP-F-007 “Informe de Prestación de

9.2 Formatos de Registro de Asistencia a Capacitaciones - Formulario PSP-F-006,

A continuación, se describirán los parámetros para el diligenciamiento del registro de asistencia a

Formatos Registro de Asistencia a Capacitaciones - Formulario PSP-F-006

• Se debe utilizar el registro de asistencia definido por Colmena Seguros.

• La información contenida en el registro de asistencia debe ser coherente con la

Registro de Asistencia Capacitaciones FORMAR - Formulario PSP-F-037 V1.2

A continuación, se describirán los parámetros para el diligenciamiento del registro de asistencia

• Se debe utilizar el registro de asistencia definido por Colmena Seguros.

• La información contenida en el registro de asistencia debe ser coherente con la

9.3 Formato de Evaluación de la Sesión de Capacitación - Formato PSP-F-010

• Descargar el Formato Evaluación de la Sesión de Capacitación - Formato PSP-F-010 del

9.4 Formulario Registro Actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

A continuación, se describirán los parámetros establecidos para el diligenciamiento del registro de

9.5 Plantilla de informe Técnico Tipo A - PSP-F-056

• Se debe elaborar en la plantilla establecida por Colmena Seguros.

• La redacción en general del informe siempre se debe referir en términos de asesoría,

9.6 Plantilla de informe Técnico Tipo B – PSP-F-057

• El informe debe ser completo, en él se debe exponer de manera detallada la actividad

- Introducción, debe ser clara, corta y concisa.

• Hallazgos, información de lo observado en la empresa.